이메일아카이빙및컨텐츠관리를통한 ILM의효율적인구현File System (ex, multimedia files Documents ... Sarbanes-Oxley 법안: Worldcom, Enron 등일련의회계부정사건에영향을받아공적감사업

vv

ILM Solution 세미나

| May 18, 2006 © 2006 IBM Corporation

이메일 아카이빙 및 컨텐츠 관리를 통한ILM의 효율적인 구현

이 상백 ([email protected])IBM 소프트웨어 사업부Content Management Team

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이메일아카이빙 & 컨텐츠관리 | May 18, 2006 | © 2006 IBM Corporation

온 디맨드 스토리지 환경C

ontent Managem

ent

Storage Infrastructure Management

Orchestration

Recovery Management

Hierarchical Storage

Management

Archive Management

Storage Virtualization

Advanced Copy Services

Hardware InfrastructureDisk Tape Storage Networking

Efficiently manage information throughout its lifecycle, relative to its business value

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AGENDA

ILM (Information Lifecycle Management)

컨텐츠 관리 솔루션 (IBM Content Manager)

이메일 아카이빙 솔루션 (IBM Commonstore & CM for MMA)

Demo

4



Information ?Business Information

Structured: Information in

Data Base Program

Unstructured: Information in

File System(ex, multimedia files

DocumentsEmail data …)

Information on File systems with Database query link(ex, EDMS, CAD, MOD, VOD, email 등)

1) Structured Information

• DB에 저장된 데이터

2) Unstructured Information

• DB로 저장되지 않은 데이터• DB는 Meta data 만을 처리하고

데이터 파일은 파일 시스템에저장된 데이터

• Ex, Multimedia files, documents, email repository 등

기간계 데이타 RDBMS

전자파일, 멀티미디어등

2.lnk1.lnk

종이문서

(출력물, 보고서, Report..)

20 %

정형적 정보

(Structured Data)

비정형적 정보

(Unstructured Data)

80 %

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Information Lifecycle Management?

Business Information

Structured: Information in

Data Base Program

Unstructured: Information in

File System(ex, multimedia files

DocumentsEmail data …)

아날로그 정보 (예:종이 문서)를 기업 내규,외부 법령 등에 의거하여 보존년한를 관리하듯이, 시스템 내의 디지털 정보에 대해서도 동일한 보존년한 관리를 추구

1) Structured Information L/M

• Princeton Softech 라는 ISV Archive Solution 을 통해 structure data에 대한Active archive 구현.

• IBM은 Policy-Based Data ManagementTool 이라는 Source-code를 현재 Test 중

2) Unstructured Information L/M

• 현재 ILM을 외치고 있는 모든 벤더들이실제로 Delivery할 수 있는 부분으로,흔히 Compliance라 부름

• 전자 문서 및 e-mail의 법적 효력을 인정하고 있는 유럽 및 북미, 호주 등에서최근 강제력을 동원하여, 모든 조직에적용하고 있음

Hierarchical Storage ManagementServices

- Storage Infra Management- Storage Virtualization

Hardware Infra

Archiving / Backup Services

Data Retention Compliance

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ECM Trend

Fragmented Markets

Web content management

Imaging/capture

Archiving

Documentmanagement

Records management

Digital assetmanagement

Output management

Web content management

Imaging/capture Archiving

Documentmanagement

Records management

Digital assetmanagement

Output management

ECM

Unified Vision

Source: Ovum 2005

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IBM 컨텐츠 관리 + 아카이빙 솔루션

IBM Content Manager-각종 문서/멀티미디어 파일의 통합 저장소 (Content Repository)-컨텐츠 서비스 인프라로서, 확장성, 고성능, 안정성 제공-RDB, WAS, HSM&Backup, Workflow 기능 제공

IBM CommonStore

for SAP

IBMDocumentManager

IBM CommonStore

for e-mail

EDM/KM개발 없이 구축

SAP ERP의Data/문서Archiving

e-mail Archiving

IBMCM for MMA

범용성 : 이미지,문서,동영상,음악,이메일 등 각종 컨텐츠의 메타데이터와 실제 컨텐츠 파일을 체계적으로 구분하여

저장,관리,조회 가능

확장성 : IBM Content Manager를 기반 인프라로, EDM/KM, 이미지-워크플로우, DAM, Portal, BPM 등 다양한

용도로 확장 가능하면서, 동시에 컨텐츠 관리는 전사적으로 통합 가능

경제성 : RDB, WAS, HSM & Back-up 소프트웨어 자체적으로 내장

-Web Mail-System Mail-Application Mail

- BPM, Portal, DRM 시스템 등과의 연계

- 이미지-워크플로우, DAM, EDM/KM 시스템 개발

C++/Java/XML/.NETAPI & SDK

- Lotus Notes- MS Exchange

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IBM Content Manager

CM API

LibraryServer

LibraryServer

ResourceManager

ResourceManager

DB2 UDB or Oracle

컨텐츠의메타데이터

DB

컨텐츠파일 스토리지(HSM & Backup)

HSM 서비스(TSM 내장)

Web / Windows Client,Any Applications

IBM Document Manager(ActiveX built-in appl.)

문서의스캔/팩스 이미지

ERP, SCM,CRM과연계된 문서

각종 Office SW 문서(ppt,doc,hwp,…)

오디오, 동영상, 사진

웹 컨텐츠,복합문서

송장, 계약서, 회계전표,영수증, 각종 보고서등의 종이문서

그룹웨어 상의e-mail, 첨부 파일

EDMS

KMSImage

DAM(Multimedia Archiving)

e-mail Archiving

SAP/Siebel Archiving

COLD

IBM Content Manager 의 구조

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2. 제품 소개

IBM Content Manager

IBM Content Manager

생성 / 입력 배포 / 유통

통합 레이어

IBM ECM Infrastructure

DBMS, WAS, Lotus, Tivoli, e-Server…

포탈,CMS,

개발 Appl.

포탈,CMS,

개발 Appl.각종

디지털 컨텐츠생성/입력 S/W

각종디지털 컨텐츠생성/입력 S/W

심사 이미지, 전자문서 관리 등전통적 DCM 분야

전사 차원에서의 디지털 컨텐츠 생산 및 유통 활성화(DCM + ECM)

업무 생산성, 컨텐츠 활용성, 대 고객 서비스/충성도 향상

ERP, CRM, Call Center, e-mail 시스템, 포탈 관련컨텐츠 생산/유통/아카이빙기록물 수명 관리 (eRM)

e-Learning, 브랜드/광고자산 관리,

B2C, B2B 관련웹 컨텐츠 관리 (CMS),XML 지원 (e-Forms),저작권 관리 (DRM)

업무 생산성 향상비즈니스 프로세스 재설계

EDMS, KMS, Imaging

IBM Content Manager : ECM 인프라 소프트웨어

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컨텐츠 관리 시장 상황

Source: Ovum 2005

Breadth of ECM scope & integration

EMC/ Documentum

Interwoven

Vignette

FileNet

Stellent

Narrow Broad

BancTecMarketposition

LeadersE

merging

Hummingbird

IBM

Open Text

TridionCaptiva

Verity/CardiffReadSoft

Kofax

Xerox

FatwireMobius

Microsoft

Source: Gartner 2004

Content & Document Manaement Market

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IBM Content Manager : 2006년 1월 현재, 전세계 13,000여 고객 사이트에서 1천만 유저가 사용 중

IBM Content Management 제품군 전체 : 2006년 1 월 현재, 전세계 30,000여 고객 사이트 보유

39 of Top 60 Banks

25 of Top 45 Insurers

37 state governments and many publics

Many Companies

입증된 컨텐츠 관리 플랫폼 : IBM Content Manager

덴마크지방자치정부

네덜란드상공회의소

U.S. Dept ofAgriculture

노르웨이 병무청

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• e-mail 정리에 하루 평균 2.5 시간 소비

• e-mail 서버 성능 하락

• H/W 비용 증가

• Backup/Recovery Time 증가

• e-mail 서버 관리 어려움 증대

Domino의 경우, 4.6 까지

Max DB Size가 4 GB

Too Many DB’s

Huge full text indexes

• 메일 백업과 사용자 메일 삭제에 많은 관리 시간 소요

• 기록물관리에 대한 각종 규제 (Compliance)

• 전사 차원에서 개인 e-mail 및 첨부문서의 압축 저장

• 압축 저장된 object에 대한실시간 조회 보장

• e-mail box size 최적화

• Compliance에 대한 완벽한 대비

e-mail 시스템의 특징

개인 e-mail box는 관리 차원에서 크기 제한을 두지 않으면, 그 크기가 급속도로 증가!제한을 두더라도, 개인적으로 보관해야 할 e-mail 및 첨부문서의 크기는 계속 증가!전사 차원에서 개인 e-mail 및 첨부문서를 보관 및 관리해야 하는 요건 증가!

112

2

3

4567

8

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Archiving

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e-mail Archiving 필요성 : 환경의 성숙

미 5대 증권사인 도이치방크 증권, 골드만 삭스, 모건 스탠리, 살로몬 스미스 바니, US 방코프 파이퍼재프리가 지난 2002년 12월 초에 기록문서 유지 보관과 관련하여 역사상 가장 높은 벌금인 각 사 당165만 불(합계 825만 불)을 SEC, NASD, NYSE 로부터 부과 받았다.

Doug Henschen, The $ 1.65 Million Message, Jan. 2003, Transform

Sarbanes-Oxley 법안 : Worldcom, Enron 등 일련의 회계 부정 사건에 영향을 받아 공적 감사 업무에필요한 모든 종류의 문서들을 파괴하는 행위를 중대한 범죄행위 로 규정한 법안

미 의회, 2002년 7월 31일

HIPPA (the Health Insurance Portability and Accountability) 법안 : 건강 보험 감사 업무에 필요한문서들에 대한 병원과 보험업체의 보관 의무를 강화한 규제안

미 의회, 2000년

전국 시군구 지자체 자료관 사업 시행 : 전국 시군구 그룹웨어에서 발생하는 첨부문서 아카이빙 시스템구축 및 7년 보관 후 국립 기록물 보관소 시스템으로의 이첩을 명문화

한국 행정자치부, 2003년

금융감독원에서는 미국의 증권업의 규정(SEC 17-a)을 참고하여 금융산업 기관의 e-mail 백업을의무화하고 이를 어길 경우 벌금을 부과하는방향으로 규제를 강화할 발표한 바 있습니다

© 2005 IBM Corporation14

IBM Information Lifecycle Management

IBM and IBM BP internal onlyIBM and IBM BP internal only

Basel IISarbanes-Oxley Act

SEC 17a-4 / NASD 3010/3110

HIPAA

DoD 5015.2 / PRO2

21CFR11 Patriot Act

Gramm Leach-Bliley Act

ACORD

OSHA

IAS

(anti money laundering)

(Brokers, records for all correspondence)

(Financial confidentiality of non public info)

(Electronic Signature records for Food and Drug)

(Certification of electronic records mgt SW products)

기록물 관리에 대한 각종 규제

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Architecture and Flow

Notes /Exchange

Exporter

SM

TP R

ela

y Serv

ers

System Mail /Web Mail

MailCapture

IBM ContentManager

IBM ContentManager

CommonStore

User Select ArchiveInbound Archive

CM for MMA

SMTP Mail ArchiveFull Text Search

Retention Period MgtArchive Rules

Aliases ManagementCompliance Support

Search Engine

Full Text IndexingAttached Files Support

Message Exporting/Importing

Archive OnlySelected Mail

All Outbound MailSelected Inbound Mail

Mail Restore Archive & Restore

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Product Line

000System MailType 5

0000MS ExchangeType 2

0000Notes GroupwareType 3

000Web MailType 4

0

0

CM

00Application MailType 6

000Notes DominoType 1

Search EngineCommonStoreCM for MMAMail Server제품분류

Case별 제품 적용

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제품 특징

Multi E-Mail Server Supports

Exchange Notes Domino Unix Mail Web Mail Java Mail Application Mail

해외 제품Exchange, Domino 지원

E사 제품S사 제품S사 제품

IBM 이메일 아카이빙 솔루션은 (IBM CM for MMA),국내에서 모든 메일서버 유일하게 지원

- 국내 진출 해외 Mail Archiving 제품은 MS Exchange와 Notes Domino만 지원

- 그룹웨어 Application Mail, Web Mail 시스템은 지원불가

- ‘IBM CM for MMA’는 SMTP 규약 준수 모든 인터넷 기반 메일 Archiving 지원

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제품 특징

한글 메일 Archiving! 메뉴만 한글화하면 된다?

- 전세계 메일은 7Bit, RFC822 규정에 의한 US-ASCII 텍스트를 기반

- 아시아 권역의 2Byte Code 문자 권역에서는 8Bit 문자 Code 체계 사용

- 한국에서는 MIME기반 RFC1557 해석오류로 제각각 Encoding 방식 상이함. 메일 호환불가

- 국내 모든 메일 서버에 대한 Decoding 방식을 지원 하여야 완벽한 한글 지원 메일 Archiving!

Unix Sendmail

MSExchange

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제품 특징

Out-Bound Mail Archiving !- OutBound Mail Archiving은 아

직까지 IMAP4 기반 Exchange나

Notes Domino 일부에서만 가능

- Web Mail, Groupware Mail 등의 Application Mail을 포함한 모

든 Mail Server에서의 OutBoundMail Archive 구현 실현

- Mail Message Relay or Hooking 방식에 따른 안정적이고, 빠른 구조 설계 기반

CM for MMACM for MMACM for MMA

CMCMCM

InternetSMTPRelay

MailAdministrator

IndividualMail Users

CMAdministrator

Mail Servers

Mail Receive

Mail Recovery

Mail Archive

Out-BoundMail Archive

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제품 특징

Internal DB Mail Archiving !- Internal DB Mail은 대부분의

Groupware 기반의 Mail이나

Web Mail 제품이 내부 구성원

간의 Mail을 SMTP 없이 DB로

처리하는 메일을 통칭

- IBM CommonStore는

이러한 Exchange, Domino의

Internal DB Mail의 Archive 처리 실현

- Web Mail이나 개별

Groupware Mail을 위한 별도

CommonStore 버전

지원


CMCMCM

InternetSMTPRelay

MailAdministrator


CMAdministrator

Mail Servers

Mail Receive

Mail Recovery

Mail Archive

CommonStore

CommonCommonStoreStore

DBMS

InternalDB MailSending

& Receive

Internal DBMail Archive

Internal DBMail Recovery

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제품 특징

Perfect Information Life-Cycle Management (ILM) Support

Records Classification

Safety

Inspections

Incidents

Finance

Budgets

Audits

File Plan

Retention Rule 2

Retention Rule 4

Retention Rule 5

Retention Rule 6

Retention Rule 7

Retention Rule 1

Retention Rule 3

Retention Rule 8

Retention Schedule

Doc. 1

Doc. 2

Doc. 3

Doc. 4

Classification

- ILM을 위한 Record 정의 및 Records Classification- 보존 연한등을 반영한 Retention Rule을 지정하여 Templete 적용된 자동 Archiving!

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제품 특징

Full Text Searching of Attached File

- 타사 Mail Archiving 제품은 메일

의 제목, 본문 검색만을 지원하지

만 IBM CM for MMA는 자체

Search Engine을 탑재하여 첨부

파일까지 전문 검색 가능

- 해외 제품의 경우 아래한글과 같

은 국산 첨부 문서 파일 지원이 불

가능하지만 IBM CM for MMA는

국산 검색엔진의 탑재로 인해 이

와 같은 문제 해결

- 년 단위 Mail Archiving은 TB 급의 정보 누적으로 검색엔진을 활

용한 전문 검색 필수


CMCMCM

InternetSMTPRelay

MailAdministrator


CMAdministrator

Mail Servers

Mail Receive

Mail Recovery

Mail Archive

SearchEngine

SearchSearchEngineEngine

Full Text Search

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제품 특징

Automatic Backup After Archiving Period

- 정보생명주기가 만료된 개별 자료는 자동으로 정해진 Media로 Backup 처리

- CD, DLT, VTL, SATA Disk 등 다양한 Backup Media 선택 가능

- 지정 Directory에 수명만료 정보 저장 후, Daemon에 의한 자동 처리 Process

1 년

2 년

3 년

E-Mail Archiving

End of Life-CycleCD Writer

DLT

VTL or Disk

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제품 특징

Old Backup Mail Migration

Spam Filter 독립형

– Spam Filter에 의존하는 타사 제품과 달리 Spam Filter에 관계 없는 독립형

- 과거 Tape이나 Media에 Backup 된Mail Backup자료의 일괄적인 Batch Job을 통한 Archive 전환 Services

- 개인별, 그룹별 Policy에 의한

Archive 보존 연한 및 열람 권한 설정

Archive

- 개인 사용자의 개별적인 PC 저장 Mail을 위해 Memory Tray Agent를 통한

개인 저장 Mail Archive Services 제공

CM for MMA

Batch Job Services

Tray Agent Services

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제품 특징

Independent Module Structure

- 고객의 네트워크 변경이나 시스템의 변경 없이 Add On - 독립된 모듈 구조로 용량 증가에 따른 대용량 병렬 시스템 증설 구조 지원

Spam Filter

Mail Server

CM for MMA SearchEngine

ContentManagerCommonStore

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제품 구성

Web Mail / System Mail/ Java Mail / Application MailNotes Domino / MS Exchange

Spam FilterSpam Filter

CM for MMA

MMA AnalyzerMMA Analyzer

MMA StorMMA ViewCommonStore

SearchEngine

SearchEngineCM Interface

CM(Content Manager)

Mail Server CMInterface

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제품 기능

Archive Management

• Mail Data Recovery with CM Archiving

• Automatic Archiving And Waiting Time Setup

• Archiving Volume Real Time Setup

[이미지 삽입 예정]

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제품 기능

Policy Management

· Each Group / User / Mail Type Policy

· Archiving Policy Group

· Waiting Time before Archiving

· Archiving Period Setup and ILM


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제품 기능

Alias Mail Management

· Alias Mail

· Easy User Interface

· Mail Sharing


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제품 기능

User Management· Registration / Deletion / Unknown User / Batch Job

· Mail Sharing Authority Management

· Unknown User and Spam Filtering

· User Synch Customizing


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제품 기능

Repository Management

· Best Performance Management for Each Repository

· Parameter Setup for Contents Manager

· Configuration for Contents Manager H/W

· Reporting for Administrator


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제품 기능

Search Engine

· Bundle Search Engine and Fast Searching Performance

· Optional Searching Method

· Mail Title and Body Search


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제품 기능

Mail Monitoring

· Total Statistics of Mail Using

· Monthly Inbound and Outbound Mail Reporting

· Excel File Exporting Support


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제품 기능

Admin Tool

· Server Configuration

· Server Operation Setup

· Daemon Setup

· Adminstrator Report


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제품 기능

User Menu 1· Archiving Mail List with Web Interface

· Mail Open, Attached File Check, ILM Support, Mail Recovery Support


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제품 기능

User Menu 2

· Mail Header Check

· Original Mail Body Download

· Archived Mail Recovery to Original Server or PC


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Demo

IBM CM for MMA (Screen Capture)

관리자

사용자

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감사합니다!

Q&A