1C:Аналитика - Документооборот

Аналитика:Аналитика: ДокументооборотДокументооборот

Программный продукт «Аналитика: Документооборот» для платформы «1С:Предприятие 8.1»

Программный продукт «Аналитика: Документооборот» позволяет автоматизировать следующие разделы учета:

Автоматизация канцелярииучет разнообразных видов документов

Автоматизация бизнес-процессовучет и контроль поставленных задач, согласование документов и другое.

Важно! Программа «Аналитика: Документооборот» может быть интегрирована в типовые конфигурации «1С:Предприятие 8»

Использование платформы «1С:Предприятие 8» в качестве основы «Аналитика: Документооборот» позволяет:

1.Быстро освоить систему пользователями, уже знакомыми с «1С». Знания, приобретенные при работе с другими продуктами «1С», будут востребованы и здесь

2.Проводить доработку системы с помощью большого количества специалистов, знакомых с «1С:Предприятие 8» в вашем регионе

3.Провести эффективную интеграцию в типовые конфигурации «1С»

4.Использовать широкий функционал платформы, в том числе эргономичный интерфейс пользователя, возможность работать с распределенными базами данных и прочее.

На следующем рисунке приведен состав платформы «1С:Предприятие 8»

Платформа 1С:Предприятие

«Аналитика: Документооборот» работает на самой современной платформе для прикладных решений -«1С:Предприятие 8»

Платформа «1С:Предприятие 8» содержит большой набор встроенного функционала


Аналитика: Документооборот позволяет пользователям эффективно управлять различной информацией, документами и бизнес-процессами


На рисунке представлена личная панель пользователя в которую выводится информация о текущем состоянии дел. Доступ ко всей информации можно получить через «Навигатор».

Работа с «Навигатором»

Основной инструмент пользователя в «Аналитика: Документооборот» – «Навигатор». В Навигаторе можно работать с документами, бизнес-процессами и задачами. В окне Навигатора можно сгруппировать и отфильтровать информацию по разным критериями.

Работа с Навигатором

В Навигаторе можно выбрать вариант организации закладок: по видам и типам документов, по состоянию документа, по организации.

Кроме того существует большой набор фильтров документов.


Для удобства доступа к данным в Навигаторе предусмотрены группировки по различным папкам. На данный день доступно восемь вариантов организации папок

Выбор нужной папки в левом окне приводит к автоматической фильтрации данных по выбранному значению


Система поддерживает работу с виртуальными каталогами хранения информации.


Виртуальные каталоги выделяются в Навигаторе синим цветом.

Виртуальные каталоги являются неким аналогом папок в файловой системе, но:

1. В них можно размещать документы и задачи системы документооборота, а не файлы файловой системы

2. Информация хранится внутри единого файла базы данных

В Навигаторе возможна группировка информации по различным видам папок. На рисунке ниже представлен вариант группировки Подразделения \ Сотрудники

Данный вариант группировки позволяет быстро просматривать информацию в базе данных по подразделениями и сотрудникам.

Структура папок автоматически строится по элементам справочников Подразделения и Пользователи

При выборе подразделения или сотрудника в окне папок в таблице документов устанавливаются фильтры по выбранному значению


В Навигаторе возможна группировка информации по различным видам папок. На рисунке ниже представлен вариант группировки Проекты

Данный вариант группировки позволяет просматривать документы системы отфильтрованные по выбранному проекту.

Структура папок автоматически строится по элементам справочника Проекты

При работе с проектами удобно воспользоваться виртуальными каталогами, создав структуру данных проекта по вашему усмотрению


В Навигаторе возможна группировка информации по различным видам папок. На рисунке ниже представлен вариант группировки Контрагенты \ Договоры

Данный вариант группировки позволяет просматривать документы системы отфильтрованные по контрагентам и договорам

Структура папок автоматически строится по элементам справочников Контрагенты и Договоры

При интеграции в типовые конфигурации «1С» структура папок строится по типовыми справочникам конфигурации


В Навигаторе возможна группировка информации по различным видам папок. На рисунке ниже представлен вариант группировки Места хранения

Данный вариант группировки позволяет просматривать документы системы отфильтрованные местам хранения.

Структура места хранения может быть иерархической, включающей в себя как здания, так и комнаты, шкафы и даже полки.


В Навигаторе возможна группировка информации по различным видам папок. На рисунке ниже представлен вариант группировки Рабочие группы \ Сотрудники

Данный вариант группировки позволяет просматривать документы системы отфильтрованные по рабочим группам и сотрудникам

Рабочие группы создаются в специализированном справочнике и могут включать в себя произвольный набор сотрудников.


Кроме вышеописанных вариантов группировки папок Навигатора возможны следующие варианты:

Группировка папок по Номенклатуре дел

Группировка папок по Пользователям (в папках отображаются только те сотрудники, которые могут входить в 1С)

Группировка папок по Подразделениям


Рабочее окно Навигатора имеет дополнительную возможность отфильтровать документы по следующим признакам:

1. Показывать архивные – документы хранящиеся в архиве будут показаны в общем списке документов

2. Показывать только не зарегистрированные – будут показаны только документы не имеющие отметки о регистратора

3. Выделять жирным новые – еще не просмотренные пользователем документы будут выделены жирным


Работа с документами

Основной единицей хранения информации в системе «Аналитика: Документооборот» является документ


Документы системы могут содержать текстовую и графическую информацию.

Кроме того, каждый документ системы имеет большее количество реквизитов.

Кроме точной идентификации документа, его реквизиты описывают его расположение в системе документооборота, а так же принадлежность определенным сотрудникам и группам сотрудников.

Экранная форма документа системы содержит различные реквизиты, а так же изображения


Созданные в системе документы могут быть преобразованы в стандартные документы MS Word (а так же MS Excel) для распечатки или передачи контрагентам.

Для использования такого механизма достаточно:

1. Подготовить текст в документе




2. Указать шаблон для генерации файла MS Word




3. Нажать кнопку «Открыть» и получить документ MS Office созданный согласно настройкам шаблона


Использование такого режима генерации документов «на лету» позволяет хранить в базе данных только значимый текст документа, что значительно уменьшает объем базы данных

Наряду с рассмотренными возможностями в «Аналитика: Документооборот» присутствуют встроенные средства для проверки орфографии.


Документ системы «Аналитика: Документооборот» содержит набор реквизитов для определения принадлежности документа, а так же его архивного статуса


Документ системы «Аналитика: Документооборот» содержит раздел для указания имеющих отношение к этому документу сотрудников. У этих сотрудников документ станет доступным в папках Навигатора


Документы в системе «Аналитика: Документооборот» разделены на виды.

Набор реквизитов и внешний вид документа каждого вида может быть настроен пользователем (администратором системы) не прибегая к помощи программистов


Через элемент справочника «Вид документа» пользователи могут скрыть или переименовать реквизиты формы документа.

Пользователи так же могут добавить новые реквизиты которые станут доступны в форме документа соответствующего вида

Система Drag&Drop – быстрый перенос файлов из файловой системы

Для быстрого переноса файлов в «Аналитика: Документооборот» создан механизм Drag&Drop который позволяет одним движением мышки создать новый документ системы на основании любого внешнего файла


Поиск документов в «Аналитика: Документооборот». В системе существует два вида поиска документов:


1. Поиск по реквизитам. Поиск документов производится по заданным значениям его реквизитов

Поиск документов в «Аналитика: Документооборот». В системе существует два вида поиска документов:


2. Полнотекстовый поиск. Данный вид поиска ищет данные по всей базе данных и выводит список ссылок на найденные объекты.

Полнотекстовый поиск применим не только к документам, но и к задачам и к элементам всех справочников

Управление версиями документов. В системе реализован учет версий документов


Управление версиями документов доступно из нижней панели инструментов документа.

В форме выбора версий пользователь может создать новую версию, нажав кнопку «Создать новую версию» или выбрать существующую версию в форму документа.

Управление версиями документов


В форме элемента версии можно изменить её номер, добавить примечание.

Нажатие на кнопку «Открыть версию» формы версии приводит к открытию версии документа.

Управление подписями. В системе реализовано управление подписями документов


Подпись документов сотрудниками позволяет зафиксировать факт утверждения и подписи документа ответственными лицами. Подпись документа так же защищает документ от дальнейших изменений.

Управление подписями


Управление подписями возможно с помощью специального документа "Подпись документов". Документ "Подпись документов" предназначен для выполнения двух действий:

• Подпись документов – производится установка подписи в выбранных документах. Данная операция производит добавление подписи в список подписей документов, рассмотренных выше.

• Отзыв подписи документов – производится удаление (отзыв) подписи сотрудника из документа.

В документе есть возможность работать со списком документов.

Управление подписями


В «Навигаторе» подписанные документы отображаются с пиктограммой подписи

Аналогичная пиктограмма показывается в личной панели пользователя, а так же в списке версий (если версия документа подписана)

Работа с бизнес-процессами и

задачами

В программе «Аналитика: Документооборот» поддерживается работа с бизнес-процессами

Бизнес-процессы позволяют организовать деятельность сотрудников, нацелив их на выполнение ряда последовательных или параллельных задач и достижение поставленной цели

Задачи пользователям генерируются автоматически в ходе выполнения процесса согласно заданной карте процесса.

Каждый бизнес-процесс имеет точку старта, набор действий, выполняемых сотрудниками и точку завершения.

Работа с бизнес-процессами

На рисунке приведен пример простейшего бизнес-процесса

Встроенный бизнес-процесс «Поручение»

Одним из встроенных бизнес-процессов «Аналитика: Документооборот» является «Поручение»

Поручение сотруднику может быть выдано как из документа так и произвольно, из соответствующего раздела Навигатора.



После выдачи поручения сотрудникам в системе будет создан бизнес-процесс «Поручение»


На рисунке приведен пример запущенного бизнес-процесса «Поручение».

Красны пунктиром обведена текущая точка на маршруте исполнения (Сотрудник Задорожная О.М.)


Задача, порожденная бизнес-процессом, становится доступной соответствующему сотруднику.

В Навигаторе, в режиме просмотра задач бизнес-процессов, мы можем увидеть нашу новую задачу у ответственного сотрудника



Поручение может быть перепоручено другому сотруднику. При этом перепоручивший сотрудник становится контролером выполнения поручения для нового сотрудника



Задача поручения содержит набор различных реквизитов на нескольких закладках



В текст поручений могут быть добавлены гиперссылки на документы базы данных. Для добавления гиперссылки нажмите правую кнопку мышки и выберите пункт «Вставить ссылку в документ».


Встроенный бизнес-процесс «Согласование»

Одним из встроенных бизнес-процессов «Аналитика: Документооборот» является «Согласование». Бизнес-процесс предназначен для группового согласования документа и может быть запущен непосредственно из формы документа



Бизнес-процесс «Согласование» имеет две ветви и может выполняться по двум вариантам:

1. Последовательное согласование. Согласование происходит по списку сотрудников последовательно, т.е. пока документ не согласует один сотрудник, второму он не поступает. Согласование может завершиться после первого отклонения документа

1. Параллельное согласование. Всем сотрудникам, участвующим в согласовании, одновременно поступают задачи на рецензирование документа. Согласование завершается после получения рецензий от всех сотрудников


В ходе согласования, у инициатора согласования существует возможность изменить вариант проведения согласования, а так же, при необходимости, изменить список рецензентов


Общая схема бизнес-процесса «Согласование»


Далее мы рассмотрим оба варианта проведения согласования


Для составления рецензии на согласуемый документ каждому участвующему в согласовании сотруднику выдается поручение на согласование (запускается отдельный бизнес-процесс «Поручение»). Задачи согласования поступают в папки задач сотрудника в Навигаторе



Рассмотрим более детально проведение параллельного согласования документа


1. Инициатор согласования запускает процесс согласования из документа выбрав пункт командной панели «Бизнес-процессы \ Начать согласование документа» (показано на рисунке) или создав новое согласование из журнала согласований

Параллельное согласование документов


2. Открывается форма нового согласования. В случае, если согласование создается из документа, то табличная часть «Рецензенты» заполняются списком сотрудников из раздела «Исполнители»

Инициатору согласования необходимо:

1) Выбрать вариант проведения согласования

2) Уточнить список рецензентов

3) При необходимости указать пояснение и примечание для рецензентов

4) Нажать кнопку «ОК» для запуска бизнес-процесса согласования



3. После нажатия кнопки «ОК» происходит запуск процесса и все указанные рецензенты одновременно получают задание на согласование (рассматриваем параллельный вариант согласования)

4. Пользователи получают и выполняют поручения на согласования в своих личных папках Навигатора



Сотруднику, получившему задание на согласование, необходимо указать результат согласования: «Согласовано» или «Не согласовано»

При необходимости заполнить поле «Замечания и комментарии» (заполнение этого поля возможно по готовым шаблонам нажатием кнопки «Шаблоны»)



5. После выполнения рецензентами поручений на согласование, инициатору автоматически формируется поручение на обработку результатов согласования. Результаты проведения согласования отображаются зеленым или красным цветом, в зависимости от решения рецензента

Задача на обработку согласования поступает, как и обычная задача, в папку задач Навигатора инициатора согласования



6. Инициатор согласования на данном этапе может принять одно из трех решений:

А. Повторить согласование

Б. Принять результаты согласования со статусом «Согласован»

В. Принять результат согласования со статусом «Не согласован»

В случае, если документ согласован, то ему автоматически присваивается статус «Согласован»

Если согласование завершено и документ не согласован, то документу присваивается статус «Обработан»



В случае выбора варианта «Продолжить согласование» начинается повторный цикл согласования. В форме бизнес-процесса возможно отображение только текущего цикла согласования или всех циклов сразу. Так же возможна распечатка как одного, так и всех циклов согласования


Рассмотрим более детально проведение последовательного согласования документа


1. Запуск нового процесса согласования происходит аналогично рассмотренному выше параллельному согласованию (непосредственно из документа или из журнала согласований)

В форме согласования необходимо указать последовательный вариант согласования

Рядом с каждым рецензентом инициатор может указать для него индивидуальное примечание (например, для обращения внимания на какую то конкретную деталь документа)

Последовательное согласование документов

2. Нажав кнопку «ОК» в форме бизнес-процесса инициатор запускает процесс согласования. Процесс согласования выдает поручение на согласование первому рецензенту из списка

Рецензент получает задачу на согласование, а процесс согласования приостанавливается до момента выполнения задачи согласования рецензентом


Примечание. На карте бизнес-процесса (закладка «Карта процесса») всегда можно узнать ход согласования, там же указывается текущий согласующий сотрудник


3. Рецензент получает задачу на последовательное согласование в свою папку задач Навигатора.

Рецензент может сразу принять решение о согласовании (или не согласовании) документа либо поставить частичное выполнение (как и в любой другой задаче) указав процент выполнения в диапазоне от 1 до 99%



4. В случае, если при последовательном процессе согласования, согласующий рецензент согласовал документ, то поручение на согласование выдается следующему по списку рецензентов сотруднику

После успешного прохода по всему списку рецензентов инициатору согласования создается поручение на обработку рецензий (аналогично рассмотренному ранее параллельному варианту согласования)


Если очередной рецензент не согласовал документ, то инициатору согласования сразу же выдается поручение на обработку рецензий, где он должен принять решение о дальнейшем ходе согласования


В ходе согласования, в табличной части «Согласование» бизнес-процесса показывается текущее согласование документа. В графе «Ссылка на рецензию» размещается ссылка на задания непосредственно поступающие рецензентам



5. При обработке всех рецензий инициатор может принять согласование со статусом «Согласован», «Не согласован» или повторить согласование (аналогично параллельному согласованию)


Инициатор так же может изменить состав согласующих лиц и вариант согласования

Отчет по процессами, задачам и исполнителям

Программа содержит отчет «Состояние задач» который формируется по задачам бизнес-процессов. Отчет может быть отфильтрован и перегруппирован согласно настройкам


Дополнительные возможности

Подписка на события

Одной из важных дополнительных возможностей является подписка на события документооборота.

Пользователи могут подписаться на следующие уведомления:

1. Постановка задачи

2. Выполнение задачи

3. Создание документа

4. Изменение документа

5. Создание элемента справочника

6. Изменение элемента справочника

Подписки на события

Уведомления приходят подписчикам по электронной почте

При наличие дополнительного программного обеспечения возможно уведомление по SMS

Каждый вид подписок имеет большой набор фильтров и настроек


Пользователь может оформить на себя произвольное количество подписок.

После выполнения в системе действия, попадающего под критерий вида подписки происходит высылка уведомления на указанный у пользователя адрес



Сервисные документы и отчеты


Документ «Формирование описи»

Документ предназначен для формирования и распечатки описи документов документооборота


Документ «Операция с архивом»

Документ предназначен для передачи или изъятия из архива документов


Документ «Уничтожение документов»

Документ предназначен для удаления (пометки на удаление) из системы документов с истекшим сроком хранения. Срок хранения устанавливается в документе документооборота


Отчеты о документообороте

Система «Аналитика: Документооборот» содержит несколько отчетов показывающих статистику по документообороту предприятия


Права доступа



В системе «Аналитика: Документооборот» существует два механизма проверки прав доступа пользователей к объектам системы.

1. Ограничение на уровне бизнес-логики программы

2. Ограничение на уровне прав и ролей, задаваемых на уровне платформы «1С:Предприятие 8»


1. Ограничения на уровне бизнес - логики

В конфигурации реализован механизм контроля доступа к документам и задачам пользователей на уровне бизнес – логики запрограммированной на внутреннем языке «1С»

В конфигурации можно установить различные права доступа для ролей пользователей. Роли могу содержать произвольный список пользователей.



Программа «Аналитика: Документооборот» содержит средства для установки прав доступа на различные объекты. Права могут быть установлены как на определенный документ, так и на каталог любого вида



При доступе к различным объектам системы происходит анализ доступных пользователю ролей и автоматический расчет консолидированных прав доступа к объекту или к списку документов выбранного каталога


2. Ограничения на уровне платформы «1С:Предприятие»

Платформа «1С:Предприятие» поддерживает настройку пользовательских прав с помощью механизма ролей.

В режиме конфигурирования программы каждому пользователю может быть назначена одна или несколько ролей.


2. Ограничения на уровне платформы «1С:Предприятие»

Для каждого вида объектов программы могут быть назначены широкие права доступа для каждой имеющейся роли

Открытый код программы!В отличие от большинства программ документооборота «Аналитика: Документооборот» имеет полностью открытый программный код!

Изменения в программу могут быть внесены любым программистом, знакомым с программами «1С»!

Заказать программу и получить дополнительную информацию можно:по телефону: 8 (044) 200-02-20эл. почте [email protected]

mailto:[email protected]

И ещё…

Не забудьте выписать

счет!

Business

1C:Аналитика - Документооборот