Embed Size (px)
DESCRIPTION
trabajo escrito
Citation preview
1
DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS DEL ARCHIVO CENTRAL DE LA ENTIDAD COVINOC S.A DE LA CIUDAD DE BOGOTÁ ENTRE LOS AÑOS
2002 - 2012
MARIA FERNANDA AGUIRRE GARZÓN MANUEL FERNANDO GÓMEZ RODRÍGUEZ
FUNDACION UNIVERSITARIA INPAHU FACULTAD DE INGENIERIA Y TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION PROGRAMA TECNOLÓGICO ADMINISTRACIÓN DE SISTEMAS DE
INFORMACION Y DOCUMENTACIÓN BOGOTA D.C.
2013
2
DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS DEL ARCHIVO CENTRAL DE LA ENTIDAD COVINOC S.A DE LA CIUDAD DE BOGOTÁ ENTRE LOS AÑOS
2002 - 2012
MARIA FERNANDA AGUIRRE GARZÓN MANUEL FERNANDO GÓMEZ RODRÍGUEZ
Proyecto de Investigación Tecnológica
Asesor Metodológico: EDGAR TORRES VARGAS. Asesor temático: esp. GLORIA MARÍA PARRA MORA.
FUNDACIÓN UNIVERSITARIA INPAHU FACULTAD DE INGENIERÍA Y TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN PROGRAMA TECNOLÓGICO ADMINISTRACIÓN DE SISTEMAS DE
INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN BOGOTÁ D.C.
2013
3
________________________________ ________________________________ ________________________________ ________________________________ ________________________________ ________________________________
_____________________________________ Firma del presidente del jurado
_____________________________________ Firma del jurado
____________________________________ Firma del jurado
Bogotá D.C. 30 de Octubre del 2013
4
AGRADECIMIENTOS
Agradezco primero que todo a Dios por haber acompañado y guiado a lo largo de
mi carrera tecnológica, por ser mi fortificación en los momentos difíciles y por
concederme el conocimiento y el empeño a lo largo de mi vida.
Le doy gracias a mis padres y familiares, que me acompañaron en esta emotiva
experiencia que significó la tecnología realizada, de forma incondicional,
conociendo mis ausencias y mis malos momentos. A mi padre, que a pesar de no
estar hace muchos años junto a mí, este proyecto es dedicado especial mente a él
quien siempre me fortaleció y cuido de mis capacidades de aprendizaje. A Juliana
Bello, quien fue el motor de mi estudio, mi más grande apoyo en toda esta
trayectoria y etapa académica.
Gracias a todos.
Gracias también a los compañeros, que me apoyaron y me permitieron estar de
alguna forma en suVida durante estos casi tres años de convivir dentro y fuera de
las aulas de clase. Mafe, yuly, mary, Mauricio. Que desde un principio hasta el
día hoy siguen dándome ánimo para terminar este proceso.
Gracias a todos.
5
TABLA DE CONTENIDO
1. RESUMEN …………………………………………………………………………….6
2. INFORMACION GENERAL DEL PROYECTO……………….…………………… 6
2.1 Tema de investigación…………..…………………...……………..……………… 6
2.2 Línea de investigación……………………......…………………………………… 6
2.3 Eje temático……………………………………….……………………………...... ..6
3. INTRODUCCION ……………………………………………………….………… .7
4. DESCRIPCION DEL PROYECTO ……………………………………………. .8
4.1 Planteamiento y descripción del problema ………………………………. ...8
4.2 Pregunta de investigación ………………………………………………………. ..9
4.3 Justificación……………………………………………………………………….. ..10
5. OBJETIVOS………………………………………………...…………………………11
5.1 Objetivo general ……………………..………………………………………. ..11
5.2 Objetivos específicos ...……………………………………………………. 11
6. MARCO DE REFERENCIA..…………………………………….…………………. 12
6.1 Marco conceptual .………………….………………………………………….....12
6.2 Marco teórico ..……………………………………………………..16
6.3 Marco situacional ………………………………………………………………. ..22
6.4 Marco institucional ………………………………………………………. ...27
6.5 Marco legal …………………………..……………………………………….…...30
7. PLANTEAMIENTO METODOLÓGICO ………………………………………..33
8. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES………………………………………61
9. BIBLIOGRAFIA …………………………………………………………………...62
6
10. CIBERGRAFIA……………………………………………………………………..65
7
LISTA DE ANEXOS.
Anexo A…………………………….…Manual software Kodak Capture Pro software.
Anexo B………………………………..Informe de total del proyecto de digitalización.
Anexo C………………………………………. Carta de soporte de la labor terminada.
8
1. RESUMEN.
La visión de la investigación sobre la digitalización y generación de archivo
digital en un ámbito laboral para la mejoría del servicio interno y externo, da
como finalidad a la conformidad de las necesidades del usuario.
Para tal fin, se efectúa una nueva forma de organización para las diferentes
historias laborales con sus respectivos contratos, teniendo en cuenta el orden
de procedencia de cada documento, transformando así las actividades
anteriores para dar un paso a las nuevas tecnologías con un sistema integral y
una acción considerada de respuesta en cuanto a la calidad de la información
solicitada.
En este proyecto se propone y analiza las diferentes dimensiones, técnicas y
métodos para el manejo de aquellas tecnologías que sirven para el
fortalecimiento del tema, desarrollado en la última década y tiene como reto
mostrar su mejoramiento y continuidad en los próximos 5 años.
ABSTRACT
The vision of the research on the digitization and digital file in a working
environment for the improvement of the internal and external service, gives
purpose to the conformity of the user's needs.
For this purpose, is carried out a new form of Organization for the different labor
stories with their respective contracts, taking into account the order of origin of
each document, thus transforming the previous activities to make a way for new
technologies with a comprehensive system and a considered response action
in terms of the quality of the information requested.
9
This project proposed and analyzes the different dimensions, techniques and
methods for the management of those technologies that serve to strengthen the
theme, developed during the last decade and has as a challenge show their
improvement and continuity in the next 5 years.
2. INFORMACIÓN GENERAL DEL PROYECTO.
2.1 Tema de investigación.
Digitalización de historias laborales.
2.2 Línea de investigación
Ciencias de la información”
2.3 Eje temático.
TIC en las Ciencias de la información:
10
INTRODUCCION.
La seguridad de la información y la conservación documental son dos temas que
se podría decir que hoy en día son los principales factores de análisis y dialogo de
la información pues así como vemos necesario conservar una imagen o un
documento por varios años, es necesario que esta información este totalmente
custodiada, ya que así se puede dar la suficiente seguridad al cliente que esta
información siempre está bajo total seguridad, teniendo en cuenta que siempre
debemos ir de la mano del avance tecnológico que manejamos a diario ya que
como archivistas se debe tener el conocimiento que este es uno de los campos
con más actualización de sistemas para almacenamiento documental.
Eñ proyecto lo que busca principalmente es la organización y digitalización de las
historias laborales de la última década de la empresa COVINOC S.A ya que existe
un gran almacenamiento documental el cual no se encuentra totalmente
organizado además esta información jamás ha sido digitalizada por ende está en
un riesgo de pérdida documental pues en algún momento de alguna catástrofe
natural no existe un backup de esta información y se podría perder con gran
facilidad.
El desarrollo del proyecto se realizó en 1 año, en el que se organizó un
cronograma de todas las fases que se deben tener en cuenta para lograr que este
proyecto salga adelante, cada uno de los pasos se realizo con éxito y ahora esta
información se encuentra digitalizada y custodiada por el área de gestión
documental de la entidad.
11
4. DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO
4.1 Planteamiento Y Descripción Del Problema
Ciencias de la información, es importante dar a conocer la tecnología que existe
hoy en día en las empresas para la conservación documental uno de los
principales inconvenientes a tratar en la Empresa Covinoc S.A en la ciudad de
Bogotá, es la documentación física que esta ordenada en folder mas no en
carpetas, pues al momento de utilizar y solicitar la información es dispendioso su
acceso de forma digital, hoy en dia no hay un sistema de ordenación sistemática
para los funcionarios de dicha entidad. Esto causa una serie de inconvenientes
como que son:
1- El acceso libre a la información mediante carpetas digitales.
2- Envió de imágenes digitalizadas de la documentación mediante archivo u
correo.
3- La facilidad de acceso a la documentación, en menos tiempo.
4- La ordenación de la documentación para su fácil acceso.
Uno de los principales problemas que se maneja en la custodia documental, es la
falta de incentivación a los empleados para que vean la importancia del fácil
acceso a la información que necesiten y reducir el tiempo de búsqueda y facilitar
más información en menos tiempo, que es lo que generalmente se busca en una
empresa y es la facilidad para los funcionarios, manejando principalmente la
tecnología
Lo que se busca es evitar una pérdida de información la cual no se encuentra en
formato digital pero si es consulta frecuentemente por los funcionarios de la
entidad, y hay documentos de empleados retirados recientemente como de
personas que ya finalizaron su labor con la entidad hace varios años.
12
4.2 Pregunta de investigación.
¿Cómo organizar la información u archivos del archivo central de la Empresa
Covinoc S.A de manera que facilite el acceso a la información a sus
funcionarios?
13
5. JUSTIFICACIÓN.
La prioridad de archivo digital es brindar un acceso dinámico y fácil a los
funcionarios de dicha entidad para proponer un nivel de información más eficaz,
pensado a futuro en la conservación de la documentación ya que su manejo ya no
será físico sino mediante un medio digital o magnético.
Con dicho proyecto se lograrán beneficios de almacenamiento de la información
con los procesos de administración documental, los cuales contienen las
especificaciones para un mejor manejo de información.
Con esto se quiere lograr una total digitalización de historias laborales de la
empresa Covinoc S.A para así obtener un manejo ágil y practico a esta
información al momento de ser solicitada por funcionarios de la entidad.
Lo que se busca principalmente es liberar espacio en el archivo ya que es
imposible el almacenamiento de esta información ya que el espacio con el que se
cuenta es realmente reducido.
La empresa en la cual estamos realizando este procedimiento tiene 2 proveedores
de almacenamiento de información los cuales son SETECSA y MTI luego de
culminar la digitalización de estas historias laborales estas cajas serán enviadas a
uno de estos proveedores para que la información quede almacenada.
La digitalización de la información se realiza por diferentes motivos, algunos de
ellos son la seguridad y prevención de perdida de la información documental ya
que con esto conseguiremos tener un backup de la información como modo
preventivo, y además un fácil acceso a la información que le suministre a los
usuarios pues se reducirían los tiempos de respuesta a sus solicitudes.Con esta
labor se conseguirá realizar 3 labores muy importantes que es la ampliación del
espacio utilizado por estas cajas, la prevención de la perdida de documentación y
por ultimo la rapidez de respuestas en las solicitudes de los usuarios.
14
5. OBJETIVOS
5.1 Objetivo General.
Digitalizar la documentación del archivo central de la Empresa Covinoc S.A, con el
fin de facilitar la organización de la información.
5.2 Objetivos específicos.
5.2.1 Diagnosticar el estado actual del archivo de historias laborales físicas de la
empresa Covinoc. S.A
5.2.2 Clasificar la documentación primaria al proceso de digitalización.
5.2.3 Seleccionar el software para digitalizar la información de la empresa.
5.2.4 Proponer un proceso por el que se busca identificar la documentación a
digitalizar que vaya acorde con las características y políticas de la empresa y
funcionarios.
5.2.5 Compilar la documentación digitalizada por año para someterla a análisis
corporativo y funcional del proyecto
15
6. MARCO DE REFERENCIA
6.1 MARCO CONCEPTUAL
ARÉVALO JORDAN Víctor Hugo;
Diccionario de términos archivísticos (Almacenamiento)1
Almacenamiento: “Las unidades de almacenamiento que actúan como un medio
de pata para la grabación de los programas para algunos usuarios que se
encuentran en datos manejados por las alguna aplicación que son ejecutadas en
estos sistemas; sirven para guardar la información en nuestro computador”.
ARÉVALO JORDAN Víctor Hugo;
Diccionario de términos archivísticos (Archivo Central)2
Archivo Central: “Se define como una unidad que administra, custodia y conserva
los documentos en cualquier soporte con valor administrativo, legal, permanente e
histórico que son transferidos por las diferentes oficinas”.
LOS ARCHIVOS Y ALGO MÁS.
(Archivo Digital.)3
Archivo digital: “Un archivo digital, denominado Fichero, es una unidad de datos
o información almacenada en algún medio que puede ser utilizada por
aplicaciones de la computadora”.
1 ACCESADO 24-SEPT-13 [en línea]. 2 ACCESADO 24-SEPT-13 [en línea]. 3 http://doraduque.wordpress.com/tag/que-es-un-archivo-digital/ ACCESADO 24-SEPT-13 [en línea].
16
DIMENSIÓN CL
(Carpeta Digital.)4
Carpetas digitales: “Permite obtener una copia digitalizada de cada documento y
clasificarlo en diferentes ítems, de manera análoga a una Carpeta o Ficha por
cada cliente”.
ARÉVALO JORDAN Víctor Hugo;
Diccionario de términos archivísticos (Carpetas).5
Carpetas: “Una carpeta es un objeto que se utiliza para agrupar y proteger los
papeles sueltos de una organización”.
GARRO ABARCA Víctor
(Ciclo Vital documental).6
Ciclo vital del documento: “Etapas por las que atraviesa los documentos desde
su producción hasta su conservación temporal y termina en su eliminación total”.
ÁVILA FUNES José Alberto
(Confidencialidad de la información)7
Confidencialidad: “Se dice o hace en confianza y con seguridad recíproca entre
dos o más individuos). Se trata de una propiedad de la información que pretende
garantizar el acceso sólo a las personas autorizadas”.
4 http://www.dimension.cl/carpetas_digitales.htm ACCESADO 24-SEPT-13 [en línea].
5 ACCESADO 24-SEPT-13 [en línea]. 6 24-SEPT-13 [en línea]. 7 http://www.innsz.mx/opencms/contenido/investigacion/comiteEtica/confidencialidadInformacion.html 24-
SEPT-13 [en línea].
17
ARÉVALO JORDAN Víctor Hugo;
(Diccionario de términos archivísticos (Almacenamiento)8
Conservación: “Es el conjunto de operaciones que tienen por objeto prolongar la
vida de un ente material, merced a la previsión del daño o a la corrección del
deterioro”.
DOCSOLUTIONS THE DOCUMENT MANAGEMENT COMPANY
(Digitalización)9
Digitalización: “Proceso de conversión de una variable física expresada
analógicamente en una representación digital”.
ARÉVALO JORDAN Víctor Hugo;
Diccionario de términos archivísticos (Disponibilidad).10
Disponibilidad:” Momento documental de la persona o cosa que está preparada
para un fin”.
UNIVERSIDAD COMPLUTENSE MADRID
(Documento. Concepto y tipología)11.
Documento: “Testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de
sus funciones por instituciones o personas físicas, jurídicas, públicas o privadas,
registrado en una unidad de información en cualquier tipo de soporte (papel,
cintas, discos magnéticos, fotografías, etc.) Es el testimonio de una actividad
humana fijada en un soporte”.
8 ACCESADO 24-SEPT-13 [en línea].
9 http://www.docsolutions.com/es/soluciones/servicios/digitalizacion.html24-SEPT-13 [en línea].
10 www ACCESADO 24-SEPT-13 [en línea].
11 http://pendientedemigracion.ucm.es/info/multidoc/prof/fvalle/tema3.htm24-SEPT-13 [en línea].
18
ARÉVALO JORDAN Víctor Hugo;
(Diccionario de términos archivísticos (Folders o Carpetas)12
Folder: folder o (carpeta), posee propiedades técnicas y lógicas seguramente
usted tiene uno es su casa en el que guarda sus papeles personales o que su hijo
usa para guardar sus tareas de la escuela. En la computadora es lo mismo es un
folder común y corriente en el que guarda sus archivos de su computadora, estos
sirven para organizar dichos archivos, por ejemplo fotos, música, videos etc.
Archivo General De La Nación
(Orden de procedencia).
Orden de procedencia: “Orden que asigna el protocolo a las autoridades,
organismos o instituciones en actos oficiales, bajo la idea de precedencia, es
decir, qué persona u organismo es prioritario sobre otro. Este orden está regulado
por leyes o reglamentos de forma estricta, de manera que no haya lugar a
discusión o conflicto. A nivel diplomático, la precedencia de los embajadores,
generalmente está determinada por la antigüedad que tienen en ese país, es
decir, por el orden cronológico de presentación de las cartas credenciales”.
Ministerio de Educación Nacional
(Sistema integral)
Sistema integral: “El Ministerio de Educación Nacional se compromete a
establecer, implementar y mejorar continuamente el Sistema Integrado de Gestión
(SIG), articulando en sus procesos y servicios de manera armónica y
complementaria, el cumplimiento de los requisitos legales y los componentes de
gestión de calidad, gestión ambiental, control interno y desarrollo administrativo.
Continuidad”.
12 www.act ACCESADO 24-SEPT-13 [en línea].
19
6.2 MARCO TEÓRICO
13Documento.
Es donde queda administrada o soportada cualquier tipo de información, sobre un
soporte material y en el cual se maneja una diferente organización o
administración dependiendo la empresa o la persona q lo administre.
Digitalización documental
Consiste en convertir un documento físico o papel en un archivo digital o imagen
electrónica, mediante equipos especializados para ello, llamados escáneres. El
término digitalización, hace referencia al proceso de crear imágenes digitales de
objetos, como registros en papel o fotografías y almacenarlos en soportes
electrónicos, como discos ópticos. La digitalización es en la actualidad la
herramienta de preservación más completa y satisfactoria que nos brinda la
tecnología, permite además preservar un original en un formato estándar que no
dependa de una tecnología o hardware en especial para su posterior recuperación
y lectura, como es en el caso de los microfilms.
En la época actual se maneja un ritmo de tecnología demasiado avanzado cada
día vemos como evolucionamos en este tema por eso es importante comenzar a
tener la documentación de una empresa digitalizada para hacer más factible su
localización y más que todo por la ordenación de la empresa es decir información
accesible como lo menciona Ana María Cordón Arroyo “ la digitalización es el
proceso mediante el cual es posible convertir cualquier tipo de documento en
imagen electrónica digital codificada. El documento digitalizado es inmediatamente
13
http://www.docsolutions.com/es/soluciones/servicios/digitalizacion.html
20
accesible y reproducible a través de un ordenador, sin que exista perdida alguna
de calidad en sucesivas copias o accesos”.
Con esto la facilidad de acceso a la documentación digitalizada todo esto claro
este mediante mecanismos de acceso o programas especializados en
digitalización documental, es importante resaltar la transferencia de archivos
mediante correos electrónicos, y la facilidad de su manipulación.
Las ventajas que muestra la autora Ana María Cordón Arroyo en el libro empresas
documentales en gestión de archivo lo cual nos dice que la primera ventaja es el
ahorro de papel y pérdida de tiempo ya que la digitalización reduce los procesos
de impresión y el gasto de papel con esto también se reduce la búsqueda manual
de datos y cualquier documentación.
Segundo muestra el acceso ON LINE pues al momento de estar la documentación
digitalizada es más factible el cruce de información hablando principalmente de
empresas pues con esto es más factible su acceso general a lo solicitado por
medio corporativo.
Se menciona otra ventaja la cual es el espacio físico pues si hablamos
generalmente no solo de las empresas sino de universidades colegios,
administrativos etc., generan una cantidad de papel anual lo cual les produce
demasiados costos y no solo costos sino también una gran espacio de utilización
físico, en el cual muchas veces ya no les queda espacio suficiente para colocar
tanta documentación.
Además, la rapidez al obtener la información pues ya no es necesario esperar
tanto para poder tener la información necesaria de algo, sino será un acceso
inmediato a toda esta documentación, y por último es importante mencionar la
21
seguridad pues con este proyecto lo que queremos es que la información que sea
tenga accesibilidad solamente a personal autorizado es decir personal de la
empresa.
El proceso de digitalización:
El proceso de digitalización inicia con la depuración de los documentos, retirando
cualquier elemento de sujeción que pueda afectar el paso por los escáneres y
siempre manteniendo el orden original, cuando los documentos están preparados
se pasan en el escáner, el cual capta a través de una lectura óptica con un sensor
los puntos que componen una imagen y los transforman en el ordenador en bits.
Posterior al escaneo, los documentos físicos pasan al proceso de rearmado en el
que se integra el expediente como estaba originalmente, el resultado de la
digitalización es el archivo digital, el cual puede ser migrado a un gestor
documental para su consulta y búsqueda de información, incluso ampliarla,
imprimirla, exportarla, enviar por correo electrónico, etc.
Tipos de escáneres
Escáner de alta producción
Esta gama de equipos es utilizada para digitalizar documentos de manera masiva,
teniendo como ventaja un menor tiempo de procesamiento para altos volúmenes
de producción, se utilizan principalmente cuando se requiere digitalizar
información de manera masiva y sistemática para empresas e instituciones. Para
utilizar este tipo de escáneres, se debe realizar una preparación documental de
manera preliminar y minuciosa, en la cual se retira cualquier elemento que pudiera
impedir el paso de los documentos en alta velocidad por el escáner.
22
Escáner de cama plana (Flat bed)
Escáner diseñado para digitalizar fotos y libros, cuando no se cuenta con un
escáner especializado de libros. Éste es el tipo más conocido de escáner, el
original se coloca sobre el vidrio, donde queda fijo y luego se cubre con la tapa, el
dispositivo de digitalización (CCD) se mueve por debajo del vidrio iluminando el
original para digitalizar.
Escáner de libros
Estos equipos especializados para la digitalización de libros, se utilizan
principalmente para conservar libros de valor histórico o en los que no es posible
desprender las hojas que contiene, manteniendo la integridad original en cualquier
circunstancia. Dichos escáneres respetan la calidad de las imágenes al corregir
automáticamente las curvaturas de las páginas.
Escáner de planos
Este escáner diseñado para digitalizar grandes pliegos de papel como planos o
mapas, se utilizan para digitalizar todas las hojas de papel que superan el tamaño
máximo permitido por otros tipos de escáneres, asegurando la óptima calidad de
las imágenes obtenidas. Cabe aclarar que no todos los documentos son
susceptibles de ser digitalizados por este escáner, ya que los planos originales en
alto estado de deterioro pueden sufrir daños, ya que el sistema de tracción de
papel utiliza una serie de rodillos de goma porosa.
Escáner de transparencias
Específicamente diseñado para digitalizar negativos, transparencias de 35mm y
placas medio formato, es utilizado para la preservación de documentos en este
23
soporte, asegurando la obtención de digitalizaciones de la más alta calidad,
gracias a su gran resolución óptica.
Escáner de microfilm
Básicamente su formato consiste en el procesamiento de rollos de microfilm y
microfichas. Fueron creados para digitalizar colecciones que para su preservación
han sido microfilmadas. Plantean una muy útil herramienta para migrar de manera
rápida y efectiva documentos microfilmados a formatos digitales. Son equipos
caros, delicados y operarlos requiere una alta capacitación. La calidad de la
imagen digital a obtener dependerá en gran parte del estado de conservación en
que se encuentre el microfilm.
A los que les puede servir la digitalización
La digitalización documental puede implementarse en todo tipo de empresas de
sector público o privado, de servicios financieros, de salud, de comercio exterior,
bibliotecas, de crédito, de servicio, sector jurídico, etc.; en todas las empresas que
tengan información que les sea conveniente accederla de manera más ágil en un
formato electrónico para fines de procesos internos, comerciales, toma de
decisiones o auditorías.
Archivo Central
El Archivo Central se define como una unidad que administra, custodia y conserva
los documentos en cualquier soporte con valor administrativo, legal, permanente e
histórico que son transferidos por las diferentes oficinas de la Universidad
Nacional de acuerdo con el informe de valoración emitido por la Dirección
General del Archivo Nacional, con el fin de brindar el servicio a los usuarios.
24
Objetivos
1) Dictar políticas y directrices en materia archivística en el ámbito institucional.
2) Garantizar la custodia, conservación, clasificación, ordenación, descripción y
administración de la documentación que se ha producido y produce en las
diferentes instancias de la Universidad Nacional con valor administrativo, legal,
permanente e histórico.
3) Colaborar en materia archivística con todas las dependencias de la Universidad
Nacional en la búsqueda y aplicación de soluciones para el buen funcionamiento
del Sistema Institucional de Archivos.
25
6.3 MARCO SITUACIONAL.
Empresa Covinoc S.A.
Quienes son.
Una organización que se transforma, a través de un pensamiento estratégico,
consolidando nuevas oportunidades.
Nueva Teoría de Cobranzas, fundamentada en una gestión comercial, con un
compromiso social que nos permite escuchar a los clientes, logrando diseñar
estrategias efectivas de cobro para normalizar las carteras, ofreciéndole
alternativas de negociación que permitan restablecer las condiciones crediticias de
los usuarios.
La Relación con los clientes, nos ha permitido desarrollar productos a la medida
de sus necesidades, que con el acompañamiento permanente y apoyado en una
robusta plataforma tecnológica de fácil adaptación y conectividad, nos acercan
cada vez más, convirtiéndonos en una solución integral para el manejo de los
procesos de crédito y cobranza.
La Innovación permanente, marca en alto grado la diferencia en las gestiones y los
niveles de contabilidad y recuperación de las carteras, es por ello que Covinoc
invierte en el desarrollo de nuevas herramientas, que le aseguren la ubicación y el
contacto con los clientes.
Desde 1.952 realizamos operaciones en el territorio Colombiano, hecho que nos
identifica como una organización seria, financieramente solida, con amplia
trayectoria y cobertura nacional, valores que nos aseguran permanecer por
26
muchos años en este singular negocio. Nuestra orientación estratégica nos ha
permitido enfocarnos en negocios relacionados con el acceso al crédito, desde la
administración de la información comercial, respaldo de transacciones, servicios
profesionales de recuperación de cartera y descuento de títulos valores.
De otra parte, la filosofía moderna de relación con los clientes, ha impulsado
estrategias orientadas a ser comerciales y ser parte de la solución en la
prestación de nuestro servicio.
La esencia de nuestro negocio, nos permite contar con información sobre
Identificación de Cédulas y NIT, comportamiento de pago, ubicación de clientes,
hábitos de compra y efectividad en las estrategias de cobranzas empleadas.
Este conocimiento unido a las destrezas para crear servicios novedosos no
convergentes, nos ha permitido impulsar el servicio que reciben las empresas
colombianas con gran reconocimiento.
Nuestro desarrollo se fortalece cada día al incrementar las operaciones de crédito
y cobranzas para realizar operaciones confiables y únicas en el mercado.
QUE HACEN.
Prestamos oportuna y eficientemente los servicios relacionados con el ciclo del
crédito y la cobranza basados en una cultura de pensamiento estratégico y valores
corporativos, soportado con una infraestructura tecnológica innovadora y un
mejoramiento de procesos continuo, que garantiza crecimiento y rentabilidad
dentro del marco legal colombiano.
MISION
27
Desarrollar y Mantener Estrategias de Negociación, Esquemas de Capacitación y
Herramientas de Gestión, que Garanticen el Recaudo Oportuno de las
Obligaciones de los Diferentes Productos de la Cartera de Consumo, la
rentabilidad del Banco, la Satisfacción de los Clientes y la Calidad de la Cartera.
VISIÓN.
Ser el Mejor Canal de Gestión y Recuperación de la Cartera del Sector Financiero
en Colombia; Soportado en un Equipo Humano Comprometido, Motivado y en
Constante Desarrollo Personal, Profesional y Laboral.
Enmarcado en los Valores Organizacionales, Logrando el Cumplimiento de lo
Mejores Indicadores de Efectividad, Desempeño y Resultado.
ESTRATEGIA DE NEGOCIO.
Cobranzas Sector Real
Covinoc Preferencial
La utilización de la red le ofrece a nuestros afiliados un servicio de cobranza
enfocado en el uso intensivo de internet, permitiéndole a las industrias acceso al
portafolio de servicios de Covinoc, como una solución integral para el manejo de
su cartera.
En la actualidad contamos con 6.834 industrias vinculadas a nivel nacional.
2. Gestión de Mora Temprana El uso intensivo de la tecnología nos permite
ofrecer a nuestros clientes la recordación y el mantenimiento de su cartera al día,
contando con los medios de contacto disponibles como Centros de Llamadas, E-
Mails, Mensajes de Texto – MSM, Chat y Marketing de Cobranzas.
28
Contamos con una infraestructura de 601 estaciones de trabajo que estan en
capacidad de realizar 3.000.000 de llamadas de cobro al mes.
3. Cobranzas Comerciales
La relación con nuestros clientes son la base para establecer modernos procesos
de recuperación de cartera, apoyados en estratégias y herramientas que son
administradas por un equipo de profesionales, logrando la efectividad esperada.
Dominamos modernas técnicas de cobranzas, basadas en mensajes publicitarios,
atención personalizada de usuarios, suscripción y administración de acuerdos de
pago, que se han convertido en una herramienta eficaz para la normalización de
los créditos.
Gestionamos cartera de consumo, hipotecaria, ventas multinivel, telefonía celular,
televisión por cable de grandes clientes como : Bancolombia, Banco Santander,
BBVA, BCSC, Banco de Bogotá, Banco de Occidente, Coomeva Financiera,
Fondo Nacional de Ahorro, Comcel, Yanbal y Telmex entre otros, de quienes
tenemos al cobro más de 582.054 obligaciones por un valor de 1.8 billones de
pesos.
4. Servicios Públicos y Estado
La educación de los usuarios y contribuyentes de las empresas de servicios
Públicos y Estado, se enmarcan en la recuperación efectiva de su cartera.
Los municipios eficientes son aquellos en los cuales se establecen mecanismos
de cobranzas, que buscan el aumento de los recaudos, para el logro de
programas de inversión en infraestructura y bienestar social para la población.
29
Le gestionamos su cartera a entidades como ETB, EPM, EMCALI, Tránsito de
Bucaramanga, Aguas de Cartagena, ICETEX, Gases de Occidente, y Gases del
Centro, entre otros, de quienes tenemos al cobro 683.581 obligaciones por un
valor de 1.4 billones de pesos.
5. Compras de Cartera
Participamos con inversionistas extranjeros en la debida diligencia de ventas de
cartera, convirtiéndonos en socios estratégicos locales para operar eficientemente
y a través de nuestra cobertura, logrando la recuperación de activos adquiridos.
30
6.4 MARCO INSTITUCIONAL
El archivo central de la regional Bogotá se encuentra ubicada en el sector del
centro, en la dirección Calle 19 N° 7 – 48 en donde se encuentran ubicadas las
instalaciones de la misma.
Mapa N° 1
Mapa de ubicación de la ciudad de Bogota
Mapa N° 2
Mapa de toda la ciudad de Bogota
31
Mapa N° 3
Mapa de ubicación de la localidad del centro en la ciudad de Bogota
Mapa N° 4
Mapa de ubicación del edifico covinoc en el centro de bogota.
32
Mapa N° 4
Imagen del edificio de la empresa Covinoc S.Aen la ciudad de Bogota
33
6.5 MARCO LEGAL
(Alcaldía Bogotá) La ley 962 (Ley Anti trámite),
Aspectos que ayudan en la implementación de tecnologías de Manejo
Documental. La ley Anti trámite presenta aspectos importantes relacionados con el
Manejo Documental de las empresas, sobre todo ahora que existe la fuerte
corriente de digitalizar documentos.14
ACUERDO 037 DE 2002
(ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN Septiembre 20)
Por el cual se establecen las especificaciones técnicas y los requisitos para la
contratación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y
conservación de documentos de archivo en desarrollo de los artículos 13 y 14 y
sus Parágrafos 1 y 3 de la Ley General de Archivos 594 de 2000.
EL CONSEJO DIRECTIVO DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN,
En uso de las facultades que le confieren la Ley 80 de 1989, la Ley 489 de 1998 y
la Ley General de Archivos 594 de 2000 y,
CONSIDERANDO:
14 http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=17004
ACCESADO 24-SEPT-13 [en línea].
34
Que el artículo 26 de la Constitución Política establece que las autoridades
competentes inspeccionarán y vigilarán el ejercicio de las profesiones y de
aquellas ocupaciones y oficios que impliquen un riesgo social.
Que el título IV de la Ley 594 de 2000 establece las normas relativas a la
"ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS".
Que el artículo 13 preceptúa que en los casos de construcción de edificios
públicos, adecuación de espacios, adquisición o arriendo, deberán tenerse en
cuenta las especificaciones técnicas existentes sobre áreas de archivos.
Que el artículo 14 establece los principios relacionados con la propiedad, manejo
y aprovechamiento de los archivos públicos, consagrando en el parágrafo 1: "La
administración pública podrá contratar con personas naturales o jurídicas los
servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de
documentos de archivo".
Que el Parágrafo 3 del artículo 14 de la Ley 594 de 2000 faculta al ARCHIVO
GENERAL DE LA NACIÓN para establecer los requisitos y condiciones que
deberán cumplir las personas naturales o jurídicas que presten estos servicios.
Que el Decreto Ley 2527 de 1950 en su artículo 5 le da el mismo valor probatorio
del original a la copia producida en microfilm.
Que la Ley 527 de 1999 establece las condiciones necesarias para otorgar validez
de original, carácter jurídico y fuerza probatoria a los "mensajes de datos" y sin
perjuicio de lo explícito en el artículo 19 de la Ley 594 de 2000 se considera
35
oportuno señalar lineamientos generales para la prestación de servicios de
reproducción digital de documentos de archivo.15
CIRCULAR EXTERNA 005.
(ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN Septiembre 11 del 2012)
1. la digitalización de documentos en el marco de la iniciativa cero papel.
Es preciso señalar la “iniciativa cero papel” no debe ser entendida por las
diferentes entidades públicas como una política cuyo objetivo es la digitalización
de todos los documentos de una entidad, para posteriormente proceder a eliminar
los documentos originales, conservando solo la copia digital, pues esto no solo
contraviene las normas que en materia de archivos a expedido el AGN sino que
genera altos costos, afecta los procesos de valoración de documentos y pone en
riesgo el patrimonial documental del país ; asi mismo. No resulta conveniente
digitalizar documentos cuyo valor no amerita procesos técnicos como el
enunciado, mas aun cuando tienen un tiempo de retención documental corto, de
acuerdo con lo establecido en las TRD o TVD.16
15 http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=2017 ACCESADO 24-SEPT-13
[en línea].
16 http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=7338 ACCESADO 24-SEPT-13
[en línea].
36
7. PLANTEAMIENTO METODOLÓGICO
Proyecto de desarrollo.
Para esto se tomo en algunas fases de la organización documental para dar un
orden fijo al proceso de digitalización:
FASE 1: Clasificación de documentos a digitalizar.
FASE 2: Ordenación de documentos.
FASE 3: Alistamiento documental.
FASE 4: Ejecución del plan de digitalización
FASE 5: Digitalizar.
La población de nuestro proyecto es principalmente los funcionarios de la
empresa, ya que el objetivo es facilitar la obtención de dichos documentos
teniendo en cuenta que todo será manejado por medio de correo corporativo, por
ende se manejara una parte de la empresa principalmente las personas del área
de recursos humanos para realizar una encuesta sobre lo que queremos cambiar
al momento de iniciar la digitalización documental de acuerdo a esto realizaremos
nuestro cronograma.
FASES / MESES 1 1 2 2 3 3 4 4 5 5 6 6
FASE 1:
Clasificación de documentos a
digitalizar.
FASE 2:
Ordenación de documentos.
FASE 3:
37
Alistamiento documental.
FASE 4:
Ejecución del plan de
digitalización
FASE 5:
Digitalizar.
Desde el comienzo de este año, se evaluó la solución al problema y el estado del
archivo histórico de la entidad COVINOC S.A. se llegó a la conclusión de
digitalizar todo el material impreso que se almacena por una empresa u
outsourcing, el cual se llama archivos Modulares, esta posee aproximadamente
1200 cajas con contratos y documentos importantes para la entidad, estos
documentos siguen siendo consultados por los funcionarios de la entidad,
haciendo transportar la información de un lugar a otro diariamente, esto trae
consecuencias de costos tanto para el almacenamiento como para el transporte y
sin pensarlo para el material impreso documental y el deterioro del mismo.
FASE 1 Clasificación de documentos a digitalizar
En esta fase se solicita la documentación almacenada por el outsourcing,
esta información no se solicita toda, es primordial llevar un orden de
negocio por el cual se va a comenzar.
Por qué se comienza por negocio? Como la entidad es una entidad de
crédito y cartera, maneja carpetas o documentos por diferentes números de
negocios, esto quiere decir que tenemos que comenzar a buscar y
organizar documentos que pertenezcan al mismo negocio para que así al
momento de digitalizar quede ordenadas secuencial mente todas las
38
carpetas del mismo negocio, esto con el fin de que en el sistema que se
adaptara para el manejo y difusión de la información sea eficaz y rápida,
por tal motivo se da un orden de esta magnitud, gracias a una base de
datos que se maneja en fiduciaria de occidente, se sabe el número y el
contenido de cada carpeta que es almacenada por el outsourcing para dar
más agilidad a la hora de reunir toda la información.
FASE 2 Ordenación de documentos.
El documento que llega en cajas X300 como se aprecia en imágenes se
debe seleccionar en orden cronológico para su tercera fase, esto quiere
decir que hay que sacar toda la documentación de todas las caja que
tengan existencia o que contengan este negocio y se debe poner en primer
lugar el contrato más antiguo con el cual se le dio creación al mismo, esto
es dispendioso ya que en muchas ocasiones el documento más importante
no se encuentra por consecuencia a que este aún se encuentra en consulta
por los funcionarios de la entidad y no se le da prioridad al proyecto de
digitalización hasta que no sea examinado por parte del personal
encargado del negocio y posteriormente puesto a disposición de nosotros
los encargados del proyecto.
39
Fase 3 Alistamiento documental.
En esta fase, posterior a la ordenación de los documentos, se procede al
alistamiento del material al cual se va a ser digitalizado, por este motivo se
debe eliminar cualquier clase de gancho de cosedora o dobles que posea el
documento para que a la hora de pasar por la máquina de digitalización, la
maquina no presente ningún inconveniente, como el atascamiento del
rodillo de impresión que es utilizado por estas máquinas haciendo que los
documentos presentes dobladuras inclusive hasta rasgaduras, por tal
motivo el documento debe quedar libre de posibles ganchos, cintas,
quiebres o dobladuras para el buen proceso de digitalización.
Fase 4 Ejecución del plan de digitalización.
40
Tan pronto la carpeta es tratada con los procesos establecidos, es
conducida a las maquinas digitalizadoras o escáner, que se han
seleccionado en la entidad para el proceso en mención, estas máquinas
son especiales para digitalizar, se alquilaron por un tiempo mientras que se
establece los parámetros para la compra de una propia para el uso
adecuado por parte de los funcionarios encargados de digitalizar
documentos de la entidad que tengan importancia alta.
Fase 5 Digitalización.
Los equipos de escáner están conectados a un modem u ordenador que
toma la imagen digitalizada para ser almacenada en medio magnético
mientras se instala una red por la cual se hará la consulta por parte de los
funcionarios, este proceso aun esta en observación ya que no se ha
establecido con que programa digital se manejara el intercambio de
información, o ya sea vía Email o por medio de modem establecido para el
pertinente préstamo interno.
41
Este proyecto se inició en enero de este año específicamente el 15 de enero ya
que fue necesario esperar el permiso por parte de la entidad para realizar este
proceso de digitalización.
Se inició con la fase número uno la cual se trata sobre Clasificación de
documentos a digitalizar, así que según nuestro cronograma esta fase duro en
proceso aproximadamente 3 meses, en la cual se hizo la elección de la
documentación que se iba a digitalizar; Ya que este proyecto nos habla de la
digitalización de historias laborales en la última década se debía hacer una
elección de las hojas de vida que estuvieran directamente vinculadas con la
empresa.
Al comienzo del proyecto existía una acumulación de esta documentación así
que era necesario primero que todo realizar una elección de historias laborales
pues no estaban seleccionadas la personas vinculadas directamente con la
empresa y las personas que se encontraban contratadas por temporales, por este
motivo nos gastamos aproximadamente 3 meses en la elección de esta
información pues debíamos separarlas, esta fase llego a su final el 29 de marzo
del presente año, esta fase se finalizo con éxito pues se logro realizar esta labor
en el tiempo que se tenía estipulado en nuestro cronograma.
42
Nuestra segunda etapa se trata sobre Ordenación de documentos, el tiempo de
duración de esta etapa es de 2 meses, pues ya después de que fue seleccionada
la documentación era primordial ordenarla, la idea era iniciar desde el 2002 hasta
el 2012, así que lo importante era separarlas por años y luego organizar cada año
por mes y cada mes por días que al momento de digitalizarla sea mucho más fácil
su localización en el sistema y físico por si en algún momento se encontraba
alguna inconsistencia y era necesario volver a digitalizarla era de fácil acceso, en
esta etapa estaba planeada que durara 2 meses, lo cual se cumplió perfectamente
pues se finalizó a finales del mes de mayo.
La 3 fase es Alistamiento documental, en esta fase se comienza con el
alistamiento de la información que se va a digitalizar, así que se procede a retirar
los ganchos cintas o demás objetos que traen adheridos los documentos que
puedan interrumpir o dañar el desarrollo del proceso de digitalizar pues alguno de
estos objetos puede llegar a dañar nuestro escáner así que es demasiado
importante que esta fase se realice con el cuidado y la atención más grande por
parte de las personas que estén desarrollando esta labor, el tiempo estipulado
para esta fase es de 3 meses.
Se inició en junio con este procedimiento el cual termino con éxito en agosto asi
que se cumplió con el tiempo estipulado en nuestro cronograma, se tomó todo
este tiempo, ya que era necesario que toda la documentación terminara totalmente
preparada para que de aquí en adelante podamos implementar el proceso de
digitalización planeado para esta empresa.
La fase cuatro se comenzó en el mes de septiembre, la cual duro específicamente
1 mes era la preparación para iniciar el procedimiento de digitalización dela
información así que esta fase fue la que menos duro en proceso.
La 5 y ultima fase la cual es la más importante se realizó en el mes de octubre y la
idea es terminar en diciembre hasta el momento llevamos una cantidad de 4.200
43
historias laborales digitalizadas completamente para su consulta, y el tiempo esta
contado para que estemos finalizando en el mes de diciembre.
Implementación de software Kodak Capture Pro software
El software Existente en COVINOC fue el empleado para el procesamiento y
generación de digitalización de Historias Laborales mediante imágenes y
formularios que se manejan en la entidad anterior mente mencionada, ya que las
aplicaciones de flujos de trabajo y el material a digitalizar, se maneja con una
aplicación independiente. Gestiona la digitalización a una y dos caras
dependiendo del material impreso a utilizar ya sea de diferente tamaño y textura,
la indexación y la creación de lotes en color, blanco y negro y/o escala de colores.
Estos se pueden exportar fácilmente con número de aplicaciones más habituales
según lo necesite el usuario en este caso nosotros.
Permite aprovechar al máximo las capacidades de los escáneres para obtener la
máxima productividad. Todas las funciones están disponibles en el software. No
se requiere ninguna aceleración especial de hardware, adicional mente este
software ya fue probado por la entidad ya mencionada, trayendo beneficios a esta
entidad, de lo único que depende y que utiliza una gran cantidad de recursos es
en las actualizaciones ya que no es un software libre, por tal motivo este programa
es uno de los más indicados para este proyecto como se mostro en imágenes
anteriores.
La última actualización que se le practico a este programa fue en el 2010. Por tal
motivo cumple con las expectativas de Digitalización de las historias laborales de
COVINOC, ya que permite focalizar y enfatizar sobre el documento o material que
se necesita para tales fines,
44
Imagen N° 1
Estandar de calidad de imagen.
45
Se adjuntan evidencias del proceso realizado de digitalización de esta manera
ya que por políticas internas de la entidad no es posible mostrar los resultados
del proyecto, por este motivo se nos hace entrega de una carta de satisfacción
de la labor cumplida.
Imagen N° 2 Proceso de administraciòn de imagenen, nueva carpeta.
Imagen N° 3 Descripcciòn de nuevo indice de busqueda digital.
46
Imagen N° 4 Visor del lote a digitalizar y orden de la misma.
Imagen N° 5 Muestra de orden y producto digitalizado.
47
Imagen N° 6 Listado de productos por contrato en formato PDF.
Imagen N° 7 Listado de carpetas que contienen archivo PDF de historias laborales.
48
Imagen N° 8 Selescciòn de imagen a mostrar dependiendo del producto utilizado por usuario.
Imagen N° 9 Implementaciòn de correcciòn o selecciòn de elementos digitalizados.
49
Imagen N° 10 Implementaciòn de correcciòn o selecciòn de elementos digitalizados.
Imagen N° 11 Editor de imagen.
50
Imagen N° 11 Selector de imagen para el usuario.
Imagen N° 12 Muestra de envio mediante PDF .
51
Imagen N° 13 Muestra de envio mediante PDF.
Imagen N° 14 Ejemplo de historia laboral digitalizada PRODUCTO FINAL.
52
Imagen N° 15
Uso de PRODUCTO FINAL para usuarios internos y externos. Se muestra en las siguientes imágenes la conceptualizaciòn del proceso ya mencionado , damos alcance al proceso de cómo y mediante que herramienta de digitalización, se desarrollo el producto, por tal motivo enfatizamos en mostrar paso a paso el progreso y culminación del proyecto. La herramienta que se muestra adjunta fue la principal herramienta de captura de imágenes para el servicio de los usuarios internos y en ocaciones se realizaban búsquedas y prestamos externos de carácter provatorio. Mostramos la trazabilidad y las pruebas que se acomodaron a nuestras expectativas para el buen funcionamiento e implementaciòn de este proyecto.
53
8. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Se logra mostrar que la acumulación de la información sin ser almacenada en medio digital esta siempre en riesgo de su perdida total
Los proyectos de digitalización implican un gran esfuerzo de coordinación y planificación. Además involucran varios recursos: humanos, hardware, software, comunicaciones, etc.
Los archivos digitales brindan varias ventajas a las Instituciones, como son, la facilidad y simultaneidad de consulta, protección de los documentos originales, rapidez para su consulta.
La empresa debe comenzar a regir las TRD incluyendo a todo el personal de la empresa, y con esto llevar un control de la información.
La conversión de los archivos físicos en archivos digitales es muy beneficioso para las instituciones.
La capacitación a los funcionarios para culturizarlos de la importancia de la documentación.
54
PRODUCTO FINAL
Proyecto COVINOC S.A.
Coordinador de proyecto José Vicente Latorre
Periodo del reporte De 28/10/2013 A:01/11/2013 Fecha Reporte: 05/11/2013
Información Contrato
TIPO DE CONTRATO -
CONTRATO No. -
OBJETO GESTION INTEGRAL DE MANEJO DE
DOCUMENTOS Y MENSAJERÍA
PLAZO TREINTA Y SEIS (36) MESES
FECHA DE INICIACIÓN 15-01-2013
FECHA DE TERMINACIÓN 15-12-2013
INCREMENTO -
CONTRATISTA PROYECTO TECNOLOGICO
UNIVERSITARIO
Rubros
A gran escala de la entidad
de impresión solicitada.
FUENTES DE FINANCIACIÓN
Gastos Covinoc
S.A
Otros aportes
Total
Facultad
Recurso Humano $ 20.000.000 $ 20.000.000
Materiales, suministros e $ 2.000.000 $ 2.000.000
55
insumos
Transporte $ 3.000.000 $3.000.000
Bibliografía $ 0 $ 0
Papelería, materiales e
insumos de impresión
$ 10.000.000 $ 6.800.000
Compra y/o Alquiler de equipos $ 100.000.000 $ 100.000.000
Utilización de laboratorios y/o
clínicas
$ 0 $ 0
Gastos de viajes ocasionales a
las regionales de la entidad.
$ 20.000.000 $ 20.000.000
Imprevistos (5%) $ 50.000.000 $ 50.000.000
TOTAL $ 205.000.000 $ 205.000.000
Progresos:
De conformidad con el acuerdo a nivel de servicios entre ESTUDIANTES
UNIVERSITARIOS (Maria Fernanda Aguirre Garzon y Manuel Fernando Gomez
Rodriguez) y COVINOC S.A (Diana Katherine Tunjo y Jeison Murillo), se presenta a
continuación el informe comprendido entre el 15 al 31 de octubre de 2013, en el cual se
describen las actividades desarrolladas en cumplimiento del plan de trabajo para el servicio
de Gestión Integral de la documentación en las diferentes líneas de proceso. Centro de
Atención Documental, Correspondencia, Archivo Físico, Títulos Valores y Servicios
Digitales.
Tabla de contenido del informe:
1. Operación Gestión Integral de documentos
1.1. Recibo de documentos.
56
1.2. Ordenación de documentos
1.3. Alistamiento documental
1.4. Ejecución del plan de digitalización
1.5. Digitalización.
2. Proyectos Gestión Documental.
3. Facturación del Periodo.
Compromisos del informe del 15 de diciembre de 2013 para finalización de proyecto:
1. Digitalización total de historias laborales. La fecha de entrega es el 20 de
diciembre del presente año.
2. Terminación de proceso de clasificación, digitalización y cargue de imágenes
20 de diciembre del presente año.
3. Clasificación de documentos a digitalizar 15 de marzo de 2013,
4. Ordenación de documentos 15 de mayo de 2013.
5. Alistamiento documental 15 de agosto del 2013.
6. Ejecución del plan de digitalización 15 de septiembre 2013.
7. Digitalización 15 de diciembre de 2013.
1. OPERACIÓN GESTION INTEGRADA DE DOCUMENTOS: El comportamiento del
servicio para el periodo analizado fue el siguiente:
1.1 Recibo de documentos: En el mes de enero se recibieron un total de 5.000
documentos los cuales nos se encontraban en orden para su respectiva
57
digitalización y se necesito de 3 meses para su organización.
1.2 Ordenación de documentos:
1.3 Alistamiento documental
0
500
1000
1500
2000
2500
Ener
o
feb
rero
Mar
zo
Ab
ril
May
o
Jun
io
Julio
Ago
sto
Sep
tiem
bre
Oct
ub
re
No
viem
bre
Dic
iem
bre
Recibo de documentos
Recibo de documentos
Pendiente
2500 2500
Ordenación de documentos
Ordenación de documentos: Pendiente
58
1.4 Ejecución del plan de digitalización.
1.5 Digitalización
1200
2500
1300
Alistamiento documental
Alistamiento Documental Pendiente
5000
Ejecución del plan de digitalización
Ejecución del plan de digitalización Pendiente
59
2 Proyectos Adicionales Gestión Documental:
Teniendo en cuenta que el enfoque principal era la digitalización de las historias
laborales en el menor tiempo posible, ya que era primordial abrir espacio en el archivo
para nuevas carteras que se estaban recibiendo, es necesario contar con las otras
tareas que se desarrollaban diariamente que interrumpían esta labor de digitalización.
3 Facturación del periodo: La facturación esta dividida en el proceso mensualmente.
FUENTES DE FINANCIACIÓN
2535
1665
800
Digitalización
Digitalización Pendiente
60
Rubros
A gran escala de
la entidad de
impresión
solicitada.
Gastos empresa Covinoc S.A a la fecha
Mensual
Recurso Humano $ 2.000.000
Materiales,
suministros e
insumos
$ 200.000
Transporte $ 300.000
Bibliografía $ 0
Papelería,
materiales e
insumos de
impresión
$ 1.000.000
Compra y/o Alquiler
de equipos $ -
Utilización de
laboratorios y/o
clínicas
$ 0
Gastos de viajes
ocasionales a las
regionales de la
entidad.
$ -
Imprevistos (5%) $ 2.000.000
TOTAL $ 5.500.000
61
Producto final.
Este proyecto se finalizara en el tiempo que se había estipulado en nuestro anteproyecto
ya que se recibio una colaboración por parte de los empleados de la empresa, y por ende
su finalización seraun total éxito, se logró disminuir al final los gastos mensuales ya que
se redujo bastante las fuentes de financiación pues la empresa nos permitió la ayuda de
funcionarios contratados directamente por ellos para la colaboración del desarrollo de
este producto en total se realizó la digitalización de 4200 ya que el proceso está
planteado para que finalice en el mes diciembre, pero según su tiempo en cada una de
las fases que se realizo fue un total éxito.
Adjunto cuadro de avance mensual y producción de la elaboración del trabajo.
______________________________ José Vicente Latorre Coordinador Proyecto Hocol
0 1000 2000 3000 4000 5000
ENERO
FEBRERO
MARZO
ABRIL
MAYO
JUNIO
JULIO
AGOSTO
SEPTIEMBRE
OCTUBRE
NOVIEMBRE
DICIEMBRE
Recibo de documentos
Ordenación de documentos
Alistamiento documental
Ejecución del plan de digitalización
Digitalización
62
9. BIBLIOGRAFÍA.
ABADAL FALGUERAS, Ernest; Aplicación de arquitecturas a la
distribución de archivos digitales.Gijón-España; Ediciones Trea, 2001.
BARRETT, Colin; Digitalícese: actualice el pasado. Barcelona: Taschen, 2006.
Biblioteca y responsabilidad social Archivo de computador "horizontes de acción en un mundo globalizado" (memorias) Congreso nacional de bibliotecología y ciencias de la información Nov. 3 al 5 Bucaramanga., 2010Consulta en sala de la Biblioteca Universidad Javeriana)
CEDICIÓN ORTEGA Lluís; La digitalización toma el mando, Barcelona, España Editorial Gustavo Gili 2009.(Consulta en sala de la Biblioteca Universidad Javeriana)
CORDÓN ARROYO, Ana María;Empresas documentales de gestión de
archivos: estudio, análisis y descripción de servicios.Gijón España, Ediciones Trea, 2004.
DELUQUE CURIEL, Ilka Fabiana; Diseño e implementación de un prototipo para digitalizar cheques o vales de servicios, Datos electrónicos 24 archivos : 4,19 MB, Bogotá, Tesis (Ingeniera electrónica).Pontificia Universidad Javeriana, 2006.
HERRERA GALINDO, Víctor Hugo;Guía y procedimientos para contratar un servicio de digitalización de documentos, Bogotá.2008.
RODRÍGUEZ GARCÍA, Ariel Alejandro; Las nuevas entidades de información analizadas desde la perspectiva de la organización de la información Recurso electrónico, México BUNAM, Centro Universitario de Investigaciones Bibliotecológicas 2010. (Consulta en sala de la Biblioteca Universidad Javeriana)
63
SERRA SERRA, Jordi; Los documentos electrónicos qué son y cómo se tratan, Gijón, España Ediciones Trea 2008(Consulta en sala de la Biblioteca Universidad Javeriana)
TORRES FREIXENET, Luis; Digitalización del patrimonio documental, Tria Sevilla España 2009; p. 241-298.
64
10. CIBERGRAFIA.
Ateneo.unmsm [generación de ambientes de aprendizaje con uso de tecnologías de información y comunicación 3 pdf] < CONSULTA SEPT 20 / 2012>[en línea]. http://bvpad.indeci.gob.pe/doc/blog/infodesastres/cdbivapad/Presentaciones/Digitalizaci%C3%B3n%20I%20Parte-P_Solano.pdf
Archivo General de la Nación (Colombia) [Circular externa 005 de 2012] <CONSULTA SEPT 28 -2012>[en línea]. http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=7338
Dspace[digitalización de documentos propuesta para la digitalización de fondos documentales acumulados del doctor Belisario Porras] <CONSULTA SEPT 22 / 2012>[en línea]. http://dspace.unia.es/bitstream/10334/1789/1/0281_Williams.pdf
Dspace[digitalización de documentos propuesta para la digitalización de fondos documentales acumulados del doctor Belisario Porras] <CONSULTA SEPT 20 - 2012>[en línea].http://dspace.unia.es/bitstream/10334/1789/1/0283_Williams.pdf
Docsolutions(México)[procesos de digitalización, archivos planos digitales y maquinaria y equipos de digitalización al usuario] <CONSULTA SEPT 28 2012> [en línea]. http://www.docsolutions.com.mx/es/soluciones/servicios/digitalizacion.html
Docsolutions/ Natalia Gallino(México) [ técnicas y trabajo practico de digitalización] <CONSULTA OCT -30 /2012>[ en línea ] http://webntic.blogspot.com/2012_08_01_archive.html
Docsolutions(México) [ Impresión de imágenes y practica digital de documentos] <CONSULTA OCT -30 /2012>[ en línea ] http://www.webstatsdomain.com/keywords/digitalizar+fotos/
65
GRUPO AVAL[Resoluciones y normas: quienes somos, misión, visión] <CONSULTA OCT 28 -2012>[ en línea ] https://www.grupoaval.com/pls/portal/docs/PAGE/GAVAL/CONTENIDOS/NO_ADMIN/POPUPS/BOC.pdf
Jaume Rufí y Lourdes Oliva. Universitat de Girona (UdG) [ tesis e informe de digitalización de fondos especiales] <CONSULTA NOV -01 /2012>[ en línea ] http://www.rebiun.org/opencms/opencms/handle404?exporturi=/export/docReb/ws_2002_Rufi_Oliva2.pdf&%5d
Leonardo Guzman(Colombia) [digitalización en archivos] <CONSULTA
OCT 03 -2012> [en línea].http://www.bogota.gov.co/archivo/libreria/pdf/digitalizacion_de_archivos.pdf
Política digital Ltda. [ políticas de administración y regulación de los archivos digitales]{Norma_2010.pdf }<CONSULTA SEPT. 18 / 2012>[en línea]. http://blogs.politicadigital.com.mx/firma-electronica/?p=218
Pabón software [proyecto de digitalización al valle] <CONSULTA SEPT 23 -2012>[en línea].http://www.actiweb.es/digitalizandoalvalle/normatividad_archivistica.html
PUJ – BGUNIVERSIDAD JAVERIANA (COLOMBIA)[Normas para la entrega de Tesis y Trabajos de grado facultad de comunicación y lenguaje de información] <CONSULTA OCT 28 -2012>[ en línea ] http://www.javeriana.edu.co/biblos/tesis/comunicacion/tesis277.pdf
Quispe Huamani [Universidad nacional mayor de san marcos. facultad de letras y ciencias humanas. e.a.p. de bibliotecología y ciencias] {Norma_2010.pdf} < CONSULTA SEPT. 20 / 2012>[en línea]. [http://ateneo.unmsm.edu.pe/ateneo/bitstream/123456789/2821/1/Quispe_Huamani_Norma_2010.pdf]
http://www.sedic.es/DT-n2-SEDIC-ISO30300.pdf;
ACCESADO 21-SEPT-13 [en línea].
66
http://archivo.ucr.ac.cr/docum/Norma%2030300.pdf; ACCESADO 23-SEPT-13 [en línea].
http://comitedigital.bn.cl/sites/comitedigital.bn.cl/files/ElisaMorales_presentacion.pdf; ACCESADO 24-SEPT-13 [en línea].
http://www.mcu.es/archivos/docs/Norma_UNE_ISO_30300_2011.pdf; http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=2215# ACCESADO 25-SEPT-13 [en línea].
www.archivogeneral.gov.co ACCESADO 24-SEPT-13 [en línea].
http://www.intersindical.com/pdf/OHSAS_Anexo_3.pdfACCESADO 24-SEPT-13 [en línea].
http://wwwisis.ufg.edu.sv/wwwisis/documentos/TE/662.1-A472p/662.1-A472p-Capitulo%20II.pdfACCESADO 24-SEPT-13 [en línea].
http://blogs.monografias.com/calidad-y-gestion/2010/02/19/ohsas-18000-gestion-de-salud-y-seguridad-ocupacional/ACCESADO 24-SEPT-13 [en línea].
http://ujtl11.utadeo.edu.co/documentos/calidad/norma_tecnica_colombiana_NTC-ISO_9000.pdfACCESADO 24-SEPT-13 [en línea].
http://eprints.rclis.org/12263/1/Alonso_Garcia_Lloveras_-_La_norma_ISO_15489.pdfACCESADO 24-SEPT-13 [en línea].
http://www.google.com.co/url?sa=t&rct=j&q=&esrc=s&frm=1&source=web&cd=1&ved=0CCkQFjAA&url=http%3A%2F%2Fwww.iso30300.es%2Fwp-content%2Fuploads%2F2012%2F07%2FForumCalidad-mayo2012_ISO30300BeneficiosIntegracionProcesosNegocio_GTDifusionCTN50SC13.pdf&ei=hM1uUsPmDIzqkAePioAw&usg=AFQjCNG_LcxRG4O3t1c3KqQySlfrG9HwsAACCESADO 24-SEPT-13 [en línea].
67
http://www.google.com.co/url?sa=t&rct=j&q=&esrc=s&frm=1&source=web&
cd=2&ved=0CC8QFjAB&url=http%3A%2F%2Fwww.sedic.es%2FDT-n2-SEDIC-ISO30300.pdf&ei=hM1uUsPmDIzqkAePioAw&usg=AFQjCNGMztiQwP3wb8Z8ZbXX7HbmV3CTxAACCESADO 24-SEPT-13 [en línea]
http://www.covinoc.com/index.php?pag=pagina&id=1 [CONSULTADO EL 29-09-2012]
http://www.google.com.co/url?sa=t&rct=j&q=&esrc=s&frm=1&source=web&cd=1&ved=0CCkQFjAA&url=http%3A%2F%2Fgraphics.kodak.com%2FDocImaging%2FES%2Fes%2FProducts%2FSoftware%2FDocument_Scanning_Software%2FCapture_Pro_Software%2Findex.htm&ei=6s5uUoHnOsXNkQem-YDgAQ&usg=AFQjCNGc6P8UIDwRRKo2eS9KZCkpUawSNAACCESADO 24-SEPT-13 [en línea].
http://www.google.com.co/url?sa=t&rct=j&q=&esrc=s&frm=1&source=web&cd=3&ved=0CDwQFjAC&url=http%3A%2F%2Fgraphics.kodak.com%2FDocImaging%2FuploadedFiles%2FA61735_UsersGuide_CapturePro4_es.pdf&ei=6s5uUoHnOsXNkQem-YDgAQ&usg=AFQjCNF76RLw0VfQYbqqXxIiD8zkeYmuzw ACCESADO 24-SEPT-13 [en línea].
