GUIA EJECUTIVA DE INFORMATICA. UN ENFOQUE PRACTICO.

JOSE LUIS IRIZARRY

5a. EDICION.

El Salvador. 2013

1

INDICE

INTRODUCCIN ----------------------------------------------------------------------------------------------------5

OBJETIVOS -----------------------------------------------------------------------------------------------------------8

CAPTULO 1. FUNDAMENTOS DE SISTEMAS DE INFORMACION -----------------------------9

1.1 Objetivos ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 10

1.2 Conceptos bsicos --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 10

1.3 Clasificacin de los sistemas de informacin ------------------------------------------------------------------------------------- 24

1.4 Quienes utilizan los sistemas de informacin ? ---------------------------------------------------------------------------------- 27

1.5 Problemtica de los sistemas de informacin.----------------------------------------------------------------------------------- 29

1.6 Papel de la Informtica en los procesos de una empresa --------------------------------------------------------------------- 36

1.7 Desarrollo e implantacin de sistemas de informacin ------------------------------------------------------------------------ 40

CAPTULO 2. FUNDAMENTOS DE TECNOLOGIAS DE INFORMACION ---------------------- 46

2.1 Objetivos ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 47

2.2 Qu es Tecnologas de informacin ? ---------------------------------------------------------------------------------------------- 47

2.3 Software computacional ------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 47

2.4 Bases de datos ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 48

2.5 Programacin de sistemas de informacin --------------------------------------------------------------------------------------- 52

2.6 Comunicaciones de datos ------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 59

2.7 Seguridad Informtica -------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 62

CAPTULO 3. APLICACIONES DE SISTEMAS DE INFORMACION ---------------------------- 79

3.1 Objetivo --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 80

Como las compaas utilizan los sistemas de informacin ------------------------------------------------------------------------- 80

3.2 Internet y el comercio Electrnico ------------------------------------------------------------------------------------------------ 81

3.3 Redes sociales. ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 90

2

3.4 CRM ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 97

3.5 Sistemas de informacin gerencial ------------------------------------------------------------------------------------------------ 109

3.6 Sistemas bancarios ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 129

3.7 Computacin en la nube (cloud computing) ------------------------------------------------------------------------------------ 139

3.8 Otras aplicaciones de sistemas de informacin --------------------------------------------------------------------------------- 140

3.9 Valor de un sistema de informacin ---------------------------------------------------------------------------------------------- 144

CAPTULO 4. FORMULACION Y EVALUACION DE PROYECTOS DE TECNOLOGIAS DE INFORMACION ------------------------------------------------------------------------------------------------- 145

4.1 Objetivo -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 146

4.2 Metodologa de evaluacin de proyectos informticos ------------------------------------------------------------------------ 146

4.3 Mtodo Costo Total de Propiedad TCO-Total Cost of Ownership -------------------------------------------------------- 153

4.4 Mtodo Retorno sobre la inversin- ROI- Return on Investment ---------------------------------------------------------- 155

4.5 Costeo de proyectos informticos ------------------------------------------------------------------------------------------------- 158

CAPTULO 5. GERENCIA DE PROYECTOS INFORMATICOS ---------------------------------- 162

5.1 Objetivo -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 163

5.2 Metodologa de gerencia de proyectos informticos --------------------------------------------------------------------------- 163

5.3 Organizacin de proyectos informticos----------------------------------------------------------------------------------------- 175

5.4 El gerente de proyectos informticos --------------------------------------------------------------------------------------------- 177

5.5 El lado humano en los proyectos informticos --------------------------------------------------------------------------------- 181

CAPTULO 6. PLANEACION ESTRATEGICA DE INFORMATICA------------------------------ 187

6.1 Objetivo -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 188

6.2 Conceptos bsicos -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 188

6.3 Alineamiento de los sistemas de informacin con la estrategia de la empresa. ------------------------------------------- 189

6.4 Metodologa de planeacin estratgica de informtica utilizando el Cuadro de Mando Integral (Balanced

Scorecard) --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 190

6.5 Alineamiento estratgico-operativo ----------------------------------------------------------------------------------------------- 197

6.6 El gobierno de tecnologas de informacin (IT Governance) ---------------------------------------------------------------- 202

6.7 Gerencia de informtica en el da a da ------------------------------------------------------------------------------------------ 205

3

6.8 Mejores prcticas en gestin de informtica ------------------------------------------------------------------------------------ 205

CAPTULO 7. TEMAS ESPECIALES DE INFORMATICA ------------------------------------------ 208

7.1 El sistema nervioso digital ---------------------------------------------------------------------------------------------------------- 209

7.2 Aspectos legales de la Informtica ------------------------------------------------------------------------------------------------ 214

7.3 Innovacin y modelos de negocios ------------------------------------------------------------------------------------------------ 218

BIBLIOGRAFIA ------------------------------------------------------------------------------------------------- 233

ACERCA DEL AUTOR ----------------------------------------------------------------------------------------- 234

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DERECHOS DE AUTOR

El presente libro ha sido registrado en el Centro Nacional de registros de la Repblica de El Salvador, Centroamrica, en la Direccin de Propiedad Intelectual, bajo el certificado de depsito No. 82-2005,

cumpliendo con los requisitos que ordena el artculo 3 del reglamento de la ley de fomento y proteccin de la propiedad intelectual.

La reproduccin parcial o total de este libro por medios fsicos o electrnicos, deber realizarse con el expreso consentimiento del autor, de lo contrario se aplicar la ley de fomento y proteccin de la

propiedad intelectual y otras leyes de carcter nacional e internacional relacionadas con la proteccin de la propiedad intelectual.

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Introduccin

En los ltimos 60 aos, el desarrollo de la computacin ha tenido una evolucin acelerada, desde la mquina de tubos al vaco y computadoras de transistores, pasando por computadoras de tarjetas perforadas, mainframes, minicomputadoras, la computadora personal PC, laptops, bases de datos,

lenguajes de programacin, herramientas para desarrollo de sistemas, Internet y comercio electrnico con sus bondades y modelos de negocios extremadamente cambiantes, los sistemas operativos de la familia UNIX y Windows, hasta los asistentes personales como Palms, Pocket PCs, telfonos inteligentes (smart phones), tablets, el datawarehousing, Business Intelligence, Business Analytics, las comunicaciones de datos y el aumento de la aplicacin de la seguridad informtica en las

organizaciones. La computacin se ha ido integrando gradualmente en el quehacer diario de las empresas privadas,

gobierno, defensa, instituciones no lucrativas, casas, escuelas y universidades. En el hogar tenemos PCs con acceso a Internet para que los nios jueguen, aprendan, investiguen, hagan las tareas y se comuniquen con sus compaeros remotamente, para que los padres de familia lleven el presupuesto del hogar. En las Universidades se tienen equipos de cmputo para fomentar la investigacin, hacer tareas y practicar los conocimientos vistos en clases. En las grandes empresas de manufactura se

cuenta con sistemas de planeacin de recursos que manejan toda la cadena de proveedura, produccin y distribucin. En el sector finanzas se tienen sistemas transaccionales de agencias

bancarias, gestin de relaciones con clientes, de scoring y cartera de prstamos. En varias empresas Latinoamericanas se ha comenzado a utilizar los sistemas de informacin gerencial con tecnologa de datawarehousing e inteligencia de negocios para realizar anlisis multidimensional de la informacin, lo

cual permite descubrir, profundizar en los detalles, analizar tendencias y predicciones, con el objetivo de redefinir estrategias, optimizar recursos, reducir costos y aumentar la rentabilidad.

Acerca de la programacin de sistemas, existe una diversidad de herramientas de software que se integran para desarrollar un sistema, ya no es un solo lenguaje de programacin y archivos planos para

desarrollar un sistema o hacer todos los sistemas con Foxbase y dbfs. Esta situacin demanda de los programadores el conocimiento y expertise en diversas herramientas de desarrollo utilizadas de manera integrada, adems de controles de seguridad informtica que deben incorporarse en los

sistemas y el conocimiento tcnico en el diseo de bases de datos relacionales o dimensionales. Los nuevos desarrollos de sistemas estn orientndose a nivel visual y operativo en un ambiente de

Internet. Adicionalmente existe el open source, el cual reduce los costos de desarrollo de sistemas. Comprende varias herramientas de software libre sin costo, as como software de oficina y manejadores de bases de datos libres.

Sobre la gestin de tecnologas de informacin, las carreras de Computacin en las Universidades ensean a desarrollar la lgica matemtica y algortmica, producen muy buenos ingenieros y

licenciados en reas de programacin, sistemas operativos, bases de datos, en disear e instalar redes de datos y dar mantenimiento al hardware de computadoras, pero ensean poco o nada sobre temas

de gestin de tecnologas o el impacto de la informtica en todas las reas de una empresa. De manera similar, los universitarios de carreras diferentes a Computacin se gradan sin que la Universidad les haya proporcionado conocimientos bsicos y necesarios sobre la importancia de la

Informtica en los procesos de una organizacin e impacto en la rentabilidad de una empresa, ni cmo participar a nivel de usuario, dueo de sistemas o tomador de decisiones en el desarrollo de proyectos

informticos. Aprenden a utilizar Word, Excel, Powerpoint, Internet y Autocad. Ciertas Maestras en

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Administracin de Empresas no incluyen en sus pensums al menos una materia de sistemas de informacin y si se incluye, el temario resulta ser demasiado tcnico u orientado a la Gestin del

Conocimiento (Knowledge Management). No se desarrollan temas desde un punto de vista prctico de gestin y funcionalidad de las tecnologas de informacin. Adicionalmente en muchas Universidades se tiene la problemtica de no crear materias relacionadas con competencias humanas tales como trabajo

en equipo, inteligencia emocional, servicio al cliente, gestin de conflictos, comunicacin humana. Muchas veces, esta falta de competencias humanas en un profesional, independientemente de que carrera haya estudiado, ocasiona que no fluyan en el trabajo diario la ejecucin de proyectos y el uso

de sistemas de informacin.

Esta problemtica se traslada a muchas empresas en el da a da :

Los gerentes esperan que la Unidad de Informtica les resuelva todos los problemas sin darles los

requerimientos de manera clara y detallada

Los gerentes no participan en las reuniones de tomas de requerimientos para nuevos sistemas, lo cual es clave, no tienen tiempo y mandan a subalternos a esas reuniones. A la hora de firmar el acta de aceptacin de requerimientos dicen que no firman porque no era eso lo que ellos queran,

todo es para ayer y culpan a Informtica de cualquier retraso. El tema de procesos es una tema tab, no hay tiempo para levantar inventarios de procesos,

identificar dueos, evaluar los procesos y mejorarlos utilizando tecnologa. Se tiene el mito de que se requieren muchos conceptos para entender la gestin basada en procesos.

No se llevan cronogramas de proyectos informticos y en caso de existir no se les da un seguimiento peridico

En muchas Unidades de Informtica escasamente se llevan planes operativos o estratgicos

congruentes con las estrategias de la empresa, ya que hay que apagar los fuegos diariamente. La Unidad de Informtica se convierte en una oficina de quejas

Muchos empleados incluyendo directivos y gerentes utilizan el e-mail para enviar cadenas o

bromas o poemas en horas laborales. Sobre la seguridad de la informacin, muchos empleados utilizan el Internet para hacer chat o

bajar archivos musicales y videos; no cuentan con polticas de seguridad Informtica, personal calificado en el tema, ni controles para minimizar riesgos de virus, ataques de intrusos (ms internos que externos), robo de informacin electrnica, ni firewalls robustos y bien configurados,

ni filtros de accesos a ciertos sitios de Internet.

Ciertas unidades de informtica no han terminado de implantar una nueva plataforma tecnolgica con estndares de programacin, cuando surge una nueva plataforma en el mercado y como es la moda, se embarcan en otro proyecto de cambio de plataforma por 2 o 3 aos, lo cual refleja una

total desalineamiento con la estrategia de una empresa.

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Por otra parte, como profesionales en reas tales como finanzas, administracin, mercadeo, recursos humanos, legal, planificacin, produccin, logstica y servicio al cliente ya no podemos decir eso de Computacin es muy tcnico, ya que muchas veces nos tocar participar como usuarios, o coordinadores, o como tomadores de decisiones en proyectos informticos y requerimos de conceptos mnimos para asegurar una participacin efectiva en este tipo de proyectos.

Esta gua ejecutiva de Informtica, que inicia con el captulo 1 Fundamentos, ofrece conceptos bsicos, herramientas de gestin y soluciones prcticas a los problemas planteados. Recuerde que la

meta no es tener la mejor tecnologa informtica. Las tecnologas de informacin y su aplicacin ad-hoc en una empresa deben ser vistas como herramientas orientadas en agilizar el flujo de informacin y la

ejecucin, consistente en realizar lo que se planifica y poner en marcha en el da a da los grandes procesos relacionados con estrategias, operaciones y recursos humanos, los cuales contribuyen a aumentar la riqueza y calidad de servicio en una empresa.

Desarrolle una misin y visin compartidas; planifique; d seguimiento; trabaje en equipo; comunique

constantemente a todos los niveles; defina; sea lder cuando le toque ser lder y gerente cuando le toque ser gerente, motive a su gente, sustente siempre sus propuestas.

Si ocupa un cargo directivo recuerde que debe actualizarse y entender en detalle las metodologas modernas de gestin tan bien como el personal que ocupa los mandos medios en su empresa; de lo contrario, cuando un Director o Vicepresidente o Presidente no entiende una metodologa moderna de

gestin lo ms fcil es decir la metodologa es muy acadmica lo cual puede representar un problema muy grave para la evaluacin de resultados, porque actualmente se estn utilizando metodologas de

gestin que utilizan indicadores cuantitativos y el concepto de alineamiento. Para dar un salto de calidad en la gestin y ejecucin, lo primero es tener la actitud, buena voluntad y humildad para que un Presidente, Director o Vicepresidente cambie sus paradigmas y comprenda en detalle las

metodologas modernas de gestin y su aplicacin.

Casi todas las decisiones corporativas ahora tienen una implicacin tecnolgica. Pocas decisiones de negocios puede hacerse sin entender las implicaciones que tendrn desde una perspectiva tecnolgica, y en algunos casos las decisiones por ellas mismas solo pueden hacerse utilizando tecnologa.

Los sistemas de informacin y las tecnologas de informacin no son la meta final en una empresa, son parte de los medios para el logro de objetivos estratgicos y operaciones diarias.

Por otra parte, las malas noticias deben viajar lo ms rpido posible hacia ustedes; debemos aprender a tomar decisiones basadas en la informacin y..... por favor sea lo ms prctico posible !!.

Sinceramente,

Jos Luis Irizarry

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Objetivos -Concientizar a profesionales en cualquier rea del conocimiento sobre la importancia y aplicacin que tiene la informacin electrnica, sus tecnologas, seguridad informtica y personal

informtico en apoyar a la visin, misin, objetivos, estrategias, procesos, recursos, costos, tiempos de procesos y rentabilidad de una empresa.

-Desarrollar una base de conocimientos gerenciales y prcticos necesarios para asegurar una colaboracin efectiva del personal gerencial y operativo de una empresa en proyectos y

actividades informticas.

-Facilitar herramientas de administracin modernas a gerentes de Informtica, que les facilite su

gestin estratgica y tctica, con el propsito de mantener alineada la estrategia informtica con la estrategia de la empresa.

-Desarrollar por parte del lector, propuestas de mejoras de forma sustentada, a los procesos actuales de sus reas de trabajo y de su empresa, utilizando sistemas de informacin.

9

Captulo 1. FUNDAMENTOS DE SISTEMAS DE INFORMACION

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1.1 Objetivos

Proveer fundamentos bsicos de sistemas de informacin, necesarios desde un punto de vista ms funcional que tecnolgico, para asegurar una colaboracin efectiva del personal gerencial y

operativo de una empresa :

-A nivel de usuarios de sistemas

-En proyectos y actividades informticas

1.2 Conceptos bsicos

Conocimientos mnimos recomendables para entender este tema :

-Hardware -Software

-Diagrama de flujo de datos -Flujograma -Isla de informacin

Informacin : son datos procesados. Son datos que han pasado por un procesamiento.

Ejemplos de informacin : factura impresa, estados financieros mensuales, tendencia de las ventas en el pasado trimestre, proyecciones de ventas en los prximos seis meses, ndice de morosidad por tipo de prstamo del mes anterior, ndice de morosidad proyectado para los prximos tres

meses por tipo de prstamo, tabla de amortizacin actualizada diariamente en la base de datos por cada operacin de cartera de prstamos, puntos de reorden en los prximos 30 das por producto y bodega, base de datos de clientes, base de datos de currculums de candidatos a un puesto.

Informtica : conjunto de conocimientos cientficos y tcnicos que se ocupan del tratamiento de

la informacin por medio de computadoras. Sistema de Informacin : comprende la integracin de software, hardware, datos, actividades

de procesos, redes, seguridad informtica y personas (no solo Informticos sino tambin la alta Direccin, mandos medios y operativos) utilizada para producir informacin electrnica.

Ejemplo : Sistema de facturacin . Se ingresan datos de productos, precios y cliente a un sistema de facturacin, el sistema almacena los datos ingresados en una base de datos, se descarga

automticamente el inventario en la base de datos, se calculan sub-totales y total y se imprime una factura para el cliente que acaba de comprar los productos. En el captulo 2, se ampla este tema y se presentan ejemplos reales de sistemas de informacin.

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En forma general, un sistema de informacin se puede visualizar de la siguiente forma :

Su empresa requiere de una organizacin humana para administrar los sistemas de informacin, por ejemplo : Usuarios finales, dueos de sistemas por parte del negocio, gerente de desarrollo de sistemas, analistas-programadores, gerente de soporte, gerente de infraestructura, gerente de

seguridad informtica, Director de Informtica.

Ejemplo de un sistema de informacin : Sistema de facturacin

Tecnologas de informacin : comprende el hardware, software, equipo de comunicaciones de datos y componentes de seguridad informticos utilizados en un sistema de informacin.

La diferencia entre un sistema de informacin y tecnologas de informacin se muestra en el siguiente esquema :

Tecnologas de informacin = hardware + software + comunicaciones de datos + seguridad

informtica Sistema de informacin = tecnologas de informacin + actividades de procesos + personas

+ informacin

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Ejemplo de tecnologas de informacin : en un Banco, el sistema de informacin de cartera de prstamos opera a nivel de backend en un Servidor HP con Sistema Operativo Windows 2008 y base de datos Oracle. A nivel de cliente (front-end) el software del sistema est hecho en Visual Basic .NET y se

conecta al servidor a travs de una red TCP/IP a 1 Gbps en modo estrella. Se cuenta con niveles de acceso para los usuarios del sistema y comunicacin de datos encriptada 3DES a travs de la red interna del

Banco.

A continuacin se presenta en forma de diagrama, los componentes de un sistema de informacin :

Aplicacin o aplicativo : comprenden solamente los programas (sin incluir al sistema

operativo, ni el hardware) de un sistema de informacin. Actualmente, se desarrollan aplicativos distribuidos en dos o tres o n capas (tema a desarrollarse ms adelante en esta gua ejecutiva).

Sistema de informacin de misin crtica : un sistema de informacin se vuelve de misin crtica cuando se tiene confianza en sus operaciones y se usa todos los das. Tambin se torna fundamental para la misin del negocio que apoya. Su falla puede provocar una falla en el

negocio mismo.

Ejemplo de sistemas de informacin de misin crtica : sistema de control de vuelos areos en un aeropuerto, sistema de cartera de prstamos en un banco, sistema de puntos de venta en un supermercado.

Plataforma tecnolgica : comprende el sistema operativo + la base de datos + el software de

desarrollo de sistemas, para uno o varios sistemas de informacin. Para toda empresa se recomienda tener una nica plataforma tecnolgica.

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Proceso : conjunto de actividades que reciben insumos, estos son procesados y generan un producto. Ejemplo : proceso de fabricacin de vehculos, proceso de compras, proceso de

fabricacin de computadoras porttiles, proceso de supervisin in-situ, proceso de supervisin extra-situ, proceso de desarrollo de sistemas, proceso de aprobacin de crditos.

La diferencia entre un proceso y un sistema de informacin es que un sistema de informacin automatiza una o varias actividades de un proceso.

A continuacin se presentan los requisitos bsicos de un proceso y el ciclo de mejora contnua

diseado por Edward. S. Demming.

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Procedimiento : descripcin detallada en forma textual de una o varias actividades de un proceso. Ejemplo : comnmente se utiliza el enfoque paso a paso IPO(Input-Process-Output)

para crear un procedimiento. Veamos el procedimiento Coordinar con jefaturas la actualizacin mensual del plan operativo anual utilizando el enfoque IPO :

Ejemplo de IPO : Procedimiento Coordinar con jefaturas la actualizacin mensual del plan operativo.

Entrada Proceso Salida Responsables

Plan operativo mes anterior

Paso 1. Conversar con cada jefe para

determinar en que da y medio tiempo de la

prxima semana actualizar su parte del plan operativo

Programacin de fechas y horarios de

cada jefe para actualizar el plan

operativo mensual

Coordinador del plan operativo del rea

respectiva

Programacin de fechas y horarios de

cada jefe para actualizar el plan

operativo mensual

Paso 2. Enviar x e-mail la programacin de

fechas y horarios

e-mail enviado a Jefaturas con copia a

Director o Gerente de Area

Coordinador del plan operativo del rea

respectiva

Otra forma de representar el paso a paso de un procedimiento es utilizando flujogramas.

Adicionalmente, existe la herramienta gerencial llamada cadena de valor diseada por Michael Porter, para facilitar el mapeo de procesos crucialmente importantes de una unidad o rea de una

empresa, identificar proveedores, insumos, clientes y productos e identificar actividades estratgicas relevantes para comprender el comportamiento de los costos y las fuentes de diferenciacin existentes y potenciales. El mapeo de procesos, iniciando por los procesos macro del

negocio, representa la primera fase en la identificacin de procesos en una empresa. Ejemplo : cadena de valor de Pizza Hit :

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Un diagramas de flujo de datos se utiliza para mapear procesos automatizados con sistemas de informacin a nivel general, el detalle fino se maneja va IPO (Input (detalla entradas por

actividad)-Process(detalla actividades)-Output (detalla salidas por actividad)) o flujogramas. Un diagrama de flujo de datos no utiliza condiciones (if-then-else).

Ejemplo : A continuacin se muestra un ejemplo de un diagrama de flujo de datos para un sistema de anlisis de informacin :

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NIVELES DE PROFUNDIDAD EN LA IDENTIFICACION Y DOCUMENTACION DE PROCESOS (Estndar de estructuracin de procesos-KPMG) :

Es altamente deseable que en la Unidad de Informtica se documente el alineamiento entre procesos de la

empresa con los sistemas de informacin. Esto permite asegurar una congruencia entre procesos y sistemas de informacin e identificar necesidades de nuevos sistemas. Si vemos el lado opuesto a esta congruencia, al no establecer la relacin directa entre procesos y sistemas, podemos estar desarrollando sistemas que no apoyan a

ciertos procesos clave de la empresa. La herramienta gerencial para el alineamiento entre procesos y sistemas es la matriz procesos-sistemas. Su formato se muestra a travs del siguiente ejemplo :

La matriz procesos-sistemas le permite descubrir a un gerente de Informtica que procesos estn alineados con

que sistemas, es decir, que procesos estn automatizados con que sistemas. Adems le permite descubrir que procesos (claves y no claves) no tienen sistemas asociados y procesos que necesitan sistemas nuevos. En la prctica, esta matriz se llena en sesiones de trabajo entre el gerente de Informtica, gerente de desarrollo de

sistemas y dueos de procesos, apoyados por el departamento de planificacin y procesos.

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Como se mira de forma visual un sistema de informacin

Un sistema de informacin, generalmente comprende un men de opciones, donde cada opcin contiene submens hacia pantallas. Existen pantallas para ingresar datos maestros (cdigo,descripcin por ejemplo de clientes, de geografa, de departamentos, de cuentas contables), pantallas ingresar transacciones(por ejemplo en

un Banco : pago de cheques, depsito en cuenta de ahorro, pago de colectores), pantallas para activar procesos automticos de datos (por ejemplo en un Banco : proceso nocturno de generacin de partidas contables automticas de sistemas bancarios hacia el sistema de contabilidad) y pantallas para ejecutar consultas en

forma tabular o grfica, con opcin de impresin. Adicionalmente existen pantallas mixtas donde a travs de una sola pantalla se ingresan datos, se procesan y se puede consultar e imprimir informacin.

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Ejemplo : Sistema de gestin de capacitaciones- Recursos Humanos

MENU PRINCIPAL

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PANTALLAS

20

21

REPORTES

22

23

Factores clave -Es crtico entender y estar claro en todos estos conceptos bsicos para comprender los temas

siguientes de esta gua. Se recomienda tomarse el tiempo para repasar y revisar estos conceptos. -Para implantar una filosofa de administracin basada en procesos, se recomienda una organizacin bsica conformada por :

-Un Comit de procesos -Una unidad especialilzada (Ejemplo : Unidad de planificacin, Unidad de

desarrollo institucional, Unidad de modernizacin) en gestin de procesos a efecto de implantar mejoras de procesos, aplicando una metodologa formal y comprobada, tecnologas y sistemas de informacin alineadas con procesos y

capacitacin de la metodologa citada a la alta direccin, mandos medios y dueos de procesos. Esta unidad debe depender directamente de la presidencia

de la empresa. -Dueos de procesos y equipos de gestin de procesos. En la vida real los dueos son los gerentes de departamento o directores.

TEMAS A DISCUTIR : la vida real en una empresa : -Cuantas islas de informacin (sistemas no integrados) tiene en su empresa ?, cules

son ? -Existe un documento impreso que muestre de manera explcita la relacin entre los

procesos de su empresa con los sistemas de informacin existentes ?

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1.3 Clasificacin de los sistemas de informacin

Conocimientos mnimos recomendables para entender este tema : -Qu es un sistema de informacin ?

-Qu es retail ? -Qu es un call center ?

-Qu es una plataforma tecnolgica ? -Qus es un plan estratgico ? -Qu es un plan operativo ?

-Qu es un balanced scorecard (cuadro de mando integral) ? -Qu es es la cultura organizacional ?

Los sistemas de informacin se pueden clasificar en :

Sistemas transaccionales (tambin llamados sistemas operacionales) : utilizados para actividades o procesos diarios o peridicos en una empresa. Ejemplos : sistema de contabilidad, sistema de facturacin, sistema de planillas, sistema de

agencias bancarias, sistema de cuentas de ahorro, sistema de cartera de prstamos, sistema de reservacin de lneas areas, sistema de call center

Sistemas de informacin gerencial (MIS- Management Information Systems) : sistemas que utilizan valores sumarizados. Toman como insumo la informacin histrica generada de los

sistemas transaccionales. Los MIS incluyen consultas, grficas y reportes. Estos sistemas son utilizados por la gerencia para la toma de decisiones.

Ejemplo : sistema de indicadores de liquidez, de solvencia y de rentabilidad de un banco, sistema de cubos multidimensionales para analizar rentabilidad por producto, cliente, ciudad, estado y pas.

Adicionalmente existen sistemas de informacin gerencial para realizar predicciones y segmentaciones.

Ejemplo : Sistema para anlisis what-if y predecir comportamiento de ventas en los prximos 6

meses por producto, ciudad y mercado meta .

Tambin existen MIS para medir la ejecucin de estrategias (por ejemplo un sistema para

automatizar el cuadro de mando integral) y sistemas de planificacin de presupuesto.

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Lo anterior se presenta resumido en el siguiente diagrama :

El rol de los sistemas de informacin gerencial :

-Apoyan a la administracin de la organizacin con informacin resumida de las operaciones de la empresa.

-Su objetivo es brindar informacin para planeacin, control y toma de decisiones. -La informacin sumarizada que generan los MIS proviene de la informacin detallada contenida en los

sistemas operacionales -Usualmente, los MIS dan servicio a los gerentes cuyo inters est en los resultados semanales, mensuales y anuales, NO en las actividades diarias.

-Generalmente, los MIS dan respuestas a preguntas rutinarias que se han especificado con anterioridad y que tienen un procedimiento predefinido de contestacin. Esta tendencia est cambiando con el aparecimiento de los sistemas de anlisis multidimensional.

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Ejemplo de informacin que puede ser entrega por un sistema de informacin gerencial :

Consulta gerencial :

Dashboard (representacin visual en una sola pgina con 4 cuadrantes de : indicadores, datos

tabulados, grficas y alertas) :

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1.4 Quienes utilizan los sistemas de informacin ?

El dueo de un sistema de informacin : es generalmente un gerente de un rea del negocio donde opera un sistema de informacin y donde ms utilizan el sistema. Se asegura que los usuarios finales utilicen el sistema, pidindoles reportes que genera el sistema. Ejemplo: en un Banco, el dueo

del sistema de gestin de crditos es el gerente del Departamento de crditos.

Es el responsable de que el sistema viva a travs de :

-Asegurarse que los usuarios finales lo utilicen

-La informacin sea ntegra (que tenga un sentido lgico) -Gestiona cambios al sistema (identifica nuevos requerimientos en trminos de nuevos tems de

informacin, , reglas del negocio aplicadas a un sistema, cambios a frmulas, cambios a procesos automatizados, cambios en reportes y grficas, agregar/eliminar usuarios).

El usuario final : Utilizan los sistemas de informacin directamente en su da a da. Su participacin es clave en el desarrollo, implantacin y mantenimiento de sistemas.

Competencias clave de un usuario de sistemas de informacin :

-Trabajar en equipo -Saber definir -Actitud positiva

La empresa : la empresa digital -Establece relaciones con clientes, proveedores y empleados a travs de medios digitales. Cmo : a travs de la integracin de procesos y sistemas.

-Los procesos clave de negocios son ejecutados a travs de redes digitales -Administra de forma digital de activos corporativos clave (propiedad intelectual, competencias

centrales, activos humanos y financieros) -Percibe y responde de forma rpida a los cambios del entorno, apoyndose en sistemas de informacin

La sociedad : utiliza sistemas de informacin para optimizar el flujo de informacin y conocimiento en :

-Educacin. Ejemplo : software para enseanza en matemtica, ingls, historia, biologa, fsica -Hogares. Ejemplo : software para llevar el presupuesto familiar. Tareas escolares : Internet para

investigar. -Gobierno. Ejemplo : gobierno electrnico : cartera de servicios online para pago de impuestos, emisin de NITs. -Empresas. Ejemplo : sistemas de facturacin, de reserva de vuelos areos, de agencias bancarias.

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Factores clave para comprar o adquirir sistemas de informacin -Considere pros y contras en comprar un sistema ya hecho (enlatado) versus desarrollar un sistema (con

recursos propios o va outsourcing). Herramienta gerencial para decidir qu le conviene ms : rbol de decisiones, % de customizacin del paquete enlatado para los requerimientos del negocio. -Priorice el orden de desarrollo de los sistemas, ya sea in-house, outsourcing o enlatados, con base a los

objetivos estratgicos de la empresa. -Si compra o desarrolla en paralelo sistemas transaccionales y sistemas de informacin gerencial, nunca los va a terminar. Debe comprarlos o desarrollarlos por prioridades, fases, de acuerdo al roadmap explicado

anteriormente y tomando en cuenta que el personal de la empresa va madurando ao con ao en el uso de los sistemas y anlisis de la informacin. -Utilice un enfoque de gerencia de proyectos y alineamiento estratgico-operativo para compra o desarrollo

de sistemas. -Capacite al personal usuario en cmo utilizar los sistemas de informacin que les competen usar. -Capacite al personal informtico en el soporte tcnico a los sistemas.

-La cartera de sistemas de informacin debe ser congruente con los procesos y el plan estratgico y operativo de su empresa.

-Considere el cambio de cultura, de un ambiente en que se envan impresos papeles y memorndums (que fueron hechos en Word o Excel) entre jefaturas hacia un ambiente en que los papeles y memorndums se envan, se observan y se aprueban de forma electrnica a travs del e-mail o un sistema de flujo de trabajo o

el uso de un portal con tecnologa de Internet para colaboracin en forma electrnica. -El uso de sistemas de informacin como una herramienta de soporte de decisiones debe ser un complemento de las buenas prcticas de gestin, no un sustituto. Al final, si el personal ejecutivo no est

motivado y no responden bien a esta tecnologa, toda la tecnologa en el mundo no ayudar en la empresa.

TEMAS A DISCUTIR : la vida real en una empresa :

-Qu categoras de sistemas de informacin existen en su empresa ? -A qu categora de sistema pertenece el MS-Office ? -A qu categora de sistema pertenece el e-mail ?

-Cuantas plataformas tecnolgicas tiene su empresa actualmente ? -Los sistemas de su empresa operan de manera integrada automticamente, semi-atomatizados o no ?

-Cuenta su empresa con un plan estratgico ?, cada cuanto le dan seguimiento y o actualizan ?, quienes le dan seguimiento ?, cuales proyectos informticos se relacionan con su plan estratgico actual ?

-Cuenta su empresa con planes operativos anuales ?, cada cuanto le dan seguimiento y los evalan ?, quienes le dan seguimiento ?

-Los sistemas de informacin estn alineados con los procesos y planes estratgicos de su empresa ?. Cmo alinearlos ? -Cul sera el contenido de un plan de accin para cambiar gradualmente la cultura de uso de

papel y memos hacia una cultura de uso del e-mail y sistemas informticos ?.

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1.5 Problemtica de los sistemas de informacin.

Conocimientos mnimos recomendables para entender este tema :

-Qu es un sistema de informacin ?

-Que son tecnologas de informacin ? -Ciclo de vida de un sistema de informacin

RAZONES PORQUE LOS PROYECTOS PARA DESARROLLAR SISTEMAS DE INFORMACION FALLAN

Fuente : the Standish Group

10. Falta de conocimiento en tecnologas de informacin 9. Ausencia de administracin de tecnologas de informacin 8. Ya no necesito el nuevo sistema 7. Ausencia de planificacin 6. Especificaciones y requerimientos cambiantes 5. Ausencia de soporte ejecutivo 4. Expectativas no realistas 3. Falta de recursos 2. Falta de involucramiento de los usuarios 1. Requerimientos incompletos

Como se puede observar en el estudio de The Standish Group, la razn No. 1 por la cual los proyectos de sistemas de informacin fallan es por requerimientos incompletos. Es vital que el usuario dueo del

sistema y los usuarios finales del nuevo sistema de informacin, le definan en forma detallada los requerimientos funcionales del nuevo sistema al analista-programador.

Ejemplo : Sesin de toma de requerimientos (en la etapa de Anlisis) para un nuevo sistema de gestin de recursos humanos.

-Gerente de Recursos Humanos : quiero un sistema de gestin de recursos humano integrado -Analista programador : que procesos desea automatizados en el sistema ? -Gerente de recursos humanos : El proceso de seleccin y contratacin, el de plan de carrera, el de evaluacin del desempeo por persona y departamento, el de gestin de capacitaciones, el de planillas. -Analista programador : desea estos procesos automatizados que estn tambin integrados ? Gerente de Recursos Humanos : SI A partir de este punto el Analista programador debe pedirle al Gerente de Recursos Humanos que

le explique cmo se integran funcionalmente cada proceso y cuales reportes y grficas desea el Gerente de Recursos Humanos. Este debe darle ejemplos con formatos especficos y frmulas necesarias, para cada reporte que ir en el nuevo sistema. Lo mismo aplica si fueran grficas que

se requieren en el nuevo sistema.

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MITOS DE LA INGENIERIA DE SOFTWARE

Roger S. Pressman en su libro Ingeniera de Software describe los mitos o paradigmas que comnmente existen sobre la informtica en una empresa. Adicionalmente, se incluyen mitos basados en la experiencia del autor de este libro Gua Ejecutiva de Informtica. Un enfoque prctico.

MITOS DE LA GERENCIA :

Los requerimientos solo se definen arriba. Los requerimientos los definimos los gerentes. Los mandos medios y operativos solo trabajan con lo que se les ordena. Realidad : Una gran cantidad de problemas de diseo se pueden evitar si se involucra usuarios de

todos los niveles en el proceso de definicin de requerimientos. En muchas ocasiones los niveles superiores de la escala jerrquica no tienen una visin completa de los detalles de los procesos.

Cuando NO se involucra lo suficiente a las personas que utilizan los sistemas en el da a da, muchas veces el resultado es una gran cantidad de dificultades en la etapa de implementacin que a su vez se traducen en cambios funcionales y, en ocasiones, hasta estructurales. Como siempre, la percepcin es

que el departamento de desarrollo de sistemas tiene la culpa. Estndares y procedimientos de Sistemas de Informacin.

Tenemos ya un libro lleno de estndares y procedimientos para construir software. No le proporcion ya a mi gente todo lo que necesita saber ? . Realidad : est muy bien que el libro exista, pero, se usa ?. Conocen los empleados de su existencia ?, est actualizado ?, es completo ?. En muchos casos la respuesta es NO. El gerente deber

asignar los recursos necesarios para mantener actualizada esta documentacin y comunicar al personal sobre la existencia de esta.

Presupuesto para capacitacin. No te puedo enviar a entrenamiento sobre ese programa. No hay presupuesto. Lete los manuales, configura el programa donde el cliente y djalo funcionando bien. Tienes 2 das para lograrlo. Realidad : con solo leer los manuales no es suficiente. Al ir a improvisar en el sitio del cliente

basndose en los manuales, pueden haber muchos puntos grises en estos, por lo que un cliente agudo notar la improvisacin y su comentario tpico ser : Nos estn utilizando como conejillo de indias. Adicionalmente, es responsabilidad de un gerente de sistemas asignar en su presupuesto anual el rubro de entrenamientos a los analistas y programadores como parte de la educacin continua que debe existir en una empresa abierta al aprendizaje. Dicha educacin se reflejar en los resultados ante

el cliente. Adems de acuerdo a los conceptos de knowledge management la mitad de los conocimientos que uno tiene en la actualidad sern obsoletos dentro de 4 aos, por lo tanto, la

educacin contnua se vuelve an ms necesaria. No basta con leer manuales. En esta era de la informacin y servicio al cliente, el auto estudio no es suficiente ya que pueden quedar lagunas o vacos y uno debe perseguir a los expertos en un tema en la empresa para que le expliquen y muchas

veces no tienen tiempo porque pasan muy ocupados. Tambin se debe asistir a capacitaciones con un instructor especializado en el tema a impartir. En resumen deben haber un mix 50-50 entre cursos con

instructor y cursos con autoestudio.

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La ltima tecnologa en PCs. Mi gente dispone de las herramientas de desarrollo de software ms avanzadas, despus de todo, les compramos las computadoras ms modernas. Realidad : se necesita mucho ms que el ltimo modelo de computadora para hacer un desarrollo de software de gran calidad. Adicionalmente al hardware, se necesita gente con la educacin necesaria en

metodologas de desarrollo de software y el software adecuado para desarrollo, que incluye herramientas CASE (Computer Aided Software Engineering). Estos dos elementos son ms importantes

que el hardware para conseguir buena calidad y productividad. Adicionaremos ms programadores para reducir el desfase en la terminacin del proyecto.

Si fallamos en la planificacin, podemos aadir ms programadores y reducir el tiempo desfasado.

Realidad : el desarrollo de software no es un proceso mecnico como la fabricacin de autos. Este es el principio de Brooks : aadir gente a un proyecto de software retrasado, lo retrasa an ms. Cuando se aaden nuevas personas, la necesidad de aprender sobre el sistema y comunicarse con el

equipo de trabajo, hace que aumente la cantidad de tiempo para finalizar el desarrollo del sistema. Se requiere de una mejor planificacin del proyecto, habilidades de equipo, compromiso, motivacin, colaboracin y cooperacin para terminar el proyecto a tiempo.

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MITOS DEL CLIENTE

El cliente generalista. Una declaracin general de los objetivos es suficiente para comenzar a escribir los programas; podemos dar los detalles ms adelante. Realidad : una mala definicin inicial es la principal causa del trabajo tardo en el desarrollo de software. Es esencial una descripcin formal de requerimientos para el nuevo sistema, desde un punto

de vista funcional y detallada del mbito de la informacin, funciones, rendimiento, interface, relaciones con el diseo y criterios de validacin y aceptacin. Estos requerimientos pueden

determinarse solamente despus de una exhaustiva comunicacin entre el usuario y el analista. Demasiados cambios, demasiada flexibilidad.

Los requisitos del proyecto cambian continuamente, pero los cambios pueden acomodarse fcilmente, ya que el jefe de desarrollo de sistemas dice que el software es flexible. Realidad : es verdad que los requisitos del sistema cambia, pero el impacto en el cambio vara segn el momento en que se introduzca. Al analizar el siguiente grfico :

Si se pone cuidado al dar la definicin inicial, los cambios pueden acomodarse fcilmente, el costo se

incrementa en un factor de 1. El cliente puede revisar los requerimientos y recomendar las modificaciones con un costo igual. Por ejemplo, si la definicin de requerimientos me cuesta $ 100, el costo de cambiar los requerimientos ser de 100 x 1 = $ 100.

Cuando los cambios se solicitan durante el diseo del software, el impacto en los costos aumenta en un

factor de 1.5 a 6. Ya se han acordado los recursos a utilizar y se ha creado el diseo. Los cambios pueden producir trastornos que requieran recursos adicionales e importantes modificaciones en el diseo. Por ejemplo, si el costo del diseo es de $ 500, el costo de cambiar requerimientos en la etapa

de diseo sera 500 x 6 = $ 3,000.

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Los cambios sobre requerimientos, rendimiento, interfaces u otras caractersticas durante la

construccin (codificacin y pruebas) pueden tener un impacto importante sobre el costo. Estos aumentan en un factor de 60 a 100. Por ejemplo, si la etapa de construccin tiene un costo de $ 800, incorporar cambios en los requerimientos puede tener un costo de 800 x 100 = $ 80,000.

En la vida real existen cambios durante el desarrollo de un sistema en cualquiera de sus etapas (Anlisis, Diseo, Construccin, Implantacin, Mantenimiento). La best practice es implementar los

cambios siguiendo un procedimiento formal de gestin de cambios.

Para qu invertir en seguridad informtica ? Solo necesito un software antivirus y un firewall Realidad : de acuerdo a estudios del CERT (Coordination Center, Carnegie Mellon Software

Engineering Institute), un aproximado del 75% de los delitos informticos vienen del personal interno de las empresas. Se tienen casos como robo de informacin, monitoreo de todo lo que digita un usuario donde se identifican passwords de tarjetas de crdito, password para entrar a un sitio web de

un banco y difusin de virus. Diariamente ocurren muchos intentos de intrusin externa hacia la red interna de empresas para robo de informacin, destruccin de informacin e inclusive destruccin de hardware. Se necesita ms que un software antivirus y un firewall para minimizar el riesgo de los casos

mencionados. Se requieren polticas de seguridad informtica, un proceso robusto de gestin de seguridad informtica, campaas de concientizacin a los empleados de todos los niveles e inversiones

en controles de seguridad. MITOS DE LOS PROGRAMADORES

Termin el programa, termin el trabajo.

Una vez que escribimos el programa y hacemos que funcione, nuestro trabajo ha terminado. Realidad : alguien dijo una vez cuando ms pronto se comience a escribir un programa, ms se tardar en terminarlo. Los datos industriales indican que entre el 50% y 60% de todo el esfuerzo dedicado a un programa se realizar despus de que se le haya entregado al cliente por primera vez.

Adicional a construir un sistema en base a los requerimientos y el diseo, un sistema se considera finalizado cuando se han generado como mnimo los siguientes entregables :

-Documento de requerimientos firmado por el dueo del sistema por parte del negocio -Documento de diseo -Programas fuentes del sistema (a nivel de pantallas de usuario y de procesos automatizados en la

base de datos) -Base de datos implementada

-Datos cargados a base de datos -Reportes construidos, probados y con cifras validadas -Capacitaciones de usuario y tcnicas realizadas

-Checklist de pruebas realizado con usuarios clave -Esquema de seguridad de usuarios implementado y probad

-Sistema operando en ambiente de produccin -Actas de aceptacin.

Para un mayor detalle de estos productos, ver Productos en el segundo diagrama de la seccin 1.7.

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La calidad se mide despus de la ejecucin del programa. Hasta que no tengo un programa ejecutndose, realmente no tengo forma de comprobar su calidad. Realidad : desde el principio del proyecto se puede aplicar uno de los mecanismo ms efectivos para garantizar la calidad del software : la revisin tcnica formal. Esta revisin es un filtro de calidad que ha comprobado ser ms efectivo que la prueba unitaria del programa, para encontrar ciertas clases de defectos en el software.

El entregable de un proyecto de sistemas de informacin son los programas. Lo nico que se entrega al terminar el proyecto son los programas funcionando. Realidad : un programa que funciona es slo una parte de una configuracin del sistema de informacin que incluye personas, procesos administrativos, programas, documentos, datos migrados y

hardware. La documentacin es la base de un buen desarrollo y lo que es ms importante, proporciona guas para la tarea de mantenimiento del software.

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Factores clave sobre la problemtica mundial de sistemas de informacin

-Rol de las Universidades en temas de informtica a nivel funcional, para TODAS las carreras. -Requerimientos generales no nos sirven a los informticos (Ej. : quiero un sistema de recursos

humanos integrado, quiero un sistema de produccin integrado, quiero la contabilidad integrada con facturacin y planillas). Se necesita disponibilidad de tiempo de usuarios clave para levantar requerimientos detallados con el apoyo de un facilitador (analista-programador o project manager

informtico) del rea de Informtica. -Personal informtico capacitado en temas del negocio, a nivel de mandos medios informticos,

operativos y de gestin Informtica. Esto permite hablar el mismo lenguaje con todas las reas de una empresa y comprender como opera la empresa. -Personal de toda la empresa capacitado en temas informticos (conceptos bsicos, funcionalidad,

beneficios) para mandos medios, operativos y alta direccin. -Fomentar el trabajo en equipo

-Para los gerentes de informtica : al desarrollar sistemas de 3 capas o N capas con MySql, PHP, Dream Weaver y.NET o intentar convertir a su personal de informtica en expertos en procesos en 5 das, el auto-estudio no es suficiente. Debe mandar a su personal a cursos formal en institutos

formales, especializados en esa tecnologa. -Convencer a la Alta Direccin sobre la importancia de tener en la empresa a un administrador de proyectos informticos.

TEMAS A DISCUTIR : la vida real en una empresa :

-Existe un plan estratgico institucional ?, cada cuanto se actualiza ?, lo conoce todo el personal ?

-Existe una estrategia informtica para los prximos tres aos ?, lo conoce la alta direccin y jefaturas que no pertenecen al rea de Informtica ? Como (en forma prctica) est alineada la estrategia informtica con la estrategia de la

empresa ? -Cada cuanto renueva las PCs de los usuarios y las de los informticos ? -En su empresa, la unidad de Informtica, jerrquicamente de quien debera depender ? (Gartner recomienda que debe depender de la Presidencia de la empresa, y no de Finanzas) -El personal de Informtica se capacita en temas de trabajo en equipo, manejo de

conflictos, gerencia estratgica, temas del negocio de su empresa ? -Existe un documento que muestre la relacin entre procesos institucionales y sistemas

de informacin ?

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1.6 Papel de la Informtica en los procesos de una empresa

Conocimientos mnimos recomendables para entender este tema :

-Qu es un proceso ?

-Qu es un sistema de informacin ? -Que son tecnologas de informacin ?

-Qu es la cadena de valor ? -Entender el proceso contable -Conceptos bsicos de banca

-Qu es MS-Office

Las tecnologas de informacin desempean un papel crucialmente importante en automatizar una o

varias actividades de un proceso, lo cual trae una serie de beneficios en trminos de ahorro de tiempo, reduccin de puntos de control manual, mayor calidad y eficiencia.

La automatizacin de procesos puede analizarse desde varios escenarios :

-Escenario 1. Automatizar completamente un proceso : lo cual implica automatizar aproximadamente un 90% - 100% de las actividades de un proceso.

Ejemplos :

-Proceso contable : se compr un sistema de contabilidad que automatiz el proceso contable en las transacciones de ingresos de partidas, validacin de partidas, mayorizacin, manejo de

fecha-valor y generacin de estados financieros. Adems se integr el sistema con planillas, mercadeo, ventas, IVA, produccin y servicio al cliente. Esta automatizacin se tradujo en los beneficios siguientes :

-Reduccin del tiempo del registro contable mensual de 10 horas diarias a 1 hora, ya que las partidas se generan automticamente para los mdulos integrados de planillas,

mercadeo, ventas, IVA, produccin y servicio al cliente. La digitacin de partidas se minimiz.

-Las horas restantes del da se utilizan para ingreso de partidas por excepcin, manejo de fecha-valor y anlisis de informacin de los estados financieros, los cuales ya no se generan mensualmente sino diariamente, de tal forma que un gerente financiero puede

analizar la informacin contable del da anterior. -Reduccin del reproceso de partidas contables mal digitadas : se redujeron los

reprocesos de un promedio de 40 horas mensuales a 1 hora mensual. -Reduccin del nmero de personal : se eliminaron 5 puestos de auxiliares contables, lo cual se traduce en un ahorro mensual de $ 8,000 incluyendo prestaciones y

bonificaciones.

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-Proceso de anlisis financiero en un Banco : se construy un sistema para automatizar el procedimiento de anlisis de cartera de prstamos, que permite analizar la rentabilidad por

producto, cliente y anlisis de mora. Este sistema gener los siguientes beneficios :

-Ahorro de generacin de 100 reportes a los cuales se le daba mantenimiento mensualmente. Con herramientas de anlisis multidimensional, los mismos analistas

financieros generan sus propios reportes y grficos con cero programacin. -Ahorro en costos mensual de mantenimiento de 100 reportes x 4 horas promedio

mensual = 400 horas-programador al mes, lo cual se traduce en 400 horas x $8/hora = $ 3,200 mensuales, lo cual implic la reduccin de 1 puesto (eran 2 puestos) de trabajo incluyendo prestaciones y seguros. La administracin de y mantenimiento de este

sistema se hered al segundo puesto que daba mantenimiento a los reportes anteriormente : un analista-programador.

-Ahorro de tiempo de generacin de reportes mensuales de anlisis de cartera de prstamos : de 4 horas diarias en generar los reportes cada analista, se redujo a 0.5 horas diarias y las 3.5 horas ms el resto de horas de trabajo se invierte en analizar

informacin. -Con 3 analistas financieros, antes del nuevo sistema utilizaban 3 analistas x 4 horas diarias x 20 das hbiles = 240 horas mensuales solamente para generar reportes y 3

analistas x 4 horas diarias x 20 das hbiles = 240 horas mensuales para analizar informacin. Con el nuevo sistema, utilizan 3 analistas x 0.5 horas diarias en generar

reportes x 20 das hbiles = 30 horas mensuales solamente para generar reportes y 3 analistas x 7.5 horas diarias en analizar informacin x 20 das hbiles = = 450 horas mensuales para analizar informacin, lo cual representa un aumento de (450-240)/240=

88% en el tiempo de anlisis de informacin. Todo esto con un solo fin : tomar decisiones basadas en informacin para mejorar la rentabilidad del Banco.

-Escenario 2. Automatizar parcialmente un proceso : se automatizan algunas actividades del proceso, menos del 90%.

Ejemplos :

-Proceso de seguimiento a planes operativos por rea en una empresa fabricante de cervezas : en este caso no se construy un sistema sino que se automatiz el seguimiento trimestral de planes operativos por rea (diseo, fabricacin,

mercadeo y ventas, distribucin, , servicio post-venta, finanzas y administracin, rea legal, Informtica). Se dej de usar Excel para el seguimiento a planes operativos. Los jefes departamentales y gerentes de rea les tomaba un promedio de 100 horas cada

trimestre actualizar el plan operativo del rea respectiva. Esto se tradujo en los siguientes beneficios :

-Se implement una mejora en el proceso de seguimiento : cmo ? : se centraliz en un directorio de red el plan operativo de cada rea y se program

una semana despus de cada trimestre la actualizacin al plan de cada rea por parte de cada jefe, en base a un horario acordado previamente. Para ello,

previamente a implementar las mejoras, se adquiri la herramienta de software MS-Project y se capacit a todos los jefes y gerentes en el uso de esta herramienta.

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-Por cada rea, se defini a un coordinador de plan operativo, cuya funcin es

facilitar la actualizacin trimestral con las jefaturas y gerencias del rea respectiva. -Todo lo anterior, se tradujo en un ahorro de 100 horas de actualizacin en Excel

cada trimestre, a 20 horas.

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Factores clave para automatizar total o parcialmente un proceso Se recomienda desarrollar los siguientes pasos para una iniciativa de gestin de procesos :

1-Levantar inventario de procesos y sus dueos

2-Identificar procesos clave y no clave 3-Priorizar procesos clave y no clave a mejorar

4-Mapear procesos clave y no clave a mejorar

5-Identificar actividades que no agregan valor

6-Identificar de esas actividades que no agregan valor, cuales se eliminan y cuales quedan 7-Para las actividades que queden en el proceso, cuales se mejorarn con automatizacin

8-Utilice un enfoque matricial para documentar esto.

9-Preparar presupuesto de inversin y mantenimiento para componente de automatizacin (hardware/ software) en las actividades que lo requieran. Utilice un enfoque matricial para documentar esto.

10-Prepare documentacin (objetivo, alcance, presupuesto de inversin, costo-beneficio, cronograma, equipo de mejora propuesto) para defender propuestas de mejora ante la alta direccin.

11-Obtener aprobacin de la Alta Direccin 12-Luz verde : Ejecutar proyecto de mejora de proceso : necesita a un coordinador del

proyecto, al dueo del proceso y al equipo de mejora. No olvide incluir a los clientes internos y externos y a un patrocinador de la Alta Direccin, quien le apoyar en los momentos difciles. 13-Divulgue el proceso a quienes necesitan conocerlo para que lo ejecuten en la realidad de

acuerdo a lo documentado. 14-Mantenga alineados sus procesos con los sistemas de informacin. Herramienta gerencial

recomendada : matriz procesos-sistemas.

TEMAS A DISCUTIR : la vida real en una empresa : -No hay presupuesto para invertir en software para mejorar procesos -La alta direccin no est convencida del tema de mejora de procesos

-No tenemos gente preparada para desarrollar un proyecto institucional de mejora de procesos

-No tenemos tiempo para mejorar procesos. El da a da nos absorbe : Trabajamos 12 horas diarias. -Queremos ver resultados en tres meses

-Todo esto de mejora de procesos lo debera hacer la Unidad de Informtica ?

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1.7 Desarrollo e implantacin de sistemas de informacin

ROADMAP PARA DESARROLLAR E IMPLANTAR SISTEMAS DE INFORMACION

Comenzando desde cero en su empresa, con base en mejores prcticas, el paso a paso del roadmap para desarrollar e implantar sistemas de informacin es el siguiente :

Paso 1. Desarrolle una iniciativa formal de gestin de procesos. Es un tema amplio, por lo cual se recomienda gestionar consultorias para desarrollar e implantar esta iniciativa.

Paso 2. Automatice con sistemas de informacin transaccionales los procesos relacionados con las

operaciones diarias. Por ejemplo : proceso contable, proceso de facturacin, proceso de rdenes de compra, proceso de manejo de inventarios, proceso de produccin. Puede adquirir tambin un ERP para automatizar toda su cadena de valor. Se recomienda priorizar, es decir, iniciar con la

automatizacin de los procesos clave de su empresa. Para la automatizacin de procesos, se desarrollan e implantan sistemas nuevos utilizando metodologas de desarrollo de sistemas.

Referencia : ver ms adelante la metodologa genrica de desarrollo de sistemas de informacin. Paso 3. En base al plan estratgico de su empresa, desarrolle sistemas y tecnologas de informacin

relacionados con objetivos estratgicos de su empresa, que tengan que ver por ejemplo con lograr eficiencias en procesos clave o mejorar tecnologas o abrir operaciones en otros departamentos del

pas u otros pases.

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Paso 4. Integre los sistemas transaccionales entre s. Por ejemplo el sistema de puntos de venta de un supermercado integrado con el sistema de inventario. El sistema de contabilidad y de clientes en un banco integrado con los sistemas de cuentas de ahorro, cuentas corrientes, depsitos a plazo,

prstamos, tarjetas de crdito y comercio exterior.

Paso 5. Mientras no tenga integrados sus sistemas transaccionales, los informes gerenciales de cualquier tipo de complejidad, se generan a partir de los sistemas transaccionales. Estos informes

suelen generarse a travs de cruces de informacin, los cuales se integran en hojas electrnicas, para producir los informes finales que llegarn a los gerentes.

Paso 6. Una vez integrados sus sistemas transaccionales y que la informacin sea confiable e integral, comience a desarrollar e implantar formalmente los sistemas de informacin gerencial. Este tipo de

sistemas deben estar alineados con la estrategia de la empresa, con los sistemas transaccionales, operaciones y procesos de la empresa. Los sistemas transaccionales proveen la informacin insumo para los sistemas de informacin gerencial. La mejor prctica recomendada es seguir el camino del

CPM- Corporate Performance Management- Gestin del Desempeo Corporativo, el cual comprende un conjunto de mtodos, procesos y tecnologas para medir el desempeo corporativo de una empresa. CPM se desarrolla ms adelante en el captulo 3, numeral 3.5 Sistemas de informacin gerencial.

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Muchas metodologas modernas de desarrollo de sistemas (Prototipos, espiral, desarrollo rpido de

aplicaciones (RAD-rapid application development), programacin extrema, desarrollo estructurado, SCRUM), se basan en una metodologa genrica de desarrollo de sistemas, la cual comprende 5 etapas y se presenta en el siguiente diagrama :

La etapa ms importante de esta metodologa es la etapa de Anlisis.

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Organizacin de personas en un proyecto de sistemas de informacin

Cada proyecto para crear un nuevo sistema o implementar una solucin de tecnologas, de acuerdo a best practices, debe tener una organizacin de personas. Es un factor clave de xito definir claramente dicha organizacin para cada proyecto, ANTES de ejecutar el proyecto. A continuacin se presenta un

ejemplo de una organizacin para un proyecto especfico :

A nivel gerencial, los roles clave que aseguran una gestin efectiva del proyecto son :

- Patrocinador del proyecto

- Gerente del proyecto, ya sea por parte de la Unidad de Informtica de su empresa o por parte de una firma consultora (si se desarrolla una solucin va contratacin externa). Por parte de la

Unidad de Informtica de una empresa, el gerente del proyecto suele ser el gerente de desarrollo de sistemas.

- Dueo del sistema por parte del negocio

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Estos 3 roles y otros se detallan en el siguiente esquema, el cual presenta actividades de diferentes roles que pueden tener personal de reas de negocios en el organigrama de un proyecto de desarrollo

de sistemas de informacin :

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Factores clave para el desarrollo e implantacin de sistemas de informacin

-Profundizar en el alcance del nuevo sistema en la formulacin del proyecto, antes de ejecutar el

proyecto de desarrollo del nuevo sistema.

-En la formulacin de un proyecto de un nuevo sistema, este debe responder a un objetivo del

negocio y/o a automatizar parcial o totalmente un proceso especfico. Esto debe quedar explcito en la formulacin del proyecto.

-Cada proyecto debe justificarse en trminos de factibilidad tcnica, operativa y econmica. Estos temas se desarrollarn en el captulo 4.

TEMAS A DISCUTIR : la vida real en una empresa :

-Aplique la matriz procesos-sistemas en su empresa para ver que procesos les hace

falta sistemas. Convierta esto en una propuesta que se traducir en proyectos de nuevos sistemas con sus respectivos presupuestos de inversin.

-Cada cuanto capacita a su personal en el uso de los sistemas actuales ?

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Captulo 2. FUNDAMENTOS DE TECNOLOGIAS DE INFORMACION

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2.1 Objetivos Comprender funcionalmente la tecnologa que permite a los sistemas de informacin funcionar de manera eficiente.

2.2 Qu es Tecnologas de informacin ? Comprende el hardware, software, comunicaciones de datos y seguridad informtica, para que los

sistemas de informacin funcionen en una empresa.

2.3 Software computacional

-En un sistema de informacin se puede tener las siguientes categoras de software :

-Para usuarios finales : software de ofimtica, reporteadores, software de anlisis multidimensional de informacin, e-mail, software de colaboracin

-Paquetes integrados : Ej. : software para automatizar ERPs, sistemas bancarios, sistema de recursos humanos integrado

-Sistemas operativos : software para administrar recursos de servidores y estaciones de trabajo

-Lenguajes de programacin : (www.webopedia.com) : un vocabulario y un conjunto de reglas gramaticales para dar instrucciones a una computadora para que ejecute una tarea especfica. Se utilizan lenguajes de programacin para escribir programas que forman parte del software de un

sistema de informacin.

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2.4 Bases de datos

Conocimientos mnimos recomendables para entender este tema :

-Qu es un sistema de informacin ? -Qu es software ?

-Qu es una plataforma tecnolgica ? -Qu es dato ?

-Qu es informacin ?

Tabla : conjunto de datos agrupados en filas

Fila : conjunto de columnas (atributo, campo)

Columna : espacio asignado que contiene un valor (dato, informacin) por cada fila

Definicin de un archivo de datos : conjunto de datos almacenados con un nombre en una computadora en un formato definido. Ejemplo : archivo de empleados, archivo de clientes, archivo de cuentas por cobrar, archivo maestro de cuentas.

Los formatos en que se almacena un archivo de datos son muy variados. Se pueden tener archivos

guardados en formato Excel, Word, DBF, o en formato definido por un sistema de base de datos o sistema manejador de bases de datos (DBMS-Database Management System). Cuando un archivo es almacenado utilizando un DBMS, en terminologa de base de datos, se le llama tabla y no archivo. Ejemplos de archivos : informe hecho en Word, presupuesto hecho en Excel, tabla de saldos contables, tabla de transacciones de caja, catlogo de cuentas, tabla de clientes del Banco, tabla de amortizaciones diarias por nmero de operacin de prstamo.

Ejemplos de tablas :

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Definicin de base de datos : conjunto de tablas relacionadas. A una base de datos se le asocia un nombre. Ejemplo : CARTERA, CONTA, MIS, AHORROS, SALDOS, Maestro_clientes

En forma prctica, las tablas se relacionan a travs de campos en comn que contienen los mismos

datos.

Ejemplo :

Definicin de un sistema manejador de bases de datos (DBMS-Database Management

System) : software cuyo propsito es mantener datos e informacin y hacerlos disponible a la

demanda.

Ejemplo : ORACLE, SYBASE, MS-SQL SERVER, MySql, DB2.

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En forma general, la relacin que existe entre una base de datos, un DBMS y un sistema de informacin se presenta en el siguiente diagrama :

El sistema de informacin est formado por todos los componentes del diagrama. Como se puede

observar, el dbms y la base de datos residen en un servidor fsico conectado a travs de una red con estaciones de trabajo. En cada estacin de trabajo se encuentra el componente cliente del aplicativo.

Las consultas y transacciones se generan en forma de rdenes desde el aplicativo. Dichas rdenes viajan por la red, llegan al sistema operativo quien rutea la orden al DBMS, el cual ejecuta la orden, ya sea consultar datos en las tablas de la base o realizar transacciones (insertar, modificar, eliminar) en

dichas tablas, devolviendo el resultado a travs del sistema operativo, viaja por la red hacia la pantalla de la estacin de trabajo, donde se muestra el resultado de la consulta o reporte o grfica o proceso

ejecutado. BENEFICIOS DE UTILIZAR UN DBMS y BASES DE DATOS

-Almacenamiento masivo (billones de registros por tabla) : Manejan ms registros que el nmero que soporta una hoja electrnica, por ejemplo Excel permite un mximo de 65,536 registros o filas.

-Integridad de datos : los datos deben tener un significado coherente. Depende de la calidad del diseo de la base de datos.

-Niveles de seguridad : posee ms niveles de seguridad que un login y password utilizados para accesar todos los datos de un sistema. Se pueden restringir los accesos a nivel de una base de datos, tabla, fila, columna o procedimientos almacenados. En caso de ocurrir fallas de hardware o

software, un DBMS posee mecanismos de recuperacin de datos que aseguran su integridad. Los datos se almacenan de forma encriptada.

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Factores clave para implementar sistemas de informacin con DBMS y bases de datos

-La decisin de comprar un producto especfico de DBMS debe ser compartida entre el Gerente de Informtica, el Gerente de desarrollo de sistemas y la alta Direccin de la empresa. Para ello es

necesario realizar un anlisis tcnico, financiero y de soporte, de productos DBMS con base en una serie de variables, por ejemplo : volumen de datos a almacenar en los prximos tres aos, capacidad de multiprocesamiento, esquema transaccional, niveles de seguridad, mecanismos de

recuperacin, conectividad con herramientas de desarrollo de sistemas, nmero de conexiones concurrentes al DBMS, nmero de usuarios actual y proyectado a tres aos, requerimientos del

servidor fsico donde residir el DBMS. -Analizar al proveedor y precios : considerar aspectos tales como : soporte local, posicionamiento

en el mercado global y experiencia del personal de la empresa proveedora, capacitaciones, precio del DBMS y esquema de licenciamiento.

-Una referencia confiable para comparar productos sobre plataformas tecnolgicas especficas es www.tpc.org.

-El proceso de evaluacin y seleccin de un DBMS no debera tomar ms de un ao.

-Se recomienda contar con un administrador de base de datos bien capacitado

-El xito de un sistema de informacin depende en un 80% de la calidad de los requerimientos definidos y del diseo de la base de datos asociada al sistema.

TEMAS A DISCUTIR : la vida real en una empresa :

-Mi empresa est creciendo, estoy por abrir cuatro sucursales, voy a tener ms transacciones comerciales, para qu necesito un DBMS si todo lo llevo en Excel y funciona bien ?

-Siempre lo hemos hecho en Foxpro, para qu cambiar ? -Cuantas plataformas tecnolgicas tiene su empresa actualmente ?, cual es la carga

administrativa para dar soporte a nivel de gestin de datos por cada plataforma ? -En que formatos almacena los datos de sus sistemas actuales ?

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2.5 Programacin de sistemas de informacin

Conocimientos mnimos recomendables para entender este tema :

-Qu es un sistema de informacin ? -Qu es un aplicativo ?

-Qu es un dispositivo de computadora ? -Qu es dato ?

-Qu es informacin ? -Numeral 1.6. desarrollo e implantacin de sistemas de informacin

CONCEPTOS BASICOS DE PROGRAMACION Un programa es un conjunto de instrucciones escritas en un lenguaje entendible por la computadora con el

propsito de procesar datos. Ejemplos de lenguajes de programacin : C++, C#, Java, HTML, Transact SQL, Visual Basic, LISP, Pascal.

La programacin es el proceso de crear programas a travs de una metodologa especfica de desarrollo de sistemas, tal como desarrollo estructurado, diseo orientado a objetos, prototipo, espiral,

RAD (Rapid Application Development), SCRUM. Existen dos tipos genricos de programacin : la programacin de sistemas y la programacin de

aplicaciones. La programacin de sistemas consiste en escribir programas con un enfoque cientfico e ingenieril, por ejemplo crear sistemas operativos, rutinas para control de robots, rutinas para manejo

de dispositivos de computadoras, compiladores de programas para un lenguaje especfico de programacin, programas de graficacin en 3 dimensiones o trazado de rayos para pelculas con dibujos animados. En cambio, la programacin de aplicaciones comprende escribir los programas

de sistemas de informacin de uso empresarial, tales como programas para ingreso de partidas contables, ingreso de datos de facturacin, ingreso de datos de personas que viajan en una lnea

area, proceso de generacin de tabla de amortizacin diaria para cada cliente del servicio de prstamos en un banco.

Acerca de arquitecturas de desarrollo de sistemas, existen varias disponibles en el mercado, entre ellas se tienen :

-Arquitectura de tres capas -Arquitectura en N capas

-Arquitectura Cliente servidor sin monitor transaccional -Arquitectura Cliente servidor con monitor transaccional

Asimismo, existen estndares de desarrollo de sistemas inmersos en las arquitecturas mencionadas anteriormente, por ejemplo, CORBA, .COM, .NET y UML.

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Debido a que el propsito de esta gua no es profundizar en temas tcnicos, nicamente se explicar de manera funcional la arquitectura en tres capas, el cual se presenta en el siguiente diagrama :

Con base en el diagrama anterior, la arquitectura de tres capas para desarrollo de sistemas

comprende :

-Capa del cliente : El componente cliente (instalado en la PC del usuario) del sistema contienen la lgica de presentacin, incluye controles simples y validacin de datos de entrada del usuario. Esta

aplicacin se le conoce tambin como thin client.

-Capa de aplicacin : La capa intermedia es conocida como servidor de aplicaciones, el cual provee la lgica de procesos de negocios y el acceso a los datos.

-Capa de datos : Es el servidor de datos que provee los datos del negocio.

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Entre las ventajas de utilizar un arquitectura de tres capas, se tienen :

-Es ms sencillo modificar o reemplazar cualquier capa sin afectar las otras capas.

-Separar la funcionalidad de la aplicacin y la base de datos significa una mejor distribucin de la carga

de trabajo en el uso de los recursos informticos (memoria RAM, procesadores, espacio en disco).

-Polticas de seguridad informtica adecuadas pueden ser reforzadas en las capas de los servidores sin impactar a los clientes.

Acerca de las metodologas de desarrollo de sistemas, existen muchas, por ejemplo : orientada a objetos, desarrollo estructurado, en espiral y prototipos. Para cualquier metodologa existe una

metodologa base, que comprende 5 grandes etapas.

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A continuacin se describe cada etapa del ciclo de vida de un sistema de informacin :

ETAPA Productos Responsables

Anlisis : QUE es lo que el

usuario del sistema requiere ?.

-Documentacin de procesos

a automatizar con sistema - Lista de reportes y grficas esperados

- Formatos de cada reporte y clculos a utilizar en cada

reporte - Lgica de procesos de actualizacin

- Reglas del negocio (Ej. reglas para aplicar

descuentos en facturas) en cada mdulos del sistema

Gerente del proyecto, dueo

del sistema por parte de usuarios, analistas- programadores, gerente

financiero, gerente de desarrollo de sistemas,

patrocinador del proyecto

Diseo : COMO voy a traducir los requerimientos

del usuario en un sistema de informacin operando diariamente.

Con base en los requerimientos funcionales

del sistema :

-Diseo lgico y fsico de la

base de datos - Diseo de pantallas

(captura de datos, procesamiento, reportes/grficas)

- Flujo de procesos a automatizar + Lgica de programas a construir por

cada proceso

Analista-Programador, administrador de la base de

datos, usuarios finales, Gerente del proyecto, dueo del sistema por parte de

usuarios, gerente de desarrollo de sistemas,

patrocinador del proyecto

Construccin : se crea en el equipo de cmputo y software el diseo del

sistema

-Hardware instalado -Programas creados -Base de datos creada

- Reportes creados - Informacin que genera el sistema : validada por

informticos y usuarios - Usuarios capacitados

-Personal de informtica capacitado (si fuera una consultora de desarrollo de

sistemas externa) -Pruebas del sistema

realizada con usuarios

Analista-Programador, administrador de la base de datos, usuarios finales,

Gerente del proyecto, dueo del sistema por parte de usuarios

Implantacin : se lleva el

sistema a un ambiente de produccin en vivo y en

-Datos iniciales reales

cargados al sistema - Esquema de seguridad

Analista-Programador,

administrador de la base de datos, usuarios finales,

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ETAPA Productos Responsables

directo implantado

-Usuarios finales comienzan a usar el sistema nuevo

Gerente del proyecto,

gerente de desarrollo de sistemas, dueo del sistema por parte de usuarios

Mantenimiento : se

realizan cambios al sistema en produccin, para mantenerlo actualizado

acorde a los requerimientos nuevos de los usuarios

finales

-Proceso de control de

cambios operando - Cambios implementados y operando

- Documentacin tcnica del sistema actualizada

Analista-Programador,

administrador de la base de datos, usuarios finales, gerente de desarrollo de

sistemas, dueo del sistema por parte de usuarios

La diferencia entre una arquitectura de desarrollo de sistemas y una metodologa de desarrollo de sistemas es que la arquitectura est ms orientada al diseo fsico, construccin e implementacin del

sistema sobre una plataforma tecnolgica e infraestructura y la metodologa est ms orientada al anlisis ,diseo lgico y construccin del sistema. Ambos trminos se combinan para producir un sistema de informacin operacional en el mundo real.

Es importante aclarar que previo al desarrollo de un sistema de informacin, se debe realizar un estudio de factibilidad tcnico, operativo y econmico para sustentar ante la Alta Direccin la necesidad

de desarrollar un nuevo sistema. Otros temas adicionales para sustentar el desarrollo de un sistema de informacin, es el alineamiento del nuevo sistema con los procesos respectivos y si aplica, con los

objetivos estratgicos respectivos. El tema de evaluacin de factibilidad de proyectos de sistemas y tecnologas de informacin se desarrollar en el captulo 4.

HERRAMIENTAS CASE

Acerca de las herramientas CASE (Computer Aided Software Engineering- Ingeniera de Software asistida por computadoras), estas consisten en software de sistemas que genera aplicaciones y estructuras de bases de datos en forma automtica y por lo tanto, reducen el tiempo de construccin

de un sistema (aproximadamente en un 50%).

En forma prctica y como ejemplo, una herramienta CASE es alimentada por parmetros de diseo de un sistema, tales como :

-Diccionario de datos -Estructura de reportes de usuario

La salida generada por una herramienta CASE, para este mismo ejemplo, sera :

-Diseo fsico de la base de datos -Base de datos creada fsicamente en el servidor de datos -Programas de captura y mantenimiento de datos generados automticamente

-Reportes construidos automticamente

Despus de haber aplicado una herramienta CASE, el otro 50% de tiempo de desarrollo de un sistema se utiliza en programar las excepciones, reportes complejos, validaciones de entrada, validaciones de procesos, validaciones de salida, cifras de control, procesos de fin de da, esttica del aplicativo y

pruebas con los usuarios.

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Factores clave para la programacin de sistemas de informacin -El desarrollo de sistemas puede hacerse con personal interno o va outsourcing

-Otra opcin es comprar sistemas ya hechos para personalizarlos. Adicional al costo de comprar el sistema ya hecho, se incurren en los costos de parametrizacin y migracin de datos, los cuales les facturar la empresa consultora que le vende el sistema.

-Por lo anterior, es necesario hacer un anlisis costo-beneficio tomando en cuenta variables como : costo de nueva tecnologa a nivel de hardware y software, costos de mto. tecnologa actual versus

costos de mto. de nueva tecnologa, costos de capacitacin, relacin de nuevo sistema con procesos y estrategias institucionales. Herramienta administrativa : rbol de decisiones y anlisis de rentabilidad.

-Si es desarrollo interno, se requiere capacitar al personal informtica en la metodologa de desarrollo y arquitectura a aplicar y en el uso del software especfico para desarrollo de sistemas.

-Para tomar la decisin de adquirir una herramienta CASE, se debe realizar un anlisis costo beneficio que contemple lo siguiente :

-Costo de salario total de programadores de la empresa para nuevos sistemas y para

mantenimiento de sistemas -Tiempos promedios actuales para desarrollo de sistemas pequeos, medianos y grandes -Costo de herramienta CASE + costo de capacitacin + costo de mantenimiento anual

-Nivel de soporte local para la herramienta CASE -Tecnologa actual con la que desarrolla sus sistemas versus tecnologa en la que genera los

sistemas la herramienta CASE. Idealmente debera ser la misma, por ejemplo, si en su empresa utiliza Powerbuilder con PFCs y objetos Sybase, su herramienta CASE debera generar sistemas en Powerbuilder con PFCs y objetos Sybase. -Factor de ahorro de tiempo de construccin de sistemas = 50% aprox.

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En la vida real, el desarrollo de sistemas se ejecuta normalmente en tres ambientes separados. Cada ambiente comprende fsicamente : un servidor, PCs, red y controles de seguridad informtica :

-Ambiente de desarrollo: solo para los analistas-programadores y administrador de base

de datos -Ambiente de pruebas : usuario clave que validar el sistema/cambios. -Ambiente de produccin : ambiente operacional donde funcionan los sistemas en vivo y

en directo, distribuido en toda la empresa

- El control de calidad de sistemas de informacin es un tema amplio. Bsicamente consiste en establecer puntos automatizados de control en un sistema para evitar ingreso de datos invlidos (Ej. fechas incorrectas, valores menores que cero), para evitar ingresar datos

duplicados (Ej. Cdigo de cliente repetido, cdigo de cuenta repetido), y asegurar la integridad de informacin en un sistema (Ejemplo : Al ingresar una partida contable a un

sistema contable, que la suma de dbitos sea igual a la suma de crditos. Otro ejemplo : que al ingresar una factura en un sistema de facturacin, que el total facturado en el encabezado de factura se igual a la suma del detalle facturado en el detalle de la factura).

-El control de calidad de datos de un sistema de informacin es manejado inicialmente por una persona designada del lado de los usuarios, ya que ellos son quienes conocen mejor sus datos e

informacin. Su participacin es verificar que los datos de entrada y de salida del sistema sean correctos. Quienes participan y en qu etapa ? :

-Analista programador : en la etapa de Construccin, al momento de hacer las pruebas con los usuarios clave.

-Analista programador y usuarios clave : en la etapa de Implantacin, al momento de verificar que los datos iniciales del sistema estn bien cargados. Para ello utiliza cifras de

control (reportes de cuadratura) del lado de su proceso actual o sistema actual y del lado del nuevo sistema, con el propsito de verificar cuadraturas de datos. -Usuario asignado por el dueo del sistema : en la etapa de Mantenimiento, durante

los primeros meses de puesta en produccin del sistema.

TEMAS A DISCUTIR : la vida real en una empresa :

-Conviene pasar mi arquitectura actual de desarrollo de sistemas a una de tres capas ?. Enumere ventajas y desventajas.

-El desarrollo de sistemas en su empresa est basado en una cartera de proyectos informticos alineados con los procesos y las estrategias de su empresa ? -En caso afirmat