Maiga Kolk

Dokumendihaldus ja seotud protsesside analüüs

riigiasutuses

Mis on dokument?

Dokument on mis tahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõestamiseks.

Dokumendi tunnused

1. Autentsus2. Usaldusväärsus3. Terviklikkus4. Kasutatavus5. Täpsus, vastavus ja täielikkus

Dokumendihaldus

Dokumendihaldus on dokumentide loomise, saamise, kasutamise ning säilitamise korraldamine ning selleks loodud süsteem.

Dokumendihaldussüsteem

Dokumendihaldussüsteem on infosüsteem, millega hõlmatakse ja hallatakse dokumente ning võimaldatakse neile pidev juurdepääs.

Dokumendihaldussüsteemi eemärk on tagada väärtuslikku teavet sisaldavate dokumentide säilimine ja kättesaadavus.

Liigitusskeem

• Tegevuste ja funktsioonide liigitusel põhinev dokumentide loetelu

• Eestis üldjuhul kolmetasemeline Funktsioon Sari Toimik

Dokumendi elukäik

1. Asjaajamise faas – dokumendi loomine, registreerimine, aktiivne kasutamine

2. Arhiivi või väheaktiivse kasutamise faas – väärtust omavad dokumendid (ehk arhivaalid) eraldatakse asjaajamisest ja säilitatakse pikema aja jooksul

Dokumendihaldusprotsessid

• Dokumendisüsteemi hõlmatavate dokumentide kindlaksmääramine

• Dokumentide hõlmamine (dokumendi sidumine tema looja ja looja tegevusega, dokumendile dokumendisüsteemis kindla koha andmine, seostamine teiste dokumentidega)

Dokumendihaldusprotsessid

• Säilitustähtaja määramine tulenevalt seadustest ja vajadustest

• Dokumentide registreerimine• Liigitamine• Dokumentide hoid ja käitlemine,

tagamaks kasutatavuse, usaldusväärsuse, autentsuse ja säilimise niikaua kui dokumente vajatakse

Dokumendihaldusprotsessid

• Juurdepääsu reguleerimine• Liikumise ja kasutamise jälgimine• Eraldamise ja üleviimise või

hävitamise korra sisseseadmine• Dokumendihaldusprotsesside

dokumenteerimine

Dokumendihaldust reguleerivad normatiivid• Asjaajamiskord ehk

dokumendihalduskord – asutuse sisemine dokumenditöö korraldus

• Õigusaktidest tulenevad nõuded – avaliku teabe seadus, arhiiviseadus jm

• MoReq2 – Euroopa Komisjoni poolt välja töötatud elektroonilise dokumendihalduse näidisnõuded

Miks on vaja muutuseid?

• Digitaalne info on liikuvam• Lihtne luua• Lihtne vahetada, lihtne levitada• Paranenud juurdepääsu viisid• Sõltuvus kiirelt vananevast

tehnoloogiast

Analüüsil tuleb selgitada

1. Asutuseväline raamistik2. Asutuse eesmärgid ja

põhifunktsioonid3. Asutuse struktuur ja kultuur4. Hetkel kehtivad dokumendihalduse

protsessid5. Kasutusel olevate dokumentide liigid

ja eripärad

Analüüsiprotsessi tuleks kaasata

1. Juhtkonna liikmeid2. Dokumendihaldurid3. Sisuinimesi erinevatest osakondadest

Taustainfo kogumine - allikad1. Publikatsioonid (avalik)2. Õigusaktid (avalik)3. Standardid ja hea tava (avalik)4. Äriplaanid jm strateegilised

dokumendid (majasisene)5. Ametikohtade, protsesside kirjeldused

(majasisene)6. Organisatsiooni struktuuri kirjeldus

(majasisene)

Intervjuud

• Sobib tegelike protsesside kaardistamiseks

• Personaalne kontakt• Palju detailset infot• Arvamused, ettepanekud• Vastuseisu vähendamine• Ajakulukas• Kannatlikkus, diplomaatia,

taktitundelisus on vajalikud

Protsesside kaardistamine aitab1. Mõista dokumentide liikumist2. Defineerida sammudega seotud

rollid/isikud3. Määratleda dokumentide vaheliste

seoste tekkimispunktid4. Määratleda otsustuskohad, kus

protsess lahkneb

Olulised küsimused

• Kas ja millised dokumendid tekivad protsessi igal sammul?

• Kas protsessi käigus esineb duplikaatide või ebavajalike dokumentide loomist?

• Milliseid varasemates protsessi sammudes loodud dokumente kasutatakse protsessi hilisemates sammudes?

Olulised küsimused

• Kas dokumente kasutatakse vastavalt nende loomise eesmärgile?

• Kui mõnel protsessi sammul jääb dokument loomata, kas ja mil määral mõjutab see protsessi järgnevaid samme?

• Kuidas on võimalik dokumendi loomist ja ühest protsessi sammust järgmisesse liikumist optimeerida?

Olulised küsimused

• Kuidas on võimalik optimeerida dokumendi struktuuri või formaati?

• Kas ja millisel moel mõjutab dokument protsessi sammus osalevate isikute valikut, sammus toimuvaid tegevusi ja sammu lõpptulemit?

• Kuidas on tagatud, et dokumendid on DHS-i hõlmatud korrastatult ja efektiivselt?

Dokumendihaldusprotsesside ulatus• Ei saa piirduda konkreetse asutuse

vaatega• Näiteks asutustevaheline

kooskõlastamine – protsess läbib teisi asutusi

• Näide asutustevahelise kooskõlastamise protsessi toetamisest

Dokumentide vahelised seosed• Algatusdokument vs järg- või

vastusdokument• Seoste mõistmiseks kaardistada

asutuses kasutatavad dokumendi liigid ja nende menetlemise eripärad

• Näide koolitustaotluse, välislähetuse korralduse ja aruande vahelistest seostest

Juurdepääsuõigused• Dokumentidele juurdepääsupiirangu

määramine – avalik, asutusesiseseks kasutamiseks, majasisene

• Dokumendihaldussüsteemi tavakasutajate õigused dokumentidega töötamisel – loomine, nägemine, muutmine, kustutamine

• Rollipõhised õigused – administraator, dokumendihaldur, arhivaar

• Õigused võivad olla ajas muutuvad

Aga kui lihtsalt ei teeks …

• Kõik protsessi sammud ei pruugi olla vajalikud

• Mis juhtub, kui protsessi sammu mitte teha?

• Kui eesmärk on täidetud, siis milleks on samm vajalik?

• Näide dokumentide hõlmamisest ja registreerimisest

Käsitöö ja infokao vähendamine

• Faili genereerimise (näide käsitöö vähendamisest)

• Kooskõlastamine dokumendihaldussüsteemis (infokao vähendamine)

Protsesside automatiseerimine

• Menetluste paindlik koostamine• Positiivse stsenaariumi korral

menetluse sujuv käik• Automaatne registreerimine

digiallkirjastamisel• Automaatne liikumine ühelt kasutajalt

teisele

Inimlike vigade vähendamine

• Hõlmamisel lubatud asukohtade piiramine dokumendi liigi alusel

• Mallide seostamine dokumendi liikidega

• Eelseadistatud menetlused – kohustuslikud vs valikulised sammud

• Erinevad vaated üle dokumentide• Tähtaegse täitmise tugi

Töökultuur ja harjumuse jõud

• Näide töökultuurist – erinev privaatsusvajadus

• Näide harjumuse jõust – sügavalt juurdunud dokumentide loomise protssess

Kui visioon on paigas

• Tagada dokumendihaldussüsteemis protsesside toimimise jälgimise võimalus

• Protsesside efektiivsuse mõõtmine• Erineva taseme aruandluse

võimaldamine

Enne ja pärast protsessivaated – milleks veel kasulik?

• Juhtkond ootab fakte• Võimalus mõõta ja võrrelda

protsesside efektiivsust enne ja pärast protsesside korrastamist ning asutuse asjaajamisega kokku sobiva dokumendihaldussüsteemi juurutamist

Kokkuvõte

Korrastatud ja optimeeritud dokumendihaldus, mida toetab asutuse asjaajamiskorrale vastav dokumendihaldussüsteem, tagab asutuse põhifunktsioonide jätkusuutliku ja tulemusliku täitmise.

Dokumendid on asutuse mälu!