Text of De gebruiker centraal De gebruiker centraal bij document management binnen de Overheid Michiel Hazen...
Dia 1
De gebruiker centraal De gebruiker centraal bij document management binnen de Overheid Michiel Hazen Management consultant [email protected] Ordina Public Management Consulting
Dia 2
Agenda -Wat gaat er vaak mis bij document management projecten? -Wat zijn daar de oorzaken van? -Wat zijn mogelijke oplossingen?
Wat is het probleem? - Samenvattend Document management projecten: -Duren vaak lang -Kosten vaak veel geld -Resulteren vaak in oplossingen die slecht worden gebruikt Investeringen worden niet of nauwelijks terug verdiend
Dia 7
Wat zijn oorzaken? -Opdrachtgeverschap & governance -Welke informatie & taal van de organisatie -Snelheid & doorlooptijd -ICT-focus -Tool-focus Toegevoegde waarde primaire proces?
Wat zijn oplossingen? Om een project tot een succes te maken: -Moet opdrachtgeverschap bij de business zijn belegd -Moeten rollen en verantwoordelijkheden helder zijn -Heb je flexibele en schaalbare tools nodig -Moet je weten wie de oplossing gaat gebruiken -Staan gebruikers centraal
Dia 10
Microsoft SharePoint-platform SharePoint biedt: -Flexibiliteit -Schaalbaarheid -Gebruikersvriendelijkheid BI Samenwerken Zoeken Portal Formulieren PlatformServices ContentManagement Een platform waarbij de eindgebruiker centraal staat
Dia 11
Oplossingsrichtingen voor Document Management met SharePoint ScenarioKenmerken Alleen SharePointStandaard Sterke integratie kantoor automatisering Vertrouwde omgeving Basale workflow Vooral content geboren in kantoor automatisering SharePoint icm 3 rd party of maatwerk Sterke integratie kantoor automatisering Vertrouwde omgeving Krachtig ontwikkelplatform Veel sector-specifieke en generieke oplossingen SharePoint als presentatielaag Sterke integratie kantoor automatisering Vertrouwde omgeving Best of both worlds Hoogwaardige ECM-oplossingen
Dia 12
SharePoint uit de doos
Dia 13
Voorbeeld van standaard workflow
Dia 14
SharePoint en NEN2082 -NEN2082: officile Nederlandse norm voor (digitale) archivering: NEN2082: Eisen voor functionaliteit van informatie- en archiefmanagement in programmatuur Minimale verzameling functionele eisen voor informatie- en archiefmanagement in software -Opvolger van ReMANO en genspireerd op standaarden als MoReq en DOD5015.2 -Norm van Nederlands Normalisatie-instituut (juni 2008) -In combinatie met DoD Add-on Pack is SharePoint NEN2082 gecertificeerd (persbericht gaat binnenkort uit)
Dia 15
Casus Tam Tam: Digitalisering poststroom -Fasegewijze implementatie digitaal werken -Kleine stappen met concrete resultaten, beginnen bij de grootste pijn Uitdagingen: -Post ontvangen op verschillende locaties (Amsterdam & Emmeloord) -Kunnen aanwijzen als vervangend behandelaar -Dossiervorming
Dia 16
Dia 17
Dia 18
SharePoint met 3 rd party oplossingen
Dia 19
SharePoint met ECM -Local heroes: Decos BCT Corsa Circle Verseon -Grote spelers Filenet Open Text EMC -Specifiek voor SharePoint Meridio (van Autonomy)
Dia 20
Integratie van content tussen Livelink en SharePoint
Dia 21
Zoeken door documenten in SharePoint & Livelink
Dia 22
Samenvattend -Focus op toegevoegde waarde primaire proces -Implementatie van Document management is geen technologie project -Governance -Focus op gebruikers
Dia 23
Bedankt voor uw aandacht Vragen? Michiel Hazen Ordina Public Management Consulting [email protected] 06-30323157
