1

Docsvision 5 «Управление документами» Путеводитель «Быстрыи старт» по демоверсии

Путеводитель содержит несколько простых сценариев для первых шагов самостоятельного освоения работы с системой.

Содержание

Общие сведения о демонстрационной версии ............................................................................ 1

Сценарий «Докладная записка» ................................................................................................ 1

Сценарий «Приказ» ................................................................................................................. 4

Сценарий «Инициативное задание» ........................................................................................ 14

Сценарий «Группа заданий» ................................................................................................... 16

Общие сведения о демонстрационной версии

Для ознакомительных сценариев выделено 3 пользователя с заданными ролями:

Пользователь Роль Комментарии

Федоров

Руководитель Видит все документы подчиненных, получает документы, подписывает, выдает задания

Смирнова

Помощник руководителя Инициатор согласования, согласует документ

Петрова

Сотрудник подразделения Автор документа, исполняет задание

Для каждого пользователя созданы ссылки, по которым Вы можете зайти в систему. Доступные этим пользователям объекты зависят от настроек демонстрационной версии и их роли.

Пользователи видят только те документы, к которым у них есть права доступа.

Предлагаемые сценарии предусматривают выполнение пользователями различных действий по обработке документов в соответствии с их ролями.

Сценарий «Докладная записка»

Описание: Сотрудник создает докладную записку и отправляет ее руководителю. Руководитель получает документ и выдает по нему задание.

Чтобы создать документ, заполнить и отправить его руководителю, необходимо выполнить следующую последовательность действий:

Петрова – сотрудник подразделения 1. Зайдите в папку Корреспонденция\ Внутренняя и нажмите кнопку Создать карточку:

2

2. Заполните поля созданной карточки Внутреннего документа:

Наименование;

Получатели (укажите сотрудника по фамилии Федоров – достаточно набрать несколько первых букв и система предложит вам выбрать сотрудника из списка):

Примечание: Вы также можете связать карточку документа с другими карточками системы, указать категорию документа, создать задание по документу и пр. возможности

3. Перейдите в нижнюю часть карточки - в области с надписью «Добавьте файл», щелкните правой кнопкой мыши, в открывшемся контекстном меню выберите команду добавления основного файла с файловой системы. Добавьте один или несколько основных файлов с файловой системы.

Примечание: Вы можете также добавить файл, перетащив его с Рабочего стола в область работы с файлами. Так же Вы можете добавить дополнительные файлы.

3

4. Зарегистрируйте документ, щелкнув по кнопке Зарегистрировать на ленте команд карточки:

5. Вы можете заверить только что созданный документ электронной подписью. Для этого нажмите на

кнопку Подписать. Нажмите на кнопку Журнал подписей и ознакомьтесь с его содержанием.

Примечание: Вы можете создать документ быстрее, просто перетащив файл с Рабочего стола или папки Проводника Windows в папку Docsvision, карточка будет создана автоматически – попробуйте этот способ.

Вы создали внутренний документ, отправили его руководителю (в папке «Мои задания и документы» руководителя отображаются зарегистрированные документы, в которых он является получателем).

Федоров – руководитель Чтобы получить документ, ознакомиться с ним и создать по нему задание, необходимо выполнить следующую последовательность действий:

1. Зайдите в папку Мои задания и документы. В ней Вы можете увидеть свои новые задания и документы. Непрочитанные карточки выделены жирным шрифтом.

2. Выберите полученный внутренний документ и откройте его двойным щелчком.

3. Ознакомьтесь с прикрепленными файлами.

4. Нажмите на кнопку Задание на Ленте команд карточки:

5. Заполните поля карточки задания: Название, Содержание, Выбор исполнителя. И для передачи

задания исполнителю нажмите на кнопку Отправить.

Вы получили документ, ознакомились с ним, создали и отправили задание по документу.

4

Сценарий «Приказ»

Описание: Сотрудник создает приказ, отправляет его на рецензирование, затем на согласование и подписание, после чего назначает документ Действующим.

Рецензирование

Рецензирование – это этап согласования, при котором разрешена корректировка текста документа. Список

участников рецензирования формируется из поля «Согласующие» карточки документа. Каждый согласующий

создает свою версию, затем следует этап консолидации.

Петрова – сотрудник подразделения

Для того чтобы создать организационно-распорядительный документ и отправить его на рецензирование выполните следующую последовательность действий:

1. Зайдите в папку Документы\Организационно-распорядительные

2. Нажмите на кнопку Создать карточку:

3. Заполните поля карточки:

Наименование;

Согласующие – укажите сотрудника по фамилии Смирнова (помощник руководителя);

Подписывает – укажите сотрудника по фамилии Федоров (руководитель).

Согласующих и Подписывающих может быть указано несколько сотрудников.

4. Нажмите на кнопку Создать согласование – Рецензирование (Выберите последовательное или параллельное).

При последовательном выполнении рецензирования каждый согласующий получит задание на согласование после завершения задания предыдущим согласующим. При параллельном исполнении все задания будут отправлены одновременно.

5. В открывшейся карточке согласования укажите Контрольный срок, Консолидатор (если эту роль

исполняет другой сотрудник. По умолчанию это поле пустое. В случае если роль Консолидатора исполняет Инициатор, данное поле можно не заполнять – Инициатор на проверке сможет

5

консолидировать документ. Если указать Консолидатора – ему придет отдельное задание на консолидацию ) нажмите кнопку Запустить:

Вы создали документ и отправили его на рецензирование.

Смирнова – помощник руководителя Для того чтобы принять участие в рецензировании документа, Согласующему необходимо выполнить следующую последовательность действий.

1. Зайдите в папку Мои задания и документы и откройте задание на согласование по созданному приказу (непрочитанные задания выделены жирным шрифтом).

6

2. В открывшемся задании ознакомьтесь с вложенной карточкой, напишите комментарии к версии:

Примечание. Вы можете создать свою версию документа на основе текущей, а также на основе версии другого согласующего (если согласующих несколько). Для этого выберите нужную версию и нажмите «Создать версию на основе текущей» в контекстном меню.

3. Далее для завершения работы, выберите команду «Завершить без замечаний» или «Завершить с

замечаниями» (в открывшемся окне введите текст замечания).

Вы приняли участие в рецензировании документа.

7

Петрова – сотрудник подразделения

Для того чтобы осуществить консолидацию, т.е. ознакомиться с результатами рецензирования и выбрать консолидированную версию, сотруднику, выполняющему роль Консолидатора необходимо выполнить следующую последовательность действий:

1. В случае если роли Инициатор и Консолидатор исполняют разные сотрудники: Консолидатору необходимо зайти в папку Мои задания и документы. Непрочитанные карточки выделены жирным шрифтом. Откройте задание на согласование для выполнения консолидации по приказу. Далее выполняйте пункт 3.

2. В случае если роли Инициатора и Консолидатора исполняет одно лицо, то отдельного задания на консолидацию не формируется. Инициатор может совершить консолидацию и проверку одновременно. Для этого:

Зайдите в папку Мои задания и документы. Откройте карточку документа:

В карточке документа откройте карточку согласования по кнопке «Открыть согласование»:

Далее работа осуществляется в разделе «Файлы и комментарии».

3. В открывшейся карточке проведите консолидацию. Для этого выберите одну версию в качестве консолидируемой:

8

4. И выберите версии для сравнения с консолидируемой:

5. В открывшемся редакторе MS Word ознакомьтесь с изменениями, внесенными в консолидируемую

версию, примите или откажитесь от них. А также отредактируйте консолидируемую версию по своему усмотрению. После завершения работы закройте приложение MS Word.

Примечание: Сравнить версию с консолидируемой версией возможно только для файлов приложения MS Word.

6. В случае работы с заданием (см.п.1) Консолидатору необходимо завершить работу посредством нажатия кнопки:

7. В случае работы в карточке согласования (когда Инициатор и Консолидатор - один сотрудник) Консолидатору необходимо перейти к сценарию «проверка», п.3.

Вы ознакомились с результатами рецензирования и выбрали консолидированную версию.

9

Петрова – сотрудник подразделения Для того чтобы провести проверку, т.е. ознакомиться с результатами консолидации и выбрать итоговую версию, Инициатору рецензирования необходимо выполнить следующую последовательность действий:

1. В папке Мои документы/1. Согласование, подписание открыть карточку документа, где статус согласования «На ревизии».

2. В карточке документа откройте карточку согласования по кнопке «Открыть согласование»:

3. В открывшейся карточке, в разделе Файлы и комментарии выберите команду контекстного меню

«Сделать версию текущей» для итоговой версии.

4. Далее нажмите «Завершить» для завершения проверки.

Вы выбрали итоговую версию файла и завершили Проверку.

10

Согласование, Подписание

Петрова – сотрудник подразделения Рецензирование выполнено. Для того чтобы Автору отправить документ на согласование, необходимо выполнить следующую последовательность действий:

1. В папке «Мои документы /Я-автор» выберите карточку документа, которую необходимо согласовать.

Примечание. Если согласовать нужно новую карточку документа, создайте её и заполните поле Наименование, а также другие необходимые поля, добавьте файл для согласования, укажите в поле «Согласующие»: сотрудника Смирнову. Далее переходите к п.2.

2. В карточке документа нажать кнопку «Создать согласование» и выбрать команду «Согласование»

(для успешного запуска согласования необходимо, чтобы поля «Согласующие» были заполнены).

Примечание. Команда «Согласование» запускает процесс последовательного исполнения согласования. Это означает, что каждый из Согласующих последовательно получит задание по согласованию документа (в соответствии с порядком следования согласующих лиц в поле Маршрут карточки согласования – см. ниже).

3. В открывшейся карточке согласования, ознакомьтесь с данными, введите Пояснение для согласующих и нажмите кнопку «Запустить».

11

Вы отправили документ на согласование.

Смирнова – помощник руководителя Для того чтобы принять участие в согласовании документа Согласующему необходимо выполнить следующую последовательность действий:

1. Зайдите в папку Мои задания и документы и откройте новое задание на согласование (непрочитанные задания выделены жирным шрифтом).

В открывшемся задании ознакомьтесь с вложенным документом.

2. Выберите команду Согласовать , Согласовать с замечаниями или Отказать.

Примечание. В случае Согласования с замечаниями необходимо добавить в возникшем окне текст замечания. В случае Отказа – задание будет завершено, с отрицательным результатом согласования.

3. В случае успешного согласования («согласовать» или «согласовать с замечаниями») будет использован электронно-цифровой сертификат для подписания карточки документа. При необходимости система запросит для выбора нужный сертификат. Выберите сертификат и нажмите ОК, либо выберите вариант «Простая подпись» (без использования сертификата).

Вы приняли участие в согласовании.

12

Петрова – сотрудник подразделения Для того чтобы просмотреть результаты согласования, инициатору согласования необходимо выполнить следующие действия:

1. Открыть папку Мои документы / 1. Согласование, подписание. Открыть карточку документа, чье состояние «Подписан».

2. В карточке документа Вы можете ознакомиться с результатами согласования в Журнале согласований по кнопке «Журнал» в ленте команд карточки:

3. Также Вы можете просмотреть Ход согласования и его результаты в карточке согласования. Для этого

откройте карточку по кнопке «Открыть согласование» в ленте карточки документа. В открывшейся карточке согласования ознакомьтесь с результатами:

4. Ознакомьтесь с журналом подписей документа по кнопке «Журнал подписей».

Вы ознакомились с результатами согласования по документу.

Для отправки документа на подписание – выполните следующие действия в карточке документа:

5. Заполните поле «Подписывает» - укажите сотрудника Федорова.

6. Нажмите кнопку «Создать согласование» -«Подписание»:

7. В открытой карточке согласования укажите Пояснения для согласующих, Контрольный срок и нажмите

«Запустить».

Вы просмотрели результаты согласования и отправили документ на подписание.

13

Федоров – руководитель Чтобы принять участие в подписании документа – выполните следующий порядок действий.

1. Зайдите в папку Мои задания и документы и откройте задание на подписание по созданному приказу.

2. Подписание происходит аналогично согласованию: откройте задание, ознакомьтесь с приложенным

файлом, выберите команду «Подписать», «Подписать с замечаниями» или «Отказать».

3. В случае успешного подписания («подписать» или «подписать с замечаниями») система использует

электронно-цифровой сертификат для подписания карточки документа. При необходимости система запросит выбор сертификата для подписания, выберите сертификат и нажмите ОК, либо выберите вариант «Простая подпись» (без использования сертификата).

Вы приняли участие в подписании документа.

Петрова – сотрудник подразделения Для того чтобы ознакомиться с результатами подписания, Автору необходимо выполнить следующую последовательность действий:

1. Зайдите в папку Мои документы – 1. Я – Автор.

2. Вы можете ознакомиться с результатами подписания в журнале согласования (кнопка «Журнал» в ленте команд карточки документа).

3. Присвойте приказу статус действующего по кнопке Назначить действующим.

Вы создали документ. От лица разных пользователей согласовали и подписали его и назначили действующим.

14

Сценарий «Инициативное задание»

Описание: Руководитель создает инициативное задание (не по документу). Сотрудник подразделения исполняет задание и пишет отчет.

Последовательность действий:

Федоров – руководитель 1. Нажмите на кнопку Создать задание > На исполнение в ленте команд Навигатора:

2. В карточке задания заполните поля Название, Содержание и Дата завершения (не обязательно),

выберите Исполнителя (Смирнова) с помощью поисковой фразы «Все подчиненные»:

Вы также можете Добавить файл или прикрепить к заданию другую карточку из Системы (Выбрать карточку), ввести комментарий, назначить контролера и др.

3. Отправьте задание исполнителю, нажав на кнопку Отправить.

Вы отправили задание сотруднику.

Смирнова – сотрудник подразделения 1. Зайдите в папку Мои задания и документы и откройте новое задание на исполнение.

15

2. Ознакомьтесь с карточкой задания. Возьмите «в работу»:

Вы можете прикрепить дополнения к карточке (другую карточку, файл).

3. Введите текст отчета в соответствующее поле:

4. Вы можете прикрепить файл отчет (кнопка Добавить файл) или прикрепить к заданию другую

карточку из системы (кнопка Выбрать карточку).

5. Нажмите кнопку «Завершить». Вы исполнили задание.

Федоров – руководитель 1. Зайдите в папку Мои задания и документы > 4. Я – Автор. В ней Вы увидите, что выданное Вами

задание завершено.

2. Откройте задание и посмотрите результаты исполнения.

Вы проверили исполнение задания.

16

Сценарий «Группа заданий»

Описание: Руководитель создает группу заданий по документу. Сотрудники подразделения исполняют задания и пишут отчеты.

Последовательность действий:

Федоров – руководитель

1. Создайте новую или откройте существующую карточку документа. В ленте команд выберите кнопку «Группа заданий»:

2. В открывшейся карточке Группа Заданий заполните атрибуты: Название; Дата начала; Дата завершения (или Длительность); Исполнителей, Вариант исполнения (тип маршрутизации) – последовательно или параллельно; атрибуты контроля. Нажмите «Отправить».

Примечание: при последовательном исполнении сотрудники получат задания последовательно – один за другим, в соответствии с порядком расположения в таблице Исполнители. При параллельном исполнении – задания исполнители получат одновременно.

Вы отправили группу заданий исполнителям.

Смирнова – сотрудник подразделения

1. Зайдите в папку Мои задания и документы и откройте новое задание на исполнение.

17

6. Ознакомьтесь с карточкой задания. Возьмите «в работу»:

Вы можете прикрепить дополнения к карточке (другую карточку, файл).

7. Введите текст отчета в соответствующее поле:

8. Вы можете прикрепить файл отчет (кнопка Добавить файл) или прикрепить к заданию другую

карточку из системы (кнопка Выбрать карточку).

9. Нажмите кнопку «Завершить». Вы выполнили задание.

Петрова – сотрудник подразделения

Как один из исполнителей Группы Заданий, Петрова осуществляет те же действия по исполнению задания, что и Смирнова (сценарий выше).

Федоров – руководитель 1. Контроль за исполнением заданий, руководитель осуществляет непосредственно из карточки

Группы заданий. Для этого необходимо открыть запущенную карточку Группы заданий, перейти на вкладку Задания:

18

2. Непосредственно с вкладки Задания можно открыть Задание (двойным кликом левой кнопкой мыши по выбранной строке) и ознакомиться с результатами его выполнения:

Вы проверили исполнение Группы Заданий.