Upload
dinhtruc
View
234
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
PEJABAT PERPUSTAKAAN DAN PENGURUSAN ILMU
Pindaan:
Tarikh Pindaan :
Muka Surat : 1/8
PROSEDUR PINJAMAN BAHAN MONOGRAF
UMK/PPI/BPM-02
PROFIL PINDAAN – EDISI …………….
Bil Butiran Pindaan Sumber
Pindaan
Sebab
Pindaan
Pindaan Dokumen
Sedia Semak Lulus
PPI ISO 001
DOKUMEN TIDAK TERKAW
AL
PEJABAT PERPUSTAKAAN DAN PENGURUSAN ILMU
Pindaan:
Tarikh Pindaan :
Muka Surat : 2/8
PROSEDUR PINJAMAN BAHAN MONOGRAF
UMK/PPI/BPM-02
1.0 TUJUAN
Prosedur ini disediakan untuk menjelaskan tatacara menguruskan pinjaman bahan
perpustakaan secara manual.
2.0 SKOP
Prosedur ini meliputi pinjaman bahan monograf di kampus Kota, Kampus Bachok dan Kampus
Jeli.
3.0 TERMINOLOGI/SINGKATAN :
3.1 Bahan : Merujuk kepada monograf
3.2 Monograf : Buku
3.3 Pem.P Kanan : Pembantu Pustakawan Kanan
3.4 Pem.P : Pembantu Pustakawan
3.5 Pem.T : Pembantu Tadbir
3.6 BPM : Bahagian Perkhidmatan Maklumat
3.7 KK : Kampus Kota
3.8 KB : Kampus Bachok
3.9 KJ : Kampus Jeli
DOKUMEN TIDAK TERKAW
AL
PEJABAT PERPUSTAKAAN DAN PENGURUSAN ILMU
Pindaan:
Tarikh Pindaan :
Muka Surat : 3/8
PROSEDUR PINJAMAN BAHAN MONOGRAF
UMK/PPI/BPM-02
4.0 DOKUMEN RUJUKAN
4.1 Polisi Bahagian Perkhidmatan Maklumat.
5.0 DOKUMEN SOKONGAN
5.1 Borang Pinjaman / Pemulangan Bahan Manual
DOKUMEN TIDAK TERKAW
AL
PEJABAT PERPUSTAKAAN DAN PENGURUSAN ILMU
Pindaan:
Tarikh Pindaan :
Muka Surat : 4/8
PROSEDUR PINJAMAN BAHAN MONOGRAF
UMK/PPI/BPM-02
6.0 CARTA ALIR
Terima bahan &
kad matrik
Semak
Pilih menu
“Circulation”
Pilih menu
“Check-out”
Mula
Masukkan No.
Matrik Staf/Pelajar
Semak
kelayakan
Letak bahan diatas
“Panel”
B
Melebihi bilangan
kelayakan & Status
“Overdue”
Semak kad matrik
pengguna
Pengguna mengisi 2
salinan borang
Pinjaman /
Pemulangan Bahan
Manual
Cop tarikh
pemulangan pada
borang
Bahan diserahkan
kepada pengguna
beserta satu (1)
salinan borang
C D
Pembayaran denda
oleh pelajar
Uruskan bayaran
denda
A
Sistem tidak tergendala
Tidak
layakAda
denda
6.1
6.2
6.3
6.4
6.5
6.6
6.7
6.6.1
6.6.2
6.8
Sistem tergendala
6.2.3
6.2.2
6.2.1
6.2.4
Memenuhi
kelayakkan
DOKUMEN TIDAK TERKAW
AL
PEJABAT PERPUSTAKAAN DAN PENGURUSAN ILMU
Pindaan:
Tarikh Pindaan :
Muka Surat : 5/8
PROSEDUR PINJAMAN BAHAN MONOGRAF
UMK/PPI/BPM-02
Kutipan denda
direkod dan
diserahkan kepada
pentadbiran
Cetak resit
A B C D
Serahkan bahan
dan resit kepada
pengguna
Tamat
6.9
6.10
6.6.3
DOKUMEN TIDAK TERKAW
AL
PEJABAT PERPUSTAKAAN DAN PENGURUSAN ILMU
Pindaan:
Tarikh Pindaan :
Muka Surat : 6/8
PROSEDUR PINJAMAN BAHAN MONOGRAF
UMK/PPI/BPM-02
PROSEDUR TERPERINCI
Tindakan
Tanggungjawab
Mula
6.1 Terima bahan dan kad matrik daripada pengguna (Staf/pelajar)
Pem.P Kanan, Pem.P
6.2 Semak modul Sirkulasi dalam sistem “Virtua”. Sekiranya sistem tengendala sila ke langkah 6.2.1. Sekiranya sistem tidak tergendala, sila ke langkah 6.3
6.2.1 Semak kad pengguna (Staf/Pelajar)
6.2.2 Pengguna mengisi Borang Pinjaman / Pemulangan Bahan
Manual dengan dua (2) salinan
Satu salinan sebagai rujukan pihak perpustakaan
Satu salinan sebagai rujukan pengguna (Staf/Pelajar)
6.2.3 Cop tarikh pemulangan pada Borang Pinjaman /
Pemulangan Bahan Manual
6.2.4 Bahan, kad pengguna dan 1 salinan borang diserahkan
kepada pengguna (Staf/pelajar)
Pem.P Kanan, Pem.P
6.3
Pilih “Module Circulation” dalam “Virtua” untuk proses pinjaman
Pem.P Kanan, Pem.P
6.4 Pilih menu “Check-out”
Pem.P Kanan, Pem.P
6.5 Masukkan No. Matrik pengguna (Staf /Pelajar)
Pem.P Kanan, Pem.P
DOKUMEN TIDAK TERKAW
AL
PEJABAT PERPUSTAKAAN DAN PENGURUSAN ILMU
Pindaan:
Tarikh Pindaan :
Muka Surat : 7/8
PROSEDUR PINJAMAN BAHAN MONOGRAF
UMK/PPI/BPM-02
6.6 Semak kelayakan pengguna (Staf/pelajar)
Akaun ada denda/tiada denda (Sekiranya pengguna (staf/pelajar) ada denda sila ke langkah 6.6.1
Bilangan kelayakan pinjaman mengikut polisi BPM
Terdapat status “Overdue” peminjam tak boleh membuat pinjaman baru, perlu memulangkan terlebih dahulu buku-buku yang berstatus “Overdue”
6.6.1 Pengguna (Staf/Pelajar) mempunyai denda
6.6.2 Uruskan pembayaran denda
6.6.3 Kutipan denda direkodkan dan dihantar kepada
Bahagian Pentadbiran secara mingguan
Pem.P Kanan, Pem.P
6.7 Sekiranya pengguna (Staf/Pelajar) tidak layak disebabkan oleh perkara-perkara tersebut :
Akaun pengguna (Staf/Pelajar) mempunyai pinjaman melebihi kelayakan
Akaun pengguna (Staf/Pelajar) mempunyai bahan berstatu “Overdue”
Pem.P Kanan, Pem.P
6.8 Uruskan pinjaman dengan meletakkan bahan di atas “Panel” untuk proses imbasan (Off Security FRID) secara automatik dalam sistem “Virtua”
Pem.P Kanan, Pem.P
6.9 Cetak resit
Pem.P Kanan, Pem.P
6.10 Serah bahan dan resit kepada pengguna
Pem.P Kanan, Pem.P
Tamat
DOKUMEN TIDAK TERKAW
AL
PEJABAT PERPUSTAKAAN DAN PENGURUSAN ILMU
Pindaan:
Tarikh Pindaan :
Muka Surat : 8/8
PROSEDUR PINJAMAN BAHAN MONOGRAF
UMK/PPI/BPM-02
7.0 REKOD KUALITI
Bil Nama Rekod Rujukan Lokasi
1 Rekod Pinjaman Bahan Modul Circulation, Sistem Virtua
Sistem Virtua
2. Laporan Statistik Pinjaman Bahan Folder Statistik Pinjaman Bahan / Infostation
Kaunter Sirkulasi BPM (KK,KJ KB)
3. Rekod Kutipan Bayaran Denda / Fotostat & Loker
Buku Rekod Harian Kutipan Bayaran Denda / Fotostat & Loker
Kaunter Sirkulasi BPM (KK,KJ KB)
4.
Rekod Hasil Kutipan Denda / Fotostat & Loker
Folder Hasil Kutipan Denda /Fotostat / Loker
Kaunter Sirkulasi BPM (KK & KJ)
5. Rekod Terimaan /Denda Buku Hilang
Folder Terimaan /Denda Buku Hilang
Kaunter Sirkulasi BPM (KK,KB & KJ)
6. Borang Pinjaman/Pemulangan Bahan Manual
Folder Pinjaman/Pemulangan Bahan Manual
Kaunter Sirkulasi BPM (KK,KB & KJ)
7. Buku Rekod Kehilangan Bahan Perpustakaan
Buku Rekod Kehilangan Bahan Perpustakaan
Kaunter Sirkulasi BPM (KK,KB & KJ)
DOKUMEN TIDAK TERKAW
AL