Upload
hoangkien
View
214
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
Ramón R. Abarca Fernández 2
“Una organización que busca la calidad sin una
misión, visión y objetivos claros, es como un barco en el que todo funciona bien, pero que no sabe a donde vá.”
Alfredo Acle.
Definición de Planeación
• Proceso que incluye la definición de objetivos de la organización.
• Determina la estrategia para alcanzar dichos objetivos
• Desarrolla una jerarquía completa de planes para integrar y coordinar las actividades.
Planeación
• Propósitos: – Establece un esfuerzo coordinado
– Reduce la incertidumbre
– Reduce las actividades redundantes.
– Establece objetivos.
Objetivos Organizacionales: Cimientos de la Planificación
• Son metas a las cuales apunta un sistema administrativo abierto
• Fluyen naturalmente de la misión o propósito.
• PRINCIPIO DE LA UNIVERSALIDAD
La planeación debe comprender suficiente cantidad de factores como tiempo, personal, materiales, presupuesto etc. • PRINCIPIO DE RACIONALIDAD Todos y cada uno de los planes deben estar fundamentados lógicamente, deben contener unos objetivos que puedan lograrse y también los recursos deben ser necesarios para lograrlos. • PRINCIPIO DEL COMPROMISO El tiempo es un factor de crucial importancia cuando se está definiendo plan, por eso debe determinarse con mucha precisión, ”No hay un tiempo estándar para planear”. Solo se deben comprometer fondos para planeación que se puedan asumir. • PRINCIPIO DE LA PREVISIÓN Cuando un plan se basa en estudios y experiencias anteriores. Este adquiere tal consistencia que intenta reducir al máximo sus errores. • PRINCIPIO DE FLEXIBILIDAD Los planes deben caracterizarse por ser flexibles y no ser estructuras rígidas. • PRINCIPIO DE CONTINUIDAD Los planes deben formularse teniendo en cuenta el anterior, de manera que se eviten recesos por alteraciones en el plan.
Principios de la planeación
Etapas de la planeación (Koontz)
1.Conciencia de las oportunidades. Advertir una oportunidad es el punto inicial real de la planeación. “Se debe conocer la posición en la que nos encontraremos a la luz de los puntos fuertes y las debilidades, comprender por qué se desea reducir la incertidumbre y saber cuales son las expectativas de ganancias. La fijación de objetivos realista depende de este conocimiento, “la planeación exige un diagnóstico realista de la situación de las oportunidades”
2. Establecimiento de objetivos. Consiste en establecer los objetivos para la empresa en general, y después para cada área.
3. Consideración o desarrollo de premisas. Las premisas son suposiciones sobre el ambiente en
que ha de ejecutarse el plan. En la organización se debe desarrollar, divulgar y lograr acuerdos para utilizar premisas críticas de planeación, como por ejemplo: pronósticos, políticas, etc. Para el desarrollo de premisas, los planificadores deben preguntarse: ¿cuál será el mercado? ¿cuál será el volumen de ventas? ¿qué precios tendré? ¿cuánto costará? ¿cuáles son las tendencias del mercado en el largo plazo? ¿cómo financiaré la expansión territorial?
4. Determinación de cursos alternativos de
acción. Consiste en examinar cuáles pueden ser los distintos
caminos o cursos alternativos de acción que nos permiten alcanzar los objetivos.
5. Evaluación de cursos alternativos de acción.
Después de buscar los cursos alternativos de acción y examinar sus
fortalezas y debilidades, debemos evaluarlas mediante una comparación
entre estos y las metas fijadas. En este caso es útil la investigación de
operaciones, las matemáticas y la informática
6. Selección de un curso de acción.
El administrador debe elegir o hacer el proceso de toma de decisiones.
7. Formación de planes derivados.
Para realizar el plan básico se requiere de planes derivados como
respaldo.
8. Elaboración del presupuesto.
El plan se convierte en números. El presupuesto de una empresa es la
suma total de los ingresos y gastos, con las utilidades
ELEMENTOS DE LA PLANEACIÓN
Misión
Visión
Objetivos
Estrategias
Políticas y reglas
Procedimientos
Programas
Presupuestos
MISION
Es la razón de ser de la organización, para qué existe, cuál es su función social, qué hace o debe hacer. Es el punto de partida de la estrategia y lo que le da cohesión e integridad a la organización La Misión debe: Tener estabilidad en el tiempo aunque puede ser ajustada Quedar claramente definida, escrita y divulgada a todos los trabajadores de la organización
• Comprensión compartida de lo que debe ser la organización y cómo debe cambiar • Imagen mental de un estado futuro deseable y posible para la organización La Visión debe: • Comprometernos de corazón • Movilizar nuestra conciencia • Motivar las preocupaciones y necesidades profundas. • Estar basada en dos profundas necesidades humanas: calidad y dedicación • Reflejar los valores prioritarios • Engendrar autorreflexión personal
Visión
MISIÓN – CLINICA SANTAMARIA • Nuestra razón de ser, brindar atención en salud con calidez humana y calidad técnico
científica, de manera que pacientes, familiares y aseguradores reciban servicios oportunos,
accesibles, pertinentes y confiables; para lo cual se dispone con personal idóneo,
responsable, competente, respetuoso y satisfecho, que impulsando el trabajo en equipo
optimiza los recursos de la institución para así lograr la satisfacción de nuestros clientes.
Somos cultivadores de esperanza, luchamos incansablemente para la recuperación,
bienestar y confort de todos los usuarios, nuestro interés, mejorar la calidad de vida del
departamento y la región.
o VISION La Clínica Santa María SAS, Se concibe en el 2012 como una entidad prestadora de
servicios de salud Acreditada que constara con una planta física suficientemente bien
dotada con equipos de alta tecnología, recurso humano con un alto nivel científico, con
gran sentido de pertenencia, quienes a través de su compromiso y unión, lograrán la
satisfacción de nuestros usuarios, manteniendo el liderazgo en el departamento de
Sucre y regiones de córdoba y Bolívar, ayudando a construir cultura de calidad en la
atención, hábitos de vida saludables, empleo y educación en salud.
A pesar de que un objetivo debe lograrse en el futuro se determina un lapso específico para su realización
OBJETIVOS
• Son declaraciones cualitativas o cuantitativas de las aspiraciones de un individuo o grupo de individuos dentro de una organización • Es un estado futuro deseado de una organización o de uno de sus elementos • Son las metas que se persiguen, que prescriben un ámbito definido y sugieren la dirección a los esfuerzos de planeación de una organización
OBJETIVOS CLINICA SANTAMARIA
• Ser la mejor IPS de la región
• Organización centrada en sus clientes
• Mejoramiento continúo en búsqueda de la excelencia
• Prepararse para la apertura económica
• Mantener la viabilidad financiera
OBJETIVOS DE CALIDAD
• Garantizar los derechos de todos nuestros usuarios
• Alcanzar niveles adecuados de satisfacción de los usuarios con respecto
a los servicios ofrecidos
• Garantizar que los servicios que presta nuestra institución se realicen
por personal competente, comprometido y amable.
• Mantener y mejorar el Sistema de Gestión de Calidad para asegurar la
satisfacción de nuestros usuarios y el cumplimiento de las normas
vigentes.
• Prestar a nuestros usuarios servicios de salud integrales, con el mínimo
de riesgos, en forma oportuna, con eficiencia, eficacia y continuidad.
• Lograr rentabilidad social y financiera a través del fortalecimiento de la
gestión institucional y del apoyo logístico.
Otros objetivos
Hewlett – Packard (HP)
• Lealtad de los clientes: Ofrecer productos, servicios y soluciones de la más alta calidad y entregar más valor a nuestros clientes ganando su respeto y lealtad.
• Ganancia: Lograr una ganancia suficiente para financiar
el crecimiento de nuestra empresa, crear valor para nuestros accionistas y proveer los recursos que necesitamos para alcanzar los otros objetivos corporativos.
• Liderazgo del mercado: Crecer mediante el ofrecimiento
continuo de productos, servicios y soluciones útiles y significativos a los mercados que ya atendemos y expandirnos en nuevas áreas que profundizan nuestras tecnologías, capacidades e intereses de los clientes.
POLÍTICAS DE LA CLINICA • El beneficio institucional y de la empresa prima sobre el individual o el colectivo de un
grupo de sus componentes.
• Mantener la identidad corporativa mediante una gestión flexible y abierta
permanentemente a los cambios del entorno y los requerimientos de los clientes.
• La Organización dispondrá de la estructura funcional y la infraestructura física requerida
para alcanzar los grandes propósitos institucionales.
• El talento humano es el mayor patrimonio de la institución, para su selección y
vinculación solo se tendrán en cuenta los méritos personales.
• La satisfacción de los clientes, la rentabilidad, la calidad y la tecnología de punta son los
pilares de la institución.
• El cumplimiento de los valores institucionales es obligatorio para todos los integrantes
de la institución y quienes interactúen con ella.
• La Institución como entidad no tomará partido político en sus actuaciones, respetando
la libertad personal en este sentido.
• La Institución profesa los principios doctrinales de la Iglesia Católica pero respeta los
demás credos.
• Mantener un sistema de comunicación formal y ágil, basado en hechos y datos que sea el
punto de partida para todas las decisiones.
OTRAS PÒLITICAS
Nestlé
• Entrar en Nestlé: La política de Nestlé consiste en contratar colaboradores dotados de una personalidad y de actitudes profesionales que les permitan desarrollar una relación de largo plazo con la empresa.
• El empleo en Nestle: Nestlé fomenta una política de
contratación de largo plazo. Cuando una actividad no pueda ser mantenida dentro del grupo, se tomarán medidas razonables para evitar despidos colectivos, identificando en la medida de lo posible, a una empresa externa dispuesta a retomar la actividad de Nestlé en acción.
REGLAS
Reglas de seguridad de una empresa industrial mexicana:
• No fumar en las áreas de trabajo. Está estrictamente
prohibido fumar en la planta y patios exteriores, excepto en sanitarios y comedor.
• No limpiarse la ropa con el aire comprimido. Si desea
limpiarse la ropa de partículas, hágalo con la mano y nunca con aire comprimido o utilice un cepillo de cerda suaves y al momento de cepillarse hágalo dirigiendo el movimiento en dirección a sus pies o hacia abajo y nunca hacia su cara.
“Técnica y arte de concebir, preparar y dirigir las operaciones militares” “Habilidad para dirigir un asunto y lograr su objetivo”
Diccionario de la Real Lengua Española
• Las formas de lograr los objetivos • Las formas de moverse de la realidad a la visión • Arte para definir las vías para vencer, sortear, saltar o irse por debajo de las barreras • Son las fuentes de diferentes tácticas.
Estrategias
Estrategias Las estrategias propiamente son un conjunto amplio de orientaciones y programas con un horizonte de mediano plazo, ayuda a alcanzar, la razón de ser de la empresa (misión), los objetivos (visión) y sus planes de acción. Clínica SANTAMARIA: CONVENIOS CON
OTRAS ESTRATEGIAS
Mc Donalls: Franquicia
Fabricato. Exportación
Empresas de aceites en Colombia: Alianza Team
Sony: innovación
Sab Miller – Bavaria: Adquisición
Caterpillar: Global
Programas
• Promoción y Prevención
• Adulto Mayor
• RESULTADOS DEL PROGRAMA PHVA
• En las varias reuniones en donde participaron representantes de todos
los estamentos de la organización se indagó sobre el, “qué es la Clínica
Santa María”, “qué hace”, “para qué lo hace”, “cómo lo hace” y “quien lo
hace” encontrándose muchas respuestas que en el fondo tenían un
significado común pero que denotaba la carencia de un proceso forma
de las definiciones básicas.
Es la habilidad para entender el entorno, identificar e interpretar las
tendencias que pueden afectar la habilidad de la organización para
desarrollar la misión
Es ampliar la visión, observar, interpretar e integrar las diferentes
variables, es decir, visualizar posibles escenarios que configuran el
entorno y afectan a la organización, para ubicar en forma viable
una estrategia
La visión de futuro que se requiere desarrollar para un adecuado
pensamiento estratégico se concreta en el concepto de
prospectiva estratégica
El pensamiento estratégico
Es una planeación a largo alcance que se centra en la organización como un todo. El proceso de planeación estratégica consiste fundamentalmente en
responder a las siguientes preguntas:
• ¿Quiénes somos? Misión
• ¿En dónde estamos? Diagnostico
• ¿Para dónde vamos? Futuro probable
• ¿Hacia dónde queremos ir? Futuro deseable
• ¿Hacia dónde podemos ir? Visión del futuro
Planeación Estratégica
VISIÓN
MISIÓN
DIAGNÓSTICO
SITUACIÓN ACTUAL
BARRERAS
OBJETIVOS AÑO 1
OBJETIVOS AÑO 2
OBJETIVOS AÑO 3
PLANES DE ACCIÓN
PLANES DE ACCIÓN
PLANES DE ACCIÓN
IMPLICADOS
ENTORNO
MODELO DE CAMBIO ESTRATÉGICO
SUEÑOS
VISIÓN
MISIÓN
OBJETIVOS ESTRATÉGICOS
BARRERAS
ESTRATEGIAS
PLANES DE
ACCIÓN
ACCIÓN
Valor de la utopía, imaginación, arte y creatividad
Saber hacia donde vamos
Quienes somos, razón de existencia. Identidad, “Guía de acción”
Dificultades y limitaciones, debilidades y amenazas
Vías para alcanzar la Misión y los objetivos
Acción, guía, cuándo, con qué recurso, quiénes
MODELO DE PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
Categoría rectora de la organización
Características de la planeación estratégica
1. Esta proyectada a largo plazo 2. Está orientada hacia las relaciones entre la empresa y su ambiente de tarea,
en consecuencia, está sujeta a la incertidumbre de los acontecimientos ambientales.
3. Incluye la empresa como totalidad y abarca todos sus recursos para obtener el efecto sinérgico de toda la capacidad y potencialidad de la empresa, comportamiento global y sistèmico.
1. Determinación de los objetivos empresariales ¡Cuál es el camino?
2. Análisis ambiental externo ¿Qué hay en el ambiente?
3. Análisis Organizacional interno ¿Qué tenemos en la empresa?
4. Formulación de las alternativas y elección de la estrategia. ¿Qué Hacer?
5. Elaboración de la planeación estratégica ¿ Cómo Hacer?
6. Implementación de la planeación estratégica mediante planes tácticos y operacionales?
Oportunidades y Amenazas
Potencialidad y vulnerabilidad
Fortalezas y Debilidades
Puntos fuertes y puntos débiles
Etapas de la planeación estratégica
Determinación de los objetivos empresariales
Los objetivos organizacionales se establecen en función de la misión y de la visión. Ejemplos: • Aumentar la producción con los mismos recursos disponibles • Disminuir costos operacionales • Mantener costos financieros y elevar los índices de liquidez.
OBJETIVOS
• Utilidad • Expansión • Seguridad • Autonomía
FORMULACION DE ALTERNATIVAS ESTRATÉGICAS
Adecuación entre los requerimientos para
aprovechar las oportunidades
ambientales y las fortalezas, y neutralizar
las amenazas ambientales y las debilidades internas
de la empresa
Determinación de los
objetivos empresariales
Análisis organizacional
fortalezas y debilidades de
la empresa)
Análisis ambiental
(oportunidades y
amenazas del ambiente)
PERFIL DE UN ANALISIS ORGANIZACIONAL
Nivel de la Empresa
AREAS DE LAS EMPRESAS
RECURSOS PRODUCCION MARKETING FINANZAS ADMINISTRACIÓN
FINANCIEROS
$ por Fábrica, por equipo, por
producto
$ por ventas, por promoción, por
servicios, por investigación de
mercado
$ por inversión a largo plazo, por
aplicación de recursos.
$ por sistema de planeación y control, por desarrollo gerencial.
FISICOS
# Localización de las fábricas. Grado de automatización
e integración
# Localización de las oficinas de ventas, de las
tiendas y servicio al cliente
# de accionistas o acreedores principales
Localización de las oficinas centrales
HUMANOS
Características del personal técnico y
de supervisión
Características del personal de ventas
Características del personal de finanzas y
contabilidad
Características de los gerentes y
personal de staff
SISTEMAS ORGANIZACIO
NALES
Sistemas de programación de
producción, compras y control
de calidad
Sistemas de distribución, de
servicios de crédito, de publicidad
Sistemas de flujo de efectivo, de planeación y
control presupuestario de
contabilidad
Sistemas de valores sociales de
planeación y control, de
recompensas, de autoridad.
Tipos de planeación
ALCANCE NIVELES TIPO DE PLANEACION
OBJETO
Largo plazo
Institucional
Estratégica
Elaboración del mapa ambiental para evaluación. Debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas. Incertidumbre.
Mediano plazo
Intermedio
Táctica
Conversión e interpretación de estrategias en planes concretos en el nivel departamental.
Corto plazo
Operacional
Operacional
Subdivisión de planes tácticos de cada departamento en planes operacionales para cada tarea.
“Conjunto de reglas para la instrucción y ejercicio de la tropa para la realización de las operaciones militares” “Método o sistema para realizar una cosa y alcanzar un objetivo”
Diccionario de la Real Lengua Española
Tácticas
• Son las formas de moverse de la estrategia a la acción
• Son las fuentes de la acción
• Son a corto plazo en su perspectiva
• Representan las múltiples vías para garantizar la estrategia
• Poseen un enfoque operativo
“La estrategia es fácil, lo difícil son las tácticas.
Convertir las estrategias en realidad, en resultados y en un negocio productivo y competitivo, es posible si la gestión del día a día organizacional, la convertimos en tácticas que hagan posible el logro de resultados y metas definidas en el plan estratégico.
Planeación táctica
La planeación táctica es el conjunto de la toma deliberada y sistemática de decisiones que incluyen propósitos más limitados, plazo más cortos, áreas,. La planeación táctica está contenida en la planeación estratégica y no representa un concepto absoluto, sino relativo.
Nivel de Decisiones
( Se desarrolla en los escalones medios de la empresa.
Dimensión Temporal
( Esta dimensionada a mediano plazo)
Amplitud de efectos
( Las decisiones abarcan partes de la empresa, es decir, amplitud
departamental).
Características
Algunas de las características principales de la planeación táctica son: Se da dentro de las orientaciones producidas por la planeación estratégica.
• Es conducida o ejecutada por los ejecutivos de nivel medio (gerentes divisionales
o funcionales).
• Se refiere a un área específica de actividad de las que consta la empresa.
• Se maneja información externa e interna.
• Está orientada hacia la coordinación de recursos.
• Sus parámetros principales son efectividad y eficiencia.
Fundamentación
ESTRATÉGICA
PLAN DE LARGO PLAZO
Misión, visión, Valores,
Objetivos estratégicos
Análisis de asuntos críticos Objetivos de largo plazo
Planes de acción estratégicos
Análisis de asuntos críticos Metas
Planes de acción
Planes de trabajo Presupuestación
PLAN TÁCTICO 1 AÑO
PLAN DE OPERACIONES
1 AÑO
Ciclo de Planeación
Planeación Estratégica
3 - N AÑOS
SEGUIMIENTO
Define con claridad QUÉ se desea, CÓMO y
CUÁNDO se realizará y QUIÉN será el responsable.
Involucra cuatro elementos primordiales:
Planes de Acción
Áreas de resultados
claves
Metas
Análisis de problemas
críticos
Planeación táctica
Proceso de planeación táctica......
Dirección elabora el plan
estratégico
Informa a los gerentes del plan
estratégico
Cada gerente, con su personal,
elabora el plan táctico de su área y se coordina con los de otras áreas.
Aprobación del jefe inmediato
superior
Se implanta el plan táctico
No
Si
Periódicamente se evalúan
resultados y retroalimentan
¿Se lograron los planes?
Se continua con el proceso
Acción correctiva
Al final del proceso se
evalúan resultados y
retroalimenta al plan estratégico
No
Si
CLASES DE NIVELES DE PLANEACION EMPRESARIAL
Nivel de la Empresa
Tipos de la Planeación
INSTITUCIONAL ESTRATEGICA
TACTICO Mercadológica Financiera De Producción Recursos Humanos
OPERACIONAL
Plan de Ventas
Plan de Promoción
Plan de Publicidad
Plan de Investigación de
Mercados
Plan de Relaciones Públicas
Plan de Utilidades
Plan de Inversión
Plan de Flujo de caja
Plan Presupuestal de gastos
Plan de Ingresos
Plan de Producción
Plan de Mantenimiento
Plan de nuevos
equipos
Plan de Suministro
Plan de Racionalización
Plan de Carreras
Plan de salarios y remuneración
Plan de
entrenamiento
Plan de reclutamiento y
selección
Plan de Beneficios y servicios sociales
PLANEACION OPERACIONAL
Se refiere de manera especifica a las tareas y operaciones realizadas en el nivel operacional; esta constituida por numerosos planes operacionales, los cuales se pueden clasificar en cuatro clases. a) Planes relacionados con métodos, denominados procedimientos b) Planes relacionados con dinero, denominados presupuestos c) Planes relacionados con el tiempo, denominados programas d) Planes relacionados con comportamientos, denominados reglamentos.
Procedimientos
Flujograma Vertical
El circulo significa una operación (una etapa o subdivisión del proceso). Una operación se realiza cuando se crea, se modifica, se mejora o se extrae algún artículo. Ejemplo: emisión de un documento. Elaboración de un documento, anexión de copias a un formulario, anotación de un registro, etc.
La flecha o círculo pequeño corresponde a un transporte o la tarea de llevar algo de un local a otro. Ocurre cuando un objeto, un mensaje o documento se desplaza de un lugar a otro.
El cuadrado indica inspección, verificación o control, sea de cantidad o de calidad. Es la verificación o fiscalización, sin que haya realización de operaciones. Ej: revisión de un documento, verificación de alguna firma.
La letra D representa una demora o un retraso, bien sea por congestión, por distancia o por espera de alguna medida que debe tomas otra persona. Significa una espera o un aplazamiento por agenda o la llegada de un elementos del que dependa la continuación del proceso.
El triángulo con el vértice hacia abajo o hacia arriba representa una parada casi definitiva o muy prolongada. Puede ser un almacenamiento (cuando se trata de materiales) o un archivo (cuando se trata de documentos).
Jefe
Asist
ente
Com
prad
or
Revis
or
Apun
tado
r
Enca
rgad
o de
Tran
spor
te
Jefe
Alm
acen
ista
Expo
rtado
r
Revis
or
1Recibe pedido
2Verifica el inventario
3 Realiza la toma de precios
4 Actualiza la compra
5 Elabora el Pedido
6 Recibe la mercancia
7 Revisa la mercancìa
8 Remite la mercancia
9 Remite y distribuye
10 Apila la mercancìa
11 Orienta a los solicitantes
12 Revisa
Ejecuciòn Autorizaciòn
Transporte Verificaciòn
Recepciòn Almacenamiento
Flujograma de una rutina de compra y
recibo de material
Secciòn de Compras Almacenamiento
3
10
1
2
4
5
6
7
8
9
11
12