О внедрении автоматизированной системы документационного обеспечения управления

Председатель Комитета по организационно-контрольной

работеГ.Д. Сигеева

Председатель Комитета по организационно-контрольной

работеГ.Д. Сигеева

2

Городская целевая программа информатизации муниципального образования

«город Екатеринбург» («Электронный Екатеринбург»)

на 2005-2013 годы, утвержденная решением Екатеринбургской

городской Думы от 25.01.2005 № 69/3 (в редакции от 08.06.2010)

Цель внедрения:Цель внедрения:

3

Повышение эффективности деятельности органов Администрации города

Екатеринбурга за счет совершенствования делопроизводства

Переход к электронному документообороту

Объединение в единый делопроизводственныйцикл всех органов Администрации

Снижения трудовых и временных затрат и накладных расходов на документационное обеспечение управления

Повышения качества и оперативности работы с документами

4

5

Требования к системе:

− документирование,

− документооборот,

− исполнение и контроль исполнения документов,

− хранение документов.

5. Внедрение электронно-цифровойподписи

6. Разработкатехническихи регламентирующихдокументов

2. Обучение пользователей

3. Обновление паркавычислительной

и оргтехники

4. Создание защищенной

среды

1. Выбор и приобретениепрограммного продукта

НаправленияНаправленияработыработы

6

1. Выбор и внедрение программного продукта1. Выбор и внедрение программного продукта

7

Конкурс выиграла компания «Юнисофт» с программным продуктом

«Платформа для управления документами и бизнес-процессами DocsVision».

Компания Юнисофт работает с DocsVision с 2006 года, является первым и единственным

премиум - партнером DocsVision на Урале.

Вовлеченность руководства

8

Внедрение АС ДОУ

DocsVision

Приказы первого заместителя

главы Администрации

Рабочие группы

Ежегодные планы

мероприятий

Заседание Коллегии

Администрации

Приказы заместителя главы Администрации

по вопросам организации управления

Контроль за исполнением

Входящие документы

Внутренние документы

Исходящие документы

Документы коллегиальных органов

Правовые акты

Стратегия поэтапного внедрения

9

Обращения граждан

Алгоритм внедрения

− обследование бумажного документооборота;

− разработка процессов;

− проверка работы процессов подсистемы;

− тестирование подсистемы на базе «пилотной» группы;

− доработка по результатам тестирования;

− настройка рабочих мест пользователей;

− обучение;

− прием подсистемы в опытную эксплуатацию.

10

приобретено 1010 конкурентных

лицензий

настроено более 1500 рабочих мест

пользователей

Результаты внедрения на сегодня

подключены к системе 42 органа Администрации города Екатеринбурга,

обеспечен территориально-распределенный обмен данными

11

Контроль за исполнением

Входящие документы

Внутренние документы

Исходящие документы

Документы коллегиальных органов

Правовые акты

Обращения граждан

Входящие документы

Исходящие документы Контроль за

исполнением

Внутренние документы

Документы коллегиальных органов

Правовые акты

80%12

Настроены процессы реализации основных делопроизводственных операций в системе:

получение документа (регистрация, сканирование)

согласование проекта документа

рассмотрение документасоздание поручений (резолюций)

исполнение поручений(резолюций)

создание проекта документа (шаблоны)

контрольисполнения поручений

13

подписание документа

регистрация документаперемещение в дело

шаблоны 23 видов документов для автоматического формирования бланков документов в

каждом из 42 органов

шаблоны 23 видов документов для автоматического формирования бланков документов в

каждом из 42 органов

70 печатных форм отчетов,для осуществления учета документов и контроля

исполнительской дисциплины в режиме online

70 печатных форм отчетов,для осуществления учета документов и контроля

исполнительской дисциплины в режиме online

14

2. Обучение пользователей2. Обучение пользователей

15

Очная форма обученияСоздан компьютерный класс и установлена обучающая программаСистема наставниковКонсультированиеИнтерактивное консультированиеИнструкции пользователейИнформирование о текущих изменениях в системе

Сотрудники органов

Администрации

Наставники

1300 120

Очная форма обучения:Очная форма обучения:

16

Тестовый сервер

50 потоковых сканеров

3. Обновление парка вычислительной техники3. Обновление парка вычислительной техники

17

Модернизация 50% компьютеров

Высокопроизводительный отказоустойчивый кластер

4. Создание защищенной среды4. Создание защищенной среды

18

Подсистема «Обращения граждан» персональные данные

АС ДОУ DocsVision подлежит защите в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006

№ 152-ФЗ «О персональных данных»

Система криптографической защиты передачи данных VipNet и SecretNet

5. Внедрение электронно-цифровой подписи5. Внедрение электронно-цифровой подписи

19

В настоящий момент завершается подготовка и доработка АС ДОУ DocsVision к внедрению ЭЦП.

С внедрением ЭЦП 17% документов от общего объема документооборота Администрации (внутренние документы) будет обрабатываться на основе принципов безбумажного (электронного) документооборота.

6. Разработка регламентирующих и технических документов6. Разработка регламентирующих и технических документов

20

Распоряжение Администрации города Екатеринбурга от 30.12.2010 № 39-р «О внедрении автоматизированной системы документационного обеспечения управления в Администрации города Екатеринбурга», которым утверждена «Временная инструкция о работе с автоматизированной системой документационного обеспечения управления DocsVision»Приказы заместителя главы Администрации - руководителя аппарата Администрации города о внедрении подсистем АС ДОУ DocsVisionДокументы на программное обеспечение системыТехнические проекты на каждую подсистемуДокументы по эксплуатации (инструкции)

Вклад в совершенствование делопроизводства Вклад в совершенствование делопроизводства

21

Сокращение сроков выполнения работ с документами (подготовка, согласование, подписание) и доведения поручений до исполнителя

оптимизация маршрутов движения документов

(исключено возвратное перемещение документов)

исключение двойной регистрации

использование шаблонов документов

сокращение времени поиска документов

Повышение качества оформления документов

шаблоны бланков документов

22

23

Новый уровень контроля исполнительской дисциплины

Статистические отчеты (в режиме реального времени)

Цветовые решения

42 42

22

36

0

5

10

15

20

25

30

35

40

45

2011 год 2012 год

Количество органов

Количество органов с исполнительской дисциплиной от 80% до 100%

24

единая электронная база данных документов

Оперативное получение необходимой информации при принятии руководителями оперативных управленческих решений

доступность документов всех органов Администрации города Екатеринбурга

25

объединение всех органов Администрации города Екатеринбурга в единый делопроизводственной цикл,

включая территориально удаленные

Единая технология работы с документами

Планы по развитию системыПланы по развитию системы

26

Внедрение ЭЦП

Внедрение подсистемы «Обращения граждан»

Интеграция с официальным порталом Администрации и электронной приемной

Интеграция с муниципальными предприятиями и учреждениями

Интеграция с АИС «Муниципальный электронный архив»

СЭД

АИС МЭА

Межведомственное взаимодействие

Муниципальные услуги

Внутриведомственное взаимодействие

27

Спасибо за внимание!Спасибо за внимание!

28

29

www.themegallery.com Company Logo

30