Embed Size (px)
Citation preview
EVALUERING AV UNIVERSITETSBIBLIOTEKET
RAPPORT 1. august 2016
2
Forsiden: Fra arrangementet Forskning i front. Frank Aarebrot foreleser i Bibliotek for humaniora.
Foto: UB.
3
Innhold
Innhold ................................................................................................. 3
Forord ..................................................................................................... 9
Prosjektorganisering ............................................................................ 10
Oppdragsgiver ...................................................................................................................... 10 Prosjekteiere ......................................................................................................................... 10 Prosjektleder ......................................................................................................................... 10 Prosjektstøtte ........................................................................................................................ 10 Styringsgruppen.................................................................................................................... 10
Referansegruppen ................................................................................................................. 10 Brukergruppen ...................................................................................................................... 10
Delprosjektgruppene ............................................................................................................ 11 Publikumstjenester ........................................................................................................... 11
Undervisning og veiledning ............................................................................................. 11
Forskningsstøtte ............................................................................................................... 11
Samlinger ......................................................................................................................... 11
Formidling ........................................................................................................................ 11
Administrative tjenester ................................................................................................... 11
Begrep og forkortelser ......................................................................... 12
Forkortelser brukt i Universitetsbiblioteket ......................................................................... 12
Definisjoner av fagreferenttittelen og bibliotekartitler ......................................................... 12 Andre forkortelser og definisjoner ....................................................................................... 13
1 - Hovedfunn og overordnet anbefaling .................................... 16
1.1 Mandat ........................................................................................... 16
1.2 Evalueringsprosessen – delprosjekter, høring og sammenfatning 16
1.3 Rapportens hovedfunn og anbefalte innsatspunkter ..................... 17
1.3.1 Anbefalte innsatspunkter ............................................................ 18
Styrket koordinering av funksjoner mellom enhetene ved UB ............................................ 18
Utarbeidelse av felles praksis for enhetene .......................................................................... 18 Sikre forankring i organisasjonen for UBs forskningsstøttetjenester ................................... 18
Utvikling av digitale læringsformer og standardiserte løsninger for undervisning og veiledning ... 19 Økt digitalisering og elektronisk levering ............................................................................ 19 Økt digitalisering og omdisponering av areal ...................................................................... 19 Ressursallokering til formidlingsaktivitet ............................................................................ 19 Vurdere rutiner for litteraturkjøp .......................................................................................... 19
Systematisert kartlegging av brukernes behov og preferanser ............................................. 19 Tydeliggjøre roller i UBs administrasjon ............................................................................. 19
4
1.4 Sluttord ........................................................................................... 20
2 - Publikumstjenester .......................................................... 21
2.1 Innledning ...................................................................................... 21
2.2 Deskriptiv del ................................................................................. 22
2.2.1 Bemanning og kompetanse i skranken ........................................................................ 22 2.2.2 Bemanning av skranken .......................................................................................... 23
2.2.3 Kompetanse i skranken ........................................................................................... 23
2.2.4 Oppgaver og utførelse i skranken ............................................................................ 25
2.2.5 Ettermiddags- og lørdagsvakter............................................................................... 25
2.3 Tilgjengelighet ............................................................................... 25
2.3.1 Åpningstider ................................................................................................................ 26 2.3.2 Telefon......................................................................................................................... 26
2.3.3 E-post........................................................................................................................... 27 2.3.4 Chat ............................................................................................................................. 27 2.3.5 Andre kanaler .............................................................................................................. 27
2.4 Dokumentlevering ......................................................................... 27
2.4.1 Kartlegging av praksis på de ulike enhetene ............................................................... 28 2.4.2 Transport/post .............................................................................................................. 29 2.4.3 Spørsmål i skranken, på telefon og på e-post .............................................................. 29
2.4.4 Dokumentlevering ved Manuskript- og librarsamlingen, Billedsamlingen og Depot 29 2.4.5 Manuskript- og librarsamlingen .................................................................................. 29
2.4.6 Billedsamlingen ........................................................................................................... 30 2.4.7 Depot ........................................................................................................................... 30
2.5 Lokaler ........................................................................................... 30
2.5.1 Studentlæring i biblioteklokalene ................................................................................ 30 2.5.2 Lokalene: Brukervennlige, effektive og attraktive? .................................................... 32
2.5.3 Publikums preferanser og behov ................................................................................. 33
2.6 Analytisk del .................................................................................. 33
2.6.1 Bemanning og kompetanse i skranken ........................................................................ 33
2.6.2 Tilgjengelighet............................................................................................................. 35 2.6.3 Dokumentlevering ....................................................................................................... 35 2.6.4 Lokaler......................................................................................................................... 36
2.7 Anbefalinger .................................................................................. 38
2.8 Vedlegg .......................................................................................... 39
2.9 Litteraturliste .................................................................................. 39
3 - Undervisning og veiledning ............................................. 40
3.1 Bakgrunn ........................................................................................ 40
3.1.1 Avgrensing av mandatet .............................................................................................. 40 3.1.2 Metoder ....................................................................................................................... 40
5
3.2 Kartlegging .................................................................................... 41
3.2.1 Omfang av avtalt veiledning og undervisning, inkludert forskerutdanning ................ 41
3.2.2 Undervisning ............................................................................................................... 42 3.2.3 Fakultetenes formelle fora for utdanningsspørsmål .................................................... 43
HF-fakultetet .................................................................................................................... 44
JUR-fakultetet .................................................................................................................. 44
MED/OD-fakultetet .......................................................................................................... 44
PS-fakultetet ..................................................................................................................... 44
MN-fakultetet ................................................................................................................... 45
SV-fakultetet .................................................................................................................... 45
3.2.4 Avtalt veiledning ......................................................................................................... 45 3.2.5 Referansehåndteringsstøtte .......................................................................................... 46
3.2.6 Akademisk skrivesenter .............................................................................................. 47 3.2.7 PhD on Track............................................................................................................... 48
3.2.8 Søk & Skriv ................................................................................................................. 48
3.3 Avsluttende analyse og anbefalinger ............................................. 49
3.4 Oppsummerende analyse og anbefalinger ..................................... 51
3.5 Liste over vedlegg ......................................................................... 52
4 - Forskningsstøttetjenester ................................................. 53
4.1 Innledning ...................................................................................... 53
4.1.1 Dagens ressursbruk...................................................................................................... 54
4.1.2 Mandat, organisering av innhold og avgrensning ....................................................... 55
4.2 Bergen Open Research Archive (BORA) ..................................... 56
4.2.1 Masteroppgaver ........................................................................................................... 57 4.2.2 Doktoravhandlinger ..................................................................................................... 57
4.2.3 Artikler, bøker, bokkapitler, rapporter m.m. ............................................................... 57 4.2.4 Anbefalinger ................................................................................................................ 57
4.3 Bergen Open Access Publishing ................................................... 58
4.3.1 Analyse og anbefalinger .............................................................................................. 60
4.4 Budsjettpost for åpen publisering .................................................. 60
4.4.1 Analyse og anbefalinger .............................................................................................. 62
4.5 CRIStin: Registrering og rapportering av forskningsaktiviteter ... 62
4.5.1 Anbefalinger ................................................................................................................ 64
4.6 Bibliometri ..................................................................................... 64
4.6.1 Anbefalinger ................................................................................................................ 65
4.7 Forskningsdata ............................................................................... 66
4.7.1 Nasjonale og internasjonale trender ............................................................................ 66 4.7.2 Økosystemet for forskningsdata .................................................................................. 67 4.7.3 Fix ................................................................................................................................ 68 4.7.4 Collect ......................................................................................................................... 68
6
4.7.5 Use ............................................................................................................................... 69
4.7.6 Analyse og anbefalinger .............................................................................................. 70
4.8 Rettighetsklarering og lisenser ...................................................... 70
4.8.1 Analyse og anbefalinger .............................................................................................. 72
4.9 Digital infrastruktur ....................................................................... 72
4.9.1 Lenkede data................................................................................................................ 74 4.9.2 Statistikk og overvåking .............................................................................................. 74 4.9.3 Sertifisering ................................................................................................................. 75 4.9.4 Analyse og anbefalinger .............................................................................................. 75
4.10 Oppsummerende anbefaling ........................................................ 76
5 - Samlingspleie .................................................................. 77
5.1 Innledning ...................................................................................... 77
5.1.1 Bakgrunn ..................................................................................................................... 77 5.1.2 Mandat ......................................................................................................................... 77
Avgrensning av mandatet ................................................................................................. 77
5.1.3 Metoder ....................................................................................................................... 78
5.1.4 Hva sier strategiplanene for UiB og UB ..................................................................... 78
5.2 Økonomiske rammer ..................................................................... 79
5.2.1 Kutt i bibliotekets tilvekst ........................................................................................... 80
5.2.2 Hvordan kutt i boktilvekst påvirker tilbudet for fakultetene ....................................... 81 5.2.3 Evaluering og konklusjon ............................................................................................ 82
5.2.4 Anbefalinger samlet for økonomiske rammer ............................................................. 83
5.3 Prosesser for valg og innkjøp av litteratur .................................... 83
5.3.1 Arbeidsflyt for tilvekst av tidsskrift og databaser ....................................................... 84 Vurdering ......................................................................................................................... 84
5.3.2 Arbeidsflyt for tilvekst av bøker ................................................................................. 84 Vurdering ......................................................................................................................... 85
5.3.3 I hvilken grad treffer innkjøp brukernes behov? ......................................................... 86 5.3.4 Bokpakker og brukerstyrte innkjøp ............................................................................. 87
Brukerstyrte innkjøp 1: PDA ............................................................................................ 87
Brukerstyrte innkjøp 2: EBA ............................................................................................ 88
Bokpakker ........................................................................................................................ 88
Vurdering ......................................................................................................................... 89
5.3.5 Elektroniske innkjøp vs. papir ..................................................................................... 90
Vurdering ......................................................................................................................... 90
5.3.6 Anbefalinger samlet for tilvekst .................................................................................. 91
5.4 Katalogisering ................................................................................ 91
5.4.1 Katalogdata .................................................................................................................. 92
Bibliografiske data ........................................................................................................... 92
Emnedata .......................................................................................................................... 92
Beholdningsdata ............................................................................................................... 93
7
Kvalitetssikring ................................................................................................................ 93
5.4.2 Arbeidsflyt og ressursbruk .......................................................................................... 94
Katalogverksted ................................................................................................................ 94
Personal ............................................................................................................................ 95
5.4.3 Evaluering og konklusjon ............................................................................................ 96 Anbefalinger samlet for katalogisering ............................................................................ 96
5.5 Tilstand for hyllesamlinger, magasin og depot ............................. 97
5.5.1 Hyllesamlinger i bibliotekene ..................................................................................... 97 Oppsummering og anbefaling .......................................................................................... 98
5.6 Bevaring og utskilling ................................................................... 98
5.6.1 Arbeidsflyt for samlingspleie ...................................................................................... 98
5.6.2 Oppsummering ............................................................................................................ 99
5.6.3 Anbefalinger .............................................................................................................. 100
5.7 Digitaliseringsbehov på bibliotekene: oppsummert .................... 100
Digitalisering ved Musikksamlingen ............................................................................. 101
Anbefaling ...................................................................................................................... 101
5.8 Tilvekst i spesialsamlinger .......................................................... 101
5.8.1 Manuskript- og librarsamlingen. ............................................................................... 101
5.8.2 Billedsamlingen ......................................................................................................... 101 5.8.3 Skeivt Arkiv .............................................................................................................. 102
5.8.4 Griegakademiets bibliotek ......................................................................................... 102 5.8.5 Konklusjon ................................................................................................................ 102
5.9 Katalogisering på avdeling for Spesialsamlinger ........................ 102
5.9.1 Konklusjon om katalogisering hos Spesialsamlingene ............................................. 103
5.10 Bevaringsforhold Spesialsamlingene ........................................ 103
5.10.1 Konservator ............................................................................................................. 104 5.10.2 Konklusjon bevaringsforhold .................................................................................. 104 5.10.3 Anbefalinger ............................................................................................................ 104
5.11 Digitalisering på avdeling for Spesialsamlinger ....................... 104
5.11.1 Digitaliseringsutstyr ................................................................................................ 105 Annet utstyr .................................................................................................................... 106
5.11.2 Konklusjon - digitalisering på Spesialsamlingene .................................................. 106
5.12 Samlinger – oppsummerende analyse og anbefalinger ............. 107
5.13 Litteratur .................................................................................... 108
6 - Formidling ..................................................................... 109
6.1 Gruppens mandat og sammensetning .......................................... 109
6.2 Innledning og beskrivelse av metode .......................................... 109
6.3 Deskriptiv del ............................................................................... 111
8
6.3.1 Innspill fra UB - gruppearbeid .................................................................................. 111
6.3.2 Innspill fra stedlige ledere ......................................................................................... 111 6.3.3 Case studies ............................................................................................................... 114 6.3.4 Direktørens og administrasjonens syn på formidling ................................................ 117
Formidling - status pr. i dag og hvordan vi ønsker det .................................................. 117
Ressurser til formidling .................................................................................................. 117
Økonomiske rammer for formidling .............................................................................. 117
6.3.5 Grupper som arbeider med formidling ...................................................................... 118 Redaksjon for ekstern web og sosiale medier ved Universitetsbiblioteket .................... 118
Arbeidsgruppe for intern kommunikasjon ved Universitetsbiblioteket ......................... 118
6.3.6 Formidling ved andre institusjoner............................................................................ 118 Svar fra BOB, NB, UBO, UM ....................................................................................... 118
Formidlingsarbeid ved andre universitetsbibliotek ........................................................ 119
6.4 Analyse ........................................................................................ 120
6.5 Anbefalinger ................................................................................ 123
7 - Administrative tjenester ................................................. 124
7.1 Innledning .................................................................................... 124
7.1.1 Administrasjonen ved UB ......................................................................................... 124
7.1.2 Administrasjonens oppgaver ..................................................................................... 125 7.1.3 Avgrensninger og presiseringer ................................................................................. 126
7.2 Metode ......................................................................................... 126
7.2.1 Innspill fra halvdagsseminar ..................................................................................... 127 7.2.2 Spørreundersøkelse ................................................................................................... 127
7.2.3 Fokusgruppeintervju .................................................................................................. 127 7.2.4 Flytdiagrammer ......................................................................................................... 127
7.2.5 Intervju med universitetsbibliotek ved UiO, NTNU, UiT......................................... 127
7.3 Beskrivelse og analyse ................................................................. 127
7.3.1 Innledning .................................................................................................................. 127
7.3.2 Innspill fra halvdagsseminar ..................................................................................... 128 7.3.3 Spørreundersøkelse ................................................................................................... 130 7.3.4 Flytdiagrammer ......................................................................................................... 132
7.3.5 Fokusgruppeintervju .................................................................................................. 133 7.3.6 Intervju med universitetsbibliotek ved UiO, NTNU, UiT......................................... 134
7.4 Oppsummering ............................................................................ 136
7.4.1 Anbefalinger .............................................................................................................. 137
7.5 Vedlegg ........................................................................................ 138
9
Forord I henhold til vedtak i Universitetsstyret (sak 114/14) ble et evalueringsprosjekt startet høsten
2015 for å vurdere Universitetsbibliotekets funksjoner og leveranser i forhold til målene som
er formulert i strategien for 2016-2022. Prosjektet utfører kartlegging og analyse av områdene
publikumstjenester, undervisning og veiledning, forskningsstøtte, samlinger, formidling og
administrasjon. Arbeidet i hver delprosjektgruppe er ledet og utført av ansatte ved
Universitetsbiblioteket.
Spørsmålet vi ønsker å svare på, er: Hva må jobbes med for at Universitetsbiblioteket best
mulig skal nå opp til strategimålene og brukernes ønskemål?
Evalueringen har fulgt en framdriftsplan med felles milepæler for informasjonsinnhenting og
drøfting med Universitetsbibliotekets ansatte i plenum og i mindre grupper. De største felles-
tiltakene i prosjektet har vært:
- Samling for alle ansatte i Universitetsaulaen 17. november 2015. En halv dag ble brukt
til roterende gruppearbeid rundt 8 bord knyttet til delprosjektene (“kafédagen”).
- En felles nettbasert spørreundersøkelse forberedt av lederne for delprosjektene sendt
ut til de ansatte i januar/februar 2016.
- Høringsdag 11. mars 2016 (halvdags arrangement). Alle ansatte deltok i to gruppe-
arbeid hver, og ga tilbakemelding på to delprosjekter på bakgrunn av utsendt materiale
og muntlig statusrapport fra delprosjektene.
Delprosjektenes rapporter ble lagt fram for gjennomsyn av referansegruppen og en bruker-
gruppe sammensatt av representanter fra Universitetets ansatte og studenter.
Delrapportene ble også lagt fram for alle UBs ansatte på en siste høringsrunde, før kapittel 1
“Hovedfunn og overordnet anbefaling” ble skrevet. Rapporten ble deretter lagt fram for
styringsgruppen. Nå foreligger den endelige rapporten for oversendelse til Universitetsstyret.
Bergen, 1. august 2016
Ingve Bergheim
Prosjektleder
10
Prosjektorganisering
Oppdragsgiver
Universitetsstyret, Universitetet i Bergen
Prosjekteiere
Universitetsdirektør Kjell Bernstrøm
Bibliotekdirektør Maria-Carme Torras Calvo
Prosjektleder
Seniorrådgiver Ingve Bergheim, HR-avdelingen
Prosjektstøtte
Rune Kyrkjebø (førstebibliotekar)
Styringsgruppen
Norman Anderssen (instituttleder, Institutt for samfunnspsykologi)
Astrid Bårdgard (fakultetsdirektør, Det medisinsk-odontologiske fakultet)
Randi Heimvik (for NTL/Parat. Seniorkonsulent, hovedtillitsvalgt)
Marius Olaussen (student)
Steinar Vagstad (for Forskerforbundet. Professor, Institutt for økonomi)
Rebecca Dyer Ånesen (stipendiat, Sosiologisk institutt)
Referansegruppen
(Gruppen er identisk med bibliotekdirektørens ledergruppe. Jfr. organisasjonskart i kap. 7
Administrative tjenester, figur 1, og liste over forkortelser nedenfor)
Ane Landøy (universitetsbibliotekar), leder for avdelingene SHJ og MRP
Marie Morken (administrasjonssjef), leder for Universitetsbibliotekets administrasjon
Karin Rydving (seksjonssjef), leder for DST og Spes
Paul Simon Svanberg (universitetsbibliotekar), leder for Tilvekst
Brukergruppen
Agnes Camilla Bernt (professor), Det juridiske fakultet
Erik Andreas Hanson (postdoktor), Matematisk institutt
Ida Marie Hoel (stipendiat), Institutt for global helse og samfunnsmedisin
Kristin Klock (professor), Institutt for klinisk odontologi
Camilla Løvvik (førsteamanuensis), Institutt for samfunnspsykologi
Helge Sandøy (professor), Institutt for lingvistiske, litterære og estetiske studier
Benedikte Svardal (seniorkonsulent), Studieadministrativ avdeling
11
Delprosjektgruppene
Publikumstjenester Maria Refsdal (spesialbibliotekar, leder)
Britt-Inger Bjørsvik (hovedbibliotekar) (deltok høsten 2015)
Mari Ødegård (bibliotekar) (deltok høsten 2015)
Marion Mühlburger (hovedbibliotekar)
Markus Scholz (førstekonsulent) (deltok fra 2016)
Finn Solemdal (bibliotekar) (deltok fra 2016)
Undervisning og veiledning Anne Sissel Vedvik Tonning (universitetsbibliotekar, leder)
Elen Elvebakk (spesialbibliotekar)
Michael Grote (førstebibliotekar)
Inga Lena Grønlund (førstebibliotekar)
Regina Küfner Lein (universitetsbibliotekar)
Ingunn Rødland (universitetsbibliotekar)
Forskningsstøtte Susanne Mikki (førstebibliotekar, leder)
Ingrid Cutler (rådgiver)
Irene Eikefjord (spesialbibliotekar)
Tarje Sælen Lavik (spesialbibliotekar)
Samlinger Pål Steiner (universitetsbibliotekar, leder)
Kjersti Aksnes-Hopland (universitetsbibliotekar)
Ketil Falck (spesialbibliotekar)
Morten Heiselberg (førstekonsulent)
Nils-Erik Moe-Nilssen (konsulent)
Kjetil Monsen (spesialbibliotekar)
Olav Aas (førstebibliotekar)
Formidling Marthe Tolnes Fjellestad (universitetsbibliotekar, leder)
John-Wilhelm Flattun (universitetsbibliotekar) (deltok fram til analysefasen)
Runar Jordåen (førstebibliotekar)
Rune Kyrkjebø (førstebibliotekar) (fra og med analysefasen)
Svein-Arne Selvik (seniorkonsulent)
Administrative tjenester Svitlana Kolesnyk (seniorkonsulent, leder)
Linda Sørheim (konsulent)
Ann Iren Østerbø Øye (førstekonsulent)
12
Begrep og forkortelser
Forkortelser brukt i Universitetsbiblioteket
(Jfr. organisasjonskart i kapittel 7.1.1)
Adm Administrasjonen, del av Felles
Billed Billedsamlingen, del av Spes
Depot UB sine depotmagasiner i Nygårdsgaten 5
DST Seksjon for digitale system og tjenester, del av Felles
Felles Avdeling for fellesfunksjoner
Hum Bibliotek for humaniora, del av SHJ
Jur Bibliotek for juridiske fag, del av SHJ
Manlib Manuskript- og librarsamlingen, del av Spes
Med/Od Bibliotek for medisinske og odontologiske fag, del av MRP
MRP Avdeling for medisin, realfag og psykologi, del av MRP
PS Bibliotek for psykologi, utdanning og helse, del av MRP
RB Bibliotek for realfag, del av MRP
Sam Bibliotek for samfunnsvitenskap og musikk, del av SHJ
SHJ Avdeling for samfunnsvitenskap, humaniora og juridiske fag
SkA Skeivt Arkiv (del av Spes)
Spes Avdeling for spesialsamlinger (Manlib, Billed og Skeivt Arkiv hører til)
Tilvekst Seksjon for tilvekst, del av Felles
Definisjoner av fagreferenttittelen og bibliotekartitler
Fagreferent
”[…] betegnelse på en fagansvarlig, fagspesialist som arbeider i et universitets-
bibliotek, alle de store universitetsbibliotekene har slike stillinger. Tittelen fagreferent
kommer fra Tyskland (Fachreferent) hvor den har vært i bruk siden midten av 1800-
tallet. På engelsk benyttes betegnelsen Subject Specialist, men den dekker tradisjonelt
ikke helt den tyske og norske betydningen. Fagreferent benyttes nå synonymt med
universitetsbibliotekar eller førstebibliotekar (dvs. med doktorgrad). For å bli fag-
referent kreves det mastergrad, doktorgrad eller annen relevant utdannelse innen det
fagfeltet man har ansvar for. I tillegg må man ha bibliotekrelevant kompetanse.
Fagreferentens oppgaver innebærer blant annet: Holde seg løpende orientert innen
faget vedkommende er ansvarlig for. Samarbeide med relevante institutter og
forskningsmiljøer. Anskaffe, bygge opp og vedlikeholde bibliotekets samlinger innen
fagområdene. Klassifisere og systematisere litteraturen. Undervise og veilede
studenter, forskere og andre ansatte i bruk av bibliotekets ressurser, kildekritisk hold-
ning og andre emner knyttet til informasjonskompetanse. Forskning og utviklings-
arbeid knyttet til faget og bibliotekets funksjoner. Arbeidet foregår i nært samarbeid
med bibliotekets øvrige ansatte.” (Store Norske Leksikon)1
1 https://snl.no/fagreferent
13
Bibliotekar
”Stillingen som bibliotekar, kode 1410, er tillagt arbeidsoppgaver innen bibliotek og
informasjonstjenester. Arbeidsoppgavene er i hovedsak lån, veiledning og kunnskaps-
organisering.” 2
“Stillingen som bibliotekar, kode 1515, er tillagt arbeidsoppgaver innenfor bibliotek-
og informasjonstjenester av mer krevende art som spesial- og utviklingsoppgaver.
Stillingen kan også tillegges arbeidslederfunksjon, samt prosjektledelse.”3
Hovedbibliotekar ”Stillingen som hovedbibliotekar, kode 1077, kan tillegges ansvar for drift og
utvikling av bibliotektjenester. Stillingen kan også tillegges personalansvar, spesial-
og utviklingsoppgaver som forutsetter høy grad av spesialisering, samt prosjektledelse
og kvalitetssikring innen bibliotek- og informasjonstjenester.”4
Spesialbibliotekar
”Stillingen som spesialbibliotekar SKO 1515 krever spesialisering innen fagfeltet med
oppgaver som ofte forutsetter skjønnsutøvelse og selvstendighet. Dette kan omfatte
arbeid med fagsamlinger og tjenestetilbud.”5
Universitetsbibliotekar Bibliotekar med høyere grads utdanning innen relevant fagfelt. Stillingen finnes på
fag- og forskningsbibliotek.
Førstebibliotekar
Kvalifikasjonskrav til stilling som førstebibliotekar er førstestillingskompetanse eller
doktorgrad. Stillingen finnes på fag- og forskningsbibliotek.
Andre forkortelser og definisjoner
Alma Det nye bibliotekssystemet fra BIBSYS, basert på et produkt fra
leverandøren Ex Libris.
API Application Program Interface – grensesnitt i en programvare slik at
deler av denne kan kjøres fra en annen programvare
BIBSYS Forvaltningsorgan under kunnskapsdepartementet som skaffer,
utvikler og driver fellessystemer for utdannings- og forsknings-
sektoren
BOAP Bergen Open Access Publishing
2 Fra UiB-dokument: “Stillingsinnhold og kvalifikasjonskrav for administrative, bibliotekar og tekniske
stillinger” (http://ekstern.filer.uib.no/poa/Lonnspolitikk/Stillingsinnhold_kvalifikasjonskrav.pdf) 3 S. st.
4 S. st.
5 https://www.forskerforbundet.no/om-oss/organisasjon/foreninger/fbf/lonnskriterier/
14
BOA-team Tverrfaglig team på UiB med støttefunksjoner for prosjekter fra
bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet (BOA)
BOB Bergen Offentlige Bibliotek
BOLK Kopinor sitt system for klarering av digital studielitteratur
BORA Bergen Open Research Archive
BPOA Budsjettpost for åpen publisering, UiB
CLARINO Common Language Resources and Technology Infrastructure
Norway
CRIStin Current Research Information System in Norway
DBH NSDs database for statistikk om høgre utdanning
DOAJ Directory of Open Access Journals
DOI Digital Object Identifier
EBA Evidence Based Acquisition – innkjøpsmodell for e-bøker der
bruksdata er med og styrer litteraturutvalget
Hybrid Open Access Frikjøp for åpen tilgjengeliggjøring av artikler i abonnements-
tidsskrift
LibQual En samling verktøy (web-basert) som biblioteker kan bruke for å
innhente og måle brukernes opplevelse av bibliotekstjenestenes
kvalitet
LMS Learning Management System, læringsplattform
MARC Machine-Readable Cataloging - Standardformat for bibliografisk
informasjon i maskinleselig form
MARCUS Spesialsamlingene til Universitetsbiblioteket i Bergen sin portal til
digitaliserte manuskript, fotografi, diplomer og mye mer. Nettstedet
er oppkalt etter Marcus Selmer, Bergens første fastboende fotograf.
MOOC Massive Open Online Courses
NB Nasjonalbiblioteket
NKR Nasjonalt kvalifikasjonsrammeverk for livslang læring
NORA Norwegian Open Research Archives
NorStore Lagringstjeneste for vitenskapelige data
OA Open Access
OCLC Online Computer Library Center: Worldwide member-driven library
cooperative
OJS Plattformen Open Journal Systems
Oria Søketjenesten Oria er en felles portal til det samlede materialet som
finnes ved de fleste norske fag- og forskningsbibliotek. Fra BIBSYS,
basert på et produkt fra leverandøren Ex Libris
PDA Patron-Driven Acquisition – brukerstyrt innkjøp
Piwik Plattform i åpen kildekode for analyse av bruk av websteder
15
PPU Praktisk-pedagogisk utdanning, UiB
Triplestore Et datalager med referanser til digitale objekter og koding av
relasjonene mellom objektene.
UBO Universitetsbiblioteket i Oslo
UM Universitetsmuseet i Bergen
UniPed Program for universitetspedagogikk, UiB
16
1 - Hovedfunn og overordnet anbefaling
Siden oppstarten i oktober 2015 har prosjektgruppen med alle sine medlemmer nedlagt en stor
innsats i forarbeid og produksjon av delrapportene. Delprosjektene våre har mål om, hvert på
sitt felt, å gi innsikt i UBs arbeid, og på bakgrunn av dette gi godt underbyggede anbefalinger.
Hovedrapporten vil være et nyttig styringsverktøy i UBs arbeid med den videre utviklingen av
organisasjonen. Siden tekstomfanget på evalueringsrapporten er relativt stort, presenteres her
en kortere, sammenfattet evaluering.
1.1 Mandat I møte i Universitetsstyret ble det i sak 114/14 besluttet at det skal gjennomføres en ekstern
gjennomgang av UBs organisering. Prosjektet har i samråd med prosjekteieren og styrings-
gruppen besluttet å vurdere UBs funksjoner og leveranser i forhold til målene som er
formulert i strategien for 2016-2022. Hovedmandatet for prosjektet, fastsatt 12.10.15, sier
blant annet:
Prosjektet tar utgangspunkt i UiBs overordnede målsetning som uttrykt i OU-
prosjektet: ”Organisasjonsutviklingsprosjektet har som mål å utvikle de
administrative tjenestene slik at de støtter best mulig opp om universitetets
oppgaver innen forskning, utdanning og formidling”, og rektoratets valg-
plattform: ”UiB skal ha en kultur der alle yrkesgrupper og ansatte opplever å ha
det samme samfunnsoppdraget og identifiserer seg med universitetets kjerne-
virksomhet”.
[...] Arbeidsoppgaver og arbeidsprosesser innen bibliotekets hovedfunksjoner
skal i første rekke vurderes opp i mot hovedpunktene i UBs strategi for 2016-
2022. Evalueringen skal søke å belyse det eventuelle gapet mellom eksisterende
og ønsket organisatorisk evne til å levere på strategiens målområder: Forskning,
utdanning og læring, og formidling.
Etter hovedmandatet ble det bestemt hvilke delprosjekter evalueringen skulle ha, og
utarbeidet mandater for de 6 delprosjektene som ble definert. Prosjektets valg av delprosjekter
er i seg selv et uttrykk for hva vi ser som prioriterte nøkkelprosesser for UB.
1.2 Evalueringsprosessen – delprosjekter, høring og sammenfatning Delrapportene er skrevet av interne prosjektgrupper. Delprosjektlederne har inngått i en felles
prosjektgruppe under ledelse av Ingve Bergheim fra UiBs HR-avdeling. Det har vært
prioritert å samordne ledelsen av delprosjektene i retning av å få fram strategisk viktige
innsatspunkt, og samtidig forankre evalueringsprosessen i hele UB.
17
Sammenfatningen her har mål om å løfte fram hovedpunkt fra delprosjektenes anbefalinger
og samtidig ta hensyn til høringsinnspillene internt på UB og kommentarene fra intervjuet
med brukergruppen.6 Sammenfatningen av evalueringen er gjort etter at delprosjektene var
avsluttet. Sammenfatningen ble drøftet av prosjektledergruppen og styringsgruppen etter
utkast fra Ingve Bergheim og Rune Kyrkjebø.
1.3 Rapportens hovedfunn og anbefalte innsatspunkter I en organisasjonsevaluering av denne størrelsen er det uunngåelig å komme inn på temaet
organisasjonskultur – eller i UBs tilfelle organisasjonskulturer. UB er en kompleks
organisasjon sammensatt av mange enheter preget av egen historie, geografisk plassering og
ulik ledelse. Dette er naturligvis også med på å prege evalueringsprosessen. Arbeidet UB har
lagt ned det siste året med utvikling av felles visjon, verdier og strategiske målområder vil
nok bidra til å utvikle en mer samlet organisasjon. I dag er det imidlertid ikke vanskelig å få
øye på forskjellene mellom de ulike enhetene. Strømlinjeforming skal ikke være et mål i seg
selv, og på mange områder skal der være ulike løsninger – det er likevel et identifiserbart
potensiale for mer effektive prosesser.
Det er prosjektlederens vurdering at UBs organisasjon er kjennetegnet av høy grad av dedika-
sjon, yrkesstolthet og ansvarsfølelse overfor bibliotekets oppgaver. Dette er positive trekk,
men det kan i noen tilfeller redusere organisasjonens fleksibilitet. Det kan være utfordrende å
gi slipp på arbeidsoppgaver man har et sterkt forhold til eller endre prosesser man har vært
med på å utvikle.
Som man vil se i de videre anbefalingene, er det et sterkt behov for at organisasjonen fram-
over evner å styrke tverrgående samarbeid, og at den i større grad klarer å koordinere sin
aktivitet. Rapportene peker på områder hvor man i dag utfører dobbeltarbeid, eller opererer
med ulike løsninger på samme type oppgaver. De oppsummerende anbefalingene framhever
også mer planlegging og større grad av langsiktighet. Spesielt blir dette viktig når man ser at
UiB som organisasjon er i endring. Spesielt klyngesatsningen vil gjøre at UB framover blir
nødt til å forholde seg til andre strukturer enn den vante inndelingen i fakultet og institutt. Det
samme vil gjøre seg gjeldende ved integreringen av Kunst- og designhøgskolen i Bergen
(KHiB), og selv om biblioteket ved KHiB ikke er omfattet av denne evalueringen vil det være
naturlig at de behandles på lik linje med de øvrige enhetene i det videre oppfølgingsarbeidet.
Prosjektlederen tror videre at evalueringsprosjektet med sine tverrgående grupper har vært
med på å myke opp skillene mellom enhetene, men at framtiden krever at man i større grad
ser helhetlig på UB. Det er viktig å understreke at selve organisasjonsstrukturen ikke var
gjenstand for evaluering. Man ser imidlertid at flere av innsatspunktene peker i retning av
behovet for en nøyere vurdering av hvilken organisering som er mest hensiktsmessig for å
oppnå ønskede resultater.
6 Brukergruppen ble samlet til en halvdags workshop hvor de ble presentert for evalueringsprosjektets arbeid
og mandat. De fikk konkrete spørsmål knyttet til hva de ønsket mer eller mindre av fra UB, og ble gitt
anledning til fri tilbakemelding på sine erfaringer med, og tanker om UBs tjenestetilbud.
18
1.3.1 Anbefalte innsatspunkter I følgende avsnitt fokuseres det på konkrete anbefalinger fra delprosjektene. Enkelte av disse
vil UB kunne implementere på egen hånd. Andre vil forutsette samarbeid med øvrige deler av
UiB. Her kan man også tenke allerede iverksatte prosjekter som f.eks. #ORG20227. Innsats-
punktene er ikke rangert.
Styrket koordinering av funksjoner mellom enhetene ved UB
Flere av delprosjektene peker på behovet for økt koordinering og samkjøring av funksjoner/
oppgaver på tvers av enhetene. Punktet framheves av delprosjektene for publikumstjenester,
undervisning og veiledning og formidling. Etablering av en koordinerende enhet eller
funksjon for UBs formidlingsaktivitet er en klar anbefaling fra delprosjektet om formidling.
Jamfør UBs strategi punkt 3.3. Delprosjektet om bibliotekenes samlingspleie anbefaler gjen-
opprettelse av en lederfunksjon for katalogisering, og en ressursgruppe for emnedata.
På området undervisning og veiledning foreslås etablering av en funksjon med ansvar for
koordinering, integrasjon og utvikling av UBs kurs og avtalt veiledning. Det pekes også på
behovet for å styrke koordineringen og det formelle samarbeidet mellom UB og fakultetenes
formelle fora for utdanningsspørsmål.
Utarbeidelse av felles praksis for enhetene
Delprosjektet for publikumstjenester peker på behovet for å styrke felles praksis for enhetene i
UB. Utarbeidelse av lik praksis og standardisering av tjenestene vil effektivisere arbeid, lette
samarbeid mellom enhetene, rasjonalisere opplæringen og muligens bidra til økt personale-
utveksling på tvers av enhetene. Utarbeidelse av lik praksis vil også gjøre bibliotekhverdagen
enklere for brukerne og styrke inntrykket av et helhetlig UB.
Sikre forankring i organisasjonen for UBs forskningsstøttetjenester
For å styrke UBs rolle som premissleverandør og strategisk partner på campus, må en god
koordinering og et godt samarbeid mellom UB og andre aktører ved UiB etableres. Det vil
være essensielt at UB klarer å kontinuerlig overvåke endringene i den vitenskapelige kom-
munikasjonen slik at man utvikler og tilpasser tjenestene i tråd med forskernes arbeidsmåter
og behov. Dette er også et område der UB har som mål å være aktiv pådriver for policyer og
retningslinjer som støtter åpen vitenskap på lokalt, nasjonalt og internasjonalt nivå. Dette
arbeidet bør styrkes ytterligere. Det vises til 4.10 «Oppsummerende anbefaling» i rapporten
for konkretisering av tiltaket.
Utvikling av digitale læringsformer og standardiserte løsninger for undervisning og
veiledning
Delprosjektet for undervisning og veiledning peker på muligheten for standardisering og
samarbeid internt i UB, og på behovet for utvikling av undervisning, digitale læringsformer
og veiledning for UB-ansatte.
7 Prosjektet #ORG2022 har som mål å utvikle effektive og fremtidsrettede administrative og tekniske tjenester
for UiB. Prosjektet starter våren 2016 og varer til 2018 (http://www.uib.no/org2022).
19
Økt digitalisering og elektronisk levering
Delprosjektet for bibliotekenes samlingspleie peker på behovet for en sentral plan for
digitalisering på UB. En slik plan bør omfatte både samlingspleie, tilvekst og formidling.
Fra brukergruppens side ble elektronisk dokumentlevering framhevet som positivt. Sømløs
elektronisk artikkellevering er en høyt verdsatt brukeropplevelse i forskermiljøet, og eksempel
på en god tilpasning og en profesjonell tjeneste. Elektronisk levering av tidsskrifter og artikler
er viktig å prioritere på grunn av tidsaspektet/effektiv tilgang. Evalueringsprosjektet erkjenner
at man her må forholde seg til begrensede økonomiske rammer. Likevel er dette ett av bruker-
gruppens viktigste ønsker.
Økt digitalisering og omdisponering av areal
Digitalisering nevnes også av delprosjektet for publikumstjenester som en faktor som kan
redusere arealbehov i bibliotekene, og derved åpne for omdisponering. Det anbefales å
arbeide for å samle Spesialsamlingene på ett sikret sted.
Ressursallokering til formidlingsaktivitet
Formidling er ett av UBs tre strategiske målområder, og bør ved større koordinering og plan-
messighet også tydelig prioriteres ressursmessig.
Vurdere rutiner for litteraturkjøp
Videre anbefaler evalueringsprosjektet at UB ser på sine rutiner for den faglige fordelingen og
retningslinjene for litteraturinnkjøp. Kontakten mellom fagreferenter og fagmiljøene må
prioriteres, samt økt opplæring og involvering. Delprosjektet for bibliotekenes samlingspleie
peker på at rammebevilgningene for mediekjøp ikke holder tritt med prisutviklingen. Når det
gjelder påpekt utfordring med valutasvingninger er det imidlertid igangsatt et samarbeid med
UiBs økonomiavdeling for å håndtere dette.
Systematisert kartlegging av brukernes behov og preferanser
Delprosjektet for publikumstjenester peker på at man vet for lite pr. i dag om brukernes behov
og preferanser når det gjelder UBs publikumstjenester. Dette anbefaler evalueringsprosjektet
at man kartlegger. Vi vet også for lite om brukernes ønsker om litteraturkjøp.
Brukergruppen ga uttrykk for at UBs tilgjengelighet for publikum er svært viktig, både digital
tilgjengelighet og tilgjengelighet i form av tilstrekkelige åpningstider. For studentene er det et
ønske å kunne bruke biblioteket på ettermiddager og i helger. For å klare dette innenfor
dagens økonomiske rammer bør større grad av automatisering eller «ubetjent» bibliotek
vurderes. Brukergruppen understreket også behovet for økt informasjon om UBs tjenester ut
mot resten av UiB.
Tydeliggjøre roller i UBs administrasjon
Punkt 3.4 i UBs strategi setter mål for UBs utvikling som organisasjon. Flere av elementene
som nevnes der, samsvarer med anbefalinger fra evalueringsprosjektet. Delprosjektet for
administrative tjenester har belyst behovet for å skape felles forståelse i organisasjonen for
administrasjonens oppgaver og kapasitet, samt å tydeliggjøre hvilket ansvar som hører til
20
henholdsvis administrasjon og ledelse. Det anbefales videre å knytte dette arbeidet til det
igangsatte prosjektet #ORG2022 – dette for å sikre samsvar med andre administrative enheter.
1.4 Sluttord Vi har i det foregående presentert det vi mener er de mest sentrale innsatspunktene for at UB
skal levere på strategiens hovedområder. Prosjektet har ikke foretatt noen form for rangering
av anbefalingene. Innsatspunktene har vært drøftet i prosjektledergruppen og i styrings-
gruppen. Punktene bygger på den fulle evalueringsrapporten og utgjør grunnlaget for univer-
sitetsstyresaken 25. august 2016.
21
2 - Publikumstjenester
2.1 Innledning Publikumstjenester er et stort område, og begrepet kan defineres på mange måter. Grensene
opp mot de andre delene i evalueringsprosjektet kan være uklare. Mye av UBs virksomhet er
rettet mot publikum, og for eksempel kan man tenke seg at undervisning og veiledning,
forskningsstøtte og formidling inngår i UBs tjenester til publikum. For å avgrense og ikke gå
for mye inn på andre delprosjekter sine områder vil vi i det følgende fokusere på publikums-
tjenester i en mer tradisjonell forstand. UBs publikum består av UiB-ansatte og studenter,
personer fra andre institusjoner (som Haukeland universitetssykehus), personer fra andre
læresteder, samt personer uten tilknytning til UiB. Tjenester til andre bibliotek og
institusjoner vil i mindre grad bli behandlet. Vi har valgt ut fire områder som vi mener er
viktige ved publikumstjenester, og ved å belyse disse dekker vi i stor grad gruppens mandat.
- Bemanning og kompetanse i skranken
- Tilgjengelighet
- Dokumentlevering
- Lokaler
For å belyse disse fire områdene, er det nyttig å definere ulike kontaktpunkter mot publikum.
Vi har valgt å fokusere på førstelinjetjenestene skranke, chat, telefon og e-post. For å betjene
disse tjenestene bruker man vaktlister, og man har en tett toveiskommunikasjon mellom
bibliotekansatte og publikum. Vi har valgt å ikke fokusere på kontaktpunkter som sosiale
medier, UBs nettside og andre nettsider som Marcus og Oria. Disse er helt klart en viktig del
av vår tilgjengelighet, både når det gjelder tilgang til informasjon og dokumentlevering, men
de er av en annen karakter enn de andre kontaktpunktene vi vil behandle, og vi har derfor
valgt å utelate disse. UBs digitale tilgjengelighet er dermed ikke fullstendig dekket, men
belyses her i form av chat, e-post og telefon.
Vi har hentet inn informasjon gjennom intervjuer med stedlige ledere, avdelingsledere og én
ansatt som jobber i Depot.8 Vi har også stilt spørsmål til UBs ansatte gjennom spørreunder-
søkelsen som ble foretatt i forbindelse med evalueringsprosjektet våren 2016.9 Ellers har vi
registrert henvendelser i skranken, på e-post og telefon i én uke,10
og vi har hentet inn
informasjon om de fysiske lokalene.11
Vi har også hentet informasjon fra interne rapporter og
evalueringer som foreligger.12
13
14
Det hadde vært naturlig å trekke inn publikum når vi
8 Vedlegg 2_1 – Intervjuguider.
9 Vedlegg 1_3 – Spørreundersøkelse for evalueringsprosjektet.
10 Vedlegg 2_3 – Skjemamal for registrering av henvendelser i skranken, på telefon og e-post.
11 Vedlegg 2_4 – Skjema for beskrivelse av de fysiske lokalene.
12 Vedlegg 2_5 – AMD-rapporten, rapport framlagt av arbeidsgruppen for utarbeiding av minimumsbemanning
og driftsplan, internt dokument:
https://wiki.uib.no/ubwiki/img_auth.php/d/da/Rapport_minimumsbemanning.pdf (02.05.16).
22
evaluerer publikumstjenester, for eksempel ved en brukerundersøkelse eller intervjuer.
Dessverre har det ikke blitt plass til dette innen prosjektets rammer. Dette vil vi komme
tilbake til i analysen. UB har hatt to fellessamlinger der de ansatte har fått komme med
innspill til de ulike delprosjektene. Vi har systematisk gått gjennom innspillene, og mye er tatt
med i rapporten.
Prosjektet kom samtidig med innføring av nytt biblioteksystem (Alma). Særlig for nøkkel-
prosessene bemanning/kompetanse og dokumentlevering har biblioteksystemet stor betyd-
ning. Folk sitt kompetansenivå er (eller oppleves som) endret, og dokumentleveringen har
forandret seg drastisk. Det har derfor vært vanskelig å kartlegge, da mange rutiner er under
endring.
Vi vil i det følgende beskrive dagens praksis og situasjon når det gjelder bemanning, kompe-
tanse, tilgjengelighet, dokumentlevering og lokaler, og deretter vil vi diskutere dette i en
analytisk del. Avslutningsvis vil vi presentere anbefalte tiltak.
2.2 Deskriptiv del
2.2.1 Bemanning og kompetanse i skranken
Vi har definert bemanning og kompetanse i skranken som en nøkkelprosess i publikums-
tjenester fordi skranken – både den fysiske skranken og i voksende grad også den digitale
skranken (den digitale skranken behandles i kapittel 2.2) - er det stedet der det besøkende
publikum først og fremst møter de bibliotekansatte hver dag.15
Hovedvekten i dette kapitlet
ligger på den fysiske skranken. I strategiplanen (s. 19) står det at UB skal “arbeide for en
bærekraftig og effektiv virksomhet som sikrer informasjonsressursene og tjenestene som et
internasjonalt ledende universitet trenger […]. UB skal sørge for at bibliotekets medarbeidere
har relevant og oppdatert kompetanse […]”. Publikumstjenester som ytes over skranken
utgjør en stor, og for publikum godt synlig, del av bibliotekets aktiviteter. I tillegg er skranke-
tjenesten en av primærfunksjonene som prioriteres i daglig drift ved biblioteket, og dermed
muligens utløser ressursmangel andre steder i funksjonene ved biblioteket.
81 personer (av de 113 personene som da var ansatt ved UB) deltok ifølge AMD-rapporten16
i november 2014 i skrankevakter av ulik karakter, mens 30 personer ikke gjorde det. 11
personer var ettermiddagsvakter ansatt i 25 % stilling. I spørreundersøkelsen fra 2016 oppgir
over to tredjedeler av de spurte ansatte at de deltar i skrankevakttjenesten (68%). Ut fra disse
tallene konkluderer vi med at skranketjenesten, dens bemanning og kompetanse, utgjør en
svært viktig del av aktivitetene og oppgavene som de enkelte bibliotekene må ta hensyn til
ved utføring av andre arbeidsoppgaver og aktiviteter i bibliotekets daglige drift.
I vår evaluering vil vi derfor se på hvilke prinsipper som ligger til grunn for skrankebeman-
ningen og kompetansen som vektlegges. Kildene til dette er i stor grad den ovennevnte AMD-
13
Vedlegg 2_6 – Evaluering av chattetjenesten ved UB, internt dokument:
https://wiki.uib.no/ubwiki/img_auth.php/c/c6/Chat_evalueringsrapport_2015.pdf (02.05.16). 14
Vedlegg 2_7 – Rapport om utskilling fra Depot, internt dokument:
https://wiki.uib.no/ubwiki/img_auth.php/9/96/Depot.rapport.2015-5.pdf (02.05.16). 15
For mer informasjon om bibliotekets generelle bemanning og tanker rundt minimumsbemanning henviser vi
til AMD-rapporten, vedlegg 2_5. Rapport framlagt av arbeidsgruppen for utarbeiding av minimums-
bemanning og driftsplan. 20.03.2015, internt dokument. 16
AMD-rapporten, vedlegg 2_5.
23
rapporten, samt intervju med stedlige ledere og avdelingsledere, og spørreundersøkelsen av
UB-ansatte.17
Vi ser på hvilke oppgaver som utføres i skranken og hvilke spørsmål skranken
behandler. Ut fra dette vil vi kunne evaluere funksjonene skranken utøver, og gi innspill til
endringer som vil kunne gjøre skranken til den kompetente og relevante delen av
bibliotekvirksomheten UB ønsker at den skal være.
AMD-rapporten har kartlagt bibliotekets aktiviteter og oppgaver (for eksempel publikums-
kontakt eller indrevakt m.fl.) i sammenheng med hvilke personalgrupper (bibliotekar, fag-
referent etc.) som utfører aktivitetene.18
Rapporten påpeker at “Det er stor spreiing av
oppgåvene på tvers av personalgruppene. Kun studentvaktene ser ut til å ha avgrensa
arbeidsoppgåver. Av avdelingane har RB minst spreiing (låge søyler). HF og MED har størst
spreiing (høge søyler).”19
I denne evalueringsrapporten antar vi derfor at våre konklusjoner
om bemanning og kompetanse i skranken i stor grad gjelder alle personalgrupper ved UB.
2.2.2 Bemanning av skranken Skranken bemannes på ulikt vis på de forskjellige enhetene. Det er blitt gjort små endringer
sammenlignet med det som ble beskrevet for AMD-rapporten.20
De fleste enhetene tar
utgangspunkt i en fast turnus, men felles for alle er at denne turnusen må tilpasses etter behov
hver uke. Stedlige ledere gir uttrykk for at de er fornøyd med måten skrankevaktene organi-
seres på sin enhet, men at det til tider kan være vanskelig å bemanne skranken grunnet mangel
på personalressurser.
Skranken på enhetene bemannes med én til to personer, avhengig av størrelse på enheten og
mengden av henvendelser, samt en vurdering av sikkerhet og om lokalet går over flere etasjer.
Alle enheter (unntatt Billed og Manlib) har ettermiddagsvakter (studenter og/eller fast
ansatte).
I tillegg er de ansatte ved enhetene bundet opp i diverse andre vaktrutiner, som for eksempel
indrevakt eller chattevakt. Også disse vaktene organiseres/bemannes ulikt på enhetene,
avhengig av størrelse eller behov etter faglig tilknytning (“bokbibliotek” har andre behov enn
“tidsskriftsbibliotek”).21
Manuskript- og Librarsamlingen har også en egen lesesalsvakt, noe
som betyr at man må bemanne to skranker i løpet av en arbeidsdag.
2.2.3 Kompetanse i skranken Stedlige ledere gir uttrykk for at de vektlegger god opplæring av skrankevaktene som en
hovedprioritet. Det blir også påpekt av flere at det er viktig at ansatte fra alle ansatte-
kategorier/personalgrupper skal være godt opplært og ha skrankevakter i løpet av en uke.
Dette er viktig både for å gi en variert og fullverdig tjeneste som kan imøtekomme ulike
henvendelser og spørsmål, men også for å sikre seg for at enhetenes skrankebemanning er
godt rustet for perioder med mye fravær og i ferieavviklingsperioder.
17
Spørreundersøkelse for evalueringsprosjektet, vedlegg 2. 18
Se AMD-rapporten, vedlegg 2_5, s. 7. NB! AMD-rapporten forholder seg kun til seks bibliotekavdelinger,
ikke Spesialsamlingene. 19
Ibid. 20
AMD-rapporten, vedlegg 2_5, s. 20-23. 21
Indrevakt er fellesbetegnelsen for behandlingen av henvendelser som kommer via felles-epostadressen/
webmail, bestillinger fra brukere eller andre bibliotek, fjernlån etc. Dette organiseres ulikt på bibliotekene, og
med ulikt antall personer som tar vaktene. Bibliotek med mange bokbestillinger har andre behov enn
bibliotek der hovedvekten av henvendelsene utgjør bestillinger av tidsskriftsartikler. Chattevakten og dens
organisering behandles senere – i kapitel 2.3.4 – og i chatterapporten, vedlegg 6.
24
I en fullverdig skranketjeneste skal biblioteket som helhet kunne nås, enten der og da, eller
ved hjelp av henvisninger til andre steder eller personer. På tross av at forskjellige
personalgrupper bemanner skranken, skal det ikke være en personavhengig tjeneste, men
derimot en tjeneste der man henviser videre hvis man ikke har svaret selv. Å bemanne
skranken med ulike personalgrupper gjør også at en større del av personalet får direktekontakt
med brukerne, og dermed får innsikt i deres behov, preferanser og tilnærminger til biblioteket
(som også står sentralt i strategiplanen (s. 13)). Dette kan igjen føre til at man lettere kan gi
svar av god kvalitet til brukerne.
I spørreundersøkelsen gir de som jobber i skranken i stor grad uttrykk for at de føler seg trygg
i møte med publikum (55% helt enig, 37% ganske enig), at de gleder seg til å sitte i skranken
(51% helt enig, 29% ganske enig) og at de behersker arbeidsverktøyene de trenger for
skrankearbeidet godt (Helt enig 33%, ganske enig 45%).22
Figur 1- Fra resultat av survey-undersøkelsen
Opplæring av skrankevakter foregår hovedsakelig ved å plassere en nyansatt sammen med en
erfaren ansatt i skranken over en viss periode. De nyansatte som svarte på spørreunder-
søkelsen (10 av 46 ansatte som jobber i skranketjenesten angir at de har blitt ansatt i løpet av
de siste to år) gir stort sett uttrykk for at de er fornøyd med opplæringen de har fått i skranke-
arbeidet.23
I spørreundersøkelsen oppgir UBs ansatte at det er hovedsakelig internopplæring og
kunnskapsoverføring som bidrar til å forbedre kompetansen i skranken blant alle ansatte. Det
blir delvis etterlyst mer fokus på kompetanseheving eller felles kurs på tvers av enhetene, eller
22
Se spørreundersøkelse for evalueringsprosjektet, vedlegg 1_3. Det siste spørsmålet ekskluderer Alma, nytt
hovedarbeidsverktøy i skranken fra november 2015. Når personale blir spurt om Alma viser det seg et helt
annet bilde, der 31% av de ansatte er ganske uenig og 10% helt uenig med at de synes at Alma fungerer greit
for arbeidsoppgavene. 23
Fritekst-kommentarene fra spørreundersøkelsen viser dette (ikke vedlagt).
25
en gruppe som møtes regelmessig for å snakke om problemstillinger rundt skrankearbeidet.
En hospiteringsordning mellom enhetene (der ansatte skal bli kjent med andre enheter over
lengre tid, ikke til å forveksle med en vikarordning, der enhetene hjelper hverandre når det er
nødvendig) blir møtt positivt. En forutsetning må være at den er gjennomtenkt, gjennomførbar
og godt tilrettelagt for. Det er likevel enighet blant stedlige ledere om at en hospiterings-
ordning for tiden vil være et tiltak man ikke har tid til.
2.2.4 Oppgaver og utførelse i skranken De fleste ansatte som har vakter i skranken utfører andre arbeidsoppgaver i arbeidsperioden i
tillegg til det som er direkte relatert til skrankearbeidet.24
Grunnen til det ansees å være både
at periodene med sterk pågang av publikum er varierende, og at man grunnet tids- og ressurs-
press må ta med seg annet arbeid i skranken. Når de ansatte blir spurt om de synes at de har
for mange andre arbeidsoppgaver til å gjøre en god jobb i skranken, svarer 55 % at de er
ganske eller helt uenig, mens 22% er helt eller ganske enig.
75% av de ansatte svarer at de har nok tid til å besvare alle henvendelser i skranken, og 94%
er ganske eller helt enig i at servicestandarden i skranken på deres enhet er bra. 6% av de
ansatte mener at man bør kutte ned på enkelte tilbud i skranken.
Det er varierende praksis om de enkelte enhetene har nedfelt skriftlige rutiner for oppførsel i
skranken. De fleste stedlige ledere oppgir at de ikke har, eller ikke har gjennomgått gamle,
skriftlige rutiner, unntatt to enheter. 48% av de ansatte oppgir at de kjenner til skriftlige
rutiner om oppførsel i skranken. Generelt sett sier stedlige ledere at de oppfordrer ansatte til å
forholde seg til generell høflighet og UBs verdier ved skrankearbeid.
2.2.5 Ettermiddags- og lørdagsvakter Det er stedlig leder som har hovedansvar for ansettelsesprosessen av nye ettermiddagsvakter
ved de enhetene som ikke har fast ansatte ettermiddagsvakter. (Med/Od har fast ettermiddags-
vakt, Billed og Manlib har ikke ettermiddagsvakter). Stedlige ledere er enige i at en godt
opplært ettermiddagsvakt (eventuelt i kombinasjon med en fast ansatt) er et godt nok tilbud til
publikum utenom vanlig arbeidstid. Flere enheter har fast ansatte i sine faste ettermiddags- og
kveldsvakter (kun i ordinære vakter, ikke når det f.eks. er utvidet til kl. 20.00). Fast ansatte er
ikke lørdagsvakter. Noen har kun studentvakter i ettermiddags- og kveldsvakttjenesten.
2.3 Tilgjengelighet Tilgjengelighet har vi tolket som der publikum møter Universitetsbiblioteket i Bergen først;
en førstelinjetjeneste. Det være seg en fysisk skranke, en digital skranke (e-post, chat)25
eller
telefon. Kort sagt et sted hvor man får et personlig svar på sin henvendelse. Vi ser på alt fra
fysiske åpningstider i lokalene, til behandlingstid og svar/responstid på e-post, diverse
bestillinger og chat. Hvorfor har man de åpningstider man har? Og hvordan har man kommet
frem til disse? Vi ser også på rutiner for hvordan vi møter våre brukere og hvordan de
besvares og behandles. Tilgjengelighet er også hvordan ting kommuniseres utad (stille
24
Det er visse forskjeller i mengden av slike arbeidsoppgaver mellom bibliotekene. Se AMD-rapporten,
vedlegg 2_5, s. 10 og 11. 25
Nettsider, sosiale medier og annet kan også betegnes som deler av en digital skranke, men vil som nevnt i
innledningen ikke behandles her.
26
kommunikasjon), og vi ser på profilering og rutiner for annonsering av åpningstider på nett,
infoskjermer og fysiske oppslag. Vi ser på chat, hvordan den organiseres, og viser til en
allerede grundig utarbeidet chattetjenesterapport.
Per i dag kan man møte UB på mange måter: Man kan møte opp i en av våre åtte publikums-
skranker, skrive e-post, ringe, chatte, fylle ut skjema på våre nettsider eller rett og slett sende
et brev. I UBs strategiplan (s. 9) kan vi lese at et av verdimålene er at “Biblioteket skal
arbeide for åpen og effektiv tilgang til vitenskapelig informasjon.” Hvordan løser vi denne
oppgaven i dag? Vi har tatt utgangspunkt i fire hovedpunkter i våre intervju om
tilgjengelighet.
2.3.1 Åpningstider
Det er varierende åpningstider på de ulike enhetene. I semestrene er tidene stort sett konstante
på alle enhetene, men rundt påske, sommer og jul er det spesielle åpningstider for alle. Noen
enheter opererer med fast ordning fra år til år, andre setter åpningstid fra gang til gang og
henviser for eksempel til Bibliotek for humaniora (som er den enheten som holder åpent
oftest/lengst) når ens egen enhet har stengt. Noen stedlige ledere mener at det ikke er viktig
med en samordning, så lenge det opplyses godt om enhetenes åpningstider. Det er bred
enighet om at det er bra at Bibliotek for humaniora holder åpent lenger og oftere enn de andre
avdelingene. Noen enheter har en ordning med at ansatte kan jobbe på Bibliotek for
humaniora når deres bibliotek er feriestengt. Noen ønsker av og til å stenge for publikum i
ferier/høytidsperioder, for å gjøre annet arbeid som er vanskelig å gjøre når biblioteket er
åpent.
Enhetene setter opp oppslag om åpningstider i sine lokaler, på inngangsdører, samt på UBs
nettside. En enhet har også en infoskjerm. Flere melder at de ønsker at én person er ansvarlig
for å ordne med åpningstidene på nett.
Vi spør om ferie- og høytidsåpningstider vurderes utfra statistikk på besøkende tidligere år.
Noen bruker besøksstatistikk. Man tar hensyn til de ansattes ferieavvikling i høytider og
fellesferien.
Noen av fakultetene subsidierer utvidet åpningstid for sine “sine” bibliotek (til for eksempel
kl. 20.00 istedenfor kl. 19.00 og/eller lørdagsåpent). Én enhet har på eget initiativ (uten
subsidiering) prøvd ut å åpne kl. 08.00 istedenfor 08.30, og har sett at dette er veldig
populært.
Stedlige ledere på spesialsamlingene ønsker seg utvidede åpningstider og åpent flere dager,
men dette er umulig med dagens ressurser. Noen stedlige ledere ser for seg at bibliotekene
skal være tilnærmet døgnåpne i framtiden, da med låsesystem og liten eller ingen bemanning
utenfor vanlig åpningstid.26
2.3.2 Telefon
Ved alle enheter har skrankevakten ansvar for telefonen. De fleste har ikke rutiner for hvordan
man besvarer telefonen, men flere mener at dette bør drøftes for hele UB. Man bruker selvsagt
ren folkeskikk (og navn på enheten/biblioteket, men dette varierer fra person til person). De
fleste enhetene har etter hvert fått digitale telefoner, med mange muligheter, og vi spør om
man har fått opplæring i disse. Det er ikke gitt opplæring i verken telefoni eller bruk av
telefonapparatene, men informasjon ligger tilgjengelig på UiBs nettsider.
26
Det finnes to pågående prosjekter om døgnåpne bibliotek (på Med/Od og RB).
27
2.3.3 E-post
Det er mange veier til UB via e-post. Ser vi for eksempel på vår nettside, kan vi nå biblioteket
på en UB-epost, alle enhetenes e-poster, fagområdenes fagreferenters e-poster, diverse
kontaktskjema, bestillingsskjema, innkjøpsforslag, kurs- og veiledningspåmelding (som alle
genererer e-post), bibliotekbasen Oria, billedbasen Marcus m.fl. Det ligger også e-postadres-
ser til alle ansatte via “Ansatte” i “Kontakt”-menyen.
2.3.4 Chat
Det er utarbeidet en evaluering av chattetjenesten (vedlegg 6), men vi ville likevel spørre om
tanker rundt denne relativt nye tjenesten. Organisering av chattevakter er ganske ulikt
praktisert på avdelingene. Dette har mye med bemanningssituasjon og størrelse på enhetene å
gjøre. Ansvaret for å bemanne chattevaktene ligger hos stedlige ledere. Noen sier at alle som
har skrankevakt, også skal ha chattevakt. Noen har innført faste vakter, noen setter opp uke
for uke.
Opplæringen er organisert i form av interne kurs, men man lærer også hverandre opp løpende.
Det er også løpende tilbud om opplæring av nyansatte og/eller andre som er nye i
chattetjenesten. Chattevaktene er en prioritert arbeidsoppgave. Mange sier likevel at de også
får tid til annet arbeid under vakten, siden det ikke kommer henvendelser kontinuerlig. Det er
ønsker om at alle chattevakter får to skjermer. Når vi spør om tanker om chattens
åpningstider, sier noen at de ønsker å ha åpent fra 09.00 om praktisk mulig. Noen mener at det
skulle ideelt sett vært åpent hele åpningstiden til biblioteket/bibliotekene.
2.3.5 Andre kanaler
Tilnærmet alle ønsker infoskjermer. Én enhet har per i dag infoskjerm. Den brukes aktivt nå,
og de er fornøyd med den. To enheter ønsker infoskjermer for å vise/promotere spesielle
samlinger og hendelser.
Vi spør om hvordan oppslag (f.eks. åpningstider) og andre grafiske produksjoner utformes, og
hvilke tanker som ligger bak når man lager dette. Man kjenner til Profiltorget,27
men dette
brukes i liten eller ingen grad. Mange ønsker at UB skal fremstå med en mer enhetlig visuell
profil.
2.4 Dokumentlevering Universitetsbibliotekets strategiplan sier følgende om dokumentlevering:
“UB skal (…) sikre effektiv tilgang til bred og faglig relevant forskningslitteratur” (s.11).
“… sikre effektiv tilgang til bred og faglig litteratur, inkludert universitetets egne
primærkilder, med fokus på digital tilgang” (s.13.)
Vi har kartlagt hvordan praksis er for dokumentlevering på de forskjellige enhetene. Er det
ønskelig med helt lik praksis, eller må man ta høyde for lokale tilpasninger? Vi har intervjuet
stedlige ledere, brukt spørreundersøkelsen for evalueringsprosjektet, og ved hjelp av et skjema
har vi registrert henvendelser som kom i skranken, på telefon og på e-post til de forskjellige
enhetene i én uke.
27
http://kapd.h.uib.no/profilmanual//index.html (21.04.16).
28
2.4.1 Kartlegging av praksis på de ulike enhetene
På mange områder er det forskjellig praksis på de ulike enhetene.28
De forskjellige enhetene
har ofte ulike rutiner, og det er svært vanskelig å få til en helt lik praksis. Ulikheter gjelder
bl.a. behandling av kontanter, mengden forespørsler, hvordan man låner ut fysisk materiale,
åpningstider, brukergrupper29
m.m.
Behandlingstiden for bestillinger av bøker, tidsskrift etc., er noenlunde den samme når det
gjelder materiale fra egne åpne samlinger (kort behandlingstid), litt varierende når det gjelder
materiale fra nærmagasinene, og det tar til dels veldig lang tid å bestille materiale fra UBs
fellesdepot. Mange ansatte er involvert i arbeidet med bestillinger, og tjenesten er mye brukt
av publikum. Innlån/fjernlån30
har blitt mer arbeidskrevende med det nye biblioteksystemet
Alma. Vi har ikke gått i dybden når det gjelder arbeidet med bestillinger, ettersom det i stor
grad henger sammen med det nye biblioteksystemet, og dermed er vanskelig å evaluere på
dette tidspunktet. Det kan uansett nevnes at dette er et stort arbeidsområde og en viktig del av
dokumentleveringen, som bør undersøkes nøyere ved en annen anledning. Når det gjelder
fjernlån er UB en stor bidragsyter i nasjonal sammenheng, både til fag- og folkebibliotek, og
til utenlandske bibliotek. Kun ansatte og studenter ved UiB får tilgang til innlån, eksterne
brukere får ikke innlån.
Noen enheter har radiobrikker i bøkene, og bruker utlåns- og returautomater. På sikt skal det
innføres radiobrikker og utlåns/returautomater og radiobrikker på alle enheter som driver
utlån av fysisk materiale. Arbeid med anbudsinnhenting er i gang på de avdelingene som
mangler automater og tilhørende utstyr. I praksis viser det seg at utlånsautomatene og de
kombinerte utlåns- og returautomatene fungerer bra, og er veldig arbeidsbesparende. De rene
returautomatene har det vært en del problemer med. Når de fungerer sparer det oss for mye
tid, men de er ofte ute av drift, til dels i lange perioder før de blir reparert.
Det er ulik praksis på de forskjellige enhetene når det gjelder hvilke tjenester man må betale
for. Noen steder må man betale for artikler, utskrifter (hvis man ikke er student eller ansatt),
poser m.m., mens på noen enheter er dette gratis. Lånereglene31
legger opp til at alle enhetene
skal ta betalt for ulike tjenester, som referansetjenester til eksterne institusjoner og bedrifter
eller artikkelkopier. I følge våre intervju er det pr. i dag kun én avdeling som fakturerer
offentlige institusjoner for veiledningstjenester. Når det gjelder artikkelkopier er det for tiden
ulik praksis. Lånereglene må oppfølges og oppdateres fortløpende. Tilbakemeldinger vi har
fått, sier også at vi bør ha en så felles praksis på dette området som mulig, og at bruk av
kontanter ikke er ønskelig.
Stedlige ledere er av den oppfatning at brukerne våre generelt er godt fornøyd med vår
dokumentlevering, men innføringen av discovery-systemet Oria har ført til at mange brukere
sliter med å finne det de leter etter. For de ansatte ved UB har innføringen av Alma vært en
utfordring, og har nå i overgangsfasen ofte gjort hverdagen i møtet med brukerne
vanskeligere.
28
Spes og Depot blir behandlet i egne avsnitt under. 29
Noen biblioteker betjener hovedsakelig UiB-studenter/ansatte, mens andre også har mange brukere som ikke
er tilknyttet UiB (“bylånere”). 30
Innlån er det vi låner inn for våre brukere fra andre bibliotek enn UB, mens fjernlån er det andre institusjoner
låner fra oss. 31
http://www.uib.no/ub/72208/l%C3%A5n-og-kopiering-priser-og-gebyrer# (02.05.16).
29
2.4.2 Transport/post
Universitetsbiblioteket benytter seg av to typer transport av post. Først er det interntransport
mellom de ulike enhetene. Dette er i regi av UiB. Vi bruker også Norsk Bibliotektransport32
for sending av bøker fra UB til andre institusjoner, både innenlands og utenlands. Tilbake-
meldingene vi har fått er at interntransporten stort sett går greit, men at post fra Depot kan ta
lang tid og skaper misnøye. Post som sendes med Norsk Bibliotektransport kan av og til ta
lang tid, og det har vært tilfeller der materiale forsvinner.
2.4.3 Spørsmål i skranken, på telefon og på e-post
I uke 833
la vi på alle enhetene med publikumskontakt (unntatt Billed), ut et skjema for å
fange opp hvilke henvendelser vi får i løpet av en uke. Svarene ble kategorisert i henvendelser
i skranken, på telefon og e-post. I alt ble det registrert 1909 henvendelser. Resultatene er
oppsummert i en plansje (vedlegg 2_9).
Henvendelsene gjelder bl.a. typiske spørsmål vi får i skranken, som spørsmål om Oria,
utskrift, tilgang til e-ressurser, utlån, fornying, bestillinger o.l. Flest henvendelser kommer
direkte til skranken, men også på telefon og e-post tar folk kontakt med oss. En del
henvendelser kommer også på chat, og evalueringen av chattetjenesten viser at bruken av
denne tjenesten er økende.34
Det må også nevnes at besvarelsestiden på forespørsel varierer
veldig. Noen forespørsler er besvart på sekunder, f.eks. spørsmål om hvor pensumbøker er
oppstilt, til timer om ikke dager, f.eks. henvendelse på chat om veiledning av masterstudent
som trenger “alt” om et emne. Dokumentlevering ved UB er en tjeneste som er mye brukt, og
det er viktig at vi har skrankepersonell som kan besvare alle de ulike henvendelsene.
2.4.4 Dokumentlevering ved Manuskript- og librarsamlingen, Billedsamlingen og Depot
UB sine spesialsamlinger (Manlib og Billed) og Depot skiller seg ut fra de andre enhetene, og
vi har derfor valgt å behandle dem for seg selv. Spes består av “en stor billedsamling, manu-
skriptsamling, diplomer, kart, antikvariske boksamlinger og aviser, (...) og Skeivt Arkiv. Sam-
lingene er tilgjengelige for forskere, studenter, presse, forlag og andre med interesse for lokal-
og kulturhistorie.”35
Ifølge depotrapporten er Depot et magasin for “verdifullt, lite brukt,
eldre materiale, slik at den samlingsmessig skulle ha en i hovedsak bibliofil og museal
karakter.”36
For de stedlige ledere har Depot hatt en annen rolle, som fjernmagasin for lite
brukt og eldre materiale som er utskilt fra enhetenes samlinger.
2.4.5 Manuskript- og librarsamlingen
Alt materialet er oppstilt i magasin. Henvendelser fra publikum kommer via telefon, epost og
over skranke. Ved bestilling hentes materialet fram og er tilgjengelig påfølgende dag. Det
oppbevares i egen safe på lesesalen (gjelder brorparten av materialet). Materialet er ikke til
hjemlån, men er tilgjengelig på lesesal med lesesalsvakt. Fjernlån gjøres ikke, men i stedet
digitaliseres materialet “on demand” og publiseres i visningsportalen Marcus37
. Dokument-
leveringen er effektiv, men publikum trenger ofte hjelp til å forstå materialet de har bestilt.
Etterspørselen er stigende, og besøkstall for Marcus og Skeivt Arkivs nettsider er økende.
32
Mer informasjon om Norsk Bibliotektransport finnes på nettsiden: http://www.nbt.as/ (02.05.16). 33
På Manlib ble det gjort i uke 14. 34
Evaluering av chattetjenesten ved UB, vedlegg 2_6, side 3. 35
www.uib.no/ub (02.05.16). 36
Rapport om utskilling fra Depot, vedlegg 2_7, side 2. 37
marcus.uib.no/home
30
2.4.6 Billedsamlingen
Alt originalt materiale er oppstilt i magasin. Brukere sender forespørsler per mail eller telefon,
samt bestillinger på fysiske kopier eller digitale filer gjennom samlingsverktøyet Marcus.
Originalt materiale er ikke til utlåns, men kan brukes til gjennomsyn under oppsyn. Fysiske
kopier hentes i skranken eller sendes og det sendes ut e-faktura. Billedsamlingens brukere
trenger mye veiledning, både i forhold til fotohistorie, rettighetsspørsmål, historisk kontekst
og motivtolkning. Etterspørselen er stigende, og ekspedisjonene til dels komplekse. Brukerne
gir gode tilbakemeldinger på service, behandlingstid og tilgang til materialet.
2.4.7 Depot
Bestillinger fra Depot hentes to ganger i uken, tirsdag og torsdag. Ansvaret for fremhenting er
tillagt to personer fra Spes. Det brukes et halvt dagsverk ved hver økt. Behandlingstid er fra to
til syv dager, avhengig av hvilket tidspunkt det blir bestilt på og hvor i UB-systemet
bestillingen skal sendes. Antallet bestillinger har falt etter Oria ble innført. Det er en svakhet
at det bare er to som er ansvarlig for å utføre jobben i Depot, og postgangen går ofte sakte
derfra. Noen stedlige ledere gir uttrykk for at man vil ha et bedre fungerende depot/felles-
magasin, og det er uklarheter rundt hva Depot sin rolle er eller skal være.
2.5 Lokaler I Universitetsbibliotekets strategiplan står det følgende: “Med utgangspunkt i kjennskap til
målgruppenes behov og preferanser, skal UB tilby brukervennlige, relevante og effektive
tjenester (…) ved å tilby velegnede bibliotekarealer som støtter ulike former for student-
læring” (s. 13). Er lokalene våre gode nok med utgangspunkt i dette? Fokus i strategiplanen er
altså på studentene, og grupper som ansatte og eksterne brukere nevnes ikke med tanke på
biblioteklokalene. For å få informasjon om lokalene har vi hentet inn tall som går på antall
arbeidsplasser, areal o.l.38
Vi har også intervjuet stedlige ledere og avdelingsledere med tanke
på lokaler. Tre av enhetene skal bygge om eller flytte, og intervjuobjektene har varierende
forventninger til dette. Vi har tatt utgangspunkt i arealene slik de var pr. februar 2016, da
intervjuer og datainnsamling ble foretatt.
2.5.1 Studentlæring i biblioteklokalene
UB har åtte enheter med åpne publikumsarealer. Alle tilbyr individuelle arbeidsplasser med
og uten PC, og de fleste tilbyr andre sitteplasser. Det er stor variasjon i antall plasser, og
fordelingen er slik:
38
Skjema for beskrivelse av de fysiske lokalene, vedlegg 2_4.
31
Figur 2 – arbeidsplasser og sitteplasser
Sett opp mot studenter på fakultetene fordeler det seg slik:
Sam Hum RB Jur PS Med/
Od
Man-
lib
Billed Totalt
Antall
studenter på
fakultetet 39
3531 3154 3077 2307 1982 1943 15994
Antall
arbeidsplasser 374 222 167 94 91 73 41 18 1080
Studenter pr.
arbeidsplass 9,4 14,2 18,4 24,5 21,8 26,6 14,8
Tabell 1 – arbeidsplasser pr. enhet
UB kan tilby arbeidsplasser til 6,8 % av den samlede studentmassen på omtrent 16000
studenter.40
Stedlige ledere på Jur og PS opplyser at det stort sett er fullt. Det er disse to
bibliotekene (i tillegg til Med/Od) som har færrest arbeidsplasser og flest studenter pr.
arbeidsplass.
Arealene som er åpne for publikum har ulik størrelse. På RB og Med/Od41
opptar samlingene i
underkant av 50 % av arealet, mens samlingene på Hum, Sam og Jur tar opp ca 70 %. PS har
ikke oppgitt kvadratmetertall på samlinger, og Spes (Manlib og Billed) sine samlinger står
stort sett i lukket magasin.
39
Sam: SV-fakultetet pluss Griegakademiet. Hum: HF-fakultetet minus Griegakademiet. Studenttall fra
høstsemesteret 2015, hentet fra Database for statistikk om høgre utdanning (DBH), http://dbh.nsd.uib.no/. 40
Inkluderer plassene på Manlib og Billed. Studenttall fra høstsemesteret 2015, hentet fra Database for
statistikk om høgre utdanning (DBH), http://dbh.nsd.uib.no/. 41
Det er planlagt ombygginger på begge disse bibliotekene, som vil endre forholdet mellom areal for samlinger
og areal for andre aktiviteter.
0
50
100
150
200
250
300
350
400
Andre sitteplasser
Antall arbeidsplasser medPC
Antall arbeidsplasser utenPC
Antall arbeidsplassertotalt (andre sitteplasserikke inkl.)
32
Figur 3 – åpne bibliotekarealer
Alle enheter unntatt Manlib har mulighet for gruppearbeid i grupperom eller på gruppe-
arbeidsplasser, men i intervjurunden kom det fram at flere ønsker seg grupperom. Ingen av
enhetene er definert som stille bibliotek, men likevel finnes det soner som i praksis er relativt
stille eller skjermet for støy på de fleste enhetene.
Hum Sam RB Jur PS Med/
Od
Man-
lib
Billed
Grupperom Ja Ja42
Nei Nei Nei Nei43
Nei Nei Andre
gruppe-
arbeidsplasser
Nei Nei Ja Ja Ja Ja Nei Ja
Stille soner Ja Ja Ja Nei Litt
stille Ja Ja Nei
Tabell 2 – Gruppearbeidsplasser og stillesoner
Bibliotekene etterstreber å følge universitetets syv prinsipper for universell utforming.44
2.5.2 Lokalene: Brukervennlige, effektive og attraktive?
Vi spurte stedlige ledere og avdelingsledere om følgende:
- Synes du at lokalene på din enhet er funksjonelle, attraktive, effektive?
- Hva ville du gjort for å forbedre? (Konkrete planer? Hvis man hadde fått en større sum
penger?)
Det er enighet om at lokalene slik de framstår i dag stort sett er bra, men det er også
forbedringspotensial (i varierende grad) på de fleste enheter. Noen lokaler kan karakteriseres
som effektive/funksjonelle, men ikke attraktive. Andre har for liten kapasitet, og andre får en
42
AV-rom som kan brukes til gruppearbeid hvis det er ledig. 43
Får grupperom ved ombygging våren 2016. 44
http://www.uib.no/hms-portalen/74601/universell-utforming#syv-prinsipper-for-universell-utforming
(11.04.16).
0
500
1000
1500
2000
2500
3000
3500
Antall kvadratmeter (ca)bibliotekareal åpent forpublikum
Hvorav samlinger
33
del klager på støy. Det ble trukket fram ulike
muligheter for forbedring, og mange kom med
ønsker og ideer, se tekstboks.
Det diskuteres fortløpende, men jobbes ikke
nødvendigvis så strukturert, med å gjøre lokalene
brukervennlige, effektive og attraktive. Mange
opplyser at kolleger diskuterer og ting tas opp på
husmøter etter hvert som det dukker opp. Å ta ting
videre oppover i systemet er stort sett opp til stedlig
leder. Ett av bibliotekene har en estetisk gruppe, som
jobber kontinuerlig med forbedring av lokalene.
Denne gruppen tar ansvar for estetiske spørsmål,
vurderer utstyr, lager gruppekroker m.m., og dette
fungerer bra.
På UB er det en årlig utstyrsrunde.45
Det er delte
meninger om hvor godt utstyrsrunden fungerer.
Mange syns at det tar lang tid å få utstyr, og at anskaffelsesrutinene er lite oversiktlige. Selv
om utstyrsrunden starter tidlig på året skjer det ofte ikke noe før på slutten av året. Andre syns
at det har blitt bedre de siste årene, og opplever at de i stor grad har fått det de har ønsket.
2.5.3 Publikums preferanser og behov
Publikums preferanser og behov står sentralt i strategiplanen (s.13), og vi spurte stedlige
ledere og avdelingsledere om følgende:
- Hvordan blir behovene på biblioteket ditt klare?
- Hvordan vet du at lokalene slik de er nå (ikke) er gode nok?
- Bruker dere å få innspill fra brukerne med tanke på hvordan lokalene skal se ut?
Det kom fram at alle diskuterer med eller får innspill fra sine kolleger, og mange sammen-
ligner med andre biblioteker og institusjoner. Man får få innspill fra fakultetet eller fagmiljøet,
og det brukes i liten grad faglitteratur. Noen enheter har hatt mindre brukerundersøkelser, og
dette har blitt opplevd som positivt og nyttig. Likevel har disse vært av liten skala, og har
dreid seg om relativt få aspekter ved lokalene. Flere av intervjuobjektene oppgir at brukerne
er fornøyde og aksepterer lokalene slik de er, og det er et godt tegn at lokalene blir mye brukt.
Ellers får de fleste enhetene lite innspill fra publikum, med unntak av enkelte spontane
kommentarer og klager.
2.6 Analytisk del
2.6.1 Bemanning og kompetanse i skranken
Prosjektgruppen ser at det til tross for noen fellestrekk (for eksempel felles åpningstider,
vaktturnuser og fordeling av vakter i ytre og indre vakt) også finnes mange lokale tilpasninger
45
I utstyrsrunden kommer representanter fra Adm og DST rundt på de enkelte enhetene for å få en oversikt over
enhetenes behov og ønsker. Stedlig leder lager behovs- og utstyrsønskeliste for enhetene, og avdelingsleder
prioriterer behovene for alle enhetene. Innkjøpene blir stort sett gjennomført noen måneder etter at ønskene
er prioritert.
Ønsker og forbedringsmuligheter
Bedre ventilasjon, solskjerming,
støyskjerming, bedre møbler,
grupperom, bedre utstillingsutstyr,
stablestoler, bruk av
interiørarkitekt, infoskjermer,
kunst, skilting, hyllemerking,
utvidet renhold, person som er
ansvarlig for vedlikehold, male
skitne vegger, ny skranke,
samlokalisering av Spes
34
av rutiner og arbeidsflyt. Det er i stor grad opp til stedlig leder ved bibliotekene å bemanne
skranken ut ifra det personale som er til stede på jobb. Bemanning av skranken avhenger av
ressursproblematikk, ferieavvikling, sykdom, planlagt fravær og andre oppgaver, samt andre
praktiske hensyn som kompetanse og plassering av nyansatte sammen med erfarne. Stedlig
leder har slik sett en viktig oppgave med å være ansvarlig for bibliotekenes daglig drift.
Skranken er bemannet etter følgende varianter:
- To personer
- En person og bakvakt
- En person (ingen bakvakt)
Grunnene til de ulike bemanningsmodellene er forskjellige: blant annet tas det hensyn til
lokalisering av biblioteket, om biblioteket ligger over to etasjer, hvilke brukergrupper som
frekventerer biblioteket, og man regulerer bemanningen etter travle og mindre travle perioder.
Bemanningsbehov blir fortløpende gjennomgått med personalgruppene av stedlig leder.
Prosjektgruppen vurderer det som hensiktsmessig at det enkelte biblioteket og stedlig leder
kan avgjøre hvilken skrankebemanning som er mest formålstjenlig i det respektive biblio-
teket, men at det er nyttig med en jevnlig gjennomgang av bemanningsrutiner. Det ser ut til at
en økning av personalressurser på noen av bibliotekene kan være nødvendig for å opprett-
holde et tilfredsstillende servicenivå og en praktisk bemanningssituasjon. Dette gjelder
spesielt dersom man endrer eller utvider åpningstider (eksamens- eller langåpent, lørdags-
åpent).
Det er ønskelig med variert kompetanse i skranken, det vil si at alle personalgrupper i
biblioteket deltar i skrankevaktene, noe som av stedlige ledere blir framhevet som positivt og
nødvendig for bemanningssituasjonen. Prosjektgruppen konkluderer derfor med at det med
dagens ressursnivå er nødvendig for bibliotekenes daglige drift at den enkelte ansatte har
mulighet for å ta med seg annet forefallende arbeid i skranken. Det er mulig å se for seg andre
typer organisering av skrankevakter, for eksempel spesialiserte personer som utelukkende
jobber i publikumskontakt. Vi har innen prosjektets rammer ikke fått satt oss nøye inn i andre
alternative løsninger for en mer effektiv organisering av bemanning innen publikumstjenester.
Dette kunne vært interessant ved en annen anledning, særlig med tanke på bemannings-
situasjonen. Likevel, slik UB er organisert i dag, mener prosjektgruppen at dagens modell
fungerer greit. Det virker hensiktsmessig og effektivt at flest mulig ansattgrupper kan ta
vakter i skranken for å ha fleksible bemanningsmuligheter.
Stedlige ledere oppgir at kompetansen i skranken er god, og at de ikke har fått negative
tilbakemeldinger fra brukere når det gjelder servicenivå eller bemanningen av skranken. Dette
er en vurdering ut ifra tidligere undersøkelser46
og en subjektiv oppfatning av brukernes opp-
levelse i skranken, og prosjektgruppen mener derfor at det vil være nødvendig med en ny
brukerundersøkelse for å få et mer objektivt og aktuelt bilde av dette.
Av de ansatte etterlyser 45% felles samlinger på tvers av bibliotekene om servicestandard i
skranken (33% er helt enig, 12 % ganske enig).47
Prosjektgruppen mener at det kan tilføye
skrankearbeidet merverdi når de som jobber mye med dette får utveksle erfaringer og
standarder på tvers av faglig tilhørighet. En hospiteringsordning for bedre kunnskaps-
46
For eksempel LibQUAL-undersøkelsen fra 2009.
http://www.ub.uib.no/felles/dok/LibQUAL_rapp_konsortium_100421.pdf (02.05.16). 47
Spørreundersøkelse for evalueringsprosjektet, vedlegg 1_3.
35
spredning på tvers av bibliotekene blir av stedlige ledere ansett som nyttig. Som nevnt
tidligere bør en slik ordning være systematisert og bli innført på et tidspunkt som egner seg.
2.6.2 Tilgjengelighet
Når det gjelder åpningstider er stedlige ledere og avdelingsledere stort sett fornøyd, men
bemanning er en utfordring. Noen har kun studentvakter utenfor vanlig åpningstid, noen har
fast ansatte i tillegg til studentvakter. Noen enheter ønsker permanent lørdagsåpent i
semestrene.
E-post (og telefon) er fremdeles mye brukt. Men vi ser i chatterapporten48
at på Uppsala
Universitetsbibliotek er det en klar nedgang på e-post og en oppgang på chat. Vi er ikke helt
der ennå, men henvendelser på chat har tatt seg opp, og mange brukere viser at de setter pris
på denne tjenesten. Alle enheter har sin avdelingstelefon i skranken, og den besvares der.
E-post er mer og mer lagt til indrevakt. Ingen betjener chat i skranken, men har dette som en
egen og dedikert arbeidsoppgave i henhold til vaktlister. Under intervjuene kom det fram at
noen mener at chatten ideelt sett skulle vært åpen hele UBs åpningstid og gjerne utover det,
men det krever ekstra ressurser. En mulig forbedring (støttet av analyse av besøk på UBs
nettside),49
er å åpne chatten kl. 09.00 istedenfor kl. 10.00.
Infoskjermer er ønsket. Det var en sak på dette for noen år siden, men den har siden ligget
stille. Dette bør tas opp igjen.
UBs grafiske profil utad: Mange ønsker likhet for UB, og en samsvarende UB og UiB-profil.
Pr. i dag er det få som bruker Profiltorget til utforming av egne oppslag.
2.6.3 Dokumentlevering
Det er ønskelig med mest mulig felles retningslinjer for alle UBs enheter. Dette er ofte
vanskelig å få til i praksis fordi det er forskjellige behov på de ulike stedene. Felles rutiner
med åpning for lokale tilpasninger kunne være en god mellomløsning. Det etterlyses felles
regler for betaling. Prosjektgruppen foreslår at man innfører muligheter for kontantløs
betaling på UB. Kontant betaling er arbeidskrevende og av sikkerhetsmessige grunner bør det
unngås.
Det vil være hensiktsmessig å ha samme retningslinjer for hvordan man lærer opp de
nyansatte som skal drive med publikumstjenester. Slik kan man sikre seg at brukerne får
samme svar uansett hvilken enhet/avdeling man er på.
Det bør være en målsetting for UB at det er samme behandlingstid på bestillinger av
bibliografisk materiale, og samme besvarelsestid på mail og telefon uansett hvilken enhet man
bruker. Dette gjelder selvfølgelig også innad på samme enhet. Man bør ha som mål å fortsette
med å ha lik praksis for behandlingstid av bestillinger, men på sikt prøve å få ned
behandlingstiden for bestillinger fra Depot. Intervjurunden viser at Depot først og fremst bør
ta vare på historisk material av lokalhistorisk karakter, og det bør være mer enn to personer
48
Evaluering av chattetjenesten ved UB, vedlegg 2_6. 49
Ibid.
36
involvert i den daglige driften. Prosjektgruppen konkluderer med at det er ønskelig med et
felles lokalt depot/magasin, og vi henviser ellers til rapporten om Depot.50
Prosjektgruppen mener at det bør innføres utlåns- og returautomater for alle enheter som
driver med utlån av fysisk materiale. Arbeidet med dette er i gang. Man må også sørge for at
standarden på returautomatene blir bedre, og vurdere serviceavtalen med dem som vedlike-
holder automatene. Dokumentleveringen er avhengig av oppdatert teknisk utstyr som
fungerer, dette gjelder også PC’er, skrivere og annet utstyr.
Det er også ønskelig med en kontinuerlig oppfølging og vurdering av kvaliteten på Norsk
Bibliotektransport.
Husholdningssystemet Alma og søketjenesten Oria bør bli bedre tilpasset brukerne, de har
store utfordringer som det er nå. Disse systemene er så nye at de fremdeles ikke har satt seg
hos de ansatte på Universitetsbiblioteket, men dette bør tas opp i en eventuell senere
evaluering av bibliotekets virksomhet.
Tross stadig varsler om “den trykte bokens død” og at “alt” kan finnes på nett, er det
fremdeles en stor etterspørsel etter bibliotekstjenester. Før i tiden trengte brukerne hjelp til å
finne “alt” om et emne mens i disse dager hvor man drukner i informasjon, spesielt på
internett, trenger de hjelp til å skille mellom det materiale som er viktig og det som bare er
støy. Dette viser at dokumentlevering er en av de grunnleggende tjenestene i biblioteket og
bør prioriteres deretter.
2.6.4 Lokaler
De ulike enhetene har forskjellig tilbud til brukerne når det gjelder lokaler. Alle enhetene har
arbeidsplasser med og uten PC, men kapasiteten ser ut til å være i minste laget på noen av
dem. Noen tilbyr grupperom, mens andre mangler dette. Enhetene er også ulike når det
gjelder stille soner og støynivå. Alt i alt kan man si at UBs lokaler støtter ulike former for
studentlæring og andre brukerbehov, men det er variasjoner blant enhetene, og det er rom for
forbedringer.
Hva er viktig for studentene når det gjelder ulike former for studentlæring? Dette vet vi
mindre om, men i LibQUAL-undersøkelsen som ble utført ved UB Bergen og fire andre
norske universitetsbiblioteker i 2009 kom det fram følgende: “I alle bibliotekene ønsker
studenter flere arbeidsplasser, både stille- og gruppearbeidsplasser. Deres ønsker om flere
gruppearbeidsplasser er nesten unisont (…) I bibliotek som tilbyr godt læringsmiljø og
fleksible arbeidsplasser skåres det høyest.”51
LibQUAL-undersøkelsen er likevel såpass
gammel, og selv om lokalene er relativt uforandrede, kan publikums behov ha endret seg.
I andre studier er det uttrykte ønsker om ulike arbeidsplasser med tanke på individuelt arbeid,
gruppearbeid og ulike støysoner (Andrews, Wright et al. 2015). Kriterier som “Amount of
space, noise level [and] crowdedness” blir pekt på som viktige faktorer ved et universitets-
biblioteks lokaler (Cha and Kim 2015). I en studie fra et annet universitetsbibliotek blir det
konkludert med at det er nødvendig å øke antallet og typer studieplasser, og dette
universitetsbiblioteket hadde plass til 8% av sine studenter (Lux, Snyder et al. 2016). Til
sammenligning har Universitetsbiblioteket i Bergen plass til 6,8% av studentene.
50
Rapport om utskilling fra Depot, vedlegg 2_7. 51
http://www.ub.uib.no/felles/dok/LibQUAL_rapp_konsortium_100421.pdf (02.05.16).
37
I intervjurunden oppgir flere enheter at de ønsker seg grupperom, og flere opplever at
lokalene stort sett er fulle. Hos noen kommer det klager på støy. Grupperom, flere og ulike
typer arbeidsplasser og støyskjerming kan dermed være aktuelle tiltak ved noen enheter, for at
lokalene bedre skal støtte studentlæring.
Innføring av elektronisk materiale muliggjør frigjøring av plass i biblioteklokalene, og i denne
sammenhengen har biblioteklokalene og biblioteket som læringsarena vært mye diskutert og
skrevet om (år 2000 og framover). På bakgrunn av intervjurunden mener prosjektgruppen at
man bør prøve å dra mer nytte av nyere faglitteratur på dette feltet.
Når det gjelder lokalenes effektivitet, attraktivitet og brukervennlighet, er dette litt forskjellig
fra enhet til enhet, men mange av intervjuobjektene er fornøyde med dagens lokaler. Men i
hvor stor grad har vi kjennskap til målgruppens behov og preferanser? Det som kom fram i
intervjuene er stedlige ledere og avdelingsledere sine meninger og oppfatninger, og eventuelt
deres tolkning av publikums behov. Vi har dessverre ikke hatt anledning til å spørre publikum
om deres mening innen dette prosjektets rammer, men tenker at publikumsperspektivet ville
tilført nyttig kunnskap om lokalenes opplevde brukervennlighet, effektivitet og attraktivitet.
Prosjektgruppen anbefaler en kartlegging av publikums behov og preferanser med tanke på
lokaler.
38
2.7 Anbefalinger
Som en oppsummering kan man si at mye rundt UBs publikumstjenester fungerer bra. Likevel
har vi gjennom analysen avdekket en del områder med rom for forbedring. Disse er oppsummert
i punktene under. For en mer detaljert punktliste for anbefalte tiltak, se vedlegg 8.
Prosjektgruppen anbefaler at Universitetsbiblioteket i Bergen bør
• Kartlegge brukernes opplevelse av UBs publikumstjenester ved hjelp av brukerunder-
søkelser. I følge strategiplanen skal UB ta utgangspunkt i brukernes behov og preferanser,
og på grunnlag av brukerperspektivet skal man tilby brukervennlige, relevante og effektive
tjenester (s. 13). Prosjektgruppen mener at man vet for lite om brukerperspektivet pr. i dag.
Det bør i tillegg brukes faglitteratur i arbeid med publikumstjenester, da dette kan si noe mer
om publikums behov.
• Skape et mer enhetlig UB, der enhetene i større grad har lik praksis og et tettere samarbeid.
Identifisere og dyrke en beste praksis på tvers av UB. Strategiplanen sier at UB skal “styrke
samarbeid og kunnskapsdeling lokalt, nasjonalt og internasjonalt.” (s. 19). Prosjektgruppen
foreslår å utveksle erfaringer, rutiner og standarder på tvers av avdelingene
A) på kort sikt ved felles personalsamlinger
B) på lang sikt via en systematisert og gjennomtenkt hospiteringsordning.
• Innføre lik praksis og følge (evt. revidere) lånereglene når det gjelder betaling for tjenester
(som for eksempel utskrifter, artikkelkopier, referansetjenester til institusjoner m.m.) Pr. i
dag er praksisen varierende på enhetene. Man bør også sikte mot elektroniske betalings-
muligheter.
• Sørge for tilstrekkelig bemanning til enkelt å kunne opprettholde dagens åpningstider, samt
se på mulighetene for å utvide åpningstid på både enhetene og chattetjenesten. En øking av
personalressurser på noen av enhetene er ønskelig for å opprettholde et tilfredsstillende
servicenivå og en praktisk bemanningssituasjon. Dette gjelder spesielt dersom man endrer
eller utvider åpningstider (eksamens- eller langåpent, lørdagsåpent, utvidet åpningstid av
chattetjenesten).
• Prioritere dokumentlevering i publikumstjenesten ved å forbedre husholdningsverktøyet
Alma og søketjenesten Oria i samarbeid med produktleverandør, sørge for kortere
behandlingstid på bestillinger fra depot, og skaffe utlåns- og returautomater for alle enheter
som driver med utlån av fysisk materiale.
39
2.8 Vedlegg Vedlegg 1_3 – Survey for evalueringsprosjektet.
Vedlegg 2_1 – Intervjuguider.
Vedlegg 2_3 – Skjema for registrering av henvendelser i skranken, på telefon og e-post.
Vedlegg 2_4 – Skjema for beskrivelse av de fysiske lokalene.
Vedlegg 2_5 – AMD-rapporten, framlagt av arbeidsgruppen for utarbeiding av minimums-
bemanning og driftsplan, internt dokument: https://wiki.uib.no/ubwiki/img_auth.php/d/da/Rapport_minimumsbemanning.pdf
Vedlegg 2_6 – Evaluering av chattetjenesten ved UB, internt dokument: https://wiki.uib.no/ubwiki/img_auth.php/c/c6/Chat_evalueringsrapport_2015.pdf
Vedlegg 2_7 – Rapport om utskilling fra Depot, internt dokument: https://wiki.uib.no/ubwiki/img_auth.php/9/96/Depot.rapport.2015-5.pdf
Vedlegg 2_8 – Detaljert punktliste for anbefalte tiltak.
Vedlegg 2_9 – Plansje: Kategorier av henvendelser gjennom 1 uke.
2.9 Litteraturliste Andrews, C., et al. (2015). “Library Learning Spaces: Investigating Libraries and Investing in
Student Feedback.” Journal of Library Administration: 1-26.
Cha, S. H. and T. W. Kim (2015). “What Matters for Students' Use of Physical Library
Space?” The Journal of Academic Librarianship 41(3): 274-279.
Lux, V., et al. (2016). “Why Users Come to the Library: A Case Study of Library and Non-
Library Units.” The Journal of Academic Librarianship 42(2): 109-117.
40
3 - Undervisning og veiledning
3.1 Bakgrunn
Delprosjektets mandat har fokus på følgende områder:
Avtalt veiledning og undervisning, inkl. forskerutdanning
o Kartlegge og evaluere den undervisning som UB utfører. Viktige momenter i
evalueringen er integrasjon og progresjon i studieprogrammene.
o Kartlegge fakultetenes formelle fora der UBs representasjon er aktuelt for vår
undervisning, og gi status på UBs deltakelse.
o Kartlegge og evaluere den veiledning som UB utfører.
Referansehåndteringsstøtte
o Tilbyr vi det rette verktøyet?
o Hvilket innhold har kursene UB tilbyr?
o Utnytter vi fasilitetene i verktøyet?
Akademisk skrivesenter
o Hvilke erfaringer har Hum gjort?
o Hva er behovet for akademiske skrivesentre på de andre fakultetene?
o Hvilke modeller finnes?
PhD on Track og Søk & Skriv
o Læringsobjekter – kartlegge om de er tilgjengelige i UiBs virtuelle klasserom,
MOOCs, LMSer osv?
o Hvordan brukes disse nettstedene i UBs undervisning og veiledning?
3.1.1 Avgrensing av mandatet
Evalueringen av Akademisk skrivesenter måtte av praktiske grunner begrenses til faktisk
bruk. En mer omfattende evaluering blir gjennomført våren 2016. I evalueringen av PhD on
Track og Søk & Skriv ble faktisk bruk prioritert.
3.1.2 Metoder
Delprosjektet for undervisning og veiledning har brukt flere metoder for å innhente data for å
belyse våre problemstillinger.
Fakultetenes nettsider for å kartlegge fakultetenes formelle fora for utdanningsspørsmål
(vedleggene 3_4 til 3_9).
Halvdagsseminaret for alle UBs ansatte 17.11.2015.
Upublisert rapport hvor Bibliotek for medisinske og odontologiske fag har gjort en bruker-
undersøkelse for å evaluere sin ”Bestill en bibliotekar”-tjeneste (vedlegg 3_10).
Internt UB-notat om referansehåndteringsverktøy (vedlegg 3_11).
41
Tall for undervisning og avtalt veiledning er hentet fra registreringsgrunnlaget til UBs års-
meldinger.
Evalueringsprosjektet organiserte ett felles spørreskjema som ble sendt til alle UBs ansatte (se
vedlegg 1_3). I dette spørreskjemaet hadde vårt delprosjekt ni spørsmål om undervisning og
avtalt veiledning samt bruken av Søk & Skriv og PhD on track.
Google Analytics for bruk av Søk & Skriv og PhD on track, samt statusrapporter pr februar
2016 (vedlegg 3_12 og 3_13).
Intern oversikt over avtaler for Akademisk skrivesenter (vedlegg 3_14).
Det ble organisert gruppeintervjuer for bibliotekene, DST samt Spes. Delprosjektet utarbeidet
en strukturert intervjuguide med åpne spørsmål om undervisning og avtalt veiledning
(vedlegg 3_2). Intervjuene ble gjennomført og oppsummert av prosjektleder Ingve Bergheim
og Rune Kyrkjebø.
Høringsseminaret for alle UBs ansatte 11.mars 2016.
3.2 Kartlegging I dette kapitlet beskriver vi den kartleggingen gruppen har gjort av UBs avtalte veiledning og
undervisning i informasjonskompetanse, inkludert forskerutdanningen, fakultetenes formelle
fora for utdanningsspørsmål, referansehåndteringsverktøy, samt bruk av Akademisk skrive-
senter og nettstedene PhD on Track og Søk & Skriv.
3.2.1 Omfang av avtalt veiledning og undervisning, inkludert forskerutdanning
Kartleggingen av omfanget av undervisning og registrert veiledning er hentet fra registrer-
ingsgrunnlaget for UBs Årsmeldinger.
2012 2013 2014 2015
Antall kurs 194 220 252 261
Antall kursdeltakere 3726 3167 3359 3845
Antall veiledninger 254 281 356 328
Tabell 1: Omfang av UBs kurs og veiledning 2012-15
I perioden 2012-2015 viser tallene at antall kurs ved UB øker jevnt. Samtidig ser vi at antall
kursdeltakere varierer fra år til år, uten at vi har gått nærmere inn på disse tallene. Når det
gjelder antall registrerte veiledninger var det en markert økning av fra 2013 til 2014, hvor en
del av økningen kan tilskrives bedre registrering av veiledningstid (UBs årsmelding 201452
).
Men den reelle økningen må heller ikke undervurderes da tallene for 2015 kun har en svak
nedgang i forhold til 2014.
For å eksemplifisere innholdet i UBs undervisningsportefølje har vi kartlagt undervisningen
ved tre bibliotek (HF-, JUR- og PS-fakultetene) noe mer grundig (vedlegg 3_3). Denne kart-
leggingen viser at det er til dels store forskjeller både mellom bibliotekene og internt mellom
52
http://www.uib.no/sites/w3.uib.no/files/attachments/s_2015-14_arsmelding_2014_vedlegg_0.pdf
42
ulike kurs på hvert bibliotek, med hensyn til målgruppe, innhold, frekvens og omfang (se
vedlegg 3_3 for detaljer). At det er til dels store ulikheter er naturlig, all den tid det er store
faglige forskjeller mellom fag og fakulteter ved UiB, forskjeller i størrelse på målgruppen for
de ulike kursene og forskjell når det gjelder graden av integrasjon av UBs kurstilbud i de ulike
fagene/kursene. Dette kommer vi nærmere tilbake til i neste delkapittel.
3.2.2 Undervisning
Det foregår en betydelig undervisningsaktivitet ved enhetene på UB og ikke bare på UBs egne
kurs. Eksempelvis underviser flere fagreferenter på ”sitt” fag da de blir innleid for å bidra
med ”fagfaglig” undervisning og som emneansvarlige. I datainnhentingen har vi konsentrert
oss om UBs egne kurs.
I intervjurunden pekes det på at kunnskap om Open Access (OA) publisering, kopirettigheter
og bibliometri i større grad kan integreres på MA-nivå, og ikke bare på PhD-nivå som i dag.
Gjenbruk av bilder i MA-oppgaver kan være en stor utfordring for studentene, både når det
gjelder kopirettigheter og referering. Tilsvarende utfordringer er det flere i intervjurunden
som peker på, og de mener at ikke alle fagmiljøene er klar over hvilke støttetjenester UB kan
tilby.
Dataene som er samlet inn viser at det er store forskjeller innbyrdes mellom enhetene med
tanke på omfang av undervisning, samt mellom ulike kurs internt på enhetene. En forskjell er
antall deltakere på kurs, som varierer sterkt. Dette knytter seg til ulike forhold som kursets art,
arealbegrensninger, antall studenter i målgruppen og etterspørselen etter de ulike kurstypene.
Variasjoner i fremmøte kan være avhengig av hvor godt integrert kurset er i de faglige
aktivitetene, hvor sterk oppfordringen fra faglærer er, hvordan læringsutbytte på faget er
beskrevet osv. Det er dermed ikke holdepunkt for å si at antall deltakere er korrelert med en
eller flere bestemte karakteristika. En annen ulikhet er grad av integrering som antas å ha
sammenheng med samarbeidet med fagmiljøet. Flere nevner at eksisterende samarbeid er
personavhengig både på UB og i fagmiljøene, noe som medfører en stor usikkerhet i
kontinuiteten av UBs kurs. Det kan derfor være tilfeldig om studentene får tilbud om UBs
kurs eller ikke.
I prosjektets felles survey var det 17 respondenter (av de 26 som hadde svart at de underviste
på UBs kurs) som hadde beskrevet et “UB-kurs som er godt integrert i et studieprogram”. De
fleste av svarene inkluderte samarbeid med fagmiljøet som en viktig faktor for integrering.
Tabellen under viser de 26 respondentenes oppfatning om hvor stor andel av egne kurs som er
godt integrert i et studieprogram.
Hvor stor andel av kursene vil du si er godt integrert?
43
Som tabellen viser fordeler responsen seg over hele skalaen. Omtrent halvparten synes å være
relativt godt integrert i fagene, og kan dermed antas å ha et godt samarbeid med sine
respektive fagmiljø. Dette bekrefter responsen i neste åpne spørsmål om ”Hvordan vil du
beskrive ditt samarbeid med fagmiljøene når det gjelder kursene dine?”. Mange svar
inneholder flere kategorier, og i 11 av svarene vurderes samarbeidet som godt/bra, mens 12 av
svarene nevner at samarbeidet er personavhengig og 3 svar peker på at det er den UB-ansatte
som er den aktive partneren i samarbeidet. Et representativt svar på spørsmålet for mange
respondenter kan være: ”Veldig varierende og ofte personavhengig.”
Av de samme respondentene er det bare halvparten (13) som oppgir at de har formell
pedagogisk kompetanse. Spennvidden i den pedagogiske utdanningen går fra kurs/emner, via
UniPed og PPU til hovedfag i pedagogikk. I intervjurunden ble det pekt på at UB forventer at
fagreferentene skal undervise, men at det ikke blir satt krav til fagreferentene om at de skal ta
UniPed innen tre år etter ansettelsen om de ikke har pedagogisk kompetanse når de begynner i
stillingen (som er kravet til andre UiB-ansatte). Gruppen antar at tilsvarende krav må gjelde
for alle som underviser på UB.
Mange har opplevd kontakten med fagmiljøene som utfordrende, men i de siste årene har det
skjedd en positiv endring. UBs kursprogram har blitt mer anerkjent som en støttetjeneste for
studentenes skrivearbeider, og fagansvarliges tiltro til UBs kompetanse har økt. I intervju-
runden er det flere som peker på at kursene de holder blir utarbeidet i tett samarbeid med
fagmiljøet, og at fagenes læringsutbyttebeskrivelser blir brukt i planleggingen av egne kurs.
Flere kursholdere peker på at studieadministrasjonen ved fakultetet er viktige nøkkelpersoner
i fagmiljøet, når det gjelder å få kurs på studieplanene.
Noen respondenter bruker UBs kurskatalog som grunnlag for utarbeiding av nye kurs i
samarbeid med fagmiljøene. Men i følge de fleste respondentene antar man at kurskatalogen
er lite kjent ute blant de fagansvarlige. Det er kun ett fagmiljø som bruker kurskatalogen
aktivt når de bestiller kurs.
Når det gjelder UBs kurs for PhD-studenter, er disse integrert i de fleste fakultetenes egne
program for gruppen. Oppleggene har ulik karakter, varighet og innhold alt etter ønske og
behov ved fakultetet (vedlegg 3_15). De fleste kursene inneholder avansert litteratursøk og
andre funksjonaliteter i ulike databaser, innføring og/eller avansert bruk av referansehånd-
teringsverktøy og noen inkluderer kurs/forelesninger om bibliometri, OA publisering og kopi-
rettighetsspørsmål. Bergen Summer Research School har sett behovet for og inkludert hele
UBs kursportefølje (unntaket er referansehåndteringsverktøy) i sitt program helt siden opp-
starten i 2008. UB har etablert kontakt med Forskningsadministrativ avdeling. Avdelingen har
nylig fått ansvar for PhD-koordinatorforum hvor UB deltar av og til.
3.2.3 Fakultetenes formelle fora for utdanningsspørsmål
For at UB skal kunne gi relevante og kvalitetssikrede tjenester til studentene, er det viktig at
vi er oppdatert med informasjon om fakultetenes utdanningsplaner og andre relevante
utdanningsspørsmål. Gruppen mener også at det er like viktig at fakultetene blir oppmerksom
på hva UB kan tilby og har kjennskap til våre tjenester og kompetanse. Fra vårt ståsted er det
derfor en stor fordel at vi møtes regelmessig, og da kan allerede etablerte fora på fakultetene
være et riktig sted å møtes. Det viser seg at fakultetene har noe ulik organisering og benevn-
elser på sine fora som er relevante for UBs undervisning. Vi har i det videre beskrevet status
44
og gitt en vurdering for det enkelte fakultet og UBs deltakelse i fakultetets fora på bakgrunn
av den informasjonsinnhenting som er gjort (vedleggene 3_4 til 3_9):
HF-fakultetet
Status: UB deltar i Studiestyret med fast observatør
UB deltar ikke i andre formelle fora
Vurdering
På grunn av et stort antall fag innenfor HF ville regelmessig deltakelse i alle utvalg på
institutt- og fagnivå overstige UBs kapasitet. Det kan imidlertid være interessant for de
respektive fagreferenter å delta uregelmessig på programstyremøter og lærermøter i de enkle
fagene for å bli kjent med fagkoordinatorer og studieledere, samt planlegge kommende
semesters kurs.
JUR-fakultetet
Status: UB deltar ikke i noen formelle fora
Vurdering
Dersom UB skal representeres i et av fakultetets formelle fora må det bli i Det juridiske
fakultets studieutvalg. I så fall er en ordning med observatørstatus der vi eventuelt kan møte
ved behov, men ikke nødvendigvis delta på alle møter foretrukket. Da kan vi på et tidlig
stadium informere om hva biblioteket kan bidra med. Delvis ut fra kapasitetshensyn, gjøres
dette på mer uformelt og tilfeldig vis i dag.
MED/OD-fakultetet
Status: UB deltar ikke i noen formelle fora
Vurdering
Deltaking i alle studieprogramutvalgene ville vært nyttig for å oppnå bedre integrering av
bibliotekundervisningen i studieløpet. Imidlertid har vi ikke nok ansatte til å dekke alle 18
studieprogrammer. Det er ønskelig at UB deltar i programutvalgsmøter, i utvidet studieledelse
og i utvidet forskerledelse.
PS-fakultetet
Status: UB deltar ikke i noen formelle fora
Vurdering
Kvalitetsutvalget for utdanning og evaluering (KUE) kan være et relevant forum for UB
(ledernivå). UB (fagreferentnivå) må etablere kontakt med programansvarlig og/eller
emneansvarlig der det ikke er på plass, og vedlikeholde kontakten hvor den er etablert. Det er
ønskelig å være tilstede på planleggingsmøter for kommende semester hvor både tilgang til
pensumlitteratur og UBs integrerte kurs kan stå på agendaen.
45
MN-fakultetet
Status: UB deltar ikke i noen formelle fora
Vurdering
Det er ønskelig at UB blir kalt inn til enkeltsaker i Studiestyre (ledernivå). Videre kan UB
bidra med deltakere i tverrfaglige administrative prosjekter ved fakultet. Formalisering av
samarbeidet på instituttnivå er ønskelig gjennom deltakelse i undervisningsutvalgene, hvor
UB får møte- og talerett.
SV-fakultetet
Status: UB deltar ikke i noen formelle fora
Vurdering
Formell deltakelse i Utdanningsforum og Forum for forskerutdanning er ønskelig. Det er også
et sterkt ønske fra UBs side om formalisering av samarbeidet på instituttnivå gjennom del-
takelse i undervisningsutvalgene, hvor UB får møte- og talerett.
3.2.4 Avtalt veiledning
Alle enheter, og svært mange bibliotekansatte, gir avtalt veiledning. På UBs nettsider blir det
informert om at avtalt veiledning eller ”Bestill en bibliotekar er en tjeneste for studenter og
ansatte ved UiB, Haukeland universitetssjukehus og Uni Research”.
I spørreundersøkelsen og intervjurunden blant UB-ansatte ga de fleste uttrykk for at en
veiledningstime gir noe ekstra i forhold til kursdeltakelse, eksempelvis er den mer personlig,
bedre tilpasset en konkret problemstilling, det er rom for diskusjon og man opplever en større
aktivitet fra bruker. En respondent pekte på at fordelene ved avtalt veiledning må sees i
sammenheng med hvilket kurs man sammenligner med. En annen svarte at en veiledningstime
gir lite særlig tatt i betraktning hvor mye mer ressurskrevende en veiledningstime er.
Det er ulik praksis ved de forskjellige enhetene når det gjelder veiledningstjenester for
personer utenfor UBs primære målgrupper. Ved de fleste enhetene gir man avtalt veiledning
også til disse. Kun en enhet avviser dem, mens en annen tilbyr tjenesten mot et gebyr på 500
NOK/halvtime. Spes skiller seg fra de andre enhetene ved UB ved at de i mye større grad
retter seg mot allmenheten, også når det gjelder veiledningstjenester. Det ble i intervjuet spurt
om enhetene setter krav til den som får avtalt veiledning. Kun en enhet svarte at de krever at
personen først har deltatt på et søkekurs. På de resterende enhetene svares det at det er
ønskelig at bestiller gir en redegjørelse av problemstillingen i forkant av veiledningen, men at
det er kun en oppfordring og ikke et krav.
Et eksempel på en lokal praksis er Med/Od. Her utgjør tjenesten ”Bestill en bibliotekar” en
stor del av arbeidsoppgavene for flere av de ansatte. I biblioteket sin evaluering av tjenesten i
løpet av vårsemesteret 2013 (vedlegg 3_10), ble det sendt ut spørreskjema til 64 personer som
hadde benyttet tjenesten, og av disse svarte 56,25% på undersøkelsen. Respondentene var
fornøyde tjenesten og det konkluderes med at resultatene står godt i forhold til tidsbruken på
biblioteket på det tidspunktet undersøkelsen ble gjort. Rapporten peker på at følgende faktorer
må være tilstede i en god veiledningstime:
46
- Bruker er informert om hva man kan forvente å få hjelp til i en slik veiledningstime.
- Bruker har en konkret problemstilling.
- Bibliotekansatt har fått tilstrekkelig informasjon om problemstillingen før
veiledningstimen.
- Bibliotekansatt har tilstrekkelig tid til forberedelse før veiledningstimen.
Ingen bibliotek opererer med makstid for veiledningstjenesten, men det er enighet om at det er
vanlig å sette av ½ - 1 time, en sjelden gang 2 timer til denne typen aktivitet. Noen presiserte
at det går en del tid i forkant til forberedelse til veiledningstimer, og noen ganger arbeid i
ettertid. Av intervjurunden fremgikk det videre at det særlig er fagreferentene som gir avtalt
veiledning. På enheter der andre enn fagreferenter deltar i undervisningen, gir disse perso-
nene også veiledning. Ved Spesialsamlingene opplever man at nesten alle henvendelser i
skranken er spørsmål som krever veiledning, og dermed blir dette noe som alle som har
skrankevakter gjør. Videre ble det pekt på at begrepet ”avtalt veiledning” er vanskelig å skille
fra andre typer veiledning som blir gitt i biblioteket, eksempelvis spørsmål i skranke, over
telefon og på e-post, og at den rapporterte veiledningen derfor ikke nødvendigvis gir et riktig
bilde av veiledningsaktiviteten ved UB.
Gjennom intervjuene kom det frem at tjenesten “avtalt veiledning” kan være et viktig faglig
oppdateringselement for UB-ansatte, særlig gjennom kontakt med høyere grads studenter og
ansatte.
3.2.5 Referansehåndteringsstøtte
Alle studenter og ansatte ved UiB har tilgang til referansehåndteringsverktøyet EndNote.
Programmet finnes både for Mac og PC, og IT-avdelingen står for distribusjon av program-
met. UBs kompetanse og dermed brukerstøtte, begrenses som oftest til PC/Windows ettersom
Mac-maskiner ikke er tilgjengelig i bibliotekene. I tillegg finnes det flere gratis programvarer
for referansehåndtering, eksempelvis Zotero og Mendeley.
UB har utviklet en norsk brukerveiledning i EndNote på nett, og gir brukerstøtte og holder
kurs på engelsk og norsk. Kursene har både nybegynnernivå og nivå for viderekommende,
samt at man kan bestille en bibliotekar for individuell veiledning. UB tilbyr både studieplan-
integrerte kurs og påmeldingskurs. Påmeldingskursene bekjentgjøres via kalenderen på UBs
nettsider, sosiale medier, MiSide, via studiekonsulenter, samt oppslag i de enkelte biblio-
tekene. De fleste av kursene tar for seg EndNote. Dertil kommer brukerstøtte og kurs i gratis-
programmet Zotero, mest brukt innen realfagene, og Reference Manager som er mest brukt
innen medisin og odontologi, samt EndNote online og Mendeley. Alle verktøyenes fasiliteter
presenteres tilpasset de enkelte gruppenes fagområder og nivå.
Et enkelt søk i loggen på UBs chattetjeneste viser at vi i perioden fra 22. august 2014 til 8.
mars 2016 mottok 1450 henvendelser. EndNote var tema for 112 av samtalene, Zotero og
Mendelay hadde to henvendelser hver. Altså nevner ca. 8 % av innkommende chattere
referansehåndteringsverktøyene. (Merk at disse samtalene ikke er forsøkt analysert.)
Referansehåndteringsverktøy er et viktig arbeidsverktøy for UB-ansatte, både i egne arbeider,
men også når man jobber med forskningsstøtte ifm. litteraturoversikter.
I 2012 vurderte en gruppe ved UB seks angitte program/tekniske løsninger for referanse-
håndtering (vedlegg 3_11). Konklusjonen den gang var:
47
fortsatt satse på EndNote, men utvide tilbudet til å omfatte andre program
kurs og brukerstøtte for noen få produkter
formidle tips og råd for flere produkter
brukertilpasset kurs og veiledning
jevnlig evaluering av hvilke produkter UB skal satse på
Gruppen mener at konklusjonen i hovedsak fortsatt er gyldig, og at det kan være rimelig å
anta at UB i stor grad imøtekommer brukernes behov og tilbyr rett brukerstøtte. UBs kurs i
referansehåndtering er i stadig endring basert både på tilbakemeldinger fra kursdeltagere,
spørsmål fra brukere, samt utvikling av verktøyene.
3.2.6 Akademisk skrivesenter
Akademisk skrivesenter (vedlegg 3_14) er et pilotprosjekt ved HF-fakultetet og Hum-
biblioteket. Prosjektperioden varer til vår 2017. Senteret har fire hovedaktiviteter: Individuell
veiledning til oppgaveskriving, seminar og skriveverksted integrert i fagemner, forskning, og
opplæring av veiledere. Akademisk skrivesenter skal øke studentenes akademiske skrive- og
forskningskompetanse og med dette bidra til å redusere frafall i studiene og gjøre HF-
studenter mer attraktive for framtidige arbeidsgivere gjennom tilbud av overførbare ferdig-
heter. Dessuten bidrar Akademisk skrivesenter til å øke synlighet av bibliotekets tilbud i
fagene. Målgruppen er HF-studenter på alle nivå (bachelor, master og PhD).
Akademisk skrivesenter er fysisk plassert på eget område på biblioteket. Staben består av
lærere fra Institutt for filosofi og førstesemesterstudier (FoF), fagreferenter fra biblioteket og
studenter til vakttjeneste. Fra våren 2016 skal 2 stipendiater fra FoF gjennomføre sitt
pliktarbeid på skrivesenteret.
Antall individuelle konsultasjoner viser en sterk økning i bruk av skrivesenteret:
Høsten 2014: 75
Våren 2015: 107
Høsten 2015: 108
Vi ser en tydelig økning i antallet integrerte kurs innen faglige emner som senteret tilbyr:
Høsten 2014: 5
Våren 2015: 9
Høsten 2015: 27
Sum: Antall HF-studenter nådd på ulike nivå: ca. 600
Sum: Antall exphil-studenter nådd: ca. 3 250
I tillegg har senteret holdt to veiledningsseminar for studenter fra didaktikk-programmene på
HF, og undervist på SV og HiB og St. Paul gymnas. I løpet av prosjektperioden har det vist
seg å være en sterk interesse for bruk av senteret av studenter fra andre fakulteter, blant annet
i samfunnsvitenskap, psykologi, pedagogikk og realfag.
Akademisk skrivesenter har fått gode tilbakemeldinger fra studenter og lærere og er blitt
tildelt både HFs Spurveuglepris for utdanningskvalitet 2015 og UiBs Uglepris for godt studie-
48
kvalitets- og utviklingsarbeid 2015. En systematisk evaluering av Akademisk skrivesenter vil
bli gjennomført våren 2016.
3.2.7 PhD on Track
PhD on Track (phdontrack.net) er en åpent tilgjengelig veiledningsressurs for unge forskere.
Nettstedet er utviklet i samarbeid mellom bibliotekene ved Høgskolen i Bergen, Norges
Handelshøyskole, Universitetet i Bergen, Universitetet i Oslo og Universitetet i Aalborg.
Formålet er å spre kunnskap om kartlegging av forskningslitteratur og publisering av egne
forskningsresultater (vedlegg 3_12).
Data fra Google Analytics viser en økning i bruk fra 2014 til 2015:
Den geografiske fordelingen viser at Norge står for 23,6% av bruken i 2015, på andre plass
står USA med 17,2%, fulgt av Storbritannia med 8,4%. Samtidig viser sammenligning av
bruk i 2014 at bruken i Norge har gått ned med 15%, mens bruken internasjonalt har steget
(USA +35,6%, UK +13,1%). Det nasjonale perspektivet viser at Oslo og Hordaland har de
fleste brukere både i 2014 og 2015. Det kan tolkes dithen at PhD on Track hovedsakelig blir
formidlet gjennom fagmiljøene redaksjonen er knyttet til. Tallene fra felles survey viser at
PhD on Track generelt blir lite brukt i undervisningen ved UB.
Allerede de første brukerundersøkelsene for PhD on Track viste store forskjeller mellom
fagene når det gjelder veiledning, søk og publisering. En ny brukerundersøkelse som ble
gjennomført desember 2015 ved HF-fakultetet (se vedlegg 3_12), bekreftet at PhD on Track
har sterkt utviklingsbehov innen humaniorafagene, og her ligger antageligvis en nøkkel til å
snu den negative trenden i bruk av nettsiden i Norge. Det vil også være naturlig å anta at det
samme gjelder for samfunnsfagene. Derfor vil et sterkere fokus på skriveprosessen og
utforming av vitenskapelig tekst være viktige aspekter innenfor videreutviklingen av nett-
stedet, noe som støttes av statistiske data for brukerflyten i Norge og av data fra felles survey.
3.2.8 Søk & Skriv
Søk & Skriv (sokogskriv.no) er et åpent tilgjengelig nettsted for oppgaveskriving, utviklet i
samarbeid mellom bibliotekene ved Høgskolen i Bergen, Norges Handelshøyskole, Universi-
49
tetet i Bergen og Universitetet i Oslo, og Akademisk skriving ved Institutt for filosofi og
førstesemesterstudier, Universitetet i Bergen. Formålet er å spre kunnskap om akademisk
skriving og informasjonssøk til studenter på bachelor- og masternivå uavhengig av fag
(vedlegg 3_13).
Data fra Google Analytics viser en tydelig økning i bruk fra 2014 til 2015:
Den geografiske fordelingen viser at Norge fremdeles står for over 80 % av bruken. Det antas
at hovedgrunnen til dette er at nettstedet i oppstarten kun ble tilbudt på norsk, men det kan
også tyde på at Søk & Skriv hovedsakelig blir formidlet gjennom fagmiljøene som redak-
sjonen er knyttet til. Denne hypotesen blir støttet av fordelingen av bruk i Norge. Analysen av
brukerflyt viser at søk etter informasjon rundt oppgaveskriving, kildebruk og referanser er
foretrukket og åpenbart målet for de fleste brukere. Nettstedet brukes først og fremst som et
oppslagsverk hvor man raskt søker opp informasjon som er relevant for den delen av skrive-
prosessen man befinner seg i.
Tallene fra felles survey viser at Søk & Skriv blir brukt en del i undervisningen ved UB. I
denne sammenheng er det hovedsakelig informasjon rundt oppgaveskriving og informasjon
rundt kildebruk og referanser som er aktuelle.
Tidligere undersøkelser av formidling via web-annonser og Google adwords har vist liten
effekt. Derfor forandres formidlingsstrategi i retning av fagmiljøene (nye konsepter til bruk av
Søk & Skriv som læringsverktøy i undervisning), noe som støttes av de nasjonale og
internasjonale brukertallene.
3.3 Avsluttende analyse og anbefalinger Undervisnings- og veiledningsaktiviteten ved enhetene på UB er stor, og aktiviteten er
økende. Det er store forskjeller innbyrdes mellom enhetene når det gjelder omfang av
undervisnings- og veiledningsaktiviteten, samt mellom ulike kurs internt på enhetene. Noe av
50
dette avspeiler forskjellene mellom de ulike fakultetene og fagene ved UiB. Eksempelvis er
det til dels betydelig forskjell på antall kurs og antall deltakere på kurs. Dette knytter seg til
forhold ved fakultetet som arealbegrensninger, antall studenter i målgruppen og etterspørselen
etter de ulike kurstypene.
UBs mål om økt studieplanintegrering av sine kurs, og dermed progresjon i vårt kursprogram
i informasjonskompetanse på alle fagene, vil avhenge av flere faktorer. For det første er
fagene ulike og de vil derfor ha ulike behov for UBs kurs på de ulike BA-, MA-, profesjons-
og forskerutdanningene. En annen viktig faktor i denne sammenhengen er i hvor stor grad UB
og fagmiljøene samarbeider i planlegging og gjennomføring av UBs kursprogram. Videre har
det betydning at informasjonskompetanse er beskrevet i fagenes studieplaner på de ulike
nivåene, i tråd med kravene i Nasjonalt kvalifikasjonsrammeverk (NKR) som UiB har imple-
mentert. Om UB er med i årshjulet for de ulike programmenes/emnenes planleggingsmøter
kan ytterligere bidra til progresjon og integrasjon av UBs kurs til studentene.
Som gruppens datamateriale viser jobber UB i mange sammenhenger tett med fagmiljøene,
men det er fortsatt en jobb å gjøre før UBs kurs og støttetjenester er fullt integrert i alle UiBs
utdanninger. Den integreringen er viktig for at Universitetet skal oppfylle kravene i NKR. Det
kan synes som om det fortsatt er personavhengig, både på UB og i fagmiljøene, om UB er
tilstede i fagenes årshjul. UB er ofte initiativtaker i samarbeidet med fakultetene, og UB må
fortsatt ha en aktiv rolle for å få til ønsket samarbeid.
Det er vår anbefaling at UB stiller krav til og tilrettelegger for, at alle ansatte som skal
undervise har pedagogisk utdanning. For de som ikke har denne formelle kompetansen ved
ansettelse, bør gjennomføringen av UniPed sine basiskurs skje innen to år etter ansettelse. En
annen faktor som er av betydning er den videre utviklingen av UBs kurs. Dersom vi i tråd
med UiB-strategien 2016-2022 skal satse på digitale læringsformer, er det nødvendig at UBs
kompetanse på utvikling av denne type e-læringsobjekter oppgraderes.
Samarbeidet mellom UB og fagmiljøene må institusjonaliseres for at UBs tjenester og tilbud
til studentene skal komme alle studentene til gode når behovet er tilstede. Det er av stor betyd-
ning for kontinuiteten av UBs samarbeid med fakultetene, at UB blir innkalt til formelle møter
i aktuelle fora. Gruppen foreslår derfor at UB (ledernivå) blir innkalt til møter i et forum hvor
fakultetets utdanninger blir diskutert, og at det blir innarbeidet i planleggingen av undervis-
ningen for studieprogrammene at UB (fagreferentnivå) blir innkalt til møter hvor neste
semester planlegges.
Avtalt veiledning er en tjeneste som benyttes i ulikt omfang ved de ulike enhetene ved UB.
Dette skyldes sannsynligvis forskjellige behov hos de ulike brukergruppene, men kan
muligens også skyldes ulik markedsføring av tjenesten. Antall arbeidstimer som går med til
avtalt veiledning varierer derfor til dels mye blant UBs ansatte som gir denne tjenesten. En
stor andel av UBs ansatte gir en form for avtalt veiledning. Brukerne av tjenesten synes
samlet å være godt fornøyd, samtidig som de fleste av UBs ansatte mener at tjenesten tilfører
brukerne noe ekstra ut over UBs andre undervisningstilbud. Avtalt veiledning er i tillegg et
viktig faglig oppdateringselement for UB-ansatte. Men for noen enheter er det imidlertid
vanskelig å skille avtalt veiledning fra den mer spontane veiledningen som foregår over
skranke, telefon, chat og e-post, og man kan spørre seg om hensikten med å ha et slikt skille.
Når det gjelder referansehåndteringsstøtte foreslår gruppen fortsatt å satse på EndNote, men
utvide tilbudet til å omfatte andre program ved behov. UB fortsetter å gi brukertilpassede kurs
51
og støtte for noen få produkter, samt formidle tips og råd for flere referansehåndterings-
produkter. Hvilke referansehåndteringsverktøy UB skal yte støttetjenester til, må evalueres
med jevne mellomrom.
Etterspørselen etter tilbudene ved Akademisk skrivesenter viser en tydelig økning, både med
tanke på individuelle veiledninger, seminarer og workshops. Tilbakemeldinger fra studenter
og fagmiljøene har vært gode, og skrivesenteret har begynt å utvide sitt tilbud utenfor HF-
fakultetet. Det anbefales å videreføre Akademisk skrivesenter ut over prosjektperioden som
slutter våren 2017. Dette er det støtte for i Undervisningsutvalget sin oppfølging av UiB-
strategien for 2016-2022 (UU-møtet 11.3.16, Sak 20/16).
Brukerdata for PhD on Track viser en jevn økning i bruk totalt, men med en nedgang i Norge
fra 2014 til 2015. Videreutviklingen av nettstedet bør fokusere på bruk innen humaniora og
samfunnsfag, og da spesielt med et sterkere fokus på skriveprosessen og utforming av viten-
skapelig tekst.
Analysen av brukerdata for Søk & Skriv viser en tydelig økning i bruk fra 2014 til 2015.
Informasjon rundt oppgaveskriving og kildebruk og referanser er sterkt prioritert og åpenbart
målet for de fleste brukere. Nettstedet brukes først og fremst som et oppslagsverk hvor man
raskt søker opp informasjon som er relevant for den delen av skriveprosessen man befinner
seg i.
3.4 Oppsummerende analyse og anbefalinger Fagenes behov styrer mye av UBs lokale tilpasninger når det gjelder UBs avtalte
veiledning og undervisning, inkludert forskerutdanningen. Av dette følger at brukernes
behov må stå i sentrum for UBs tjenester, og behovene må være kjent. Med kravene til
kvalitet og effektivitet må UB sørge for å tilby de rette tjenester innen undervisning og
veiledning, slik at UiBs forskere og studenter kan nå sine mål på en mest mulig effektiv
måte. Delprosjektets viktigste anbefalinger er:
Etablere en funksjon som har ansvar for koordinering, integrasjon og
utvikling av UBs kurs og avtalte veiledning, inkludert forskerutdanningen:
o Kartlegge og analysere alle enhetenes kursporteføljer.
o Se på standardisering og samarbeid internt på UB.
o Se på kompetanseutvikling på undervisning, digitale
læringsformer og veiledning for UB-ansatte.
o Etablere formelt samarbeid mellom UB og det enkelte fakultet på
ledernivå og fagreferentnivå.
Jevnlig evaluere hvilke referansehåndteringsverktøy UB skal satse på.
Fortsette samarbeidet om Akademiske skrivesentre, og om vedlikehold og
utvikling av nettstedene PhD on Track og Søk & Skriv.
52
3.5 Liste over vedlegg 1_3 - Felles spørreundersøkelse.
3_2 - Intervjuguiden fra Delprosjektet undervisning og veiledning.
3_3 - Kursporteføljen ved tre bibliotek: HF-, JUR- og PS-fakultetet.
3_4 - Kartlegging av HF-fakultetets formelle fora for
undervisningsspørsmål.
3_5 - Kartlegging av JUR-fakultetets formelle fora for
undervisningsspørsmål.
3_6 - Kartlegging av MED/OD-fakultetets formelle fora for
undervisningsspørsmål.
3_7 - Kartlegging av MN-fakultetets formelle fora for
undervisningsspørsmål.
3_8 - Kartlegging av PS-fakultetets formelle fora for
undervisningsspørsmål.
3_9 - Kartlegging av SV-fakultetets formelle fora for
undervisningsspørsmål.
3_10 - Veiledningsrapporten fra UBMED.
3_11 - Internt notat om referansehåndteringsverktøy.
3_12 - Statusrapport om PhD on Track.
3_13 - Statusrapport om Søk & Skriv.
3_14 - Statusrapport om Akademisk skrivesenter.
3_15 - Kartlegging av UBs kurs for PhD-kandidater.
53
4 - Forskningsstøttetjenester
4.1 Innledning
Med den digitale tidsalderen utfordres bibliotekene til å utvikle nye tjenester for bedre å møte
dagens og morgendagens forskningsbehov. Framvoksende teknologier betraktes generelt som
en av de største drivere som fører til endring i bibliotek (jfr. til eksempel Davis 201653
og
Kennan et al. 201454
). For fortsatt å være relevant for forskerne og beholde plassen som
fremste informasjonsspesialist og kunnskapsorganisator, er det viktig å forstå de pågående
endringsprosessene.
Tradisjonell forskningskommunikasjon basert på trykt materiale er kommet under press, og
alternative kanaler og betalingsmodeller har vunnet terreng (Lavoie et al. 201455
). Kritikken
mot den tradisjonelle modellen er blant annet knyttet til begrensende tilgangsordninger og et
utilstrekkelig format (for statisk tekst). Forskningsproduksjon og gjenbruk kobles nå direkte
til hverandre uten at en omvei via utgiver, leverandør og bibliotek strengt tatt er nødvendig.
Følgelig blir noen av bibliotekets tradisjonelle funksjoner marginalisert, mens andre får
sterkere betydning. Sistnevnte gjelder krav om etterprøvbarhet, siterbarhet og åpenhet. Åpen
tilgjengelighet er et av de største kravene som rettes mot forskning både nasjonalt og inter-
nasjonalt. Økt konkurranse i høyere utdanning og behov for dokumentasjon og målstyring er
andre momenter som påvirker sektoren. Disse trendene er også bibliotekene berørt av og
tjenestene blir tilpasset og utvikles videre i forhold til dette.
Med utgangspunkt i skissen til Arbeidsgruppe for forskningstjenester ved Universitets- og
høyskolerådets bibliotekutvalg (figur 1), har vi kartlagt prosessene og analysert tjenestene i
lys av UBs strategi for 2016-202256
.
53
Davis, J. Y. (2016). Transforming Technical Services: Evolving Functions in Large Research University
Libraries. Library Resources & Technical Services, 60(1), 52-65. Retrieved from:
https://www.journals.ala.org/lrts/article/view/5901/7465
54
Anne Kennan, M., Corrall, S., & Afzal, W. (2014). “Making space” in practice and education: research
support services in academic libraries. Library Management, 35(8/9), 666-683. doi: 10.1108/LM-03-2014-
0037
55
Lavoie, B. F., Childress, E., Erway, R., Faniel, I. M., Malpas, C., Schaffner, J., & van der Werf, T. (2014).
The Evolving Scholarly Record Retrieved from:
http://www.oclc.org/content/dam/research/publications/library/2014/oclcresearch-evolving-scholarly-record-
2014.pdf
56
http://www.uib.no/sites/w3.uib.no/files/attachments/ub_strategiplan_endelig_versjon_2016-
2022_v4_web.pdf
54
Figur 1: Forskningsprosessen og bibliotekets bidrag hentet fra Arbeidsgruppe for forsknings-
tjenester ved UHRs bibliotekutvalg
Samhandling, koordinering og organisering er begreper som stadig dukker opp i arbeid med å
kartlegge forskningsstøttetjenester. Tjenestene er tett koplet til universitetets kjernevirksomhet
og utvikles i samarbeid med ulike miljøer ved UiB. Det etterlyses en formålstjenlig, organisk
struktur og et klokt lederskap som bedre ivaretar et smidig samarbeid på tvers (Johnson et al.
2015)57
. Det uttales eksplisitt et behov for en tettere integrering med institusjonens IT- service
(Andrew et al. 2015)58
. I dag utdannes det ikke i tilstrekkelig grad for disse tjenestene, og
rekruttering kan derfor være vanskelig (Kennan et al. 2014)59
. De nye oppgavene setter altså
krav til biblioteket om å utvikle kompetanse i eget hus i form av selvlæring og kursing. Dette
er kostbare tiltak i en presset økonomi, der bruk av personalressurser settes opp mot gevinsten
de nye tjenestene presenterer.
4.1.1 Dagens ressursbruk
Gruppen har kartlagt ressursbruken for forskningsstøttetjenester ved Seksjon for digitale
systemer og tjenester (DST). Estimerte personalressurser brukt på disse tjenestene i dag er 6,5
årsverk (Bergen Open Research Archive (BORA) inkl. rettighetsklarering 1,0, Bergen Open
Access Publishing (BOAP) 0,2, Budsjettpost for åpen publisering (BPOA) 0,8, CRIStin 0,4,
bibliometri 1,0, digital infrastruktur 3,1). I tillegg til de estimerte årsverkene kan det komme
årsverk som i dag utføres ved andre enheter ved UB.
57
Johnson, L., Adams Becker, S., Estrada, V., & Freeman, A. (2015). NMC Horizon Report: 2015 Library
Edition Retrieved from http://cdn.nmc.org/media/2015-nmc-horizon-report-library-EN.pdf
58
Andrew Cox, D., Searle, S., Wolski, M., Simons, N., & Richardson, J. (2015). Librarians as partners in
research data service development at Griffith University. Program: electronic library and information
systems, 49(4), 440-460. doi: 10.1108/PROG-02-2015-0013
59
Anne Kennan, M., Corrall, S., & Afzal, W. (2014). “Making space” in practice and education: research
support services in academic libraries. Library Management, 35(8/9), 666-683. doi: 10.1108/LM-03-2014-
0037
55
4.1.2 Mandat, organisering av innhold og avgrensning
Forskningsstøttetjenester som belyses her begrenser seg i følge mandatet (se tekstboks) til
tjenester rettet mot publisering, forskningsdata og drift og utvikling av digital infrastruktur.
Forskningsstøttetjenester i følge mandatet:
Publiseringstjenester
● åpen tilgjengelighet, herunder oppgaver rettet mot Open
Access, egenarkivering, forvaltning av ressurser,
publiseringsplattformer
● forskningsdokumentasjon (CRIStin), herunder oppgaver i
forbindelse med registrering, kvalitetssikring
● publiseringsstatistikk, herunder bibliometri, altmetrics og
synliggjøring
Digital infrastruktur
● drift, herunder IT-støtte for egne og felles systemer
● utvikling og integrering av digitale systemer til eksempel for
tekst, bilder, herunder metadatahåndtering (Linked Data)
● forskningsdata, policyutvikling (åpen data), lagring og
management
Opphavsrett,
● herunder rettighetsklarering ved publisering og forhold rundt
forskningsdata, egne systemer og samlinger
De følgende kapitlene gir en beskrivelse og analyse av de ulike tjenestene og avslutter med en
liste over anbefalinger:
4.2 Bergen Open Research Archive (BORA), et institusjonelt arkiv for egenarkivering.
Er dagens system og rutiner effektive og brukervennlige nok? Er tjenesten godt nok kjent?
4.3 Bergen Open Access Publishing (BOAP), en publiseringsplattform for egne, UiB-
drevne tidsskrifter.
Bør tjenesten profesjonaliseres og inkludere tilbud til flere publikasjonsstyper? Bør
bibliotekene i UH-sektoren slå sammen sine tjenester til ett forlag?
4.4 Budsjettpost for åpen publisering, forvaltning av fond for åpen publisering.
Er det et publiseringsfond som best oppnår økt tilgang uten for høye kostnader? Er det et
mål at åpen publisering skal erstatte abonnementsmodellen?
56
4.5 CRIStin, registrering og rapportering av forskningsaktiviteter.
Kan arbeidsoppgavene til institusjonell superbruker gjøres på en annen måte? Er det UB
som skal gjøre denne jobben?
4.6 Bibliometri, analyse av den vitenskapelige publiseringen
Er tjenesten godt nok organisert og forankret ved UiB og nasjonalt? Finnes det
tilstrekkelig kompetanse? Er rammeverket for et ansvarlig arbeid på plass?
4.7 Forskningsdata, lagring og håndtering av forskningsdata.
Hvilken rolle har UB i den nasjonale forskningsdatainfrastrukturen? Bør UB tilby
veiledning i skaping og bevaring av forskningsdata?
4.8 Rettighetsklarering og lisenser knyttet til de ulike tjenestene.
Hvordan sørge for størst mulig grad av viderebruk av UiBs forskningsmateriale? Bør
tjenesten formaliseres og UB bli et sentralt rettighetskontor der forskere og studenter kan
henvende seg med spørsmål?
4.9 Digital infrastruktur, systemer som driftes og utvikles ved UB.
Dekker dagens digitale infrastruktur UiBs behov? Kan infrastrukturen strømlinjeformes?
Gruppen har i tillegg analysert svarene i kollegaundersøkelsene. Svarene på denne under-
søkelsen går på informasjonsflyt, holdning, kompetanseutvikling, organisering og ledelse.
Dette materialet finnes i vedlegg 4_1, "Forskningsstøttetjenester - Resultater fra kollegaunder-
søkelser".
4.2 Bergen Open Research Archive (BORA)
BORA er UiBs åpne forskningsarkiv og inneholder vitenskapelig materiale produsert av
studenter og ansatte ved UiB. Det er også mulig å tilgjengeliggjøre forskningsdata i BORA.
Arkivet blir driftet av UB.
BORA er godt fundert i UiBs Open Access policy og det er årlig relativt bra økning av
publikasjoner tilgjengelig i arkivet. Det må likevel påpekes at det aller meste av det viten-
skapelige materialet blir tilgjengelig i arkivet på grunn av UBs arbeid, ikke på grunn av
forskeres egenarkivering. BORA blir høstet av ulike portaler og indeksert av søkemotorer
(figur 2), og har en relativt god synlighet på nett, noe som vises igjen i bruksstatistikken.
Programvaren BORA bygger på (DSpace) har gammel og tung kode, noe som gjør opp-
graderinger og feilrettinger til tunge prosesser.
57
4.2.1 Masteroppgaver
Studentene får ved innlevering av masteroppgaven spørsmål om tilgjengeliggjøring i BORA,
og ved ja blir oppgaven automatisk overført til BORAs arbeidsflyt. Det er 1-2 personer per
avdelingsbibliotek som sjekker metadata før tilgjengeliggjøring. Studentene kan også ta
kontakt i ettertid, og DST setter da manuelt i gang overføring av oppgaven fra Eksamens-
arkivet til BORA.
4.2.2 Doktoravhandlinger
UB mottar alle avhandlingene som digitale filer fra trykkeriet. BORA-gruppen sender alle
doktorander tilbud om tilgjengeliggjøring i BORA og legger ut avhandlingene der man får et
positivt svar. De fleste avhandlinger fra UiB er artikkelbaserte, og for disse må man sjekke
rettighetene og eventuelt rettighetsklarere artiklene. Dette gjør arbeidet med doktoravhand-
linger omfattende.
4.2.3 Artikler, bøker, bokkapitler, rapporter m.m.
Artikler, bøker, bokkapitler, rapporter o.l. kan komme til BORA på ulike måter:
● Forfatter registrerer metadata og laster publikasjonen opp i BORA.
● Forfatter laster fulltekst opp i publikasjonens post i Cristin, og metadata og filen blir
automatisk overført til BORA.
● BORA-gruppen laster publikasjonen opp i Cristin eller BORA.
● BORA-gruppen importerer større mengder publikasjoner automatisk til BORA basert
på metadata i regneark og tilhørende filer (batch-import).
● Utgiver/ekstern part eksporterer automatisk sine publikasjoner til BORA. I dag har UB
avtale med én utgiver, BioMed Central, om dette.
BORA-gruppen sjekker metadata og rettigheter og gjør publikasjonen tilgjengelig dersom
rettighetshaver tillater det. Versjonshåndtering og rettighetsavklaring tar mye tid, og det er
også mange steg i prosessen med overføring/opplasting av publikasjoner.
4.2.4 Anbefalinger
● Arbeide for å gjøre det enklere å egenarkivere for forskerne (brukervennlige systemer,
enkel oppbygging, flere alternativer), og informere bedre om mulighetene. Dette
inkluderer forbedring av rutiner og mer automatikk rundt innlevering,
tilgjengeliggjøring og arkivering av doktoravhandlinger.
Figur 2: Dataflyt til og fra BORA.
Per i dag er det automatisk
import av data til BORA fra
Cristin, Eksamensarkivet og Bio-
Med Central. Data fra BORA blir
tilgjengelig på nett gjennom
søkemotorer og kilder som NORA
eller Oria, og personer kan
abonnere på nye innførsler via
RSS.
58
● Arbeide mot CRIStin-organisasjonen for at automatisk deponering av Open Access-
artikler blir en del av forhandlingene med utgiverne.
4.3 Bergen Open Access Publishing
Universitetsbiblioteket drifter en støttetjeneste for åpne, elektroniske tidsskrift ved UiB,
Bergen Open Access Publishing (BOAP).60
Nye og etablerte tidsskrift og skriftserier kan få
teknisk støtte til drift gjennom plattformen Open Journal Systems (OJS).61
Kravet er at
innholdet blir publisert Open Access (OA) med en Creative Commons-lisens.62
Tjenesten ble
drevet som et prosjekt i perioden 2008-2010. Etter 2010 har tjenesten vært i ordinær drift ved
Universitetsbiblioteket i Bergen, men har vært lite synlig og lite prioritert i organisasjonen.
Nasjonalt og internasjonalt er det mange forskningsbibliotek som drifter tjenester for
publisering av tidsskrift, serier og bøker på vegne av fagmiljø. Dette kan være rene
driftstjenester, der fagmiljøene selv tar seg av alle sider av publiseringsprosessen, eller mer
omfattende tjenester som kan defineres som forlagsvirksomhet. I Norge eksisterer det i dag
seks UH-bibliotektjenester for drift av tidsskrift og serier.63
Bibliotekene tilbyr i hovedsak
støtte til drift til fagmiljø med tilknytning til egen institusjon.64
Et eksempel på ett bibliotek som har utvidet sine tjenester til mer omfattende forlagstjenester
er Stockholm University Press (SUP),65
der biblioteket er utgiver av åpne fagfellevurderte
vitenskapelige tidsskrift og bøker. Denne typen bibliotekforlag administrerer alle sider av
forlagsvirksomheten, fra opprettelse av tidsskrift til redaksjonelle oppgaver, fagfellevurdering,
publisering og markedsføring.
Arbeidsoppgaver ved UB knyttet til BOAP-tjenesten:
● etablere nye tidsskrift i Open Journal Systems (OJS)
● teknisk drift i samarbeid med IT-avdelingen
● gi tilgang til tidsskrift og opplæring i systemet
60
BOAP: http://boap.uib.no
61
OJS: https://pkp.sfu.ca/ojs/
62
Creative Commons: https://creativecommons.org/ 63
Septentrio Academic Publishing, UiT (14 tidsskrift/serier), Fritt, UiO (12 tidsskrift/serier), Open Access
Journals at HiOA (11 tidsskrift/serier), Bergen Open Access Publishing, UiB (10 tidsskrift/serier), NTNU
Open Access Journals (5 tidsskrift/serier), UiA Journal System (5 tidsskrift/serier) I tillegg har BIBSYS en
fagfellevurdert konferanseserie.
64
Det er vanskelig å sette absolutte krav til dette fordi redaktøransvar ofte går på omgang mellom institusjoner,
og fordi mindre forskningsinstitusjoner, som ikke har ressurser til å sette opp egne tjenester, ofte vil ønske å
kunne benytte seg av tilbudene som eksisterer ved de større universitetene og høyskolene.
65
Stockholm University Press: http://www.stockholmuniversitypress.se/ Noen oppgaver outsources gjerne til
andre, eksempelvis utgis SUPs publikasjoner i samarbeid med det London-baserte Ubiquity Publishing:
http://www.ubiquitypress.com/site/partners/
59
● gi støtte underveis i publiseringsprosessen
● rådgiving i åpen publisering og opphavsrett
● finansiering og tildeling av stabile lenker (doi) fra Crossref66
og indeksering i DOAJ67
BOAP ble ikke etablert som et alternativ til ordinær forlagsvirksomhet, men som en
støttetjeneste for fagmiljøenes egen publisering. Tjenesten som biblioteket og IT-avdelingen
tilbyr er gratis for fagmiljø fordi de selv administrerer og eier sine tidsskrift. Fagmiljø sørger
selv for alle redaksjonelle oppgaver, inkludert administrering av fagfellevurdering, layout og
korrektur, indeksering og markedsføring, samt noe design av nettsidene.68
En del tidsskrift
som kontakter UB angående tjenesten velger å gå til kommersielle aktører. Dette valget er
ofte begrunnet i økt grad av tjenester som tilbys av andre. Figur 3 gir en oversikt over
tidsskrifter driftet av UB, prosessflyten og rollefordelingen.
Figur 3: BOAP, oversikt over tidsskrifter driftet av UB. Prosessflyt og rollefordeling.
Ved Universitetsbiblioteket i Bergen finnes det i dag ingen tjeneste spesielt tilpasset
publisering av bokserier og monografier.69
Biblioteket har vært i kontakt med juridisk
fagmiljø angående publisering av serie med doktorgradsavhandlinger med fagfellevurdering.
Dette kan bli aktuelt for flere fagmiljø, og biblioteket trenger i så tilfelle et system og
ressurser for å håndtere dette.
66
Crossref: http://www.crossref.org/
67
Directory of Open Access Journals (DOAJ): https://doaj.org/
68
Tidsskriftene har ulike enkle standarddesign som mange velger å bruke. Alternativt er det mulig å legge til
eget design. 69
Det finnes en bokserie på BOAP-tjenesten (BeLLS), men her brukes OJS, som er tilpasset publisering av
tidsskrift.
60
4.3.1 Analyse og anbefalinger
Tjenesten krever lite ressurser og biblioteket har den kompetansen som er nødvendig for å
drifte den. For en del tidsskrift er det godt nok med en tjeneste som tilbyr støtte til drift, de
ønsker selv å publisere sine tidsskrift. En svakhet er at det er få muligheter for videreutvikling
av tjenesten med de begrensede ressursene som brukes i dag. Flere av fagmiljøene gir uttrykk
for at det er arbeidskrevende å ta hånd om alle sider ved publiseringsvirksomheten, og dette er
sårbart ved utskifting av personale i redaksjonene.
De nasjonale tidsskriftene i humaniora og samfunnsvitenskap som mottar publiseringstøtte fra
Forskningsrådet skal publiseres OA fra 2017.70
Denne overgangen kan bety at flere etablerte
tidsskrift vil vurdere publiseringstjenestene til bibliotekene. Et krav som Forskningsrådet
stiller er at tidsskriftene kan dokumentete sine utgifter. UB bør vurdere å endre sine tjenester
slik at kostnader i form av drift og arbeidstøtte kan dokumenteres, og om en slik endring vil
innebære en overgang fra driftstøtte til forlagsvirksomhet. Ved å etablere forlagsvirksomhet
vil institusjonene ta tilbake noe av kontrollen over egen publiseringsvirksomhet, og dette kan
være en effektiv måte for institusjonene å fremme åpen publisering med forholdsvis lave
kostnader.
● Vurdere om tjeneste for publisering av tidsskrift skal utvides til å også gjelde serier og
bøker, herunder publisering av fagfellevurderte doktorgradsavhandlinger.
● Ta stilling til om tjeneste for publisering av tidsskrift skal fortsette å være kun en
driftstjeneste for tidsskrift, eller om tjenesten skal utvides til å bli forlagsvirksomhet,
eventuelt i samarbeid med andre bibliotek i UH-sektoren.
4.4 Budsjettpost for åpen publisering
Universitetet i Bergen etablerte en budsjettpost71
for kostnader ved åpen publisering som en
forsøksordning i 3 år (2013-2015). Universitetsbiblioteket (UB) administrerer budsjettposten
og behandler søknader. I løpet av perioden er det innvilget over 600 søknader, 75% av disse
til hybridartikler. I perioden er det brukt over 13, 5 millioner på budsjettposten.72
Budsjett-
posten var til behandling i Universitetsstyret i april 2016. Det ble vedtatt å videreføre
ordningen med noen endrede retningslinjer for tildeling73
.
Budsjettposten ved UiB ble etablert som en fullskalaordning med støtte til forfatterbetaling
både til publisering i OA-tidsskrifter, frikjøp av enkeltartikler i abonnementstidsskrift (hybrid)
70
Produksjonsstøtte til vitenskapelige tidsskrifter:
http://www.forskningsradet.no/no/Artikkel/Produksjonsstotte_til_vitenskapelige_tidsskrifter/1196785890755 71
Budsjettpost for åpen publisering, eller et publiseringsfond, er en finansieringsmodell for publisering av
vitenskapelige artikler, monografier, og annet forskningsmateriale. Forfatter eller institusjon betaler en
forfatteravgift (Article Proccessing Charge- APC) for å gjøre publikasjonen tilgjengelig Open Access (OA).
For forlagene er forfatterbetaling et alternativ til abonnement for å dekke publiseringskostnader og skaffe seg
inntekter.
72
Totalt for perioden 1.10.2013-31.12.2015: 396 artikler i hybridtidsskrift, 218 artikler i OA-tidsskrift og 5
bøker.
73
http://www.uib.no/sites/w3.uib.no/files/attachments/us2016-028.pdf
61
og OA-bøker. Hovedkriteriene for tildeling er:74
(1) Korresponderende forfattere som er
ansatt ved UiB, ph.d.-kandidat eller masterstudent kan søke om støtte, (2) Publikasjonen må
være registret på nivå 1 eller 2 i registeret over autoriserte publiseringskanaler,75
og (3)
Publikasjonen må være tilgjengelig OA med en Creative Commons-lisens.
Alle norske universitet og flere høyskoler har etablert budsjettposter for å betale forfatter-
avgift ved åpen publisering.76
De fleste av budsjettpostene i Norge støtter kun avgift i OA-
tidsskrift. Forskningsrådet har opprettet en femårig støtteordning fra 2014 for utgifter
institusjonene har til åpen publisering for artikler i OA-tidsskrift.77
Internasjonalt er det blitt vanligere å inkludere åpen publisering i tillegg til egenarkivering i
retningslinjer, herunder betaling av forfatteravgift til artikler i OA-tidsskrift, hybridartikler,
bøker og annet materiale.78
Et annet utviklingstrekk er at nasjonale konsortier nå inngår
avtaler med utgivere om at forfatteravgiften for åpen publisering i større eller mindre grad
dekkes som en del av abonnementsavtalene. Det er også arbeid internasjonalt som går i
retning av å transformere flertallet av dagens abonnementsbaserte tidsskrift til en åpen
publiseringsmodell.79
Arbeidsoppgaver ved UB knyttet til budsjettposten:
● Behandle søknader (DST)
● Informasjon og saksbehandling (DST)
● Sjekke åpne lisenser og kvalitetssikre publikasjonskanaler (DST)
● Betale faktura fra forfatter (Adm)
● Føre statistikk og regnskap (DST)
● Tilgjengeliggjøre publikasjoner i BORA (DST)
● Søke publiseringstøtte fra Forskningsrådet (DST)
Økonomiavdelingen ved UiB er ansvarlig for betaling av faktura som kommer fra utgiver.
74
Fullstendige retningslinjer:
http://www.uib.no/ub/94121/retningslinjer-tildeling-fra-budsjettpost-%C3%A5pen-publisering#
75
Universitets- og høyskolerådets (UHR) liste over autoriserte publiseringskanaler:
https://dbh.nsd.uib.no/publiseringskanaler/Forside
76
Norske budsjettposter for åpen publisering: http://www.openaccess.no/Finansiering/publiseringsfond/ 77
Forskningsrådet dekker 50% av forfatteravgiften for artikler iOA tidsskrift. Støtteordningen opphører i 2019
mener Forskningsrådet at artikkelutgifter til OA må inngå som en del av institusjonenes ordinære
driftskostnader.
78
I EUs rammeprogram Horisont 2020 blir det stilt krav om at mottakere av prosjektmidler må gjøre sine
publikasjoner åpent tilgjengelige gjennom egenarkivering eller åpen publisering. Horisont 2020 gir også
støtte til publisering i hybridtidsskrifter.
79
Expression of Interest in the Large-scale Implementation of Open Access to Scholarly Journals:
http://oa2020.org/mission/ Disrupting the subscription journals’ business model for the necessary large-scale
transformation to open access:
http://pubman.mpdl.mpg.de/pubman/faces/viewItemOverviewPage.jsp?itemId=escidoc:2148961
62
4.4.1 Analyse og anbefalinger
Budsjettpost for åpen publisering har vist seg som en effektiv måte å fremme økt, åpen tilgang
til forskningsresultater fra UiB på.80
Budsjettposten har ført til at flere artikler og bøker ved
UiB er blitt tilgjengelig OA, og flere av disse er på nivå 2. Budsjettposten muliggjør større
grad av åpen publisering innenfor alle fagmiljø fordi de kan publisere åpent i de kanaler de
vanligvis publiserer. UB har en rolle i å sørge for at publikasjonskanalene kvalitetssikres for å
unngå useriøse aktører, og at utgiver oppfyller krav til åpen lisens og rettigheter. Dette er en
tjeneste som fagmiljøene i stor grad benytter seg av og er fornøyde med.
Svakheter ved tjenesten er at den koster mye penger ved inkludering av hybrid, og på sikt vil
trolig også bøker utgjøre en stor kostnad. Det er problematisk å støtte hybrid fordi UiB ofte
betaler abonnement for de samme artiklene, uten å få en reduksjon i prisen. Hybrid har også i
snitt dyrere forfatteravgifter og krever mer oppfølging fordi merking med åpen lisens ikke
alltid blir etterfulgt. Selv om tjenesten driftes noenlunde effektivt i dag, vil den kreve mindre
ressurser hvis forfatterbetaling inngår som en del av abonnementsavtaler med utgivere (for
eksempel SCOAP-konsortiet81
). Budsjettposten sees i dag i liten grad i sammenheng med
UiBs abonnementsmodell og i forhold til andre tjenester for åpen publisering.
● Vurdere budsjettposten opp mot UBs andre OA-tjenester og mot
abonnementsmodellen.
● Vurdere fordeler og ulemper ved en budsjettpost opp mot en konsortiemodell der
forfatterbetaling inngår i abonnementsavtaler med utgiver.
4.5 CRIStin: Registrering og rapportering av forskningsaktiviteter
UB fikk i 2009 overført ansvaret som institusjonell superbruker for CRIStin fra Forsknings-
administrativ avdeling. Arbeidet inkluderer å sette frister for rapporteringsperioden og infor-
mere om dette, holde kurs og opplæring for fagmiljøene, gi tilganger til og identifisere
personer som ikke er i personalsystemet og hjelpe forskere og superbrukere med problemer
knyttet til registrering og rapportering. Institusjonell superbruker har et overordnet ansvar for
at alle registrerte poster blir kontrollerte, utarbeider og sender inn eventuelle tvistesaker og
rapporterer UiBs forskningsaktivitet til DBH innen oppgitt frist. Institusjonell superbruker er
også UiBs kontaktpunkt mot organisasjonen CRIStin.
Figur 4 gir en skjematisk oversikt over arbeidsflyten knyttet til registrering og rapportering av
tellende publikasjoner via CRIStin.
80
Målsetning med UiBs policy for Open Access: http://www.uib.no/filearchive/2012-088.pdf 81
SCOAP http://www.cristin.no/om/aktuelt/aktuelle-saker/2016/scoap.html
63
Figur 4: Oversikt over arbeidsflyt knyttet til registrering og rapportering av tellende publika-
sjoner via CRIStin.
CRIStin opplyser at ca. 50% av de tellende publikasjonene i CRIStin kommer inn via import-
funksjonen deres, mens resterende publikasjoner må registreres manuelt av institusjonene
selv. UiB har de siste årene hatt rundt 3000 tellende publikasjoner, så det er et omfattende
arbeid med registrering og kontroll av publikasjonene. Arbeidsmengden økes ved at man har
et system som lenge har hatt problemer knyttet til funksjonalitet og brukervennlighet.
CRIStin-organisasjonen arbeider med en ny versjon av CRIStin-systemet, men det er
fremdeles usikkert når dette vil være i drift. I januar 2016 har både UHR82
og stortings-
representant Marianne Aasen kommet med krav om at CRIStin-systemet må evalueres.
Oppgaven som institusjonell superbruker for CRIStin ved UiB er siden 2009 pålagt UB, og
dermed ikke en oppgave UB kan velge å fjerne/endre. CRIStin-systemet er også utenfor UiBs
og UBs kontroll, og UB kommer med innspill til CRIStin-organisasjonen om systemet i den
grad man har mulighet til å påvirke. Rammene for arbeidet er derfor i stor grad satt av
eksterne aktører, og i den grad denne arbeidsoppgaven kan effektiviseres av UB vil det være
på mer effektiv saksbehandling og hjelp til fagmiljøene.
Ved mange av de andre, større UH-institusjonene i Norge er institusjonell superbruker for
CRIStin lagt til forskningsadministrative avdelinger (f. eks. UiO, UiT, HiOA). Arbeids-
oppgavene til institusjonell superbruker ved UiB i dag krever ikke bibliotekfaglig kompe-
tanse, og er ikke direkte knyttet til biblioteket utover at det er snakk om publikasjoner. Biblio-
82
http://www.uniforum.uio.no/nyheter/2016/01/uhr-krev-evaluering-av-cristin.html
64
tekets metadata blir ikke brukt i CRIStin-systemet, og det er heller ikke UB som kvalitets-
sikrer de metadata som er i CRIStin.
Spisskompetanse om systemet ligger samlet hos UB i dag, og tjenestene etterspørres av super-
brukerne ved fakultets- og instituttnivå. Kompetanse på denne delen av publiseringssyklusen
kompletterer også UBs øvrige publiseringsstøtte. Dessuten utarbeides publikasjonsanalyser
basert på disse data (se arbeidsflyt i figur 4), og et godt kjennskap til datagrunnlag er viktig.
På den ene siden styrker altså denne type arbeidsdeling UBs posisjon som strategisk partner
på campus, på den andre siden binder den opp personalressurser.
4.5.1 Anbefalinger
● Evaluere tjenesten i samarbeid med fakultet/institutt og vurdere hvilken rolle UB skal
ha i det nye CRIStin.
● Støtte UHRs krav om evaluering av CRIStin, og være pådrivere for overgang til et nytt
system.
4.6 Bibliometri
Bibliometri tar utgangspunkt i bibliografiske data for å analysere publiseringsaktiviteten.
Tjenesten er lagt til biblioteket og er ment å støtte ledelsen, forskningsadministrasjonen og
enkeltforskeren. Analysene er for det meste basert på data fra CRIStin. Tjenesten er etterspurt
og har styrket biblioteket som en strategisk, men også nøytral og troverdig partner på campus
(se også Davis 201683
og Kennan, Corrall, & Afzal 201484
).
Kulturendringer i den høyere utdanningen, der forskning i større grad konkurranseutsettes og
skal gi uttelling, er viktige drivere som har aktualisert fagfeltet bibliometri (Kennan, Corrall &
Afzal 2014). Bruk av bibliometriske metoder for å evaluere kan utfordre bibliotekets rolle
(Åström & Hansson 2013) og krever retningslinjer for type analyser som utføres, og data som
deles. Leiden manifesto og dens 10 prinsipper gir et godt rammeverk for et ansvarsfullt
arbeid.
I kraft av sin funksjon representerer biblioteket UiB i nasjonale arbeidsutvalg85
for biblio-
metri. Koordineringen mellom UiB og UB er imidlertid løs og bør forankres bedre slik at
83
Davis, J. Y. (2016). Transforming Technical Services: Evolving Functions in Large Research University
Libraries. Library Resources & Technical Services, 60(1), 52-65. Retrieved from:
https://www.journals.ala.org/lrts/article/view/5901/7465
84
Anne Kennan, M., Corrall, S., & Afzal, W. (2014). “Making space” in practice and education: research
support services in academic libraries. Library Management, 35(8/9), 666-683. doi: 10.1108/LM-03-2014-
0037
85
Dette gjelder til eksempel uttesting av analyseverktøy (tableau), type statistikk og levering av data.
UB har også samarbeid med NIFU og deltar i nettverk nasjonalt og internasjonalt.
65
ansvarsforholdet og informasjonslinjen er klar. UB har dessuten et overordnet ansvar for den
årlige rapporteringen av tellende publikasjoner, noe som gir godt kjennskap til datagrunnlaget
(jfr. kapittel om CRIStin).
Biblioteket utgir en årlig rapport om universitetets vitenskapelig publisering (Mikki, 2015)86
,
og utfører oppdrag på bestilling. Dessuten er biblioteket representert i BOA-teamet blant
annet som rådgiver for bygging av søkernes CV-er.
Særlig den digitale omleggingen av publiseringsfeltet har åpnet for nye muligheter av
analyser. Analysene bidrar til å synliggjøre nettverk, kommunikasjonsflyten og estimere
innflytelse.
Tilgang til data kan være problematisk og medføre betydelige ekstra kostnader. I den for-
bindelsen pågår i regi av KD et viktig arbeid for å etablere en Nasjonal infrastruktur for
bibliometri (se tekstboks nedenfor). En avklaring rundt dette er avgjørende for en videre
tjenesteutvikling.
Formål med en felles nasjonal infrastruktur for bibliometri:
● Sikre at alle norske brukere har tilgang til kvalitetssikrede data
● Samme datagrunnlag for alle gir et felles utgangspunkt
● Data for hele verden gir mulighet til å sammenligne med
relevante nasjoner, institusjoner og fagmiljøer
● Integrasjon med CRIStin-data
● Data blir kvalitetssikret og renset av fagfolk
● Felles innkjøp av data og analyseverktøy reduserer prisene
● Felles opplegg for opplæring, faglig utvikling,
indikatorutvikling, diskusjon
4.6.1 Anbefalinger
Sikre samhandling med og forankring ved UiB og avklare ansvarsforhold og
informasjonslinjen.
Arbeide for en nasjonal infrastruktur for bibliometri.
Få på plass nødvendig videreopplæringstiltak og nyrekruttering.
86
Mikki, S. (2015). Vitenskapelig publisering ved Universitetet i Bergen: Publiseringsstatistikk 2005-2014
Retrieved from https://bora.uib.no/handle/1956/10129
66
Implementere prinsippene nedfelt i Leiden manifesto (Hicks et al., 201587
) for et
videre ansvarsfullt arbeid med bibliometri.
4.7 Forskningsdata
Datadreven forskning er blitt det nye paradigme innen vitenskapelig metode (Bell, Hey &
Szalay, 2009). Det er ikke lengre bare artikler og dokumenter som regnes som et forsknings-
resultat, også forskningsdata anses som et selvstendig resultat som skal bevares og
tilgjengeliggjøres. De tradisjonelle statiske forskningsresultatene utfordres av mer dynamiske
dokument som vanskeliggjør innsamling og arkivering. Til forskningens fremme etterstrebes
en sømløs tilgang, og en mulighet for bruk, gjenbruk, etterprøving og replisering av
forskningsdata (Riding the wave 201088
og Vitale 201689
).
4.7.1 Nasjonale og internasjonale trender
I likhet med krav om åpen publisering settes også krav til åpne data for offentlig finansiert
forskning, se for eksempel retningslinjene til Horizon 2020, National Institutes of Health og
G8 Science Ministers Statement:
“Open scientific research data should be easily discoverable, accessible, assessable,
intelligible, useable, and wherever possible interoperable to specific quality
standards.”
Norges forskningsråd (NFR) kom i 2014 med en policy for forskningsdata90
som helt eller
delvis er finansiert av NFR. Forskningsdata skal arkiveres og tilgjengeliggjøres så langt det
lar seg gjøre. NSD og Norstore er nasjonale aktører som har arbeidet med data i flere tiår og
CRIStin har allerede samarbeid med Norstore for lenking av forskningspublikasjoner og
forskningsdata.
NFR definerer forskningsdata eller resultatdata slik:
“Resultatdata er data som er generert gjennom forskning. Dette kan være data som er
generert gjennom ny analyse eller sammenstilling av allerede eksisterende kildedata,
87
Hicks, D., Wouters, P., Waltman, L., de Rijcke, S., & Rafols, I. (2015). Bibliometrics: The Leiden Manifesto
for research metrics. Nature, 520(7548), 429-431. doi: 10.1038/520429a 88
Wood, J., Andersson, T., Bachem, A., Best, C., Genova, F., Lopez, D., . . . Van de Sompel, H. (2010). Riding
the wave: How Europe can gain from the rising tide of scientific data. Final report of the High Level Expert
Group on Scientific Data; A submission to the European Commission, October 2010. Retrieved from:
http://ec.europa.eu/information_society/newsroom/cf/document.cfm?action=display&doc_id=707 89
Vitale, C. R. (2016). Is Research Reproducibility the New Data Management for Libraries? Bulletin of the
Association for Information Science and Technology, 42(3), 38-41. Retrieved from:
https://www.asist.org/files/bulletin/feb-16/RDAP_Vitale.pdf 90
NFR. (2014). Tilgjengeliggjøring av forskningsdata. Policy for Norges forskningsråd Retrieved from:
http://www.forskningsradet.no/servlet/Satellite/?SSURIapptype=BlobServer&blobkey=id&SSURIcontainer=
Default&blobwhere=1274506370325&SSURIsession=false&blobheader=application%2Fpdf&ssbinary=true
&blobheadername1=ContentDisposition%3A&blobheadervalue1=+attachment%3B+filename%3D97882120
33610.pdf&SSURIsscontext=Satellite+Server&blobcol=urldata&blobtable=MungoBlobs#satellitefragment
67
men det kan også være helt nye data som er generert gjennom ny datainnsamling” (jfr.
figur 6).
“Kildedata er data som allerede finnes, uavhengig av forskningen som skal
gjennomføres. Dette kan være informasjon som er innhentet til et annet formål (for
eksempel forvaltningsdata, kliniske data eller værdata) eller det kan være fysiske eller
digitaliserte samlinger av objekter og tekster (for eksempel biblioteker, tekstkorpus
eller andre vitenskapelige samlinger).”
UB sine samlinger vil i hovedsak være kildedata. Det vil likevel være snakk om når noe er
forskningsdata og ikke bare hva som er forskningsdata. Historiske bilder av Bergen blir for
eksempel til forskningsdata når en forsker utfører en studie av arkitektonisk utvikling av
Bergen.
4.7.2 Økosystemet for forskningsdata
Økosystem for dokumenter (uavhengig type) er godt beskrevet og analysert i OCLCs
rapporter91
. Modellen skiller mellom fire roller, “create”, “fix”, “collect” og “use” (jfr. figur
5).
● “Create” involverer forskere eller andre som skaper materiale som blir et
forskningsresultat, inkludert for- og etterarbeid knyttet til materialet.
● “Fix” utføres av institusjoner som fanger resultatet i en sitérbar, stabil og tilgjengelig
form.
● “Collect” utføres av organisasjoner som samler og organiserer resultat for bevaring.
● “Use” involverer forskere, studenter eller andre som bruker data, som kan ende opp i
skapelsen av nye forskningsresultat.
Disse rollene kan utføres av samme organisasjon, som innebærer et brudd med den tradi-
sjonelle publiseringsmodellen som de fire rollene tar utgangspunkt i. Det er også flere sider av
publisering av resultat og data som kan henge sammen, men være del i egne kretsløp.
Vitenskapelige artikler og tilhørende data har ikke tradisjonelt vært publisert i samme “krets-
løp”, og grad av tilgjengelighet, publiseringstidspunkt og plattform kan variere.
91
Lavoie, B. F., Childress, E., Erway, R., Faniel, I. M., Malpas, C., Schaffner, J., & van der Werf, T. (2014).
The Evolving Scholarly Record. Retrieved from:
http://www.oclc.org/research/publications/library/2014/oclcresearch-evolvingscholarly-record-2014.pdf
Lavoie, B., & Malpas, C. (2015). Stewardship of the Evolving Scholarly Record: From the Invisible Hand to
Conscious Coordination. Retrieved from:
http://www.oclc.org/content/dam/research/publications/2015/oclcresearch-esrstewardship-2015-a4.pdf
68
Figur 5: Økosystemet for forskningsdata
4.7.3 Fix
Forskere innhenter eller gjenbruker data som det jobbes med i forskningsarbeidet. Når data
ikke lengre endres, er datasettet klart for arkivering. I Norge er det NSD og Norstore det
pekes på når det er snakk om å håndtere store datamengder og sensitive data. Deres oppgave
utover å preservere er å gjøre data sitérbare ved hjelp av en entydig identifikator, for eksempel
Digital Object Identifier (DOI).
Forskere har et utall av arkiv, lokale, nasjonale og internasjonale, å velge mellom når de skal
lagre og tilgjengeliggjøre forskningsdata (“fix”). Re3data.org har idag registrert 116 inter-
nasjonale arkiv av totalt 1472 i registeret. Det er også flere kommersielle og ikke-
kommersielle arkiv som tilbyr disse tjenestene, som FigShare, Zenodo, Dryad, GitHub, m.m.
De kommersielle tjenestene tilbyr også sterkere integrasjon mot andre aktører, ofte eid av
samme selskap. Det er betimelig å spørre seg om vi er i ferd med å se en utvikling av “walled
gardens”, der forskere blir låst til et selskap gjennom programvare, nettjenester, arkiv og
publiseringskanaler som er så tett integrert at de stenger ute konkurranse. Alle disse forvalter
sin rolle som langtidsarkiv og fasilitator for etterprøvbarhet i ulik grad og viser hvor
heterogent feltet er.
4.7.4 Collect
Tradisjonelt er det bibliotekenes rolle å samle dokument og metadata for gjenfinning. Når det
gjelder forskningsdata er det ikke alltid klart hvem som skal ha denne rollen. CRIStin kan
være et nav i Norge. Det blir dermed forskernes oppgave å laste opp forskningsdata i egnet
arkiv og registrere forskningsresultatene i CRIStin, samt å koble disse sammen.
UB sin rolle som samler av data, digitale dokumenter og metadata er uklar. Med dagens
dataflyt mellom CRIStin og arkivene vil de institusjonelle arkivene inneholde åpent
tilgjengelige dokumenter med referanser til datasett hos NSD og Norstore, men ikke
69
nødvendigvis mulighet for enkelt å hente data for presentasjon via for eksempel en API
(Application Program Interface). For UB er det problematisk at man nasjonalt og
internasjonalt ikke har kommet langt nok i arbeidet med å bygge en infrastruktur mellom de
nye dataarkivene og andre aktører. Slik som formulert i rapporten til arbeidsgruppen for
forskningsdata ved UiO (2015, side 20) er det behov for nasjonale løsninger som benytter
internasjonale standarder for metadata, digitale identifikatorer og åpne APIer. Skillet mellom
forskningsresultat og forskningsdata vil trolig bli stadig mer uklart, samtidig som det blir
vanskeligere å formidle resultatene helhetlig til brukere.
4.7.5 Use
Så langt har det vært snakk om ferdige data. Hva med behovene til forskere som arbeider med
data? De har behov for en pålitelig infrastruktur for å jobbe med data under innsamling og i
analysefasen, men også tjenester knyttet til datalagringsplan og dokumentasjon.
Det er stadig flere finansieringskilder som krever dokumentasjon av en datalagringsplan i
prosjektsøknaden. Dette er ofte ressurskrevende og i liten grad standardisert. Her har for
eksempel Harvard laget en tjeneste som heter DataTags.org som gjør det enklere å lage en
datalagringsplan basert på informasjon og krav de enkelt forskningsfinansiererne har.
Når datasett er produsert må, eller i det minste bør, disse dokumenteres slik at de er
gjenbrukbare for tredjepart. En tjeneste som støtter forskere når de skal dokumentere datasett
kan være et mulig tiltak fra UB.
Figur 6: Kretsløp for forskningsdata
70
Figur 6 viser at kretsløp for forskningsdata har flere steg bibliotekets kompetanse kan støtte.
Dagens tjenester for metadata og dokumentasjon, referansehåndtering og undervisning i infor-
masjonskompetanse kan utvides til å inkludere forskningsdata.
Brukere av forskningsdata har som nevnt mange arkiv de kan benytte direkte for å finne data.
re3data.org forsøker å gi en oversikt over alle tjenestene, slik at brukeren direkte i et arkiv kan
finne, få tilgang til og gjenbruke et datasett. Den umiddelbare, digitale tilgangen til datasett
utfordrer “collect”-rollen. Arkiv for forskningsdata vil altså i stor grad dekke både “fix”- og
“collect”-rollene.
Dette har konsekvens for bibliotekene som tradisjonelt har stått for innsamlingen og
bevaringen av kunnskap. Bibliotekene kan ikke lengre samle kunnskap så effektivt og
komplett som før og brukerne trenger ikke å gå til biblioteket for tilgang. Bibliotekene bør
derfor søke å finne en rolle som maksimerer verdien for forskere og andre brukere av
forskningsdata i dette økosystemet.
UB kan også bli brukere av sin egen institusjons datasett for å formidle resultat til
sluttbrukere.
Håndtering av forskningsdata blir i internasjonal litteratur pekt på som en oppgave for
bibliotek, men i Norge er det vanskeligere å finne bibliotekets rolle på grunn av nasjonale
aktører som NSD, Norstore og CRIStin. Derfor er det viktig å se hva de nasjonale aktørene vil
tilby av tjenester før man lager egne løsninger.
4.7.6 Analyse og anbefalinger
● Med andre aktører ved UiB utforme policy, retningslinjer og sertifiseringsløsninger for
håndtering av forskningsdata og utrede UBs rolle i den nasjonale og internasjonale
forskningsdatainfrastrukturen
● Vurdere å ta en rolle som veileder for studenter og ansatte som trenger hjelp med
datalagringsplan og dokumentasjon
● Heve kompetansen på forskningsdata ved UB
● Dele data fra BPOA, BORA og Marcus i aktuelle kanaler
● Analysere og visualisere data på nettet for administrative formål
● Vurdere pilotprosjekter på forskningsdata rettet mot ulike fagområder
4.8 Rettighetsklarering og lisenser
Som formidler av trykte og digitale ressurser har forskningsbibliotek et særlig ansvar når det
kommer til opphavsrett. Forskningsbibliotek skal sørge for rettighetsklarering og korrekt
gjenbruk av materiale som det formidler og gjør tilgjengelig. I tillegg har bibliotek et sam-
funnsoppdrag i å sørge for at kunnskapsressurser gjøres tilgjengelig i størst mulig grad, både
til egne forskere og studenter, og til ett allment publikum. Dette kan etterkommes ved å
tilgjengeliggjøre mest mulig av universitetets egenproduserte materiale med åpne lisenser som
setter få begrensinger på viderebruk.
71
UBs tjenester knyttet til opphavsrett styres av opphavsrettslovgivning, UiBs rettighets-
politikk92
og utgivers rettighetsbegrensninger. Utgangspunktet er at skaper av et verk beholder
opphavsrett til eget arbeid, men kan fraskrive seg rettigheter ved for eksempel publisering og
ansettelsesforhold.93
I UiBs politikk for åpen publisering er det anbefalt at studenter og
ansatte tilgjengeliggjør sine publikasjoner åpent, men forfatter av verket har selv rett til å
velge om og hvor de skal tilgjengeliggjøre eget arbeid.94
Ved publisering er det oftest slik at
utgiver overtar alle rettigheter og tilgjengeliggjør publikasjonen med en lisens som i liten grad
tillater viderebruk.
De fleste av UBs opphavsrettstjenester er knyttet opp til bibliotekets digitale publiserings-
tjenester.95
Dette gjelder for eksempel rettighetsklarering av materiale som tilgjengeliggjøres i
BORA og krav om åpne lisenser for publikasjoner med støtte fra budsjettpost for åpen publi-
sering. UB har ansvar for å rettighetsklarere og håndheve retningslinjer ved UiB. I tillegg har
biblioteket tjenester knyttet opp til kontraktshåndtering og valg av lisenser knyttet til ulike
systemer og materiale. Det merkes også en økt grad av henvendelser knyttet opp til trykt
materiale, veiledning i forhold til utgiverkontrakter og rettighetsklarering av undervisnings-
materiell.
UB har ansvar i forhold til følgende type materiale:
● Materiale der UiB har eiendomsrett
● Materiale der forskere og studenter ved UiB eier opphavsrettigheter
● Materiale der tredjepart eier opphavsrettigheter
Arbeidsoppgaver ved UB knyttet til kontrakter, rettighetsklarering og lisenser:
● Velge type lisens for digitalisert materiale som er falt i det fri eller er uten (kjent)
rettighetsperson der UiB har eiendomsrett, men ikke opphavsrett96
● Utforme kontrakter og tilby ulike lisenser ved tilgjengeliggjøring av materiale der
forfatter ved UiB eier rettigheter
● Rettighetsklarere og korrekt lisensiere materiale der utgiver eier rettigheter.
92
UiBs rettighetspolitikk: http://www.uib.no/ledelsen/75377/rettighetspolitikk-ved-universitetet-i-bergen#
93
Åndsverkloven: https://lovdata.no/dokument/NL/lov/1961-05-12-2
94
UiBs Open Access-politikk::http://www.uib.no/filearchive/2012-088.pdf UiB har som utgangspunkt ingen
rettigheter i forhold til tilgjengeliggjøring og bruk av ansatte og studenters forskningsarbeid. Reglement om
håndtering av ansattes rettigheter til forsknings- og arbeidsresultater ved Universitetet i Bergen:
https://regler.app.uib.no/regler/Del-2-Forskning-utdanning-og-formidling/2.1-Forskning/2.1.5-Formidling-
og-forvaltning-av-forskningsresultater/Reglement-om-haandtering-av-ansattes-rettigheter-til-forsknings-og-
arbeidsresultater-ved-Universitetet-i-Bergen
95
Det finnes tjenester knyttet til opphavsrett ved andre avdelinger og tjenester ved UB. Dette gjelder blant
annet rettigheter til viderebruk av trykt materiale på biblioteket og rettigheter i forhold til lisensforhandlinger
og til studielitteratur (BOLK). Disse tjenestene er ikke tatt med her. I tillegg har Manlib og Billed ved UB et
særlig ansvar for rettigheter for eget materiale.
96
Manlib og Billed har særlig ansvar for det materiale og de systemene som ligger under Spes sitt ansvars-
område.
72
● Veilede studenter og forskere i forhold til gjenbruk av andres materiale i egne
publikasjoner97
● Gi råd om bruk av åpne lisenser og sjekke at krav om åpne lisenser i retningslinjer blir
etterfulgt
4.8.1 Analyse og anbefalinger
Rettighetsklarering er tidkrevende og komplisert. En utfordring er at det materiale som i dag
tilgjengeliggjøres eller publiseres uten åpne lisenser må rettighetsklareres i fremtiden. Dette er
et argument for å prioritere åpne lisenser, både for eget materiale, materiale der forfatter eier
rettigheter og der UB drifter tjenester som støtter forskeres publisering og tilgang til
forskningsmateriale.
Arbeidet med rettighetsklarering er en integrert del av de digitale publiseringstjenestene ved
UB. Alt materiale må sjekkes for lisensbetingelser og rettighetsklarerers før det tilgjengelig-
gjøres. Fordi UB er et sted der forskere og studenter kan få svar på spørsmål om opphavsrett
til digitale publikasjoner, oppleverer vi også en økt grad av henvendelser når det gjelder
rettighetsspørsmål til trykt materiale og digitalt undervisningsmateriell. Dette kan tyde på at
forskere og studenter har behov for å henvende seg et sted med konkrete forespørsler om
rettigheter.
● Arbeide for at UBs eget materiale og materiale publisert av forskere og studenter ved
UiB gjøres tilgjengelig med åpne lisenser og dermed kan viderebrukes med færrest
mulig restriksjoner
● Etablere felles retningslinjer for rettighetshåndtering og lisenser knyttet til ulike typer
materiale og ulike systemer som biblioteket eier eller drifter på vegne av fagmiljø
● Avklare om UB bør få et mandat til å være rettighetskontor og hva dette eventuelt vil
innebære for organisasjonen
4.9 Digital infrastruktur
UB er i dag systemeier for en rekke programvarer som UB både benytter selv og drifter på
vegne av andre ved UiB. Mange av disse er allerede nevnt og styrker og svakheter ved
systemene er beskrevet i forbindelse med tjenestene de er tilknyttet. Vi vil her kort skissere
hvordan systemene henger sammen, uten å gå inn på enkeltsystem.
97
Dette inkluderer ikke veileding i korrekt sitering, som er en tjeneste som finnes ved de enkelte bibliotekene.
73
Figur 7: Sammenheng mellom administrative, lukkede system, brukertjenester og aggrega-
torer eller søketjenester.
Figur 7 viser at de fleste system gjerne har en administrativ kjerne, et sluttbrukergrensesnitt
med søke- og navigeringsfunksjoner og ulike tilganger til data. Systemene forsøker å dekke
alle funksjonene man trenger for å levere én tjeneste til sluttbruker og samtidig løse
administrative funksjoner. Kjernefunksjonen til ett system vil som regel være utformet slik at
den ikke kan brukes til formål ut over dens kjerneområde uten å pådra seg en form for kostnad
knyttet til vedlikehold og oppgradering.
Systemene UB har ansvar for og må integrere er mange. Figuren illustrerer hvor sammen-
filtret systemene har blitt. Det er flere system som både har et brukergrensesnitt og deler data
til tjenester som Oria og NORA. Det er versjonskontrollsystem som bare leverer data til slutt-
brukertjenester som Holbergs skrifter. Det er system som er (inter)nasjonale og andre som er
lokale, med delvis overlappende funksjoner.
Figuren viser at infrastrukturen har tre nivå. Først et underliggende lag med datakilder eller
administrative system som UB ikke har systemansvar for. Over dette ligger en rekke system
som kan importere, skape og eksponere data. Dette laget ligner på et tjenestelag, men der hver
tjeneste har sitt eget system. Øverst ligger sluttbrukertjenester som aggregerer data fra ulike
aktører og system for å kunne lage tjenester med det innholdet brukerne ønsker.
Hvert system som driftes krever kontinuerlig overvåking, jevnlig oppgradering og unntaksvis
tetting av kritiske sikkerhetshull. Å drifte mange system, selv om det kan være samme
programvaren, fører til at UBs ressurser blir benyttet på drift og vedlikehold og ikke utvikling.
Tjenesten Digitale fulltekstarkiv ved DST tilbyr å ta i mot databaser og tekstarkiv fra fagmiljø.
Dette er kun mulig dersom innholdet kan overføres til en felles teknisk infrastruktur, siden
alternativet er å ta i mot hele system for drifting og dermed forplikte enda flere ressurser på
drift. Som sagt har systemene UB drifter karakter av å være deler i et tjenestelag. Det bør
derfor vurderes om flere av tjenestene UB har bør gå over til samme infrastruktur som
satsingen på lenkede data ved Spes.
74
4.9.1 Lenkede data
Infrastrukturen rundt lenkede data erstatter mange administrative system og introduserer et
felles datalag som danner basis for tjenester for sluttbrukere eller konsumenter av data. Data-
laget kan konsumere data fra ulike underliggende system. De underliggende systemene kan da
rendyrke sin administrative funksjon, som dokumentering, registrering og forvaltning. Vi
anbefaler at alle system ved UB vurderes opp mot en systemarkitektur som skiller mellom
data og tjenester på denne måten.
Figur 8. Infrastruktur for lenkede data bak Marcus-nettsiden
Modellen ovenfor (figur 8) viser hvordan data flyter fra verktøyet Protégé98
og fillageret til et
lukket og et åpent datalager (triplestore). På toppen av datalageret lages det nettsider med
LODSpeakr, søkemuligheter i ElasticSearch og ekstratjenester som handlekurv. Denne
modellen isolerer komponentene eller systemene fra hverandre ved at de alle har en begrenset
rolle. Det betyr også at vi bruker de data vi deler offentlig, som gir en bedre kvalitet siden vi
selv er avhengig av høy kvalitet for å lage gode tjenester.
Svakhetene med infrastrukturen for lenkede data ved UB i dag er mangel på tilgangskontroll
på filer, liten bruk av standarder for å beskrive filer, en gammel registreringsklient for ansatte
og en nettapplikasjon som ikke utnytter datagrunnlaget effektivt. Ved å videreutvikle infra-
strukturen kan vi løse mange av utfordringene dagens digitale infrastruktur har.
4.9.2 Statistikk og overvåking
Bruk av systemene blir overvåket ved hjelp av Google analytics og Piwik (driftes sentralt av
IT-avdelingen). Ansvarsforhold for dette er ikke avklart godt nok og noe tilfeldig.
Systemene blir overvåket av IT-avdelingen for å unngå nedetid, men det blir ikke gjort
systematisk på alle system. Det mangler et verktøy som enklere gir tilgang til systemenes
tilstand.
98
<http://protege.stanford.edu/>
75
4.9.3 Sertifisering
I dag er bare Clarino sertifisert med Data seal of approval99
. Dette er et kvalitetsstempel på at
data blir lagret i et langtidsperspektiv og på flere lokasjoner. Alle systemene ved UB har
mulighet til å bli sertifisert med Data seal of approval.
For eksempel er det aktuelt at tidsskrifttjenesten BOAP får et DOAJ seal ved tekniske
tilpasninger og retninglinjer for Open Access publisering. Det er vår anbefaling at det jobbes
strategisk for å få sertifisert alle system UB har ansvaret for.
4.9.4 Analyse og anbefalinger
UB har de siste årene fått erfaring med egen utvikling og drift av åpen programvare.
● Analysere dagens infrastruktur med tanke på UBs fremtidige behov og ressurser.
Videreutvikle egne systemer og tjenester basert på lenkede data og benytte denne
infrastrukturen når UB får ansvar for nye arkiv
● Bedre integrasjon med eksterne systemer (Cristin, Alma)
● Søke om sertifikasjon av Marcus, BORA og BOAP med Data Seal of Approval
● Implementere overvåkning på den digitale infrastrukturen
99
“Data Seal of Approval: Home.” 2009. 29 Mar. 2016 <http://datasealofapproval.org/>
76
4.10 Oppsummerende anbefaling Delprosjektet for forskningsstøtte har belyst publiseringstjenester, digital infrastruktur og
opphavsrett. Prosjektet har funnet at det innen disse feltene er viktig å sikre opplæring, rett
kompetanse og rekruttering. Spesielt er dette viktig for forskningsdata, der man ikke har
tjenester i dag. Samtidig vil opprettholdelse av sentraliseringen av disse tjenestene ved UB
gi den nødvendige muligheten for videreutvikling av spisskompetanse på området.
Det vil være essensielt at UB klarer å overvåke endringene i den vitenskapelige kom-
munikasjonen slik at man utvikler tjenestene i tråd med forskernes arbeidsmåter og behov.
Dette er også et område der UB bør være aktiv pådriver for policyer og retningslinjer som
støtter åpen vitenskap, på lokalt, nasjonalt og internasjonalt nivå. En videre bibliotek-
utvikling forutsetter en god koordinering og et godt samarbeid mellom UB og andre
aktører ved UiB. Først da styrker UB sin rolle som premissleverandør og strategisk partner
på campus.
Ved gjennomgangen av forskningsstøttetjenestene har prosjektet funnet at dagens ressurser
går med til drift av nåværende tjenester. Skal UB kunne videreutvikle eksisterende og
utvikle nye tjenester innen dette feltet vil det derfor trenges mer personalressurser.
Basert på våre funn gis følgende anbefalinger:
1. Arbeide for nasjonal og lokal infrastruktur og retningslinjer for bibliometri, åpen
publisering og forskningsdata.
2. Støtte krav om evaluering av CRIStin og vurdere UBs rolle i samarbeid med
fakultet/institutt.
3. Sikre forankring i organisasjonen for UBs forskningstøttetjenester (bibliometri,
åpen publisering, forskningsdata og rettighetsklarering).
4. Evaluere UBs tjenester for åpen publisering og tilgjengeliggjøring opp mot
abonnementsmodellen.
5. Etablere felles retningslinjer for rettighetshåndtering og arbeide for at materiale ved
UiB gjøres tilgjengelig med åpne lisenser.
6. Arbeide for bedre integrasjon med eksterne systemer og enklere tilgjengeliggjøring
av materiale i UBs digitale arkiver. Informere bedre om mulighetene.
7. Evaluere UBs digitale infrastruktur og videreutvikle egne systemer og tjenester
basert på lenkede, åpne data.
8. Arbeide for internasjonal sertifisering og kvalitetssikring av UBs digitale systemer.
77
5 - Samlingspleie
5.1 Innledning Universitetsbiblioteket består av seks bibliotekssamlinger knyttet til fakultetene, heretter
omtalt som bibliotekene, samt spesialsamlingene og avdeling for fellesfunksjoner. Med
samlingspleie menes hvordan mediesamlinger (bøker, tidsskrift, film, musikalier, databaser
o.l.) bevares, organiseres, oppdateres og fornyes. Under samlingspleie faller da utvalg,
herunder brukertilpasning i relevans, medieformat (elektronisk og papir) og antall
eksemplarer, tilvekst (innkjøp, gaver og pliktavlevert litteratur), katalogisering og utskilling
(deponering, kassering). Dette kapitlet er disponert slik at etter en felles innledning kommer
først avsnittene 5.2 til 5.7 som omhandler bibliotekssamlingene tilknyttet fakultetene, deretter
5.8 til 5.11 som omhandler spesialsamlingene.
5.1.1 Bakgrunn
Delprosjektgruppen for evaluering av samlingspleie besto av to underprosjekter som har
samarbeidet tett: tilvekst og eksisterende samlinger. Etter vurdering har gruppene avgjort å
endre gruppenes fokusområder, slik at tilvekstgruppen også evaluerer eksisterende samlinger
ved bibliotekene. Gruppen for eksisterende samlinger fokuserer kun på spesialsamlingene.
1) Samlingspleie bibliotek:
Pål Steiner, Ketil Falck, Kjetil Monsen, Kjersti Aksnes-Hopland
2) Samlingspleie spesialsamlinger:
Pål Steiner, Olav Aas, Morten Heiselberg, Nils-Erik Moe-Nilssen
5.1.2 Mandat
Mandatet definerer oppdraget som en evaluering av hvordan bibliotekets eksisterende
samlinger ivaretas og utvikles for best å dekke universitetets behov. Gruppen er bedt om å
vektlegge spørsmål om bevaring, metadata, utskilling og digitalisering. På bakgrunn av dette
har gruppen kartlagt hvordan bibliotekets lokaler utnyttes og hvem som er involvert i de
forskjellige fasene av samlingspleie, og hvilken arbeidsflyt som praktiseres. Gruppen
evaluerer ut fra perspektivene økonomi, brukertilpasning og prosesseffektivitet opp mot de
målsetninger som er fastlagt i strategiene for UiB og UB.
Avgrensning av mandatet Mandatet ber om kartlegging og evaluering av innkjøpsavtaler og abonnementer sett opp mot
bruk, faglige behov og økonomi. Innenfor rammene av evalueringsprosjektet har det ikke vært
mulig å gjennomføre en egen kartlegging av faglige behov for UiB eller eksterne samarbeids-
partnere. Istedenfor har gruppen valgt å kartlegge metodene som tas i bruk av biblioteket for å
tilpasse tjenestene til universitetets brukere, samt å vurdere dette opp mot faglitteratur. Når det
gjelder tilpasning av bibliotekstjenester til UiBs samarbeidspartnere, klynger og andre
satsninger, anbefales det at det gjøres en egen gjennomgang. UB har samarbeidsavtaler med
78
Helse Bergen og UNI Research, som begge yter tilskudd til UBs budsjett. Mandatet inkluderte
også evaluering av Bolk og Depot. Her har det vært foretatt egne evalueringer, og de er derfor
utelatt.
5.1.3 Metoder
Informasjon om fokusområder er diskutert på halvdagsseminar for UB-ansatte 17.11.15.
Informasjon om praksis, tilstand og behov er samlet inn gjennom bibliotekets rapporter og
plandokumenter, samt fokussamtaler på avdelinger. Kartlegging av plassbehov og utskillings-
prosesser er basert på et eget spørreskjema besvart av stedlige ledere ved hvert bibliotek.
Informasjon om praksis, tilstand og behov for Spesialsamlingene er samlet inn gjennom
fokussamtaler på avdelingen. Utover dette har vi intervjuet medarbeidere på Katalogverk-
stedet i uke 8 og tatt imot innspill ved høringsseminar for UB-ansatte 11.03.16.
5.1.4 Hva sier strategiplanene for UiB og UB
Hvert bibliotek skal støtte opp om fakultetenes faglige bredde og satsingsområder. Samtidig
løfter både UiBs og UBs strategi frem at det skal satses på tverrfaglighet, økt samarbeid
gjennom klynger, og med forskningsinstitusjonene UiB har eierskap til, samt relevante aktører
innen helse- og utdanningssektoren. Utover dette peker UBs strategi på et bredere samfunns-
ansvar hvor våre informasjonsressurser gjøres tilgjengelig for allmenheten.
Bibliotekets strategi Universitetets strategi
- arbeide for en bærekraftig og effektiv
virksomhet som sikrer informasjons-
ressursene og tjenestene et internasjonalt
ledende universitet trenger.
- vektlegge kunnskapsbasert utvikling og
styring.
- skal være et internasjonalt
forskningsuniversitet.
- sikre effektiv tilgang til bred og relevant
forskningslitteratur.
- være fleksibel for å kunne tilpasse seg
endringer.
- skal utvikle breddeuniversitet.
- tverrfaglighet.
- skaffe tilgang til relevante
informasjonsressurser og integrere disse
sømløst i forskernes og studentenes
arbeidsflyt.
- skal utvikle flere ledende
forskningsmiljøer.
- satse sterkt på langsiktig grunnforskning.
- videreføre satsning på marin forskning
(hav), globale samfunnsutfordringer
(samfunn) og klima og energiomstilling
(liv). Etablere kunnskapsklynger: helsefag,
klima, fremtidens energi, middelalder.
- støtte universitetets strategiske
utdanningssatsninger.
- sikre effektiv tilgang til bred og faglig
relevant litteratur, inkludert universitetets
egne primærkilder, med fokus på digital
tilgang.
- tilrettelegge for digital lagring og
tilgjengeliggjøring av masteroppgaver og
avhandlinger.
- fremragende forskningsbasert utdanning.
79
- delta i tilrettelegging av fagmiljøenes
forskningsprosjekter med andre eksterne
partnere der det er naturlig.
- initiere til økt samarbeid med
forskningsinstitusjonene UiB har eierskap
til, og med relevante aktører innen helse-
og utdanningssektoren.
- drive forsknings- og utviklingsarbeid
- sørge for profesjonell kvalitet på alle
metadata.
- videreutvikle UB til å bli et fremdragende
bibliotek for forskning og læring.
- bygge opp unike samlinger
- samle, forvalte og bevare det unike
materialet i sikrede og velegnede lokaler.
- være pådriver i oppbygging av
universitetets arkiver.
- fremstå som en nasjonal kulturinstitusjon
og smeltedigel for nye ideer og innovasjon.
5.2 Økonomiske rammer Mediebudsjettet er i dag på 53 369 000 kr., og er fordelt på ulike poster: Elektroniske
tidsskriftabonnement (88.6%), elektroniske bokabonnement (4.2%), enkeltkjøp av bøker
uavhengig av format (4.1%), bøker øremerket juridiske fag (0.6%), trykte tidsskrifter (2%) og
øvrige utgifter (0.6%).
I løpet av de siste 10 år har utgiftene til elektroniske ressurser steget kraftig (ca. 500%),100
mens utgifter til trykte ressurser har sunket en del (fig. 1). Som UBs årsmelding for 2014
rapporterer, så er dette i tråd med bibliotekets satsning på elektroniske ressurser. I all
hovedsak er det utgifter til tidsskrift som står for skiftet. I 2016 er 92.8% av mediebudsjettet
bundet i elektroniske abonnement.101
Fig. 1. Utgifter til mediekjøp 2004-2015 fordelt på trykte og elektroniske ressurser102
I medieutgiftene ser vi en årlig økning på godt over 5% i utgifter som er låst til faste abon-
nement og pakker for elektroniske tidsskrift som betales i utenlands valuta. Den tilsvarende
økningen i bevilgninger i mediebudsjettet var det siste året ca. 3% og har ikke vært
nevneverdig høyere tidligere år. Det er altså et vedvarende og stadig økende gap mellom
bevilgninger og utgifter. Enkelte år har dette gapet vært skjult av en sterk krone. Med en
100
Ifølge årsmelding for UB 2014. 101
Elektroniske tidsskrift utgjør av dette 88.6%. Til sammenligning er 76.5% av UBOs mediebudsjett bundet i
elektroniske abonnement. 102
Etter årsmelding 2014, s.7, supplert med tall fra 2015. Merk at tallene for trykte ressurser inkluderer avsatte
midler for brukerstyrte bokinnkjøp (PDA) på ca. 300 000 kr. 2012-2014.
0
10000000
20000000
30000000
40000000
50000000
60000000
2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015
elektroniske ressurser
trykte ressurser
80
fallende kronekurs 2014-15 kan gapet merkes. Fra 2014-2015 økte de samlede utgiftene med
9%.103
Dette betyr at det ikke bevilges nok til mediebudsjettet for å kunne opprettholde
(gårs)dagens tilbud (fig. 2).
Fig. 2. Mulig utvikling i forholdet mellom abonnementsutgifter og kjøpekraft dersom dagens
bevilgninger opprettholdes104
5.2.1 Kutt i bibliotekets tilvekst
For hvert år som går, dersom differansen opprettholdes, må det kuttes i bibliotekets tilganger.
For å kompensere for økende utgifter har UB hatt tre kuttprosesser i 2015.
1) Bøker: Ved utgangen av 2014 ble forsøket med brukerstyrte innkjøp (PDA) stanset.
Dette gir et fall på ca. 30% i antallet boktitler som er tilgjengelig for brukerne,
sammenlignet med tiden PDA var åpent.
2) En ytterligere reduksjon i 2015 for innkjøp av enkelttitler av bøker på i overkant av
30% både for elektroniske og fysiske bøker.105
3) Oppsigelser av tidsskrifter som ikke var bundet i forlagspakker og som hadde lav
bruk. Oppsigelsene gav en besparing på ca. 2 800 000 kr, altså 6% av mediebudsjettet.
Mens reduksjonen i tidsskrift var en vellykket og nødvendig prosess som ikke svekket UBs
tilbud for brukerne, er situasjonen annerledes når det gjelder reduksjoner i bokinnkjøp. For å
styre utgiftene opererte UB med innkjøpsstopp for alle bøker, med unntak av pensumbøker og
bokønsker i store deler av 2015. For å ha et kontrollert forbruk gjennom året ble denne
ordningen overført til 2016.106
103
For elektroniske abonnement alene var økningen på 15% ifølge UBs regnskap for 2015. 104
Graf utviklet av Tilvekstavdelingen. Antatt budsjettering 2,5% inkludert tilskudd fra randsonen. Antatt
prisstigning 5%. Null valutaeffekt. 105
Etter tall fra Nasjonalbibliotekets bibliotekstatistikk. 106
I mediebudsjettet for 2016 er det satt av 4,1% til enkeltkjøp av bøker.
30000000
40000000
50000000
60000000
70000000
80000000
90000000
2016 2017 2018 2019 2020 2021 2022 2023 2024 2025 2026
BevilgningUtgifterKjøpekraft
81
0
200000
400000
600000
800000
1000000
1200000
1400000
2014 2015 2016
Bel
øp
Fig. 3. Beløp brukt på enkeltkjøp
av bøker 1. kvartal 2014-16
0
50000
100000
150000
200000
250000
300000
350000
400000
450000
500000
2010 2011 2014 2015 2016
Fig. 4. Beløp brukt på enkelttitler
bøker både digitalt og papir 1.
kvartal.
HF SV MN JUR
PS MED SPES
0
50000
100000
150000
200000
250000
300000
350000
400000
450000
500000
2010 2011 2014 2015 2016
Fig. 4. Beløp brukt på enkelttitler
bøker både digitalt og papir 1.
kvartal.
Hum Sam RB
Jur PS Med/Od
Spes
Ved å sammenligne tallene for beløp brukt på tilvekst 1. kvartal over de siste år kan vi også gi
en forsiktig prognose for utviklingen i 2016 dersom ordningen med innkjøpsstopp vedvarer
(fig. 3). Det går i så fall mot en ytterligere reduksjon på 80% i enkeltkjøp av bøker, uavhengig
av format, i 2016. UB er imidlertid i forhandlinger med UiB for å få økt bevilgningene. Selv
om midler blir gitt synliggjør dette at bokbudsjettet er basert på midler som allerede ved
budsjettering overskrider rammene. Det er derfor behov for å finne løsninger som sikrer bok-
budsjettet på lik linje med andre budsjettposter.
Fig. 3 og 4
5.2.2 Hvordan kutt i boktilvekst påvirker tilbudet for fakultetene
Innsparingene som oppnås ved ikke å bruke den eneste justerbare delen av budsjettet, innkjøp
av enkelttitler, utgjør lite (2-3%) i forhold til mediebudsjettets størrelse, men effekten for det
enkelte fagmiljø kan være stor. Med en så dramatisk reduksjon i tilvekst for en type medier
må spørsmålet stilles om hvorvidt biblioteket på sikt vil kunne tilby det enkelte fakultet
relevant litteratur.
Figur 4107
synliggjør den bibliotekvise reduksjonen i bokinnkjøp uavhengig av format 1.
kvartal 2016 sammenlignet med tidligere år. Vi ser altså et nesten totalt opphør av tilvekst av
nye bøker til alle bibliotek. Alle fagområdene er berørt. Det er i overkant av 90% reduksjon
for PS og Med/Od, ca. 80% for Hum og Sam, og 63% reduksjon for RB. Selv om reduksjonen
er prosentvis større for Med/Od og PS, kan det argumenteres for at effekten for Hum og Sam
107
Tall for 2012 og 2013 er ikke tilgjengelig. Heller ikke tall for Jur før 2014. For tallene fra 2010 og 2011 er
det kun tallene for kjøpte fysiske bøker som er tilgjengelig fordelt per bibliotek. Utgifter til e-bøker er ikke
underfordelt. Får å få sammenlignbare tall er derfor e-bøker lagt til for 2010-2011, fordelt prosentvis etter
fordelingsnøkkelen. En liten feilprosent må derfor regnes med i tallene for disse årene.
82
er større, ettersom bruksbehovet hos disse fakultetene er vektet mot bøker heller enn
tidsskrift.108
Reduksjonen i tilvekst på bøker kan ses i lys av med den generelle utviklingen i medieutgifter
for hvert bibliotek (fig. 5). Frem til valutafallet ser vi at de fleste bibliotekene har økt sine
årlige medieutgifter med mellom 55%-130% fra 2004-2014. PS har en noe lavere økning på
37%. Tallet for Hum viser imidlertid en negativ utvikling (-0,4%) i denne perioden. Tallet kan
delvis forklares med at prisøkning for tidsskrifter for humanistiske fag er lavere enn realfag
og medisin, men sett i lys av en generell årlig prisutvikling på ca. 5% betyr dette allikevel at
det generelle tilbudet til HF må ha blitt redusert over tid. Sett i sammenheng med ovennevnte
midlertidige stans av Hums boktilvekst 2015-2016 er det sannsynlig at spesielt HF rammes.109
Fig. 5
5.2.3 Evaluering og konklusjon
UBs økonomi er presset. Valutasvingninger er delvis bakgrunnen for dette. UB arbeider nå for
å få et bedre system for å redusere sårbarhet for negative valutasvingninger. Den reelle utford-
ringen ligger imidlertid i misforholdet mellom forutsigbare prisøkninger i elektroniske abon-
nementsavtaler og budsjettrammen som gis av universitetet. UB har fulgt signaler fra UiB
sentralt om at UB ikke skal si opp abonnementer på elektroniske ressurser, og at over-
skridelser vil dekkes av Universitetet.110
Til tross for dette reduseres i 2015 og 2016 tilveksten
på bøker.
Tilbudet til tidsskriftorienterte fagområder er uendret. Budsjettsituasjonen har fremtvunget en
nødvendig og vellykket reduksjon i tidsskrift som er lite brukt. Det må imidlertid pekes på at
økonomien ikke tillater nyopprettelse tidsskriftabonnement, noe som kan lede til at UB ikke
108
At HF og SV er mer boktunge fakultet kan underbygges av fordelingsnøkkelen for bokinnkjøp mellom
bibliotekene, ettersom denne nøkkelen bygger på utlånstall. Protokoll fra møte i UBs styre 25.06.2014 gir
følgende fordeling: HF 33.48%, SV 21.95%, RB 13.55%, PS 13%, MED 9.39%, JUR 8.6 %, SPES 0.07%. 109
For enkelte HF-fag er konsekvensene mindre merkbare ettersom norsk faglitteratur blir pliktavlevert til
biblioteket. Særlig gjelder dette fagområder som norsk litteratur og norsk historie. 110
Se f.eks. styresak 04/2011, Budsjett 2011 for UB:
http://www.ub.uib.no/felles/organ-styr/styre/2011/S04-2011-mediebudsjett-fordel-2011.pdf
0
2000000
4000000
6000000
8000000
10000000
12000000
14000000
16000000
18000000
20000000
2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013
Bel
øp
Fig. 5. Utgifter til mediekjøp fordelt på fagområde. Økning avrundet til
nærmeste prosent. Etter tall fra UBs årsmelding 2013: 10.
Jur (130%)
Med/Od (108%)
RB (82%)
Sam (55%)
PS (37%)
Hum (0%)
83
kan gi et oppdatert tilbud til enkelte fagmiljø. Evalueringsgruppen har imidlertid ikke hatt
kapasitet til å gjennomføre en undersøkelse av behov for tilganger utover det som tilbys i dag.
Tilbudet for boktunge fag er redusert. I norsk og internasjonal biblioteklitteratur har det i lang
tid blitt advart mot utviklingen, og blitt vist at utgiftene øker mens tilveksten går ned.111
UB
har over flere år rutinemessig pekt på at utviklingen på sikt kan føre til et redusert boktilbud,
og at dette kan få konsekvenser for UBs tilbud til boktunge fagområder. Det som det i lang tid
har blitt advart mot ser nå ut til å oppfylles.
Konklusjonen er at universitetsbiblioteket står i fare for å ikke fullt ut oppfylle ambisjonene i
egen strategi som sier at UB skal “sikre effektiv tilgang til bred og relevant forsknings-
litteratur” og “skaffe tilgang til relevante informasjonsressurser”, ettersom tilbudet til
boktunge fag reduseres. På samme grunnlag kan det sies at UiB p.t. ikke gir gode nok
økonomiske rammer for oppfylle ambisjonen i UiBs egen strategi om å “videreutvikle UB til
å bli et fremdragende bibliotek for forskning og læring”. Det er imidlertid svært positivt at det
nå arbeides for å snu utviklingen, og det anses som viktig at det letes etter ordninger som gir
en stabil utvikling.
5.2.4 Anbefalinger samlet for økonomiske rammer
Det anbefales at det rutinemessig gjøres konsekvensvurderinger av abonnementer og
avtaler før forhandlinger iverksettes, og at fagreferentene involveres i vurdering av
hvilke avtaler som skal fornyes, avsluttes og opprettes.
UB-styret bør presenteres for konsekvensvurderinger og få medbestemmelse i valgene
som tas knyttet til andelen av budsjettet som bindes i avtaler. I dagens situasjon
presenteres styret for et budsjett som allerede er fastlåst, og har da ingen innflytelse.
Bokbudsjettet bør ikke være en salderingspost.
5.3 Prosesser for valg og innkjøp av litteratur Ifølge UiBs strategi skal UB bli et fremragende bibliotek for forskning og læring. UBs strategi
følger dette opp med å vise til at UB skal “arbeide for en bærekraftig og effektiv virksomhet
som sikrer informasjonsressursene og tjenestene et internasjonalt ledende universitet trenger.”
UiB satser både på dybde og tverrfaglighet, og UB har som mål å “sikre effektiv tilgang til
bred og relevant forskningslitteratur”. Her har hvert fakultet, institutt og fag ulike behov som
ivaretas gjennom tilpasning til fakultetenes faglige profil. Ansvar for dette ligger hos
fagreferentene, universitetsbibliotekarer med spisskompetanse på de enkelte fagområder. I det
følgende evalueres arbeidsflyt for tilvekstprosessen, fra utvalg til innkjøp av litteratur.112
111
AMS-utvikling 2006; AMS-utvikling 2014: 72. 112
På grunn av den økonomisk vanskelige situasjonen UB har vært i siden starten av 2015, har fagreferenters
mulighet til å kjøpe litteratur det siste året begrenset seg til pensumlitteratur og til en viss grad innkjøps-
forslag fra bibliotekets brukere. Evalueringen under har imidlertid tatt en økonomisk normalsituasjon som
utgangspunkt.
84
5.3.1 Arbeidsflyt for tilvekst av tidsskrift og databaser
Arbeidsflyten for opprettelse av abonnement er noe mer sammensatt sammenlignet med
innkjøp av bøker. Flytskjemaet under viser prosessen slik den er i dag. Ønske om nye
tidsskrift meldes fra den enkelte fagreferent til Tilvekst, som innhenter pris, og setter
tidsskriftet på en ønskeliste. Deretter sendes ønsket til avdelingsleder som innhenter
informasjon om regnskap fra administrasjonen, hvoretter det tas et valg om ønsket skal
aksepteres eller ei, slik at ønsket eventuelt kan sendes tilbake til Tilvekst som iverksetter
abonnementet.
Vurdering Her kan det være rom for å effektivisere prosessen, for eksempel ved å fordele og delegere
budsjettansvar på fagreferentnivå. Dersom fagreferentene har god oversikt over de økono-
miske rammene ved starten av en budsjettperiode, så vil man kunne gjøre faglig funderte valg
om å åpne eller lukke abonnement innenfor denne rammen. Da ville pilen gått kun én vei,
direkte fra fagreferent til innkjøpsavdeling. Fordelene med en slik budsjettfordeling må
imidlertid vurderes opp mot det administrative forarbeidet dette krever.
5.3.2 Arbeidsflyt for tilvekst av bøker
I en normalsituasjon utgjør enkeltkjøp av bøker en vesentlig del av tilfanget av bøker til de
enkelte bibliotek. I tillegg får bibliotekene bøker gjennom pliktavlevering og gaver. Plikt-
avlevering er en svært gunstig ordning for biblioteket. Som med kjøp, vurderes hver gave og
avleverte bok for opptak av bibliotekarer og fagreferenter. Arbeidsflyten for gaver og pliktav-
levering er ikke vurdert her, men det anbefales at det ses på muligheter for effektivisering
særlig i forbindelse med implementering av ALMA. Under ser vi nærmere på arbeidsflyt for
innkjøp.
I evalueringsprosjektets spørreundersøkelse ble det spurt om hvilke faktorer som påvirket
valget av bøker som ble kjøpt inn. For omtrent halvparten av fagreferentene var gjennom-
85
lesning av kataloger den viktigste kilden. En god del innkjøp gjøres på bakgrunn av pensum-
lister og anbefalinger fra ansatte. Anbefalinger fra studenter står for en liten del av utvalget.
Ifølge spørreundersøkelsen er det svært varierende hvilken kontakt fagreferenter har med sine
fagmiljøer med hensyn til innkjøp av litteratur. Over halvparten rapporterer å ha en
tilfredsstillende eller positiv kontakt, ca. ¼ oppgir at kontakten er manglende eller dårlig. I
mange tilfeller mangler formelle kontaktfora mellom fagreferenter og fagmiljø. Det nevnes
også at tilnærmet innkjøpsstopp det siste året har vanskeliggjort kontakten mellom fagrefe-
renter og fagmiljø.
Det neste valget som fagreferenten tar er hvilket format boken som kjøpes skal ha; elektronisk
eller fysisk. I spørreundersøkelsen oppgir halvparten av fagreferentene at under 10% av
bøkene som kjøpes inn er i elektronisk format, og halvparten oppgir dette tallet til å være
mellom 10% og 30%. Ut fra svarene fra spørreundersøkelsen synes fagreferentene å gjøre
kvalifiserte og gjennomtenkte valg av litteraturformat.113
Ulike faktorer avgjør om en bok
kjøpes inn i elektronisk eller trykt format. Det som oftest nevnes er hensyn til hva forslags-
stiller foretrekker, pris på de to alternativene, om det elektroniske alternativet vurderes som
tilfredsstillende ut fra forhold som DRM-betingelser, PDF-tilgang, tilgang for flere brukere
samtidig, samt brukervennlighet, brukergrensesnitt og mulighet for nedlastning og utskrift.
Utover slike generelle faktorer nevnes det at det tas hensyn til ulik egnethet når det gjelder
litteraturformat; om det er snakk en monografi, oppslagsverk eller artikkelsamling. Noen fag-
områder fortrekker papirformat av hensyn til betydningen av bl.a. billedkvalitet.
Det var også ønsket å undersøke i hvilken grad innføring av Litteraturkiosken, og fagreferen-
tenes rolle i registrering av kompendielitteratur i Bolk, har ledet til en økning i mengden av
bøker som kjøpes inn i elektronisk format. På spørsmål om fagreferentene kjøper en høyere
andel elektronisk pensumlitteratur enn tidligere, svarer 84% nei på dette, mens 16% svarer ja.
Denne svarfordelingen må sees i sammenheng med den relativt høye andelen (65%) som
svarer ja på at de har hatt en praksis med å kjøpe pensum i e-tilgang så sant det har vært
mulig.
Etter valg av litteratur sender fagreferenten en bestilling til Tilvekst som sender ordre til
leverandør. Ifølge evalueringsprosjektets spørreundersøkelse oppleves kontakten mellom
fagreferenter og personal på Tilvekst som god eller svært god. Det påpekes imidlertid at
fagreferenter og andre som kjøper bøker har for lite kunnskap om abonnementer, og abon-
nementspakker, ulike modeller og betingelser for tilgang til e-bøker m.m.
Vurdering Det rapporteres om betydelige variasjoner i de enkelte fagreferenter sin kontakt med fag-
miljøene. For enkelte fag kan det være ønskelig å initiere til møtepunkter mellom fagmiljø og
bibliotek.
Opplæring av fagreferenter i ulike modeller for elektroniske boktilganger vil effektivisere inn-
kjøpsprosessen for e-bøker.
113
Fagreferentene ved Hum har f.eks. forfattet et brev 18.12.2014 til UB, hvor det understrekes at faglige behov
må vektlegges i valget mellom elektronisk og trykt format, og at fagreferentene må involveres i diskusjoner
knyttet til bokpakker og budsjettering.
86
Også for innkjøp av bøker kan det vurderes å fordele og delegere budsjettansvar på fag-
referentnivå. Da må hvert innkjøp vurderes opp mot egne rammer, noe som kan lede til at
innkjøpene vurderes strengere – særlig i trange tider.
Budsjett for enkeltkjøp av bøker deles i dag ikke mellom bibliotekene etter en fordelings-
nøkkel basert på utlån, noe som var praksis før 2015. Det er heller ingen underfordeling på det
enkelte institutt eller fag. Den enkelte fagreferent har derfor ingen oversikt over hvilke midler
som er tilgjengelig for sitt bibliotek eller fag. Bak dette ligger en antagelse om at det som
kjøpes inn uansett vil sammenfalle noenlunde med fordelingsnøkkelen. I trange økonomiske
tider hvor innkjøpsstopp innføres vil boktunge fagområder rammes under denne modellen.
UB bør derfor vurdere på nytt om det bør gjeninnføres en budsjettfordeling mellom bibliotek
og mellom fag. Frem til og med 2013 opererte bl.a. RB med en egen fagvis fordelingsnøkkel.
I alt 12 kontoer dekket fagområdene ved mat.-nat.-fakultetet. Den prosentvise fordelingen
mellom disse ble gjort på grunnlag av vitenskapelige tilsatte + dr. studenter og master-
studenter ved hvert institutt. Fagmiljøene var svært tilfreds med dette rettferdige systemet ved
realfagbiblioteket. En tilsvarende løsning er lett å opprette i det nye biblioteksystemet Alma.
Tidligere har UB operert med en egen øremerking av midler til spesielle satsningsområder
ved UiB.114
I dag finnes ingen slik ordning, ettersom innføring av brukerstyrte innkjøp (PDA)
var tenkt som en erstatning for dette tilbudet. I 2015 ble PDA-tilbudet stengt. Det er derfor
behov for på nytt å se på hvordan UB best kan gi et ekstra tilbud til satsningsområder. Et
alternativ kan være å gi bibliotekene fagfordelte mediebudsjett. Da vil det være mulig for
fagreferentene som gruppe å samarbeide om å øremerke deler av budsjettet for UiBs
satsningsområder. Et annet alternativ er å gjeninnføre en ordning med brukerstyrte innkjøp,
under antagelsen at studenter og ansatte på denne måten vil dekke satsningene selv. En
kombinasjon av de to alternativene er også mulig.
5.3.3 I hvilken grad treffer innkjøp brukernes behov?
Et viktig spørsmål er i hvilken grad fagreferentenes innkjøpsvurderinger treffer brukerne. UBs
strategi vektlegger at litteraturutvalget skal være både bredt og relevant. Det har ikke vært
rom for å gjøre en egen brukerundersøkelse som del av evalueringen. Vi har derfor ingen klar
oversikt over i hvilken grad våre samlinger dekker brukernes behov, men utlånstall og tidli-
gere brukerundersøkelser kan gi en pekepinn. En studentundersøkelse fra 2008 indikerer at de
aller fleste er fornøyd med tilbudet.115
På spørsmålet om i hvor høy grad samlingene ved UB
dekker det du du trenger for ditt studium, svarte 50% “nokså bra” og 47% “svært høy”, mens
ingen svarte “liten”. Når det gjelder ansatte, så har vi ingen tall.
Ser vi på omløpstallet, altså totalbestand delt på antall førstegangslån for årene 2013-2015 så
viser det seg at UB har noe lavere utlån sammenlignet med UiO og NTNU.116
Dette sam-
svarer med en undersøkelse som kartlegger sirkulasjonstall, altså i hvilken grad nyinnkjøp av
bøker ved UB benyttes av brukerne.117
Av innkjøpene gjort i 2008 ble 74 % av bøkene lånt ut
i perioden 2008-2012 (fig. 6). Det er relativt like brukstall for fysiske og elektroniske bøker.
114
UBs mediebudsjett 2013: http://www.uib.no/filearchive/s04-2013-mediebudsjett-fordel-2013.pdf 115
Landøy & Repanovici 2008: 4. 116
Omløpstallet var f.eks. i 2014 ved UB 0,04 mens henholdsvis 0,08 og 0,05 ved UiO og NTNU. Omløptallet
har flere feilkilder, og bør dersom leses varsomt. For nytten av omløpstall som vurderingskriterium se Røgler
& Hoeivik 2015. 117
Bakka 2015: 5.
87
Dette samsvarer med undersøkelser gjort på andre bibliotek.118
For noen fagfelt er imidlertid
den elektroniske bruken høyere. De noe lave tallene synliggjør at fagreferentenes innkjøp med
fordel kan suppleres av brukerstyrte innkjøpsordninger.
Fig. 6. Sirkulasjonstall 2008-12 for innkjøp gjort i 2008
119
Det er et generelt ønske om høyest mulig bruk, da dette viser at bibliotekets samlinger er
relevante for brukerne. Særlig gjelder dette samlingene på åpne hyller. Bibliotekenes hylle-
samlinger utgjør bare en liten del av de faktiske boksamlingene. Mye er tilgjengelig digitalt.
Det gjør utvalget på hyllesamlingene desto viktigere, ettersom brukeropplevelsen av å lete
gjennom utdaterte samlinger etter relevant litteratur for oppgaveskriving eller forskning kan
drive brukerne bort fra biblioteket. Normalt er utskilling det mest effektive virkemiddelet for
å øke omløpstallet,120
men en mer treffsikker prosess for innkjøp av litteratur kan på sikt opp-
nå det samme. Just-in-case-litteratur bør minimaliseres, og i hovedsak erstattes av ordninger
for brukerstyrte innkjøpsmodeller, PDA og EBA.
5.3.4 Bokpakker og brukerstyrte innkjøp
Brukerstyrte innkjøp 1: PDA I en PDA-modell får bibliotekets brukere tilgang til et stort litteraturutvalg hvor man kan leie
eller kjøpe bøker. Modellene tilbys med en rekke ulike valgmuligheter, både i tilbud,
makspris per bok m.m. I prinsippet betaler biblioteket leie for en e-bok hver gang den brukes.
Etter et visst antall bruk, som oftest den fjerde gangen, genereres et kjøp. Bøker som kjøpes
gjennom PDA-modellen blir på denne måten dyrere, fordi det i forkant av kjøp også betales
leie (10-25% av bokpris) + bokpris + moms. Men, ettersom de aller fleste bøkene bare er
brukt av 1-2 personer, så kjøpes de aldri inn, men leies, noe som gir lavere totalutgifter. Slik
sett er en PDA-ordning mer sammenlignbar med innlån fra andre bibliotek enn med ordinære
innkjøpsordninger.
118
Ref. i Landøy 2011: 3. 119
Etter tall fra Bakka 2015: 5. At Hum har en noe lavere sirkulasjonsprosent kan forklares med et større behov
for å ta inn litteratur som skal dekke små fagområder og å sikre kildelitteratur, ofte i form av bokserier i
abonnement (subskripsjoner). 120
Røgler & Hoeivik 2015: 54, 56.
0
500
1000
1500
2000
2500
3000
3500
Hum (69%) Sam (84%) RB (70%) PS (83%) Med/Od(80%)
Jur (69%)
Boktilvekst
Utlån
88
I 2012-2014 prøvde UB ut en brukerstyrt innkjøpsordning, PDA (Patron Driven Acquisition),
tilbudt av Proquest, hvor et elektronisk bokutvalg ble gjort tilgjengelig for brukerne gjennom
plattformen Ebrary. Ordningen viste seg å være langt mer populær enn forventet. I 2014, da
over 300 000 PDA-bøker ble gjort synlige i Oria eksploderte bruken. Tilbudet sammenfalt
med en markant nedgang på ca. 35% i utlånet av papirbøker. I 2014 lå bruken av e-bøker bare
30% under bruken av papirbøker på UB.121
Det ble leid og kjøpt inn PDA-bøker for ca. NOK
2,5 millioner, langt over bibliotekets opprinnelige ramme på kr. 300 000.122
Brukerstyrte innkjøp 2: EBA På bakgrunn av erfaringene med PDA prøvde UB i 2015 en annen modell for brukerstyrte
innkjøp, EBA. Formålet var god tilgang til e-bøker med forutsigbare kostnader. Med EBA
(Evidence Based Acquisition) avtales og betales beløpet på forhånd, midlene blir dermed
bundet. Antall e-bøker i avtalen beregnes av forlagene i forhold til beløpet som brukes.
Avtalen gjøres opp ved kjøp av titler, hvor UB kan vurdere innkjøp basert på brukstall eller
andre vurderinger. Til forskjell fra PDA er man altså ikke garantert at titlene som kjøpes
faktisk blir brukt.
Det ble inngått avtaler med tre forlag, Cambridge, Elsevier og Sage. Cambridge ble mye brukt
i Ebrarys PDA. EBA-avtalen ga tilgang til alle Cambridge sine monografier, mens mye av
bruken i Ebrary var for coursebooks/textbooks. Avtalen med Elsevier hadde en høy rabatt.
Avtalen med Sage ga tilgang til alle titlene hos Sage Knowledge.
Bokpakker UiB abonnerer på flere typer bokpakker. De tre avtalene under er eksempler på hvordan
litteraturtilgang kan løses og viser fordeler/ulemper for hver ordning.
Abonnement som kun gir tilgang, eksempel Academic Complete fra Ebrary.
Dette gir tilgang til ca. 135 000 titler til en årlig kostnad av USD 34500 (2016).
Avtalen er 1-årig. Ved oppsigelse av avtalen mister UiB all tilgang. I løpet av året
kommer det til nye titler, og noen titler utgår. Titler som utgår kan kjøpes.
Abonnement på kjøp av nye titler, s.k. “frontlists”, med tilgang til arkiv inkludert i abonne-
ment, eksempel APA PsycBooks.
Dette er en fagspesifikk avtale. Ca. 130 titler årlig til en årlig kostnad av USD 9108
(2016). Avtalen er 1-årig. Ved oppsigelse av avtalen beholder UiB tilgang til frontlist
121
Bakka 2015: 1 122
Det ble ifølge mediebudsjettet opprinnelig satt av ca. 300 000 kr til PDA i 2014
(http://www.uib.no/filearchive/s-2014-4-mediebudsjett-2014_1.pdf). Ifølge Bakka 2015, s. 3, ble ca. 2,5 mill.
kr. brukt på leie og kjøp innenfor PDA-ordningen i 2014.
EBA 2015 Cambridge Elsevier Sage
Beløp ca. 342.100 kr. ca. 310.700 kr. ca. 143.900 kr.
Titler - tilgang 12365 11823 4472
Kapittel nedlasting 7913 18016 3143
Titler - kjøpt 359 261 78
Pris per tittel 953 kr. 1190 kr. 1845 kr
89
for abonnementsårene, men mister tilgang til eldre titler. Avtalen kan endres til kjøp
av frontlist.
Abonnement på kjøp av nye titler (frontlist), uten arkivtilgang, f.eks. Springer.
Springeravtalen er kjøp av frontlist uten arkivtilgang og er en tilleggsavtale til
tidsskriftavtalen. UB får 7745 titler i 2016 til en kostnad av EUR 85 455. Inntil 2015
var avtalen et abonnement på alle nye titler. Fra 2016 har UiB 15 av 20 emnepakker.
UiB er i utgangspunktet bundet i tre år, men kan gå ut av avtalen dersom Universitetet
ikke har økonomi til å fornye.
Vurdering Abonnement på nye titler (frontlist), kan være en rimelig måte å anskaffe e-bøker.
Springeravtalen gir f.eks. en bokpris inklusiv mva. på NOK 131 per tittel. Avtalen binder
imidlertid et stort beløp over flere år. Avtalen er basert på faglig vurdering, ikke på bruk, men
bruk blir en faktor ved reforhandling av avtalen. Kostnadene for en PDA/EBA-avtale for
titlene er avhengig av vilkår og bruk. Det varierer også om årets titler inkluderes i PDA/EBA-
avtaler. Bøker er ofte utilgjengelige for ordningene i flere år etter utgivelsen. Nyere titler bør
enten være tilgjengelig over flere år, eller PDA/EBA avtaler inngås med jevne mellomrom.
Til tross for mulige merutgifter på bøker er PDA-ordninger effektive. Biblioteket sparer
kostnader knyttet til papirbøker, som post og hylleplass. Ordningen sikrer samtidig at alle
bøkene som kjøpes inn er bøker som faktisk blir brukt. I tillegg gis det gjennom modellen
tilgang til svært mange titler. Med klare økonomiske rammer for ordningen kan man sikres
mot et merforbruk. Gjennom PDA betales en avtalt sum på forhånd, og denne brukes etter
hvert som e-bøker leses. Det kan settes en øvre grense for hva en bok skal koste. Når pengene
er brukt opp forsvinner bokutvalget, med unntak av de innkjøpte bøkene, frem til neste
budsjettperiode. Utvalget av bøker kan på forhånd tilpasses fagområder, for eksempel etter en
fordelingsnøkkel.
EBA gir økonomisk forutsigbarhet. Samtidig begrenses utvalget sammenlignet med PDA og
dermed bruk, og sannsynligvis også relevans for brukerne. Kvalitet og faglig relevans kan
gjøres høyere, men det avhenger av en god utvalgsprosess. Både EBA og PDA bør være
faglig fundert. Beslutning om forlag, utvalg, økonomisk ramme og avgjørelsen om å inngå
avtale bør tas i samarbeid med UBs fagreferenter innenfor rammene for UBs mediebudsjett.
Dersom fagreferentene på forhånd involveres i prosessen med utvalg av hvilke forlag og
pakker som skal være tilgjengelige, og i tillegg gis mulighet til å initiere kjøp, så er det mulig
å gi et svært godt og kvalitetssikret tilbud til brukerne. I tillegg kan fagreferenter og andre
som effektuerer brukerønsker kjøpe litteratur direkte gjennom ordningen slik at leieutgiftene
før kjøp faller bort. Leveransetiden for en bok er på noen sekunder, sammenlignet med dager
eller uker for papirbøker. Tilvekst skjer på denne måten umiddelbart når behovet for boken
oppstår. For nyere titler har i tillegg PDA-ordningen potensiale for å dekke store deler av
innlånsbehovet på UB.
Brukerkjøpte innkjøp gjennom PDA-avtaler, og til dels EBA-avtaler, viser seg å være
økonomisk gunstige dersom de innføres med klare rammer. I dag involveres imidlertid
fagreferentene i mindre grad for utvalg av bokpakker. Det er ønskelig at dette endres. I en
krevende økonomisk situasjon er det uheldig å låse midler i en EBA. Tilgang til e-bøker fra
noen forlag er sikret, men ved innkjøpsstopp vil det få konsekvenser for fag som ikke er
90
dekket i EBA-avtalene. I en normalsituasjon kan tilvekst/tilgang bestå av abonnement på e-
bokpakker, kjøp av pakker, PDA, EBA og enkeltkjøp av trykt og elektronisk.
5.3.5 Elektroniske innkjøp vs. papir
UiB og UB satser generelt på økt digitalisering, noe som inkluderer elektroniske tilganger av
litteratur. Basert på diskusjonene over om elektronisk bokkjøp som enkelttitler og i pakker tas
det her opp noen betraktninger angående UBs tilpasning til UiBs digitale strategi. I løpet av
de siste 10-15 år har det skjedd en eksponentiell vekst av den elektroniske boksamlingen. I
2003 hadde UB 20 000 e-bøker, i 2015 var tallet 350 000. Dette har gitt økt bokutvalg uten at
det har gått ut over hylleplass.
Det finnes imidlertid enkelte utfordringer. En stor andel av de elektroniske bøkene inngår i
bokpakker som UB abonnerer på. Vi eier altså ikke bøkene, og vil midlertidig miste tilgang
dersom vår økonomi ikke tillater å opprettholde abonnementene. Dette kan gjøre oss sårbare
for valutasvingninger og økende grunnpriser. Elektroniske bøker koster stort sett mer enn
fysiske bøker, spesielt fordi kun papirbøker har momsfritak. Samtidig sparer UB ved kjøp av
e-bøker på husleie (hylleplass). I tillegg tilbys e-bøker iblant på plattformer som ikke er gode
nok.
Det viktigste spørsmålet er imidlertid hva våre brukere foretrekker, men her finnes det ingen
fasit. E-bøker har mange fordeler, bl.a. umiddelbar og døgnåpen tilgang fra kontor, hjem og
hytte for våre brukere, og dermed økt effektivitet i studie og forskning. Man kan lett søke i
fulltekst, og dra nytte av interaktivt innhold, lenker til annen litteratur m.m. På den andre
siden opplever mange at det er tyngre å lese lengre tekster på skjerm, og forskning viser at e-
tekster skumleses eller brukes for hurtige innholdssøk heller enn dybdeleses.123
Mange synes
rett og slett å foretrekke å lese på papir.
I brukerundersøkelser er det som oftest spurt om hvorvidt brukerne foretrekker å bruke
elektronisk eller digitalt materiale, uten å nyansere spørsmålene til å skille mellom for
eksempel artikkelsamlinger, monografier, skjønnlitteratur osv. Slike undersøkelser har heller
ikke tatt i betraktning hvor mye større utvalg som kan tilbys digitalt. En undersøkelse utført
ved UB i 2008 kan tolkes dit hen at studenter foretrekker ulike format avhengig av bruks-
formål. I undersøkelsen svarte 67% av studentene at de fortrekker å studere en kombinasjon
av trykte og elektroniske dokument, mens 23% ønsket kun trykt og bare 7% ønsket kun
elektronisk materiale.124
Tallene viser at et ensidig fokus på elektronisk litteratur ikke er
ønsket. Selv om mye kan ha endret seg siden 2008, synes resultatene å samsvare med nyere
forsking som viser at studenter i hovedsak fortrekker papirbøker.125
De samme under-
søkelsene avslører imidlertid at prosenttallet for studenter som foretrekker e-bøker er gradvis
økende. Preferansene er imidlertid svært ulike fra fag til fag.
Vurdering Tidsskrift, artikkelsamlinger og oppslagsverk er mer oversiktlige og tilgjengelige i elektronisk
format, og bør kjøpes inn som dette. Dette er også gjeldende praksis på UB. Som nevnt under
vurdering av arbeidsflyt for innkjøp av bøker, så gjør fagreferentene formatvalg utover dette
123
Ref. i Hannover Research 2013: 9. Se også Landøy 2011 for en oversikt. 124
Landøy & Repanovici 2008: 4. 125
Hannover Research 2013: 3, 7.
91
etter kriter som brukervennlighet og brukergrensesnitt. Utover dette er det ulike preferanser
innenfor ulike fag. Det anbefales derfor at det ikke utformes overstyrende regler for valg av
enten elektronisk eller fysisk format, men at valget overlates til fagreferentene som gjør
innkjøpet.
Det bør utarbeides retningslinjer for minimum/ tilstrekkelige kriterier fra leverandør for at UB
kjøper inn pensumlitteratur i e-format. Dette vil flytte vurderingsarbeidet bort fra den enkelte
fagreferent, og føre til en mer enhetlig praksis i organisasjonen.
For inngåelse av tidsskriftabonnement kan rutinene effektiviseres ved å redusere kontroll-
punkter. Det bør i tillegg gis klare økonomiske rammer, gjerne ned på fagfelt, både for inn-
kjøp av tidsskrift og bøker, slik at fagreferentene kan gjøre økonomisk kvalifiserte valg, og
dermed sikre en mer bærekraftig økonomi. I all hovedsak peker evalueringen på at det er
mulighet for å effektivisere arbeidsflyt gjennom å delegere fullmakter og å involvere
fagreferenter.
5.3.6 Anbefalinger samlet for tilvekst
Fagreferenter og andre som arbeider med bokvalg og innkjøp bør få opplæring om
innkjøpsordninger, abonnementsavtaler m.m.
Fagreferentene bør involveres tettere i tilvekstprosessen av abonnementsavtaler, og gis
opplæring i bruk av statistiske verktøy (i Alma) som kan være til hjelp for å gjøre
kvalifiserte tilvekstvalg.
Det bør sikres (formelle) strukturer for samarbeid mellom bibliotek og de ulike
fagmiljøene for best mulig prioriteringer ved kjøp av faglitteratur. Her bør ledelse ved
UB og ved fakultet/institutter samarbeide om gode løsninger.
UB bør åpne et kontrollert årlig PDA-tilbud med en klar budsjettramme.
Fagreferentene må involveres i valgene av hva som skal tilbys gjennom ordningen, og
om praktisk mulig også ha den avgjørende stemmen for hvilke bøker som kjøpes inn
gjennom ordningen. Fagreferentene bør ha mulighet til å gjøre direkte kjøp gjennom
ordningen for å unngå ekstrautgifter knyttet til leie + innkjøp.
Dersom innkjøpsstopp for bøker vedvarer bør bibliotek som er spesielt berørt av dette
gis større rammer innenfor en PDA-ordning for å bøte på skaden i samlingsutvikling.
UBs ledelse bør gjeninnføre en ordning med fagspesifikk fordelingsnøkkel for de
bibliotekene som har ønske om det.
5.4 Katalogisering Katalogen skal sikre presis og fullstendig gjenfinning av alt materiale i bibliotekets samlinger
og gjøre det mulig for brukere å skille ut, identifisere og velge mellom ressurser biblioteket
92
skaffer tilgang til. Katalogisering vil si å beskrive og organisere dokumenter126
i et gjenfin-
ningssystem, bibliotekets katalog. Kvaliteten på katalogiseringen har vesentlig betydning for
kvaliteten på tjenester biblioteket kan tilby sine brukere og for effektivitet i bibliotekets
interne rutiner.
Data fra UBs katalog gjøres tilgjengelig for bibliotekets brukere i søketjenesten Oria, til
internt bruk har katalogen et eget søkegrensesnitt i biblioteksystemet Alma.
5.4.1 Katalogdata
Katalogdata registreres, lagres og utveksles i MARC-format,127
og består av tre typer
metadata; bibliografiske data, emnedata og beholdningsdata. På UB har flere personalgrupper
(spesialister) ansvar for ulike metadata i katalogen.
BIBSYS-konsortiets felles katalog er basert på prinsippet at hvert dokument skal ha én
bibliografisk post som deles av alle bibliotek som får et eksemplar av dokumentet. I prinsippet
gjøres registreringsarbeidet altså én gang for alle. Katalogdata kvalitetssikres av flere, men det
er primært de større bibliotekene i konsortiet som har ressurser og kompetanse til dette.
Informasjon på bibliografiske poster er felles data og felles data forutsetter felles praksis.
Retningslinjer for registreringen utarbeides av BIBSYS Bibliografisk gruppe og dokumen-
teres på nettsiden Verktøykasse for katalogisering.128
Felles katalog i BIBSYS-konsortiet har
gitt bibliotekene gevinst i form av høy kvalitet på katalogdata, men også betydelig rasjonali-
sering. Langt færre årsverk går med til katalogisering nå enn før UB fikk en velfungerende
elektronisk katalog.
Bibliografiske data Bibliografiske data kjennetegnes ved å være laget på grunnlag av regelverk for bibliografisk
registrering. Katalogiseringsreglene129
og konvensjoner knyttet til registreringsformatet sikrer
konsistens i registreringen. Standardisering av bibliografisk regelverk og format har mulig-
gjort utveksling av bibliografiske data mellom bibliotek verden over.
Registrering av bibliografiske data på UB utføres av personale med bibliotekarutdanning
og/eller spesialopplæring i katalogisering. Arbeidet krever kjennskap til ulike dokument-typer
og fortrolighet med regelverk for bibliografisk registrering og format. Registreringsverktøyet i
biblioteksystemet Alma heter Metadata Editor og har en rekke avanserte funksjoner, ikke
minst funksjoner for import og gjenbruk av katalogdata fra eksterne kilder.
Emnedata Emnedata skal bidra til gjenfinning og er basert på systemer for klassifikasjon og emne-
ordsindeksering. Emneord vil si kontrollerte termer for å beskrive et dokuments innhold eller
form. Klassifikasjon er notasjon tilordnet emner. Klassifikasjonssystem ordner dokumenter i
grupper og brukes til systematisk hylleoppstilling, men er også redskap for gjenfinning i
126
“Dokument” er felles betegnelse på bibliotekmateriale som er gjenstand for bibliografisk beskrivelse, uansett
type materiale. 127
(MAchine-Readable Cataloging). MARC21 = MARC for det 21. årh., ble lansert av Library of Congress i
1999 og er de facto internasjonal standard bibliografisk format for bibliotek. Et nytt format, BIBFRAME, er
under utvikling og vil med tiden avløse MARC21. 128
http://katalogisering.bibsys.no/ 129
Katalogiseringsregler : Anglo-American cataloguing rules, second edition / oversatt og bearbeidet for norske
forhold ved Inger Cathrine Spangen. – 3. utg. – Oslo : Nasjonalbiblioteket, 2007. – 672 s.
Et nytt, internasjonalt regelverk for bibliografisk registrering, RDA, vil avløse Katalogiseringsregler i løpet
av de nærmeste årene. RDA er alt tatt i bruk for importerte poster fra Library of Congress m.fl.
93
katalogen. UB opererer med flere systemer for klassifikasjon og emneord for ulike fag.
Nasjonale130
og internasjonale131
systemer, men også et par egenutviklete132
systemer er i
bruk.
Emnedata har ikke vært særlig godt utnyttet til gjenfinning i søkeverktøy og blir ofte lavt
prioritert. I det gamle biblioteksystemet var emnedata for en stor del lokale data for det
enkelte bibliotek og samarbeid rundt emnedata var lite utviklet. I biblioteksystemet Alma er
de fleste emnedata felles på linje med bibliografiske data, og dette stiller nye krav til konsi-
stens og samarbeid. I Norge satses det nå betydelig på videreutvikling av nasjonale emneords-
systemer som Humord og Realfagstermer og kobling (mapping) av disse til andre vokabularer
som WebDewey. Emnedata har betydelig potensiale til å bli bedre nyttiggjort i søkeverktøy
og i andre løsninger som Linked Data. Dataene som registreres bør naturligvis være så gode
som råd.
Registrering av emnedata forutsetter kjennskap til terminologi og kategorier i fagområdet som
indekseres, men også fortrolighet med systemet som brukes og generelle prinsipper for
emneindeksering. På UB har emneindeksering tradisjonelt vært en oppgave for universitets-
bibliotekarer (fagreferenter) med god kjennskap til fagområdet. Men opplæring i bruken av
systemene har vært lite systematisk og praksis i stor grad overlatt til den enkelte. Fagutdan-
nete bibliotekarer har klassifikasjon og emneordindeksering som en del av sin fagutdanning
og sitter med formell kompetanse på emnedata som UB har gjort lite nytte av.
Beholdningsdata Beholdningsdata opplyser om fysisk plassering, om hva biblioteket eier/gir tilgang til og
hvor(dan) en kan få tilgang. Dette er lokale data og UB står relativt fritt til å lage
retningslinjer for hvordan beholdningsdata skal registreres. Retningslinjer dokumenteres på
egne wiki-sider. Mange medarbeidere på UB tar del i registrering og vedlikehold av
beholdningsdata.
Kvalitetssikring I konsortiets katalog skal katalogdata for all tilvekst i prinsippet ha samme kvalitet, det vil si
at alt materiale som innlemmes i samlingene, uansett fysisk form og tilveksttype, skal
beskrives med samme grad av fullstendighet og emneindekseres etter de systemer for
klassifikasjon og emneord som er i bruk.
Med økt gjenbruk av katalogdata blir stadig færre bibliografiske poster registrert fra grunnen
av. Praktisk katalogarbeid er i stor grad gått over fra registrering til kvalitetssikring av
registrerte data. Kvalitetssikring er en forutsetning for å opprettholde konsistens i katalogen:
Ikke alle poster holder like høy kvalitet, registreringspraksis vil variere i poster fra ulike kilder
og navn må autoritetskontrolleres. Kvalitetssikring innebærer at katalogdata
kontrolleres mot dokumentet (kilden for beskrivelsen)
suppleres og korrigeres i henhold til regelverk for bibliografisk registrering og format
130
Det nasjonale systemet Humord for humaniora og samfunnsvitenskap og Realfagstermer for realfag. 131
Bibliotek for medisin brukes internasjonalt klassifikasjonssystem for medisin, NLM Classification. Øvrige
fag på UB er fra 1993 klassifisert etter det internasjonale systemet Dewey Decimal Classificaton (DDC).
Psykologi bruker den internasjonale Thesaurus of psychological index terms og medisin Medical Subject
Headings (MeSH). 132
Bibliotek for juridiske fag og enkelte samlinger på Bibliotek for humaniora som fortsatt klassifiseres etter
gammelt, lokalt UB-skjema. Musikalier på Grieg-akademiet klassifiseres etter lokalt skjema (SMM).
94
gjennomgår autoritetskontroll
suppleres med emnedata
korrekturleses
I praksis blir ikke katalogdata for alle material- og tilveksttyper på UB kvalitetssikret. Felles
rutine for kvalitetssikring av bibliografisk informasjon er bare gjennomført for kjøpte, trykte
bøker (se Katalogverksted nedenfor). Rutiner for behandling av annen tilvekst er overlatt de
enkelte bibliotekene og vil variere.
Elektroniske ressurser er en materialtype som i stor grad har falt utenom bibliotekets rutiner
for kvalitetssikring. Hovedtyngden av dette materialet leveres i pakker med metadata fra leve-
randør. Metadata som følger pakker kan ofte være mangelfulle, men det er ikke gjennomførlig
å kontrollere slike poster manuelt. Kvalitet på importerte metadata i pakker må sikres i
innkjøps- eller abonnementsavtale. Enkeltkjøp av elektroniske ressurser, derimot, skal under-
legges samme bibliografiske praksis og kvalitetssikring som andre materialtyper. Dette er
ikke gjennomført på UB.
5.4.2 Arbeidsflyt og ressursbruk
De siste 10-12 årene har UB ikke hatt noen katalogavdeling og etter 2004 heller ikke en
katalogsjef med ansvar for felles rutiner og katalogkvalitet. Deler av katalogarbeidet på UB
har til alle tider vært desentralisert til institutt og bibliotek, men etter at katalogavdelingen ble
oppløst, ble all fysisk tilvekst distribuert til bibliotekene for behandling der.
Etter noen år uten sentral katalogavdeling ble det tydelig at rutiner for katalogisering ikke var
like gode på hele UB. Et prosjekt for å se på tilvekstprosessen, “Bokens gang”, nedsatt av
bibliotekdirektøren i 2012, avdekket store variasjoner i behandlingstid og kvalitetssikring.
Nytt materiale skulle innom flere stopp for behandling fra mottak til hylle, og kunne lett bli
liggende ved fravær eller av andre grunner. Enkelte bibliotek fikk arbeidet greit unna, mens
andre satt med restanser av ubehandlet materiale fra langt tilbake. Fagreferentenes rutiner for
å sende bestillingsønsker til bokkjøp var også lite hensiktsmessige. Bestillingsønsker kom i
ulike former, på epost og på papir og var tunge å effektuere.
Katalogverksted I februar 2013 åpnet sentralt Katalogverksted på UB som en pilot i prosjektet “Bokens gang”.
Målet var å utvikle en ny, felles bokflyt for hele UB med effektiv behandling av tilvekst fra
bestillingsønske til hylle. Pilotprosjektet på Katalogverksted omfattet bare kjøpte, trykte
bøker. All annen tilvekst gikk til behandling på de enkelte bibliotekene som før. Rutinen tok
utgangspunkt i at bestillingsønsker sendes elektronisk i biblioteksystemet på basis av en eksi-
sterende eller nyopprettet katalogpost. Katalogposten kan utstyres med oppstillingssignatur og
emnedata ved bestillingsønske, såkalt “preklassifikasjon”. Kvalitetssikring av katalogposten
på felles Katalogverksted etter mottak skal sikre enhetlig og rask behandling og preklassifisert
materiale kan gjøres hylleklart umiddelbart.
I tillegg til å effektivisere bokflyten var det et mål at felles katalogverksted for bibliotekarer
fra ulike bibliotek skulle styrke det katalogfaglige miljøet på UB. Katalogverkstedet ble
bemannet av personale hentet fra alle 6 bibliotekene, i utgangspunktet 1,5 årsverk fordelt på
15 medarbeidere som skulle arbeide i team på tre. Senere er bemanningen redusert noe i tråd
med behovet.
95
Etter vel 1 års drift av Katalogverkstedet var alle gamle restanser av kjøpte bøker katalogisert.
Reserverte bøker ble normalt behandlet på Katalogverksted samme dag de ble mottatt, andre
bøker fortløpende. Praktisk talt alle bestillingsønsker kom nå i biblioteksystemet, men riktig-
nok bare i liten grad preklassifisert. Prosjektet “Bokens gang” ble evaluert våren 2014.133
Hovedkonklusjon i evalueringsrapporten er at målet om enhetlig bestillingsrutine og felles
bokflyt for trykte, kjøpte bøker er oppnådd i prosjektet. Katalogiseringen er blitt mer effektiv,
men gjenbruk av emnedata kan utnyttes bedre. Om organiseringen av Katalogverkstedet og
det faglige miljøet har rapporten kritiske merknader, bl.a. at verkstedet savner en faglig og
operativ leder og at det må etableres rutiner for opplæring og oppfølging av katalogfaglige
saker. Videre heter det: “Introduksjon av andre materialtyper i katalogverkstedet bør
vurderes.”
To år senere er ingen av tiltakene som evalueringsrapporten anbefalte satt i verk. Etter tre års
drift er fremstår Katalogverkstedet som et noe halvhjertet tiltak som flere medarbeidere ikke
helt ser poenget med. Hovedtyngden av tilvekst katalogiseres fortsatt på bibliotekene og
faglig ansvar for katalogisering er lagt til stedlige ledere.134
Medarbeidere på katalogverksted
har liten del av sin arbeidstid på verkstedet (½ dag i uken) og identifiserer seg primært med
oppgaver på eget bibliotek. Ifølge intervjuer med staben på verkstedet verdsetter nye med-
arbeidere samarbeid på verkstedet og den faglige støtten dette gir, men ellers oppfattes
Katalogverksted mer som en belastning for bibliotek som må avgi personale enn som en
tjeneste som kommer hele UB til gode. Flere er skeptiske til å utvide oppgavene på verkstedet
med materiale som nå behandles på bibliotekene, og flere peker på at de foretrekker å arbeide
på eget kontor. Ulike materialtyper for enkelte avdelinger, f.eks. flerbindsverk, klassiske verk,
lover etc., er så kompliserte å katalogisere at det krever spesialkompetanse, noe som flere i
staben på verkstedet mener best utføres ute på det enkelte bibliotek.
UB står nå ved et punkt der en enten må legge ned Katalogverkstedet og desentralisere
katalogiseringen til bibliotekene som før 2013, eller styrke Katalogverkstedet organisatorisk
og innholdsmessig som en felles tjeneste og ressurs for hele UB.
Personal Hvor store personalressurser som går med til katalogisering av tilvekst på UB i dag er
vanskelig å si. Mange medarbeidere tar del, men ingen arbeider med dette på full tid. Sentralt
katalogverksted har i underkant av 1,5 årsverk, fordelt på 12 bibliotekarer. Det hevdes at
minst 2 ganger så mye katalogiseres i bibliotekene, og her er flere medarbeidere involvert.
Ikke alle avdelinger har i dag personale som er engasjert på verkstedet. I tillegg kommer
arbeid som fagreferenter legger ned i registrering av bestillingsønske og av emne- og
beholdningsdata. UBs deltakelse i BIBSYS bibliografisk gruppe bør og telle med her.
Kanskje 6-7 årsverk til sammen?135
133
Landøy, Ane. Bokens gang på Universitetsbiblioteket i Bergen : [evalueringsrapport] : 2014-05-06 / Ane
Landøy, Paul Simon Svanberg. – [Bergen : Universitetsbiblioteket i Bergen, 2014] 134
I forbindelse med overgang til nytt biblioteksystem er fra 1. februar 2016 opprettet en funksjon som “Alma-
superbruker” på UB med bl.a. ansvar for katalogiseringspraksis og opplæring. Alma-superbrukers rolle i
forhold til Katalogverksted er ikke avklart. 135
Redusert bokkjøp har naturligvis ført til at det har vært færre bøker å katalogisere siste år, men skifte av
biblioteksystem med av nytt registreringsformat og nytt registreringsverktøy har uansett gitt mer enn nok
oppgaver i 2015/16.
96
5.4.3 Evaluering og konklusjon
Universitetsbiblioteket skal “tilby ekspertise på høyt nivå for produksjon og utveksling av
metadata, og sørge for profesjonell kvalitet på alle metadata.” (Strategi 2016-2022, s. 12.)
Katalogisering av samlingene er en kjerneoppgave for Universitetsbiblioteket. Som stor insti-
tusjon i nasjonalt biblioteksamarbeid har UB et særlig ansvar for å utvikle og vedlikeholde
den ekspertise som behøves for å sikre katalogdata av høy kvalitet. Her er et gap mellom
strategi og praksis. Kvalitetssikring av metadata er ikke like god for alle materialtyper og
enkelte materialtyper faller helt utenfor UBs rutine for kvalitetskontroll. I forbindelser med
overgang til nytt biblioteksystem i 2015/16 har det vært satset betydelig på internopplæring,
men ellers har ikke kompetanseutvikling og faglig ledelse av katalogarbeidet vært prioritert på
mange år.
I evalueringsprosjektets fellesmøter og i intervjuer med medarbeidere på katalogverkstedet
etterlyses faglig ledelse, ansvar for kvalitetskontroll, koordinering og opplæring. Faglig vei-
ledning og klare ansvarsforhold i katalogarbeidet har også vært etterlyst i tidligere evaluering.
Flere ønsker seg en katalogavdeling med en katalogsjef slik UB hadde inntil 2004. Andre
ønsker å erstatte Katalogverkstedet med felles workshops for alle som katalogiserer på de
enkelte bibliotekene. Det er altså ulike syn på hvordan katalogarbeidet best kan organiseres på
UB, men det hersker full enighet om at arbeidet trenger en felles faglig ledelse.
For å utvikle og opprettholde katalog-ekspertise på høyt nivå må UB legge til rette for
kompetanseutvikling i et faglig miljø. Katalogisering er i stor grad blitt en spesialistoppgave
og er ikke lenger basiskompetanse og felles funksjon for alle medarbeidere med bibliotekar-
utdanning. Undervisning i praktisk katalogisering tones også ned i dagens bibliotekar-
utdanning.136
Spesialkompetanse i katalogisering må bibliotekarer i stor grad tilegne seg på
arbeidsplassen. Endringer i system, bibliografisk format og regelverk krever kontinuerlig
faglig oppdatering.
UB har 6 bibliotek som alle må ha kompetanse til å katalogisere tilvekst og vedlikeholde
katalogdata for sine samlinger. UB kan være tjent med å styrke Katalogverkstedet som felles
tjeneste også med tanke på kompetanseutvikling på bibliotekene. Ferdigheter og felles rutiner
utvikles best i et arbeidsfellesskap. Organisering av katalogarbeid i et felles verksted med
medarbeidere fra alle de 6 bibliotekene har muligheten i seg til å utgjøre kjernen i et sterkt
katalogfaglig miljø på UB. Men da må Katalogverkstedet styrkes og utvikles.
Anbefalinger samlet for katalogisering
Det anbefales å kartlegge bokflyt for alle material- og tilveksttyper på UB (e-ressurser,
periodika, gaver, analytter osv.). Kvalitetssikring av katalogdata legges til felles
Katalogverksted i den grad det er mulig.
Dersom ordningen med katalogverkstedet skal fortsette, bør det styrkes med en
operativ leder med overordnet faglig ansvar for katalogkvalitet og katalogiserings-
praksis på UB.
136
Dahl 2011.
97
Medarbeidere på Katalogverkstedet bør få utvikle spesialkompetanse bl.a. gjennom
regelmessige seminarer/workshops også med sikte på å fungere som katalogfaglig
ressurs på eget bibliotek.
UB bør etablere en ressursgruppe for emnedata med tanke på utvikling av felles
praksis og nasjonalt samarbeid om klassifikasjon.
5.5 Tilstand for hyllesamlinger, magasin og depot De seks bibliotekene har ulik arealbruk tilegnet hyllesamlinger grunnet ulike faglige behov.
De fleste bibliotekene har også egne lukkede samlinger i kompaktmagasin. I tillegg opp-
bevarer bibliotekene i varierende grad eldre litteratur i UBs sentraldepot (Depot) i Nygårds-
gaten. Utover dette har UB mulighet til å avhende litteratur med lav bruksfrekvens til
Nasjonalbibliotekets depot i Rana (NBR), som da fungerer som et nasjonalt depot. I
samlingspleie er det altså fem alternative plasseringer, rangert etter behovsvurdering: Åpne
hyller, lukket magasinering, sentral UB-deponering (Depot), nasjonal deponering (avhending
til NBR), kassasjon.
5.5.1 Hyllesamlinger i bibliotekene
Hum: Har åpne samlinger i 6 etasjer, og store lukkede magasin (ca. 15300 hm). De åpne
samlingene inneholder den nyeste og mest aktuelle/etterspurte litteraturen. Lukkede samlinger
er eldre/mindre aktuell litteratur som også blir brukt en del. Det er ganske fullt i den åpne
samlingen, revisjon er nødvendig. I tillegg er flere arbeidsplasser med variert møblering er
ønskelig i de åpne samlingene. Det er rimelig god magasin-kapasitet, og det planlegges en
større revisjon, flytting og kassering som vil frigi plass i magasinene. Hum er i dag den største
bruker av Depot, og viser til et stort behov for dette for tidsskrifter og eldre faglitteratur.
Sam: Hele Sam sin samling er i åpne hyllesamlinger. Denne er ganske full, og særlig for
musikalier er plassbehovet prekært. Lokalet er dimensjonert for 60000 bøker, men bestanden
overskrider allerede dette. Det nok plass i boksamlingen i første etasje til tilvekst de neste fire
år. Det er løpende vurdering av arealene i andre etasje. Det foreligger ingen konkrete planer
om større endringer i arealbruk. Sam har ikke behov for sentraldepot. Ved bestillinger fra
relevante samlinger i Depot blir bøkene tilbakeført til åpen samling.
Jur: Mesteparten av trykt materiale står i åpen samling. I magasin særlig eldre og mindre
brukt materiale, samt den gamle romertallsamlingen som i sin tid ble overført fra Hum. Det
normale er at materiale flyttes fra åpen samling til magasin når det blir mindre brukt og også
når det eventuelt blir erstattet av nyere utgaver. Fra den gamle såkalte røde samlingen
(numerus currens) flyttes mye brukt materiale til åpen samling. Biblioteket har brukbar plass-
situasjon; arealet og reolkapasiteten holder for mange år fremover. Det er ingen pågående
eller forestående endringer i arealer. Her er det to kompaktmagasiner i bygget med rimelig
god kapasitet, slik at det heller ikke er behov for å benytte UBs sentraldepot, ettersom
tjenestene fra NBs depot anses som tilfredsstillende.
98
PS: Mangler plass til bøker og tidsskrifter på åpne hyller. Etter oppussing vil arealet bli
ytterligere redusert. Det er også plassmangel i lukket magasin. Vannlekkasje har medført at
fasilitetene i kjellermagasinet den senere tid er blitt mindre trygt. Lokalet må sikres.
RB: Rimelig god plass til åpne samlinger (5000 hm) og magasin (450 hm) i dag. Originaler av
hovedfagsoppgaver samt librarsamlingen må stå i magasin, resten (bøker og tidsskrifter) bør
stå i åpne samlinger. Materiale flyttes i liten grad mellom åpne samlinger og magasin. Utover
dette disponerer RB et depotaral i Realfagsbygget (450 hm) samt areal i UB sentraldepot
(1200 hm). Høsten 2017 må biblioteket flytte til mindre arealer i Realfagbygget. Areal til
åpne samlinger blir da betydelig redusert, og det vil derfor værebehov for arealtilgang i
Depot.
Med/Od: I lukket magasin oppbevares bøker og tidsskrifter som er mindre etterspurt. Bøker
flyttes noen ganger fra åpne hyller til magasin når materialet ikke er etterspurt. Bare unntaks-
vis flyttes bøker fra magasin til åpne hyller. Noen få tidsskrifter er flyttet fra åpne samlinger
til magasin når de er blitt tilgjengelig elektronisk. Noen få ganger er eldre årganger (som ikke
er tilgjengelig elektronisk) flyttet fra magasin til åpne samlinger. Det er rimelig god plass i
magasin på huset til bøker og tidsskrifter, og det planlegges omfattende kassering av tids-
skrifter på grunn av elektronisk tilgang. Det er imidlertid planlagt ombygging og reduksjon i
arealer fra mars 2016, man regner med at det fortsatt blir plass til samlingene. Reduksjon i
arealet vil mest gå ut over studentenes arbeidsplasser.
Oppsummering og anbefaling De fleste bibliotekene har tilstrekkelig hylleplass, med unntak av PS og til dels Sam. Kjeller-
magasinet på PS må sikres, og det bør ses på muligheter for at PS får utvidet hyllekapasitet.
RB og Med/Od er i ferd med å bygges om, noe som vil innebære redusert hyllekapasitet også
der. Det påpekes at bestillinger fra NBR ofte kan leveres raskere enn bestillinger fra UBs
sentraldepot. I hovedsak er det Hum og PS som anser at det er behov for et bemannet depot
med funksjonalitet lik et nærmagasin.
5.6 Bevaring og utskilling
5.6.1 Arbeidsflyt for samlingspleie
Hum: Varierende aktivitet når det gjelder gjennomgang og utskilling. Samlingspleie (og
samlingspolitikk) er et forsømt kapittel som er blitt lite diskutert, verken på initiativ fra
ledelsen eller blant fagreferentene. Det er gjennomført prosjekt med å flytte tidsskrifter fra
åpne hyller til magasin, samt kassere det som finnes elektronisk. Det er også blitt ryddet i
forbindelse med ombygging og flytting. Den enkelte rydder litt (for tilfeldig) i Dewey-
samlingen, men materiale i magasin blir ofte neglisjert. Dette er nok et resultat av at
biblioteket (alltid) har hatt god plass.
Det finnes ingen rutiner på hvor ofte en gjennomgår samlingene for å skille ut. Enkelte har
plukket ut dubletter fra instituttsamlingene. Det finnes ingen faste regler for hvor mange
eksemplarer en skal ha igjen i hyllene, noe som er avhengig av pensum i de enkelte fagene.
Eldre utgaver av rene sakprosabøker kan stort sett kasseres. Skjønnlitterære bøker må nøye
vurderes med omsyn til alder, klassiker, førsteutgaver, rettskriving, omsetting, etterord,
99
kommentarer mm. Lokale forfattere og lokalhistorie bør bli tatt vare på. Ved kassering blir det
undersøkt om NB eller andre bibliotek har de samme eksemplarene.
Sam: Utskilling skjer etter behov når det oppstår plassproblemer. Flere større saneringer av
samlingene ble gjennomført i 2007, 2011 og 2014. Vurderingskriteriet for utskilling er ingen
utlån etter siste fem år. Dette gjelder ikke musikalier. Gamle utgaver og utgått pensum-
litteratur blir rutinemessig kassert. Papirdubletter av e-bøker/tidsskrift skilles ut etter skjønn.
Ved kassering sjekkes det om NBR trenger eksemplaret, og det overføres eventuelt dit.
Jur: Utskilling fra samlingene er både en løpende prosess og av og til supplert med en større
systematisk gjennomgang. Rutinene er at eldre lite brukt materiale sendes til NBR. Sjelden-
heter blir beholdt. Materiale som i praksis er utgått av bruk blir kassert dersom det finnes i
andre norske bibliotek. NBR funger som Jurs fjernmagasin. Før vi sender til NBR konfererer
vi med dem. Sterkt skadet materiale som finnes i andre bibliotek kasseres. Unikt skadet
materiale blir prøvd reparert. Skadet materiale som er i handelen kjøpes inn nytt eksemplar
av, det gamle kasseres. Mye brukt materiale, f.eks. pensumrelatert, prøver en å ha dubletter
av. De fleste tidsskriftene er nå elektroniske. Noen store utenlandske domssamlinger som er
digitalt tilgjengelig er sendt til NBR. Ødelagte trykte bøker som finnes digitalt blir normalt
ikke erstattet. Etterspurt juridisk litteratur som kommer i nye utgaver blir alltid innkjøpt.
PS: Samlingene blir gjennomgått hver sommer. Her følges et flytdiagram basert på bruks-
statistikk. I prosessen går studentvakter gjennom hyllesamlingene, og sender bøker som ikke
er utlånt siste fem år til fagreferentene for vurdering. Siste store gjennomgang var i 2014.
Publikasjoner av forskere på huset er det dubletter av. For norske avleverte bøker i nye
utgaver går forrige utgave ut, men en ser litt på brukstall og eventuelt hvor store endringene
er. To eksemplar av pensumbøker (to i papir eller 1 i papir + 1 e-tilgang). Sender til NBR
dersom de ikke har. P-samlingen (gamle bøker som er stemplet Bergens Museum) i kjeller-
magasinet bør Spes gå gjennom og overta.
RB: Kontinuerlig samlingspleie året rundt. Det finnes relativt få dubletter. Prøver å anskaffe
nye oppdaterte utgaver, men budsjettsituasjonen gjør det vanskelig å gjennomføre. Det priori-
teres å ha et ekstra papireksemplar av pensumbøkene. Det ønskelige er 2-3 utlånseksemplar
av disse dersom de ikke finnes elektronisk. Ved utskillelse av bøker og tidsskrifter blir det
alltid først vurdert opp mot NBs inntakskriterier. Det sendes ingen ting til Spes. Denne type
eldre litteratur tas hånd om i egen librarsamling.
Med/Od: Kontinuerlig arbeid når det gjelder bøker. Systematisk gjennomgang for å plukke ut
bøker som antas å være uaktuelle. Utlånstall sjekkes, og bøkene vurderes opp mot resten av
fagfeltet og andre norske bibliotek. Det blir kassert gamle utgaver, dubletter, slitte bøker,
mesteparten av det som er tilgjengelig i bokhylla.no og bøker som er lite utlånt, men finnes
ved andre norske bibliotek. Utenlandsk litteratur kasseres etter de samme kriteriene. Svært
sjelden blir det sendt litteratur til NB eller til Spes. Det kastes eller blir satt på gavetralle. Det
beholdes litteratur som har tilknytning til UiB, norske og utenlandske “klassikere”, bøker som
det er få eksemplarer av i Norge, samt litteratur som antas å bli etterspurt senere. Viktigste
kriteriet for å kassere tidsskrifter er om de er tilgjengelig elektronisk.
5.6.2 Oppsummering
Ønsket er å ha en så relevant og dekkende boksamling som mulig. Det er en rekke kriterier
som må tas i betrakting når boksamlinger gjennomgås, bl.a. annet brukstall, alder, tilstand,
100
innhold, dubletter m.m. Med unntak av Hum, hvor relativt god hylleplass har gjort at
samlingspleie er forsømt, utføres utskilling løpende eller rutinemessig. Bruksstatistikk er
hovedkriteriet som benyttes. Det fremkommer ikke i hvilken grad tall for bruk av bøker i
biblioteket telles med (presensbruk), noe som anbefales i faglitteraturen om utskilling.137
Det
fremkommer heller ikke om bruksstatistikk vurderes opp mot andre kriterier, som f.eks. om
hvorvidt bøkene kan regnes som klassikere (da ville de sikkert blitt lånt ut) eller om bøkene
vurderes opp mot lister av nøkkellitteratur.
Bruken av et sentraldepot for lite brukt litteratur vurderes av de fleste bibliotek som unød-
vendig, da NBR i dag fungerer som en effektiv leverandør. Med effektivt konsortiesamarbeid,
inn- og utlånsordninger mellom bibliotek, kan man også bearbeide samlingene uten frykt for
at litteraturen forsvinner, slik det ofte oppfattes utenom biblioteksverdenden.138
Det må pekes
på at det er et nasjonalt ansvar å sjekke kassert litteratur opp mot tilgang i NBR.
5.6.3 Anbefalinger
Bibliotekene, særlig Hum, bør implementere utskillingsrutiner. Flytskjemaene fra PS
anbefales som utgangspunkt for tilretteleggelse av rutiner.
UBs ledelse bør vurdere å skaffe tilgang til elektroniske verktøy for samlingsutvikling,
f.eks. OCLC worldcat collection evaluation. I første omgang bør det imidlertid
undersøkes hvilke muligheter Alma gir for nye samlingsutviklingsrutiner.
UB sentralt bør klargjøre sin samlingspolitikk.
5.7 Digitaliseringsbehov på bibliotekene: oppsummert Stedlige ledere ved de enkelte bibliotekene ble bedt om å beskrive behovene for å digitalisere
deler av samlingen. UBs strategi legger opp til at master- og (doktorgrads)avhandlinger skal
digitaliseres og gjøres tilgjengelig. Annet materiale er ikke eksplisitt nevnt i strategien.
De fleste avdelingene (Hum, Sam, PS, RB) peker på et behov for å komme i gang med digi-
taliseringsprosessen av master- og hovedfagsoppgaver. I tiltaksplanen for 2016 er digital
lagring av oppgaver kommet inn som et punkt (nr. 11), hvor avdelingsleder ved SHJ er tildelt
ansvar for først å klarere rettigheter for digitalisering og tilgjengeliggjøring og så igangsette
prosjekt for gjennomføring. I tillegg arbeider DST med prosjektet PhDportal, hvor målset-
ningen er å forenkle innlevering og digitalisering av doktorgradsavhandlinger. Utover dette
vises det til at lokal vitenskapelig produksjon bør digitaliseres. Blant annet pekes det på år-
bøker, årsskrifter, reiseskildringer, rapportserier, instituttserier, lydfiler (eksamenskarkiv fra
Griegakademiet) og noen eldre norske tidsskrifter samt noen unike bøker. Utover dette har
UB blitt tildelt oppgave med digitalisering av kompendier for UiBs nyopprettede pensum-
tjeneste Litteraturkiosken.
137
Slote 1997. 138
Crosetto et al 2008.
101
Digitalisering ved Musikksamlingen Musikksamlingen ved UB har ikke fått være med på den digitale utviklingen med hensyn til
digitalisering av eksamensbesvarelser og faghistorisk dokumentasjon. Det er et stort ønske fra
brukerne av musikksamlingen om digitalt tilgjengelig materiale. Musikksamlingen vil også
generere store tunge filstørrelser som vil koste serverplass. I dag foreligger det ikke noen stra-
tegi med hensyn til digitalisering. Her trenges et digitalt løft på utstyr, programvare til å hånd-
terere ulike filformater (audio, adiovisuelt med mer), utstyr til digitalisering, og bemanning.
Anbefaling Ettersom det ikke foreligger en klar plan ennå anbefales det at det gjennomføres en detaljert
kartlegging av hva som skal digitaliseres ved hver avdeling. Ettersom dette ikke er et
pågående prosjekt bør det søkes om egne midler til formålet.
5.8 Tilvekst i spesialsamlinger Spes har andre behov sammenlignet med bibliotekets øvrige samlinger. Avdelingen består av
to seksjoner fordelt i to ulike bygg. Billed i Stein Rokkans Hus og Manlib i HF-bygget. Billed
har opp mot én million historiske fotografier hvor et bredt spekter av fotohistoriens teknikker
er representert, flere ulike typer papirfoto, samt plansjeverk og originalgrafikk. Manlib består
av ulike samlinger med antikvariske bøker, flere med originalinnbinding som er unik i
europeisk sammenheng, manuskripter, diplomer, kart og aviser. Spes er en videreføring av
Bergens Museums bibliotek.
I tillegg tar Spes imot fag- og forskningshistoriske arkiv ved UiB. I 2015 ble Spes utvidet med
Skeivt Arkiv (SkA) som samler inn og tar vare på dokumenter for skeiv historie.
Spes har en rekke eldre og verdifulle dokumenter som må oppbevares i egne spesialsamlings-
magasiner. Det kan blant annet nevnes:
Sophus Tromholts fotografiske samling om den samiske befolkning (1882/83) som
står på UNESCOs Memory of the World-register
Knud Knudsen fotografiske samling om Bergenske og Norske landskap, på Norges
dokumentarvliste
Norlandshandelsarkiver, på Norges dokumentarvliste
Karen-Christine Frieles arkiv (SkA), på Norges dokumentarvliste
5.8.1 Manuskript- og librarsamlingen.
Manlib kan kjøpe inn materiale ved behov, men det eksisterer ingen egen budsjettpost for
tilvekst. Størstedelen av tilveksten ved Manlib utgjøres av faghistorisk forsknings- og arkiv-
materiale som avleveres fra UiB. I løpet av 2014-15 lå tilveksten av denne type materiale på
200 hyllemeter, og kan bestå av både arkiv, bøker, kart, plansjer og fotografi. Kapasiteten for
oppbevaring er nå sprengt.
5.8.2 Billedsamlingen
Tilvekst ved Billed består av gaver primært fra privatpersoner. Sporadisk utgjør også fotograf-
arkiv en større del av tilveksten. Ren digital tilvekst foregår ved at fotografi av allmenn
102
interesse blir avfotografert og originalene tilbakelevert. Billed kan kjøpe inn materiale ved
behov, men det eksisterer ingen egen budsjettpost for tilvekst.
5.8.3 Skeivt Arkiv
SkA sine samlinger inkluderer større samlinger som HivNorges arkiv og Kim Frieles arkiv.
Det er en kombinasjon av organisasjonsarkiv og privatarkiv, og dekker skeiv historie og
skeive liv i Norge fra rundt 1950 til i dag. SkA driver med aktiv innsamling av arkivmateriale.
Siden det tidligere ikke har eksistert et eget arkiv for Skeiv historie er tilveksten stor nå når
det endelig er realisert. Plassmangelen for tilvekst er prekær.139
5.8.4 Griegakademiets bibliotek
Griegakademiets bibliotek faller ikke inn under Spes, men har utover vanlig bibliotekstjeneste
også egne unike samlinger. Tilveksten på musikksamlingen består for det meste av gaver/
donasjoner. De kan være fra privatpersoner eller musikkorganisasjoner. Det er veldig
varierende hvor mye som kommer inn per år. En sjelden gang får de midler til å kjøpe inn
samlinger eller oppdatere sin egen musikksamling.
5.8.5 Konklusjon
Samlet får spesialsamlingene inn mer materiale enn det er kapasitet til å pakke om og
katalogisere. Spes har et stort plassbehov for å kunne romme tilveksten av faghistorisk arkiv-
og forskningsmateriale og dokumenter til SkA. For å sikre tilvekst bør det også være et
budsjett for innkjøp til samlingene.
5.9 Katalogisering på avdeling for Spesialsamlinger Spesialsamlingens kataloger består i hovedtrekk av Oria, Protégé/Marcus, pdf-kataloger og
gamle kortkataloger. Materialet ved Spes er blitt katalogisert over et tidsrom på snart tohundre
år. Dette kan skape enkelte utfordringer ved dokumentsøk.
Spes sine bøker og kart er katalogisert og søkbare gjennom Oria. Dokumenter som manu-
skripter og diplomer konverteres i disse dager fra pdf-kataloger til XML og importeres i
katalogiseringsverktøyet Protégé. Også Billed sitt materiale katalogiseres i Protégé.140
Dokumenter registrert i Protégé presenteres i visningsportalen Marcus, som også indekseres
av eksterne søkemotorer slik som Google. Det pågår et NB-støttet prosjekt for å gjøre data fra
Marcus søkbare i Oria. I tillegg er noen enkeltsamlinger tilgjengelige gjennom egne data-
baser.
Fokuset, som enhver tid hviler på digitalisering, inkluderer sjelden ordlyden katalogisering.
Med dagens teknologi går selve digitaliseringen forholdsvis raskt, sammenlignet med
katalogiseringen. Hvert enkelt bilde, dokument og kart m.m. krever grundig katalogisering for
å kunne gjenfinnes og søkes opp i Marcus. Først ved mulighet for gjenfinning har digi-
taliseringen en verdi. Dokumentet katalogiseres med metadata som emneord, proveniens,
person-, adresse- og bedriftsnavn, samt knyttes opp mot annet materiale i samlingen. Dette er
en tidkrevende jobb som krever katalogkunnskap og dybdekjennskap til samlingene. Det tar
tid å trene opp en ny katalogisator. I tilfeller hvor metadata er mangelfulle kan avdelingen få
verdifull assistanse fra publikum via tilbakemeldingsmuligheter i visningsportalen Marcus.
139
Samme sted som alt materiale som tilhører Manlib og faghistorie: Lukket magasin i HF-kjelleren. 140
For å se sammenhengen mellom Protégé og Marcus, se figur 8 i kap. 4.9.1.
103
Marcus baserer seg på katalogiseringsverktøyet Protégé og på teknologien Linked Data som
gir nye muligheter for lenking av data. Eksempelvis kan en forfatter ha bøker, brev og
fotografier i samlingen som lenkes mot hverandre. Samtidig kan vi lenke til andre databaser,
datasett og nettsider som Wikipedia, KulturNav, artikler og biografier som inneholder sup-
plerende innhold og dermed samle alt i ett søk. Vi kan vise ulike versjoner av materialet,
legge til hvilken teknikk som er brukt for å skape verket, kartreferanser til lokasjon, rettig-
heter, tilstand til materialet, navn på omtalte og portretterte personer og hvor materialet er
publisert. Protégé er Open Source og det tilføres hele tiden nye felt når behov avdekkes. Det
skal blant annet bygges ut en egen del hvor ny konservator kan registrere tilstand, tiltak,
konservering og konserveringshistorikk. Til tross for mulighetene har Protégé enkelte
tekniske begrensninger knyttet til feil i programkoden og lav brukervennlighet, men utvik-
lingen pågår kontinuerlig.
5.9.1 Konklusjon om katalogisering hos Spesialsamlingene
Spes har fått et godt system til håndtering av katalogisering og webpresentasjon. Datasystemet
er fleksibelt og vil passe til registrering og presentasjon av flere typer samlinger ved UiB.
Marcus og arbeidsflyten i Protégé er utviklet sammen med DST. Samhandlingen på tvers har
vært et nyttig og godt samarbeid. UB, ved Spes og DST, har vært pionerer ved å etablere
basen på teknologien Linked Data. Interessen for prosjektet har vært stor i resten av landet.
Flere andre arkiver og universiteter er interessert i systemet, og flere har besøkt UB for å få en
presentasjon av verktøyet. UB og NTNU har et samarbeidsprosjekt rundt Linked Data som
støttes av Nasjonalbiblioteket. Treffene i Google gjør at vi har en del brukere i utlandet. Det
er derfor viktig at basen utvikles på flere språk for å kunne dekke etterspørselen fra andre
forskningsinstitusjoner rundt om i verden.
5.10 Bevaringsforhold Spesialsamlingene Manlib disponerer 1369 hyllemeter i lukket magasin i HF-kjelleren, hvorav 1126 hm. er i
bruk. 82% av plassen er altså fylt opp. Utover dette er det 33 seksjoner med spesialhyller for
plansjemateriale og lignende i HF-kjelleren. Personvern og ikke minst krav til sikkerhet,
temperatur og luftfuktighet gjør at nesten ikke noe av dette unike materialet kan flyttes til UB
sitt depot i Nygårdsgaten 5.
Manlib sine samlinger oppbevares i HF-kjelleren. Et stadig tilbakevendende problem har vært
kontroll og regulering av temperatur og luftfuktighet og mindre lekkasjer, både som tilsig og
fra rør. Arkivet er under bakken på Nygårdshøyden i et vått område. Billed fikk nye arkiver
da de flyttet til Stein Rokkans Hus, men har vært rammet av flere uhell, som vannlekkasjer og
andre uheldige episoder fra etasjene over.
Billed og Manlib ble skilt ut fra HF-biblioteket i begynnelsen av 2000-tallet. Billedsamlingen
fikk lokaler i Stein Rokkans hus i Nygårdsgaten og Manlib i HF-fakultetsbygget på Haakon
Sheteligs plass. De to enhetene ble senere slått sammen til en organisatorisk enhet, Avdeling
for Spesialsamlinger. Det har vært ønskelig å samlokalisere disse to enhetene av flere årsaker.
Det har vært krevende å drive som en felles avdeling når avdelingen er delt på to ulike
lokasjoner. Det er krevende å holde det daglige felleskapet og dra nytte av kompetansen som
går på tvers, men også upraktisk for publikum som må forholde seg til to ulike steder.
Enhetene, spesielt Billed, er sårbare når flere ansatte er i møter, på reiser eller er syke
samtidig. I perioder har man måttet ha begrenset publikumsåpent. Med en felles lokasjon vil
en kunne dra nytte av felles personell til publikumsvakter og utvikle felles prosjekter.
104
5.10.1 Konservator
18.04.2016 ble det ansatt en konservator ved Spes. Biblioteket har et stort ansvar for sine
unike samlinger. Spesielt nå som flere samlinger er på UNESCOS liste over verdens og
Norges dokumentarv. Avdelingen har drevet med preservering og lett førstehjelp på enkelte
gjenstander. Nå får avdelingen profesjonell hjelp til gjennomgang av samlingene og utbedring
av eventuelle skader. Konservatoren skal det første året jobbe med å lage en tilstandsrapport
for de ulike samlingene.
5.10.2 Konklusjon bevaringsforhold
Det er ønskelig å få spesialsamlingene samlet på ett sted i sikre arkiver. Arkivloven definerer
hvordan slike samlinger skal sikres og bevares. Saken ligger i dag hos UiBs eiendoms-
avdeling (EIA) som ser på mulige løsninger for nye lokaler. Midlertidige løsninger vil være
uønsket da det krever store ressurser og mye tid å flytte samlingene. Billedsamlingen brukte i
sin tid et halvt år på en slik prosess. Flytting er også en påkjenning for mye av materialet, som
er sart for bevegelser og temperatursvingninger. Både skallsikring og tyverisikring er, og bør
være, områder som er prioritert frem til samlokalisering er realitet.
Det er svært positivt at det er ansatt konservator ved Spes. Konservatorens tilstandsrapport vil
gi oss retningslinjer for hva som skal prioriteres av konserveringsarbeid. Den vil også gi
nyttig informasjon om rutiner og hvilke nye tiltak som må settes inn for å bevare samlingene.
Det er viktig å merke seg at digitalisering av materiale ved Spes ikke medfører nevneverdig
arealbesparelse. Originalmateriale av både bilder og trykt materiale må beholdes etter
digitalisering.
5.10.3 Anbefalinger
Vi anbefaler at EIA og UB jobber aktivt videre med lokasjonsspørsmålet. Det er også viktig å
passe på at det er midler i budsjettet for de kommende år til å kunne utføre konserverings-
arbeid ut fra signaler fra konservator. Det gjelder enten flytting av samlinger, ompakking
og/eller fysisk konservering av gjenstander.
5.11 Digitalisering på avdeling for Spesialsamlinger Spes har en høy digitaliseringsproduksjon fra egne samlinger. Billedsamlingen begynte å
digitalisere samlingene i 1999, og etter at Manlib kjøpte inn to spesial-bokskannere i 2013 har
produksjonen vært svær høy på begge seksjoner.
Erfaring har imidlertid vist at selv om en følger dagens standard, er det vanskelig å forutsi
hvordan den digitale fremtiden vil bli. Billed som var tidlig ute med digitalisering må
redigitalisere mye fra før år 2000, ettersom kvaliteten ikke lenger holder dagens krav. Vi må
derfor være bevisst på de valgene vi tar og unngå at samlingene må digitaliseres om igjen i
nær fremtid.
Digitalisering ved Spes foregår kontinuerlig. Slik er enhetenes prioriteringer:
Manlib:
1: Unike manuskripter fra Bergen (Bergensiana).
105
2: Unike aviser/tidsskrifter fra Bergen (Bergensiana).
3: Jubileer/utstillinger141
4: “on demand” fra enkeltpersoner/institusjoner.
Billed:
1: Bestillinger fra brukere.
2: Gaver og enkeltsamlinger.
3: Revisjon av gamle digitaliserte bilder i databasen.
Billedsamlingen har en fotograf på digitaliseringen. Ekspedisjoner som kommer via databasen
Marcus,142
e-post eller publikumsbesøk blir levert til fotograf. Bildene blir digitalisert og
levert til kunde enten som digital fil eller papirkopi. Det beregnes fra 20 minutter til 1 time
arbeid per bestilt bilde. Derfor kan en enkel bestilling kreve både timer og dager, og større
bokprosjekter og utstillinger kan ta uker. Filene som blir generert blir lagret på serveren til
UiB hvor det daglig blir tatt flere sikkerhetskopier. Ved egne prosjekter/gaver blir bildene
digitalisert hos fotografen før de blir pakket om i arkivbestandig materiale. Deretter blir de
katalogisert. Alle ansatte på Billed katalogiserer, og det er en katalogansvarlig som har
ansvaret for databasen Marcus som driftes av DST.
Marcus har blitt en stor suksess og har medført økt etterspørsel etter vårt materiale både
nasjonalt og internasjonalt. Databasen har omlag 2000-4000 besøkende og ca. 10.000
sidevisninger i uken. Dette tallet vil øke betraktelig nå etterhånden som flere samlinger legges
til. Dette er gledelig, også at vi ligger helt fremst med treff i de ulike søkemotorene, men det
har også generert mye ekstraarbeid for å behandle alle nye bestillinger. Til tider er presset så
stort at det går utover arbeidet med å jobbe med egne ubehandlede samlinger og forskning på
eget materiale.
5.11.1 Digitaliseringsutstyr
Digitaliseringspraksis og -rutiner ved de to enhetene er noe ulike på grunn av ulike materiale-
typer. Fotografier må behandles enkeltvis og det brukes mye tid på etterarbeid per bildefil.
Manuskripter og bøker gir et høyt volum, men materialet er ofte gammelt og skjørt med fare
for stor slitasje ved digitalisering. Digitalisering av dokumenter av ulikt format, som for
eksempel kart, krever spesialutstyr.
Utstyret er i stor grad spesialutstyr, og er godt nok for storparten av materialet. Den største
utfordringen for øyeblikket er at en god del av kart og plansjeverk samt foliant praktverk
(bøker) er litt for store for skannerne ved Manlib. I slike tilfeller har man sendt verkene til
Billed for å fotograferes, eller for å skanne verkene stykkevis for så å lime dem sammen i et
bildebehandlingsprogram. Styrking av avdelingen med større fotokapasitet, evt. eget høyopp-
løsningskamera ved Manlib eller samarbeid med andre institusjoner som sitter på utstyr for
storformatskann, er mulige løsninger på dette problemet.
141
1. prioritet i dag er de bergenske laugsarkiver, mens eksempelvis dokumenter knyttet til Christie og Falsen
ble digitalisert til grunnlovsjubileet i 2014, og Harmoniens dokumenter ble digitalisert til 250-årsjubileet i
2015.
142
Spes har de siste årene, sammen med DST, utviklet den digitale portalen Marcus, som på sikt skal vise alt
spesialsamlingsmateriale fra UB.
106
UiBs strategiske plan vektlegger digitalisering. Dette kan være noe av bakgrunnen for at UB
har pågang fra ulike fagmiljøer for å bidra med digitalisering av deres materiale. Spesial-
samlingene har utstyr og kompetanse for digitalisering ved UiB. Dette gir grunnlag for en
effektiv og kvalitetssikker arbeidsprosess, men skaper også noen utfordringer. For å imøte-
komme etterspørselen har Manlib hatt prosjekter gående hvor det enkelte institutt får låne
avdelingens utstyr for å gjøre arbeidet selv.143
Til sammen medfører ekstern bruk av digitaliseringsutstyr på Spes noen utfordringer. Bl.a. må
eksterne brukere læres opp av staben. I tillegg legger ekstern bruk beslag på utstyret i
perioder. Til sammen genererer dette en forståelse på UiB av at Spes står til tjeneste for slik
digitalisering, uten at det er gjort klart om dette er tilfellet. UiB har nylig bevilget midler til
eget digitaliseringsutstyr for pensumlitteratur, som også vil bli benyttet for digitalisering av
eldre hovedfagsoppgaver og annet materiale. Dette vil avlaste utstyret på Spes.
Annet utstyr Spesialsamlingene har behov for moderne og godt utstyr for digitalisering. Dette er i
hovedsak dekket ved at det settes av budsjettmidler til innkjøp av dyrt spesialutstyr. Men det
er mangler på annet brukerutstyr. Blant annet er det vanskelig å få gjennomslag for kjøp av
kraftigere datamaskiner og kvalitetsskjermer for bildebruk. I dag er det kun fotografen som
har fotoskjerm, andre jobber på vanlige kontorskjermer som ikke er egnet til dette.
5.11.2 Konklusjon - digitalisering på Spesialsamlingene
Spesialsamlingene har per i dag godt utstyr til formålet, men det er ønskelig at det anskaffes
digitaliseringsutstyr som kan digitalisere dokumenter i større formater (store kart o.l.). Det
anbefales at Spes undersøker muligheten for økt samarbeid med andre institusjoner som har
avansert skanningsutstyr. Nytt utstyr kjøpes ellers inn ved behov, men det er et mulig
forbedringspotensial i innkjøpsprosessene.
I påvente av eget skanningsutstyr for bruk til pensumsmateriale, hovedfagsoppgaver og
lignende er det for stort press på ressursene ved Spes, og der er i dag en for tilfeldig praksis
knyttet til hvem som får tilgang til utstyret. Ettersom nytt skanningsutstyr er på vei,
konkluderes det allikevel med at utstyrsbehovet for digitalisering internt på UB vil dekkes i
nær fremtid. Dette forutsetter at det nye utstyret blir forbeholdt digitalisering av
pensumsmateriale for Litteraturkiosken, gamle hovedfagsoppgaver og annet materiale.
143
I 2015 benyttet LLE (HF-fakultetet) utstyret en halv dag i uken (de mangler finansiering for 2016), mens
Teaterarkivet benyttet digitaliseringsutstyret 7 timer i uken.
107
5.12 Samlinger – oppsummerende analyse og anbefalinger
Dagens mediebudsjett gjør det vanskelig å opprettholde Universitetets mål om å utvikle
UB til å bli et fremragende bibliotek for forskning og læring. Rammebevilgningene følger
ikke prisutviklingen, og er svært sårbare for valutasvingninger. Dette kan føre til at UB
ikke lenger evner å oppfylle ambisjonen om “skaffe tilgang til relevante informasjons-
ressurser”. Biblioteket har i perioder nærmest opphørt å kjøpe bøker, noe som reduserer
bibliotekets tilbud til boktunge fagområder, særlig HF og SV. Det er positivt at en ny
langsiktig budsjetteringsmodell som tar hensyn til valutasvinger og nødvendigheten av å
kjøpe bøker er under utvikling. Når det gjelder tilpasning av bibliotekstjenester til UiBs
samarbeidspartnere, klynger og andre satsninger, anbefales det at det gjøres en egen
gjennomgang.
I medietilbudet bør det for bøker være en fordeling mellom enkeltkjøp av bøker ved
fagreferenter og brukerstyrte bokpakker. For innkjøp av litteratur bør fullmakter delegeres
og kontrollpunkter reduseres. Fagreferentene må være tett involvert i utvalg av pakker.
Bokbudsjettet bør fordeles på enkeltfag, og fagreferentene bør får kontroll over eget
budsjett. For opprettelse av tidsskriftabonnement er det rom for å forenkle arbeidsflyten,
også ved å fordele budsjettrammer på fagnivå. For å sikre tilvekst på Spesialsamlingene
bør det også her være et budsjett for innkjøp til samlingene.
Når det gjelder katalogisering, så bør det gjenopprettes en stilling som katalogsjef for
bibliotekene og det bør opprettes en egen ressursgruppe for emnedata. Dersom
katalogverkstedet fortsatt skal være i drift må en katalogsjef fungere som operativ leder.
Evalueringsgruppen har ikke kunnet kartlegge arbeidsflyt med kvalitetssikring for alle
material- og tilveksttyper. Det anbefales at dette iverksettes.
Det må være plass til våre samlinger. Bibliotek for psykologi, utdanning og helse har i
dag sprengt hyllekapasitet til tross for gode utskillingsrutiner. Bibliotek for realfag og
Bibliotek for medisin og odontologi er under flytting og ombygging, noe som vil gå
utover plasskapasiteten også der. Det bør være et fokus både på utskillingsprosesser ved
bibliotekene, men også på å utvide plasskapasiteten ved UB. UB har i dag stort behov for
et depot, og det hersker uklarhet om fremtiden til dagens Depot. Arealbehovet vil øke i
årene som kommer, med særlig stor tilvekst av materiale til Faghistorie og Skeivt Arkiv.
For faghistorisk materiale har Universitetet i Bergen vedtatt at UB skal motta og huse
UiBs faglig produserte materiale. I tillegg vil Språksamlingene fra UiO komme til
Bergen, og ta beslag på store arealer. Evalueringsgruppen konkluderer med at det er
behov for å beholde dagens arealplass. I magasinene til Spesialsamlingene er kapasiteten i
ferd med å sprenges. I tillegg har gjentatte lekkasjer og uønskede hendelser truet
samlingene. Det er ønskelig å få Spesialsamlingene samlet på ett sted med sikre
magasiner.
Det bør lages en sentral plan for digitalisering på bibliotekene. På Spesialsamlingene er
det ønskelig at det anskaffes digitaliseringsutstyr for dokumenter i store formater.
108
5.13 Litteratur
ABM-utvikling 2006. Danser med Ulver, Bibliotekene, Utgiverne og de Elektroniske
Kunnskapskildene. En delrapport i bibliotekutredningen 2006. ABM skrift 24.
ABM-utvikling 2014. Bibliotekreform 2014, del II, Norgesbiblioteket – Nettverk for
kunnskap og kultur.
Bakka, Pål 2015. “Document delivery as collection development. An evaluation of the Ebrary
‘Patron Driven Acquisition’ model at the University of Bergen Library.” Upublisert
konforansemanuskript presentert på Inforum Praha 26. mai 2015.
Crosetto, Alice, Laura Kinner & Lucy Duhon 2008. “Assessment in a Tight Time Frame:
Using Readily Available Data to Evaluate Your Collection”. I Collection Management,
Vol. 33, Iss. 1-2: 29-50.
Dahl, Tor Arne. “Mellom tradisjonen og weben: katalogisering metadata og
bibliotekarutdanning”. I Tor Arne Dahl, Unni Knutsen og Kim Tallerås, Krysspeilinger
[Oslo], ABM-media, 2011. - S. 141-163.
Hannover Research 2013. Usage of e-books in Higher Education. Academy Administration
Practice. Tilgjengelig online:
http://www.hanoverresearch.com/wp-content/uploads/2013/02/Usage%20of%20E-
Books%20in%20Higher%20Education.pdf
Landøy, Ane 2011. “Impact of e-books in university students’ learning process”
Landøy, Ane og Angela Repanovichi 2008. “Rumenske og norske studentars bruk av
bibliotek og ressursar”. Upublisert konferanseinnlegg. Tilgjengelig i BORA:
http://hdl.handle.net/1956/3478
Slote, Stanley 1997. Weeding library collections: library weeding methods. 4th Edition. 1.
Englewood, CO: Libraries Unlimited.
109
6 - Formidling
6.1 Gruppens mandat og sammensetning Formidling er et av tre strategiske målområder for 2016-2022 for Universitetsbiblioteket i
Bergen (UB). Oppgaven ligger hos alle avdelingsbibliotekene. Det er per i dag ingen koordi-
nerende funksjon for formidlingsaktiviteter ved UB. Gruppens mandat er å kartlegge UBs
eksterne og interne formidlingsaktivitet, avgrenset til punktene nedenfor, samt organisasjon
og infrastruktur, herunder økonomiske rammer og administrasjon, kompetanse og profilering.
Ved hjelp av intern og ekstern datainnhenting skal gruppen deretter evaluere om formid-
lingsaktivitetene oppfyller målene i UBs strategi, og om dagens organisasjon er formålstjenlig
og effektiv.
Formidling definerer vi i denne sammenhengen som målrettede aktiviteter som formidler fag
og forskning, herunder også formidling av biblioteket som faglig arena, f.eks. Mobilt
fagbibliotek144
, og faglig samlingsformidling, f. eks. Marcus145
, men ikke rent bibliotekfaglige
systemer for visning av materiale og samlinger, herunder f.eks. Oria og Cristin.
I hovedtrekk skal delprosjektet evaluere:
• UB som fysisk formidlings- og debattarena;
• UBs formidling av digitale og fysiske samlinger, så som spesialsamlinger og arkiv;
• UBs formidling av egen og UiBs vitenskapelige produksjon;
• UBs formidling i eksterne kommunikasjonskanaler, så som web, sosiale media og den
trykte presse;
• bruken av egen profil og merkevarenavn i formidlingsaktiviteter;
• eventuelle satsingsområder.
6.2 Innledning og beskrivelse av metode Prosjektet har gått ut på å kartlegge formidlingsvirksomheten ved UB i hele sin bredde.
146
Som de andre delprosjektene har vi innhentet informasjon fra et gruppearbeid der alle ansatte
ved UB var invitert. Resultatene av dette gav oss et forholdsvis klart bilde av hva de ansatte
oppfatter å være UBs formidlingsarbeid og hvilke utfordringer de ansatte ser i forhold til
organisering og utføring av formidlingsarbeidet (se 6.3.1 nedenfor).
Gruppearbeidet ga såpass entydige svar at vi valgte å ikke stille ytterligere spørsmål til alle
ansatte gjennom en felles spørreundersøkelse. I stedet ønsket vi mer utdypende informasjon
om formidlingen ved de ulike enhetene, noe vi mente best kunne oppnås gjennom skriftlige
144
http://www.uib.no/ub/81428/mobilt-fagbibliotek# 145
http://marcus.uib.no/home 146
Innhentingen av informasjon ble gjort før UB sitt nye strategidokument forelå.
110
spørsmål til alle seksjonsledere og enkelte prosjektledere (for prosjektene Forskning i
Front147
, Skeivt Arkiv148
og Mobilt fagbibliotek). Spørsmålene ble utformet for å gi et bilde av
både hva og hvordan UB formidler, og for å få enhetsledernes oppfatning av organisering og
struktur rundt formidlingen. Vi valgte en blanding av konkrete og åpne spørsmål, og i stedet
for faste svaralternativer har vi gitt lederne mulighet til å svare med egne ord. Dette gir
undersøkelsen et kvalitativt preg, som vi mener fanger opp ikke bare den faktiske
virksomheten, men også hvordan den blir oppfattet av de som utfører den. Samtidig gjør det at
svarene ikke nødvendigvis er direkte sammenlignbare, siden ulike respondenter kan ha
vektlagt ulike aspekter i sine svar. Detaljene om spørsmålene og resultater finnes i den
deskriptive delen (6.3).
Gruppen innhentet også informasjon fra administrasjonen og UBs direktør i et intervju/møte.
Vi ønsket å få et bedre inntrykk av hvordan de oppfatter situasjonen, samt informasjon om
eventuelle eksisterende retningslinjer for formidling. I 6.3.5 viser vi også til relevante arbeids-
grupper på UB.
Siden formidling nå er tatt inn i UBs strategidokument som et satsingsfelt (strategisk mål-
område 3.3), har vi ønsket å innhente informasjon om hvordan formidlingsarbeidet er
organisert ved andre sammenlignbare institusjoner. Gruppen har gjennomført muntlige
intervjuer og sendt skriftlige spørsmål til ledere ved utvalgte institusjoner samt innhentet
informasjon fra tilgjengelige nettsider, måldokumenter og lignende.
Fra utstilling om funkis-arkitektur, Bibliotek for humaniora. Foto: UB.
Mot slutten av arbeidet gjennomførte alle gruppene i evalueringsprosjektet intervjuer med to
fokusgrupper sammensatt av UB-ansatte. Gjennom disse intervjuene fanget vi opp flere
punkter som har betydning for de anbefalingene vi gir i rapportens konkluderende del.
Gjennom de fem delundersøkelsene – spørsmål til seksjonsledere, spørsmål til administra-
147
http://www.uib.no/forskningifront 148
http://skeivtarkiv.no/
111
sjonen, analyse av formidlingen ved eksterne institusjoner samt spørsmål ved to ulike gruppe-
arbeid – har vi samlet informasjon som både gir et bilde av formidlingsvirksomheten ved UB
og setter den inn i et større perspektiv.
6.3 Deskriptiv del
6.3.1 Innspill fra UB - gruppearbeid
Det var markante forskjeller i de ansattes engasjement, kunnskaper om og interesse for
formidling. Det er tydelig flytende overganger mellom formidling og annen publikumsrettet
virksomhet, som skranketjeneste (se vår definisjon av formidling i 6.1 ovenfor). Tre punkter
utmerket seg som store mangler for at UB skal kunne drive med godt, ressurseffektivt og
relevant formidlingsarbeid (sitatene er hentet fra innspill fra gruppearbeid):
- A) Vi mangler en strategi:
o “Vi trenger en UB-strategi og medfølgende ressurser.”
o “Vi mangler en struktur og plan.”
o “Formidlingsarbeidet i dag blir for tilfeldig og opp til den enkelte. Skal vi ha
en felles plattform? En formidlingsgruppe?”
o “[vi mangler] langsiktig perspektiv.”
- B) Vi mangler et rammeverk – økonomisk, administrativt, rutiner:
o “[vi mangler] økonomisk og administrativ støtte.”
o “Vi har ikke utstyr, og det tar lang tid å få utstyr man trenger selv når det er
klargjort at man kan få det.”
o Alle grupper uttrykte et ønske om avsatt tid og utstyr til formidling.
- C) Vi kommuniserer for dårlig, ikke minst internt:
o “Det mangler intern kommunikasjon.”
o “[Vi mangler] noen som har et klart ansvar for å melde ut fra enhetene til for
eksempel uib.no/ub og uib.no om ting som skjer.”
o “[Vi mangler] kunnskap om hva man kan spørre Kommunikasjonsavdelingen
om og hva de betakker seg for å gjøre.” Generelt antatt at de kun hjelper med
maler og lettere oppsett av rollups etc.
6.3.2 Innspill fra stedlige ledere
De stedlige lederne svarte på følgende spørsmål:
1. Hva slags formidlingsarrangementer (f.eks. utstillinger, debatter, boklanseringer,
digitale prosjekter) har vært arrangert ved deres enhet i 2015?
2. Kan du si noe om eventuelle samarbeidspartnere, bruk av ressurser, støtte fra
administrasjonen e.l. i forhold til arbeid med formidling på din enhet?
3. Finnes det personer med formelt ansvar eller som tar et spesielt ansvar for formidling
ved din enhet?
4. Finnes det personer med formelt ansvar eller som tar et spesielt ansvar for å oppdatere
eksternweb, sosiale medier og interne kommunikasjonskanaler på din enhet?
5. Har din enhet lokaler som egner seg til ulike typer formidlingsarbeid?
6. Andre kommentarer?
112
UBs stedlige ledere har til dels ulik oppfatning om hva som menes med formidling, og har i
stor grad prioritert dette arbeidet ulikt. Fra svarene gruppen mottok fra stedlige ledere og
ledere for andre interne avdelinger, herunder bibliotekene149
, Spesialsamlingene og Seksjon
for digitale system og tjenester (DST), ser vi et klart skille mellom bibliotekene og de andre
avdelingene.
Fra åpningen av utstillingen Opp fra asken – Bergensbrannen 1916, et samarbeid mellom
Bergen Bymuseum og UBs Spesialsamlinger. Foto: UB.
Det stor diskrepans mellom hva enhetene velger å ta med i definisjonen av formidling.
Bibliotekene har mer fokus på kontakten med fagmiljø og studenter og nevner gjerne mer
publikumsrettet formidling av samlinger og kompetanse som veiledning, deltakelse i
undervisning og andre oppgaver som har klare grensesnitt mot andre delprosjekter i
evalueringsprosjektet, mens Spesialsamlingene i tillegg har større fokus på å formidle egne
samlinger og presentere dette i fora utenfor Universitetet i Bergen (UiB). DST har en
nøkkelrolle i utviklingen av infrastruktur for UBs formidling av egne samlinger, og har deltatt
på flere interne og eksterne arrangement for å formidle DSTs tjenester og utviklingsprosjekter.
Bibliotekene, Spesialsamlingene og DST dekker tilsammen de ulike brukergruppene UB har
et ansvar for (jfr. strategien s. 3).
Svarene kan ellers oppsummeres slik:
1. På de fleste bibliotekene er bokutstillinger en fast del av formidlingsarbeidet, enten i
forbindelse med nye bøker, disputaser eller tematiske utstillinger. Ved noen fbibliotek
er dette arbeidet mer sporadisk. Prosjektet Mobilt fagbibliotek har etablert et fast
samarbeid med Studentersamfunnet og Bergen Offentlige Bibliotek (BOB) hvor
faglitteratur bringes ut av samlingene. Spesialsamlingene har hatt flere eksterne
149
Med “bibliotekene” refererer vi til UBs biblioteksenheter knyttet til fakultetene, jfr. 5.1.
113
utstillinger av sitt materiale, og har også skiftende interne utstillinger. Spesial-
samlingene har også digitale utstillinger gjennom portalen Marcus.no, til rettelagt av
DST.
De fleste av bibliotekets lokasjoner er arenaer for ulike større og mindre formidlings-
arrangement. Her trekkes det frem foredrag, boklanseringer, utstillinger, konferanser,
semesteråpningsarrangement, konserter og formidling av samlinger til studenter,
stipendiater og elever ved videregående skole. Alle bibliotekene er med på
arrangement med større ekstern tilknytning, herunder Forskningsdagene, Holberg-
prisen, Faglig-pedagogisk dag, Åpen Dag, Fadderuken og semesterstart. DST er med
på Open Access Week.
Det finnes flere sosiale media-kontoer ved UB. UBs Facebook-side har 857 følgere,
men de klart mest populære kontoene er tilknyttet Spesialsamlingene: Skeivt Arkivs
Facebook-side (1803 følgere), Billedsamlingens Facebook-side (2411 følgere) og
Spesialsamlingens Instagram-konto (3394 følgere).
Mye av arbeidet ved Spesialsamlingene (Manuskript- og Librarsamlingen, Billed-
samlingen og Skeivt Arkiv) er formidlingsrettet, og telles ikke lett i UBs andre stati-
stikker. For eksempel låner Billedsamlingen ikke ut skriftlig materiale, men formidlet i
2015 rundt 4000 fotografier til brukere internt og eksternt. Alle enhetene ved Spesial-
samlingene trekker fram konferanseinnlegg, populærvitenskapelige foredrag og avis-
artikler, annen pressedekning samt faglig publisering som viktig for sitt formidlings-
arbeid. I 2015 genererte enheten rundt 100 unike presseoppslag for eksempel i BT,
Aftenposten, VG og NRK Dagsrevyen.
2. Bibliotekene samarbeider med fagmiljøene og med andre seksjoner på UiB og UB i
forbindelse med ulike arrangement, her nevnes spesielt Mobilt fagbibliotek og
Universitetsaulaen150
. Påfallende få nevner Kommunikasjonsavdelingen. Spesial-
samlingene har samarbeid med regionale arkiv og museer til enkeltarrangement.
Sentralt samarbeider UB med Studentersamfunnet og BOB gjennom Forskning i
Front og Mobilt fagbibliotek.
Bibliotekene poengterer at de jevnlige bokutstillingene skal være lite ressurskrevende
på grunn av hyppigheten. Det påpekes at det er satt av lite midler øremerket til
formidling ved avdelingene og at det er lite ressurser på seksjonene til formidlings-
arbeid. De nevner også at det mangler klare arbeidsrutiner og en felles koordinerings-
funksjon for formidling spesielt når det gjelder å promotere UBs aktiviteter på ekstern-
web og i sosiale medier.
3. Gjennomgående er det svart fra bibliotekene at mange deltar, men at det ikke er satt av
egne personer med ansvar for formidling ved seksjonene. Utvalgte personer har enten
fått eller over tid påtatt seg ansvar for deler av formidlingen. Formidlingen preges i
stor grad av tilfeldig initiativ. I enkelte større prosjekt blir det tildelt administrativ
og/eller økonomisk støtte fra sentralledelsen, herunder også mandat med ansvar.
Samlet sett bidrar mange ved UB med formidlingen som skjer, men det er lite formell
arbeidsfordeling og vi mangler en sentral funksjon for samhandling.
150
http://www.uib.no/universitetsaulaen
114
4. Gjennomgående tilbakemelding er det ikke er noen med et slikt formelt ansvar, og at
dette i stor grad er avhengig av personer som tar initiativ og som har opparbeidet seg
egnet kompetanse. Fagreferentene har ansvar for å oppdatere sine respektive fagsider.
DST har en ansatt som blir kontaktet om nyhetssaker og andre arrangement, DST
peker her på at vedkommende har ansvar for løpende vedlikehold av UBs eksterne
web, som brukerstøtte, feilmeldinger og daglig drift av UBs webside, Facebook-side
og Twitter-konto. Samme person følger dessuten med på hendelser, hjelper
bibliotekene, legger ut saker og oppretter saker til Kommunikasjonsavdelingen. En
annen av DSTs ansatte leder arbeidsgruppen for ekstern kommunikasjon og sosiale
medier.
Avdelingene etterspør en bedre arbeidsflyt og strategi for fordeling av ansvar og
kompetanse.
5. Her er det stor forskjell mellom de ulike seksjonene. Noen har avsatt en hylle sentralt i
lokalet til bokutstillinger. Noen har egne hyller for å fremme nye bøker, og areal for
arrangement, utstillinger og foredrag. Billedsamlingen har utstillingsvinduer mot
Nygårdsgaten. Det jobbes med en stor utbedring av mesaninen på Bibliotek for
humaniora med tanke på større formidlingsarrangement. Det finnes ingen galleri-
lokaler eller lokaler for å stille ut originalmateriale, heller ingen auditorium e.l.
Alle avdelingene etterspør bedre infrastruktur til økt formidlingsvirksomhet samt
budsjetter til egnet utstyr. Her kommer det konkrete forslag som bedre mobile hylle-
løsninger for utstillinger, lys til utstillingvindu, sikrede montre for formidling av eldre
fysiske objekter og unika osv.
6. Flere stedlige ledere uttrykker at man bør bruke mer tid og ressurser på formidling av
biblioteket, på samme måte som folkebibliotekene. De peker samtidig på at dette i
praksis blir nedprioritert i en presset arbeidshverdag, og er avhengig av enkelt-
personers initiativer. Et forslag til tiltak er at UB bør ha en huskeliste for formidlings-
arrangement, med klare rutiner når det gjelder økonomi, bevertning, informasjon
internt og eksternt og teknisk logistikk. Arrangement eller produksjon som involverer
flere avdelinger må avklares tids- og budsjettmessig før ressurser trekkes inn fra ulike
hold.
Lederne etterspør en bedre strategisk plan for kompetanseutveksling, opplæring i bruk
og formidling av Marcus, Mobilt fagbibliotek, eksternsider og sosiale medier.
6.3.3 Case studies
Evalueringsgruppen for formidling har valgt å se nærmere på tre ulike prosjekter der
formidling står sentralt: Skeivt Arkiv (SkA), Mobilt fagbibliotek (Mf) og Forskning i Front
(FiF). Lederne for de tre prosjektene fikk tilsendt de samme seks spørsmålene som seksjons-
lederne ved UB. Prosjektene er ulike, men har til felles at de har sitt utspring på UB. SkA har
fra og med 2016 bevilgning på statsbudsjettet og er nå i en fase der det går over i fast drift
under Avdeling for Spesialsamlinger. De to andre fortsetter som prosjekter. Både SkA og Mf
har mottatt betydelige summer i ekstern prosjektstøtte, bl.a. fra Nasjonalbiblioteket og Kultur-
rådet. FiF ble avholdt første gang 12. november 2015 som et heldags arrangement i fire deler
på Bibliotek for humaniora og i Universitetsaulaen for å fremme kunnskap om UB og UiBs
115
forskning. Arrangementet ble avholdt i samarbeid med Studentersamfunnet, og det er besluttet
å videreføres også i 2016.
Førstebibliotekar Runar Jordåen ved Skeivt Arkiv intervjues av NRK. Foto: UB.
Mens FiF var et engangsarrangement har Mf i 2015 gjennomført totalt 21 arrangement på
blant annet UiB, ved BOB, Det Akademiske Kvarter151
og Litteraturhuset152
. Mfs formidling
har delvis vært promotering av UB gjennom synliggjøring av logo/grafiske elementer, delvis
faglige bidrag der Mf-inviterte foredragsholdere og forskere har presentert arbeid og Mf i
tillegg har presentert faglitteratur. SkA gjennomførte også en rekke formidlingsarrangementer
gjennom informasjon om arkiv i Bergen og Oslo. De hadde også et større åpningsarrangement
i april 2015. Hovedkanal for formidlingen er nettsidene med nettleksikonet Skeivopedia153
,
men SkA har også i stor grad formidlet gjennom presse, fjernsyn og radio (om lag 50 medie-
bidrag i 2015).
Når det gjelder samarbeidspartnere har SkA formalisert dette gjennom en referansegruppe
bestående av ressurspersoner fra ABM- og forskningssektoren i tillegg til andre samarbeids-
partnere ved enkeltarrangementer. Både Mf og FiF har en bred samarbeidsflate, henholdsvis
med BOB, Forskningsdagene154
2015, Norsk Sosiologforening, ulike UiB-enheter (Mf), og
som et partnerprosjekt mellom UB og Studentersamfunnet i samarbeid med Kommunika-
sjonsavdelingen og Universitetsaulaen (Fif). Begge prosjektene er forankret i mandat fra UBs
direktør.
151
http://kvarteret.no/ 152
http://www.litthusbergen.no/ 153
http://skeivtarkiv.no/skeivopedia 154
http://www.forskningsdagene.no/
116
Både SkA og Mf har fått forvalte egne midler med assistanse fra administrasjonen og
framhever muligheten til fritt kunne styre egne budsjetter og ta beslutninger om hvordan
midlene skulle brukes, som positivt for flyten i prosjektene. Prosjektlederne er også positive
til at de selv har faglig ansvar for innhold og formidlingsarbeid.
SkA etterlyser en mer aktiv holdning i Administrasjonen/ledelsen, særlig i forhold til hjelp
med ekstern og intern promotering, og stiller spørsmål ved om de nødvendige funksjonene
finnes for koordinering og promotering av arrangementer og formidlingsarbeid. Dette
gjenspeiles i informasjon fra Mf: I startfasen av dette prosjektet var det planlagt at det skulle
være en styringsgruppe og en programkomité. I praksis var det hovedsakelig prosjektleder
som jobbet med prosjektet frem til den nye bibliotekdirektøren oppnevnte en arbeidskomité
høsten 2015. FiF skriver at de fikk støtte fra administrasjonen til “booking, formidling,
personell, økonomisk og teknisk”, men har ingen kommentarer til hvordan dette ble gjort.
Alle prosjektene har formidling som kjerneverdi, slik at alle som jobber der, eller er med i
prosjektet gjennom mandat, formelt jobber med formidling.
Når det gjelder lokaler etterlyser både SkA og FiF bedre teknisk infrastruktur.
Alle tre fremhever at UBs formidling i stor grad skjer på initiativ fra enkeltpersoner,
enkeltenheter, enkeltprosjekter. Dette er ofte en faglig fordel, som det nevnes i kommentarene
fra SkA, men i forhold til logistikk, administrasjon og kommunikasjon er det ikke
nødvendigvis hensiktsmessig. Det løftes frem et ønske om en koordinerende funksjon med
ansvar for kommunikasjon, promotering, samordning. Det er også et ønske om mer engasje-
ment på de enkelte avdelingene for formidling, slik at det ikke bare blir enkeltpersoners
ansvar – når dette ansvaret ikke er formalisert i stillingsbeskrivelser. Vi gjengir to sitater:
“Jeg mener også at det er viktig å inkludere alle ansatte ved UB, ikke bare visse
stillingstyper, i formidlingsarbeid. Samtidig synes jeg også det ville vært viktig med
én (eller flere) personer som har formidlingsarbeid som sitt formelle ansvar. Denne
personen burde både ha kjennskap til biblioteket og bibliotekets arbeid, og samtidig
koordinere, samle, samordne og ta ansvar for et godt formidlingsarbeid ved UB.”
“De enkelte enhetene har hver sin særart og hver sin faglighet, noe som gjør at man
formidler gjennom de kanalene og på de måtene man selv anser for hensiktsmessig. Vi
ønsker oss ikke en mer “sentralstyrt” formidling, og vi ser det som en stor styrke at de
enkelte avdelingene kan ha sine egne sider på sosiale medier. (…) Vi kunne ønske oss
funksjoner i administrasjonen som i noe større grad bidro til å “løfte” arrangementer
og andre formidlingsopplegg.”
Oppsummert er de tre prosjektene noe av det mest utadrettede som per i dag finnes ved UB.
De er til dels for forskjellige til at de kan sammenlignes direkte, men noen trekk er felles for
minst to av dem.
- Ønske om bedre tilrettelagt teknisk/logistisk infrastruktur (prosjektorer, lydutstyr,
utstillingsmontere, til dels lokaler)
- Positiv holdning til faglig autonomi og adgang til å ha/styre egne budsjetter
- Ønske om en koordinerende og samordnende funksjon
- Ønske om mer engasjement og bevissthet rundt formidling på de ulike avdelinger
117
- Stort engasjement for formidling, til brede og smale publikumsgrupper innad i
prosjektene.
6.3.4 Direktørens og administrasjonens syn på formidling
Dette kapitlet inneholder vår oppsummering av direktørens og administrasjonens synspunkter.
Formidling - status pr. i dag og hvordan vi ønsker det Formidling må bygges opp til en kjernefunksjon innenfor den totale virksomheten av det som
UB skal drive med. Vi har i dag et mandat for formidling, men det mangler en struktur og en
organisasjon.
Hvordan denne funksjonen skal bygges opp har vi her og nå ikke noe klart svar på, men håpet
er at den evalueringsprosessen som vi nå er i gang med kan gi noen svar. Bør funksjonen
f.eks. bygges opp rundt en sentral avdeling, eller skal formidling ha en desentralisert struktur?
En mulighet kunne være å ha en egen formidlingsavdeling ved UB. En annen mulighet er å
sette sammen prosjektgrupper for hvert større formidlingsprosjekt, og i større grad strukturere
de formidlingsprosjekter som oppstår gjennom det personlige initiativ og “ad hoc” ideer.
UBs formidlingsaktivitet står i dag der kurs, veiledning og undervisning stod for ti år siden,
det vil si at aktiviteten blir drevet fram av ildsjeler og er noe som man setter i gang om man
har tid og lyst. Målet må være at formidling blir en like naturlig del av vår virksomhet som
andre kjerneoppgaver.
Ressurser til formidling I dag har i prinsippet alle hovedbibliotekarer, universitets- og førstebibliotekarer et formid-
lingsansvar gjennom sin stillingsbeskrivelse. Det er i midlertid opp til den enkelte ansatte
hvordan dette ansvaret forvaltes. Dette fører til at det er stor forskjell på hvordan det arbeides
med formidling mellom de ulike avdelingene og seksjonene. Det er de stedlige lederne og
avdelingslederne som har ansvar for at den enkelte formidler i sitt arbeid.
Muligheten for å drive formidling skal inn i planarbeidet ved ombygging eller nybygging av
UBs lokaliteter. Eksempler på dette er planene for bibliotekene for realfag og psykologi.
Arealbegrensninger gjør imidlertid at vi ikke kan dedikere arealer utelukkende til formidling,
men må tenke på flerbruk. Vi må også planlegge for en funksjonell teknisk infrastruktur, noe
som er et kostnadsspørsmål.
Økonomiske rammer for formidling Formidling har pr. i dag ingen dedikert budsjettpost. Det foreligger heller ikke en overordnet
plan for formidling. Dermed mangler vi muligheten til å knytte forutsigbare, budsjetterte
kostnader til den formidlingsaktiviteten som gjennomføres årlig. Det hadde vært ønskelig
med mer struktur og planlegging innenfor feltet formidling, med mer forutsigbare økono-
miske rammer. Dette har vært et uttalt ønske i flere år.
Kostnader til formidling tas i dag fra driftsbudsjettet, som har svært begrenset med frie
midler. Formidlingsaktiviteten “sloss” dermed om de samme midlene som går til kurs og
konferanser etc.
Fra administrasjonens side oppfattes det som et problem at ansatte venter for lenge med å
rapportere inn kostander knyttet til formidlingsprosjekter. Oversikt over kostnader må meldes
inn i god tid til “[email protected]”. At kostnader rapporteres inn for sent og for lite detaljert
kan skyldes at man har for liten oversikt over kostnadene på forhånd og for lite planmessighet
118
i arbeidet med det enkelte prosjektet. Administrasjonen følger kravene til økonomistyring som
gis av UiBs Økonomiavdeling, og rapporterer gjennom et økonomistyringssystem. Det blir
utfordrende å fylle kravene som settes til økonomistyring når kostnadsoverslagene kommer
for sent eller er unøyaktige.
Hver enkelt seksjon har imidlertid mulighet til å bruke og få refundert inntil femhundre kroner
på enkeltinnkjøp uten at dette må rapporters gjennom “post”.
UBs transporttjeneste er lagt ned, men vi disponerer fremdeles en varebil. Denne bilen er det
mulig å kvittere ut ved transportbehov utenfor campus etter avtale med administrasjonen.
6.3.5 Grupper som arbeider med formidling
Redaksjon for ekstern web og sosiale medier ved Universitetsbiblioteket Det er opprettet en redaksjon for ekstern web og sosiale medier ved UB. Gruppen har ansvar
for å synliggjøre UBs virksomhet på ekstern web og sosiale medier og fungerer som
redaksjon for UBs web. Gruppen på 6 personer er bredt sammensatt for å dekke de ulike
områdene vi formidler og kommuniserer på. Gruppen rapporterer til DST. Ansvar for løpende
vedlikehold og videre utvikling av UBs eksterne web ligger hos DST. Med vedlikehold menes
brukerstøtte, feilrettinger og daglig drift.
Arbeidsgruppe for intern kommunikasjon ved Universitetsbiblioteket Gruppen på 3 personer har som mandat å evaluere nåværende interne kommunikasjonsrutiner
ved å kartlegge informasjonsbehov og ønskede kanaler for intern kommunikasjon ved UB.
Målet er at gruppen skal foreslå kommunikasjonskanaler og utarbeide forslag til kommunika-
sjonsstrategi og vedlikeholdsrutiner. Gruppen skal rapportere til UBs direktør innen første
mars.
6.3.6 Formidling ved andre institusjoner
Vår delprosjektgruppe valgte å spørre flere eksterne institusjoner om deres formidlingsarbeid.
BOB og Nasjonalbiblioteket (NB) ser vi på som “best practice”-institusjoner. BOB og
Universitetsmuseet i Bergen (UM) er det også nærliggende å sammenligne seg med pga.
geografisk og institusjonell nærhet. Universitetsbiblioteket i Oslo (UBO) er en sammen-
lignbar institusjonstype. I tillegg har vi kartlagt formidlingsarbeidet ved 10 europeiske
universitetsbibliotek. Ansatte ved disse institusjonene besøkte UB under Staff Mobility Week i
2015. Vi har tatt utgangspunkt i deres presentasjoner fra besøket, samt nettsidene deres, for å
se hvordan institusjonene jobber med formidling.
Svar fra BOB, NB, UBO, UM Det er vanskelig å trekke entydige konklusjoner fra svarene vi mottok. Til det er både
institusjonstypene, deres struktur og tilnærming til formidling for forskjellig. Det er likevel
helt tydelig at de fleste har en mer grunnleggende systematisk og strukturert tilnærming til
formidlingsoppgaven. Vi kom fram til at det som det var størst forskjell på i forhold til oss,
var måten de prioriterte og opprettet dedikerte stillinger og komiteer som støttet formidling.
Her er noen eksempler på dette.
UBO har en kommunikasjonsrådgiver og en nettredaktør, begge i 100% stillinger, samt
ansatte med nettansvar og formidlingsansvar på alle fire avdelinger, tilsammen 3,5 årsverk.
Om sine 200-250 årlige arrangementer sier de selv: “Disse arrangementene har vært vellyk-
kede fordi UB Oslo har satt sammen fullstendige pakker for formidling. Godt innhold i
arrangementet, godt mottak av foredragsholdere og publikum, gode tekster, bilder og design i
119
promoteringen, og ikke minst sendt invitasjoner med relevant innhold til relevante mål-
grupper. De mindre vellykkede arrangementene er de hvor vi ikke når ut til relevant mål-
gruppe eller der hvor foredragsholderen ikke har invitert eget fagmiljø”.
NB har en egen avdeling for forskning og formidling med 100 ansatte. NBs oppgaver er i
hovedsak nasjonale og ikke umiddelbart sammenlignbare med UBs; det kan likevel nevnes at
de har gode foredragsrekker og eget galleri/utstillingsrom for egenproduserte utstillinger og
visning av materiale, samt at de publiserer egen forskning, både populærvitenskapelig og mer
vitenskapelig.
BOB satser stort på formidling. En egen programavdeling planlegger og koordinerer
arrangement og ulike formidlingstiltak utover den formidling som skjer over skrankene i
publikumsveiledningen. BOB har en fast ansatt i 100% stilling som programansvarlig. I
avdelingen har de også ansatt en lyd/lystekniker, arbeid med markedsføring av program etc.,
og egne folk som jobber teknisk med podcasts og videocasts av møter og andre arrangement.
Programkomiteen har også ansvar for sosiale medier, deriblant en Facebook-side (8000
følgere, 2000 flere enn NB!) Youtube-kanal, SoundCloud, Twitter og Instagram. Flere av de
ansatte hos BOB har formidling som en del av sin stilling. I tillegg foregår det mye egen-
innsats blant de andre ansatte.
UM har formidling som et hovedoppdrag. Forskning og formidling blir av museet oppfattet
som tett knyttet sammen. UM har sin egen formidlingsavdeling med solide ressurser. Formid-
ling er en viktig del av virksomheten til et museum. Avdelingen har “har ansvar for produk-
sjon, økonomi, generering av utstillingsprosjekter og all annen formidlingsvirksomhet i sam-
arbeid med personalet ved fagavdelingene”. Det ligger utenfor denne gruppens mandat å
evaluere mulighetene for eventuelle formidlingssamarbeid med UM, men vi registrerer at det
er nedsatt en arbeidsgruppe som jobber med nettopp dette temaet.
Formidlingsarbeid ved andre universitetsbibliotek Vi har analysert materiale fra en rekke europeiske universitetsbibliotek
155. Vi valgte å ta dem
med i analysen p.g.a. potensialet for spennende og uventede perspektiv på formidlingsarbeid.
Institusjonene var University of Glasgow Library156
, Universitat de Barcelona CRAI Learning
and Research Resources Centre157
, JAMK University of Applied Sciences (Finland)158
,
Maastricht University Library159
, Central Library of Charles University (Praha)160
, Staats-
und Universitätsbibliothek Bremen161
, Westfälische Wilhelms-Universität Münster162
,
Università degli Studi dell'lnsubria - Biblioteca di Medicina e Scienze (Varese)163
og
University of Reading Library164
.
155
Ansatte fra disse institusjonene besøkte UB som del av Staff Mobility Week 2015 og analysen er basert på
deres presentasjoner. 156
http://www.gla.ac.uk/services/library/ 157
http://crai.ub.edu/en/about-crai/libraries/pharmacy 158
http://www.jamk.fi/en/Home/ 159
www.maastrichtuniversity.nl/library/ 160
https://www.cuni.cz/UKEN-108.html?poid=1157742395334715 161
http://www.suub.uni-bremen.de/home-english/ 162
https://www.uni-muenster.de/de/ 163
http://www4.uninsubria.it/on-line/home/naviga-per-struttura/biblioteche.html 164
http://www.reading.ac.uk/library/
120
Katalogsøk ligger sentralt på de fleste UBenes nettsider. Andre vanlige tjenester er åpnings-
tider og linker til ulike databaser. Mer underordnet finner vi informasjon om utskrifter, rom-
booking, relevante byggearbeider. Der det finnes spesialsamlinger ligger de som regel ganske
godt tilgjengelig i en venstremeny eller tilsvarende. Overraskende mange av nettsidene har
mange undermenyer og er vanskelige å finne frem i. Den visuelle profilen har ofte lite sam-
svar med brukervennligheten. Flere av nettsidene ser rene og lekre ut, men det er vanskelig å
finne informasjon utover det mest grunnleggende.
En institusjon utmerket seg med sin grafiske profil og høye bevissthet omkring egen-
presentasjon. University of Glasgow Library har ansatt en egen ansvarlig for sosiale medier.
Denne personen har ansvar for marketing, Facebook-side, Instagram- og Twitter-kontoer,
informasjonsskjermer mm. De følger en tydelig og profesjonell grafisk profil i sin
kommunikasjon utad, og har aktive og relevante kontoer på sosiale media.
Svært få av institusjonene formidler ikke-bibliotekfaglig kunnskap, dvs. fagkunnskap rettet
mot studenter eller forskere i disipliner som for eksempel historie, medisin e.l. Hovedfokuset
for disse universitetsbibliotekenes formidling er universitetsbiblioteket selv, da særlig dets
tjenester (kurs, søkekataloger) og lokaler, men også formidling av regler for hvordan man
oppfører seg i biblioteket. JAMK underviser i kurs som er integrert i universitetskursplanen,
om research og development. Det er interessant at i den grad institusjonene formidler “fag-
faglige” utstillinger/presentasjoner/artikler er det enhetene tilsvarende våre Spesialsamlinger
som gjør denne jobben, uavhengig om universitetet fokuserer på humaniora eller realfag
(Glasgow, Barcelona).
Glasgow har en seksjon for (Special) Collections på nettsidene. Her presenterer de nett-
utstillinger, artikler, displays. En enkelt av fotosamlingene har bildesøk165
. Ingen av funk-
sjonene er optimale, men det faglige nivået på artikler osv. virker høyt, og det er positivt at
samlingene presenteres såpass prominent.
Også Universitat de Barcelona har nettutstillinger. Dette er stort sett artikler samt fotografier
av fysiske biblioteksutstillinger som presenterer farmasi/farmasøytiske objekter (som er deres
fagområde).
6.4 Analyse Fra den interne informasjonsinnhentingen er det tre hovedpunkter som skiller seg ut når UB-
ansatte, UBs stedlige ledere og UBs direktør og administrasjon snakker om formidling. De
peker på at vi mangler:
- Et langsiktig perspektiv / en langsiktig formidlingsstrategi.
- Et økonomisk / administrativt rammeverk og kjente rutiner.
- Fungerende kommunikasjon, særlig internt.
Både enkeltavdelinger og administrasjon peker på at det er et gap mellom strategimålet for
formidling og den erfarte mangelen på struktur og organisering av formidlingsarbeidet.
Ledelsen peker på at det i dag er stedlige ledere og avdelingsledere som har ansvaret for at
enkeltpersoner formidler i sitt arbeid, og at mangelen på forutsigbarhet har gjort det vanskelig
å operere med faste budsjettposter eller lignende. Det er altså ganske stort samsvar mellom
165
Hill & Adamson-samlingen, en større samling som er svært godt kjent i Storbritannia.
121
administrasjonens og ledelsens oppfattelse av situasjonen og den som råder på de ulike
avdelingene.
Evalueringen avdekker at det synes å mangle noe på hvordan UB administrerer formidlings-
virksomheten sin. Det er en følelse av at vi mangler en adekvat måte å arbeide med større
utstillinger eller prosjekter på. At det formidles mye rundt omkring, er likevel noe som settes
pris på rundt om i organisasjonen. Det går tydelig fram i svarene fra de stedlige lederne at det
er mye formidling som blir gjort, selv om det kan skorte på informasjonsflyt i organsiasjonen
om at formidlingen skjer. Det virker også som om formidling noen steder blir sett på som en
sidegeskjeft, mens det andre steder, særlig i Avdeling for spesialsamlinger, arbeides så mye
med formidling at det må sies å være del av kjernevirksomheten. Spesialsamlingene har
jobbet tett med DST i flere år, og dette samarbeidet har resultert i at UB er ledende i Norge på
systemer for digital formidling. Marcus er et av de mest kjente og best fungerende formid-
lingsverktøyene ved UiB for eksterne brukere, og på sikt håper flere at andre arkiver og sam-
linger også kan formidles her.
På de andre UB-ene, også internasjonalt, er det en klar trend at fakultetsbibliotekene formidler
bøker, kurs etc., mens spesialsamlingsavdelingene formidler ut fra mer faglig fokus. Det er
også typisk andre steder at spesialsamlingene har et sterkere museumspreg og spiller en
nøkkelrolle i profileringen ikke bare av biblioteket, men av selve universitetene. Våre
spesialsamlinger er ikke nødvendigvis tilsvarende utnyttet, blant annet på grunn av
fragmentert lokalisering og at lokalene ikke er hensiktsmessige i forhold til mange typer
formidlingsarrangement og utstillinger. Spesialsamlingene ved NB nevner spesielt sitt
utgivelsesarbeid. Et savn for våre spesialsamlinger er at vi ikke har utgivelsesmuligheter –
eller i alle fall mye mindre spillerom.
En konkret mangel synes å være praktiske elementer i forbindelse med formidlingsar-
rangement. Det savnes en praktisk koordinerende funksjon. Informasjonen vår fra UBO er
relevant i denne sammenhengen. UBO betegner sine formidlingsarrangementer som vellyk-
kede nettopp fordi de har “satt sammen fullstendige pakker for formidling” (jfr. avsnitt 3.6
ovenfor) som innebærer rutiner og koordinering for alle sider ved arrangementene. Både
UBO og BOB har ansatt personer som arbeider med koordineringen av formidlingsarbeidet i
institusjonen. Når det som i dag ikke finnes standard rutiner å forholde seg til for ulike typer
arrangementer, er det fare for at vi i UB bruker for mye tid på planleggingsmøter, og at noen
detaljer planlegges på for høyt nivå i organisasjonen. Også uformell informasjonsinnhenting
styrker inntrykket vårt av at dette er tilfelle.
Vi har etter starten av evalueringsprosjektet fått på plass en strategi for UB. I strategien er
formidling ett av 3 hovedsatsingsområder. Vi trenger nå en mer avklart og detaljert strategi
for hva som skal prioriteres.
Ett spørsmål som vi ser, gjelder formidling av UBs egen og Universitetet i Bergens viten-
skapelige produksjon: Hvordan avgrenses og utføres UB sitt ansvar for å formidle
Universitetet i Bergens vitenskapelige produksjon? Hvor er grensen mellom ansvaret til UiBs
Kommunikasjonsavdeling og UB når det gjelder dette? “Forskning i Front” er eksempel på
formidling av UiBs forskning mer generelt. Wittgensteinarkivet ved Universitetet i Bergen og
prosjektet CLARINO er eksempler på UiB-aktiveter som er nærliggende for UB å formidle
fra på grunn av at UB selv deltar i arbeidet. En detaljert formidlingsstrategi bør klarlegge hva
som er våre satsingsområder. Et spørsmål er også hvordan et viktig produkt for UB som
122
nettportalen MARCUS skal brukes i profileringen av UB. For Nasjonalbiblioteket er “NB-
søk” en viktig del av institusjonens identitet på nettet.
Evalueringen avdekker ikke noe uttrykt ønske om mer koordinering på de faglige områdene.
Potensialet for økt tverrfaglighet og muligheten for mer samkjøring er der kanskje likevel, og
representerer en mulig mangel i forhold til en optimal arbeidsmåte for UBs formidling.
Ønsket om samarbeid over avdelingsgrensene er ulikt fra avdeling til avdeling i UB. Dette vil
også gjelde formidlingsfeltet.
Per i dag formidles det mye på UB, men vi har lite formell formidlingskompetanse hos
personalet vårt. Her ligger da et strategisk behov for kompetanseutvikling, jfr. ledernes
innspill (3.2, pkt. 6 ovenfor).
I evalueringsgruppens mandat ligger også å se på hvordan UB bruker egen profil eventuelt
merkevarenavn i sitt formidlingsarbeid. “Universitetsbiblioteket i Bergen” er det overordnede
merkevarenavnet vårt. På avdelings- og prosjektnivå i organisasjonen brukes det i tillegg
andre merkevarenavn. “Billedsamlingen” er eksempel på et navn som er innarbeidet over lang
tid. Et nyere merkevarenavn ved UB er Skeivt Arkiv. Et arrangement med karakter av merke-
vare er formidlingstiltaket “Forskning i Front”, et annet er “Mobilt fagbibliotek”.
For Universitetet i Bergen finnes det en grafisk profilmanual166
. Vårt inntrykk er at denne i
liten grad blir brukt, og at også ledelsen her synes usikre på hvordan den best skal utnyttes.
Hovedfunnene i vår informasjonsinnhenting ble lagt fram for UBs ansatte på høringsdagen.
Denne høringen ga ikke like representative innspill som det første felles gruppearbeidet, men
den bekreftet funnene våre. Det var en gjennomgående mening at en koordinerende funksjon
mangler. Mange understreket behovet for en overordnet kalenderfunksjon som viser hva som
skjer av formidlingsarrangementer på de ulike enhetene. Et nytt innspill denne gang var at en
tversgående gruppe kan være ett framtidig grep for å hjelpe til å holde oversikt over UBs
pågående og formidlingsarbeid.
166
http://kapd.h.uib.no/profilmanual/
123
6.5 Anbefalinger Vår grunntanke er at formidlingsarbeidet må organiseres mer langsiktig og forutsigbart.
På bakgrunn av innhentet informasjon og analyse anbefaler gruppen følgende tiltak for å
styrke formidlingen:
1. Formidling må som ett av UBs tre strategiske målområder også synliggjøres i
UBs budsjett.
2. Vurdere å opprette en koordinerende funksjon for formidling som skal:
a. Arbeide oppsøkende overfor UBs avdelinger og holde oversikt over UBs
formidlingsprogram.
b. Styrke UBs evne til å arbeide planmessig med formidlingsprosjekt og
muliggjøre styrket intern og ekstern kommunikasjon.
c. Koordinere UBs utadrettede formidlingsaktivitet med UiBs Kommunika-
sjonsavdeling og arbeide for å øke UBs bevissthet og kompetanse om
mediekontakt.
d. Ha ansvar for UBs formidlingskalender.
e. Være en lett tilgjengelig praktisk støtte for gjennomføringen av
formidlingsarrangement.
3. I tillegg vurdere å opprette en gruppe med representanter fra UBs enheter som kan
komme med innspill til årsplan for formidling. Gruppens funksjon skal være å få
fram og samle informasjon om framtidige aktuelle formidlingsprosjekt. Gruppen
trenger ikke å ha høy møtefrekvens (2 ganger i året foreslås). Den koordinerende
funksjonen foreslått ovenfor må knyttes til gruppen.
4. Det utarbeides administrative rutiner til bruk ved formidlingsarrangementer som
seminarer og utstillinger, i form av for eksempel lett tilgjengelige sjekklister.
5. Det må satses på utstyr og lokaliteter for formidling. Det er særlig et stort uforløst
potensiale i presentasjon og formidling av UBs unike samlinger.
124
7 – Administrative tjenester
I dette kapitlet gis det innsikt i administrative støttetjenester ved UB. Rapporten skal fokusere
på en kartlegging av administrative støttetjenester, og en analyse av hvorvidt organisering av
ressurser og oppgaver er formålstjenlig ut fra de målsetningene som er gitt i UBs strategi
2016-2022.
7.1 Innledning
7.1.1 Administrasjonen ved UB
I UBs organisasjonsstruktur er Administrasjonen organisert som en seksjon i Avdeling for
fellesfunksjoner. Avdeling for fellesfunksjoner inkluderer også Seksjon for digitale systemer
og tjenester og Seksjon for tilvekst:
Sam Bibliotek for samfunnsvitenskap og musikk Hum Bibliotek for humaniora Jur Bibliotek for juridiske fag Med/Od Bibliotek for medisinske og odontologiske fag RB Bibliotek for realfag PS Bibliotek for psykologi, utdanning og helse Billed Billedsamlingen Manlib Manuskript- og librarsamlingen Adm Administrasjonen Tilvekst Seksjon for tilvekst DST Seksjon for digitale systemer og tjenester
Figur 1: Organisasjonskart for Universitetsbiblioteket
125
Administrasjonen ved UB består av 4 årsverk: administrasjonssjef, førstekonsulent, senior-
konsulent, en konsulent som er utlånt 50% til Seksjonen for tilvekst og en førstebetjent som
utfører administrative oppgaver i 50% av stillingen.
7.1.2 Administrasjonens oppgaver
Administrasjonen utfører nødvendige støttefunksjoner som skal til for å vedlikeholde driften
av UB: Personaladministrasjon, lønn, innkjøp, økonomi (budsjett og rapportering), post. For
øvrig har administrasjonen ansvar for intern informasjon (meldinger til UB via wiki) og
rapportering av bibliotekstatistikk til Riksarkivet og Nasjonalbiblioteket.
I tillegg er administrasjonen sekretariat for UBs styre og IDU, samt representant for ulike fora
ved UiB, som Redaksjonsrådet for studieinformasjon. Administrasjonen har koordinerende
rolle for HMS-arbeidet og miljøarbeidet ved UB, herunder sertifisering av UB som miljø-
fyrtårn. Administrasjonen mottar også eksterne telefon- og e-posthenvendelser i forbindelse
med ulike spørsmål om bibliotek.
Oppgavene i administrasjonen er ofte fragmenterte, der en person har ansvar for oppgaver
som berører flere områder. Det er også høy grad av spesialisering, slik at ansatte i administra-
sjonen ikke alltid kan tre inn og utføre oppgavene til hverandre.
Tabellen under viser en oversikt over oppgavene som UBs administrasjon utfører:
Økonomi Budsjett (planlegging, rapportering)
Løpende oppfølging og kontroll av budsjett/regnskap
Oppfølging av avtaler
Fakturabehandling/bilagshåndtering og kontroll
Fakturering
Kontroll av reiseregninger
Oppfølging av eksternt finansierte prosjekter
Bistand i budsjettering av konferanser/prosjekter
Diverse rapporter
Personal Rekruttering
Permisjonssøknader
Fratredelser
Oppfølging av sykefravær
Variabel lønn
Tiltak via NAV
Nøkkelkort og nøkler
Søknader om opplæring
Lederstøtte
Veiledning
Tilgang til administrative systemer
Administrasjon av IT-konti
Lønnsforhandlinger
HMS koordinator
Innkjøp Inngåelse og arkivering av avtaler
Bestilling av varer og tjenester
Varelevering
126
Intern informasjon Oppdatere og legge ut informasjon på UBs wiki Arkiv og
dokumentforvaltning Postbehandling og arkivering, fysisk og elektronisk
Saksbehandling i e-Phorte
Hjelpefunksjoner
Administrering av telefoni
Administrativ støtte ved større møter/tilstellinger
Administrering av påmeldinger til brannvernkurs o.l.
Eksterne henvendelser på tlf. /e-post
Administrativ informasjon på UBs nettsider
Veiledning og brukerstøtte i bruk av Pagaweb
Øvrige oppgaver
Sekretariat,
representant i ulike
fora
Sekretariat for UBs styre
Saksbehandling for UBs styre
Administrasjon av valg av representanter for ansatte til UBs styre
Sekretariat for IDU
Miljøkoordinator
Representerer UB i redaksjonsrådet for studieinformasjon
Rapportering til
offentlige
myndigheter
Rapportering av bibliotekstatistikk til Nasjonalbiblioteket
Rapportering av bibliotekstatistikk til Riksarkivet
Rapportering til DBH
Tabell 1: Administrasjonens oppgaver
7.1.3 Avgrensninger og presiseringer
Administrative støttefunksjoner spiller en viktig rolle for at organisasjonen skal fungere
optimalt og skal kunne oppnå sine strategiske mål. Dette gjelder spesielt funksjoner og opp-
gaver som er rettet mot organisasjonen og som er nødvendige for å vedlikeholde driften av
biblioteket.
Vi begrenser derfor analysen i denne rapporten til administrative oppgaver som berører:
- Personal/lønn
- Økonomi/innkjøp
- Intern informasjon (via UBs wiki)
- Innsamling og bruk av statistikk
7.2 Metode Gruppen hadde som mål å analysere administrative støttefunksjoner fra ulike perspektiv, både
internt og eksternt. Først, for å vurdere behovet for administrativ støtte, ble det hentet inn
informasjon fra brukerne, dvs. UBs ansatte. Administrative støttefunksjoner er som oftest
rettet mot ulike nivå i organisasjonen: Ansatte, mellomledere, avdelingsledere. I arbeidet med
rapporten samlet vi innspill både fra ansatte, mellomledere og avdelingsledere. Så, for å gi
innblikk i administrative funksjoner på detaljnivå, samt kunne analysere innsats og ressurs-
bruk, har vi kartlagt administrative rutiner ved hjelp av flytdiagram. Til slutt, for å ta med et
eksternt perspektiv, har vi hentet inn informasjon om administrative støttetjenester ved
Norges tre største universitetsbibliotek: UiO, NTNU og UiT.
127
7.2.1 Innspill fra halvdagsseminar
Den 17. november 2015 ble det arrangert et halvdagsseminar der gruppen presenterte
mandatet og den planlagte fremgangsmåten fremfor bibliotekets ansatte. Deltakerne på
halvdagsseminaret ble bedt om å svare skriftlig på følgende spørsmål:
- Hva er det første du tenker på når det gjelder UBs administrasjon?
- Hvilke arbeidsoppgaver utfører UBs administrasjon?
Svarene ble skrevet ned på en papirduk. Målet med denne øvelsen var å finne ut hvor godt
organisasjonen er kjent med administrasjonen og dens oppgaver.
7.2.2 Spørreundersøkelse
Det ble utarbeidet en spørreundersøkelse for å samle tilbakemeldinger angående
administrative støttetjenester. Gruppen var mest interessert i å finne ut hvilke administrative
støttefunksjoner ansatte bruker mest, og hvor fornøyde de er med tjenestekvaliteten og
behandlingstiden. Undersøkelsen ble sendt ut til alle ansatte ved UB. Respondenter ble opp-
fordret til å kommentere sine svar og komme med konkrete forbedringsforslag til
administrasjonen.
7.2.3 Fokusgruppeintervju
For å hente inn informasjon om oppfatningen av administrative støttetjenester på avdelings-
og biblioteknivå har vi tilbudt alle ledere og mellomledere et intervju. Ledere ble bedt om å
svare på følgende spørsmål:
- Hvilke administrative støttetjenester bruker du mest?
- Hva er du spesielt fornøyd med?
- Hva er du minst fornøyd med?
- Hva som kan forbedres?
To avdelingsledere og fire stedlige ledere takket ja til intervju, en stedlig leder sendte skriftlig
svar. Det ble gjennomført seks intervjuer med ca. en timers varighet hver.
7.2.4 Flytdiagrammer
Gruppen har kartlagt utvalgte rutiner innenfor personalforvaltning, innkjøp og intern
informasjon (via UBs wiki) ved hjelp av flytdiagram.
7.2.5 Intervju med universitetsbibliotek ved UiO, NTNU, UiT
Det ble gjennomført telefonintervju med administrasjonsledere ved universitetsbibliotek i
Oslo, Trondheim og Tromsø. De ble spurt blant annet om oppgavefordeling og antall årsverk.
7.3 Beskrivelse og analyse
7.3.1 Innledning
Ifølge UBs strategi for 2016-2022 skal UB “arbeide for en bærekraftig og effektiv
virksomhet”167
. Videre står det at UBs oppgaver og tjenester skal
“holde høy standard og være effektive”. Det er poengtert at
organisasjonen skal være “formålstjenlig” og “fleksibel”.
167
Universitetsbiblioteket i Bergen. Strategi 2016-2022.
Jeg får den hjelpen jeg trenger, men
det tar for lang tid.
(svar på spørreundersøkelsen)
128
Gruppen var derfor opptatt av å vurdere hvorvidt organiseringen av administrative
støttetjenester er formålstjenlig, bærekraftig, effektiv og fleksibel.
Effektive administrative støttetjenester forutsetter godt samarbeid mellom organisasjon og
administrasjon. Det er således naturlig å evaluere administrative tjenester med dette
samarbeidet i tankene. Viktige spørsmål i denne sammenhengen er: Hva er organisasjonens
behov? Hvordan fungerer kommunikasjonen mellom organisasjonen og administrativ
avdeling? Hva kan forbedres?
Med utgangspunkt i dette definerer vi at administrative støttetjenester er “effektive,
bærekraftige og formålstjenlige” hvis de dekker organisasjonens behov og utføres i en prosess
preget av en kommunikasjon som er presis, hyppig, tidsriktig og løsningsorientert. Forut-
setningen for at dette skal være mulig, er at alle deltakere i prosessen har felles mål og
gjensidig respekt.
Arbeidet med evalueringen viste at organisasjonen ønsker raskere saksbehandling, hyppigere
tilbakemelding vedrørende status på saker under behandling og flere tjenester (veiledninger,
oversikter, oppfølging og støtte). Det blir naturlig å stille spørsmål om organisasjonen har en
felles forståelse av hva som er “formålstjenlig, bærekraftig og effektiv” administrasjon. Skal
administrasjonen strebe for å tilfredsstille alle ønsker fra organisasjonen, eller selv definere
rammene for det som er optimalt? Det ble klart at det er et behov for å utarbeide en felles
forståelse av administrasjonens rolle, slik at forventninger i organisasjonen skal samsvare med
den faktiske kapasiteten ut i fra de ressursene som universitetsbiblioteket har.
Vi så også at begrepene “administrasjon” og “ledelse” ofte blir brukt om hverandre, noe som
kan skape misforståelser med hensyn til ansvar og oppgaver.
Evalueringen av administrative støttetjenester viste følgende:
- UB er generelt fornøyd med kvaliteten på administrative tjenester. Det ble imidlertid
påpekt at enkle prosesser tar for lang tid.
- UB savner innsyn i administrative rutiner, blant annet en orientering om status på
saker under behandling.
- Administrative prosesser er ofte komplekse og tar tid. Samtidig må saksbehandlingen
utføres i hht. regelverk. En eventuell endring av prosessen kan redusere kvaliteten på
tjenesten, og bør derfor vurderes opp mot mulige konsekvenser.
7.3.2 Innspill fra halvdagsseminar
Svarene fra gruppearbeid på seminaret viste at det er en god forståelse i organisasjonen for
hvilke oppgaver administrasjonen utfører. Som forventet, ble økonomi, budsjett og personal
nevnt oftest. Det ble nevnt “hjelp”, “system”, “orden”, “toppkompetanse”, samtidig som flere
deltakere noterte “flaskehals” som det første de tenker på når det gjelder UBs administrasjon.
Det viste seg at administrative støttetjenester og ledelsesfunksjoner ofte blir forvekslet. Bruk
av ord som “makt”, “autoritet”, “sjef”, “regelrytteri”, “overstyring”, “styrende” indikerer at
administrasjonen blir assosiert med funksjoner som ligger hos ledelsen.
En slik forveksling er forståelig, i og med at en av de viktigste funksjonene til administra-
sjonen er lederstøtte i spørsmål som gjelder personal, økonomi og lignende. Samtidig er det
129
viktig å ha en klar forståelse av hva som omfattes av administrative støttetjenester og hva som
inngår i oppgavene til ledere på ulike nivåer. En gjensidig forståelse av dette vil bidra til
effektiv kommunikasjon og samarbeid i organisasjonen.
Innspill fra organisasjonen inkluderte også ønsker og forslag. Disse er oppsummert i tabellen
under:
- Bedre informasjon om administrative rutiner utad i organisasjonen
- Ønskelig at alle i administrasjonen skal kunne svare på alt
- Administrasjonen bør delta i husmøter på ulike bibliotek for å bli bedre kjent med
virksomheten
Tabell 2: Forbedringsforslag til administrasjonen. Innspill fra halvdagsseminar
Tilbakemeldinger fra seminaret er vist i ordskyene under:
Figur 2: Hva er det første du tenker på når det gjelder UBs administrasjon?
Figur 3: Hvilke arbeidsoppgaver utfører UBs administrasjon?
130
7.3.3 Spørreundersøkelse
Spørreundersøkelsen viste at UBs ansatte stort sett er fornøyde med administrative støtte-
tjenester, men forsinkelser i saksbehandlingen, samt mangel på innsyn i administrative rutiner
kan være frustrerende. Det ble også påpekt at UBs wiki har et forbedringspotensial når det
gjelder struktur og rutiner (administrasjonen har ansvar for deler av innholdet på UBs wiki).
Administrative støttefunksjoner er hyppig brukt. De mest brukte
tjenestene vedrører personalspørsmål: reiseregninger (69%), søknad
om kurs og konferanse (61%) og ferie (58%). Deretter kommer
bestilling av rekvisita (40%), spørsmål om permisjon (36%) og
refusjon av utlegg (35%).
15% av respondentene valgte “annet”, spesifisert som bruk av
oppslag i UBs administrative arkiv, brevmaler, regnskap, hjelp med midlertidige ansettelser,
registrering av timer i Pagaweb og bistand til spørsmål som vedrører drift av bygg.
Figur 4: Hvilke administrative tjenester bruker du?
Videre viste spørreundersøkelsen at respondentene stort sett er fornøyde med tjeneste-
kvaliteten. 76% av respondentene svarer at de får den hjelpen de trenger. Andelen av respon-
dentene som er fornøyde med behandlingstiden er noe lavere (63%). 20% av respondentene er
ikke fornøyd med behandlingstiden, og 7% påstår at de ikke får den hjelpen de trenger.
Respondentene ble bedt om å kommentere svarene.
Flere respondenter meldte at de får kompetent og rask støtte og definerte administrasjonen
som “kjapp, blid og effektiv”. Blant årsakene til misnøye ble det nevnt lang saks-
behandlingstid, kompleksitet i administrative systemer (Pagaweb) og uklare regler, blant
annet når det gjelder reise. Administrasjonen oppleves som tungvint, lite effektivt, toppstyrt
og detaljstyrt av flere respondenter.
1. Enkel rekvisitabestilling
fungerer godt.
2. Nei, rekvisitabestilling er
tungvint og tar for lang tid.
(svar fra to ulike personer)
131
Det ser ut som om årsaken til misnøye er todelt: Noe har opphav i systemer og regelverk som
administreres på UiB-nivå, mens noe gjelder administrative støttetjenester ved UB lokalt. I
denne rapporten var vi spesielt opptatt av forhold ved UB lokalt.
Innenfor rammene til dette prosjektet hadde vi ikke mulighet til å utarbeide et mer detaljert
spørreskjema for å måle tilfredshetsgraden på hver av tjenestene. Det var heller ikke mulig å
følge opp alle kommentarene der respondentene melder at de er utilfredse, siden under-
søkelsen var anonymisert. Resultatene ble allikevel brukt som pekepinn for fokusgruppe-
intervju videre i arbeidet.
Figur 5: Hvordan opplever du administrative støttetjenester?
Neste spørsmål gjaldt bruk av administrasjonens felles e-postadresse [email protected]. 43% av
respondentene svarte at de bruker [email protected]. Dette tallet var høyere enn forventet, da
praksisen er at medarbeidere henvender seg først til nærmeste leder, så tar ofte lederen
kontakt med administrasjonen. Samtidig, dersom alle som minst en gang hadde kontaktet
[email protected] svarte positivt, er ikke dette tallet helt urimelig.
Når det gjelder tilfredshet med kvaliteten på e-post behandlingen, samsvarer denne med
generell tilfredshet med kvaliteten på administrative tjenester. 74% melder at de er fornøyde
med serviceinnstillingen, mens 6% svarer “Nei” på dette spørsmålet. 63% av respondentene
er fornøyde med behandlingstiden, mens 17% svarer at de ikke er fornøyde.
Figur 6: Bruk av [email protected]
UBs wiki er en intern informasjonskanal som er organisert slik at både ansatte og admi-
nistrasjonen kan legge ut meldinger der. Administrasjonen har ansvar for formell intern
informasjon som ligger til venstre på nettsiden, mens ansatte legger ut meldinger av mindre
formell karakter til høyre på nettsiden.
132
96% av respondentene svarte at de leser meldinger på wiki, mens 4% svarte at de ikke gjør
dette. Flere påpekte at strukturen til UBs wiki har et forbedringspotensial.
Figur 7: Bruk av UBs wiki
Til slutt ble respondentene oppfordret til å fremme forbedringsforslag til administrasjonen.
Tilbakemeldingene er oppsummert i tabellen under:
- Bedre informasjon om administrative
rutiner
- Tydeligere skriftlige retningslinjer
- Lenker til relevante dokumenter
- Ta i bruk intranett
- Bedre struktur på UBs wiki
Tabell 3: Forbedringsforslag til administrasjonen. Innspill fra spørreskjema
7.3.4 Flytdiagrammer
Gruppen har kartlagt utvalgte administrative rutiner ved hjelp av flytdiagram. Målet med dette
arbeidet var todelt. For det første prøvde vi å gjennomgå prosessene med et kritisk blikk - med
hensyn til effektivisering, innsats og ressursbruk. For det andre synes vi at dette arbeidet har
en informativ verdi for organisasjonen for øvrig.
Diagrammene finnes i vedlegg til rapporten. Følgende rutiner ble kartlagt:
Område Prosess
Personal Rekruttering – fast stilling
Avslutning av arbeidsforhold
Foreldrepermisjon
Permisjon med og uten lønn
Søknad om støtte til kurs og konferanse
Innkjøp Bestilling av utstyr
Enkel bestilling
UBs wiki Meldinger på UBs wiki
Tabell 4: Administrative rutiner som ble kartlagt ved hjelp av flytdiagram
Ressursbruk og kompleksitet varierer fra prosess til prosess, der den mest komplekse består
av 38 steg og involverer flere deltakere på ulike nivå (vedlegg 7_1: Rekruttering – fast
stilling), mens andre er relativt enkle og involverer færre deltakere (vedlegg 7_7: Enkel
bestilling, 7_8: Meldinger på UBs wiki).
133
En gjennomgang av prosessene bekreftet at UB følger UiBs regelverk. Personalprosesser tar
mye av ressursbruken. Vi vurderte derfor kritisk ulike deler av prosessene og mulighet for å
fjerne noen steg/redusere ressursbruk. Gruppen konkluderte med at eventuelle endringer i
prosessene kan føre til reduksjon av tjenestekvaliteten og bør vurderes opp mot mulige
konsekvenser.
Eksempelvis kommer det frem av diagrammet “Rekruttering - fast stilling” (vedlegg 7_1) at
administrasjonssjefen deltar i alle intervjuer. Deltakelsen i intervjuene krever bruk av tid både
til møter og forberedelser, samt til arbeid i innstillingskomiteen. Ved å fjerne denne oppgaven
kunne man frigjøre tid til andre oppgaver og dermed redusere behandlingstiden på andre
saker. Dette må imidlertid vurderes opp mot organisasjonens mål og prioriteringer.
Rekruttering er en av de viktigste oppgavene til en organisasjon. Ved å delta i intervjuer er
administrasjonssjefen med på å kvalitetssikre denne prosessen.
Det må nevnes at enkelte prosesser knyttet til personalfeltet er blitt endret i de siste årene.
Eksempelvis var skriving av innstillinger en del av administrasjonssjefens oppgaver tidligere.
Denne oppgaven er nå delegert til ledere, noe som frigjør ressurser i administrasjonen.
Papirkorrespondansen er også i enkelte saker blitt erstattet med e-post. Et eksempel på dette er
forenkling av rutinen for søknad om deltakelse på seminar/konferanser. Seksjon for digitale
systemer og tjenester har laget et elektronisk skjema som forenkler søknadsprosessen. Ved å
forenkle rutinen har administrasjonen redusert ressursforbruket på denne prosessen.
Som nevnt under kapitlet “Spørreundersøkelse”, har vi fått kommentarer om at bestilling av
utstyr i hht. budsjett tar uforholdsmessig lang tid. Flytdiagrammet (vedlegg 7_6) viser
kompleksiteten i prosessen. Med å effektivisere hvert enkelt steg i bestillerprosessen vil en
kunne gjøre saksbehandlingstiden raskere. Vi anbefaler derfor å tilstrebe forkorting av tiden
fra første til siste steg i prosessen. Samtidig ønsker en å ivareta enhetens behov for informa-
sjon om status. Fortløpende orienteringer blir derfor avgjørende.
Arbeidet med kartleggingen av prosessene viste også at UBs administrasjon er sårbar for
eventuelle fravær av administrasjonsansatte. Grunnen til dette er høy spesialisering da enkelte
funksjoner utføres av kun én person. Administrasjonen prøver å løse denne utfordringen ved å
lære opp flere ansatte i å kunne utføre den samme funksjonen. Dette gjelder for eksempel
innkjøp, der alle ansatte i administrasjonen har fått opplæring i bruk av bestillerportalen.
Flytdiagrammene ble diskutert under personalsamlingen den 11. mars 2016 og ble godt
mottatt av deltakerne i gruppearbeidet.
7.3.5 Fokusgruppeintervju
Det ble gjennomført til sammen seks intervjuer med avdelingsledere og stedlige ledere ved
UB. I intervju fokuserte vi på oppfatningen av administrative støttetjenester, eventuelle ønsker
og forslag. Vi ba ledere også om å kommentere enkelte innspill fra halvdagsseminaret og fra
spørreskjemaet. Målet var å utdype og konkretisere tidligere innspill, samt finne ut om disse
er relevante for hele organisasjonen.
Intervjuene viste at ledere generelt er fornøyde med administrative støttetjenester. Det ble
nevnt at personalet ved administrasjonen har høy kompetanse, er dyktige, hjelpsomme og yter
god støtte overfor lederfunksjonen.
134
Som de største utfordringene ble det nevnt en sentralisert økonomistyring og mangel på
innsyn i administrative rutiner.
I tabellen under har vi oppsummert tilbakemeldingene fra fokusgruppeintervju (etter
funksjonsområde):
Område Forbedringsforslag
Intern
informasjon
Bedre informasjon om saksbehandlingsprosessen (gjelder spesielt innkjøp av
utstyr)
Bedre informasjon om rutiner når det gjelder transport/varelevering
Personal Tidligere avklaring vedrørende ansettelsen av ekstraettermiddagsvakter
Innkjøp Tilgjengeliggjøre plan over prioriteringer når det gjelder kjøp av utstyr
Bestilling av varer utenom standard innkjøp er tungvint og tar lang tid
Bedre informasjon om avtalene som UB har inngått
Statistikk Dialog rundt bibliotekstatistikk, det gjelder både tall som blir rapportert i
årsmeldingen, og dialog om hvor pålitelige disse tallene er
UBs wiki Forbedring av UBs wiki, både innhold og struktur
Annet Vurdere automatisering av manuelt arbeid (redusere omarbeiding av rapporter
i Excel, bruk av ferdige skjema/mal og lignende)
Tabell 5: Forbedringsforslag til administrasjonen. Innspill fra fokusgruppeintervju
I noen av intervjuene ble det også foreslått å delegere ansvar og budsjettdisponering nedover i
organisasjonen, men i og med at budsjettdisponeringen ligger utenfor mandatet til gruppen,
har vi ikke inkludert dette forslaget i tabellen over. Vi fikk også innspill om at Pagaweb ikke
fungerer optimalt i forhold til UBs organisasjonsmodell. Denne utfordringen omfattes heller
ikke av gruppens mandat.
7.3.6 Intervju med universitetsbibliotek ved UiO, NTNU, UiT
Det ble gjennomført telefonintervju med administrasjonssjefer ved Universitetsbiblioteket i
Oslo, NTNU Universitetsbiblioteket og Universitetsbiblioteket UiT Norges arktiske uni-
versitet. Vi fikk hjelp fra UBs administrasjonssjef i denne prosessen.
Norges fire største universitetsbibliotek har ulike organisasjons- og styringsformer. Admi-
nistrative støttetjenester er også organisert ulikt. Som forventet, har UB i Bergen flest felles
trekk med UB i Oslo. Det er allikevel flere prosesser som er organisert ulikt.
Intervjuene er oppsummert i tabellen under:
UB ved UiO
Administrasjonen
UB ved NTNU
Stab
UB ved UiT
Stab
Personal Personalforvaltningen
utføres i UBs
administrasjon.
Administrasjonen
kvalitetssikrer
innstillinger. Deltar
normalt ikke på
intervju.
Lønnsforhandlinger,
veiledning, lederstøtte,
utredning,
rammearbeidsavtaler
for studentvakter. HR-
arbeid utføres av av en
medarbeider på HR-
avdelingen på NTNU.
All
personalforvaltning
utføres sentralt på
UiT, men ledere
godkjenner i
Pagaweb.
135
Økonomi Ansvar for all
økonomiforvaltning.
Tillagt avdeling for
felles funksjoner.
Budsjett er fordelt på
6 seksjoner. Stab ved
UB har ansvar for
internhusleie.
Controller ved
økonomiavdelingen på
NTNU lager budsjett,
rapporter osv.
Ansvar for all
økonomiforvaltning.
Budsjett fordeles ut
på avdelingene.
Lønn Alle arbeidsavtaler
utføres i
administrasjonen.
Alt HR-arbeid (med
unntak av
arbeidsavtaler for
studentvakter) utføres
av medarbeider på
HR-avdelingen ved
NTNU.
Alle arbeidsavtaler
utføres i stab.
Innkjøp Foretar alle innkjøp
unntatt IT. Det er IT-
ansvarlige på alle
enheter.
Det meste gjøres i
avdeling for felles
funksjoner.
Foretar alle innkjøp
unntatt litteratur.
Intern
kommunikasjon
Kommunikasjonsmed
arbeider er
underordnet
administrasjonssjef.
Internweb og
markedsføring utføres
i stab.
Utføres i stab.
Statistikk Utføres i
administrasjonen.
Delt med ulike
enheter: stab, avdeling
for felles funksjoner.
HR-statistikk samles
og rapporteres i stab.
Opprettet eget utvalg
som knyttes til bibl.
avd.
Post/
varelevering/
transport
Den sentrale
budtjenesten ved UiO
leverer direkte til
bibliotekets
avdelinger.
NTNU betaler for
posttjenesten. Utføres
lokalt.
Har ikke egen
posttjeneste.
Sekretariat Sekretariat for styre,
samarbeidsutvalg og
tilsettingsråd.
Sekretariat for
samarbeidsutvalg på
utdanning, tilsettings-
råd for felles-
administrasjonen,
medlem i AMU for
NTNU.
Sekretariat for styret
og for informasjons-
og drøftingsutvalg.
Arkivering Utføres i
administrasjonen.
Utføres i stab. Utføres i stab.
Årsverk 5,6 årsverk.
Kommunikasjonsmed
arbeider er ikke
medregnet.
3 årsverk i stab, 2,5
årsverk på økonomi, 1
årsverk på HR-
avdelingen ved
NTNU.
5,7 årsverk.
Tabell 6: Oppsummeringen av intervju med universitetsbibliotek ved UiO, NTNU, UiT
136
Administrative oppgaver ved UB ved NTNU utføres delvis i stab, delvis ved Avdeling for
felles funksjoner og delvis på NTNU sentralt. Det inkluderer administrative oppgaver i
tradisjonell forstand (økonomi-, personalforvaltning mm). I tillegg til disse har staben ved UB
ved NTNU ansvar for markedsføring og intern kommunikasjon.
Markedsføring og intern kommunikasjon er også en av oppgavene til administrasjonen ved
UB i Oslo.
Transport/post er imidlertid ikke en del av administrative støttetjenester ved UB i Oslo,
NTNU og UiT da denne funksjonen utføres sentralt.
Økonomistyring, rapportering og personalforvaltning er også organisert ulikt. Mens UB i
Oslo, Bergen og Tromsø utfører disse funksjonene lokalt, får NTNU støtte fra sentral
administrasjon og HR-avdeling.
Tatt disse forskjellene i betraktning, ville det ikke vært riktig å sammenligne antall årsverk i
administrasjonene til de fire største universitetsbibliotekene uten videre. Istedenfor å sammen-
ligne antall årsverk i administrasjonen, valgte vi å se på antall årsverk som utfører tilsvarende
oppgaver.
Tabellen under viser forholdet mellom administrative årsverk (basert på utførte intervjuer) og
antall totale årsverk ved Norges fire største universitetsbibliotek (DBH-tall for 2015168
):
Årsverk adm Årsverk totalt på bibliotek Andel
UBB 4 94,8 4,2 %
UBO 5,6 175,8 3,2 %
UBNTNU 6,5 104,2 6,2 %
UBiT 5,7 101,8 5,6 % Tabell 7: Administrative årsverk vs. totale årsverk ved universitetsbibliotek
Det fremkommer av tabellen at antall administrative årsverk er relativt lavt hos alle
universitetsbibliotek.
UB i Bergen og UB i Oslo har de relativt minste administrasjonene med forholdstall på
tilsvarende 4,22% og 3,18%.
7.4 Oppsummering Evalueringen har vist at organisasjonen er generelt fornøyd med administrative støttetjenester.
Manglende innsyn i administrative rutiner og lang behandlingstid kan imidlertid virke
frustrerende.
Vi observerer et misforhold mellom organisasjonens forventninger og administrasjonens
ressurser. En effektiv administrasjon er avhengig av et godt samarbeid og kommunikasjon på
tvers av organisasjonen. Saksbehandlingstiden er eksempelvis avhengig av antall og type hen-
vendelser. Ved å skape en felles forståelse for administrasjonens oppgaver og kapasitet kan
man oppnå et bedre samarbeid og dermed en mer effektiv og formålstjenlig administrasjon.
168
http://dbh.nsd.uib.no/statistikk/
137
Vi ser også at det er en viss uklarhet i oppfatningen av begrepene “administrasjon” og
“ledelse” i organisasjonen.
En av utfordringene som ble nevnt oftest er mangel på innsyn i administrative rutiner. Vi
anbefaler generelt å jobbe for å sikre en god informasjon utad i organisasjonen, slik at
administrative rutiner blir godt kjent.
En god del administrative rutiner er beskrevet på ansattsidene til UiB og man trenger derfor å
foreta en vurdering av om det er hensiktsmessig å ha denne informasjonen flere steder (f.eks.
ansattsider og UBs wiki).
Det ble flere ganger påpekt at UBs wiki har et forbedringspotensial, både når det gjelder
struktur og innhold. UB har allerede begynt å jobbe med denne utfordringen. 1. mai 2015 ble
det oppnevnt en gruppe for å evaluere nåværende interne kommunikasjonsrutiner og foreslå
kommunikasjonskanaler, samt utarbeide forslag til kommunikasjonsstrategi og vedlikeholds-
rutiner. Vi anbefaler å følge opp dette arbeidet og avklare ansvarsområder når det gjelder
intern kommunikasjon.
7.4.1 Anbefalinger
Med utgangspunkt i den gjennomførte analysen anbefaler vi følgende:
Område Utfordring Anbefaling
Generelt Manglende innsikt i administrative
rutiner
Forsinkelser i saksbehandling
Uklar oppfatning (i organisasjonen)
av begrepene “administrasjon” og
“ledelse”
Jobbe for å skape en felles
forståelse for administrasjonens
oppgaver og kapasitet.
Administrative rutiner er kartlagt
ved hjelp av flytdiagram som en del
av arbeidet med prosjektet. Flere
rutiner bør kartlegges ved behov.
Jobbe for å sikre en forutsigbar og
transparent saksbehandlingsrutine.
Jobbe for å tydeliggjøre ansvar og
oppgaver som hører til henholdsvis
administrasjon og ledelse.
Innkjøp
Uoversiktlig og lang prosess for
bestilling av møbler og utstyr
Bedre informasjon utad i
organisasjonen.
UBs wiki
Uoversiktlig struktur på UBs wiki
Det er oppnevnt en gruppe som
jobber med evaluering av intern
kommunikasjon. Samarbeide med
gruppen og avklare fordeling av
ansvaret for UBs wiki.
Statistikk
Manglende dialog rundt
bibliotekstatistikk
Samarbeide på tvers av
organisasjonen for en proaktiv bruk
av bibliotekstatistikk.
138
7.5 Vedlegg 7_1: Rekrutteringsprosess – fast stilling
7_2: Avslutning av arbeidsforhold
7_3: Foreldrepermisjon
7_4: Permisjon med og uten lønn
7_5: Søknad om støtte til kurs og konferanse
7_6: Bestilling av utstyr i hht. budsjett
7_7: Enkel bestilling
7_8: Meldinger på UBs wiki
