EDI Platform:

Руководство пользователя

Оглавление

Авторизация на платформе EDISOFT ............................................................................................................................. 3

1. Основное меню платформы EDISOFT ....................................................................................................................... 5

1.1 Основное меню EDI Web ...................................................................................................................................... 5

1.1.1 Документы (Documents) ................................................................................................................................ 5

1.1.2 Взаимосвязи (Relations) ................................................................................................................................. 5

1.1.3 Ошибки (Errors) ............................................................................................................................................... 6

1.2 Меню Отчёты (Reports) ......................................................................................................................................... 7

1.2.1 Работа с отчётами ........................................................................................................................................... 7

1.3 Меню Профиль (User profile) ................................................................................................................................ 9

1.4 Меню Новости (News) ......................................................................................................................................... 11

2. Поиск документов ..................................................................................................................................................... 12

Глоссарий ....................................................................................................................................................................... 16

Авторизация на платформе EDISOFT Вход и авторизация на платформе EDISOFT осуществляется с помощью перехода по ссылке: http://service.ediweb.com.ua/edi/ Перед пользователем открывается главная страница. Рисунок №1 – форма авторизации

Пользователь вводит своё имя1 (User Name) (1) и пароль2 (Password) (2) для доступа к системе, после чего нажимает кнопку Login (3) для авторизации в системе. После первого входа в систему EDISOFT пользователю необходимо сменить пароль. Если пользователь забыл свой пароль для доступа к системе, то он может восстановить его, нажав на кнопку Forgot password (4): В диалоговом окне восстановления пароля пользователю необходимо заполнить следующие обязательные поля (1): Логин (Login) и Эл.Почта (Email3) и нажать кнопку Ввести (Submit) (2), после чего на указанный адрес электронной почты должно прийти письмо с дальнейшими инструкциями. Рисунок №2 – форма восстановления пароля

Если письмо о восстановлении пароля не пришло на почту в течение 24 часов, нужно отправить запрос в поддержку EDISOFT по адресу электронной почты: support@ediweb.com.ua

Для ускорения процесса получения ответа пользователю следует указать в теме письма «Восстановление пароля», а в тексте письма – ИНН/GLN4, наименование компании и контактный телефон, по которому с пользователем сможет связаться специалист поддержки.

1 см. глоссарий стр. 18 2 см. глоссарий стр. 18 3 см. глоссарий стр. 18 4 см. глоссарий стр.18

Либо обратиться по телефону: Киев + 38 (044) 393-41-91

1. Основное меню платформы EDISOFT

После успешной авторизации перед пользователем открывается основное меню для работы с

платформой электронного документооборота EDISOFT:

Рисунок №3 – основное меню платформы

1. EDI Web – основное меню для работы с электронными документами;

2. Отчёты (Reports) – меню для составления и просмотра отчётов по переданным документам за

определённый период;

3. Профиль (User profile) – меню пользователя для просмотра и изменения пользовательской информации: контактной информации, адреса электронной почты, языка интерфейса, часового пояса, а также реквизитов компании и настройки по сертификатам;

4. Выйти (Logout) – выход из системы.

1.1 Основное меню EDI Web

В основном меню EDI Web есть выбор подменю: Рисунок №4 – подменю вкладки EDI Web

1.1.1 Документы (Documents)

Здесь отображаются все используемые типы документов по направлению: входящие, исходящие,

черновики (документы в стадии заполнения), для электронной подписи (документы, ожидающие

подписания пользователем с помощью электронной подписи):

Рисунок №5 – подменю «Документы»

1.1.2 Взаимосвязи (Relations)

Здесь отображаются все взаимосвязи пользователя с его контрагентами:

Рисунок №6 – вид подменю «Взаимосвязи»

Напротив наименований контрагентов есть две ссылки «Инфо» и «Точки Доставки». По ссылке «Инфо»

пользователь может просмотреть информацию и реквизиты контрагента, а по ссылке «Точки

Доставки» может увидеть весь список адресов магазинов или распределительных центров заказчика с

указанием дополнительной информации.

В подменю «Взаимосвязи» возможно установить оповещение о поступлении нового документа по

электронной почте. Для этого пользователю нужно поставить галочку напротив необходимого типа

документа в столбце «Оповещение по эл.почте». После этого откроется диалог «Реляция», где можно

ввести адрес электронной почты для получения оповещений:

Рисунок №7 – настройка оповещений на электронную почту

Для получения оповещений пользователь может указать несколько адресов, записав их без пробелов

через запятую. Чтобы электронный адрес сохранился, необходимо нажать кнопку «Обновить».

1.1.3 Ошибки (Errors)

Здесь отображаются все ошибочные документы, сформированные клиентом. Если при оформлении документа была допущена ошибка, то такой документ «упадет в ошибку» при

попытке его сохранить или отправить. Он не будет отправлен получателю.

Все ошибочные документы пользователь может увидеть во вкладке «Ошибки» основного меню

Edi Web:

Рисунок №8 – вкладка «Ошибки»

1. В полях «Дата с» и «Дата до» пользователь может указать период, за который необходимо

просмотреть ошибочные документы, и нажать кнопку «Поиск»;

2. Отправитель – наименование отправителя;

3. ILN – идентификатор отправителя документа;

4. Создан – дата формирования ошибочного документа;

5. Тип док-та – тип документа, который «упал в ошибку»;

6. Error msg – текст ошибки;

7. Error type – тип ошибки.

1.1.4 Архив (Archive) Отображаются документы, перемещённые в архив.

1.2 Меню Отчёты (Reports)

При входе во вкладку Отчёты (Reports) пользователь попадает в меню, предназначенное для составления отчётов по переданным документам за определённый период: Рисунок №9 – основное меню «Отчеты»

1.2.1 Работа с отчётами

Вкладка Отчёты (Reports) предназначена для составления отчётов по переданным документам за определённый период. В данной вкладке можно сделать запрос, который сгенерирует отчёт по всем переданным документам за определённый период: Рисунок №10 – пример запроса для формирования отчёта

Для получения отчёта пользователю нужно в поле «Дата создания с» (1) ввести дату, с которой

необходимо сделать выборку для отчёта, а в поле «Дата создания до» (2) указать дату, до которой

осуществлять поиск документов. Так же отчёт можно сформировать, используя дополнительные

фильтры.

Стоит обратить внимание, что документы по умолчанию хранятся 60 дней.

После ввода необходимых критериев поиска, пользователю необходимо нажать кнопку « Поиск».

Далее система выводит список, сгруппированный по типу документов, отправителю и получателю с

количеством документов за выбранный период:

Рисунок №11 – пример сформированного отчёта

Отчёт сохраняется в формате CSV при нажатии кнопки «Экспорт в CSV». Здесь также доступен просмотр

детализации отчёта при нажатии ссылки «Детали» в строке отчёта.

При детализации система выдаст подробный отчёт по каждому пройденному документу:

Рисунок №12 – просмотр деталей отчёта

1.3 Меню Профиль (User profile)

В основном меню Профиль есть выбор подменю: Рисунок №13 – подменю вкладки «Профиль»

При входе во вкладку Профиль (User profile) пользователь попадает в меню, где может корректировать данные о компании, изменять данные пользователя, работать с сертификатами.

1.3.1 Редактирования профиля В закладке Профиль пользователь может контролировать контактную информацию, эл. почту, язык,

часовой пояс, данные по компании, а также работать с сертификатами:

1. Пароль (Password) – вкладка для смены текущего пароля:

Рисунок №14 – изменение пароля

Для изменения пароля пользователю надо ввести старый пароль и дважды указать новый пароль,

после этого нажать кнопку «Изменить». Пароль будет изменен.

2. Компания (Company) – в данной вкладке пользователь может контролировать детали учётной

записи и регистрационные данные компании (адрес, контактную информацию и т. д.):

Рисунок №15 – учётная карточка организации

1. Детали учетной записи

ILN – уникальный идентификационный номер контрагента GLN в системе EDISOFT;

Наименование – юридическое название компании;

Тип организации – общество с ограниченной ответственностью или индивидуальный предприниматель;

Рег. номер (ОГРН) – основной государственный регистрационный номер;

ИНН – индивидуальный номер налогоплательщика;

КПП – код причины постановки на учет;

Код налогового органа – код налогового органа по месту регистрации предприятия;

Адрес

Страна – страна регистрации компании;

Почтовый индекс;

Область - регион регистрации компании (важно выбрать область из выпадающего меню с кодом региона, соответствующего коду ФНС);

Район;

Город;

Населенный пункт;

Улица и дом - юридический адрес компании;

Номер дома;

Корпус;

Номер офиса/квартиры;

Все поля, отмеченные красной звёздочкой (*), обязательны для заполнения.

2. Контактная информация

Телефон;

Факс;

Контактное лицо;

Имя директора;

Имя главного бухгалтера; 3. Дополнительная информация

Примечание – свободный текст;

Загрузить лого – возможность загрузить логотип компании; 4. Настройки

Основной язык;

Неверное сообщение – указывается адрес электронной почты, на которую будут отправляться письма с оповещениями об ошибках при документообороте;

Имя Плательщика – наименование организации, оплачивающей счет за услуги документооборота;

Имя головного офиса; 5. Банковская информация

Банк – наименование банка;

SWIFT – номер счета организации в международной межбанковской системе передачи информации и совершения платежей;

Номер счета – номер расчетного счета организации;

Корреспондентский банк – наименование корреспондентского банка;

Номер счета корр. Банка – номер корреспондентского счета;

Имя главного бухгалтера – имя главного бухгалтера организации; 6. ФНС Инфо

«ФНС ИД» – уникальный идентификатор пользователя GUID5. 3. Профиль пользователя (User profile) – в данной вкладке пользователь может указать контактную информацию, эл. почту, язык, часовой пояс пользователя:

Рисунок №16 – профиль пользователя

Для создания дополнительных пользователей необходимо обратиться в EDISOFT по электронной почте support@ediweb.com.ua 4. Сертификаты (Certificates) – вкладка для работы с электронной цифровой подписью. Об этом можно подробнее узнать из инструкции по юридически значимому документообороту, по работе и настройке ЭП.

1.4 Меню Новости (News)

В контекстном меню Новости (News) представлена актуальная информация новостного характера с

соответствующими ссылками на статьи.

5 см. глоссарий стр.18

2. Поиск документов Производить поиск или фильтрацию документов по разным критериям пользователь может в общем списке документов меню «Документы» или «Взаимосвязи». Для поиска документов форма – единая.

Если воспользоваться вкладкой «Документы», то поиск будет производиться по всем контрагентам, с которыми существует активный документооборот. При нажатии «Взаимосвязи» поиск будет производиться только по выбранному контрагенту и типу документа: Рисунок №17 – форма поиска документов

1. Вверху и внизу страницы расположены функциональные кнопки:

Назад (Back) – возвращение на предыдущую страницу;

Выбрать все (Select All) – все документы будут отмечены галочками с левой стороны списка документов;

Сбросить все (Deselect All) – все выделенные галочки с левой стороны списка документа будут сняты;

Дополнительно (Additional) – позволяет произвести дополнительные действия с документами:

– Распечатать – позволяет массово распечатать отмеченные галочкой с левой стороны документы.

– Экспорт CSV – выгружает список отмеченных галочкой с левой стороны документов в Excel (формат CSV). При этом выгружается только общая информация по документу без его содержания:

Рисунок №18 – пример экспорта списка документов в CSV

– Подтвердить – подтверждение того, что пользователь ознакомлен с ошибкой, которая возникла при передаче документа, в случае если документ ошибочный или имеет предупреждение, т. е. строчка выделена красным или жёлтым цветом.

Тех. статус (Tech. status) – позволяет отметить документ как прочитанный или, наоборот, отметить как новый.

2. С помощью параметров поиска осуществляется более детальная фильтрация данных по всем или по

конкретному документу:

Номер док-та [%] позволяет производить поиск по номеру документа.

Знак % напротив поля ввода позволяет осуществлять поиск по неполному номеру документа, используя «регулярные выражения6», например, если не известно начало номера документа, то знак % нужно ввести в начале строки.

Место доставки – поиск по определённой точке доставки. Для поиска необходимо указать либо GLN нужной точки доставки, либо нажать на кнопку «Партнёр» справа от данного поля и выбрать точку доставки из предложенного списка. Так же в этом поле возможно указать название либо часть названия торговой точки.

«Дата док-та с» и «Дата док-та до» – позволяет искать документы по дате формирования документов отправителем или получателем за выбранный период.

Указанные даты не являются датами формирования или получения документа системой. Для поиска документов по дате формирования или получения на рекомендуется использовать поля «Дата создания с» и «Дата создания до».

«Дата создания с» и «Дата создания до» – позволяют искать документы по дате поступления/отправления документов на платформу за указанный пользователем период.

Наименование – позволяет осуществить поиск по наименованию контрагента-отправителя документа

ILN – позволяет осуществлять поиск по идентификатору нужного контрагента.

Партнёр – позволяет осуществлять поиск по наименованию контрагента в роли продавца или покупателя в зависимости от выбранного параметра в «Искать в (Имя, ILN)»

Функция док-та – используется для сортировки документа по его функциональному коду.

Код имени док-та –используется для сортировки документа по его коду имени.

Тип получения – сортировка и поиск документов по способу их получения.

Статус – позволяет производить поиск документов по их статусам:

Новый – при использовании данного статуса отобразятся только новые документы, которые технически не прочитаны;

Не просмотрен – отражает документы, которые не были открыты и просмотрены пользователем в личном кабинете;

Не прочитан – отражает документы, которые не были переданы клиенту по каналам связи при интеграционном решении;

Просмотрен – отражает документы, которые были открыты и просмотрены пользователем в личном кабинете;

Прочитан – отражает документы, которые были переданы клиенту по каналам связи при интеграционном решении;

6 см. глоссарий стр. 18

Не выставлен счёт – используется для поиска тех заказов, по которым не сформированы счета-фактуры;

Не сделана накладная – используется для поиска тех заказов, по которым не сформированы уведомления об отгрузке;

Не сделан ответ на заказ – используется для поиска тех заказов, по которым не сформированы ответы на заказ.

3. Ряды заказа – позволяет пользователю управлять матрицей отображаемой информации в web-интерфейсе. При нажатии на кнопку «Выберите колонки для просмотра» появляется окно с названиями колонок: Рисунок №19 – ряды заказов для отображения

В данном окне можно:

Выбрать необходимые поля для отображения, поставив галочку;

Скрыть ненужные поля, сняв галочку;

Нажать левой кнопкой мыши «Продолжить». В полях отображения документов появятся или исчезнут колонки (в зависимости от того, какое

действие совершил пользователь).

4. Фильтр – позволяет включать/отключать для отображения таблицу с параметрами поиска. 5. Позволяет сортировать документы по выведенным для отображения столбцам. Для этого

пользователю необходимо нажать на заголовок столбца.

Глоссарий

Имя пользователя (User Name) – 13-значный номер – GLN (ILN), выданный организацией «ГС СЕРВИС»,

либо присвоенный компанией EDISOFT. Он отправляется на электронную почту клиента после

заключения договора.

Пароль (Password) – уникальный набор символов для входа в систему, отправляется на электронную

почту клиента после заключения договора.

Email – электронная почта.

GLN/ILN (Global / International Location Number) – международный идентификатор, выданный

организацией «ГС СЕРВИС».

ЭСФ – электронный счёт-фактура.

ЭП – электронно-цифровая подпись.

GUID или ФНС ИД – глобальный уникальный идентификатор участника юридически значимого

электронного документооборота, выданный доверенным оператором электронного

документооборота.

Регулярные выражения – формальный язык поиска и осуществления манипуляций с подстроками в

тексте (почитать подробнее).