Esittely 3 OSA 1 – YLEISKATSAUS IMIN …ec.europa.eu/internal_market/imi-net/docs/user_handbook...1 Esittely 3 OSA 1 – YLEISKATSAUS IMIN TOIMINTAAN5 1 Mikä IMI-järjestelmä on?

1

Esittely 3

OSA 1 – YLEISKATSAUS IMIN TOIMINTAAN 5

1 Mikä IMI-järjestelmä on? 72 IMI-järjestelmän toimijat 72.1 Toimivaltaiset viranomaiset 72.2 IMI-koordinaattorit 72.3 Linkitetyt viranomaiset 72.4 Euroopan komissio 8

3 Käyttäjäroolit 83.1 Peruskäyttäjä 83.2 Pyynnön käsittelijä 93.3 Allokoija 93.4 Paikallinen tietovastaava 93.5 Siirron käsittelijä 10

4 Mitä IMI-järjestelmässä voi tehdä? 10

5 IMI-pyynnön elinkaari 115.1 Yleiskatsaus 115.2 IMI-pyynnön yksinkertainen kulkureitti 115.3 Vaihtoehtoiset kulkureitit 125.4 Kulkureitit, joissa IMI-koordinaattori on mukana (pitkä reitti) 15

6 IMI ja tietosuojalainsäädäntö 19

OSA 2 – OHJEET: TOIMIVALTAISILLE VIRANOMAISILLE JA IMI-KOORDINAATTOREILLE 21

IMI-JÄRJESTELMÄN PERUSTOIMINNOT 22

7 Kirjautuminen IMI-järjestelmään 227.1 Käyttäjätunnus 227.2 Ohjeet ja salasana 227.3 Ensimmäinen kirjautuminen IMI-järjestelmään 227.4 Väärä käyttäjätunnus, salasana tai turvakoodi 237.5 Kielen valinta 23

8 Toimivaltaisen viranomaisen haku ja pyyntöjen katselu 248.1 Toimivaltaisen viranomaisen haku 248.2 Pyyntöjen katselu – pyyntöluettelot 25

PYYNTÖJEN HALLINTA IMISSÄ 28

9 Tietojen pyytäminen toisesta jäsenvaltiosta 289.1 Uuden tietopyynnön luominen 289.2 Vastaanotetun pyynnön käsittely 329.3 Epätyydyttävän vastauksen siirtäminen IMI-koordinaattorille 33

10 Toisen jäsenvaltion viranomaisen lähettämään tietopyyntöön vastaaminen 3410.1 Toisen jäsenvaltion viranomaisen lähettämän uuden pyynnön hyväksyminen 3410.2 Vastaaminen toisen jäsenvaltion viranomaisen lähettämään pyyntöön 3610.3 Vastaaminen toisen jäsenvaltion viranomaisen lähettämään lisätietopyyntöön 3710.4 IMI-koordinaattoreiden käyttäjälle takaisin siirtämän lisätietopyynnön käsittely 38

11 Tehtäväluettelo ja automaattiset sähköposti-ilmoitukset 3911.1 Tehtäväluettelo 3911.2 Automaattiset sähköposti-ilmoitukset 40

Format:

(210.00

x297.00

mm);Date:May13,200915:50:20;OutputProfile:CMYKISOCoatedv2(ECI);InkSave280;Preflight:Failed

2

12 IMIn raporttitoiminto 4112.1 Lähtökohdat 4112.2 Raporttityypit 41

13 IMIn käännöstoiminto 4213.1 Pikakäännös 4313.2 Tallennetut käännökset 43

14 Allokoinnin (kohdentamismenettely) käyttö 4414.1 Allokoinnin aktivointi 4414.2 Pyynnön kohdentaminen 4414.3 Allokoinnin kytkeminen pois päältä 4414.4 Lisäallokointi – IMI-koordinaattoria edustavat käyttäjät 45

KÄYTTÄJÄN EDUSTAMAN VIRANOMAISEN TIETOJEN JA ASETUSTEN HALLINTA 56

15 Viranomaisen ensimmäinen kirjautuminen IMI-järjestelmään rekisteröinnin jälkeen 46

16 Viranomaisen tietojen muokkaaminen IMI-järjestelmässä 4716.1 Viranomaisen tietojen muuttaminen 4716.2 Viranomaisen toimivallan alaan kuuluvien talouden alojen ja toiminta-alojen

päivittäminen 47

17 Oman viranomaisen lainsäädäntöalan käyttäjäasetusten muuttaminen 4817.1 Lainsäädäntöalat – yleistä 4817.2 Varsinaisen toimivaltaisen viranomaisen tietopyyntöjen asetukset 4917.3 IMI-koordinaattoreiden (NIMIC, SDIMIC tai DIMIC) lainsäädäntöalojen

käyttäjäasetukset 50

18 Viranomaista edustavien käyttäjien käyttäjäoikeuksien hallinta 5118.1 Lisäkäyttäjien rekisteröinti viranomaiselle 5118.2 Käyttäjäoikeuksien hallinta 5218.3 Salasanan palautus 53

19 Muiden viranomaisten linkittäminen käyttäjän edustamaan viranomaiseen 5419.1 Linkitetyt koordinaattorit 5419.2 Linkitetyt viranomaiset 54

IMI-KOORDINAATTOREINA TOIMIVAT VIRANOMAISET 55

20 IMI-koordinaattoreiden tehtävät 5520.1 Koordinaattoreiden hallinnollinen / tekninen rooli 5620.2 Koordinaattoreiden tukitehtävät 5620.3 Sisältöön liittyvät koordinointitehtävät (lainsäädäntöaloittain ja työnkuluittain) 56

21 Uusien viranomaisten rekisteröinti IMI-järjestelmään 5721.1 Toimivaltaisen viranomaisen rekisteröinti IMIin 5721.2 IMI-koordinaattoreiden rekisteröinti 6121.3 Oikeuksien antaminen uudelle lainsäädäntöalalle – viranomainen, joka on jo

rekisteröitynyt IMIin 62

22 Oman viranomaisen koordinoimien viranomaisten tietojen hallinta 63

23 Yleiskatsaus käyttäjän koordinoimien viranomaisten pyynnöistä 64

24 Kahden viranomaisen väliseen tietojenvaihtoon osallistuminen 6424.1 Siirtomenettely 6424.2 Pyyntöjen ja vastausten hyväksyminen 66

Format:

(210.00

x297.00


33

Tämä on IMI-järjestelmän käyttäjille tarkoitettu opas.

Sisämarkkinoiden tietojenvaihtojärjestelmä (IMI) on suunniteltu Euroopan talousalueeseen (ETA) kuulu-vien maiden toimivaltaisten viranomaisten avuksi. Viranomaisten toimintaan vaikuttavat sisämarkkina-lainsäädännön säännökset keskinäisestä avunannosta ja tietojenvaihdosta toisten jäsenvaltioiden viran-omaisten kanssa.

IMI-käyttöopas jakautuu kahteen osaan:

Osa 1: Yleiskatsaus IMIn toimintaan

Tässä osassa esitellään IMI-järjestelmä yleisesti, järjestelmässä mukana olevat toimijat sekä se, mitenjärjestelmässä toimitaan.

Osa 2: Ohjeet toimivaltaisille viranomaisille ja IMI-koordinaattoreille

Tässä osassa annetaan ohjeita järjestelmän käytöstä toimivaltaisille viranomaisille ja IMI-koordinaattoreille.Sitä päivitetään järjestelmän kehittyessä.

Lisätietoa, muun muassa usein kysyttyjä kysymyksiä ja vastaukset niihin, on monikielisellä IMI-verkkosivustolla. Sivustolta pääsee myös käyttämään IMIn tuotanto- ja harjoittelusovelluksia. IMI-verkkosivusto:

http://ec.europa.eu/internal_market/imi-net/index.html

Järjestelmän käytössä opastavat kansalliset IMI-yhteyspisteet. Niiden kautta voi antaa myös palautetta.Kukin jäsenvaltio on nimennyt yhden kansallisen IMI-koordinaattorin (NIMIC), joka on vastuussa järjestelmänkäytöstä ja toiminnasta kansallisella tasolla. Joissakin maissa NIMIC on voinut myös perustaa kansallisenIMI-neuvontapalvelun tai erillisiä neuvontapisteitä, jos käyttäjärakenne sitä vaatii. Tiedot kansallisistayhteyspisteistä löytyvät IMI-sivustolta.

Myös Euroopan komissio on perustanut IMI-neuvontapalvelun. Jos NIMIC ei pysty ratkaisemaan ongelmaapaikallisesti, hän voi pyytää apua komission neuvontapalvelusta: [email protected],p. (32-2) 295 54 70.

Format:

(210.00

x297.00


Format:

(210.00

x297.00


5

Sisä

mar

kkin

oide

ntie

toje

nvai

htoj

ärje

stel

mä

5

Yleiskatsaus IMIn toimintaan

OSA 1

Format:

(210.00

x297.00


Format:

(210.00

x297.00


7

Sisä

mar

kkin

oide

ntie

toje

nvai

htoj

ärje

stel

mä

7

MIKÄ IMI-JÄRJESTELMÄ ON?1IMI-järjestelmä on suunniteltu ETA-valtioiden toimivaltaisten viranomaisten avuksi. Viranomaisten toimintaan vaikuttavatsisämarkkinalainsäädännön säännökset keskinäisestä avunannosta ja tietojenvaihdosta toisten jäsenvaltioidenviranomaisten kanssa. IMI-järjestelmän kehittämisestä vastaa Euroopan komissio yhteistyössä jäsenvaltioiden kanssa.

Järjestelmä sisältää tietokannan ETA-valtioiden toimivaltaisista viranomaisista, jotka osallistuvatsisämarkkinalainsäädännön päivittäiseen soveltamiseen maassaan. Tietokannassa on monikieliset hakutoiminnot,joiden avulla sopiva vastapuoli voidaan löytää. Toisen jäsenvaltion hallintorakenteesta ei tarvitse olla etukäteistietoja,jotta tietojenvaihtojärjestelmää pystyy käyttämään.

IMI-järjestelmän toisen pääosan muodostaa valmiiksi käännettyjen kysymysten/vastausten tietokanta, jokaon laadittu sisämarkkinalainsäädännössä määriteltyjen keskinäistä avunantoa koskevien säännösten pohjalta. Yhdenjäsenvaltion toimivaltainen viranomainen voi luoda pyynnön (omalla kielellään) jonkin kysymyssarjan pohjalta jalähettää sen sitten järjestelmän välityksellä toisen jäsenvaltion toimivaltaiselle viranomaiselle. Pyynnön vastaanottavaviranomainen näkee pyynnön omalla kielellään ja voi lähettää vastauksen pyynnön esittäneelle viranomaisellejärjestelmän välityksellä.

Aluksi IMI-järjestelmää käytetään apuna ammattipätevyyden tunnustamisesta annetun uuden direktiivin (2005/36/EY)säännösten velvoitteiden täyttämisessä. Joulukuusta 2009 järjestelmää käytetään myös apuna palveludirektiivin(2006/123/EY) hallinnollista yhteistyötä koskevien säännösten velvoitteiden täyttämisessä. IMI on suunniteltuyleiseksi järjestelmäksi, jolla tuetaan sisämarkkinalainsäädännön eri aloja. Järjestelmään on tarkoitus vastaisuudessalisätä uusia lainsäädäntöaloja.

IMI-JÄRJESTELMÄN TOIMIJAT2Toimivaltaiset viranomaiset2.1

IMI-järjestelmässä päätoimijoita ovat koko ETA-alueen toimivaltaiset viranomaiset, jotka vaihtavat järjestelmänvälityksellä tietoja. Viranomaiset voivat olla joko julkisen tai yksityissektorin elimiä, joille jäsenvaltiot ovat antaneettoimivallan hoitaa tiettyjä sisämarkkinalainsäädännön soveltamiseen liittyviä tehtäviä. Viranomaiset voivat ollakansallisia, alueellisia tai paikallisia.

IMI-koordinaattorit2.2

IMI-järjestelmään kuuluu IMI-koordinaattoreita, joiden tehtävänä on tunnistaa järjestelmään pyrkivät toimivaltaisetviranomaiset ja varmistaa, että toisista jäsenvaltioista tulleisiin pyyntöihin vastataan tyydyttävästi ja oikea-aikaisesti.Koordinaattorit voivat myös vaihtaa tietopyyntöjä muiden järjestelmään rekisteröityneiden viranomaisten kanssa.

Lisäksi IMI-koordinaattoreiden tehtävänä voi olla tiettyjen työnkulkujen koordinointi järjestelmässä. Jäsenvaltiovoi esimerkiksi päättää, että IMI-koordinaattorin on hyväksyttävä kaikki pyynnöt, ennen kuin ne lähetetään toiseenjäsenvaltioon.

Kussakin jäsenvaltiossa on yksi kansallinen IMI-koordinaattori (NIMIC). Jäsenvaltiot voivat myös harkintansa mukaannimetä valtuutettuja IMI-koordinaattoreita (DIMIC), joiden tehtävänä on hoitaa koordinointia tietyllä lainsäädäntöalalla,hallinnonalalla tai maantieteellisellä alueella. Joissakin harvinaisissa tapauksissa alueellinen valtuutettu IMI-koordinaattori vastaa kaikista alueensa lainsäädäntöaloista, ja silloin häntä kutsutaan nimikkeellä ”Super-DIMIC”.

Linkitetyt viranomaiset2.3

Tavallisesti toimivaltainen viranomainen voi IMI-järjestelmässä nähdä ainoastaan ne pyynnöt, joissa se on osallisena jokopyynnön esittävänä tai vastaanottavana viranomaisena. Se ei näe muiden IMIä käyttävien viranomaisten pyyntöjä.

Joskus voi kuitenkin olla tärkeää, että toinen viranomainen näkee toisen pyynnöt. Esimerkiksi terveydenhuoltoalaaedustava kansallinen laitos voi tarvita tiedot aluetoimistojensa pyynnöistä.

Format:

(210.00

x297.00


8

Sisä

mar

kkin

oide

ntie

toje

nvai

htoj

ärje

stel

mä

8

IMI-järjestelmässä toimivaltainen viranomainen voi antaa toiselle viranomaiselle oikeuden nähdä yleistiedotpyynnöistään. Toinen viranomainen, eli linkitetty viranomainen, voi näin tarkastella sen viranomaisen pyyntöjä, jokaluvan on antanut.

Euroopan komissio2.4

Euroopan komissio isännöi ja ylläpitää IMI-järjestelmää Luxemburgissa sijaitsevan tietokeskuksensa välityksellä. Sevastaa järjestelmän käännöksistä ja tarjoaa keskitettyä käyttötukea jäsenvaltioille järjestelmän käytössä.

KÄYTTÄJÄROOLIT3IMI-järjestelmän käyttö edellyttää, että toimivaltainen viranomainen tai IMI-koordinaattori on rekisteröitynytjärjestelmässä olevaan toimivaltaisten viranomaisten tietokantaan.

Kukin rekisteröitynyt viranomainen/koordinaattori nimeää yhden tai useamman edustajansa IMIn käyttäjäksi. Kukinkäyttäjä rekisteröidään järjestelmään ja hänelle annetaan tietyt käyttäjäoikeudet, joilla määritellään, mitä toimintojakyseinen henkilö voi järjestelmässä suorittaa.

IMI-järjestelmään rekisteröityneet viranomaiset voivat olla niin kooltaan kuin organisaatioltaankin hyvinkin erilaisia.Sen vuoksi järjestelmässä on mahdollista valita useita erilaisia toimivaltaisen viranomaisen profiileja. Pienelläviranomaistoimijalla, joka käsittelee pientä määrää pyyntöjä, on mahdollisesti ainoastaan yksi tai kaksi käyttäjää,joilla on valtuudet hoitaa kaikki tehtävät järjestelmässä (on suositeltavaa, että rekisteröityjä käyttäjiä on vähintäänkaksi, jotta toiminta varmistetaan myös lomien aikana). Suurella viranomaistoimijalla (esim. terveydenhuoltoalaaedustava laitos) voi olla iso osasto käsittelemässä ammattipätevyyden tunnustamiseen liittyviä asioita ja samalla suurtamäärää tietopyyntöjä. Tällainen viranomainen voi haluta rekisteröidä useita IMI-käyttäjiä, joilla on selvästi rajatutvastuualueet.

Kukin rekisteröitynyt IMI-käyttäjä toimii yhden toimivaltaisen viranomaisen tai koordinaattorin valtuuttamana.

Toimivaltaisella viranomaisella tai koordinaattorilla on vähintään yksi käyttäjä, mutta käyttäjiä voi olla myösuseampia, jolloin heillä on eri roolit.

Järjestelmään on määritelty seuraavat käyttäjäroolit, ja kullakin käyttäjällä voi olla yksi tai useampi rooli. Suurillaviranomaistoimijoilla on todennäköisesti tarvetta käyttäjäroolien eriyttämiseen. Pienet viranomaistoimijat voivat sensijaan haluta antaa yhdelle käyttäjälle kaikki käyttöoikeudet.

Peruskäyttäjä3.1

Kaikki IMIin rekisteröityneet käyttäjät ovat vähintään peruskäyttäjiä. Peruskäyttäjälle voidaan antaa lisäoikeuksia, joitakuvaillaan seuraavassa.

Peruskäyttäjä

voi etsiä viranomaista toimivaltaisten viranomaisten tietokannastaú

näkee yleistiedot kaikista edustamansa viranomaisen/koordinaattorin lähettämistä ja vastaanottamista pyynnöistäú

näkee yleistiedot kaikista linkitettyjen viranomaisten pyynnöistäú

ei voiú lähettää tai vastaanottaa pyyntöjä edustamansa viranomaisen nimissä; tähän tarvitaan pyynnön käsittelijänoikeudet

ei voiú luoda, tallentaa tai tulostaa raportteja pyynnöistä, joissa hänen edustamansa toimivaltainen viranomainen onosallisena, ellei hänellä ole lisäksi allokoijan tai pyynnön käsittelijän oikeuksia.

Format:

(210.00

x297.00


9

Sisä

mar

kkin

oide

ntie

toje

nvai

htoj

ärje

stel

mä

9

Pyynnön käsittelijä3.2

Käyttäjällä on oltava peruskäyttäjän oikeuksien lisäksi pyynnön käsittelijän oikeudet, jotta hän pystyy lähettämäänpyyntöjä ja vastaamaan niihin edustamansa toimivaltaisen viranomaisen puolesta.

Käyttäjä, jolla on pyynnön käsittelijän oikeudet tietyllä lainsäädäntöalalla,

voi lähettää tietopyyntöjä ja vastata niihin edustamansa toimivaltaisen viranomaisen nimissäú

voi luoda, tallentaa ja tulostaa raportteja pyynnöistä, joissa hänen edustamansa toimivaltainen viranomainen onúosallisena.

Allokoija3.3

Jotkin suuret viranomaistoimijat, joilla on paljon käyttäjiä, voivat haluta kohdentaa tulevat pyynnöt tietyille pyynnönkäsittelijöille joko aiheen tai muun kriteerin perusteella. Esimerkiksi viranomaisella, joka käsittelee ammattihenkilöidenrekisteröintiä, voi olla tiimejä, jotka ovat vastuussa eri maista tulevista hakemuksista. Viranomaisen saama uusi IMI-pyyntö voidaan siirtää kohdentamismenettelyllä oikealle tiimille.

Käyttäjä, jolla on allokoijan oikeudet,

voi kohdentaa pyynnön yhdelle tai useammalle toimivaltaista viranomaista edustavalleú pyynnön käsittelijälle

voi jakaa pyynnön uudelleen joko lisäämällä tai poistamalla pyynnön saajiksi merkittyjä käyttäjiäú

voi luoda, tallentaa ja tulostaa raportteja pyynnöistä, joissa ei ole henkilötietojaú

ei voiú lähettää tai vastaanottaa pyyntöjä edustamansa viranomaisen nimissä, ellei hänellä ole myös pyynnönkäsittelijän oikeuksia.

Paikallinen tietovastaava3.4

Kukin toimivaltainen viranomainen on vastuussa järjestelmän käytön ja tiedon hallinnasta paikallisesti. Käyttäjä, jollaon paikallisen tietovastaavan oikeudet,

voi päivittää IMI-järjestelmässä olevia tietoja, jotka koskevat hänen edustamaansa viranomaistaú

voi rekisteröidä lisää käyttäjiä edustamansa viranomaisensa nimissäú

voi tehdä muutoksia edustamansa viranomaisen valtuuttamien käyttäjien käyttäjäprofiileihin (esim. antaaúperuskäyttäjälle pyynnön käsittelijän oikeudet)

ei voiú lähettää tai vastaanottaa pyyntöjä edustamansa viranomaisen nimissä, ellei hänellä ole myös pyynnönkäsittelijän oikeuksia

ei voiú jakaa tai jakaa uudelleen pyyntöjä pyynnön käsittelijöille, ellei hänellä ole myös allokoijan oikeuksia

ei voiú luoda, tallentaa tai tulostaa raportteja pyynnöistä, joissa hänen edustamansa toimivaltainen viranomainen onosallisena, ellei hänellä ole lisäksi allokoijan tai pyynnön käsittelijän oikeuksia.

Käyttäjä, jolla on paikallisen tietovastaavan oikeudet ja joka edustaa IMI-koordinaattoria (DIMIC, Super-DIMIC tai NIMIC),

voi lisäksi rekisteröidä uusia toimivaltaisia viranomaisia IMI-järjestelmäänú

voi lisäksi lähettää sähköpostiviestejä IMIstä kaikille toimivaltaisille viranomaisille, jotka on hänen jäsenvaltiossaanúrekisteröity samalle lainsäädäntöalalle.

Format:

(210.00

x297.00


10

Sisä

mar

kkin

oide

ntie

toje

nvai

htoj

ärje

stel

mä

10

Siirron käsittelijä3.5

IMI-koordinaattoria edustavalle käyttäjälle on tarjolla lisäksi siirron käsittelijä -käyttäjäprofiili. Koordinaattoriaedustavalla käyttäjällä on oltava siirron käsittelijän oikeudet voidakseen suorittaa tiettyjä koordinointitehtäviä.Siirron käsittelijä voi osallistua pyynnön kulkuun kahden viranomaisen välillä (jos pyynnön esittänyt viranomainen eiole tyytyväinen vastaukseen) tai hyväksyä toimivaltaisen viranomaisen lähettämän pyynnön. Käyttäjä, jolla on siirronkäsittelijän oikeudet,

voi hyväksyä toimivaltaisen viranomaisen lähettämät pyynnöt tai vastaukset, jos hyväksymismenettely on valittuúkäyttöön

voi osoittaa olevansa samaa mieltä tai eri mieltä, jos pyynnön esittävä toimivaltainen viranomainen ei ole tyytyväinenúsaamaansa vastaukseen

ei voiú lähettää pyyntöjä tai vastata niihin koordinaattorin puolesta, ellei hänellä ole myös pyynnön käsittelijänoikeuksia.

MITÄ IMI-JÄRJESTELMÄSSÄ VOI TEHDÄ?4Kun toimivaltainen viranomainen on rekisteröitynyt IMI-järjestelmään, se voi

käyttää IMIssä olevaa toimivaltaisten viranomaisten tietokantaa jaú hakea viranomaisia mistä tahansa ETA-maasta

lähettää tietopyynnönú minkä tahansa ETA-maan toimivaltaiselle viranomaiselle ja valita kysymyksetvakiomuotoisista sisämarkkinalainsäädäntöön perustuvista kysymyksistä omalta lainsäädäntöalaltaan

vastata tietopyyntöihinú , joita muiden ETA-maiden toimivaltaiset viranomaiset ovat lähettäneet.

IMI-koordinaattori voi suorittaa kaikki samat tehtävät kuin toimivaltainen viranomainenkin. Lisäksi hän voi

rekisteröidäú tunnistetut toimivaltaiset viranomaiset IMI-järjestelmään 1

koordinoimallaan lainsäädäntöalallaú osallistua tietojenvaihtoon kahden toimivaltaisen viranomaisen välillävarmistaakseen, että vastaus on tyydyttävä

valvoaú koordinoimiensa viranomaisten tulevien ja lähtevien tietopyyntöjen kulkua.

Linkitetty viranomainen voi suorittaa järjestelmässä kaikki toimivaltaiselle viranomaiselle kuuluvat tehtävät sekä lisäksi

valvoaú sen viranomaisen, johon se on linkitetty, tulevien ja lähtevien IMI-pyyntöjen kulkua.

Euroopan komissio

isännöiú ja ylläpitää IMI-järjestelmää

hankkii järjestelmään tarvittavatú käännökset

tarjoaa valmiitaú kysymyssarjoja, jotka perustuvat sisämarkkinalainsäädännön säännöksiin

tarjoaa IMI-koordinaattoreilleú käyttötukea.

1 Myöhemmissä IMIn versioissa, joissa viranomaiset voivat rekisteröityä järjestelmään itse, IMI-koordinaattoreita voidaan myös pyytää tunnista-maan ja validoimaan toimivaltaiset viranomaiset.

Format:

(210.00

x297.00


11

Sisä

mar

kkin

oide

ntie

toje

nvai

htoj

ärje

stel

mä

11

IMI-PYYNNÖN ELINKAARI5Yleiskatsaus5.1

IMI-järjestelmässä tehdyllä tietopyynnöllä on selvästi määritelty elinkaari, joka koostuu useista vaiheista.

Asettamalla kullekin pyynnölle dynaaminen tila voidaan selvittää, missä vaiheessa pyyntö on järjestelmässä tiettynäajankohtana.

Tila muuttuu automaattisesti pyynnön siirtyessä vaiheesta toiseen.

IMI-pyynnön yksinkertainen kulkureitti5.2

IMI-pyynnön kulkureitissä on yksinkertaisimmillaan vain neljä vaihetta pyynnön luomisesta sen loppuunkäsittelyyn.

Pyyntö lähetetty, odottaa hyväksyntää5.2.1

PYYNTÖLÄHETETTY,ODOTTAA

HYVÄKSYNTÄÄ

Pyynnön esittävä viranomainen luo uuden pyynnön ja lähettää sen vastaanottavalle viranomaiselle. Pyyntö on nyttilassa Pyyntö lähetetty, odottaa hyväksyntää.

Pyyntö hyväksytty5.2.2

PYYNTÖHYVÄKSYTTY

Vastaanottava viranomainen hyväksyy pyynnön. Pyyntö on nyt tilassa Pyyntö hyväksytty.

Pyynnön käsittely kesken, tiedot toimitettu5.2.3

PYYNNÖNKÄSITTELY

KESKEN, TIEDOTTOIMITETTU

Vastaanottava viranomainen toimittaa pyydetyt tiedot pyynnön esittäneelle viranomaiselle. Pyyntö on nyt tilassapynnön käsittely kesken, tiedot toimitettu.

Format:

(210.00

x297.00


12

Sisä

mar

kkin

oide

ntie

toje

nvai

htoj

ärje

stel

mä

12

Pyyntö loppuunkäsitelty, tiedot hyväksytty5.2.4

PYYNTÖLOPPUUNKÄSITELTY,

TIEDOTHYVÄKSYTTY

Pyynnön esittänyt viranomainen hyväksyy toimitetut tiedot, ja pyynnön käsittely lopetetaan. Pyyntö on nyt tilassa Pyyntöloppuunkäsitelty, tiedot hyväksytty.

Yksinkertainen pyynnön kulku IMIssä voidaan esittää seuraavasti:

-&,05%,7.3&(05 "6"11* ) 4''77+7 '$1&7$,203&7,7 $/#$/2,&00&

4''77+7 ,1&00*.* .&2375!3&7,7 4''77+7 .3103375003.3 .&2375!3&7,7

,5$<=;@

.;$ :3 5'>"=';;@< #%%1=4

(%%1=4 5'>"="==%)$-$==33

>%9'8@%1=''7%9'8@% #%%1=4

(%%1=4>%9'8@%==%

(%%1141 8'@<=="5%8"@8"1) =<"-$=

=$<2<="==;

6$<2<=3 =<"-$=

7%9'8@% =$<2<="=;==<"-$=

(''=4@

(%%1141 8'@<=="5%5$#"="==;

Vaihtoehtoiset kulkureitit5.3

Vaikka useimmat tietojenvaihdot ovat yksinkertaisia, tietopyynnön elinkaaren eri vaiheista voi edetä vaihtoehtoisiareittejä. Näitä kuvataan seuraavassa.

Uuden pyynnön luominen (pyynnön esittävä viranomainen)5.3.1

Pyyntöluonnoksen tallentaminen5.3.1.1

PYYNTÖLUONNOS

Pyynnön esittävä viranomainen luo uuden pyynnön, mutta sen sijaan että se lähettäisi sen vastaanottavalleviranomaiselle, se päättää tallentaa pyyntöluonnoksen lähetettäväksi myöhempänä ajankohtana. Pyyntö on nyt tilassaPyyntöluonnos.

Format:

(210.00

x297.00


13

Sisä

mar

kkin

oide

ntie

toje

nvai

htoj

ärje

stel

mä

13

Uuden pyynnön käsittely (pyynnön vastaanottava viranomainen)5.3.2

Pyynnön välittäminen toiselle vastaanottavalle viranomaiselle5.3.2.1

PYYNTÖVÄLITETTY,ODOTTAA

HYVÄKSYNTÄÄ

Vastaanottava viranomainen voi päättää, että pyyntö kuuluukin toiselle vastaanottavalle viranomaiselle. Sen sijaan,että se hyväksyisi pyynnön, se välittää viestin toiselle toimivaltaiselle viranomaiselle tai IMI-koordinaattorille. Pyyntö onnyt tilassa Pyyntö välitetty, odottaa hyväksyntää.

Osavastauksen antaminen vastaanotettuun pyyntöön5.3.2.2

PYYNNÖNKÄSITTELY KESKEN,

OSA TIEDOISTATOIMITETTU

Vastaanottava viranomainen ei ehkä heti pysty toimittamaan täydellistä vastausta pyynnön esittäneelle viranomaiselle.Se voi päättää antaa osavastauksen eli vastata vain osaan kysymyksistä. Loput vastaukset voidaan toimittaa myöhemmin.Tässä tilanteessa pyyntö asetetaan tilaan Pyynnön käsittely kesken, osa tiedoista toimitettu.

Kieltäytyminen vastaamasta vastaanotettuun pyyntöön5.3.2.3


TIETOJA EISAATAVISSA

Jos vastaanottava jäsenvaltio päättää, että pyyntöön ei ole mahdollista vastata, se kieltäytyy vastaamasta ja pyyntöasetetaan tilaan Pyyntö loppuunkäsitelty, tietoja ei saatavissa. Yleensä vain IMI-koordinaattori voi päättää, ettäjäsenvaltiossa ei ole sellaista toimivaltaista viranomaista, joka voisi vastata pyyntöön. Joissakin poikkeustapauksissatoimivaltaisella viranomaisella voidaan katsoa olevan oikeus kieltäytyä vastaamasta pyyntöön jäsenvaltion puolesta.

Format:

(210.00

x297.00


14

Sisä

mar

kkin

oide

ntie

toje

nvai

htoj

ärje

stel

mä

14

Edellä esitetyt vaihtoehtoiset pyynnön kulkureitit voidaan esittää seuraavasti:

4:";$8"-70:<;$ 1)1==& > '%%--2- 70:<;$"<;$:-"- 69369!":;;:

,5$<=;@

'%%--2- "=:;;&7& 7:!0-$/0:-"-

+9$ 80 ;033"--0#%%-;239$--$=

'%%-;239$--$=

+&<";& #%%-;2

'%%-;2 3&<";";;%($*$;;00

<%7&6=%-;&&

'%%--2- "=:;;&-%;7:!0-$/0:-"- 7$: -&<*&

$=070=;096="-

5%7&6=% ;$:/:;";9;;:"*$;

'%%--2- 6&=:;;"3%3$#";";;9

(''=4@

5%7&6=%;62#%%--2- ,

4$:/:;0 $=0;:"*$:=;0

4$:/:;0 60:66:;:"*$;

'%%--2- 70=;00-$;;070 7:!0-$/0:-"-

'%%-;2<%7&6=%;;%

'%%--2- 6&=:;;"3%6"=6"-( $=0

;:"*$:=;0 ;$:/:;";;9

'%%--2- 6&=:;;"3%6"=6"-( ;:"*$;

;$:/:;";;9

'%%-;2 7&3:;";;%($*$;;00

<%7&6=%-;&&

.&3:;& #%%-;2

/+..?&*

4$:="33"7:!0-$/0:="33"

Saadun vastauksen käsittely (pyynnön esittänyt viranomainen)5.3.3

Pyynnön käsittely kesken, lisätietoja pyydetty5.3.3.1


LISÄTIETOJAPYYDETTY

Pyynnön esittänyt viranomainen voi olla tyytymätön pyynnön vastaanottaneen viranomaisen antamaan vastaukseen.Tässä tilanteessa se voi päättää olla hyväksymättä vastausta ja pyytää lisätietoja pyynnön vastaanottaneeltaviranomaiselta. Tässä tapauksessa pyyntö asetetaan tilaan Pyynnön käsittely kesken, lisätietoja pyydetty.

Lisätietopyynnön käsittely (pyynnön vastaanottanut viranomainen)5.3.4

Lisätietopyynnön hyväksyminen5.3.4.1

LISÄTIETOPYYNTÖHYVÄKSYTTY

Saatuaan lisätietopyynnön (vastauksen ollessa epätyydyttävä) pyynnön vastaanottanut viranomainen voi päättää,että se voi toimittaa lisätietoja. Kun se päättää tehdä niin, pyyntö asetetaan tilaan Lisätietopyyntö hyväksytty. (Huom.Kun lisätiedot on toimitettu pyynnön esittäneelle viranomaiselle, pyynnön tilaksi tulee Pyynnön käsittely kesken, tiedottoimitettu.)

Format:

(210.00

x297.00


15

Sisä

mar

kkin

oide

ntie

toje

nvai

htoj

ärje

stel

mä

15

Lisätietoja ei voi toimittaa5.3.4.2


LISÄTIETOJA EISAATAVISSA

Saatuaan lisätietopyynnön (vastauksen ollessa epätyydyttävä) pyynnön vastaanottanut viranomainen voi päättää,että se ei voi toimittaa lisätietoja. Tässä tapauksessa pyyntö asetetaan tilaan Pyynnön käsittely kesken, lisätietoja eisaatavissa.

Lisätietopyynnön käsittely (pyynnön esittänyt viranomainen)5.3.5

Pyyntö loppuunkäsitelty, lisätietoja ei saatavissa5.3.5.1


LISÄTIETOJA EISAATAVISSA

Jos pyynnön vastaanottanut viranomainen ei voi toimittaa lisätietoja (vastauksen ollessa epätyydyttävä), pyynnön esittänytviranomainen voi päättää hyväksyä tilanteen. Tässä tapauksessa pyyntö asetetaan tilaan Pyyntö loppuunkäsitelty,lisätietoja ei saatavissa.

Epätäydellisen pyynnön käsittelyn lopettaminen5.3.6

Pyyntö peruttu5.3.6.1

PYYNTÖ PERUTTU

Pyynnön esittävä viranomainen voi milloin tahansa päättää perua tekemänsä pyynnön. Tässä tapauksessa pyyntöasetetaan tilaan Pyyntö peruttu, mutta sitä voi vielä tarkastella verkossa.

Pyyntö poistettu5.3.6.2

PYYNTÖ POISTETTU

EU:n järjestelmävastaava voi poistaa pyynnön missä tahansa sen kulkuvaiheessa. Pyyntö voidaan poistaa vain, jospyynnön esittänyt viranomainen sitä toivoo. Poiston jälkeen pyyntöä ei voi enää tarkastella verkossa.

Kulkureitit, joissa5.4 IMI-koordinaattori on mukana (pitkä reitti)

Hyväksymismenettely5.4.1

Jotkin jäsenvaltiot ovat päättäneet valvoa tietojenvaihtoa omien toimivaltaisten viranomaistensa ja muidenjäsenvaltioiden viranomaisten välillä keskitetysti. Jotta tämä olisi helpompaa, koordinaattoreilla on mahdollisuushyväksyä uudet viestit tai vastaukset, ennen kuin ne lähetetään toisen jäsenvaltion viranomaiselle.

Format:

(210.00

x297.00


16

Sisä

mar

kkin

oide

ntie

toje

nvai

htoj

ärje

stel

mä

16

Tähän hyväksymismenettelyyn kuuluu uusia pyyntöjen tiloja, jotka esitetään seuraavassa.

Pyyntö odottaa koordinaattorin hyväksyntää5.4.1.1

PYYNTÖ ODOTTAAKOORDINAATTORIN

HYVÄKSYNTÄÄ

Rekisteröidessään toimivaltaista viranomaista IMI-järjestelmään IMI-koordinaattori voi asettaa ehdon, jonka mukaanviranomaisen toiselle jäsenvaltiolle esittämä pyyntö vaatii ennakkohyväksynnän. Tässä tapauksessa toimivaltaisenviranomaisen lähettäessä uuden pyynnön toiselle jäsenvaltiolle pyyntöä ei aseteta tilaan Pyyntö lähetetty, odottaakoordinaattorin hyväksyntää vaan tilaan Pyyntö odottaa koordinaattorin hyväksyntää, ja pyyntö lähetetäänhyväksyttäväksi IMI-koordinaattorille vastaanottavan viranomaisen sijasta.

Jos koordinaattori hyväksyy pyynnön, sen tilaksi tulee Pyyntö lähetetty, odottaa hyväksyntää ja se lähetetäänvastaanottavalle viranomaiselle.

Koordinaattori ei ole hyväksynyt pyyntöä5.4.1.2

KOORDINAATTORIEI OLE

HYVÄKSYNYTPYYNTÖÄ

Jos IMI-koordinaattori ei hyväksy lähetettyä pyyntöä, pyynnön tilaksi tulee Koordinaattori ei ole hyväksynyt pyyntöäja pyyntö palautetaan pyynnön esittäneelle toimivaltaiselle viranomaiselle, joka voi muuttaa sitä tai lopettaa senkäsittelyn.

Pyyntö loppuunkäsitelty, koordinaattori ei ole hyväksynyt pyyntöä5.4.1.3

PYYNTÖ LOPPUUNKÄSITELTY,KOORDINAATTORI EI OLE

HYVÄKSYNYTPYYNTÖÄ

Jos IMI-koordinaattori ei ole hyväksynyt uuden lähetettävän pyynnön sisältöä, pyynnön esittänyt toimivaltainenviranomainen voi päättää lopettaa pyynnön käsittelyn ja päättää prosessin sen sijaan, että se muuttaisi pyyntöäja lähettäisi sen uudelleen. Jos se päättää lopettaa prosessin, pyynnön käsittely lopetetaan ja tilaksi tulee Pyyntöloppuunkäsitelty, koordinaattori ei ole hyväksynyt pyyntöä.

Format:

(210.00

x297.00


17

Sisä

mar

kkin

oide

ntie

toje

nvai

htoj

ärje

stel

mä

17

&*

4:";$8"-70:<;$ 1)1==& > 5%7&6=%/:=/"-";;"3% > '%%--2- "=:;;&7&; 7:!0-$/0:=";

'%%--2- "=:;;&7& 7:!0-$/0:-"- '%%--2- "=:;;&8&- 6$$!*:-00;;$!:

,5$<=;@

.;$ :3 5'>"=';;@< #%%1=4

(%%1=4 5'>"="==%)$-$==33

8$$!-<133==$!<1>%9'8@%1=''

7%9'8@%=84#%%11410

(%%1=4 5'>"="==%)$-$==33

>%9'8@%1=''/+..?

(%%114193@=331$==39355"9<!31$23<@"55"

.'>"=' #%%1=4;;-"55""1

.'>"='=84#%%1141

;;-"55""1 0

/$$!-<133==$!< "<$5" >%9'8@%1%=

#%%1=4'

(%%1141 8'@<=="5%5$#"="==;)

8$$!-<133==$!< "< $5">%9'8@%1%= #%%1=4'

(''=4@

&*

/+..?

Vastaus odottaa koordinaattorin hyväksyntää5.4.1.4

VASTAUS ODOTTAAKOORDINAATTORIN

HYVÄKSYNTÄÄ

Rekisteröidessään toimivaltaista viranomaista IMI-järjestelmään IMI-koordinaattori voi asettaa ehdon, jonka mukaanviranomaisen toisen jäsenvaltion pyyntöön antamat vastaukset vaativat ennakkohyväksynnän. Tässä tapauksessatoimivaltaisen viranomaisen lähettäessä vastauksen toiselle jäsenvaltiolle pyyntöä ei aseteta tilaan Pyynnön käsittelykesken, tiedot toimitettu vaan tilaan Vastaus odottaa koordinaattorin hyväksyntää, ja se lähetetään hyväksyttäväksiIMI-koordinaattorille eikä pyynnön esittäneelle viranomaiselle.

Jos koordinaattori hyväksyy vastauksen, pyynnön tilaksi tulee Pyynnön käsittely kesken, tiedot toimitettu ja vastauslähetetään pyynnön esittäneelle toimivaltaiselle viranomaiselle.

Osavastaus, odottaa koordinaattorin hyväksyntää5.4.1.5

OSAVASTAUS,ODOTTAA

KOORDINAATTORINHYVÄKSYNTÄÄ

Kuten pyynnön edetessä tavanomaista kulkureittiä pyynnön vastaanottanut viranomainen voi päättää antaaosavastauksen vastaamalla vain joihinkin pyynnössä esitettyihin kysymyksiin ja jättämällä loppuihin kysymyksiinvastaamisen myöhemmäksi. Koska IMI-koordinaattori on edellyttänyt, että kyseisen viranomaisen antamat vastaukseton hyväksyttävä, pyyntö asetetaan tilaan Osavastaus, odottaa koordinaattorin hyväksyntää. Kun IMI-koordinaattori onhyväksynyt vastauksen, pyynnön tilaksi tulee Pyynnön käsittely kesken, osa tiedoista toimitettu.

Format:

(210.00

x297.00


18

Sisä

mar

kkin

oide

ntie

toje

nvai

htoj

ärje

stel

mä

18

Koordinaattori ei ole hyväksynyt vastausta5.4.1.6

KOORDINAATTORIEI OLE

HYVÄKSYNYTVASTAUSTA

Jos IMI-koordinaattori päättää olla hyväksymättä toimivaltaisen viranomaisen antamaa vastausta (täydellistä taiosittaista), pyynnön tilaksi tulee Koordinaattori ei ole hyväksynyt vastausta ja se palautuu pyynnön vastaanottaneelletoimivaltaiselle viranomaiselle muutoksia varten.

Siirtomenettely5.4.2

IMI-pyyntöihin vastaaminen varmistetaan tietyillä varmistusmenettelyillä pyynnön kulun aikana. Kun vastaanottavaviranomainen saa pyynnön, sen on ensin päätettävä, hyväksyykö se pyynnön vai toimittaako se sen toisellevastaanottavalle viranomaiselle tai koordinaattorille omassa maassaan.

Hyväksymällä itselleen osoitetun pyynnön vastaanottava toimivaltainen viranomainen vahvistaa halunsa vastata.Pyynnön esittävä viranomainen ei kuitenkaan ehkä ole tyytyväinen saamaansa vastaukseen.

Siirtomenettely tarkoittaa sitä, että jos pyynnön esittävä toimivaltainen viranomainen ei ole tyytyväinen saamaansavastaukseen, sen on saatava sekä oman IMI-koordinaattorinsa että pyynnön vastaanottavan viranomaisen IMI-koordinaattorin suostumus lisätietojen pyytämiseen.

Ainoastaan jos nämä kaksi IMI-koordinaattoria ovat yhtä mieltä siitä, että lisätietoja tarvitaan, pyynnön vastaanottavaaviranomaista pyydetään toimittamaan lisätietoja.

Jos jompikumpi näistä kahdesta IMI-koordinaattorista katsoo, että pyynnön vastaanottaneen viranomaisen antamavastaus on riittävä, pyynnön käsittely lopetetaan.

Koordinaattorit voivat päättää IMI-järjestelmässä, etteivät he halua osallistua siirtomenettelyyn. Tällaisessa tapauksessajärjestelmä olettaa, että koordinaattori on yhtä mieltä oman maansa toimivaltaisen viranomaisen kanssa.

Siirtomenettely sisältää useita uusia pyyntötiloja, jotka esitellään seuraavassa.

Tietojenkäsittely IMIssä: Yleisesitys siirtomenettelystä

.$$00&0 '+#**%(%0(#,-0/!-#+'0"//,)#0--**/,#

3/.// .7"18' &!7 .7"18' 3/.// .7"18' &!7 .7"18'

(%%+80#/1/68"886

4/:8//+$88/4//+5':"+4/187$$+

(%%++0+2':788"1%1$#"8"886

(%%+801'9"8"88% 8/2/7:7+4/:8//+$88/4//+

5':"+4/187$$+

(%%++0+2':788"1%1$#"8"886

(%%++0+":788'4'

47!/+$./7+"+ "79%4'2:%) "88'17:'87"8$/ "7

$17:7 ://8/4711/

-$: 2$$!*7+//88$!7$+ :/.// .7"18')#%%+80 1'9"8"8''+

8/2/7:7+4/:8//+$88/4//+

5':"+4/187$$+

.$$00&0'+#**%(%

(#,-0/!-#0'0

.$$00&0(-+*--0/**-(-(#,-0/!-#0'0

(%%+80

,/:8/6:

.$$00&0(-+*--0/**-(-0(#,-0/!-#+'0"//,)#0--**/,#

-$: 2$$!*7+//88$!7$+ :/.// .7"18')

#%%+80#/1/68"8//+

4/:8//+$88/4/11"47!/+$./7:"11"

Format:

(210.00

x297.00


19

Sisä

mar

kkin

oide

ntie

toje

nvai

htoj

ärje

stel

mä

19

Pyyntö siirretty pyynnön esittäjän koordinaattorille5.4.2.1

PYYNTÖ SIIRRETTYPYYNNÖN ESITTÄJÄNKOORDINAATTORILLE

Jos pyynnön esittänyt viranomainen saa vastauksen pyyntöön mutta katsoo, että vastaus on riittämätön, se voi pyytäälisätietoja pyynnön vastaanottaneelta viranomaiselta. Jos pyynnön vastaanottanut viranomainen ei pysty toimittamaanlisätietoja, mutta pyynnön esittänyt viranomainen katsoo, että puuttuvat tai täydentävät tiedot voitaisiin toimittaa,se voi päättää siirtää epätyydyttävän vastauksen omalle IMI-koordinaattorilleen ja pyytää tämän mielipidettä. Tässätapauksessa pyyntö asetetaan tilaan Pyyntö siirretty pyynnön esittäjän koordinaattorille.

Pyyntö siirretty pyynnön vastaanottajan koordinaattorille5.4.2.2

PYYNTÖ SIIRRETTYPYYNNÖN

VASTAANOTTAJANKOORDINAATTORILLE

Jos pyynnön esittäjän koordinaattori on samaa mieltä toimivaltaisen viranomaisen kanssa siitä, että pyyntöön esitettyynvastaukseen olisi toimitettava lisätietoja, se voi osoittaa olevansa samaa mieltä ja siirtää pyynnön sen vastaanottavanviranomaisen IMI-koordinaattorille tämän mielipidettä varten. Tässä tapauksessa pyyntö asetetaan tilaan Pyyntö siirrettypyynnön vastaanottajan koordinaattorille.

Jos pyynnön vastaanottajan koordinaattori on yhtä mieltä siitä, että lisätietoja on toimitettava, pyyntö siirretään takaisinpyynnön vastaanottaneelle toimivaltaiselle viranomaiselle ja se asetetaan tilaan Pyynnön käsittely kesken, lisätietojapyydetty. Jos pyynnön vastaanottanut koordinaattori ei ole samaa mieltä, pyynnön käsittely lopetetaan ja pyynnöntilaksi tulee Pyyntö loppuunkäsitelty, lisätietoja ei saatavissa.

Edellisellä sivulla olevassa kaaviossaon yleisesitys siirtomenettelystä, jossa sekäpyynnönesittäjänettä sen vastaanottajankoordinaattorit ovat mukana. On kuitenkin huomattava, että käyttäjä ei milloinkaan osallistu menettelyn kaikkiinvaiheisiin vaan vastaa ainoastaan oman viranomaisensa toimista.

IMI JA TIETOSUOJALAINSÄÄDÄNTÖ6Koska IMI-järjestelmää käytetään henkilötietojen vaihtoon, tarvitaan tehokasta tietosuojaa. Järjestelmään sovelletaanasiaankuuluvaa tietosuojalainsäädäntöä (2) täysimääräisesti. IMIn käytöllä varmistetaan lainsäädännön noudattaminenkansallisten viranomaisten vaihtaessa tietoja, sillä järjestelmässä on tarkoin määritelty tiedot, joita voi vaihtaa,kenen kanssa ja millä edellytyksillä. Järjestelmään on myös sisällytetty erityisiä toimia, joilla tietosuojasääntöjennoudattaminen varmistetaan. Näin IMI lisää tietosuojaa ja korvaa epävarman tietojenvaihdon (faksit, sähköpostiviestitja kirjeet) jäsenvaltioiden välillä. Lisäksi järjestelmän avulla pyritään jatkuvasti parantamaan asiaa koskevien turva- jatietosuojavaatimusten noudattamista.

Komissio on myös tehnyt päätöksen (3), jossa määritellään IMI-toimijoiden tehtävät, oikeudet ja velvollisuudettietosuojan osalta. Tämä päätös antaa IMIn toiminnalle oikeudellisen pohjan. Siinä määritellään selkeästi, mitä tietoja

2 Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivi 95/46/EY, annettu 24 päivänä lokakuuta 1995, yksilöiden suojelusta henkilötietojen käsittelyssäja näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta (EYVL L 1995/281, s. 31), sellaisena kuin se on muutettuna asetuksella (EY) N:o 1882/2003 (EUVLL 2003/284, s. 1); Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EY) N:o 45/2001, annettu 18 päivänä joulukuuta 2000, yksilöiden suojelustayhteisöjen toimielinten ja elinten suorittamassa henkilötietojen käsittelyssä ja näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta (EYVL L 2001/8, s. 1).

3 Komission päätös, tehty 12 päivänä joulukuuta 2007, sisämarkkinoiden tietojenvaihtojärjestelmän (IMI) täytäntöönpanosta henkilötietojensuojelun osalta (EUVL L 2008/13, s. 18).

Format:

(210.00

x297.00


20

Sisä

mar

kkin

oide

ntie

toje

nvai

htoj

ärje

stel

mä

20

voidaan vaihtaa, kenen kanssa ja millä edellytyksillä. Tavoitteena on auttaa varmistamaan, että asiaankuuluvaatietosuojalainsäädäntöä noudatetaan. On kuitenkin syytä korostaa, että

IMIssä vaihdettujen tietojen sisältämistä henkilötiedoista ei luoda pysyvää tietokantaa tai rekisteriäú

tietojenvaihtoon sisältyneet henkilötiedot hävitetään viimeistään kuuden kuukauden kuluttua tietojenvaihdonúmuodollisesta päättymisestä, ja tilastointia varten tallennetut tiedot muutetaan nimettömiksi

henkilötiedot ovat ainoastaan tietojenvaihdossa suoraan osallisina olevien toimivaltaisten viranomaisten saatavilla.ú

Henkilötietojen poistaminen IMIstä

Henkilötietojen suojelua IMIssä koskevassa komission päätöksessä määritellään, että kaikki tietojenvaihtoon sisältyneethenkilötiedot on poistettava automaattisesti viimeistään kuuden kuukauden kuluttua tietojenvaihdon muodollisestapäättymisestä. Toimivaltaiset viranomaiset pääsevät vielä tarkastelemaan pyyntöä tilastotarkoituksiin, mutta tässävaiheessa ne eivät voi nähdä mitään siihen liittyviä henkilötietoja.

IMIssä toimivaltainen viranomainen voi pyytää henkilötietojen poistamista tietopyynnöstä, jonka käsittely onlopetettu, myös ennen kuuden kuukauden ajanjakson päättymistä. Jos toimivaltainen viranomainen pyytääpoistamaan tiedot aiemmin, pyyntö saa uuden tilan Henkilötietojen poistamista pyydetty. Tietopyynnön toistaosapuolta informoidaan asiasta ja siltä pyydetään suostumusta. Kun molemmat viranomaiset ovat yhtä mieltä,komissiolle tiedotetaan asiasta ja se huolehtii siitä, että pyynnöstä poistetaan kaikki henkilötiedot 10 päivän kuluessa.

Format:

(210.00

x297.00


21

Sisä

mar

kkin

oide

ntie

toje

nvai

htoj

ärje

stel

mä

21

Ohjeet toimivaltaisille viranomaisille jaIMI-koordinaattoreille

OSA 2

Format:

(210.00

x297.00


22

Sisä

mar

kkin

oide

ntie

toje

nvai

htoj

ärje

stel

mä

22

IMI-järjestelmän perustoiminnotKIRJAUTUMINEN IMI-JÄRJESTELMÄÄN7

IMI-järjestelmää pääsevät käyttämään rekisteröityneet käyttäjät, joilla on hallussaan käyttäjätunnus, salasana jaturvakoodi.

Käyttäjätunnus7.1

Kun henkilö on rekisteröity IMI-järjestelmän käyttäjäksi, hänen edustamansa viranomaisen paikallinen tietovastaavalähettää hänelle käyttäjätunnuksen. Jos henkilö on viranomaisen ensimmäinen käyttäjä, hän saa käyttäjätunnuksenviranomaisen rekisteröineeltä IMI-koordinaattorilta. Käyttäjätunnus ilmoitetaan erikseen joko postitse, puhelimitse,faksilla tai henkilökohtaisesti. (4)

Ohjeet ja salasana7.2

Uusi käyttäjä saa kaksi sähköpostiviestiä, jotka järjestelmä lähettää hänelle automaattisesti rekisteröintimenettelynpäätyttyä. Ensimmäisessä sähköpostiviestissä kerrotaan, miten järjestelmään kirjaudutaan. Toinen viesti sisältääväliaikaisen salasanan. Se lähetetään viranomaisen ensimmäiselle käyttäjälle 48 tuntia rekisteröinnin jälkeenja seuraaville käyttäjille 24 tuntia rekisteröinnin jälkeen. Viranomaisen ensimmäiselle käyttäjälle lähetettävä viestisisältää myös selvityksen siitä, mitä tietoja ja asetuksia käyttäjän olisi päivitettävä kirjauduttaessa ensimmäistäkertaa IMI-järjestelmään.

Viranomaisen ensimmäisen käyttäjän kannattaa erityisesti tutustua tämän ohjeen kohtiin 15–19, jotka käsittelevätpaikallista tiedonhallintaa.

Ensimmäinen kirjautuminen IMI-järjestelmään7.3

Saatuaan IMI-käyttäjätunnuksen ja väliaikaisen salasanan uusi käyttäjä voi kirjautua järjestelmään ja saattaarekisteröintiprosessin loppuun.

Ensimmäinen kirjautuminen tapahtuu käyttäjätunnuksen ja väliaikaisen salasanan avulla. Käyttäjää pyydetään senjälkeen välittömästi vaihtamaan salasana. Uusi salasana on pidettävä tallessa.

Salasanan vaihtamisen jälkeen järjestelmä pyytää luomaan ja vahvistamaan 12-merkkisen turvakoodin. Koodissa olisioltava sekä kirjaimia, numeroita että erikoismerkkejä. Myös koodi on pidettävä tallessa. Kun turvakoodi on annettu,rekisteröintiprosessi on päättynyt.

Saatuaan käyttäjätunnuksen, salasanan ja turvakoodin käyttäjä voi milloin tahansa kirjautua IMI-järjestelmään.Kirjauduttaessa pyydetään aina antamaan käyttäjätunnus, salasana ja kolme satunnaisesti valittua merkkiähenkilökohtaisesta turvakoodista. Huomaa, että IMI erottaa isot ja pienet kirjaimet.

4 Kussakin jäsenvaltiossa on yksi kansallinen IMI-koordinaattori (NIMIC). Jäsenvaltiot voivat myös harkintansa mukaan nimetä valtuutettuja IMI-koordinaattoreita (DIMIC), joiden tehtävänä on hoitaa koordinointia tietyllä lainsäädäntöalalla, hallinnonalalla tai maantieteellisellä alueella.Joissakin harvinaisissa tapauksissa alueellinen valtuutettu IMI-koordinaattori vastaa kaikista alueensa lainsäädäntöaloista, ja silloin häntäkutsutaan nimikkeellä ”Super-DIMIC” (SDIMIC).

Format:

(210.00

x297.00


23

Sisä

mar

kkin

oide

ntie

toje

nvai

htoj

ärje

stel

mä

23

IMI-järjestelmään pääsy

IMI on internetin kautta käytettävä ohjelmistotyökalu. Linkki IMI-sivustolle:http://ec.europa.eu/internal_market/imi-net/index.html.

IMI-järjestelmässä on haluttu välttää käyttöympäristökohtaisia ratkaisuja. Sitä pitäisi voida käyttää lähes kaikillauusimmilla verkkoselaimilla. Järjestelmän testausvaiheessa ei ole ollut kuitenkaan mahdollista testata kaikkiakäyttöympäristöjä ja kokoonpanoja.

On syytä huomioida, että selaimen tiukat turva-asetukset voivat rajoittaa IMI-järjestelmän käyttöä. Joitakin IMI-toimintoja ei voi käyttää, jos esimerkiksi JavaScript-tuki on pois päältä. Käyttö ei onnistu myöskään, jos IMI on lisättyInternet Explorerissa ”Restricted sites” (Rajoitetut sivustot) -luetteloon.

Jos IMI-järjestelmään pääsyssä on ongelmia, kannattaa ottaa yhteyttä oman viranomaisen paikallisesta tietoverkostavastaavaan henkilöön. Lisätietoja suositelluista internetasetuksista on IMI-verkkosivustolla kohdassa ”IMI-järjestelmänjulkaisutiedot: yhteensopivat internetselaimet ja käyttöympäristö”.

Väärä käyttäjätunnus, salasana tai turvakoodi7.4

Käyttäjä voi yrittää kirjautumista viisi kertaa. Jos hän ei näiden viiden yrityksen aikana onnistu kirjautumaanoikealla käyttäjätunnus-, salasana- ja turvakoodiyhdistelmällä, käyttäjätunnus lukkiutuu. Sitä ei voi käyttää, ennenkuin oman viranomaisen paikallinen tietovastaava palauttaa salasanan. Jos käyttäjä on itse kyseisen viranomaisenainoa paikallinen tietovastaava ja käyttäjätunnus lukkiutuu, on otettava yhteyttä omaan IMI-koordinaattoriin, jokavoi palauttaa salasanan.

Käyttäjätunnus on unohtunut7.4.1

Jos käyttäjätunnus on unohtunut, kannattaa ottaa suoraan yhteyttä oman viranomaisen paikalliseen tietovastaavaan.Paikallinen tietovastaava toimittaa käyttäjätunnuksen erikseen.

Jos käyttäjä on itse kyseisen viranomaisen ainoa paikallinen tietovastaava ja käyttäjätunnus on unohtunut, kannattaaottaa yhteyttä oman IMI-koordinaattorin (koordinaattori, joka hoiti viranomaisen rekisteröinnin) paikalliseentietovastaavaan, joka toimittaa käyttäjätunnuksen erikseen.

Salasana tai turvakoodi on unohtunut7.4.2

Jos salasana tai turvakoodi on unohtunut, kannattaa ottaa suoraan yhteyttä oman viranomaisen paikalliseentietovastaavaan, joka voi palauttaa salasanan. Salasanan palauttamisen jälkeen käyttäjälle lähetetään automaattisestisähköpostiviesti, joka sisältää uuden väliaikaisen salasanan. Kirjautuminen etenee sen jälkeen kohdassa 7.3 esitetyllätavalla.

Jos käyttäjä on itse viranomaisen ainoa paikallinen tietovastaava ja salasana tai turvakoodi on unohtunut, kannattaaottaa yhteyttä oman IMI-koordinaattorin paikalliseen tietovastaavaan, joka voi palauttaa salasanan. Salasananpalauttamisen jälkeen käyttäjälle lähetetään automaattisesti sähköpostiviesti, joka sisältää uuden väliaikaisensalasanan. Kirjautuminen etenee sen jälkeen kohdassa 7.3 esitetyllä tavalla.

Kielen valinta7.5

IMI on monikielinen järjestelmä, jota voi käyttää EU:n kaikilla virallisilla kielillä. Näytön oikeassa yläkulmassa onkielivalikko (myös kirjautumisvaiheessa). Tästä alasvetovalikosta voi valita kielen, jolla järjestelmää haluaa käyttää.

Uloskirjautuessa IMI muistaa kielivalinnan ja asettaa sen oletuskieleksi seuraavaa kirjautumiskertaa varten.

Format:

(210.00

x297.00


24

Sisä

mar

kkin

oide

ntie

toje

nvai

htoj

ärje

stel

mä

24

TOIMIVALTAISEN VIRANOMAISEN HAKU8JA PYYNTÖJEN KATSELU

Sisämarkkinoiden tietojenvaihtojärjestelmän tarkoituksena on avustaa toimivaltaisia viranomaisia, kun ne pyytävättietoja toisen jäsenvaltion viranomaisilta sisämarkkinalainsäädännössä säädettyjen velvoitteiden mukaisesti.

IMI-järjestelmässä on monia perustoimintoja, jotka auttavat käyttäjiä tietojenvaihdossa. Kaikilla IMIin rekisteröityneilläkäyttäjillä on oikeus

hakea toimivaltaista viranomaistaú

katsella edustamansa viranomaisen lähettämien ja vastaanottamien pyyntöjen luetteloa.ú

Toimivaltaisen viranomaisen haku8.1

IMI-järjestelmässä on tietokanta koko ETA-alueen toimivaltaisista viranomaisista, jotka osallistuvatsisämarkkinalainsäädännön soveltamiseen maassaan. Hakutoiminnon avulla jäsenvaltioiden viranomaiset voivat saadatietoa IMI-järjestelmään rekisteröityneistä viranomaisista sekä siitä, miten niihin saadaan yhteyttä.

Hakukriteerit8.1.1

Toimivaltaista viranomaista voi hakea seuraavilla hakukriteereillä tai niiden yhdistelmällä:

maaú

lainsäädäntöala (esim. ammattipätevyyden tunnustaminen tai palvelut)ú

viranomaistyyppiú

vapaamuotoinen avainsanahakuú

viranomaisen nimi (osittain tai kokonaan), katuosoite, postinumero tai kaupunki.ú

Haun tulos8.1.2

Haun tuloksena on luettelo viranomaisista, joiden tiedot vastaavat annettuja hakukriteereitä. Hakukriteerit voi täyttääuseampi kuin yksi viranomainen. Tässä tapauksessa näytetään luettelo viranomaisista, joiden tiedot vastaavat annettujahakukriteereitä. Jos valituilla hakukriteereillä ei löydy yhtään viranomaista, hakutulosten määräksi näytetään 0.

Toimivaltaisten viranomaisten tietokannassa on viranomaisten virallisten nimien lisäksi kunkin viranomaisenepävirallinen nimi. Epäviralliset nimet on käännetty kaikille virallisille EU-kielille, ja niiden tarkoituksena on auttaakäyttäjiä ymmärtämään haussa valikoitujen viranomaisten toiminnan luonne.

Hakutuloksena saaduista viranomaisista annetaan yleistietoja, kuten kielet, joita se ymmärtää, toimivallan ala sekälainsäädäntöala(t), jo(i)lla viranomainen toimii. Viranomaiselle voi myös lähettää suoraan sähköpostia.

Format:

(210.00

x297.00


25

Sisä

mar

kkin

oide

ntie

toje

nvai

htoj

ärje

stel

mä

25

Mitä tapahtuu, jos hakukriteereillä ei löydy yhtään sopivaa toimivaltaista viranomaista?8.1.3

Jos sopivaa toimivaltaista viranomaista ei löydy, hakukriteeriksi kannattaa valita halutun jäsenvaltion vastaava(t) IMI-koordinaattori(t).

Järjestelmä antaa yleistiedot haussa löytyneistä IMI-koordinaattoreista. Tiedot sisältävät muun muassa koordinaattorinosoitteen, puhelinnumeron ja sähköpostiosoitteen. Koordinaattoriin voi ottaa yhteyttä ja pyytää apua sopivantoimivaltaisen viranomaisen etsimisessä.

Pyyntöjen katselu – pyyntöluettelot8.2

IMI-järjestelmässä on mahdollista nähdä edustamaansa viranomaiseen liittyvät pyynnöt eri tavoin ryhmiteltyinä.Luetteloita pääsee tarkastelemaan IMIn kotisivulta. Ne on ryhmitelty viranomaistyypin ja käyttäjäroolin mukaan.

Pyyntöluettelossa ei oletusarvoisesti näytetä loppuunkäsiteltyjä pyyntöjä, jotka eivät enää edellytä toimenpiteitäkummaltakaan viranomaiselta (ts. pyynnöt jotka ovat tilassa Loppuunkäsitelty). Käyttäjä voi kuitenkin halutessaannähdä loppuunkäsitellyt pyynnöt asettamalla niiden valinnaksi KYLLÄ.

Kaikki edustamani viranomaisen lähettämät ja vastaanottamat pyynnöt8.2.1

Kaikki toimivaltaista viranomaista edustavat käyttäjät, myös peruskäyttäjä, pääsevät tarkastelemaan luetteloaKaikki edustamani viranomaisen lähettämät ja vastaanottamat pyynnöt. Tässä luettelossa on pyynnöt, joissa käyttäjänedustama viranomainen on joko pyynnön esittävä viranomainen (viranomaisen lähettämät pyynnöt) tai pyynnönvastaanottava viranomainen (viranomaisen vastaanottamat pyynnöt).

Tehtäväluettelo8.2.2

Jos käyttäjällä on pyynnön käsittelijän, allokoijan tai siirron käsittelijän oikeudet, hän pääsee käyttämäänmyös tehtäväluetteloa. Se sisältää kaikki pyynnöt, jotka edellyttävät käyttäjältä toimia hänen edustamansa viranomaisenpuolesta. Lisätietoa tehtäväluettelosta on kohdassa 11.1.

Muiden viranomaisten pyynnöt8.2.3

Tätä luetteloa pääsevät tarkastelemaan kaikki muut viranomaista edustavat käyttäjät paitsi peruskäyttäjät. Jos käyttäjänedustama viranomainen on linkitetty muihin viranomaisiin, käyttäjä voi nähdä yleistiedot myös näiden viranomaistenlähettämistä ja vastaanottamista pyynnöistä (ks. kohta 19). Jos viranomaista ei ole linkitetty muihin viranomaisiin,luettelo on tyhjä.

Jos käyttäjä on IMI-koordinaattori, luettelossa näytetään myös pyynnöt, joihin hänen edustamansa viranomainen onlinkitetty koordinaattorina.

Linkitetyt viranomaiset

Muita saman jäsenvaltion viranomaisia voidaan ”linkittää” toimivaltaiseen viranomaiseen (ks. kohta 19). Tämäntoimenpiteen voi tehdä paikallinen tietovastaava. Linkitetty viranomainen voi näin tarkastella toisen viranomaisenpyyntöjä luettelossa Muiden viranomaisten pyynnöt. Linkitetty viranomainen näkee yleiskatsauksen pyynnöistä.Yleiskatsaus ei sisällä mitään tietojenvaihdon kohteeseen liittyviä henkilökohtaisia tietoja.

Linkityksen avulla esimerkiksi terveydenhuoltoalaa edustava kansallinen laitos voi nähdä yleiskatsauksen samanjäsenvaltion alue- tai paikallistoimiston käsittelemistä pyynnöistä

Format:

(210.00

x297.00


26

Sisä

mar

kkin

oide

ntie

toje

nvai

htoj

ärje

stel

mä

26

Pyynnöt, joissa olen koordinaattori (NIMIC, SDIMIC tai DIMIC)8.2.4

Toimivaltaisen viranomaisen IMI-koordinaattoreista vähintään yksi voidaan linkittää sen tietopyyntöihin. Tämäkoordinaattori voi olla mukana hyväksymismenettelyssä tai hänen mielipidettään voidaan kysyä, jos eri maidenviranomaisten välillä on erimielisyyttä (ks. kohta 24).

Tässä luettelossa on pyynnöt, joissa asianomaiselle IMI-koordinaattorille on määritelty koordinaattorin rooli. Luetteloapääsevät käyttämään kaikki k.o. koordinaattoria edustavat käyttäjät, myös peruskäyttäjät.

Kiireellisyysluettelo (ainoastaan NIMIC, SDIMIC ja DIMIC)8.2.5

IMI-koordinaattoreilla on tärkeä tehtävä varmistaa, että heidän edustamalleen toimivaltaiselle viranomaiselle tulevatpyynnöt käsitellään oikea-aikaisesti. Koordinaattoreille on sen vuoksi laadittu oma luettelonsa, jonka avulla he voivatpysyä selvillä pyynnöistä, jotka koskevat heidän koordinoimiaan viranomaisia. Tämä kiireellisyysluettelo on kaikkienkoordinaattoria edustavien käyttäjien käytettävissä ja se sisältää

pyynnöt, joiden määräaika lähestyyúmyöhässä olevat pyynnötújo jonkin aikaa sitten vastaanotetut pyynnöt, joita ei ole vielä hyväksytty.ú

Seuraamalla tätä luetteloa IMI-koordinaattorit voivat paikallistaa mahdolliset ongelmat. He voivat ottaa yhteyttäasianomaiseen viranomaiseen ja auttaa sitä sekä varmistaa, että lakisääteiset velvoitteet tietojen välittämisestä muidenjäsenvaltioiden viranomaisille täytetään.

Oletusarvoisesti koordinaattorit voivat nähdä vain ns. yleiskatsauksen näistä pyynnöistä (ellei viranomainen ole antanutheille oikeuksia nähdä kaikkia tietoja). Koordinaattorit eivät voi nähdä tietojenvaihdon kohteen henkilötietoja.

Kiireellisyysluettelo sisältää:Jos käyttäjä onDIMIC...

– kaikki käyttäjän IMIin rekisteröimien tai validoimien toimivaltaisten viranomaistenkiireelliset pyynnöt

– kaikki sellaisten toimivaltaisten viranomaisten kiireelliset pyynnöt, joihin käyttäjä onlinkitetty koordinaattoriksi (ks. kohta 19)

Jos käyttäjä onSDIMIC...

– kaikki käyttäjän IMIin rekisteröimien tai validoimien toimivaltaisten viranomaisenkiireelliset pyynnöt


– kaikkien käyttäjän IMIin rekisteröimien tai validoimien DIMICien kiireellisyysluetteloihinsisältyvät pyynnöt

Jos käyttäjä onNIMIC...

– kaikki käyttäjän IMIin rekisteröimien tai validoimien toimivaltaisten viranomaisenkiireelliset pyynnöt


– kaikkien käyttäjän jäsenvaltion SDIMICien ja DIMICien kiireellisyysluetteloihin sisältyvätpyynnöt.

Format:

(210.00

x297.00


27

Sisä

mar

kkin

oide

ntie

toje

nvai

htoj

ärje

stel

mä

27

Hae kaikki pyynnöt8.2.6

Järjestelmässä on myös mahdollista hakea kaikki pyynnöt, joissa käyttäjän edustama viranomainen on osallisena. Näitäovat viranomaisen lähettämät ja vastaanottamat pyynnöt sekä niiden viranomaisten lähettämät ja vastaanottamatpyynnöt, jotka ovat antaneet käyttäjälle oikeudet nähdä yleistiedot pyynnöistään (linkitetyt viranomaiset).

Jos käyttäjä on IMI-koordinaattori, luettelossa näytetään myös pyynnöt, joissa koordinaattorin edustama viranomainenon joko pyynnön esittäjän tai vastaanottajan koordinaattori.

Pyyntöjä voi hakea useilla hakukriteereillä kuten lainsäädäntöala, pyynnön numero, pyynnön lähetyspäivä, käytettykysymyssarja ja pyynnön tila. Pyyntöä voi myös hakea käyttäjän edustaman viranomaisen roolin perusteella, esim.pyynnön esittävä viranomainen tai pyynnön vastaanottava viranomainen. Käyttäjä voi lisäksi päättää valita ainoastaanpyynnöt, joissa tietty jäsenvaltio tai viranomaistyyppi on osallisena.

Luettelo voidaan järjestää minkä tahansa luettelotiedon perusteella napsauttamalla haluttua otsikkoa. Se voidaanjärjestää esimerkiksi toivotun vastauspäivämäärän mukaan.

Pyyntöjen katselu – kaikkien tietojen näyttö vai yleiskatsaus

Käyttäjä voi avata kaikki pyynnöt, joita haussa on löytynyt. Pyyntöjen näyttötapa riippuu käyttäjäprofiilista.

Tietojenvaihtoon osallistuvien toimivaltaisten viranomaisten asianomaiset pyynnön käsittelijät näkevät kaikki tiedot,myös liitteet ja tietojenvaihdon kohteen henkilötiedot. Pyynnön käsittelijät näkevät myös pyynnön hallintasivun, jossaon pyynnön täydelliset tiedot, sen eri tilat sekä tiedot pyynnön käsittelyyn osallistuneista.

Jos viranomainen käyttää kohdentamismenettelyä (allokointi) myös allokoijat näkevät kaikki tiedot pyynnöistä, muttahe eivät voi nähdä tietojenvaihdon kohteena olevan henkilötietoja eivätkä avata liitteitä, ellei heillä ole myös pyynnönkäsittelijän oikeuksia.

Kaikki muut toimivaltaista viranomaista edustavat käyttäjät näkevät edustamansa viranomaisen ja linkitettyjenviranomaisten lähettämistä ja vastaanottamista pyynnöistä yleiskatsauksen.

Yleiskatsauksessa on yleistä tietoa tietojenvaihtoon osallistuvista viranomaisista, kuten maa, pyynnön tila, pyynnönnumero, lainsäädäntöala, jota pyyntö koskee, sekä käytetty kysymyssarja. Viranomaisille voi myös lähettää sähköpostia.Tiedot sisältävät lisäksi toivotun vastauspäivän. Yleiskatsauksessa ei näytetä tietojenvaihdon kohteen henkilötietoja,kysyttyjä kysymyksiä tai muita tarkentavia tietoja.

Format:

(210.00

x297.00


28

Sisä

mar

kkin

oide

ntie

toje

nvai

htoj

ärje

stel

mä

28

Pyyntöjen hallinta IMIssäIMI-järjestelmän päätavoitteena on tukea tietojenvaihtoa ETA:n jäsenvaltioiden viranomaisten välillä. Järjestelmäänrekisteröityneet viranomaiset, joita ovat varsinaiset toimivaltaiset viranomaiset ja IMI-koordinaattorit (DIMIC, SDIMIC jaNIMIC), voivat lähettää ja vastaanottaa pyyntöjä.

Tietopyynnön kulku riippuu kunkin viranomaisen asetuksista tietyllä lainsäädäntöalalla. Asetuksilla määritellään,miten viranomaiset käsittelevät tietopyyntöjä. Näin eri jäsenvaltiot ja niiden viranomaiset voivat soveltaa omiatoimintatapojaan (ks. kohta 17.2).

TIETOJEN PYYTÄMINEN TOISESTA9JÄSENVALTIOSTA

Tietopyynnön toisen jäsenvaltion toimivaltaiselle viranomaiselle voi lähettää järjestelmän käyttäjä, jolla on pyynnönkäsittelijän oikeudet. Nämä oikeudet annetaan lainsäädäntöaloittain. Käyttäjä voi olla esimerkiksi pyynnön käsittelijäammattipätevyyden tunnustamisen alalla ja peruskäyttäjä palvelujen alalla.

Käyttäjä, jolla on pyynnön käsittelijän oikeudet, voi lähettää pyyntöjä edustamansa viranomaisen nimissä toisenjäsenvaltion viranomaiselle. Pyynnön käsittelijä voi myös vastata muiden jäsenvaltioiden viranomaisilta tulleisiin omanlainsäädäntöalansa tietopyyntöihin.

Uuden tietopyynnön luominen9.1

IMIn kautta voi lähettää pyyntöjä muille järjestelmään rekisteröityneille viranomaisille. Uuden tietopyynnön luominenkoostuu useista eri vaiheista.

Lainsäädäntöalan määrittely9.1.1

Jos käyttäjällä on pyynnön käsittelijän oikeudet useammalle kuin yhdelle lainsäädäntöalalle IMIssä, hänen ontarkennettava, mitä lainsäädäntöalaa pyyntö koskee (esim. ammattipätevyyden tunnustaminen tai palvelut). Joskäyttäjän edustama viranomainen kuitenkin käsittelee ainoastaan yhtä IMIn kattamaa lainsäädäntöalaa (esim.ammattipätevyyden tunnustaminen), se valitaan oletusarvoksi eikä valintaa tarvita.

Pyynnön vastaanottavan viranomaisen valinta9.1.2

Käyttäjä valitsee yhden tai useamman hakukriteerin, joiden avulla hän etsii sopivan viranomaisen toisesta jäsenvaltiosta.Toisin kuin edellä kuvailtu yleinen toimivaltaisen viranomaisen haku (ks. kohta 8.1), jota kaikki käyttäjät voivat käyttää,tämä haku antaa tulokseksi ainoastaan viranomaisia, jotka on rekisteröity valitulle lainsäädäntöalalle ja jotka ottavatvastaan pyyntöjä.

Valittuaan sopivan viranomaisen käyttäjä voi nähdä yleistiedot viranomaisesta, mm. nimen, osoitteen ja luettelonviranomaisen ymmärtämistä kielistä. Hän voi myös nähdä tarkemmat tiedot viranomaisen toimivallasta valitullalainsäädäntöalalla.

Viranomaistyypin valinnassa hakukriteereiden oletusasetuksena tietopyynnöissä on toimivaltainen viranomainen. Joshaku ei tuota tulosta, viranomaistyypiksi kannattaa vaihtaa IMI-koordinaattorit tai Kaikki. Jos sopivaa toimivaltaistaviranomaista ei löydy, kannattaa valita joku viestin vastaanottavan jäsenvaltion IMI-koordinaattoreista, jolle pyyntövoidaan lähettää. IMI-koordinaattori voi sitten välittää pyynnön sopivalle toimivaltaiselle viranomaiselle omassamaassaan.

Kysymyssarjan valinta9.1.3

Käyttäjää pyydetään seuraavaksi valitsemaan kysymyssarja useampien erilaisten kysymyssarjojen joukosta. Josvalittua lainsäädäntöalaa koskee useampi kuin yksi kysymyssarja, käyttäjä valitsee niistä sellaisen, jonka kysymykset hän

Format:

(210.00

x297.00


29

Sisä

mar

kkin

oide

ntie

toje

nvai

htoj

ärje

stel

mä

29

haluaa kohdistaa pyynnön vastaanottavalle jäsenvaltiolle. Yhtä pyyntöä kohden voi valita vain yhden kysymyssarjan.Kysymyssarjan nimestä voi päätellä sen sisältämien kysymysten luonteen, mutta halutessaan käyttäjä pääsee myöskatselemaan niitä ennen sarjan valintaa. Tähän on kaksi vaihtoehtoa:

Hän voi katsellaú kaikkia yhdessä kysymyssarjassa olevia kysymyksiä.

Hän voi tehdä kysymyssarjoista haunú avainsanoilla, jolloin järjestelmä ilmoittaa, mitkä kysymyssarjat sisältävätvalitut hakusanat.

Kun sopiva kysymyssarja on valittu, pyynnön voi tallentaa luonnoksena ja sen käsittelyä voi jatkaa myöhemmin.

Vastauspäivämäärä9.1.4

Kysymyssarjan valinnan jälkeen on mahdollista tallentaa päivämäärä, johon mennessä vastaanottavan jäsenvaltiontoivotaan vastaavan pyyntöön. Viestiin vastaamisen määräajaksi voidaan ilmoittaa joko tietty määrä päiviä tai tarkkapäivämäärä.

Joissakin tapauksissa määräaika voi olla määritelty lainsäädännössä. Tässä tapauksessa pyynnössä osallisena olevatviranomaiset eivät voi muuttaa määräaikaa.

Pyynnön kohteena olevan ammattihenkilön tiedot9.1.5

Järjestelmään syötetään tämän jälkeen pyynnön kohteena olevan henkilön tiedot, kuten nimi, osoite ja ammatti. Onsyytä huomioida, että osa tiedoista on pakollisia ja ne on annettava, ennen kuin pyynnön käsittely voi edetä.

Jos tietojenvaihdon kohde (esim. ammattihenkilö) ilmoittaa pyynnön esittäneelle viranomaiselle myöhemmin, ettäjotkin tiedot ovat muuttuneet, k.o. viranomaisen pyynnön käsittelijä(t), jo(i)lle pyyntö on kohdennettu, voi(vat) päivittäätiettyjä tietokenttiä, edellyttäen että pyynnön käsittelyä ei ole lopetettu.

Tässä tapauksessa pyynnön vastaanottanut viranomainen saa automaattisen sähköpostiviestin, jossa kerrotaanpyyntöön tehdyistä päivityksistä.

Kysymysten valinta9.1.6

Käyttäjä on aiemmin jo valinnut kysymyssarjan, joka sisältää vastaanottavalle viranomaiselle esitettävät kysymykset.Kysymyssarjasta voi nyt valita juuri ne kysymykset, joihin vastaanottavan viranomaisen halutaan vastaavan.

Kysymykset on kysymyssarjoissa jaoteltu hierarkkisesti osioihin ja alaosioihin. Joka osiolla on otsikko, joka ilmaiseesen sisältämien kysymysten aiheen, esim. pätevyyttä koskevat kysymykset tai ammattikokemusta koskevat kysymykset.Kysymykset näytetään puurakenteessa, jossa näkyvät osiot, alaosiot ja niiden sisältämät kysymykset.

Valitun kysymyssarjan eri osioita ja alaosioita voi selata tai kysymyksiä voi etsiä avainsanoilla. Jos kysymyssarjaa onaiemmin haettu avainsanahaulla, kaikki kysymykset, jotka sisältävät avainsanan, eritellään automaattisesti. Uusiavainsanahaku voidaan tehdä milloin tahansa ja näin saada esiin kysymykset, jotka sisältävät halutut sanat.

Käyttäjä voi lisätä pyyntöön kysymyksiin liittyviä vapaamuotoisia kommentteja. Mielellään olisi käytettävä kieltä, jotapyyntöön vastaava viranomainen ymmärtää (tämä tieto on esillä kaikilla asiaa koskevilla näytöillä pyynnön luonninaikana).

Jos käyttäjä päättää lisätä vapaamuotoisen kommentin, IMI pyytää ilmoittamaan käytetyn kielen. Tämä on tarpeen,jotta voidaan käyttää verkossa toimivaa konekäännösohjelmaa, johon IMIssä on linkki (ks. kohta 13).

Kun kysymykset on valittu, pyyntö saa automaattisesti numeron ja se tallentuu Luonnos-tilassa.

Format:

(210.00

x297.00


30

Sisä

mar

kkin

oide

ntie

toje

nvai

htoj

ärje

stel

mä

30

IMI-koordinaattorin valinta (koskee vain varsinaisia toimivaltaisia viranomaisia,9.1.7ei IMI-koordinaattoreita)

Toimivaltainen viranomainen on linkitetty yhteen tai useampaan IMI-koordinaattoriin, jonka apua voidaan tarvitaviranomaisen lähettämien ja vastaanottamien pyyntöjen käsittelyssä. Koordinaattoreilla on yleisvastuu siitä, ettätoisesta jäsenvaltiosta tulleisiin pyyntöihin annetaan asianmukaiset vastaukset.

Osa koordinaattoreista voi haluta hyväksyä uudet pyynnöt, ennen kuin niitä voidaan lähettää toiselle jäsenvaltiolle.Koordinaattoreita voidaan myös pyytää ratkaisemaan viranomaisten välisiä erimielisyyksiä silloin, kun vastausta eipidetä tyydyttävänä. Koordinaattori voi halutessaan kieltäytyä tästä roolista. Paikalliselta tietovastaavalta voi tiedustellalinkitettyjen koordinaattoreiden tehtävistä.

Jos viranomainen on linkitetty useampaan kuin yhteen IMI-koordinaattoriin, heidän keskuudestaan on valittava kullekinuudelle tietopyynnölle oma koordinaattori. Jos viranomainen on linkitetty ainoastaan yhteen IMI-koordinaattoriin, tämävalitaan automaattisesti vastuukoordinaattoriksi uuteen pyyntöön.

Vapaaehtoiset valinnat luotaessa uutta pyyntöä9.1.8

Kysymysten ja kommenttien lisäksi pyyntö voi sisältää myös yhden tai useampia liitteitä. Ne voivat olla kuvia taiasiakirjoja, esim. skannattu kopio todistuksesta, passista tai muusta henkilöllisyyden todistavasta asiakirjasta. Käyttäjävoi valita kysymyksiä liitteeseen liittyvistä vakiomuotoisista kysymyksistä tai lisätä niitä koskevia vapaamuotoisiakommentteja.

Myös koko pyyntöön voi lisätä kommentteja valitulla kielellä. Tässäkin järjestelmä pyytää ilmoittamaan kielen, jollakommentti on lisätty.

Luonnoksen tallentaminen ja pyynnön lähettäminen9.1.9

Kun pyynnön luomisen kaikki vaiheet on käyty läpi, pyyntö voidaan lähettää vastaanottavalle viranomaiselle. Pyyntövoidaan vaihtoehtoisesti tallentaa luonnoksena, joka voidaan lähettää myöhemmin.

Pyyntöä voidaan myös muokata: siihen voidaan lisätä kysymyksiä tai pyynnön kohteen tietoja voidaan muuttaa ennenpyynnön lähettämistä tai tallentamista.

Format:

(210.00

x297.00


31

Sisä

mar

kkin

oide

ntie

toje

nvai

htoj

ärje

stel

mä

31

IMIn konekäännösohjelma vapaamuotoisia kommentteja varten:kaikki keinot käyttöön

IMIn tarkoituksena on helpottaa yhteydenpitoa ETA-maiden viranomaisten välillä kielirajoista riippumatta. Järjestelmäänon käännetty valmiiksi kysymyssarjoja ja ennakoituja vastauksia kysymyksiin.

Tämä ei kaikissa tapauksissa välttämättä riitä. Viranomaiset voivat myös tarkentaa pyyntöä vapaamuotoisillakommenteilla (ne voivat liittyä yksittäisiin kysymyksiin, liitteisiin tai koko pyyntöön yleensä). Vapaamuotoisiinkommentteihin liittyvien kieliesteiden vähentämiseksi IMI tarjoaa kahdenlaista apua:

Tiedon kielistä, joita pyynnön vastaanottava toimivaltainen viranomainen ymmärtääú

Tietyille kielipareille konekäännösohjelman, jonka avulla kommenteista voidaan saada raakakäännös.ú

Vapaamuotoisissa kommenteissa on suositeltavaa käyttää kieltä, jota pyynnön vastaanottava toimivaltainenviranomainen ymmärtää. Toisen viranomaisen kielivalikoima ilmoitetaan kaikilla asiaan liittyvillä näytöillä.

Jos näitä kieliä ei voi käyttää, voi myös valita kielen, jota komission konekäännösohjelma (ECMT) tukee. Ohjelman avullavoi saada raakakäännöksen vapaamuotoisista kommenteista (tarkempia tietoja kohdassa 13), mutta vain tiettyjenkieliparien osalta. Raakakäännöksen perusteella voi saada vain ylimalkaisen kuvan viestin sisällöstä. Tapauskohtaisestikannattaa harkita kääntymistä ammattikääntäjien puoleen, jolloin voidaan saada oikeudellisesti luotettaviakäännöksiä.

Mitä tapahtuu sen jälkeen, kun pyyntö on lähetetty vastaanottavalle viranomaiselle?9.1.10

Kun pyyntö lähetetään vastaanottavalle viranomaiselle, tämä saa automaattisen sähköpostiviestin, jossa kerrotaan, ettäuusi pyyntö on vastaanotettu ja odottaa hyväksyntää 5.

Pyynnön kulkua voi seurata valitsemalla IMI-järjestelmän valikosta vaihtoehto Luettelo pyynnöistä (ks. kohta 8.2).

Jos käyttäjältä edellytetään toimia, kyseiset toimet on eritelty tehtäväluettelossa. Kun käyttäjän esittämäänpyyntöön on saatu vastaus, tieto siitä lähetetään hänen käyttäjätiedoissaan olevaan sähköpostiosoitteeseen sekä hänenedustamansa toimivaltaisen viranomaisen yhteydenottoja varten ilmoittamaan sähköpostiosoitteeseen.

Mitä tapahtuu, kun pyyntö tallennetaan luonnoksena?9.1.11

Pyyntö tallennetaan Pyyntöluonnos-tilaan, ja se näkyy tehtäväluettelossa. Pyyntöluonnosta voi sen jälkeen päivittää ja/tai sen voi lähettää vastaanottavalle viranomaiselle. Vastaanottava viranomainen ei voi nähdä Pyyntöluonnos-tilassaolevia pyyntöjä. Pyyntöluonnoksen voi poistaa milloin tahansa.

5 Jos viranomaisen pyynnöt on hyväksyttävä ennen lähettämistä ja pyynnön koordinaattori on tehnyt järjestelmässä asianomaisen valinnan,pyynnöt menevät ensin kyseiselle koordinaattorille hyväksyttäviksi, ennen kuin ne lähetetään vastaanottavalle viranomaiselle. Tämä tapahtuuautomaattisesti. Pyyntö asetetaan tällöin tilaan Pyyntö odottaa koordinaattorin hyväksyntää. Tila on voimassa, kunnes koordinaattori hyväksyypyynnön. Pyynnön vastaanottava viranomainen tai vastaanottajan koordinaattori eivät vielä näe tässä tilassa olevia pyyntöjä. Tämä koskee vainvarsinaisia toimivaltaisia viranomaisia, ei IMI-koordinaattoreita, joiden pyynnöt eivät kuulu hyväksyntämenettelyyn. Pyynnön kulku silloin, kunpyynnön koordinaattorin ennakkohyväksyntää tarvitaan, on kuvailtu kaaviokuvassa kohdassa 5.4.

Format:

(210.00

x297.00


32

Sisä

mar

kkin

oide

ntie

toje

nvai

htoj

ärje

stel

mä

32

Vastaanotetun pyynnön käsittely9.2

Kun pyynnön vastaanottava viranomainen vastaa toista viranomaista edustavan käyttäjän pyynnön käsittelijänälähettämään pyyntöön, käyttäjä saa sähköposti-ilmoituksen käyttäjätietoihin rekisteröityyn osoitteeseen. Kopio tästäviestistä lähetetään käyttäjän edustaman viranomaisen ilmoittamaan sähköpostiosoitteeseen.

Pyyntö näkyy myös tehtäväluettelossa, ja sen tilana on Pyynnön käsittely kesken, tiedot toimitettu. Käyttäjä voi nyt avatapyynnön ja katsoa vastausta.

Vastauksen tarkastelu9.2.1

Käyttäjä voi katsoa vastaukset pyynnössä esitettyihin kysymyksiin. Hän voi myös lukea vastaanottavan viranomaisenlisäämät vapaamuotoiset kommentit sekä tarkastella vastaukseen mahdollisesti liitettyjä liitteitä.

Jos käyttäjä on esittänyt kysymyksiä, jotka liittyivät alkuperäisen pyynnön liitteisiin, hänen kannattaa muistaa katsoavastaukset ja mahdolliset kommentit myös näihin kysymyksiin.

Jos pyynnön vastaanottanut viranomainen on liittänyt vastaukseensa vapaamuotoisia kommentteja kielellä, jota käyttäjäei ymmärrä, voidaan käyttää IMIn tarjoamaa käännöstyökalua, joka tuottaa tekstistä raakakäännöksen. Kohdassa 13on lisätietoa siitä, mitä kielipareja konekäännösohjelma pystyy käsittelemään ja miten ohjelmaa käytetään IMIssä.Raakakäännöksen perusteella voi kuitenkin saada vain ylimalkaisen kuvan viestin sisällöstä. Tapauskohtaisesti kannattaaharkita kääntymistä ammattikääntäjien puoleen, jolloin voidaan saada oikeudellisesti luotettavia käännöksiä.

Vastauksen hyväksyminen ja lisätiedon pyytäminen9.2.2

Käyttäjän on ilmoitettava, onko pyyntöön saatu vastaus tyydyttävä. Jos vastaus hyväksytään, pyynnön käsittelylopetetaan ja sen tilaksi tulee Pyyntö loppuunkäsitelty, tiedot toimitettu.

Jos pyyntö ei käyttäjän mielestä ole tyydyttävä, hän voi päättää pyytää lisätietoja vastaanottavalta viranomaiselta.Tällöin pyyntö asetetaan tilaan Pyynnön käsittely kesken, lisätietoja pyydetty. Vapaamuotoisille kommenteille varatussakentässä olisi tarvittaessa ilmoitettava, mihin kysymyksiin tarkalleen ottaen halutaan lisätietoja. Kysymykset onnumeroitu, mikä helpottaa niihin viittaamista kommenttikentässä. Järjestelmä kysyy myös syytä, miksi lisätietojatarvitaan.

Mitä tapahtuu, jos pyyntöön saadaan vain osavastaus?9.2.3

Pyynnön vastaanottavalta viranomaiselta voi vastausvaiheessa vielä puuttua joitakin tietoja. Se voi esimerkiksi pystyävahvistamaan pyynnössä esitetyn todistuksen aitouden välittömästi mutta tarvitsee lisäaikaa pyynnössä esitettyihinmuihin kysymyksiin vastaamiseen.

Osavastaus voi sisältää vastaukset yhteen tai useampaan pyynnössä esitettyyn kysymykseen. Kun vastaanottavaviranomainen on lähettänyt osavastauksen, se ei jälkeenpäin voi enää muuttaa tätä vastausta.

Jos käyttäjä saa osavastauksen (vastaus näkyy tilassa Pyynnön käsittely kesken, osa tiedoista toimitettu), häntä eipyydetä hyväksymään vastausta. Lisätietoja ei tässä vaiheessa myöskään voi vielä pyytää. Se voidaan tehdä vasta senjälkeen, kun täydellinen vastaus on saatu.

Käyttäjä voi ainoastaan katsella osavastauksen tietoja. Koska osavastaus ei vaadi mitään toimia, pyyntö ei ilmaannutehtäväluetteloon. Se näkyy kuitenkin muissa luetteloissa. IMI-järjestelmä lähettää käyttäjälle sähköpostiviestin, jossailmoitetaan, että pyyntöön on annettu osavastaus. Kopio tästä viestistä lähetetään käyttäjän edustaman viranomaisenilmoittamaan sähköpostiosoitteeseen.

Format:

(210.00

x297.00


33

Sisä

mar

kkin

oide

ntie

toje

nvai

htoj

ärje

stel

mä

33

Epätyydyttävän vastauksen siirtäminen IMI-koordinaattorille9.3

Jos käyttäjä on pyynnön esittävän viranomaisen pyynnön käsittelijä ja hän on pyytänyt lisätietoja vastaanottavaltaviranomaiselta, hän voi saada ilmoituksen, että lisätietoja ei ole saatavissa.

Pyynnön tilaksi tulee tällöin Pyynnön käsittely kesken, lisätietoja ei saatavissa, ja siitä lähetetään käyttäjälleautomaattinen sähköpostiviesti. Kopio tästä viestistä lähetetään käyttäjän edustaman viranomaisen ilmoittamaansähköpostiosoitteeseen. Pyyntö näkyy myös tehtäväluettelossa.

Pyynnön käsittelijä voi avata pyynnön ja lukea sen vastaanottaneen viranomaisen perustelut siitä, miksi lisätietoja eivoida antaa. Jos selitys on tyydyttävä, käyttäjä voi hyväksyä, että lisätietoja ei ole saatavissa, ja lopettaa pyynnönkäsittelyn. Pyyntö asetetaan nyt tilaan Pyynnön käsittely lopetettu, lisätietoja ei saatavissa.

Jos käyttäjä ei kuitenkaan ole tyytyväinen annettuihin perusteluihin ja on sitä mieltä, että vastaanottavan viranomaisenolisi toimitettava puuttuvat tiedot, hän voi ilmaista erimielisyytensä ja kysyä pyynnön koordinaattorin mielipidettä.Tällöin pyyntö siirretään pyynnön koordinaattorille.

Käyttäjältä pyydetään syytä siihen, miksi hän on eri mieltä siitä, että lisätietoja ei voida toimittaa. Pyynnön tila riippuutämän jälkeen siitä, hyväksyykö käyttäjän IMI-koordinaattori siirrettyjä pyyntöjä.

Jos◆ IMI-koordinaattori hyväksyy siirretyt pyynnöt, pyyntö asetetaan tilaan Pyyntö siirretty pyynnön esittäjänkoordinaattorille.

Jos◆ koordinaattori ei hyväksy siirrettyjä pyyntöjä, pyyntö välitetään vastaanottavalle jäsenvaltiolle.

Jos pyynnön vastaanottajan koordinaattori hyväksyy siirretyt pyynnöt, pyynnön tilaksi tuleeú Pyyntö siirrettypyynnön vastaanottajan koordinaattorille.

Jos vastaanottajan koordinaattori ei hyväksy siirrettyjä pyyntöjä, pyyntö palautuu vastaanottavalleúviranomaiselle tilassa Lisätietopyyntö lähetetty uudelleen.

Käyttäjälle ilmoitetaan sähköpostitse, kun pyyntö siirtyy seuraavaan vaiheeseen. Kopio tästä viestistä lähetetäänkäyttäjän edustaman viranomaisen ilmoittamaan sähköpostiosoitteeseen.

Huom. Jos käyttäjä on IMI-koordinaattori, hän voi myös ilmaista erimielisyytensä ja lähettää lisätietopyynnön uudelleen.Tässä tapauksessa pyyntöä ei siirretä toiselle saman jäsenvaltion IMI-koordinaattorille, vaan se lähetetään uudelleensuoraan pyynnön vastaanottavaan jäsenvaltioon.

Mitä tapahtuu, kun epätyydyttävä vastaus siirretään IMI-koordinaattorille?9.3.1 6

Pyynnön esittäjän koordinaattori esittää mielipiteensä siitä, onko vastaus tyydyttävä.9.3.1.1

Jos pyynnön koordinaattori hyväksyy siirretyt pyynnöt, hän arvioi pyynnön ja vastauksen ja ilmoittaa mielipiteensäsiitä, onko vastaus tyydyttävä.

Jos koordinaattori on◆ samaa mieltä siitä, että vastaus ei ole tyydyttävä, hän siirtää pyynnön takaisin pyynnönvastaanottaneeseen jäsenvaltioon. Pyyntö asetetaan tällöin tilaan Lisätietopyyntö lähetetty uudelleen.

Jos koordinaattori on◆ eri mieltä käyttäjän kanssa ja katsoo, että vastaus on tyydyttävä, hän voi lopettaa pyynnönkäsittelyn, jolloin pyynnön tilaksi tulee Pyynnön käsittely lopetettu, lisätietoja ei saatavissa.

Tämä vaihe ohitetaan, jos pyynnön esittäjän koordinaattori ei hyväksy siirrettyjä pyyntöjä.

6 Yleiskuvaus ns. siirtomenettelystä on kohdassa 5.4.2.

Format:

(210.00

x297.00


34

Sisä

mar

kkin

oide

ntie

toje

nvai

htoj

ärje

stel

mä

34

Pyynnön vastaanottajan koordinaattori esittää mielipiteensä siitä, onko vastaus tyydyttävä.9.3.1.2

Jos pyynnön esittäjän koordinaattori on ollut samaa mieltä siitä, että vastaus ei ole tyydyttävä, tai jos hän ei hyväksysiirrettyjä pyyntöjä, pyyntö siirretään pyynnön koordinaattorille vastaanottavassa jäsenvaltiossa ja sen tilaksi asetetaanPyyntö siirretty pyynnön vastaanottajan koordinaattorille.

Jos pyynnön vastaanottajan koordinaattori hyväksyy siirretyt pyynnöt, hän arvioi pyynnön ja vastauksen ja ilmoittaamielipiteensä siitä, onko vastaus tyydyttävä.

Jos koordinaattori on◆ samaamieltä siitä, että vastaus ei ole tyydyttävä, hänpalauttaapyynnönvastaanottavalleviranomaiselle ja pyytää sitä toimittamaan tarvittavat lisätiedot. Pyyntö asetetaan tällöin tilaan Pyynnön käsittelykesken, lisätietoja pyydetty.

Jos koordinaattori on◆ eri mieltä käyttäjän kanssa ja katsoo, että vastaus on tyydyttävä, hän voi lopettaa pyynnönkäsittelyn, jolloin pyynnön tilaksi tulee Pyynnön käsittely lopetettu, lisätietoja ei saatavissa.

Tämä vaihe ohitetaan, jos pyynnön vastaanottajan koordinaattori ei hyväksy siirrettyjä pyyntöjä.

Pyyntö siirretään takaisin vastaanottavalle viranomaiselle9.3.1.3

Jos sekä pyynnön esittäjän että sen vastaanottajan koordinaattorit ovat samaa mieltä käyttäjän kanssa siitä, että vastauson epätyydyttävä, pyyntö palautetaan vastaanottavalle viranomaiselle ja sen tilaksi asetetaan Pyynnön käsittely kesken,lisätietoja pyydetty. Lisätietoja pyynnön vastaanottavan viranomaisen vaihtoehdoista on kohdassa 10.4.

TOISEN JÄSENVALTION VIRANOMAISEN10LÄHETTÄMÄÄN TIETOPYYNTÖÖNVASTAAMINEN

Jos käyttäjällä on pyynnön käsittelijän oikeudet tietyllä lainsäädäntöalalla, hänen vastuullaan on käsitellä pyynnöt,jotka lähetetään toisesta jäsenvaltiosta hänen edustamalleen viranomaiselle. Kun viranomainen saa pyynnön, siitäilmoitetaan sähköpostitse. Viesti lähetetään kaikille käyttäjille, joilla on pyynnön käsittelijän oikeudet, tai kaikilleallokoijille, jos viranomainen käyttää allokointia (kohdentamismenettely). Pyynnön saapumisesta lähetetään lisäksiilmoitus viranomaisen ilmoittamaan sähköpostiosoitteeseen.

Toisen jäsenvaltion viranomaisen lähettämän uuden pyynnön hyväksyminen10.1

Jos käyttäjä on pyynnön käsittelijä, hän voi hyväksyä edustamalleen viranomaiselle lähetetyt uudet pyynnöt. Uudetpyynnöt näkyvät tehtäväluettelossa ja niiden tilana on Pyyntö lähetetty, odottaa hyväksyntää. Käyttäjä voi nyt avatapyynnön.

Kun pyyntö avataan ensimmäisen kerran, siinä näkyy tiivistelmä pyynnön tärkeistä tiedoista, mutta tietosuojasyistä siinäei näytetä tietoja, joista voisi tunnistaa tietopyynnön kohteen (esim. ammattihenkilö). Pyyntöön liittyvät henkilötiedotnäytetään vain, jos niitä tarvitaan pyynnön käsittelyssä.

Käyttäjää ei vahvisteta pyynnön vastaanottavaksi viranomaiseksi, ennen kuin hän hyväksyy pyynnön edustamansaviranomaisen puolesta, eikä hän sen vuoksi sitä ennen saa nähdä myöskään pyynnön kohdetta. Koska pyyntöönliitetyissä asiakirjoissa voi olla mukana henkilötietoja (esim. todistukset), käyttäjä ei voi nähdä liitetiedostoja, ennenkuin hän hyväksyy pyynnön.

Käyttäjä voi kuitenkin ennen pyynnön hyväksymistä nähdä pyynnön kohteen kansallisuuden, maan, paikkakunnan jaammatin sekä kaikki pyynnössä esitetyt, myös liitteisiin liittyvät kysymykset ja kommentit.

Format:

(210.00

x297.00


35

Sisä

mar

kkin

oide

ntie

toje

nvai

htoj

ärje

stel

mä

35

Uuden vastaanotetun pyynnön käsittely koostuu monista eri vaiheista:

Pyynnön tietojen tarkistaminen10.1.1

Jotta käyttäjä voi päättää pyynnön hyväksymisestä, hänen kannattaa tarkistaa pyynnön tiedot, kysytyt kysymykset jaannettu vastausaika.

Päätös siitä, onko käyttäjän edustama viranomainen toimivaltainen pyynnön käsittelijäksi10.1.2

Kun käyttäjä on tarkistanut pyynnön, hänen on päätettävä, onko hänen edustamansa viranomainen toimivaltainenvastaamaan pyyntöön. Jos vastaus on kyllä, käyttäjä hyväksyy pyynnön toimivaltaisen viranomaisen puolesta.Jos pyyntöön vastaamisen määräaikaa ei ole määritelty lainsäädännössä, käyttäjä voi ehdottaa uutta määräaikaa.Pyynnön esittävän viranomaisen määrittelemää määräaikaa olisi yleensä pyrittävä noudattamaan. Jos se ei kuitenkaanole mahdollista, käyttäjä voi esittää pyynnön esittäneelle viranomaiselle realistisempaa määräaikaa, johon mennessäpyyntöön sitoudutaan vastaamaan. On syytä huomata, että tämä on tehtävä, ennen kuin painetaan Hyväksy pyyntö-painiketta.

Jos viranomainen ei ole sopiva vastaamaan pyyntöön, käyttäjä voi välittää pyynnön oman maansa toiselle toimivaltaiselleviranomaiselle tai IMI-koordinaattorille. Käyttäjää pyydetään sitten perustelemaan, miksi pyyntö on välitetty. Pyynnönvälittämisen jälkeen käyttäjä ei ole enää vastuussa siitä, ja pyyntö häviää hänen tehtäväluettelostaan.

Käyttäjällä voi olla myös poikkeukselliset valtuudet kieltäytyä suoraan vastaanottamasta pyyntöä oman jäsenvaltionsapuolesta. Jos pyynnöstä kieltäydytään, sen käsittely lopetetaan välittömästi ja sen tilaksi tulee Pyynnön käsittelylopetettu, lisätietoja ei saatavissa. Pyynnöstä saisi kieltäytyä vain, jos käyttäjä on varma siitä, että jäsenvaltiossa ei olesellaista toimivaltaista viranomaista, joka voisi käsitellä pyyntöä. Pyynnöstä kieltäytymiselle tarvitaan perustelut.

Vaihtoehtoa kieltäytyä pyynnöstä suoraan ei näy ruudulla, jos asianomainen IMI-koordinaattori ei ole antanut siihenvaltuuksia käyttäjän edustamalle toimivaltaiselle viranomaiselle (ks. kohta 22).

Huom. Jos käyttäjä on IMI-koordinaattoria edustava pyynnön käsittelijä, hänellä on aina oikeus kieltäytyäpyynnöstä jäsenvaltion nimissä. Näin saisi tehdä vain, jos maassa ei ole muita viranomaisia, jotka voivat vastatapyyntöön. Käyttäjältä pyydetään perustelut, jos hän kieltäytyy vastaamasta pyyntöön.

Koordinaattorin valinta pyynnölle (mahdollinen vaihe pyynnön hyväksymisen jälkeen)10.1.3

Jos käyttäjä on hyväksynyt pyynnön, häntä voidaan pyytää valitsemaan pyynnölle IMI-koordinaattori.

Näin tapahtuu vain, jos käyttäjän edustama toimivaltainen viranomainen on linkitetty useampaan kuin yhteenIMI-koordinaattoriin sillä lainsäädäntöalalla, johon pyyntö liittyy. Koordinaattoreilla on vastuu siitä, että toisestajäsenvaltiosta tulleisiin pyyntöihin annetaan asianmukaiset vastaukset.

Osa koordinaattoreista voi haluta hyväksyä pyynnöt tai vastaukset, ennen kuin niitä voidaan lähettää toisellejäsenvaltiolle. Koordinaattoreita voidaan myös pyytää ratkaisemaan viranomaisten välisiä erimielisyyksiä silloin, kunvastausta ei pidetä tyydyttävänä. Koordinaattori voi halutessaan kieltäytyä tästä roolista. Paikalliselta tietovastaavaltavoi tiedustella linkitettyjen koordinaattoreiden tehtävistä.

Jos viranomainen on linkitetty useampaan kuin yhteen◆ IMI-koordinaattoriin lainsäädäntöalalla, jota pyyntökoskee, käyttäjää pyydetään valitsemaan heistä yksi koordinoimaan hyväksymäänsä pyyntöä.

Jos viranomainen on linkitetty ainoastaan yhteen◆ IMI-koordinaattoriin kyseisellä lainsäädäntöalalla, tästätulee automaattisesti käyttäjän hyväksymän pyynnön koordinaattori, eikä valintaa tarvita.

Format:

(210.00

x297.00


36

Sisä

mar

kkin

oide

ntie

toje

nvai

htoj

ärje

stel

mä

36

Vastaaminen toisen jäsenvaltion viranomaisen lähettämään pyyntöön10.2

Jos käyttäjällä on pyynnön käsittelijän oikeudet jollakin lainsäädäntöalalla, hän voi vastata muista jäsenvaltioistatulleisiin tämän lainsäädäntöalan kysymyksiin, jotka käyttäjän edustama, pyynnön vastaanottava viranomainen onhyväksynyt.

Pyyntö näkyy myös käyttäjän tehtäväluettelossa ja sen tilana on Pyyntö hyväksytty. Käyttäjä voi nyt avata pyynnön jatarkastella sitä sekä antaa vastauksen. Jos käyttäjä on aiemmin antanut pyyntöön osavastauksen, pyynnön tilana onPyynnön käsittely kesken, osa tiedoista toimitettu.

Pyynnön kaikkien tietojen katselu10.2.1

Kun käyttäjän edustama viranomainen on hyväksynyt pyynnön, käyttäjä pääsee pyynnön käsittelijänä tarkastelemaankaikkia pyyntöön liittyviä tietoja. Hän voi nähdä pyynnön kohteena olevan henkilön henkilötiedot sekä pyyntöönliitetyt liitteet.

Hän voi tarkastella pyyntöön sisältyviä, myös liitteisiin liittyviä, kysymyksiä sekä lukea vastaanottavan viranomaisenlisäämiä vapaamuotoisia kommentteja.

Jos toimivaltainen viranomainenon lisännyt vapaamuotoisia kommentteja kielellä, jota käyttäjä ei ymmärrä, käytettävissäon konekäännösohjelma, jonka avulla kommenteista voidaan saada raakakäännös viranomaisen ymmärtämälle kielelle.Lisätietoa IMI-järjestelmässä käytettävissä olevasta konekäännösohjelmasta on kohdassa 13.

Pyynnössä esitettyihin kysymyksiin vastaaminen10.2.2

IMI-järjestelmässä on valittavana sarja valmiiksi käännettyjä vastauksia kysymyksiin vastaamisen helpottamiseksi.Vastaukset voidaan valita alasvetovalikoista tai painikkeilla. Vastaukseen voi tarvittaessa lisätä vapaamuotoisiakommentteja, mielellään sellaisella kielellä, jota toinen viranomainen ymmärtää (kieli ilmoitetaan asianomaisillasivuilla IMIssä).

Vapaamuotoisissa kommenteissa voi myös käyttää kieltä, jota IMIssä saatavilla oleva konekäännösohjelma tukee.Tämä helpottaa yhteydenpitoa pyynnön esittäneeseen viranomaiseen, joka voi käyttää käännösohjelmaa saadakseenkäsityksen siitä, mitä asiaa kommentit koskevat (ks. kohta 13).

Vapaaehtoiset valinnat pyyntöön vastattaessa10.2.3

Vastaukseen voi liittää yhden tai useampia liitteitä. Ne voivat olla kuvia tai asiakirjoja, esim. skannattu kopiotodistuksesta, passista tai muusta henkilöllisyyden todistavasta asiakirjasta. Vastaukseen voi myös lisätä liiteasiakirjaanliittyviä kommentteja.

Vastausten tallentaminen, osavastauksen lähettäminen tai koko vastauksen lähettäminen10.2.4

Kun käyttäjä on vastannut pyynnössä olleisiin kysymyksiin, hän voi lähettää vastauksen pyynnön esittäneelleviranomaiselle. Vaihtoehtoisesti hän voi tallentaa vastauksen ja lähettää sen myöhemmässä vaiheessa. Jos käyttäjä eivoi vastata kaikkiin kysymyksiin välittömästi mutta haluaisi lähettää pyynnön esittäneelle viranomaiselle tiedot, jotkajo ovat saatavilla, hän voi ensin lähettää osavastauksen ja vasta myöhemmin loput tiedot. On syytä panna merkille,että osavastauksessa annettuja tietoja ei voi päivittää.

Mitä tapahtuu sen jälkeen, kun vastaus on lähetetty pyynnön esittäneelle viranomaiselle?10.2.5

Kun vastaus lähetetään pyynnön esittäneelle viranomaiselle, tämä saa automaattisen sähköpostiviestin, jossa kerrotaan,että pyyntöön on saatu vastaus, joka odottaa toimenpiteitä. Pyyntö asetetaan tällöin tilaan Pyynnön käsittely kesken,tiedot toimitettu. 7

7 Jos pyynnön koordinaattorin tehtävänä on myös hyväksyä vastaukset ennen niiden lähettämistä, vastaus menee ensin hänelle hyväksyttäväksi.Tämä tapahtuu automaattisesti. Pyyntö asetetaan tällöin tilaan Vastaus odottaa koordinaattorin hyväksyntää. Pyynnön esittänyt viranomainen jasen koordinaattori eivät näe tässä tilassa olevia vastauksia. Tämä koskee vain varsinaisia toimivaltaisia viranomaisia, ei IMI-koordinaattoreita, jotkaeivät koskaan kuulu hyväksymismenettelyn piiriin. Pyynnön kulku, silloin kun pyynnön koordinaattorin ennakkohyväksyntää tarvitaan, on kuvailtukaaviokuvassa kohdassa 5.4.

Format:

(210.00

x297.00


37

Sisä

mar

kkin

oide

ntie

toje

nvai

htoj

ärje

stel

mä

37

Pyynnön kulkua voi seurata valitsemalla IMI-järjestelmän valikosta Luettelo pyynnöistä (Kaikki edustamaniviranomaisen lähettämät ja vastaanottamat pyynnöt).

Jos pyyntöön vaaditaan käyttäjältä vielä toimenpiteitä (esim. lisätietoja), hän saa käyttäjätiedoissa annettuunsähköpostiosoitteeseen tästä ilmoituksen ja pyyntö ilmestyy hänen tehtäväluetteloonsa.

Mitä tapahtuu, kun pyyntöön lähetetään osavastaus?10.2.6

Jos käyttäjä lähettää pyynnön esittäneelle viranomaiselle osavastauksen, pyynnön tilaksi tulee Pyynnön käsittely kesken,osa tiedoista toimitettu 8. Pyynnön esittänyt viranomainen saa automaattisen sähköposti-ilmoituksen siitä, että pyyntöönon annettu osavastaus. Se voi sen jälkeen katsella annettuja vastauksia.

Pyyntö näkyy edelleen käyttäjän tehtäväluettelossa. Käyttäjä voi toimittaa puuttuvia tietoja ja/tai lähettää pyynnönesittäneelle viranomaiselle koko vastauksen. Pyynnön esittänyt viranomainen ei näe lisävastauksia ennen niidenlähettämistä. Lisävastaukset voivat olla osavastauksia tai täydellisiä vastauksia.

Mitä tapahtuu, kun vastaus tallennetaan?10.2.7

Kun vastaus tallennetaan, sen tila ei muutu ja se näkyy käyttäjän tehtäväluettelossa. Vastausta voi sen jälkeen päivittääja/tai sen voi lähettää pyynnön esittäneelle viranomaiselle. Pyynnön esittänyt viranomainen ei näe mitään vastauksiaennen niiden lähettämistä.

Vastaaminen toisen jäsenvaltion viranomaisen lähettämään lisätietopyyntöön10.3

On mahdollista, että pyynnön esittänyt viranomainen ei ole tyytyväinen saamaansa vastaukseen ja päättää lähettäälisätietopyynnön. Käyttäjän edustama viranomainen saa tiedon lisätietopyynnöstä sähköpostiviestillä, joka lähetetäänpyyntöä viimeksi käsitelleelle pyynnön käsittelijälle. Kopio tästä viestistä lähetetään käyttäjän edustaman viranomaisenilmoittamaan sähköpostiosoitteeseen.

Jos käyttäjällä on pyynnön käsittelijän oikeudet, hän näkee viestin tehtäväluettelossaan. Viestin tilana on Pyynnönkäsittely kesken, lisätietoja pyydetty. Käyttäjä voi avata lisätietopyynnön ja tarkastella sen tietoja.

Kun pyynnön esittänyt viranomainen pyytää lisätietoja, sen on esitettävä perustelut. Käyttäjä voi nähdä perustelut sekäkysymykset, joihin annettuja aiempia vastauksia pidettiin epätyydyttävinä. Jos viranomainen on lisännyt kommentteja,joissa kerrotaan syistä lisätietojen pyytämiseen ja kommentit ovat kielellä, jota käyttäjä ei ymmärrä, apuna voi käyttääIMIssä tarjolla olevaa konekäännösohjelmaa. Lisätietoa IMIn konekäännösohjelmasta on kohdassa 13.

Lisätietopyynnön hyväksyminen10.3.1

Jos käyttäjä katsoo, että hänellä on hallussaan riittävästi tietoja vastausta varten, hän voi hyväksyä lisätietopyynnön.Pyyntö asetetaan tilaan Lisätietopyyntö hyväksytty, ja pyyntö säilyy käyttäjän tehtäväluettelossa, kunnes pyydetytlisätiedot lähetetään.

Pyynnön esittänyt viranomainen saa automaattisen sähköposti-ilmoituksen, jossa kerrotaan, että lisätietoja on päätettytoimittaa.

Lisätietopyynnön hylkääminen10.3.2

Jos lisätietoja ei voida toimittaa, käyttäjä voi hylätä lisätietopyynnön. Häneltä vaaditaan perustelut siitä, minkä vuoksilisätietoja ei voida toimittaa.

Pyyntö asetetaan tilaan Pyynnön käsittely kesken, lisätietoja ei saatavissa, ja se poistuu käyttäjän tehtäväluettelosta.

Pyynnön esittänyt viranomainen saa automaattisen sähköpostiviestin, jossa kerrotaan, että lisätietoja ei ole saatavissa.

8 Jos pyynnön vastaanottajan kyseisestä pyynnöstä vastaavan koordinaattorin tehtävänä on myös hyväksyä vastaukset ennen niiden lähettämistä,osavastaus menee ennen lähettämistä ensin koordinaattorille hyväksyttäväksi. Tämä tapahtuu automaattisesti. Pyyntö asetetaan tällöin tilaanOsavastaus, odottaa koordinaattorin hyväksyntää. Pyynnön esittänyt viranomainen ja sen koordinaattori eivät näe tässä tilassa olevia vastauksia.Tämä koskee vain toimivaltaisia viranomaisia, ei IMI-koordinaattoreita, jotka eivät kuulu hyväksymismenettelyn piiriin.

Format:

(210.00

x297.00


38

Sisä

mar

kkin

oide

ntie

toje

nvai

htoj

ärje

stel

mä

38

IMI-koordinaattoreiden käyttäjälle takaisin siirtämän lisätietopyynnön10.4käsittely

Jos pyynnön esittänyt viranomainen ei ole ollut tyytyväinen annettuihin perusteluihin ja on sitä mieltä, että puuttuvat/vaillinaiset tiedot olisi toimitettava, se on voinut ilmaista erimielisyytensä ja välittää pyynnön siitä vastaavallekoordinaattorille kysyäkseen hänen mielipidettään. Jos joko pyynnön esittäjän tai sen vastaanottajan koordinaattorion sitä mieltä, että vastaus on tyydyttävä, pyynnön käsittely lopetetaan ja pyyntö asetetaan tilaan Pyynnön käsittelylopetettu, lisätietoja ei saatavissa. Lisätietoja kohdassa 9.3.

Mitä tapahtuu, kun pyynnöstä vastaavat IMI-koordinaattorit ovat siirtäneet lisätietopyynnön10.4.1takaisin käyttäjän edustamalle viranomaiselle?

Tapaus 110.4.1.1 : Siirrettyjä pyyntöjä ottaa vastaan ainoastaan pyynnön esittäjän koordinaattori, joka onsitä mieltä, että käyttäjän antama vastaus ei ole tyydyttävä.

Jos siirtomenettelyssä on mukana vain pyynnön esittäjän koordinaattori ja hän on samaa mieltä pyynnön esittäneenviranomaisen kanssa siitä, että vastaus ei ole tyydyttävä, pyyntö asetetaan tilaan Lisätietopyyntö lähetetty uudelleen.

Käyttäjä voi avata pyynnön ja katsoa pyynnön esittäneen viranomaisen perustelut siitä, minkä vuoksi vastauksen onkatsottu olleen epätyydyttävä ja pyyntö on siirretty takaisin käyttäjän edustamalle viranomaiselle.

Tässä tapauksessa käyttäjällä on pyynnön vastaanottavan viranomaisen edustajana kaksi vaihtoehtoa:

Hän voi◆ päättää toimittaa halutut lisätiedot, jolloin pyynnön tilaksi asetetaan Lisätietopyyntö hyväksytty, japyynnön esittäneelle viranomaiselle lähetetään päätöksestä sähköposti-ilmoitus.

Hän voi katsoa, että viranomainen ei voi toimittaa lisätietoja, jolloin◆ pyynnön käsittely lopetetaan ilman, ettälisävastausta lähetetään. Pyynnön tilaksi tulee tällöin Pyynnön käsittely lopetettu, lisätietoja ei saatavissa. Pyynnönesittänyt viranomainen saa tästä tiedon sähköpostitse

Tapaus 210.4.1.2 : Pyynnön vastaanottajan koordinaattori hyväksyy siirrettyjä pyyntöjä, ja hän on sitämieltä, että vastaus ei ole tyydyttävä.

Jos käyttäjän edustaman viranomaisen koordinaattori on myös mukana siirtomenettelyssä ja hän on samaa mieltäpyynnön esittäneen viranomaisen kanssa siitä, että vastaus ei ole tyydyttävä, pyyntö asetetaan tilaan Pyynnön käsittelykesken, lisätietoja pyydetty.

Käyttäjä voi avata pyynnön ja katsoa pyynnön esittäneen viranomaisen perustelut siitä, minkä vuoksi vastauksen onkatsottu olleen epätyydyttävä ja pyyntö on siirretty takaisin käyttäjän edustamalle viranomaiselle.

Tässä tapauksessa käyttäjällä on pyynnön vastaanottavan viranomaisen edustajana kaksi vaihtoehtoa:

Hän voi◆ päättää toimittaa halutut lisätiedot, jolloin pyynnön tilaksi asetetaan Lisätietopyyntö hyväksytty, japyynnön esittäneelle viranomaiselle lähetetään päätöksestä sähköposti-ilmoitus.

Hän voi katsoa, että viranomainen ei voi toimittaa lisätietoja, jolloin hän◆ kieltäytyy uudelleen lisätietopyynnöstä.Pyynnön tilaksi tulee tällöin Pyynnön käsittely kesken, lisätietoja ei saatavissa. Pyynnön esittänyt viranomainen voisen jälkeen päättää, hyväksyykö se tämän. Jos viranomainen ei ole samaa mieltä asiasta, siirtomenettely alkaauudelleen. Tässä tapauksessa käyttäjän kannattaa ottaa yhteyttä IMI-koordinaattoriinsa ja selvittää hänelle, miksilisätietoja ei ole mahdollista toimittaa.

Format:

(210.00

x297.00


39

Sisä

mar

kkin

oide

ntie

toje

nvai

htoj

ärje

stel

mä

39

TEHTÄVÄLUETTELO JA AUTOMAATTISET11SÄHKÖPOSTI-ILMOITUKSET

Kun toimivaltaiselta viranomaiselta vaaditaan johonkin pyyntöön liittyviä toimenpiteitä, järjestelmässä on kaksi keinoailmoittaa asiasta viranomaiselle: tehtäväluettelo ja automaattiset sähköposti-ilmoitukset.

Tehtäväluettelo11.1

Tehtäväluettelo koostuu pyynnöistä, jotka vaativat käyttäjältä toimenpiteitä. Se laaditaan ainoastaan toimivaltaistaviranomaista edustaville pyynnön käsittelijöille ja IMI-koordinaattoreita edustaville pyynnön käsittelijöille / siirronkäsittelijöille. Jos käyttäjän edustama viranomainen käyttää allokointia (kohdentamismenettely), uusi pyyntötai käyttäjälle ensimmäistä kertaa siirretty pyyntö sisällytetään allokoijana toimivan käyttäjän tehtäväluetteloon.Kun allokoija on kohdentanut pyynnön yhdelle tai useammalle käyttäjälle, jolla on pyynnön käsittelijän tai siirronkäsittelijän oikeudet, se ilmaantuu heidän tehtäväluetteloihinsa 9.

Vaadittavat toimenpiteet riippuvat pyynnön tilasta. Käyttäjä voi

täydentää aiemmin tallennetun pyyntöluonnoksenú

hyväksyä saadun pyynnön viranomaisen puolestaú

kohdentaa pyynnön yhdelle tai useammalle omaa viranomaista edustavalle pyynnön käsittelijälle (jos viranomainenúkäyttää kohdentamismenettelyä)

vastata saatuun pyyntöön viranomaisen puolestaú

täydentää vastauksen pyyntöön, johon aiemmin on lähetetty osavastausú

hyväksyä toisesta jäsenvaltiosta tulleen lisätietopyynnönú

toimittaa lisätietoja toisen jäsenvaltion pyynnöstäú

käsitellä omaa viranomaista edustavan koordinaattorin hylkäämää pyyntöä (jos viranomainen kuuluuúhyväksymismenettelyn piiriin) 10

käsitellä omaa viranomaista edustavan koordinaattorin hylkäämää vastausta (jos viranomainen kuuluuúhyväksymismenettelyn piiriin)

käsitellä toiselle jäsenvaltiolle lähetettyyn pyyntöön tullutta vastaustaú

käsitellä vastausta, jonka mukaan toiselle jäsenvaltiolle lähetettyyn pyyntöön ei voida toimittaa lisätietojaú

käsitellä pyyntöä poistaa henkilötiedot tietopyynnöstä, jonka käsittely on lopetettuú 11.

9 Tarkempi kuvaus kohdentamismenettelystä on kohdassa 14.

10 Kohdissa 17 ja 21.1 on lisätietoa lainsäädäntöalan asetuksista, myös hyväksyntä.

11 Tavallisesti tietopyyntöön sisältyvät henkilötiedot poistetaan automaattisesti kuusi kuukautta sen jälkeen, kun pyynnön käsittely on muodollisestipäättynyt. IMIssä toimivaltainen viranomainen voi pyytää henkilötietojen poistamista tietopyynnöstä, jonka käsittely on lopetettu, myös ennenkuuden kuukauden ajanjakson päättymistä. Kun toimivaltainen viranomainen pyytää poistamaan tiedot aiemmin, pyyntö saa uuden tilan Pyynnönkäsittely lopetettu, henkilötietojen poistamista pyydetty. Tietopyynnön toista osapuolta informoidaan asiasta ja siltä pyydetään suostumusta. Kunmolemmat viranomaiset ovat yhtä mieltä, komissiolle tiedotetaan asiasta ja se huolehtii siitä, että pyynnöstä poistetaan kaikki henkilötiedot 10päivän kuluessa (ks. myös kohta 6).

Format:

(210.00

x297.00


40

Sisä

mar

kkin

oide

ntie

toje

nvai

htoj

ärje

stel

mä

40

Jos käyttäjä on IMI-koordinaattoria edustava siirron käsittelijä, hän voi lisäksi

hyväksyä koordinoimansa toimivaltaisen viranomaisen lähettämän pyynnönú

hyväksyä koordinoimansa toimivaltaisen viranomaisen lähettämän vastauksenú

kertoa mielipiteensä pyynnöstä, jonka hänen edustamansa toimivaltainen viranomainen tai toisen jäsenvaltionúviranomainen on hänelle siirtänyt.

Jos käyttäjällä on pyynnön käsittelijän oikeudet, hän voi valita luettelosta pyynnöt, jossa hänen edustamansaviranomainen on osallisena, ja avata ne tarkastelua tai toimenpiteitä varten.

Jos käyttäjä on koordinaattori, jolla on siirron käsittelijän oikeudet, hänen tehtäväluettelossaan näkyy hänenkoordinoimiensa viranomaisten pyynnöt, jotka vaativat toimenpiteitä. Se, voiko käyttäjä nähdä pyynnön kaikkia tietoja,riippuu siitä, onko toimivaltainen viranomainen antanut hänelle nämä oikeudet (ks. kohta 24.1).

Automaattiset sähköposti-ilmoitukset11.2

Tehtäväluettelon lisäksi IMI-järjestelmässä on automaattinen sähköposti-ilmoitustoiminto. Aina kun pyynnön tilamuuttuu, järjestelmä lähettää sähköposti-ilmoituksen kaikille pyynnössä osallisina oleville viranomaisille.

Jos saapuva pyyntö on uusi, vaihtoehtoja on kaksi:

Toimivaltainen viranomainenú ei käytä allokointia (kohdentamismenettely). Automaattinen sähköposti-ilmoitus lähetetään kaikille käyttäjille, joilla on pyynnön käsittelijän oikeudet. Viestistä lähetetään kopio viranomaisenilmoittamaan yhteydenotto-osoitteeseen. Viranomaista edustavat pyynnön käsittelijät pääsevät automaattisestitarkastelemaan uutta pyyntöä oman tehtäväluettelonsa kautta.

Toimivaltainen viranomainenú käyttää allokointia. Automaattinen sähköposti-ilmoitus lähetetään viranomaistaedustavan allokoijan sähköpostiosoitteeseen. Kopio tästä viestistä lähetetään viranomaisen ilmoittamaansähköpostiosoitteeseen. Kun allokoija kohdentaa pyynnön yhdelle tai useammalle pyynnön käsittelijälle, he saavatautomaattisen sähköpostiviestin, jossa ilmoitetaan, että uusi pyyntö odottaa hyväksyntää.

Mahdolliset uudet pyyntöä koskevat sähköposti-ilmoitukset lähetetään automaattisesti pyyntöä viimeksi käsitelleellepyynnön käsittelijälle. Kopio tästä viestistä lähetetään toimivaltaisen viranomaisen ilmoittamaan sähköpostiosoitteeseen.

Jos kyseessä on pyyntö, joka on siirretty IMI-koordinaattorille ensimmäistä kertaa, vaihtoehtoja on kaksi:

IMI-koordinaattoriú ei käytä allokointia. Automaattinen sähköposti-ilmoitus lähetetään koordinaattorinilmoittamaan sähköpostiosoitteeseen. Jos koordinaattoria edustavilla siirron käsittelijöillä ei ole oikeutta käyttää tätäsähköpostiosoitetta, ko. sähköpostista vastaavan henkilön on ilmoitettava siirron käsittelijöille, että koordinaattorilleon siirretty uusi pyyntö (joko välittämällä viesti edelleen tai muulla tavoin) ja että sitä pääsee tarkastelemaansiirron käsittelijöiden tehtäväluettelon kautta. Viranomaista edustavat siirron käsittelijät pääsevät automaattisestitarkastelemaan uutta pyyntöä oman tehtäväluettelonsa kautta.

Koordinaattoriú käyttää allokointia. Automaattinen sähköposti-ilmoitus lähetetään koordinaattoriaedustavan allokoijan sähköpostiosoitteeseen. Kopio tästä viestistä lähetetään koordinaattorin ilmoittamaansähköpostiosoitteeseen. Kun allokoija kohdentaa pyynnön yhdelle tai useammalle siirron käsittelijälle, he saavatautomaattisen sähköpostiviestin, jossa ilmoitetaan, että koordinaattorille on siirretty uusi pyyntö, joka odottaahyväksyntää tai kommenttia.

Mahdolliset uudet sähköpostiviestit, jotka koskevat siirrettyä pyyntöä, lähetetään automaattisesti pyyntöä viimeksikäsitelleelle siirron käsittelijälle. Kopio tästä viestistä lähetetään koordinaattorin sähköpostiosoitteeseen.

Format:

(210.00

x297.00


41

Sisä

mar

kkin

oide

ntie

toje

nvai

htoj

ärje

stel

mä

41

Koordinaattoreiden kiireellisyysluettelo:ei sähköposti-ilmoitusta

Kuten kohdassa 8.2.5 selvitettiin, IMI-koordinaattoreille on tarjolla luettelo, jonka avulla he voivat pysyä ajan tasallapyynnöistä, jotka koskevat heidän koordinoimiaan viranomaisia.

On kuitenkin huomattava, että koordinaattori ei saa sähköposti-ilmoitusta silloin, kun pyyntö lisätään kiireellisyys-luetteloon. Tämä johtuu siitä, että avaintoimija on toimivaltainen viranomainen itse ja sähköposti-ilmoitukset taasliittyvät IMIssä tilanteisiin, joissa sähköpostin vastaanottajalta odotetaan toimia.

Jos koordinaattori päättää ottaa yhteyttä toimivaltaiseen viranomaiseen tarjotakseen tälle apua esim. pyynnön ylittäessämääräajan, tämä tapahtuu yleensä IMI-järjestelmän ulkopuolella. Koordinaattorit voivat itse päättää, missä määrin hekäyttävät tätä luetteloa.

IMIN RAPORTTITOIMINTO12Lähtökohdat12.1

Toimivaltaiset viranomaiset voivat haluta pitää kirjaa pyynnöistä, joita IMIn kautta vastaanotetaan ja lähetetään. Tämänvuoksi IMIn käyttäjät voivat luoda, tallentaa sähköisesti ja tulostaa IMI-pyyntöihin liittyviä raportteja. Raporttitoimintoon saatavilla pyynnön elinkaaren kaikissa vaiheissa, myös pyynnön ollessa luonnoksena ja sen käsittelyn lopettamisenjälkeen.

Raporttityypit12.2

IMIssä voi luoda erityyppisiä raportteja riippuen pyynnön tilasta, käyttäjäprofiilista ja pyynnön tarkoituksesta. Niitä ovatesimerkiksi seuraavat:

Täydellinen raportti, sisältää myös henkilötiedot:ú Tässä raportissa on kaikki IMIin tallennetut tiedot asianomaisestapyynnöstä (tiedot pyynnön esittäneestä ja vastaanottaneesta viranomaisesta, tietojenvaihdon kohteesta – myöshenkilötiedot, tiedot kysytyistä kysymyksistä ja annetuista vastauksista, vapaamuotoiset kommentit sekä liitteenäoleviin asiakirjoihin liittyvät kysymykset ja kommentit). Jos IMIin on tallennettu järjestelmässä tarjolla olevaakonekäännösohjelmaa käyttäen tuotettuja käännöksiä, myös nämä käännökset ovat mukana pyyntöraportissa.

Täydellinen raportti ilman henkilötietoja:ú Tämä raportti on muuten samanlainen kuin edeltävä, mutta se ei sisälläpyynnön kohteen henkilötietoja.

Räätälöity raportti:ú Käyttäjä voi haluta luoda raportin, joka sisältää ainoastaan tietyt osat pyynnöstä. Järjestelmänäyttää luettelon vaihtoehdoista, kuten tiedot pyynnön esittäneestä/vastaanottaneesta viranomaisesta, tiedottietojenvaihdon kohteesta, kysytyt kysymykset jne. Käyttäjä voi valita raporttiin vain haluamansa tiedot.

Tietojenvaihdon kohteen raportti:ú Tämä raportti voidaan luoda, jos tietojenvaihdon kohde pyytää saada nähdä, mitähäneen liittyviä tietoja IMIssä on vaihdettu.

Tietojenvaihdon kohteen suostumuslomake:ú Tietojenvaihdon kohteen raporttiin sisältyvien tietojen lisäksi tässäraportissa on suostumuslauseke sekä paikka allekirjoitukselle, jolla tietojenvaihdon kohde antaa suostumuksensahäntä koskevien tietojen vaihtoon.

Jotta käyttäjä voi luoda IMIssä pyyntöraportteja, hänellä on oltava asianmukaiset käyttäjäoikeudet. Käyttäjä, jolla onpyynnön käsittelijän oikeudet, voi luoda minkä tahansa edellä mainituista raporteista. Jos käyttäjällä on allokoijanoikeudet, hän voi luoda ainoastaan raportteja, jotka eivät sisällä henkilötietoja.

Format:

(210.00

x297.00


42

Sisä

mar

kkin

oide

ntie

toje

nvai

htoj

ärje

stel

mä

42

Jos käyttäjä on pyynnössä (esim. hyväksymis- tai siirtomenettelyssä) osallisena oleva koordinaattori, hän voi luodapyyntöraportteja, joissa ei ole henkilötietoja, edellyttäen että toimivaltainen viranomainen on antanut hänelle oikeudetnähdä koko pyyntö (ks. kohta 8.2). Nämä oikeudet on vain pyynnön käsittelijöillä ja allokoijilla.

IMIN KÄÄNNÖSTOIMINTO13Yksi IMIn käytön päähyödyistä on sen antama kielituki. Järjestelmän tietokentät ja kysymys- ja vastaussarjat onkäännetty kaikille virallisille EU-kielille (paitsi iiriksi).

Tämä ei kaikissa tapauksissa välttämättä riitä. Viranomaiset voivat myös tarkentaa pyyntöä vapaamuotoisillakommenteilla (ne voivat liittyä tiettyihin kysymyksiin, liitteisiin tai koko pyyntöön yleensä). Kieliesteiden vähentämiseksiIMI tarjoaa kahdenlaista tukea vapaamuotoisten kommenttien osalta:

tietoa pyynnön eri osapuolina olevien toimivaltaisten viranomaisten kielistäú

konekäännösohjelman tietyille kielipareille, jolloin kommenteista saadaan raakakäännös.ú

Vapaamuotoisissa kommenteissa on suositeltavaa käyttää kieltä, jota pyynnön vastaanottava toimivaltainenviranomainen ymmärtää. Tietojenvaihdon toisena osapuolena olevan viranomaisen ymmärtämät kielet ilmoitetaankaikilla asiaan liittyvillä sivuilla IMIssä.

Lisäksi IMIstä on linkki Euroopan komission konekäännösohjelmaan (ECMT). Tämä työkalu auttaa käyttäjiäymmärtämään vapaamuotoisia kommentteja, joita toinen viranomainen on voinut lisätä kielellä, jota käyttäjäei ymmärrä. Raakakäännöksen perusteella voi kuitenkin saada vain ylimalkaisen kuvan viestin sisällöstä. Se ei oleoikeudellisesti luotettava. Käyttäjä voi tapauskohtaisesti harkita kääntymistä ammattikääntäjien puoleen.

Konekäännösohjelma on linkitetty kaikkiin vapaamuotoista tekstiä sisältäviin, myös liiteasiakirjoja koskeviin kenttiin.ECMT-ohjelmaa voi käyttää myös liiteasiakirjojen kääntämiseen. Ohjelma ei kuitenkaan tue kaikkia kieliä. Sillä voikäsitellä seuraavia kielipareja:

Lähdekieli Kohdekieliranska (FR) saksa (DE), kreikka (EL), englanti (EN), espanja (ES),

italia (IT), hollanti (NL), portugali (PT)

englanti (EN) saksa (DE), kreikka (EL), espanja (ES), ranska (FR),italia (IT), hollanti (NL), portugali (PT)

saksa (DE), kreikka (EL), espanja (ES), italia (IT),hollanti (NL), portugali (PT)

ranska (FR), englanti (EN)

tanska (DA), ruotsi (SV) englanti (EN)

Jos ECMT ei suoraan tue tiettyä kieliparia, käännös voidaan tehdä kahdessa vaiheessa (esim. tanskastaespanjaan käännettäessä voidaan ensin valita käännös tanskasta englantiin ja sitten englannista espanjaan).

Format:

(210.00

x297.00


43

Sisä

mar

kkin

oide

ntie

toje

nvai

htoj

ärje

stel

mä

43

IMIssä on kaksi mahdollisuutta kääntää vapaamuotoisia kommentteja ja liitteitä ECMT-ohjelman avulla:

pikakäännös, jota ei tallennetaú (kaikki tarjolla olevat kieliparit)

pysyvä, tallennettava käännösú .

Konekäännösohjelman käytön helpottamiseksi järjestelmä pyytää aina vapaamuotoista tekstiä lisättäessä ilmoittamaankäytettävän kielen. Myös pyyntöön liitettävien asiakirjojen kieli on ilmoitettava. Näin järjestelmä voi kertoa käyttäjälle,millä kielillä käännös voidaan tuottaa. Jos vapaamuotoinen teksti on esimerkiksi saksaksi, järjestelmä kertoo käyttäjälle,että tarjolla on konekäännös englantiin tai ranskaan päin.

Pikakäännös13.1

Järjestelmä tarjoaa mahdollisuuden saada nopean online-käännöksen mistä tahansa pyynnössä esiintyvästävapaamuotoisesta tekstistä, edellyttäen että ECMT-ohjelma tukee kyseistä kieliparia.

Käyttäjä voi näin saada yleiskäsityksen siitä, mitä toisen viranomaisen kommentit sisältävät. Näitä käännöksiä eitallenneta myöhempää käyttöä varten. Ne näkyvät näytöllä siihen asti, kunnes käyttäjä siirtyy pyynnön käsittelyssäseuraavaan vaiheeseen.

Tallennetut käännökset13.2

Käyttäjällä on myös toinen käännösmahdollisuus IMIssä. Hän voi hallita käännöksiä pysyvämmin käyttämällä erillistänäyttöä, johon pääsee suoraan tietopyynnöstä. Kaikki käännökset sekä vapaamuotoisista kommenteista että liitteistätallennetaan myöhempää käyttöä varten. Aina kun käyttäjä avaa pyynnön, käännökset tulevat näkyviin.

Kaikki käyttäjät (sekä pyynnön esittäneen että pyynnön vastaanottaneen viranomaisen puolelta), jotka pääsevättarkastelemaan k.o. pyyntöä, näkevät käännökset. Ne sisältyvät myös IMIssä luotuihin pyyntöraportteihin.

Vapaamuotoisen tekstin kääntäminen13.2.1

ECMT-ohjelman avulla voi tuottaa konekäännöksen kaikista IMIn vapaamuotoista tekstiä sisältävistä kentistä, jotkavoivat liittyä tiettyyn kysymykseen tai vastaukseen, sekä yleisistä kommenteista ja liiteasiakirjojen nimistä.

Kun käännöksenhallintaruutu on avattu, kommenteista voi valita käännettäväksi kaikki tai ainoastaan valitutkommentit.

Käännöksiä voi myös editoida ja editoidun version voi tallentaa. Käyttäjä voi myös haluta lisätä muita kuin koneentuottamia käännöksiä tallennettavaksi IMIssä. Tämä on mahdollista myös niillä kielillä, joita ECMT ei tue.

Liiteasiakirjojen kääntäminen13.2.2

ECMT:n avulla voi myös kääntää IMI-pyynnön liiteasiakirjoja, jos originaaliasiakirja on ohjelman tukemalla kielellä.Käännös palautetaan sähköpostilla käännöksen pyytäneelle IMI-käyttäjälle rekisteröityyn sähköpostiosoitteeseen.Käyttäjä voi myöhemmin ladata käännösversion IMIin osaksi pyyntöä.

Käännöstä varten asiakirjat suositellaan lähetettäväksi muodossa rtf (.rtf), Word (.doc) tai Text (.txt). ECMT-ohjelmallaei voida kääntää graafisia esityksiä, pdf-asiakirjoja tai Excel-taulukoita.

Format:

(210.00

x297.00


44

Sisä

mar

kkin

oide

ntie

toje

nvai

htoj

ärje

stel

mä

44

ALLOKOINNIN (KOHDENTAMISMENETTELY)14KÄYTTÖ

Jotkin suuret viranomaistoimijat, joilla on paljon käyttäjiä, voivat haluta kohdentaa tulevat/lähtevät pyynnöt tietyillepyynnön käsittelijöille joko aiheen tai muun syyn perusteella. Käyttäjä, jolla on allokoijan oikeudet, voi

kohdentaa uuden tulevan pyynnön yhdelle tai useammalle toimivaltaista viranomaista edustavalleú pyynnönkäsittelijälle

jakaa pyynnön uudelleen joko lisäämällä tai poistamalla käyttäjiä, joille pyyntö on kohdennettu.ú

Allokoija ei voi nähdä pyyntöön liittyviä henkilötietoja tai lähettää/vastaanottaa pyyntöjä edustamansa viranomaisennimissä, ellei hänellä ole myös pyynnön käsittelijän oikeuksia.

Allokoinnin aktivointi14.1

Kukin viranomainen voi päättää kullakin lainsäädäntöalalla erikseen, käyttääkö se allokointia. Allokoinnin aktivoikunkin viranomaisen paikallinen tietovastaava (ks. kohta 17.2).

Aktivointi voidaan tehdä muuttamalla asetuksen Käyttääkö tämä viranomainen allokointimenettelyä kohdentaakseenpyynnöt käyttäjille? valinnaksi KYLLÄ. Kun asetuksena on KYLLÄ, järjestelmä antaa allokoijan oikeudet automaattisestikaikille viranomaista edustaville paikallisille tietovastaaville. Paikallinen tietovastaava voi sen jälkeen määritelläallokoijan profiilin muille viranomaista edustaville käyttäjille.

Pyynnön kohdentaminen14.2

Saapuvat pyynnöt14.2.1

Kun viranomainen vastaanottaa uuden saapuvan pyynnön, allokoijat saavat siitä automaattisen sähköposti-ilmoituksen.He myös näkevät uudet pyynnöt tehtäväluettelossaan. Allokoija voi avata pyynnön, katsella sitä (ei kuitenkaantietojenvaihdon kohteen henkilötietoja) ja kohdentaa pyynnön yhdelle tai useammalle viranomaista edustavallepyynnön käsittelijälle.

Kun pyyntö kohdennetaan tai jaetaan uudelleen pyynnön käsittelijälle, tämä saa siitä automaattisen sähköposti-ilmoituksen. Ilmoituksessa kerrotaan, että hänelle on kohdennettu pyyntö, jossa hänen edustamansa viranomainen onosallisena.

Pyyntöä voivat käsitellä vain sellaiset pyynnön käsittelijät, joille pyyntö on kohdennettu. Pyynnön käsittelijät,joille pyyntöä ei ole kohdennettu, voivat edelleen tarkastella pyyntöä, mutta he eivät voi toteuttaa mitään toimenpiteitäviranomaisensa puolesta.

Lähtevät pyynnöt14.2.2

Kun pyynnön käsittelijä luo uuden pyynnön, se kohdennetaan hänelle automaattisesti. Ellei viranomaista edustavaallokoija kohdenna pyyntöä muille pyynnön käsittelijöille, ainoastaan pyynnön luonut pyynnön käsittelijä voi käsitelläpyyntöä.

Allokoinnin kytkeminen pois päältä14.3

Viranomaista edustava paikallinen tietovastaava voi kytkeä allokoinnin päälle tai pois päältä milloin tahansa. Josviranomainen päättää lopettaa allokoinnin käytön, kaikki pyynnön käsittelijät ja siirron käsittelijät voivat jälleentarvittaessa käsitellä pyyntöjä, joissa he ovat osallisina.

Format:

(210.00

x297.00


45

Sisä

mar

kkin

oide

ntie

toje

nvai

htoj

ärje

stel

mä

45

Lisäallokointi – IMI-koordinaattoria edustavat käyttäjät14.4

Allokoinnin peruskäytön lisäksi allokoijana toimiva IMI-koordinaattori voi lisäksi kohdentaa pyyntöjä, jotkaodottavat hyväksyntää tai jotka on siirretty hänelle kommentoitaviksi.

Tällaisia pyyntöjä, joissa edellytetään käyttäjän edustaman viranomaisen hyväksyntää tai toimenpidettä pyynnönkoordinaattorina, voi kohdentaa ainoastaan siirron käsittelijöille. Sellaiset siirron käsittelijät, joille pyyntö onkohdennettu, voivat toteuttaa vaaditun toimenpiteen (hyväksyä tai hylätä pyynnön / vastata ja olla samaa tai erimieltä siitä, onko lisätietoja saatavissa). Sellaiset siirron käsittelijät, joille pyyntöä ei ole kohdennettu, pääsevät myöstarkastelemaan pyyntöä, mutta he eivät voi käsitellä sitä.

Toimivaltaista viranomaista edustavien käyttäjien asetuksista riippuen siirron käsittelijä näkee joko yleiskatsauksenpyynnöstä tai koko pyynnön ilman henkilötietoja (ks. myös kohdat 8.2 ja 24).

Format:

(210.00

x297.00


46

Sisä

mar

kkin

oide

ntie

toje

nvai

htoj

ärje

stel

mä

46

KÄYTTÄJÄN EDUSTAMANVIRANOMAISEN TIETOJEN JAASETUSTEN HALLINTAJärjestelmään rekisteröitymisen jälkeen kukin viranomainen on vastuussa omasta tiedonhallinnastaanpaikallisesti. Viranomaisen tietoja ja asetuksia voi hallita käyttäjä, jolla on paikallisen tietovastaavan oikeudet.Paikallinen tietovastaava voi

päivittää edustamansa viranomaisenú tietoja, jotka on tallennettu IMI-järjestelmään

päivittää edustamansa viranomaisenú toimivallan alaa

rekisteröidä edustamalleen viranomaiselle lisääú käyttäjiä

muuttaa viranomaista edustavien muiden käyttäjienú käyttäjäprofiileja (esim. antaa peruskäyttäjälle pyynnönkäsittelijän oikeudet)

palauttaa viranomaista edustavien käyttäjienú salasanan

linkittää edustamaansa viranomaiseenú muita viranomaisia.

VIRANOMAISEN ENSIMMÄINEN15KIRJAUTUMINEN IMI-JÄRJESTELMÄÄNREKISTERÖINNIN JÄLKEEN

Rekisteröidessään uuden viranomaisen IMI-järjestelmään IMI-koordinaattori samalla rekisteröi viranomaiselleensimmäisen käyttäjän. Tälle käyttäjälle annetaan oletuksena kaikki käyttäjäoikeudet, myös paikallisen tietovastaavanoikeudet. Ensimmäinen käyttäjä saa IMI-käyttäjätunnuksen suoraan edustamansa viranomaisen rekisteröineeltä IMI-koordinaattorilta. Väliaikainen salasana lähetetään suoraan IMI-järjestelmästä hänen käyttäjätiedoissaan annettuunsähköpostiosoitteeseen 48 tuntia rekisteröinnin jälkeen.

Koska kukin viranomainen on vastuussa omien käyttäjiensä käyttäjäoikeuksista ja tiedonhallinnasta IMIssä, on tärkeää,että ensimmäinen käyttäjä

rekisteröi lisää käyttäjiäú

tarkistaa ja tarvittaessa päivittää viranomaisen tiedotú

tarkistaa edustamansa viranomaisen lainsäädäntöalaan liittyvät käyttäjäasetukset ja tarvittaessa muuttaa niitä.ú

Kirjauduttuaan järjestelmään ensimmäisen kerran (ks. kohta 7) ensimmäinen käyttäjä voi esimerkiksi rekisteröidälisää käyttäjiä ja antaa heille paikallisen tietovastaavan oikeudet (ks. kohta 18). Kaikki käyttäjät, joilla on paikallisentietovastaavan oikeudet, voivat päivittää viranomaisen tietoja.

Niitä ovat yleistiedot viranomaisesta (esim. sähköpostiosoite ja epävirallinen nimi) sekä toimivallan alat (ks. kohta 16)ja lainsäädäntöalan käyttäjäasetukset (ks. kohta 17).

Format:

(210.00

x297.00


47

Sisä

mar

kkin

oide

ntie

toje

nvai

htoj

ärje

stel

mä

47

VIRANOMAISEN TIETOJEN16MUOKKAAMINEN IMI-JÄRJESTELMÄSSÄViranomaisen tietojen muuttaminen16.1

IMI-järjestelmään rekisteröityjen viranomaisten tiedot on tärkeää pitää ajan tasalla. Näin järjestelmän käyttäjät voivatlöytää tiedot tarvitsemastaan viranomaisesta. Tietojen ajantasaisuudella varmistetaan myös, että järjestelmästälähetetyt viestit menevät oikeaan sähköpostiosoitteeseen.

Kunkin viranomaisen paikallinen tietovastaava voi muokata ja päivittää järjestelmään rekisteröityjä tietoja. Viranomaisenvirallista nimeä ei kuitenkaan voi muuttaa. Jos nimessä on virhe, asiasta on ilmoitettava viranomaisen rekisteröineelleIMI-koordinaattorille, joka voi korjata virheen. Viranomaisen yhteystietojen lisäksi voidaan muokata seuraavia tietoja:

Epävirallinen nimi:ú Kullekin viranomaiselle on annettu epävirallinen nimi, joka käännetään myöhemmin kaikillevirallisille EU-kielille. Epävirallisen nimen tulisi ilmaista selkeästi ja yksiselitteisesti viranomaisen rooli, jotta muutkäyttäjät pystyisivät helpommin ymmärtämään kyseisen viranomaisen toiminnan luonteen.

Kielet, joita viranomainen ymmärtää:ú Käyttäjä näkee tästä, mitä kieliä viranomaista edustavat käyttäjätymmärtävät. Lisäksi tiedoista käyvät ilmi kunkin käyttäjän työkielet. Kielet ilmoitetaan uuden käyttäjän rekisteröinninyhteydessä. Tässä kentässä kannattaa luetella kaikki kielet, joita viranomaista edustavat käyttäjät ymmärtävät, silläsiitä on hyötyä muiden jäsenvaltioiden viranomaisille.

Sähköpostiosoite:ú Viranomaisen yhteyssähköpostiosoite kannattaa valita huolellisesti ja pitää ajan tasalla,sillä suurin osa IMI-järjestelmän tuottamista automaattisista sähköpostiviesteistä lähetetään tähän osoitteeseen(lisätietoa automaattisista sähköposti-ilmoituksista kohdassa 11.2).

Mikä sähköpostiosoite valitaan yhteydenottoja varten?

IMI-järjestelmästä lähetetään automaattisia sähköposti-ilmoituksia: aina kun pyynnön tila muuttuu, järjestelmä lähettääsähköposti-ilmoituksen kaikille pyynnössä osallisina oleville viranomaisille. Kustakin sähköpostiviestistä lähetetään ainakopio toimivaltaisen viranomaisen yhteydenottoja varten antamaan sähköpostiosoitteeseen (ks. kohta 11.2).

Kun viranomaiselle esimerkiksi tulee uusi pyyntö, siitä ilmoitetaan viranomaisen sähköpostiosoitteeseen sekä kaikillekäyttäjille, joilla on pyynnön käsittelijän oikeudet (jos viranomainen käyttää allokointia, sähköpostiviesti lähetetäänkaikille käyttäjille, joilla on allokoijan oikeudet).

IMI-sähköposteille on vaarana, että yleiseen sähköpostiosoitteeseen lähetetyt tärkeät viestit voivat jäädä huomaamatta.Jos viranomaistoimija on suuri, on suositeltavaa luoda ns. toiminto-osoite (functional address). On syytä huolehtia, ettäyhteydenottoja varten annettu sähköpostiosoite on ajan tasalla ja että siihen saapuneet viestit luetaan säännöllisesti.

Viranomaisen toimivallan alaan kuuluvien talouden alojen ja toiminta-alojen16.2päivittäminen

Viranomaisilta pyydetään tarkempia tietoja toimivallan alasta, jotta IMI-järjestelmän käyttäjät voisivat helpomminlöytää sopivan viranomaisen toisesta jäsenvaltiosta. Toimivallan alat on jaettu kahteen alaryhmään: talouden alat jatoiminta-alat.

Järjestelmässä on valmiit EU-tason luettelot näistä aloista. Niistä ei kuitenkaan välttämättä löydy viranomaisentäsmällistä toimivallan alaa. Onkin suositeltavaa, että käyttäjä valitsee viranomaisen toiminnan luonnetta parhaitenvastaavan yhdistelmän talouden aloista ja toiminta-aloista.

Paikallinen tietovastaava lisää järjestelmään tiedot näistä aloista ensimmäisen kirjautumisen yhteydessä. On erittäintärkeää, että nämä tiedot pidetään ajan tasalla.

Format:

(210.00

x297.00


48

Sisä

mar

kkin

oide

ntie

toje

nvai

htoj

ärje

stel

mä

48

Talouden alat16.2.1

Luettelo talouden aloista perustuu ns. NACE-luokitukseen (Euroopan yhteisöjen tilastollinen toimialaluokitus), jossaalat esitetään hierarkkisena rakenteena. Numeroidusta ja aloittain järjestetystä luettelosta voi avainsanahaulla valitasopivan alan. Aloja voi tarvittaessa valita useampia.

Toiminta-alat16.2.2

Luettelo toiminta-aloista on koottu kaikista EU-tason toiminnan eli politiikan aloista. Ne on jaoteltu hierarkkisesti,ja niistä voi valita viranomaisen toiminnalle tärkeimmät alat. Numeroidusta ja aloittain järjestetystä luettelosta voiavainsanahaulla valita sopivan alan. Aloja voi tarvittaessa valita useampia.

Huom. Järjestelmässä on myös mahdollista ilmoittaa, jos viranomaisella on laaja yleinen toimivalta, ts. josviranomainen on toimivaltainen kaikilla talouden aloilla ja toiminta-aloilla tietyllä maantieteellisellä alueella. Tässätapauksessa rastitetaan ruutu Viranomainen, jolla on laaja yleinen toimivalta. Tämä valinta on automaattinen, joskäyttäjä on NIMIC tai SDIMIC.

OMAN VIRANOMAISEN LAINSÄÄDÄNTÖALAN17KÄYTTÄJÄASETUSTEN MUUTTAMINEN

Viranomaisella voi olla oikeudet yhdelle tai useammalle lainsäädäntöalalle 12. Kullakin lainsäädäntöalalla on mahdollistamääritellä yksityiskohtaisesti viranomaisen vastuut ja se, miten sen on käsiteltävä tietopyyntöjä.

Ensimmäisellä näytöllä voidaan antaa lisätietoja viranomaisen toimivallasta tietyllä lainsäädäntöalalla. Tämä tapahtuuvalitsemalla sopivat avainsanat. Oma toimivaltainen viranomainen voidaan tässä yhteydessä myös linkittää toisiinviranomaisiin. Niistä tulee tällöin linkitettyjä toimivaltaisia viranomaisia, ja ne pääsevät näkemään yleistiedot kaikistaviranomaisen tietopyynnöistä (ks. kohta 19).

Lisäksi on mahdollista määritellä, miten viranomainen käsittelee tietopyyntöä. Kullakin lainsäädäntöalalla viranomaisentehtävät voidaan määritellä tietyillä asetuksilla. Näin eri jäsenvaltiot ja niiden viranomaiset voivat soveltaa omiatoimintatapojaan. Tässä vaiheessa on myös mahdollista määritellä IMI-koordinaattorit, jotka voivat toimia pyynnönkoordinaattoreina, ts. jotka voivat osallistua pyynnön käsittelyyn asianomaisella lainsäädäntöalalla.

Lainsäädäntöalat – yleistä17.1

Avainsanojen päivittäminen – viranomaisen toiminta tietyllä lainsäädäntöalalla17.1.1

Viranomaisilta pyydetään tarkempia tietoja sen toimivallan aloista, jotta IMI-järjestelmän käyttäjät voisivat helpomminlöytää sopivan viranomaisen toisesta jäsenvaltiosta. Edellä mainittujen talouden alojen ja toiminta-alojen lisäksikäyttäjä voi myös valita avainsanaluettelosta viranomaisen toimintaa parhaiten kuvaavat avainsanat.

Ammattipätevyyden tunnustamisen alalla pyydetään lisäksi tietoa siitä, mistä ammateista toimivaltainen viranomainenIMIssä vastaa.

Rekisteröinnin yhteydessä IMI-koordinaattori valitsee järjestelmässä olevasta luettelosta vähintään yhden viranomaisentoimintaa kuvaavan avainsanan. Jos viranomainen vastaa ammattipätevyyden tunnustamisesta, tässä yhteydessävoidaan myös antaa tietoa ammateista, joista toimivaltainen viranomainen IMIssä vastaa. Valitut avainsanat kannattaatarkistaa ja tarvittaessa päivittää, kun järjestelmään kirjaudutaan ensimmäisen kerran.

Avainsanat on valittu siten, että ne kuvaisivat viranomaisen toimintaa mahdollisimman tarkasti. Jos käyttäjä on sitämieltä, että luettelosta puuttuu tärkeä avainsana, siitä on syytä ilmoittaa NIMICille, jotta hän voi päivittää luetteloa.

12 NIMIC- ja SDIMIC-käyttäjäprofiileissa on valmiina oikeudet kaikille IMI-järjestelmään sisältyville lainsäädäntöaloille.

Format:

(210.00

x297.00


49

Sisä

mar

kkin

oide

ntie

toje

nvai

htoj

ärje

stel

mä

49

Huom. NIMICien ja SDIMICien käyttäjäprofiilissa on valmiina kaikki avainsanat, koska heillä on laaja yleinen toimivalta.Tätä asetusta ei voi muuttaa.

Linkitettyjen viranomaisten luettelon päivittäminen tietyllä lainsäädäntöalalla17.1.2

Koordinaattori on viranomaista IMIin rekisteröidessään samalla voinut päättää antaa muillekin toimivaltaisilleviranomaisille oikeudet nähdä yleistiedot kyseisen viranomaisen tietopyynnöistä tietyllä lainsäädäntöalalla. Tämäluettelo voidaan halutessa tarkistaa ja päivittää. Siihen voidaan esimerkiksi lisätä uusia viranomaisia. Lisätietoatoimivaltaisten viranomaisten linkittämisestä on kohdassa 19.2.

Varsinaisen toimivaltaisen viranomaisen tietopyyntöjen asetukset17.2

Viranomaisen asetusten tarkistaminen17.2.1

Viranomaisen rekisteröinnin yhteydessä IMI-koordinaattori tekee IMIin kolme asetusta (ks. kohta 21.1). Näitä asetuksiaei voi muuttaa. Niillä määritellään,

(1) onko koordinaattorin hyväksyttävä viranomaisen tietopyynnöt ennen niiden lähettämistä tai niihin vastaamista(OLETUS = EI).

Joissakin jäsenvaltioissa voidaan päättää, että tietyt toimivaltaiset viranomaiset voivat lähettää tiettyälainsäädäntöalaa koskevia pyyntöjä tai vastata niihin vasta, kun IMI-koordinaattori on hyväksynyt ne.

(2) onko viranomaisella oikeus kieltäytyä vastaanottamasta pyyntöjä (OLETUS = EI).

Tällä asetuksella määritellään, voiko toimivaltainen viranomainen suoraan kieltäytyä vastaanottamastatoisesta jäsenvaltiosta tullutta pyyntöä. Jos viranomainen saa pyynnön, jota se ei halua hyväksyä (koskase ei ole toimivaltainen ko. alalla), se voi välittää pyynnön toiselle viranomaiselle tai oman maansa IMI-koordinaattorille, jonka tehtävänä on löytää oikea viranomainen vastaamaan pyyntöön. Poikkeustapauksissaviranomaiselle voidaan antaa oikeudet kieltäytyä pyynnöstä suoraan edustamansa jäsenvaltion puolesta.

(3) onko viranomaisella oikeus hyväksyä tulevat pyynnöt vai onko sillä ainoastaan oikeus lähettää tietopyyntöjä(OLETUS = KYLLÄ).

Joillakin IMIn käyttäjiksi rekisteröidyillä toimivaltaisilla viranomaisilla voi olla oikeus lähettää pyyntöjämuihin jäsenvaltioihin, mutta ne eivät voi vastata niistä saamiinsa pyyntöihin tietyllä lainsäädäntöalalla.Jäsenvaltiossa voidaan päättää esimerkiksi, että sen terveydenhuoltoalaa edustavan kansallisen laitoksen olisivastattava kaikkiin muista jäsenvaltioista tulleisiin pyyntöihin, vaikka laitoksen aluetoimistot voivatkin luodaja lähettää pyyntöjä omissa nimissään.

Toimivaltaisen viranomaisen on tehtävä itse kaksi lisäasetusta. Näitä asetuksia pääsevät muuttamaan vain viranomaistaedustavat käyttäjät, ei IMI-koordinaattori:

(4) Käyttääkö tämä viranomainen allokointia kohdentaakseen pyynnöt käyttäjille? (OLETUS = EI)

Viranomainen voi päättää käyttää allokointia IMI-pyyntöjen lähettämisessä ja vastaanottamisessa. Kunasetuksena on KYLLÄ, järjestelmä antaa allokoijan oikeudet automaattisesti kaikille viranomaista edustavillepaikallisille tietovastaaville. Paikallinen tietovastaava voi sen jälkeen määritellä allokoijan profiilin jollekinmuulle viranomaista edustavalle käyttäjälle (ks. kohta 14).

Format:

(210.00

x297.00


50

Sisä

mar

kkin

oide

ntie

toje

nvai

htoj

ärje

stel

mä

50

(5) Antaako tämä viranomainen koordinaattorin nähdä pyyntönsä kokonaisuudessaan, jos koordinaattorintoimia tarvitaan? (OLETUS = EI)

Toimivaltaiseen viranomaiseen linkitetyillä koordinaattoreilla on oletuksena oikeus nähdä viranomaisenpyynnöistä yleiskatsaus. Koordinaattorille voi myös antaa oikeuden nähdä koko pyyntö (ilman henkilötietoja),jos pyyntö vaatii koordinaattorin toimia. Koordinaattoria voidaan esimerkiksi pyytää hyväksymään pyynnöt/vastaukset tai hänelle voidaan siirtää pyyntö kommentoitavaksi, jos pyyntöön saadut tiedot ovat epätyydyttäviä(ks. kohdat 9.3 ja 10.4).

Jos halutaan, että koordinaattori näkee pyynnön kokonaisuudessaan, oletus on muutettava muotoon KYLLÄ(ks. myös kohta 8.2).

IMI-koordinaattoreiden (NIMIC, SDIMIC tai DIMIC) lainsäädäntöalojen käyttäjäasetukset17.2.2

Koordinaattori on voinut viranomaista IMIin rekisteröidessään samalla nimittää yhden tai useampia IMI-koordinaattoreitahoitamaan sisältöön liittyviä koordinointitehtäviä tietojenvaihdossa tietyllä lainsäädäntöalalla. Nämä koordinaattoritvoivat osallistua viranomaisen tietojenvaihtoon esimerkiksi siirtomenettelyn välityksellä.

Luettelo voidaan tarkistaa ja päivittää tarvittaessa. Lisätietoa toimivaltaisten viranomaisten linkittämisestä onkohdassa 19.1.

IMI-koordinaattoreiden (NIMIC, SDIMIC tai DIMIC) lainsäädäntöalojen17.3käyttäjäasetukset

Viranomainen, joka rekisteröi IMI-koordinaattorin, tekee hänen käyttäjäprofiiliinsa kolme asetusta rekisteröinninyhteydessä. Sen jälkeen, kun rekisteröinti on tehty, koordinaattorin edustaman viranomaisen paikallinen tietovastaavavoi muuttaa asetuksia. Asetuksilla määritellään, voiko IMI-koordinaattori

(1) osallistua siirtomenettelyyn (OLETUS = KYLLÄ).

IMI-järjestelmään sisältyy varmistusmenettely, jolla varmistetaan tarvittaessa, että pyyntöihin vastataanasianmukaisesti. IMI-koordinaattorilta voidaan kysyä mielipidettä, jos hänen edustamansa viranomaisen jatoisen jäsenvaltion viranomaisen välillä on erimielisyyttä (lisätietoa siirtomenettelystä on kohdassa 24.1).

Koordinaattori voi päättää, osallistuuko hän siirtomenettelyyn tietyllä lainsäädäntöalalla, ja muuttaa ko.alan asetusta. Jos asetus muutetaan muotoon EI, koordinaattori ei osallistu koordinoimansa viranomaisenlähettämien tai vastaanottamien pyyntöjen käsittelyyn.

(2) hyväksyä toimivaltaisen viranomaisen pyynnöt ennen niiden lähettämistä (OLETUS = EI).

Joissakin jäsenvaltioissa voidaan päättää, että tietyt toimivaltaiset viranomaiset voivat lähettää tiettyälainsäädäntöalaa koskevia pyyntöjä vasta, kun IMI-koordinaattori on hyväksynyt ne.

Tällä asetuksella määritellään, haluaako koordinaattori hyväksyä vastaukset. Kullakin toimivaltaisellaviranomaisella on oma asetuksensa, jolla määritellään, onko koordinaattorin hyväksyttävä sen pyynnöt/vastaukset tietyllä lainsäädäntöalalla. Koordinaattori tekee tämän asetuksen, eikä viranomainen voi muuttaasitä (ks. kohta 17.2).

(3) hyväksyä toimivaltaisen viranomaisen vastaukset ennen niiden lähettämistä (OLETUS = EI).

Joissakin jäsenvaltioissa voidaan päättää, että tietyt toimivaltaiset viranomaiset voivat lähettää vastauksiatiettyä lainsäädäntöalaa koskeviin pyyntöihin vasta, kun IMI-koordinaattori on hyväksynyt ne.

Tällä asetuksella määritellään, haluaako koordinaattori hyväksyä vastaukset. Kullakin toimivaltaisellaviranomaisella on oma asetuksensa, jolla määritellään, onko koordinaattorin hyväksyttävä sen pyynnöt/vastaukset tietyllä lainsäädäntöalalla. Koordinaattori tekee tämän asetuksen, eikä viranomainen voi muuttaasitä (ks. kohta 17.2).

Format:

(210.00

x297.00


51

Sisä

mar

kkin

oide

ntie

toje

nvai

htoj

ärje

stel

mä

51

IMI-koordinaattorin on tehtävä yksi lisäasetus rekisteröinnin jälkeen:


Koordinaattori voi päättää käyttää allokointia pyynnön/vastauksen hyväksymisessä tai siirtomenettelynyhteydessä. Jos asetuksena on KYLLÄ, järjestelmä antaa allokoijan oikeudet automaattisesti kaikille viranomaistaedustaville paikallisille tietovastaaville. Paikallinen tietovastaava voi sen jälkeen antaa allokoijan oikeudettoiselle käyttäjälle.

VIRANOMAISTA EDUSTAVIEN KÄYTTÄJIEN18KÄYTTÄJÄOIKEUKSIEN HALLINTALisäkäyttäjien rekisteröinti viranomaiselle18.1

Kukin järjestelmään rekisteröity viranomainen nimeää vähintään yhden henkilön IMIn käyttäjäksi. Viranomaisenensimmäinen käyttäjä rekisteröidään siinä vaiheessa, kun IMI-koordinaattori rekisteröi viranomaisen. Ensimmäiselläkäyttäjällä on kaikki käyttäjäoikeudet, myös paikallisen tietovastaavan oikeudet. Kaikki käyttäjät, joilla on paikallisentietovastaavan oikeudet, voivat päivittää viranomaisen tietoja ja rekisteröidä tarvittaessa lisää käyttäjiä. Kullekinkäyttäjälle asetetaan erikseen käyttäjäoikeudet, joilla määritellään, mitä tietoja hän voi järjestelmässä nähdä ja mitätehtäviä hänellä on. Kun uusi käyttäjä rekisteröidään, hänestä annetaan seuraavat tiedot:

etunimi ja sukunimiú

ensisijainen työkieliú

sähköpostiosoite – tähän osoitteeseen lähetetään järjestelmästä kaikki automaattiset sähköpostiviestit, jotkaúkoskevat tätä käyttäjää. Kullakin uudella rekisteröidyllä käyttäjällä on oltava oma sähköpostiosoite.

puhelinnumero (ei pakollinen)ú

käyttäjäoikeudet – uudelle käyttäjälle määritellään oikeudet lainsäädäntöaloittain.ú

Miten käyttäjätunnus muodostetaan?

Kun uusi käyttäjä rekisteröidään IMIin, järjestelmä luo hänelle automaattisesti käyttäjätunnuksen. Se on yleensäyhdistelmä henkilön suku- ja etunimestä. Rekisteröinnin tekijän tehtävänä on välittää käyttäjätunnus uudelle käyttäjälle.Turvasyistä tätä ei voi hoitaa IMI-järjestelmän kautta, vaan se on tehtävä erikseen (henkilökohtaisesti, puhelimitse,postitse tai faksilla).

Käyttäjätiedot, myös käyttäjätunnus, voidaan tulostaa järjestelmästä. Rekisteröinnin tekijä voi lisäksi muuttaa omaaviranomaistaan edustavien käyttäjien tietoja ja käyttäjätunnuksia milloin tahansa.

Format:

(210.00

x297.00


52

Sisä

mar

kkin

oide

ntie

toje

nvai

htoj

ärje

stel

mä

52

Käyttäjäoikeuksien hallinta18.2

Kun uutta käyttäjää rekisteröidään, on päätettävä, millaiset käyttäjäoikeudet hänelle annetaan. Käyttäjäoikeudetmääritellään lainsäädäntöaloittain. Käyttäjä voi esimerkiksi olla vastuussa ammattipätevyyden tunnustamiseenliittyvien pyyntöjen lähettämisestä ja niihin vastaamisesta, mutta hänellä voi olla ainoastaan peruskäyttäjän oikeudetpalvelujen alalla.

Käyttäjäoikeuksia voidaan muuttaa milloin tahansa. Viranomaisen paikallinen tietovastaava hallinnoi kaikkien kyseistäviranomaista edustavien käyttäjien käyttäjäoikeuksia. Järjestelmässä on seuraavat käyttäjäoikeudet:

Peruskäyttäjä18.2.1

Kullakin IMI-järjestelmän käyttäjällä on vähintään peruskäyttäjän oikeudet. Peruskäyttäjä voi

hakea IMI-järjestelmästä viranomaistaú

nähdä yleistiedot (yleiskatsauksen) kaikista edustamansa viranomaisen lähettämistä ja vastaanottamista pyynnöistä.ú

Paikallinen tietovastaava18.2.2

Kukin viranomainen on vastuussa omien tietojensa ja käyttäjien tietojen hallinnasta paikallisesti. Paikallinentietovastaava voi peruskäyttäjälle kuuluvien tehtävien lisäksi

päivittää edustamansa viranomaisen tietoja, jotka on tallennettu IMI-järjestelmäänú

rekisteröidä edustamalleen viranomaiselle lisää käyttäjiäú

muuttaa omaa viranomaistaan edustavien käyttäjien käyttäjäprofiilejaú

palauttaa viranomaista edustavien käyttäjien salasananú

nähdä yleistiedot kaikistaú linkitettyjen viranomaisten pyynnöistä.

Lisäksi koordinaattorin paikallinen tietovastaava voi

nähdä yleistiedotú kiireellisyysluetteloon sisältyvistä pyynnöistä

päivittää joitakin koordinoitujen toimivaltaisten viranomaisten tietoja.ú

Pyynnön käsittelijä18.2.3

Peruskäyttäjälle voidaan antaa myös pyynnön käsittelijän oikeudet lainsäädäntöaloittain. Pyynnön käsittelijä voiperuskäyttäjälle kuuluvien tehtävien lisäksi

lähettää tietopyyntöjä edustamansa viranomaisen nimissäú

vastata tietopyyntöihin edustamansa viranomaisen nimissäú


Jos pyynnön käsittelijä on koordinaattori, hän voi sen lisäksi

nähdä yleistiedotú kiireellisyysluetteloon sisältyvistä pyynnöistä.

Format:

(210.00

x297.00


53

Sisä

mar

kkin

oide

ntie

toje

nvai

htoj

ärje

stel

mä

53

Allokoija18.2.4

Suuret viranomaistoimijat, joilla on paljon käyttäjiä, voivat haluta kohdentaa tulevat pyynnöt tietyille pyynnönkäsittelijöille joko aiheen tai muun syyn perusteella. Kun käyttäjällä on allokoijan oikeudet tietyllä lainsäädäntöalalla,hän voi peruskäyttäjälle kuuluvien tehtävien lisäksi

kohdentaa pyynnön yhdelle tai useammalle viranomaistaan edustavalle pyynnön käsittelijälle tai siirronúkäsittelijälle

jakaa pyynnön uudelleen joko lisäämällä tai poistamalla käyttäjiä, joille pyyntö on kohdennettuú


Jos allokoija on koordinaattori, hän voi sen lisäksi


Siirron käsittelijä (vain IMI-koordinaattoreille)18.2.5

Jos käyttäjä on siirron käsittelijä tietyllä lainsäädäntöalalla, hän voi peruskäyttäjälle kuuluvien tehtävien lisäksi

hyväksyä koordinoimansa toimivaltaisen viranomaisen lähettämän pyynnönú

hyväksyä koordinoimansa toimivaltaisen viranomaisen lähettämän vastauksenú

ilmaista mielipiteensä pyynnöstä, joka on siirretty hänelleú

pyynnön koordinaattorina nähdä yleiskatsauksen kaikista pyynnöistä, joissa hänen edustamansa viranomainen onúosallisena

nähdä yleistiedot kaikistaú linkitettyjen viranomaisten pyynnöistä


Salasanan palautus18.3

Paikallisen tietovastaavan tehtävänä on omaa viranomaista edustavien käyttäjien tietojen hallinta. Hänen on ilmoitettavakäyttäjille, että jos he unohtavat salasanansa tai turvakoodinsa, he voivat pyytää häntä palauttamaan salasanan. Kunsalasana palautetaan, siitä lähtee välittömästi automaattinen sähköposti-ilmoitus käyttäjälle. Ilmoituksessa annetaan myösuusi väliaikainen salasana. Käyttäjä kirjautuu sen jälkeen järjestelmään saman menettelyn mukaisesti kuin kirjautuessaanensimmäistä kertaa.

Jos viranomaisen ainoa paikallinen tietovastaava unohtaa salasanansa tai turvakoodinsa, hänen on otettava yhteyttäoman viranomaisensa rekisteröineen IMI-koordinaattorin paikalliseen tietovastaavaan, joka palauttaa salasanan. Joshenkilö on kansallisen IMI-koordinaattorin (NIMIC) paikallinen tietovastaava, hänen on otettava yhteyttä Euroopankomission IMI-neuvontapalveluun.

Format:

(210.00

x297.00


54

Sisä

mar

kkin

oide

ntie

toje

nvai

htoj

ärje

stel

mä

54

MUIDEN VIRANOMAISTEN LINKITTÄMINEN19KÄYTTÄJÄN EDUSTAMAAN VIRANOMAISEENLinkitetyt koordinaattorit19.1

Kullakin toimivaltaisella viranomaisella on oltava vähintään yksi linkitetty koordinaattori. Sen lisäksi, että IMI-koordinaattorit vastaavat viranomaisten rekisteröinnistä ja validoinnista sekä oikeuksien antamisesta erilainsäädäntöaloille, heidän tärkeänä tehtävänään on myös varmistaa, että toisista jäsenvaltioista tulleisiin pyyntöihinvastataan asianmukaisesti.

Käyttöoikeuksista vastaava koordinaattori19.1.1

Koordinaattori, joka päättää siitä, annetaanko toimivaltaiselle viranomaiselle IMIssä oikeudet tietyllelainsäädäntöalalle, on yleensä se koordinaattori, joka on rekisteröinyt viranomaisen järjestelmään.Koordinaattori voi kuitenkin myös olla toinen, jos viranomainen tarvitsee oikeudet muille lainsäädäntöaloille.

Muut linkitetyt koordinaattorit19.1.2

Viranomaiseen voidaan linkittää lisää koordinaattoreita. Viranomaiseen linkitetyt koordinaattorit voivat joskus osallistuako. viranomaisen tietopyyntöihin. Linkitetty IMI-koordinaattori voi esimerkiksi olla mukana siirtomenettelyssä. Häntävoidaan pyytää ratkaisemaan viranomaisten välisiä erimielisyyksiä, jos vastausta ei pidetä tyydyttävänä. Jos viranomaisenpyynnöt on hyväksyttävä, joku linkitetyistä koordinaattoreista voi olla mukana hyväksymismenettelyssä (hyväksyäedustamansa viranomaisen pyynnöt tai vastaukset).

Linkitettyjen koordinaattoreiden luetteloa hallinnoidaan erikseen kullakin lainsäädäntöalalla. Käyttäjällä on oltavapaikallisen tietovastaavan oikeudet, jotta hän voi päivittää linkitettyihin koordinaattoreihin liittyviä tietoja.

Linkitetyt koordinaattorit näkevät yleensä yleiskatsauksen kaikista edustamansa viranomaisen pyynnöistä(ks. kohta 8.2). Jos koordinaattorin toimia tarvitaan (esim. siirtomenettelyssä), hän voi pyytää oikeuksia kokopyynnön (ilman henkilötietoja) katseluun. Linkitetylle koordinaattorille voidaan antaa nämä oikeudet muuttamallaasetuksia kohdassa 17.2 kuvatulla tavalla.

Huom. Jos käyttäjä on IMI-koordinaattori, hänen pyyntöihinsä ei sovelleta hyväksymismenettelyä eikä hänen viestejäänvoida siirtää koordinaattorille, jos tietojenvaihdossa on puutteita.

Linkitetyt viranomaiset19.2

Toimivaltaiseen viranomaiseen voidaan linkittää myös muita viranomaisia. Linkitetyt viranomaiset voivat nähdäpäätiedot toimivaltaisen viranomaisen lähettämistä ja vastaanottamista viesteistä. Oikeudet nähdä yleiskatsauspyynnöistä annetaan erikseen kullekin lainsäädäntöalalle.

Viranomainen voi haluta käyttää tätä mahdollisuutta, jos se on esimerkiksi alueellinen toimivaltainen viranomainenja haluaa, että kansallinen viranomainen näkee yleiskatsauksen sen IMI-järjestelmässä olevista pyynnöistä. Näinkansallinen viranomainen saa käsityksen siitä, kuinka paljon pyyntöjä kyseisessä valtiossa on käsiteltävänä.

Format:

(210.00

x297.00


55

Sisä

mar

kkin

oide

ntie

toje

nvai

htoj

ärje

stel

mä

55

IMI-KOORDINAATTOREINATOIMIVAT VIRANOMAISET

IMI-KOORDINAATTOREIDEN TEHTÄVÄT20Kukin jäsenvaltio on nimennyt kansallisen IMI-koordinaattorin (NIMIC). NIMICin tehtävänä on valvoa IMIn käyttöä jatoimintaa kansallisella tasolla. Joissakin jäsenvaltioissa voidaan päättää, että NIMIC hoitaa kaikki IMI-koordinointiinliittyvät tehtävät. Hallinnollisista rakenteista riippuen on myös mahdollista delegoida kaikki koordinointitehtävät tai osaniistä muille kansallisille, alueellisille tai paikallisille elimille, jotka ovat joko valtuutettuja IMI-pääkoordinaattoreita(SDIMIC tai Super-DIMIC) tai valtuutettuja IMI-koordinaattoreita (DIMIC) 13. Koordinointitehtäviä voidaanjakaa esimerkiksi maantieteellisen alueen, lainsäädäntöalan tai hallinnonalan mukaan.

IMI-järjestelmässä kukin jäsenvaltio voi etsiä itselleen parhaiten sopivan keinon työnkulkujen järjestämiseksi. Jokinjäsenvaltio voi esimerkiksi haluta, että IMI-koordinaattorit hyväksyvät omien viranomaisten lähettämät pyynnöt. Toisetvoivat haluta lähettää pyynnöt suoraan. Jäsenvaltio voi myös valita vaihtoehdon, jossa tietyt viranomaiset voivatainoastaan lähettää kyselyjä mutta eivät voi vastata muista jäsenvaltioista tulleisiin pyyntöihin.

IMIssä jäsenvaltioiden eri alueet voivat myös valita omat asetuksensa, jolloin saman maan eri alueet voivat toimiajärjestelmässä eri tavoin. IMIin tehtävät asetukset voivat myös vaihdella lainsäädäntöaloittain. Tämä on hyvin tärkeää,sillä keskinäistä avunantoa koskevat säännökset ovat erilaisia eri EU-säädöksissä.

IMI-koordinaattoreilla on tärkeä tehtävä IMI-järjestelmän käynnistämisessä ja toiminnassa koko ETA-alueella. Heidäntehtävänsä voidaan jakaa hallinnollisiin tehtäviin, tukitehtäviin sekä sisältöön liittyviin koordinointitehtäviin.Lisäksi IMI-koordinaattorit voivat toimia toimivaltaisina viranomaisina ja olla näin mukana tietopyyntöjen käsittelyssäkohdissa 9–12 kuvatulla tavalla.

IMI-koordinaattorit voivat hoitaa tehtäviään järjestelmässä olevien erityistoimintojen avulla:

(1) Kiireellisyysluettelon avulla koordinaattorit voivat pysyä selvillä pyynnöistä, jotka koskevat heidänkoordinoimiaan toimivaltaisia viranomaisia. Seuraamalla luetteloa säännöllisesti koordinaattorit voivat havaitamahdolliset ongelmat ja auttaa viranomaisia löytämään niihin sopivan ratkaisun (ks. myös kohta 2.2.5).

(2) Pyynnöt, joissa olen koordinaattori -luettelossa näkyvät kaikki pyynnöt, joissa koordinaattorilla onsisältöön liittyviä tehtäviä (se on esim. mukana hyväksymis- tai siirtomenettelyssä).

(3) IMIssä on mahdollisuus lähettää sähköpostiviestejä valituille toimivaltaisille viranomaisille.Oletusarvoisesti koordinaattori voi ottaa yhteyttä viranomaisiin, jotka hän on rekisteröinyt järjestelmään taijoihin hänet on koordinaattorin ominaisuudessa linkitetty. Koordinaattori voi hakea järjestelmästä kaikki muutIMIin rekisteröidyt oman maansa toimivaltaiset viranomaiset.

Järjestelmässä on tarjolla valmiita sähköpostiviestejä. Niitä voi muokata omiin tarpeisiinsa tai laatia omanviestin lähetettäväksi yhtä aikaa kaikille tai valituille viranomaisille omassa maassa. Näin voidaan esimerkiksipyytää kaikkia viranomaisia, jotka ovat hiljattain rekisteröityneet IMIin, päivittämään tietonsa. Tämä toimintoon käytettävissä, jos käyttäjällä on paikallisen tietovastaavan oikeudet.

13 DIMIC voi hoitaa kaikkia NIMICin tehtäviä IMIssä lukuun ottamatta muiden DIMICien rekisteröintiä. Jos jäsenvaltiossa on liittovaltiorakenne, onmyös mahdollista nimittää alueellisia Super-DIMICejä, jotka voivat rekisteröidä lisää DIMICejä omalla alueellaan.

Format:

(210.00

x297.00


56

Sisä

mar

kkin

oide

ntie

toje

nvai

htoj

ärje

stel

mä

56

Koordinaattoreiden hallinnollinen/tekninen rooli20.1

IMIssä tämä toiminto/rooli antaa mahdollisuuden

tunnistaa ja rekisteröidä IMI-järjestelmässä toimivat toimivaltaiset viranomaisetú

todentaa ja validoida toimivaltaiset viranomaiset sekä hallinnoida niiden tietojaú

hyväksyä toimivaltaisen viranomaisen oikeudet tietylle lainsäädäntöalalle IMIssäú

hallinnoida rekisteröityjen toimivaltaisten viranomaisten tietoja (viranomaisen virallinen nimi, lainsäädäntöalanúasetukset ja tiedot ensimmäisestä käyttäjästä)

IMI-järjestelmään pyrkivien toimivaltaistenviranomaisten todentaminen

On mahdollista, että IMI-järjestelmää pyrkii käyttämään myös viranomaisia, joita ei ole vielä rekisteröity järjestelmään.Järjestelmän käyttö edellyttää rekisteröitymistä. Jos toimivaltainen viranomainen haluaa käyttää IMIä, sen on pyydettävärekisteröintiä ja toimitettava todentamista varten tarvittavat tiedot. Todentaminen on IMI-koordinaattoreiden tehtävä.

IMIn ensimmäisessä versiossa IMI-koordinaattorit rekisteröivät toimivaltaiset viranomaiset järjestelmään. Uusiatoimivaltaisia viranomaisia voivat rekisteröidä ainoastaan IMI-koordinaattoreita edustavat käyttäjät, joilla onpaikallisen tietovastaavan oikeudet. IMIn myöhemmissä versioissa IMI-koordinaattori voi pyytää toimivaltaisiaviranomaisia rekisteröitymään itse. Hän lähettää viranomaiselle vakiomuotoisen sähköpostiviestin, jossa on linkkirekisteröintisivulle.

Riippumatta siitä, miten viranomaisen tiedot on tallennettu järjestelmään, IMI-koordinaattori on vastuussa annettujentietojen validoinnista ja viranomaisen rekisteröinnin vahvistamisesta. Vasta tämän jälkeen viranomainen voi käyttääjärjestelmää.

Koordinaattoreiden tukitehtävät20.2

Aiemman hallinnollisen roolin lisäksi IMI-koordinaattoreiden tärkeänä tehtävänä on myös tiedottaa IMIstä ja varmistaa,että pyynnöt käsitellään hallinnollista yhteistyötä koskevien oikeudellisten velvoitteiden mukaisesti. Velvoitteisiinkuuluu

järjestää koulutusta toimivaltaisille viranomaisilleú

järjestää IMI-neuvontaa ja tukipalveluja jäsenvaltion toimivaltaisia viranomaisia edustaville käyttäjilleú

auttaa toisessa jäsenvaltiossa olevia järjestelmän käyttäjiä saamaan yhteys sopivaan toimivaltaiseen viranomaiseenú(ts. välittää pyyntöjä ko. viranomaiselle).

Sisältöön liittyvät koordinointitehtävät20.3(lainsäädäntöaloittain ja työnkuluittain)

IMI-koordinaattoreilla on lisäksi tärkeitä sisältöön liittyviä koordinointitehtäviä joissakin lainsäädäntöalojentyönkuluissa. IMI tukee useita lainsäädäntöaloja, joten on mahdollista, että jonkin direktiivin säännösten vuoksijoudutaan omaksumaan useita erilaisia työnkulkuja. Esimerkiksi palveludirektiivin osalta IMIssä on normaalintietopyyntömenettelyn lisäksi työnkulut varoitusjärjestelmää sekä yksittäistapauksessa tehtäviä poikkeuksia varten.

Tavanomaisessa tietojenvaihdossa koordinaattorin mielipidettä voidaan kysyä, jos hänen koordinoimansa toimivaltaisenviranomaisen ja toisen jäsenvaltion viranomaisen välillä on erimielisyyttä (ks. kohta 24.1). Koordinaattori voimyös päättää haluta hyväksyä koordinoimansa viranomaisen pyynnöt (ks. kohta 24.2). Viranomainen voi toimiakoordinaattorina tavanomaisessa tietopyynnössä mutta hänellä ei välttämättä ole tehtäviä muissa työnkuluissa samallalainsäädäntöalalla.

Format:

(210.00

x297.00


57

Sisä

mar

kkin

oide

ntie

toje

nvai

htoj

ärje

stel

mä

57

UUSIEN VIRANOMAISTEN REKISTERÖINTI21IMI-JÄRJESTELMÄÄN

IMIn ensimmäisessä versiossa IMI-koordinaattorit rekisteröivät toimivaltaiset viranomaiset järjestelmään. MyöhemmissäIMIn versioissa viranomaiset voivat rekisteröityä itse, ja heille on myös tarjolla sähköinen käyttöliittymä, jonka kauttaviranomaisten tietoja voidaan siirtää kansallisista tietokannoista IMIin.

Jotta käyttäjä voi rekisteröidä viranomaisen IMIin, hänen on edustettava IMI-koordinaattoria, jolla on paikallisentietovastaavan oikeudet.

NIMIC voi(laaja vastuu kaikilla lainsäädäntöaloilla)

– rekisteröidä uusia SDIMICejä– rekisteröidä uusia DIMICejä– rekisteröidä uusia toimivaltaisia viranomaisia– antaa oikeudet kaikille lainsäädäntöaloille.

SDIMIC voi(laaja vastuu kaikilla lainsäädäntöaloilla)

– rekisteröidä uusia DIMICejä– rekisteröidä uusia toimivaltaisia viranomaisia– antaa oikeudet kaikille lainsäädäntöaloille.

DIMIC voi(vastuut liittyvät yhteen tai useampaanlainsäädäntöalaan)

– rekisteröidä uusia toimivaltaisia viranomaisia– antaa oikeudet koordinoimilleen lainsäädäntöaloille.

Toimivaltaisen viranomaisen rekisteröinti IMIin21.1

Viranomaista kuvaavat tiedot21.1.1

Rekisteröinnin ensimmäisessä vaiheessa uudesta toimivaltaisesta viranomaisesta tallennetaan sitä kuvaavia tietoja.Näitä ovat muun muassa nimi, osoite, puhelinnumero, internetosoite ja viranomaisen viralliset työkielet.

Toimivaltaisen viranomaisen epävirallinen nimi21.1.2

Kullekin järjestelmään rekisteröidylle viranomaiselle annetaan epävirallinen nimi, jonka avulla järjestelmän käyttäjätvoivat paremmin löytää sopivan viranomaisen. Nimet käännetään myöhemmin kaikille EU-kielille. Kun järjestelmästätehdään hakuja, toimivaltainen viranomainen esitellään epävirallisella nimellä käyttäjän valitsemalla kielellä.

Nimiä kutsutaan epävirallisiksi, koska ne on käännetty Euroopan komissiossa kaikille virallisille EU-kielille eikä niilleole pyydetty virallista tarkastusta tai hyväksyntää viranomaisilta itseltään. Epävirallisen nimen tarkoituksena on auttaatulkitsemaan haun tulosta. Epävirallisen nimen muodostamisen periaatteet:

sen on ilmaistava yksiselitteisesti viranomaisen rooliú

sen on oltava riittävän lyhytú

se ei saa olla lyhenneú

sen ei tarvitse sisältää jäsenvaltion nimeä.ú

Format:

(210.00

x297.00


58

Sisä

mar

kkin

oide

ntie

toje

nvai

htoj

ärje

stel

mä

58

Kielet, joita viranomainen ymmärtää – tärkeä tieto!

IMI tarjoaa eri maissa toimiville järjestelmän käyttäjille useita mahdollisuuksia viestiä toistensa kanssa yli kielirajojen.Järjestelmässä on kattava luettelo tietokenttiä ja kysymyksiä/vastauksia kaikilla virallisilla EU-kielillä (paitsi iiriksi).Lisäksi käyttäjät voivat saada tietopyyntöjen sisältämistä vapaamuotoisista kommenteista konekäännöksen. Tämäkäännösohjelma ei kuitenkaan kata kaikkia kielipareja (lisätietoa kohdassa 13).

On siis tärkeää, että järjestelmään tallennetaan tieto kaikista kielistä, joita viranomainen ymmärtää. Tämä auttaakäyttäjää valitsemaan mahdollisimman sopivan kielen, kun hän haluaa lisätä vapaamuotoisen kommentin johonkinIMI-pyyntöön tai päättää ottaa yhteyttä viranomaiseen sähköpostitse. Lisäksi järjestelmästä on mahdollista nähdätyökielet käyttäjäkohtaisesti. Kielet ilmoitetaan uuden käyttäjän rekisteröinnin yhteydessä.

Toimivaltaisen viranomaisen toimivallan alojen kuvaus21.1.3

Järjestelmässä olisi kuvattava jokaisen uuden rekisteröitävän viranomaisen toimivallan aloja, jotta IMIn käyttäjätvoisivat löytää sopivan viranomaisen toisesta jäsenvaltiosta.

Rekisteröinnin yhteydessä IMI-koordinaattoria pyydetään määrittelemään rekisteröitävälle viranomaiselletoiminta-ala(t) ja talouden ala(t). Kun viranomainen kirjautuu järjestelmään ensimmäistä kertaa, se voi tarkastaavalitut toiminta-alat ja talouden alat ja päivittää niitä tarvittaessa (ks. kohta 16).

Tiedot toimivaltaisen viranomaisen ensimmäisestä käyttäjästä21.1.4

Järjestelmään on tallennettava tiedot toimivaltaista viranomaista edustavasta ensimmäisestä käyttäjästä. Tarvittaviatietoja ovat nimi, työkieli, puhelinnumero ja sähköpostiosoite. Viranomaista edustavalle ensimmäiselle käyttäjälleannetaan oletuksena kaikki käyttäjäoikeudet.

IMI-järjestelmä ehdottaa ensimmäiselle käyttäjälle automaattisesti käyttäjätunnusta, joka koostuu etunimestä jasukunimestä. Rekisteröinnin tekijän on ilmoitettava ensimmäiselle käyttäjälle hänen IMI-käyttäjätunnuksensa.

Viranomaista edustavan ensimmäisen käyttäjän sähköpostiosoite voi olla sama kuin rekisteröitävän viranomaisen.Myöhemmin rekisteröitävillä käyttäjillä on kuitenkin oltava oma sähköpostiosoite. Tämä on tärkeää turvallisuussyistä.

Ensimmäinen rekisteröity käyttäjä saa kaksi automaattista sähköpostiviestiä. Ensimmäisessä viestissä kerrotaan,miten IMI-järjestelmään kirjaudutaan. Toisessa viestissä on väliaikainen salasana ja selvitys siitä, mitä toimenpiteitäensimmäisen IMIin kirjautumisen yhteydessä on toteutettava (ks. kohta 7).

Format:

(210.00

x297.00


59

Sisä

mar

kkin

oide

ntie

toje

nvai

htoj

ärje

stel

mä

59

Olen ensimmäinen käyttäjä – miten pääsen käyttämään IMIä?

IMI-järjestelmä ehdottaa automaattisesti käyttäjätunnusta rekisteröitävää viranomaista edustavalle järjestelmänensimmäiselle käyttäjälle. Viranomaisen rekisteröivän IMI-koordinaattorin tehtävänä on ilmoittaa ensimmäisellekäyttäjälle hänen käyttäjätunnuksensa.

Käyttäjätunnus on toimitettava käyttäjälle erikseen, sopivalla ja turvallisella tavalla (puhelimitse, kirjeitse, turvapostillatms.). Ensimmäinen käyttäjä toimii viranomaisen ensimmäisenä yhdyshenkilönä, joten on erittäin tärkeää, että hän saakäyttäjätunnuksen.

Yhdyshenkilölle lähetetään IMI-järjestelmästä automaattisesti väliaikainen salasana 48 tuntia kirjautumisesta(yhdyshenkilön sähköpostiosoitteeseen). Muut eivät näe salasanaa. Uusi käyttäjä voi kirjautua järjestelmään, kunhänellä on sekä käyttäjätunnus että väliaikainen salasana.

Lainsäädäntöala(t), jo(i)lla viranomaisella on toimivalta21.1.5

IMI-järjestelmän tarkoituksena on tukea hallinnollista yhteistyötä ja tietojenvaihtoa eri lainsäädäntöaloilla. Kunuusi toimivaltainen viranomainen rekisteröidään, on myös valittava, mille lainsäädäntöalalle sille annetaan IMIssäoikeudet.

Antaakseenoikeudet koordinaattorilla onoltava koordinointirooli kyseisellä lainsäädäntöalalla.Näin ammattipätevyydentunnustamisen alalle valtuutettu IMI-koordinaattori ei voi antaa oikeuksia palvelujen alalle, ellei hän ole myös DIMICtällä alalla. SDIMICillä ja NIMICillä on laaja yleinen toimivalta, ja he voivat myöntää oikeudet kaikille IMIin sisältyvillelainsäädäntöaloille.

Yleistietoa valituista lainsäädäntöaloista21.1.6

Toimivaltaisen viranomaisen toiminnasta kullakin lainsäädäntöalalla tarvitaan tarkempia tietoja (vrt. toiminta-alat jatalouden alat, kohta 16.2). IMIssä on avainsanaluettelo, josta voi valita sopivimmat sanat kuvaamaan viranomaisenvastuualaa tietyllä lainsäädäntöalalla.

Ammattipätevyyden tunnustamisen alalla on valittava viranomaisen toimivallan alaan kuuluvat ammatit.

Linkitetyt viranomaiset21.1.7

Rekisteröitävään toimivaltaiseen viranomaiseen voidaan myös haluta linkittää muita viranomaisia lainsäädäntöaloittain.Ne voivat tällöin nähdä yleistiedot rekisteröitävän viranomaisen lähettämistä ja vastaanottamista pyynnöistä.

Tämä yleiskatsaus pyynnöistä sisältää tietoa tietojenvaihdon osapuolina olevista viranomaisista, pyynnön tilan, pyynnönnumeron sekä lainsäädäntöalan.

Toimivaltaisen viranomaisen käyttäjäasetukset yhdellä tai useammalla valitulla21.1.8lainsäädäntöalalla

Jos viranomainen on toimivaltainen usealla lainsäädäntöalalla, asetukset on tehtävä kullekin alalle erikseen. Asetuksillamääritellään, miten viranomainen käsittelee tietopyyntöjä. Näin eri jäsenvaltiot ja niiden viranomaiset voivat soveltaaomia toimintatapojaan.

Seuraavia asetuksia voi vaihtaa ainoastaan koordinaattori, ei toimivaltainen viranomainen itse. Vastaukset seuraaviinkysymyksiin voivat samalla viranomaisella vaihdella lainsäädäntöaloittain. Lisätietoa asetuksista on kohdassa 17.2.

Format:

(210.00

x297.00


60

Sisä

mar

kkin

oide

ntie

toje

nvai

htoj

ärje

stel

mä

60

(1) Onko koordinaattorin hyväksyttävä tämän viranomaisen pyynnöt/vastaukset tällä lainsäädäntöalallaennen niiden lähettämistä? (OLETUS = EI)

(2) Onko tällä viranomaisella poikkeuksellisesti lupa kieltäytyä vastaanottamasta toisesta jäsenvaltiostatullutta pyyntöä? (OLETUS = EI)

(3) Onko tällä viranomaisella oikeus hyväksyä muista jäsenvaltioista tulevat pyynnöt? (OLETUS = KYLLÄ)

Rekisteröitymisen jälkeen toimivaltaisen viranomaisen on tehtävä itse kaksi lisäasetusta. Näitä asetuksia koordinaattoriei voi muuttaa:


(5) Antaako tämä viranomainen koordinaattorin nähdä pyyntönsä kokonaisuudessaan, jos koordinaattorintoimia tarvitaan? (OLETUS = EI)

Koordinaattorin valinta – oikeuksien antaminen lainsäädäntöalalle ja viranomaisen tietojen21.1.9hallinta

Koordinaattori, joka vastaa viranomaista kuvaavien tietojen hallinnasta, on oletusarvoisesti sama koordinaattori,joka on rekisteröinyt viranomaisen.

Koordinaattori, joka voi antaa viranomaiselle oikeudet tietylle lainsäädäntöalalle, on oletusarvoisesti samakoordinaattori, joka on rekisteröinyt viranomaisen. Edellytyksenä kuitenkin on, että koordinaattorilla itsellään onoikeudet ko. lainsäädäntöalalle.

Lainsäädäntöalalle oikeudet antavaa koordinaattoria voi muuttaa, jos viranomaisen rekisteröinyt IMI-koordinaattori ei olesama kuin hän, joka on valittu koordinoimaan viranomaisen IMI-toimintoja tietyllä lainsäädäntöalalla. Viranomaisenon esimerkiksi voinut rekisteröidä kansallinen IMI-koordinaattori, mutta ammattipätevyyden tunnustamisen alallevaltuutettu IMI-koordinaattori on voitu valita koordinoimaan viranomaisen pyyntöjä kyseisellä lainsäädäntöalalla.

Kun IMIin lisätään muita lainsäädäntöaloja, on mahdollista, että viranomaisella voi olla kaksi eri koordinaattoriakahdelle lainsäädäntöalalle sen lisäksi, että sen tietoja hallinnoi vielä eri koordinaattori.

IMI-koordinaattoreiden rekisteröinti21.1.10

Toimivaltaisella viranomaisella on oltava vähintään yksi koordinaattori, joka voidaan linkittää tietopyyntöön ja joka voi senjälkeen osallistua siirto- tai hyväksymismenettelyyn. Oletuksena on, että koordinaattori, joka on antanut oikeudettietylle lainsäädäntöalalle, on viranomaisen linkitetty koordinaattori kyseisellä lainsäädäntöalalla.Viranomainen voi siis olla linkitetty ko. viranomaisen tietopyyntöön. Tietopyyntöön voidaan linkittää myös lisääkoordinaattoreita. Oletuksena oleva linkitetty koordinaattori voi päättää poistaa oman linkityksensä. Tämä on mahdollista,jos viranomaisella on vähintään yksi muu linkitetty koordinaattori.

Format:

(210.00

x297.00


61

Sisä

mar

kkin

oide

ntie

toje

nvai

htoj

ärje

stel

mä

61

IMI-koordinaattoreiden rekisteröinti21.2

Valtuutettu IMI-koordinaattori (DIMIC) ja valtuutettu pääkoordinaattori (SDIMIC) rekisteröidään pääsääntöisestisamalla tavoin kuin varsinainen toimivaltainen viranomainen. Joitakin eroja kuitenkin on.

Nimeämiskäytäntö21.2.1

IMI-koordinaattoreita rekisteröidessä olisi noudatettava seuraavaa nimeämiskäytäntöä:

Kansallisen IMI-koordinaattorin (NIMIC) rekisteröi Euroopan komissio jäsenvaltioilta saamiensa tietojen perusteella.Kansallinen IMI-koordinaattori rekisteröidään viranomaisen virallisella nimellä, jonka perään merkitään sulkuihinlyhenne NIMIC. Kansallisen IMI-koordinaattorin nimessä ei tarvitse mainita jäsenvaltion nimeä. Esimerkki: Talous- jatyöministeriö (NIMIC).

Valtuutettu pääkoordinaattori eli Super-DIMIC (SDIMIC) on vastuussa kaikista lainsäädäntöaloista alueellaan. Super-DIMIC rekisteröidään viranomaisen virallisella nimellä, jonka perään merkitään sulkuihin lyhenne SDIMIC. Esimerkki:Innenministerium Baden-Württemberg (SDIMIC).

Valtuutetut IMI-koordinaattorit (DIMIC) rekisteröi NIMIC tai Super-DIMIC. Valtuutettu IMI-koordinaattori rekisteröidäänviranomaisen virallisella nimellä. Nimeen ei kuitenkaan lisätä DIMIC-lyhennettä, sillä IMIin rekisteröidyllä viranomaisellavoi olla eri tehtäviä eri lainsäädäntöaloilla. Esimerkiksi viranomainen, joka on DIMIC ammattipätevyyden tunnustamisenalalla, voi olla varsinainen toimivaltainen viranomainen palvelujen alalla. Olisi sen vuoksi harhaanjohtavaa mainitaDIMIC nimen osana.

Lainsäädäntöalojen käyttäjäasetukset21.2.2

Kun DIMIC tai SDIMIC rekisteröidään, asetukset on tehtävä kullekin viranomaisen koordinoimalle lainsäädäntöalalleerikseen. Asetuksia on useita. Lisätietoa asetuksista on kohdassa 17.2.

(1) Osallistuuko koordinaattori siirtomenettelyyn, jossa sen koordinoimia viranomaisia on mukana? (OLETUS =KYLLÄ)

(2) Haluaako koordinaattori hyväksyä jonkin koordinoimansa viranomaisen pyynnöt ennen niiden lähettämistä?(OLETUS = EI)

(3) Haluaako koordinaattori hyväksyä jonkin koordinoimansa viranomaisen vastaukset ennen niidenlähettämistä? (OLETUS = EI)

Kun IMI-koordinaattori on rekisteröity, hän voi muuttaa asetuksiaan. Rekisteröinnin jälkeen ilmestyy yksi lisäasetus,jonka IMI-koordinaattori voi muuttaa itse.


Lainsäädäntöalalle oikeudet antavan koordinaattorin valinta21.2.3

Koordinaattori, joka vastaa viranomaista kuvaavien tietojen hallinnasta, on oletusarvoisesti sama koordinaattori,joka on rekisteröinyt viranomaisen. Kun IMI-koordinaattori rekisteröidään, hänen tietojensa hallinnasta vastaavankoordinaattorin on oltava korkeamman tason koordinaattori. Esim. DIMICillä SDIMIC tai NIMIC ja SDIMICillä NIMIC.

Järjestelmään on myös nimettävä koordinaattori, joka on vastuussa oikeuksien antamisesta tietylle lainsäädäntöalalle.Tällaisen koordinaattorin on oltava NIMIC tai SDIMIC. Koordinaattori, joka antaa IMI-koordinaattoreille oikeudet tietyllelainsäädäntöalalle, ei ole mukana koordinaattoreiden lähettämien pyyntöjen käsittelyssä, toisin kuin toimivaltainenviranomainen.

Format:

(210.00

x297.00


62

Sisä

mar

kkin

oide

ntie

toje

nvai

htoj

ärje

stel

mä

62

Oikeuksien antaminen uudelle lainsäädäntöalalle –21.3viranomainen, joka on jo rekisteröitynyt IMIin

IMI on suunniteltu yhtenäiseksi tietojenvaihtojärjestelmäksi, jolla voidaan tukea useissa sisämarkkinalainsäädännönsäännöksissä edellytettyä hallinnollista yhteistyötä. Se sisältää yhden ainoan toimivaltaisten viranomaisten tietokannan,jota käytetään eri lainsäädäntöalojen sovelluksiin. Riittää, että toimivaltainen viranomainen rekisteröidään IMIin kerran.Sen jälkeen se voi saada oikeudet eri lainsäädäntöaloille.

Lainsäädäntöalan oikeuksia ei kuitenkaan saa automaattisesti. Kun toimivaltainen viranomainenrekisteröidään IMIin ensimmäisen kerran, IMI-koordinaattorin on määriteltävä, mille lainsäädäntöaloille sille annetaanoikeudet. Voidakseen antaa oikeudet koordinaattorilla on oltava koordinointitehtävät kyseisellä lainsäädäntöalalla.Näin ammattipätevyyden tunnustamisen alalle valtuutettu IMI-koordinaattori ei voi antaa oikeuksia palvelujen alalle,ellei hän ole DIMIC tällä alalla. SDIMICillä ja NIMICillä on laaja yleinen vastuu, ja he voivat myöntää oikeudet kaikilleIMIin sisältyville lainsäädäntöaloille.

Kun viranomainen on kerran rekisteröity IMIin, sen vastuisiin voidaan lisätä uusia lainsäädäntöaloja. Esimerkki:Talousministeriö on rekisteröity toimivaltaiseksi viranomaiseksi ammattipätevyyden tunnustamisen alalla. Jos palvelujenalasta vastaava koordinaattori haluaa myöntää talousministeriölle oikeudet myös palvelujen alan sovellukseen, hänenei tarvitse enää rekisteröidä viranomaista toista kertaa. Viranomaisella voi olla eri tehtäviä eri lainsäädäntöaloilla.Talousministeriö voi esimerkiksi olla toimivaltainen viranomainen ammattipätevyyden tunnustamisen alalla ja DIMICpalvelujen alalla.

Kun IMI-koordinaattori myöntää viranomaiselle oikeudet uudelle lainsäädäntöalalle, on tarpeen myös antaa lisätietojaja päättää asetuksista kyseisellä lainsäädäntöalalla.

Sen jälkeen, kun oikeudet on myönnetty, järjestelmä antaa automaattisesti kaikki uuden lainsäädäntöalankäyttäjäoikeudet viranomaisen paikalliselle tietovastaavalle. Paikallinen tietovastaava voi sen jälkeen hallita kaikkienviranomaista edustavien käyttäjien käyttäjäprofiileja ja varmistaa, että järjestelmää käytetään tehokkaasti kaikillalainsäädäntöaloilla, joille sillä on oikeudet. Vanhoille käyttäjille (esim. pyynnön käsittelijä) voi esimerkiksi myöntäälisäoikeuksia, tai uudelle lainsäädäntöalalle voi rekisteröidä uusia käyttäjiä, joilla on pyynnön käsittelijän oikeudet.

Format:

(210.00

x297.00


63

Sisä

mar

kkin

oide

ntie

toje

nvai

htoj

ärje

stel

mä

63

OMAN VIRANOMAISEN KOORDINOIMIEN22VIRANOMAISTEN TIETOJEN HALLINTA

IMIssä yleisperiaatteena on, että kukin viranomainen on vastuussa omien tietojensa hallinnasta. IMI-koordinaattorinpaikallinen tietovastaava voi kuitenkin hallinnoida koordinoimiensa viranomaisten tietoja. Paikallinen tietovastaavahallinnoi seuraavia tietoja:

(1) Viranomaisen nimi, epävirallinen nimi, kielet, sähköpostiosoite (johon suurin osa IMI-järjestelmänautomaattisista sähköposti-ilmoituksista lähetetään) sekä yhteystiedot

(2) Toimivallan alat – toiminta-alojen tai talouden alojen lisääminen ja poistaminen

NIMICien ja SDIMICien käyttäjäprofiileissa on valmiina kaikki toimivallan alat, koska heillä on laaja yleinentoimivalta.

(3) Lainsäädäntöalan käyttäjäasetukset

Jos käyttäjä koordinoi varsinaista toimivaltaista viranomaista, hän voi päivittää viranomaiseen liittyviäavainsanoja kullakin lainsäädäntöalalla.

Lisäksi hän voi muuttaa seuraavia viranomaisen asetuksia:

Onko koordinaattorin hyväksyttävä viranomaisen tietopyynnöt ennen niiden lähettämistä tai niihinúvastaamista? (OLETUS = EI)

Onko viranomaisella oikeus kieltäytyä vastaanottamasta muista jäsenvaltioista tulevia pyyntöjä?ú(OLETUS = EI)

Onko viranomaisella oikeus hyväksyä muista jäsenvaltioista tulevat pyynnöt (ú OLETUS = KYLLÄ) vai onkosillä ainoastaan oikeus lähettää tietopyyntöjä?

Jos käyttäjä (SDIMIC tai DIMIC) koordinoi koordinaattoria, hän voi muuttaa seuraavia koordinaattorinasetuksia:

Osallistuu siirtomenettelyyn (ú OLETUS = KYLLÄ).

Hyväksyy toimivaltaisen viranomaisen pyynnöt ennen niiden lähettämistä (ú OLETUS = EI).

Hyväksyy toimivaltaisen viranomaisen vastaukset ennen niiden lähettämistä (ú OLETUS = EI).

(4) Lainsäädäntöalan oikeuksien antaminen tai niiden poistaminen

(5) IMI-koordinaattorin paikallisen tietovastaavan tehtäviin kuuluu myös hänen koordinoimiensa viranomaistenpaikallisten tietovastaavien salasanan palauttaminen, jos salasana tai turvakoodi unohtuu.

Format:

(210.00

x297.00


64

Sisä

mar

kkin

oide

ntie

toje

nvai

htoj

ärje

stel

mä

64

YLEISKATSAUS KÄYTTÄJÄN23KOORDINOIMIEN VIRANOMAISTENPYYNNÖISTÄ

IMI-koordinaattoreiden tärkeänä tehtävänä on varmistaa, että pyyntöihin vastataan ajallaan. Järjestelmän toimivuudentakaamiseksi koordinaattorit voivat haluta tarkistaa säännöllisesti luettelon pyynnöistä, joissa heidän koordinoimansaviranomaiset ovat osallisina. Näin he saavat tietoa mahdollisista ongelmatilanteista (esim. viranomainen ei reagoiuuteen pyyntöön kohtuullisessa ajassa) ja voivat ryhtyä asianmukaisiin toimiin.

Koordinaattorit voivat nähdä kaikki koordinoimiensa viranomaisten lähettämät ja vastaanottamat pyynnöt luettelossaMuiden viranomaisten pyynnöt. Lisäksi kiireellisyysluettelossa eritellään kaikki pyynnöt, jotka vaativat toimivaltaisiltaviranomaisilta pikaisia toimia (ks. kohta 8.2.5).

Toimivaltaisilla viranomaisilla voi olla useita syitä siihen, miksi ne eivät käsittele saamaansa pyyntöä. Ne eivät ehkä tiedä,että uusi pyyntö on tullut tai miten sitä olisi käsiteltävä. Jos pyyntöä ei käsitellä kohtuullisessa ajassa, koordinaattorinon selvitettävä ongelmaa.

KAHDEN VIRANOMAISEN VÄLISEEN24TIETOJENVAIHTOON OSALLISTUMINEN

IMI-järjestelmään sisältyy varmistusmenettely, jolla varmistetaan tarvittaessa, että pyyntöihin vastataanasianmukaisesti.

Siirtomenettely24.1

Jos pyynnön esittävä viranomainen saa vastauksen, johon se ei ole tyytyväinen, se voi pyytää lisätietoja. Jos pyyntöönvastaava viranomainen ilmoittaa, että lisätietoja ei ole saatavissa, mutta pyynnön esittänyt viranomainen on erimieltä, se voi pyytää mielipidettä sekä omalta että pyynnön vastaanottaneen viranomaisen IMI-koordinaattorilta. Tätäkutsutaan siirtomenettelyksi.

IMI-koordinaattori voi päättää, osallistuuko hän siirtomenettelyyn. Mahdollisuus osallistua siirtomenettelyyn määritelläänkoordinaattoria koskevilla lainsäädäntöalan asetuksilla. Asetuksia voi muuttaa paikallinen tietovastaava. Oletuksenaon, että koordinaattori osallistuu siirtomenettelyyn (ks. kohta 17.2).

Jotta tämä koordinointitehtävä voidaan hoitaa, koordinaattorin on annettava siirron käsittelijän oikeudet ainakin yhdellekäyttäjälle. Tämä käyttäjä on vastuussa koordinaattorin edustamalle viranomaiselle siirrettyjen pyyntöjen käsittelystä.Pyynnöt voivat olla joko oman tai toisen jäsenvaltion toimivaltaisilta viranomaisilta.

Siirretyn pyynnön käsittely – pyynnön on siirtänyt oman jäsenvaltion viranomainen24.1.1

Jos IMI-koordinaattorin asetuksiin on määritelty, että hän osallistuu siirtomenettelyyn, hän voi joutua käsittelemäänsiirtoja, joissa hänen koordinoimansa viranomainen on osallisena.

Toimivaltainen viranomainen voi päättää pyytää koordinaattoria auttamaan tyydyttävän vastauksen saamisessa, kunpyynnön vastaanottanut viranomainen ilmoittaa, että lisätietoa ei ole saatavissa. Pyynnön esittänyt viranomainen voijoko hyväksyä, että lisätietoa ei ole saatavissa, tai se voi ilmaista erimielisyytensä ja siirtää pyynnön koordinaattorilleentiedustellakseen tämän mielipidettä (ks. myös kohta 9.3).

Format:

(210.00

x297.00


65

Sisä

mar

kkin

oide

ntie

toje

nvai

htoj

ärje

stel

mä

65

Koordinaattori on tällöin siirron käsittelijä. IMI-koordinaattoria edustava siirron käsittelijä arvioi pyynnön ja vastauksenja ilmoittaa mielipiteensä siitä, onko vastaus tyydyttävä.

Jos siirron käsittelijä on samaa mieltä siitä, että vastaus ei ole tyydyttävä, hän siirtää pyynnön takaisin pyynnönúvastaanottaneeseen jäsenvaltioon.

Jos siirron käsittelijä on eri mieltä pyynnön esittäjän kanssa ja katsoo, että vastaus on tyydyttävä, hän voi lopettaaúpyynnön käsittelyn, jolloin pyynnön tilaksi tulee Pyynnön käsittely lopetettu, lisätietoja ei saatavissa.

Siirretyn pyynnön käsittely – pyynnön on siirtänyt toisen jäsenvaltion viranomainen24.1.2

Jos pyynnön esittäjän koordinaattori on samaa mieltä edustamansa viranomaisen kanssa siitä, että käyttäjänkoordinoiman toimivaltaisen viranomaisen antama vastaus ei ole tyydyttävä, pyyntö siirretään pyynnön vastaanottajankoordinaattorille vastaanottavaan jäsenvaltioon. Tällöin pyynnön tilaksi tulee Pyyntö siirretty pyynnön vastaanottajankoordinaattorille. Samoin toimitaan, jos pyynnön esittäjän koordinaattori ei hyväksy siirrettyjä pyyntöjä.

Jos käyttäjän edustama viranomainen hyväksyy siirretyt pyynnöt, viranomaisen siirron käsittelijä arvioi pyynnön javastauksen ja ilmoittaa mielipiteensä siitä, onko vastaus tyydyttävä.

Jos käyttäjä on samaa mieltä siitä, että vastaus ei ole tyydyttävä, hän palauttaa pyynnön koordinoimalleenúvastaanottavalle viranomaiselle ja pyytää sitä toimittamaan tarvittavat lisätiedot. Pyyntö asetetaan tällöin tilaanPyynnön käsittely kesken, lisätietoja pyydetty (ks. myös kohta 10.4).

Jos käyttäjä on eri mieltä pyynnön esittäjän kanssa ja katsoo, että vastaus on tyydyttävä, hän voi lopettaa pyynnönúkäsittelyn, jolloin pyynnön tilaksi tulee Pyynnön käsittely lopetettu, lisätietoja ei saatavissa.

Huom. Jos kummankaan osapuolen koordinaattori ei osallistu siirtomenettelyyn, nämä vaiheet ohitetaan, ja pyyntöpalautetaan suoraan pyynnön vastaanottaneelle viranomaiselle. Sen tilaksi tulee Pyynnön käsittely kesken, lisätietojapyydetty (ks. myös kohta 10.4).

Lisätietojen pyytäminen

Järjestelmässä on oletuksena, että IMI-koordinaattori näkee vain yleiskatsauksen siirretystä pyynnöstä. Yleiskatsauksessakoordinaattori ei voi nähdä perusteluja siihen, miksi pyyntöön vastaava viranomainen kieltäytyy lisätietopyynnöstä taimiksi pyynnön esittänyt viranomainen ei hyväksy tätä. Jos koordinaattori haluaa nähdä nämä tiedot, hänen on siirronkäsittelijänä otettava yhteyttä edustamaansa toimivaltaiseen viranomaiseen.

Toimivaltainen viranomainen voi tällöin muuttaa asetuksia ja antaa koordinaattorille oikeuden nähdä kaikki pyynnöntiedot silloin, kun pyyntö siirretään koordinaattorille. Koordinaattori voi sen jälkeen nähdä kaikki muut paitsihenkilötiedot.

Vaikka koordinaattorilla on nyt täydet oikeudet tarkastella pyyntöä, hän ei koskaan voi nähdä pyynnön kohteenhenkilötietoja. Nämä tiedot voivat nähdä vain tietojenvaihtoon osallistuvan toimivaltaisen viranomaisen pyynnönkäsittelijät.

On mahdollista, että toimivaltainen viranomainen ei mielellään näytä siirrettyjen pyyntöjen yksityiskohtiakoordinaattoreille muulloin kuin poikkeustapauksissa. Tässä tapauksessa viranomainen voi halutessaan lähettäälisätietoja pyynnöstä/vastauksesta muutoin kuin järjestelmän kautta, eikä koordinaattorin IMI-asetuksia muuteta.

Format:

(210.00

x297.00


66

Sisä

mar

kkin

oide

ntie

toje

nvai

htoj

ärje

stel

mä

66

Pyyntöjen ja vastausten hyväksyminen24.2

Joissakin jäsenvaltioissa koordinaattori voi haluta tarkistaa ja hyväksyä koordinoimiensa viranomaisten pyynnötja vastaukset. Tarkistamis- ja hyväksymismenettely määritellään koordinaattorin ja toimivaltaisten viranomaistenasetuksilla. Ensimmäisellä asetuksella määritellään, haluaako koordinaattori osallistua hyväksymismenettelyyn, jatoisella se, minkä toimivaltaisten viranomaisten pyynnöt se haluaa hyväksyä. Käytännössä koordinaattori voi hyväksyäjoidenkin, mutta ei kaikkien koordinoimiensa viranomaisten pyynnöt ja/tai vastaukset.

Rekisteröidessään toimivaltaista viranomaista IMIin koordinaattori voi määritellä, että hän haluaa hyväksyä kyseisenviranomaisen pyynnöt ja/tai vastaukset. Tämä merkitsee sitä, että ko. viranomaisen pyyntöjä/vastauksia ei lähetetätoiselle viranomaiselle, ennen kuin koordinaattori on hyväksynyt ne.

Pyyntöjä/vastauksia ei kuitenkaan lähetetä koordinaattorille hyväksyttäviksi, ennen kuin hän on tehnyt pyyntöjen javastausten hyväksyntää koskevat asetukset. Jos koordinaattorin asetuksissa ei määritellä, että hän haluaa hyväksyäpyynnöt/vastaukset, ne lähtevät automaattisesti toiselle viranomaiselle ilman hyväksyntää (lisätietoa lainsäädäntöalanasetuksista kohdassa 17).

Jotta tämä koordinointitehtävä voidaan hoitaa, koordinaattorin on annettava siirron käsittelijän oikeudet ainakin yhdellekäyttäjälle. Sen lisäksi, että tältä käyttäjältä voidaan siirtomenettelyn yhteydessä kysyä mielipidettä, hänen tehtäviinsäkuuluu myös pyyntöjen hyväksyminen (lisätietoa käyttäjätietojen hallinnasta kohdassa 18).

Käyttäjän koordinoiman toimivaltaisen viranomaisen esittämän uuden pyynnön24.2.1hyväksyminen

Kun pyyntö kaipaa koordinaattorin hyväksyntää, se lähetetään ko. koordinaattorin siirron käsittelijöille tarkasteltavaksi.Siirron käsittelijät saavat asiasta automaattisen sähköpostiviestin, ja he voivat nähdä uuden pyynnön tehtäväluettelossaan.Siirron käsittelijä voi joko hyväksyä tai hylätä pyynnön. Jos pyyntö hyväksytään, se lähetetään pyynnön vastaanottavalleviranomaiselle tilassa Pyyntö lähetetty, odottaa hyväksyntää. Jos pyyntö hylätään, siirron käsittelijän on esitettävä perusteethylkäämiselle ja pyynnön tilaksi tulee Koordinaattori ei hyväksynyt pyyntöä. Pyynnön esittävä viranomainen voi muokatatai muuttaa pyyntöä, lähettää sen uudelleen hyväksyttäväksi koordinaattorilleen tai lopettaa sen käsittelyn.

Käyttäjän koordinoiman toimivaltaisen viranomaisen antaman vastauksen hyväksyminen24.2.2

Kun vastaus kaipaa koordinaattorin hyväksyntää, se lähetetään yhdelle tai useammalle ko. koordinaattorin siirronkäsittelijälle tarkasteltavaksi. Siirron käsittelijä saa asiasta automaattisen sähköpostiviestin, ja hän voi nähdä uudenpyynnön tehtäväluettelossaan. Siirron käsittelijä voi joko hyväksyä tai hylätä vastauksen. Jos vastaus hyväksytään, selähetetään pyynnön esittäneelle viranomaiselle tilassa Pyynnön käsittely kesken, osa tiedoista toimitettu (jos kyseessäon osavastaus) tai Pyynnön käsittely kesken, tiedot toimitettu (jos kyseessä on täydellinen vastaus). Jos vastaus hylätään,siirron käsittelijän on esitettävä perusteet hylkäämiselle ja pyynnön tilaksi tulee Koordinaattori ei hyväksynyt vastausta.Pyynnön vastaanottava viranomainen voi muokata tai muuttaa vastausta ja lähettää sen uudelleen hyväksyttäväksikoordinaattorilleen.

Huom. Jos koordinaattori käyttää allokointia, pyyntö, joka odottaa koordinaattorin hyväksyntää ensimmäistä kertaa,näkyy alun perin allokoijan tehtäväluettelossa. Allokoija saa asiasta myös automaattisen sähköposti-ilmoituksen. Senjälkeen kun allokoija on kohdentanut pyynnön yhdelle tai useammalle siirron käsittelijälle, pyyntö ilmaantuu heidäntehtäväluetteloonsa ja heille lähetetään siitä automaattinen sähköposti-ilmoitus.

Format:

(210.00

x297.00


Format:

(210.00

x297.00


Format:

(210.00

x297.00


Documents

Esittely 3 OSA 1 – YLEISKATSAUS IMIN …ec.europa.eu/internal_market/imi-net/docs/user_handbook...1 Esittely 3 OSA 1 – YLEISKATSAUS IMIN TOIMINTAAN5 1 Mikä IMI-järjestelmä on?