1

LAPORAN PEMERHATIAN AUDITAN PROSES PERMOHONAN AKREDITASI DI

BAHAGIAN AKREDITASI SAINS SOSIAL

1. LATAR BELAKANG

1.1 Bahagian Akreditasi Sains Sosial (BASS), diletakkan di bawah Sektor Jaminan

Kualiti, Agensi Kelayakan Malaysia. Bahagian ini, diketuai oleh Pengarah

Bahagian Gred M54 yang mengawal selia 37 orang kakitangan di bawahnya.

Bahagian ini dibahagikan kepada tiga Unit, iaitu Unit Sains Sosial 1, Unit Sains

Sosial 2 dan Unit Sains Sosial 3.

1.2 Tanggungjawab unit-unit ini adalah memproses permohonan pengendalian

program yang berkaitan dengan bidang Sains Sosial di peringkat :

Provisional Akreditasi

Perakuan Akreditasi

Kursus jangka Pendek

2. OBJEKTIF PENGAUDITAN

Objektif Auditan adalah untuk menentukan sama ada proses permohonan Akreditasi

telah dilaksanakan mengikut tempoh piagam pelanggan.

3. SKOP DAN METODOLOGI PENGAUDITAN

3.1 Semakan Audit melibatkan semakan ke atas dua aspek kawalan iaitu Kawalan

Pengurusan dan Kawalan Memproses Permohonan Akreditasi.

3.2 Bagi Kawalan Pengurusan, UAD melakukan semakan terhadap perkara berikut :

Polisi Jaminan Kualiti;

Penyimpanan Arahan / Pekeliling / Dasar Jaminan Kualiti;

Carta Organisasi dan Perjawatan;

Fail Meja;

Latihan;

Pelan Strategik;

2

Bebanan Tugas; dan

Simpanan Fail dan Dokumen Permohonan Akreditasi.

Keperluan Peralatan

3.3 Bagi Kawalan Memproses Permohonan Akreditasi, data yang disemak adalah

permohonan bagi Provisional Akreditasi dan Akreditasi yang diterima dan

diproses bagi tahun 2011.

3.4 Selain daripada itu, UAD juga mengadakan temu bual dengan pegawai yang

terlibat untuk mendapatkan maklumat serta melakukan pemeriksaan fizikal untuk

memperkukuhkan ketepatan penemuan Audit.

4. PENEMUAN AUDIT

4.1 KAWALAN PENGURUSAN

Untuk menentukan pengurusan Bahagian Akreditasi Sains Sosial (BASS) adalah

berkesan, semakan Audit telah dijalankan terhadap Polisi Jaminan Kualiti,

Arahan/Pekeliling/Dasar Jaminan Kualiti, Carta Organisasi dan Perjawatan, Fail

Meja, Latihan untuk kakitangan, Pelan Strategik Bahagian, Bebanan Tugas dan

Keperluan Peralatan. Secara umumnya, prestasi kawalan pengurusan adalah

memuaskan. Hasil semakan Audit menemui perkara berikut:

4.1.1 Polisi Jaminan Kualiti

Polisi Jaminan Kualiti adalah penting kerana ia merupakan panduan dan

rujukan kepada kriteria penilaian bagi tujuan jaminan kualiti program

pengajian yang ditawarkan.

Semakan Audit mendapati Polisi Jaminan Kualiti di Bahagian Akreditasi

Sains Sosial adalah merujuk kepada 11 perkara berikut :

Akta Agensi Kelayakan Malaysia;

Kerangka Kelayakan Malaysia;

Kod Amalan Akreditasi Program (COPPA);

Garis Panduan Kriteria dan Standard Program Diploma Eksekutif;

3

Standard Program Undang-undang dan Syariah;

Kod Bidang Pengajian Negara (National Education Code Manual);

Nilai Taraf Kelayakan;

MS ISO PK 02 dan MS ISO PK 03 (Proses Permohonan

Akreditasi Sementara dan Penuh)

Guidelines to Good Practices: APEL;

Guidelines to Good Practices: Open and Distance Learning; dan

Memo Ketetapan MJA

4.1.2 Penyimpanan Arahan / Pekeliling / Dasar Jaminan Kualiti

Semua Arahan/ Pekeliling/ Dasar yang terkini dan berkaitan perlu

disimpan dengan kemas, teratur dan mudah dicari bagi memudahkan

rujukan dilakukan.

Semakan Audit mendapati semua Arahan / Pekeliling dan Dasar Jaminan

Kualiti adalah diletakkan dan disimpan di dalam fail khas seperti Memo-

memo Ketetapan MJA dan dasar-dasar yang difailkan dengan teratur

bagi memudahkan pencarian dan mendapatkan maklumat. Terdapat juga

Arahan / Pekeliling dan Dasar Jaminan Kualiti yang diletakkan di laman

web MQA untuk rujukan dan makluman semua pegawai dan pengguna.

Laman web ini boleh diakses di alamat www.mqa.gov.my dan antara

yang terkandung di laman web ini adalah Dokumen Jaminan Kualiti,

Pekeliling, Surat Makluman, Kerangka Kelayakan Malaysia, Dokumen

Hasil pembelajaran dan lain-lain lagi.

a) Kompilasi Dasar

Unit Dasar telah mengeluarkan memo rujukan MQA 01/02 Jld.

002(46) bertarikh 29 Disember 2011 untuk edaran dalaman Kompilasi

Dasar edisi 2011. Kompilasi Dasar ini merupakan peraturan-peraturan

dan prosedur berkaitan jaminan kualiti dan ianya mengandungi

perkara-perkara seperti berikut:

4

i. Dasar-dasar yang telah diputuskan dalam Mesyuarat Kajian

Semula Dasar berkaitan Jaminan Kualiti antara MQA dan

Kementerian Pengajian Tinggi;

ii. Memo Dalaman Berkaitan Dasar Jaminan Kualiti Bagi Tahun

2010 dan 2011;

iii. Pekeliling Dalaman Tahun 2009, 2010 dan 2011;

iv. Surat Pekeliling Dalaman Tahun 2011; dan

v. Surat Makluman Tahun 2011.

Walaupun Kompilasi Dasar Edisi 2011 ini hanya untuk edaran

dalaman namun terdapat beberapa perkara di dalam Kompilasi Dasar

ini yang perlu dimaklumkan kepada Ahli Panel Penilai bagi

membolehkan Ahli Panel Penilai atau pengerusi lawatan menyelaras

maklumat semasa membentangkan dapatan dalam mesyuarat

penutup semasa lawatan dan bagi melaporkan maklumat tepat pada

laporan akhir serta mengisi instrumen penilaian. Antaranya adalah

seperti berikut:

i. Sistem Semester;

ii. Kelayakan Akademik yang tidak mematuhi syarat kelayakan

masuk;

iii. Pengecualian mata pelajaran;

iv. Pindah kredit;

v. Joint Award;

vi. Tempoh Pengajian; dan

vii. Penambahan mata pelajaran bagi menggantikan subjek MPW

yang dikecualikan.

Temu bual dengan pegawai dan dimaklumkan bahawa mereka dalam

keadaan sukar kerana terpaksa memaklumkan perkara dasar yang

terdapat dalam Kompilasi Dasar Edisi 2011 ini setiap kali lawatan

terutama apabila berdepan dengan Ahli Panel Penilai baru. Oleh itu

adalah dicadangkan MQA mengadakan woksyop secara berperingkat

untuk melatih dan memaklumkan perubahan dasar baru yang

terdapat dalam Kompilasi Dasar Edisi 2011 yang perlu diketahui oleh

5

Ahli Panel Penilai. Berikut adalah buku Kompilasi Dasar edisi 2011

yang diedarkan kepada setiap pegawai yang melaksanakan program

Akreditasi.

Gambar 1

Buku Kompilasi Dasar edisi 2011 Untuk Edaran Dalaman

4.1.3 Carta Organisasi dan Perjawatan

Bagi memastikan fungsi dan tanggungjawab sesebuah bahagian berjalan

dengan lancar seperti yang dirancang, struktur organisasi yang jelas dan

perjawatan yang secukupnya perlu di isi.

Semakan Audit mendapati, BASS mempunyai carta organisasi yang

jelas, di mana ia dibahagikan kepada tiga unit iaitu Unit Sains Sosial 1,

Unit Sains Sosial 2 dan Unit Sains Sosial 3. BASS mempunyai 38

jawatan yang diluluskan dan diketuai oleh Pengarah Bahagian gred N54.

Semua jawatan ini telah diisi kecuali satu jawatan yang masih belum di isi

iaitu jawatan Penolong Pengarah (N41) di Unit Sains Sosial 1. Maklumat

terperinci adalah seperti di Jadual 1 berikut :

6

Jadual 1 :

Senarai Perjawatan yang telah Diluluskan dan Di Isi

Bil Perkara Diluluskan Di isi

1 Pengarah Bahagian (N54) 1 1

2 Ketua Penolong Pengarah (N52) 1 1

3 Ketua Penolong Pengarah (N48) 2 2

4 Penolong Pengarah Kanan (N44) 3 3

5 Penolong Pengarah (N41) 15 14

6 Pembantu Khas (N27) 1 1

7 Penyelia Pembantu Tadbir (N22) 1 1

8 Pembantu Tadbir (N17) 14 14

Jumlah 38 37

Adalah dimaklumkan Bahagian Pengurusan Sumber Manusia sedang

dalam proses pengambilan perjawatan dan penempatan akan

dilaksanakan pada bulan Julai 2012.

4.1.4 Fail Meja

Pekeliling Kemajuan Perkhidmatan Awam Bil. 8 Tahun 1991 dan

perenggan 5.4(b) dan (c) Pekeliling Perkhidmatan Bil. 5 Tahun 2007

menetapkan keperluan untuk setiap agensi kerajaan menyediakan Fail

Meja yang menjadi dokumen rujukan bagi peringkat individu/jawatan.

Dokumen ini perlu lengkap, kemas kini dan memiliki kesemua 14 ciri-ciri

asas Fail Meja yang ditetapkan. Semakan pematuhan berhubung

penyediaan/penyelenggaraan Fail Meja bagi 15 pegawai dari BASS

adalah seperti di Jadual 2 berikut :

Jadual 2 :

Pematuhan Terhadap Kriteria Semakan Berhubung Dengan Fail Meja (FM)

BIL KRITERIA SEMAKAN PEMATUHAN KEPADA KRITERIA SEMAKAN

1 FM disediakan /

2 FM lengkap dengan 14 perkara yang ditetapkan X

3 FM dikemas kini jika ada perubahan X

Nota : /- Mematuhi X – Tidak Mematuhi

Semakan terhadap 15 Fail Meja bagi pegawai dari pelbagai jawatan dan

mendapati Fail Meja berkenaan telah disediakan di mana 7 Fail Meja

7

telah mematuhi 14 perkara yang ditetapkan namun 8 Fail Meja lagi tidak

mematuhi 14 perkara yang ditetapkan iaitu tidak dilengkapkan dengan

Senarai Borang yang digunakan seperti dalam Jadual 3 berikut :

Jadual 3 :

Fail Meja Pegawai-pegawai Yang Tidak Mematuhi 14 Perkara Yang

Ditetapkan

4.1.5 Latihan

Latihan berkenaan proses permohonan Akreditasi untuk kakitangan

adalah penting untuk meningkatkan pengetahuan dan kemahiran dalam

melaksanakan tugas harian.

Semakan Audit mendapati pegawai-pegawai di BASS telah menghadiri

latihan dan kursus bagi meningkatkan tahap pengetahuan dan kemahiran

pegawai dari peringkat atasan hinggalah bawahan. Berikut disertakan

kursus-kursus yang telah dihadiri oleh pegawai-pegawai di BASS

sepanjang Tahun 2010 dan Tahun 2011 seperti di Jadual 4 :

Bil. Nama Pegawai

1. En. Helmi Bin Sebaweh @ Ahmad

2. Pn. Zeti Shazlin Bt. Mohd Daim

3. En. Zabib Bin Bakar

4. Pn. Nor Alwani Bt. Abd Wahab

5. Pn. Lailatul Zuraini Bt. Haji Lahadi @ Suhim

6. Pn. Kamala A/P Kandasamy

7. Pn.Siti Salmah Bt Abi Suffian

8. Cik Azwa Izanee Bt Abd Hamid

8

Jadual 4 :

Senarai Latihan Yang Telah Dihadiri Oleh Pegawai Di Bahagian Akreditasi

Sains Sosial Dari Tahun 2010 Sehingga 2011

Bil. Kursus Tarikh

1. Guidelines to Good Practices: Curriculum Design and Delivery (GGP : CDD) Stakeholder Forum

02 Mac 2010

2. Bengkel Hasil Pembelajaran Untuk Pegawai Sektor Jaminan Kualiti MQA

2 Sept 2010

3. Seminar Pengurusan Perubahan Bertema “Media Sosial Merapatkan Penglibatan Rakyat Dengan Kerajaan”

11 Nov 2010

4. Taklimat Kepada Ahli Panel Penilai dan Pegawai MQA – Standard Program Muamalat & Kewangan Islam

27 April 2011

5. Taklimat Nilai Taraf untuk Pegawai Sektor Jaminan Kualiti MQA

1 Jun 2011

6. Taklimat COPPA untuk Pembantu Tadbir Gred N17 Sektor Jaminan Kualiti

1 Jun 2011

7. Kursus Protokol Dan Etiket Sosial 18 Julai – 19 Julai 2011

8. Kursus Pengurusan Aplikasi Komputer 28 Julai 2011

9. Pembentangan Sistem e-Akreditasi : Modul K – Renewal & Modul Pembaharuan Akreditasi

23 Ogos 2011

10. Bengkel Ahli Panel Penilai dan Pegawai Agensi Kelayakan Malaysia Bagi Draf Standard Program Hospitaliti dan Pelancongan

18 Okt 2011

Walau bagaimanapun terdapat seorang pegawai yang tidak mematuhi

kehendak Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 6 Tahun 2005 iaitu

memastikan setiap pegawai MQA menghadiri kursus dan latihan

sekurang-kurangnya 7 hari setahun. Pegawai tersebut ialah Puan

Norhashimah Binti Mohamad Hashim yang hanya menghadiri 4 hari

berkursus yang sepatutnya dihadiri bagi sembilan bulan bekerja adalah 5

hari dikira secara pro rata. Berikut adalah senarai kursus yang dihadiri

beliau pada Tahun 2010 seperti di Jadual 5 :

9

Jadual 5 :

Senarai Kursus Yang Telah Dihadiri

Bil. Kursus Tempat Tarikh Tempoh

1. Perhimpunan Bulanan MQA Bil.3/2010

MQA 29 Mac 2010 0.333

2. Taklimat Pembelajaran Cukai MQA 30 Mac 2010 0.5

3. Taklimat Penilaian Tahap Kecekapan (Pusat Penilaian Kompetensi,PPK) Sokongan

MQA 31 Mac 2010 0.167

4. Majlis Perhimpunan Bulanan MQA Bil.5/2010

MQA 10 Ogos 2010 0.333

5. Kursus Perkhidmatan Pelanggan

MQA 28 Sept – 29 Sept 2010

2

6. Taklimat HRMIS MQA 1 Okt 2010 0.333

JUMLAH HARI 3.666

4.1.6 Pelan Strategik

Pelan Strategik bagi BASS diletakkan di bawah Perancangan Strategik

MQA 2010-2015 yang merangkumi semua Bahagian Akreditasi. Pelan

Strategik ini menyatakan dengan jelasnya Bidang Keberhasilan Utama

iaitu melaksanakan Akreditasi dan Petunjuk Prestasi Utama (KPI) dengan

tahap pencapaian (98%) dari tahun 2010 hingga 2015. Antara KPI yang

perlu dicapai adalah peratus program matang yang mendapat Perakuan

Akreditasi daripada MQA.

Semakan Audit mendapati BASS bersama Bahagian Akreditasi yang lain

secara keseluruhannya telah dapat mencapai peratus program matang

yang mendapat Perakuan Akreditasi daripada MQA kerana tahap

pencapaian diukur merangkumi semua Bahagian Akreditasi.

BASS juga telah berusaha memenuhi Perancangan Strategik MQA 2010-

2015 dengan menetapkan Sasaran Kerja Tahunan bahagian. Penetapan

Sasaran Kerja Tahunan menjelaskan hala tuju strategik dan rangka kerja

bahagian bagi pelaksanaan dan pelan tindakan yang akan diambil untuk

merealisasikan objektif bahagian. Penetapan Sasaran Kerja Tahunan

Bahagian Akreditasi Sains Sosial adalah selaras dengan keperluan

10

Perancangan Strategik MQA dan memenuhi keperluan semasa dan

jangka panjang MQA.

4.1.7 Bebanan Tugas

BASS mempunyai 20 pegawai dan 13 pembantu tadbir dalam

memproses semua jenis permohonan Akreditasi seperti Akreditasi

Sementara (MQA/PA), Akreditasi (MQA/FA), Kursus Jangka Pendek dan

Perakuan Akreditasi Sementara (Surat PA). Setiap tahun BASS

menerima antara 900 hingga 1000 permohonan yang perlu diproses

termasuk yang dibawa dari permohonan tahun lepas.

Prosedur proses permohonan Akreditasi secara puratanya meliputi

perkara berikut :

Menerima dokumen permohonan yang lengkap;

Pendaftaran dan pengesahan dokumentasi dari Pemberi Pengajian

Tinggi;

Pemilihan Ahli Panel Penilai;

Memperoleh Laporan Awal dari Ahli Panel Penilai;

Lawatan Penilaian bersama Ahli Panel Penilai;

Menyelaras mesyuarat dengan Ahli Panel Penilai, wakil Pemberi

Pengajian Tinggi dan pegawai MQA;

Laporan Penilaian dikemukakan kepada Pemberi Pengajian Tinggi;

Maklum Balas dari Pemberi Pengajian Tinggi;

Menyemak semula maklum balas dari Pengerusi Ahli Panel Penilai;

Menyemak laporan akhir dari Ahli Panel Penilai;

Menyediakan laporan untuk dibentangkan dalam Mesyuarat

Bahagian;

Mengemas kini laporan dan bentang dalam Mesyuarat Jawatankuasa

Akreditasi;

Mengemas kini laporan untuk di bentang dalam Mesyuarat

Jawatankuasa Semakan dan;

11

Menyediakan Surat Kelulusan kepada Pemberi Pengajian Tinggi.

(a) Bebanan Tugas Pegawai

Mengikut Sasaran Kerja Tahunan 2011 setiap pegawai perlu

memproses sebanyak 55 permohonan setahun iaitu Akreditasi

sebanyak 20 fail permohonan dan untuk Akreditasi Sementara 25 fail

permohonan serta 10 fail permohonan Akreditasi Provisional/ kursus

pendek/pematuhan/pertimbangan/ pertimbangan standard.

Semakan Audit mendapati setiap pegawai telah dibebani secara

purata memproses fail permohonan antara 70 hingga 75 setahun

termasuk permohonan tahun lepas dengan pecahan Akreditasi antara

20 hingga 25 dan 35 hingga 48 untuk Akreditasi Sementara serta

antara 5 hingga 8 permohonan untuk permohonan Akreditasi

Provisional/kursus pendek/pematuhan/pertimbangan/ pertimbangan

standard.

Di samping menguruskan permohonan Akreditasi pegawai juga perlu

membuat lawatan bersama Ahli Panel Penilai sekerap dua hingga tiga

kali sebulan yang mengambil masa purata 7 hari daripada 20 hari

bekerja sebulan bersamaan 35% masa sebulan. Pegawai juga perlu

menyelaras dan membuat pembetulan Laporan Ahli Panel Penilai,

menyelaras maklumat Instrumen, menyediakan Surat Syor, Input

Data untuk Kronologi Program, menjawab surat-surat dari Pemberi

Pengajian Tinggi di dalam lingkungan 500 surat setahun mengenai

sistem semesta, kelayakan akademik, pengecualian mata pelajaran,

pindah kredit, tempoh pengajian dan lain-lain. Di samping itu juga

pegawai-pegawai ini perlu menjadi urus setia kepada Mesyuarat

Jawatankuasa Semakan secara bergilir serta menyediakan laporan

untuk Mesyuarat Jawatankuasa Akreditasi dan Mesyuarat

Jawatankuasa Semakan. Berikut adalah graf yang menunjukkan

jumlah permohonan yang perlu diproses oleh pegawai dibandingkan

dengan Sasaran Kerja Tahunan yang ditetapkan setahun:

12

Graf 1

Jumlah Permohonan Yang Perlu Diproses Oleh Pegawai Setahun

Dibandingkan Dengan Sasaran Kerja Tahunan

Di samping itu, dalam tahun 2011 terdapat tiga pegawai di bahagian

ini yang telah bercuti bersalin, yang mana dua pegawai lain perlu

menjalankan tugas bagi pihak pegawai tersebut. Pegawai lain yang

menjalankan tugas ini terpaksa menjalankan dua tugas yang cukup

membebankan dan secara tidak langsung menjejaskan pelaksanaan

tugas hakiki.

Temu bual dengan pegawai di BASS ini, mereka mencadangkan

bebanan tugas mereka boleh dikurangkan dengan adanya tambahan

jawatan Gred N27 yang boleh membantu pegawai dalam mengedit

laporan Ahli Panel Penilai, menyediakan Surat Syor dan membuat

pilihan Ahli Panel Penilai untuk Lawatan Akreditasi yang mana tugas-

tugas ini tidak boleh dilaksanakan oleh Pembantu Tadbir seperti

arahan pihak pengurusan Jaminan Kualiti serta penyediaan laporan

dan kertas-kertas untuk Mesyuarat Jawatankuasa Akreditasi dan

Mesyuarat Jawatankuasa Semakan.

2025

10

25

48

8

0

10

20

30

40

50

60

Permohonan Akreditasi Penuh

Permohonan Akreditasi Sementara

Permohonan Akreditasi Provisional/Pematuhan Program/Kursus Jangka

Pendek

Norma ketetapan Pelaksanaan sebenar

13

(b) Bebanan Tugas Pembantu Tadbir

Terdapat 13 pembantu tadbir Gred N17 di BASS yang ditugaskan

untuk membantu 18 pegawai di dalam memproses fail permohonan.

Jumlah fail permohonan yang perlu diuruskan oleh pembantu tadbir

adalah sama jumlahnya dengan pegawai iaitu sebanyak 55 fail

permohonan setahun seperti ketetapan sasaran kerja tahunan. Untuk

Sasaran Kerja Tahunan 2011, Pembantu Tadbir perlu memproses fail

permohonan Akreditasi sebanyak 20, Akreditasi Sementara sebanyak

25 dan 10 untuk permohonan Akreditasi Provisional/kursus

pendek/pematuhan/pertimbangan/ pertimbangan standard.

Antara tugas yang perlu dilaksanakan oleh setiap pembantu tadbir

adalah seperti berikut :

Menguruskan pergerakan surat, dokumen dan fail

permohonan untuk Akreditasi, Akreditasi Sementara dan

Akreditasi Provisioanal/ Pemantauan Akreditasi dan lain-lain;

Mengemas kini maklumat ke dalam Data Permohonan

Pemberi Pengajian Tinggi;

Mengatur lawatan pegawai bersama Ahli Panel Penilai;

Membuat surat tugasan serta persiapan dokumen tugasan

Ahli Panel Penilai;

Memfailkan dan meminitkan surat dan dokumen program;

Membuat salinan dokumen Mesyuarat Jawatankuasa

Semakan;

Mengemas kini data program;

Menyediakan kronologi program dari masa ke semasa;

Menguruskan honorarium Ahli Panel Penilai; dan

Membantu dan menjawab panggilan dari Pemberi Pengajian

Tinggi berkenaan dengan program yang diproses.

Semakan Audit mendapati 7 daripada 14 pembantu tadbir ini telah

dibebani dengan tugas membantu memproses fail permohonan bagi

dua pegawai di mana pembantu tadbir ini perlu menguruskan antara

14

80 hingga 100 fail permohonan atau lebih pada sesuatu masa dan

menyelaras semua tugas-tugas seperti di atas bagi dua pegawai. Ini

adalah kerana terdapat 14 pegawai dari Gred N41 hingga Gred N48

yang memerlukan pembantu untuk menguruskan permohonan

Akreditasi sedangkan pembantu tadbir sedia ada tidak mencukupi

maka mereka perlu menjalankan dua tugas serentak untuk dua

pegawai di BASS.

Mengikut SKT tahun 2011, pembantu tadbir hanya perlu

menguruskan 55 fail permohonan setahun bagaimanapun pembantu

tadbir ini menguruskan antara 80 hingga 100 fail setahun atau lebih.

Fail-fail permohonan ini perlu diurus dan disimpan oleh pembantu

tadbir sehingga proses permohonan selesai dan fail-fail tersebut

ditutup dan dihantar ke Bilik Dokumen untuk disimpan.

Di samping itu, pembantu tadbir perlu mengemas kini data dalam

sistem e-Akreditasi dan PDIPT yang memakan masa kerana sistem

sedia ada adalah lambat (slow) serta menyiapkan tugas lain seperti

proses penyediaan tuntutan perjalanan dan honorarium Ahli Panel

Penilai. Berikut adalah carta pai yang menunjukkan proses

permohonan yang perlu dilaksanakan oleh pembantu tadbir setahun

dibandingkan dengan Sasaran Kerja Tahunan yang ditetapkan:

15

Carta 1

Jumlah Permohonan Yang Diproses Setahun Oleh Pembantu Tadbir

Yang Menjalankan Tugas Untuk Dua Pegawai

Cadangan yang dibuat oleh pegawai di BASS untuk tambahan

jawatan Gred N27 dapat mengurangkan bebanan tugas pembantu

tadbir dan bagi membolehkan pembantu tadbir melaksanakan tugas

mereka mengikut SKT yang ditetapkan.

4.1.8 Simpanan Fail Permohonan

Fail Permohonan Akreditasi yang sedang diproses disimpan di tempat

pegawai dan pembantu tadbir dan setelah selesai proses fail-fail tersebut

akan ditutup sebagai Fail Tutup dan kemudiannya dihantar ke Bilik

Dokumen. Sekiranya terdapat surat-menyurat yang perlu difailkan ke

dalam Fail Tutup ini maka fail tersebut akan diperoleh semula dari Bilik

Dokumen dan kemudian dipulangkan semula setelah dikemas kini.

Semakan Audit mendapati setiap pegawai dan pembantu tadbirnya

menyimpan 30 hingga 50 fail permohonan yang sedang diproses pada

sesuatu masa maka fail ini disimpan bersama mereka bagi memudahkan

capaian. Fail-fail ini disimpan untuk tempoh antara 6 hingga 12 bulan

55

100

Bilangan Permohonan Setahun

Jumlah Permohonan Yang Perlu Diproses Mengikut SKTJumlah Permohonan Yang Diuruskan Setahun

16

atau lebih setahun dan ianya disimpan di mana-mana ruangan yang ada

kerana ruangan di tempat pegawai dan pembantu tadbir tidak mencukupi.

Fail-fail permohonan sedia ada akan terus ditambah dengan fail-fail

permohonan yang baru secara berterusan sepanjang tahun. Berikut

adalah gambar yang menunjukkan keadaan fail permohonan disimpan di

BASS:

Gambar 1 Gambar 2

Fail Permohonan Akreditasi yang diletak di atas lantai

Gambar 3 Gambar 4

Fail Permohonan Akreditasi di tempatkan di ruang yang mana ada

Semakan Audit juga mendapati terdapat 10 Unit Almari Sliding Door yang

digunakan bagi penyimpanan Fail atau Dokumen Akreditasi.

Bagaimanapun almari ini tidak mencukupi untuk penyimpanan Fail atau

Dokumen Akreditasi di mana hanya pembantu tadbir menggunakannya

17

dan ianya masih tidak mencukupi kerana dikongsi dengan 14 pembantu

tadbir. Berikut adalah gambar tempat simpanan Fail Permohonan

Akreditasi di Almari Sliding Door.

Gambar 1 Gambar 2

Tempat simpanan Fail Permohonan Akreditasi di Almari Sliding Door.

Gambar 3 Gambar 4

Fail Permohonan Akreditasi yang di simpan di Almari Slinding Door yang penuh dan

padat.

Mengikut maklumat yang diterima dari BASS, sehingga Disember 2011,

sebanyak 900 hingga 1000 fail dan dokumen permohonan diterima

termasuk tahun lepas di mana secara purata setiap pegawai dan

pembantu tadbir menguruskan antara 60 hingga 75 fail permohonan atau

lebih setahun dan pada satu masa antara 30 hingga 40 fail adalah dalam

18

simpanan mereka. Ruang penyimpanan fail permohonan ini adalah

terhad dan kebanyakan dokumen permohonan adalah tebal maka

pegawai dan pembantu tadbir terpaksa menggunakan apa sahaja ruang

yang ada untuk menyimpan fail permohonan dan dokumen akreditasi.

Selepas teguran audit berkaitan dengan penyimpanan fail atau dokumen

permohonan yang ditempatkan di atas lantai kerana kekurangan tempat

penyimpanan, dalam melaksanakan Auditan Proses Permohonan di

Bahagian Akreditasi Kejuruteraan Dan Alam Bina pada Oktober 2011,

Bahagian Pentadbiran bercadang membekalkan tambahan Almari Sliding

Door ini di setiap Bahagian Akreditasi, namun sehingga tarikh auditan

pada 11 Mei 2012, tambahan almari tersebut masih belum dibekalkan.

Setiap pegawai dan pembantu tadbir masih menggunakan pigeon hole

untuk menyimpan fail-fail permohonan dan dokumen kerana Almari

Silding Door yang sedia ada tidak mencukupi. Namun pigeon hole ini

adalah tidak sesuai kerana bersaiz kecil dan mempunyai petak simpanan

yang kecil dan tidak muat untuk disimpan fail permohonan dan

dokumennya yang bersaiz tebal. Hanya dokumen dan fail nipis sahaja

dapat disimpan di pigeon hole ini. Maka, fail-fail permohonan dan

dokumen ini diletak di lantai atau dimana sahaja ruang yang ada. Berikut

adalah gambar yang menunjukkan pigeon hole yang digunakan oleh

pegawai dan pembantu tadbir.

Gambar 1 Gambar 2

Fail Permohonan yang tebal tidak dapat disimpan di pigeon hole dan diletak di atasnya

atau berhampirannya

19

Pegawai dan pembantu tadbir memerlukan ruangan yang secukupnya

untuk membolehkan fail permohonan dan dokumen Akreditasi disimpan

dengan kemas dan teratur. Oleh itu pihak pengurusan perlu memberi

ruang secukupnya kepada setiap bahagian supaya membolehkan

dokumen-dokumen sulit dan penting ini disimpan dan dikemas kini

dengan teratur ke dalam kabinet berkunci.

Pihak pengurusan telah pun berjaya mendapatkan ruang tambahan untuk

semua Bahagian Akreditasi dan ianya dalam proses pengubahsuaian.

Setiap Bahagian Akreditasi akan berpindah ke tingkat baru yang

dijangkakan pada bulan Julai 2012 dengan harapan pegawai dan

pembantu tadbir diberi cukup ruang untuk menempatkan kabinet berkunci

bagi menyimpan Fail Permohonan dan dokumen akreditasi.

4.1.9 Keperluan Peralatan

Mengikut pegawai dan pembantu tadbir berkaitan kemudahan peralatan

seperti printer dan mesin fotostat, mereka amat memerlukan tambahan

printer yang mana sedia ada terdapat hanya 3 printer yang dikongsi

dengan 33 orang. Ini mendatangkan masalah kepada mereka kerana

terpaksa menunggu masa yang lama kerana berkongsi printer pada

masa yang sama. Berikut adalah gambar 3 printer yang ditempatkan

untuk kegunaan staf di BASS .

Gambar 1 Gambar 2

20

Gambar 3

Printer yang Ditempatkan di BASS untuk Kegunaan 33 Staf

Mengikut Bahagian Teknologi Maklumat, setiap printer boleh diguna

sama oleh 8 orang iaitu dengan nisbah 1:8 memandangkan tidak cukup

peruntukan untuk membekalkan lebih printer. Namun di BASS nisbah

penggunaan sedia ada adalah 1:11. Oleh itu BASS amat memerlukan

tambahan printer kerana staf yang ramai. Adalah dicadangkan tambahan

sekurang-kurangnya 2 printer untuk memudahkan urusan tugas di

bahagian ini.

Selain itu terdapat 2 mesin fotostat sedia ada yang perlu dikongsi oleh 38

staf di Bahagian Akreditasi Sains Sosial dan 31 staf Bahagian Koordinasi

Jaminan Kualiti yang sering rosak dan membebankan staf. Oleh itu

dicadangkan tambahan 1 unit mesin fotostat yang baru bagi

memudahkan urusan tugas di kedua-dua bahagian ini. Berikut ini adalah

gambar 2 mesin fotostat jenis Canon IR6570 dan IR5570 yang diguna

sama oleh kedua-dua bahagian tersebut.

21

Gambar 1 Gambar 2

Printer Yang Dikongsi Bersama Dengan Bahagian Akreditasi Sains Sosial Dan

Bahagian Koordinasi Jaminan Kualiti

4.2 PROSES PERMOHONAN AKREDITASI PROVISIONAL / AKREDITASI

Tahun 2010 adalah transisi dari prosedur proses permohonan sistem LAN

kepada sistem baru MQA. Dengan itu terdapat proses permohonan pada tahun

2010 yang terbahagi kepada prosedur lama LAN dan prosedur baru MQA dan

untuk tahun 2011 semua permohonan adalah mengikut prosedur baru MQA.

Prosedur permohonan lama untuk Kelulusan adalah di bawah Akta Institusi

Pengajian Tinggi Swasta di mana Institut Pengajian Tinggi Swasta perlu

mengemukakan permohonan kelulusan program dengan mengguna pakai

borang permohonan kelulusan program oleh Sektor Pengurusan Institusi

Pengajian Tinggi Swasta. Borang dan fi permohonan menggunakan borang dan

fi mengikut ketetapan Kementerian Pengajian Tinggi. Fi dibayar atas nama Ketua

Setiausaha Kementerian Pengajian Tinggi mengikut amaun yang ditetapkan.

MQA sebagai agensi penerima bertanggungjawab untuk menerima semua

borang, dokumen dan fi berkaitan daripada Pemberi Pendidikan Tinggi di mana

borang dan fi akan dikemukakan kepada pihak Kementerian Pengajian Tinggi,

manakala dokumen akan direkodkan dan diproses oleh MQA sehingga

pengeluaran Surat Syor atau Certificate Of Quality Compliance (CQC). Fi akan

dituntut oleh Bahagian Kewangan, MQA selepas menerima salinan surat

kelulusan Kementerian Pengajian Tinggi.

22

Prosedur permohonan lama untuk Perakuan Akreditasi pula memerlukan

pemohon mengemukakan borang Perakuan Akreditasi (lama) atau Borang B,

dokumen MQA-02 dan struktur fi yang ditetapkan selaras dengan jumlah

pembayaran fi permohonan dan fi kelulusan pengendalian program kepada

Kementerian Pengajian Tinggi yang kemudiannya akan dituntut oleh MQA. Fi

permohonan Akreditasi ditetapkan dalam jumlah tertentu yang kecil kerana kos

penilaian Perakuan Akreditasi akan mengguna pakai fi kelulusan yang dikutip

oleh Kementerian Pengajian Tinggi bagi tujuan penilaian Standard Minimum.

Dengan berkuat kuasanya Peraturan MQA mulai 1 April 2010 melalui kelulusan

Akta MQA pada tahun 2007, terdapat perubahan ke atas permohonan Kelulusan

Program dan Perakuan Akreditasi program.

Berdasarkan Akta MQA dan peraturannya, MQA perlu menilai Akreditasi

Sementara program di mana penilaian adalah sama sebagaimana penilaian

kelulusan iaitu MQA akan mengeluarkan Surat Syor atau CQC di akhir proses

penilaian Akreditasi Sementara. Perbezaannya cuma MQA mengguna pakai

Borang A dan dokumen MQA-01 sepenuhnya bagi program biasa dan dokumen

berdasarkan keperluan badan profesional (jika berkaitan) dan jumlah fi MQA

yang baru seperti yang ditetapkan. Tiada lagi borang SPIPTS yang perlu

dihantar kepada MQA. Contoh Borang A adalah seperti di Lampiran 1.

Bagi permohonan Akreditasi Penuh di bawah prosedur baru MQA/PA, Pemberi

Pengajian Tinggi perlu menggunakan Borang B, dokumen MQA-02 serta

keperluan lain sepenuhnya termasuk fi MQA yang berkuat kuasa. Bagi program

badan profesional, Pemberi Pengajian Tinggi perlu mematuhi dokumen atau

format laporan mengikut kehendak badan profesional berkaitan. Contoh Borang

B adalah seperti di Lampiran 2

Perbezaan di antara Prosedur Lama LAN dan Prosedur Baru MQA adalah dari

segi penggunaan borang untuk permohonan penilaian dan juga fi yang

dikenakan. Walau bagaimana pun proses penilaian masih menggunakan

prosedur yang sama iaitu berdasarkan keperluan Kod Amalan Akreditasi

Program (COPPA).

23

Piagam Pelanggan MQA menetapkan bahawa tempoh penilaian bagi Provisional

Akreditasi ialah tiga bulan tiga minggu. Manakala tempoh penilaian bagi

Akreditasi ialah tujuh bulan. Pengiraan piagam bermula dari tarikh semakan

dokumen adalah lengkap dan ianya dipaparkan di laman web MQA. MQA

menilai program bagi peringkat Sijil, Diploma, Ijazah Sarjana Muda, Ijazah

Sarjana dan PhD.

Bagi tujuan audit ini, semakan dilakukan terhadap data dan dokumen bagi

permohonan Akreditasi dan Provisional Akreditasi yang diterima bagi tahun

2011. Oleh sebab terdapat kekangan terhadap data yang diterima, data bagi

permohonan Akreditasi sahaja diterangkan lebih terperinci kerana terdapat

perbezaan yang tidak begitu ketara di antara data dari database dan data dari

BASS.

4.2.1 Pencapaian Keseluruhan Memproses Program bagi tahun 2011

Pada tahun 2011, BASS perlu memproses sebanyak 533 permohonan

Akreditasi Provisional dan 493 permohonan Akreditasi. Dari jumlah 533

permohonan Akreditasi Provisional yang diterima bahagian, 115

permohonan atau 22 peratus adalah bilangan yang dibawa dari tahun

2010 dan bakinya 418 permohonan atau 78 peratus adalah permohonan

bagi tahun 2011. Manakala bagi Akreditasi pula, sebanyak 174

permohonan atau 36 peratus adalah bilangan permohonan yang di bawa

dari tahun 2010 dan bakinya 319 permohonan atau 64 peratus adalah

permohonan tahun 2011. Jumlah keseluruhan permohonan yang perlu

diproses oleh BASS bagi tahun 2011 ialah 1026 permohonan dan

maklumat terperinci seperti di Jadual 6 berikut:

24

Jadual 6:

Pecahan Permohonan Akreditasi Provisional dan Akreditasi Bagi Tahun

2011

Status Akreditasi Provisional Akreditasi

Jumlah Jumlah Peratus Jumlah Peratus

Carry Forward

Permohonan 2010 115 22% 174 36% 289

Permohonan 2011 418 78% 319 64% 737

Jumlah 533 100% 493 100% 1026

Bagi Akreditasi Provisional, dari 533 permohonan yang perlu diproses

pada tahun 2011, hanya sebanyak 298 permohonan atau 56 peratus

sahaja telah dapat selesai dinilai dalam tempoh piagam pelanggan iaitu

tiga bulan tiga minggu. Manakala enam permohonan atau dua peratus

telah selesai dinilai melebihi tempoh piagam pelanggan dan baki 229

permohonan atau 42 peratus masih dalam proses penilaian.

Secara purata, pencapaian Akreditasi Provisional untuk memenuhi

ketetapan tempoh piagam pelanggan iaitu 3 bulan 3 minggu adalah sukar

dicapai. Ini adalah kerana faktor-faktor seperti berikut :

Ahli Panel Penilai lewat menerima dokumen kerana dokumen

disimpan di pejabat Universiti dan mengambil masa untuk diserah

kepada Ahli Panel Penilai;

Ahli Panel Penilai perlu mengambil masa untuk mengkaji dokumen

yang melibatkan perubahan dasar seperti isu kurikulum, pindah kredit,

Joint Award, Sistem semester dan lain-lain;

Ahli Panel Penilai mengambil masa menyediakan Laporan Awal,

walaupun dokumen disertakan dengan PDF, Ahli Panel Penilai masih

perlu menyalin semula dan menyediakan jadual seperti senarai mata

pelajaran, senarai staf akademik, senarai kemudahan dan lain-lain;

Selepas menerima Laporan Awal dari Ahli Panel Penilai, pegawai

mengambil masa untuk menyemak semula dokumen dan membuat

pembetulan.

25

Maklumat yang perlu diperoleh dari Pemberi Pengajian Tinggi lewat

diterima seperti jika terdapat perubahan kurikulum di mana Pemberi

Pengajian Tinggi perlu mengambil masa untuk membuat perubahan,

maka dokumen yang diterima oleh pegawai adalah lewat.

Temu bual dengan pegawai di BASS dimaklumkan bahawa tempoh

piagam pelanggan untuk Akreditasi Provisional selama 3 bulan 3 minggu

ini perlu dikaji semula kerana tidak relevan mengikut kehendak semasa

yang berbeza sewaktu zaman LAN yang mana prosesnya lebih mudah

kerana dasarnya mudah.

Bagi Akreditasi pula, sebanyak 275 atau 56 peratus permohonan telah

selesai dinilai dalam tempoh piagam pelanggan. Sebanyak tiga atau satu

peratus permohonan pula telah selesai dinilai melebihi tempoh piagam

tujuh bulan dan bakinya sebanyak 215 atau 44 peratus masih dalam

proses penilaian. Maklumat terperinci seperti di Jadual 7 berikut:

Jadual 7:

Permohonan Akreditasi Provisional dan Akreditasi Bagi Tahun 2011

Status Akreditasi Provisional Akreditasi Penuh

Jumlah Peratus Jumlah Peratus

Selesai Dalam Tempoh Piagam

298 56% 275 56%

Selesai Luar Tempoh Piagam

6 2% 3 1%

Dalam Proses 229 42% 215 44%

Jumlah 533 100% 493 100%

Walau bagaimanapun pecahan terperinci berkenaan program yang

selesai dalam tempoh dan sama ada permohonan dalam proses berada

di dalam tempoh atau telah melebihi tempoh piagam pelanggan tidak

dapat diberikan kerana terdapat perbezaan data di antara database dan

maklumat di BASS.

Berdasarkan permohonan Akreditasi yang telah dinilai pada tahun 2011,

Audit Dalam telah menjalankan semakan terhadap 19 fail permohonan

Akreditasi. Secara keseluruhannya, adalah diperhatikan proses penilaian

telah dilaksanakan mengikut amalan yang ditetapkan, di mana setiap

26

permohonan akan didaftarkan di Unit Pendaftaran sebelum diagih ke

Bahagian. Di BASS dokumen ini diagihkan kepada pegawai dan amnya,

pegawai melakukan semakan terhadap dokumen permohonan untuk

memastikan permohonan adalah lengkap sebelum ia boleh dinilai oleh

Ahli Panel Penilai. Setelah memastikan permohonan lengkap, Ahli Panel

Penilai yang bersesuaian akan dilantik. Sebelum lawatan dilaksanakan,

Ahli Panel Penilai perlu menilai dokumen dan mengeluarkan Laporan

Awal. Setelah lawatan selesai, Ahli Panel Penilai akan mengeluarkan

Laporan Akhir dan Laporan Akhir ini akan dimajukan kepada Pemberi

Pengajian Tinggi untuk mendapatkan maklum balas. Setelah maklum

balas diterima, program yang dinilai akan dibawa ke Mesyuarat

Jawatankuasa Akreditasi.

Selain itu, semakan Audit juga mendapati, dokumen yang berkaitan juga

telah di simpan di dalam fail dengan kemas dan teratur dan ini

memudahkan semakan terhadap dokumen yang berkaitan. Maklumat

terperinci berkenaan 19 sampel fail yang disemak dan Pemerhatian Audit

adalah seperti di Jadual 8 berikut:

Jadual 8 :

Sampel Audit bagi Fail Permohonan Akreditasi

Bil Penemuan Audit No Rujukan

1 Dalam Tempoh Piagam

A10099, A1839, A6325, A7302, A8455, A9106, A9286, A9314, A10004, A10652

2 Penangguhan lawatan ke semester akan datang

A9390

3 Kes pertimbangan / Syarat penambahbaikan A7877, A9312

4 Maklum balas dari Pemberi Pengajian Tinggi dari tempoh yang ditetapkan

A8969

5 Sukar mendapatkan tarikh lawatan yang sesuai

A9512, A9513, A9514, A9515, A9748

6 AHLI PANEL PENILAI gagal menyerahkan Laporan Akhir dalam tempoh yang ditetapkan

A7877

Dari 19 sampel fail permohonan yang telah disemak, 10 permohonan

telah berjaya diproses dalam tempoh piagam pelanggan. Manakala

bakinya iaitu sebanyak sembilan fail permohonan adalah permohonan

yang dinilai melebihi tempoh piagam. Semakan Audit terhadap fail

27

tersebut, mendapati proses penilaian yang melebihi tempoh piagam

pelanggan adalah disebabkan perkara-perkara berikut:

Pemberi Pengajian Tinggi memohon penangguhan bagi

mengadakan lawatan akreditasi.

Pemberi Pengajian Tinggi memohon penangguhan untuk

memberi laporan maklum balas.

Isu berkaitan Ahli Panel Penilai iaitu mereka gagal untuk memberi

maklum balas dalam tempoh yang ditetapkan.

Kesukaran mendapatkan tarikh lawatan yang sesuai bagi semua

pihak yang terlibat.

Program yang dinilai mendapat keputusan pertimbangan, oleh itu

tempoh diperlukan untuk memenuhi syarat pertimbangan.

Adalah didapati sebab-sebab kelewatan di atas adalah perkara yang

berada di luar kawalan MQA, Oleh itu adalah wajar program ini tidak

disenaraikan sebahagian dari statistik lewat. Selain itu, bagi isu Ahli

Panel Penilai, Audit Dalam berpandangan bahawa satu ikatan kontrak

yang jelas perlu diwujudkan di antara MQA dan Ahli Panel Penilai supaya

kedua-dua pihak adalah jelas mengenai obligasi masing-masing dalam

proses penilaian dan seterusnya dapat meningkatkan profesionalisme

dalam menjalankan tugas.

4.2.2 Perbezaan Data dari Database dan Maklumat di BASS

Semasa menjalankan pengauditan, Audit Dalam telah mendapatkan data

berkenaan permohonan untuk Provisional Akreditasi dan Akreditasi yang

diterima bagi tahun 2011 dari Bahagian Teknologi Maklumat dan juga

BASS.

Proses input data ke dalam Pangkalan Data Institusi Pengajian Tinggi

(PDIPT) dan e-Akreditasi melibatkan tiga Bahagian yang berbeza. Pada

peringkat permulaan rekod permohonan akan dicipta oleh Bahagian

Pendaftaran. Di peringkat ini, permohonan akan diberi nombor

pendaftaran dan maklumat seperti nama program, nama Pemberi

28

Pengajian Tinggi dan tarikh dokumen diterima akan dimasukkan ke

dalam sistem. Setelah dokumen diagih ke Bahagian Akreditasi,

kemasukan data yang seterusnya seperti tarikh dokumen lengkap dan

Ahli Panel Penilai yang terlibat akan dilakukan oleh Bahagian Akreditasi.

Manakala di peringkat akhir, data akan dimasukkan oleh Unit Mesyuarat

Jawatankuasa Akreditasi iaitu tarikh permohonan tersebut di bawa ke

Mesyuarat Jawatankuasa Akreditasi.

Portal e-Akreditasi mula digunakan pada April 2010 bagi menggantikan

PDIPT. PDIPT mempunyai beberapa kelemahan kerana ia menggunakan

perisian Microsoft Access di mana kawalan terhadap kemasukan data

tidak dapat diwujudkan serta tiada jejak audit (audit trail) dan dengan ini

tiada ciri-ciri kawalan dalaman. Kemungkinan data terpadam atau

dipadamkan dengan sengaja boleh berlaku. Portal e-Akreditasi dapat

mengatasi masalah ini kerana level for data input boleh diwujudkan serta

jejak audit boleh dikesan dengan ini terdapat ciri-ciri kawalan dalaman.

Semakan Audit mendapati terdapat perbezaan bagi data yang diterima

dari database dan BASS. Terdapat perbezaan sebanyak 40 permohonan

bagi Provisional Akreditasi, di mana maklumat di database ialah 573

permohonan dan data dari BASS pula ialah sebanyak 533 permohonan

diterima pada 2011. Manakala bagi Akreditasi, data yang diterima dari

database ialah 499 permohonan dan data yang diterima dari BASS pula

ialah 493 permohonan, terdapat perbezaan sebanyak 6 permohonan.

Perbezaan data boleh berlaku kerana dokumen diterima bagi tahun 2011

oleh Bahagian Teknologi Maklumat adalah berdasarkan tarikh

penerimaan dokumen oleh Bahagian Pendaftaran manakala data dari

BASS adalah berdasarkan tarikh dokumen diterima oleh Bahagian

tersebut. Maklumat terperinci seperti di Jadual 9 berikut:

29

Jadual 9 :

Perbezaan Data dari Database dan BASS

Permohonan Data

Perbezaan Database BASS

Provisional Akreditasi 573 533 40

Akreditasi 499 493 6

Audit Dalam berpendapat, setiap Bahagian yang bertanggungjawab

memasukkan data ke dalam sistem perlu melakukannya dengan betul

agar data yang dikeluarkan oleh Bahagian Teknologi Maklumat adalah

betul dan tepat (reliable) dan boleh digunakan pada bila-bila masa tanpa

perlu menyemak semula dengan Bahagian Akreditasi untuk

mendapatkan pengesahan. Kawalan kepada data yang dimasukkan perlu

diperkemas bagi memastikan ciri-ciri kawalan dalaman wujud. Selain itu,

memandangkan BASS tidak mengambil kira kelewatan tempoh penilaian

yang disebabkan oleh faktor-faktor di luar kawalan bahagian seperti

penangguhan lawatan atau kelewatan memberi maklum balas oleh

Pemberi Pengajian Tinggi dan beberapa sebab lain maka perkara ini juga

sepatutnya dapat dilihat di database supaya data atau statistik yang

dikeluarkan oleh sistem lebih tepat dan dapat mengambil kira faktor-

faktor tersebut.

Audit Dalam juga mencadangkan agar data migration dari PDIPT ke e-

Akreditasi dilakukan supaya semua data boleh dirujuk dari satu sumber

yang sama dan kawalan dalaman terhadap data dapat diwujudkan.

Walau bagaimanapun, sebelum data migration dilakukan, Bahagian

Akreditasi perlu memastikan maklumat yang dimasukkan ke dalam

PDIPT adalah betul dan tepat.

4.2.3 Permohonan Akreditasi Diterima Mengikut Sub Bidang

Permohonan Akreditasi di BASS bagi tahun 2011 dibahagi kepada 19

sub bidang seperti Pengurusan/Pentadbiran, Perniagaan, Perakaunan,

Pelancongan dan Perhotelan serta beberapa sub bidang lain.

30

Berdasarkan semakan Audit terhadap 499 permohonan yang diterima

untuk tahun 2011 mengikut sub bidang jumlah permohonan tertinggi ialah

24 peratus atau 118 permohonan adalah bagi sub bidang

Pengurusan/Pentadbiran dan diikuti oleh sub bidang Perniagaan

berjumlah 95 permohonan atau 18 peratus. Manakala permohonan yang

terendah diterima bagi sub bidang Hartanah/Pengurusan Harta iaitu

hanya dua permohonan.

Selain itu, terdapat kesilapan data pada permohonan A6348 (Sijil Operasi

Pelancongan) di mana sub bidang yang dimasukkan ke PDIPT ialah

sebagai sub bidang “optometri”. Selain itu terdapat beberapa data tidak

dilengkapkan dengan maklumat sub bidang iaitu bagi permohonan

A6661, A8818 dan A9751.

Maklumat terperinci berkenaan permohonan mengikut bidang adalah

seperti di Jadual 10 berikut:

Jadual 10 :

Permohonan di BASS Mengikut Sub Bidang bagi Tahun 2011

Bil Sub Bidang 2011

Jumlah Peratus

1 Pengurusan/Pentadbiran 118 24

2 Perniagaan 95 18

3 Perakaunan 88 17

4 Pelancongan dan Perhotelan 62 12

5 Pemasaran 23 5

6 Kewangan 21 4

7 Sains Sosial 13 3

8 Kesetiausahaan 12 2

9 Perundangan 11 2

10 Seni Kulinari 10 2

11 Perbankan 9 2

12 Keusahawanan 8 2

13 Pengangkutan 7 1

14 Perdagangan 5 1

15 Sains Sukan 4 1

16 Ekonomi 4 1

17 Pembangunan Manusia 4 1

18 Pengurusan Acara 3 1

19 Hartanah/Pengurusan Harta 2 1

JUMLAH 499 100%

31

Semakan Audit juga mendapati bahawa terdapat seramai 50 orang Ahli

Panel Penilai bagi sub bidang Pengurusan/Pentadbiran, walau

bagaimanapun Ahli Panel Penilai yang aktif di bawah sub bidang ini ialah

seramai 28 orang sahaja. Oleh itu, dicadangkan agar BASS memastikan

Ahli Panel Penilai bagi sub bidang yang mempunyai permohonan yang

tinggi adalah mencukupi. Ini adalah untuk menghindari masalah

kekurangan Ahli Panel Penilai berlaku dan seterusnya boleh

menyebabkan Piagam Pelanggan MQA tidak dapat dipenuhi.

4.2.4 Permohonan Akreditasi Diterima Mengikut Peringkat Pengajian

Semakan Audit terhadap permohonan Akreditasi bagi tahun 2011

berdasarkan data dari database mendapati permohonan tertinggi adalah

bagi peringkat Diploma iaitu 252 permohonan atau 50 peratus. Ini diikuti

oleh permohonan Akreditasi bagi peringkat Ijazah Sarjana Muda iaitu 134

permohonan atau 27 peratus. Permohonan ketiga tertinggi ialah di

peringkat Sijil diikuti Ijazah Sarjana Muda dan PhD, masing sebanyak 58

permohonan, 42 permohonan dan 13 permohonan. Maklumat terperinci

adalah seperti di Jadual 11 dan Carta 2 berikut.

Jadual 11:

Permohonan Akreditasi Diterima Mengikut Sub Bidang bagi Tahun

2011

Bil Sub Bidang 2011

Jumlah Peratus

1 Sijil 58 12%

2 Diploma 252 50%

3 Ijazah Sarjana Muda 134 27%

4 Ijazah Sarjana 42 8%

5 PhD 13 3%

JUMLAH 499 100%

32

Carta 2:

Permohonan Akreditasi Diterima Mengikut Sub Bidang bagi Tahun

2011 di BASS

Adalah diperhatikan untuk peringkat Diploma merupakan permohonan

tertinggi di peringkat pengajian diikuti dengan Ijazah Sarjana Muda yang

dipohon oleh Pemberi Pengajian Tinggi kerana mengambil kira

permintaan oleh penuntut lulusan Sijil Pengajian Malaysia yang berminat

dengan jurusan Pengurusan/Pentadbiran. Dengan ini BASS telah

memproses permohonan peringkat Diploma dan Ijazah Sarjana Muda

dalam bidang Pengurusan/Pentadbiran melebihi sub bidang lain.

Sehubungan itu, bahagian ini perlu memastikan terdapat cukup bilangan

Ahli Panel Penilai yang bertaraf Encik/Dr./Prof Madya untuk

melaksanakan tugas penilaian supaya ianya di dalam track yang betul.

4.2.5 Lawatan Penilaian Program Untuk Perakuan Akreditasi

Bagi menyempurnakan Auditan Proses Permohonan Akreditasi, Pegawai

Audit Dalam telah mengikuti lawatan bersama Ahli Panel Penilai dan

Pegawai dari BASS bagi sampel auditan untuk program yang dipilih.

Program yang dipilih ini merupakan permohonan untuk Akreditasi penuh.

Namun kerana kesuntukan masa hanya dua sampel permohonan

Akreditasi yang dapat diikuti seperti Jadual 12 berikut:

58

252

134

42

13

Sijil

Diploma

Ijazah Sarjana Muda

Ijazah Sarjana Muda

PhD

33

Jadual 12 :

Senarai Lawatan Untuk Auditan Proses Permohonan Akreditasi Di

Bahagian Sains Sosial

Bil Tarikh Nama Program

PEMBERI

PENGAJIAN

TINGGI

1. 17-18 April 2012

Selasa-Rabu

Level 3 Private Secretary’s

Diploma (LCCIIQ) UK ( A

11743 ) dan Level 3 Diploma

in Bussiness Studies (LCCIQ)

UK ( A11744)

PTPL Penang

2. 24-25 April 2012

Selasa-Rabu

Bsc (Hons) Bussiness Admin

(A 9964) Taylor’s PJ

(a) Lawatan Penilaian Program

Lawatan Penilaian Program oleh Ahli Panel Penilai adalah untuk menguji

pernyataan, penghuraian, kesimpulan dan tindakan penambahbaikan

yang dicadangkan, sebagaimana terkandung dalam Dokumen MQA 02.

Ia juga bertujuan memperoleh persepsi yang lebih luas melalui

penyiasatan langsung dan interaksi. Lawatan sedemikian memberi

peluang kepada penilai membuat penilaian memastikan setiap aspek

kualiti dipenuhi sepenuhnya seperti yang dinyatakan dalam Dokumen

MQA 02.

Adalah diperhatikan proses penilaian program seperti di Jadual 12 di

atas telah dilaksanakan dengan teratur bagi menguji pernyataan,

penghuraian, kesimpulan dan tindakan penambahbaikan yang

dicadangkan, sebagaimana terkandung dalam Dokumen MQA 02 yang

dikemukakan oleh Pemberi Pengajian Tinggi. Ahli Panel Penilai yang

berprofesional dan berpengalaman dapat memudahkan semakan dan

pengesahan terhadap 9 bidang utama mengikut kehendak Codes Of

Practice (COPPA) seperti berikut :

34

1. Matlamat Pendidikan Dan Hasil Pembelajaran;

2. Reka bentuk Kurikulum Dan Penyampaian;

3. Penilaian Pelajar;

4. Pemilihan Dan Khidmat Sokongan Pelajar;

5. Staf Akademik;

6. Sumber Pendidikan;

7. Pemantauan Dan Semakan Semula Program;

8. Kepimpinan (Governance) Dan Pentadbiran; dan

9. Penambahbaikan Kualiti Berterusan Dan Secara Menyeluruh

Berikut adalah gambar semasa lawatan penilaian di PTPL Penang dan

Taylors University, Subang Jaya bersama Ahli Panel Penilai dan Pegawai

Bahagian Sains Sosial.

Gambar 1 Gambar 2

Lawatan Penilaian Di PTPL Penang

35

Gambar 3 Gambar 4

Lawatan Penilaian Di Taylors University Subang Jaya

(b) Tempoh Lawatan Penilaian Program

Tempoh lawatan penilaian program yang diamalkan adalah selama 2 hari

bagi membolehkan Ahli Panel Penilai memahami pelaksanaan program

pendidikan, melawat kemudahan fizikal dan berinteraksi dengan staf

akademik, pelajar, pentadbiran dan lain-lain individu yang berkaitan. Lawatan

juga bertujuan untuk mendapatkan penjelasan isu dikenal pasti daripada

dokumen dan laporan kendiri untuk mengesahkan maklumat.

Selepas lawatan penilaian program, Pengerusi Lawatan akan mengumpul

dan menyemak laporan Ahli Panel Penilai, menyelaras markah instrumen

penilaian, mengesahkan maklum balas dan menghantar Laporan Akhir

kepada MQA. Penilaian kedua-dua program di PTPL Penang dan Taylors

University telah diselesaikan dalam tempoh 2 hari seperti yang diamalkan

dan Ahli Panel Penilai akan mengemukakan Laporan Akhir kemudian iaitu

dalam tempoh 14 hari bekerja. Namun pada kebiasaannya, Laporan Akhir ini

lewat dikemukakan kepada MQA mengakibatkan penilaian program untuk

perakuan Akreditasi melebihi tempoh piagam pelanggan yang ditetapkan.

Walau bagaimanapun, MQA sentiasa berusaha untuk melaksanakan

penambahbaikan dalam mendapatkan Laporan Akhir dari Ahli Panel Penilai

supaya proses perakuan Akreditasi dapat dilaksanakan dalam tempoh

piagam pelanggan yang ditetapkan. Dengan ini, Retreat SJK yang telah

diadakan pada 10 Februari hingga 12 Februari 2012, telah bersetuju bahawa

36

setiap Bahagian Akreditasi perlu menjalankan Pilot Test terhadap pemakaian

Jadual Lawatan Baru yang melibatkan 3 hari tempoh lawatan bagi luar

Lembah Kelang dan 2 hari di kawasan Lembah Kelang bagi memastikan

objektif lawatan untuk mendapatkan Laporan Akhir dan pengisian instrumen

penilaian daripada Ahli Panel Penilai diperoleh terus dan menjimatkan

masa/tempoh proses penilaian dapat tercapai.

Pilot Test untuk pemakaian Jadual Lawatan Baru ini melibatkan jangka masa

2 bulan iaitu dari bulan April hingga Jun 2012 dan setiap pegawai diberi

contoh Manual Panduan Jadual Lawatan untuk dipatuhi.

Bagaimanapun temu duga dengan pegawai MQA dan maklum balas dari Ahli

Panel Penilai mendapati masih terdapat kekangan dari pihak Ahli Panel

Penilai yang tidak dapat memberi komitmen sepenuhnya terhadap

pemakaian Jadual Lawatan Baru yang melibatkan 3 hari tempoh lawatan

bagi luar Lembah Kelang ini kerana mengganggu kerja hakiki Ahli Panel

Penilai terutama melibatkan waktu tertentu seperti musim peperiksaan dan

sebagainya.

Bahagian Akreditasi perlu terus berusaha untuk mendapatkan keadaan yang

bersesuaian untuk membolehkan laporan dari Ahli Panel Penilai dapat

diterima dengan cepat atau dalam tempoh yang ditetapkan supaya proses

permohonan Akreditasi dapat disempurnakan dalam tempoh yang

ditetapkan.

5. RUMUSAN DAN SYOR AUDIT DALAM

Secara keseluruhannya, Unit Audit Dalam berpendapat pencapaian Bahagian

Akreditasi Sains Sosial dalam memproses permohonan penilaian Akreditasi dan

Provisional Akreditasi adalah baik. Pencapaian ini merupakan sumbangan dari

pegawai di bahagian ini yang telah menjalankan tugas mereka dengan penuh

komitmen walaupun mereka dibebani dengan tugasan memproses permohonan

melebihi Sasaran Kerja Tahunan dan juga tugas-tugas lain seperti menyelaras

dan membuat pembetulan Laporan Ahli Panel Penilai, menyelaras maklumat

37

Instrumen, menyediakan Surat Syor, Input Data untuk Kronologi Program,

menjawab surat-surat luar di samping menjadi urus setia Mesyuarat

Jawatankuasa Semakan secara bergilir serta menyediakan laporan untuk

Mesyuarat Jawatankuasa Akreditasi dan Mesyuarat Jawatankuasa Semakan.

Namun begitu faktor luaran seperti kelewatan dipihak Ahli Panel Penilai dan

Pemberi Pengajian Tinggi sendiri yang menyebabkan proses permohonan

melebihi tempoh piagam pelanggan perlu dilihat semula oleh pihak pengurusan

Jaminan Kualiti untuk mengatasi masalah ini. Adalah dicadangkan pengarah

bahagian memantau semua fail permohonan untuk melihat outstanding jobs

yang belum selesai dan membuat follow-ups untuk memastikan semua

permohonan adalah dalam track tempoh piagam pelanggan serta berusaha

menyelesaikan masalah yang dihadapi.

Selain itu, Audit Dalam juga ingin menekankan agar setiap Bahagian yang

terlibat dengan kemasukan data ke database perlu melakukannya dengan betul

dan kemas kini agar data yang dikeluarkan adalah tepat (reliable) dan boleh

digunakan pada bila-bila masa. Selain itu, Bahagian Teknologi Maklumat perlu

terus melakukan penambahbaikan kepada sistem e-Akreditasi yang

dibangunkan agar ia dapat memenuhi keperluan semua pihak yang

menggunakan sistem tersebut.