Embed Size (px)
Citation preview
www.mk.ee
Telefoninumbrite õigekiri
•Soovituslik juhend telefoninumbrite grupeerimiseks,
mis on
vastavuses ITU (International Telecommunication
Union)
soovitustega.
• Tarbijanumbrisiseselt eristatakse grupid ühe tühikuga.
7-kohalisi tarbijanumbreid grupeeritakse alates
tagantpoolt 4 ja 3
kaupa: 679 xxxx; 797 xxxx; 385 xxxx
www.mk.ee
• Dokumentides, mis on mõeldud Eestis riigisiseseks kasutuseks ja milles on vaja kirjeldada valimiskorda detailselt (st kus ei piisaainult rahvusvahelise riigikoodi väljatoomisest, vaid on vaja esitada ka rahvusvaheline kaugprefiks 00), kirjutatakse rahvusvahelinekaugprefiks 00 ilma sulgudeta: 00 371 xxxx xxxx (Läti)
• http://www.elion.ee/ valikutest – Abi ja info –Kasulikku
http://www.elion.ee/wwwmain?screenId=html.help-profile.55133.58183&locale=et
www.mk.ee
ÜMBRIKU VORMISTAMINE
• selgete tähtedega
• lühenditeta
• ladina tähtedega (Eestisiseses
kirjavahetuses)
• araabia numbritega
www.mk.ee
VORM
• saaja aadress ümbriku esikülje keskmest veidi
paremal
• saatja aadress ümbriku tagakülje sulgemisklapil
või esikülje vasakpoolses ülemises nurgas
• ümbriku alumine äär peab vähemalt 15 mm
ulatuses olema täiesti vaba (joonkoodi tsoon)
www.mk.ee
AADRESS
• adressaadi nimi või nimetus
• tänav, maja ja korterinumber
• maakohas küla ja vald
• sihtnumber ja LINN või MAAKOND
www.mk.ee
AS PäikePäeva taluKiire külaTaeva vald
92000 HIIUMAA
Hr Madis MesilaneAS PostimeesPersonaliosakondVabaduse väljak 5a34000 TARTU
www.mk.ee
E-kiri• Positiivsed küljed:
ei sega saajat ebasobival ajal;
on aega sõnumi viimistlemiseks;
pole tarvis ümbrikke, marke;
halb käekiri ei sega;
pääseb ligi nii kodus kui tööl;
emotsionaalselt kergem ebameeldivusi
teatada;
lugemiseks võib valida sobiva aja;
www.mk.ee
on võimalik koguda vastamiseks mõtteid;
sobib hästi teadete edastamiseks;
edastamine on lihtne, kiire.
• Negatiivsed küljed:
kiirustades saadetud ja kirjavigadega kirjad rikuvad suhteid;
rämpskirjad ärritavad;
emotsionaalsetes olukordades pole tulemuslik, puuduvad pilk, kehakeel, hääletoon, sarm;
kui teade pole saajale oluline, ei pruugi vastus tulla;
teate sisu võib jätta vale mulje.
www.mk.ee
E-kirja vormingE-kiri koosneb:
kirjapeast
• To (kellele)
• Cc (koopia)
• Bcc (pimekoopia)
• Subject (teemamärge)
kehast (sisust)
• pöördumine/adressaat
• tekst
• tervitusvormel
• saatja andmed (nimekaardi andmed)
www.mk.ee
• E-kiri ei ole dokument ning reeglina neid ei registreerita ega talletata
• Olulise sisuga e-kirju võib registreerida
• Esmakordsel pöördumisel kastuta väljendit “Lugupeetud”, edaspidi sobib kasutata tervitust “Tere!”
• Kontaktandmed = nimekaardi andmed
- Ees- ja perekonnanimi
- Ametinimetus
- Telefoni, mobiiltelefoni, faksi number
- E-posti aadress
• E-kirjas märgitakse ka kirja koostaja!
www.mk.ee
Kirja aadressid
• Kirja adressaadid
– To: reas hea näidata need, kellele e-kiri
esmaselt on mõeldud.
– Cc: (Carbon copies) reas näidatakse need,
kellele kiri on teadmiseks.
– Bcc: Blind Carbon Copy - varjatud koopia.
www.mk.ee
Kirja teema• Subjekt e teema
• Kirja teema peab vastama kirja sisule. Näiteks:
"Sünnipäev", "Kalale", "Probleem autoga", "Kodutöö
nr 3" jne. Kunagi ei tohi jätta teemarida tühjaks.
Selliseid kirju asutustes ei avata ning need
kustutatakse viiruste kartustes.
• Samuti ei kirjutata ka teemaks "Tere!", see tuleb kirja
sisusse.
• Kui kirjutamise käigus muudad kirja sisu, siis muuda
ka teemarida.
www.mk.ee
Kirja välimus ja ülesehitus– Pöördumine (väldi koma [seda kasutatakse inglise keeles] tervituse ja
viisakusvormeli järel) Näited: Tere, Nimi! Tere (ei kirjuta midagi ehk
koma) Tere!
– Kirja sisu eraldatud lõikudena ja vasakjoondusena.
• Kui on kaasa pandud fail, siis teavitada sellest kirja saajat.
• Suuri faile ei panda kirjale kaasa. Need laetakse veebi üles ja
saadetakse link.
– Viisakusvormel Näited: Kõike head! Kena päeva! Kohtumiseni
Lugupidamisega Tervitustega,
– Kontaktandmed ametliku meili puhul. Soovitav on lisada kuni viis rida:
– nimi
– ametinimetus
– firma nimi
– meiliaadress
– telefon
www.mk.ee
Kirja sisu
– Kirja alguses oluline info.
– Kirja lõpus kokkuvõte ja soovi kordamine.
– Tähtaeg, mis ajaks soovite vastust. Selle võib
kirjutada ka teemareale.
– Viidata meilile lisatud dokumentidele.
www.mk.ee
Kirja stiil
– Positiivse alatooniga.
– Selge ja mõistetav ühekordsel lugemisel:
• kasutada nimi- ja tegusõnu,
• kirjutada lihtlausetega,
• arusaadavad ja lühikesed sõnad,
• minimaalselt kasuta:
– võõrsõnu,
– termineid,
– omadussõnu
– Üheselt mõistetav.
– Faktidest tuletatud järeldused.
www.mk.ee
Enne kirja saatmist kontrollin:
– Kas meili saaja aadress on õige. Kontrollida
just listikirjade puhul.
– Kas meil on üheselt mõistetav ja ülevaatlik.
– Alles on jäetud eelmistest kirjadest vajalik
info, et ka mitteteadlik inimene saab kirjutatust
aimu.
Emotikonid
• Et Teid peetaks ikka tõsiseks inimeseks, ei
tohi ametikirjades kasutada emotikone.
www.mk.ee
Kirjale vastamine
• Kirjale vastamist alustada kirja ülaosast e vastus kirjutada saadud kirja
kohale st Teile saadetud kiri jääb alla alles. See on vajalik selleks, et
oleks probleemist ülevaade. Mitte kirjutada vastus saadetud kirja lõppu.
• Heaks tavaks peetakse, et e-kirjale vastatakse hiljemalt kahe päeva jooksul.
Erandiks on loomulikult arvutist eemalolek või interneti puudumine. Hea
oleks siis kasutada "Automaatvastust", kuid kõik meiliteenuse pakkujad
seda võimalust pole lisanud.
• Samuti tuleb tingimata kinnitada e-kirja failide kättesaamine, et saatja oleks
kindel, et kiri on kätte saadud ja failid avanenud. Kui vastamiseks kulub
rohkem aega, tuleb saatjat sellest teavitada, selgitada hilinemise põhjus ja
näidata ära ligikaudne vastamise aeg.
www.mk.ee
Meilietiketi põhireeglid
1. Sõnum peab olema selge, lühike,
arvestama saaja vajadustega.
2. Kasuta õigekirjakorrektorit.
3. Austa meilisaaja aega.
4. Hoia saadud meilide privaatsust.
5. Ära kunagi eelda, et sinu saadetud meil
säilitab privaatsuse.
6. Ära usalda sõnumeid “Edasta kõikidele
oma sõpradele”.
www.mk.ee
7. Ära ole ebaviisakas endast vähem
võrguteadlike vastu.
8. Hinga enne saatmist sügavalt sisse ja
kontrolli.
9. E-post ei sobi iga sõnumi jaoks.
• Soovitused:
1. Arvesta, et e-kiri on sama kui ümbrikuta
postkaart. Kui sa ei taha, et see ripuks
teadetetahvlil, ära edasta seda meili teel.
2. Kontrolli oma postkasti mitu korda
päevas.
www.mk.ee
3. Hea, kui on võimalus vaadata, kas
adressaat on meili vaadanud.
4. Ära vasta rämpspostile.
5. Ära saada kaastundeavaldusi,
vallandamisotsuseid.
6. Ära koosta kirja vihasena.
7. Kui sind kritiseeriti, koosta viisakas vastus.
8. Salvesta ja registreeri kirjad, mida tulevikus
vajad.
9. Kustuta ebavajalikud teated.
www.mk.ee
10.Ära kasuta suurtähti, see väljendab
karjumist.
11.Ära kritiseeri kedagi ega saada
vaenulikku teadet, ära kasuta solvavaid,
alandavaid, väärikust riivavaid sõnu.
12.Lühendeid ja emotikone kasutatakse
ainult isiklikus kirjavahetuses.
13.Ebavajalikku informatsiooni edastada on
ebaviisakas.
www.mk.ee
Puhkusevastaja• Enamasti teab töötaja töölt eemalviibimisi ette ning
siis on oluline meeles pidada, et ta sellest ka kliente,
partnereid ja kaastöötajaid teavitaks.•
• Hea viis seda teha on panna oma kirjakastile peale
automaatvastaja (automaatvastus, out-of-office-
assistant, autoreplay), mis teavitab kirja saatjat
adressaadi äraoleku ajast ja asendajast, kes vajadusel
lahendusi leiab.
• Pikema plaanipärase eemaloleku (nt. puhkus, lähetus)
korral tuleb aktiveerida e-posti automaatvastus, milles on
nimetatud asendaja e-posti aadress või suunata oma e-
post asendaja e-postkasti.
www.mk.ee
• Tavapärasem viis on anda kirjakastile käsk, et kõik
saabuvad kirjad saavad standardse vastuse. Sõltuvalt
töö iseloomust on võimalik kasutada erinevaid
automaatvastuse seadistusvariante. Näiteks saab
vastuse saata vaid konkreetsetele adressaatidele või
anda käsu suunata saabunud kiri asendajale edasi ja
kirja saatjale lähetada selle kohta info.
Saatsite mulle kirja, kuid viibin kontorist eemal
23.12.2010 – 05.01.2011. Teie kiri on edasi
suunatud …[email protected]. Vastan Teile esimesel
võimalusel.
www.mk.ee
Tänan kirja eest. Viibin 19. augustini puhkusel ja oma e-kirju ei loe.
Kiireloomuliste asjadega võtke palun ühendust kommunikatsiooni
osakonna juhataja Illari Läänega ([email protected], tel 737 5681).
Thank you for your message. I'm currently out of the office on the
vacation till August 19th.
For urgent issues, please contact Head of Communications Office, Illari
Lään ([email protected], phone +372 737 5681).
Ingrid Maiste
turundusjuht / Head of Marketing
kommunikatsiooniosakond / Communications Office
Tartu Ülikool / University of Tartu
Ülikooli 18, 50090 Tartu, ESTONIA
tel / phone +372 737 6123, +372 51 84 609
www.ut.ee
www.mk.ee
Elektronposti 5 käsku
• Edastage meil isikule, keda see
puudutab.
• Meilige nii kiiresti kui võimalik.
• Alati kontrollige enne saatmist õigekirja.
• Ilmtingimata lisage oma telefoninumber.
• Lähtuge sellest, et elektronpost on
mõeldud pigem ametialaseks kui
erakirjavahetuseks.
www.mk.ee
Meilietikett
• NB! Ära saada kellelegi midagi sellist, mida
ise ei soovi saada!
17 % väljasaadetud kirjadest jääb
vastamata (Emor)
Kui kirjale ei saa vastata kohe, tuleb
kasutada automaatvastamist. Puhkuse
ajaks määra asendaja.
Reageerida tuleb 24 tunni jooksul
www.mk.ee
Telefoni kasutaja ABC
• Telefonid ümbritsevad meid iga päev
nõnda, et märkame nende olemasolu alles
siis, kui mobiiltelefoni aku on ootamatult
tühjaks saanud või lauatelefon
millegipärast ei tööta.
• Oleme muutunud sidevahenditest nii
sõltuvaks, et tihtipeale unustame
elementaarsed viisakusreeglid.
www.mk.ee
• Nagu näiteks see reegel, et
rahvusvaheline tava peab ebaviisakaks
helistamist tööpäevadel kella 22–8
vahel.Puhkepäevadel laieneb see kellaaeg
21–9.
• Iga ettevõte lepib oma kodukorras kokku,
kuidas kõne vastuvõtja tervituse edastab.
Enamasti öeldakse tervitus ja firma nimi.
Suuremates ettevõtetes on sobilik lisada
ka enda nimi.
www.mk.ee
Näiteks: “Tere päevast! King ja Saabas
kuuleb.“
Või: „Tere hommikust! Restoran Kuldne
Elevant. Sekretär Helle kuuleb.“
www.mk.ee
Põhitõed, mida telefonivestluses
meeles pidada:
• Kõne vastuvõtjana olge alati lahke, sõbralik ja abivalmis. Ka
tööpäeva lõpus!
• Abivalmidust võite väljendada küsimusega: “Kuidas saame teid
aidata?“
• Olge hea kuulaja.
• Naeratage, sest naeratust tunnetab ka helistaja.
• Kunagi ei tohiks jätta helistajat pikaks ajaks ootele.
• Sekretär võiks enne soovitava isikuga ühendamist lausuda: “Palun
oodake üks hetk.“
www.mk.ee
• Kui olete lubanud helistada kindlal kellaajal, tehke seda
täpselt.
• Automaatvastajale jätke korrektne teade: esitlege
ennast, öelge helistamise aeg ja põhjus ning andke
teada, millal ja millisel numbril võib teile helistada.
• Kui kõne katkeb, helistab uuesti see inimene, kes
helistas esimesena.
• Kui on valeühendus, säilitage lahke hääletoon ja olge
abivalmis.
• Kõne võite ühepoolselt lõpetada, kui keegi ropendab
või ütleb inetusi.
www.mk.ee
• • Solvamise korral on viisakas kaasvestlejat
esmalt hoiatada. Kui solvangud jätkuvad, võite
kõne katkestada.
• Ärritunud ja vihase helistaja puhul on parim
vahend säilitada rahulik meel ja olla hea kuulaja.
• Ärge katkestage kõnelejat. Kasutage jutuajamise
käigus palju helistaja nime – see rahustab vihast
inimest ja ta tajub, et tema probleemist
saadakse aru. Paluge kindlasti võimalust saata
vastus probleemi lahendamiseks kirja või e-posti
teel.
www.mk.ee
• Helistajana on alati viisakas küsida, kas
vastuvõtjal on aega rääkida. Ka kõige
lähedasematelt inimestelt võiks seda küsida,
sest alati võib pooleli olla mõni kiire
asjatoimetus.
• Kui kõne vastuvõtjana teil tõesti hetkel aega
rääkida ei ole, vabandage ja paluge luba
tagasihelistamiseks.
• Välismaale helistades kontrollige ajavahet.
www.mk.ee
KASUTUSMÄRGE
• kirja kasutamise korda tähistav märge
• vajadusel, teatud juhtudel kohustuslik
• suurtähtedega
• kiri – adressaadiväljal enne adressaati või
viidaväljal enne seosviita
• e-kiri – teema väljal enne pealkirja
www.mk.ee
KASUTUSMÄRKE
NÄIDE 1
• kui on vajalik kirja tavapärasest kiirem
menetlemine
KIIRE
www.mk.ee
KASUTUSMÄRKE NÄIDE 2
• kui kiri on mõeldud isiklikuks kasutamiseks
ISIKLIKAS PäikePäeva taluKiire külaTaeva vald
92000 HIIUMAA
ISIKLIKHr Madis MesilaneAS PostimeesPersonaliosakondVabaduse väljak 5a34000 TARTU
www.mk.ee
KASUTUSMÄRKE
NÄIDE 3
• muu kirja sisu või kasutusviisi täpsustav
märge
MITTEAMETLIK TÕLGE
ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS
www.mk.ee
ADRESSAAT
• organisatsioon või isik, kellele on kiri
suunatud
• kirjal kohustuslik
• e-kirjal soovituslik
• nimetavas käändes
www.mk.ee
ADRESSAADI
ALAMELEMENDID
• viisakusvormel (või akadeemiline tiitel)
• ees- ja perekonnanimi
• ametinimetus või roll
• organisatsioon
• organisatsiooni allüksus
www.mk.ee
MITU ADRESSAATI
• üksteise all
• soovitavalt mitte üle 4
• kui kõik ei mahu adressaadiväljale, võivad teised
olla tekstiväljal 2…4 põhireavahet allkirjastajast
allpool, kasutades sõna “Sama:”
• nimed või nimetused tähtsuse või tähestiku
järjekorras
www.mk.ee
ADRESSAADI
ASUKOHT
• kiri – adressaadiväljal või adressaadi- ja
tekstiväljal
• e-kiri - tekstiväljal
www.mk.ee
ADRESSAADI
NÄIDE 1
• eesnimi ja perekonnanimi
Kati Karu
www.mk.ee
ADRESSAADI
NÄIDE 2
• eesnimi, perekonnanimi, ametinimetus või
roll
Kati Karu
Juhatuse liige
www.mk.ee
ADRESSAADI
NÄIDE 3
• eesnimi, perekonnanimi, organisatsioon
Kati Karu
Mesikäpp OÜ
www.mk.ee
ADRESSAADI
NÄIDE 4
• eesnimi, perekonnanimi, organisatsioon,
allüksus
Kati Karu
Mesikäpp OÜ
Rahandusosakond
www.mk.ee
ADRESSAADI
NÄIDE 5
• organisatsioon
Mesikäpp OÜ
www.mk.ee
ADRESSAADI
NÄIDE 6
• organisatsioon ja selle allüksus
Mesikäpp OÜ
Rahandusosakond
www.mk.ee
ADRESSAADI
NÄIDE 7
• organisatsioon, ametinimetus või roll
Mesikäpp OÜ
Juhatuse liige
www.mk.ee
ADRESSAADI
NÄIDE 8
• paljude üheliigiliste adressaatide üldistatud
nimetus
Ministeeriumid
www.mk.ee
ADRESSAADI
NÄIDE 9
• soovi korral võib eesnime ees olla
viisakusvormel või akadeemilise tiitli
lühend
Lp Kati Karu
Pr Kati Karu
Prof Mati Mõmmik
www.mk.ee
ADRESSAADI
NÄIDE 10
• mitu adressaati – tähtsuse või tähestiku
alusel
Ministeeriumid
Ametid
www.mk.ee
ADRESSAADI
NÄIDE 11
• ei mahu adressaadiväljale
Sama:
Ministeeriumid
Ametid
www.mk.ee
AADRESS
• adressaadi sideandmed
• sõltuvad saatmisviisist
• kirjal soovituslik
• e-kirjal kohustuslik
• ei märgita, kui adressaadiks üldistatud
nimetus
www.mk.ee
AADRESSI
VORMISTUS
• pärast adressaati
• posti- ja e-posti aadress vastavalt
standardile EVS 8
• faks – lisatakse ette selgitav sõna “faks” ja
numbri grupeeritakse tagant nelja kaupa
www.mk.ee
AADRESSI
ASUKOHT
• kirjal – adressaadiväljal
• e-kirjal – “Kellele”
www.mk.ee
RIIGISISESE
AADRESSI NÄITED
Mesitaru 3
10100 TALLINN
Maiasmoka talu
Koogi küla
Panni vald
20222 HIIUMAA
www.mk.ee
RAHVUSVAHELISE
AADRESSI NÄIDE
Setzbergstrasse 63
81539 München
GERMANY
www.mk.ee
SEOSVIIT
• sissetulnud kirja kuupäev ja viit
• ühes asjas peetava kirjavahetuse
haldamise hõlbustamiseks
• teatud juhtudel kohustuslik
• ette märgitakse “Teie”
www.mk.ee
SEOSVIIDA
ALAMELEMENDID
• kuupäev
• viit
eraldatakse sõnalühendiga nr
www.mk.ee
SEOSVIIDA
ASUKOHT
• kiri – viidaväljal
• e-kiri – teema- või tekstiväljal
www.mk.ee
SEOSVIIDA NÄIDE
Teie 01.01.2007 nr 1-3/10
www.mk.ee
KUUPÄEV
• kirja lõpliku valmimise (allakirjutamise)
kuupäev
• kohustuslik
• kui ei allkirjastata, on kuupäevaks
registreerimise või väljasaatmise kuupäev
• vajadusel lisatakse kellaaeg
www.mk.ee
KUUPÄEVA
ALAMELEMENDID
• päev
• kuu
• aasta
• kellaaeg
www.mk.ee
KUUPÄEVA
VORMISTUS 1
• viidaväljal enne viita
• vastuskirjal seosviida all, kuupäev ees
“Meie”
• digitaalallkirjaga dokumendil on
digitaalallkirja koosseisus, kuid soovitav
ka dokumendile panna
• standard EVS 8
www.mk.ee
KUUPÄEVA
VORMISTUS 2
• kirjal võib olla nii numbriline kui ka sõnalis-
numbriline
• õigusaktil sõnalisnumbriline
• rahvusvahelises kirjavahetuses vastavalt
kasutatava keele reeglitele
www.mk.ee
KUUPÄEVA NÄITED
• numbriline
11.01.2007
• sõnalis-numbriline
11. jaanuar 2007
www.mk.ee
VIIT
• kirjale või asjale registreerimisel antud
tähistus, mis osutab kirja kohale
dokumendisüsteemis
• registreeritavatel kirjadel kohustuslik
• kiri – viidaväljal
• e-kiri - tekstiväljal
www.mk.ee
VIIT KOOSNEB:
• kirjale registreerimisel antud
järjekorranumber (kirja number)
• liigitamise käigus omistatud tähis või muu
tunnus (sarja tähis)
www.mk.ee
VIIDA VORMISTUS
• kuupäeva järel
• nr
• asjapõhisel registreerimisel lisandub
individualiseeriv number
www.mk.ee
VIIDA NÄIDE 1
• nr 1-6/30
sarja nr / järjekorranumber
www.mk.ee
VIIDA NÄIDE 2
• asjapõhisel registreerimisel lisandub individualiseeriv number
1-6.1/30-3
1-6.1 – allsarja tähis
30 – asja registreerimisnumber
3 – individualiseeriv nr asja piires
www.mk.ee
VIIDA NÄIDE 3
nr 1-6.1/2007/30
1-6.1 – allsarja tähis
2007 – aasta nr
30 – asja registreerimise järjekorranumber
www.mk.ee
PEALKIRI
• kohustuslik
• kirja sisule antud nimetus
• võimalikult lühike
• kiri – tekstiväljal
• e-kiri - teema väljal
www.mk.ee
PEALKIRJA
VORMISTUS
• enne teksti
• esisuurtähega
• nimetavas või seestütlevas käändes
• kirjavahemärgita lõpus
• ei ulatu üle lehe keskjoone
www.mk.ee
PEALKIRJA NÄITED
2009. a tuludeklaratsiooni esitamine
Kirja standardi tutvustamine
www.mk.ee
TEKST
• kirja põhisisu
• kohustuslik
• kiri – tekstiväljal
• e-kiri – tekstiväljal
• 2…4 põhireavahet pealkirjast allpool
www.mk.ee
TEKSTI
ALAMELEMENDID
• Pöördumine
Lugupeetud…; Austatud….
• sisu
• Lõputervitus
Lugupidamisega….; Austusega …;
Meeldivat koostööd soovides/lootes….
www.mk.ee
TEKSTIS:
• sisu iseseisvad mõttelised osad – uuelt
realt eraldi lõigud
• taandridu ei kasutata
• lõikude vahel tühi rida
• teksti vasak veeris sirge
• tekstis ei või olla põhjendamatud lünki
www.mk.ee
TEKSTILE VÕIB
LISADA
• pöördumise
1…2 põhireavahet enne sisu
• lõputervituse
1…2 põhireavahet pärast sisu
lõpus kirjavahemärke pole
ei kasutata lühikirjades
www.mk.ee
ALLKIRI
• kirja sisu eest vastutaja omakäeline või digitaalallkiri
• allkiri kirjatähtedega kirjutatud ees- ja perekonnanimi, tavaliselt lühendatult
• vahel kohustuslik
• kirjal:– omakäeline allkiri tekstiväljal
– digitaalallkiri on andmestruktuur, mis asub allkirjastatavate andmete ümber
www.mk.ee
ALLKIRJA
KOHUSTUSLIKKUS
• kohustuslik, kui see on sätestatud
õigusaktide või kui kirjaga võetakse
kohustusi ning antakse õigusi
• ei ole vaja teavitava sisuga kirjadel, nt
teated jmt. Piisab allkirjastaja andmetest
• võib olla mitu allkirja
www.mk.ee
OMAKÄELINE
ALLKIRI
• loetavalt
• üldjuhul eesnime esitäht ja perekonnanimi
• pärast lõputervitust ja enne allkirjastajat
• ruumi jätta min 3 reavahet
www.mk.ee
DIGITAALALLKIRI
• omakäelise allkirja kohale märgitakse:
(allkirjastatud digitaalselt)
Mari Murakas
Juhataja
www.mk.ee
ALLKIRJASTAJA
• füüsiline isik, kel on õigus anda allkirja
autorina või autori nimel
• kohustuslik, ka siis, kui allkiri pole
kohustus
• allkirja andnud isiku tuvastamine
www.mk.ee
ALLKIRJASTAJA
ALAMELEMENDID
• eesnimi
• perekonnanimi
• ametinimetus või roll
• organisatsioon
• organisatsiooni allüksus
www.mk.ee
ALLKIRJASTAJA
VORMISTUS
• 3…5 põhireavahet pärast teksti allkirja all
www.mk.ee
ALLKIRJASTAJA
NÄIDE 1
• kui autorist selgub organisatsioon või
allüksus, pole allkirjastajana uuesti vaja
märkida
Lotte Liblikas
Personaliosakonna juhataja
www.mk.ee
ALLKIRJASTAJA
NÄIDE 2
• kui autor on allkirjastaja, pole
ametinimetust korrata vaja
Mari Tamm
www.mk.ee
ALLKIRJASTAJA
NÄIDE 3
• kui alla kirjutab on mitu võrdse staatusega
isikut, paigutatakse nad ühele kõrgusele
(organisatsiooni, ametinimetuse või
perekonnanime tähestikulises järjekorras)
Ain Aabits Juta Jänes
Juhatuse liige Juhatuse liige
www.mk.ee
ALLKIRJASTAJA
NÄIDE 4
• kui allkirjastajad on erineva staatusega,
siis paigutatakse astmeliselt (1…2
põhireavahet)
Ain Aabits
Juhatuse esimees Juta Jänes
Juhatuse liige
www.mk.ee
LISAMÄRGE
• märge kirjale lisatud dokumendile
osutamiseks
• vajadusel, teatud juhtudel kohustuslik
• e-kirjas kasutusel, kui lisafaili nimest ei
selgu lisa pealkiri või sisu, kirja tekstist ei
selgu lisatavate failide arv jne
www.mk.ee
KIRJA LISAMÄRKE
ALAMELEMENDID
• selgitav sõna
• pealkiri
• lehekülgede arv
• eksemplaride arv
www.mk.ee
E-KIRJA
LISAMÄRKE
ALAMELEMENDID
• selgitav sõna
• pealkiri
• faili nimi ja vormingu tähis
www.mk.ee
LISAMÄRKE
VORMISTUS
• 2…4 põhireavahet allkirjastajast allpool
(erandina kõrval)
• selgitav sõna “Lisa” või “Lisad”
• kui üks eksemplar, siis arvu ei nimetata
www.mk.ee
LISAMÄRKE NÄIDE
1
Lisa: arhiivieeskiri 15 lehel 2 eks
www.mk.ee
LISAMÄRKE NÄIDE
2
• e-kiri
Lisad:
1. Arhiivieeskiri (versioon 1), Arheeskiri1.rtf;
2. Asjaajamiskord, AAK3.rtf.
www.mk.ee
LISAMÄRKE NÄIDE
3
• pealkirja ei märgita, kui see on tekstis
olemas
Lisa: 7 lehel 2 eks
www.mk.ee
LISAMÄRKE NÄIDE
4
• kui lisasid mitu, soovitav pealkirjad
märkida lisamärkesse
Lisad:
1. Arhiivieeskiri 10 lehel;
2. Asjaajamiskord 5 lehel.
www.mk.ee
LISAADRESSAAT
• isik, kellele saadetakse kiri teadmiseks
• vajadusel, vahel kohustuslik
• võib olla mitu
• võib saata koopia
www.mk.ee
LISAADRESSAADI
ALAMELEMENDID
• selgitav sõna
• viisakusvormel
• eesnimi
• perekonnanimi
• ametinimetus
• organisatsioon
• organisatsiooni allüksus
www.mk.ee
LISAADRESSAADI
VORMISTUS
• 2…4 põhireavahet allkirjastajast või
lisamärkest allpool
• võib ka lisamärke kõrvale, kui ruumi vähe
• vt adressaadi vormistus
www.mk.ee
LISAADRESSAADI
NÄIDE 1
• ette selgitav sõna
Teadmiseks: Tamme Tõlkebüroo OÜ
Sama: Pääsukese AS
www.mk.ee
LISAADRESSAADI
NÄIDE 2
• võib lisada muud selgitavat teavet
Koopia: enampakkumise komisjoni liikmed
(ilma lisadeta)
www.mk.ee
KOOSTAJA
• kirja kavandi ettevalmistanud isik
• soovituslik
• kirjal võib mitu olla
• kui tekstis olemas, ei pea eraldi märkima
www.mk.ee
KOOSTAJA
ALAMELEMENDID
• eesnimi
• perekonnanimi
• telefoninumber
• e-posti aadress
www.mk.ee
KOOSTAJA
VORMISTUS
• viimane element enne kontaktandmeid
• võib kasutada selgitavaid sõnu
www.mk.ee
KOOSTAJA NÄITED
Triin Tali 463 6666
Triin Tali (juriidilise küsimused)
463 6666, [email protected]
Siiri Suvi (finantsküsimused)
463 5555, [email protected]
www.mk.ee
ALAGATUSKIRI
(JÄRELPÄRING)
• ESITATUD:
• Selgelt
• Sisutihedalt
• Viisakalt
• Selgitus/ Põhjendus
www.mk.ee
• Ei sobi:
Palun,saatke oma viimane kataloog.
• Vaata:
http://deepthought.ttu.ee/koolitus/kurs
used/sekretar_demo/
www.mk.ee
AMETIKIRJA KOOSTAMINE
www.mk.ee
AMETIKIRJAD• Ametikiri vormistatakse kahes eksemplaris
• Originaal kirjaplangile
• Ärakiri samas formaadis puhtale paberilehele
– Mõlemad eksemplarid vormistatakse originaalallkirjaga
– Organisatsiooni jääv kiri säilitatakse dokumendisüsteemis
Asjaajamise seisukohalt jagunevad kirjad
• Algatuskirjad – alustavad asjaajamist mingis asjas
• Vastuskirjad – koostatakse vastuseks mingile saadud
• dokumendile
• Kaaskirjad – saadetakse teisi dokumente, millel tavaliselt puudub adresseeriv osa. Kaaskirjale iseloomulik elemendiks on lisamärge.
Vt Kõrven. T-R. (2003). Dokumendihaldus. lk 94 - 115
www.mk.ee
• Volikiri
• Garantiikiri
• Soovituskiri
• Äraütlemiskiri
• Teatis
• Tõend
• Avaldus
www.mk.ee
• Tänukiri
• Õnnitluskiri
• Kaastundekiri
• Memo
• Kutse vastuvõtule
www.mk.ee
KIRJAVAHETUS
• Kirjadele vasta ja/või reageeri 24h jooksul
• teabenõudele tuleb vastata 5 kalendripäeva jooksul
• selgitustaotluse ja märgukirja puhul on vastamiseks aega 30 kalendripäeva
www.mk.ee
DOKUMENTIDE
VORMISTAMINE 1
• Halb näide
- Fax
- a/a
- Tel: 7 387 412
- Sõpruse pst. 45
- Tallinn 10128
- Eesti Vabariigi Haridus-
ja Teadusministeerium
• Hea näide
- Faks
- Arvelduskonto
- Telefon 738 7412
- Sõpruse pst 45
- 10128 TALLINN
- Haridus- ja
Teadusministeerium
www.mk.ee
DOKUMENTIDE
VORMISTAMINE 2
• Halb näide
• Pöördumise järel
kirjavahemärk
• Adressaadis osakonna
nimetus väikese
algustähega
• Ametinimetus väikese
algustähega
• Hea näide
• Pöördumise järel ei
kasutata kirjavahemärki
• Adressaadis osakonna
nimetus suure
algustähega
• Ametinimetus suure
algustähega
www.mk.ee
DOKUMENTIDE
VORMISTAMINE 3
• Halb näide
• Käesolevaga teatan,
et …
• Vastuseks Teie kirjale
…
• Ette tänades
• Hea näide
• Teatan, et …
www.mk.ee
Vaata kindlasti ka kirja vormistamise näidiseid!
Näidised on koostatud vastavalt
kehtivale dokumendihalduse
tegevusstandardile EVS-ISO
15489:2004
www.mk.ee
Vastus
• Hea toon: vastata kohe – 1-2 päeva (e-kiri 24h jookul);
• Tulevase kliendi poole pöördumine nimepidi;
• Viitamine järelpärimisele;
• Tänamine;
• Vastused küsimuste esitamisejärjekorras;
• Täiendava info lisamine;
• Konkreetne pakkumine;
• Kui vastav kaup/teenus pole enam saadaval pakutakse alternatiivseid variante,
• Kui juurde lisatakse flaiereid, reklaame – siis jägida, et seal oleks info õige;
• Kui hinnad muutumas (suuremaks), tuleb sellest klienti teavitada.
www.mk.ee
Dokumendi murdmine
www.mk.ee
www.mk.ee
www.mk.ee
ALGATUSKIRJA TEEMAD
• Järelpäring:
• Tellimiskiri;
• Võlanõue (teade, meeldetuletus, järelpärimine,
ultimaatum)
• Pretensioon
Vt T-R Kõrven.(2003). Dokumedihaldus. lk 92 -100
www.mk.ee
Algatuskirja teemad
kodutööks• Pretensioon
– tellitud tulbisibulad kahjustatud, ei hakanud õitsema);
– tellitud mööblil puudu osa furnituure;
- ……
• Tellimiskiri
– soov tellida Selverist sünnipäevalaud 25 inimesele;
– soov tellida aknafirmast 2 uut akent
- …..
• Koostööpakkumine
- soov pidada firma suvepäevi 100-le inimesele)
- Soov rentida autot 10-ks päevaks
- ………..
Teema valik vaba. Algutuskirjaks võib valida ka:
meeldetuletuse, ultimaatumi …
