enova365CRM

Oprogramowanie ERP do zarządzania.Wzmacnia firmę i rośnie wraz z nią.

www.enova.pl

25666778

101010151718191921212123242525252626262627272728292930313334343434353535353636363636363637373838383840404041414141414242424343444445464849505050505152535355565757

Spis treści

Spis treściModuł CRMUruchamianie programu

Okno główne programuPierwsze uruchomienie programuOperatorzy i uprawnieniaKolejne uruchomienie programu

Słownik używanych terminówNawigacja po systemie

Praca za pomocą klawiaturyPrzeszukiwanie list, filtrowanie, grupowanie …

Dostępne klawiszeInformacje ogólneSkładowe programu (moduły, listy, formularze)

WyszukiwanieFormularz

Nowy wygląd enovaDodawanie obiektów do paska nawigacjiOtwieranie nowej zakładki oraz okna

Konfiguracja demonstracyjnaBudowa modułu CRMWizytówki

Dodawanie nowej wizytówkiZakładka „Ogólne”Zakładka „Wizytówka”Zakładka „Zadania”Zakładka „Projekty”Zakładka „Uwagi”Zakładka „Kody kreskowe”Zakładka rozwijalna "CRM"-> Wiadomości e-mail

Przekształcenie wizytówki w kontrahentaKonfiguracja Wizytówek

KontrahenciDodawanie nowego kontrahenta

Zakładka „Ogólne”Import danych z GUS:Status firmy w bazie VIES:Zakładka „CRM”Zakładka „Adres do korespondencji”Zakładka „Dane kontaktowe”

Zakładka „Zadania”Zakładka „Projekty”Zakładka „Uwagi”Zakładka „Dostęp WWW”Zakładka rozwijalna „CRM”->Kontrahenci powiązaniZakładka rozwijalna "CRM"-> Wiadomości e-mail

Zakładka „Uwagi” na formularzu KontrahentaZakładka „kody kreskowe” na formularzu Kontrahenta

Dodatkowe czynności na kartotece/liście kontrahentaKopiowanie kontrahentaDodawanie aktywności/dokumentDodawanie opiekuna

UstawieniaFiltr kontrahentów na operatorze

Lokalizacje kontrahentówZakładka „Ogólne”Zakładka „Urządzenia”Zakładka „Zadania”

OsobyZakładka „Ogólne”Zakładka „Zadania”Zakładka „Projekty”Zakładka „Uwagi”Zakładka „Dostęp WWW”Zakładka „CRM”->Kontrahenci powiązaniZakładka „CRM”->Wiadomości e-mail

Zdarzenia- czyli rejestrowanie kontaktów z kontrahentemLista zdarzeńDodawanie nowego zdarzeniaWypełniane dane na formularzu zdarzenia

Zakładka „Ogólne”Zakładka „Dodatkowe”Zakładka „Zadania powiązane”

Zakładka „Dokumenty”Zakładka „Pracownicy i zasoby”Zakładka „Podmioty powiązane”Zakładka "Wiadomości e-mail"

Zadania, czyli rejestrowanie planowanych aktywności z kontrahentemLista zadańDodawanie nowego zadaniaWypełniane dane na formatce zadania

Zakładka „Ogólne”Zakładka „Dodatkowe”Zakładka „Zadania powiązane”Zakładka „Dokumenty powiązane”Zakładka „Pracownicy i zasoby”Zakładka „Podmioty powiązane”Zakładka Wiadomości e-mail

Kopiowanie zadań/zdarzeń:2/128

5859616263636363646465656566666666666868686869697071727272727374747474757576767677777879818182868790909091929293949595969696979898

101102102102103104104105105106106107107107107108109109109110111112112113114

Definicja „Spotkania” - zadania grupoweOkreślanie praw dla zadań

Moje ZadaniaAktywnościProjekty

Dodawanie nowego projektuWypełniane dane na formatce projektu

Zakładka „Ogólne”Zakładka „Dodatkowe”Zakładka „Realizacja”Zakładka „Zadania-powiązane”Zakładka „Kalendarz”Zakładka „Etapy projektu”Zakładka Wiadomości e-mailZakładka „Zasoby”Budżetowanie projektuKopiowanie projektuPrawa do projektów

KampanieDodawanie nowej kampaniiWypełniane dane na formatce projektu

Zakładka „Ogólne”Zakładka ProjektyKopiowanie kampaniiKopiowanie projektów do innych kampanii

KreatoryKorespondencja

Dodawanie nowej korespondencjiKorespondencja seryjna – utworzenie i wysyłka

Zakładka „Ogólne”Zakładka „Treść”- przygotowanie wiadomości

Zakładka „Zdarzenia” – dodanie odbiorcyWysyłka lub wydruk korespondencji seryjnejKorespondencja jako powiadomieniePowiadomienia – utworzenie i wysyłka

Powiadomienia o zadaniachAutomatyczne powiadomienia pocztą elektroniczną

TeczkiDodawanie nowej teczki

Zakładka „Ogólne”Zakładka „Prawa”Dodawanie elementów do teczki

Poczta CRMSkrzynka odbiorczaKopie roboczeLista „Wysłane elementy”Wysyłanie nowej wiadomości e-mail z enovaOsoba kontaktowa kontrahenta jako element powiązanyWysyłanie dokumentów PDF z enova

ZasobyRezerwacja zasobów

Kalendarz zasobówFiltrowanie danychOrganizacja widoku kalendarzaPraca na kalendarzuSzybkie dodawanie zasobu do aktywności / projektuUstawienia

Opiekun kontrahentaUstawienia

TerminarzOrganizacja pracy z Terminarzem.Organizacja widoku terminarzaDodawanie zadań do terminarza

Konfiguracja Poczty CRMDodawanie nowego konta pocztowegoKonfiguracja konta pocztowego dla operatora

Definicje i konfiguracja CRMDefinicje kampanii

Formularz użytkownikaDefinicje projektów

Zakładka „Etapy definicji programu”Zakładka „Stany”Zakładka „Prawa danych”Zakładka „Formularz użytkownika”

Definicje zadań, zdarzeń, zleceń serwisowych i wypożyczeńZakładka „Ogólne”Zakładka „Stan”Zakładka „Priorytety”Zakładka „Opcje”Zakładka UżytkownikaZakładka MailZakładka Prawa danych

Definicje korespondencjiKorespondencja seryjna E-mail – Konfiguracja serwera pocztowegoKonfiguracja definicji korespondencji i zdarzenia

Konfiguracja definicji zdarzeniaKonfiguracja definicji korespondencji

Definicje teczekZakładka Formularz użytkownika

Konfiguracja ogólna – rodzaje kontaktów

3/128

116116116116119120122122122122122122123123123123123124124124125125126126126127127127127

OgólneKategorie aktywnościUstawienia i dodatkiKonfigurowanie praw

Klawisze skrótówArchiwizacja i odtwarzanie bazy danychZbiory danych systemu enova365

TechnologiaZbiory danych

Wykaz głównych modułów systemuWykaz tabel składających się na poszczególne modułyBusinessCoreCRMDeklaracjeEwidencja VATHandelZarządzanie zasobami ludzkimiImportKadryKalendarzeKasa i wyciągi bankoweKsięgowośćMagazynyPłaceŚrodki trwałeTowaryWalutyWindykacja

4/128

Moduł CRMModuł wykorzystywany jest w kreowaniu, zarządzaniu i podtrzymywaniu relacji z klientami. Dzięki swojej elastyczności może być użytkowany w

każdym przedsiębiorstwie bez względu na wielkość, profil czy branże.

Funkcjonalność:

Kontrahenci – umożliwia tworzenie listy kontrahentów, a formularz kontrahenta daje wgląd do wszystkich danych o kliencie zebranych w systemieenova.

Zdarzenia i zadania – rejestracja i przyporządkowanie do właściwego kontrahenta historii konatku oraz zadań do wykonania w przyszłości,można je wyróżniać na liście za pomocą mechanizmu kolorowania.

Projekty – grupa zadań i zdarzeń odnoszących się do jednego kontrahenta realizowana w celu osiągnięcia zdefiniowanego celu.

Kampanie – grupa projektów powiązana różnymi kontrahentami mająca wspólny cel.

Zasoby – lista wspomagająca zarządzanie zasobami przedsiębiorstwa (np. wyposażenie, maszyny i narzędzia); umożliwia dodanie rezerwacji naposzczególnym elemencie w korelacji z Kalendarzem.

Teczki – odzwierciedlenie papierowej teczki, w której gromadzone są informacje na dowolnie wybrany temat. Teczka może składać się zelementów umieszczonych w różnych miejscach w systemie.

Moje zadania – lista wyświetla danemu operatorowi zadania, które zostały mu przydzielone, jak i zadania, które sam przyporządkował innymużytkownikom.

Korespondencja seryjna – umożliwia przygotowanie szablonu listu, a następnie wydrukowanie go dla wskazanych kontrahentów w celu realizacjiwysyłki pocztą tradycyjną lub automatyczne wysłanie pocztą elektroniczną. Korespondencja skierowana do poszczególnych kontrahentów jestzapamiętywana jako zdarzenia związane z adresatem.

Wizytówki – mechanizm porządkujący bazę kontrahentów, wykorzystywany do ewidencji kontaktów z potencjalnymi Klientami. W przypadkuzmiany statusu Klienta na aktywny, wizytówkę można przekształcić do kartoteki kontrahenta, zachowując tym samym pełną historię kontaktu.

Opiekun kontrahenta – przypisanie kontrahenta do operatora w celu podzielenia listy kontrahentów np. pomiędzy przedstawicieli handlowych.Opiekun kontrahenta może przyjmować status główny (podstawowy opiekun kontrahenta) lub zastępca (osoba, która zastępuje np. w przypadkunieobecności).

Kreatory – narzędzie pozwala wprowadzać za pomocą jednego okna dane do wielu miejsc w systemie bez konieczności przechodzenia miedzyzakładkami czy modułami programu. Funkcjonalność ta związuje w jeden formularz np. kampanie, projekty oraz korespondencję seryjną. Wmodule CRM kreatory dostępne są zarówno na poziomie listy, jak i formularza projektów.

Załączniki – możliwość przechowywania i archiwizowania dokumentów związanych z kontrahentami: umowy, oferty, zamówienia, oświadczenia.Załączniki mogą mieć dowolny format .pdf, .doc, .xml, .jpg, png.

5/128

Uruchamianie programuPodczas instalacji programu na pulpicie tworzony jest skrót Program jest także dodawany do menu Start (Start | Programy | enova | enova –

program do obsługi firmy).

Przy pierwszym uruchomieniu programu pojawi się główny ekran programu zawierający pustą listę baz danych.

Okno główne programuPo lewej stronie umieszczono okno Pasek nawigacji. Użytkownik może przełączać jego zawartość pomiędzy następującymi listami: Drzewo

folderów, Ostatnio używane lub Ulubione.

Drzewo folderów odwzorowuje strukturę funkcjonalną programu, czyli pełny układ opcji menu. Poszczególne gałęzie można rozwijać wybierając„+” lub zwijać przy pomocy „-”. Po wybraniu elementu odpowiednia lista wyświetlana jest w głównej (prawej) części ekranu. Dla najniższych poziomówdrzewa jest to lista rekordów, dla wyższych lista elementów niższego poziomu (opcji).

Ostatnio używane zawiera listę opcji ostatnio wybranych przez użytkownika.

Ulubione zawiera listę opcji zdefiniowaną samodzielnie przez użytkownika. Przy pomocy metody „przeciągnij i upuść” można tam umieścić skróty donajczęściej wykorzystywanych opcji systemu, jak również do konkretnych obiektów, np. określonej karty towaru.

Okno główne programu

Pierwsze uruchomienie programuPierwszą czynnością po pierwszym uruchomieniu programu jest przygotowanie bazy danych. W zależności od dokonanego wyboru może to być

baza danych typu MS SQL lub MySQL.

Baza danych MS SQL – jest to nowoczesna baza danych oparta o technologię SQL. Jej użycie zapewnia wysoką stabilność i bezpieczeństwo systemuoraz szybkość działania w rozwiązaniach sieciowych. Rozwiązanie powinno oparte być o dedykowany komputer (serwer), na którym zostaniezainstalowany serwer bazy danych MS SQL. Możliwe jest również wykorzystanie uproszczonego serwera danych MS SQL Server Express Edition.

Ze względu na wymagania sprzętowe rozwiązanie to dedykowane jest użytkownikom posiadającym sprzęt komputerowy wymagany do pracy serweraSQL oraz do pracy sieciowej (szczególnie przy dużej ilości stanowisk).

Baza danych MySQL – oparta na jednym z najpopularniejszych silników relacyjnych baz danych dystrybuowanym na licencji GPL - MySQL(dostępne są również licencje komercyjne).

Pasek nawigacji może zostać ukryty, powiększając tym samym obszar zajmowany przez menu folderów przy pomocy opcji:

Widok | Pasek nawigacji lub przez kliknięcie przycisku na pasku. Pasek nawigacji można wywołać ponownie przy pomocy

opcji: Widok | Pasek nawigacji. Można też włączyć autoukrywanie Paska nawigacji klikając w przycisk ) na pasku.

U w a g a !

6/128

Operatorzy i uprawnieniaProgram posiada rozbudowany mechanizm kontroli uprawnień użytkowników i rejestracji ich działań. Uprawnienia określane są poprzez przypisanie

użytkownikowi odpowiednich ról. Każdy użytkownik może mieć przypisanych jednocześnie wiele ról, określających jego uprawnienia w różnychobszarach działania programu.

System pozwala określić uprawnienia użytkownika zarówno do poszczególnych formularzy jak i do poszczególnych zbiorów danych (tabel). Oznaczato, że pracownik nie mający uprawnień do wypłat nie będzie mógł ich zobaczyć z żadnego miejsca w programie, nawet jeżeli teoretycznie posiada dostępdo wszystkich formularzy w programie (okien).

Domyślnym użytkownikiem każdej nowo tworzonej bazy danych jest Administrator, posiadający do niej pełne uprawnienia.

W pierwszym okresie pracy z programem zamiast zakładać własnego operatora możemy korzystać z konta Administratora.

Kolejne uruchomienie programuDomyślnie po uruchomieniu program zgłasza się główną listą folderów. Użytkownik może zmienić to domyślne ustawienie wybierając opcję: Widok |

Ustaw aktualny widok jako startowy. W ten sposób program po uruchomieniu może na przykład w głównym oknie wyświetlać listę pracowników.

W polu Nazwa należy wpisać lub wybrać z dostępnej listy kod operatora (domyślnym operatorem programu jest Administrator).

W polu Hasło dostępu należy wpisać aktualne hasło operatora (domyślnie dostęp do bazy danych nie jest zabezpieczany hasłem, akceptujemypuste pole).

Logowanie do bazy danych

Po wybraniu operatora i wprowadzeniu jego hasła zapis akceptujemy klawiszem <Enter> lub przyciskiem **OK. Nazwa użytkownika (operatora) możetakże zostać wprowadzona bezpośrednio z klawiatury (z pominięciem listy). Jeżeli wprowadzimy operatora, który nie występuje na liście operatorówotrzymamy komunikat „Operator nieznaleziony”.

Jeżeli podane zostanie błędne hasło, program wyświetli następujący komunikat: „Niepoprawne hasło dostępu operatora ”. Bez podania poprawnegohasła zalogowanie się do programu nie jest możliwe.

Jeżeli po uruchomieniu jako widok startowy wyświetlane są dane związane bezpośrednio z jedną ze zdefiniowanych wprogramie kartotek, to przed ich wyświetleniem program zażąda autoryzacji użytkownika.

U w a g a !

7/128

Słownik używanych terminówOkno/formularz

Tytuł okna

Pasek znajdujący się w górnej części okna. Zazwyczaj jego zawartość stanowią:

tytuł okna opisujący jego zawartość

ikona symbolizującą zawartość okna oraz

podstawowe funkcje obsługi okna: zamknięcie, minimalizacja, maksymalizacja (cały ekran) okna

Pasek menu

Pasek zawierający listę funkcji udostępnianych w danym oknie. Poszczególne pozycje paska tworzą lokalne menu (listy dostępnych funkcji).Najczęściej wykorzystywane funkcje uzupełnione zostały o skróty klawiaturowe. Opisują one kombinację klawiszy, przy pomocy, których można wywołaćdaną funkcję.

Pasek narzędzi

Pasek znajdujący się pod paskiem menu. Tworzą go - w postaci ikon / przycisków - najczęściej używane, w danym oknie funkcje. Ich wywołanie przypomocy myszki (lewy przycisk) gwarantuje szybki dostęp do zgromadzonych danych.

Pasek stanu

Pasek znajdujący się dolnej części okna. Służy on wyświetlaniu informacji (komunikatów) o stanie danych znajdujących się w wybranym oknie. Przyjego pomocy wyświetlane są na przykład ostrzeżenia o niepoprawnie wprowadzonych danych.

Menu lokalne

Wywoływane prawym klawiszem myszy lub naciśnięciem kombinacji klawiszy <Shift+F10>. Menu lokalne zawiera listę podręcznych funkcjizwiązanych z wybranym elementem programu.

Okno dialogowe

Jest to okno programu, pozwalające wprowadzić dane niezbędne do wykonania wywołanej uprzednio funkcji. Z reguły okno dialogowe, na czaswywołania funkcji blokuje dostęp do okna programu, z którego zostało ono wywołane. Okno dialogowe w dolnej części posiada przyciski: OK i Anuluj.OK pozwala na zaakceptowanie wprowadzonych, przy jego pomocy danych, jednocześnie uruchamia wybraną funkcję. Przycisk Anuluj pozwalazignorować wprowadzane dane. Jego użycie jest równoznaczne z rezygnacją z wywołania wybranej funkcji.

Okno komunikatu8/128

Służy wyświetleniu ostrzeżeń i informacji o wykrytych przez program błędach. W programie funkcjonują dwa rodzaje tego typu okien.

W pierwszym przypadku po zapoznaniu się z wyświetlanym komunikatem użytkownik może jedynie zaakceptować jego treść. Zamyka okno naciskającprzycisk OK, jest to wtedy jedyny przycisk wyświetlany w oknie.

W drugim przypadku wyświetlany komunikat daje użytkownikowi możliwość wyboru. Wówczas wybierając przycisk Tak lub Nie decydujemy odalszym działaniu programu.

Okno oczekiwania

Okno pojawia się automatycznie w trakcie wykonywania przez program czasochłonnych operacji, obliczeń. W większości przypadków w okniewyświetlany jest wskaźnik przyrostu, pozwalający ocenić stopień zaawansowania prowadzonych obliczeń.

Jeżeli w oknie znajduje się przycisk Anuluj, to jego użycie pozwala na przerwanie aktualnie wykonywanej funkcji.

Folder

Służy wyodrębnieniu pewnej funkcjonalności programu. Folder może zawierać inne foldery (menu folderów) lub foldery końcowe (listy danych).Menu folderów pozwala grupować logiczne powiązane ze sobą funkcje programu.

Otwierając kolejne foldery wybieramy coraz bardziej szczegółową funkcjonalność programu. Folder końcowy to zazwyczaj lista danych. Przy jejpomocy użytkownik uzyskuje możliwość operowania na zgromadzonych w programie danych.

Menu folderów

Lista folderów, z której przy pomocy klawiatury lub myszki możemy wybrać kolejny folder lub listę.

Nagłówek menu folderu

Element graficzny znajdujący się nad menu folderów. Zawiera on zazwyczaj nazwę folderu oraz krótki opis znajdujących się w nim pozycji.

Pasek enova (pasek skrótów)

Tworzona przez użytkownika lista najczęściej otwieranych folderów programu (pierwszy od lewej wydzielony fragment głównego okna programu).Przechowuje skróty do najczęściej używanych folderów (menu folderów lub list). Pozwala to na szybkie przechodzenie do często używanych folderówprogramu, z pominięciem menu folderów.

Drzewo folderów

Zawiera hierarchiczną - w postaci drzewa - listę wszystkich folderów dostępnych w programie. Ułatwia poszukiwanie interesujących użytkownika folderów.

Lista zapisów

Zawiera posortowanie dane ewidencjonowane przez program. Składa się z wierszy (jeden wiersz jeden zapis) oraz kolumn zawierających dane tegosamego rodzaju znajdujące się w poszczególnych wierszach. Lista jest często folderem końcowym programu. Listy znajdują się również naformularzach. Niektóre z listy pozwalają na edycję znajdujących się w nich danych. Zapisy tworzące listę mogą być, wg kryteriów zadanych przezużytkownika, sortowanie, filtrowanie, grupowanie lub wyszukane.

Nagłówek listy

Zawiera opisy kolumn tworzących listę. Na kolumnach listy możemy wykonywać operacje sortowania, filtrowania i grupowania.

Pasek selekcji listy

Umożliwia ograniczenie liczby wyświetlanych na liście zapisów (na przykład do wybranego okresu). Pasek selekcji składa się z dostępnych filtrów –kontekstów.

Pasek selekcji z poziomu klawiatury wywoływany jest klawiszem <F3>.

Pasek narzędzi listy

Pasek znajdujący się nad nagłówkiem listy. Umożliwia trzy podstawowe operacje wykonywane na liście zapisów:

dodawanie nowych zapisów,edycja istniejących zapisów,kasowanie zbędnych zapisów.

Lokator listy

Pozwala na szybkie wyszukiwanie zapisów. Znajdując się na liście wyszukujemy interesujący nas zapis wpisując z klawiatury jego identyfikator (kod,nazwę, itp.).

Po wpisaniu pierwszego znaku (litery lub cyfry) nad listą wyświetlony zostanie pasek lokatora listy. Program poszukuje zapisu najbardziej zbliżonegodo wpisanej w lokatorze sekwencji znaków i cyfr.

Lokator dostępny jest wyłącznie na listach, które nie umożliwiają bezpośredniej edycji danych (większość list).

Znacznik wiersza

Po lewej stronie listy znajduje się kolumna zawierająca znacznik aktualnego wiersza danych. Znacznik informuje również o tym, czy rozpoczętazostała edycja aktualnego zapisu.

Organizator listy

Wywoływany z menu lokalnego listy. Jest to okno dialogowe pozwalające na określenie zawartości listy zapisów, sposobu ich sortowania, grupowania…

Formularz

Poszczególne zapisy wprowadzane są do programu, modyfikowane przy pomocy formularzy.

Formularz pozwala na przeglądanie oraz modyfikacje pojedynczych zapisów.

Pole wprowadzania danych

Jeden z podstawowych elementów formularza służący do wprowadzania, wyświetlania danych. W zależności od rodzaju danych dostępne sąnastępujące pola danych:

Pole tekstowe, umożliwia wprowadzania danych w postaci tekstu (napisu)

9/128

Pole liczbowe, umożliwia wprowadzania danych w postaci liczby (kwoty). Dostępny kalkulator umożliwia szybkie przeliczanie wartości.

Pole daty, umożliwia wprowadzania danych w postaci daty. Dostępny podręczny kalendarz.

Pole czasu, umożliwia wprowadzania danych w postaci czasu gg:mm.

Pole okresu, umożliwia wprowadzania danych w postaci zakresu dat. Dostępne funkcje szybkiej zmiany okresu oraz jego rozszerzania.

Pole logiczne, umożliwia wprowadzania danych w postaci Tak lub Nie.

Pole prostego wyboru, umożliwia wprowadzania danych poprzez wybór z dostępniej listy wartości. Lista nie podlega edycji.

Pole wyboru z listy, umożliwia wprowadzania danych poprzez wybór z dostępniej listy. Lista podlega edycji.

Pole słownikowe, umożliwia wprowadzania danych bezpośrednio z klawiatury lub poprzez wybór z listy wcześniejszych zapisów.

Etykieta

Jest to napis znajdujący się na formularzu, opisujący jego zawartość. Najczęściej występuje po lewej stronie pola, opisując dane w nim znajdujące się.

Sekcja danych

Pozioma kreska uzupełniona tytułem, oddzielająca od siebie logicznie powiązany ze sobą zbiór pól formularza.

Zakładki formularza

Jeżeli ilość danych znajdujących się w formularzu jest duża, zostają one podzielone na zakładki. Jednocześnie możliwe jest wyświetlenie tylko jednejzakładki formularza.

W przypadku dużej ilości zakładek są one zapisywane w postaci drzewa zakładek.

Drzewo zakładek formularza

Przy dużej ilości zakładek znajdujących się na formularzu układane są one w postaci drzewa znajdującego się z lewej strony formularza. Pozwala tona łatwe i szybkie przełączanie się pomiędzy nimi.

Przycisk

Element znajdujący się na formularzu wywołujący funkcję programu, opisaną na tymże przycisku.

Nawigacja po systemieSystem enova obsługiwany jest za pomocą myszki, klawiaturą albo w sposób mieszany. Podkreślamy, że można poruszać się po systemie wyłącznie

za pomocą klawiatury. Praca w enova za pomocą myszki podlega ogólnym regułom nawigacji typowym dla aplikacji Microsoft Windows.

Praca za pomocą klawiaturyZa pomocą klawiatury po systemie przemieszczamy się używając klawiszy strzałek. Umieściwszy kursor na odnośniku („linku”) do listy lub na

odpowiedniej pozycji listy naciskamy klawisz Enter, aby wejść na listę lub otworzyć formularz pozycji. Jeśli naszym zamiarem jest dodanie nowej pozycjina liście używamy klawisza Insert, który wywołuje listę dostępnych formularzy. Wybór następuje za pomocą klawiszy strzałek i zakończony jestEnter’em. Po otwarciu formularza wypełniamy jego kolejne pola, zatwierdzając zawartość pola (przechodząc do następnego) klawiszem Enter. W raziepomyłki Shift+Tab cofa nas do poprzedniego pola. W szczególnych przypadkach przejście do żądanego pola następuje klawiszem Tab (np. Polewartości faktury zaliczkowej). Po wypełnieniu formularza jego zatwierdzenie następuje kombinacją Ctrl+Enter. Jeśli nie chcemy zatwierdzać zapisu, atylko zapisać go do bufora to zamykamy naciskając ESC, co spowoduje wywołanie dodatkowego formularza z zapytaniem o intencję użytkownika. Wybórpodpowiedzi Bufor spowoduje zapis do bazy niezatwierdzony, czyli podlegający dalszej edycji.

Nie wszystkie dane znajdują się na 1-szej zakładce formularza. Zmiana zakładek następuje za pomocą klawiszy Ctrl+Page Up/Page Down (lubCtrl+cyfra/nr kolejny zakładki).

Do wyświetlanych niezbędnych do analizy danych na liście służą filtry umieszczone nad listami. Dostęp do tych list następuje za pomocą klawisza F3.Przemieszczanie między filtrami to użycie Enter, nadanie wartości następuje poprzez odpowiedni wpis lub poprzez wybór z pomocniczej listy wywołanejklawiszem F4.

Do menu na górnym toolbarze dostajemy się za pomocą klawisza F10. Wybór funkcji tradycyjnie za pomocą strzałek i Enter’a.

Przeszukiwanie list, filtrowanie, grupowanie …Przeszukiwanie list (lokator)

Na każdej liście możliwe jest wyszukiwanie danych poprzez wpisywanie kolejnych znaków z klawiatury. Nie wymaga to wywoływania dodatkowychfunkcji, lecz jedynie ustawienie kursora na dowolnej pozycji listy. Rozpoczęcie wprowadzania znaków wywołuje pole lokatora.

Pole „Lokator” po wprowadzeniu 3 znaków

Wyszukiwanie prowadzone jest wg zapisów w różnych kolumnach listy, poczynając od znaku pierwszego.

10/128

Przykład: Będąc na liście faktur, przy kursorze ustawionym na dowolnym zapisie z listy, rozpoczynamy wprowadzanie kolejnych znaków będących nrfaktury (np. FV/0122). Nad filtrami pojawi się dodatkowe pole, które będzie wyświetlało znaki wprowadzone przez operatora i najbliższe ich dopełnieniepodpowiedziane przez system (na niebieskim tle). Wprowadzenie każdego znaku przybliża nas do właściwego dokumentu poprzez automatycznązmianę kursora na liście faktur. System podpowiada dalszy ciąg znaków i jeśli uzyskamy zgodność podpowiedzi z zapisem, który był poszukiwany, kursorbędzie umieszczony na właściwej pozycji.

Błędy w wyszukiwaniu. Jeśli w ciągu wprowadzanych znaków popełnimy błąd i system nie będzie mógł podpowiedzieć kolejnej pozycji z listy,zakończy wyszukiwanie. Jednocześnie przed polem wyszukiwania pojawi się informacja, wg których zapisów system przeszukuje daną listę.

Próba wprowadzenia nieistniejącej w systemie nazwy

Wyczyszczenie pola przeszukiwania wykonujemy klawiszem ESC lub kasując kolejne wprowadzone znaki klawiszem Backspace.

Konfiguracja list

Do zmian wyświetlanych na liście kolumn, ich położenie, włączenia dodatkowego grupowania i filtrowania służy formularz Organizuj listę, który

znajdziemy w górnym menu Widok każdej listy lub na pasku narzędzi .

Wywołanie funkcji Organizuj listę

Druga zakładka formularza Kolumny umożliwia modyfikację wyświetlanych na liście kolumn. W lewym oknie tej zakładki wyświetlone są dostępne ztego poziomu dane/kolumny, w prawym dane/kolumny aktualnie dostępne na liście.

Jeśli chcemy na liście umieścić dodatkowe dane, zaznaczamy je kursorem w lewym oknie i za pomocą klawisza Dodaj pole przenosimy do prawego.

Jeśli chcemy z listy usunąć dane, zaznaczamy je kursorem w prawym oknie i za pomocą klawisza Usuń pole przenosimy do lewego.

Jeśli chcemy z danej konfiguracji listy korzystać na bieżąco, to po jej ustawieniu (przed wyjściem z listy) należy uruchomić funkcję Zapamiętajustawienia tabeli z menu Widok.

Konfiguracja list będących pozycjami formularza{#Konfiguracja_list_bedacych_pozycjami}

Obsługa i konfiguracja jest analogiczna do opisanej w rozdziale Konfiguracja list powyżej z wyjątkiem metody uruchomienia organizatora: dla listpozycji organizator uruchamiamy trzymając wskaźnik myszy w obszarze tabeli pozycji i klikając prawy klawisz. Z wywołanego menu wybieramy opcjęOrganizuj listę.

Sortowanie list

Każda lista jest sortowana zgodnie ze standardem producenta (np. lista faktur sortowana jest wg kolumny Data). O sortowaniu świadczy małytrójkącik w nagłówku kolumny.

Zakładka Ogólne organizatora listy zawiera również możliwość włączenia różnych sumowań danych w kolumnach. Zalecanejest włączanie doraźne sumowań do celów analitycznych. Nie należy włączać sumowania i uruchamiać funkcji Zapamiętajustawienia tabeli. Konsekwencją takiego ustawienia może być kilkuminutowy czas wejścia na listę przy dużej liczbie danych,gdyż system przed wyświetleniem będzie dokonywał przeliczenia danych.

U w a g a !

11/128

Lista sortowana wg dnia wystawienia dokumentu

Zmianę sortowania uzyskujemy poprzez klikniecie w nagłówek innej kolumny. Wykonanie ponowne tej czynności na tym samym nagłówkuspowoduje sortowanie w odwróconym porządku (np. do Z do A).

Filtrowanie danych

System proponuje kilka metod filtrowania danych.

Filtry standardowe. Każda lista wyposażona jest w standardowy zestaw filtrów umieszczonych nad listą danych. Zmiany ustawień filtrów powodujązmiany w wyświetlanych danych.

Przykład: Na liście faktur zmiana okresu (np. miesiąc bieżący na miesiąc poprzedni) spowoduje wyświetlenie danych z poprzedniego miesiąca.

Fragment filtrów z listy faktur

Filtrowanie – poszukiwanie pojedynczego zapisu wg dowolnego ciągu znaków.

Aby znaleźć pojedynczy zapis/rekord uruchamiamy formularz przeszukiwania listy za pomocą klawiszy <Ctrl+F>. Po wprowadzeniu ciągu znakówuruchamiamy poszukiwanie przyciskiem Szukaj.

Zaznaczenie kolumny, w której przeszukiwane będą dane następuje poprzez umieszczenie aktywnej części kursora we właściwej kolumnie (jasnaczęść kursora ma być w kolumnie, której dane przeszukujemy).

Zaznaczona kolumna NAZWA

Po wykonaniu powyższych czynności kursor zatrzymuje się na najbliższym rekordzie o zadanym ciągu znaków. Jeśli nie jest to właściwy rekord należypowtórzyć poszukiwanie.

Nie należy włączać funkcji Zapamiętaj ustawienia tabeli (patrz: Konfiguracja list), jeśli ustawione zostało sortowanie wgkolumny wyliczanej przez system (np. stan towarów w magazynie) lub kolumny sumującej pola z bazy danych (np. adres na liściekontrahentów) Konsekwencją takiego ustawienia może być kilkuminutowy czas wejścia na listę przy dużej liczbie danych, gdyżsystem przed wyświetleniem będzie dokonywał przeliczenia danych.

U w a g a !

Formularz przeszukiwania listy ustawiony jest w standardzie na sprawdzenie wartości z jednej kolumny. Stąd istotne jestzaznaczenie właściwej kolumny (wpisany ciąg znaków powinien występować zaznaczonej kolumnie.

U w a g a !

Zmiana parametrów formularza, tak by przeszukiwane były wszystkie kolumny może powodować długie wyszukiwanie.Szczególnie, jeśli na liście znajdują się kolumny z danymi wyliczanymi lub łączonymi (np. stan magazynu lub pole adresu na liściekontrahentów, które wyświetla cały adres w jednej kolumnie.

U w a g a !

12/128

Formularz wyszukiwania pojedynczego zapisu po dowolnym ciągu znaków

Powtórzenie poszukiwania pojedynczego zapisu wg dowolnego ciągu znaków.

Powtórzenie wykonujemy wciskając klawisze <Ctrl+F3>. Kursor przeskakuje do następnego pola o zadanym ciągu znaków.

Filtrowanie poprzez zawężenie listy wyświetlanych rekordów do zwierających określony ciąg znaków.

Funkcję uruchamiamy klawiszami <Ctrl+Shift+F>. Zalecane filtrowanie w zaznaczonej kolumnie (patrz wyżej). Po wykonaniu funkcji na liściewyświetlone zostaną tylko te rekordy, które zawierają wprowadzony w filtr ciąg znaków.

Kasowanie filtra Ctrl+Shift+F

Filtr kasowany jest poprzez ponowne uruchomienie filtra i wciśnięcie klawisza Usuń filtr lub poprzez wyjście z listy.

Filtrowanie wg funkcji w nagłówku kolumny

Do włączenie dodatkowych filtrów w nagłówkach kolumn służy formularz Organizuj listę, który znajdziemy w górnym menu Widok każdej listy. Wcelu włączenie filtrów należy na pierwszej zakładka Ogólne formularza Organizuj listę włączyć check przy opisie: Filtrowanie zapisów > Przy pomocywarunków przypisywanych poszczególnym polom.

Włączenie filtrowania w nagłówkach kolumn

Filtrowanie metodą Ctrl+Shift+F jest bardzo szybką funkcją przeszukiwania listy (o ile zaznaczona kolumna nie wyświetladanych wyliczanych lub łączonych).

U w a g a !

13/128

Po zamknięciu formularza na liście przy nazwach kolumn pojawią się strzałki. Ich kliknięcie rozwinie menu, z którego wybierzemy lub zdefiniujemyfiltr. Włączenie filtra zawęża listę wyświetlanych danych.

Wywołany filtr w nagłówku kolumny

Kasowanie filtra

Filtr kasowany jest poprzez ponowne uruchomienie filtra i wybór opcji Wszystkie, wciśnięcie przycisku X pod listą (pojawia się po włączeniu filtra) lubpoprzez wyjście z listy.

Grupowanie

Do włączenie grupowania na liście służy formularz Organizuj listę, który znajdziemy w górnym menu Widok każdej listy. W celu włączeniegrupowania należy na pierwszej zakładce Ogólne formularza Organizuj listę włączyć check przy opisie: Grupowanie zapisów > Według dowolnychpól…

Włączenie grupowania na liście

Po zamknięciu formularza na liście tuż nad kolumnami pojawi się szary pasek, w obszar, którego wprowadzamy nagłówek kolumny. Wprowadzenieodbywa się na zasadzie drag and drop.

Trzymając wskaźnik myszy na szarym pasku nad kolumnami, klikamy prawym klawiszem myszy. Z dostępnego menu wybieramy np. Rozwińwszystkie grupy. Można rozwinąć pojedynczą grupę poprzez naciśnięcie „+” przy nazwie grupy. Rozwinięcie wszystkich grup można również uzyskaćpoprzez zaznaczenie parametru Automatycznie rozwijaj grupy zapisów. Wyświetlane dane będą uwidocznione w zależności od wprowadzonegonagłówka.

Zbiorcze rozwinięcie elementów grupowanych

Kasowanie grupowania

Grupowanie kasujemy poprzez ponowne zrzucenie nagłówka kolumny w szereg pozostałych nagłówków lub poprzez wyjście z listy.

Grupowanie wg cechy grupującej

W systemie enova istnieje możliwość grupowania danych w postaci drzewka za pomocą cechy grupującej. Jest to jedyna cecha dodawana z poziomuinterfejsu użytkownika (a nie tylko z listy konfiguracyjnej Opcje). Grupowanie zostanie omówione na przykładzie cennika.

Aby pogrupować dane należy włączyć grupowanie wg cechy grupującej tzn. nacisnąć przycisk z ikoną katalogu po prawej stronie toolbara nadlistą pozycji. W tej chwili pojawi się na formularzy, po lewej stronie pionowe pole z 1-szą gałązką drzewa o nazwie Wszystko, a nad tym polem dwie ikonykatalogów.

W przypadku grupowania wg cechy, poprawne grupowanie uzyskujemy wyłącznie dla cech tekstowych bez atrybutuhistoryczności.

U w a g a !

14/128

Ikona 1-sza z lewej aktywuje dodatkowe pola do zaznaczania gałązek drzewka (o ile takie istnieją). Pozwala to na sumowanie/wyświetlanie zapisów zróżnych gałązek drzewa w obrębie tej samej cechy oraz uzyskanie iloczynu/zawężenie danych/zapisów z różnych grup przynależnych do różnych cech.

Ikona 2-ga pozwala na definiowanie cechy oraz nadawanie wartości cesze.

Definiowanie cechy

Ustawiamy/klikamy kursor na gałązce Wszystko. Przyciskamy 2-gą ikonę, co powoduje wyświetlenie formularza definiującego nazwę cechy ocharakterze grupującym. Wpisujemy nazwę (np. Grupa). Pod gałązką Wszystko pojawi się gałązka drzewa o nazwie Grupa, a pod nią podlista o nazwieBez wartości. Po tej operacji mamy w systemie cechę grupującą o nazwie Grupa, która jest wymagalna przy zakładaniu nowej karty towarowej.Dotychczas istniejące karty zostały umieszczone pod wartością cechy Bez wartości.

Kolejną czynnością jest nadanie wartości cesze o nazwie Grupa (np. Tekstylia i Galanteria. W tym celu ustawiamy kursor na gałązce Grupa (lub nagałązce ‘bez wartości’) i ponownie naciskamy 2-gą ikonę z wizerunkiem katalogu. Pojawia się formularz, na którym wpisujemy wartość cechy Grupa np.Tekstylia. Aby nadać kolejną wartość np. Galanteria, czynność powtarzamy.

Mamy obecnie cechę Grupa, jej wartości Tekstylia i Galanteria, pozostaje nadanie kartom towarowym wartości cechy (np. umieszczenie karty o nazwieKoszulka w grupie Tekstylia). W tym celu tj. w Windows, zaznaczamy karty, które mają być umieszczone w określonej grupie i na zasadzie drag and dropprzeciągamy w obszar odpowiedniej gałązki drzewa.

Grupowanie wg cech grupujących

Włączenie pól, do zaznaczania grup checkboxami (patrz rysunek), uzyskujemy poprzez naciśnięcie zielonej ikony katalogu (w górnym lewym rogu narysunku). Zaznaczenie wartości cechy z różnych grup/cech (na rysunku Tekstylia z grupy/cechy Grupa i Kolorowe z grupy/cechy Podgrupa) wyświetlakarty towarowe przynależne do obu grup (czyli iloczyn elementów zaznaczonych).

Dostępne klawiszeLista klawiszy użytych w programie enova (znacznikiem [Win] oznaczone zostały klawisze standardu Windows).

F1 - Pomoc [Win]

F2 - Wejście do edycji danych na liście [Win]

F3 - Wejście na belkę filtrów listy (jest to belka, która znajduje się bezpośrednio nad listą)

F4 - Otwarcie lookup'a, listy typu ComboBox, np. kalendarzyk, kalkulator, itp [Win]

F5 - Odświeżanie danych (listy, formularza), dane ponownie wczytywane są z bazy danych [Win]

F6 - Klawisz do częstej funkcji okna, wykorzystanie dowolne

F7 - Klawisz do częstej funkcji okna, wykorzystanie dowolne

F8 - Klawisz do częstej funkcji okna, wykorzystanie dowolne

F9 - Klawisz do częstej funkcji okna, wykorzystanie dowolne

F10 - Przejście do menu okna [Win]

F11 - Klawisz do częstej funkcji okna, wykorzystanie dowolne

F12 - Klawisz do częstej funkcji okna, wykorzystanie dowolne

Shift+F4 - Otwarcie formularza z lookup'a

Shift+F8 - Podsumowanie wszystkich elementów listy

Shift+F10 - Otwarcie menu lokalnego kontrolki

Ctrl+F3 - Wyszukuje następną pozycję na liście (kontynuacja: Ctrl+F)

Ctrl+F9 - Konfiguracja programu aktualnej firmy

Ctrl+Shift+F9 - Odświeżenie konfiguracji programu aktualnej firmy

Alt+F3 - Sortowanie listy zapisów wg aktualnej kolumny

Alt+F4 - Zamknięcie aktualnego okna

Ctrl+Space - Na formularzu to samo, co F4; na liście zaznacza/odznacza aktualny zapis

Alt+ - To samo, co F4 [Win]

Enter - Na formularzu przechodzi do następnej kontrolki w ramach strony; na liście otwiera formularz dla zapisu lub akcja standardowa

Alt+Enter - Na liście w trybie edycji otwiera formularz dla zapisu

Shift+Enter - Na formularzu przechodzi do poprzedniej kontrolki w ramach strony

Ctrl+Enter - Na liście aktualizacja aktualnego zapisu; na formularzu zapisuje i zamyka aktualny formularz lub w ogóle akceptuje dane znajdującesię w oknie

Ctrl+Shift+Enter - Aktualizacja zapisu

15/128

Tab - Przechodzi do następnej kontrolki (bez względu na stronę) [Win]

Shift+Tab - Przechodzi do poprzedniej kontrolki (bez względu na stronę) [Win]

Ctrl+Tab - Przechodzi do następnej strony danych (zakładki) [Win]

Ctrl+Shift+Tab - Przechodzi do poprzedniej strony danych (zakładki) [Win]

Escape - Rezygnuje z aktualnej akcji; na formularzu w trakcie modyfikacji danych w kontrolce przywraca poprzednią wartość, jeżeli nie ma zmiandanych to zamyka okno ewentualnie ostrzegając o zmianach; zamyka/rezygnuje okna dialogowe [Win]

Ins - Na liście dodaje nowy zapis do listy

Alt+Ins - Na liście w trybie edycji dodaje nowy zapis

Backspace - W oknie głównym cofa się o jedną pozycję w "menu" w górę; na kontrolkach edycyjnych kasuje znak przed kursorem [Win]

Alt+Backspace - W kontrolkach edycyjnych wycofuje zmiany [Win]

Alt+ - Na głównym oknie wyświetla następną stronę [Win]; na formularzu wyświetla poprzedni zapis

Alt+ - Na głównym oknie wyświetla poprzednią stronę [Win]; na formularzu wyświetla następny zapis

Ctrl+Del - Na liście kasuje zaznaczony zapis danych lub na listach historycznych zaznaczoną aktualizację zapisu

Ctrl+Shift+Del - Na liście historycznej kasuje zaznaczony zapis ze wszystkimi aktualizacjami

Ctrl+PgUp - Przechodzi do poprzedniej strony danych (tj Ctrl+Tab)

Ctrl+PgDown - Przechodzi do następnej strony danych (tj Ctrl+Shift+Tab)

Ctrl+A - Na liście zaznacza wszystkie zapisy; na formularzu zaznacza cały tekst w kontrolce

Ctrl+C - Kopiuje zaznaczone dane do schowka

Ctrl+F - Otwiera formularz „szukaj”

Ctrl+H - Na formularzu otwiera stronę z cechami

Ctrl+P - Uruchamia standardowy wydruk dla okna

Ctrl+S - Zapisuje aktualnie edytowane dane oraz odświeża dane z bazy

Ctrl+V - Wkleja dane znajdujące się w schowku do aktualnej kontrolki

Ctrl+X - Przenosi zaznaczone dane do schowka

Ctrl+Z - Wycofuje zmiany w kontrolce

Ctrl+ - Otwiera kolejną zakładkę na formularzu. Pierwsza zakładka Ctrl+1, dziesiąta Ctrl+0.

Ctrl+ - Klawisz skrótu wyświetlający odpowiednią stronę danych; na liście otwiera formularz na od razu na odpowiedniej stronie

Ctrl+Shift+F - Otwiera okienko filtrowania po dowolnym tekście zapisów na liście

Ctrl+Shift+H - Zamienia wartości na liście

Ctrl+Shift+S - Zapisuje aktualne dane i dodane nowy zapis bez zamykania formularza

Ctrl+Shift+P - Wyświetla listę wszystkich wydruków przypisanych do okna

Ctrl+Shift+ - Dodaje nowy zapis odpowiedniego typu

Alt+ - Aktywuje wyróżnioną funkcję (pozycja w menu, kontrolka na oknie)

[+] lub [=] - rozwija wskazany poziom drzewa

[-] lub [_] - zwija wskazany poziom drzewa

[]* - rozwija jeden poziom drzewa dla wszystkich elementów na liście (drzewie)

16/128

Informacje ogólneModuł CRM to narzędzie pozwalające w prosty sposób zarządzać zgromadzonymi informacjami na temat kontrahentów. Dzięki rozbudowanej

funkcjonalności oraz elastycznej budowie tej części programu, użytkownik może w szybki sposób zarówno wprowadzić, jak i odnaleźć potrzebneinformacje.

Budowa modułu CRM składa się z wielu elementów, o których będzie mowa w niniejszej instrukcji. Poniżej przedstawiony zostanie krótki opisskładowych modułu. zdarzenia rozumiane są jako pewne fakty, które zaszły w relacjach z kontrahentem – może to być np. notatka z rozmowytelefonicznej lub otrzymanie pisma od klienta; zadania rozumiane są jako sprawy, które należy wykonać – np. spotkanie z klientem, wysłanie materiałówmarketingowych itp. Aktywności (zadania i zdarzenia) związane z jednym klientem i zmierzające do osiągnięcia określonego celu można łączyć wprojekty. Natomiast grupa projektów związanych z wieloma klientami (mających wspólny cel) może zostać połączona w kampanię. Tak więc modułCRM posiada trójwarstwową strukturę, którą przedstawia rysunek poniżej.

Struktura modułu CRM

Dodatkowo moduł CRM oferuje funkcjonalność obsługi:

korespondencji (mass mailing);

teczki pozwalają na zbieranie informacji z całego systemu w jednym miejscu;

zasoby jako narzędzie ułatwiające zarządzanie rezerwacjami zasobów przedsiębiorstwa;

opiekun kontrahenta, czyli przypisanie operatora do konkretnych kontrahentów i analiza efektów sprzedaży;

wizytówki, czyli dane potencjalnych klientów;

poczty crm umożliwiającej wysyłanie oraz odbieranie wiadomości e-mail bezpośrednio w systemie enova.

17/128

Składowe programu (moduły, listy, formularze)Enova posiada trzy poziomy „zagłębienia”. Po otwarciu programu i wejściu do jednej z baz danych pojawia się pierwszy poziom, czyli wybór

odpowiedniego modułu (poniższy rysunek przedstawia wszystkie dostępne moduły).

Moduły programu

Po wybraniu jednego z modułów (w tym przypadku CRM), prezentowane są dostępne listy. Zdarza się, że składowe modułu zawierają więcej niżjedną listę (np. Zasoby, Poczta).

Dostępne listy w module CRM

Po kliknięciu w ikonę Kontrahenci, pojawi się lista, na której wykonywane będę wszystkie operacje związane z tą częścią systemu.

18/128

Lista kontrahentów

Strona składa się z paska narzędzi, w którym można znaleźć (większość z opisanych opcji jest taka sama dla całego systemu):

Plik- zawierający między innymi opcje:dodawania, otwierania oraz usuwania rekordów;otwierania nowego okna, zakładki;drukowania raportów;zamykania programu;

Edycja- zawierający między innymi opcje:eksportowania danych do arkusza Excel;kopiowania, wklejania rekordów;wyszukiwania, zamieniania i filtrowania tekstu;

Widok- służy do organizowania wyglądu listy/formularza, za jego pośrednictwem można otworzyć:asystent - pozwala na dodanie notatek dla poszczególnego rekordu i listy, dodanie załączników, wyświetlania przypomnień orazdodawanie obiektów do teczki. Więcej na ten temat zostanie powiedziane w dalszej części instrukcji;foldery - pozwalają na poruszanie się po programie za pomocą drzewka;organizator widoku- pozwala na dostosowanie sposobu prezentowania wyświetlanych danych na liście (dodawanie kolumn, filtrowaniedanych, etc.);ustawienie obecnego widoku jako startowy- po wybraniu tej opcji program będzie otwierał się zawsze w takim układzie zakładek orazmiejscu, w jakim operator wybrał opcję

Czynności- zawiera opcje przystosowane indywidualnie do każdej listy w programie. Zawiera większość czynności jakie można wykonać narekordach danej listy. Np. dodanie aktywności, dodanie/zatwierdzenie dokumentu. Każda część instrukcji będzie posiadała oddzielny opis tejfunkcjonalności.Narzędzia- zawiera opcje związane z zarządzaniem programu. Z tego miejsca można przejść do ustawień programu, czy też przelogować się nainnego operatora.Pomoc- zawiera informacje na temat aktualnej wersji programu oraz krótkie instrukcje modułów. W tym miejscu można również wczytać licencjędo programu.

Wyszukiwanie

Wiersz wyszukiwania

Dodatkowy wiersz na liście umożliwia wyszukiwanie wartości w poszczególnej kolumnie. Włączenie paska odbywa się po wybraniu klawiszyCTRL+SHIFT+F3 po czym należy wpisać szukany ciąg znaków, gdzie:

Znak „*” zastępuje dowolny ciąg znaków;Znak „_” zastępuje jeden znak w ciągu;

FormularzOstatni z poziomów programu to formularz, czyli miejsce wprowadzania danych, tak aby ukazały się one na liście. Np. będąc na liście kontrahentów

i wciśnięciu opcji , pojaw się nowe okno kontrahenta (formularz). Jak widać dostępny jest tutaj również pasek narzędzi, którysprawuje identyczną rolę jak na liście. W przypadku, gdy któreś z opisów pól jest pogrubione (w tym przypadku kod oraz nazwa) oznacza to, że pole sąwymagane. Bez wprowadzenia danych w tych miejscach program nie pozwoli na zapisanie danych. W celu dodania nowego zapisu do bazy danych

należy wybrać opcję , która zapisze dane i zamknie formularz lub , która spowoduje zapisanie danych oraz otworzenienowego, pustego formularza.

19/128

Zielone strzałki służą do przechodzenia pomiędzy rekordami z listy bez konieczności zamykania formularza.

Formularz kontrahenta

20/128

Nowy wygląd enovaOd wersji 8.0 został wprowadzony nowy interface, wzorowany na wyglądzie kafelkowym systemu operacyjnego Windows 8. Umożliwia on między

innymi pracę programu w trybie wielookienkowym. Dodany został również nowy pasek nawigacji, do którego można dodawać jako skróty nie tylkolisty ale również pojedyncze rekordy czy też formularze.

Dodawanie obiektów do paska nawigacjiW celu dodania listy do paska należy kliknąć prawym klawiszem myszki na kafelek listy, a następnie wybrać „Dodaj skrót do paska”. Dodawanie może

odbywać się również poprzez przeciągnięcie kafelka myszką na pasek.

W podobny sposób odbywa się również umieszczanie poszczególnych rekordów.

W przypadku dodania formularza należy klikając SHIFT oraz lewy klawisz myszki na konkretnym formularzu.

Pasek nawigacji

Otwieranie nowej zakładki oraz oknaOtwarcie nowej zakładki odbywa się poprzez wciśnięcie klawisza CTRL oraz kliknięcie lewym klawiszem myszki poszczególnego kafelka. Wynik takiego

działania widoczny jest na rysunku poniżej.

Nowa zakładka

Otwarcie nowego okna enova odbywa się poprzez wciśnięcie klawisza SHIFT oraz kliknięcie lewym klawiszem myszki poszczególnego kafelka. Noweokno otwierane jest w tej samej sesji, czyli nie powoduje pobierania dodatkowych licencji. Wynik takiego działania widoczny jest na rysunku poniżej.

Nowe okno

21/128

W celu przełączenia widoku programu na nowy widok należy wejść do menu Narzędzia -> Opcje-> Systemowe-> Ustawienia->zaznaczyć parametr „Nowy wygląd głównego okna aplikacji”, a następnie uruchomić program ponownie. W przypadku gdy enovainstalowana jest po raz pierwszy na komputerze widok okien zostanie ustawiony automatycznie na nowy wygląd.

Wybór pomiędzy nowym, a starym widokiem będzie możliwy do wersji 8.4. Od tej wersji obowiązywać będziewyłącznie nowy wygląd głównego okna programu.

U w a g a !

22/128

Konfiguracja demonstracyjnaW celu przedstawienia możliwości modułu CRM oraz pokazania w jaki sposób można przystosować program do oczekiwań użytkownika stworzone

zostały „Wzorce konfiguracji”. Każdy ze wzorców został przedstawiony na zasadzie „case study”, dokładny opis rozwiązań dostępny jest po wybraniujednej z pozycji podczas zakładania nowej bazy danych. Istnieje możliwość wybrania wzorca:

Ofertowanie klienta przedstawia proces zdobywania i ofertowania na przykładnie firmy handlowej ;Prosty obieg dokumentu przedstawia sposób organizacji pracy sekretariatu w zakresie dziennika podawczego; Więcej informacji znaleźćmożna na załączonym poniżej rysunku oraz opisie przykładu.

Okno wyboru wzorca konfiguracji

23/128

Budowa modułu CRMModuł CRM składa się z następujących elementów:

Składowe modułu CRM

Kontrahenci – lista wszystkich kontrahentów. Jest ona dostępna w kilku miejscach w systemie np. w folderze Kontrahenci i urzędy. Dla wygodyużytkownika została umieszczona również w folderze CRM;Lokalizacje kontrahentów – lista adresów dodatkowych dla kontrahentów. Może zostać wykorzystana np. do wprowadzenie wielu siedzibkontrahenta czy też lokalizacji magazynów etc.;Osoby – lista osób kontaktowych danego kontrahenta oraz innych podmiotów (banków, urzędów);Wizytówki - lista potencjalnych klientów;Kampanie – lista kampanii prowadzonych w module CRM;Projekty – lista projektów prowadzonych w module CRM;Zadania – lista zadań przypisanych do wszystkich operatorów. Lista zawiera zarówno zadania do wykonania jak i już zrealizowane;Zdarzenia – lista zarejestrowanych zdarzeń;

Moje zadania – lista zadań oraz zleceń do wykonania przez aktualnie zalogowanego operatora. Można na niej również wyświetlić listę zadańzleconych innym operatorom przez aktualnie zalogowanego operatora.

Korespondencja – pozwala na wysyłanie tej samej wiadomości do wielu kontrahentów jednocześnie. Zawiera listę wiadomości, zarówno jużwysłanych, jak i tych będących w przygotowaniu;

Aktywności – lista wszystkich działań przypisanych do poszczególnych operatorów;

Teczki - lista zawiera teczki prywatne oraz publiczne;Zasoby - zawiera listy zasobów, rezerwacji zasobów, sprzętu oraz pomieszczeń;Poczta - zawiera skrzynkę odbiorczą, elementy wysłane i kopie robocze.

24/128

WizytówkiWizytówki stanowią bazę potencjalnych klientów, których można przekształcić w kontrahentów po spełnieniu wymogów przedsiębiorstwa.

Charakterystyką wizytówki jest możliwość tworzenia aktywności oraz projektów w odniesieniu do potencjalnego klienta (nie ma koniecznościwprowadzania danych kontrahenta). Oznacza to, że można wykonywać podstawowe czynności na kartotekach, które nie zostały zakwalifikowane jeszczejako kontrahent.

Dodawanie nowej wizytówkiTworzenie wizytówki może odbywać się na trzy sposoby:

poprzez wybranie przycisku ;

poprzez wciśnięcie klawisza Insert;

poprzez wybranianie „Nowy” z menu kontekstowego na liście (prawy klawisz myszy);

Po czym zostanie otwarty nowy formularz.

Formularz wizytówki

Zakładka „Ogólne”Na zakładce tej można wprowadzić podstawowe dane kontaktowe osoby kontaktowej:

Blok Dane identyfikacyjne:

Kontrahent - nieedytowalne okno zawierające informacje o nazwie kontrahenta po przekształceniu go z wizytówki;Nazwisko - (pole wymagane) nazwisko osoby kontaktowej;Imię - (pole wymagane) imię osoby kontaktowej;Stanowisko - stanowisko osoby kontaktowej;Osoba nieaktualna - parametr pozwalający określić aktualność wizytówki;Nazwa – (pole wymagane) pełna nazwa firmy potencjalnego kontrahenta. Po przekształceniu wizytówki w kontrahenta nazwa ta stanie się pełnąnazwą kontrahenta;NIP - numer identyfikacji podatkowej. SekcjaAdres oraz Kontakty zawierają podstawowe informacje na temat danych adresowych oraz kontaktowych osoby kontaktowej. Po wprowadzeniukodu pocztowego oraz ulicy kontrahenta uaktywnia się funkcjonalność Pokaż lokalizację, po kliknięciu której otwiera się przeglądarka z mapądanego miejsca. Na zakładce tej można wprowadzić podstawowe dane kontaktowe osoby kontaktowej:

25/128

Zakładka „Wizytówka”

Nazwa – (pole wymagane) pełna nazwa firmy potencjalnego kontrahenta. Po przekształceniu wizytówki w kontrahenta nazwa ta stanie się pełnąnazwą kontrahenta;NIP - numer identyfikacji podatkowej.Blok Adres oraz Kontakt - zawierają podstawowe informacje na temat danych adresowych oraz kontaktowych kontrahenta.

Zakładka „Zadania”Jeśli osoba kontaktowa jest zaangażowana w realizację zadania, można zaznaczyć tę informację dodając nowy rekord na zakładce „Zadania”

(dokładny opis dodawania zadań znajduje się w oddzielnym rozdziale). Nie można przypisać w tym miejscu osoby do już utworzonego zadania, ajedynie wprowadzić nowe. Aby przypisać nową osobę do istniejącego zadania należy skorzystać z formularza zadań. To samo dotyczy wypożyczeń,zdarzeń i zleceń serwisowych. Wyboru aktywności, z którą należy powiązać wprowadzaną osobę dokonujemy poprzez zaznaczenie odpowiedniej opcjiw polu Nowy. Ten sam efekt można uzyskać po wybraniu Czynności -> Dodaj zadanie, gdzie użytkownik poproszony zostanie o podanie definicji nowoutworzonej aktywności.

Dodanie aktywności za pomocą Czynności

Dodanie aktywności za pomocą Czynności

Dodawanie aktywności z poziomu wizytówki

Zakładka „Projekty”Zakładka ta zawiera informacje na temat projektów, których prowadzącym jest dana osoba kontaktowa. Podobnie jak na zakładce „Zadania”, aby

dodać nowy projekt należy wybrać odpowiednią definicję projektu: .

Zakładka „Uwagi”Na zakładce „Uwagi” można zanotować dodatkowe informacje związane z konkretną osobą.

Podczas przekształcania wizytówki w kontrahenta/osobę kontaktową, wszelkie dane zostaną skopiowane do nowoutworzonego kontrahenta/osoby kontaktowej.

U w a g a !

26/128

Zakładka „Kody kreskowe”W tym miejscu widoczne są adresy mailowe kontrahenta.

Zakładka rozwijalna "CRM"-> Wiadomości e-mailNa zakładce „Wiadomości e-maili” można powiązać wiadomość e-mail z wizytówką. Aby tego dokonać należy użyć przycisku

Po czym pojawi się okno "Elementy powiązane" z polem rozwijalnym "Wiadomość" po kliknięciu którego wyświetli siękolejne okno "Wybierz zapis" gdzie użytkownik może wybrać wiadomość e-mail którą chce powiązać z wizytówką.

Okno Elementy powiązane

Okno wyboru wiadomości

Przekształcenie wizytówki w kontrahentaW celu przekształcenia wizytówki w kartotekę kontrahenta/osoby kontaktowej należy wybrać na formularzu Czynności-> Przekształć wizytówkę

(Shift+F11) , a następnie:

27/128

1. Z listy „Kontrahent sugerowany”, wybrać kontrahenta, do którego zostanie przypięta wizytówka pod postacią osoby kontaktowej. Lista tazawiera kontrahentów, których nazwa jest taka sama jak na wizytówce, lub

2. Z listy „Dowolny kontrahent”, wybrać kartotekę, do której przypisany zostanie nowa osoba kontaktowa i kliknąć „OK”. W efekcie na wizytówcezostanie uzupełniona informacja o wybranym kontrahencie, lub

3. Zaznaczyć parametr ”Utwórz nową kartotekę" i kliknąć „OK”, co spowoduje utworzenie nowej kartoteki kontrahenta o nazwie podanej nazakładce „Wizytówka” wraz z osoba kontaktową. W polu „Kod” możliwe będzie nadanie z ręki własnego kodu kontrahenta. W przypadkupozostawienia znaku „?” zostanie nadany kolejny numer automatycznie.

Czynność przekształcenia wizytówki

Konfiguracja WizytówekW Narzędzia -> Opcje -> CRM -> Ogólne -> Ustawienia i dodatki -> Sekcja „Wizytówki”, można ustawić definicje aktywności, która ma być generowana

po przekształceniu wizytówki w kontrahenta. Np. w celu stworzeniu notatki, zadania, etc.

Wizytówka stanowi obiekt, który może być wykorzystywany tak jak kartoteka kontrahenta tylko w obszarze modułu CRM.Oznacza to, że można tworzyć zadania/zdarzenia oraz projekty z przypisaną wizytówką jako Przedstawiciela.

U w a g a !

28/128

KontrahenciPodstawowym elementem modułu CRM jest tworzenie bazy klientów firmy. Służy do tego niniejsza lista, która została umieszczona (dla wygody

użytkownika) również w module CRM. Po kliknięciu w ikonę „Kontrahenci”, otworzona zostanie lista dostępnych kontrahentów.

Lista kontrahentów

Lista kontrahentów posiada zdefiniowane filtry:

Kontrahenci - służące do filtrowania kontrahentów po ich stanie. Lista może przedstawiać w zależności od zastosowanej opcji kontrahentów:aktywnych, zablokowanych bądź wszystkich razem.

Szukaj - pole służące do przeszukiwania listy po polach: kod, nazwa oraz adres. Po wpisaniu ciągu znaku program przeszuka dostępne pola orazwyświetli wynik filtrowania na liście.

Aktualność - pole przyjmujące format daty. Służy do sprawdzania kto był opiekunek kontrahenta w danym dniu. Więcej informacji na tematfunkcjonalności „opiekuna kontrahenta” znajduje się w oddzielnym rozdziale.Osoba - Lista zawierająca wszystkie osoby kontaktowe przypisane do kontrahentów. Funkcjonalność ta pozwala na wyfiltrowanie kontrahentówdo których przypisana jest jedna osoba kontaktowa.Oddział - Lista oddziałów pozwalająca filtrować listę po przypisaniu oddziału do kontrahenta.Status - Lista pozwala na określenie statusu kontrahenta, podmiot gospodarczy lub finalny.Rodzaj Vat dla sprzedaży - Lista pozwala na określenie rodzaju Vat dla sprzedaży.

Dodawanie nowego kontrahentaW celu dodania nowego kontrahenta należy wybrać, na pasku narzędzi, ikonę

(bądź kliknąć na liście prawym klawiszem myszki) po czym otworzy się formularz nowego kontrahenta.

W przypadku zastosowania kilku filtrów jednocześnie, wynik filtrowania jest zawężany (nakładany).

U w a g a !

29/128

Formularz kontrahenta

Zakładka „Ogólne”Na zakładce tej można wprowadzić podstawowe dane kontrahenta (pogrubione opisy pól oznaczają konieczność wypełnienia pola):

Sekcja Dane identyfikacyjne:

Kod – (pole wymagane) identyfikator kontrahenta. Wartość musi być unikalna. Kod można wprowadzić ręcznie, jako dowolny ciąg znaków.Pozostawienie w polu znaku zapytania spowoduje automatyczne nadanie przez system pierwszego wolnego numeru (opcja jest zależna odustawień wprowadzonych w konfiguracji systemowej Narzędzia/Opcje/Kontrahent/Ogólne);EU VAT/NIP – europejski numer identyfikacji VAT lub NIP;Nazwa – (pole wymagane) pełna nazwa kontrahenta;

Blok Podmiot:

Podatnik VAT – parametr określający czy danych kontrahent jest podatnikiem VAT;Rodzaj VAT dla sprzedaży - lista wyboru określająca rodzaj VAT dla sprzedaży;Rodzaj VAT dla zakupu - lista wyboru określająca rodzaj VAT dla zakupu;Rodzaj (VAT) – wartość wybierana z dostępnej listy. Określa rodzaj odprowadzanego podatku VAT;Status – dwie wartości do wyboru: „Podmiot gospodarczy” dla osób prawnych i „Finalny” dla osób fizycznych;Oddział - pole wyboru określające przynależność kontrahenta do jednego z oddziału firmy.

Blok Adres: miejsce przeznaczone na uzupełnienie podstawowych danych adresowych kontrahenta. Po wprowadzeniu kodu pocztowego oraz ulicykontrahenta uaktywnia się funkcjonalność Pokaż lokalizację, po kliknięciu której otwiera się przeglądarka z mapą danego miejsca.

Funkcjonalność „pokaż lokalizację”

Blok Kontakty: zawiera listę kontaktów do kontrahenta.

30/128

Blok „Kontakty”

Na blok kontakty składają się:

przycisk „Nowy (Dane kontaktowe)”,przycisk „Otwórz”;

przycisk „Usuń”;

przycisk akceptacji zmian;

przycisk anulowania edycji;

tabela zawierająca następujące kolumny: rodzaj kontaktu, kontakt, krótki opis kontaktu, adres, domyślny. Wybierając przycisk „Nowy (DaneKontaktowe)” otwiera się okno przejściowe – umożliwiające wprowadzenie nowego kontaktu.

Okno danych kontaktowych

W oknie wprowadzania nowych danych kontaktowych należy wybrać z rozwijalnej listy (zdefiniowanej w konfiguracji Narzędzia -> Opcje -> Ogólne -> Rodzaje kontaktów) rodzaj wprowadzanego kontaktu. Następnie należy zaznaczyć, czy kontakt ten będzie kontaktem domyślnym. W dalszejkolejności należy wprowadzić kontakt. W polu „adres” można wybrać adres firmy związany z danym kontaktem oraz w polu „krótki opis” możnawprowadzić opis danego kontaktu. W sekcji „Cele” należy określić cel wprowadzanego kontaktu (jeden z domyślnych lub jeden ze zdefiniowanych wkonfiguracji celów). Tak przypisane cele do kontaktów pomogą w sprawnej wysyłce korespondencji seryjnej lub wysyłce eFaktury.

Import danych z GUS:W wersji 9.3 dodano funkcjonalność autouzupełniania podstawowych danych wprowadzanego do bazy kontrahenta. Formularz nowego

kontrahenta został wyposażony w pole „Dane z GUS”. Aktualność uzupełnianych danych listopad 2014

Od wersji 10.8 dostępna jest równolegle funkcjonalność "Dane z GUS BIR" z aktualnymi danymi. Dane pobiera się tak samo jak z wykorzystaniemstarego przycisku.

Jeżeli wprowadzony zostanie więcej niż jeden kontakt tego samego rodzaju to należy wybrać, który z podanych kontaktów mabyć domyślny. Zawsze jeden z podanych kontaktów tego samego rodzaju musi mieć status kontaktu domyślnego. Jeżeliwprowadzony jest tylko jeden kontakt określonego rodzaju to automatycznie ma on przypisany status „domyślny”.

U w a g a !

31/128

Pole „Dane z GUS” na formularzu kontrahenta

W celu pobrania danych kontrahenta z bazy danych Głównego Urzędu Statystycznego należy na formularzu kontrahenta wpisać Numer IdentyfikacjiPodatkowej (NIP) a następnie kliknąć przycisk „Dane z GUS”. Czynność ta wywołuje okno pomocnicze:

Okno pośrednie

W celu pobrania danych na formularz kontrahenta należy wpisać kod „captcha” (pole to jest wymagane i inaczej nie dojdzie do importu danych zbazy Głównego Urzędu Statystycznego do bazy danych enova) i zaakceptować czynność przyciskiem „Pobierz dane”.

Formularz kontrahenta

Pole Kod nie jest uzupełniane automatycznie i pozostaje w nim „?”. Kod należy wpisać ręcznie, jeżeli zostanie pozostawiony w nim „?” kod zostanienadany automatycznie. Pola, do których zostaną zaimportowane dane to: nazwa, ulica, nr domu, nr lokalu, kod pocztowy, miejscowość, poczta, gmina,powiat, województwo, kraj. Należy pamiętać, że dane pobrane z bazy GUS to dane rejestrowe przedsiębiorstwa.

Po pobraniu danych kontrahenta z bazy Głównego Urzędu Statystycznego pojawia się w górnym menu „Pokaż lokalizację”:

32/128

Przycisk „Pokaż lokalizację” na formularzu kontrahenta

Funkcjonalność ta daje możliwość pokazania lokalizacji danego kontrahenta za pomocą Google Maps.

Status firmy w bazie VIES:W wersji 10.3 dodano funkcjonalność sprawdzenia statusu kontrahenta w bazie VIES. Formularz nowego kontrahenta został wyposażony w pole

„Status w bazie VIES”. Funkcjonalność ta daje możliwość sprawdzenia informacji związanych z rejestracją na potrzeby VAT (aktywność numerów VAT)podmiotów zarejestrowanych na terenie UE. Ponadto, za pośrednictwem VIES, pomiędzy administracjami Państw Członkowskich wymieniane sąinformacje dotyczące dostaw wewnątrzwspólnotowych (zwolnionych z prawem do odliczenia).

Pole "Status w bazie VIES" na formularzu kontrahenta

W celu sprawdzenia statusu kontrahenta w bazie VIES należy na formularzu kontrahenta wpisać Numer Identyfikacji Podatkowej (NIP), a następniekliknąć przycisk „Status w bazie VIES”. Czynność ta wywołuje okno z informacją o statusie firmy:

33/128

Okno z informacją o statusie firmy w bazie VIES

Zakładka „CRM”Zawiera zestawienie wszystkich operacji przeprowadzanych na danym kontrahencie w ramach modułu CRM. Prezentowane będą tutaj wszystkie

aktywności, projekty, etc. w których kontrahent brał udział. Szczegółowy opis składowych folderu i sposobu ich dodawania znajduje się w kolejnychrozdziałach.

Zakładka „Adres do korespondencji”Zgodnie ze swoim tytułem zawiera dodatkowe dane adresowe kontrahenta. Jej rozwinięciem jest opisana w dalszej części podręcznika

funkcjonalność „Lokalizacje kontrahentów”.

Zakładka „Dane kontaktowe”Formatka zawiera listę osób kontaktowych. Służy ona do wprowadzania danych konkretnych osób reprezentujących kontrahenta np. przedstawicieli

handlowych. Wygląd list można modyfikować korzystając z organizatora list, który w tym widoku dostępny jest w menu kontekstowym, widocznym po

kliknięciu prawym klawiszem myszy w obszar listy (funkcjonalność ta jest ogólnosystemowa). Pozycje na liście dodaje się przez

kliknięcie przycisku , który otwiera nowy formularz.

Formularz osoby kontaktowej

Zakładka Ogólne służy do rejestrowanie podstawowych danych na temat osoby kontaktowej.

Zakładka „Zadania”Jeśli osoba kontaktowa jest zaangażowana w konkretne zadanie, można zaznaczyć tę informację dodając nowy rekord na zakładce „Zadania”

(dokładny opis dodawania zadań znajduje się w oddzielnym rozdziale). Nie można przypisać w tym miejscu osoby do już utworzonego zadania, ajedynie wprowadzić nowe. Aby przypisać nową osobę do istniejącego zadania należy skorzystać z formularza zadań. To samo dotyczy wypożyczeń,zdarzeń i zleceń serwisowych. Wyboru aktywności, z którą należy powiązać wprowadzaną osobę dokonujemy poprzez zaznaczenie odpowiedniej opcjiw polu Nowy. Ten sam efekt można uzyskać po wybraniu Czynności -> Dodaj zadanie, gdzie użytkownik poproszony zostanie o podanie definicjinowoutworzonej aktywności.

34/128

Dodanie aktywności za pomocą Czynności

Dodanie aktywności za pomocą Czynności

Dodawanie podmiotu powiązanego z poziomu formularza

Dodane rekordy widoczne będą zarówno z poziomu kontrahenta (Widoczne w module CRM | Kontrahenci | konkretny kontrahent |Zakładka „CRM” | Aktywności powiązane) jak i zadania (Widoczne w module CRM | Zadania/Zdarzenia | konkretne zdarzenie/zadanie |Zakładka „Podmioty powiązane” ).

Zakładka „Projekty”Zawiera listę projektów przypisanych do danej osoby kontaktowej. Z tego miejsca można podglądnąć istniejące projekty jak również utworzyć nowe.

Szczegółowy opis funkcjonalności znajduje się w instrukcji Projekty.

Zakładka „Uwagi”Na zakładce „Uwagi” można zanotować dodatkowe informacje związane z konkretną osobą.

Zakładka „Dostęp WWW”Zakładka „Dostęp WWW” służy do określenia dostępu osoby kontaktowej do aplikacji enovaNet (szczegółowe informacje na ten temat można znaleźć

w oddzielnej instrukcji poświęconej temu modułowi).

Zakładka rozwijalna „CRM”->Kontrahenci powiązani W przypadku, kiedy jedna osoba kontaktowa współpracuje bądź powiązana jest z wieloma

kontrahentami, można wprowadzić taką informację w tym miejscu. Po wybraniu opcji pojawi się okno, gdzie będzie można wybrać kontrahenta doktórego przypisany będzie osoba kontaktowa wraz ze wskazaniem stanowiska. Parametr „Główny” określa, który kontrahent jest kontrahentemnadrzędnym dla osoby kontaktowej.

Lista osób kontaktowych dostępna jest także jako osobna lista „Osoby” w module CRM. Po kliknięciu w kafelek „Osoby”, otwarta zostanie listawszystkich osób kontaktowych zarejestrowanych w systemie. Listę można filtrować wg wartości wybranych w polach „Kontrahent” i „Kontakty” (aktualne,nieaktualne, wszystkie).

Nową osobę można powiązać z kontrahentem, także przy użyciu listy Osoby, dostępnej bezpośrednio z modułu CRM.

U w a g a !

35/128

Zakładka rozwijalna "CRM"-> Wiadomości e-mailNa zakładce „Wiadomości e-maili” można powiązać wiadomość e-mail z kontrahentem. Aby tego dokonać należy użyć przycisku

Po czym pojawi się okno "Elementy powiązane" z polem rozwijalnym "Wiadomość" po kliknięciu którego wyświetli siękolejne okno "Wybierz zapis" gdzie użytkownik może wybrać wiadomość e-mail którą chce powiązać z kontrahentem.

Okno wyboru wiadomości powiązanej

Zakładka „Uwagi” na formularzu KontrahentaSłuży do wprowadzania dodatkowych, opisowych danych na temat kontrahenta.

Zakładka „kody kreskowe” na formularzu KontrahentaW tym miejscu można zapisać dodatkowe dane kontaktowe. Automatycznie jest tutaj kopiowane dane wpisane na zakładce ogólnej.

Pozostałe zakładki widoczne na formularzu kontrahenta nie są powiązane z modułem CRM, a opis ich funkcjonalności można znaleźć w instrukcji domodułów Handel, Księgowość oraz Członkowie.

Dodatkowe czynności na kartotece/liście kontrahenta

Kopiowanie kontrahentaZarówno formularz jak i lista kontrahentów pozwala użytkownikowi w łatwy sposób kopiować kartoteki kontrahentów. W tym celu należy na liście

zaznaczyć odpowiedni rekord a następnie wybrać Czynności-> Kopiowanie kontrahenta. Dane wcześniej zaznaczonego kontrahenta zostanąskopiowane do nowo utworzonego formularza. Taki sam efekt można osiągnąć po otwarciu kartoteki kontrahenta i wybraniu tej samej opcji wCzynnościach.

Dodawanie aktywności/dokumentIstnieje możliwość utworzenia nowej aktywności/dokumentu dla kolekcji lub pojedynczego kontrahenta z poziomu listy lub formularza. W tym celu

należy zaznaczyć/otworzyć kontrahenta, a następnie wybrać z Czynności-> Dodaj aktywność/Utwórz dokument. Po czym zostanie otwarte nowookno aktywności/dokumentu o wybranej definicji. Więcej na temat typów aktywności znajduje się w kolejnym rozdziale.

Dodawanie opiekuna

36/128

Opcja ta służy do dodania opiekuna kontrahenta czyli powiazania operatora z kartoteką kontrahenta/ów, szczegółowe informacje na temat tejfunkcjonalności znajdują się w specjalnie przygotowanym rozdziale instrukcji.

UstawieniaUstawienia związane z pracą kartotek kontrahentów znajdują się w konfiguracji programu menu Narzędzia -> Opcje -> Kontrahenci i Urzędy,

gdzie operator może:

określić sposób tworzenia kodu kontrahentów;określić sposób zachowania programu przy pojawieniu się dwóch takich samych numerów NIP;określenie możliwości blokowania, łączenia kartotek kontrahenta; sposobu zachowania się lokalizatora internetowego z opcji Pokaż lokalizację;

Filtr kontrahentów na operatorzeDodatkową funkcjonalnością związaną z kontrahentami jest Filtr kontrahentów na operatorze. Po wejściu w Narzędzia -> Opcje ->

Systemowe -> Operatorzy po otwarciu konkretnego operatora i przejściu na zakładkę filtrowanie istnieje możliwość ograniczenia widokukonkretnemu operatorowi do zawężonej listy kontrahentów. Np. Jeżeli operator ma widzieć wyłącznie kontrahentów zaczynających się na literę „a”, wfiltrze należy napisać: [Kod] Like 'a%'. Poprawność zastosowanego filtra można zweryfikować wybierając przycisk „sprawdź” (pokaże się ograniczonalista).

Filtr kontrahentów na operatorze

Narzędzie to, w powiązaniu z mechanizmem cech grupujących, umożliwia np. pogrupowanie kontrahentów na regiony kraju, kategorię, odbiorcówczy też dostawców, etc.

W przypadku filtrowania kontrahentów po cesze grupującej składnia filtru wygląda następująco: Feaures.XXXX==’YYYY’. GdzieFeatures oznacza odwołanie się do cechy grupującej, XXXX oznacza nazwę cechy, a YYYY oznacza wartość cechy. Np.:Features.Region==’wschód’ , oznacza to tyle, że wyświetleni zostaną Ci kontrahenci, którzy przypisani zostali do cechy „Region” izostała im nadana wartość „wschód”.

U w a g a !

37/128

Lokalizacje kontrahentówKolejną dostępną listą w module CRM są lokalizacje kontrahenta, która posiada zdefiniowane dwa filtry danych. Listę można przeszukiwać pod

kątem konkretnego kontrahenta, bądź też pod kątem aktywności lokalizacji.

Filtr listy „lokalizacji kontrahenta”

Zdarza się, że kontrahent, poza siedzibą główną i adresem korespondencyjnym, posiada jeszcze inne lokalizacje. Do wprowadzenia informacji o

nich, służy formularz Lokalizacje. Po kliknięciu przycisku otworzy się nowy formularz.

Formularz lokalizacji

Zakładka „Ogólne”Jest ono podzielone na trzy części. Pierwsza część „Ogólne” zawiera:

Kod – kod lokalizacji np. Mag1 dla magazynu pierwszego;Nazwa – nazwa lokalizacji np. Magazyn 1;Kontrahent – nazwa kontrahenta, którego dotyczy lokalizacja. Nazwę należy wybrać z listy;Uwagi – dodatkowe informacje na temat wybranej lokalizacji;

W sekcji „Adres” znajdują się standardowe pola do przechowywania danych adresowych.

Ostatnia część „Aktywność” służy do określenia, czy dana lokalizacja jest aktywna czy też nie. Informacja ta służy do filtrowania listy.

Zakładka „Urządzenia”Służy do dodania urządzenia powiązanego z dana lokalizacją. Może to być np.: wózek widłowy, wszelkiego rodzaju maszyny, urządzenia etc. Jako że

urządzenia są ściśle związane z funkcjonalnością modułu Serwis oraz Wypożyczenia zapraszamy do zapoznania się z instrukcją powyższych modułów.

Zakładka „Zadania”

Nową lokalizację można powiązać z kontrahentem, także z poziomu formularza kontrahenta na zakładce CRM ->Lokalizacje.

U w a g a !

38/128

Bezpośrednio z poziomu lokalizacji można utworzyć dowolną aktywność za pomocą przycisku , . Aktywność utworzonaz listy zadań formularza lokalizacji zostanie zainicjowana danymi z lokalizacji, mianowicie: kodem kontrahenta oraz nazwą lokalizacji.

Dodawanie aktywności z poziomu „Lokalizacji”

39/128

OsobyKolejną składową modułu CRM stanowi lista osób kontaktowych kontrahenta. Służy ona do wprowadzania danych konkretnych osób

reprezentujących kontrahenta np. przedstawicieli handlowych – osób, z którymi się kontaktujemy w relacjach z firmą lub do których pragniemy dotrzeć.

Na liście istnieje możliwość ograniczenia zakresu wyświetlanych danych do osób związanych z konkretnym kontrahentem, według stopniaaktualności kontaktu lub dla osób kontaktowych będących wizytówką.

Po wybraniu przycisku , otworzy się nowy formularz:

Formularz osoby kontaktowej

Zakładka „Ogólne”Służy do rejestrowanie podstawowych danych na temat osoby kontaktowej. Takich jak: nazwisko, imię, stanowisko oraz informacje adresowo-

kontaktowe.

W celu zablokowania kartoteki osoby kontaktowej należy zaznaczyć parametr , który zmieni swoją wartość na „Tak”.Istnieje możliwość filtrowania danych po tym stanie na liście osób kontaktowych.

Zakładka „Zadania”Jeśli osoba kontaktowa jest zaangażowana w konkretne zadanie, można zaznaczyć tę informację dodając nowy rekord na zakładce „Zadania”. Nie

można tam przypisać osoby, do już utworzonego zadania, a jedynie wprowadzić nowe. Aby przypisać nową osobę do istniejącego zadania należyskorzystać z formularza zadań. To samo dotyczy wypożyczeń, zdarzeń i zleceń serwisowych. Wyboru aktywności, z którą chcemy powiązać wprowadzanąosobę, dokonujemy poprzez zaznaczenie odpowiedniej opcji w polu Nowy. Ten sam efekt można uzyskać po wybraniu na liście Czynności-> Dodajzadanie, gdzie użytkownik poproszony zostanie o podanie definicji nowoutworzonej aktywności.

40/128

Dodanie aktywności za pomocą Czynności

Dodawanie aktywności z poziomu osoby kontaktowej

Zakładka „Projekty”Zawiera listę projektów przypisanych do danej osoby kontaktowej. Z tego miejsca można podglądnąć istniejące projekty jak również utworzyć nowe.

Szczegółowy opis funkcjonalności znajduje się w dalszej części instrukcji.

Zakładka „Uwagi”Na zakładce „Uwagi” można zanotować dodatkowe informacje związane z konkretną osobą.

Zakładka „Dostęp WWW”Zakładka „Dostęp WWW” służy do określenia dostępu osoby kontaktowej do aplikacji enovaNet (szczegółowe informacje na ten temat można

znaleźć w oddzielnej instrukcji poświęconej temu modułowi).

Zakładka „CRM”->Kontrahenci powiązani W przypadku, kiedy jedna osoba kontaktowa współpracuje bądź powiązana jest z wieloma

kontrahentami, można wprowadzić taką informację w tym miejscu. Po wybraniu opcji pojawi się okno, gdzie będzie można wybrać kontrahenta doktórego przypisany będzie osoba kontaktowa wraz ze wskazaniem stanowiska. Parametr „Główny” określa, który kontrahent jest kontrahentemnadrzędnym dla osoby kontaktowej.

Dla wygody użytkowników „Osoby” zostały umieszczone również na kartotece kontrahenta (temat ten był opisywany w poprzednim rozdziale).

Zakładka „CRM”->Wiadomości e-mailSłuży do przypisania wiadomości e-mail do konkretnej Osoby. Funkcjonuje analogicznie jak w Wizytówkach gdzie została szczegółowo opisana

Nową osobę można utworzyć z pozycji formularza „Kontrahenta” na zakładce „Dane kontaktowe”.

U w a g a !

41/128

Zdarzenia- czyli rejestrowanie kontaktówz kontrahentem

Jedną z dwóch składowych aktywności związanych z kontrahentami są zdarzenia. Stanowią one podstawowy element rejestracji kontaktów zklientami. Poprzez odpowiednią definicje zdarzenia rejestrowane będą między innymi: notatka z rozmowy telefonicznej czy też spotkania,zarejestrowanie korespondencji przychodzącej etc.

Istnieje wiele sposobów na dodanie kontaktu.

z listy zdarzeń, po czym należy uzupełnić informacje o kontrahencie i przedstawicielu;z listy zadań na formularzu kontrahenta bądź przedstawiciela.

Lista zdarzeńDo przeglądania wszystkich zdarzeń zarejestrowanych w systemie służy lista Zdarzenia w folderze CRM.

Lista zdarzeń

Lista zdarzeń posiada standardowy zestaw filtrów umożliwiający wyszukanie pozycji wg następujących kryteriów:

Okres – pozwala na wybranie zakresu dat w jakich mieści się zdarzenie. Ponieważ zdarzenie posiada swój okres trwania (datę początkową ikońcową) zdarzenie musi albo całkowicie mieścić się w zadanym okresie lub przynajmniej zachodzić na wybrany okres. Inaczej mówiąc wybranieokresu oznacza, że data początkowa zdarzenia nie może być późniejsza niż koniec wybranego okresu a data końcowa zdarzenia nie możebyć wcześniejsza niż początek wybranego okresu. Aby wyświetlić wszystkie zdarzenia niezależnie od daty, należy skasować zawartość pola Okres(pojawi się na nim napis (wszystko));Definicja zadania – umożliwia wyświetlenie zdarzeń tylko jednego rodzaju (np. tylko notatek z rozmów telefonicznych). W standardowejkonfiguracji dostępne są trzy rodzaje zdarzeń: kontakt (KON), notatka (NOT) oraz korespondencja (KORESP). Stworzenie większej liczby definicjizdarzeń jest możliwe w konfiguracji. Aby wyświetlić wszystkie zdarzenia, niezależnie od rodzaju, należy pozostawić pole Definicja puste;Kontrahent – umożliwia wyświetlenie zdarzeń dotyczących wybranego kontrahenta. Aby wyświetlić wszystkie zdarzenia, niezależnie odkontrahenta, należy pozostawić pole Kontrahent puste;Osoba – umożliwia wyświetlenie zdarzeń dotyczących wybranego przedstawiciela (osoby). Aby wyświetlić wszystkie zdarzenia, niezależnie odosoby, należy pozostawić pole Osoba puste;Prowadzący – umożliwia wyświetlenie zdarzeń dotyczących wybranej osoby prowadzącej (nadzorującej). Aby wyświetlić wszystkie zdarzenia,niezależnie od prowadzącego, należy pozostawić pole Prowadzący puste (aktualny operator musi mieć dostęp, co najmniej do podgląduzdarzeń;Wykonujący – umożliwia wyświetlenie zdarzeń dotyczących wybranego operatora. Aby wyświetlić wszystkie zdarzenia, niezależnie od operatora,należy pozostawić pole Wykonujący puste (aktualny operator musi mieć dostęp, co najmniej do podglądu zdarzeń;Uwzględniaj dla roli- w przypadku wypełnienia pola Wykonujący możliwe jest poszerzenie filtrowania listy o rolę do której należy operator. Wtakiej kombinacji zostaną pokazane aktywności do których przypisany jest operator jako wykonujący jak również aktywności przypisane dla roli,którą posiada operator (wykonujący)Stan zadania – umożliwia wyświetlenie zdarzeń w odpowiednim stanie (np. bufor, zatwierdzony). Jako, że każda z definicji zdarzeń możeposiadać różne stany, w pierwszej kolejności należy wybrać definicję w której stosowany będzie filtr „stan zadania”. Pozostawienie pola pustegooznacza wyświetlenie wszystkich stanów;Stan realizacji – umożliwia wyświetlenie otwartych, zamkniętych bądź wszystkich zdarzeń;Projekt CRM– wybranie projektu pozwala na wyświetlenie zdarzeń podpiętych do wskazanego projektu (pozostawienie pola pustego powodujewyświetlenie wszystkich zdarzeń, niezależnie od projektu);Szukaj w treści – jest to specjalny filtr pozwalający szukać zdarzeń na podstawie słów zawartych w treści. Przeszukiwana jest zawartość pólNazwa (Temat), Opis i Uwagi. Wyświetlone zostaną te zdarzenia, w których każde z wpisanych w tym filtrze słów wystąpi, co najmniej raz wdowolnym z powyższych pól. Wielkość liter nie ma znaczenia.Rola- lista wyboru ról. Po wybraniu tego parametru wyświetlone zostaną aktywności przypisane do roli.Uwzględniaj operatorów- w przypadku wypełnienia pola Rola możliwe jest poszerzenie filtrowania listy o operatorów, którzy mają przypisanąwybraną rolę.

Dodawanie nowego zdarzeniaNa pasku narzędzi znajduje się przycisk . Jego wciśnięcie powoduje dodanie nowego zdarzenia domyślnego

rodzaju (o domyślnej definicji).

W standardowej konfiguracji domyślnym zdarzeniem jest kontakt (KON).

W celu dodania zdarzenia innego rodzaju (o innej definicji) niż domyślny należy:

Wcisnąć strzałkę menu rozwijanego obok przycisku [Nowy] i wybrać odpowiednią definicję;

Lub wcisnąć klawisz "Insert" i wybrać odpowiednią definicję;

Lub wybrać Nowy z menu kontekstowego na liście (prawy klawisz myszy) i wybrać odpowiednią definicję;

42/128

Wypełniane dane na formularzu zdarzeniaPo utworzeniu nowego zdarzenia należy uzupełnić informacje na poszczególnych zakładkach.

Zakładka „Ogólne”Zakładka „Ogólne” zawiera podstawowe informacje dotyczące wprowadzanego zdarzenia.

Formularz zdarzenia

W sekcji Numer, widnieją informacje o:

zastosowanej definicji zdarzenia (w załączonym obrazku jest to KON);numerze zdarzenia;serii zdarzenia;

W sekcji Kontakt znajdują się dane kontaktowe ze strony klienta oraz operatorów odpowiedzialnych ze strony programu:

Kontrahent – kontrahent, którego dotyczy zdarzenie. Może zostać wprowadzony poprzez wpisanie kodu, nazwy lub numeru NIP. Kontrahentamożna również wybrać z listy;Przedstawiciel – osoba ze strony kontrahenta odpowiedzialna za kontakt. Należy wybrać osobę z listy kontaktów zapisanych na formularzukontrahenta. Można również w tym miejscu dodać nowego przedstawiciela kontrahenta (przez wybranie Nowy z menu kontekstowego na poluPrzedstawiciel za pomocą kombinacji klawiszy <Shift>+) Można wybrać jako przedstawiciela dane z wprowadzonych wizytówek, wystarczyzaznaczyć parametr „Wizytówki” na liście wyboru;Wykonujący – operator, który wykonał daną aktywność (np. przeprowadził rozmowę, odebrał fax itp.);

Prowadzący – operator, który jest odpowiedzialny za nadzorowanie tego zdarzenia. Często będzie to ten sam operator, co Wykonujący. W sekcjiDaty określane zostały ramy czasowe trwania zdarzenia:

Rozpoczęcie- określa datę wraz z godziną rozpoczęcia zdarzenia;

Zakończenie- określa datę wraz z godziną zakończenia zdarzenia;Całodzienne- określa, czy zdarzenie trwa całą dobę (zaznaczenie tego parametru spowoduje automatyczne przestawienie godzin rozpoczęciaoraz zakończenia);Czas wykonania- określa czas jaki został przeznaczony na realizację zdarzenia. Możliwe jest ustawienie opcji automatycznego zliczania czasuwykonania zdarzenia (Narzędzia -> Opcje-> CRM-> Definicje dokumentów-> Definicje zdarzeń-> Otworzyć definicję-> Zakładka „Opcje”->

W zależności od konfiguracji definicji zdarzeń (Narzędzia -> Opcje->CRM-> Definicje dokumentów-> Definicje zdarzeń), wyglądformularza może wyglądać różnie. W załączonych przykładach wykorzystywane są ustawienia dla standardowych definicjizdarzenia.

U w a g a !

Znak „?” na końcu numeru oznacza, że dane nie zostały jeszcze zapisane do bazy danych. Dopiero po zapisaniu zmian,zostanie przydzielony kolejny numer zdarzenia w ramach definicji.

U w a g a !

43/128

parametry: „Dostępny stoper” oraz „Automatyczny stoper”);

W sekcji Opis należy wprowadzić:

Nazwa – krótki opis (tytuł) zdarzenia, służący np. do przeszukiwania na liście. Typowe tytuły dla zdarzeń można zapamiętać na liście pomocniczejw celu wybierania ich na różnych zdarzeniach (należy w tym celu wcisnąć na nazwie prawy klawisz myszy i wybrać odpowiednią opcję z menu).

Opis – dokładny opis zdarzenia W sekcji Stan należy wprowadzić:

Priorytet – określa ważność zdarzenia. Listę priorytetów zdarzenia można określić w konfiguracji konkretnego zdarzenia (Narzędzia -> Opcje->CRM-> Definicje dokumentów-> Definicje zdarzeń). Standardowo zdarzenia mają trzy priorytety: Niski, Średni i Wysoki;

Stan – określa stan zdarzenia. Listę priorytetów zdarzenia można określić w konfiguracji konkretnego zdarzenia (Narzędzia -> Opcje-> CRM->Definicje dokumentów-> Definicje zdarzeń).Standardowo zdarzenia mają dwa stany: Bufor i Zamknięte;Aktywny – jest powiązane bezpośrednio ze stanem zdarzenia i określa, czy dane zdarzenie podlega jeszcze zmianom czy zostało już zamknięte.W standardowej konfiguracji stan Bufor oznacza zdarzenie aktywne, a stan Zamknięte – nieaktywne.

Zakładka „Dodatkowe”Sekcja Projekt zawiera:

Projekt – informacja o projekcie, do jakiego przypisane jest zdarzenie. Pole nie jest wymagane, co oznacza, że zdarzenie nie musi być powiązanez konkretnym projektem (więcej informacji na temat Projektów znajduje się w kolejnym rozdziale);Etap projektu – jeżeli wybrany został projekt, to w tym miejscu określa się z realizacją jakiego etapu projektu związane jest zdarzenie;Kampania – jeżeli na zdarzeniu został wybrany projekt, wyświetlana jest informacja o kampanii, do której przynależy projekt (więcej informacji natemat Kampanii znajduje się w kolejnym rozdziale);

Korespondencja – pozwala na przypisanie korespondencji seryjnej do zdarzenia (więcej informacji na temat Korespondencji znajduje się wkolejnym rozdziale);

Lokalizacja- pozwala na wybranie lokalizacji, której dotyczy realizacja zdarzenia.

Sekcja Przewidywana wartość przeznaczona jest do określenia wartości kosztów i przychodów związanych z realizacją danego zdarzenia.

1. Pole Planowany koszt służy do wprowadzenia ręcznie kwot jakie firma jest w stanie ponieść przy realizacji danego zdarzenia;2. Pole Planowany przychód służy do wprowadzenia ręcznie kwot jakie firma planuje zyskać podczas realizacji danego zdarzenia;3. Pole Poniesiony koszt (wyliczane) prezentuje wartości sumaryczne dokumentów powiązanych z danym zdarzeniem, które zostały uznane jako

kosztowe. Wartości pobierane są z zakładki Dokumenty (szczegółowy opis znajduje się w opisie zakładki Dokumenty);4. Pole Uzyskany przychód (wyliczane) prezentuje wartości sumaryczne dokumentów powiązanych z danym zdarzeniem, które zostały uznane

jako przychodowe. Wartości pobierane są z zakładki (szczegółowy opis znajduje się w opisie zakładki Dokumenty).

Pole Uwagi można wykorzystać do wpisania dodatkowych informacji – np. komentarzy osoby prowadzącej.

Zakładka „Zadania powiązane”Funkcjonalność ta służy do powiązywania ze sobą zdarzeń oraz zadań (aktywności).

Na przykład klient dzwoni i powołuje się na rozmowę przeprowadzoną w ubiegłym tygodniu, chcąc kontynuować temat. Można odszukać notatkę ztej rozmowy i notatkę z dzisiejszej rozmowy (w tej samej sprawie) dodać jako zdarzenie powiązane. W tym celu należy wybrać w menu Czynności->Dodaj istniejące zadanie powiązane, skąd można wybrać istniejące zadania/zdarzenia. Jeżeli dodatkowo po rozmowie umówione zostało spotkanie,można je zarejestrować jako zadanie powiązane z tą rozmową. W tym celu należy utworzyć nowe zdarzenie/zadanie z pozycji zakładki „Zadaniapowiązane” oraz wypełnić dane. Dzięki takiemu rozwiązaniowi wszystkie zadania i zdarzenia związane z konkretną sprawą można ze sobą powiązać wjeden wątek. Wszystkie te zadania i zdarzenia będą widoczne na liście powiązanych co pozwoli na wygodny wgląd w całą historię kontaktu.

Zadania i zdarzenia powiązane należy wykorzystywać wówczas, gdy chcemy połączyć wiele załatwianych spraw w jeden wątek, a nie ma uzasadnieniado tworzenia na to oddzielnego projektu (np. drugi telefon od klienta w tej samej sprawie należałoby powiązać z poprzednim, ale zwykle nie makonieczności tworzenia dla rozmowy telefonicznej projektu).

Jeżeli na zdarzeniu został wybrany stan, który jest nieaktywny (w standardowej konfiguracji: „Zamknięte”), to zdarzenie zostajezablokowane do edycji (nie można go modyfikować). Aby zmienić stan zadania na aktywne (popularnie mówiąc „cofnąć zdarzeniedo bufora”) należy na formularzu zdarzenia, z menu Czynności wybrać opcję „Zmień stan”.

U w a g a !

W przypadku, gdy użytkownik powiązał zdarzenie z błędnym projektem należy wybrać z menu Czynności-> Usuń powiązaniez projektem (Shift+F8) , bądź wyczyścić pole „Projekt”.

Istnieje możliwość dodania zadania do projektu z poziomu listy zadań/zdarzeń. Po zaznaczeniu aktywności i wybraniu naliście Czynności->Dodaj do projektu, użytkownik będzie poproszony o wybranie odpowiedniego projektu. W przypadku gdy danaaktywność miała przypisany inny projekt istnieje możliwość nadpisania go nowo wybranym rekordem.

U w a g a !

W przypadku powiązania wielu zdarzeń/zadań w jeden projekt wartość pól Poniesiony koszt oraz Uzyskany przychód sąsumowane na poziomie projektu. Taki sam mechanizm istnieje podczas powiązania wielu projektów w jedną kampanię.

U w a g a !

44/128

Zakładka „Dokumenty”Zakładka Dokumenty powiązane służy do rejestrowania dokumentów handlowych (faktury, dokumenty magazynowe, oferty itp.) oraz wszelkie

dokumenty z ewidencji dokumentów związanych z danym zadaniem. Wprowadzone tutaj dokumenty wpływają w bezpośredni sposób na polaponiesiony koszt oraz Uzyskany przychód z zakładki „Dodatkowe”, które pomagają na określenie rentowności prowadzonych przedsięwzięć. Jak jużbyło wcześniej wspominane wartości wyżej wymienionych pól są sumowane na poziome projektu, do którego przypisane są zdarzenia/zadania.

Poniżej zostanie opisany przypadek dodania dokumentu zamówienia przez kontrahenta „Abc” towaru XXX.

W celu dodania dokumentu handlowego do zdarzenia należy:

Przejść na zakładkę „Dokumenty” oraz wybrać , po czym otworzy się okno;

Dodawanie dokumentu powiązanego

Pole Zadanie wskazuje na zdarzenie, do którego będzie dodawany dokument.

Kliknąć w polu Dokument strzałkę listę , po czym pokazane zostaną wszystkie dostępne dokumenty handlowe.

Wybrać opcję , co spowoduje otworzenie formularza dokumentu zakupu (Istnieje możliwość powiązania już istniejącegodokumentu)polu Kontrahent, należy wprowadzić kontrahenta (w tym przypadku „Abc”).Dodać nową pozycję (w tym przypadku asortyment „XXX”).

Dokument zakupu

Nowo utworzony dokument należy wybrać z listy (podświetlając dokument i wybierając „OK”, bądź klikając go dwukrotnie).W rezultacie zostanie zaczytany dokument zakupu jako dokument powiązany do zdarzenia CRM, gdzie:

45/128

"Powiązanie dokumentu zakupu ze zdarzeniem"

Zadanie- oznacza zdarzenie do którego dodawany jest dokument;Dokument- oznacza numer dokumentu handlowego, który jest powiązywany;Wartość (pole wyliczane)- określa jaka wartość zostanie przeniesiona na zakładkę „Dodatkowe” do pól poniesiony koszt oraz uzyskany przychód.Domyślnie przenoszone są wartości brutto dokumentów, istnieje jednak możliwość zmiany liczenia dokumentów na netto w konfiguracji(Narzędzia -> Opcje-> CRM-> Definicje dokumentów-> Definicje zdarzeń-> Otworzyć definicję-> Zakładką „Opcje”-> Parametr „Wartość”).Data (pole nieedytowalne)- zawiera informację o dacie dokumentu;Rodzaj dokumentu- wybranie opcji „Dokument handlowy” uaktywnia dodatkową zakładkę na formularza zdarzenia (Pozycje), która umożliwiaedytowanie pozycji dokumentu połączonego z aktywnością. Jest to pełen tryb edycji taki sam jak na dokumencie handlowy.

Zakładka „Pozycje” na formularzu zdarzenia

Sumowanie wartości- pozwala określić czy dany dokument jest dokumentem przychodowym, kosztowym, bądź przychodowo - kosztowym;Kopiowanie dokumentu- określa sposób zachowania się połączonego dokumentu w momencie kopiowania zdarzenia/zadania. W przypadkuwybrania opcji Kopiowanie, za każdym razem kiedy kopiowana będzie aktywność, kopiowany będzie również dokument (z nowym numerem).

Zakładka „Pracownicy i zasoby”W przypadku gdy zdarzenie wymagało zaangażowania pracowników lub sprzętu, wówczas informację o tym można zapisać na zakładce Pracownicy

i zasoby. Istnieje możliwość dodania nowego zasobu na dwa sposoby:

Klikając w opcję . Otworzone zostanie nowe okno:

Nowo utworzony dokument zakupu zostanie dodany do bazy (będzie miał nadany numer) dopiero po zapisaniu zdarzenia.Spowodowane jest to tworzeniem dokumentu pośrednio z poziomu zdarzenia.

U w a g a !

46/128

Dodawanie zasobu

Gdzie należy uzupełnić następujące informacje:

Zasób- lista dostępnych zasobów. Dostępne są 4 ewidencje : Ewidencja środków trwałych, Ewidencja wyposażenia, Pracownicy, Urządzenia;Nazwa (pole nieedytowalne)- oznacza nazwę zasobu;Kod (pole nieedytowalne)- oznacza kod zasobu;Typ (pole nieedytowalne)- oznacza typ zasobu;Rezerwowany- po zaznaczeniu tej opcji możliwe jest określenie rezerwacji danego zasobu na określony czas od dnia, do dnia na określonyokres godzin. W przypadku zaznaczenia tej opcji nie będzie możliwości wykorzystania danego zasobu na innych zadaniach, zdarzeniach, etc.Zadanie- określa zdarzenie/zadanie, do którego przypisany zostanie zasób;Projekt- określa projekt, do którego przypisany zostanie zasób;

Wybierając z menu Czynności | Dodaj zasób (<Shift+F12>) w formie graficznej.

Dodawanie zasobu w formie kalendarza

Okno otwiera się na aktualnej dacie. Na powyższym obrazie widać wcześniej dodany zasób. Skrajna lewa kolumna oznacza nazwę zasobu. Nad listązasobów widnieją filtry do zarządzania widokiem kalendarza, możliwe jest wyświetlenie wszystkich czterech typów ewidencji lub tylko wybranych.Szczegółowy opis Zasobów znajduje się w późniejszym rozdziale.

W celu dodania zasobu za pomocą kalendarza, należy zaznaczyć myszką okres rezerwacji zasobu (poprzez kliknięcie na godzinę rozpoczynającąrezerwację zasobu i przeciągnięcie kursora do godziny kończącej rezerwację),a następnie kliknąć „OK”. W rezultacie powyższych operacji do zdarzeniazostały dodane dwa zasoby.

47/128

Dodane zasoby

Zakładka „Podmioty powiązane”Funkcjonalność „podmioty powiązane” daje możliwość przypisania wielu kontrahentów związanych z daną aktywnością. Np.: Prowadzone są

spotkania z kontrahentem „ABC” na temat zakupu asortymentu XXX, a jednocześnie negocjowane są warunki dostawy od producenta „Drynda” na towarXXX. W takim przypadku na zdarzeniu/zadaniu związanym z kontrahentem „ABC” wejść na zakładkę „podmioty powiązane” i dodać kontrahenta „Drynda”jako kolejny podmiot. Aby tego dokonać można użyć:

Edytowalnej listy (pozwala na wpisanie wartości z poziomu listy), gdzie należy wpisać w pole (lub wybrać z listy) Kontrahent nazwę kontrahentaoraz w kolumnie Osoba dane osoby kontaktowej.

Dodawanie podmiotu powiązanego z poziomu listy

Przycisku , po czym otworzy się formularz dodawania podmiotu. Należy uzupełnić na nim danekontrahenta oraz osoby kontaktowej.

Dodawanie podmiotu powiązanego z poziomu formularza

48/128

Dodane rekordy widoczne będą zarówno z poziomu kontrahenta „Drynda” (Widoczne w module CRM-> Kontrahenci-> konkretny kontrahent->Zakładka „CRM”-> Aktywności powiązane) jak i osoby kontaktowej (Widoczne w module CRM-> Osoby-> konkretna osoba-> Zakładka „CRM”->Aktywności powiązane ).

Zakładka "Wiadomości e-mail"Na zakładce „Wiadomości e-maili” można powiązać wiadomość e-mail ze zdarzeniem. Aby tego dokonać należy użyć przycisku

po czym pojawi się okno "Elementy powiązane" z polem rozwijalnym "Wiadomość" po kliknięciu którego wyświetli siękolejne okno "Wybierz zapis" gdzie użytkownik może wybrać wiadomość e-mail którą chce powiązać ze zdarzeniem.

Okno dodawania powiązanej wiadomości e-mail

49/128

Zadania, czyli rejestrowanie planowanych aktywnościz kontrahentem

Kolejnym rodzajem aktywności związanych z kontrahentami są zadania. Stanowią one podstawowy element rejestracji operacji, które mają sięwydarzyć w kontekście kontrahenta. Poprzez odpowiednią definicje zadania rejestrowane będą między innymi: zadanie, spotkanie, uczestnikspotkania.

Lista zadańDo przeglądania wszystkich zdarzeń zarejestrowanych w systemie służy lista Zadań w folderze CRM.

Lista zadań

Lista zadań posiada standardowy zestaw filtrów umożliwiający wyszukanie pozycji wg następujących kryteriów:

Okres – pozwala na wybranie zakresu dat w jakich mieści się zadanie. Ponieważ zadanie posiada swój okres trwania (datę początkową i końcową)zadanie musi albo całkowicie mieścić się w zadanym okresie lub przynajmniej zachodzić na wybrany okres. Inaczej mówiąc wybranie okresuoznacza, że data początkowa zadania nie może być późniejsza niż koniec wybranego okresu a data końcowa zadania nie może byćwcześniejsza niż początek wybranego okresu. Aby wyświetlić wszystkie zadania niezależnie od daty, należy skasować zawartość pola Okres(pojawi się na nim napis (wszystko));Definicja zadania – umożliwia wyświetlenie zadań tylko jednego rodzaju (np. tylko notatek z rozmów telefonicznych). W standardowejkonfiguracji dostępne są trzy rodzaje zadań: zadanie (ZAD), spotkanie (SPO) oraz uczestnik spotkania (SPO_UCZ). Stworzenie większej liczbydefinicji zadań możliwe jest w konfiguracji. Aby wyświetlić wszystkie zadania, niezależnie od rodzaju, należy pozostawić pole Definicja puste;Kontrahent – umożliwia wyświetlenie zadań dotyczących wybranego kontrahenta. Aby wyświetlić wszystkie zadania, niezależnie od kontrahenta,należy pozostawić pole Kontrahent puste;Osoba – umożliwia wyświetlenie zadań dotyczących wybranego przedstawiciela (osoby). Aby wyświetlić wszystkie zadania, niezależnie od osoby,należy pozostawić pole Osoba puste;Prowadzący – umożliwia wyświetlenie zadań dotyczących wybranej osoby prowadzącej (nadzorującej). Aby wyświetlić wszystkie zadania,niezależnie od prowadzącego, należy pozostawić pole Prowadzący puste (aktualny operator musi mieć dostęp, co najmniej do podgląduzadań);Wykonujący – umożliwia wyświetlenie zadań dotyczących wybranego operatora. Aby wyświetlić wszystkie zadania, niezależnie od operatora,należy pozostawić pole Wykonujący puste (aktualny operator musi mieć dostęp, co najmniej do podglądu zadań);Uwzględniaj dla roli- w przypadku wypełnienia pola Wykonujący możliwe jest poszerzenie filtrowania listy o rolę do której należy operator. Wtakiej kombinacji zostaną pokazane aktywności do których przypisany jest operator jako wykonujący jak również aktywności przypisane dla roli,którą posiada operator (wykonujący)Stan zadania – umożliwia wyświetlenie zadań w odpowiednim stanie (np. bufor, zatwierdzony). Jako, że każda z definicji zadań może posiadaćróżne stany, w pierwszej kolejności należy wybrać definicję w której stosowany będzie filtr „stan zadania”. Pozostawienie pola pustego oznaczawyświetlenie wszystkich stanów;Stan realizacji – umożliwia wyświetlenie otwartych, zamkniętych bądź wszystkich zadań;Projekt CRM– wybranie projektu pozwala na wyświetlenie zadań podpiętych do wskazanego projektu (pozostawienie pola pustego powodujewyświetlenie wszystkich zadań, niezależnie od projektu);Szukaj w treści – jest to specjalny filtr pozwalający szukać zadań na podstawie słów zawartych w treści. Przeszukiwana jest zawartość pól Nazwa(Temat), Opis i Uwagi. Wyświetlone zostaną te zadania, w których każde z wpisanych w tym filtrze słów wystąpi, co najmniej raz w dowolnym zpowyższych pól. Wielkość liter nie ma znaczenia.Rola- lista wyboru ról. Po wybraniu tego parametru wyświetlone zostaną aktywności przypisane do roli.Uwzględniaj operatorów- w przypadku wypełnienia pola Rola możliwe jest poszerzenie filtrowania listy o operatorów, którzy mają przypisanąwybraną rolę.

Dodawanie nowego zadaniaNa pasku narzędzi znajduje się przycisk . Jego wciśnięcie powoduje dodanie nowego zadania domyślnego rodzaju (o

domyślnej definicji). W standardowej konfiguracji domyślnym zdarzeniem jest zadanie (ZAD).

W celu dodania zadania innego rodzaju (o innej definicji) niż domyślny należy:

Wcisnąć strzałkę menu rozwijanego obok przycisku [Nowy] i wybrać odpowiednią definicję;

Lub wcisnąć klawisz Insert i wybrać odpowiednią definicję;

Lub wybrać Nowy z menu kontekstowego na liście (prawy klawisz myszy) i wybrać odpowiednią definicję;

Wypełniane dane na formatce zadaniaPo utworzeniu nowego zadania należy uzupełnić informacje na poszczególnych zakładkach.

50/128

Zakładka „Ogólne”Zakładka „Ogólne” zawiera podstawowe informacje dotyczące wprowadzanego zadania.

Formularz zadania

W sekcji Numer, widnieją informacje o:

zastosowanej definicji zadania (w załączonym obrazku jest to ZAD);numerze zadania;serii zadania;

W sekcji Kontakt znajdują się dane kontaktowe ze strony klienta oraz operatorów odpowiedzialnych ze strony programu:

Kontrahent – kontrahent, którego dotyczy zadanie. Może zostać wprowadzony poprzez wpisanie kodu, nazwy lub numeru NIP. Kontrahentamożna również wybrać z listy;Przedstawiciel – osoba ze strony kontrahenta odpowiedzialna za zadanie. Należy wybrać osobę z listy kontaktów zapisanych na formularzukontrahenta. Można również w tym miejscu dodać nowego przedstawiciela kontrahenta (przez wybranie Nowy z menu kontekstowego na poluPrzedstawiciel za pomocą kombinacji klawiszy <Shift>+) . Można wybrać jako przedstawiciela dane z wprowadzonych wizytówek, wystarczyzaznaczyć parametr „Wizytówki” na liście wyboru;Wykonujący – operator, który wykona daną aktywność (np. przeprowadził rozmowę itp.);Prowadzący – operator, który jest odpowiedzialny za nadzorowanie tego zadania. Często będzie to ten sam operator, co Wykonujący.

W sekcji Zadania dla roli można określić dla jakiej roli będzie widoczne poszczególne zadanie.

1. Zadanie dla roli- zaznaczenie parametru powoduje aktywację pola wyboru roli, do której przypisane zostanie zadanie. Aktywność będziewidoczna dla wszystkich użytkowników, którzy mają podpiętą wybrana rolę. Automatycznie zostanie dezaktywowane pole„Wykonujący”.

2. Rola- pole wyboru roli, do której przypisane zostanie zadanie.

W zależności od konfiguracji definicji zadania (Narzędzia -> Opcje->CRM-> Definicje dokumentów-> Definicje zadań), wyglądformularza może wyglądać różnie. W załączonych przykładach wykorzystywane są ustawienia dla standardowych definicji zadań.

U w a g a !

Znak „?” na końcu numeru oznacza, że dane nie zostały jeszcze zapisane do bazy danych. Dopiero po zapisaniu zmian,zostanie przydzielony kolejny numer zadania w ramach definicji.

U w a g a !

51/128

W sekcji Daty określane zostały ramy czasowe trwania zadania:

Rozpoczęcie- określa datę wraz z godziną rozpoczęcia zadania;Zakończenie- określa datę wraz z godziną zakończenia zadania;Całodzienne- określa, czy zadanie trwa całą dobę (zaznaczenie tego parametru spowoduje automatyczne przestawienie godzin rozpoczęciaoraz zakończenia);Czas wykonania- określa czas jaki został przeznaczony na realizację zadania. Możliwe jest ustawienie opcji automatycznego zliczania czasuwykonania zadania (Narzędzia -> Opcje-> CRM-> Definicje dokumentów-> Definicje zadań-> Otworzyć definicję-> Zakładka „Opcje”-> parametry:„Dostępny stoper” oraz „automatyczny stoper”);Przypomnij- określa czas (w godzinach i minutach) kiedy ma pojawić się powiadomienie przypominające o zadaniu. Kolejny parametr określakiedy ma pokazać się przypomnienie: „przed rozpoczęciem” czy też „przed zakończeniem” zadania. Komunikat pojawi się w formie wyskakującegookienka. W którym można otworzyć zadanie, odrzucić je, bądź odłożyć na określony czas.

Okno przypomnienia

W sekcji Opis należy wprowadzić:

Nazwa – krótki opis (tytuł) zadania, służący np. do przeszukiwania na liście. Typowe tytuły dla zadań można zapamiętać na liście pomocniczej wcelu wybierania ich na różnych zadaniach (należy w tym celu wcisnąć na nazwie prawy klawisz myszy i wybrać odpowiednią opcję z menu).

Opis – dokładny opis zadania. W sekcji Stan należy wprowadzić:

Priorytet – określa ważność zadania. Listę priorytetów zdarzenia można określić w konfiguracji konkretnego zadania (Narzędzia -> Opcje-> CRM-> Definicje dokumentów-> Definicje zadań). Standardowo zadania mają trzy priorytety: Niski, Średni i Wysoki;

Stan – określa stan zadania. Listę priorytetów zadania można określić w konfiguracji konkretnego zadania (Narzędzia -> Opcje-> CRM-> Definicjedokumentów-> Definicje zadań).Standardowo zadania mają trzy stany: Do realizacji, Zrealizowane i Odrzucone;Aktywny – jest powiązane bezpośrednio ze stanem zadania i określa, czy dane zadanie podlega jeszcze zmianom czy zostało już zamknięte. Wstandardowej konfiguracji stan Do realizacji oznacza zadania aktywne, a stany Zrealizowane i Odrzucone – nieaktywne.

Zakładka „Dodatkowe”Sekcja Projekt zawiera:

Projekt – informacja o projekcie, do jakiego przypisane jest zadanie. Pole nie jest wymagane, co oznacza, że zadanie nie musi być powiązane zkonkretnym projektem (więcej informacji na temat Projektów znajduje się w kolejnym rozdziale);Etap projektu – jeżeli wybrany został projekt, to w tym miejscu określa się z realizacją jakiego etapu projektu związane jest zadanie;Kampania – jeżeli na zadaniu został wybrany projekt, wyświetlana jest informacja o kampanii, do której przynależy projekt (więcej informacji natemat Kampanii znajduje się w kolejnym rozdziale);

W celu przypisania roli do operatora należy wejść do Narzędzia -> Opcje-> Systemowe-> Operatorzy-> Otworzyć operatora->

wybrać przycisk .

U w a g a !

Mechanizm powiadamiania należy włączyć indywidualnie dla każdego operatora w systemie (domyślnie mechanizm ten jestnieaktywny dla każdego z użytkowników). Funkcjonalność można włączyć po przejściu do: Narzędzia -> Opcje-> Systemowe->Operatorzy-> Otworzyć konkretnego operatora-> Zakładka „CRM”-> Parametr „wyświetlaj przypominacz”. Po zaznaczeniu tegoparametru i przelogowaniu użytkownika zaczną pojawiać się powiadomienia.

U w a g a !

Jeżeli na zadaniu został wybrany stan, który jest nieaktywny (w standardowej konfiguracji: „Zamknięte”), to zadanie zostajezablokowane do edycji (nie można go modyfikować). Aby zmienić stan zadania na aktywne (inaczej mówiąc „cofnąć zdarzenie dobufora”) należy na formularzu zadania, z menu Czynności wybrać opcję „Zmień stan”.

U w a g a !

52/128

Korespondencja – pozwala na przypisanie korespondencji seryjnej do zadania (więcej informacji na temat Korespondencji znajduje się wkolejnym rozdziale);

Lokalizacja - pozwala na wybranie lokalizacji, której dotyczy realizacja zadanie.

Sekcja Przewidywana wartość przeznaczona jest do określenia wartości kosztów i przychodów związanych z realizacją danego zadania.

Pole planowany koszt służy do wprowadzenia ręcznie kwot jakie firma jest w stanie ponieść przy realizacji danego zadania;Pole planowany przychód służy do wprowadzenia ręcznie kwot jakie firma planuje zyskać podczas realizacji danego zadania;Pole Poniesiony koszt (wyliczane) prezentuje wartości sumaryczne dokumentów powiązanych z danym zadaniem, które zostały uznane jakokosztowe. Wartości pobierane są z zakładki Dokumenty (szczegółowy opis znajduje się w opisie zakładki Dokumenty);Pole Uzyskany przychód (wyliczane) prezentuje wartości sumaryczne dokumentów powiązanych z danym zadaniem, które zostały uznane jakoprzychodowe. Wartości pobierane są z zakładki (szczegółowy opis znajduje się w opisie zakładki Dokumenty).

Pole Uwagi można wykorzystać do wpisania dodatkowych informacji – np. komentarzy osoby prowadzącej.

Zakładka „Zadania powiązane”Funkcjonalność ta służy do powiązywania ze sobą zdarzeń oraz zadań (aktywności).

Na przykład klient dzwoni i powołuje się na rozmowę przeprowadzoną w ubiegłym tygodniu, chcąc kontynuować temat. Można odszukać notatkę ztej rozmowy i notatkę z dzisiejszej rozmowy (w tej samej sprawie) dodać jako zadanie powiązane. W tym celu należy wybrać w menu Czynności->Dodaj istniejące zadanie powiązane, skąd można wybrać istniejące zadania/zdarzenia. Jeżeli dodatkowo po rozmowie umówione zostało spotkanie,można je zarejestrować jako zadanie powiązane z tą rozmową. W tym celu należy utworzyć nowe zdarzenie/zadanie z pozycji zakładki „Zadaniapowiązane” oraz wypełnić dane. Dzięki takiemu rozwiązaniowi wszystkie zadania i zdarzenia związane z konkretną sprawą można ze sobą powiązać wjeden wątek. Wszystkie te zadania i zdarzenia będą widoczne na liście powiązanych co pozwoli na wygodny wgląd w całą historię kontaktu.

Zadania i zdarzenia powiązane należy wykorzystywać wówczas, gdy chcemy połączyć wiele załatwianych spraw w jeden wątek, a nie ma uzasadnieniado tworzenia na to oddzielnego projektu (np. drugi telefon od klienta w tej samej sprawie należałoby powiązać z poprzednim, ale zwykle nie makonieczności tworzenia dla rozmowy telefonicznej projektu).

Zakładka „Dokumenty powiązane”Zakładka Dokumenty powiązane służy do rejestrowania dokumentów handlowych (faktury, dokumenty magazynowe, oferty itp.) oraz wszelkie

dokumenty z ewidencji dokumentów związanych z danym zadaniem/zdarzeniem. Wprowadzone tutaj dokumenty wpływają w bezpośredni sposób napola poniesiony koszt oraz Uzyskany przychód z zakładki „Dodatkowe”, które pomagają na określenie rentowności prowadzonych przedsięwzięć. Jakjuż było wcześniej wspominane wartości wyżej wymienionych pól są sumowane na poziome projektu, do którego przypisane są zdarzenia/zadania.

Poniżej zostanie opisany przypadek dodania dokumentu zamówienia przez kontrahenta „Abc” towaru XXX.

W celu dodania dokumentu handlowego do zdarzenia należy:

Przejść na zakładkę „Dokumenty” oraz wybrać , po czym otworzy się okno;

W przypadku, gdy użytkownik powiązał zadanie z błędnym projektem należy wybrać z menu Czynności-> Usuń powiązanie zprojektem (Shift+F8) , bądź wyczyścić pole „Projekt”.

Istnieje możliwość dodania zadania do projektu z poziomu listy zadań/zdarzeń. Po zaznaczeniu aktywności i wybraniu naliście Czynności->Dodaj do projektu, użytkownik będzie poproszony o wybranie odpowiedniego projektu. W przypadku gdy danaaktywność miała przypisany inny projekt istnieje możliwość nadpisania go nowo wybranym rekordem.

U w a g a !

W przypadku powiązania wielu zdarzeń/zadań w jeden projekt wartość pól Poniesiony koszt oraz Uzyskany przychód sąsumowane na poziomie projektu. Taki sam mechanizm istnieje podczas powiązania wielu projektów w jedną kampanię.

U w a g a !

53/128

Dodawanie dokumentu powiązanego

Pole Zadanie wskazuje na zadanie, do którego będzie dodawany dokument.

Kliknąć w polu Dokument strzałkę , po czym pokazane zostaną wszystkie dostępne dokumenty handlowe.

Wybrać opcję , co spowoduje otworzenie formularza dokumentu zakupu. (Istnieje możliwość powiązania już istniejącegodokumentu)W polu Kontrahent, należy wprowadzić kontrahenta (w tym przypadku „Abc”).Dodać nową pozycję (w tym przypadku asortyment „XXX”).

Dokument zakupu

Nowo utworzony dokument należy wybrać z listy liście (podświetlając dokument i wybierając „OK”, bądź klikając dwukrotnie). W rezultaciezostanie zaczytany dokument zakupu jako dokument powiązany do zdarzenia CRM, gdzie:

Powiązanie dokumentu zakupu z zadaniem

Zadanie- oznacza zadanie do którego dodawany jest dokument;Dokument- oznacza numer dokumentu handlowego, który jest powiązywany;Wartość (pole wyliczane)- określa jaka wartość zostanie przeniesiona na zakładkę „Dodatkowe” do pól poniesiony koszt oraz uzyskanyprzychód. Domyślnie przenoszone są wartości brutto dokumentów, istnieje jednak możliwość zmiany liczenia dokumentów na netto wkonfiguracji (Narzędzia -> Opcje -> CRM -> Definicje dokumentów -> Definicje zadań -> Otworzyć definicję -> Zakładką „Opcje” -> Parametr„Wartość”).Data (pole nieedytowalne)- zawiera informację o dacie dokumentu;

54/128

Rodzaj dokumentu- wybranie opcji „Dokument handlowy” uaktywnia dodatkową zakładkę na formularza zadania (Pozycje), która umożliwiaedytowanie pozycji dokumentu połączonego z aktywnością. Jest to pełen tryb edycji taki sam jak na dokumencie handlowym.

Zakładka „Pozycje” na formularzu zadania

Sumowanie wartości- pozwala określić czy dany dokument jest dokumentem przychodowym, kosztowym, bądź przychodowo-kosztowym;Kopiowanie dokumentu- określa sposób zachowania się połączonego dokumentu w momencie kopiowania zdarzenia/zadania. W przypadkuwybrania opcji Kopiowanie, za każdym razem kiedy kopiowana będzie aktywność, kopiowany będzie również dokument (z nowym numerem).

Zakładka „Pracownicy i zasoby”W przypadku gdy zadanie wymagało zaangażowania pracowników lub sprzętu, wówczas informację o tym można zapisać na zakładce Pracownicy i

zasoby. Istnieje możliwość dodania nowego zasobu na dwa sposoby:

Klikając w opcję . Otworzone zostanie nowe okno.

Dodawanie zasobu

Gdzie należy uzupełnić następujące informacje:

Zasób- lista dostępnych zasobów. Dostępne są 4 ewidencje : Ewidencja środków trwałych, Ewidencja wyposażenia, Pracownicy, Urządzenia;Nazwa (pole nieedytowalne)- oznacza nazwę zasobu;Kod (pole nieedytowalne)- oznacza kod zasobu;Typ (pole nieedytowalne)- oznacza typ zasobu;Rezerwowany- po zaznaczeniu tej opcji możliwe jest określenie rezerwacji danego zasobu na określony czas od dnia, do dnia na określonyokres godzin. W przypadku zaznaczenia tej opcji nie będzie możliwości wykorzystania danego zasobu na innych zadaniach, zdarzeniach, etc.Zadania- określa zdarzenie/zadanie, do którego przypisany zostanie zasób;Projekt- określa projekt, do którego przypisany zostanie zasób;

Wybierając z menu Czynności-> Dodaj zasób (Shift+F12) w formie graficznej.

Nowo utworzony dokument zakupu zostanie dodany do bazy (będzie miał nadany numer) dopiero po zapisaniu zadania.Spowodowane jest to tworzeniem dokumentu pośrednio z poziomu zadania.

U w a g a !

55/128

Dodawanie zasobu w formie kalendarza

Okno otwiera się na aktualnej dacie. Na powyższym obrazie widać wcześniej dodany zasób. Skrajna lewa kolumna oznacza nazwę zasobu. Nad listązasobów widnieją filtry do zarządzania widokiem kalendarza, możliwe jest wyświetlenie wszystkich czterech typów ewidencji lub tylko wybranych.Szczegółowy opis Zasobów znajduje się w późniejszym rozdziale.

W celu dodania zasobu za pomocą kalendarza, należy zaznaczyć myszką okres rezerwacji zasobu (poprzez kliknięcie na godzinę rozpoczynającąrezerwację zasobu i przeciągnięcie kursora do godziny kończącej rezerwację),a następnie kliknąć „OK”. W rezultacie powyższych operacji do zdarzeniazostały dodane dwa zasoby.

Dodane zasoby

Zakładka „Podmioty powiązane”Funkcjonalność „podmioty powiązane” daje możliwość przypisania wielu kontrahentów związanych z daną aktywnością. Np.: Prowadzone są

spotkania z kontrahentem „ABC” na temat zakupu asortymentu XXX, a jednocześnie negocjowane są warunki dostawy od producenta „Drynda” na towarXXX. W takim przypadku na zdarzeniu/zadaniu związanym z kontrahentem „ABC” wejść na zakładkę „podmioty powiązane” i dodać kontrahenta „Drynda”jako kolejny podmiot. Aby tego dokonać można użyć:

Edytowalnej listy (pozwala na wpisanie wartości z poziomu listy), gdzie należy wpisać w pole (lub wybrać z listy) Kontrahent nazwę kontrahentaoraz w kolumnie Osoba dane osoby kontaktowej.

56/128

"Dodawanie podmiotu powiązanego z poziomu listy"

Przycisku , po czym otworzy się formularz dodawania podmiotu. Należy uzupełnić na nim danekontrahenta oraz osoby kontaktowej.

Dodawanie podmiotu powiązanego z poziomu formularza

Dodane rekordy widoczne będą zarówno z poziomu kontrahenta „Drynda” (Widoczne w module CRM-> Kontrahenci-> konkretny kontrahent->Zakładka „CRM”-> Aktywności powiązane) jak i osoby kontaktowej (Widoczne w modle CRM-> Osoby-> konkretna osoba-> Zakładka „CRM”->Aktywności powiązane ).

Zakładka Wiadomości e-mailSłuży do przypisania wiadomości e-mail do konkretnej Osoby. Funkcjonuje analogicznie jak w Zdarzeniach gdzie została szczegółowo opisana

Kopiowanie zadań/zdarzeń:W wersji 9.3. wprowadzono do systemu możliwość cyklicznego kopiowania zadań/zdarzeń, które powtarzają się przez pewien okres czasu. W celu

powielenia istniejących już zadań i zdarzeń zależy skorzystać z czynności „Kopiuj zadania/zdarzenia”:

57/128

Kopiowanie zadań/zdarzeń

Czynność „kopiuj zadanie/zdarzenie” daje możliwość określenia co ile dni i przez jaki czas dane zadanie/zdarzenie ma być powtarzane. Napowielonych zdaniach/zdarzeniach zaimportowane zostaną informacje na temat projektu oraz kampanii, do których pierwotne, wzorcowe zadaniezostało przypisane.

Definicja „Spotkania” - zadania grupoweSzczególną właściwością zadań – niedostępną dla zdarzeń – jest możliwość wprowadzania zadań grupowych. Zadanie grupowe jest to zadanie, które

zostaje przydzielone więcej niż jednemu operatorowi. Aby możliwe było dodanie zadania grupowego, należy posłużyć się odpowiednią definicjązadania.

W standardowej konfiguracji zadanie grupowe może być tworzone dla zadań o definicji Spotkanie.

Definicja zadania typu „Spotkanie” przeznaczona jest do organizacji spotkań grupowych. Spotkanie posiada na formularzu dodatkową zakładkę„Uczestnicy”, na której dodawać można osoby zaproszone na spotkanie.

Organizacja spotkania

Dodawanie uczestników odbywa się poprzez wpisanie w pola edytowalnej listy zaproszonych operatorów, bądź też za pomocą przycisku

po czym w nowym oknie należy wypełnić pole „Wykonujący” i wybrać OK.

Dodanie uczestników wiąże się z utworzeniem nowego zdarzenia o definicji „Uczestnik spotkania”, które każdy z zaproszonych będzie widział jakooddzielne zadanie na liście.

Jak widać na rysunku, w kolumnie „Stan zadania”, status ma wartość zaplanowany, co oznacza tyle, ze po zapisaniu Spotkania każdy z zaproszonychużytkowników będzie musiał wejść na listę „Moje zadania”, odszukać i otworzyć definicję spotkania a następnie przyjąć je, bądź odrzucić i zapisaćzmiany. Po czym nastąpi aktualizacja danych na zadaniu o definicji „Spotkanie”.

58/128

Zmiana stanu zadania „Uczestnik spotkania”

Określanie praw dla zadańW przypadku przydzielania zadań wielu operatorom niezbędne jest zapewnienie kontroli nad dostępem do tych zadań – zarówno pod względem

wglądu w informacje jak i możliwości ich modyfikowania.

Do tego służą prawa dostępu do zadań. Określane są one w opcjach enova (Narzędzia->Opcje-> CRM-> Definicje dokumentów-> Definicja zadań->Otworzyć definicję-> Zakładka „Prawa danych”). Prawa do zadań określane są w kilku kategoriach:

Dostęp do zadań określonego rodzaju. Każdemu operatorowi można ustawić prawa dostępu do zadań (oraz zdarzeń i zleceń) o określonejdefinicji:Pełne prawo do edycji zadań;Prawo do podglądu zadań (tylko odczyt);Zakaz dostępu do zadań (operator w ogóle nie widzi zadań określonej definicji);Prawo do kasowania zadań- każdej roli można przypisać prawo (lub zakaz) do kasowania zadań i zdarzeń (dzięki temu można takskonfigurować program, że żadne, raz wpisane zadanie, nie zostanie usunięte z systemu – może zostać najwyżej oznaczone jako nieaktywne);Prawa do zadań innych operatorów- każdej roli można przypisać zakres praw dostępu (pełne, tylko odczyt lub zakaz) do zadań przypisanychinnym operatorom.Zamykanie zadań- prawo służące do zarządzania zamykaniem zadań;Zasoby innych operatorów- prawo służące do zarządzania zasobami innych operatorów;Zmiana operatora- prawo służące do zarządzania operatorami na zadaniach.

Czynnikiem determinującym czy konkretna definicja zadania jest zadaniem grupowym, jest parametr w konfiguracji.Narzędzia -> Opcje-> CRM-> Definicje dokumentów-> Definicja zadań-> Otworzyć definicje-> Pole „Definicja zadania grupowego”.Po wypełnieniu tego pola będzie możliwe tworzenie zaproszeń dla uczestników zadania grupowego o takiej definicji jaka zostaławybrana.

U w a g a !

59/128

Organizacja praw na roli

Prawo to dostępne jest w Narzędzia-> Opcje-> Systemowe-> Role-> Otworzyć rolę-> przejść na zakładkę „Prawa”-> rozwinąćgałąź „Zadania”-> wejść do gałęzi „Zadania i zdarzenia”-> Simple

U w a g a !

60/128

Moje ZadaniaLista Moje zadania znajdują się w folderze CRM, służy do przeglądania zadań oraz zleceń serwisowych do realizacji (aktywnych) dla aktualnie

zalogowanego operatora. Umożliwia również przeglądanie zadań operatora, które zostały zlecone innym operatorom.

Lista „Moje zadania”

Lista ta posiada uproszczony pasek selekcji (filtr) umożliwiający wygodne wyszukanie zadań do realizacji:

Moje zadania – umożliwia wybór następujących opcji:Dziś – wyświetla aktywne (niezrealizowane) zadania, dla których data rozpoczęcia jest dzisiejsza lub wcześniejsza od daty bieżącej;Zaległe – wyświetla aktywne zadania, dla których data zakończenia jest wcześniejsza od daty bieżącej;Wszystkie – wyświetla aktywne zadania, niezależnie od dat (również zaplanowane na przyszłość);Zlecone przeze mnie- jeżeli ta opcja jest nie zaznaczona, to wyświetlane są zadania przypisane do wykonania przez aktualnie zalogowanegooperatora. Jeżeli ta opcja jest zaznaczona, to wyświetlane są zadania, dla których bieżący operator jest wpisany jako Prowadzący. W specjalnysposób są na tej liście wyświetlane zadania grupowe.

Na liście Moje zadania zadanie grupowe widzi zarówno operator główny (wykonujący) jak i wszyscy operatorzy dodani na zakładce Uczestnicy.Jednakże otwarcie formularza zadania przez operatora głównego (wykonującego), umożliwia pełną edycję zadania. Natomiast edycja zadań uczestnikówograniczona jest do możliwości zmiany stanu zadania, zmiany operatora lub wpisania uwag. Pozostałe informacje (takie jak temat i opis zadania, datyrozpoczęcia i zakończenia) są dostępne tylko do odczytu.

Jeżeli na liście Moje zadania wybrana zostanie opcja Zlecone przeze mnie, wówczas operator widzi zarówno „główne” zadanie grupowe, jak i zadaniaprzypisane wszystkim uczestnikom zadania grupowego – dzięki temu może sprawdzić np. postęp wykonania zadania przez poszczególnychuczestników.

Z poziomu „Moje zadania” można dodać nowe zadanie używając przycisku i wypełniając odpowiednie pola.

U w a g a !

61/128

AktywnościLista aktywności przedstawia zestawienie wszystkich zadań, zdarzeń, zleceń serwisowych oraz wypożyczeń zarejestrowanych w systemie

poprzez moduł CRM. Dla ułatwienia przeglądania i wyszukiwania danych, dodany został blok zawierający szereg ustawień pomocnych przy filtrowaniupozycji listy.

Lista aktywności

Blok zawiera następujące filtry:

Zadania – po zaznaczeniu parametru zostaną wyświetlone zadania na liście;Zdarzenia – po zaznaczeniu parametru zostaną wyświetlone zdarzenia na liście;Zlecenia serwisowe - po zaznaczeniu parametru zostaną wyświetlone zlecenia serwisowe na liście;Wypożyczenia - po zaznaczeniu parametru zostaną wyświetlone wypożyczenia na liście;Wg daty, Okres – pola te są ze sobą powiązane. Ustawianie wartości w polu ‘Wg daty: ‘ ma sens tylko wtedy, gdy w polu ‘Okres’ jest wskazany jakiśprzedział dat. Wówczas:Okres – na liście zostaną wyświetlone aktywności, których przedział czasowy w części lub w całości pokrywa się z wartością wprowadzoną w poluOkresDaty rozpoczęcia - na liście zostaną wyświetlone aktywności, których data rozpoczęcia zawiera się w przedziale z pola ‘Okres’Daty zakończenia - na liście zostaną wyświetlone aktywności, których data zakończenia zawiera się w przedziale z pola ‘Okres’Kontrahent - na liście zostaną wyświetlone aktywności związane z wybranym kontrahentem;Osoba - na liście zostaną wyświetlone aktywności związane z konkretną osobą;Prowadzący – na liście zostaną wyświetlone aktywności powiązane z konkretnym operatorem, jako osobą prowadzącą;Wykonujący – na liście zostaną wyświetlone aktywności powiązane z konkretnym operatorem, jako osobą wykonującą;Uwzględniaj dla roli- w przypadku wypełnienia pola Wykonujący możliwe jest poszerzenie filtrowania listy o rolę do której należy operator. Wtakiej kombinacji zostaną pokazane aktywności do których przypisany jest operator jako wykonujący jak również aktywności przypisane dla roli,którą posiada operator (wykonujący);Stan realizacji – na liście zostaną wyświetlone aktywności otwarte, zamknięte lub wszystkie;Projekt CRM- na liście zostaną wyświetlone aktywności przypisane do wybranego projektu;Kampania CRM- na liście zostaną wyświetlone aktywności przypisane do wybranej kampanii;Szukaj w treści - na liście zostaną wyświetlone aktywności, dla których szukana fraza została znaleziona w jednym z pól Nazwa, Opis, Uwagi;Rola- na liście zostaną wyświetlone aktywności przypisane do wybranej roli.Uwzględniaj operatorów- w przypadku wypełnienia pola Rola możliwe jest poszerzenie filtrowania listy o operatorów, którzy mają przypisanąwybraną rolę.

Z poziomu „Aktywności” można dodać nowe zadanie używając przycisku i wypełniając odpowiednie pola.

U w a g a !

62/128

ProjektyProjekty stanowią zbiór zadań/zdarzeń powiązanych w jeden element, który wyznacza jeden wspólny cel dla wszystkich składowych aktywności.

Lista projektów

Lista projektów zawiera filtry:

Kontrahent- pozwala na wyświetlenie projektów związanych z wybranym kontrahentem. Pozostawienie tego pola pustego wyświetla listęwszystkich projektów, niezależnie od kontrahenta;Kampania CRM- wybranie kampanii powoduje wyświetlenie projektów należących do wspólnej kampanii (lista projektów należących dokampanii jest dostępna również na formularzu kampanii, na zakładce Projekty);Stan realizacji- umożliwia wyświetlenie projektów w zależności od ich stanu – otwartych (aktywnych), zamkniętych lub wszystkich;Definicja projektu- umożliwia wyświetlenie projektów jednego rodzaju (o jednej definicji). W standardowej konfiguracji dostępna jest jednadefinicja projektu (PRO). Stworzenie innych rodzajów (definicji) projektów jest możliwe w konfiguracji programu;Operator- wybranie operatora powoduje wyświetlenie projektów, za które odpowiedzialny jest wskazany operator (jest operatoremprowadzącym dla projektu);Okres- umożliwia wyświetlenie projektów w zadanym okresie czasu.

Dodawanie nowego projektuTworzenie projektu może odbywać się na trzy sposoby:

Poprzez wybranie przycisku ;

poprzez wciśnięcie klawisza Insert;

poprzez wybranianie „Nowy” z menu kontekstowego na liście (prawy klawisz myszy);

Wypełniane dane na formatce projektuPo utworzeniu nowego projektu można uzupełnić informacje na poszczególnych zakładkach.

Zakładka „Ogólne”Zakładka „Ogólne” zawiera podstawowe informacje dotyczące wprowadzanego projektu.

W zależności od konfiguracji definicji projektu (Narzędzia -> Opcje -> CRM -> Definicje dokumentów-> Definicje projektów),wygląd formularza może wyglądać różnie. W załączonych przykładach wykorzystywane są ustawienia dla standardowych definicjiprojektu.

U w a g a !

63/128

Tworzenie projektu, zakładka „Ogólne”

W sekcji Numer, widnieją informacje o:

zastosowanej definicji projektu (w załączonym obrazku jest to PRO);numerze projektu;

W sekcji Projekt znajdują się dane o:

Kampanii- pole zawiera informację o przypisaniu do kampanii;Prowadzący – operator, który jest odpowiedzialny za nadzorowanie projektu.Kontrahent – kontrahent, którego dotyczy projekt. Może zostać wprowadzony poprzez wpisanie kodu, nazwy lub numeru NIP. Kontrahentamożna również wybrać z listy. Wszystkie aktywności w ramach projektu będą dotyczyły wybranego kontrahenta;Przedstawiciel – osoba wybrana z listy kontaktów (przedstawicieli) kontrahenta, która jest odpowiedzialna za realizację projektu ze stronykontrahenta, lub jest osobą kontaktową. Można wybrać jako przedstawiciela dane z wprowadzonych wizytówek, wystarczy zaznaczyć parametr„Wizytówki” na liście wyboru;Rozpoczęcie- określa datę rozpoczęcia projektu;

Zakończenie- określa datę zakończenia projektu; W sekcji Opis należy wprowadzić:

Nazwa – krótki opis (tytuł) projektu, służący np. do przeszukiwania na liście;

Opis – dokładny opis projektu;Cel- pole poświęcone opisowi celu projektu.

Zakładka „Dodatkowe”Zawiera numer rachunku bankowego do rozliczania projektów. Pole służące do rozliczania budżetów na projekcie.

Zakładka „Realizacja”W Sekcji Stan należy wprowadzić:

Etap – określa etap (stan zaawansowania), na jakim znajduje się projekt. Etap wybierany jest z listy, określonej na zakładce Etapy projektu;Realizacja – w tym polu wprowadzany jest procentowy stan zaawansowania projektu. Domyślnie jest on wpisywany przy wyborze etapu projektu– ale można go zmodyfikować. Procentowe określenie stanu realizacji może być np. wykorzystane do tworzenia tzw. lejków sprzedaży (określenia,jak wiele projektów kończy się na danym stopniu zaawansowania);Stan – obecny stan projektu. W odróżnieniu od etapu, stan nie określa stopień zaawansowania projektu lecz, czy projekt jest ciągle aktywny.Przykładowo, wybranie w polu Etap wartości Negocjacje handlowe i w polu Stan wartości Przegrany, będzie oznaczać, że projekt został zakończony(przegrany) na etapie prowadzenia negocjacji handlowych. Listę stanów do wyboru określa się w definicji projektu;Aktywny – jest to pole tylko do odczytu, powiązane z polem Stan (zarówno stan Wygrany, Przegrany, Anulowany będzie oznaczał projektnieaktywny – czyli taki, który już został zakończony);Powód zamknięcia – pozwala na opisowe wprowadzenie informacji dotyczących zamknięcia projektu (np. projekt przegrany ze względu na zbytwysoką cenę) Sekcja Przewidywana wartość przeznaczona jest do określenia wartości kosztów i przychodów związanych z projektem. Zarównowartości kosztów/przychodów planowanych jak i zrealizowanych wyliczane są automatycznie (na podstawie zawartości zakładki Zadania ipowiązanych z nim dokumentów handlowych).

Znak „?” na końcu numeru oznacza, że dane nie zostały jeszcze zapisane do bazy danych. Dopiero po zapisaniu zmian,zostanie przydzielony kolejny numer projektu w ramach definicji.

U w a g a !

64/128

Pola „Dopuszczalny koszt” oraz „Planowany przychód” służą do wprowadzenia oczekiwanych wartości osiągniętych na poziomie projektu. Powyższekwoty będą podliczane w ramach kampanii.

Zakładka „Zadania-powiązane”Zakładka przedstawia informacje na temat zadań (opisujące co należy wykonać w ramach projektu) oraz zdarzeń (opisujące co wydarzyło się

podczas realizacji projektu), które zostały połączone z danym projektem.

Istnieje możliwość dodawania aktywności z tego poziomu. Po wybraniu opcji utworzone zostanie nowe zadanie zzainicjalizowanymi danymi z projektu o: kontrahencie, etapie, przedstawicielu oraz projekcie.

Z tego poziomu można również podglądnąć oraz zmienić szczegóły zadania po otworzeniu go z listy dostępnych aktywności.

Projekt dla zadania można oczywiście określić również na formularzu zadania (dodając nowe zadanie, lub zmieniając istniejące).

Istnieje możliwość dodania istniejącego zadania do bieżącego projektu. W tym celu należy wybrać z Czynności -> Dodaj istniejące zadanie, poczym wybrać dwuklikiem bądź poprzez znaczenie i kliknięcie OK odpowiedniej aktywności.

Zakładka „Kalendarz”Przedstawia w formie kalendarza zestawienie zadań oraz zdarzeń podpiętych do projektu. Istnieje możliwość otwarcia poszczególnej aktywności z

tego poziomu poprzez dwukrotne kliknięcie w ikonę na dacie.

Dostępna jest również możliwość organizowania widoku kalendarza.

Widok kalendarza projektu

Zakładka „Etapy projektu”Dla każdego projektu można ustalić indywidualną listę etapów. Podczas dodawania nowego projektu, etapy są kopiowane z definicji projektu,

natomiast na formularzu projektu można tę listę – w razie konieczności – zmodyfikować. Każdy etap projektu posiada swój numer (określający kolejnośćetapów), operatora (odpowiedzialnego za realizację etapu), nazwę oraz procent zaawansowania.

Przycisk [Usuń] na zakładce Zadania projektu powoduje całkowite skasowanie zadania, a nie jego „odpięcie” od projektu. Abyusunąć powiązanie zadania z projektem należy zaznaczyć aktywność a następnie wybrać opcję , bądź wybrać Czynności-> Usuńpowiązanie z projektem.

Istnieje możliwość dodania zadania do projektu z poziomu listy zadań/zdarzeń. Po zaznaczeniu aktywności i wybraniu naliście Czynności->Dodaj do projektu, użytkownik będzie poproszony o wybranie odpowiedniego projektu. W przypadku gdy danaaktywność miała przypisany inny projekt istnieje możliwość nadpisania go nowo wybranym rekordem.

U w a g a !

65/128

Definicja nowego etapu projektu

Podczas wyboru aktualnego etapu projektu na zakładce „Realizacja”, procent zaawansowania etapu jest kopiowany do pola „Realizacja”projektu.

Dodatkowe pola związane z kontrolą czasu trwania projektu to:

Data rozpoczęcia - zawsze min jeden dzień późniejsza niż data zakończenia poprzedniego etapu;Data zakończenia;Czas trwania – podawany w dniach. Pole wypełnia się automatycznie na podstawie wprowadzonych dat rozpoczęcia i zakończenia. Datarozpoczęcia, zakończenia i czas trwania są powiązane z datami rozpoczęcia i zakończenia projektu. Pole te są nieobowiązkowe (mogą pozostaćniewypełnione - wówczas okres trwania etapu jest traktowany jako nieokreślony). Należ pamiętać, że jeżeli wszystkie etapy w projekcie nie mająokreślonej daty zamknięcia, wówczas dodając nowy etap nie wolno wprowadzać żadnych wartości w polach określających datę rozpoczęcia izakończenia.

Etap można dezaktywować zaznaczając parametr „Blokada”. Tak wyłączony etap nie będzie widoczny na liście wyboru, przy wprowadzaniu nowegozadania.

Zakładka Wiadomości e-mailSłuży do przypisania wiadomości e-mail do projektu. Funkcjonuje analogicznie jak w Zdarzeniach gdzie została szczegółowo opisana.

Zakładka „Zasoby”Zakładka zawiera informacje o wykorzystanych zasobach w zadaniach powiązanych z danym projektem (Zadania są widoczne na zakładce „Zadania

projektu”).

Istnieje możliwość dodania kolejnego zasobu za pomocą wpisania/wybrania danych na edytowalnej liście bądź poprzez wybranie opcji

i wybraniu odpowiedniej ewidencji.

Budżetowanie projektuDodatkową funkcjonalnością projektów jest „Budżetowanie”, jak że jest to bardzo rozbudowany temat na pograniczu modułów CRM, Handlu, Płac i

Księgowości. Zagadnienia budżetowania opisuje osobna instrukcja poświęcona modułowi Projekty.

Kopiowanie projektuIstniejący projekt może być „wzorcem” do utworzenia nowego projektu. Dlatego dodana została Czynność „Kopiuj projekt” dostępna w dwóch

miejscach w systemie:

1. Na formularzu projektu. Powoduje ono utworzenie kopii aktualnie otwartego projektu. Na utworzonym w ten sposób nowym projekcie możnadokonać zmian – np. określić nowy zakres dat. Metoda ta służy do kopiowania projektów powtarzających się.

2. Na liście projektów. Należy zaznaczyć projekt, który będzie kopiowana , a następnie wybrać Czynności -> Kopiuj projekt. Jest to metodaszczególnie przydatna przy przygotowywaniu kampanii. Niezależnie od tego, w jaki sposób zostanie wykonane kopiowanie projektu, zawszepojawia się okienko z pytaniem, czy kopiować również zadania oraz zdarzenia z nim powiązane. W przypadku potwierdzenia, na liście zadańpojawią się dodatkowe pozycje, dublujące zadania z oryginalnego projektu oraz zasoby.

Prawa do projektówW przypadku prowadzenia wielu różnorakich projektów, może okazać się konieczne ograniczanie dostępu poszczególnych operatorów do

niektórych danych.

Prawa do projektów określane są w Opcjach enova. Każdemu operatorowi można ustawić prawa dostępu do projektów o określonej definicji:

Pełne prawo do edycjiPrawo do podglądu (tylko odczyt)Zakaz dostępu do projektów (operator w ogóle nie widzi projektów o określonej definicji) W szczególności oznacza to, że jeśli dwóch operatorówma przypisane projekty o takiej samej definicji, to zawsze będą mieli wzajemny dostęp do swoich projektów. Wyjściem z tej sytuacji może byćutworzenie nowej definicji projektu (Narzędzie/Opcje/CRM/Definicje dokumentów -> Definicja projektów -> Otworzyć definicje -> Zakładka „Prawadanych”) przejmującej wszystkie ustawienia swojego poprzednika, ale o innej nazwie i kodzie, a następnie odpowiednie ustawienie praw dostępu

66/128

do tych definicji dla poszczególnych operatorów.

67/128

KampanieKampanie stanowią najwyższy szczebel w trójwarstwowej strukturze modułu CRM. Tak jak projekt zrzesza w sobie wiele aktywności w ramach

konkretnego kontrahenta, tak kampania składa się z wielu projektów (różnych kontrahentów) posiadających podobny cel.

Lista kampanii

Lista projektów zawiera filtry:

Stan realizacji - umożliwia wyświetlenie projektów w zależności od ich stanu – otwartych (aktywnych), zamkniętych lub wszystkich;Definicja - umożliwia wyświetlenie kampanii jednego rodzaju (o jednej definicji). W standardowej konfiguracji dostępna jest jedna definicjakampanii (KAM). Stworzenie innych rodzajów (definicji) kampanii jest możliwe w konfiguracji programu;Operator - wybranie operatora powoduje wyświetlenie kampanii, za które odpowiedzialny jest wskazany operator (jest operatoremprowadzącym dla kampanii);Okres - umożliwia wyświetlenie kampanii w zadanym okresie czasu.

Dodawanie nowej kampaniiTworzenie projektu może odbywać się na trzy sposoby:

Poprzez wybranie przycisku ;

poprzez wciśnięcie klawisza Insert;

poprzez wybranianie „Nowy” z menu kontekstowego na liście (prawy klawisz myszy);

Wypełniane dane na formatce projektuPo utworzeniu nowej kampanii należy uzupełnić informacje na poszczególnych zakładkach.

Zakładka „Ogólne”Zakładka „Ogólne” zawiera podstawowe informacje dotyczące wprowadzanej kampanii.

W zależności od konfiguracji definicji kampanii (Narzędzia -> Opcje->CRM-> Definicje dokumentów-> Definicje kampanii),wygląd formularza może wyglądać różnie. W załączonych przykładach wykorzystywane są ustawienia dla standardowych definicjikampanii.

U w a g a !

68/128

Formularz kampanii

W sekcji Numer, widnieją informacje o:

zastosowanej definicji kampanii (w załączonym obrazku jest to KAM);

numerze kampanii; W sekcji Kampanii znajdują się dane o:

Prowadzący – operator, który jest odpowiedzialny za nadzorowanie projektu;

Zakończony- parametr pozwalający oznaczyć dana kampanię jako zakończoną/zamkniętą.Rozpoczęcie- określa datę rozpoczęcia projektu;

Zakończenie- określa datę zakończenia projektu; W sekcji Opis należy wprowadzić:

Nazwa – krótki opis (tytuł) kampanii, służący np. do przeszukiwania na liście.

Opis – dokładny opis kampanii;Cel- pole poświęcone opisowi celu kampanii. Sekcja Przewidywana wartość przeznaczona jest do określenia wartości kosztów i przychodówzwiązanych z kampanią. Pole „Zakładana skuteczność” pozwala na wprowadzenie wartości zakładanej procentowej skuteczności kampanii.Zarówno wartości kosztów/przychodów planowanych jak i zrealizowanych wyliczane są automatycznie (na podstawie zawartości zakładki Projektyoraz podpiętych do nich zadań i powiązanych z nim dokumentów handlowych). Pola „Dopuszczalny koszt” oraz „Planowany przychód” służą dowprowadzenia oczekiwanych wartości osiągniętych na poziomie kampanii.

Zakładka ProjektyZakładka przedstawia informacje na temat projektów, które zostały połączone z daną kampanią.

Istnieje możliwość dodawania projektu z tego poziomu. Po wybraniu opcji utworzone zostanie nowy projekt z zainicjalizowanymidanymi z kampanii o: kampanii, prowadzącym, zakresie dat, nazwie. Z tego poziomu można również podglądnąć oraz zmienić szczegóły projektupo otworzeniu go z listy. Istnieje możliwość dodania istniejącego projektu do bieżącej kampanii. W tym celu należy wybrać z Czynności-> Dodajistniejący projekt, po czym wybrać dwuklikiem bądź poprzez znaczenie i kliknięcie OK odpowiedni rekord.

Kopiowanie kampaniiIstniejąca kampania może być „wzorcem” do utworzenia nowej kampanii. Dlatego dodana została Czynność „Kopiuj kampanię” dostępna w

dwóch miejscach w systemie:

1. Na formularzu kampanii. Powoduje ono utworzenie kopii aktualnie otwartego formularza. Na utworzonym w ten sposób nowej kampanii możnadokonać zmian – np. określić nowy zakres dat. Metoda ta służy do kopiowania kampanii powtarzających się.

2. Na liście kontrahentów. Należy zaznaczyć kampanię która będzie kopiowana , a następnie wybrać Czynności-> Kopiuj kampanie. Niezależnie

Przycisk [Usuń] na zakładce Projekty powoduje całkowite skasowanie zapisu, a nie jego „odpięcie” od kampanii. Aby usunąćpowiązanie projektu z kampanią należy wyczyścić zawartość pola Kampania na formularzu projektu. Projektu nie da się usunąć wten sposób jeśli zostały już do niego podpięte i zapisane jakiekolwiek zadania. W takim przypadku enova wygeneruje ostrzeżenie obłędzie.

U w a g a !

69/128

od tego, w jaki sposób zostanie wykonane kopiowanie kampanii, zawsze pojawia się okienko z pytaniem, czy kopiować również projekty orazzadania z nim powiązane. W przypadku potwierdzenia, na liście projektów/zadań pojawią się dodatkowe pozycje, dublujące projekty/zadania zoryginalnej kampanii oraz zasoby.

Kopiowanie projektów do innych kampaniiW przypadku, gdy kampanie składają się z wielu projektów (dla wielu kontrahentów) nie ma konieczności tworzenia z ręki oddzielnych projektów na

poszczególnej kampanii. Wystarczy utworzyć projekt na kampanii, następnie zaznaczyć go na zakładce „Projekty” a następnie wybrać Czynności->Kopiuj projekt(y) dla Kontrahentów innej kampanii.

Kopiowanie projektów dla kontrahentów innej kampanii

Następnie należy wybrać kampanię, z której skopiowani będą kontrahenci do wcześniej zaznaczonego projektu. W rezultacie na kampanii na którąkopiowane były projekty, utworzone zostaną nowe projekty z odpowiednimi nazwami do kampanii oraz kontrahentami. Dzięki czemu nie makonieczności tworzenia projektów o jednej nazwie dla wielu kontrahentów.

70/128

KreatoryW module CRM na poziomie listy oraz formularza projektów dodany został przykładowy kreator, czyli narzędzie pozwalające wprowadzać za pomocą

jednego okna obiekty z wielu miejsc w systemie. Funkcjonalność ta związuje w jeden formularz np. kampanie, projekty oraz korespondencję seryjną.Dzięki temu mechanizmowi nie ma konieczności przechodzenia pomiędzy modułami, listami etc.

W celu uruchomienia kreatora należy przejść do modułu CRM | Projekty i z poziomu listy bądź formularza wybrać Czynności | Kreatory |Kampania z korespondencją, po czym otworzony zostanie nowy formularz.

Formularz „Kreatora”

Kreator składa się z głównego okna (w tym przypadku Kampanii), zakładek (Ogólna, Projekty, Korespondencja masowa, grupa docelowa) oraz

przycisków , służących do przemieszczania się pomiędzy zakładkami. Po wypełnieniu informacji na poszczególnych

zakładkach operator może przejść do kolejnej właśnie za pomocą przycisku , gdzie uzupełnić należy kolejne informacje. Na zakończenie

pracy z kreatorem należy kliknąć na ostatniej stronie wprowadzanych zadań. Powyższy przykład kreatora przedstawia podstawowemożliwości tego mechanizmu. Możliwe jest budowanie własnego wyglądu poszczególnej zakładki jak również składowych kreatora.

Dokładny opis poszczególnych formatek (okien) został opisany w poszczególnych rozdziałach instrukcji.

U w a g a !

Funkcjonalność tworzenia własnych kreatorów możliwa po wykupieniu odpowiedniej licencji programu enova. Przedstawionypowyżej kreator dostępny jest w wersji złotej modułu CRM.

Opis tworzenia kreatorów znajduje się w osobnej instrukcji.

U w a g a !

71/128

KorespondencjaKorespondencja seryjna jest mechanizmem pozwalającym przygotować i wysłać w sposób masowy wiadomości (jako zdarzenia) do kontrahentów.

Jest to sposób na przygotowanie tradycyjnej korespondencji jaki i wysyłkę wiadomości E-mail. Jeśli w opisie nie powiedziano inaczej, ustawienia sąwspólne dla wysyłki korespondencji seryjnej elektronicznej i tradycyjnej.

Lista korespondencji

Lista projektów zawiera filtry:

Definicja- umożliwia wyświetlenie korespondencji jednego rodzaju (o jednej definicji). W standardowej konfiguracji dostępna jest jedna definicjakorespondencji (KORESP). Stworzenie innych rodzajów (definicji) korespondencji możliwe jest w konfiguracji programu;Stan realizacji- umożliwia wyświetlenie korespondencji w zależności od ich stanu – otwartych (aktywnych), zamkniętych lub wszystkich;Operator- wybranie operatora powoduje wyświetlenie korespondencji, za które odpowiedzialny jest wskazany;Okres- umożliwia wyświetlenie korespondencji w zadanym okresie czasu.

Dodawanie nowej korespondencjiTworzenie korespondencji może odbywać się na trzy sposoby:

Poprzez wybranie przycisku ;poprzez wciśnięcie klawisza Insert;poprzez wybranianie „Nowy” z menu kontekstowego na liście (prawy klawisz myszy);

Korespondencja seryjna – utworzenie i wysyłka

Zakładka „Ogólne”Zakładka „Ogólne” zawiera podstawowe informacje dotyczące wprowadzanej korespondencji.

Formatka „Korespondencji”

W sekcji Numer, widnieją informacje o:

zastosowanej definicji korespondencji (w załączonym obrazku jest to KORESP);

numerze korespondencji; W sekcji Kampanii znajdują się dane o:

Data- określa dzień przygotowania korespondencji;

Prowadzący – operator, który jest odpowiedzialny za nadzorowanie projektu;

W sekcji Opis należy wprowadzić:

Nazwa – krótki opis (tytuł) korespondencji, służący np. do przeszukiwania na liście.Uwagi – miejsce na uwagi użytkownika;

W sekcji Stan korespondencji znajdują się:

72/128

Stan korespondencji- przyjmowane są dwie wartości „W przygotowaniu”, „Wysłana”, w zależności od zaznaczonej opcji poszczególnakorespondencja jest Aktywna/nieaktywna;Aktywna- pole wskazujące aktywność korespondencji. Uzależnione jest od wartości wybranej w „Stan korespondencji”.

Zakładka „Treść”- przygotowanie wiadomościZakładce „Treść” służy do przygotowania zawartości wysyłanego maila. Jeśli na definicji korespondencji wybrano w polu „sposób wysyłki maila”

„Indywidualny” (Narzędzia-> Opcje-> CRM-> Definicje dokumentów-> Definicje korespondencji-> Otworzyć definicję) można w treści korespondencjikorzystać z funkcjonalności „Pola danych”, która pozwala wstawić inteligentne pola danych. Co oznacza, że w chwili przypisywania treści do zdarzenia /adresata zostaną zamienione na dane z kontekstu zdarzenia.

Sposób wykorzystania „Pól danych”

Przepisanie i przeliczenie wartości pól inteligentnych z pola „Treść” w korespondencji na pole „Opis” w zdarzeniu następuje w chwili dodaniaadresata do listy adresatów. Jeśli zawartość pola treść została zmodyfikowana po dodaniu adresatów, można ją uaktualnić na zdarzeniach za pomocączynności z korespondencji -> Aktualizuj zdarzenia.

Korespondencja seryjna pozwala na dołączenie do treści korespondencji obrazków. Po kliknięciu w pole „Nowy element” należy wybrać opcję„Osadzony załącznik”.

Dodawania załącznika osadzonego w treść korespondencji seryjnej

73/128

Wybór obrazu wczytanego do maila

Zakładka „Zdarzenia” – dodanie odbiorcyW celu dodania zdarzenia (domyślnie do korespondencji przypisane jest zdarzenie KORESP) należy wybrać z Czynności-> Dodaj adresata, bądź

wybrać opcję „Dodaj adresata” z poziomu formatki. W rezultacie otworzone zostanie okno, gdzie należy dodać kontrahentów do których wysyłanabędzie wiadomość oraz osoby kontaktowe. Po wykonaniu tych czynności utworzone zostaną zdarzenia zarówno dla kontrahentów jak i osóbkontaktowych.

Program pozwala na automatyczne dodanie wszystkich kontrahentów dla których prowadzona jest dowolna kampania. Na formularzuKorespondencji należy wybrać Czynności -> Korespondencja seryjna z kampanii. Spowoduje ona dodanie zdarzeń, w których adresatami będąwszyscy kontrahenci pojawiający się na projektach (tylko projektach, nie są uwzględniane dane ze zdarzeń i zadań) powiązanych z daną kampanią.

Można także wskazać wielu adresatów, przechodząc na listę kontrahentów bądź osób kontaktowych, zaznaczając wielu adresatów i z menuCzynności wybierając „Dodaj korespondencję” a następnie wskazując uprzednio utworzoną, bądź tworząc nową.

Wysyłka lub wydruk korespondencji seryjnejElektroniczna korespondencja seryjna zostaje wysłana po wybraniu menu Czynności -> Wyślij mailem.

Tradycyjna korespondencja zostaje wydrukowana w formie listu, po wybraniu menu drukowania -> Korespondencja seryjna.

Po zakończeniu pracy z korespondencją , można za pomocą Czynności -> „Ustaw stan zdarzeń” masowo zmienić stan zdarzeń na zrealizowany.

Korespondencja jako powiadomienieProgram dostarcza funkcjonalności powiadamiania za pomocą wiadomości E-mail o zmianie stanu zadania. Mechanizm korzysta z zadań

systemowych enova (taski), dzięki czemu treść i wygląd powiadomienia może być modyfikowany.

Powiadomienia – utworzenie i wysyłkaPowiadomienia wysyłane są automatycznie przy zapisywaniu zadania, jeśli zajdą okoliczności określone w sekcji „Automatyczne powiadomienia o” na

definicji zadania.

Ilustracja obrazuje przykładową treść powiadomienia systemowego wysłaną do kontrahenta.

Należy pamiętać, że nie każdy klient poczty jest w stanie obsłużyć wiadomość e-mail z osadzonym załącznikiem.

U w a g a !

Warunkiem wysłania maila jest wpisanie na kontrahencie jak i na osobie kontaktowej adresu mailowego.

U w a g a !

74/128

Powiadomienia o zadaniachenova pozwala na wysyłanie poczty elektronicznej z poziomu zadań, zdarzeń i zleceń serwisowych. Dla poprawnego działania tej funkcjonalności

konieczne jest właściwe skonfigurowanie definicji zadań oraz danych serwera SMTP, tak jak to zostało opisane w rozdziale dotyczącym konfiguracji. Do

każdego rodzaju zadań można również przypinać standardowe przypominacze, korzystając, w tym celu, z widoku asystenta enova . Szczegółowyopis funkcjonalności znajduje się w rozdziale poświęconym „taskom”.

Automatyczne powiadomienia pocztą elektronicznąProgram pozwala na wysyłanie automatycznych powiadomień o zadaniach w następujących przypadkach (Ustawienia dostępne są na każdej z

definicji zadania oraz zdarzenia wNarzędzia -> Opcje -> CRM -> Definicje dokumentów -> Definicje zadań/zdarzeń -> Otworzyć definicję ->Zakładka „Mail”):

Przy utworzeniu zadania – e-mail zostanie wysłany w przypadku utworzenia nowego zadania;Przy zmianie – e-mail zostanie wysłany za każdym razem, gdy zostanie zmodyfikowane zadanie;

Przy zamknięciu – e-mail zostanie wysłany w przypadku zmiany stanu zadania na nieaktywne (przy zamknięciu zadania); Poczta może zostaćwysłana do następujących adresatów:

Operatora oznaczonego jako Wykonujący zadanie;

Operatora oznaczonego jako Prowadzący zadanie;Kontrahenta. Aby było możliwe wysłanie poczty, operatorzy i kontrahenci muszą mieć wprowadzone adresy e-mail.

Adresaci oraz sytuacje, w których będzie wysyłana poczta są uzależnione od konfiguracji definicji zadań. Dokładny opis tworzenia definicji zadańznajduje się w rozdziale dotyczącym konfiguracji.

Treść wysyłanego e-maila zawiera informacje organizacyjne (temat – nazwa zadania, prowadzący, rozpoczęcie, zakończenie, priorytet, stan) oraztreść pola „Opis”. Jeśli w konfiguracji zadania zaznaczona jest opcja „Opis HTML”, wówczas przy wprowadzaniu zadania pole „Opis” znajduje się naosobnej zakładce i zawiera elementy umożliwiające graficzne formatowanie tekstu.

75/128

TeczkiTeczki to funkcjonalność odzwierciedlająca fizyczne, tekturowe teczki, w których umieścić można każdego rodzaju informację. Teczki mogę zawierać

w sobie dowolne obiekty z całego systemu np.: dokumenty handlowe, informacje kadrowo-księgowe, zadanie, etc.

Lista teczek

Lista teczek zawiera dwa litry:

Definicja teczki- pozwala na zawężenie listy do konkretnej definicji teczki;

Aktywne- pozwala wyświetlenie aktywnych bądź nieaktywnych teczek. W enova dostępne są dwa rodzaje teczek:

Prywatna- której elementy dostępne są wyłącznie dla określonych operatorów;

Publiczna- której elementy dostępne są dla wszystkich operatorów.

Dodawanie nowej teczkiTworzenie teczki może odbywać się na trzy sposoby:

Poprzez wybranie przycisku oraz definicji;

poprzez wciśnięcie klawisza Insert ;

poprzez wybranianie „Nowy” z menu kontekstowego na liście (prawy klawisz myszy) i wybranie definicji;

Zakładka „Ogólne”Zakładka „Ogólne” zawiera informacje:

Formularz teczki prywatnej

Sekcja Ogólne zawiera informacje:

Definicja- zawiera nazwę zastosowanej definicji;Numer- numer teczki;Stan- określa aktywność teczki;Nazwa- krótki opis (tytuł) teczki, służący np. do przeszukiwania na liście.Opis – miejsce na dodatkowy opis użytkownika; Sekcja Elementy zawiera listę obiektów dodanych do teczki. W powyższym przykładzie dodanezostały do teczki: zdarzenie, korespondencja, dokument handlowy oraz pracownik.

Istnieje możliwość otworzenia bezpośrednio z tego miejsca każdego z umieszczonych w teczce obiektów. W tym celu należy otworzyć dany element, anastępnie wybrać opcję „Pokaż element źródłowy” (jak poniżej).

76/128

Otwarcie elementu źródłowego z poziomu teczki

Zakładka „Prawa”Zawiera listę wszystkich operatorów. Poprzez zmianę „Rodzaju prawa” właściciel teczki jest w stanie określić, który z użytkowników ma prawo do

pełnego dostępu, zakazu dostępu lub odczytu. Zakładka ta nie występuje na definicji teczki publicznej.

Dodawanie elementów do teczkiSposób dodawania elementu do teczki zostanie omówiony na przykładzie zadania, przy czym w całym programie odbywa się to w taki sam sposób.

W celu dodania zadania do teczki należy przejść na listę zadań w module CRM, a następnie:

Otworzyć asystenta w menu ,Na liście zaznaczyć jedno z zadań,W asystencie przejść na zakładkę Teczki,Wybrać opcję Dodaj do teczki,Wybrać teczkę poprzez dwuklik bądź zaznaczając rekord i kliknąć OK.

Dodanie elementu do teczki

Dodane zadanie będzie widoczne po przejściu na listę teczek i otwarciu konkretnej teczki w kolumnie „Element”.

77/128

Poczta CRMPoczta CRM jest elementem składowym modułu CRM występującym w wersji złotej i platynowej. Obecnie „Poczta” dostępna jest w „Menu głównym”

dla wszystkich operatorów, którzy mają licencję na moduł „CRM” lub „Projekty” (kafelek pozostaje również widoczny w folderach „CRM” i „Projekty”).Dodatkowo do „Poczty CRM” dostęp zapewnia zakup dodatku „enova365 email” oraz pełna licencja platynowa.

Funkcjonalność oparta jest na dwóch protokołach:

SMTP- odpowiadający za wysyłanie wiadomości z programu enova. Należy zwrócić uwagę, iż elementy wysłane nie są synchronizowane zserwerem poczty.IMAP- odpowiadający za odbieranie wiadomości z serwera pocztowego w programie enova.

Nowy kafelek „Poczta”

W module CRM dodano nowy „kafelek” – Poczta.

78/128

Listy składowe nowej funkcjonalności

Składa się on z 3 list:

Skrzynka odbiorcza – zawiera wiadomości przychodzące pobrane ze wszystkich kont pocztowych do który ma dostęp dany operator (ma donich pełne prawo, jak i prawo tylko do odczytu);Kopie robocze – zawiera wszystkie wiadomości e-mail, które zostały przygotowane jednak nigdy nie zostały wysłane;Elementy wysłane – lista zawierająca elementy wysłane z systemu enova ( z kont pocztowych, do których dany operator ma pełne prawo).

Skrzynka odbiorczaLista Skrzynka odbiorcza zawiera maile przychodzące na konta pocztowe połączone z wybranym operatorem.

Lista Skrzynka odbiorcza

Lista Skrzynka odbiorcza zawiera trzy podstawowe sekcje:

przyciski nawigacyjnefiltry listy

listę maili odebranych Skrzynka odbiorcza zawiera 5 przycisków nawigacyjnych:

Nowa wiadomość – za pomocą tego przycisku można wywołać okno nowej wiadomości

79/128

Okno nowej wiadomośc

Odpowiedz – przy użyciu przycisku dochodzi do wywołania okna nowej wiadomości z zaimportowanym adresem e-mail osoby, od którejprzyszedł poprzedni mail.

Okno wiadomości wywołanej za pomocą przycisku „Odpowiedź”

Odpowiedz wszystkim służy do wywołania okna wiadomości e-mail, za pomocą którego odpowiedź zostanie wysłana do wszystkich uczestnikówe-mailowej konwersacji.

80/128

Okno wiadomości wywołanej za pomocą przycisku „Odpowiedz wszystkim”

Przekaż daje możliwość przekazania pobranego maila do innego odbiorcyOdbierz wiadomość pozwala na zaimportowanie nowych wiadomości z kont pocztowych, do których dostęp ma dany operator ( obecniepobierają się wiadomości ze wszystkich kont pocztowych bez względu na filtr konta pocztowego ustawionego na liście).

Kopie roboczeLista Kopie robocze zawiera wiadomości, które zostały przygotowane, częściowo napisane, rozpoczęte, ale nie zostały wysłane do odbiorcy.

Operator celowo pozostawił (zapisał) je w systemie.

Lista „Kopie robocze”

Lista ta zawiera dwa przyciski nawigacyjne znajdujące się w górnym menu:

Nowa wiadomość;Odbierz wiadomość. Kopie robocze można filtrować według daty/okresu, konta pocztowego z którego tworzona była wiadomość a także wedługkontrahenta.

Lista „Wysłane elementy”Jest ostatnią składową funkcjonalności Poczty CRM w enova. Lista Elementów wysłanych podobnie, jak lista Skrzynki odbiorczej składa się z trzech

sekcji:

przyciski nawigacyjne;filtry;lista elementów wysłanych.

81/128

Lista Elementy wysłane

Na liście tej dostępne są następujące przyciski:

Nowa wiadomość przycisk po użyciu którego ukazuje się okno nowej wiadomościPrzekaż za pomocą przycisku wywołujemy okno zaznaczonej wiadomości, dzięki czemu mamy możliwość wybrania adresata, któremuprzekazujemy wiadomość e-mail.Odbierz wiadomość przycisk pozwala na pobranie nowych maili z podłączonych do operatora kont pocztowych.

Wysyłanie nowej wiadomości e-mail z enovaOkno nowej wiadomości składa się z trzech zakładek.

Formularz nowej wiadomości

Pierwsza z nich Ogólna składa się z następujących pól:

Konto pocztowe jest polem typu Look up służącym do wyboru konta pocztowego, z którego będzie miała miejsce wysyłka maila.Od: pole, które zawiera adres konta pocztowego, z którego następuje wysyłka wiadomości e-mail.Do: pole, w który należy określić bezpośrednich odbiorców wiadomości e-mail.DW: w polu Do Wiadomości, powinny się znaleźć adresy e-mail osób/kontrahentów, nie będących bezpośrednimi adresatami wiadomości, ajedynie fakultatywnymi (mają wgląd do danej wiadomości).UDW: w polu UDW należy wpisać ukrytych adresatów do wiadomości, których przekazywana będzie dana wiadomość e-mail.Temat: pole przeznaczone na temat wiadomości e-mail.

Treść: miejsce przeznaczone do wpisania treści wysyłanego e-maila. Ponadto za pomocą Asystenta można dodać do tworzonejwiadomości e-mail załącznik, który zostanie wysłany do odbiorcy.

82/128

Ponadto na zakładce ogólne widnieje przycisk , po wybraniu pojawia się okno przejściowe:

Okno wyboru adresatów (Do, DW, UDW) wiadomości e-mail

Daje ono możliwość szybkiego i sprawnego wyboru adresów, do których wysyłana będzie korespondencja (zarówno bezpośrednich adresatów ->Do, adresatów do wiadomości, których wysyłana będzie poczta -> DW oraz ukrytych adresatów -> UDW).

Czynność nr 1 – zaznaczenie adresu/adresów, do których chcemy wysłać daną wiadomość e-mail.

Czynność nr 2, 3, 4 – następnie należy wybrać button „Dodaj” w celu przeniesienia wybranych adresów do określonej sekcji: Do, DW, UDW. Adresymogą zostać przeniesione do jednej z sekcji lub do wszystkich. Adresy mogą być przenoszone w dowolnej konfiguracji. Jeden adres e – mail nie możeznaleźć się dwa razy w tej samej sekcji.

Aby dodać więcej niż jeden adres e-mail do poszczególnej sekcji Do, DW, UDW należy skorzystać z przycisków CTRL lub SHIFT.

83/128

Okno wyboru adresatów

Zaznaczone adresy e-mail można umieszczać w trzech wcześniej wymienionych sekcjach: DO, DW, UDW. Widoczną listę można wyfiltrować wedługCelu kontaktu (pojawią się adresy email do których podpięty jest konkretny cel kontaktu). Drugim filtrem standardowo umieszczonym nad listą adresówjest Typ adresu (listę adresów można filtrować według dwóch kategorii: kontrahent, osoba kontaktowa kontrahenta). Ponadto na liście możnawykorzystać standardową funkcjonalność – organizatora listy w celu dostosowania widoku listy do danego użytkownika.

Drugą zakładką widoczną na formularzu Nowej wiadomości jest zakładka „Elementy powiązane”.

Zakładka Elementy powiązane

Dzięki zakładce „Elementy powiązane” można połączyć daną wiadomość e-mail z konkretnym kontrahentem, zadaniem lub projektem przez codana korespondencja będzie widoczna na formularzu kontrahenta, zadania lub projektu w nowo dodanej zakładce CRM -> Wiadomości email.

Trzecią zakładką są Prawa pozwalające udostępniać wiadomości innym operatorom

Składa się z dwóch przycisków:

Upublicznij - nadaje wszystkim operatorom pełne prawo do odpowiedzi, usunięcia lub zmiany elementów powiązanych.Upublicznij tylko do odczytu- nadaje wszystkim operatorom prawo do odczytu wiadomości i elementów z nią powiązanych

Dodatkowo dla każdego z operatorów można nadać indywidualne prawa za pomocą listy rozwijalnej Rodzaj prawa .

Wiadomości odbierane z zewnętrznego serwera pocztowego są automatycznie wiązane z kontrahentem, do którego należyadres e-mail, z którego wysłana została wiadomość.

U w a g a !

84/128

Zakładka prawa

Lista wiadomości odebranych może być filtrowana według daty i okresu czasu, z uwzględnieniem konta pocztowego, z którego pobierane sąwiadomości oraz za pomocą filtra kontrahent.

Na liście wiadomości odebranych widać dwa rodzaje czcionek:

normalną (zaznaczone kolorem żółtą);pogrubioną (zaznaczone kolorem zielonym).

Lista Skrzynka odbiorcza

Czcionką pogrubioną oznaczone są wiadomości nieprzeczytane bądź pozostawione jako nieprzeczytane. Czcionką normalną przedstawione naliście są wiadomości oznaczone jako przeczytane. Wiadomość e-mail można oznaczyć jako przeczytaną na trzy sposoby:

bezpośrednio na formularzu danej wiadomości e-mail.

Czynność oznaczania wiadomości

85/128

na liście wszystkich wiadomości odebranych przy pomocy menu Czynności

Oznaczanie wiadomości jako przeczytaną z poziomu menu kontekstowego

korzystając z menu kontekstowego (prawy klawisz myszy -> czynności -> oznacz jako przeczytaną/nieprzeczytaną). Jeżeli w konfiguracji danegokonta pocztowego zaznaczono, aby załączniki wiadomości nie były zapisywane bezpośrednio w systemie w menu Czynności pojawia sięmożliwość pobrania pojedynczego załącznika do systemu enova.

Pobieranie pojedynczego załącznika

Osoba kontaktowa kontrahenta jako element powiązanyDzięki powiązaniu wiadomości e-mail z osobą kontaktową, wiadomość e-mail widoczna jest na formularzu "Osoba kontaktowa" w zakładce

„Wiadomości e-mail".

Formularz osoby kontaktowej z powiązaną wiadomością e-mail

Na liście wyświetlają się również wiadomości powiązane z osobami kontaktowymi danego kontrahenta. Wyświetlane są tylko te wiadomości, które niesą powiązane z żadnym innym kontrahentem. Jeżeli jedna wiadomość e-mail powiązana jest z kilkoma osobami kontaktowymi tego kontrahenta,zostanie wyświetlona kilkukrotnie. W przypadku przypisania tego samego adresu e-mail, z którego przyszła wiadomość, do osoby przychodzącawiadomość zostanie automatycznie powiązana zarówno z kontrahentem jak i z osobą kontaktową.

86/128

Okno dodania osoby kontaktowej do wiadomości e-mail

W formularzu „Kontrahent”, w zakładce „Wiadomości e-mail”, dodano pole „Wiadomości osób kontaktowych”. Pole to znajduje się nad listąwiadomości.

Pole "Wiadomość osób kontaktowych"

Zaznaczenie pola spowoduje, że na liście wyświetlone zostaną również wiadomości powiązane z osobami kontaktowymi danego kontrahenta.Wyświetlone zostaną tylko te wiadomości, które nie są powiązane z żadnym innym kontrahentem. Jeżeli jedna wiadomość e-mail powiązana jest zkilkoma osobami kontaktowymi tego kontrahenta, zostanie wyświetlona kilkukrotnie. W przypadku przypisania tego samego adresu e-mail, z któregoprzyszła wiadomość, do osoby kontaktowej i kontrahenta, nowo przychodząca wiadomość zostanie automatycznie powiązana zarówno z kontrahentemjak i z osobą kontaktową.

Wysyłanie dokumentów PDF z enovaW celu uruchomienia wysyłania dokumentów PDF należy w Narzędzia -> Opcje -> Systemowe -> Asystent zaznaczyć parametr „ Użyj poczty

CRM dla wyślij e-mail PDF”.

W przypadku zakładania nowej bazy danych parametr ten ustawiony jest automatycznie. Konwersja bazy danych nie zmienia wartości pola.

87/128

Okno Asystenta z zaznaczonym parametrem

Wykupienie złotej licencji CRM, pełnej platyny lub licencji „enova365 e-mail” umożliwia wysyłanie dokumentu PDF w taki sposób, aby trafiały one nalistę „Elementów wysłanych” w poczcie CRM.

Okno wydruku dokumentu

88/128

Lista Elementów wysłanych z zapisaną wiadomością wysłaną

89/128

ZasobyFunkcjonalność zasobów pozwala na łatwe zarządzanie zasobami firmy (środki trwałe, wyposażenie, pracownicy, urządzenia). Po wejściu

użytkownika do elementu „Zasoby” w module CRM, widoczne będą trzy składowe.

Składowe Zasobów

Gdzie:

Sprzęt i pomieszczenia- zawierają listę wszystkich urządzeń z zaznaczoną flagą „własne”, także tych dodanych z poziomu modułów Serwis,Wypożyczenia.Rezerwacja zasobów- zawiera listę zasobów, które zostały zarezerwowane podczas wykonywania aktywności bądź projektu. Listę możnafiltrować po:Ewidencji zasobu;Okresie aktywności lub projektu do którego przypisany jest zasób;Stanie rezerwacji zasobu.Kalendarz zasobów- główna część „Zasobów”, gdzie odbywają się wszystkie operacje dodawania/kopiowania zasobów na aktywności orazprojekty.

Rezerwacja zasobów

Lista rezerwacji zasobów

Lista zawiera zasoby powiązane z aktywnościami, oznaczone są kolorami na liście, w zależności od konfiguracji w definicji aktywności przyjmująodpowiednio kolory:

Czerwony tekst - zasoby których okres rezerwacji jest ściśle powiązany z okresem zadania CRM. Zmiana okresu rezerwacji zasobu możliwawyłącznie za pomocą zmiany okresu zadania;Zielony tekst - zasoby których okres rezerwacji jest inicjowany datami z aktywności. Pozwala na zmianę okresu rezerwacji, jednak programostrzeże jeśli okres rezerwacji wykracza poza okres aktywnościCzarny tekst - zasoby których czas rezerwacji może odbiegać od okresu aktywności do której zasób jest podłączony. Kolor tła wierszauzależniony jest od pola „Rezerwacja” na zasobie. Jeśli zasób nie jest rezerwowany, jego tło jest szare.

Kalendarz zasobówOrganizacja pracy z zasobami została przedstawiona w odmienny sposób niż np. praca zadaniami, zdarzeniami, projektami, etc. Zamiast ogólnie

używanych formularzy zastosowany został widok kalendarza, dzięki czemu osiągnięto efekt przejrzystości i łatwości w zarządzaniu zasobami.

90/128

Widok kalendarza zasobów

Filtrowanie danychKalendarz posiada zdefiniowane filtry pozwalające na łatwiejsze przeglądanie danych, są to:

Typ zasobu- pozwala na określenie jakiego typu ewidencje będą wyświetlane na kalendarzu. Filtr przyjmuje wartości:Pracownik;Środki trwałe;Wyposażenie;Urządzenie;Wszystkie.

Pracownicy- pozwala na wybranie dowolnych pracowników z listy wyboru. Po kliknięciu otworzy się okno z wszystkimi pracownikami po lewejstronie. W celu dodania pracownika należy zaznaczyć go w lewej kolumnie, następnie kliknąć „Dodaj” co spowoduje przeniesienie rekordu naprawą listę. Wybranie OK, spowoduje wybranie zaznaczonych pracowników na kalendarz.

Dodawanie pracownika do filtru kalendarza

Środki trwałe- pozwala na wybranie elementów środków trwałych na kalendarz. Sposób dodawania środka trwałego jest identyczny jak wprzypadku pracownika.Wyposażenie- pozwala na wybranie elementów wyposażenia na kalendarz. Sposób dodawania wyposażenia jest identyczny jak w przypadkupracownika;Urządzenia- pozwala na wybranie urządzenia na kalendarz. Sposób dodawania wyposażenia jest identyczny jak w przypadku pracownika.Filtruj wg- Określa zakres prezentowanych na kalendarzu danych z uwzględnieniem w/w filtrów oraz Aktywności i Projektów:Brak - uwzględnia wyłącznie filtry zasobów;Zasoby - Wyświetla wszystkie rezerwacje tych zasobów, które są podłączone pod wybraną aktywność lub projekt;Rezerwacje - Wyświetla wszystkie zasoby, oraz tylko te rezerwacje które dotyczą wybranej aktywności lub projektu;Zasoby i Rezerwacje - Wyświetla kalendarz ograniczony do zasobów i rezerwacji, które są związane z wybraną aktywnością lub projektem.

91/128

Aktywność – pozwala na filtrowanie danych po wybranym zadaniu/zdarzeniu. Stanowi również kontekst (wzór) do tworzenia nowegozadania/zdarzenia na kalendarzu. Do wybrana aktywności zostaną przypisane kolejne zasobyProjekt- pozwala na filtrowanie danych po wybranym projekcie. Wybranie projektu powoduje automatyczne zawężenie listy na filtrze Aktywność.

Organizacja widoku kalendarzaWidok kalendarza może zostać przystosowany do potrzeb użytkownika za pomocą organizatora widoku. Operator może dowolnie zmieniać sposób

wyświetlania kalendarza.

Organizator widoku kalendarza

Za pomocą przycisku data kalendarza zostanie przestawiona na bieżącą datę. Z kolei pozwala przejść użytkownikowi na żądaną datę nakalendarzu.

Praca na kalendarzuKalendarz zasobów pozwala na stworzenie rezerwacji zasobu dla istniejącej aktywności/projektu bądź zupełnie nowego zadania.

W przypadku dodania zasobu do istniejącej aktywności należy w filtrze ‘Aktywność’ wybrać odpowiedni zapis, a następnie za pomocą myszy

zaznaczyć okres dla wybranego zasobu i wybrać . W przypadku nie wybrania żadnej wartość w oknie Aktywność/Projekt, otworzone zostanieokno, gdzie ręcznie należy przypisać zasób do Aktywności/Projektu.

Dodanie zasobu do istniejącej aktywności

Utworzenie nowego zadania dla wybranego zasobu odbywa się poprzez zaznaczenie myszą okresu dla zasobu i kliknięcie w , po czymoperator poproszony zostanie o podanie definicji aktywności i otworzony zostanie nowy formularz.

Na kalendarzu może znajdować się wiele rodzajów zasobów na raz np.: rysunek 79 przedstawia dwóch pracowników orazjedno urządzenie.

U w a g a !

92/128

Tworzenie nowego zadania z powiązanym zasobem

Różne kolory nazw aktywności informują o:

Czerwony tekst - zasoby których okres rezerwacji jest ściśle powiązany z okresem zadania CRM. Zmiana okresu rezerwacji zasobu możliwawyłącznie za pomocą zmiany okresu zadania;Zielony tekst - zasoby których okres rezerwacji jest inicjowany datami z aktywności. Pozwala na zmianę okresu rezerwacji, jednak programostrzeże jeśli okres rezerwacji wykracza poza okres aktywności;Czarny tekst - zasoby których czas rezerwacji może odbiegać od okresu aktywności do której zasób jest podłączony. Modyfikacja datrozpoczęcia i zakończenia rezerwacji jest możliwa za pomocą myszy z poziomu kalendarza. Możliwość modyfikacji okresu rezerwacji jestuzależniona od pola Definicja aktywności/Opcje/Kontrola czasu zasobów. Jeśli wybrana jest wartość ‘Zabraniaj’, zmiana okresu rezerwacjijest możliwa tylko w wyniku zmiany okresu aktywności. W przypadku wartości ‘Ostrzegaj’, pojawi się informacja jeśli okres rezerwacji będziewykraczał poza czas trwania aktywności/projektu.

Istnieje możliwość zmiany nazwy oraz opisu wyświetlanego w informacji na kalendarzu. W tym celu należy w Narzędzia-> Opcje-> CRM-> Ogólne ->Ustawienia i dodatki-> Zasoby: Nazwa lub Zasoby: Opis dodać pole które ma być wyświetlane jako nazwa lub jako opis. Poniżej znajduje sięprzykład takiego zastosowania:

Zmiana nazwy lub opisu wyświetlanego w informacji na kalendarzu

Szybkie dodawanie zasobu do aktywności / projektuW przypadku wybrania na filtrze aktywności bądź projektu, istnieje możliwość szybkiego dodania zasobu do wybranej aktywności/projektu. W

zależności od widoku kalendarza:

1. Dzienny- należy zaznaczyć myszką ramy czasowe na zasobie, a następnie wybrać <Enter>. Do wybranego w kontekściezadania/zdarzenia/projektu zostanie dodany nowy zasób. Możliwym jest również zmienianie ram czasowych rezerwacji za pomocązwężania/poszerzania okna rezerwacji.

2. Miesięczny- należy dwukrotnie kliknąć myszką w dany zasób. Do wybranego w kontekście zadania/zdarzenia/projektu zostanie dodany zasób.

93/128

UstawieniaDla poszczególnej definicji aktywności można określić sposób zachowania kontroli czasu na zasobie. Po zmianie parametru w Narzędzia-> Opcje->

CRM-> Definicje dokumentów->definicje zadań/zdarzeń-> Otworzyć definicję-> Zakładka „Opcje”-> parametr „Kontrola czasu zasobów”na:

Zablokowany (Czerwony tekst na kalendarzu i liście) – uniemożliwia wyjście okresu rezerwacji zasobu poza okres zadania. Zmiana okresurezerwacji zasobu możliwa wyłącznie za pomocą zmiany okresu zadania.Ostrzegaj (Zielony tekst na kalendarzu i liście) – powoduje inicjowanie okresu rezerwacji zasobu datami z aktywności. Pozwala na zmianę okresurezerwacji, jednak program ostrzeże jeśli okres rezerwacji wykracza poza okres aktywnościBrak (Czarny tekst na kalendarzu i liście) – oznacza, że czas rezerwacji zasobów może odbiegać od okresu aktywności do której zasób jestpodłączony. Ustawienie parametru „Kontrola dostępności urządzenia” na ‘zabraniaj’ spowoduje zablokowanie możliwości sterowania przezużytkownika stanem rezerwacji zasobu.

94/128

Opiekun kontrahentaFunkcjonalność opiekuna kontrahenta pozwala powiązać operatora do kontrahenta w celu podzielenia listy kontrahentów np. pomiędzy

przedstawicieli handlowych.

Opiekun kontrahenta może przyjmować status:

Główny- oznacza podstawowego opiekuna kontrahenta;Zastępca- oznacza zastępczego opiekuna kontrahenta np. na wypadek nieobecności opiekuna głównego. W celu dodania opiekuna należyprzejść na listę Kontrahentów i z menu Czynności wybrać Opiekun kontrahenta (możliwe jest przypisanie opiekuna wielu kontrahentom naraz). Taką sama operację można wykonać z pozycji formularza kontrahenta.

Dodawanie opiekuna do kontrahenta

Po otwarciu nowego okna należy wypełnić pola:

Operator - lista wyboru operatora, który zostanie przypisany do kontrahenta;Data Od - data mówiąca od kiedy operator staje się opiekunemData Do - data mówiąca do kiedy operator jest opiekunem. Pozostawienie tego pola pustego oznacza przedział czasu niedomknięty;Przy nadchodzeniu dat - pole wyboru decydujące o sposobie zachowania przypisania opiekuna do kontrahenta. W momencie nachodzeniadat obecnej i ustawianej opieki, program może: nie zamienić operatora, ostrzec o zmianie lub zmienić opiekuna bez ostrzeżeń;Typ opiekuna - pole wyboru typu opiekuna;

Na formularzu poszczególnego kontrahenta w zakładce CRM -> Opiekun kontrahenta znajdują się informacje o przypisaniu opiekuna.

W Handel -> Zestawienia dodano listę „Obroty wg opiekunów”. Lista prezentuje dla każdego opiekuna kontrahenta, sumę wartościdokumentów które zostały wystawione w czasie gdy opiekunem głównym kontrahenta z dokumentu był dany operator.

UstawieniaDodano prawa na roli CRM ‘Opiekunowie kontrahenta’ w Narzędzia -> Opcje -> Systemowe -> Role.

Wszyscy kontrahenci;Wszystkie aktywności; Prawa domyślnie są przyznane. Odebranie prawa „Wszyscy kontrahenci”, sprawi że operator pracujący w ramach roli,zobaczy kartoteki tylko tych kontrahentów których jest opiekunem głównym lub jest zastępcą w czasie zastępstwa. Po okresie zastępstwa kartotekibędą dla niego niedostępne.

Odebranie prawa „Wszystkie aktywności”, sprawi że operator pracujący w ramach roli, zobaczy kartoteki tylko tych aktywności, których jestwykonującym lub prowadzącym lub jest opiekunem kontrahenta wskazanego na aktywności.

„Widoczność dokumentów handlowych dla opiekunów kontrahenta” - Odebranie prawa, sprawi że operator pracujący w ramach roli, zobaczy tylkote dokumenty, które zostały wystawione dla kontrahentów których jest opiekunem głównym lub jest zastępcą w czasie zastępstwa. Po okresie zastępstwadokumenty będą dla niego niedostępne.

Do roli w gałęzi CRM/Opiekun/Simple dodano również prawo ‘Dodawanie Opiekuna’ oraz ‘Kasowanie Opiekuna’.

W przypadku kiedy podczas dodawania kartoteki kontrahenta ma automatycznie inicjować się opiekun kontrahenta należy ustawić w Narzędzia ->Opcje -> CRM -> Ogólne -> Ustawienia -> Flaga „Opiekun Kontrahenta”. Ustawienie flagi powoduje także ukrycie kartotek kontrahentów, którychoperator nie jest opiekunem, jeśli na rolach odebrane ma prawa w gałęzi CRM -> Opiekun Kontrahenta -> Simple.

W danym okresie czasu możliwe jest posiadanie tylko jednego opiekuna głównego dla kontrahenta w oddziale firmy.

U w a g a !

Zaznaczenie flagi w konfiguracji Narzędzia-> Opcje -> CRM -> Ogólne -> Ustawienia -> Flaga „Opiekun Kontrahenta”można stosować wyłącznie w środowisku w którym administrator może zapewnić niezmienialność daty na komputerze lokalnym.

U w a g a !

95/128

TerminarzTerminarz jest wygodnym widokiem kalendarza przedstawiającego zadania do wykonania obecnie zalogowanego operatora. Na terminarzu są

widoczne zadania z modułu CRM oraz zadania typu przypomnienie.

Widok Terminarza

Organizacja pracy z Terminarzem.

Dostępne filtry

Terminarz posiada zdefiniowane filtry pozwalające na łatwiejsze przeglądanie danych, są to:

Typ zasobu - pozwala na określenie jakiego stanu zadania będą wyświetlane na Terminarzu. Filtr ten przyjmuje wartości:NieaktualneAktywneOczekująceZrealizowaneOdrzuconeWszystkie

Aktywność – pozwala na pokazanie zadań których parametr „Aktywne” został ustawiony na tak lub nie. Można też wybrać wszystkie zadania czylizarówno te aktywne jak i nieaktywne.

Organizacja widoku terminarzaWidok terminarza może zostać przystosowany do potrzeb użytkownika za pomocą organizatora widoku. Operator może dowolnie zmieniać sposób

wyświetlania terminarza.

Dostępne rodzaje widoku

96/128

Za pomocą przycisku data na terminarzu zostanie przestawiona na bieżącą datę. Z kolei pozwala przejść użytkownikowi na żądaną datęna terminarzu.

Dodawanie zadań do terminarzaZ poziomu terminarza możemy stworzyć nowe zadanie typu przypomnienie. Pozwala to na zapisanie choćby notatki która wyświetli nam się w

żądanym momencie.

Domyślnie na kalendarzu pojawiają się wszystkie zadania z modułu CRM oraz zadania typu przypomnienie założone w dowolnym miejscu w systemiepoprzez Asystenta.

Przykładowo możemy stworzyć przypomnienie na pracowniku które wyświetli się w odpowiednim momencie gdy będzie trzeba naliczyć wypłatę. Wtym celu należy przejść na wybranego pracownika, otworzyć asystenta zapisu, przejść na zakładkę powiadomienia i stworzyć nowe powiadomienia. Zapistaki wyświetli się na terminarzu.

Przypomnienie o naliczeniu wypłaty

Konfiguracja poczty CRM

Definicje i konfiguracja CRM

Konfigurowanie praw

Klawisze skrótów

97/128

Konfiguracja Poczty CRM

Konfiguracje konta pocztowego wykonuje się w nowo dodanej zakładce Konta Pocztowe, która znajduje się w Narzędzia -> Opcje -> CRM -> Kontapocztowe.

Zakładka Konto pocztowe dostępna z poziomu konfiguracji

Na formularzu zakładki Konta Pocztowe można określić konta pocztowe połączone z enova (na liście kont pocztowych można sprawdzić, które zwcześniej zsynchronizowanych z enova kont pocztowych zostało zablokowane co oznacza, że wiadomości nie będą z niego odbierane i wysyłane).

Dodawanie nowego konta pocztowegoAby dodać nowe konto pocztowe można:

skorzystać z przycisku „Nowy (Konto pocztowe)”;

użyć menu kontekstowego (prawy klawisz myszy, a następnie „Nowy (Konto pocztowe)”)

skorzystać z klawisza [Insert], który wywoła pojawienie się okna nowego konta pocztowego.

Funkcjonalność odbierania wiadomości w programie enova ( tzn. obsługa protokołu IMAP) została dodana do modułu CRM wwersji 10.0 i jest dostępna dla obecnych i nowych klientów posiadających moduł CRM w wersji co najmniej złotej.

U w a g a !

98/128

Formularz Nowego Konta Pocztowego

Formularz wprowadzania nowego konta pocztowego składa się z trzech zakładek:

OgólnaZaawansowanePrawa danych.

Zakładka Ogólna zawiera następujące pola:

Nazwa użytkownika (adres e-mail) – w polu tym należy wpisać pełny adres e-mail dodawanego konta pocztowego ( np. imię.nazwisko@xyz.pl)Login – login do konta pocztowego ( np. imię.nazwisko);Hasło – hasło dostępu do wprowadzanego konta pocztowego;Serwer poczty wychodzącej (SMTP) – pełna nazwa serwera poczty SMTP do pobrania u operatora konta pocztowego (np. smtp.wp.pl,smtp.gmail.com, poczta.o2.pl)Serwer poczty przychodzącej (IMAP) - pełna nazwa serwera poczty IMAP do pobrania u operatora konta pocztowego (np. imap.wp.pl,imap.gmail.com, poczta.o2.pl)

SSL/TLS – protokoły zapewniają poufność i integralność transmisji danych, a także uwierzytelnienie serwera i klienta. TSL zabezpiecza protokoływarstwy najniższej w tym protokół IMAP, SSL służy do zabezpieczenia protokołu SMTP.

Port:

SMTP POP3 IMAP SSL

25 110 143 -

465 995 993 *

Testuj – przycisk pozwalający na sprawdzenie poprawności wprowadzonych danych dotyczących konta pocztowego i sprawności połączeń.Jeżeli konto pocztowe zostanie poprawnie skonfigurowane i poprawnie przejdzie test połączenia pojawi się okno pośrednie z pozytywnymkomunikatem.

Komunikat informujący o pozytywnym skonfigurowaniu konta pocztowego

Nie ściągaj wiadomości starszych od – pole daje możliwość wyboru daty, od której wiadomości będą zaciągane do enova.

99/128

Blokada konta – pole służące do blokowania danego konta, po zaznaczeniu parametru, wiadomości nie będą wysyłane i odbierane zzablokowanego konta. Jednak wiadomości wcześniej pobrane będą nadal widoczne w bazie danych enova.

Zakładka Zaawansowane zawiera następujące pola:

Formularz zaawansowane konta pocztowego

Sekcja Połączenie

Czas oczekiwania na odpowiedź (s) - umożliwia ustawienie czasu oczekiwania na odpowiedz serwera pocztowego. Podczas długotrwałychoperacji odbierania/wysyłania wiadomości email, czasy odpowiedzi mogą osiągać znaczącą wartość co sprowadza się do braku możliwości pracyna programie. Celem parametru jest ułatwienie obsługi tego typu przypadków.Ignoruj ostrzeżenia SSL - zaznaczenie parametru umożliwia ignorowanie ostrzeżeń SSL dwóch typówSslPolicyErrors.RemoteCertificateChainErrors 'self-signed' oraz SslPolicyErrors.RemoteCertificateNameMismatch 'name mismatch'. Należystosować wyłącznie na odpowiedzialność użytkownika .

Sekcja Pobieranie

Pobieraj załączniki – po zaznaczeniu parametru do bazy danych enova zapisywane będą załączniki pochodzące z korespondencji e-mail(domyślnie opcja ta jest nieaktywna, należy zwrócić uwagę, iż pobieranie i zapisywanie załączników w bazie danych enova może powodowaćszybki rozrost bazy danych co może wpłynąć na wydajność).Pobieraj tylko tekst – po zaznaczeniu opcji, przy pobieraniu wiadomości z danego konta pocztowego widoczny będzie tylko tekst danejkorespondencji (bez grafik, linków, załączników). Ma to zabezpieczyć program przed pobieraniem treści niebezpiecznych, mogących wywołaćszkodę w bazie danych enova. Jeżeli checkbox zostanie zaznaczony w menu Czynności pojawi się dodatkowa czynność „Pobierz treść html”, poużyciu której zostanie pobrana dodatkowa treść maila.

W sekcji Synhronizacja

Po usunięciu wiadomości w systemie usuwaj ją również z serwera - zaznaczenie parametru powoduje że, podczas usuwania wiadomościz enova zostaje ona również skasowana na serwerze pocztowym.

Po oznaczeniu wiadomości w systemie o oznaczaj ja także na serwerze - zaznaczenie parametru powoduje synchronizację stanu(przeczytana, nie przeczytana )

Pobrane do systemu wiadomości oznaczaj jako przeczytane na serwerze - zaznaczenie parametru powoduje że pobrane wiadomości dosystemu zostają oznaczone jako przeczytane na serwerze pocztowym.

Trzecia zakładka „Prawa danych” daje możliwość określenia, który operator będzie miał:

W wersji 10.2 dodano możliwość zaciągania wiadomości email z wybranego folderu. Foldery, z których zaciągane będąwiadomości, należy wskazać na definicji konta pocztowego. Dla wszystkich już zdefiniowanych kont pocztowych, podczaskonwersji dodawany jest domyślny folder Inbox. Dzięki tej funkcjonalności, będzie można np. zaciągać do enova tylko wybranewiadomości email.

U w a g a !

100/128

pełne prawo do korzystania z danego konta pocztowego;prawo wyłącznie do poglądu konta pocztowego (operator nie będzie mógł odbierać i wysyłać wiadomości z danego konta pocztowego);zakaz dostępu – całkowicie ogranicza prawo dostępu danemu operatorowi do konta pocztowego (operator nie będzie widział wiadomościodebranych i wysłanych z danego konta pocztowego, będzie ono dla niego niedostępne).

Nadanie praw operatorom do skrzynki mailowej

Konfiguracja konta pocztowego dla operatoraW konfiguracji systemu korzystając z następującej ścieżki: Narzędzia -> Opcje -> Systemowe -> Operatorzy -> CRM.

Zakładka CRM na Operatorze enova

Na zakładce tej administrator może przyporządkować, które z kont pocztowych będzie domyślnym kontem pocztowym danego operatora. W sekcjitej istnieje także możliwość zdefiniowania podpisu oraz stopki danego operatora jaki będzie używany do wysyłki wiadomości e-maili przez niego. Podpiszawsze będzie taki sam bez względu na to z jakiego konta, do którego ma dostęp dany operator, będzie następowała wysyłka.

101/128

Definicje i konfiguracja CRMKonfiguracja modułu CRM obejmuje tworzenie definicji: kampanii, projektów, zadań, zdarzeń, teczek. Ponad to przedstawione zostanie

deklarowanie cech dla wszystkich obiektów w module CRM oraz konfiguracja serwera poczty SMTP.

Konfiguracja definicji CRM dostępna jest w Narzędzia-> Opcje-> CRM-> Definicje dokumentów.

Definicje kampaniiW programie enova można utworzyć wiele definicji kampanii – np. odrębne definicje dla kampanii marketingowej, handlowej itp.

Definicja kampanii

Dla każdej definicji określane są:

Nazwa- określa nazwę definicji kampanii;Symbol- skrócona nazwa definicji, służy między innymi do filtrowania danych na liście;Domyślna- oznaczenie tego parametru powoduje pokazywanie się definicji jako pierwszej (domyślnej) podczas dodawania nowego rekordu.Zablokowana- zaznaczenie tego parametru spowoduje zablokowanie definicji.Formularz użytkownika- zaznaczenie parametru spowoduje pokazanie się dodatkowej zakładki na definicji „Użytkownika”, gdzie operator możesamodzielnie zbudować wygląd formularza. Opis funkcjonalności znajduje się w następnym podrozdziale.Kontrola dat – Jeżeli wybrana zostanie inna wartość tego pola niż Brak, wówczas program sprawdza, czy czas trwania projektów w kampanii niewykracza poza okres (datę rozpoczęcia i zakończenia) kampanii. W zależności od ustawienia parametru Kontrola dat (Ostrzegaj lub Zabraniaj)jest w takim wypadku zgłaszane ostrzeżenie, lub program nie pozwala zapisać takiej kampanii/projektu.Kontrola stanu – Jeżeli wybrana zostanie inna wartość tego pola niż Brak, wówczas program sprawdza, czy w zamkniętej kampanii znajdują sięotwarte projekty. W zależności od ustawienia parametru Kontrola stanu (Ostrzegaj lub Zabraniaj) jest w takim wypadku zgłaszane ostrzeżenie,lub program nie pozwala zapisać takiej kampanii/projektu.Sposób numeracji- mechanizm pozwalający na budowanie indywidualnej sekwencji numerującej definicję. Lewa lista przedstawia pola, któremogą zostać wykorzystane do zbudowania sekwencji. Po zaznaczeniu odpowiedniego pola i przeniesieniu go za pomocą klawisza „Dodaj pole”zostanie uwzględnione w ciągu numerycznym.Niektóre z pól (np.: data.Year) mogą przyjmować różne długości np.: „2011” dla długości 4 znaków lub „11” dla 2 znaków. Powyższymiustawieniami steruje przycisk „Szerokość pola”, gdzie można określić długość poszczególnych pól.Za pomocą przycisków „Przenieść w górę”, „Przenieś w dół” można określić kolejność występowania pól w ciągu numerycznym.Każda z definicji powinna zawierać symbol „*”, która odpowiada za automatyczną numerację kolejno dodanych zapisów. W lewym-dolnym rogu

formatki widnieje sposób w jaki będzie widoczny numer w programie. Pole jest odświeżane dynamicznie .

Formularz użytkownikaPo zaznaczeniu parametru „Formularz użytkownika” na zakładce głównej definicji, udostępniona zostanie zakładka „Użytkownika”, która pozwala na

przystosowanie widoku formularza do potrzeb użytkownika.

102/128

Budowanie formatki użytkownika dla Kampanii

Lewy-górny róg okna zajmuje lista obiektów programu enova (wyświetlanych informacji na formularzu). Dzięki zastosowaniu pola „Filtr” możnaprzeszukiwać listę po szukanej nazwie. Po zaznaczeniu szukanego pola i wybraniu przycisku „Dodaj pole” obiekt zostanie przeniesiony na prawą listę,która stanowi zestawienie pól budujących formatkę.

Po zaznaczeniu parametrów „pokazuj kolekcje (podlisty)” oraz „właściwości biznesowe”, pokazane zostaną wszystkie obiekty w ramach kontekstuwybranej definicji.

Na podstawie wybranych pól (prawa lista) wizualizowany jest widok formularza użytkownika na dole okna (Sekcja „Użytkownika”).

Za pomocą pozostałych opcji użytkownik może sterować układem pól na formatce:

Tytuł - określa tytuł wyświetlanego pola. Domyślnie tytuł ma taką sama nazwę jak pole;Pole - nazwa obiektu występującego na formatce. Nie należy modyfikować tego pola;Szerokość opisu - stanowi odległość (w pikselach) pomiędzy tytułem a kontrolką;Szerokość kontrolki - stanowi długość kontrolki (pola);Wysokość kontrolki - stanowi wysokość kontrolki. Sterowanie wysokością pola możliwe jest tylko dla pól tekstowych typu notatki, cel, etc.;Linia oddzielająca - pozwala na tworzenie sekcji w ramach formatki. Należy zaznaczyć pole nad którym ma znajdować się sekcja i wprowadzić jejnazwę;Tylko odczyt - zaznaczenie tego parametru spowoduje zablokowanie pola przed edycją;Z poprzednim - pozwala na powiązanie pola z wierszem poprzedzającym zaznaczone pole. Po zapisaniu zmian nowa definicja będzie widocznana liście kampanii z ustalonym przez użytkownika wyglądem formularza.

Definicje projektówW programie enova można utworzyć wiele definicji projektów.

Na widoku formularza użytkownika powinno znajdować się pole wymagane „Nazwa”. Bez jego ustawienia przez operatora niebędzie możliwe zapisanie kampanii.

U w a g a !

103/128

Definicja projektu

Dla każdej definicji określane są:

Nazwa - określa nazwę definicji projektu;Symbol - skrócona nazwa definicji, służy między innymi do filtrowania danych na liście;Domyślna - oznaczenie tego parametru powoduje pokazywanie się definicji jako pierwszej (domyślnej) podczas dodawania nowego rekordu.Zablokowana - zaznaczenie tego parametru spowoduje zablokowanie definicji.Formularz użytkownika - zaznaczenie parametru spowoduje pokazanie się dodatkowej zakładki na definicji „Użytkownika”, gdzie operator możesamodzielnie zbudować wygląd formularza. Opis funkcjonalności znajduje się w następnym podrozdziale.Kontrola dat – Jeżeli wybrana zostanie inna wartość tego pola niż Brak, wówczas program sprawdza, czy czas trwania zadań/zdarzeń w projekcienie wykracza poza okres (datę rozpoczęcia i zakończenia) projektu. W zależności od ustawienia parametru ‘Kontrola dat’ (Ostrzegaj lubZabraniaj) jest w takim wypadku zgłaszane ostrzeżenie, lub program nie pozwala zapisać takiej kampanii/projektu.Kontrola stanu – Jeżeli wybrana zostanie inna wartość tego pola niż Brak, wówczas program sprawdza, czy w zamkniętym projekcie znajdują sięotwarte zadania/zdarzenia. W zależności od ustawienia parametru ‘Kontrola stanu’ (Ostrzegaj lub Zabraniaj) jest w takim wypadku zgłaszaneostrzeżenie, lub program nie pozwala zapisać takiej kampanii/projektu.Sposób numeracji - mechanizm pozwalający na budowanie indywidualnej sekwencji numerującej definicję. Lewa lista przedstawia pola, któremogą zostać wykorzystane do zbudowania sekwencji. Po zaznaczeniu odpowiedniego pola i przeniesieniu go za pomocą klawisza „Dodaj pole”zostanie uwzględnione w ciągu numerycznym.Niektóre z pól (np.: data.Year) mogą przyjmować różne długości np.: „2011” dla długości 4 znaków lub „11” dla 2 znaków. Powyższymiustawieniami steruje przycisk „Szerokość pola”, gdzie można określić długość poszczególnych pól.Za pomocą przycisków „Przenieść w górę”, „Przenieś w dół” można określić kolejność występowania pól w ciągu numerycznym.Każda z definicji powinna zawierać symbol „*”, która odpowiada za automatyczną numerację kolejno dodanych zapisów. W lewym-dolnym rogu

formatki widnieje sposób w jaki będzie widoczny numer w programie. Pole jest odświeżane dynamicznie .

Zakładka „Etapy definicji programu”Jest to domyślna lista etapów projektu. Podczas tworzenia nowego projektu lista etapów z definicji będzie kopiowana do projektu (w każdym

projekcie może być ona zmieniona). Etap projektu zawiera:

Liczbę porządkową – określającą kolejność etapów;Nazwę;Realizację – określającą procent realizacji projektu na danym etapie;

Zakładka „Stany”Jest to lista stanów projektu. Każdy zdefiniowany stan projektu zawiera:

Liczbę porządkową – określającą kolejność na liście wyboru,Nazwę,Pole Aktywny – określa, czy projekt w tym stanie jest otwarty (podlega zmianom).

104/128

Zakładka „Prawa danych”Służy do określenia operatorów, którzy będą mieć dostęp do projektów wskazanej definicji. Każdemu operatorowi można przypisać pełne prawa,

prawa tylko do odczytu lub ustawić zakaz do projektów określonej definicji. Prawa te mogą być również określane na formularzu operatora.

Zakładka „Formularz użytkownika”Po zaznaczeniu parametru „Formularz użytkownika” na zakładce głównej definicji, udostępniona zostanie zakładka „Użytkownika”, która pozwala

na przystosowanie widoku formularza do potrzeb użytkownika.

Budowanie formatki użytkownika dla Projektu

Lewy-górny róg okna zajmuje lista obiektów programu enova (wyświetlanych informacji na formularzu). Dzięki zastosowaniu pola „Filtr” możnaprzeszukiwać listę po szukanej nazwie. Po zaznaczeniu szukanego pola i wybraniu przycisku „Dodaj pole” obiekt zostanie przeniesiony naprawą listę, która stanowi zestawienie pól budujących formatkę.

Po zaznaczeniu parametrów „”pokazuj kolekcje (podlisty)oraz „właściwości biznesowe”, pokazane zostaną wszystkie obiekty w ramachkontekstu wybranej definicji.

Na podstawie wybranych pól (prawa lista) wizualizowany jest widok formularza użytkownika na dole okna (Sekcja „Użytkownika”).

Za pomocą pozostałych opcji użytkownik może sterować układem pól na formatce i tak:

Tytuł- określa tytuł wyświetlanego pola. Domyślnie tytuł ma taką sama nazwę jak pole;Pole- nazwa obiektu występującego na formatce. Nie należy modyfikować tego pola;Szerokość opisu- stanowi odległość (w pikselach) pomiędzy tytułem a kontrolką;Szerokość kontrolki- stanowi długość kontrolki (pola);Wysokość kontrolki- stanowi wysokość kontrolki. Sterowanie wysokością pola możliwe jest tylko dla mól tekstowych typu notatki, cel, etc.Linia oddzielająca- pozwala na tworzenie sekcji w ramach formatki. Należy zaznaczyć pole nad którym ma znajdować się sekcja i wprowadzić jejnazwę;Tylko odczyt- zaznaczenie tego parametru spowoduje zablokowanie pola przed edycją;Z poprzednim- pozwala na powiązanie pola z wierszem poprzedzającym zaznaczone pole. Po zapisaniu zmian nowa definicja będzie widocznana liście kampanii z ustalonym przez użytkownika wyglądem formularza.

Na widoku formularza użytkownika powinno znajdować się pole wymagane „Nazwa”. Bez jego uzupełnienia nie będziemożliwe zapisanie projektu.

U w a g a !

105/128

Definicje zadań, zdarzeń, zleceń serwisowych i wypożyczeńZadania, zdarzenia, zlecenia serwisowe i wypożyczenia definiuje się w ten sam sposób. Zostanie on przedstawiony na przykładzie formularza

definiowania zadań.

Formularz definicji zadania

Zakładka „Ogólne”

Standardowe – użytkownik nie ma wpływu na wartość tego pola. Jeśli pole jest wypełnione oznacza to, że definicja została wprowadzona dosystemu przez producenta i nie można jej usunąć.Nazwa – nazwa definicji;Symbol – symbol definicji, musi być unikalny;Drugi- oznacza alternatywny symbol definicji, pozwala na numerowanie w jednym ciągu dwóch definicji w ramach jednego symbolupodstawowego;Domyślna – jeśli jest zaznaczona, kliknięcie przycisku [Nowy] na liście zadań wywoła formularz zadania dla tej definicji. Tylko jedna definicja możebyć domyślna;Algorytm- zaznaczenie pola powoduje udostępnienie zakładki „Kod kalkulatora zadań” pozwalającego modyfikować zachowanie definicji;Zablokowana – zaznaczenie spowoduje brak możliwości dodania zadania o tej definicji;Rodzaj formularza – pole umożliwia wybranie jedną z 3 opcji:

Pełny – na formularzu zadania dla wprowadzania podstawowych danych wyświetlane są dwie zakładki: Ogólne i DodatkoweProsty – na formularzu zadania dla wprowadzania podstawowych danych wyświetlana jest jedna zakładka Ogólne. Dane o projekcie iplanowanych przychodach i kosztach nie są dostępne.Użytkownika – wygląd okna do wprowadzania zadania jest konfigurowany przez operatora. Na definicji zadania pojawia się dodatkowazakładka Użytkownik, na której określa się jakie pola mają być dostępne na formularzu zadania.

Definicja zadania generowanego przy zamknięciu – jest to definicja innego zadania (lub zdarzenia), które będzie automatycznie wygenerowaneprzy przestawianiu stanu zadania na „nieaktywne”. Można w ten sposób wymusić, żeby dla każdego spotkania, po jego zakończeniu, programautomatycznie proponował dodanie notatki. Zadanie (zdarzenie) takie jest umieszczane na liście zadań powiązanych;Definicja zadania grupowego – jeżeli dla zadania zostanie określona definicja zadania grupowego, wówczas zadanie takie będzie posiadałozakładkę „Uczestnicy” i będzie możliwe dodawanie innych operatorów wykonujących to zadanie. W takim wypadku dla każdego operatorawskazanego na liście uczestników zostanie utworzone zadanie zgodnie z podaną definicją zadania grupowego (patrz Spotkania);Definicja dokumentu handlowego – jeżeli zostanie określona, to na zadaniu (zleceniu serwisowym) będzie dostępna funkcja „Utwórz dokumenthandlowy”. Jest to szczególnie przydatne na zleceniach serwisowych o tworzenia dokumentów pobrania części zamiennych z magazynu;Magazyn- pozwala na określenie, którego magazynu będą dotyczyły tworzone dokumenty magazynowe/handlowe;Sposób numeracji- mechanizm pozwalający na budowanie indywidualnej sekwencji numerującej definicję. Lewa lista przedstawia pola, któremogą zostać wykorzystane do zbudowania sekwencji. Po zaznaczeniu odpowiedniego pola i przeniesieniu go za pomocą klawisza „Dodaj pole”zostanie uwzględnione w ciągu numerycznym. Niektóre z pól (np.: data.Year) mogą przyjmować różne długości np.: „2011” dla długości 4 znakówlub „11” dla 2 znaków. Powyższymi ustawieniami steruje przycisk „Szerokość pola”, gdzie można określić długość poszczególnych pól.

106/128

Za pomocą przycisków „Przenieść w górę”, „Przenieś w dół” można określić kolejność występowania pól w ciągu numerycznym.

Każda z definicji powinna zawierać symbol „*”, która odpowiada za automatyczną numerację kolejno dodanych zapisów.

W lewym-dolnym rogu formatki widnieje sposób w jaki będzie widoczny numer w programie. Pole jest odświeżane dynamicznie.

Zakładka „Stan”Służy do określania stanów. Każdy zdefiniowany stan zadania zawiera:

Liczbę porządkową – określającą kolejność na liście wyboru;Nazwę;Pole Aktywny – określa, czy zadanie w tym stanie jest otwarte.

Zakładka „Priorytety”Służy do określania priorytetów dla zadania. Każdy zdefiniowany priorytet zawiera:

Liczbę porządkową – określającą kolejność na liście wyboru;Nazwę.

Zakładka „Opcje”Sekcja Opcje zawiera:

Kategorie- pozwala na przypisania definicji do określonej definicji. Kategorie definiowane są w Narzędzia -> Opcje-> CRM-> Ogólne-> Kategorieaktywności. Funkcjonalność służy do grupowania definicji w celu łatwiejszego przypinania wydruków.Rejestracja historii zmian – przy każdej zmianie zadania tworzony jest zapis zadania przed zmianą wraz z informacją o operatorze dokonującymzmiany. Dzięki temu można śledzić pełną historię zmian wartości zadania. Historia zmian jest dostępna na zakładce „Historia” na formularzuzadania;Opis HTML – zaznaczenie dodaje dodatkową zakładkę „Opis” na formularzu zadania, której tekstowi można nadawać standardowe atrybutygraficzne (pogrubienie, kursywa itp.);Całodzienne – przy dodawaniu zadania zainicjalizowane zostaną pola ‘Rozpoczęcie’ (0:00) i ‘Zakończenie(23:59)Inicjuj nazwę – przy dodawaniu zadania w polu „Nazwa” pojawi się nazwa definicji zadania;Definicja do importu maili –określa czy dana definicja będzie służyć do importu maili z programu Outlook 2007/2010/2013 (pod warunkiemzainstalowania dodatku enova.Outlook). Zaimportowane maile zostaną dodane w enova, jako nowa pozycja na liście zadań, zdarzeń, zleceń lubwypożyczeń.Powiąż czas wykonania- zaznaczenie parametru spowoduje automatyczne sumowanie czasu stopera podczas otwarcia danej definicji;Dostępny stoper- zaznaczenie parametru spowoduje dodanie stopera na definicji zadania;Automatyczny stoper- zaznaczenie parametru spowoduje automatyczne włączanie się stopera podczas otwierania formatki.

Sekcja enova.NET/Pulpit kontrahenta:

Dostęp – określa czy w internetowej wersji enova użytkownicy będą mieli dostęp do zadań o tej definicji. Możliwe są 3 opcje: Brak – całkowityzakaz dostępu, Podgląd - możliwość przeglądania zadań, Edycja – możliwość zmiany treści zadań;Dodawanie – określa czy w internetowej wersji enova, będzie można dodać nowe zadanie o tej definicji;Widoczna w module- pozwala na określenie miejsca pojawienia się definicji w enova.NET

Sekcja Zasoby CRM:

Filtr typu zasoby- pozwala na ustawienie filtru na zasobach firmy;Kontrola czasu na zasobie- określa sposób kontroli czasu podczas dodawania zasobów:

Zablokowany (Czerwony tekst na kalendarzu i liście) – program uniemożliwi operatorowi zmianę okresu rezerwacji zasobu. Okresrezerwacji będzie ściśle powiązany z okresem zadania. Zmiana okresu rezerwacji zasobu możliwa wyłącznie za pomocą zmiany okresuzadania.Ostrzegaj (Zielony tekst na kalendarzu i liście) – powoduje inicjowanie okresu rezerwacji zasobu datami z aktywności. Pozwala na zmianęokresu rezerwacji, jednak program ostrzeże jeśli okres rezerwacji wykracza poza okres aktywnościBrak (Czarny tekst na kalendarzu i liście) – oznacza, że czas rezerwacji zasobów może odbiegać od okresu aktywności do której zasób jestpodłączony.

Sekcja Dokumenty CRM:

Wartość- pole wyboru określające jakie wartości mają być brane podczas dodawania dokumentów na formularzu zadania.

Sekcja Cechy:

Pozwala na wprowadzenie oraz określenie sposobu ich zachowania podczas kopiowania zadania

Sekcja Zadanie dla roli:

Rola- wybranie roli spowoduje automatyczne inicjowanie zadania dla danej roli.

Sekcja Wypożyczenia/Serwis:

Kontrola dostępności urządzenia- określa sposób zachowania się systemu w przypadku wykorzystywania urządzenia w jednym czasie. Możnanie kontrolować dostępności urządzenia, ostrzegać bądź zabraniać rezerwacji urządzenia. Ustawienie parametru „Kontrola dostępnościurządzenia” na zabraniaj spowoduje zablokowanie możliwości sterowania przez użytkownika stanem rezerwacji zasobu.

Zakładka Użytkownika107/128

Po wybraniu rodzaju formularza jako użytkownika na zakładce głównej definicji udostępniona zostanie zakładka Użytkownika, która pozwala naprzystosowanie widoku formularza do potrzeb użytkownika.

Przycisk „Domyślny układ” na zakładce użytkownik

Lewy górny róg okna zajmuje lista obiektów programu enova (wyświetlanych informacji na formularzu). Dzięki zastosowaniu pola Filtr możnaprzeszukiwać listę po szukanej nazwie. Po zaznaczeniu szukanego pola i wybraniu przycisku Dodaj pole obiekt zostanie przeniesiony na prawą listę,która stanowi zestawienie pól budujących formatkę.

Po zaznaczeniu parametrów „Pokazuj kolekcje (podlisty)” oraz „Właściwości biznesowe”, pokazane zostaną wszystkie obiekty w ramach kontekstuwybranej definicji.

Na podstawie wybranych pól (prawa lista) wizualizowany jest widok formularza użytkownika na dole okna (Sekcja Użytkownika).

Za pomocą pozostałych opcji użytkownik może sterować układem pól na formatce i tak:

Tytuł – określa tytuł wyświetlanego pola. Domyślnie tytuł ma taką sama nazwę jak pole,Pole – nazwa obiektu występującego na formatce. Nie należy modyfikować tego pola,Szerokość opisu – stanowi odległość (w pikselach) pomiędzy tytułem a kontrolką,Szerokość kontrolki – stanowi długość kontrolki (pola),Wysokość kontrolki – stanowi wysokość kontrolki. Sterowanie wysokością pola możliwe jest tylko dla mól tekstowych typu notatki, cel etc.,Linia oddzielająca – pozwala na tworzenie sekcji w ramach formatki. Należy zaznaczyć pole, nad którym ma znajdować się sekcja i wprowadzić jejnazwę,Tylko odczyt – zaznaczenie tego parametru spowoduje zablokowanie pola przed edycją,Z poprzednim – pozwala na powiązanie pola z wierszem poprzedzającym zaznaczone pole. Po zapisaniu zmian nowa definicja będzie widocznana liście kampanii z ustalonym przez użytkownika wyglądem formularza.

Zakładka MailPozwala na określenie zasad wysyłania poczty elektronicznej na podstawie zadań.

Posiada dwie grupy parametrów:

Wysyłaj pocztę do – w tej grupie oznaczamy osoby, do których będzie wysyłana pocztaWykonującego – poczta będzie wysyłana do operatora oznaczonego jako Wykonujący. Wymaga to wpisania na formularzu operatora nazakładce CRM adresu e-mail,Prowadzącego – poczta będzie wysyłana do operatora oznaczonego jako Prowadzący. Wymaga to wpisania na formularzu operatora nazakładce CRM adresu e-mail,Kontrahenta – poczta będzie wysyłana do kontrahenta. Wymaga to uzupełnienia na kartotece kontrahenta jego adresu e-mail.

Automatyczne powiadomienia o – pozwala na określenie sytuacji, w których będzie automatycznie wysyłana poczta:Utworzeniu – e-mail zostanie wysłany w przypadku utworzenia nowego zadania,Edycji – e-mail zostanie wysłany za każdym razem, gdy zostanie zmodyfikowane zadanie,

W wersji 9.3 dodano przycisk „Układ domyślny” dający możliwość dodania do widoku formularza wszystkich pól znajdującychsię na prostym formularzu.

U w a g a !

Na widoku formularza użytkownika powinno znajdować się pole wymagane „Nazwa”. Bez niej nie będzie możliwe zapisaniezadania/zdarzenia.

U w a g a !

Od wersji 9.3 na definicji zdarzenia Korespondencja (KORESP) w polu kontrahenta ustawiono domyślnie wartość „Do”.

U w a g a !

108/128

Zamknięciu – e-mail zostanie wysłany w przypadku zmiany stanu zadania na nieaktywne (przy zamknięciu zadania),Okno potwierdzenia e-mail – pozwala na określenie, czy podczas wysyłania wiadomości e-mail (poprzez Czynności -> Wyślij e-mail) mapokazywać się okno wysyłki wiadomości.

Zakładka konfiguracji wysyłki e-mail

W sekcji „Wysyłaj pocztę do” znajdują się dwa parametry: „Rodzaj adresu e-mail” oraz „Wysyłaj na adres”. „Rodzaj adresu e-mail” pozwala nawybranie na danej definicja zadania/zdarzenia adresu e – mail z przypisanym do niego celem kontaktu, który będzie zawsze wykorzystywany przywysyłce maila z powiadomieniem. Od wersji 9.3 na definicji zdarzenia Korespondencji (KORESP) ustawiono domyślnie w tej sekcji adres zezdefiniowanym celem jako korespondencja masowa. „Wysyłaj na adres” daje możliwość wyboru na jakie adresy będzie wysyłane danepowiadomienie. Jeżeli w polu tym będzie widniała opcja „pierwszy” to mail będzie wysyłany na pierwszy adres przypisany do danego celu kontaktu. Jeślizaś w polu tym będzie widniała opcja „wszystkie” – informacja będzie wysyłana na wszystkie adresy z przypisanym (wybranym wcześniej) celem. Od wersji9.3 na definicji zdarzenia Korespondencja (KORESP) domyślnie ustawiona w tym polu jest wartość „pierwszy”.

Aby było możliwe wysyłanie poczty przez enova, konieczne jest wprowadzenia danych serwera SMTP w Opcje | Systemowe | Asystent.

Zakładka Prawa danychSłuży do określenia operatorów, którzy będą mieć dostęp do zadań o wskazanej definicji. Każdemu operatorowi można przypisać pełne prawa,

prawa tylko do odczytu lub ustawić zakaz do zadań określonej definicji. Prawa te mogą być również określane na formularzu operatora.

Definicje korespondencjiWłaściwa konfiguracja systemu zapewnia poprawne działanie funkcjonalności umożliwiającej wysyłanie poczty elektronicznej. W przypadku

korespondencji seryjnej konfiguracja może nastręczać pewnych trudności, ponieważ jest zależna od definicji innych obiektów i wymaga wprowadzeniaustawień w kilku miejscach systemu.

Korespondencja seryjna E-mail – Konfiguracja serwerapocztowegoW celu przygotowania korespondencji seryjnej E-mail należy skonfigurować ustawienia serwera pocztowego. Należy to wykonać w oknie Narzędzia

| Opcje | Systemowe | Asystent Wypełniając pola w sekcji Wysyłka maili.

109/128

Konfiguracja serwera pocztowego

W polach Nazwa użytkownika oraz Hasło należy wpisać dane konta na serwerze pocztowym, z którego następowała będzie wysyłka maili. SerwerSMTP to nazwa serwera pocztowego w sieci. Może to być serwer lokalnie zainstalowany w firmie bądź jeden z publicznych serwerów pocztowych. Portoraz SSL w zależności od konfiguracji serwera pocztowego należy wpisać odpowiedni port na którym pracuje usługa serwera oraz, jeśli serwer dostarczatakiej funkcjonalności, także szyfrowanie połączeń (SSL). Dane można uzyskać od administratora serwera.

Wysyłaj maile z kont operatorów, pozwala skonfigurować wysyłkę tak, by wiadomości wysyłane były z indywidualnego konta operatora a nie z adresugłównego. Zaznaczenie tej opcji wymaga wypełnienia danych w Narzędzia | Opcje | Systemowe | Operatorzy | OPERATOR | CRM sekcji Adres e-mail operatora.

W przypadku gdy operator nie zgadza się na wprowadzenie hasła przez osobę wdrażającą system, istnieje możliwość ustawienia hasła dostępu doskrzynki pocztowej przez samego operatora. Warunkiem koniecznym jest zaznaczenie w Asystencie pola „Wysyłaj maila z kont operatorów” orazwypełnienie danych serwera pocztowego na operatorze w zakładce „CRM”. Po spełnieniu powyższych warunków dany operator będzie mógł z poziomuenova wejść w Narzędzia | Konfiguracja konta pocztowego i ustawić hasło.

Wprowadzenie hasła do serwera pocztowego przez użytkownika

Konfiguracja definicji korespondencji i zdarzeniaWiadomości seryjne w enova realizowane są jako grupa zdarzeń zawierająca informacje o adresacie – kontrahencie bądź osobie kontaktowej

kontrahenta oraz, jeśli ustawiono tak na definicji korespondencji, także treści wiadomości (w zależności od ustawienia parametru sposób wysyłki:

Grupowo – treść pobierana zakładki Treść na korespondencji,110/128

Indywidualnie – treść pobierana z zakładki Opis na zdarzeniu).

Konfiguracja definicji zdarzeniaNależy przygotować odpowiednią definicję zdarzenia. Należy przejść do wybranej definicji lub utworzyć nową w Narzędzia | Opcje | CRM |

Definicje dokumentów | Definicje zdarzeń.

Na zakładce Mail należy wskazać do kogo ma być wysyłana korespondencja.

Konfiguracja definicji zadania

Przykładowo dla mailingu seryjnego najodpowiedniejszym będzie ustawienie pola Kontrahent na wartość UDW.

Przykładowa konfiguracja mailingu seryjnego

W przypadku gdy definicja stosowana będzie do wysyłania wiadomości elektronicznych, formularz pozwala także określić, czy przed wysyłkąwiadomości E-mail, pojawi się okno zawierające adresy wszystkich adresatów oraz treść wysyłanej wiadomości. Okno pojawi się wyłącznie gdy na definicjikorespondencji wybrano sposób wysyłki „Grupowy”.

111/128

Konfiguracja definicji korespondencjiDefinicję korespondencji znaleźć można w Narzędzia | Opcje | CRM | Definicje dokumentów | Definicje korespondencji.

Na formularzu definicji należy ustawić wartość pól Definicja zdarzenia – należy ustawić definicję skonfigurowaną w poprzednim punkcie oraz poleSposób wysyłki maila, które określa, czy treść wiadomości będzie identyczna dla wszystkich adresatów i pobierana z pola Opis na korespondencji, czyteż każdy kontrahent otrzyma treść zindywidualizowaną np. za pomocą mechanizmu „Pola danych” na korespondencji. Po wybraniu opcjiIndywidualne aktywuje się pole Czas opóźnienia, w którym określić można (w sekundach) czas opóźnienia wysyłki kolejnych wiadomości po kliknięciuopcji „wyślij wiadomość”.

Pole Załączniki determinuje sposób zachowania wysyłki załączników dołączonych w Asystencie. W przypadku wybrania „Tak” wysyłane będązałączniki dodane do zdarzenia, w przypadku wybrania opcji „Z korespondencji” wysyłany będzie załącznik dołączony do korespondencji (wszyscyodbiorcy dostaną takie same załączniki).

Konfigurowanie definicji korespondencji

Sposób numeracji to mechanizm pozwalający na budowanie indywidualnej sekwencji numerującej definicję. Lewa lista przedstawia pola, któremogą zostać wykorzystane do zbudowania sekwencji. Po zaznaczeniu odpowiedniego pola i przeniesieniu go za pomocą klawisza Dodaj pole zostanieuwzględnione w ciągu numerycznym. Niektóre z pól (np.: data.Year) mogą przyjmować różne długości np.: „2011” dla długości 4 znaków lub „11” dla 2znaków. Powyższymi ustawieniami steruje przycisk „Szerokość pola”, gdzie można określić długość poszczególnych pól. Za pomocą przycisków Przenieśw górę, Przenieś w dół można określić kolejność występowania pól w ciągu numerycznym. Każda z definicji powinna zawierać symbol „*”, któraodpowiada za automatyczną numerację kolejno dodanych zapisów. W lewym-dolnym rogu okna wyświetlany jest przykład numeru. Pole jestodświeżane dynamicznie.

Definicje teczekDodanie nowej definicji teczki odbywa się z poziomu Narzędzia | Opcje | CRM | Definicja dokumentów | Definicje teczek.

112/128

Definicja teczki

Nazwa – nazwa definicji,Symbol – symbol definicji, musi być unikalny,Dostępność – określa sposób zachowania definicji. W przypadku wybrania:

Publiczna – której elementy dostępne są dla wszystkich operatorów,Prywatna – której elementy dostępne są wyłącznie dla określonych operatorów,

Zablokowana – zaznaczenie spowoduje brak możliwości dodania zadania o tej definicji,Formularz użytkownika – zaznaczenie parametru spowoduje pokazanie się dodatkowej zakładki na definicji Użytkownika, gdzie operator możesamodzielnie zbudować wygląd formularza. Opis funkcjonalności znajduje się w następnym podrozdziale,Sposób numeracji – mechanizm pozwalający na budowanie indywidualnej sekwencji numerującej definicję. Lewa lista przedstawia pola, któremogą zostać wykorzystane do zbudowania sekwencji. Po zaznaczeniu odpowiedniego pola i przeniesieniu go za pomocą klawisza Dodaj polezostanie uwzględnione w ciągu numerycznym. Niektóre z pól (np.: data.Year) mogą przyjmować różne długości np.: „2011” dla długości 4 znakówlub „11” dla 2 znaków. Powyższymi ustawieniami steruje przycisk Szerokość pola, gdzie można określić długość poszczególnych pól. Za pomocąprzycisków Przenieś w górę, Przenieś w dół można określić kolejność występowania pól w ciągu numerycznym. Każda z definicji powinna zawieraćsymbol „*”, która odpowiada za automatyczną numerację kolejno dodanych zapisów,W lewym-dolnym rogu formatki widnieje sposób, w jaki będzie widoczny numer w programie. Pole jest odświeżane dynamicznie. Zakładka Stanypozwala na proste określenie stanów teczek wraz z ich aktywnością

Zakładka Formularz użytkownikaPo zaznaczeniu parametru Formularz użytkownika na zakładce głównej definicji udostępniona zostanie zakładka „Użytkownika”, która pozwala na

przystosowanie widoku formularza do potrzeb użytkownika.

Lewy górny róg okna zajmuje lista obiektów programu enova (wyświetlanych informacji na formularzu). Dzięki zastosowaniu pola Filtr możnaprzeszukiwać listę po szukanej nazwie. Po zaznaczeniu szukanego pola i wybraniu przycisku Dodaj pole obiekt zostanie przeniesiony na prawą listę,która stanowi zestawienie pól budujących formatkę.

Po zaznaczeniu parametrów „Pokazuj kolekcje (podlisty)” oraz „Właściwości biznesowe” pokazane zostaną wszystkie obiekty w ramach kontekstuwybranej definicji.

Na podstawie wybranych pól (prawa lista) wizualizowany jest widok formularza użytkownika na dole okna (Sekcja Użytkownika).

Za pomocą pozostałych opcji użytkownik może sterować układem pól na formatce i tak:

Tytuł – określa tytuł wyświetlanego pola. Domyślnie tytuł ma taką sama nazwę jak pole,Pole – nazwa obiektu występującego na formatce. Nie należy modyfikować tego pola,Szerokość opisu – stanowi odległość (w pikselach) pomiędzy tytułem a kontrolką,Szerokość kontrolki – stanowi długość kontrolki (pola),Wysokość kontrolki – stanowi wysokość kontrolki. Sterowanie wysokością pola możliwe jest tylko dla mól tekstowych typu notatki, cel etc.,Linia oddzielająca – pozwala na tworzenie sekcji w ramach formatki. Należy zaznaczyć pole, nad którym ma znajdować się sekcja i wprowadzić jejnazwę,Tylko odczyt – zaznaczenie tego parametru spowoduje zablokowanie pola przed edycją,Z poprzednim – pozwala na powiązanie pola z wierszem poprzedzającym zaznaczone pole. Po zapisaniu zmian nowa definicja będzie widocznana liście kampanii z ustalonym przez użytkownika wyglądem formularza.

113/128

Konfiguracja ogólna – rodzaje kontaktówMożliwość konfiguracji rodzajów kontaktów oraz celów kontaktów znaleźć można za pomocą następującej ścieżki: Narzędzia -> Opcje -> Ogólne ->

Rodzaje kontaktów.

Definicje celów kontaktów

W wersji programu 9.2. enova dodano możliwość przyporządkowania do danego rodzaju kontaktu (np. adres e-mail, numer telefonu, faks) celutegoż kontaktu (np. eFaktura, korespondencja masowa oraz każdy dowolnie zdefiniowany w konfiguracji cel). Standardowo na liście celów widnieją dwapredefiniowane cele – korespondencja masowa oraz eFaktura. Przypisanie takie będzie wykorzystywane przede wszystkim w przypadku wysyłkikorespondencji seryjnej oraz przy wysyłce eFaktury. Np. Tworzona jest korespondencja seryjna informująca o promocji, maile tego gatunku powinny byćwysyłane na jeden, zdefiniowany przez kontrahenta adres mailowy, do którego przypisany został cel „promocja” (a nie na wszystkie adresy przypisanedo danego kontrahenta). W celu osiągnięcia takiego efektu należy stworzyć definicję korespondencji, do której podpięte zostało zdarzenie odnoszącesię do danej korespondencji. Zdarzenie to powinno mieć uzupełnioną we właściwy sposób zakładkę „Mail”. Na niej w polu „Rodzaj adresu e-mail” należywybrać wcześniej zdefiniowany cel, który przypisany został również do adresów e-mail, na które wysyłana ma być informacja o promocji.

Zakładka „Mail” na definicji zdarzenia

Wysyłka dla konkretnego „Rodzaju adresu e-mail” obsługiwane są w CRM -> Korespondencja -> Czynności -> Wysłanie korespondencji masowej e-mail oraz bezpośrednio z zadania/zdarzenia z menu Czynności -> Wysyłka e-mail.

Dodanie własnych definicji celów następuje poprzez wpisanie celu w wiersz tabeli i przejście do kolejnego, niższego wiersza. Następnie należyzapisać i zamknąć okno, w którym miało miejsce definiowanie.

Na widoku formularza użytkownika powinno znajdować się pole wymagane „Nazwa”. Bez niej nie będzie możliwe zapisanieteczki.

U w a g a !

114/128

Po konwersji bazy danych do wersji 9.2 przypisany zostanie cel kontaktu korespondencja masowa do wszystkich domyślnychadresów e-mail.

Po konwersji bazy danych do wersji 9.2 przypisany zostanie cel eFaktura do wszystkich domyślnych adresów e-mail, ale tylkowtedy, gdy zainstalowany jest dodatek invooclip.

U w a g a !

115/128

OgólneZawiera opcje związanie z dodatkami enova oraz dodatkowe ustawienia konfiguracyjne. Posiada dwie zakładki

Kategorie aktywnościWyświetla kategorie wydruków oraz pozwala dodać nowe

Ustawienia i dodatkiSkłada się z pięciu sekcji:

1) Microsoft Outlook zawierającej pole wyboru definicji zdarzenia dla zaimportowanych maili z użyciem dodatku enova Outlook - Definicjazdarzenia dla importowanych maili

2) Smsing z polem wyboru definicji zdarzenia po wysłaniu smsa - Definicja zdarzenia dla smsingu

3) Ogólne z parametrami :

Opiekun kontrahenta - zaznaczenie parametru powoduje pojawienie się na kartotece kontrahenta zakładki opiekun kontrahenta

Inicjuj opiekuna twórcą kartoteki kontrahenta - zaznaczenie parametru powoduje że operator dodający kartotekę kontrahenta zostanieautomatycznie dopisany jako opiekun kontrahenta

Widoczność nieaktywnych projektów w opisie analitycznym - odpowiada za możliwość dodawania opisów analitycznych do nieaktywnegoprojektu. Działanie opisano szczegółowo w dziale pytania Jak dodać opis analityczny do budżetu nieaktywnego projektu

4) Wizytówki - zawiera pole wyboru Rodzaj zadania generowanego podczas przekształcania wizytówki

5) Zasoby - pozwala z pośród dostępnych pól wybrać informację wyświetlaną w kalendarzu zasobów w polach Nazwa i Opis

Widok zakładki Ustawienia i dodatki

Konfigurowanie prawNa formularzu definicji projektu/zadania/zdarzenia można przypisać poszczególnym operatorom prawa do projektów o określonej definicji:

Pełne prawo do edycji. Operator będzie mógł tworzyć projekty/zadania/zdarzenia o takiej definicji, modyfikować je i usuwać,

Prawo do podglądu (tylko odczyt). Operator będzie mógł przeglądać projekty/zadania/zdarzenia o takiej definicji, ale nie będzie ich mógłdodawać, modyfikować ani kasować,

Zakaz dostępu. Operator w ogóle nie widzi na listach projektów/zadań/zdarzeń o określonej definicji.

116/128

Prawo do definicji

Te same prawa (do projektów, do zadań i do korespondencji ) mogą zostać określone z poziomu formularza operatora. W tym wypadku określamydla wybranego operatora do jakich projektów, zadań i korespondencji posiada prawo.

Określenie praw dla operatora

W przypadku zadań istnieje drugi mechanizm określana praw. Jest on konfigurowany w uprawnieniach roli, w gałęzi Zadania | Zadaniai zdarzenia CRM | Simple.

Prawa do zadań określane są w kilku kategoriach:

Dostęp do zadań określonego rodzaju. Każdemu operatorowi można ustawić prawa dostępu do zadań (oraz zdarzeń i zleceń) o określonejdefinicji:Pełne prawo do edycji zadań,Prawo do podglądu zadań (tylko odczyt),Zakaz dostępu do zadań (operator w ogóle nie widzi zadań określonej definicji),Prawo do kasowania zadań – każdej roli można przypisać prawo (lub zakaz) do kasowania zadań i zdarzeń (dzięki temu można tak skonfigurowaćprogram, że żadne, raz wpisane zadanie, nie zostanie usunięte z systemu – może zostać najwyżej oznaczone jako nieaktywne),Prawa do zadań innych operatorów – każdej roli można przypisać zakres praw dostępu (pełne, tylko odczyt lub zakaz) do zadań przypisanychinnym operatorom,Zamykanie zadań – prawo służące do zarządzania zamykaniem zadań,Zasoby innych operatorów – prawo służące do zarządzania zasobami innych operatorów,Zmiana operatora – prawo służące do zarządzania operatorami na zadaniach.

117/128

Organizacja praw na roli

Należy przy tym pamiętać, że prawa Simple nakładają się z prawami do definicji zadań (zawsze obowiązuje bardziej restrykcyjne ograniczenia prawdostępu do zadania wynikające z tych dwóch).

Przykładowo: operator posiada prawa do odczytu dla zadań o definicji SPO i zakaz do zadań innych operatorów. Oznacza to, że będzie mógłoglądać (tylko odczyt) zadania SPO, dla których jest ustawiony jako prowadzący lub wykonujący, ale nie będzie w ogóle widział zadań innychoperatorów.

118/128

Klawisze skrótówRegułą ogólną nawigacji jest zgodność z mechanizmami zastosowanymi w MS Windows. Znaczkiem [Win] oznaczone zostały klawisze standardu

Windows. Należy pamiętać ze nie wszystkie z wymienionych poniżej skrótów działają w interfejsie przeglądarkowym i dotykowym.

F1 – Pomoc [Win],F2 – wejście do edycji danych na liście [Win],F3 – wejście na belkę filtrów listy, to jest ta belka która znajduje się bezpośrednio nad listą. Kolejne naciśnięcie przechodzi na drzewo grup listyo ile jest widoczne,F4 – otwarcie lookup'a, listy typu ComboBox, kalendarzyka, kalkulatorka, itp [Win],F5 – odświeżanie danych (listy, formularza), wczytuje dane ponownie z bazy danych [Win],F6, F7 – klawisze do częstej funkcji okna, wykorzystanie dowolne,F8 – klawisz do częstej funkcji okna, wykorzystanie dowolne (najczęściej podsumowanie zaznaczonych elementów listy),F9 – klawisz do częstej funkcji okna, wykorzystanie dowolne (najczęściej zatwierdzanie i zamykanie dokumentu),F10 – przejście do menu okna [Win],F11, F12 – klawisze do częstej funkcji okna, wykorzystanie dowolne,Shift+F3 – wejście na drzewo grup listy znajdujące się po lewej stronie listy. Kolejne naciśnięcie przechodzi na belkę filtrów listy o ile jestwidoczne,Shift+F4 – otwarcie formularza z lookup'a,Shift+F8 – podsumowanie wszystkich elementów listy,Shift+F10 – otwarcie menu lokalnego kontrolki,Ctrl+F3 – wyszukuje następną wartość na liście (kontynuacja <Ctrl+F>),Ctrl+F9 – konfiguracja programu aktualnej firmy,Ctrl+Shift+F9 – odświeżenie konfiguracji programu aktualnej firmy,Alt+F3 – sortowanie listy zapisów wg aktualnej kolumny,Alt+F4 – zamknięcie aktualnego okna,Ctrl+Space – na formularzu to samo co <F4>; na liście zaznacza/odznacza aktualny zapis,Alt+ – to samo co F4 [Win] lub dla kontrolki edycyjnej ze strzałkami góra/dół oznacza naciśnięcie strzałki w dół,Alt+ – dla kontrolki edycyjnej ze strzałkami góra/dół oznacza naciśnięcie strzałki w górę,Enter – na formularzu przechodzi do następnej kontrolki w ramach strony; na liście otwiera formularz dla zapisu lub akcja standardowa,Alt+Enter – na liście w trybie edycji otwiera formularz dla zapisu lub akcja standardowa,Shift+Enter – na formularzu przechodzi do poprzedniej kontrolki w ramach strony,Ctrl+Enter – na liście aktualizacja aktualnego zapisu; na formularzu zapisuje i zamyka aktualny formularz lub w ogóle akceptuje dane znajdującesię w oknie,Ctrl+Shift+Enter – alternatywny klawisz aktualizacji zapisu, szczególnie potrzebny na formularzach,Tab – przechodzi do następnej kontrolki (bez względu na stronę) [Win],Shift+Tab – przechodzi do poprzedniej kontrolki (bez względu na stronę) [Win],Ctrl+Tab – przechodzi do następnej strony danych (zakładki) [Win],Ctrl+Shift+Tab – przechodzi do poprzedniej strony danych (zakładki) [Win],Escape – rezygnuje z aktualnej akcji; na formularzu w trakcie modyfikacji danych w kontrolce przywraca poprzednią wartość, jeżeli nie ma zmiandanych, to zamyka okno ewentualnie ostrzegając o zmianach; zamyka/rezygnuje okna dialogowe [Win],Ins – na liście dodaje nowy zapis do listy,Alt+Ins – na liście w trybie edycji dodaje nowy zapis do listy przy pomocy formularza,Backspace – w oknie głównym cofa się o jedną pozycję w "menu" w górę; na kontrolka edycyjnych kasuje znak przed kursorem [Win],Alt+Backspace – w kontrolkach edycyjnych wycofuje zmiany [Win],Alt+� – na głównym oknie wyświetla następną stronę [Win]; na formularzu wyświetla poprzedni zapis,Alt+� – na głównym oknie wyświetla poprzednią stronę [Win]; na formularzu wyświetla następny zapis,Ctrl+Del – na liście kasuje zaznaczony zapis danych lub na listach historycznych zaznaczoną aktualizację zapisu,Ctrl+Shift+Del – na liście historycznej kasuje zaznaczony zapis ze wszystkimi aktualizacjami,Ctrl+PgUp – przechodzi do poprzedniej strony danych (tj. Ctrl+Tab),Ctrl+PgDown – przechodzi do następnej strony danych (tj. Ctrl+Shift+Tab),Ctrl+A – na liście zaznacza wszystkie zapisy; na formularzu zaznacza cały tekst w kontrolce,Ctrl+C – kopiuje zaznaczone dane do schowka,Ctrl+F – otwiera okienko szukania po dowolnym tekście zapisów na liście,Ctrl+G – na formularzu przechodzi do wskazanego zapisu,Ctrl+H – na formularzu otwiera stronę z cechami,Ctrl+P – uruchamia standardowy wydruk dla okna,Ctrl+S – zapisuje aktualnie edytowane dane oraz odświeża dane z bazy,Ctrl+V – wkleja dane znajdujące się w schowku do aktualnej kontrolki,Ctrl+X – wycina zaznaczone dane do schowka,Ctrl+Z – wycofuje zmiany w kontrolce,Ctrl+ – otwiera kolejną zakładkę na formularzu. Pierwsza zakładka <Ctrl+1>, dziesiąta <Ctrl+0>,Ctrl+ – klawisz skrótu wyświetlający odpowiednią stronę danych; na liście otwiera formularz na od razu na odpowiedniej stronie,Ctrl+Shift+F – otwiera okienko filtrowania po dowolnym tekście zapisów na liście,Ctrl+Shift+H – zamienia wartości na liście,Ctrl+Shift+S – zapisuje aktualne dane i dodane nowy zapis bez zamykania formularza,Ctrl+Shift+P – wyświetla listę wszystkich wydruków przypisanych do okna,Ctrl+Shift+ – dodaje nowy zapis odpowiedniego typu,Alt+ – aktywuje wyróżnioną funkcję (pozycja w menu, kontrolka na oknie),[+] lub [=] – rozwija wskazany poziom drzewa,[-] lub [_] – zwija wskazany poziom drzewa, []* – rozwija jeden poziom drzewa dla wszystkich elementów na liście (drzewie).

119/128

Archiwizacja i odtwarzanie bazy danychSystem archiwizacji bazy danych jest maksymalnie uproszczony. Użytkownik ma do dyspozycji bardziej zaawansowane narzędzia służące do tego

celu, będące częścią Windows lub SQL Server. Może także stosować któryś z wyspecjalizowanych, komercyjnych pakietów. Niezależnie od użytegosystemu, jego istnienie i istnienie jego opisu jest obowiązkiem nakładanym na każdą firmę przez Ustawę o rachunkowości (Ustawa z dnia 29 września1994 r. o rachunkowości z późniejszymi zmianami Art. 10.1.3).

Procedura archiwizacji bazy danych SQL Server korzysta z narzędzi wchodzących w skład pakietu SQL Server. Z tego względu:

baza zapisywana jest w formacie kopii zapasowej pakietu SQL Server i nie jest „pakowana”. Zalecane jest nadane kopiom danych baz SQLrozszerzenia .BAC.kopia wykonywana jest na komputerze, na którym znajduje się serwer SQL.Aby przenieść lub skopiować kopię bezpieczeństwa na lokalny dysk, użytkownik musi posiadać dostęp (uprawnienia) do katalogu serwera, naktórym zostanie ona umieszczona (standardowo C:\Program Files\Microsoft SQL Server\MSSQL\BACKUP).

Procedurę archiwizacji wykonujemy z głównego menu wybierając Czynności/Archiwizuj bazę danych

Archiwizuj bazę danych

Po wpisaniu ścieżki gdzie zostanie zapisany plik z archiwum pojawia się komunikat

Procedura odtwarzania bazy danych z archiwum wykonujemy z głównego menu wybierając Czynności/Odtwarzaj bazę danych z kopii

Odtwarzanie bazy danych

W kolejnym oknie wybieramy ściężkę z której wskazujemy plik archiwum

120/128

Odtwarzanie bazy danych

Po wpisaniu ścieżki i poprawnym odtworzeniu archiwum pojawia się komunikat

121/128

Zbiory danych systemu enova365

TechnologiaSystem enova365 został napisany z wykorzystaniem narzędzi programistycznych Microsoft.NET oraz Microsoft Visual Studio.NET. Projekt został

oparty o architekturę trójwarstwową składającą się z warstwy interfejsu użytkownika, logiki biznesowej i bazy danych. System enova365 możewspółpracować z relacyjną baza danych Microsoft SQL Server 2005, 2008, 2008R2, 2012, 2014 lub bazą MySQL

Baza danych MSSQL lub MSDE – jest to nowoczesna baza danych oparta o technologię SQL. Jej użycie zapewnia wysoką stabilność i bezpieczeństwosystemu oraz szybkość działania. Siłą takiego rozwiązania jest wydajność. Konstrukcja baz relacyjnych pozwala na przechowywanie i operowanie naogromnych ilościach danych. Właściwości bazy SQL, takie jak prędkość komunikacji szczególnie korzystnie uwidaczniają się w rozwiązaniach sieciowych.

Baza danych MSSQL jest bazą danych, w której wszystkie informacje, wzajemne zależności miedzy nimi oraz algorytmy wykonywanych na tychzbiorach działań i obliczeń przechowywane są w postaci zintegrowanych tabel.

Zapewnienie ochrony systemu enova oraz informacji przechowywanych w bazie danych przed nieupoważnionym dostępem lub zniszczeniem,następuje poprzez stosowanie odpowiednich rozwiązań programowych i organizacyjnych związanych z systemem operacyjnym komputera, na którychzainstalowany jest system enova, czy tez zlokalizowana jest baza danych.

Dodatkowo już na poziomie samego systemu istnieje funkcjonalność pozwalająca na zindywidualizowane dla każdego użytkownika zdefiniowanie iprzypisanie praw dostępu do określonych informacji z bazy danych czy też określonych funkcji systemu.

Zbiory danych

Wykaz głównych modułów systemu

Lp. Nazwa modułu Opis

1 Business Podstawowe tabele systemowe. Definicje cech, konfiguracja

2 Core Podstawowe tabele logiki biznesowej. Definicje i ewidencje dokumentów, definicje stawek VAT i akcyzy

3 CRM Moduł zarządzania kontrahentami, bankami i urzędami

4 Deklaracje Deklaracje podatkowe i ZUS

5 Ewidencja VAT Ewidencja VAT i akcyzy

6 Handel Moduł handlowy, definicje i obiekty handlowe

7 HR Zarządzanie zasobami ludzkimi (element Kadr i Płac)

8 Import Informacje dodatkowe dla ewidencji SAD

9 Kadry Informacje kadrowe o pracownikach (dana ewidencyjne i o zatrudnieniu)

10 Kalendarze Informacje o planowanym i wykonanym czasie pracy pracowników, absencje.

11 KasaModuł Ewidencja Środków Pieniężnych. Zarządzanie zobowiązaniami i należnościami, przelewami, raportykasowe/wyciągi bankowe.

12 Księga Moduł księgowy. Okresy obrachunkowe, plan kont, schematy, dziennik, zestawienia, opis analityczny.

13 Magazyny Moduł gospodarki magazynowej. Definicje magazynów, obroty, zasoby.

14 PłaceZarządzanie wynagrodzeniami pracowników. Listy płac, wypłaty i ich elementy, zaliczki, zaniechaniapodatkowe.

15 Środki trwałeEwidencja środków trwałych oraz wyposażenia. Środki trwałe, wyposażenie, operacje na środkach trwałych(otrzymanie, amortyzacja, przeszacowania, zmiana wartości i likwidacja), terminarz inwentarza.

16 Towary Definicje cen, jednostki, przeliczniki i kompletacja.

17 Waluty Waluty, tabele kursowe, kursy.

18 Windykacja Windykacja należności.

Wykaz tabel składających się na poszczególne modułyPoniższe zestawienia przedstawiają tabele systemu składające się na poszczególne moduły. W tabelach tych przechowywane są informacje

biznesowe, wzajemne zależności miedzy nimi oraz algorytmy wykonywanych na tych zbiorach działań i obliczeń.

Business

Lp. Nazwa zbioru Opis

1 FeatureDefs Definicje cech, zawierające informacje o zachowaniu cech rozszerzających dowolne obiekty systemu.

2 CfgNodes Węzły konfiguracji. Nazwa i relacja do węzła nadrzędnego.

3 CfgAttributes Wartości konfiguracji. Nazwa, wartość i relacja do węzła.

4 Operators Operatorzy, którzy mogą pracować na programie.

122/128

5 OperatorRoles Role (zbiory praw) przypisane poszczególnym operatorom.

6 Rights Prawa do poszczególnych danych przypisane operatorom i obiektom systemu.

7 Dictionary Słownik podpowiedzi tekstowych pojawiających się przy wielu polach danych na formularzach.

8 SystemInfos Różne informacje o bazie danych (numer wersji bazy, unikalny identyfikator, itd.).

9 ChangeInfos Lista operacji tworzenia i edycji danych z określeniem dnia, godziny i operatora.

Core

Lp. Nazwa zbioru Opis

1 AdresyInformacje o adresach kontrahentów, pracowników, banków i urzędów. Miejscowość, ulica, nr domu, lokaluitp.

2 DaneKontrahentow Kopia danych kontrahenta związanego z dokumentem w systemie. Nazwa, NIP i dane adresowe.

3 DefDokumentow Podstawowa tabela z definicjami dokumentów w systemie. Informacje o algorytmie numeracji dokumentów.

4 DokEwidencjaPodstawowa tabela ewidencji dokumentów. Numer, numer dodatkowy, data zaewidencjonowania, dane odokumencie źródłowym (numer, data, kontrahent).

5 CentraKosztow Słownik z centrami kosztów w systemie. Nazwa, kod.

6 PodzielKosztow Podzielnik kosztów związany ze źródłem. Nazwa.

7 HistPodzielnikow Zapisy historyczne podzielnika kosztów. Okres ważności, podzielnik.

8 ElemPodzielnikow Elementy podzielników kosztów. Zapis historyczny podzielnika, wartość.

9 DefStawekVat Definicje stawek VAT. Kod, stawka (status, procent, źródłowa), opis.

10 DefStawekAkcyzy Definicje stawek akcyzy. Kod, stawka (symbol, grupa, pozycja, procent), opis.

11 PozEwidZbiorczejPozycje ewidencji zbiorczej. Relacja pomiędzy dokumentem stanowiącym pozycję ewidencji zbiorczej, a tąewidencją.

CRM

Lp. Nazwa zbioru Opis

1 Banki Lista banków. Nazwa, kod, numer kierunkowy.

2 ZUSY Lista oddziałów ZUS.

3 UrzedySkarbowe Lista urzędów skarbowych. Nazwa, kod.

4 UrzedyCelne Lista urzędów celnych. Nazwa, kod.

5 Kontrahenci Lista kontrahentów. Nazwa, kod, warunki płatności.

Deklaracje

Lp. Nazwa zbioru Opis

1 Deklaracje Deklaracje ZUS, PIT, VAT i AKC. Data, typ i numer deklaracji. Wszystkie

Ewidencja VAT

Lp. Nazwa zbioru Opis

1 DefinicjePOVATDefinicje powstania obowiązku VAT oraz akcyzy. Kod, powstanie obowiązku (zasada, memoriałowe, kasowe,warunek, ilość dni warunku), opis.

2 NagEwidencjiVATTNagłówki ewidencji VAT oraz akcyzy. Dane dokumentu (podmiot, numer, data, numer korygowanegodokumentu), netto, podatek, brutto, powstanie obowiązku VAT akcyzy.

3 EleEwidencjiVATT Elementy ewidencji VAT oraz akcyzy. Stawka VAT oraz akcyzy, netto, podatek, brutto, parametry zakupu.

4 NagRozliczenVATTNagłówki rozliczeń VAT oraz akcyzy. Dane dokumentu (podmiot, numer, data, numer korygowanegodokumentu), netto, podatek, brutto, data rozliczenia.

5 EleRozliczenVATTElementy rozliczeń VAT oraz akcyzy. Stawka VAT oraz akcyzy, netto, podatek, brutto, parametry zakupu, datarozliczenia.

Handel

LP. Nazwa zbioru Opis

1 DefDokHandlowych Definicje dokumentów handlowo-magazynowych opisujące zachowanie tych dokumnetów w systemie.

2 DokHandlowe Nagłówki dokumentów handlowo-magazynowych.

123/128

3 SumyVAT Sumy pozycji na dokumentach handlowo-magazynowych policzone wg stawek VAT.

4 PozycjeDokHan Pozycje dokumentów handlowo-magazynowych.

5 DefRelHandlowychDefinicje relacji, powiązań pomiędzy dokumentami handlowo-magazynowych, opisujące właściwościpowiązania.

6 RelacjeHandlowe Relacje, powiązania pomiędzy nagłówkami dokumentów handlowo-magazynowych.

7 PozRelHandlowej Relacje, powiązania pomiędzy pozycjami dokumentów handlowo-magazynowych.

Zarządzanie zasobami ludzkimi

Lp. Nazwa zbioru Opis

1 DefElemOcenPrac Definicje kryteriów oceny pracownika. Kategoria, nazwa, limit

2 WzoryOcenPrac Wzory ocen pracownika. Nazwa.

3 ElemWzorowOcPrac Elementy wzorów ocen pracownika. Relacja do definicji elementu oceny.

4 OcenyPracownikow Oceny pracowników. Pracownik, termin, data.

5 ElementyOcenPrac Elementy ocen pracowników. Ocena, data, definicja, wartość.

6 DefStanowisk Definicje stanowisk. Nazwa, zaszeregowanie.

7 Rekrutacje Rekrutacje na wybrane stanowisko. Pracownik, wydział, definicja stanowiska, data zgłoszenia i wycofania.

8 EtapyRekrutacji Etapy rekrutacji. Nazwa, data, termin, opis.

9 Wyszukania Algorytm wyszukania. Nazwa.

10 PozycjeWyszukan Pozycja algorytmu wyszukania pracownika. Wyszukanie, definicja elementu oceny, parametry oczekiwane

Import

Lp. Nazwa zbioru Opis

1 KwotySadowKwoty sadów. Wartość faktury, koszty transportu zagranicznego, koszty ubezpieczeń, koszt opakowańwyrażone w walucie oraz PLN oraz cło, akcyza, VAT, opłata manipulacyjna, proforma.

Kadry

Lp. Nazwa zbioru Opis

1 DefPodstawStazu Definicje podstaw stażu pracy. Nazwa.

2 Wydzialy Lista wydziałów. nazwa, kod, wydział nadrzędny, ewidencje ŚP dla płatności wypłat.

3 GrupyZaszer Grupy zaszeregowania. Nazwa, stawka, zakres, wymiar etatu.

4 TytulyUbezpiecz4 Tytuły ubezpieczeń ZUS. Kod, nazwa, informacje dodatkowe dla algorytmów podatkowych i ZUS.

5 KursySzkolenia Kursy i szkolenia wykonywane przez pracowników. Pracownik, nazwa, data, termin, ocena, rozliczenie.

6 PodstawyStazowInformacja o wliczaniu informacji o historii zatrudnienia do wybranej podstawy stażu pracy. Zatrudnienie,definicja.

7 HistZatrudnienHistorie zatrudnień pracowników w innych zakładach pracy. Pracownik, dane zakładu pracy, okreszatrudnienia, staż pracy.

8 InneDochody Inne dochody pracownika (z innych źródeł). Pracownik, miesiąc, kwota.

9 ZbiegiUbezpiecz Zbiegi tytułów ubezpieczeń pracowników. Pracownik, okres, społeczne, zdrowotne.

10 Pracownicy Lista pracowników. Kod,

11 Rodzina Lista członków rodziny pracowników. Nazwisko, imię, informacje dla deklaracji ZUS.

12 ProgiPodatkowe Indywidualne progi podatkowe pracownika. Zapis historyczny pracownika, próg, procent zaliczki podatku.

13 PracHistorieHistoria danych kadrowych pracownika. Podstawowe informacje ewidencyjne i o zatrudnieniu. Pracownik,okres ważności, nazwisko, imię, PESEL, NIP, okres zatrudnienia, podleganie ubezpieczeniom.

14 PracHistorie2Drugorzędne informacje ewidencyjne pracownika. Zapis historyczny pracownika, dokument, kontakt,informacje o służbie wojskowej itp.

15 KartyRCP Karty RCP pracownika. Pracownik, numer karty, okres ważności.

16 Umowy Umowy zawarte z pracownikiem. Pracownik, wydział, warunki umowy (kwota, okres, warunki ubezpieczenia).

17 Dodatki Dodatki do wynagrodzenia dla pracowników. Pracownik, członek rodziny (opcjonalny), nazwa.

18 DodHistorie Historia dodatku. Dodatek, okres ważności, podstawy naliczania.

19 ProgiAkordow Progi akordów. Akord (definicja akordu), próg, wartość.

20 DefinicjeAkordow Definicje akordów. Nazwa, opis algorytmu naliczania.

21 Akordy Akordy. Pracownik, definicja, okres.

124/128

22 AkordHistorie Historia akordu. Akord, okres ważności, opis algorytmu naliczania.

23 SwiadczeniaSoc Świadczenia socjalne pracowników. Pracownik, nazwa, data przyznania, rozliczenie.

24 NagrodyKary Nagrody i kary. Pracownik, nazwa, data przyznania, rozliczenie.

25 BadaniaLekarskie Badania lekarskie. Pracownik, nazwa, termin, data.

26 Schorzenia Schorzenia pracowników. Pracownik, nazwa, okres, typ, przyczyna, rodzaj, opis.

27 SzkoleniaBHP Szkolenia BHP pracowników. Pracownik, nazwa, termin, data.

28 DefFundPozycz Definicje funduszy pożyczkowych. Nazwa, symbol, definicja wpisowego, składki i wycofania wkładu.

29 FundPozyczkowePrzynależności pracowników do funduszy pożyczkowych. Pracownik, definicja funduszu, okres, wpisowe,wycofanie wkładu.

30 Pozyczki Pożyczki udzielone pracownikom w ramach funduszy pożyczkowych. Fundusz, data udzielenia, kwota.

31 HistoriePozyczekHistoria warunków spłaty pożyczki. Pożyczka, okres ważności, informacje o oprocentowaniu, definicjaelementu.

32 PracownicyIdx Tabela pomocnicza do optymalizacji wyświetlania list pracowników w zależności od wydziałów.

33 UmowyIdx Tabela pomocnicza do optymalizacji wyświetlania listy umów zleceń w zależności od wydziałów.

Kalendarze

Lp. Nazwa zbioru Opis

1 CzytnikiRCP Czytniki RCP. Nazwa, opis algorytmu importu zapisów z pliku.

2 DefinicjeLimitow Definicje limitów nieobecności. Nazwa, opis algorytmu wyliczania.

3 LimNieobecnosci Limity nieobecności pracownika. Pracownik, definicja, okres, limit.

4 DefinicjeStref Definicje stref dnia w kalendarzu. Nazwa, opis sposobu wliczania do czasu pracy.

5 StrefyDni Strefa dnia w kalendarzu. Dzień, definicja, czas pracy.

6 DefinicjeDni Definicja dnia. Nazwa, typ dnia, domyślny czas pracy.

7 StrefyKalandarza Strefa dnia w kalendarzu wzorcowym. Dzień kalendarza, definicja strefy, czas pracy.

8 DniKalendarza Dni kalendarza. Kalendarz, typ dnia, definicja dnia, data, czas pracy.

9 KalendarzeKalendarze. Nazwa, algorytmy wyliczania czasu pracy, opcjonalna relacja do pracownika (dla kalendarzywyjątków).

10 StrefyPracy Strefa rzeczywistego dnia pracy pracownika. Dzień pracy, definicja, czas pracy

11 WejsciaWyjscia Wejścia/wyjścia z pracy w obrębie dnia. Dzień pracy, typ we/wy, godzina.

12 DniPracy Rzeczywiste dni pracy pracowników. Pracownik, data, czas pracy.

13 ZestawieniaPracyZestawienia rzeczywistego czasu pracy pracowników za okres. Pracownik, okres, ilość dni i czas pracy wokresie.

14 StrefyZestawienStrefy zestawień czasu pracy. Zbiorcze informacje o czasie pracy za okres. Zestawienie, definicja strefy, ilośćdni pracy, czas pracy.

15 DefNieobecnosci Definicje nieobecności. Nazwa, algorytm naliczania i informacje o uwzględnianiu na zestawieniach i raportach.

16 NieobecnosciNieobecności pracowników. Pracownik, definicja, okres, nieobecność korygowana, informacje dlanieobecności ZUS i urlopów.

17 DniAkordow Lista wykonań akordów w poszczególnych dniach. Akord, data, ilość, czas pracy.

18 ZestawAkordow Zbiorcza informacja o wykonaniu akordu za okres. Akord, okres, ilość, czas pracy.

Kasa i wyciągi bankowe

Lp. Nazwa zbioru Opis

1 RachBankPodmiot Rachunki bankowe podmiotów. Podmiot, bank, numer rachunku.

2 FormyPlatnosci Definicje płatności. Ewidencja ŚP, sposób zapłaty, termin.

3 Przelewy Przelewy. Podmiot, ewidencja ŚP, dane dla przelewu.

4 PozycjePrzelewow Pozycje przelewów. Przelew, płatność (zobowiązanie), kwota.

5 Platnosci Płatności. Ewidencja ŚP, podmiot, dokument źródłowy, termin, kwota, opis.

6 EwidencjeSP Ewidencje ŚP (rachunki bankowe, kasy gotówkowe). Nazwa, kod, waluta, informacje o koncie (bank, numer).

7 RaportyESP Raporty EŚP/Wyciągi bankowe. Ewidencja ŚP, okres, saldo początkowe, saldo końcowe.

8 DokumentyKasowe Dokumenty kasowe (KP, KW). Podmiot, data i numer dokumentu.

9 ZaplatyZapłaty. Dokument kasowy, raport kasowy, ewidencja ŚP, podmiot. Kwota, numer dokumentu, datadokumentu, opis.

10 RozliczeniaMW Rozliczenia magazynu walutowego. Tabela nie używana.

125/128

11 RozliczeniaSPRozliczenia ŚP. Relacja z informacjami o rozliczeniach pomiędzy płatnościami i zapłatami. Dokument, zapłata,data, kwota płatności, kwota zapłaty.

12 DokRozliczenioweDokumenty rozliczeniowe (potwierdzenia salda, wezwania do zapłaty, noty odsetkowe, ...). Podmiot, data inumer dokumentu, opis.

13 PozDokRozliczPozycje dokumentów rozliczeniowych. Dokument, rozliczenie ŚP, data i termin zapłaty, procent odsetek,kwoty.

14 RozrachunkiIdxTabela umożliwiająca szybkie, wspólne, przeglądanie płatności i zapłat. Dokument, data, numer, kwota, datarozliczenia.

Księgowość

Lp. Nazwa zbioru Opis

1 OkresyObrach Okresy obrachunkowe. Symbol, okres, data zamknięcia, opis.

2 Dziennik Dziennik księgowy. Okres obrachunkowy, ewidencja, bufor, numer, data, opis, winien, ma.

3 ZapisyKsiegoweZapisy księgowe. Dekret (pozycja w dzienniku), bufor, data, data podatkowa, numer, element księgowalny,konto, strona, kwota operacji, kwota zapisu, kurs, opis, parametry rozliczenia zapisu.

4 RozliczeniaKSRozliczenia księgowe. Rozliczenie źródłowe, parametry różnicy kursowej, parametry rozliczenia po stroniewinien oraz ma.

5 KontaKonta księgowe. Okres obrachunkowy, konto nadrzędne, symbol, nazwa, parametry konta, walutowość, bilansotwarcia.

6 PowiazaniaKont Powiązania kont księgowych. Konto, konto słownikowe, element słownika.

7 DefSlownikow Definicje słowników kont. Nazwa.

8 ElemDefSlownikow Elementy definicji słowników. Definicja oraz parametry do określenia segmentu konta i nazwy.

9 ObrotyKsiegowe Obroty księgowe. Konto, okres obrachunkowy, data, obroty w dniu, narastająco oraz salda.

10 SchematyKsiegowe Schematy księgowe. Nazwa, okres obrachunkowy, typ i definicja ewidencji, parametry schematu.

11 PozSchemKsiegT Pozycje schematu księgowego. Schemat, parametry pozycji.

12 OpisAnalityczny Opis analityczny. Ewidencja, źródło, symbol, wymiar, kwota, data, opis.

13 ZestawieniaKS Zestawienia księgowe. Symbol, nazwa, definicja numeracji.

14 KolumnyZestKS Kolumny zestawienia księgowego. Nazwa, definicja zakresu kolumny, wyrażenie.

15 PozycjeZestKSPozycje zestawienia księgowego. Zestawienie, pozycja nadrzędna, symbol, opis, wyrażenie, sposóbsumowania

Magazyny

Lp. Nazwa zbioru Opis

1 OkresyMagOkresy magazynowe będące okresami czasu, w których przechowywana jest pełna informacja o staniemagazynowym.

2 Magazyny Magazyny, na które może być przyjmowany lub rozchodowany towar.

3 Obroty Obroty towaru w magazynie łączące przychodowe partie towaru z rozchodami.

4 Zasoby Zasoby towaru w magazynie, partie towaru które aktualnie dostępne są na magazynie.

Płace

Lp. Nazwa zbioru Opis

1 DefListPlac Definicje list płac. Nazwa, symbol, algorytm numeracji, seria, wydział.

2 DefElementowDefinicje elementów wynagrodzenia. Informacje o wyliczaniu podatków i składek, algorytm naliczania wartościi uwzględniania elementu w algorytmach rozliczania nieobecności.

3 ProgiStazuPracy Progi stażu pracy dla definicji elementów opartych o staż pracy. Definicja elementu, próg, wartość.

4 ListyPlac Listy płac. Data, numer, wydział, informacje o sposobie naliczania.

5 Wyplaty Wypłaty pracowników. Lista płac, pracownik, numer kolejny, data wartość.

6 WypElementy Elementy wypłaty. Wypłata, pracownik, źródło, definicja, wartość, podatki, składki.

7 WypSkladniki Składniki elementu wypłaty. Element, nieobecność, podstawy naliczenia wartości, wartość.

8 ZaniechPodatkowe Zaniechania podatkowe pracowników. Pracownik, kwota, data udzielenia.

9 PozycjePIT Pozycje PIT. Nazwa, informacja sposobie wliczania do deklaracji.

10 KodyRSA Kody RSA. Nazwa, informacja o sposobie wykazywania na deklaracji RSA.

11 Zaliczki Zaliczki udzielone pracownikom. Pracownik, data udzielenia, kwota, kwota spłacona.

126/128

Środki trwałe

Lp. Nazwa zbioru Opis

1 KRST Klasyfikacja Rodzajowa Środków trwałych. Symbol, stawki amortyzacji, opis, symbole w innych klasyfikacjach.

2 MiejscaUzytk Miejsca użytkowania środków. Nazwa, opis.

3 TytulyDokST Tytułu dokumentów środków trwałych. Tytuł.

4 ZestawyST Zestawy środków trwałych. Nazwa, opis.

5 SrodkiTrwale Środki trwałe. Numer, nazwa, opis, dane pozyskania oraz zbycia, stan środka, bilans otwarcia.

6 SrodkiTrwaleHistŚrodki trwałe - dane historyczne. KRŚT, miejsce użytkowania, centrum kosztów, osoba odpowiedzialna,parametry amortyzacji, wycena, ilość.

7 DokumentyST Dokumenty środków trwałych. Numer, data, data operacji, tytuł, numer dokumentu dodatkowego.

8 ObrotyST Obroty środków trwałych. Kierunek, dokument, data, środek trwały, wartość bilansowa oraz podatkowa.

9 ParametryOdpisow Parametry odpisów amortyzacyjnych. Parametry bilansowe i podatkowe oraz metody dodatkowe odpisów.

10 EwidWyposazenia Ewidencja wyposażenia. Numer, nazwa, opis, dane pozyskania oraz zbycia.

11 EwidWyposazeniaHEwidencja wyposażenia - dane historyczne. Ilość, wartość, miejsce użytkowania, centrum kosztów, osobaodpowiedzialna, wycena.

12 TerminarzInw Terminarz inwentarza. Inwentarz, nazwa terminu, data planowana, data realizacji, opis.

Towary

Lp. Nazwa zbioru Opis

1 Jednostki Lista jednostek miary.

2 Przeliczniki Przeliczniki pomiędzy jednostkami miar.

3 PrzelTow Przeliczniki pomiędzy jednostkami miar dla poszczególnych towarów.

4 Towary Towary, karty towarowe, które mogą wchodzić jako pozycje na dokumentach handlowo-magazynowych.

5 ElemKompletow Elementy kompletacji opisujące składniki (części) z jakich składa się produkt.

6 DefinicjeCen Definicja ceny opisująca sposób wyliczania danej ceny w systemie.

7 Ceny Cena towaru zawierająca informacje o kwocie ceny netto i brutto dla odpowiedniej jednostki.

Waluty

LP. Nazwa zbioru Opis

1 Waluty Waluty zdefiniowane w systemie. Nazwa, symbol, informacja o kursie do EUR.

2 TabeleKursowe Tabele kursowe. Nazwa.

3 KursyWalut Historia zmian kursów walut. Tabela, waluta, data, kurs, krotność.

Windykacja

LP. Nazwa zbioru Opis

1 StanyWindykacji Stany windykacji płatności i zapłat. Nazwa, numer, termin.

2 Windykacje Historia windykacji płatności. Stan, płatność, data i termin.

127/128

last-page

Pomoc techniczna - 12 34 92 810, techniczne@enova.plPomoc Kadry Płace - 12 34 92 820, place@enova.pl

Pomoc Księgowość - 12 34 92 830, ksiegowosc@enova.plPomoc Handel - 12 34 92 840, handel@enova.pl

Pomoc CRM - 12 34 92 850, crm@enova.plPomoc Workflow - 12 34 92 860, workflow@enova.pl

Soneta Sp.z o.o.ul. Wadowicka 8A, 30-415 Kraków,tel. 12 34 92 800,e-mail: info@enova.pl,www.enova.pl