Juhiabi sisesuhete mõjutajana

Aive Hiiepuu

Organisatsioonikultuur

• Väärtuste kogusumma ehk korporatiivne väärtushinnang

• Mõjutab org. struktuuri, personalitööd, strateegiat

Organisatsioonikultuuri tüübid:

• Jõule orienteeritud• Rolli orientatsioon• Saavutusele orienteeritud• Isikule orienteeritud

Organisatsioonikultuuri kujunemise komponendid:

• Asutaja väärtushinnangud

• Töötajate poolt edasiantavad kogemused

• Ettevõtte ajalugu

• Tippjuhtide ja liidrite mõju

Mida võiks keegi arvata sisekommunikatsioonist ?

• Termin, mis viitab firmasisesele kommunikatsioonile. Telefonid, MSN, Skype, gmail chat, stendid, memod, siselehed ning e-mail - kõik need on osa organisatsiooni sisekommunikatsioonist (IT - mees)

• Otsene ja kahesuunaline suhtlemine tööandjate ja töötajate vahel (personalijuht)

• Kommunikatsioon moodustab organisatsiooni vereringe. Kommunikatsiooni peamiseks ülesandeks on aidata inimesi viia ellu organisatsiooni strateegilisi eesmärke (suhtekorraldaja)

Maailma tavalisim sisekommunikatsioon

Sisekommunikatsiooni definitsioon

Sisekommunikatsiooni definitsioon

• Igasugune inimestevaheline suhtlemine mingi grupi piires

• Sisekommunikatsiooni eesmärgiks on ühtsete väärtuste ja ideoloogilise süsteemi ehk organisatsioonisisese kultuuri loomine

ja hoidmine

• Et toimida edukalt, peab sisekommunikatsioon olema tihedalt seotud juhtimisega. Juhiabi peab olema siinkohal oluline keti lüli.

Organisatsioonisisene suhtekorraldus:

• Aitab kaasa organisatsioonikultuuri kujunemisele efektiivse kommunikatsiooniprotsessi abil

Eesmärk:

• Suurendada mõistmise abil töötajate motivatsiooni ja lojaalsust, kindlustada meeskonnatunnet.

Sisekommunikatsiooni selgrooks on väärtused

Väärtuste kandjad

Missioon

Visioon

Müüt, legend, lugu

Disain

Arhitektuur

Stiil, retoorika

Miks?

Infovajadus on vahend inimeste motiveerimiseks

Kuidas?• töötajate hoiakute regulaarne hindamine• lubadustest kinnipidamine, avameelsus• suhtlemise personaliseerimine• sisekommunikatsiooniaudit

Suhtlemisstrateegiad

Mis on minu töö?

Kas keegi minust hoolib ka?

Millised on meie eesmärgid?

Kuidas mul läheb?

Kuidas minu üksusel läheb?

Kuidas mina aidata saan??

1

2

34

5

6 Tööülesanded

Tagasiside

Isiklikud vajadusedÜksuse eesmärgid ja tulemused

Visioon,missioon ja väärtused

Võimustamine

Mida inimene teada tahab?

Info kohalejõudmine

Sõltub sellest, kes räägib (visiitkaardiefekt)

Kus räägitakse (suur saal vs suitsunurk)

Kuulaja eelhäälestusest (klaasseintega nõupidamisteruumi efekt)

Kui palju on info edasiandmisel vahelülisid

Kommunikatsiooni meetodid

• Suuline teavitamine• E-mail• Personaalse kontakti loomine• Infokoosolek• Ettevõttesisesed üritused• Organisatsioonikultuur

Firmasisese suhtlemise traditsioonid

• Sisekorra eeskirjad• Käitumismudelid• Firmasisesed konkursid• Initsiatiivi soosimine• Kirjalik teavitamine

Organisatsioonisisese suhtekorralduse tehnikad:

Tehnika valik sõltub organisatsiooni suurusest

• E-post, MSN• Infolehed• Aastaaruanne• Memod• Ringkirjad• Seinaleht• Tunnustuste ja preemiate jagamine• Perekonnaliikmete kaasamine• Tagasiside loomine ja järjepidevus

Siselehe põhitüübid

• Elektrooniline väljaanne, Intranet• Ajakiri• Ajaleht• Uudisleht• Poster-tüüpi seinaleht• Teadetetahvel

Siselehe eesmärgid

• Teavitada organisatsiooni liikmeid enne kui avalikkust• Jagada infot• Selgitada eesmärke• Ühendada juhtkonda ja töötajaid• Arendada diskussiooni• Arhiveerida sündmused• Luua ühtekuuluvustunnet• Lahutada meelt• Annab töötajatele võimaluse sulge proovida, loob neile väljundi

Praktiline ülesanne

• Mõelge enda ettevõtte peale ning kirjeldage vähemalt 15 erinevat sisekommunikatsiooni toimumise kohta

Näide: Rahandusministeerium

• Printer• Söökla• Parkla• Lift• Koridor• Garderoob• Nõupidamised• Ülemaja meil• Infoleht• Pressiteated• Artiklid• Hommikukohvi• Lahtised uksed/kinnised uksed• Tuletõrjekell• Üritused• MSN• Skype• e-mail• koduleht• intranet

Puuduliku sisekommunikatsiooni tagajärjed

• Halb maine• Suur tööjõu voolavus• Ettevõtte majandustulemuste halvenemine

Organisatsiooni kliima

hea kriisieelne väike kriis suur kriis katastroof

Töötajad on rahul

Töötajad nurisevad

Töötajad aktiviseeruvad

Töötajad korraldavad ülesastumisi

Töökollektiiv laguneb

Kommunikatsiooni põhitõed kriisi vältimiseks:

• Jaga infot regulaarselt• Teavita töötajaid enne kui avalikkust• Juhtide sõnumid peavad olema selged ja

arusaadavad• Tegutse proaktiivselt

- Kriisikäsiraamat

- Kriisitreening

Kommunikatsiooni põhimõtted

Info enne oma töötajatele, siis avalikkusele info edastamine oma alluvatele on iga juhi kohustus Eelistada tuleb niipalju kui vähegi võimalik näost-näkku suhtlemist. Kui seda või teist küsimust pole veel käsitletud, tuleb kindlasti

selgitada, millal lisainfot saab. kedagi ei eelistata info jagamisel (sihtrühma põhiselt) Iga sõnumit tuleb eri kanaleid ja eri sõnastusi kasutades korrata

(suuline+kirjalik) Infovahetus peab toimuma regulaarselt, nt koosolekutel. Juhtimisdokumendid peavad olema juhtidele ühtviisi kättesaadavad

PEA OMA LUBADUSTEST KINNI

Õige lähenemise valik

Kaasamine

Sidumine

Selgitamine

Informeerimine

TeadlikkusArusaamine Heakskiit Pühendumus

Infotahvlide-mailSõnumidIntranetSMS

Mitteametlik vestlusOtsuste selgitamineTegevuse selgitamine

Tagasiside andmine

Töötajate kommunikatsioonivajadused

6 põhilist küsimust:

• Kuhu me liigume?

• Kuidas mul läheb?

• Minu töö sisu?

• Kas minu panus loeb?

• Kuidas meil läheb?

• Kuidas saan aidata/mõjutada?

Eelistatumad kanalid info edastamiseks

• 86% ülemus/juht• 71% kolleeg• 70% näost-näkku kohtumised• 47% trükised• 45% intranet• 35% majaväline meedia

*Towers & Perrin US survey 1000 employees, 2000

Sisekommunikatsiooni põhimõtted muutuste ajal

• Ennetav informeerimine: teavita töötajaid enne muudatuste algust eesseisvatest plaanidest

• Tagasiside: arvamused töötajatelt• Kommunikatsiooni järjepidevus protsessi käigus:

ebajärjekindel infovoog loob ebakindlust• Väldi info üleküllust: liigne infohulk muudab sõnumid

segaseks• Otsuste juures olnud töötajad tulevad muutustega kergemini

kaasa: nemad on su liitlased• Kasuta informeerimiseks väljakujunenud kanaleid• Tegutse ühiste põhimõtete järgi

Info muutuste ajal

Lihtne - et seda loetaks

Selge - et seda mõistetaks

Piltlik - et seda mäletataks

Täpne - et seda järgitaks

Sõnumid peavad vastama küsimustele: kes, mis, kuhu ja millal

• Üldeesmärgid• Eesmärgid etappide kaupa• Ajakava• Muutuste vajalikkuse põhjendus• Mõju organisatsioonile ja töötajale

Olulised faktorid

• Alusta kommunikatsiooni õigeaegselt• Kui detailid on veel ebaselged, kommunikeeri võimalusi ja

erinevaid stsenaariume. Ütle, millal saad rääkida konkreetsemalt.

• Lepi kommunikeerimise ajakava kokku võtmeisikutega • Kaasa võtmeisikud juba planeerimise algfaasis• Loo võimalus teistele oma arvamuse avaldamiseks• Jälgi kommunikatsiooni kulgu• Muudatuste eri faasid nõuavad erinevaid rõhuasetusi

Lõpetuseks

• Hea mikrokliima sõltub paljuski sinust

• Midagi ei muutu paremaks enne, kui inimestes on kujundatud positiivne suhtumine

Tarka ja edukat suhtlemist!

Aive Hiiepuu

aive@lhconcept.ee

www.lhconcept.ee