Embed Size (px)
Citation preview
1
INSTRUKCJA
w sprawie
diet i innych należności za czas podróży odbywanych w celu realizacji
zadań Polsko-Japońskiej Wyższej Szkoły Technik Komputerowych
w Warszawie
§ 1
1. Ilekroć w niniejszej instrukcji jest mowa o pracodawcy lub Uczelni, należy przez to
rozumieć Polsko-Japońską Wyższą Szkołę Technik Komputerowych w Warszawie
(PJWSTK).
2. Ilekroć w Instrukcji mowa jest o:
rozporządzeniu ministra, w kontekście podróży służbowych na terenie kraju, rozumie
się przez to rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia
2002r w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących
pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery
budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz.U. z 2002r., Nr 236
poz. 1990 z późniejszymi zmianami),
rozporządzeniu ministra, w kontekście podróży służbowych poza granicami kraju,
rozumie się przez to rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia
19 grudnia 2002r w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności
przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej
jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz.U.
z 2002r., Nr 236 poz. 1991 z późniejszymi zmianami),
rozporządzeniu ministra, w kontekście użytkowania pojazdów nie będących
własnością PJWSTK, rozumie się przez to rozporządzenie Ministra Infrastruktury
z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania
zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli
i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. z 2002 r., Nr 27 poz.
271 z późniejszymi zmianami),
delegowanym, rozumie się przez to pracownika, studenta, doktoranta lub inną osobę
wykonującą na rzecz Uczelni zadania wyznaczone przez Rektora lub kierowników
jednostek organizacyjnych,
kierowniku jednostki, rozumie się przez to: Rektora, Kanclerza, Prorektorów, Vice
Kanclerza oraz Kwestora,
Rektorze, rozumie się przez to także właściwych co do kompetencji prorektorów,
Kanclerzu, rozumie się przez to także jego zastępców,
.
§ 2
1. Niniejsza Instrukcja wprowadza szczegółowe zasady i procedury obowiązujące przy:
- odbywaniu przez pracowników zatrudnionych w PJWSTK podróży służbowych na
obszarze kraju,
- odbywaniu przez pracowników zatrudnionych w PJWSTK podróży służbowych poza
granicami kraju,
- używaniu do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów
niebędących własnością PJWSTK,
2
- wykonywaniu na rzecz uczelni zadań przez studentów, doktorantów i osoby
niezatrudnione w PJWSTK,
- odbywaniu studenckich praktyk zawodowych,
- zapraszaniu gości zagranicznych w ramach programów i umów zawartych przez
PJWSTK.
2. W sprawach nie opisanych niniejszą Instrukcją zastosowanie mają przepisy obowiązujące
jednostki sektora finansów publicznych, wymienione w § 1 niniejszej instrukcji.
Rozliczenie podróży służbowej następuje w oparciu o dokumentację, której wzory są
załącznikami do Instrukcji.
Podróże służbowe pracowników PJWSTK
§ 3
1. Podróż służbowa to podróż odbywana przez pracownika do innej miejscowości niż
miejscowość stałego wykonywania pracy, dokonywana na służbowe polecenie
przełożonego (kierownika jednostki organizacyjnej PJWSTK) w celu realizacji zadania
służbowego, w miejscowości oznaczonej jako cel podróży.
2. Wniosek o wydanie polecenia wyjazdu służbowego składa pracownik.
Wniosek ten powinien zawierać:
Cel, miejsce i termin wyjazdu;
Zgodę bezpośredniego przełożonego pracownika;
Określenie źródła finansowania wyjazdu – tj. jakie koszty obciąży podróż służbowa;
W przypadku konieczności odbycia podróży samochodem – prośbę o zgodę na ten
środek lokomocji;
W przypadku delegacji finansowanych z kosztów działalności naukowej lub
związanych z dydaktyką – zgodę Rektora;
W przypadku wyjazdów w sprawach administracyjnych – zgodę Kanclerza;
W przypadku. Gdy zwrot kosztów delegacji będzie refundowany przez sponsora lub
inną instytucję – stosowny dokument, z którego wynika źródło finansowania.
Wzór wniosku o wydanie polecenia wyjazdu służbowego stanowi załącznik nr 1 do
niniejszej instrukcji.
3. Za zgodą bezpośredniego przełożonego, po wypełnieniu wniosku, pracownik może
uczestniczyć, jako członek zarządu towarzystw naukowych, komisji PAN, komisji
resortowych, CKK itp. w posiedzeniach tych organów (tzw. delegacje stałe). Koszty
udziału pracowników w posiedzeniach ponoszą organizatorzy
4. W przypadku, gdy koszty udziału mają być rozliczane przez PJWSTK, a następnie
refundowane przez jednostkę zapraszającą na posiedzenie, do wniosku należy dołączyć
zaproszenie.
5. Nauczyciele akademiccy, zapraszani na obrony doktorskie lub kolokwia habilitacyjne
przez inne jednostki organizacyjne, składają wniosek za zgodą bezpośredniego
przełożonego. Koszty podróży służbowej pokrywa strona zapraszająca.
6. W przypadku nie rozliczenia delegacji przez stronę zapraszającą można dokonać
rozliczenia w PJWSTK dołączając do delegacji zaproszenie, na podstawie którego
zostanie obciążona jednostka zapraszająca.
7. Wydanie polecenia następuje w formie wystawienia dokumentu, zaewidencjonowanego w
jednostce delegującej, będącego poleceniem wyjazdu (wyjazdy krajowe zał. nr 2, wyjazdy
zagraniczne zał. nr 3). Osobami upoważnionymi do wystawienia polecenia wyjazdu są
kierownicy jednostek uczelni.
8. Kierownik jednostki określa w poleceniu wyjazdu:
3
- imię i nazwisko osoby delegowanej,
- miejsce wykonania polecenia służbowego (zadania),
- czas trwania podróży (od dnia do dnia),
- cel podróż (zadanie do wykonania),
- środek lokomocji (ze wskazaniem rodzaju środka transportu, klasy, marki i pojemności
silnika samochodu, numeru rejestracyjnego, stawki za 1 kilometr przebiegu itp.).
9. Kierownik jednostki weryfikuje także kwotę proponowanej przez delegowanego zaliczki.
10. W szczególnie uzasadnionych przypadkach polecenie wyjazdu służbowego bez
zachowania procedury określonej w ust. 2-5 wystawia Kancelaria na polecenie Rektora
lub Kanclerza.
11. Polecenie, o którym mowa w ust.10 powinno zawierać dane, o których mowa w ust.8.
§ 4
1. Z tytułu podróży służbowej pracownikowi przysługują:
- diety,
- zwrot kosztów podróży w obie strony, środkami komunikacji publicznej albo pojazdem
pracownika, chyba że zapewniono pracownikowi transport,
- zwrot kosztów noclegu albo ryczałt za nocleg, chyba że zapewniono pracownikowi
nocleg,
- zwrot kosztów przejazdów środkami komunikacji miejscowej, chyba że zapewniono
pracownikowi transport na miejscu (np. samochód służbowy lub delegowanego),
- zwrot kosztów przejazdu w dniu wolnym od pracy (dotyczy podróży trwających co
najmniej 10 dni),
- zwrot innych uzasadnionych i udokumentowanych wydatków merytorycznych.
2. Dieta na obszarze kraju nie przysługuje pracownikowi, który:
1. Otrzymuje ekwiwalent pieniężny na wyżywienie (jeżeli ekwiwalent jest niższy od diety
to pracownikowi przysługuje wyrównanie do wysokości należnej diety);
2. Został oddelegowany do miejscowości swojego pobytu stałego lub czasowego albo do
miejscowości, w której mieści się siedziba miejsca pracy;
3. Korzystał z bezpłatnego całodziennego wyżywienia;
3. Do rozliczenia kosztów podróży pracownik załącza dokumenty (faktury, rachunki, bilety)
potwierdzające poszczególne wydatki; nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych
ryczałtami. Jeżeli uzyskanie dokumentu nie było możliwe, pracownik składa pisemne
oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku możliwości jego
udokumentowania.
4. Na wniosek pracownika kierownik jednostki przyznaje zaliczkę na niezbędne koszty
podróży. Rozliczenie kosztów podróży przez pracownika jest dokonywane w terminie 14
dni od dnia zakończenia podróży. Rozliczenie kosztów podróży przedłożone do
rozliczenia po 31 stycznia, a dotyczące roku ubiegłego - nie podlega rozliczeniu.
§ 5
1. Wysokość diet oraz zasady ich naliczenia określają rozporządzenia wymienione w § 1.
2. Diety krajowe są przeznaczone na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie
podróży.
3. Diety zagraniczne są przeznaczone na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne
wydatki. W przypadku otrzymywania za granicą bezpłatnego całodobowego wyżywienia
delegowanemu przysługuje 25% diety. Gdy zapewniono częściowe wyżywienie
4
przysługuje odpowiednio: za śniadanie 15% diety, za obiad 30% diety, za kolację 30%
diety, na inne wydatki 25% diety.
§ 6
1. Środek transportu właściwy dla odbycia podróży określa na „poleceniu wyjazdu”
kierownik jednostki organizacyjnej PJWSTK. Podstawowym środkiem transportu jest
pociąg II klasy. Przy określaniu środka transportu delegujący powinien kierować się
zasadą racjonalizacji kosztów podróży, z uwzględnieniem jej charakteru i utrudnień
komunikacyjnych.
2. Pracownikowi przysługuje prawo odbycia podróży służbowej środkami PKP wg
następujących zasad:
DŁUGOŚĆ TRASY PRZEJAZD
DO 200 KM II klasa pociągu pospiesznego
OD 201 KM DO 500 KM II klasa pociągu ekspresowego (IC, EC)
POWYŻEJ 500 KM II klasa wagon sypialny lub kuszetka
Rektorowi, Prorektorom, Dziekanom, Kanclerzowi, Kwestorowi oraz profesorom
zwyczajnym i nadzwyczajnym przysługuje przejazd w I klasie pociągów pospiesznych
lub ekspresowych.
3. W przypadku podróży odbywanej prywatnym samochodem, osoba delegowana
zobowiązana jest do zawarcia umowy, określonej w § 10 instrukcji.
4. Zwrot kosztów przejazdu następuje w wysokości ceny biletu określonego w poleceniu
wyjazdu środka transportu, wraz z opłatami dodatkowymi, z uwzględnieniem ulg, jakie
pracownikowi przysługują (niezależnie od tytułu przysługiwania ulgi). Do rozliczenia
wyjazdu obowiązkowo należy dołączyć bilety. Zwrot kosztów za przejazd samochodem
prywatnym następuje w oparciu o umowę oraz rozliczenie, wymienione w § 10 instrukcji.
5. Pracownik nie może dokonać samowolnej zmiany środka transportu, określonego w
poleceniu wyjazdu służbowego, pod rygorem nierozliczenia kosztów przejazdu – z
zastrzeżeniem ust. 6.
6. Pracodawca może zwrócić koszty przejazdu na podstawie oświadczenia pracownika, jeśli
zmiana środka transportu nastąpiła z uzasadnionych przyczyn, np. odwołania lub awarii
pociągu, co uniemożliwiłoby dojazd na miejsce w koniecznym terminie.
7. Pracownik nie może składać oświadczeń, aby uzyskać zwrot za przejazd według cennika
PKP, jeśli samowolnie i świadomie zmienia środek transportu określony przez
pracodawcę. W takiej sytuacji nie należy mu się zwrot kosztów przejazdu.
8. W przypadku, gdy nie określono środka transportu przyjmuje się, iż przejazd ma nastąpić
koleją, wagonem 2 klasy, a w przypadku braku połączenia kolejowego, najtańszym
środkiem transportu (najniższej klasy lub kategorii), jakim można odbyć podróż.
9. W przypadku krajowej podróży służbowej trwającej co najmniej 10 dni pracownikowi
przysługuje zwrot kosztów przejazdu na zasadach wymienionych w rozporządzeniu
ministra.
§ 7
Pracownikowi, który ponosi koszty dojazdów środkami komunikacji miejscowej przysługuje
ryczałt w wysokości określonej rozporządzeniem ministra. Ryczałt nie przysługuje, jeżeli
pracownik odbywa podróż samochodem (prywatnym, służbowym) lub gdy zapewniono mu
5
bezpłatny dojazd (organizator konferencji, strona zagraniczna itp.) oraz w przypadku, gdy
uzyskał zgodę pracodawcy na pokrycie udokumentowanych kosztów dojazdu środkami
komunikacji miejskiej.
§ 8
1. Za nocleg w hotelu lub innym obiekcie świadczącym usługi hotelarskie, przysługuje
pracownikowi zwrot kosztów w wysokości wynikającej z faktury VAT (rachunku, noty),
wystawionej na PJWSTK w Warszawie. Zasadą jest korzystanie z noclegu w hotelu o
standardzie maksimum 3 gwiazdkowym. Zastrzeżenie to nie dotyczy Rektora,
Prorektorów, Kanclerza i Kwestora.
2. W przypadku nie przedłożenia prawidłowo wystawionej faktury za nocleg, pracownikowi
przysługuje ryczałt określony rozporządzeniem ministra. Ryczałt nie przysługuje za czas
przejazdu, oraz gdy zapewniono pracownikowi nocleg (bezpłatny lub sfinansowany w
ramach opłaty konferencyjnej). Kierownik jednostki organizacyjnej delegującej
pracownika może wskazać standard miejsca zakwaterowania osoby delegowanej.
3. Ryczałt za nocleg przysługuje wówczas, gdy trwał on co najmniej 6 godzin pomiędzy
godzinami 21 a 7 rano.
4. Zwrot kosztów noclegu lub ryczałt za nocleg nie przysługuje za czas przejazdu, a także
w przypadku, gdy delegacja trwa dłużej niż 1 dzień, lecz odległość od miejsca
wykonywania zadania służbowego do miejscowości stałego lub czasowego zameldowania
pracownika jest mniejsza niż 50 km.
5. Przy wyjazdach zagranicznych zwrot kosztów następuje w granicach limitów określonych
rozporządzeniem ministra.
§ 9
1. Pracownikowi przysługuje zwrot innych udokumentowanych wydatków merytorycznych,
związanych z podróżą służbową, miedzy innymi:
kosztów służbowych rozmów telefonicznych,
opłat parkingowych, hotelowych,
kart wstępu na targi, wystawy,
opłat za uczestnictwo w konferencji lub sympozjum.
2. Przy podróży służbowej samochodem prywatnym pracownikowi nie przysługuje zwrot
opłat dodatkowych, takich jak opłata za przejazd autostradą lub opłaty parkingowe.
Używanie przez pracownika do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli
i motorowerów niebędących własnością PJWSTK
§ 10
1. Kierownik jednostki organizacyjnej może wyrazić zgodę na wykorzystanie do odbycia
podróży służbowej prywatnych środków transportu.
2. Delegowany, który ma wykorzystać do odbycia podróży służbowej samochód, motocykl
lub motorower nie będący własnością PJWSTK, ma obowiązek zawarcia właściwej
umowy podpisywanej w imieniu uczelni przez Kanclerza (zał. nr 5) oraz prowadzenia
karty ewidencji przebiegu pojazdu (zał. nr 6). Umowę należy podpisać przed
rozpoczęciem podróży służbowej. Oryginał umowy podpisanej przez pracownika,
kierownika jednostki i Kanclerza delegowany przekazuje do Kwestury.
6
3. Zwrot kosztów użytkowania pojazdu następuje na podstawie wymienionej ewidencji,
którą należy przedstawić do wglądu przy składaniu delegacji do rozliczenia w Kwesturze.
Kartę ewidencji przebiegu pojazdu, odrębnie dla każdego miesiąca, sporządza użytkownik
pojazdu. Kartę, po potwierdzeniu odbycia podróży służbowej przez kierownika jednostki
organizacyjnej, delegowany przekazuje do Kwestury w terminie do 5 dnia następnego
miesiąca. W przypadku podróży zagranicznych zwrot kosztów następuje na podstawie
oświadczenia (zał. nr 7) dołączonego do rozliczenia kosztów podróży zagranicznej (zał. nr
10 ).
4. Zastosowane przy rozliczeniu stawki za 1 kilometr przebiegu pojazdu nie mogą być
wyższe, niż określone w rozporządzeniu ministra, wymienionym w § 1. Wysokość stawki
określa w poleceniu wyjazdu kierownik jednostki, przy zachowaniu zasady, iż normą jest
stawka w wysokości 50 % stawki wynikającej z rozporządzenia ministra. Jeżeli
samochodem jadą 2 lub więcej osób to stosuje się stawkę maksymalną, wynikającą z
rozporządzenia ministra.
5. W przypadku nie sprecyzowania stawki uznaje się za należną stawkę wykazaną i
zatwierdzoną w dokumencie rozliczającym podróż (zał. nr 6 i 7)
6. Delegowany, odbywający podróż służbową samochodem prywatnym, zobowiązany jest
do przejazdu możliwie najkrótszą drogą.
7. Na wszystkich delegacjach i Kartach Ewidencji Przebiegu Pojazdu musi być wpisany
numer i data umowy, określonej w ust.2.
§ 11
Pracownicy uczelni, użytkujący samochody prywatne na potrzeby PJWSTK w przejazdach
lokalnych, mają obowiązek zawarcia z Uczelnią właściwej umowy (zał. nr 8). Podpisana
przez obie strony umowa powinna być złożona w Kwesturze. Zwrot kosztów użytkowania
pojazdów prywatnych do celów służbowych następuje w formie miesięcznego ryczałtu,
rozliczonego zgodnie z przedłożonym przez pracownika oświadczeniem (zał. nr 9).
Zaliczki i rozliczenia
§ 12
1. W przypadku, gdy polecenie wyjazdu zawiera wniosek delegowanego pracownika o
wypłacenie zaliczki, jej wysokość akceptuje i decyzję o jej wypłaceniu podpisuje
Kanclerz. Wypłata zaliczki na podróż krajową następuje w formie gotówkowej, w kasie
uczelni lub przelewem, bezpośrednio przed terminem wyjazdu.
2. Wypłata zaliczki na podróż zagraniczną następuje w walucie obcej, w kasie banku lub
w formie przelewu, bezpośrednio przed terminem wyjazdu. Za zgodą pracownika zaliczka
może być wypłacona w walucie polskiej w równowartości przysługującej pracownikowi
zaliczki w walucie obcej – wg średniego kursu NBP z dnia poprzedzającego datę wypłaty
zaliczki. Wypłata dokonywana jest w formie gotówkowej w kasie uczelni lub w formie
przelewu.
3. Rozliczenie zaliczki następuje w formie dopłaty lub zwrotu pobranych środków (zał. nr 2
podróże krajowe, zał. nr 10 podróże zagraniczne). W przypadku nie rozliczenia
w terminie pobranej zaliczki może ona zostać potrącona z wynagrodzenia i innych
należności pracownika.
4. Rozliczenie zaliczki na podróż zagraniczną, wypłaconej w walucie polskiej, następuje wg
kursu średniego NBP danej waluty z dnia poprzedzającego dzień powrotu osoby
delegowanej z podróży zagranicznej.
7
5. Rozliczenia kosztów podróży zagranicznej lub krajowej należy dokonać w terminie
14 dni od dnia zakończenia podróży. Rozliczenia złożone po wymienionych terminach,
zwłaszcza, gdy dotyczy poprzedniego roku kalendarzowego, mogą zostać nie przyjęte do
realizacji.
6. Dla wymienionych zaliczek rejestry i rozliczenia prowadzi Kwestura.
Podróże osób niebędących pracownikami PJWSTK
§ 13
1. W celu realizacji zadań Uczelni kierownicy jednostek organizacyjnych mogą wystawiać
polecenia wyjazdu także osobom innym, niż pracownicy PJWSTK. Dla podróży na
obszarze kraju stosuje się druk będący załącznikiem nr 2, a dla podróży zagranicznych
załącznik nr 4 (doktoranci zał. nr 3) do instrukcji. Osoby nie będące pracownikami
uczelni, w przypadku korzystania z samochodów prywatnych, zobowiązane są dołączyć
do rozliczenia kosztów podróży zagranicznej oświadczenie według wzoru, stanowiącego
załącznik nr 7 do instrukcji.
2. Przez osoby inne niż pracownicy rozumie się w szczególności osoby zatrudnione
w PJWSTK na podstawie umów o dzieło i umów zlecenia, studentów, doktorantów lub
pracowników innych uczelni i jednostek badawczych.
3. Osoby niebędące pracownikami Uczelni, a wykonujące zadania na podstawie umowy
zlecenia lub umowy o dzieło, mogą otrzymać zwrot kosztów podróży i noclegów na
terenie kraju na zasadach przewidzianych dla pracowników pod warunkiem, że umowa ta
zawiera postanowienia o zwrocie kosztów podróży.
4. Do zadań Uczelni, uzasadniających wyjazdy osób wymienionych w ust. 2, zalicza się w
szczególności wykonywanie prac badawczych, usługowych, dydaktycznych,
recenzowanie dorobku i prac zmierzających do uzyskania stopni naukowych,
prezentowanie dorobku Uczelni lub reprezentowanie Uczelni.
5. W przypadku podróży osób niebędących pracownikami diety oraz inne należności z tytułu
podróży, o ile ich wysokość nie przekracza wielkości określonych w rozporządzeniach
ministra, nie stanowią podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne i
zdrowotne oraz są zwolnione z podatku dochodowego.
§ 14
1. Rodzaj i wysokość należności, przysługujących osobom niebędącym pracownikami
uczelni, określa Rektor lub kierownik jednostki na drukach polecenia wyjazdu (zał. nr 1)
lub skierowania (zał. nr 3). Należności te nie mogą przekraczać stawek ustalonych
w rozporządzeniach ministra, wymienionych w § 1, chyba że należności określono
w umowach i porozumieniach zawartych przez PJWSTK z innymi podmiotami lub
w zasadach realizacji programów.
2. Osobom niebędącym pracownikami uczelni nie wypłaca się zaliczek na poczet kosztów
podróży krajowych.
Świadczenia dla uczestników praktyk zawodowych oraz obozów naukowych
§ 15
1. Studentom, odbywającym praktyki zawodowe w kraju, może zostać przyznany zwrot
poniesionych kosztów przejazdu, zakwaterowania i wyżywienia do wysokości diet oraz
8
ryczałtu za nocleg, przysługujących delegowanym. W uzasadnionych przypadkach,
zamiast zwrotu kosztów, może nastąpić wypłata diet (bez ryczałtu za nocleg).
2. Świadczenia nie przysługują, gdy praktyki odbywane są w miejscu zamieszkania lub
pobierania nauki przez studenta, a także w przypadku, gdy student nie ponosił
wymienionych wydatków.
3. Wymienione świadczenia można przyznać studentom kierowanym na obozy naukowe
i seminaria wyjazdowe z wyłączeniem plenerów.
4. Rozliczenia kosztów dokonuje student, a w przypadku grupy - opiekun praktyk, koła lub
agendy studenckiej. Odbycie podróży i zajęć potwierdza opiekun, dziekan lub
pełnomocnik Rektora.
5. Rozliczenie kosztów praktyk zawodowych oraz udziału w obozach naukowych
i seminariach wyjazdowych dokonywane jest na drukach stanowiących załączniki nr 11
i 12.
§ 16
1. Studentom kierowanym na praktyki zagraniczne nie przyznaje się świadczeń, chyba że
należności określono w umowach i porozumieniach zawartych przez PJWSTK z innymi
podmiotami lub w zasadach realizacji programów finansujących wyjazd.
2. Rozliczenie kosztów praktyk zagranicznych dokonywane jest na drukach stanowiących
załącznik nr 10.
Świadczenia na rzecz gości zagranicznych
§ 17
1. Jednostki organizacyjne PJWSTK mogą zapraszać gości zagranicznych. Wniosek
o zaproszenie gości stanowi załącznik nr 13 do Instrukcji.
2. Goście zagraniczni, przybywający do uczelni w celu wykonania zadań wynikających
z umów zawartych z podmiotami zagranicznymi, mogą otrzymać świadczenia związane z
kosztami pobytu w wysokościach przewidzianych w tych umowach.
3. Koszty pobytu gości zagranicznych, przybywających na zaproszenie naszej uczelni w
celach związanych z działalnością dydaktyczną lub badawczą, w zależności od ustaleń
odpowiednio: Rektora, Prorektorów, Dziekanów i Kanclerza, mogą obejmować koszty
podróży i noclegów.
4. Formalności związane z przyjęciem gości zagranicznych załatwiają we własnym zakresie
wydziały. Formalności związane z przyjęciem gości kierownictwa uczelni oraz
pozostałych jednostek organizacyjnych uczelni załatwia Kancelaria.
5. Finansowanie pobytu gości zagranicznych, przybywających w ramach programów i
umów, odbywa się na następujących zasadach:
a) w przypadku, gdy programy i zawarte umowy przewidują zakres i wysokość
świadczeń dla gości, ich wypłata następuje zgodnie z tymi zasadami.
b) w pozostałych przypadkach świadczenia nie mogą być wyższe niż:
diety na wyżywienie i kieszonkowe gości: 120 zł za każdy dzień pobytu
wypłacane (na podstawie pokwitowania, druk stanowi załącznik nr 14) za
maksimum 30 dni,
koszt zakwaterowania w obiektach uczelni, a w przypadku braku miejsc - w
hotelu,
udział w jednej imprezie kulturalnej (cena biletu do 100 zł),
udział w jednym uroczystym posiłku (wartość do 80 zł na osobę),
9
zwrot poniesionych kosztów przejazdów lokalnych (na podstawie biletów,
rachunków lub dowodów zapłaty).
c) w uzasadnionych przypadkach Rektor - na wniosek kierownika jednostki
zapraszającej gości zagranicznych (zał. nr 13) - może wyrazić zgodę na ustalenie
świadczeń w innych wysokościach.
6. Osoba, wyznaczona przez kierownika jednostki uczelni zapraszającej gości
zagranicznych, pobiera zaliczkę, z której ponosi wydatki związane ze świadczeniami
wymienionymi w punkcie 1. Rozliczenia zaliczki należy dokonać w terminie do 7 dni po
zakończeniu wizyty. Rozliczenie dokonywane jest w oparciu o faktury, noty, bilety
i pokwitowanie diet.
Dokumentowanie kosztów podróży
§ 18
1. Dokumenty wymagane do rozliczenia kosztów podróży:
a) rachunek kosztów podróży – rozliczenie kosztów podróży na terenie kraju,
b) rachunek kosztów podróży służbowej poza granicami kraju – rozliczenia wydatków z
pobranej zaliczki w walucie obcej - rozliczenie następuje w walucie otrzymanej
zaliczki,
c) faktury lub rachunki na wydatki merytoryczne związane z celem podróży,
wymienione w § 9, wystawione na PJWSTK w Warszawie,
d) bilety kolejowe, lotnicze, autobusowe lub faktury ich zakupu wystawione na
PJWSTK w Warszawie,
e) przy rozliczaniu biletów lotniczych konieczne jest dołączenie oryginału karty
pokładowej – pod rygorem nierozliczenia delegacji,
f) ewidencja przebiegu pojazdu wraz z odpowiednią umową, określoną w § 10
2. Dokumenty wymagane do rozliczenia kosztów pobytu gości zagranicznych:
a) koszty podróży – bilet lub faktura (kopia dokumentu) wystawiona na PJWSTK i
potwierdzona za zgodność przez opiekuna gościa (w przypadku ewentualnych
trudności związanych z udokumentowaniem kupna biletu, można wyprzedzająco
dokonywać jego zakupu lub poprosić gościa o odesłanie biletu, a należność za bilet
przekazać na wskazany rachunek bankowy).
b) koszty noclegów – faktura lub rachunek wystawione na PJWSTK.
c) faktury lub rachunki na wydatki merytoryczne związane z celem podróży,
wymienione w § 9, wystawione na PJWSTK w Warszawie i potwierdzone za
zgodność przez opiekuna gościa.
3. Dla udokumentowania przejazdu taksówką (po uzyskaniu wcześniejszej zgody)
wymagana jest faktura VAT wystawiona na PJWSTK w Warszawie.
4. Dokumentowania nie wymagają należności ustalone w formie ryczałtów.
5. Rachunki wymienione ust. 1a i 1b, sporządzone przez osobę delegowaną, winny być:
sprawdzone pod względem merytorycznym i podpisane przez osobę zlecającą wyjazd
na okoliczność wykonania zadania oraz
sprawdzone pod względem formalnym i rachunkowym. Rachunki wraz z
dokumentami potwierdzającym poszczególne wydatki należy składać do rozliczenia w
Kwesturze.
10
Podróże odbywane w ramach projektów współfinansowanych ze środków europejskich
§ 19
1. W przypadku, gdy podróż jest odbywana w ramach projektu wniosek o wyjazd
podpisuje dodatkowo Kierownik Projektu
2. Rozliczenie zaliczki wymaga podpisania przez Kierownika Projektu dokumentu
delegacji.
Ustalenia końcowe
§ 20
1. Ze względu na wymogi szczególnego dokumentowania wydatków w wielu umowach,
zwłaszcza gdy koszty podróży są finansowane ze środków funduszy strukturalnych,
programów i umów międzynarodowych, wskazane jest potwierdzenie w miejscu pobytu
osoby delegowanej, mimo że obowiązujące w kraju przepisy prawne takiego obowiązku
nie nakładają. Cel podróży, określany w poleceniach wyjazdu, winien jednoznacznie
wskazywać zadanie do wykonania. Stosowanie skrótów bądź lakonicznych określeń jest
kwestionowane przez organy kontrolujące.
2. Rachunki kosztów podróży winny być wypełniane w sposób staranny i czytelny. Osoby
składające rachunki kosztów podróży winny podawać nr rachunków bankowych dla
celów bezgotówkowego rozliczania należności.
3. Pracownicy, studenci i doktoranci naszej uczelni, którzy wykonują zadania na rzecz
innych uczelni, ministerstw, stowarzyszeń itp. rachunki kosztów podróży winni składać
do rozliczenia bezpośrednio w tych jednostkach. Koszty podróży w tych przypadkach nie
mają związku z kosztami PJWSTK, a rozliczanie ich za pośrednictwem naszej uczelni
powoduje komplikacje pod względem podatkowym oraz wiąże się z dodatkowymi
czynnościami wystawiania i wysyłania faktur lub not, rejestrowania ich i dochodzenia
należności od danej jednostki.
4. Pracownikowi, którego obowiązki służbowe polegają na częstych wyjazdach na obszar
przydzielonego mu rejonu działania, Rektor może przydzielić miesięczny limit na jazdy
lokalne.
5. Diety i inne należności za czas podróży służbowej są wolne od podatku dochodowego i
nie powiększają podstawy składki na ubezpieczenie społeczne – do wysokości określonej
w odrębnych przepisach (rozporządzenie ministra) – są przychodami nieoskładkowanymi
i nieopodatkowanymi.
6. Czas podróży służbowej poza granicami kraju liczy się przy podróży odbywanej środkami
komunikacji:
Lądowej - od chwili przekroczenia granicy polskiej do chwili przekroczenia granicy
polskiej w drodze powrotnej do kraju,
Lotniczej – od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w
kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w
kraju,
Morskiej – od chwili wyjścia statku (promu) z portu polskiego do chwili wejścia
statku (promu) w drodze powrotnej do portu polskiego.
Ryczałt przysługujący pracownikowi z tytułu takiej podróży nie obejmuje czasu dojazdu
do granicy oraz czasu oczekiwania na odprawę celną.
11
Załącznik nr 1do Instrukcji
WNIOSEK O DELEGOWANIE W PODRÓŻ
SŁUŻBOWĄ PRACOWNIKA PJWSTK
Data
Przewidywane
koszty
podróży
WARTOŚĆ
szacowana Uwagi
Jednostka budżetowa PJWSTK (źródło
finansowania) bilet
Imię i nazwisko delegowanego samochód
służbowy
Miejsce delegacji samochód
prywatny
Termin delegacji Diety
Cel delegacji Noclegi
Przejazdy
miejscowe
Koszt
konferencji wg
załaczonej
informacji
organizatora
Razem
WNIOSKODAWCA
imię i nazwisko data i podpis
Akceptacja Komórki Obsługi Projektów Badawczych/Unijnych lub
Dyrektora Administracyjnego
data i podpis Nr zlecenia
ZATWIERDZAM: Rektor PJWSTK
data i podpis
Sposób realizacji wniosku (bilety, hotele, koszty konferencji)
Dyrektor Administracyjny PJWSTK Nadano
numer
delegacji data i podpis
Z a l i c z k a
Zaliczka na pokrycie wydatków zgodnie z poleceniem wyjazdu słuzbowego nr__________ w kwocie zł
dla słownie zł imię i nazwisko delegowanego
data podpis zatwierdzającego
Zaliczkę w kwocie zł
otrzymałem i zobowiązuję się rozliczyć z niej w terminie 14 dni po zakończonej podróży upoważniając równocześnie zakład pracy do potrącenie kwoty nie rozliczonej zaliczki z najbliższej wypłaty wynagrodzenia.
data podpis delegowanego
Załącznik Nr 2 do Instrukcji
12
Pieczątka firmowa jednostki
Potwierdzenie pobytu służbowego (pieczątka, podpis, data pobytu)
nieobligatoryjnie
POLECENIE
WYJAZDU SŁUŻBOWEGO
nr ………...…. z dnia ………..………
Dla ………………………………………….
Do …………………………………………..
Na czas od ……………. do ……….………
Cel podróży………………………………..
……………………………………………..
……………………………………………..
Środek lokomocji ………………………….
……………………………………………....
……………………………………………..
data podpis zlecającego wyjazd
Proszę o wypłacenie zaliczki w kwocie ………………zł słownie:…………………………
…………………………………………………………………………………………….…
na pokrycie wydatków zgodnie z poleceniem wyjazdu służbowego nr ……….…..………..
Podpis delegowanego………….…………… .
Zatwierdzono na kwotę zł…………… słownie ……………………………………………
Zatwierdzam dnia …………….. ……………………… ……………………….. Kierownik jednostki Kwestor
UWAGA: ten formularz może być zastąpiony typowym drukiem polecenia wyjazdu, pod warunkiem,
że zawiera elementy wymienione w tym załączniku.
13
ROZLICZENIE KOSZTÓW PODRÓŻY
wyjazd przyjazd Środek
lokomocji* Koszt zł uwagi
miejscowość data godzina miejscowość data godzina
Sprawdzono pod względem:
(data i podpis) Ryczałt za dojazdy
merytorycznym formalno -
rachunkowym RAZEM PRZEJAZDY
DIETY ilość…..…. stawka…..……
NOCLEGI wg rachunków lub Zatwierdzono do wypłaty z kosztów:
………..……………………………..
…………… ……………
kwestor kierownik jednostki
NOCLEGI ryczałt
ilość………….. stawka………………
INNE WYDATKI wg załączników
RAZEM słownie ……………………..
…………………………….…..…………
…………………………………………zł
Niniejsze rozliczenie przedkładam: data …………… podpis delegowanego……………….
Zaliczkę w kwocie zł:…………………………. Słownie zł………………………………….
………………………………………………………………………………………………….
Otrzymałem i zobowiązuję się rozliczyć ją w terminie 14 dni po zakończeniu podróży, upoważniam
równocześnie PJWSTK do potrącenia kwoty nie rozliczonej zaliczki z najbliższej wypłaty
wynagrodzenia i innych należności.
…………………………………….. ……………………………………..
imię i nazwisko delegowanego data i podpis delegowanego
*Zgodnie z umową numer ……… z dnia ………... na korzystanie z prywatnego samochodu do celów służbowych.
14
Załącznik Nr 3 do Instrukcji
__________________________ Warszawa. dnia_________________ Tytuł, imię i nazwisko, stanowisko
_________________________________ Wydział
_____________________________________
Katedra
_____________________________________
Telefon praca, telefon kontaktowy, e-mail
_____________________________________ REKTOR PJWSTK
Adres zameldowania /z kodem/
WNIOSEK / SKIEROWANIE
Uprzejmie proszę o skierowanie za granicę do __________________________________
_______________________________________________________________________________ miasto, instytucja od ____________________________________ do _____________________________________
w celu *_________________________________________________________________________
w ramach /odpowiednie zaznaczyć/
- urlopu szkoleniowego w okresie _____________________________
W związku z powyższym proszę o:
1. Wykupienie biletów na trasie /podać środek lokomocji i daty/ ___________________________
odjazd z Warszawy ___________________________
powrót ____________________________________
2. Wykupienie środków dewizowych na pobyt za granicą:
liczba diet _____________________
liczba noclegów ________________
dieta dojazdowa ________________
komunikacja miejska ____________
3. Wykupienie i przekazanie środków dewizowych w wysokości ____________________ na
pokrycie kosztów ______________________________________________ wg załączników.
_______________________________ 1/ naukowym /prowadzenie badań naukowych, udział w konferencji, sympozjum, innym spotkaniu naukowym/;
2/ podjęcia działalności dydaktycznej;
3/ szkoleniowym np. studia doktoranckie, studia podyplomowe, staż habilitacyjny, staż naukowy, specjalizacja zawodowa,
kurs językowy lub inny kurs podnoszący kwalifikacje zawodowe, praktykę zawodową/
15
4. Pokrycie kosztów wizy do_________________________________________________________
5. Pokrycie kosztów ubezpieczenia (leczenia za granicą w razie nagłej choroby lub nieszczęśliwego
wypadku) _______________________________________________________
6. Wydatki określone w pkt. 1 - 5 zostaną uregulowane z (podać źródło płatności)______________
______________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
Oświadczam, że stan mojego zdrowia umożliwia mi wyjazd zgodnie z wnioskiem. Po
przedłużeniu z własnej woli pobytu za granicą poza terminem podanym w skierowaniu - koszty
utrzymania i ubezpieczenia poniosę we własnym zakresie.
Zobowiązuję się dokonać rozliczenia kosztów wyjazdu w ciągu 14 dni po powrocie do kraju oraz
wyrażam zgodę na potrącenie nierozliczonej zaliczki z wynagrodzenia i innych należności od Uczelni.
Wnioskujący ___________________________________________________________________ (data, podpis delegowanego)
Stanowisko Kierownika Katedry_____________________________________________________ (data, podpis i pieczątka)
Decyzja Rektora ___________________________________________________________________ (data, podpis i pieczątka)
1. Wniosek wypełnić w dwóch egzemplarzach
2. Do wniosku dołączyć zaproszenie lub uzasadnienie wyjazdu
Podstawa prawna: Rozporządzenie Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 12.10.2005 r (Dz. U. Nr 190,
poz. 1405); Prawo o szkolnictwie wyższym (Dz. U. Nr 164, poz. 1365 oraz z 2006 r. Nr 46, poz. 328, Nr 104,
poz. 708 i 7111 i Nr 144, poz. 1043)
16
Załącznik Nr 4 do Instrukcji
__________________________ Warszawa. dnia_________________ Imię i nazwisko osoby kierowanej
_________________________________ Telefon kontaktowy, e-mail
_____________________________________
Stałe miejsce zamieszkania /z kodem/
_____________________________________ REKTOR PJWSTK
Katedra kierująca
____________________________________ WNIOSEK / SKIEROWANIE Wydział kierujący
DOTYCZY OSÓB INNYCH NIŻ PRACOWNICY i DOKTORANCI PJWSTK
Proszę o wyrażenie zgody na sfinansowanie kosztów wyjazdu za granicę do:
_______________________________________________________________________________ Kraj miasto, instytucja od ____________________________________ do _____________________________________
w celu _________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
W związku z powyższym proszę o:
1. Wykupienie biletów na trasie /podać środek lokomocji i daty/ ___________________________
odjazd z Warszawy ___________________________
powrót ____________________________________
2. Wykupienie środków dewizowych na pobyt za granicą:
liczba diet _____________________
liczba noclegów ________________
dieta dojazdowa ________________
komunikacja miejska ____________
inne__________________________
3. Wykupienie i przekazanie środków dewizowych w wysokości ____________________ na pokrycie
kosztów _______________________________________________ wg załączników.
4. Pokrycie kosztów wizy do_________________________________________________________
Pokrycie kosztów ubezpieczenia (leczenia za granicą w razie nagłej choroby lub nieszczęśliwego
wypadku) _______________________________________________________________________
6. Wydatki określone w pkt. 1 - 5 zostaną uregulowane z (podać źródło płatności) _____________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
17
Rozliczenie kosztów wyjazdu należy dokonać w ciągu 14 dni po powrocie do kraju osoby kierowanej.
Wnioskujący _____________________________________________________________________
(data, podpis i pieczątka kierownika projektu lub innego dysponenta środków)
Stanowisko Kierownika Katedry ______________________________________________________
(data, podpis i pieczątka)
Decyzja Rektora _________________________________________________________________
(data, podpis i pieczątka)
1. Wniosek wypełnić w dwóch egzemplarzach
2. Do wniosku dołączyć zaproszenie lub uzasadnienie wyjazdu
Podstawa prawna: Rozporządzenie Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 12.10.2005 r (Dz. U. Nr 190,
poz. 1405); Prawo o szkolnictwie wyższym (Dz. U. Nr 164, poz. 1365 oraz z 2006 r. Nr 46, poz. 328, Nr 104,
poz. 708 i 7111 i Nr 144, poz. 1043)
18
Załącznik Nr 5 do Instrukcji
UMOWA NR* ......./20.../........
zawarta dnia ....................................................................... w Warszawie pomiędzy PJWSTK
reprezentowaną przez ..............................................................................................................
a Panem/Panią ….....................................................................................................................
zam. .........................................................................................................................................
zatrudnionym w …………………………………………………………………..………....
§ 1.
Umowa dotyczy używania samochodu osobowego marki .....................................................
nr rej.................................... o pojemności silnika .............................................. do celów
służbowych PJWSTK.
§ 2.
Delegowany używa samochodu do celów służbowych na warunkach rozporządzenia Ministra
Pracy i Polityki Społecznej w sprawie warunków ustalania i zwrotu kosztów używania do
celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących
własnością pracodawcy.
§ 3.
Pojazd może być używany do jazd zamiejscowych pod warunkiem wpisania samochodu do
polecenia wyjazdu służbowego, jako środka lokomocji.
§ 4.
Umowę zawiera się na czas nieokreślony z możliwością jej wypowiedzenia ze skutkiem
natychmiastowym.
§ 5.
Umowę sporządzono w 2 jednobrzmiących egzemplarzach po 1 dla każdej ze stron.
............................................ ........................................................................................
(Delegowany) (Kierownik Jednostki Organizacyjnej)
..........................................................
( Kanclerz)
* numer umowy to: xx/rrrr/nnnnnn oznacza xx-kolejny numer w rejestrze jednostki, rrrr- rok w którym zawarto
umowę, nnnnnn- numer jednostki organizacyjnej uczelni
19
Załącznik Nr 6 do Instrukcji
Numer rejestracyjny pojazdu:………………………..
Pojemność silnika:…………………………………...
……………………………………….……………....
Nazwisko i imię pracownika (właściciela)*
…………………………………………………….…
Adres (zamieszkania) pracownika (właściciela)*
Jednostka organizacyjna PJWSTK
Ewidencja przebiegu pojazdu
Zgodnie z umową numer ……… z dnia ………... na korzystanie z prywatnego samochodu do celów służbowych.
Nr kolejny
wpisu
Data
wyjazdu
Opis trasy wyjazdu
(skąd – dokąd) Cel wyjazdu
Liczba faktycznie przejechanych
kilometrów
Stawka za 1 km
przebiegu
Wartość
[5] x [6] Podpis
pracodawcy Uwagi
zł gr zł gr
1 2 3 4 5 6 7 8 9
Podsumowanie miesiąca:
Niepotrzebne skreślić
Podpis pracownika ………………………………….. Podpis kierownika jednostki PJWSTK ……………………………..……………
20
Załącznik Nr 7 do Instrukcji
Warszawa. dnia_______________
_________________________________
Tytuł, imię i nazwisko, stanowisko
_________________________________
Wydział
__________________________________
Katedra
OŚWIADCZENIE
Oświadczam, iż odbyłem/am zagraniczną podróż służbową własnym samochodem
(na podstawie umowy nr ........... z dnia ............................ ) :
marki __________________________, nr rejestracyjny___________________________
pojemność silnika __________________________________________________________
na trasie __________________________________________________________________
w okresie_________________________________________________________________
przebieg km_______________________________________________________________
Proszę o wypłacenie należnej kwoty gotówką w kasie* / przelewem na mój rachunek
rozliczeniowy nr* _________________________________________________________
w banku ________________________________________________________________
_________________________
Podpis
Zwrot kosztów za ww. podroż wynosi:
_______________________km x _______________zł/km = ______________________zł
słownie: _________________________________________________________________
_____________________________
Podpis sporządzającego rozliczenie
21
Załącznik Nr 8 do Instrukcji
UMOWA (limit) NR* ......./20.../........
zawarta dnia ....................................................................... w Warszawie pomiędzy:
1.PJWSTK reprezentowaną przez
............................................................................................
a …............................................................................................................................................
2. Panem/Panią..........................................................................................................................
zam. .........................................................................................................................................
zatrudnionym u w/w Pracodawcy, zwanym dalej Pracownikiem.
§ 1.
Umowa dotyczy używania samochodu osobowego marki .....................................................
nr rej. ......................................... o pojemności silnika .........................................do celów
służbowych PJWSTK.
§ 2.
Pracownik używa samochodu do celów służbowych na warunkach rozporządzenia Ministra
Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu
dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych,
motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.
§ 3.
Ustala się miesięczny limit przebiegu kilometrów na jazdy lokalne w wysokości do
............km.
§ 4.
Umowę zawiera się na czas nieokreślony z możliwością jej wypowiedzenia ze
skutkiem natychmiastowym.
§ 5.
Umowę sporządzono w 2 jednobrzmiących egzemplarzach po 1 dla każdej ze stron.
............................................. ..............................................................................
(pracownik) (Kierownik Jednostki Organizacyjnej)
............................................................
( Kanclerz )
* numer umowy to: xx/rrrr/nnnnnn oznacza xx-kolejny numer w rejestrze jednostki, rrrr- rok w którym
zawarto umowę, nnnnnn- numer jednostki organizacyjnej uczelni
22
Załącznik Nr 9 do Instrukcji
......................................................... Warszawa, dnia .............................
(Imię i nazwisko)
..........................................................
(jednostka organizacyjna)
...........................................................
(nr rejestracyjny samochodu)
Kwestura PJWSTK
w miejscu
OŚWIADCZENIE
Proszę o wypłacenie ryczałtu za m-ce .............................................................................
w wysokości ..................................................................... przyznanego na podstawie umowy
nr ........... z dnia ........................ z tytułu korzystania z własnego samochodu do przejazdów
służbowych na terenie m.st. Warszawy.
Jednocześnie oświadczam, że w miesiącu ...........................................................................
1) korzystałem/am z urlopu wypoczynkowego w okresie .....................................................* (dni robocze)
2) korzystałem/am ze zwolnienia lekarskiego ......................................................................* (dni robocze
3) inne usprawiedliwione nieobecności w pracy ..................................................................* (dni robocze)
4) korzystałem/am z delegacji służbowych w dniach ............................................................
Nie korzystałem/am z przejazdów samochodem służbowym bądź taksówką.
Proszę o wypłacenie należności z tytułu ryczałtu gotówką w kasie*
(przelewem na mój rachunek rozliczeniowy nr ....................................................................... *
w banku……………………………………………………..…………………………….. )*
.......................................................
(podpis pracownika)
* - niepotrzebne skreślić
Poz. 1 – 3 potwierdza Dział Spraw Osobowych
23
Załącznik Nr 10 do Instrukcji
ROZLICZENIE KOSZTÓW PODRÓŻY ZAGRANICZNEJ
___________________________________ _______________________________________ (nazwisko i imię, stopień służbowy delegowanego) (nazwa jednostki delegującej)
Delegacja służbowa do _________________________________ (wymienić kraj)
Pobyt za granicą trwał od __________ godz. _______do __________ godz. ________ ogółem _____________
w tym: w __________ od __________ godz._______ do __________ godz. _______ ogółem _____________
w tym: w __________ od __________ godz._______ do __________ godz. _______ ogółem _____________ (podać czas pobytu w poszczególnych krajach)
A. OTRZYMAŁEM ZALICZKĘ: Waluta PLN
1 Na podstawie przelewu
2 Z innych źródeł (podać jakie)
3 Ogółem dysponowałem kwotą Źródło finansowania: ________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________ (podać kod kosztów tematu / projektu , numer rachunku bankowego projektu oraz walutę w jakim jest prowadzony)
B. WYDATKOWAŁEM: Waluta PLN
1 Diety (ilość x stawka)
2 Noclegi (koszty hotelu)
3 Koszty podróży (wg cen biletu za przejazd*):
4 Ryczałt za dojazd (dieta dojazdowa):
5 Dojazd środkami komunikacji miejskiej:
6 Inne wydatki:
7 Ogółem wydatkowałem: * w przypadku przejazdu samochodem prywatnym załączyć druk rozliczenia (zał. nr 6 do Instrukcji)
DO ZWROTU ______________________________________________________________
DO WYPŁATY ______________________________________________________________
Data ___________________ podpis__________________________________ (Podpis delegowanego)
24
ZESTAWIENIE:
Zatwierdzono merytorycznie
Sprawdzono pod względem
formalnym i rachunkowym
Dnia ___________ podpis _________________ Dnia ___________ podpis _________________ Kwestura, Dział Finansowy
Zatwierdzono dnia _________________ na kwotę ______________________zł z tego:
_______________zł w koszty: ________________________________
_______________zł w koszty: ________________________________
_______________zł w koszty: ________________________________
_______________zł w koszty: ________________________________ (podać kod kosztów tematu / projektu)
______________________ _____________________ Kierownik projektu Rektor/Kanclerz/Dyrektor
EUR w złotych
1 Pobrana zaliczka (poz A.3)
2 Wydatkowano
3 Do zwrotu dla PJWSTK
4 Do wypłaty
5 Adnotacje:
Kurs z dn……….................. tab……………. zł …….………….
………………………………………………………….………..
……………………………………………………….…………..
……………………………………………………………………
25
Załącznik Nr 11 do Instrukcji
Wydział ……………………………………. Warszawa, dnia ………………….…..
Rok studiów ……….….. grupa…………….
ROZLICZENIE KOSZTÓW PODRÓŻY
Rozliczenie kosztów podróży studentów do miejscowości …………………………………….
związanej z ……………………………………………………….…………………………….. (podać cel np.: studenckie praktyki zawodowe, seminarium wyjazdowe, zajęcia terenowe, zajęcia koła naukowego itp.)
WYJAZD PRZYJAZD środek
lokomocji miejscowość data godzina miejscowość data godzina
lp Imię i nazwisko Koszt
przejazdu
Koszt
noclegów
Diety ilość dni x
dieta
Razem zł Pokwitowanie
odbioru
Razem wypłacono
Do odbioru należności upoważniono pana/panią ….…………………………………………….
Słownie do wypłaty zł ……………………………………………………………………………
Potwierdzam odbycie podróży:
……………..…………………. data, imię i nazwisko opiekuna, podpis
26
Załącznik Nr 12 do Instrukcji
Wydział ……………………………………. Warszawa, dnia ………………….…..
Imię i nazwisko …………………………….
Rok studiów ……….….. grupa…………….
ROZLICZENIE KOSZTÓW PODRÓŻY
Rozliczenie kosztów podróży do miejscowości ………………….…………………………….
związanej z ……………………………………………………….…………………………….. (podać cel np.: studenckie praktyki zawodowe, seminarium wyjazdowe, zajęcia terenowe, zajęcia koła naukowego itp.)
WYJAZD PRZYJAZD środek
lokomocji
koszt
przejazdu miejscowość data godzina miejscowość data godzina
Razem koszt przejazdu
Diety: …………zł x ………… dni = …………………………….. _________________
Noclegi: ……………………………………………..…………….. _________________
RAZEM _______________ zł
Słownie zł …………………………………………………………………………………………
Potwierdzam odbycie podróży: Podpis osoby wyjeżdżającej:
……………………………………. ……………………………………. data, imię i nazwisko opiekuna, podpis
27
Załącznik Nr 13 do Instrukcji __________________________ Warszawa. dnia_________________ Tytuł, imię i nazwisko, stanowisko
_________________________________ Wydział
_____________________________________
Katedra
_____________________________________
Telefon praca, telefon kontaktowy, e-mail
REKTOR PJWSTK
WNIOSEK/ZAPROSZENIE
Proszę o wyrażenie zgody na zaproszenie do PJWSTK gościa z zagranicy:
Tytuł , imię i nazwisko
Instytucja, miasto, kraj
Charakter przyjazdu:
staż szkoleniowy i badawczy
na podstawie umów i porozumień _______________________________________________
w ramach kontaktów indywidualnych ____________________________________________
w ramach programów Unii Europejskiej __________________________________________
udział w imprezach __________________________________________________________
przyjazdy o charakterze organizacyjnym/przeprowadzanie rozmów n.t. współpracy,
podpisania umów (z kim)_________________________________________ dot. współpracy w
zakresie ____________________________________________________________________
inne przyjazdy, jakie ____________________________________________________________
przyjazd na koszt strony: polskiej / zagranicznej
Przewidywany termin wizyty od _________________________ do _________________________
Opiekun gościa __________________________________________________________________
Zakwaterowanie gościa Uczelni w hotelu - nazwa _________________________________
od ___________ do ___________
Wypłacenie zaliczki w wysokości ____________________________ złotych.
Na pokrycie kosztów wyżywienia, zakwaterowania poza uczelnią i innych
__________________________________________________________________________________
Zakup biletu lotniczego _____________________________________________________________
Wydatki związane z zaproszeniem gościa zostaną uregulowane ze środków:
Rodzaj środków i nr konta kosztów _____________________________________________________
nr rachunku bankowego projektu _______________________________________________________
niepotrzebne skreślić
wymienić jakie
28
Zobowiązuję się dokonać rozliczenia kosztów przyjazdu gościa w ciągu 1 tygodnia po zakończeniu
wizyty oraz wyrażam zgodę na potrącenie nierozliczonej zaliczki z wynagrodzenia i innych należności od
Uczelni.
Wnioskujący _____________________________________________________________________
data i odpis składającego wniosek
Stanowisko Kierownika Katedry______________________________________________________ data, podpis i pieczątka
Decyzja Rektora _________ ________________________________________________________ data, podpis i pieczątka
29
Załącznik Nr 14 do Instrukcji Name ………………………..………
Country………………………..…….
Passport no………………………..…
R E C E I P T
for the amount of ……..… zloty, say: ………………………………………………… zloty,
which I have received from the Warsaw PJWSTK as allowance for living expenses for the
period from ……….….…. to……...….….... (the amount of ……zl per day).
Accomodation costs will be paid by the Institute.
Received
………………………………..
(signature of foreign guest)
POKWITOWANIE
na kwotę zł………… słownie: ……………………….zł otrzymaną od PJWSTK w Warszawie na
pokrycie kosztów utrzymania od dnia…………. do dnia …………….(kwota…………zł dziennie).
Koszty zakwaterowania pokryje Uczelnia.
30
