Федеральное агентство по образованию

Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования«Санкт-Петербургский государственный инженерно-экономический университет»

Кафедра исследования операций в экономике имени профессора Юрия Алексеевича Львова

ЗАОЧНОЕ ОБУЧЕНИЕ

ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА

Методические указания к изучению дисциплины и выполнению контрольной работы для студентов заочной формы обучения

Специальность 080506 – Логистика и управление цепями поставок

Санкт-Петербург2007

Допущеноредакционно-издательским советом СПбГИЭУ

в качестве методического издания

Составитель:

ст. преп. Н.Н. Колоцей

Рецензент:

д-р техн. наук, проф. В.С.Лукинский

Подготовлено на кафедре исследования операций в экономике имени профессора Юрия Алексеевича Львова

Одобрено научно-методическим советом специальности 080506 – Логистика и управление цепями поставок

Отпечатано в авторской редакции с оригинал-макета,представленного составителем

Ó СПбГИЭУ, 2007

2

СОДЕРЖАНИЕ

1. Общие положения ……………………………………………… 4

2. Методические указания к изучению дисциплины…………… 5

3. Методические указания к выполнению контрольной работы. 6

4. Контрольные задания…………………………………………... 7

5. Требования к оформлению контрольной работы……………. 9

6. Список литературы……………………………………………... 10

Приложение 1. Содержание дисциплины (извлечение из рабочей

программы дисциплины…………………………………12

Приложение 2. Пример оформления титульного листа

контрольной работы………………………………………………...14

Приложение 3. Перечень контрольных вопросов для проверки

заданий по дисциплине……………………………………………..15

3

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

Выполнение контрольной работы предусматривается рабочим учебным планом специальности 080506 «Логистика и управление цепями поставок» для студентов заочной формы обучения.

Цель контрольной работы – проверка полноты и глубины усвоения материала в процессе самостоятельного изучения дисциплины, умения связывать теоретические знания с практикой при решении конкретных задач по управленческой деятельности предприятия.

Задачи выполнения контрольной работы: систематизация, углубление, расширение и закрепление теоретических знаний и практических умений по дисциплине; развитие навыков самостоятельной работы с информационной базой по документационному обеспечению управления и нормативными правовыми актами ее формирования; умение использовать полученные навыки на практике.

Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе. От грамотности оформления документов и организации работы с ними зависит своевременность и правильность принятия управленческих решений.

Дисциплина «Организация документооборота» входит в цикл общепрофессиональных дисциплин в соответствии с Государственным образовательным стандартом высшего профессионального образования к содержанию и уровню

4

подготовки выпускника по специальности 080506 Логистика б/н от 04.07.2000 г.

Целью дисциплины «Организация документооборота» является получение студентами знаний, необходимых для правильного составления и оформления документов различного назначения, возникающих в процессе управленческой деятельности; знакомство и освоение лексики и стиля деловой и коммерческой переписки, служащей средством общения с учреждениями и частными лицами.

Задачами дисциплины является ознакомление студентов с формами современного государственного регулирования делопроизводства; с оформлением управленческих документов; с принципами организации службы делопроизводства на предприятии; с принципами документооборота на предприятии; с правилами архивного хранения документов и др.

В результате освоения содержания дисциплины студент должен: знать требования к составлению различных видов документов; уметь составлять и оформлять основные виды документов: приказы (по основной деятельности; по личному составу); договоры, протоколы, акты, докладные и объяснительные записки, служебные записки; уметь составлять и оформлять деловые и коммерческие письма; знать стандартные фразы и выражения, правила и формы коммерческой переписки с зарубежными партнерами; уметь организовывать работу с документами, содержащими конфиденциальные сведения.

2. МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ К ИЗУЧЕНИЮ ДИСЦИПЛИНЫ

Изучение дисциплины представляет определенные трудности для студентов. Связано это с пониманием и использованием большого объема изучаемой информации.

Построение содержания дисциплины требует соблюдения последовательности при ее изучении в соответствии с

5

наименованием разделов и тем. Эта последовательность выполняется при проведении аудиторных занятий, во время экзаменационных сессий, при самостоятельном изучении дисциплины и в контрольной работе.

В период изучения дисциплины студент может получить консультацию преподавателя.

3. МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ К ВЫПОЛНЕНИЮ КОНТРОЛЬНОЙ РАБОТЫ

Цель выполнения контрольной работы – формирование у студентов навыков оформления управленческих документов, таких как: организационные, распорядительные, информационно-справочные документы и документы кадровой документации.

Содержание разделов и тем дисциплины «Организация документооборота» дано в Приложении 1.

Контрольная работа состоит из ответов студентов на вопросы, выбранные исходя из последней цифры номера зачетной книжки, в соответствии с таблицей № 1.

Выполненная и оформленная в печатном виде контрольная работа сдается для проверки на кафедру исследования операций в экономике имени профессора Юрия Алексеевича Львова (ул. Марата, дом 27, ком. 512) до начала экзаменационной сессии. Зачет контрольной работы осуществляется преподавателем дисциплины после внесения необходимых исправлений и защиты контрольной работы студентом.

Контрольные работы, выполненные не по своему варианту, на проверку не принимаются.

Не имеют оснований для получения зачета по данной дисциплине студенты, не выполнившие контрольную работу.

Таблица 1

Последняя цифра номера зачетной книжки студента

Номера вопросов

6

1 5; 16; 22; 402 3; 15; 21; 303 1; 12; 24; 324 7; 18; 20; 365 4; 13; 26; 376 8; 17; 28; 357 6; 14; 25; 398 2; 11; 23; 389 10; 19; 27; 310 9; 29; 38; 34

4. КОНТРОЛЬНЫЕ ЗАДАНИЯ

Перечень вопросов для выполнения контрольной работы:1. Понятия «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления».2. Понятия «документ» и «документированная информация». История документа.3. Свойства и признаки документа. Юридическая сила документа.4. Функции документов. Понятие «служебный документ». Группы документов, выделяемые на основе разных признаков.5. Вид документа. Связь видов документов с функцией управления.6. Состав нормативно-методической базы делопроизводства.7. Государственные стандарты по оформлению документов. Типовые инструкции по делопроизводству.8. Понятие «бланк» документа. Виды бланков. Способы расположения реквизитов на бланке.9. Понятие «формуляр» документа. Формуляр произвольный и регламентированный, индивидуальный и типовой. Формуляр-образец.10. Понятие «реквизит» документа. Постоянные и переменные реквизиты. Состав обязательных реквизитов.11. Правила оформления реквизитов, определяющих юридическую силу документа.12. Реквизиты, отражающие обработку и движение документа.

7

13. Реквизит «Текст» документа. Основные требования, предъявляемые к нему.14. Требования к изготовлению документа.15. Правила подготовки и оформления распорядительных документов. Привести примеры двух-трех видов документов этой группы.16. Требования к составлению и оформлению приказов по основной деятельности. Привести пример оформления выписки из приказа.17. Требования к составлению и оформлению распоряжений и указаний. Привести примеры оформления данных документов.18. Требования к составлению и оформлению решений, постановлений. Привести пример оформления решения.19. Требования к составлению и оформлению организационно-распорядительного документа – протокол. Приведите пример оформления протокола годового общего собрания акционеров.20. Требования к составлению и оформлению организационных и организационно-правовых документов. Приведите пример оформления инструкции по делопроизводству и правил внутреннего распорядка.21. Требования к составлению и оформлению справочно-информационных и справочно-аналитических документов. Приведите примеры оформления акта и справки служебного характера.22. Требования к составлению и оформлению служебных писем. Основные различия между служебным письмом и служебной запиской. Приведите примеры оформления служебного письма и служебной записки.23. Требования к составлению и оформлению докладной и объяснительной записок. Внутренние и внешние докладные объяснительные записки. Приведите примеры оформления докладной и объяснительной записок.24. Договор: определение, содержание договора, требования к договорам, установленные законодательством Российской Федерации. Приведите пример оформления договора.25. Организация работы с конфиденциальными документами.26. Задачи и функции службы документационного обеспечения управления (ДОУ).

8

27. Должностной и численный состав службы документационного обеспечения управления (ДОУ). Расчет необходимой численности работников службы ДОУ.28. Понятие «документооборот». Внутренний документопоток.29. Оперативный учет. Учет объема документооборота.30. Организационные документы, отражающие основу документооборота (устав, положения, структура учреждения и др.31. Табель унифицированных форм документов, практика,разработка и применение. 32. Структура документооборота в организации.33. Методы совершенствования документооборота и принципы его организации.34. Структура, направление и режим документопотоков. Автоматизация документопотокоа.35. Электронный документооборот.Внедрение компьютерных технологий.36. Организация системы ведения документооборота на основе электронной почты. 37. Значение и виды контроля над исполнением документов. Формы контроля.38. Экспертиза ценности документов в делопроизводстве. Оформление дел. Составление описей.39. Хранение документов. Составление номенклатуры дел Номенклатура дел – как вариант систематизации электронных документов. Обеспечение сохранности электронных документов.40. Составление заголовков дел. Установление сроков хранения дел. Формирование дел.

5. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ КОНТРОЛЬНОЙ РАБОТЫ

При выполнении контрольной работы студент должен соблюдать последовательное и четкое изложение контрольных вопросов.

Работа выполняется в объеме 10-15 страниц стандартного формата A4 (210x297) машинописного текста. Параметры набора следующие: шрифт – Times New Roman, кегль (размер) – 16,

9

интервал – 1. Размеры полей страницы: – 2,5 см. Титульный лист оформляется в соответствии с установленными требованиями (см. Приложение 2). Нумерация страниц контрольной работы обязательна, без номера страницы на титульном листе.

Ссылки на используемые источники обязательны и должны приводиться при написании текста контрольной работы в квадратных скобках с указанием порядкового номера литературного источника и используемой страницы в соответствии с ГОСТ 7.32-2001. Список литературы должен быть приведен в конце работы и расположен в алфавитном порядке в соответствии с ГОСТ 7.1-2003.

6. СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

6.1 Нормативные правовые акты.1. Гражданский кодекс Российской Федерации, часть первая

1994 г., часть вторая 1996 г., часть третья 2001 г.2. Федеральный закон «Об архивном деле в Российской

Федерации» от 22.10.2004 г. №125-Ф3.3. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы

документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Издательство стандартов, 2003 г.

4. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Издательство стандартов, 1998 г.

5. ГОСТ ИСО15489-1-2007. Управление документами. Общие требования. – М.: Стандартформ, 2007 г.

6. ГОСТ 7.12-93. Библиографическая запись. Сокращение слов на русском языке. Общие требования и правила. – М.: Издательство стандартов, 1993 г.

7. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения, 2000 г.

8. Типовая инструкция по делопроизводство в Федеральных органах исполнительной власти, 2006 г.

6.2 Основная.

10

1. Быкова Т.А., Вялова Л.М., Санкина Л.В. Делопроизводство: Учебник/ Под общ. ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: МЦФЭР, 2006 г. – 560 с.

2. Янкович Ш.А. Делопроизводство в кадровой службе: Учебник. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2006 г. – 160 с.

6.3 Дополнительная.1. Андреева В.И. Делопроизводство: Практическое пособие/

Издание 10-е, переработанное и дополненное. – М.: ООО «Управление персоналом», 2005 г. – 200 с.

2. Делопроизводство. Информационно-практический журнал. – М.: ЗАО «Бизнес-школа Интел-Синтез», 2006-2007 гг.

3. Справочник кадровика. Журнал руководителя кадровой службы. – М.: ЗАО «МЦФЭР» (Международный центр финансово-экономического развития), 2006-2007 гг.

Приложение 1Содержание дисциплины (извлечение из рабочей программы):

11

Раздел I. Общие правила составления основных документов управления.Тема 1.1 Понятие об информации, документах и их функциях.

Взаимозависимость понятий информация, документ, формуляр документа, и его реквизиты, формуляр-образец документа. Функции документа. Значения изучения функций документа.Тема 1.2 Документирование. Системы документации и государственные стандарты.

Документация как форма выражения многосторонней деятельности аппарата управления. Обоснования необходимости унификации и стандартизации и их методы. Понятие системы документации. Государственные стандарты на унифицированные системы документации. Значение соблюдения требований к оформлению документов. Состав документов, входящих в унифицированную систему управленческой документации.Тема 1.3 Правила составления и оформления документов.

Понятие бланк документа, его значение и использование, виды бланков. Правила оформления реквизитов бланка и их расположение на стандартном формате бумаги. Проектирование бланков документов предприятий, учреждений различных форм собственности. Правовое значение основных реквизитов документа и обоснованность их нормативного регулирования. Электронная цифровая подпись.Тема 1.4 Составление и оформление организационно - распорядительных и информационно-справочных документов.

Правила составления и оформления основных распорядительных документов: приказов по основной деятельности, приказов по личному составу, решений распоряжений. Правила составления и оформления протокола. Требования к оформлению докладной и объяснительной записок. Классификация деловых писем. Структура делового письма. Реквизиты письма и их расположение. Образцы вариантов деловых писем. Информационно-рекламные письма. Гарантийные письма. Письма-запросы о коммерческой информации. Письма-оферты. Рекламации. Стандартные варианты ответов в

12

коммерческой переписке. Составление эффективного рекламного письма. Составление телеграмм и телексов. Основные сокращения, используемые при составлении телеграмм и телексов. Составление и отправка писем через электронную почту в локальной вычислительной сети.Раздел II. Организация работы с документамиТема 2.1 Организация документооборота.

Понятие «документооборот», структура документооборота в организации. Оперативный документооборот. Структура, направление и режим документопотоков. Автоматизация документопотока и современные технологии автоматизации документопотоков. Учет документов и их поиск. Учет объема документооборота. Методы совершенствования документооборота и принципы его организации. Табель унифицированных форм документов, практика разработки и применения. Внедрение компьютерных технологий. Электронный документооборот.Тема 2.2 Подготовка документов к архивному хранению.

Понятие «номенклатура дел». Группировка документов в дела. Систематизация документов. Понятие экспертиза ценности документов и ее задачи. Задачи и функция экспертных комиссий. Понятие архив, ведомственных архивов по обеспечению сохранности документов. Понятие «опись» документов и ее назначение.Тема 2.3 Хранение документов в электронном виде.

Каталоги, директории, папки документов в компьютерном делопроизводстве. Система размещения файлов. Номенклатура дел - как вариант систематизации электронных документов. Обеспечение сохранности электронных документов. Электронный архив. Основа систематизации. Подокументные описи. Особенности ведения делопроизводства с конфиденциальной документацией.

Приложение 2

13

Пример оформления титульного листа контрольной работы

Федеральное агентство по образованию

Государственное образовательное учреждениевысшего профессионального образования«Санкт-Петербургский государственныйинженерно-экономический университет»

Кафедра исследования операций в экономикеимени профессора Юрия Алексеевича Львова

Контрольная работа по дисциплине

ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА

Выполнил: _________________________________________(Фамилия И.О.)

студент_______ курса ____________спец. _______________ (срок обучения)

группа_______________№ зачет. книжки ________________

Подпись: ___________________________________________

Преподаватель: _____________________________________(Фамилия И.О.)

Должность:__________________________________________(уч. степень, уч. звание)

Оценка: _____________Дата: __________________________

Подпись: ___________________________________________

Санкт-Петербург200_

14

Приложение 3Перечень контрольных вопросов для проверки знаний по

дисциплине:1. Законодательное регулирование делопроизводства. Нормативно-методическое регулирование делопроизводства.2. Состав реквизитов системы организационно-распределительной документации.3. Требования к тексту документа.4. Правила подготовки и оформления распорядительных документов. Пример оформления приказа по основной деятельности.5. Организационно-распорядительный документ – протокол: определение, виды протоколов, требования к оформлению протокола. Правила оформления выписки из протокола. Пример оформления протокола.6. График отпусков, требования к оформлению, назначение, обязательные реквизиты, форма документа.7. Договор: определение, содержание договора, требования к договорам, установленные законодательством Российской Федерации.8. Правила подготовки и оформления информационно-справочных документов. Пример оформления служебной записки.9. Делопроизводство по обращениям граждан. Пример оформления заявления.10. Понятие экспертизы ценности документов в дела. Систематизация документов.11. Понятие документооборота. Организация документооборота в организации.12. Понятие архив, ведомстенные архивы по обеспечению сохранности документов.13. Номенклатура дел. Обеспечение сохранности электронных документов.

15