Diktat Manajemen Inventory (Lengkap)

BIAYA-BIAYA DALAM PERSEDIAAN

Biaya Pemesanan (Ordering Costs, Procurement Costs)

Merupakan biaya-biaya yang dikeluarkan sehubungan dengan kegiatan pemesanan bahan/barang, sejak dari

penempatan pemesanan sampai tersedianya barang di gudang.

– set-up costs: untuk menyiapkan mesin-mesin atau proses manufaktur dari suatu pesanan produksi.

Biaya Penyimpanan (Carrying Costs, Holding Costs)

Biaya-biaya yang dikeluarkan akibat diadakannya persediaan barang.

Biaya Kekurangan Persediaan (Shortage Costs, Stock-out Costs)

Biaya yang timbul sebagai akibat tidak tersedianya barang pada waktu diperlukan.

Tiga kemungkinan yang terjadi akibat kekurangan persediaan, antara lain :

• Tertundanya penjualan

• Kehilangan penjualan

• Kehilangan pelanggan

Total biaya persediaan = biaya pemesanan + biaya penyimpanan + biaya kekurangan persediaan

Struktur Biaya persediaan (Inventory Cost Structures)

• Urutan (atau setup) biaya (Ordering (or setup) cost)

• Tercatat (atau menahan) biaya (Carrying (or holding) cost) :

– Biaya modal (Cost of capital)

– Biaya penyimpanan (Cost of storage)

– Biaya usang, kerusakan dan kehilangan (Cost of obsolescence, deterioration and loss)

• Saham biayanya (Stock out cost)

• Item biaya, biaya pengiriman dan dikenakan biaya lainnya untuk diskon volume

(Item costs, shipping costs and other cost subject to volume discounts)

Perumahan biaya (Housing cost) :

– Bangunan menyewa atau penyusutan (Building rent or depreciation)

– Gedung biaya operasional (Building operating cost)

– Pajak pada bangunan (Taxes on building)

– Asuransi (Insurance)

Bahan biaya penanganan (Material handling costs) :

– Peralatan, sewa atau penyusutan (Equipment, lease or depreciation)

– Kekuatan (Power)

– Peralatan biaya operasional (Equipment operating cost)

Biaya tenaga kerja dari penanganan ekstra dan pengawasan (Manpower cost from extra handling and

supervision).

Manajemen Invertory Program SMBP & EP 2010

Biaya investasi (Investment costs) :

– Biaya pinjaman (Borrowing costs)

– Pajak atas persediaan (Taxes on inventory)

– Asuransi persediaan (Insurance on inventory)

Pencurian, memo dan persediaan usang (Pilferage, scrap and obsolescence)

Secara keseluruhan biaya tercatat (Overall carrying cost)

Biaya persediaan (Inventory Costs)

Nilai tercatat (Carrying cost)

Biaya memegang item dalam persediaan (cost of holding an item in inventory)

Urutan biaya (Ordering cost)

Biaya pengisian persediaan (cost of replenishing inventory)

Kekurangan biaya (Shortage cost)

Kerugian sementara atau permanen penjualan bila permintaan tidak dapat dipenuhi (temporary or

permanent loss of sales when demand cannot be met).

Struktur biaya persediaan.

a. Biaya per unit (item cost)

b. Biaya penyiapan pemesanan (ordering cost)

- Biaya pembuatan perintah pembelian (purchasing order)

- Biaya pengiriman pemesanan

- Biaya transportasi

- Biaya penerimaan (Receiving cost)

- Jika diproduksi sendiri maka akan ada biaya penyiapan (set up cost): surat menyurat dan biaya

untuk menyiapkan perlengkapan dan peralatan.

c. Biaya pengelolaan persediaan (Carrying cost)

- Biaya yang dinyatakan dan dihitung sebesar peluang yang hilang apabila nilai persediaan

digunakan untuk investasi (Cost of capital).

- Biaya yang meliputi biaya gudang, asuransi, dan pajak (Cost of storage). Biaya ini berubah sesuai

dengan nilai persediaan.

d. Biaya resiko kerusakan dan kehilangan (Cost of obsolescence, deterioration and loss).

e. Biaya akibat kehabisan persediaan (Stockout cost)

Penentuan berapa besar dan kapan pemesanan harus dilakukan.


Elemen Harga Pokok Bahan Baku

Terdapat empat kelompok biaya yang mempengaruhi harga pokok persediaan bahan baku, yaitu :

1. Harga Faktur. Harga faktur adalah harga yang disetujui antara perusahaan dengan pemasoknya. Potongan

pembelian akan mengurangi harga faktur, sedangkan biaya angkut yang ditanggung perusahaan diperlakukan

sebagai tambahan harga faktur.

2. Biaya Pemesan Bahan Baku. Biaya ini disebut juga procurement cost atau ordering cost yaitu biaya yang

dikeluarkan dalam melaksanakan pembelian bahan baku. Biaya ini dikelompokkan menjadi 2 yaitu :

a. Biaya Pemesan Tetap

b. Biaya Pemesan Variabel

3. Biaya Penyimpan Bahan Baku. Biaya ini disebut juga storage cost atau carrying cost yaitu biaya yang

dikeluarkan dalam melaksanakan kegiatan penyimpanan bahan agar siap dipakai di dalam kegiatan produksi.

Biaya ini dikelompokkan menjadi dua yaitu :

a. Biaya Penyimpanan Tetap

b. BiayaPenyimpanan Variabel

4. Biaya Ketidakcukupan Persediaan. Biaya ini timbul akibat adanya persediaan bahan baku yang tidak

mencukupi untuk memenuhi kebutuhan produksi. Biaya ini meliputi kerugian hilangnya penjualan, tambahan

biaya angkut karena dibeli secara mendadak, tuntutan dari pelanggan karena keterlambatan, dan tambahan

biaya karena tidak teraturnya proses produksi.

Klasifikasi ABC

Klasifikasi ABC, maka kebijakan persediaan (pemesanan, penyimpanan, pengawasan) bahan baku yang akan diterapkan di perusahaan juga harus memperhatikan masing-masing kelas.

Penentuan Jumlah Kebutuhan Bahan Baku

Perlu dilakukan langkah-langkah sebagai berikut :

1. Menentukan rencana penjualan produk perusahaan.

2. Menentukan Jumlah persediaan produk akhir

3. Menentukan Jumlah Produksi

4. Menentukan Jumlah Bahan baku untuk produksi

5. Menentukan Jumlah bahan baku yang akan dibeli.

Penentuan Jumlah Pembelian Yang Ekonomis (EOQ) :

Suatu jumlah pembelian untuk memenuhi kebutuhan bahan dalam satu periode yang mempunyai biaya persediaan paling rendah atau jumlah pembelian yang paling ekonomis untuk dilaksanakan setiap kali pembelian


Asumsi dalam Perhitungan EOQ:

Asumsi Model EOQ

Jumlah kebutuhan bahan mentah sudah dapat ditentukan lebih dahulu secara pasti untuk penggunaan selama satu tahun atau satu periode

Penggunaan bahan selalu pada tingkat yang konstan secara kontinyu

Pesanan persis diterima pada saat tingkat persediaan sama dengan nol atau diatas safety stock

Harga konstan selama periode tersebut

1. Pola pemakaian bahan baku tetap.

2. Terdapat persediaan yang cukup di pasar bebas

3. Terdapat tingkat harga yang sama dalam satu periode.

4. Terdapat tingkat biaya yang sama dalam satu periode.

Dari Asumsi Model EOQ, maka konsep TIC dapat dirumuskan :

TIC = Set Up Cost + Holding Cost

= Biaya Pesan + Biaya Simpan

Perilaku Biaya Pesan, tidak dipengaruhi oleh berapa unit yang dipesan, tetapi dipengaruhi oleh berapa kali kita melakukan pemesanan. Untuk biaya simpan tergantung dari banyaknya barang yang disimpan (dari rata-rata persediaan dikalikan biaya simpan per unit per periode)

Biaya Pesan = R / Q x O

Biaya Simpan = (CxTxQ) / 2

TIC (Total Inventory Cost atau Biaya Total Persediaan) akan minimum secara matematis kalau :

BIAYA PESAN = BIAYA SIMPAN

( R x O ) / Q = ( C x T x Q ) / 2

Q2 . C . T = 2 R . O

Q = √(2 . R .O)/C . T

Di mana :

Q = EOQ

T = Periode biasanya 1, sehingga tidak di tulis

R = Kebutuhan bahan dalam satu periode


O = Biaya tiap kali pesan

C = Biaya simpan per unit per periode

SAFETY STOCK

Safety Stock/Iron Stock yaitu persediaan minimal yang harus ada untuk menjamin kelancaran proses produksi akibat adanya kemungkinan kekurangan persediaan (out of stock).

Adanya Safety stock/Iron Stock bahkan security stock sebagai sumber inefisiensi. Oleh karena itu sebisa mungkin persediaan minimal jumlahnya harus ditekan (seminimal mungkin)

Out of Stock bisa terjadi karena beberapa hal :

1. Penggunaan bahan dasar di dalam proses produksi yang lebih besar dari pada yang diperkirakan sebelumnya.

2. Pesanan/pembelian bahan dasar tidak dapat tepat datang pada waktunya (atau lead time tidak terpenuhi/tidak tepat)

REORDER POINT (ROP)

Titik pemesanan kembali, yaitu saat kondisi barang persediaan ada berapa unit kita harus melakukan pemesanan kembali, mengingat adanya kebutuhan untuk “Safety Stock” dan kebutuhan selama waktu menunggu “Lead Time”.


Model Manajemen Persediaan

EOQ (economic order quantity)EOQ = 2.S.D

H

ELS (economic lot size)ELS = 2.S.D

H(1-D/P)

S = biaya pesan/order

D = permintaan (kebutuhan)

H = Biaya simpan/u/th

P = kapasitas operasi (mesin)

JUMLAH YANG HARUS DISEDIAKAN

Keuntungan persediaan banyak

Dapat menjamin kelancaran produksi dan pelayanan terhadap konsumen

Menimbulkan kepercayaan terhadap konsumen

Harga per unit barang bisa lebih rendah

Kerugian akibat kenaikan harga dikemudian hari bisa dihindari

Pengangkutan lebih ekonomis

Total biaya pemesanan per periode bisa lebih rendah

Keuntungan persediaan kecil

Ruang penyimpanan yang digunakan lebih sedikit

Uang yang terikat pada persediaan lebih sedikit

Biaya asuransi lebih rendah

Persediaan selalu baru

Persediaan yang lama nampaknya akan menjadi kecil

FAKTOR-FAKTOR YANG PERLU DIPERTIMBANGKAN

Tingkat permintaan / kebutuhan

Tenggang waktu pengadaan

Fasilitas penyimpanan yang ada

Sifat bahan / barang yang akan disimpan

Tingkat pelayanan yang diharapkan

Biaya-biaya persediaan

Jumlah persediaan yang masih ada

BEBERAPA HAMBATAN DALAM MANAJEMEN PERSEDIAAN

Tidak ada ukuran kinerja yang jelas

Status pesanan tidak akurat

Sistem informasi tidak handal

Kebijakan persediaan terlalu sederhana dan mengabaikan ketidakpastiaan

Biaya-biaya persediaan tidak ditaksir dengan benar

Keputusan supply chain yang tidak terintegrasi

PERSYARATAN SISTEM PERSEDIAANManajemen Invertory Program SMBP & EP 2010

Gudang yang memadai

Wewenang dan tanggung jawab

Sistem pencatatan dan pemeriksaan

Pengawasan mutlak atas pengeluaran bahan / barang

Pencatatan yang teliti mengenai jumlah yang dipesan, dikeluarkan dan yang tersedia

Perencanaan untuk menggantikan barang yang telah dikeluarkan dan barang yang sudah usang

TUGAS-TUGAS BAGIAN PERSEDIAAN

Menentukan jenis dan jumlah barang-barang yang harus dibeli

Menentukan bilamana pesanan akan dilakukan

Memeriksa barang yang diterima

Memelihara barang di gudang

Mengadakan, pemeriksaan dan penganalisaan

Mengadakan administrasi gudang

Cara First in First Out (FIFO Method)

Didasarkan atas asumsi bahwa harga barang yang sudah terjual dinilai menurut harga pembelian yang terdahulu

masuk. Dengan persediaan akhir dinilai menurut harga pembelian barang yang terakhir masuk.

Contoh:

1 Januari Persediaan awal 200 unit @ Rp.10,00 = Rp 2.000,00

12 Januari Pembelian 400 unit @ Rp.12,00 = Rp 4.800,00



Total 1.000 unit Rp 11.300,00

Misal persediaan akhir pada tanggal 31 Januari secara fisik menunjukan jumlah sebanyak 300 unit. Berapa nilai

persediaan dan harga pokok penjualannya?

CARA FIFO

Dengan demikian nilai dari persediaan akhir dinilai menurut harga pembelian barang yang terakhir masuk

sebagai berikut :

Pembelian yang terakhir dilakukan pada tanggal. 30 Januari, yaitu :

100 unit @ Rp. 12,00 = Rp. 1.200,00

Pembelian terakhir sebelumnya adalah tanggal. 24 Januari, yaitu :

200 unit @ Rp. 11,00 = Rp. 2.200,00


300 unit = Rp. 3.400,00

Dengan demikian, bilamana persediaan akhir dicatat menurut harga sebesar Rp. 3.400,00 maka harga pokok

penjualan (Cost of goods sold) nya adalah sebesar Rp. 7.900,00 (Rp. 11.300,- Rp. 3.400,00 ), dan hasil

penjualan akan dikurangi sebesar jumlah tersebut yaitu seharga pembelian harga yang terdahulu masuk.

CARA LIFO

Didasarkan atas asumsi bahwa barang yang telah dijual dinilai menurut harga barang yang terakhir masuk.

Sehingga persediaan yang masih ada/stock, dinilai berdasarkan harga pembelian barang yang terdahulu. Dengan

data yang sama, maka nilai persediaan menjadi:

Harga Pembelian Barang yang terdahulu masuk yaitu tanggal :

1 januari 200 unit @ Rp. 10,00 = Rp. 2000,00

Pembelian selanjutnya yaitu tanggal :

12 Januari 100 unit @ Rp. 12,00 = Rp.1.200,00

Total 300 unit Rp. 3.200,00

Bila persediaan akhir itu dicatat sebesar Rp.3.200,00 maka harga pokok penjualan (Cost of goods sold) nya

menjadi Rp. 8.100,00 (Rp. 11.300,00-Rp.3.200,00) dan penjualan dikurangi sebesar jumlah tersebut.

RATA-RATA SEDERHANA

Didasarkan atas harga rata-rata, maka dengan data yang sama dengan di atas, nilai persediaan dan harga

pokoknya menjadi:

Harga rata - rata = (10 + 12 + 11 +12)/4 = 11,25

Maka nilai persediaan = 300 unit x Rp 11,25 = Rp 3.375 dan Harga pokoknya Rp 11.300 - Rp 3.375 = Rp 7.925

RATA-RATA TERTIMBANG

Didasarkan atas harga rata-rata dimana harga tersebut dipengaruhi oleh jumlah barang yang diperoleh pada

masing-masing harganya. Dengan data yang sama, maka nilai persediaan sebagai berikut :

1 Januari Persediaan awal 200 unit @ Rp. 10,00 = Rp. 2.000,00

12 Januari Pembelian 400 unit @ Rp. 12,00 = Rp. 4.800,00



Total 1000 unit Rp. 11.300,00

Harga rata-rata ditimbang menjadi = Rp. 11.300,00 = Rp.11,30

1.000

Sehingga Nilai Persediaan Akhir menjadi :


300 unit @ Rp. 11,30 = Rp.3.390,00

Bila persediaan akhir dicatat sebesar Rp. 3.390,00 maka harga pokok penjualan (Cost of goods sold ) nya

menjadi Rp. 7.910,00 (RP. 11.300,00 – 3.390,00 )

RATA-RATA BERGERAK

Dalam metode ini, setiap ada barang baru datang, harga satuan dihitung secara rata-rata tertimbang, demikian

seterusnya.

ADMINISTRASI PERSEDIAAN, Beberapa hal yang penting

Prosedur pembelian, penerimaan, penyimpanan dan pemakaian

Pembukuan dan Inventarisasi

Pengawasan

PROSEDUR PEMBELIAN, PENERIMAAN, PENYIMPANAN DAN PEMAKAIAN

Bagian produksi menyerahkan daftar permintaan pembelian barang (meliputi :jenis barang, Jumlah dan waktu)

Bagian pembelian mengurus pemesanan/pembelian (Bagian Pembeliaan harus mengetahui data tentang

pemasok, harga, pengangkutan dan lain-lain)

Bagian penerimaan memeriksa barang yang diterima, memberikan laporan ke bagian pembelian, selanjutnya

barang yang diterima diteruskan ke bagian Penyimpanan (gudang)

Bagian produksi bila memerlukan bahan, maka mengirimkan surat permintaan kepada bagian gudang.


PENGAWASAN PERSEDIAAN

Pengawasan Fisik

Pengawasan Akuntansi

Pengawasan jumlah yang dibutuhkan (lead time, pemakaian, biaya penyimpanan, Stock out cost,

penyimpangan rata-rata waktu pemesanan dan pemakaian)

CATATAN PENTING DALAM PENGAWASAN PERSEDIAAN

Permintaan untuk dibeli

Laporan penerimaan

Catatan persediaan

Daftar permintaan bahan

Perkiraan pengawasan

TOLOK UKUR KINERJA MANAJEMEN PERSEDIAAN

a.Tolok ukur efisiensi

Perputaran barang (Turn over ratio/TOR)

Tingkat persediaan

Rasio persediaan surplus

Rasio persediaan mati

Rasio persediaan dan pendapatan

b. Tolok ukur efektivitas Manajemen Invertory Program SMBP & EP 2010

PEMBUKUAN DAN INVENTARISASI

Copy surat pesanan Bag. Pembukuan mencatatdlm buku pesanan, bukupemakaian, buku besar,

kartu persediaan

Bag pembelian

Fakturlap. penerimaanBag.penerimaan

Bag produksiCopy surat

permintaan pemakaian

Rasio layanan

PERPUTARAN PERSEDIAAN

TOR: Rasio antara pengeluaran/penggunaan/penjualan dan persediaan. Makin tinggi TOR, berarti makin baik

Contoh: Nilai persediaan akhir 2001 US$ 250.000

Nilai pemakaian barang 2001 US$ 200.000

TOR akhir 2001 = Nilai pemakaian 2001

Nilai persediaan akhir 2001

= US$ 200.000

US$ 250.000

= 0.80 kali

TINGKAT PERSEDIAAN

Tingkat persediaan = Nilai persediaan ($)

Nilai pemakaian rata-rata

= US$ 250.000

US$ 200.000/12

= 15 bulan (pemakaian)

RASIO PERSEDIAAN DAN PENDAPATAN

Nilai persediaan rata-rata = US$ 123.500.000

Jumlah pendapatan 2001 = US$ 200.000.000

Jadi rasio persedian dan pendapatan = 61,75%

RASIO PERSEDIAAN SURPLUS

Misal: Yang disebut surplus adalah barang yang melebihi pemakaian 2 tahun. Persed. A = 370 unit.

Pemakaian 1 tahun = 158 unit. Harga A = US$ 5,00

Maka, rasio surplus A = Nilai barang surplus

Nilai seluruh persedian

= (370 – (2 x 158)) x 5

370 x 5

= 14,6 %

RASIO PERSEDIAAN MATI

Persediaan mati / usang adalah barang persediaan yg tidak mungkin dapat digunakan lagi.

Misal : Persediaan mati/usang = US$ 73.450

Total nilai persediaan = US$ 4.563.000

Rasio persediaan mati/usang = Persediaan mati :

Total nilai persediaan


= US$ 73.450

US$ 4.563.000

= 1,6%

RASIO LAYANAN

Rasio layanan menunjukkan tenaga kerja pelayanan tertentu

Rasio layanan barang A(2001) = J u ml ah permintaan terpenuhi

Jumlah seluruh permintaan

= 188 unit

200 unit

= 94 %

KEPUTUSAN / KEBIJAKAN YANG BERHUBUNGAN DENGAN PERSEDIAAN

PEMESANAN EKONOMIS (EOQ)

SAFETY STOCK (PERSEDIAAN PENGAMAN)

REORDER POINT (TITIK PEMESANAN KEMBALI)

PERSEDIAAN MAKSIMUM


JUMLAH PEMESANAN EKONOMIS (EOQ)

DILAKUKAN 12KALI PESAN

DILAKUKAN 1 KALI

PESAN

SEBUAH PERUSAHAAN MEMBUTUHKAN BAHAN BAKU UNTUKTAHUN 2006 ADALAH SEBANYAK 12.000 KG

BIAYA PEMESANAN (OC) MURAH TETAPI BIAYASIMPAN TINGGI (CC)

BIAYA PEMESANAN (OC) MAHAL TETAPI BIAYASIMPAN (CC) RENDAH

Biaya Pemesanan

Merupakan biaya-biaya yg timbul sebagai akibat memesan barang, meliputi :

Biaya persiapan pemesanan

Penyelenggaraan tender

Penyiapan kontrak

Membuka L/C

Pengiriman barang

Pemeriksaan barang

Dan lain-lain

Biaya Penyimpanan

Merupakan biaya-biaya yang timbul akibat menyimpan barang sebagai persediaan meliputi :

Biaya sewa gudang

Biaya pemeliharaan barang

Biaya asuransi

Biaya penyusutan Manajemen Invertory Program SMBP & EP 2010

JUMLAH PEMESANAN EKONOMIS

Diketahui: Kebutuhan ( A ) = 12.000 unit/tahun Harga barang ( R ) = Rp 1/unit Biaya pemesanan ( P ) = Rp100/pesan Biaya penyimpana ( C ) = 20%

Biaya resiko kehilangan

Cost of capital


FORMULA JUMLAH PEMESANAN EKONOMIS

N = 2AP/RC

N=JML PEMESANAN EKONOMIS (EOQ)A= JUMLAH KEBUTUHAN/TAHUNP= BIAYA SEKALI PESANR=HARGAC=CARRYING COST (%)MAKA EOQ :

EOQ = 2 X 12.000 x Rp 100/1X0.2 = 3464 UNITEOF = 12.000 = 3,4 Kali 3.464EOV = 3.464 x Rp 1 = Rp 3.464

PERSEDIAAN MAKSIMUM

PERSEDIAAN MAKSIMUM ADALAH BATASAN JUMLAH PERSEDIAAN YANG PALING

BESAR YANG SEBAIKNYA DIADAKAN OLEH PERUSAHAAN.

UNTUK MENGHITUNG BESARNYA PERSEDIAAN MAX ADALAH EOQ + SAFETY STOCK,

SEHINGGA DARI KASUS INI BESARNYA PERSEDIAAN MAX ADALAH 339 +700 = 1039


JUMLAH PEMESANAN EKONOMIS PERUSAHAAN MURNI

N = 2AP/RC

A= JUMLAH KEBUTUHAN/TAHUNP= BIAYA SEKALI PESANR=HARGAC=CARRYING COST (%)

PERUSAHAAN “SUSU MACAN” MEMBUTUHKAN BAHAN XYZ PADATAHUN DEPAN ADALAH SEBANYAK 2450 UNIT, DENGANHARGA PER UNIT ADALAH RP 80,00. BIAYA PEMESANANPERSEKALI PESAN ADALAH RP 1.000 DAN CARRYING COST SEBESAR 12.5% DARI PERSEDIAANRATA-RATA.

MAKA EOQ :

EOQ = 2 X 2450X1000/80X0.125 = 700 UNIT

Documents

Diktat Manajemen Inventory (Lengkap)