Controlling a gyakorlatban

Controlling a gyakorlatban

Gyimesi Gábor

Magyar Controlling Egyesület

Controlling és Audit elemek az EU pályáztatási folyamatban

MCS Management & Controlling-Service Vezetési Tanácsadó Kft.1138 Budapest, Babér u. 5., Tel: 452-3795

www.mcskft.hu, [email protected]


Magyar Controlling Egyesület Gyimesi Gábor / MCS Kft.

Néhány szó a téma választáshoz

Cél

• Fontosabb controlling és audit eljárások, módszerek eszközök bemutatása a EU pályázatok rendszerén keresztül

Aktualitás, kapcsolódás

• EU pályázatok, projektek

• belső ellenőrzés

• controlling elemek (folyamatok, eszközök, módszerek)

Előzmények

• Bartha Szilvia: Az Európai Uniós támogatások controlling rendszere, EDIS (MCE konferencia, 2003.04.24-25)

„Fejlesztések”


Alapelemek: EU tervezési ciklusa

EU tervezési periódus – 7 év

Működés Éves terv Éves terv Éves terv Éves terv Éves terv Éves terv Éves terv

SzakpolitikákEhhez kapcsolódóan az EU Alapok

Nemzeti Fejlesztési Terv és ehhez kapcsolódóan a KTK (Közösségi Támogatási Keret)

ProgramokPrioritások

Intézkedések

ProjektekKomponensek



Szakpolitika – program –projekt ciklusa Szakpolitikák

Ehhez kapcsolódóan az EU Alapok

Programozás

Azonosítás

Helyzetfelmérés

Finanszírozás

Bevezetés

Értékelés

Program ciklus

Projekt ciklusProgramozás

Azonosítás

Helyzetfelmérés

Finanszírozás

Bevezetés

Értékelés

Pro

gram

vég

reha

jtás



Program végrehajtás elemei

Prioritások

Intézkedés(projekt, támogatás) Költségvetés

ProgramFelelős hatóság

Lebonyolító ügynökségKifizető ügynökség

Monitoring Bizottság

Projekt„Fejlesztési ügynökök”



Controlling aspektus

- program ciklus menedzsment

- logframe módszer

- monitoring

- mutatószámok



Programozás

Azonosítás

Helyzetfelmérés

Finanszírozás

Bevezetés

Értékelés

• Szektoriális és nemzeti szintű vizsgálat a problémák, prioritások azonosítására, kooperáció megalapozásához

• Többéves „National Indicative Programme” elkészítése az eredmény, amely az ország stratégiai tervén alapul

• Projektötletek relevanciájának, megvalósíthatóságának izsgálata

• Szektoriális, tematikus Elő-Megvalósíthatósági Tanulmány elkészítése

• Koherencia vizsgálat a projekt / program és az ország stratégiai céljai között

• Releváns projektötletek tervekké fejlesztése

• A projektötlet részletes specifikációjában a haszonélvezők és az érintettek vesznek részt

• Implementációs, tevékenység és erőforrás terv készítése szükséges

• Eredmény: Megvalósíthatósági Tanulmány



Programozás

Azonosítás

Helyzetfelmérés

Finanszírozás

Bevezetés

Értékelés

• Bizottság állítja össze a pénzügyi ajánlatot, döntés születik, hogy a projektet finanszírozzák-e

• El kell, hogy készüljön a végleges pénzügyi ajánlat

• Az EC és a partnerország aláírt megállapodása szükséges

• Implementáció kezdődhet ha a projektet megtervezték és a pénzügyi támogatás biztosított

• Monitoring: hatékony kontroll, hogy a célelérés közben a meghatározott keretek között maradjon a projekt; vezetés és döntéshozatal számára az információk szisztematikus és folyamatos gyűjtése és vizsgálata

• Reporting: haladás vizsgálata a célok megvalósulásának tükrében

• Objektív, célok mennyire teljesültek• Hatékonyság, hatásosság, relevancia• Projekt alatt, utána, később• Függetlenség, hitelesség, hasznosság,

haszonélvezők bevonása



Logical Framework Approach (Logframe)

• eszköz a projekttervezéshez és a projekt menedzsmenthez

• technika egy adott szituáció / helyzet azonosítására és analizálására, illetve olyan célok és tevékenységek definiálására, melyeket a szituáció javításához, a kívánt állapot eléréséhez szükségesek

• kulcsfontosságú management monitoring eszköz a bevezetés és értékelés szakaszában, de a program ciklus menedzsment minden fázisában elengedhetetlen szerepet tölt be

• iteratív folyamat, mely a létező szituáció alapos elemzésével kezdődik, ami alapot szolgáltat a későbbi tervezéshez

Jelen

Jövő



Logframe megközelítés

Elemzési fázis Tervezési fázis

• Stakeholder analízis stkaeholderek, illetve a projekteredmények ‘haszonélvezőinek’ azonosítása, definiálni, hogy kinek a problémája lesz a jövőbeli beavatkozásokkal megoldva

• Probléma analízisa kulcs problémák, lehetőségek és veszélyek azonosítása, ok-okozati összefüggések meghatározása

• Cél elemzésazonosított problémákból a célok levezetése, ‘means to ends’ kapcsolat meghatározása

• Stratégia analíziskülönböző stratégiák azonosítása a kívánt célok eléréséhez, a legmegfelelőbb stratégia(ák) kiválasztása, a fő célok meghatározása (Általános célkitűzések, A projekt célja)

• Logframe projekt / program struktúra definiálása, belső logikájának tesztelése, célok mérhetővé tétele, szükséges eszközök és költségek meghatározása

• Tevékenység ütemezésa tevékenységek sorrendjének és függelmi viszonyának, átfutási idők, mérföldkövek, felelősök megadása

• Erőforrás ütemezésa Tevékenység ütemezésből levezetve inputok és budget megadása



Logikai keretmátrix – program beavatkozás logikája


Input Program beavatkozások

Output

Eredmények

Hatások

Operatív célok

Specifikus célok

Átfogó célok

Programcélok


Logikai keretmátrix – program szint


Általános célkitűzések

A projekt célja

Eredmények

Tevékenységek


A projekt célja

Eredmények

Tevékenységek


A projekt célja

Eredmények

Tevékenységek

PROGRAM PROJEKT KOMPONENS


Logikai keretmátrix – projekt szint

• Miért van szükség a projektre?• Mi a projekt elvárt célja?• Hogy lehet ezt elérni?• Mely külső faktorok lényegesek a siker szempontjából? • Hol találhatóak azok az információk, melyek a projekt sikerességéhez szükségesek?• Milyen eszközök szükségesek?• Mekkorák a projektköltségek?• Milyen előfeltevésekkel kell megbirkózni a projekt indítása előtt?

Támogatási logika (Intervention Logic)

Objektíven alátámasztható eredményességi mutatók (Objectively Verifiable Indicators)

Az eredmények igazolásá-nak forrásai és eszközei (Sources of Verification)

Feltevések, feltételek (Assumptions)

Átfogó célkítűzések (Overall Objectives)

A projekt célja (Project/Programme Purpose)

Eredmények (Results)

Intézkedés (Activities)

Eszközök (Means) Költségek (Cost)

Előfeltevések (Pre-conditions)

Tartalmi kapcsolat

Megvalósulásra gyakorolt hatás



Logikai keretmátrix -példaTámogatási logika Objvektíven alátámasztható

eredményességi mutatókAz eredmények igazolásának forrásai és eszközei Feltevések, feltételek

Átfogó célkítűzések

A külföldi cégekkel szembeni hátrány csökkentése, a magyar kis- és középvállalatok versenyképességének növelése, a magyarországi kis- és középvállalatok informatikai rendszerének fejlesztése

1. Magyar tulajdonú cégek piaci részesedése 10%-kal nő 2005-re2. A magyar kis és középvállalkozások exportteljesítménye 12%-kal nő3. Integrált rendszerrel rendelkezők aránya 25%-kal nő

1. KSH éves jelentés2. Gazdaságkutatók jelentései3. Iparkamara

A projekt célja 1. Belső modul rendszerek összekapcsolása2. Hiányzó rendszerek pótlása (teljesen új rendszer kialakítása)3. Meglévő rendszer korszerűsítése, frissítése új modul beépítésével

1. Adatbeviteli idő csökken 20%-kal2. Rendszer üzembiztonsága nő (leállások ideje csökken 25%-kal)3. Információ-átadási idő rövidül 15%-kal

1. Belső felmérés 1. Az informatikai rendszer fejlesztése javítja a versenyképességet2. …

Eredmények Az MCS Kft. integrált vállalatirányítási rendszerrel rendelkezik 2004. január 1-én

1. Nincs redundáns adatbevitel2. A Vezetői Jelentések adott időszak után 2 napra előállnak3. …

1. Rendszeraudit2. Rendszer nyilvántartás

1. Korszerűsítés integrált rendszeren keresztül érhető el2. Mérhető az adatbeviteli, leállási és információ-átadási idő3. ...

Tevékenységek Tevékenységek

Pályázat benyújtása előtt:1. Jelenlegi informatikai helyzet felmérése2. Fejlesztési irányok meghatározása, árajánlatok bekérése3. Szükséges SW, HW elemek meghatározásaMegvalósítás során:1. Igénypontosítás a rendszer elemeire vonatkozóan2. Rendszerterv elkészítése3. HW szállítás, üzembehelyezés4. Beállítások és szükséges fejlesztések elvégzése5. Tesztelési terv elkészítése és tesztelés6. Rendszerdokumentáció elkészítése7. Oktatás8. Rendszer működtetésének támogatása

Eszközök

1. Tanácsadói, fejlesztői napok

2. SW, HW beruházás

3. Fejlesztő eszköz

4. Benchmark adatbázis

5. ...

Total

Költségek (e Ft)

EU Állam MCS Egyéb Total 250 300 500 20 1070

… … … … ...

800 5000 6000 200 12000

1. Létezik kis- és középvállalatra alkalmas integrált informatikai rendszer2. Forint - euro árfolyam az elvártaknak megfelelően alakul3. Szigorú projektmanagement révén a határidő tartható4. A munkatársak igényelnek és elfogadnak egy új rendszert

Előfeltevések

1. SW, HW, tanácsadói díjak tervezhetők2. Vezetői információs igények alapvetően ismertek3. Van hozzáférhető benchmark adatbázis4. …

Logframe példa az SZVP-2003-2 számú GKM pályázat alapján az MCS Kft-re, mint pályázóra vonatkozóan



Program értékelési folyamat


Szükségletek

Célok Inputok Működés Outputok

Eredmény

Hatás

Érvényesség

Hatékonyság

Hatásosság

Hasznosság és fenntarthatóság


Hatásosság és hatékonyság mutatói


Mutató Hatásosság Hatékonyság

Pénzügyi / fizikai output

Eredmény

Hatás

Tényleges / tervezett output

Output összehasonlítása a költségekkel

Tényleges / tervezett eredmény

Tényleges / tervezett hatás

Eredmény összehasonlítása a költségekkel

Hatás összehasonlítása a költségekkel

Operatív cél

Specifikus cél

Átfogó cél

Példa: Alap infrastruktúra

Beavatkozási terület:KKV-k által igénybevett szolgáltatások és alkalmazások (elektronikus kereskedelem és tranzakciók, oktatás és szakképzés, üzleti kapcsolatok kialakítása)

Output:IT-vel kapcsolatos szolgáltatásokat nyújtó újonnan alapított cégek száma

Eredmény:a létrejövő szolgáltatásokhoz hozzáférő KKV-k száma

IT szolgáltatásokat nyújtó KKV-k száma

Internet hozzáférés száma hívókörzetenként

Hatás:új vagy megőrzött állások bruttó/nettó száma 2 év után


Értékelés – Monitoring - AuditÉrtékelés Monitoring Audit

Mit? Hatásosság, hatékonyság, relevancia, azaz fennállnak-e a program indításához hozzájáruló körülmények, eredmé- nyesség, hatékonyság, hatás

Hatásosság, hatékonyság, szisztematikus vezetői tevékenység

Pénzügyi területek, hatékonyság, jó vezetés

Hogyan? Mély elemzés Gyors és folyamatos vizsgálat

Pénzügyi vizsgálat

Kik? Külső értékelők Belső és külső értékelők Külső, hivatásos értékelők

Mikor? Egy-kétszer, a projekt végén vagy később

Rendszeresen, évente többször

Implementáció előtt vagy után



Monitoring alap lépései

Lépés Tartalom

1. Adatgyűjtés (tények, megfigyelések, mérések), majd azok dokumentálása

- Célokhoz rendelt mutatók a Logframe minden szintjén- A tevékenységek minősége és alkalmassága, erőforrásfelhasználás (teljesítmény)- Projekt környezet (mutatók a Feltevésekhez)- Projekt hatás- Kooperáció a partnerekkel, érintettekkel, haszonélvezőkkel

2. Elemzés és következtetések levonása

- A tervezett és a tényleges eredmények összehasonlítása, eltérések azonosítása, következtetések levonása- Változások a projket környezetben, konzekvenciái a projektre nézve, következtetések levonása- A tervezett és a tényleges projket eljárások és kooperáció összehasonlítása, eltérések azonosítása, következtetések levonása

3. Javasaltok, megfelelő intézkedések

- Tevékenységek és erőforrások időzítésének szabályozása- Célok szabályozása- Eljárások és együttműködési mechanizmusok szabályozása



Reporting

• Inception Report a projekt indítását követően (1-3 hónapon belül)• Progress Report-ok a projekt implementáció folyamán, rendszerint

negyed- vagy félévente• Annual Report-ok• Final Report a projekt befejezése után

• Projekt környezet• Projekt teljesítmény a célokkal és tervekkel összehasonlítva• Kockázatok és feltevések• Folyamatos ‘karbantartás’• Javaslatok és részletezett munka tervek és budget a következő

implementációs periódusra

Fókuszterületek

Riporttípusok



Audit aspektus

- Rendszer audit, audit trail

- Kockázat alapú ellenőrzés



Audit rendszer elemei

• Működési Kézikönyv

• Audit Trail

• Ellenőrzési módszerek

• Belső ellenőrzés intézmény rendszere

• Információs rendszer



Audit fókusza


Saját működés Programok működése

Saját (programokon

kívüli) működési folyamatok

Saját (programokon

kívüli) gazdálkodás

Programokhoz kapcsolódó

szervezetek, folyamatok

Projektek


Működési Kézikönyv, audit trail


Audit trail definíció, értelmezés:

• A pénzügyi és megvalósítási folyamatok megfelelő leírását

nyújtja a folyamatok kezdetétől azok befejezéséig;• Kiemelten mutatja a folyamatba épített ellenőrzési pontokat,

amelyek a hibák és szabálytalanságok minimalizálását

szolgálják, valamint az ellenőrzések végrehajtásáért viselt

felelősségeket;• Biztosítja a költségek, kiadások ellenőrizhetőségét;• Dokumentációja folyamatábrákból és szöveges leírásokból áll,

amely biztosítja a rendszer áttekintését és megértését.

Működési Kézikönyv• Célja, tartalmánál fogva kettős

• Összefoglalás, szabályozás: biztosítani a a résztvevő munkatársak számára az összes olyan útmutatást, amely a feladataik szervezett, reprodukálható és hiteles, a vonatkozó előírások szigorú betartása melletti elvégzéséhez szükséges

• Felügyelet támogatása: vezetés, külső ellenőrző szerv


Lehetséges audit trail eszközök


Felelősségek szétválasztása

Check-listák használata

4 szem elv

EllenjegyzésAutomatikus szoftver ell.

Rendszeres összevetések

Szigorú számadású biz.

Független értékelők

Előzetes kritérium rendszer

Audit trail eszközök


Kockázat alapú belső ellenőrzés tervezés


Vizsgálati fókusz:- fókusz 1- fókusz 2

- fókusz n

Inté

zmén

yi c

élok

Folyamatok

Összegzés

M A K A M MK K A K A A

M A K K A A

1. lépés: Kritikus folyamatok azonosítása

2. lépés: Folyamatonkénti kockázat értékelés- Kockázatok azonosítása- Kockázatok értékelése: hatás és bekövetkezés valószínűsége- Ellenőrzési pontok azonosítása


5 %-os ellenőrzési szabály


• Az összprojekt-érték min. 5%-nak megfelelő értékű projektet kell bevonni az ellenőrzésbe

• Teljeskörű ellenőrzés szükséges• Szabályszerűségi- és rendszerellenőrzést is kell végezni• A vizsgálandó projektek kiválasztása kockázatelemzés alapján történik,

reprezentatív kritériumok figyelembevételével

Kockázat elemzési fókuszok

Méret

Tulajdonos típusa

Projekt időtartama

Projektben résztvevők száma

Támogatás mértéke

Terület, bonyolultság (szakmai)

Terület (módszertani)

Kockázati arány

Tény adatokEllenőrzési

tervek


Források

• Strukturális Alapok Képzési Program, Bankárképző

• Project Cycle Management manual, EuropeAid Cooperation Office

• www.europa.eu.int/comm/budget


Külön köszönet Bartha Szilviának a Pénzügyminisztérium NAO Iroda belső ellenőrzési munkatársának konzultációs támogatásért

Documents

Controlling a gyakorlatban