Корпоративный документооборот

Корпоративный документооборот

© 2007 – 2016, Россия

Система электронного документооборота

Система электронного документооборота (СЭД) "Корпоративный документооборот" - это универсальный программный продукт предназначенный для автоматизации предприятий различных типов

СЭД "Корпоративный документооборот" позволяет эффективно решать задачи автоматизации предприятия

Основные решаемые задачи:

1С:Предприятие 8 Корпоративный документооборотКорпоративный документооборот

1. Автоматизация различных бизнес-процессов предприятия

2. Автоматизация управления корпоративными

документами

Если вашему предприятию требуется автоматизировать управление бизнес-процессами, контроль за исполнительской дисциплиной, управление документами и решение прочих задач, то данная презентация для вас.

1С:Предприятие 8

В системе «Корпоративный документооборот» все документы, справочники, отчеты созданы с полной поддержкой функционала нового интерфейса «Такси», предоставляемого платформой «1С:Предприятие 8.3» и могут работать во всех основных браузерах

Корпоративный документооборотКорпоративный документооборот


Далее мы рассмотрим:

Подсистему проектирования и управления бизнес-процессами

Подсистему работы с корпоративными документами


Мы также рассмотрим некоторые практические примеры решаемых СЭД задач

Объем презентации – около 80 слайдов.Приятного просмотра!

Подсистемы тех. поддержки и KPI

Мобильный клиент


Ограничения презентации

Продукт постоянно развивается и его функционал расширяется, поэтому не весь функционал продукта представлен в этой презентации

Вы можете ознакомиться со всеми возможностями программы в демо-версии



Работа с корпоративными

бизнес-процессами



Корпоративные бизнес-процессы

СЭД «Корпоративный документооборот» включает в себя механизмы автоматизации бизнес-процессов предприятия

Автоматизация бизнес-процессов позволяет решить следующие задачи:

1. Повысить качество работы сотрудников Бизнес-процессы формулируют и реализуют правила выполнения отдельных операций, что позволяет значительно сократить ошибки, связанные с человеческим фактором

Работа с простым списком заданий позволяет сотрудникам сконцентрироваться на выполнении своих непосредственных обязанностей

2. Повысить эффективность работы предприятияИспользование механизма бизнес-процессов позволяет формализовать деятельность предприятия и возложить обязанности по управлению совместной работой сотрудников на автоматизированную систему, что приведет к более эффективному использованию рабочего времени

3. Получить полную картину дел на предприятииДанные о выполнении задач и ходе работы бизнес-процессов служат отличным источником информации для оптимизации деятельности предприятия, выявления узких мест и скрытых ресурсов




Механизмы автоматизации бизнес-процессов в СЭД «Корпоративный документооборот» реализованы в отдельной подсистеме «Корпоративные процессы»

В подсистеме «Корпоративные процессы» можно проектировать виды (или шаблоны) процессов и запускать на исполнение экземпляры процессов




Основные возможности подсистемы «Корпоративные процессы»:

1. Создание бизнес-процессов с помощью встроенного визуального редактора бизнес-процессов

2. Каждый вид корпоративного бизнес-процесса может иметь свой внешний вид и состав реквизитов (переменных)

3. Внешний вид и состав реквизитов корпоративных бизнес-процессов могут быть настроены пользователями самостоятельно, БЕЗ изменений в режиме «1С:Конфигуратор»

4. Поддерживается ролевая адресация, т.е. можно указать в качестве исполнителя (или точки маршрута) не только конкретного сотрудника, но и корпоративную роль (например, «Руководитель проекта №1»)

5. Поддерживается работа с заместителями с автоматической заменой отсутствующих сотрудников

6. Возможна настройка сложных маршрутов, включающих в себя другие бизнес-процессы

7. Поддерживается возможность определить требуемые от исполнителя результаты (например создать файл отчета и т.д.)




Экземпляры бизнес-процессов системы имеют наглядное визуальное представление

Пользователи системы документооборота всегда могут определить на каком этапе находится конкретный бизнес-процесс, в какой точке и на каком сотруднике он приостановился




Проектирование бизнес-процессов выполняется во встроенном визуальном редакторе. В редакторе можно проектировать маршрут бизнес-процесса, устанавливать и настраивать точки маршрута, точки условий и точки перехода в подпроцессы




При проектировании бизнес-процессов можно использовать различные типы точек маршрута

В точках выбора условий можно указать, какое значение переменной процесса будет проверяться и по какой ветви пойдет маршрут




При проектировании бизнес-процессов можно использовать различные типы точек маршрута

Система позволяет строить сложные, вложенные один в другой бизнес-процессы. Для организации перехода в подпроцесс необходимо указать его вид и, при необходимости, список передаваемых переменных процесса




Система поддерживает возможность приостановки процессов до наступления определенного времени. При этом время может быть указано явно или определено в одной из переменных процесса




В системе имеются удобные средства отображения информации

Например, непосредственно из формы экземпляра запущенного бизнес-процесса можно перейти к списку невыполненных задач пользователей




Интересной возможностью системы является возможность на этапе проектирования процесса определить, какие результаты будет требоваться от исполнителя

Например, если указать, что исполнитель должен обязательно заполнить текстовое поле или приложить файл, то при попытке отметить задачу выполненной, система будет проверять наличие всех требуемых результатов




При необходимости расширить возможности визуального проектирования бизнес-процессов, специалисты могут дополнить точки маршрута программным кодом на языке 1С. Данный код будет выполнен в момент прохождения маршрута процесса через данную точку

Важной особенностью является то, что такое программирование выполняется без необходимости вносить изменения в «1С:Конфигураторе», что значительно упрощает сопровождение системы и установку обновлений




Задачи поступают на начальную страницу пользователя системы

Задачи могут быть сгруппированы по одной или сразу нескольким группировкам, что повышает эффективность и удобство работы сотрудников предприятия

На начальной странице пользователя также отображаются выданные другим пользователям задачи.

Такие задачи могут быть сгруппированы по статусу их выполнения




В формы задач пользователей могут быть включены любые произвольные переменные, заданные на этапе проектирования. В качестве переменных бизнес-процессов могут использоваться ссылки на объекты других баз данных, например на документы «1С:УПП»

На рисунке приведен пример включения в задачу пользователя ссылки на производственный отчет «1С:УПП». Нажатие на такую ссылку сразу откроет документ «1С:УПП» в системе документооборота (по технологии DCOM)

Подробнее об интеграции смотрите в разделе «Интеграция» на сайте продукта




В маршруте бизнес-процесса всегда можно разместить точки контроля результатов выполнения задач. В такой точке будет сформирована задача контролеру процесса на проверку результатов исполнителей




Для удобства администрирования и обмена бизнес-процессами в системе поддерживается библиотека бизнес-процессов

Созданные виды процессов могут быть сохранены в файлы xml-формата для обмена и хранения

На официальном сайте системы ведется библиотека бизнес-процессов




В системе есть ещё много интересных возможностей, например, отправка сообщений на эл. почту непосредственно из маршрута бизнес-процесса или создание периодических бизнес-процессов по расписанию.

Все эти возможности можно найти в демо-версии продукта на сайте.



Работа с корпоративными

документами



Основными носителями информации в СЭД «Корпоративный документооборот» являются корпоративные документы



Корпоративный документ СЭД «Корпоративный документооборот»

Внешний вид документа зависит от выбранного вида документа. Настройка вида документа производится на пользовательском уровне без необходимости вносить изменения в режиме «Конфигуратор»

Документ содержит набор реквизитов, размещаемых на закладках экранной формы

Обычно работа с корпоративным документом начинается с его регистрации в системе

Для регистрации документа в системе на закладке «Регистрация» доступны все необходимые реквизиты




На закладке «Содержание» можно разместить текстовое содержание документа, а так же дополнительные, настраиваемые реквизиты и таблицы




На закладке «Файлы» можно разместить присоединенные к документу файлы




Файлы могут быть импортированы непосредственно в базу данных или размещаться в специальном сетевом хранилище

В документе возможны различные действия с файлами




Закладка «Расположение» описывает текущее расположение корпоративного документа в структуре предприятия

Возможно указание физического места хранения документа с различной детализацией вплоть до номера полки в шкафе




На закладке «Принадлежность» можно определить принадлежность документа к различным проектам, организациям, подразделениям контрагентам и сотрудникам

СЭД «Корпоративный документооборот» позволяет привязывать один документ к нескольким однородным объектам (например к двум проектам) сразу




Документы могут иметь определенный срок хранения по истечению которого система «Корпоративный документооборот» автоматически выполнит одно из следующих действий:

При наступлении указанной даты, заданные действия выполняются автоматически без участия пользователя

• Поместит документ в архив• Пометит документ на удаление• Создаст бизнес-процесс по выбранному шаблону




На закладке «Связи с объектами» можно указать произвольное количество связей корпоративного документа с другими объектами системы документооборота

При добавлении в документ ссылки на другой документ (например, вышестоящий), система автоматически добавит и обратную ссылку в указанный документ (в данном случае на нижестоящий)



Настройка видов корпоративных документов

СЭД «Корпоративный документооборот» позволяет пользователям вести неограниченное количество видов документов, при этом каждый вид документа может быть индивидуально настроен

Принадлежность к определенному виду указывается в каждом корпоративном документе

При начале работы система уже содержит ряд предопределенных видов корпоративных документов




При настройке вида корпоративного документа можно скрыть не нужные реквизиты экранной формы документа или изменить их наименование для полного соответствия смыслу данного вида документа

На рисунке выше приведен пример настройки вид документа «Входящий» в данном случае поле «Автор» сделано невидимым, а реквизит «Номер» переименован в «Вх. номер»




Если существующего набора реквизитов документа не достаточно, то можно, не прибегая к программированию, добавить новые дополнительные реквизиты, а так же таблицу для размещения табличных данных



С рабочего стола пользователи могут открывать и редактировать корпоративные документы и бизнес-процессы



Для доступа ко всем корпоративным документам разработан специализированный инструмент «Навигатор»

«Навигатор» расположен в подсистеме «Актуальные документы»



Левая часть «Навигатора» содержит дерево папок для быстрого доступа к корпоративным документам



«Навигатор» имеет широкие возможности, позволяющие организовать быстрый доступ к различным документам

Документы могут быть сгруппированы и отфильтрованы по множеству критериев

Пользователи могут самостоятельно настраивать удобный для них вид группировок и фильтров



Возможна организация дерева папок с помощью большого количества вариантов



В «Навигаторе» возможна организация закладок разного вида и типа для группировки корпоративных документов



Использование шаблонов корпоративных документов

Работающий на платформе «1С:Предприятие 8» СЭД «Корпоративный документооборот» позволяет использовать шаблоны для быстрого создания корпоративных документов

В шаблоне можно указать список сотрудников, текст документа и набор файлов

Каждый шаблон документа содержит предопределенный набор значений для переноса в новый документ

Шаблоны документов так же используются при автоматическом создании документов, например при импорте файлов из каталога или со сканера



Использование шаблонов корпоративных документов

Документы можно создать на основании шаблона, выбрав его в списке и нажав кнопку «Создать на основании шаблона»

Либо выбрать шаблон и заполнить по нему уже созданный корпоративный документ



Интеграция с MS Office и OpenOffice

СЭД «Корпоративный документооборот» включает в себя средства для экспорта данных в документы Microsoft Word и LibreOffice Writer. Данные экспортируются во внешние приложения по технологии DCOM

1. Реквизиты корпоративного документа

2. Табличные части корпоративных документов

3. Дополнительные реквизиты (расширения) документов

4. Системные значения (например, имя пользователя и другие)

5. Весь набор констант системы документооборота

6. Результаты выполнения произвольных функций на языке «1С:Предприятие 8.3»

Система предоставляет разнообразные источники данных для экспорта:




Экспорт производится в автоматическом режиме по заранее настроенным шаблонам файлов. Для формирования документа MS Word необходимо нажать на кнопку «Открыть» файла корпоративного документа

На рисунке показан пример формирования текста договора в файле MS Word на основании данных корпоративного документа




СЭД «Корпоративный документооборот» содержит широкие возможности по настройке экспортируемых во внешние приложения параметров

Для каждого шаблона файла пользователи могут указать список областей и параметров

Возможен экспорт табличных частей и списков





Источники данных для экспорта могут быть гибко настроены, в том числе они могут содержать другие вложенные источники данных, реквизиты и функции





В сложных случаях, для извлечения труднодоступных данных можно настроить источник данных с использованием произвольной функции на языке «1С:Предприятие 8.3»

Программный код вносится в пользовательском режиме, редактировать программу в «1С:Конфигураторе» не требуется





В шаблоне файла MS Word предварительно указываются места куда будет производится экспорт данных из СЭД «Корпоративный документооборот»

СЭД «Корпоративный документооборот» при начале работы уже содержит некоторые настроенные источники данных для экспорта

Пользователи могут настроить свои собственные источники данных и шаблоны файлов для полного удовлетворения нужд делопроизводства



Подсистема технической поддержки




Подсистема технической поддержки, встроенная в СЭД «Корпоративный документооборот», позволяет организовать внутри вашей фирмы собственную службу технической поддержки

Вам не потребуется приобретать для этих целей дополнительный продукт, всё можно сделать в рамках СЭД «Корпоративный документооборот»

Подсистема «Техническая поддержка» позволяет:

Автоматизировать процедуру тех. поддержки внутри вашей фирмы и снизить нагрузку на специалистов отдела ИТ

Вести контроль и учет инцидентов с оборудованием и вести точный учет действующих лицензий на ПО

Накапливать и эффективно использовать корпоративную базу знаний предприятия




Подсистема технической поддержки, реализованная в СЭД «Корпоративный документооборот», активно использует встроенные механизмы бизнес-процессов

Важная особенность: Администраторы системы могут настроить в визуальном редакторе маршрут бизнес-процесса технической поддержки. Кроме того, для разных разделов тех. поддержки можно использовать разные маршруты процессов




Подсистема технической поддержки тесно интегрирована с другими подсистемами документооборота. Связанные с технической поддержкой задачи принадлежат общему пулу задач пользователя, поэтому какое-то дополнительное обучение работе с ними не требуется




Система документооборота включает в себя возможность удобного обсуждения её объектов среди заинтересованных пользователей

Например, всегда можно прямо в форме поданной заявки нажать кнопку «Обсудить заявку» и провести её обсуждение с пользователем, который создал эту заявку в техническую поддержку




В программе поддерживается ведение корпоративной базы знаний

База знаний существенно облегчает работу пользователям системы, они самостоятельно могут найти ответ на свой вопрос не обращаясь на линию тех. поддержки. База знаний также будет полезна и специалистам линии технической поддержки, которые смогут оперативно подготовить ответ с решением уже известной проблемы




В подсистеме реализован учет оборудования и инцидентов с ним

Реализованы удобные сервисные возможности по быстрому вводу в эксплуатацию этой подсистемы. Например, реализована такая приятная вещь, как автоматический поиск картинок в интернете для выбранного оборудования



Мобильные клиенты

Android и iOS



Мобильный клиент Android и iOS

СЭД "Корпоративный документооборот" содержит средства работы с мобильными клиентами. Поддерживается работа мобильных клиентов в операционных системах Android и iOS




Для использования мобильных клиентов в центральной базе данных необходимо включить использование мобильных клиентов, скачать и установить мобильные приложения, выполнить обмен данными




На мобильные устройства пользователей устанавливаются приложения, разработанные на базе «1С:Предприятие 8». При этом мы предоставляем исходный код таких мобильных приложений (для модификации и расширения функционала) в комплекте поставки СЭД «Корпоративный документооборот»



Подсистема KPI



Подсистема KPI (Ключевые показатели эффективности)

Система документооборота "Корпоративный документооборот" включает в себя подсистему KPI для автоматизации управления по целям и показателям эффективности

Ключевые показатели эффективности позволяют создать автоматизировать контроль и управление эффективностью, как всего предприятия, так и отдельных его филиалов, подразделений и даже конкретных сотрудников




СЭД "Корпоративный документооборот" содержит очень эффективный механизм – механизм включения расчета показателей непосредственно в маршрут бизнес-процесса

Включение механизмов учета показателей в существующие бизнес-процессы позволяет быстро и эффективно выполнить автоматизацию существенного блока задач повышения эффективности работы предприятия


Для добавления показателя KPI откройте схему вида бизнес-процесса и добавьте в маршрут точку "Обработка" с типом "Изменение показателя KPI". Укажите показатель KPI, его аналитику (если она включена в настройках подсистемы) и устанавливаемое значение.



Для оперативного отслеживания текущих значений показателей реализована специальная панель виджетов

Каждый показатель может быть представлен отдельным виджетом, содержащим график изменения фактических значений (за выбранное количество периодов, например, за 10 дней) и графический индикатор текущего процента выполнения от указанного в настройке виджета сценария планирования


Подробнее о подсистеме KPI можно прочитать на странице сайта:http://документооборот.net/kpi


Мониторинг файловых каталогов и эл. почтыСЭД «Корпоративный документооборот» позволяет выполнять автоматический мониторинг файловых каталогов и почтовых ящиков

После импорта исходный файл или письмо могут быть удалены

Автоматический мониторинг файлов удобно использовать для импорта факсов, а также файлов, получаемых с потоковых сканеров и для аналогичных механизмов

В случае появления в каталоге файла или письма с заданными параметрами, система автоматически импортирует данные, создав корпоративный документ в системе



Примеры решаемых задач


В данном разделе мы рассмотрим несколько задач и их решений с помощью СЭД «Корпоративный документооборот»

Конечно, круг решаемых задач на много больше, но в данном разделе мы ограничимся пятью



Задача 1. Необходимо организовать структурированное хранение документов. Структура хранения предполагает выделение видов документов: Нормативные и Протоколы комитетов (предполагается расширение списка в будущем) и их категорий. При построении структуры документов учитывается номенклатура разделов и управленческая структура предприятия.

Решение: Для организации такого хранения информации можно использовать встроенный механизм «Корпоративные папки».

Документы могут быть размещены в этих корпоративных папках, а доступ к ним организован через «Навигатор»

В «Навигаторе» существует возможность быстро переключаться между различными режимами отображения информации.

Подробное описание и примеры организации хранения документов приведены на этой странице сайта:http://документооборот.net/funkcionalnie_vozmozhnosti/korporativnie_dokumenti/navigator_dokumentov.html




Задача 2. Каждый документ хранит в себе перечень файлов. Для каждого файла хранится история его версий, с отметкой об утверждении на комитете. Существует возможность отметить что файл архивный и скрыть отображение архивных файлов. Список файлов в документе структурирован по типам файлов (исходные файлы, информационные материалы и т.д.).

Решение: При работе с файлами поддерживается ведение версий файлов. Соответственно все изменения в версиях будут автоматически сохраняться.

В корпоративном документе можно организовать хранение нескольких файлов, в таком случае становится доступным передача таких документов с файлами по маршрутам бизнес-процессов, установка различных реквизитов и отметок в документах, связанных с прохождением файлов.




Задача 3. Необходимо организовать взаимодействие пользователей с целью создания нового или переработки существующего нормативного документа по определенному алгоритму. В ходе разработки используются этапы: Разработка документа, Предварительное согласование, Согласование с участниками, Утверждение. Задать ответственных на этапах работ и срок выполнения. Контролировать превышение срока выполнения. Обеспечивать удобное и продуктивное взаимодействие пользователя с системой при выполнении задачи согласно этапу работ. Уведомлять пользователя о необходимости выполнения работ в процессе. Предоставлять пользователю права на документ в соответствии с его ролью.

Решение: В таком случае необходимо воспользоваться подсистемой «Корпоративные процессы» и создать в ней отдельный вид бизнес-процесса, который будет управлять прохождением указанных выше этапов и назначать ответственных сотрудников.

В СЭД «Корпоративный документооборот» существует удобный визуальный редактор бизнес-процессов в котором можно строить бизнес-процессы практически любой сложности (в том числе использовать вложенные бизнес-процессы).

Подробнее о проектировании маршрутов бизнес-процессов можно прочитать на этой странице сайта: http://документооборот.net/process




Задача 4. Необходимо организовать взаимодействие пользователей с целью подтверждения факта ознакомления с нормативным документом. По окончании ознакомления пользователь должен сохранить в системе, с привязкой к нормативному документу, скан-копию листа ознакомления. Также необходимо уведомлять пользователя о необходимости выполнить ознакомление. Требуется предоставлять пользователю права на документ в соответствии с его ролью в процессе.

Решение: В данном случае также рекомендуется воспользоваться возможностями подсистемы «Корпоративные процессы» так как в ней уже есть бизнес-процесс «Ознакомление».

В процессе «Ознакомление» как раз существует возможность автоматически создавать задачи для исполнителей, а также рассылать уведомления пользователям по данному процессу.

В настройке прав доступа есть понятие «Рабочий документ». В данном решении можно им воспользоваться. Если у пользователя есть право «Редактирование рабочих документов», то документы, присланные в бизнес-процессе, становятся доступным ему для редактирования. По окончании бизнес-процесса, такое право можно снимать автоматически (также можно использовать право «Просмотр рабочих документов»)

В системе есть ряд других процессов, все они уже загружены в демонстрационную базу данных.




Задача 5. Разграничивать доступ пользователей к системе и к документам. Доступ к документам предоставлять на определенную ветку структуры или на конкретный документ.

Решение: Для разграничения прав доступа используется встроенный механизм, который позволяет настраивать роли, профили групп доступа, группы доступа и другие объекты. Существует несколько вариантов настройки прав доступа.

В простом варианте можно, например, указать, что пользователь обладает правом на редактирование документов, но у него нет доступа к бизнес-процессам. В таком случае он сможет редактировать все документы, но не сможет работать с процессами. Либо можно указать, что пользователь обладает правом чтения всех документов, но не обладает правом их редактирования.

Во втором, более сложном варианте, можно реализовать разделение доступа к объектам по дополнительным критериям. Например, указать, что пользователь имеет доступ на редактирование документов вида «Исходящее письмо» и не имеет доступа на редактирование документов вида «Приказ». И т.д.

Подробнее о возможности настройки прав доступа в версии 5.0 СЭД «Корпоративный документооборот»:http://документооборот.net/access5



Отзывы клиентовСистема имеет множество положительных отзывов клиентов.

На сайте http://документооборот.net можно ознакомиться с остальными отзывами


Полный список предприятий, использующих СЭД «Корпоративный документооборот» можно найти на нашем сайте





1С:Предприятие 8.3 Корпоративный документооборотКорпоративный документооборот

Необходимые инвестиции

Стоимость программного обеспечения «Корпоративный документооборот» составляет 75900 рублей

В стоимость входит лицензия на все компьютеры сети предприятия (дополнительно нужна платформа «1С:Предпрятие 8»)

Ограничений по сроку использования лицензии нет, обновления предоставляются бесплатно через наш сайт технической поддержки


Пример инвестиции: при использовании системы для 50 пользователей в течение 5 лет затраты на одного пользователя составят всего 82 копейки в день Экономический эффект обеспечен!


Заказать продукт можно по адресу: [email protected] или телефонам: +7 499 999-0-169, +7 343 222-01-50

Компания «Аналитика. Проекты и решения» сама в своей ежедневной деятельности

использует данную систему документооборота, что гарантирует эффективность решения, а так же

оперативную реакцию на все замечания и предложения.

[email protected]+7 499 999-0-169, +7 343 222-01-50


Запросить официальное коммерческое предложение на поставку продукта, а также проект договора можно по эл. почте [email protected]по телефонам +7 499 999-0-169, +7 343 222-01-50

Официальный сайт программыhttp://документооборот.net


Видео-ролики с подробными примерами работы можно посмотреть здесь:

http://документооборот.net/video

Разработчик программного обеспечения: Компания «Аналитика. Проекты и решения»Компания «Аналитика. Проекты и решения»


Остались вопросы?

напишите на адрес[email protected]


И ещё…


Вы только что заработали 3416 рублей :)


В благодарность за просмотр этой, не самой короткой презентации, мы дарим Вам

купон на скидку 4.5%

При заказе системы уточните, что у Вас есть купон «presentation»


Technology

Корпоративный документооборот