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INFORME DE GESTIÓN – UNIDAD DE CONTROL INTERNO – ALCALDIA DE MANIZALES – VIGENCIA 2013

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INFORME DE GESTION AÑO 2013

Dando cumplimiento al artículo 269 de la Constitución que reitera la obligación de

contar con un Sistema de Control Interno, la Ley 87 de 1993 y sus Decretos

reglamentarios 2145 de 1999 y 1537 de 2001, por una parte, y de otra el Decreto

Ley 1599 de 2005, la ley 1474 de 2011 “Estatuto Anticorrupción” y demás normas

legales concordantes, la Unidad de Control Interno, procede a rendir el

Informe de Gestión correspondiente a la vigencia fiscal del año 2013,

acorde al plan de trabajo y al Programa anual de Auditoría aprobado por el Comité

de Coordinación de Control Interno.

De esta manera, se incorpora el Control Interno como un soporte administrativo

esencial, orientado a garantizar el logro de los objetivos de la Alcaldía de Manizales

y del estado en su conjunto, fundamentado en el cumplimiento de los principios

que rigen la administración pública en especial los de eficiencia, eficacia, moralidad

y transparencia; en la coordinación de las actuaciones entre las diferentes

entidades que los conforman, preparándolo adicionalmente para responder a los

controles de orden externo que le son inherentes y en especial al Control

ciudadano.

Es así como se desarrollaron los roles definidos en la normatividad en materia de

Control Interno a saber, así: Evaluación y Seguimiento, Asesoría y

Acompañamiento, Valoración del Riesgo, Fomento del Autocontrol y Relación con

entes externos.


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ROLES OFICINA DE CONTROL INTERNO

EVALUACIÓN Y

SEGUIMIENTO

ASESORIA Y

ACOMPAÑAMIENTO

FOMENTO DE AUTOCONTROL

RELACION CON OTROS ENTES

Evaluación Sistema de

Control Interno

Orientación técnica y

recomendaciones

A través de un proceso de sensibilización,

capacitación y divulgación

LEY 87/93 Y DEMAS NORMAS

• Planear, dirigir y organizar

la verificación y la evaluación.

• Verificar que el SCI esté

funcionando y cumpliendo sus

funciones.

• Verificar el cumplimiento

de los controles y que estos

sean adecuados y se mejoren

permanentemente.

Evitar desviaciones en los Planes, Procesos…

AUDITORIA INTERNA Evaluación a la Gestión

Mejorar los procesos y la eficacia de las operaciones

Implementar y fortalecer el CI – Procesos

críticos

VALORACION DEL RIESGO

Identificar riesgos a través de la Auditoría y

evaluar la administración de los mismos

Facilitar los requerimientos de los entes de control

externo y la coordinación de los informes de la

entidad


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A continuación se desarrollan las actividades realizadas para el cumplimiento en

cada uno de los roles en la vigencia 2013.

1. ROL DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO.

Se realizó y aprobó en el Comité de Control Interno, el Plan General de Auditorías;

definiéndose las modalidades de Auditorías Integrales, Auditorías Express y

Auditorías de Seguimiento.

Un informe de Auditoría Integral emitido por la Unidad de Control Interno,

representa un mecanismo para disminuir el riesgo de errores, irregularidades y

actos ilegales en el manejo de nuestra entidad, este constituye el objetivo general

de una Auditoría Integral y se desglosa en los siguientes objetivos específicos:

1. Dictaminar sobre si los Estados Financieros tomados en conjunto, se

presentan de forma razonable y de acuerdo con los Principios de

Contabilidad Generalmente Aceptados.

2. Dictaminar sobre el cumplimiento de leyes y reglamentos aplicables.

3. Dictaminar sobre el Control Interno.

4. Dictaminar sobre el desempeño y la gestión en los términos de eficiencia,

eficacia y economía.

EL PLAN DE AUDITORIAS INTEGRALES DE CONTROL INTERNO,

presentado y aprobado por el Comité Coordinador de Control Interno mediante

acta 02 del 13 de marzo del 2013, tuvo un cumplimiento del 100% y fue

ejecutado en el periodo comprendido entre Abril 01 a Diciembre 31 de 2013;

terminando el último informe de Auditoría en Enero 14 de 2014.

A continuación se presenta el Plan General de Auditorías ejecutado en la vigencia

2013 en la Administración Municipio de Manizales.


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COMPONENTES A EVALUAR: CONTROL DEGESTION, CONTROL DE RESULTADOS, CONTROL

DE LEGALIDAD, CONTROL FINANCIERO,

CONTROL INTERNO.

TEMA A AUDITAR FECHA DE INICIOFECHA

TERMINACION

PLAN DE MEJORAMIENTO No. 002-2012 AUDITORIA DE SEGUIMIENTO

INDICADORES SECRETARIA (MUESTRA) AUDITORIA INTEGRAL ADMINISTRATIVA (OPERATIVA)

CONTRATACIÓN (MUESTRA) AUDITORIA INTEGRAL ADMINISTRATIVA (OPERATIVA)

EJECUCION PRESUPUESTAL AUDITORIA INTEGRAL ADMINISTRATIVA (OPERATIVA)

MAPAS DE RIESGOS AUDITORIA INTEGRAL ADMINISTRATIVA (OPERATIVA)




EJECUCIÓN PRESUPUESTAL AUDITORIA INTEGRAL ADMINISTRATIVA (OPERATIVA)














PROCESO DE CONTRATACIÓN (MUESTRA -SECOP)

AUDITORIA INTEGRAL ADMINISTRATIVA (OPERATIVA)


DIRECCIÓN DE CONTROL INTERNOPROGRAMA ANUAL DE AUDITORIA INTERNA VIGENCIA 2013

Objetivo General: Evaluar que la gestión de las diferentes dependencias de la Administración Central Municipal, estén conformes con las disposiciones legales vigentes, con la planeaciónestratégica, procesos y procedimientos aplicables, así como los componentes establecidos en el Modelo Estándar de Control Interno “MECI” y la norma de calidad.

Objetivos Especificos: Evaluar el cumplimiento de las acciones definidas en los planes de mejoramiento, producto de las auditorías de Control Interno en la vigencia 2012.

Evaluar procesos críticos en manejo de recursos. (Tesorería, Contratación). Evaluar los controles de los mapas de riesgos definidos en cada proceso.

Evaluar el cumplimiento de los indicadores. La comprobación de los resultados reales, frente a los estándares fijados.

Evaluar el cumplimiento de los lineamientos del Proceso de Contratación.

FECHA DE LA AUDITORIA (CRONOGRAMA)

TIPO DE AUDITORIASECRETARIA

ABRIL 01 DE 2013

ABRIL 12 DE 2013

ABRIL 15 DE 2013

ABRIL 30 DE 2013

MAYO 2 DE 2013MAYO 15 DE

2013

MAYO 16 DE 2013

MAYO 31 DE 2013

JUNIO 04 DE 2013

JUNIO 14 DE 2013

SECRETARIA DE HACIENDA

SECRETARIA DE GOBIERNO

SECRETARIA DE SALUD

SECRETARIA DE EDUCACIÓN

SECRETARIA JURIDICA


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CONTROL INTERNO.


TERMINACION






PLAN DE MEJORAMIENTO No. 0010-2012AUDITORIA DE SEGUIMIENTO

INDICADORES SECRETARIA (MUESTRA)AUDITORIA INTEGRAL ADMINISTRATIVA (OPERATIVA)

CONTRATACIÓN (MUESTRA)AUDITORIA INTEGRAL ADMINISTRATIVA (OPERATIVA)

EJECUCIÓN PRESUPUESTALAUDITORIA INTEGRAL ADMINISTRATIVA (OPERATIVA)

MAPAS DE RIESGOSAUDITORIA INTEGRAL ADMINISTRATIVA (OPERATIVA)

PLAN DE MEJORAMIENTO No. 007- 2012 AUDITORIA DE SEGUIMIENTO













ATENCIÓN AL USUARIO "PQR"AGOSTO 01 DE

2013AGOSTO 11 DE

2013SECRETARIA DE

SERVICIOS AUDITORIA INTEGRAL ADMINISTRATIVA (OPERATIVA)





SECRETARIA TIPO DE AUDITORIA

AGOSTO 01 DE 2013

JUNIO 17 DE 2013

JUNIO 24 DE 2013

JUNIO 25 DE 2013

JULIO 02 DE 2013

JULIO 03 DE 2013

JULIO 17 DE 2013

UNIDAD DE PRENSA

SECRETARIA DE DEPORTES

SECRETARIA DE COMPETITIVIDAD

SECRETARIA DE TRANSITO Y

TRANSPORTE

SECRETARIA DE DESARROLLO

SOCIAL

UNIDAD DE CONTROL

DISCIPLINARIO

JULIO 18 DE 2013

JULIO 31 DE 2013

AGOSTO 01 DE 2013

AGOSTO 09 DE 2013

AGOSTO 09 DE 2013


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CONTROL INTERNO.


TERMINACION






PLAN DE MEJORAMIENTO No.001 Y 014-2012AUDITORIA DE SEGUIMIENTO















CAJAS MENORESOCTUBRE 21 DE

2013OCTUBRE 28 DE

2013TODAS LAS

SECRETARIASAUDITORIA INTEGRAL ADMINISTRATIVA (OPERATIVA)

TESORERIANOVIEMBRE 01

DE 2013NOVIEMBRE 29

DE 2013SECRETARIA DE

HACIENDAAUDITORIA INTEGRAL ADMINISTRATIVA (OPERATIVA)

ATENCIÓN AL USUARIO "PQR"DICIEMBRE 26

DE 2013ENERO 15 DE

2014SECRETARIA DE

SERVICIOS AUDITORIA INTEGRAL ADMINISTRATIVA (OPERATIVA)

PLANES DE MEJORAMIENTO ENTES DECONTROL EXTERNO

ABRIL 01 DE 2013

DICIEMBRE 31 DE 2013

DONDE SE SUSCRIBA

AUDITORIA DE SEGUIMIENTO

AUDITORIAS EXPRESS ABRIL 01 DE

2013DICIEMBRE 31

DE 2013DONDE SE REQUIERA

AUDITORIA INTEGRAL ADMINISTRATIVA (OPERATIVA)


SECRETARIA TIPO DE AUDITORIA

AGOSTO 12 DE 2013

AGOSTO 30 DE 2013

SEPTIEMBRE 02 DE 2013


SECRETARIA DE SERVICIOS

ADMINISTRATIVOS

UNIDAD DE GESTION DEL

RIESGO



0CTUBRE 01 DE 2013

0CTUBRE 18 DE 2013

SECRETARIA DE OBRAS PUBLICAS

SECRETARIA DE PLANEACION


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Descripción de Auditorías ejecutadas

a) Auditorías Integrales: Corresponde al examen crítico, sistemático y

detallado de los sistemas de información financiero, de gestión y legal de

una organización, realizado con independencia y utilizando técnicas de

auditoría, con el propósito de emitir un informe profesional sobre la

razonabilidad de la información financiera, la eficacia, eficiencia y

economicidad en el manejo de los recursos y el apego de las operaciones

económicas a las normas contables, administrativas y legales que le son

aplicables para la toma de decisiones que permitan la mejora de la

productividad de la misma.

La Unidad de Control Interno, mediante las técnicas de Auditoría generalmente

aceptadas y tomando como modelo de evaluación la Metodología establecida por

la Contraloría General de la República, realizó Auditoría Integral a todas las

dependencias que conforman la Administración Central Municipal así:

Trece (13) macroprocesos, treinta y cinco (35) procesos y ochenta y siete (87)

subprocesos. Cabe aclarar que la Administración Municipal, mediante el Sistema

de Gestión de Calidad ha estado trabajando en la actualización de los mismos; por

cuanto a la fecha de la presentación de este informe es posible que se presenten

algunos cambios en la estructura.

Descripción de Macroprocesos, Procesos y Subprocesos auditados vigencia 2013.


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MACROPROCESOS PROCESOS SUBPROCESOS

Sistema de Información Geográfica

Proyectos de Inversión Municipal

Sistema de Información Estadítico

Gestión para el ordenamiento y control físico del Gestión para el Ordenamiento y Ccontrol Físico del

Espacio Público

Publicidad Exterior Visual

Administración de Carrera del Sector Educativo

Administración del Personal del Sector Educativo

Atención del Usuario del Sector Educativo

Administración de Hojas de Vida del Sector Educativo

Administración de la Infraestructura del Sector Educativo

Inducción al Sector Educativo

Inclusión Educativa

Evaluación Educativa

Mejoramiento Continuo del Sector Educativo

Modelos Flexibles

Atención Integral a la Primera Infancia

Estimulo al Acceso y Permanencia

Matricula

Proyección de Cupos

Solicitud, Reserva y Asignación de Cupos

Sistemas de Información

Supervisión de establecimientos Educativos

Legalización y Administración de Establecimientos

Asesoría Jurídica al Sector Educativo

Trámites y Acciones Judiciales en el Sector Educativo

Apoyo y Fortalecimiento a la Gestión de Establecimientos

Planeación de la Educación

Gestión de Programas y Proyectos para el Sector

Evaluación de Resultados de la Educación

Formulación y Aprobación del Plan de Desarrollo

Fomento y Desarrollo de Actividades Deportivas

Clubes Deportivos

Escenarios Deportivos

Gestión Recreativa y Tiempo Libre Actividad Física

Comisarias de Familia

Vigilancia y Control del Espacio Público

Legalización y Vigilancia de Establecimientos de Comercio

Inspecciones de Policia

Control de Precios, Pesas y Medidas

Atención y Orientación a la Población despalzada y

Atención y Protección a la Vida

Competitividad y Fomento Emprendimiento y Fomento Empresarial Emprendimiento y Fomento Empresarial

DeporteGestión Deportiva

Gobierno Seguridad Ciudadana

Planeación

Planeación Estratégica

Planeación Ambiental

Gestión Educativa Municipal

Gestión Administrativa y Financiera del Sector

Educativo

Gestión de la Calidad Educativa

Cobertura Educativa y Sistemas de Información

Inspección, Vigilancia y Control de Establecimientos

Educativos

Gestión Jurídica para el Sector Educativo

Planeación de la Educación


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MACROPROCESOS PROCESOS SUBPROCESOS

Gestión Integral del Riesgo

Prevención y Atención

Control Interno Disciplinario Gestión Procesal

Divulgación y Prensa Gestión para la Divulgación de la Información Periodítica

Obras Públicas Obras Públicas Obras Públicas

Atención del Adulto Mayor

Formación y Desarrollo Económico

Atención de Juventud, Infancia y Familia

Promoción Comunitaria

Reducción de la Pobreza Extrema

Desarrollo Rural Desarrollo Rural

Determinación y Liquidación

Fiscalización y Control

Gestión Financira

Pagaduría

Recursos Tributarios

Administración de Bienes inmuebles Administración de Bienes inmuebles

Contabilidad

Pensiones

Presupuesto

Transito y Transporte Gestión para el Control y la Regulación del Tránsito Gestión para el Control y la Regulación del Tránsito

Grantía de la Calidad

Gestión de Servicios de Salud

Gestión de Emergencias y Desastres Gestión Local de Urgencias

Intervenciones Colectivas

Saneamiento Ambiental

Vigilancia y Control Epidemiológico

Riesgos Profesionales Prevención, vigilancia y control de riesgos profesionales

Servicios de Atención a la Comunidad y Participación

Promoción Social a Grupos Especiales

Aseguramiento Gestión del Aseguramiento a Población Pobre y

Contratación Contratación

Gestión Jurídica Gestión Jurídica

Atención al Usuario

Bienes y Servicios

Gestión Archivista

Gestión de Calidda

Recursos Físicos

Administración de Nómina

Administración de Personal

Bienestar Social de Personal

Formación y Capacitación

Salud Ocupacional

Gestión Tecnológica Administración de Bienes Informáticos

Salud Pública

Prestación Y desarrollo del Servicio de Salud

Salud Pública

Promoción Social

Jurídica

Servicios Administrativos

Gestión Administrativa

Gestión Humana

Desarrollo SocialGestión Social

Hacienda

Rentas

Tesorería

Finanzas Públicas

Despacho del Alcalde

Prevención y Atención de Desastres


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En la evaluación cuantitativa y cualitativa se tuvieron en cuenta los siguientes

parámetros y controles:

Control de gestión: Se examinó la eficiencia y eficacia de la entidad en la administración de los recursos públicos, determinada mediante la evaluación de sus procesos administrativos, la utilización de indicadores de rentabilidad pública, desempeño e identificación de los beneficiarios de su actividad.

Control de resultados: Se valoró el cumplimiento de los planes, programas y proyectos asignados y/o formulados por la Administración.

Control de legalidad: Se verificó si las operaciones financieras, administrativas, económicas y técnicas se realizaron de conformidad con las normas aplicables.

Control financiero. Valoró la razonabilidad de los estados contables y la situación financiera de la Administración Municipal, con corte a diciembre 31 de 2012 y seguimientos en la vigencia 2013. Además, de la ejecución presupuestal en las Secretarías con corte a la fecha de la auditoría.

Evaluación del SCI. Valoró la efectividad del sistema de control interno contable e institucional.

A continuación se relaciona la matriz de Evaluación de Gestión y Resultados

utilizada en la vigencia 2013; metodología de la Contraloría General de la

República.


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EVALUACIÓN DE GESTIÓN Y RESULTADOS COMPARATIVO

COMPONENTE PRINCIPIOS OBJETIVO DE EVALUACIÓNFactores

MínimosVariables a Evaluar

Ponderación

Subcomponent

e %

Calificación

Equipo

Auditor

Consolidación

de la

Calificación

Ponderación

Calificación

Componente %

Procesos

Administrativos

Seguimiento al Plan de

Mejoramiento25% 25,0 6,25

Indicadores

Formulación;

Oportunidad;

Confiabilidad de la

información o datos de

las variables que los

conforman; Calidad;

Utilidad; Relevancia y;

Pertinencia de los

resultados.

25% 25,0 6,25

Ciclo

Presupuestal

Manejo recursos

presupuesto (planeación,

asignación, ejecución y

evaluación)

25% 25,0 6,25

Población

objetivo y

beneficiaria

Cobertura; Focalización;

Demanda futura;

Población objetivo y/o

beneficiaria.

25% 25,0 6,25

100% 100,00 20,00

Objetivos

misionales

Grado de cumplimiento

en términos de Cantidad,

Calidad, Oportunidad y

Coherencia con el Plan

Nacional de Desarrollo y/o

Planes del Sector.

50% 50,0 25,00

Cumplimiento

Planes

Programas y

Proyectos

Grado de avance y

cumplimiento de las

metas establecidas en

términos Cantidad,

Calidad, Oportunidad,

resultados y satisfacción

de la población

beneficiaria y coherencia

con los objetivos

misionales

50% 50,0 25,00

100% 100,00 30,00

Control de

LegalidadEficacia

Establecer aplicación normativa

en las operaciones financieras,

administrativas, económicas y

de otra índole.

Cumplimiento

de normatividad

aplicable al ente

o asunto

auditado

Normas externas e

internas aplicables100% 100,0 100,00 10%

100% 100,00 10,00

Control

FinancieroEconomía, Eficacia

Establecer si los Estados

Financieros reflejan

razonablemente el resultado de

sus operaciones y sus cambios

en su situación financiera

Razonabilidad

FinancieraOpinión sin Salvedades 100% 100,0 100,00 30%

100% 100,00 30,00

Evaluación

SCIEficacia, Eficiencia

Obtener suficiente comprensión

del sistema de control interno o

de los mecanismos de control

según la metodología descrita

en esta Guía.

Calidad y

ConfianzaConcepto 100% 100,000 100,00 10%

100% 100,00 10,00

100,00

E

V

A

L

U

A

C

I

Ó

N

D

E

G

E

S

T

I

Ó

N

Y

R

E

S

U

L

T

A

D

O

S

FAVORABLE

Eficacia, Efectividad,

Economia,

Eficiencia, Valoración

de Costos

Ambientales y

Equidad

MAYOR A 80 PUNTOS

MENOR O IGUAL A 80 PUNTOS DESFAVORABLE

CALIFICACIÓN COMPONENTE SISTEMA DE CONTROL INTERNO

ALCALDIA DE MANIZALES

UNIDAD DE CONTROL INTERNO

MATRIZ DE EVALUACIÓN DE GESTIÓN Y RESULTADOS

CALIFICACIÓN COMPONENTE CONTROL DE GESTIÓN

20%

Determinar la eficiencia y la

eficacia mediante la evaluación

de sus procesos administrativos,

la utilización de indicadores de

rentabilidad pública y

desempeño y la identificación

de la distribución del excedente

que éstas producen, así como

de los beneficiarios de su

actividad.

Control de

Gestión Eficiencia, Eficacia

CALIFICACIÓN COMPONENTE LEGALIDAD

CALIFICACIÓN COMPONENTE FINANCIERO

30%

Establecer en qué medida los

sujetos de la vigilancia logran y

cumplen los planes, programas

y proyectos adoptados por la

administración en un período

determinado.

Control de

Resultados

CONCEPTO DE GESTIÓN

CALIFICACIÓN FINAL DE GESTIÓN PONDERADA

CALIFICACIÓN COMPONENTE CONTROL DE RESULTADOS


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VEGENCIAS 2012- VS 2013

SECRETARIA/UNIDAD

VIGENCIA 2012 2013 2012 2013 2012 2013

CONCEPTO FAVORABLE FAVORABLE FAVORABLE FAVORABLE FAVORABLE FAVORABLE

VARIABLE

CONTROL DE GESTIÓN:

Procesos administrativos,indicadores, presupuesto,

población objetivo y beneficiaria.

CONTROL DE RESULTADOS:

Objetivos misionales,cumplimiento planes programas y

proyectos.

CONTROL DE LEGALIDAD:

Cumplimiento Normas externas einternas aplicables.

CONTROL FINANCIERO:

Razonablidad de los estadosfinancieros. Para las Secretarias

diferentes a Hacienda, se tuvo en

cuenta la ejecución presupuestal.

100.00 100.00 100.00 100.00 80.00 100.00

EVALUACIÓN SCI 80.00 90.00 80.00 80.00 70.00 70.00

CALIFICACION TOTAL 93.00 89.90 91.00 88.70 90.00 90.60

Número de recomendacionesy acciones de mejora, según

evaluación de Control Interno.

14 7 45 27 26 13

Fuente y evidencias: Informes de Auditoría Integral Unidad de Control Interno.

90.00

93.00

100.00

50.00

COMPETITIVIDAD OBRAS PUBLICAS DEPORTES

80.00 80.00 60.00

DESFAVORABLE

83.33

80.00

CONCEPTO GESTIONMAYOR A 80 PUNTOS MENOR O IGUAL A 80 PUNTOS

FAVORABLE

90.00 90.00 90.0082.50


COMPARATIVO DE LA EVALUACION DE GESTION POR DEPENDENCIAS - VIGENCIA 2012 - 2013 (CONSOLIDADO DE VARIABLES) - UNIDAD DE CONTROL INTERNO

100.00 90.00 80.0086.00 84.75


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SECRETARIA/UNIDAD

VIGENCIA 2012 2013 2012 2013 2012 2013

CONCEPTO FAVORABLE FAVORABLE FAVORABLE FAVORABLE FAVORABLE FAVORABLE

VARIABLE

CONTROL DE GESTIÓN: 75.00 90.00



CONTROL DE RESULTADOS: 80.00 100.00


proyectos.

CONTROL DE LEGALIDAD: 90.00 100.00

Cumplimiento Normas externas einternas aplicables.

CONTROL FINANCIERO:




100.00 100.00 100.00 100.00 N/A 100.00

EVALUACIÓN SCI 80.00 90.00 80.00 80.00 80.00 95.00




6 7 12 17 10 7


SALUD DISCIPLINARIO

95.00

80.00

PRENSA

75.00

85.00

80.00100.00 90.00

80.00 100.00



75.00 85.7585.00

CONCEPTO GESTIONMAYOR A 80 PUNTOS FAVORABLEMENOR O IGUAL A 80 PUNTOS DESFAVORABLE


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SECRETARIA/UNIDAD

VIGENCIA 2012 2013 2012 2013 2012 2013

CONCEPTO FAVORABLE FAVORABLE DESFAVORABLE FAVORABLE DESFAVORABLE FAVORABLE

VARIABLE

CONTROL DE GESTIÓN: 85.00 87.00 75.00 80.33 66.25 97.00



CONTROL DE RESULTADOS: 75.00 95.00 50.00 70.00 68.75 90.00


proyectos.

CONTROL DE LEGALIDAD: 80.00 80.00 60.00 90.00 70.00 80.00

Cumplimiento Normas externas einternas aplicables

CONTROL FINANCIERO:




90.00 100.00 95.00 90.00 70.00 80.00

EVALUACIÓN SCI 70.00 80.00 70.00 80.00 70.00 80.00

CALIFICACION TOTAL 81.50 91.90 71.50 81,07 68.87 86.40



25 29 130 76 21 28

MAYOR A 80 PUNTOS MENOR O IGUAL A 80 PUNTOS



DESARR. SOCIAL SERVICIOS. ADMI TRANSITO-TRANS

CONCEPTO GESTIONFAVORABLE

DESFAVORABLE


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SECRETARIA/UNIDAD

VIGENCIA 2012 2013 2012 2013 2012 2013

CONCEPTO FAVORABLE FAVORABLE DESFAVORABLE FAVORABLE DESFAVORABLE FAVORABLE

VARIABLE






proyectos.



CONTROL FINANCIERO:




90.00 100.00 95.00 90.00 70.00 80.00

EVALUACIÓN SCI 70.00 80.00 70.00 80.00 70.00 80.00

CALIFICACION TOTAL 81.50 91.90 71.50 81,07 68.87 86.40



25 29 130 76 21 28





DESARR. SOCIAL SERVICIOS. ADMI TRANSITO-TRANS


DESFAVORABLE


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SECRETARIA/UNIDAD

VIGENCIA 2012 2013 2012 2013 2012 2013

CONCEPTO DESFAVORABLE DESFAVORABLE DESFAVORABLE DESFAVORABLE DESFAVORABLE FAVORABLE

VARIABLE






proyectos.



CONTROL FINANCIERO:




80.00 60.00 N/A 100.00 70.00 85.00

EVALUACIÓN SCI 75.00 50.00 70.00 50.00 80.00 85.00




39 41 10 38 82 21





DESFAVORABLE

EDUCACIÓN JURIDÍCA PLANEACIÓN


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SECRETARIA/UNIDAD

VIGENCIA 2012 2013 2012 2013 2012 2013

CONCEPTO DESFAVORABLE FAVORABLE DESFAVORABLE FAVORABLE DESFAVORABLE DESFAVORABLE

VARIABLE






proyectos.



CONTROL FINANCIERO:




70.00 90.00 50.00 90.00 70.00 60.00

EVALUACIÓN SCI 60.00 90.00 50.00 80.00 70.00 90.00




17 26 11 14 54 63





UD - GESTION DEL RIESGO HACIENDAGOBIERNO


DESFAVORABLE


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Cabe aclarar que en esta oportunidad por las Auditorías de las Secretarías de

Gobierno, Planeación y Salud; se suscribieron de manera individual dos (2) Planes

de Mejoramiento, producto de la creación de la Secretaría del Medio Ambiente,

quien suscribió planes individuales a cada proceso auditado; todos pertenecientes

a la nueva Secretaría del Medio ambiente.

SI NO

COMPETITIVIDAD Y FOMENTO EMPRESA- 7 7 X

DEPORTES 11 11 X

DESARROLLO SOCIAL 29 24 X

UNIDAD DE DIVULGACIÓN Y PRENSA 5 5 X

UNIDAD DE GESTIÓN DEL RIESGO 14 14 X

CONTROL DISCIPLINARIO 6 6 X

GESTIÓN EDUCATIVA MUNICIPAL 41 41 X

ATENCIÓN AL USUARIO - PQRS (1) 2 2 X

GOBIERNO 26 26 X

HACIENDA 64 40 X

JURÍDICA 24 24 X

OBRAS PÚBLICAS 21 20 X

PLANEACIÓN 21 17 X

SALUD PÚBLICA 16 16 X

SERVICIOS ADMINSITRATIVOS 76 76 X

TRÁSITO Y TRANSPORTE 28 28 X

TESORERIA 22 22 X

CAJAS MENORES 9 9 X

ATENCIÓN AL USUARIO - PQRS (2) 14 7 X

TOTAL 436 395 17 2

MACROPROCESO Y PROCESOS OBSERVACIONES RECOMENDACIONES

RESULTADOS OBTENIDOS DE LAS AUDITORIAS INTEGRALES VIGENCIA 2013

PLAN DE MEJORAMIENTO


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b) Auditorías Especiales Express: Corresponden a las auditorías que se

realizaron de manera sorpresiva, por demanda; siempre que se detectó una debilidad o riesgo que no permitiera el cumplimiento del Objeto Institucional.

PROCESO LÍDER DEL PROCESO OBJETO DE LA AUDITORIA FECHA

DOTACIÓN DE INFRAESTRUCTURA TECNOLÓGICA PARA LA SECRETARIA

DE PLANEACIÓN upe Y FISICO

TERRITORIAL AL CONTRATO No

1212051056.

José Fernando Olarte OsorioEvaluar el cumplimiento normativo en materia que regula el procesocontractual.

30/04/2013

ACCIONES DE REPETICIÓN Amparo Lotero ZuluagaEvaluar el cumplimiento normativo al procedimiento adelantado paralas Acciones de Repetición en la Secretraría Jurídica del Municipio de

Manizales.

09/05/2013

PROCESO CONTRACTUAL ADELANTADO POR LA UNIDAD DE GESTIÓN DEL

RIESGO POR CONCEPTO DE

SUMINISTRO, INSUMOS, REPUESTOS Y

LLANTAS A LOS VEHICULOS DEL

CUERPO OFICIAL DE BOMBEROS

Oscar Eduardo Toro BetancurtEvaluar el cumplimiento y seguimiento de la contratación realizadapor la OFICINA DE GESTION DEL RIESGO para atender los vehículos

adscritos al Cuerpo Oficial de Bomberos de la ciudad de Manizales.

05/06/2013

TRANSPORTE ESCOLAR VEREDAL María Aracely López Gil

Revisar el procedimiento de asignación de recursos, control, coberturaescolar y contratación relacionada con el servicio de transporte escolar

veredal en Instituciones educativas públicas urbanas y rurales del

Municipio de Manizales y la Unidad de Cobertura y Sistemas de

Información de la Secretaría de Educación Municipal.

06/08/2013

PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO

CÓDIGO DE BUEN GOBIERNO -

DECRETO MUNICIPAL 0231 DE 2013

José Fernando Olarte Osorio

Verificar el cumplimiento del artículo 73 de la Ley 1474 de 2011, PlanAnticorrupción y de Atención al Ciudadano, según herramienta de la

Presidencia de la República “Estrategias para la construcción del Plan

Anticorrupción y Atención al Ciudadano”, y del Decreto 0231 de 2013

por cada componente.

02/12/2013

AUDITORIAS EXPRESS VIGENCIA 2013


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c) Auditoría de Seguimiento: Corresponden a las auditorías realizadas al

cumplimiento de los planes de mejoramiento suscritos por la Entidad.

PLANES DE MEJORAMIENTO

PLANES DE MEJORAMIENTO SUSCRITOS VIGENCIA 2013

Plan de Mejoramiento: Es un conjunto de acciones correctivas o preventivas que debe adelantar un sujeto de control fiscal en un período determinado, para dar cumplimiento a la obligación de subsanar y corregir las causas que dieron origen a los hallazgos administrativos identificados como resultado del ejercicio del proceso auditor, con el fin de adecuar la gestión fiscal a los principios de economía, eficiencia, eficacia, equidad o mitigar el impacto ambiental.

En la vigencia 2013 se celebraron veintitrés (23) planes de mejoramiento producto de las Auditorías realizadas por entes de control externos.

A los planes de mejoramiento suscritos con la Contraloría General Municipal, se les verificó el cumplimiento e implementación de las acciones con sus respectivas evidencias, con dos (2) auditorías de seguimiento. Arrojando los siguientes resultados consolidados a Diciembre 31 de 2013, así:

PLANES DE

MEJORAMIENTO

INSTITUCIONAL

POR PROCESOS AUDITORIAS

EVALUACION DE DESEMPEÑO

AUDITORIA

INTERNA

EVALUACION

INDEPENDIENTE

ÓRGANOS DE

CONTROL FISCAL

ACCIONES DE MEJORA

INDIVIDUAL


Página 21 de 39

MATRIZ RESUMEN PLANES DE MEJORAMIENTO ENTES DE CONTROL EXTERNOS

VIGENCIA 2013

No. PLAN DE

MEJORAMIENTODEPENDENCIA

FECHA DE

SUSCRIPCION TEMA AUDITADO

No. DE

HALLAZGOS

CUMPLIMIENTO

CONTRALORIA

1 JURIDICA 13/01/2013 PAGO ESTAMPILLAS 3 2

2 PLANEACION 14/01/2013 USABILIDAD DE MODULO INFORMATICO 1 2

3 DESARROLLO SOCIAL 23/01/2013 RIESGO DE MECANISMO CONTROL DE CONTRATACION 1 1

4 HACIENDA 29/05/2013ADMINISTRACION INMUEBLE UBICADO EN EL SECTOR DE

LA AUTONOMA3 1

5 DESARROLLO SOCIAL 30/05/2013 PARTIDA GLOBAL COMUNA ECOTURISTICA 1 2

6 PLANEACION 10/07/2013CONTRATO 1212051056 DOTACION DE

INFRAESTRUCTURA _ COMPUTO2 1

7 SALUD 02/05/2013 SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD 38 2

8 SALUD 27/06/2013 DIRECCION TERRITORIAL DE SALUD 11 2

9 HACIENDA 31/07/2013 ESTADOS FINANCIEROS 2012 7 1

10 OBRAS PUBLICAS 05/08/2013 CONTRATO Nº 1211020821 SEDE COMUNAL ANDES 3 1

11 EDUCACION 12/09/2013 DESUSO INSTITUTO MANIZALES 1 ACCIONES A CUMPLIR 2014

12FORMACION Y

CAPACITACION25/09/2013

APLICACIÓN INADECUADA DEL REGISTRO CONTABLE

CODIGO DE RENTA 12503 APORTES ENIDADES-ICAM1 ACCIONES A CUMPLIR 2014

13 HACIENDA 09/10/2013 DESUSO COLEGIO ALFONSO LOPEZ PUMAREJO 3 ACCIONES A CUMPLIR 2014

14 OBRAS PUBLICAS 30/09/2013CONVENIO INTERINSTITUCIONAL No. 130-1310098

PGIRS2 ACCIONES A CUMPLIR 2014

15 MEDIO AMBIENTE 16/10/2013 SEGUIMIENTO PLAN MEJORAMIENTO -VALLAS 1 ACCIONES A CUMPLIR 2014

16 EDUCACION 12/11/2013 SEGUIMIENTO PLAN MEJORAMIENTO -FSE 1 ACCIONES A CUMPLIR 2014

17 ERUM 19/11/2013 OBRAS DE INFRAESTRUCTURA AVENIDA COLON 16 ACCIONES A CUMPLIR 2014

18 DESARROLLO SOCIAL 18/12/2013 PUBLICACION SECOP 2 ACCIONES A CUMPLIR 2014

19 OBRAS PUBLICAS 17/12/2013 PUBLICACION SECOP 8 ACCIONES A CUMPLIR 2014

20TRANSITO Y

TRANSPORTE 16/12/2013 PUBLICACION EXTEMPORANEA 2 ACCIONES A CUMPLIR 2014

21 GOBIERNO 18/12/2013 CONTRATACION ANTECEDENTES FISCALES 5 ACCIONES A CUMPLIR 2014

22 PLANEACION 23/12/2013 CIUDADELA LA LINDA 1 ACCIONES A CUMPLIR 2014

23UNIDAD GESTION DEL

RIESGO16/12/2013

CONTRATACIÓN CUERPO OFICIAL DE BOMBEROS Y

DOTACIÓN EMPLEADOS ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL.3 ACCIONES A CUMPLIR 2014

PLANES DE MEJORAMIENTO CELEBRADOS VIGENCIA 2013 - PRODUCTO AUDITORIAS ENTES EXTERNOS


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a) CONTRALORIA GENERAL MUNICIPAL: Se suscribieron veintitrés (23)

planes de mejoramiento, de los cuales tres (3) se certificaron al ente de

Control Contraloría General Municipal su cumplimiento al 100%, según

exigencia en la resolución No. 332 de 2011 y dos (2) más, cumplieron el

100% de las acciones establecidas por los entes de control en Salud,

Superintendencia Nacional de Salud y Dirección Territorial de Salud de

Caldas.

b) OTROS ENTES DE CONTROL: SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE

SALUD Y DIRECCIÓN TERRITORIAL DE SALUD: Se celebraron planes de

mejoramiento con cada una de estas entidades, producto de sus auditorías a la

Secretaría de Salud.

c) UNIDAD DE CONTROL INTERNO: Diecinueve (19) planes de mejoramiento

internos, producto de las auditorias integrales realizadas vigencia 2013 a los

macroprocesos, procesos y subprocesos de la Administración Central.

0

1

2

RANGOS DE CALIFICACION SEGÚN

LA CONTRALORÍA GENERAL

MUNICIPAL

No cumple

Cumple parcialmente

Cumple totalmente


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En esta vigencia (2013), se celebraron Planes de Mejoramiento individuales, de la nueva

Secretaría del Medio Ambiente y de la Unidad de Desarrollo Rural.

NÚMERO MACROPROCESO - PROCESO OBSERVACIONES RECOMENDACIONES

1 HACIENDA 64 40

2 SALUD PÚBLICA 16 16

3 GOBIERNO 26 26

4 JURÍDICA 24 24

5 COMPETITIVIDAD Y FOMENTO EMPRESA- 7 7

6 GESTIÓN EDUCATIVA MUNICIPAL 41 41

7 TRÁNSITO Y TRANSPORTE 28 28

8 DEPORTES 11 11

9 MEDIO AMBIENTE 9 9

10 UNIDAD DE DIVULGACIÓN Y PRENSA 5 5

11 DESARROLLO SOCIAL 29 24

12 UNIDAD DE CONTROL DISCIPLINARIO 6 6

13 DESARROLLO RURAL 4 4

14 PLANEACIÓN 21 17

15 SERVICIOS ADMINSITRATIVOS 76 76

16 TESORERIA 22 22

17 OBRAS PÚBLICAS 21 20

18 UNIDAD DE GESTIÓN DEL RIESGO 14 14

19 ATENCIÓN AL USUARIO - PQRS 14 7

TOTAL 438 397

PLANES DE MEJORAMIENTO AUDITORIAS DE CONTROL INTERNO

VIGENCIA 2013


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Seguimiento Planes de Mejoramiento Control Interno

Producto de las Auditorías Integrales realizadas en la vigencia 2012, se suscribieron quince

(15) Planes de Mejoramiento, a los cuales se les realizó en la vigencia 2013, seguimiento

del cumplimiento y efectividad de las acciones definidas para subsanar las debilidades

evidenciadas, encontrándose los siguientes resultados.

ACCIONES DEFINIDAS PLAN

DE MEJORA 2012

ACCIONES EFECTIVAS PLAN

DE MEJORA 2013% EFECTIVIDAD

CONTROL DISCIPLINARIO 10 9 90,00

PLANEACIÓN 68 55 80,88

COMPETITIVIDAD Y FOMENTO EMP 14 11 78,57

SALUD PÚBLICA 16 12 75,00

GOBIERNO 16 12 75,00

DEPORTES 16 12 75,00

TRÁNSITO Y TRANSPORTE 23 17 73,91

OBRAS PÚBLICAS 45 33 73,33

DESARROLLO SOCIAL 22 16 72,73

UNIDAD GESTIÓN DEL RIESGO 29 20 68,97

SERVICIOS ADMINISTRATIVOS 135 91 67,41

UNIDAD DE PRENSA 6 4 66,67

GESTION EDUCATIVA MUNICIPAL 31 17 54,84

JURÍDICA 6 2 33,33

HACIENDA 20 5 25,00

67,38PROMEDIO DE EFECTIVIDAD ACCIONES CUMPLIDAS 2013

EFECTIVIDAD ACCIONES DE MEJORA SUSCRITAS 2012 Y EJECUTADAS 2013

MACROPROCESO

ACCIONES DE MEJORA DEFINIDAS Y EFECTIVAS


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2. ROL DE ASESORÍA Y ACOMPAÑAMIENTO.

Se brindó acompañamiento y asesoría en la elaboración de los Planes de Mejoramiento, producto de la Auditorías realizadas por los Entes de Control externos y por la Unidad de Control Interno. Un total de cuarenta y dos (42) Planes de Mejoramiento suscritos.

Se brindó asesoría y acompañamiento a las distintas dependencias en los diferentes procesos de gestión de la Administración, siempre bajo los principios rectores de economía, igualdad, celeridad e imparcialidad.

Mesas de trabajo realizadas con diferentes dependencias de la Administración Municipal:

ACTA No. FECHANÚMERO DE

ASISTENTES

1 25/01/2013 7

2 31/01/2013 6

3 18/03/2013 5

4 21/03/2013 5

5 01/04/2013 7

6 08/04/2013 11

7 05/07/2013 5

8 23/07/2013 6

9 09/01/1900 20

10 10/09/2013 4

11 15/10/2013 3

12 25/11/2013 22

13 29/11/2013 6

ASESORÍA Y ACOMPAÑAMIENTO DEPENDENCIAS DE LA ADMINISTRACIÓN

MESAS DE TRABAJO - UNIDAD DE CONTROL INTERNO - 2013

Evaluación con la Jefe de Atención al usuario - repuestas oportunas por PQRS Y GED -

Ventanilla Única.

Revisión del procedimiento de publicación en el SECOP vs los hallazgos de Control

Interno y entes de control externos.

Revisión de tares y respuestas al oficio UCI 276 de fecha 29 de octubre de 2013,

aplicación Ley 1493 de 2011, Auditoria Ministerio de Cultura.

Capacitación SECOP, publicación de contratos, expositora Dra. Amparo Lotero

Secretaria Jurídica, responsabilidad de quien publica y abogado (a).

Socialización, revisión y ajustes al Manual de Control Interno Contable.

Verificar requerimientos de la Contraloria General de la República, según capacitación

SIRECI.

Revisión Alertas Sistema Financiero - Oficios Dra. Ana María Jaramillo

Segunda mesa de trabajo "Alertas Sistema Financiero"

Validar la información con respecto a los problemas del software de Rentas con la Dra.

Mónica Gómez, representante de la empresa ADA, proveedora del software.

Analisis Clima organizacional y reinducción de personal personal de Control Interno.

OBJETIVO DE LA REUNIÓN

Revisión y estudio de cierre presupuestal "Fondos de Servicios Educativos".

Revisión y estudio de cierre presupuestal "Fondos de Servicios Educativos".

Revisión oficio ALC 0458 del 08 de marzo de 2013 - Alcalde- Tema: Plan de Choque

Evaluación Sistema de Control Interno Contable.


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Se lideraron convocatorias y mesas de trabajo con los Jefes de Control Interno de las Entidades Descentralizadas. Durante la vigencia 2013 se realizaron doce (12) mesas de trabajo, con capacitaciones y temas relacionados al Control Interno del Municipio.

Se asistió como veedora con voz, pero sin voto a los siguientes Comités:

- Comité de Control Interno (Secretaría técnica).

- Comité Institucional.

- Comité de Conciliación.

- Comité de Gobierno en línea.

- Comité de Archivo.

FECHA

Febrero 27 de 2013

Abril 11 de 2013

Abril 11 de 2013

Mayo 21 de 2013

Mayo 27 de 2013

Mayo 29 de 2013

Junio 21 y 22 de 2013

Junio 27 de 2013

Julio 25 de 2013

01,02,03,29,30 y 31 de

agosto de 2013

26 de octubre de 2013

21 y 22 de noviembre de

2013

CONVOCATORIAS JEFES DE CONTROL INTERNO - VIGENCIA 2013

Convocatoria capacitación Jefes de Control Interno en “Seminario Administración Pública

y Derecho Penal para servidores públicos”.

Convocatoria capacitación Jefes de Control Interno en Contratación Estatal -

responsabilidad de los Supervisores e Interventores.

Convocatoria “Seminario Taller Identificación, Valoración y Administración de Riesgos” ,

Manizales Junio de 2013

Convocatoria revisar con Tesoreros y Jefes de Control Interno, procedimientos de

tesorerías.

Convocatoria reunión Jefes de Control Interno. Articulación conceptos de Control Interno.

Convocatoria reunión Jefes de Control Interno. Riesgos de las Oficinas de Control Interno.

Convocatoria reunión Jefes de Control Interno. Riesgos del Sistema de Control Interno e

informe áreas de Control Interno.

Convocatoria capacitación Jefes de Control Interno en Auditoría Interna.

OBJETIVO DE LA REUNIÓN

Convocatoria de jefes de Control Interno. Revisión de hallazgos de auditorías 2012

entidades descentralizadas. Conformar mesas de trabajo para hallazgos situaciones o

debilidades repetitivas en el manejo de los recursos. Creación de grupo de trabajo,

tesoreros y jefes de control interno para revisar y definir procedimientos.

Convocatoria evaluación y definición de mesas de trabajo de tesoreros y jefes de control

interno para revisar procedimientos. Presentación de propuesta así: Portafolio de

inversiones y excedentes, manejo de medios de pago, concilicaciones, recaudos y mapas

de riesgos de tesorería.

Convocatoria Jefes de Control Interno. Propuesta manual de Control Interno.

Convocatoria Jefes de Control Interno. Articulación conceptos de Control Interno.


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- Comité de Investigación Incidentes y Accidentes de Trabajo.

- Comité Sisben.

- Comité de Verificación de Cumplimiento de Familias en Acción.

- Comité de Sostenibilidad Financiera.

Se realizaron durante la vigencia de 2013, diez (10) Comités de Control Interno, en los cuales se participó como Secretaría técnica. En el Comité se expusieron y discutieron todos los informes de Auditorías, informes de Seguimiento al Modelo Estándar de Control Interno “MECI”, informes de ley, planes de mejora, seguimientos y demás en cumplimiento a las funciones del Comité y de la Unidad de Control Interno.

Se presentó a la Secretaría de Servicios Administrativos, en acompañamiento y asesoría, modelos de planes Institucionales Anticorrupción y proyecto de los mismos, para la elaboración del Plan Anticorrupción y Atención al ciudadano definido por la Ley 1474 de 2011.

Se realizaron las siguientes capacitaciones:

NOMBRE DE LA CAPACITACIÓN ENTIDAD CAPACITADORA FECHA ASISTENTES

Trámite y pago de las Estampillas

institucionalizadas en la

Administración Municipal

Dr. Juan Guillermo Correa,

Profesional Especializado -

Secretaría Jurídica - Alcaldía

12 de marzo de 2013

Jefes de Control Interno y Tesoreros de Entidades

Descentralizadas y funcionarios Unidad de Control

Interno de la Alcaldía.

Control FiscalContraloria General del

Municipio21 de marzo de 2013

Jefes de Control Interno y Funcionarios Unidad de

Control Interno de la Alcaldía.

“Seminario Taller Identificación,

Valoración y Administración de

Riesgos” , Manizales Junio de 2013

Gestión, Desarrollo y Sociedad

SAS – GEDES21 y 22 de Junio de 2013



"Seminario Taller Auditoria Interna

para oficinas de Control Interno”,

Gestión, Desarrollo y Sociedad SAS

– GEDES

Gestión, Desarrollo y Sociedad

SAS – GEDES

01,02,03,29,30 y 31 de

agosto de 2013



“Seminario Administración Pública

y Derecho Penal para servidores

públicos”

Corporación Fundación La Roca 26 de octubre de 2013Jefes de Control Interno y Funcionarios Unidad de


Contratación Estatal -

responsabilidad de los

Supervisores e Interventores

Universidad Javeriana21 y 22 de noviembre

de 2013



CAPACITACIONES GESTIONADAS EN EL AÑO 2013 - UNIDAD DE CONTROL INTERNO


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3. VALORACION DEL RIESGO:

El propósito de la Oficina de Control Interno respecto de la administración del riesgo, es el de proveer una evaluación objetiva a la entidad a través del proceso de auditoría interna sobre la efectividad de los controles y las políticas y acciones en la materia, de cara a asegurar que los riesgos institucionales están siendo administrados apropiadamente y que el Sistema de Control Interno está siendo operado efectivamente.

Para dar cumplimiento a este rol, se revisaron y evaluaron todos los riesgos de los procesos definidos por el Sistema de Gestión de Calidad; encontrándose deficiencias en su construcción, caracterización, definición de controles y en el proceso de administración de los mismos, incumpliéndose con la metodología de riesgos definida por el Departamento Administrativo de la Función Pública “DAFP” y Dirección de Control Interno y Racionalización de Tramites. Igualmente no se encontró una Política de Administración del Riesgo actualizada, socializada y adaptada. La Unidad de Control Interno, dentro de su función asesora comunicó y presentó luego del seguimiento y evaluación, los resultados y propuestas de mejoramiento y tratamiento de las situaciones presentadas; las que se estarán adoptando en los Planes de Mejoramiento a ejecutar en el 2014.

4. FOMENTO DE LA CULTURA DE AUTOCONTROL:

Se fomentó la formación de una cultura del AUTOCONTROL, con el fin de contribuir al mejoramiento continuo en el cumplimiento de la misión institucional, a través de:

a) Boletines de Control Interno: Mensualmente se envió el boletín virtual de

la Unidad de Control Interno, vía correo institucional ZIMBRA, a través de los

cuales se recordaron y fomentaron los valores institucionales, la normatividad

vigente en Control Interno, tips de control, noticias de interés de la Unidad de

Control Interno, entre otros temas; con el fin de generar cultura de

autocontrol y sensibilización en los funcionario en el desarrollo eficiente de

sus funciones.

Se emitieron doce (12) boletines con los siguientes mensajes: Autocontrol,

valores, transparencia, anticorrupción, fraude, convenio por la transparencia y

el control participativo, medidas para lograr un control interno, definición de

Control Interno y actualidad normativa, así:


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BOLETINES DE LA UNIDAD DE CONTROL INTERNO


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Junio de 2013


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b) Circulares: Con el fin de brindar apoyo a las políticas administrativas, se

emitieron la siguientes Circulares:

CIRCULAR

No. FECHA ASUNTO

1 Enero 18 de 2013 Cronograma 2013 de Informes de Ley a Organismos

de Control

2 Febrero 12 de 2013 Alcance a la Resolución No. 01 de enero 18 de 2013

3 Febrero 14 de 213 Informe en el Sistema Integral de Auditoría – SIA

4 Febrero 22 de 2013 Seguimiento a Auditorias

5 Marzo 11 de 2013 Cronograma 2013 Comité Coordinador de Control

Interno

6 Marzo 14 de 2013 Capacitación Contraloría General Municipal

7 -- Anulada

8 Abril 23 de 2013 Contratación, Supervisión e Interventoría

9 Abril 25 de 2013 Articulación Conceptos de Control interno

10 Mayo 16 de 2013 Articulación Conceptos de Control interno

11 Mayo 22 de 2013 Plenaria de Presentación - Propuestas Unificación de Criterios y Procedimientos de Tesorería

12 Mayo 24 de 2013 Articulación Conceptos de Control interno

13 Mayo 27 de 2013 Capacitación en Riesgos

14 Julio 11 de 2013

Cumplimiento Planes de Mejoramiento – Contraloría

General del Municipio – SIA y Contraloría General de la República – SIRECI


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15 Agosto 5 de 2013 Auditoría Express – Contratos de Transporte Escolar

16 Agosto 5 de 2013 Apoyo Auditorías Integrales – Alcaldía de Manizales

17 Septiembre 4 de

2013

Participación en Comités – Concepto Departamento

Administrativo de la Función Pública “DAFP”- Radicado

No. 20129000039722

18 Octubre 16 de 2013 Seguimiento Planes de Mejoramiento – Contraloría

General del Municipio

19 Octubre 17 de 2013 Auditoría Cajas Menores

20 Noviembre 19 de

2013 Publicación en el Portal Único de Contratación “SECOP”

5. RELACION CON ENTES EXTERNOS:

Teniendo en cuenta que la Oficina de Control Interno es un componente dinamizador del Sistema de Control Interno, debe ser quien facilite los requerimientos de los organismos de Control Externo y la coordinación de cumplimiento de los informes de la Entidad por parte de los diferentes responsables, así:

a) Se asesoró la elaboración de todos los Planes de Mejoramiento, producto

de las Auditorías de las Contralorías, suscribiéndose un total de veintitrés (23) Planes de Mejoramiento.

b) Se coordinó la presentación de los informes a los entes de control externos durante la vigencia 2013, mediante los aplicativos electrónicos SIA (Sistema de Auditoría Integral), Contraloría General Municipal y SIRECI (Sistema de rendición de cuenta electrónica), Contraloría General de la República y demás instancias legales.

c) Se realizaron y presentaron todos los informes regulados por la ley y

demás entes externos vigencia 2013, responsabilidad directa de la Unidad de Control Interno.

ENTIDAD CANTIDAD FORMA DE PRESENTACIÓN RESPONSABLE

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA 37 APLICATIVO VIRTUAL SIRECI HACIENDA - PLANEACIÓN

CONTRALORÍA GENERAL MUNICIPAL 34 APLICATIVO VIRTUAL SIA HACIENDA - PLANEACIÓN

OTRAS ENTIDADES Y PLANES DE MEJORA 37 DOCUMENTAL Y VIRTUAL TODAS LAS SECRETARIAS

INFORMES PRESENTADOS A LOS ENTES DE CONTROL VIGENCIA 2013


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DEPENDENCIA RESPONSABLE

FUNCIONARIO RESPONSABLE

INFORME QUE DEBE RENDIR

NORMATIVIDAD PERIODICIDAD

FO

R

M

DESTINATARIO

CONTROL INTERNO

Directora Administrativa

Control Interno

Seguimiento Derechos de Autor Software

Directiva Presidencial No. 02 dede 2002.

Circular No. 1000 de junio de

2004.

Circular No. 07 de diciembre 28

de 2005.

Circular 017 de 01 de junio de

2011, de la Unidad

Administrativa Especial Dirección

Especial de Derecho de Autor.

Anual

Cu

e

s

t

i

o

n

a

r

i

o

Unidad Administrativa

Especial Dirección

Nacional de

Derecho de Autor.

CONTROL INTERNO


Control Interno

Evaluación del Sistema de Control

Interno Contable

Artículo 2° Decreto 1027 de 2007 del DAFP - Circular Diciembre del

Consejo Asesor del Gobierno en

Materia de Control Interno.

Resolución 045-2012 Contraloría

Municipal.

ANUAL

CG

N

_

2

0

0

ALCALDE, CONTADURIA

GENERAL DE LA

NACION y

CONTRALORIA

MUNICIPAL.

CONTROL INTERNO


Control Interno

Informe Ejecutivo Anual, sobre el avance

del Sistema de Control

Interno de cada

vigencia.

Artículo 2° Decreto 1027 de 2007 del DAFP - Circular Diciembre del

Consejo Asesor del Gobierno en

Materia de Control Interno.

ANUAL

En

c

u

e

s

t

a

ALCALDE y DAFP

CONTROL INTERNO


Control Interno

Informe pormenorizado del

estado del control

interno en la Alcaldía

Artículo 9 de la Ley 1474 del 12de julio de 2011 Estatuto

Anticorrupción

Cada cuatro (4) meses

ALCALDE.Ciudadanía.

CONTROL INTERNO


Control Interno

Informe sobre posibles actos de

corrupción.

Ley 1474 de 2011 art. 9(Segundo Inciso modificado por

el art. 231 del Decreto 19 de

2012)

Cuando se presente el

hecho

Entes de Control respectivos según

sea el caso.

CONTROL INTERNO


Control Interno

Informe sobre la atención prestada por

la entidad, por parte

de las Oficinas de

Quejas, Sugerencias y

Reclamos.

Ley 1474 de 2011 art. 76 SEMESTRAL Alcalde

CONTROL INTERNO


Control Interno

Seguimiento Plan Anticorrupción y

Atención al Ciudadano

Seguimiento a los

Mapas de Riesgos de

Corrupción

Ley 1474 de 2011 art. 73

A criterio del Jefe de la

Oficina de

Control Interno.

Alcalde

CONTROL INTERNO


Control Interno

Seguimiento a los Mapas de Riesgos

Institucionales

Ley 87 de noviembre 29 de 1993.Ley 489 de diciembre 29 de 1998

(Modificado parcialmente por el

Decreto 2593 de 2000).

Directiva Presidencial No. 09 de

diciembre 24 de 1999.

Decreto 1537 de julio 26 de 2001

Permanente Alcalde

CONTROL INTERNO


Control Interno

Seguimiento a las Funciones del Comité

de Conciliaciones.

Resoluciones Internas No. 850de noviembre 27 de 2000 y No.

203 de abril 24 de 2003 del

Departamento Administrativo de

la Función Pública.

Ley 678 de agosto 3 de 2001.

Decreto 1214 de junio 29 de

2000.

Dirección deDefensa Judicial

de la Nación del

Ministerio de

Justicia y al

Comité de

Conciliación.

CONTROL INTERNO


Control Interno

Seguimiento a la gestión

organizacional.Ley 87 de noviembre 29 de 1993

A criterio del jefe de

la Oficina de

Control

Interno.

Alcalde

CONTROL INTERNO


Control Interno

Seguimiento a los contratos colgados en

la plataforma del

SECOP (Sistema

Electrónico para la

Contratación Pública).

Decreto 2178 de 2006Decreto 2434 de 2006

Ley 1150 del 16 de julio del

2007,art 2. Decreto 066 del 16

de enero de 2008, art 8.

Permanente Alcalde

Posteriormente a cada

procedimiento

de conciliación

o de cualquier

otro crédito

surgido por

concepto de la


Página 37 de 39

INFORME EJECUTIVO ANUAL DE CONTROL INTERNO MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO “MECI” VIGENCIA 2013

Se diligencio y presento la Encuesta de la Evaluación Independiente al Modelo Estándar de

Control Interno vigencia 2013 “MECI,” en la Plataforma virtual del Departamento

Administrativo de la FUNCIÓN PÚBLICA “DAFP”. A la fecha no se han publicado los

resultados obtenidos.

INFORME ANUAL SISTEMA DE CONTROL INTERNO CONTABLE

”CHIP” CONTADURIA GENERAL DE LA NACIÓN VIGENCIA 2013

Se diligencio y consolido informe de Evaluación Independiente al Sistema de Control

Interno Contable del Municipio, Administración Central, Personería Municipal, Contraloría

Municipal, Concejo Municipal; en el CHIP “ Consolidador de Hacienda e Información

Pública”, arrojando un resultado total de 4.0 sobre 5.0. Ubicándose en el rango de

interpretación de los resultados obtenidos de SATISFACTORIO.


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INDICADORES DE GESTION - UNIDAD DE CONTROL INTERNO

No. Indicadores Fórmula Objetivo Umbral% Umbral

Estandar

Frecuencia de

Medicion

Periodo

(Septiembre a

Diciembre

2013)

A DICIEMBRE

2013

Valor Máximo

100%

Valor

Sobresaliente

90%

Valor Minimo

80%

90%-100%:

Nivel Optimop

60%-89%:

Buen

Desarrollo

0%-59%:

Deficiente

Valor Máximo

100%

Valor

Sobresaliente

90%

Valor Minimo

80%

Valor Máximo

100%

Valor

Sobresaliente

90%

Valor Minimo

80%

Valor Máximo

12 boletines al

año

Valor

Sobresaliente

11 boletines al

año

Valor Mínimo

10 boletines al

año

6

Grado de

Cumplimie

nto en la

presentació

n de

Informes

de Control

Interno

Número de

informes

presentados

año/Número de

informes de Ley

a presentar

año*100

Presentar los

informes de

Ley

responsabilida

d del área de

Control Interno

en los tiempos

establecidos

100% Informes

de Ley100% Semestral 25/25 = 100% 43 / 43 =100%

90,29%

86,42%

92%

100%

12/12=100%

90,29%

84,63%

386/420=92%

12/12=100%5

Numero de

Boletines

Emitidos al

Año

Número de

boletines

emitidos

Generar

cultura de

autocontrol

(Emision de

boletines al

año)

12 Anual

4

Eficacia de

Recomenda

ciones

Recomendacione

s aceptadas

año/Recomendac

iones brindadas

año*100

Eficacia 90% Anual

3

Satisfaccion

de los

Clientes

frente a los

Servicios

del Proceso

de Control

Interno

Tabulación

encuesta

Medición

Talento

Humano-

Encuesta

satisfacción,

nivel de

satisfacción

del auditado

por encuesta

80% Cuatrimestral

2

Evaluacion

del Sistema

de Control

Interno

Resultado

aplicativo

DAFP/Encuesta

DAFP

Evaluar el

grado de

avance del

MECI

90% Anual

INDICADORES DE CONTROL INTERNO CORTE DICIEMRE 31 DE 2013

1

Eficacia del

Plan

General de

Auditorias

Auditorias

realizadas al

año/Auditorias

planeadas*100

Evaluar el

grado de

cumplimiento

de lo

programado

90% Anual 100%


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Caracterización del Proceso de Control Interno: En la vigencia 2013, la Unidad de

Control Interno, revisó, documentó y adoptó los procedimientos, indicadores, controles y

riesgos a mitigar de Control Interno, los cuales fueron aprobados y cargados en el

aplicativo de Gestión de Calidad ISOLUCION.

Manuales: Se documentaron y socializaron los siguientes Manuales para la

Administración Municipal.

Manual de Control Interno Contable, adoptado mediante Decreto 817 de Noviembre

17 de 2013.

Manual de Control Interno, adoptado mediante Decreto 890 de Diciembre 31 de 2013.

Manual de Procedimientos de Tesorería: Propuesta trabajada con los Tesoreros y Jefes

de Control Interno Municipio y Entidades Descentralizadas.

Cordialmente,

ORIGINAL FIRMADO

MÓNICA CONSTANZA PIEDRAHITA MERCHAN

Directora Administrativa – Unidad de Control Interno

Alcaldía de Manizales

Documents

INFORME DE GESTIÓN – UNIDAD DE CONTROL INTERNO – …urnadecristalmanizales.com/images/urnacristal... · productividad de la misma. La Unidad de Control Interno, mediante las