EN TIDNING FRÅN GÖTEBORGS STAD UPPHANDLINGSBOLAGETfördelen # 1 2015

SOPPA I TANKEN

SÅ FÅR VI SCHYSST

Flexibilitet gäller för IT-KONSULTER

24 miljoner SAMTAL I MOBILA NÄT

2

I Winst hittar du alla ramavtal i sin helhet, inklusive prislistor och annan viktig information. Vill du ha löpande information om nya avtal – prenumerera på Upphandlingsbolagets nyhetsbrev. MER INFO på uhb.goteborg.se/for_inkopare

upphandling och inköp är inte lätt – det har jag berört vid flera tillfällen. Det finns många faktorer och prioriteringar som ska vägas in och lagstiftning, modeller och system att förhålla sig till. Hur det ska kokas samman och smaka beror på vem man frågar, det vill säga vilken roll man har och under vilka förutsättningar man arbetar.

När vi skapar ramavtal för staden vill vi naturligtvis skapa förut-sättningar för att staden ska göra goda affärer. Men vi måste också bygga ramavtalen så att de passar marknaden. För att öka kunskapen om hur olika branscher är uppbyggda och fungerar arbetar vi mer och mer med dialog. På så sätt kan vi bättre precisera uppbyggna-den av ramavtalen och öka förutsättningarna för att staden ska göra bra affärer.

en annan del i arbetet med att skapa goda affärer handlar om att följa upp hur avtal har fungerat. Uppföljningsarbetet ligger till grund för den framtida upphandlingen, vilka krav vi ställer på leverantörerna och hur de ska visa att de lever upp till dem. Om en leverantör inte klarar av sitt uppdrag är det viktigt att det får konsekvenser, även om det innebär bekymmer.

Från den senaste kundundersökningen kan vi konstatera att våra tjänster behöver möta era behov på ett bättre sätt. Det är något vi tar på största allvar. Utifrån era synpunkter i undersökningen har vi upprättat en handlingsplan för att utveckla vår verksam-het – hur detta kommer att bli i praktiken kommer vi att berätta om löpande.

i allt arbete måste vi dock ha i åtanke att det inte är samma sak att handla upp inom offentlig sektor som det är att göra inköp som privatperson. Och det ska det inte vara.

Vi hoppas att du i detta numer ska få en bättre bild av hur vi arbetar med uppföljning och hur vi vill lyssna på dig. Ta nu med dig tidningen och gå ut i solen – det är aldrig fel med lite ny energi!

INGER EK vd Upphandlingsbolaget inger.ek@uhb.goteborg.se

fördelen Fördelen ges ut av Göteborgs Stad Upphandlingsbolaget AB

UPPHANDLINGSBOLAGETBesöksadress: Kungsgatan 19Postadress: Box 1111, 405 23 GöteborgTelefon: 031-334 37 00

ANSVARIG UTGIVARE: Inger Ekinger.ek@uhb.goteborg.se

REDAKTÖR: Annelie Gärdmarkannelie.gardmark@uhb.goteborg.se

Vi gillar tips och synpunkter på tidningen. Hör gärna av dig till oss!

BESÖK OSS PÅ WEBBENwww.uhb.goteborg.se

PRODUKTION: Medialaget Väst ABwww.medialaget.com

TRYCK Sandstens tryckeri AB Fördelen trycks på Svanenmärkt papper.

”Inte samma sak som att köpa privat”

INLEDNINGSVIS

OMSLAGSBILD Gatubolagets Peter tankar en av stadens bilar. Hur Upphandlings-bolaget arbetar med uppföljning av krav på drivmedel från pump berättar vi om på sidan 16.

foto anders västlund

Postavtal sägs upp

Hallå där nyanställda!ELIN ALMupphandlingsledare

Vad gör du på UHB?– Jag är upphand-

lingsledare inom bygg och projektleder upp-handlingar – just nu håller jag på med växter i parti och minut.

Hur trivs du?– Det är väldigt

roligt att jobba i projekt tillsammans med våra avtalsgrupper, som ju är experter på sina respek-tive områden.

Vad gjorde du innan?– Då var jag upphand-

lare på Göteborgs uni-versitet. En spännande skillnad här på Upphand-lingsbolaget är att den politiska dimensionen finns med och påverkar upphandlingarna.

LENA ÅHMARKkundrådgivare

Vad gör du på UHB?– Jag tar emot samtal

och ger råd och stöd kring inköp och avtal. Jag trivs fantastiskt bra och har blivit jättefint väl-komnad. Det är ett öppet klimat här – man hjälps åt och vill varandras bästa. Jag vet aldrig vad som väntar när telefonen ringer.

Vad gjorde du tidigare?– Jag var enhetschef

på Grefab, Göteborgs-regionens fritidshamnar. Då satt jag på andra sidan, som beställare, vilket jag har nytta av nu. Jag känner igen de frågeställningar som kan dyka upp vid beställning och avtalssökning.

TIDNINGSBUDEN INOM VTD, Västsvensk tidnings-distribution, kommer inte längre att dela ut stadens post. Ramavtalet har sagts upp i förtid och Postnord tar över. Anledningen är brister i leveranssäkerheten, mer information finns i Winst.

”Vi arbetar alltmer med dialog för att öka kunskapen om hur olika branscher fungerar.”

3

Upphandlingsbolaget hjälper Färdtjänsten med en upp-handling som ska användas av förvaltningar och bolag när de har behov av bussresor med förare. Och med att upphandla fast skolbusstrafik för två stadsdelar.

INLEDNINGSVIS

Ny utbildning för upphandlare

I STADEN FINNS TIOTUSENTALS pro-dukter från Apple – telefoner, plattor och datorer. Om de går sönder kan det leda till stora kostnader – i de tidigare ramavta-len har service nämligen inneburit att de trasiga produkterna bytts ut mot nya.

Därför har det tillkommit nya ramavtal för Service av Apple produkter. De ska i första hand gälla för produkter där garanti-tiden gått ut eller snart kommer att gå ut, och avser byte av trasiga delar.

Reparation i stället för utbytesenheter innebär möjligheter till sänkta kostnader och ger mindre miljöpåverkan. Dess-utom är några av de nya ramavtals-leverantörerna på detta område mindre företag från Göteborg.

– Detta ställer också vissa krav på beställare då de ska vara försiktiga med

att använda dessa ramavtal på nyinköpta produkter med lång garantitid kvar. Ibland kan det vara bra att rådgöra med oss på Upphandlingsbolaget för att kunna an-vända rätt ramavtal och på rätt sätt, säger upphandlingsledare Slavko Blazevic.

FÖR ATT MÖTA BEHOVET av upphand-lingskompetens på arbetsmarknaden har utbildningsförvaltningen genom Yrgo högre yrkesutbildning Göteborg, startat en tvåårig utbildning till offentlig upphandlare.

– På dagens arbetsmarknad råder brist på människor med kunskaper om offentlig upphandling. När vi drog i gång i höstas var det ett stort antal sökande för en nystartad utbildning – runt 200 till 30 platser, säger Mikaela Eliasson, utbildningsledare på Yrgo.

De första studenterna är nu inne på sin andra termin, och gör under våren LIA (lärande i arbete) på bland annat Upphandlingsbolaget. Bolaget är sam-arbetspartner för utbildningen, tillsam-mans med flera offentliga verksamheter i Göteborgsområdet.

Konventionellt kött kompletterarRAMAVTALSKATEGORIN Livsmedel – Grossist, som omfattar enbart ekologiskt kött, har kompletterats med ett avtals-område för konventionellt kött. Orsaken är att det finns för få produkter av eko-logiskt kött för att tillfredsställa stadens behov. Framför allt har äldreomsorgen saknat vissa traditionella produkter.

– När det kommer nya ekologiska produkter på marknaden kommer motsvarade produkt av vanligt kött fasas ut. Förhoppningsvis behövs inte det nya avtalsområdet inom några år, säger Ann Sagvall, upphandlingsledare på Upphandlingsbolaget. LÄS MER www.uhb.goteborg.se

Värdetransport mellan lokaler NOKAS VÄRDEHANTERING AB blir fort-satt leverantör när ramavtalet Värdetran-sporter förnyas. I det ingår hämtning av dagskassor, växelhantering, uppräkning och insättning på konto. Men även andra tjänster som är förenliga med värdetran-sport, som till exempel köp och hyra av deponiskåp. I avtalet finns också den nya tjänsten transport av medel mellan lokaler.

– Det finns verksamheter som vill ha hjälp med att köra pengar mellan sina lo-kaler i stället för att låta personalen göra det och utsätta sig för risker, säger Anna Övergaard, ansvarig för ramavtalet.

Nya avtal för arboristtjänsterI HÖSTAS BLEV nya ramavtal för områ-det arboristtjänster klara. Avtalen gäller tjänster som exempelvis besiktning av skadade och sjuka träd eller beskärning. För mindre arbeten finns en fast prislista men vid större åtgärder ska en förnyad konkurrensutsättning mellan de fyra leverantörerna göras. Vid akuta åtgärder kan beställning göras direkt från de antagna leverantörerna.

Sänkta kostnader för service påAppleprodukter

Nytt bland konsulterINOM RAVAVTALSKATEGORIN tekniska konsulter har det sedan den 1 novem-ber tecknats nya avtal för: Bergteknik, Data/Datanät/El-Larm/El-Tele-Bygg, Geoteknik, Hydrogeologi, Miljötekniska markundersökningar, Storkök, Tillgänglig-het, Antikvariska konsulter bebyggelse samt tekniska konsulter Yttre VA – Allmän VA och tekniska konsulter Yttre VA – Kvarters mark. Gällande hantverkstjänster finns det nya avtal för Pumparbeten ABC och Pumparbeten FKU.

4

IT/DATA

Lägsta tillåtna prisDET FINNS ALLTID EN risk att leve-rantörer i sina anbud använder sig av så kallade strategiska priser på vissa prispositioner.

Det innebär att de lämnar extremt låga priser på tjänster som de inte har för avsikt att leverera, vilket leder till att de gynnas på de andra leverantörernas bekostnad. För att komma tillrätta med detta innehöll den senaste upphandlingen av it-konsulter ett lägsta tillåtna pris, där lägre priser inte ger någon fördel vid bedömningen av anbuden.

– Det är ett sätt att förhindra oseriösa anbud och se till att priserna i avtalen är rimliga, säger Slavko Blazevic. Om vi har lyckats med det är för tidigt att säga.

5

IT/DATA

för digital följsamhetFlexibilitet

Den digitala världen förändras allt snabbare, och därmed också stadens behov. Därför är flexibilitet under avtalsperioden ett av målen för de nya ram-avtalen för it-konsulter.

– Behovet av it-konsulter varierar från år till år, både volymmässigt och vilka sorters tjänster som efterfrågas. Det är ett område där nya tjänster och kompetenser kan uppstå på ganska kort tid. För några år sedan pratade till exempel ingen om appar. Vi känner helt enkelt inte till framtidens behov, säger Slavko Blazevic, upphandlingsledare för avtalskategorin it- och datakonsulter.

för att staden ska kunna hänga med i utvecklingen har målet med de nya ramavtalen, som trädde i kraft i december, varit att de ska vara flexibla och anpassas till nya behov. Avtalskategorin är indelat i sju områden utifrån olika kompetenser. Leverantörerna har möjlighet att i sin tur anlita underleverantörer under hela ramavtals perioden, men endast i ett led.

– Alla nya underleverantörer ska godkännas på förhand av oss på Upphandlingsbolaget. Ramavtalsleverantörer ska på så sätt kunna bibehålla sin kapacitet under hela avtalsperioden och kan också delvis anpassa sina kompetenser till efterfrågan. Det här gör det också möjligt för fler mindre företag att arbeta åt staden.

för företag som är för små eller specialiserade för att kvalificera sig för någon av de övergripande avtalsområdena finns också en annan möjlighet. Genom avtalsområdet Konsultmäklare kan bestäl-lare få tag på specialkompetens, till exempelvis uppgifter som ej täcks av de övriga ramavtalen eller där de vanliga leverantörerna inte erbjuder tillfredsställande kvalitet.

– Det är ett sätt att släppa in mindre leverantörer, men framför allt att ge beställarna tillgång till ett bredare utbud.

I de nya ramavtalen har även avropssättet förenklats för både be-ställare och leverantörer på så sätt att förnyad konkurrensutsättning bara behöver tillämpas på avrop som överstiger 100 000 kronor.

För att avtalen ska kunna fortsätta utvecklas, säger Slavko att det är viktigt att Upphandlingsbolaget försöker få en bättre bild av hur avtalen faktiskt används ute i verksamheterna.

– Jag tror att det skulle gagna Göteborgs Stad om vi blev bättre på uppföljning – hur handlar vi, från vem, och varför?

TEXT & FOTO KALLE LEKHOLM

Skrota datorn gröntTUNGMETALLER, MILJÖGIFTER och känsliga dokument. När stadens datorer och mobiltelefoner har tjänat ut finns det mycket som behöver tas om hand på rätt sätt, både rent fysiskt och innehållsmässigt. Därför finns inom ram-avtalen för Data – hårdvara inklusive tjänster möjligheten att lämna uttjänta datorer och annan hårdvara för återtag. Det innebär att ramavtalsleverantörerna förbundit sig att, mot ersättning, ta hand om datorn för destruktion eller rekondition. Leverantören har också skyldighet att se till att all information som lagrats på enheten raderas på ett säkert sätt.

Från 1 december finns nya ramavtal för Konsulter IT-data:A. Verksamhetsutveckling och Strategi, B. Systemutveckling och systemförvaltning, inkl webbutveckling, C. Ledning och styrning, D. Infrastruktur och kommunikation, E. Informationssäkerhet, F. Geografiskt informationssystem (GIS), G. Tekniskt stöd och servicedesk, H. Konsultmäklare, förmedling av IT konsulttjänster.

foto: istock photo

6

RAMAVTAL TELEFONI

Ökad mobilitet samt effektiv och till-gänglig service. Det är några av målen i Göteborgs Stads nya upphandling av telefonitjänster.

Telefonin är viktig för Göteborgs Stad, den ska vara till nytta för medborgarna och för medarbetarna. I Göteborgs Stad pågår ett arbete inom ramen för den nationella digitala agendan och Sveriges Kom-muner och Landstings strategi för e-samhället. Målet är ”enklare-öppnare-effektivare”. Det ställer nya och ökade krav på stadens telefonitjänster och är utgångs-punkten i stadens nya avtal inom telefoni.

En styrgrupp har arbetat utifrån mål och ramar för att uppnå effektiv och tillgänglig service, verksam-hetsnytta, kostnadseffektivitet och kostnadskontroll. Avtalsgrupper, med representanter från stadens verk-samheter och experter från respektive avtalsområde, har sett över behovet. Tillsammans har de arbetat fram krav på vad staden vill få ut av upphandlingen.

– Staden går mer och mer mot mobila arbetssätt och ökade krav på tillgänglighet gör att avtalsgrup-perna måste tänka vidare och nytt. Det gäller bland annat ett uttalat behov av att använda fler kommuni-kationskanaler som e-post, chatt och sociala medier. Det ska också vara möjligt för hemtjänstens personal att via mobil eller läsplatta komma åt information ute hos omsorgstagarna, säger Elisabeth Fröiseth, som är ansvarig upphandlare för telefoni på Upphand-lingsbolaget.

innevarande avtal täcker all telefoni. Efter noga överväganden kom styrgruppen fram till att det vore bättre för staden att dela upp upphandlingen i tre de-

lar: Operatörstjänster, Växel och Contactcenter inklusive bland annat hänvisningssystem.

– Med den uppdelningen ville vi öppna upp för fler leverantörer på marknaden att lämna anbud, möjliggöra att få in spetskompetens och öka kvali-teten för respektive område och till rätt pris, säger Elisabeth Fröiseth.

En uppdelning möjliggjorde också längre avtal när det gäller Växel och Contactcenter. De upphandlades som it-system och kan därmed ha längre avtalstider, vilket är bra för kontinuiteten inom dessa områden.

– När det gäller operatörstjänsterna, är maxtiden fyra år enligt LOU. Det har många fördelar. Vi är en stor aktör på marknaden och det är bra att vi regel-bundet kommer ut och gör konkurrensutsättningar. Om vi skulle sitta på många och långa avtal kan vi riskera att en del aktörer slås ut. Både vi och bran-schen är i ständig utveckling; det är ytterligare ett argument för att komma ut på marknaden med inte alltför långa tidsintervaller, säger Elisabeth Fröiseth.

upphandlingsbolaget bjöd även in marknaden att ge sina synpunkter på hur kraven i upphandlingen ställts och på att den delats upp i tre delar, genom en så kallad extern remiss. Det kom in en del synpunkter, men remissen godkände i stort sätt den uppdelning som föreslagits.

Formuleringar och krav har också genomarbetats internt på Upphandlingsbolaget så att de överens-stämmer med lagar, mål och policys inom staden, bland annat för social hänsyn, miljö och hållbarhet.

I avtalen för Fasta och mobila operatörstjänster finns till exempel en öppning om dialog när det gäller insatser för social hänsyn.

Mobila arbetssätt ställer nya krav på telefoni

7

Mobila arbetssätt ställer nya krav på telefoni

FAKTA Upphandling i 3 delar1. Telefoni – OperatörstjänsterA. Ramavtal för bland annat fasta och mobila abonnemang, fasta anknytningar och mobil datakom-munikation. Tjänsterna kommer att förpackas i ett lättöverskådligt utbud så att det blir lätt för verk-samheterna att beställa det som passar just deras behov.Tilldelades Tele 2, men har över-klagats och fallet ligger nu hos Kammarrätten.B. Ramavtal för Automatiskt gene-

rerade sms-tjänster. Leverantör från 1/10 är TeliaSonera Sverige AB.

2. Telefoni – VäxelAvtal för funktion av växel. Leve-rantör från 1/10 är Cygate AB.

3. Telefoni – ContactcenterAvtal för telefonistarbetsplatser med bland annat funktioner för stadens kontaktcenter, hänvis-ningar och katalogdatabaser samt svarsgrupper. Leverantör från 1/10 är TDC Sverige AB.

Operatörstjänster överklagadeI DECEMBER TILLDELADES Tele2 Sverige AB i upphandlingen av Operatörs tjänster, område Fasta och mobila operatörstjänster. En annan av leveran törerna ansökte då om överprövning, vilket avslogs av förvaltnings-rätten den 17 mars 2015. Den 27 mars beslöt leverantören att överklaga domen till kammarrätten.

– Vi avvaktar händelseutvecklingen. Nuvarande avtal går ut sista septem-ber. Men medarbetare i verksamheterna behöver inte oroa sig. Staden kom-mer inte att stå utan telefoni på grund av detta, säger Elisabeth Fröiseth.

I december stod det klart vilka leverantörer som tilldelats avtalen (se fakta-ruta). Inom avtalen för Växel och Contactcenter pågår arbetet tillsammans med leverantörerna med att förbereda övergången till de nya systemen, vilket ska ske den 1 oktober 2015.

Även ett implementeringsprojekt har inletts med representanter från stadens alla verksamheter – 10 stadsdelar, 12 bolag och 17 fackförvaltningar – som i dag har den kommungemensamma telefonitjänsten. Uppdraget som lokal projektledare är att samordna och leda det lokala arbetet samt informera berörda användare och personalorganisationer så att över-gången sker så smidigt som möjligt.

BIRGITTA LAGERLÖF

7 MILJONERSMS SKICKAS VARJE ÅR

24 MILJONERSAMTAL GÖRS I OPERATÖRENS MOBILA NÄT PER ÅR

20 MILJONERSAMTAL GÖRS FRÅN GÖTEBORGS STADS VÄXEL PER ÅR

foto: emilia stasiak/istock photo

8

Bredare och tydligare definierat. Nu hoppas Upphandlingsbolaget att staden har hittat en bra form för ramavtalen för verksamhets- och organisationskonsulter.

Ramavtalskategorin för Verksamhets- och organisationskonsulter, eller Management- och organisationskonsulter som det tidigare har kallats, har genom åren orsakat visst huvudbry för staden.

När upphandlingen gjordes om under 2014/2015 arbetade därför avtalsgruppen, bestående av beställare från staden, fram en ny struktur för avtalen.

Avtalsgruppen diskuterade stadens be-hov och tog hänsyn till de synpunkter som lyfts under förra avtalsperioden. Dessutom fick alla leverantörer från tidigare avtal möjlighet att komma in med sina tankar och funderingar.

– vi ville att avtalen ska vara enklare att använda, dels för beställarna men också för leverantörerna. Inom staden har vi skapat en egen struktur för hur vi delar in våra av-talsområden och det kanske inte alltid helt stämmer överens med hur branschen och

tjänsterna fungerar, förklarar Mariah Collin, ansvarig upphandlare.

I tidigare avtal var det viktigt att veta ex-akt vad man behövde hjälp med för att veta inom vilket område beställningen skulle göras. Nu gäller det istället att veta vilket mål eller syfte man har: Står förvaltningen eller bolaget inför en stor omorganisation, behöver arbetsprocesserna förbättras, eller behövs hjälp med framtagande av vision, mål eller handlingsplaner?

– Tidigare fanns det många definierade områden inom avtalskategorin. Men nu kan beställarna använda sig av område A oavsett om behovet avser bara en del av eller omfattar hela förändrings- eller ut-vecklingsprocessen, förklarar Mariah.

i dag består område a av leverantörer som kan tillhandahålla ett större antal konsulter jämfört med tidigare. Men för att inte en beställare ska riskera att stå utan konsulter som kan tillgodose specialiserade behov, finns område B: Konsultmäklare.

– Det är en leverantör med uppdraget att hjälpa beställarna att hitta rätt specialist om de tjänster de önskar inte kan tillgodoses av leverantörerna inom områdena A, C1 och C2. Dessutom kan konsultmäklaren användas om kapaciteten inom de andra områdena inte räcker till.

Mariah påpekar att det är mycket viktigt att beställarna i första hand vänder sig till leverantörer inom område A, C1 och C2 innan de tar kontakt med konsultmäklaren i område B.

MARIA LAGERGRÉEN VÄSTLUND

FAKTA 4 områdenI dag består ramavtalskategorin av fyra avtalsområden: A Verksamhets- och organisations-utveckling, (ersätter hela ramavtals-kategorin Management- och orga-nisationskonsulter). I april 2015 är området överprövat – se Winst för mer information. B Konsultmäklare C1 och C2 som är Internrevision och andra oberoende granskningar/utvär-deringar och Förebyggande arbete och utredningar inom oegentlighets-området, som är till för beställare inom Göteborgs Stad.

ska underlätta för beställarnaNYTT UPPLÄGG

VERKSAMHETS- OCH ORGANISATIONSKONSULTER

9

UPPHANDLINGSBOLAGET & MARKNADEN

Att ta in synpunkter från leverantörerna kan leda till bättre upphandlingar och högre acceptans från branschen.

– Vi har ju inte suttit helt isolerade från marknaden tidigare, men det här sättet att arbeta strukturerat för att få in synpunkter från marknaden är nytt, säger upphand-lingschef Göran Brunberg.

Han pratar om de provomgångar med externa remisser och RFI (Request for information) som Upphandlingsbolaget gjorde för första gången under 2014. Det är två sätt att ta in synpunkter från exem-pelvis leverantörer, inför upphandlingar.

Och försöken har gett mersmak.– Det är en ytterligare dimension, ett till

verktyg i verktygslådan. Externa remisser och RFI:er kan användas om vi ska upp-handla ett nytt område, eller när vi känner att vi behöver marknadens synpukter på våra förfrågningsunderlag innan vi går in i skarpt läge.

för upphandlingsbolaget är det alltså ytterligare en väg att ta in information, vilket ger förutsättningar för mer kvalita-tiva förfrågningsunderlag. Och för leveran-törerna är det ett tillfälle att föra fram sina åsikter och delvis påverka upphandlingar-nas utformning.

– När vi får in svaren måste vi så klart ta dem för vad de är. Leverantörerna har sina skäl att svara som de gör, och vi får hantera svaren utifrån det. Den analysen kvarstår. Men vi tycker också att det är ett sätt att bemöta och ta åt oss av den kritik som finns mot att offentliga upphandlare

inte alltid förstår marknaden. Min person-liga uppfattning är att offentliga upphand-lare får oförtjänt kritik från marknaden och media. Att vara upphandlare är ett kvalificerat yrke och inte alltid så enkelt som många tycks tro.

Både externa remisser och RFI:er publiceras på samma sätt som vanliga upphandlingar, och vem som helst kan skicka in synpunkter. Även om målgrup-pen i första hand är potentiella leveran-törer, ser Göran Brunberg positivt på att andra aktörer som fackförbund och branschorganisationer svarar. Gensvaret från leverantörerna på de nya metoderna har hittills varit gott.

– Det har bara varit positivt, inget nega-tivt. Vid något av tillfällena har vi inte fått så mycket gensvar som vi hade hoppats på, men man får tänka på att det här är nytt för marknaden också. KALLE LEKHOLM

Viktigt med SYNPUNKTER från marknaden

FAKTA

SynpunkterVid extern remiss finns ett preliminärt förfrågningsun-derlag som Upphandlings-bolaget vill få in synpunk-ter på. Det kan fungera som ett sätt att upptäcka brister i underlaget innan den skarpa upphandlingen görs. Tanken är att under-laget ska bli så bra som möjligt.

En RFI (Request for information) görs i ett tidigare skede än en extern remiss. I en RFI ställs olika frågor som bland annat kan ge information om hur marknaden ser ut och vad den har att erbjuda.

foto

: an

der

s vä

stlu

nd

10

UPPHANDLINGSBOLAGET & MARKNADEN

11

UPPHANDLING ett arbete i samverkanPå Västsveriges Upphandlingsdag minglade intres-serade leverantörer med upphandlare från stad och region, studenter och en minister.

– Det behövs fler platser där företag och offentliga aktörer kan mötas, säger Mirja Färnstrand på Väst-svenska Handelskammaren.

Upphandlingsdagen, som arrangerades för femte gången av Västsvenska handelskammaren i samarbete med Göteborgs Stad och Västra Götalandsregionen, lockade runt 250 besökare till Chalmers kårhus.

Förutom mingel erbjöds seminarier om heta upp-handlingsfrågor, och stjärnglans i form av civilminister Ardalan Shekarabi (S). Syftet är att skapa en mötes-plats mellan offentligt och privat och sprida kunskap om upphandling.

– Våra medlemmar tycker det är svårt att nå fram till upphandlande myndigheter och svara på upphand-lingar. Med det här arrangemanget vill vi samla många leverantörer och företrädare för det offentliga på samma plats, så att de kan mötas. Och det känns som om vi lyckas – man hör på surret i pauserna att folk är nöjda, säger Mirja Färnstrand.

Hennes intryck är att många företag tycker upphandling är krångligt, och att det finns en informationsbrist på området. Samtidigt är hon positiv till Upphandlingsbola-gets arbete tillsammans med leverantörerna.

– Jag tycker de jobbar väldigt bra. De är profes-sionella och går att få tag i. Till exempel är de väldigt proaktiva vad gäller social hänsyn, och berättar om hur de arbetar med det. Och det är så klart jättekul att de och Västra Götalandsregionen är med och arrangerar Västsveriges Upphandlingsdag.

PÅ PLATS FANNS också ett antal studenter från utbildningen till offentlig upphandlare på Yrgo högre yrkesutbildning Göteborg.

– Jag tycker det är fantastiskt att den här utbildningen har dragit i gång i Göteborg. I dag finns en kunskaps-brist på båda sidor, och det här är förhoppningsvis ett steg mot att upphandling betraktas som ett eget yrke i framtiden. Och för de studenter som är här i dag är det ett bra tillfälle att lära sig mera och knyta kontakter inför framtiden.

KALLE LEKHOLM

”Varje år görs upphandlingar för mellan 600 och 900 miljarder kronor i Sverige. Det är en väldigt stor del av vår offentliga ekonomi. Ändå har en nationell politik saknats. Därför behövs en nationell upphandlingspolitik, som vi ska ta fram i samråd med forskning, myndigheter och leverantörer.”Civilminister Ardalan Shekarabi (S), på Västsveriges Upphandlingsdag

Mirja Färnstrand, Väst-svenska handelskammaren

foto: svante örnberg

UPPHANDLINGSBOLAGET & MARKNADEN

12

Hallå där! Varför är du här på Västsvenska upphandlingsdagen? Hur har dagen varit?

ANGELICA STRANDBERGKommunikatör VGR inköp

Vi på Västra Götalalandsregionen är medarrangörer tillsammans med Västsvenska handelskammaren och Göteborgs Stad. Jag är här för att svara på frågor från leverantörer om regionens inköp. – Det är väldigt kul att träffa så mycket folk, knyta kontakter och visa upp att Västra Götalands-regionen satsar framåt. Vi har till exempel som första landsting i Sverige anställt kvalitetstekniker som ska arbeta med uppföljning av våra ramavtal.

LINN SANDMARKJurist på advokat-firman Lindahl

Offentlig upphandling är ett av våra specialområden, och i dag är jag här för att marknadsföra vår nya bok om LUF som ges ut av Norstedts Juridik. – Dagen har varit jättebra! Bra mingel och ett bra initiativ. Jag har fått många småfrågor, som exempelvis var direktupphandlings-gränsen ligger. Annars är sociala hänsyn och miljökrav i upphand-lingar heta områden just nu.

GUNNAR ARVESTÅHL försäljnings-ansvarig Acando Sverige

Jag är försäljningsansvarig för sydvästra Sverige på Acando. Vi är ett it- och manage mentkonsultbolag och en stor del av vår målgrupp är här i dag. – Vi arbetar mycket för den offen tliga sektorn, så det är kul att höra hur de tänker. Föredraget om uppföljning under avtalsperioden var intressant. Det är ett område som offentlig sektor har börjat jobba med mer och mer. De ligger fortfarande efter näringslivet, men knappar in.

ALEJANDRO HERNANDEZ Student, Yrgo högre yrkesutbildning

Jag utbildar mig till offentlig upphandlare och är här för att ta del av föreläsningarna och skaffa kontakter. – Dagen har varit bra och lärorik. Dess utom är det en bra chans att knyta kontakter inför praktiken se-nare under utbildningen. Det bästa är upplägget, att man själv får välja mellan massa olika föreläsningar. Sociala hänsyn är ett område som jag tycker är särskilt intressant.

UPPHANDLINGSBOLAGET & MARKNADEN

13

”Det intresset ska vi verkligen ta vara på.”

Annelie Gärdmark

KUNDUNDERSÖKNING

Underlag till förbättringar i

800 öppna svar

72 %tycker att de möttes av ett trevligt och korrekt bemötande i sin kontakt med Upphandlingsbolaget.

KUNSKAP är nyckelnNÄR UPPHANDLINGSBOLAGET analyserade vilka olika grupper av beställare som gett vilka betyg i kundunder-sökningen kunde de konstatera att utbildning och kunskap är en nyckel till kundnöjdhet. – De som är vana beställare, som förstår LOU, och har lärt sig Winst, är mer nöjda som kunder. Upphandlingsbolaget behöver därför erbjuda fler utbildningar både inom offentliga inköp och Winst. Det ska vi göra i samverkan med Intraservice som ansva-rar för systemet. Vi är mitt i arbetet med att tillsammans ta fram ett utbildningsupplägg för detta, säger Annelie Gärdmark.

Låga betyg i 2014 års kund-undersökning, men tack vare 800 öppna svar och närmare 100 uppföljningssamtal har Upphandlingsbolaget möjlighet att göra förbättringar som gör skillnad.

Under 2014 infördes Winst som e-han-delssystem för alla stadens förvaltningar. Detta gjorde att Upphandlingsbolaget för första gången kunde skicka ut kund-undersökningen till alla medarbetare i förvaltningarna som gör beställningar på stadens ramavtal. Enkäten skickades ut till 10 000 personer (jämfört med 3 800 år 2011) och 2 500 av dessa svarade.

– Årets NKI sjönk från 52, år 2011 till 38, och undersökningen visar att vi inte lever upp till kundernas förväntningar, säger Annelie Gärdmark, chef för avdel-ningen Kommunikation och kund.

en analys av resultatet visar att det kun-derna inte är nöjda med ofta är kopplat till funktionaliteten i Winst. Det är svårt att hitta rätt avtal och de upplever att

avtalen inte täcker deras behov.– Vi vet att många är nya som bestäl-

lare eller sällananvändare och vi behöver bli bättre på att kommunicera med dem.

Att kundnöjdheten är låg är något som Upphandlingsbolaget tar på största allvar. Snart efter att slutrapporten levererades påbörjades arbetet med att ta fram en handlingsplan.

– Vi fick in drygt 800 förbättringsför-slag och synpunkter. Vi utgick från dessa när vi arbetade fram vår handlingsplan och kom fram till fem förbättringsom-råden: Winst, ramavtal, service och stöd, kommunikation samt organisation.

inom varje förbättringsområde har flera åtgärder kunnat identifieras och dessa är sammanställda i en handlingsplan.

– Vi hamnar ofta i ett läge där kritik riktas mot oss, men där det egentligen är faktorer som vi inte kan styra över som ligger till grund. Upplever våra kunder att det är svårt att hantera Winst måste vi ha en dialog med leverantören av systemet för att se om de kan göra förbättringar. Upplever kunderna att det

är svårt med beställningar kan vi göra fler utbildningsinsatser. Vi vet att det finns svårigheter – och det ligger i vårt uppdrag att hjälpa våra kunder att han-tera dessa svårigheter – med information, utbildning och support.

och faktum är att det är just kundbe-mötandet och utbildningarna som bestäl-larna är mest nöjda med hos Upphand-lingsbolaget.

– Kunderna tycker att det är lätt att komma i kontakt med Upphandlings-bolaget och att de blir trevligt bemötta. De tycker också att utbildningarna ger nytta. Det intresset ska vi verkligen ta vara på, säger Annelie.

MARIA LAGERGRÉEN VÄSTLUND

14

PERSONALVÅRD

FAKTA AvtalsområdetRamavtalskategorin Behandling av stadens medarbetare vid beroende eller missbruk av alkohol består av två avtalsområden:ÖppenvårdKonsultbyrån ValetNämndegården Aleforsstiftelsen

BehandlingshemProvitaNämndegårdenAleforsstiftelsen

Statistik från CAN (centralförbundet för alkohol- och narkotikaupplys-ning) visar att ungefär en halv miljon

människor i Sverige missbrukar eller är beroende av alkohol. I verkligheten är det troligtvis betydligt fler. Alkoholism är fort-farande tabubelagt och något som många lever med i hemlighet.

Enligt lag har arbetsgivaren ett rehabili-teringsansvar. Genom den nya ramavtalska-tegorin Behandling av stadens medarbetare vid beroende eller missbruk av alkohol blir det nu lättare att hjälpa en anställd med alkohol-problem.

– Ramavtalen omfattar både öppenvård och behandlingshem och det är möjligt att välja den form som passar individen bäst. Det finns ingen rangordning mellan leverantörerna, säger Lina Bryngelsson som är ansvarig för upphandlingen.

samtliga behandlingar följer tolvstegsmo-dellen. Det är en etablerad behandlingsform som användes överlägset mest inom staden även innan ramavtalen kom till stånd.

En av leverantörerna är Aleforsstiftel-sen som arbetar med både alkohol- och drogberoende. De erbjuder dels öppen vård en halv dag i veckan under ett år och dels vistelse på behandlingshem i fyra veckor.

– Tolvstegsmodellen handlar om att ta av sig sin ryggsäck och titta i den – på vilka konsekvenser alkoholen har i livet och vad

som behövs för att jag ska kunna leva ett bra och nyktert och liv med kvalitet, säger Malin Sandberg som är ställföreträdande verksamhetschef på Aleforsstiftelsen.

behandlingen omfattar de första tre stegen av modellen. Från sjukdomskännedom, till att acceptera hjälp, till att lägga upp en handlingsplan för hur man ska arbeta vidare med sin sjukdom. De övriga nio stegen bygger på eget arbete, med stöd från Ano-nyma Alkoholister.

– Målet är att bli självförsörjande på sitt tillfrisknande. Att lära sig att hitta sätt att hantera sjukdomen och skapa livskvalitet som nykter. Annars är det lätt att falla till-baka in i missbruket, säger Malin Sandberg.

en viktig del av behandlingen är att skydda medarbetarnas integritet. Där har leveran-törerna ansvar för att, vid en ny förfrågan, meddela om de har ett pågående behand-lingsuppdrag från Göteborgs Stad. Bestäl-laren kan då besluta om de ska vända sig till en annan upphandlad leverantör.

– Du måste kunna sitta och prata öppet utan att behöva tänka på vad du säger, utan att behöva ta hänsyn till om det till exempel finns en lärare från dina barns skola i samma behandlingsgrupp. Staden är inte så stor, säger Lina Bryngelsson.

ÅSA REHNSTRÖM

Missbruk och beroende av alkohol är något som drabbar minst var tjugonde person. Som anställd i Göteborgs Stad kan man nu via nya ramavtal få behandling i öppen vård eller på behandlingshem.

Vård till gagn för stadens anställda

15

Ibland kan ett samtal förändra allt. Via ramavtalet Personalvårdsprogram kan anställda i staden få hjälp med personliga och arbetsplatsrelaterade problem via fem fria och anonyma samtal med experter.

Ibland kan man behöva hjälp med att lösa svåra knutar i privatlivet. Ramavtalet för Personalvårds-program ger stadens bolag och förvaltningar möj-lighet att ansluta sig till en tjänst som erbjuder de anställda fem anonyma samtal med olika experter.

Avtalets leverantör är SOS International. De har experter inom allt från juridik, ekonomi och psykologi. De kan även hjälpa till med problematik kring stress, alkohol, droger och spelmissbruk samt

sociala, samlevnads-, familje- och relationsproblem. – Om du inte vet om din arbetsplats är ansluten

kan du vända dig till din HR-avdelning och fråga. De kan även hjälpa till med kontaktuppgifter, säger Lina Bryngelsson på Upphandlingsbolaget.

när man ringer och uppger sitt ärende får man en telefontid med den expert som passar ens ärende bäst. Alla anställda har rätt till fem samtal per ärende och alla är anonyma. Det finns också möjlig-het att få en besökstid om man hellre föredrar det.

– Att få prata om det som skapar oro och stress kan räta ut många knutar. Genom att få tips och råd och bli lotsad till var det går att söka vidare hjälp kan många problem lösas innan de blir för stora. ÅSA REHNSTRÖM

FRITT OCH ANONYMTmed hjälp genom personalvårdsprogrammet

foto

: ist

oc

k ph

oto

16

UPPFÖLJNING

Hårda miljökrav är något som politikerna i Göteborg eftersträvar. Ett område där leverantörerna har fått anstränga sig är inom upphandlingarna av drivmedel. Upphandlingsbolaget och trafikkontoret kontrollerar kontinuerligt att leverantö-rerna lever upp till kraven.

Det två ramavtalskategorier som är aktuella för de hårda miljökraven och efterföljande granskningar är Drivmedel från pump och Eldningsolja drivmedel till depå. Dessa båda ramavtalskategorier har i dag löpt i tre år och på Upphandlingsbolaget sitter upphand-lingsledare Homer Taghizadeh mitt i arbetet med att förbereda inför nästa omgång.

– I avtalen finns en bilaga med särskilda kontrakts-villkor där vi ställer hårda krav bland annat på miljö och spårbarhet. Leverantörer ska helt enkelt kunna visa varifrån råoljan kommer – hela vägen ner i kedjan, säger han.

för leverantörerna gäller att de ska kunna visa dokument på att de lever upp till de ställda kraven. Något som kontrolleras kontinuerligt under avtals-tiden av Upphandlingsbolaget tillsammans med trafikkontoret.

– När någon leverantör haft bristfällig dokumenta-tion har de fått lite tid på sig att komplettera. En chans att förklara vad bristerna beror på och hur de tänker åtgärda dem. Om de inte kan göra det är vårt alternativ att sätta ner foten och häva avtalet. Det har vi dock inte behövt göra gällande drivmedel.

All dokumentation som Upphandlingsbolaget får till sig om hur leverantörerna lever upp till kraven, är underlag för kommande upphandlingar.

– Nu när vi sitter med förfrågningsunderlagen till nästa ramavtalsperiod måste vi ta ställning till om de krav vi ställde förra gången var relevanta, om de var för låga eller om de rent av var höga för leve-rantörerna att leva upp till, och utifrån den analysen bestämma hur vi ska göra nästa gång, säger han.

Hårda miljökrav utmanar

LEVERANTÖRER AV DRI VMEDEL

Homer kan inte svara på hur den kommande upp-handlingen kommer att se ut. Han konstaterar dock att de miljökrav som ställdes var väldigt hårda, men att det också finns en politik som förordar just det.

de politiska beslut som ligger bakom miljökraven som ställs inom ramavtalsområdena för drivmedel kommer från trafiknämnden, därför arbetar trafik-kontoret och Upphandlingsbolaget tillsammans med uppföljningen inom avtalen.

– Trafikkontoret har den specialistkompetens som

Genom återkommande uppföljning av kraven kontrolleras att drivmedlet för stadens bilar är så sjysst och miljövänligt som möjligt.

17

UPPFÖLJNING

Ökat fokus på

UPPFÖLJNING Hårda miljökrav utmanar

LEVERANTÖRER AV DRI VMEDELAtt följa upp de krav som ställts på leverantören i en upphandling är en viktig uppgift för avdelningen Specialist och uppföljning. Det handlar helt enkelt om att se till att leverantörerna håller vad de lovar och att stadens beställare får det som beställts.

Carin Bergdahl, du är ansvarig för avdelningen. Kan du förklara vad som är ert uppdrag?

– Avdelningen Specialist och uppföljning skapades i samband med vår omorganisation bland an-nat för att vi ville ha större fokus på uppföljning av de krav som ställs i upphandlingarna och hitta metoder för att följa upp på ett mer systematiskt och konstruktivt sätt. Vi ställer hårda krav och det är viktigt att vi kontrollerar att leverantörerna lever upp till dessa.

Kontrollerar ni alla krav i alla ramavtal?

– Vi har inordnat ramavtalskate-gorierna i två grupper som är kopplade till avtalens strategiska betydelse för staden. Här har vi bland annat tittat på hur komplexa ramavtalen är, områdets karaktär vad gäller till exempel hållbar-het, miljöpåverkan eller CSR. På de avtal som hamnar på nivå 1, det vill säga avtal som är av stor betydelse för staden, kommer vi att jobba med mycket omfat-tande uppföljningar. På de avtal som hamnar på nivå 2, kommer vi arbeta med reaktiv uppföljning.

Hur arbetar ni rent praktiskt?– Under året som har gått

sedan omorganisationen genom-fördes har vi arbetat fram en ny projektmodell som vi nu har börjat implementera. Den innebär att vi har en process som löper på från det att arbetet med ramavtalet inleds tills dess att avtalstiden är slut. I detta är det tydligt definierat vad som ska göras, när det ska göras och hur det ska levereras.

Vem ska göra uppföljningarna?– Beställarna ska följa upp att

de fått det som de har beställt, i rätt tid, till rätt pris. Leveran-törerna har ansvar för att lämna statistik, information och vad det är de har levererat för typ av pro-dukt eller tjänst. Ett av momenten inom den planerade uppföljningen för ramavtal som definierats till nivå 1, är att träffa leverantörer eller prata med dem på telefon för att stämma av under avtalstidens gång.

Vad kan hända om en leverantör inte sköter sig eller fullt ut lever upp till de krav som ställts?

– Vi har möjlighet att släcka ner leverantörens avtal i Winst så det inte längre är beställningsbart, till dess att vi fått klarhet i vad som hänt. Utredningen kan leda till att avtalet hävs eller att vi öppnar upp leverantören för beställning i Winst igen.

behövs för uppföljningen, konstaterar Homer och bollar frågan vidare till Mats-Ola Larsson på trafik-kontoret.

– Vi på trafikkontoret hjälper till att definiera vilka krav man kan ställa inom ramavtalskategorin för att leva upp till de politiska beslut som finns. Vi kan fastställa principer och tillsammans med Upphand-lingsbolaget se till att de tillämpas, säger Mats-Ola Larsson.

MARIA LAGERGRÉEN VÄSTLUND

foto

: an

der

s vä

stlu

nd

”Vi har en process som löper på från det att arbetet med ramavtalet inleds tills dess att avtals-tiden är slut.”

Carin Bergdahl

18

När Upphandlingsbolaget gjorde en revision av arbetarnas villkor på Canons kopiatorfabrik i Kina var det första gången något liknande hänt den japanska elektronikjätten.

– Det blev en jättestor fråga som gick hela vägen till högsta ledningen i Tokyo, säger Helena Sagvall på Upphandlingsbolaget.

Under två dagar i juni besökte revisorer på upp-drag av Upphandlingsbolaget Canons fabrik för mul-tifunktionsskrivare i Kina. Produktionsanläggningen samt arbetarnas bostäder och villkor kontrollerades och 53 slumpvis utvalda arbetare intervjuades.

– Kina har en förhållandevis bra arbetslagstiftning, men tyvärr följs den inte alltid, vilket är anledningen till att vi gjorde revisionen, säger Helena Sagvall.

Syftet är att kontrollera att de krav som Upphandlings bolaget ställer på leverantörerna efter-följs.

– Kraven, och revisionerna, är ett av våra sätt att bidra till Göteborgs Stads mål om social hållbarhet och etisk konsumtion.

genomgången visade att förhållandena på fabriken överlag var goda – inget barnarbete eller tvång förekom och lönenivån låg 35 procent över mini-minivån. Vad gäller arbetstid upptäckte revisorerna att vissa arbetare jobbat för mycket övertid, vilket Canon sedan dess har bemött och delvis åtgärdat.

– De kinesiska revisorerna på plats tyckte att det var ett bra ställe med inhemska mått mätt. Vad gäller övertiden så var det en del arbetare som jobbade för mycket, men enligt våra revisorer var det frivil-ligt och berodde på att de ville spara ihop pengar. Det styrktes genom både dokumentation och en majoritet av de slumpvisa intervjuerna, säger Helena Sagvall.

hos canon väckte Upphandlingsbolagets revision uppmärksamhet – detta var första gången som en revision gjordes för att kontrollera arbetarnas villkor.

– Det var en lång process med många möten med jurister, och frågan var uppe på hösta ledningsnivå

Uppmärksammad revision i Kina

FAKTA Revisioner• Upphandlingsbolaget har ett ramavtal på revision genom SKL Kommentus

inköpscentral, och samarbetar också med andra kommuner genom SKL för att om möjligt göra gemensamma revisioner. I fallet Canon var det dock UHB själva som stod bakom revisionen även om andra kommuner kan använda sig av resultatet.

• Runt 2– 4 revisioner görs per år. Vid bedömningen av vilka avtalskategorier som ska kontrolleras spelar flera faktorer in:

P Finns det kända problem i branschen? P Förekommer långa leveranskedjor? P I vilka länder finns produktionen? P Omsättningen på ramavtal?

• Krav på produktionsvillkor ställs i de flesta varuupphandlingar. Även då Upphandlingsbolaget inte bedömer att revision behövs kan man till exempel begära in dokumentation och ha uppföljningsmöten med leverantörer.

hos Canon. Men de gick med på det, och i efterhand har Canon Sverige varit positiva till att revisionen gjordes och själva använt resultaten, säger Helena.

Hon tror att Upphandlingsbolaget i och med revisionen lyft frågan om

arbetsvillkor internt hos elektronik-företaget.

– Målsättningen med våra revisioner är ju inte att vi ska häva avtalen, utan att bidra till förbättring.

TEXT & FOTO: KALLE LEKHOLM

UPPFÖLJNING

19

STÖD FÖR SYNPUNKTER

Nu har det gått ett år sedan Upphand-lingsbolaget införde Artur, ett ärende-hanteringssystem med flera funktioner.

Alla frågor och synpunkter som kommer in från beställare och leverantörer registreras i ett system. Det gör att Upphandlingsbolaget verkligen kan få en samlad bild om hur ramavtalen fungerar. Förutom att samla på sig kunskap kan systemet också ge signaler om något inte stämmer.

− Många frågor kan vara tecken på att något inte fungerar som det ska inom avtalsområdet. Det är vårt ansvar att reagera på dessa signaler och ta reda på vad som ligger bakom för att på så vis kunna göra de insatser som krävs. Det kan handla om utbildning eller om att informationen behöver förtydligas på ett eller annat sätt, förklarar Annelie Gärdmark, chef

för avdelningen Kommunikation & kund.Vid en avtalsuppföljning eller inför en ny upp-

handling kan upphandlare hämta ut rapporter från ärendehanteringssystemet på den avtals kategori som ska följas upp. Där finns alla synpunkter, frågor och händelser som har registrerats under avtalsperioden. Materialet analyseras för att på så sätt utveckla ram-avtalen och verksamheten.

– Artur ger oss ett stöd som gör att vi kan sä-kerställa att alla kunder och leverantörer får svar. Systemet ger oss möjlighet till kunskapsåterföring. Komplicerade frågor och svar blir sökbara för all vår personal och kunderna kan då få snabbare svar.

– Så skicka in era synpunkter till oss! Det är viktigt för oss att ta del av era åsikter och önskemål så att vi tillsammans kan se till att ramavtalen täcker era behov, säger Annelie.

I höstas var Inger Ek, vd på Upphandlingsbolaget med och startade Strategi forum för upphandlings- och inköpsfrågor.

– Det är en mötesplats där 14 di-rektörer och chefer på ledningsnivå i Göteborgs Stads förvaltningar träffas och diskuterar inköpsfrågor på en övergripande och strategisk nivå.

Varför behövs det?– Det finns ett glapp mellan det

dagliga arbetet med upphandlingar och inköp som görs i staden, bland annat av oss på Upphandlingsbola-get, och det långsiktiga perspektiv som finns i övergripande policydoku-ment och stadens budget. Strate-giforumet är ett sätt att stärka den kopplingen, och dessutom skapa en enad syn på hur staden ser på inköp- och upphandlingsfrågor.

Vad för frågor diskuterar ni?– Strategiska frågor kring inköp

och upphandling. Allt från omvärlds-analys, hur exempelvis regelverk och lagstiftning påverkar oss, till hur vi ska förhålla oss gentemot markna-den eller hur stadens verksamheter samarbetar i samordnad upphand-ling och uppföljning. Men också till exempel hur Winst ska utvecklas och förvaltas.

Vad har det gett för resultat?– Detta innebär stora möjligheter

till utveckling. Forumet kommer till exempel finnas med som referens i den pågående översynen av stadens upphandlings- och inköpspolicy. En arbetsgrupp arbetar med att ta fram ett förslag till en utvecklad arbetsform för framtagande av krav i upphandlingar. Jag ser forumet som en början att lyfta inköps- och upp-handlingsfrågor, och öka förståelsen och kompetensen på alla nivåer i staden.

På www.uhb.goteborg.se kan du hitta protokoll från strategiforumets möten.

”Skicka era synpunkter till oss”

I den digitala databasen Artur finns ett litet lejon som leder användaren rätt.

”Det finns ett glapp mellan upphandling och inköp”

Inköpare möts i nytt nätverkSEDAN I HÖSTAS FINNS ett nätverk för inköpare i Göteborgs Stads fackförvaltning-ar. Här kan Upphandlingsbolaget informera om nyheter, men det är också en möjlighet för förvaltningarna att prata med varan-dra om sina inköp och till exempel göra gemensamma upphandlingar.

– Jag ser enorma fördelar i att öka kontaktytorna mellan förvaltningarna och utbyta erfarenheter mellan fackförvaltning-arna. Våra verksamheter är olika, vilket är bra för mångfalden i gruppen. Sedan nätverket drog i gång pratar vi också mer med varandra även mellan träffarna, säger Carina Andersson, inköps- och avtalssam-ordnare på miljöförvaltningen.

Upphandlingsbolaget har hjälpt till med att starta nätverket, men förvaltningarna styr själva över innehållet.

– Det är en ömsesidig kommunikation där de kan dela sina åsikter med oss och varandra, säger Charlotta Martinsson, kund-ansvarig på Upphandlingsbolaget.

RETURADRESSGöteborgs Stads Upphandlings ABBox 1111405 23 Göteborg

SVERIGEPORTO BETALTPORT PAYÉ

Hållbar upphandlingUpphandlingsbolaget ska bidra till en hållbar utveckling – ekonomiskt, ekologiskt och socialt. I hållbarhetsredovisningen 2014 sammanfattas fjolårets insatser. Här är några smakprov.

För att bidra till en hållbar marknad ska Upphandlingsbolaget underlätta för små och medelstora företag att delta i upphandlingar. 2014 hade 35 procent av stadens leverantörer mindre än 10 anställda. 35 %

På uhb.goteborg.se hittar du Göteborgs Stads

Upphandlingsbolagets hållbarhetsredovisning för 2014.

2012:43 %

2013:64 %

2014:71 %

2014 var 71 procent av all fisk som köptes in av staden MSC- och kravmärkt.

34 PERSONER fick anställning under 2014 i ett pilotprojekt för social hänsyn i tjänste-upphandling som drivs av Upphandlingsbo-laget. Syftet är att använda upphandling som ett sätt att skapa arbete för personer som står långt från arbetsmarknaden.

Hållbarupphandling

2014

GÖTEBORGS STADS UPPHANDLINGS AB:S HÅLLBARHETSREDOVISNING