Granskningsredogörelse för 2018 Genomförd på uppdrag av lekmannarevisorerna Mars 2019

Eksta Bostadsaktiebolag och

Tempohus AB Lekmannarevisionens 2018

1

Innehållsförteckning

1. Granskningsinriktning ............................................................................................... 2

1.1. Bakgrund ................................................................................................................. 2 1.2. Syfte ........................................................................................................................ 2 1.3. Avgränsning ............................................................................................................ 2 1.4. Revisionskriterier ..................................................................................................... 2 1.5. Metod ...................................................................................................................... 2

2. Resultat från föregående års granskning ................................................................. 4

3. Granskningsresultat 2018 .......................................................................................... 5

3.1. Väsentliga händelser under året .............................................................................. 5 3.2. Styrning, uppföljning och ägardialog ........................................................................ 6 3.3. Riskanalys och intern kontroll .................................................................................. 8 3.4. Årets resultat ........................................................................................................... 9

Sammanfattande bedömning och rekommendationer ....................................................10

Bilagor:

Bilaga 1: Revisionskriterier.

Bilaga 2: Källförteckning.

2

1. Granskningsinriktning

1.1. Bakgrund

Lekmannarevisionens uppdrag regleras i aktiebolagslagens kap 10. Av 3 § framgår att

lekmannarevisorns uppdrag är att granska:

Om bolagets verksamhet sköts på ett ändamålsenligt sätt.

Om verksamheten sköts på ett från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt.

Om bolagets interna kontroll är tillräcklig.

Vidare framgår det att granskningen ska vara så ingående och omfattande som god sed vid

detta slag av granskning kräver. Lekmannarevisorernas granskning ska utföras enligt God

revisionssed. Lekmannarevisorerna har beslutat att 2018 genomföra en grundläggande

granskning av Eksta Bostadsaktiebolag (Eksta) och dotterbolaget Tempohus AB

(Tempohus)1.

1.2. Syfte

Syftet är att genomföra en grundläggande granskning och bedöma om Eksta samt

Tempohus sköts på ett ändamålsenligt och ekonomiskt tillfredsställande sätt enligt ägarens

vilja samt om bolagens interna kontroll är tillräcklig. Därtill syftar granskningen till att följa upp

de rekommendationer som lekmannarevisorerna ställt till Eksta under 2015-2017.

1.3. Avgränsning

Granskningen innebär en översiktlig granskning av bolagets ändamålsenlighet, ekonomisk

tillfredställande skötsel och interna kontroll. Lekmannarevisorerna granskar ej bolagets

redovisning eller interna kontroll i redovisningsfrågor. Tempohus är dotterbolag till Eksta och

har under hösten 2018 arbetat med att starta upp verksamheten i bolaget. VD och

styrelsepresidium i Eksta är tillika VD och styrelsepresidium i Tempohus AB. Mot bakgrund

av detta behandlas bolagen i samma granskningsredogörelse.

1.4. Revisionskriterier

Revisionskriterier är de bedömningsgrunder som bildar underlag för granskningens analyser,

slutsatser och bedömningar. Revisionskriterierna för denna granskning framgår av bilaga ett.

1.5. Metod

Granskningen har genomförts genom dokumentstudier och intervjuer. Den grundläggande

granskningen omfattar följande:

1 Kommunfullmäktige beslutade i maj 2018 att godkänna att Eksta bildade dotterbolaget Tempohus AB.

3

Genomgång av styrelseprotokoll och handlingar.

Insamling, genomgång och översiktlig analys av väsentliga styrdokument.

Översiktlig genomgång av system för styrning, uppföljning och intern kontroll.

Uppföljning av åtgärder utifrån 2015-2017 års granskningar.

Källförteckning framgår av bilaga två. Samtliga intervjuade har getts tillfälle att

sakfelsgranska rapporten.

4

2. Resultat från föregående års granskning

I förra årets granskningsredogörelse för Eksta Bostadsaktiebolag (Eksta) bedömdes

styrelsen ha säkerställt en god styrning i enlighet med de riktlinjer som anges i ägardirektivet.

Däremot rekommenderades Eksta att säkerställa uppföljning och rapportering av

måluppfyllelsen för samtliga mål i mål och affärsidé samt i målplanen.

Styrelsen bedömdes ha bedrivit bolagets verksamhet på ett ekonomiskt tillfredsställande

sätt. Bolaget redovisade ett positivt resultat om 44 mnkr. Det bedömdes att styrelse och VD

bedrivit bolagets verksamhet på ett ekonomiskt tillfredställande sätt. Det noterades dock att

bolaget inte uppnådde soliditets- och direktavkastningskravet i ägardirektivet.

Bolaget ansågs arbeta på ett strukturerat sätt med riskanalys och plan för intern kontroll och

LOU. Det ansågs att bolaget i allt väsentligt säkerställt en tillräcklig intern kontroll.

Sammantaget bedömdes styrelsen under året ha skött verksamheten på ett huvudsakligen

ändamålsenligt sätt och skött verksamheten på ett från ekonomisk synpunkt tillfredsställande

sätt samt att bolagets interna kontroll i huvudsak var tillräcklig.

I granskningen identifierades dock vissa utvecklingsområden och nedanstående

rekommendation ställdes till styrelsen vilken kvarstod från granskningen 2016:

Säkerställa uppföljning och rapportering av måluppfyllelsen för samtliga mål.

5

3. Granskningsresultat 2018

3.1. Väsentliga händelser under året

Av Ekstas bolagsordning framgår att bolaget har till uppgift att förvärva och sälja fastigheter

eller tomter för att där uppföra och förvalta bostadshus med hyresrätter, undantagsvis bygga

och försälja bostadsrätter, lokaler där det drivs kommunal verksamhet samt kollektiva

anordningar och till dessa fastigheter hörande kommersiella lokaler. Ändamålet med

bolagets verksamhet är att i allmännyttigt syfte och med iakttagande av kommunallagens

lokaliseringsprincip främja bostadsförsörjningen i Kungsbacka kommun samt erbjuda

hyresgästerna möjlighet till boendeinflytande. Verksamheten ska bedrivas enligt

affärsmässiga principer.

Eksta har under året bildat dotterbolaget Tempohus AB (Tempohus). Av ägardirektivet för

Tempohus framgår att bolaget ska tillhandahålla temporära bostäder. Av protokoll framgår

att styrelsen i Eksta vid sammanträdet i april gav VD i uppdrag att efter kommunfullmäktiges

beslut bilda dotterbolaget. Under året har verksamheten i Tempohus varit begränsad i

omfattningen. Bolaget förvärvade en villafastighet i oktober med inflyttning för hyresgäster

under hösten. Av årsredovisningen för Eksta framgår att tre villafastigheter som ägs av Eksta

avses att överföras till Tempohus under 2019. Styrelsen i Tempohus har under året haft två

sammanträden.

Under föregående års intervju med Eksta framkom att det fanns vissa utmaningar avseende

dataskyddsförordningen GDPR. Eksta har under 2018 utsett ett dataskyddsombud samt att

VD fått i uppdrag att begära en genomlysning av bolagets efterlevnad av förordningen.

Eksta har under året arbetat med IT-säkerhet. Bolaget har genomfört en genomlysning av

hela verksamheten och upprättat ett förslag till IT-policy som presenterades för styrelsen i

september.

Vid intervju framgår att Eksta under året haft en högre personalomsättning jämfört med

tidigare år. Enligt VD har bolaget arbetat med att se över och utveckla arbetsmiljön samt att

analysera resultat i medarbetarenkäter. Därtill genomför bolaget avslutningssamtal med

medarbetare som avslutar sin anställning.

Eksta har under året genomfört områdesyror. Områdesyror är boendedagar som genomförs i

bolagets bostadsområden. Syftet med boendedagarna är att stärka hyresgästernas

boendeinflytande genom att få hyresgästernas bild av hur de upplever sina boenden. Enligt

årsredovisning 2018 kommer bolaget fortsätta arbetet och inkludera fler områden under

2019.

Eksta har under året haft flera pågående byggnadsprojekt. Av årsredovisning 2018

framkommer att bolaget under året färdigställt 137 hyresrätter. Vidare har trygghetsboendet i

Kolla Parkstad färdigställts och nominerats till ”Årets Bygge 2018”.

6

3.2. Styrning, uppföljning och ägardialog

Eksta har utarbetat en målstyrningskedja som beskrivs och förklaras närmare nedan:

Bild 1. Bolagets målstyrningskedja.

Visionen fastställdes av styrelsen i april 2016. Visionen för bolaget lyder: ”Framtidens

boende – i framkant för ett miljöklokt och tryggt Kungsbacka”.

Mål och affärsidé behandlades och antogs av styrelsen i mars 2018 och revideras årligen.

Dokumentet innehåller utdrag ur bolagsordning och ägardirektiv. Vidare innehåller

dokumentet sex målsättningar som avser att Eksta ska vara en ledande aktör på

bostadsmarknaden i Kungsbacka samt att samverka, både lokalt och regionalt för att driva

byggherrefrågor med målsättning att minska kostnader i samtliga delar i byggprocessen.

Dokumentet med mål och affärsidé innehåller även ytterligare tre energi- och miljömål som

avser att minimera energianvändningen med hjälp av ny teknik och energieffektivt byggande.

Mål 2018-2019 fastställdes av bolagsledningen i december 2017. Planen innehåller mål inom

områdena värdegrund, förvaltning, byggproduktion, ekonomi samt energi och miljö.

Exempelvis återfinns ett mål om att driva utvecklingen inom partneringsamverkan och

energieffektivt byggande vilket är i linje med målet om samverkan samt målet om att minska

energianvändningen i mål och affärsidén.

Målen för 2018-2019 har brutits ner i handlingsplaner på avdelningsnivå. I handlingsplanerna

har respektive avdelning inom bolaget tagit fram mål för perioden 2018-2020 med koppling

till de övergripande målen som fastställs på bolagsnivå. Avdelningarna anger även aktiviteter

för hur de ska uppnå målen.

Under året har styrelsen även behandlat ett flertal styrdokument, såsom:

Riktlinjer för uthyrning (2018-01-25)

Sponsringspolicy (2018-01-25)

Ägardirektiv och bolagsordning Tempohus (2018-04-26)

Policy för kravhantering (2018-09-27)

Alkohol- och drogpolicy (2018-09-27)

Mål 2018-2019 (målplan)

7

Miljöpolicy (2018-09-27)

Attest- och utanordningsinstruktion (2018-09-27)

Arbetsordning för styrelse (2018-10-25)

VD-instruktion (2018-10-25)

Handlingsplan för intern kontroll (2018-12-20)

Tempohus har inför 2019 upprättat en mål- affärsidé. Av mål och affärsidén framgår att syftet

med dokumentet är att det ska ligga till grund för vidare ledningsarbete för utveckling av

bolaget. Dokumentet innehåller utdrag ur bolagsordning och ägardirektiv. Därtill tydliggör

dokumentet att bolagets målsättning och affärsidé är att arbeta för att tillgodose

Kungsbackas behov av bostäder för nyanlända vilka är kommunplacerade i kommunen.

Vidare framgår av protokoll från Tempohus att bolaget under 2019 kommer arbeta fram olika

policydokument som baseras på Ekstas styrdokument.

Av protokoll framgår att styrelsen för Eksta i maj behandlade tertialrapport per april.

Styrelsen beslutade att lägga rapporten till handlingarna. Under sammanträdet i september

behandlade styrelsen tertialrapport per augusti. Av tertialrapporten framgår att bolaget

prognostiserade ett positivt resultat för helåret om cirka 20,9 mnkr. Därtill framgår i

tertialrapporten en övergripande beskrivning av pågående ny-, till- och ombyggnationer samt

energiproduktion. Styrelsen beslutade att godkänna tertialrapporten och lägga den till

handlingarna.

Av protokoll framgår att styrelsen för Eksta återkommande under året erhållit ”Rapport från

pågående projekt” under styrelsesammanträdena. Rapporteringen har bland annat avsett

Kolla Parkstad, Åsa Seniorboende, äldreboende i Särö, Majsvägen (etapp två), Tölö Ängar

(etapp 2), Åsa stationsväg, Algusered i Särö samt Gottskärs hotell.

Lekmannarevisorerna ställde föregående år en rekommendation till Eksta avseende att

säkerställa uppföljning och rapportering av måluppfyllelsen för samtliga mål. I årsredovisning

2018 framgår en övergripande beskrivning av hur bolaget arbetat utifrån vision och mål

under 2018. Utifrån beskrivningen framgår inte på ett tydligt sätt hur Eksta arbetat med

samtliga mål i mål och affärsidén samt målplanen.

Av årsredovisningen för Tempohus framgår hur bolaget arbetat med målet att tillgodose

Kungsbacka kommuns behov av bostäder för främst nyanlända genom att förvärva och hyra

ut en fastighet med bostäder.

Enligt styrelsepresidium för Eksta träffar presidiet och bolagets VD årligen

kommunstyrelsens presidium vid tre till fyra tillfällen. Enligt styrelsens presidium upplevs

dialogen med ägaren fungera väl.

3.2.1. Vår bedömning

Ekstas målarbete utgår från visionen som därefter bryts ned i en mål- och affärsidé som

revideras årligen. Utifrån mål- och affärsidén finns dokument mål 2018-2019 som därefter

konkretiseras i handlingsplaner på avdelningsnivå. Tempohus har utarbetat en mål och

affärsidé för 2019. Enligt vår bedömning har bolagen i huvudsak en fungerade process för

målarbetet. Vi konstaterar dock att det inte på ett tydligt sätt sker en uppföljning och

8

rapportering av måluppfyllelsen i Eksta för samtliga mål i enlighet med föregående års

rekommendation.

Styrelsen för Eksta erhåller tertialrapporter under året där bolagets ekonomi följs upp. I

årsredovisningen följs ekonomi och verksamhet upp. Vidare erhåller styrelsen löpande under

året information om bolagets verksamhet samt pågående projekt. Tempohus ekonomi har

under året följts upp genom årsbokslutet som en följd av att bolaget bildades under året och

haft en begränsad verksamhet. Enligt vår bedömning har styrelsen säkerställt en i huvudsak

ändamålsenlig uppföljning av såväl ekonomi som verksamhet i bolagen.

Av bolagsordningen framgår att Eksta ska förvärva och sälja fastigheter eller tomter för att

där uppföra och förvalta bostadshus med hyresrätter samt att bolaget ska främja

bostadsförsörjningen i kommunen och erbjuda hyresgästerna möjlighet till boendeinflytande.

Eksta har under året arbetat med att producera nya bostäder och anordnat områdesyror.

Bolagsordning för Tempohus anger att bolaget ska förhyra, arrendera, förvärva och sälja

fastigheter eller tomter för att där uppföra och förvalta bostäder med hyresrätter. Bolaget ska

främja bostadsförsörjningen i kommunen och erbjuda hyresgästerna möjlighet till

boendeinflytande. Tempohus har under året förvärvat och hyrt ut bostäder. Vår bedömning

är att styrelse och VD under året i huvudsak har bedrivit verksamheten i enlighet med

bolagens ändamål.

3.3. Riskanalys och intern kontroll

Lekmannarevisionen ställde 2015 en rekommendation till Eksta om att styrelsen som ytterst

ansvarig bör tillförsäkra sig löpande rapportering kring såväl arbetet med riskanalys som

arbetet med intern kontroll. Under sammanträdet i oktober beslutade styrelsen att godkänna

handlingsplan för intern kontroll och LOU2. Under avsnittet ”Intern kontroll” i handlingsplanen

framgår att fokus under 2018 har varit att förenkla rutiner och flöden i bolaget. Vidare framgår

att bolagets riskanalys har uppdaterats och ska bli ett dokument som behandlas och

uppdateras i styrelsen. Därtill framgår fyra övergripande kontroller som bland annat avser att

rutin för attest och utanordning justeras så att minst två personer alltid behandlar fakturor.

Av protokoll framgår att styrelsen vid sammanträdet i november erhöll information om

bolagets riskanalys av VD och ekonomichef. Styrelsen förde en dialog kring den riskanalys

som bolagsledningen upprättat inför sammanträdet. Av riskanalysen framgår person-, affärs-,

finansierings-, egendoms- och miljörisker. I riskanalysen beskrivs för vissa risker hur dessa

ska hanteras. Till exempel framgår att det finns risk för förlust av information vid haverier i

datasystemet. Risken har hanterats genom en ny server, en löpande säkerhetskopiering

samt att bolaget tar hjälp att ständigt förbättra datamiljön. Styrelsen beslutade att godkänna

riskanalysen. Vid intervju framkommer att bolaget löpande kompletterar riskanalysen vid nya

identifierade risker.

En riskanalys finns även för Tempohus verksamhet. Av riskanalysen framgår person-, affärs-

, finansierings-, egendoms- och miljörisker. Personrisker omfattar båda risker kopplade till

extern och koncernintern personal. Handlingsplan för intern kontroll och LOU avseende

Tempohus ska enligt uppgift tas fram under 2019.

2 Lagen om offentlig upphandling (LOU).

9

3.3.1. Vår bedömning

Granskningen visar att styrelsen i Eksta antagit handlingsplan för intern kontroll och LOU.

Därtill har styrelsen erhållit information om genomförd riskanalys för Eksta som styrelsen

därefter godkänt. En riskanalys har genomförts för Tempohus verksamhet och en

handlingsplan för intern kontroll och LOU ska enligt uppgift arbetas fram under 2019. Vår

bedömning är att bolagen i allt väsentligt har säkerställt en tillräcklig intern kontroll. Därtill

bedömer vi att styrelsen för Eksta har beaktat lekmannarevisionens rekommendation från

2015 avseende att styrelsen som ytterst ansvarig bör tillförsäkra sig löpande rapportering

kring såväl arbetet med riskanalys som arbetet med intern kontroll.

3.4. Årets resultat

Ekstas resultat för året uppgår till 48 mnkr före bokslutsdispositioner och skatt, att jämföra

med 44 mnkr föregående år. Intäkterna från den löpande verksamheten uppgår till 365,2

mnkr, att jämföra med 346,4 mnkr föregående år. Intäkterna består i huvudsak av

hyresintäkter från bostäder och lokaler. Driftskostnaderna uppgår till 123,8 mnkr, att jämföra

med 112,5 mnkr föregående år. Finansiella poster ger ett underskott om 79,6 mnkr, att

jämföra med 67,3 mnkr föregående år.

Enligt årsredovisningen uppnår inte bolaget ägarens mål om 20 procent soliditet och

direktavkastningskrav om 6 procent. Den direkta soliditeten uppgår till 12,1 procent och

direktavkastningen till 3,69 procent.

Tempohus redovisar ett negativt resultat för helåret om 490 tkr.

3.4.1. Vår bedömning

Eksta redovisar ett positivt resultat om 48 mnkr och Tempohus redovisar ett negativt resultat

om cirka 490 tkr. Enligt vår bedömning har styrelse och VD bedrivit bolagens verksamhet på

ett ekonomiskt tillfredställande sätt. Vi noterar dock att Eksta inte uppnår soliditets- och

direktavkastningskravet i ägardirektivet.

10

Sammanfattande bedömning och rekommendationer

Vår sammanfattande bedömning är att bolagens verksamhet sköts på ett huvudsakligen

ändamålsenligt sätt och att verksamheten sköts på ett från ekonomisk synpunkt

tillfredsställande sätt samt att bolagens interna kontroll i huvudsak är tillräcklig.

Vi bedömer att Eksta har beaktat en av två rekommendationer som lekmannarevisionen ställt

till VD och styrelsen under 2015-2017. Rekommendationen om att styrelsen som ytterst

ansvarig bör tillförsäkra sig löpande rapportering kring såväl arbetet med riskanalys som

arbetet med intern kontroll har beaktats. Däremot kvarstår rekommendationen om att

säkerställa uppföljning och rapportering av måluppfyllelsen för samtliga mål. I årsredovisning

2018 framgår en övergripande beskrivning av hur bolaget arbetat utifrån vision och mål

under året. Utifrån beskrivningen framgår inte på ett tydligt sätt hur Eksta arbetat med

samtliga mål i mål och affärsidén samt målplanen.

I samband med granskningen har vi identifierat vissa utvecklingsområden. Mot bakgrund av

dessa rekommenderar vi styrelse och VD att:

Säkerställa uppföljning och rapportering av måluppfyllelsen för samtliga mål.

Göteborg den 25 mars 2019

Lydia Andersson Ludwig Reismer

Verksamhetsrevisor Certifierad kommunal yrkesrevisor

Ernst & Young AB Ernst & Young AB

Liselott Daun

Certifierad kommunal yrkesrevisor

Kvalitetssäkrare

Ernst & Young AB

11

Bilaga 1: Revisionskriterier

Revisionskriterierna kan hämtas från lagar och förarbeten eller interna regelverk, policys och

fullmäktigebeslut. Kriterier kan också ha sin grund i jämförbar praxis eller erkänd

teoribildning. I denna granskning utgörs de huvudsakliga revisionskriterierna av:

Kommunallagen

Aktiebolagslagen

Bolagsordning

Ägardirektiv och övriga styrdokument

Kungsbackas kommuns bestämmelser som avser bolagen och kommunkoncernen

12

Bilaga 2: Källförteckning

Intervjuade funktioner

Gruppintervju med VD, ekonomichef samt styrelsens presidium för Eksta

Bostadsaktiebolag samt Tempohus AB, 2019-02-08.

Dokumentation

Bolagsordning för Eksta AB

Bolagsordning för Tempohus AB

Fastighetsutveckling – Målplan 2018-2020

Handlingsplan för intern kontroll och LOU för Eksta AB

Mål 2018-2019 för Eksta AB

Mål och affärsidé 2018 för Eksta AB

Mål och affärsidé 2019 för Tempohus AB

Riskanalys för Eksta AB

Riskanalys för Tempohus AB

Styrelseprotokoll för 2017 och 2018 för Eksta AB

Styrelseprotokoll för 2018 för Tempohus AB

Tertialrapporter för Eksta AB

Årsredovisning 2018 för Eksta AB

Årsredovisning 2018 för Tempohus AB

Ägardirektiv för Eksta AB

Ägardirektiv för Tempohus AB