Makala ANDALAN

7/21/2019 Makala ANDALAN

1/21

BAB II

PEMBAHASAN

LATAR BELAKANG

Dalam kearsipan terdapat tahapan penyusutan yang bertujuan untuk

mengurangi penumpukan berkas . Penyusutan adalah suatu tindakan yang diambil

berkenaan dengan habisnya "masa simpan" arsip yang telah ditentukan oleh

perundang-undangan, peraturan atau prosedur administratif. Tindakan ini harus

dilakukan untuk mengatasi menggunungnya arsip, sehingga sulit ditemukan

kembali (retrieval) dan sulit memeliharanya, sebab karakteristik arsip ialah

mengumpul secara alami (accumulating naturally). Dengan demikian penyusutan

arsip diperlukan untuk menghemat ruangan/tempat, memudahkan penemuan

kernbali arsip manakala diperlukan. Sedangkan JRA ( jadwal retensi arsip) adalah

pedoman yang digunakan untuk menyusutkan arsip.

Program penyusutan arsip berpedoman pada Jadwal Retensi Arsip (JRA)

serta SE Kepala ANRI Nomor : SE/02/1983 tentang pedoman Umum untuk

menentukan Nilai Arsip serta memperhatikan ketentuan-ketentuan yang ada

dalam Peraturan Pemerintah Nomor : 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip

bagi arsip-arsip yang berasal dari lembaga-lembaga pemerintah untuk arsip

perusahaan berpedoman pada PP Nomor 88/1999 tentang pemusnahan dokumen

perusahaan. Untuk arsip yang sudah dalam keadaan teratur secara teknis

pelaksanaan penyusutan tidak ada keselitan yang berarti. Akan tetapi untuk arsip

dalam keadaan tidak teratur (kacau) perlu adanya penataan terlebih dahulu.


2/21

RUMUSAN MASALAH

A. Apakah pengertian penyusutan arsip ?B. Apakah tujuan di adakannya penyusutan arsip ?C. Apa yang di maksud dengan jadwal retensi arsip ?D. Apa nilai guna dari arsip itu sendiri ?E. Bagaimana metode penyusutan dan angka pemakaian arsip ?F. Bagaimana pelaksanaan dari penyusutan arsip itu sendiri ?TUJUAN

A. Supaya kita mengetahui apa pengertian dari arsip itu sendiriB. Agar kita dapat mengimplementasikan tujuan dari di adkannya penyusutan

arsip

C.

Agar kita mengetahui apa itu jadwal retensi dataD. Supaya kita mengetahui nilai guna dari arsipE. Agar kita mengetahui tentang metode penyusutan dan angka pemakaian

akhir dari arsip

F. Agar kita dapat menerapkan pelaksanaan dari penyusutan arsip


3/21

BAB II

PEMBAHASAN

A. Pengertian Penyusutan ArsipMenurut Peraturan Pemerintah Nomor 34 tahun 1975 kegiatan

pengurangan arsip dilakukan dengan cara :

1. Memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah atau kerja ke unit kearsipandalam lingkungan organisasi masing masing.

2. Memusnahkan arsip sesuai ketentuan yang berlaku3. Menyerahkan arsip dari unit Kearsipan Instansi kepada Arsip Nasional RI

Sedangkan menurut Undang undang no. 8 tahun 1997 tentang dokumen

perusahaan bahwa tersirat adanya suatu kewenangan bagi perusahaan untuk

memindahkan, memusnahkan, dan menyerahkan arsip berdasarkan jadwal retensi

arsip menurut Undang Undang tersebut maupun yang ditetapkan oleh

perusahaan yang bersangkutan.

Menurut pendapat dari Patricia E Wallace (dkk) penyusutan arsip adalah

tahap akhir dari daur hidup arsip dengan retensi arsip tertentu, arsip dimusnahkan

atau dipertahankan secara permanen sebagai arsip vital.

Penyusutan Arsip adalah kegiatan pengurangan arsip dengan cara

pemindahan arsip, pemusnahan arsip dan penyerahan. Hal lain yang perlu

dijelaskan dalam definisi penyusutan sebagaimana tertuang dalam PP 34 tersebut

memperlihatkan adanya konsepsi pusat arsip. Pusat arsip (dinamis) adalah tempat

penyimpanan arsip inaktif, atau sering disebut recors centre. Manfaat adanya

pusat arsip dinamis di samping memperoleh efisiensi dan penghematan, jugadalam rangka pendayagunaan arsipinaktif. Arsip inaktif dapat dimanfaatkan

secara maksimal sebagai referensi atau sumber informasi organisasi.

Fungsi dari pusat arsip dinamis adalah untuk menghindarkan terjadinya

penumpukan arsip inaktif di unit kerja. Dengan demikian mengurangi beban bagi

unit kerja juga memudahkan perawatannya. Adanya pusat arsip dinamis dapat

memberikan kepastian terhadap arsip-arsip yang bernilai guna permanen. Dan


4/21

yang lebih penting lagi adalah terjadinya efisiensi baik penggunaan ruangan,

peralatan, tenaga, dan waktu.

Adapun tata cara penyusutan/pengurangan arsip adalah sebabagai berikut :

1. Memindahkan arsip in aktif dari unit pengolah ke unit kearsipan dalamlingkungan lembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintah masing-

masing.

2. Memusnahkan arsip sesuai dengan prosedur yang berlaku, adapun prosedurpemusnahan arsip adalah sebagai berikut :

Pemusnahan arsip dapat dilakukan untuk arsip yang tidak mempunyainilai kegunaan lagi atau bagi yang mempunyai JRA, arsip tersebut

telah melampaui jangka waktu penyimpanan.

Pemusnahan arsip-arsip yang mempunyai penyimpanan 10 tahunlebih, dilakukan dengan ketetapan pimpinan lembaga-lembaga negara

yang terkait. Misalnya arsip kepegawaian harus menyertakan ANRI

dan BAKN

Pemusnahan arsip secara total harus disaksikan oleh dua orang pejabatbidang hukum atau bidang pengawasan dari lembaga yang

bersangkutan.

Untuk pelaksanaan pemusnahan harus dibuat Daftar Pertelaan Arsip3. Menyerahkan arsip statis oleh unit kearsipan ke ANRI

Dengan demikian, inti dari penyusutan arsip adalah upaya pengurangan arsip

yang tercipta baik dengan cara pemindahan, pemusnahan, maupun penyerahan.

Selanjutnya dalam hal penyusutan untuk penyerahan arsip ke ANRI, prosedur

pelaksanaannya sbb:

Penyerahan arsip ke ANRI dilakukan untuk arsip yang memiliki nilai gunasebagai bahan pertanggungjawaban nasional, tetapi sudah tidak diperlukan

lagi untuk penyelenggaraan administrasi sehari-hari dan juga setelah

melampaui jangka waktu penyimpanannya.

Bagi arsip-arsip yang disimpan oleh lembaga-lembaga negara atau badan-badan pemerintah di tingkat pusat harus diserahkan ke ANRI . Sedangkan

bagi yang ada di tingkat daerah harus diserahkan ke Arsip Nasional

Wilayah.


5/21

Dalam rangka penyerahan arsip statis ke ANRI terlebih dahulu disusun

Daftar Arsip yang akan diserahkan, setelah diadakan penilaian terhadap DPA

tersebut dan telah disetujui ANRI untuk diserahkan, dibuat berita Acara

penyerahan Arsip.

Pelaksanaan penyerahan arsip statis, selain dilakukan penandatanganan

Berita Acara pejabat dari ANRI dan pejabat yang berwenang, juga diserahkan

Daftar Pertelaan arsip beserta arsip yang diserahkan.

B. Tujuan Penyusutan ArsipBerikut adalah tujuan di adakannya penyusutan arsip :

a) Efisiensi dan efektifitas pengelolaan arsipEfisiensi dan efektifitas pengeloaan arsip akan terjadi jika kegiatan

penyusutan ini dilaksanakan, betapa tidak, jika setiap hari ada beberapa tumpuk

arsip, bisa dibayangkan jika hal itu terjadi setiap hari, setiap minggu, setiap bulan,

tentu saja arsip tersebut akan bertumpuk. Yang semula hanya membutuhkan satu

kotak, semakin bertambah arsip maka akan membutuhkan beberapa kota,

mungkin juga 1 ruangan bahkan lebih. Akan semakin banyak biaya yang

dikeluarkan jika tidak segera melakukan penyusutan terhadap arsip yang inaktif.

b) Menjamin ketersediaan arsip yang benar-benar bernilai gunaSemakin banyak arsip yang bertumpuk, selain akan merusak

pemandangan, menghabiskan tempat, juga akan menambah beban pekerjaan di

kantor. Untuk itu sangat diperlukan penyusutan terhadap arsip yang sebenarnya

tidak terlalu penting, dengan disusutkan akan terpisah antara arsip yang benar-

benar penting untuk disimpan, dan arsip yang sudah tidak penting lagi untuk

disusutkan.c) Menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban sosial

Dengan adanya penyusutan, maka pemeliharaan terhadap arsip akan

semakin mudah, dan hal ini akan membuat pemeliharaan arsip penting akan

semakin sering dilakukan. Hal ini tentunya akan menjamin keselamatan suatu

arsip, apalagi jika arsip tersebut merupakan arsip-arsip penting nasional.


6/21

C. Jadwal Retensi ArsipUntuk peningkatan efisiensi dan efektifitas operasional instansi,

sebagaimana tujuan diselenggarakannya manajemen arsip dinamis (records

management), arsip harus disusutkan. Sesuai dengan ketentuan Peraturan

Pemerintah No. 34 tahun 1979, pasal 2, penyusutan berarti memindahkan arsip

aktif dari unit-unit pengolah ke Unit Kearsipan di lingkungan instansi

masing-masing, memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan hukum yang berlaku

dan menyerahkan arsip statis oleh Unit Kearsipan ke Arsip Nasional RI. Manfaat

penyusutan yang konsisten dan prosedural dapat menghemat ruang penyimpanan,

peralatan kearsipan, tenaga, waktu dan akhirnya akan tercapai penghematan biaya

operasional. Arsip yang frekuensi penggunaannya sudah sangat rendah yang

digunakan kurang dari enam kali dalam satu tahun (standar International Council

on Archives), harus disimpan di tempat yang nilai ekonomisnya lebih rendah,

yaitu Unit Kearsipan (Records Centre) sebagai arsip in aktif.

Persoalannya adalah bahwa di Indonesia belum ditemukan tradisi

menghitung frekuensi penggunaan berkas. Sering diperdebatkan pengertian

frekuensi penggunaan antara pihak Unit Pengolah dengan pihak petugas

arsip/arsiparis. Dalam situasi tersebut, ada kecenderungan anggapan di Unit

Pengolah, bahwa arsip yang masih sesekali digunakan dianggap masih aktif dan

hanya arsip yang sudah tidak digunakan saja yang disebut in-aktif. Akibat

langsung dari kecenderungan ini ialah bahwa Unit Kearsipan diidentikkan dengan

tempat penyimpanan sampah, atau bahkan petugas arsip pada Unit Kearsipan

cenderung dianggap tidak perlu ada.

Untuk mengatasi hal tersebut, maka Jadwal Retensi Arsip (JRA) sesuai

dengan ketentuan Peraturan Pemerintah No. 34 tahun 1979, merupakan

kompetensi pimpinan instansi. JRA merupakan pedoman kerja petugas

arsip/arsiparis dalam penyusutan arsip yang secara minimal harus mencakup jenis

arsip, jangka simpan, dan keterangan nasib akhirnya/disimpan permanen atau

musnah. Ini berbeda dengan tradisi barat yang melihat JRA (Records Retention

Schedule) sebagai inisiatif petugas arsip (records clerk, records management,

archivist) dan merupakan rangkaian kegiatan pemilahan arsip untuk dirundingkan


7/21

retensinya dengan pimpinan Unit Pengolah dan Pimpinan instansi yang

bersangkutan.

Setiap upaya penyusutan arsip harus dilaksanakan sesuai denganketentuan hukum yang berlaku di negara Republik Indonesia. Aspek hukum di

dalam kearsipan terdapat tiga hal yang harus dipertimbangkan: Pertama,

Ketentuan yang mengatur bidang kearsipan. Dalam hal ini dapat disebutkan antara

lain: Undang-Undang No. 7 Tahun 1971, Peraturan Pemerintah No. 34 tahun 1979

dan Surat Edaran Kepala Arsip Nasional RI No. 01/SE/1981 dan No. 02/SE/1983.

Di samping itu, perlu diperhatikan Undang-undang No. 8 tahun 1997. Kedua,

Ketentuan yang mengatur bidang operasionaI instansi pencipta arsip (creating

agency) setiap naskah dinas (official paper) sebagai unsur pokok arsip, pada

prinsipnya adalah konfidensial, artinya harus mengikuti ketentuan hukum yang

mengatur keberadaan dan cara kerja instansi pencipta. Beberapa produk hukum

tertentu yang menyangkut ketentuan bagaimana suatu naskah dinas itu harus

dikelola. Ketiga, Ketentuan hukum yang mengatur ketentuan-ketentuan lain,

namun mengingat cara instansi/perusahaan memperlakukan arsipnya (statute of

limitation). Dalam hal ini dapat disebutkan antara lain Kitab Undang-Undang

Hukum Dagang (KUHD), Hukum Pidana, Hukum Perdata, ISO 9000, dan

kontrak-kontrak kerjalbusiness yang menyangkut hal-hal khusus.

Dari aspek keilmuan, JRA memiliki dua tujuan, yaitu sebagai sub sistem dari

manajemen peningkatan efisiensi operasional instansi dan perlindungan terhadap

informasi pertanggungjawaban nasional serta upaya pelestarian nilai budaya

bangsa. Adanya JRA

1.

maka petugas arsip/arsiparis di instansi yang bersangkutan dapat secaralangsung melakukan penyusutan arsip secara sistematis berdasarkan

pedoman yang sah. Dengan demikian, peningkatan kecepatan akumulasi

arsip dapat diimbangi dengan kelancaran penyusutan, sehingga hanya arsip

yang masih bernilai guna sajalah yang disimpan.

2. Hal ini akan bermuara untuk penemuan arsip (retrieval). Hal penting darimanajemen arsip yang baik adalah bahwa unit kearsipan menjadi bagian


8/21

fungsional manajemen instansi dalam rangka meningkatkan efisiensi

operasional\

Pengendalian pelaksanaan retensi arsip

1. Untuk menghindari makin bertambahnya arsip/berkas yang belumterkelola, kepala unit kearsipan instansi/lembaga/organisasi dapat

melakukan pengendalian kegiatan penyusutan arsip pada setiap

instansi/lembaga/organisasinya.

2. Dalam rangka pengendalian pelaksanaan retensi arsip, setiap kepala unitkearsipan dapat melakukan kegiatan seperti:

1. Menerima pemindahan arsip dari unit pengolah yang berdasarkanjadwal retensi arsip termasuk kategori arsip dinamis inaktif;

2. Memberitahukan kepada unit pengolah, disertai daftar berkas yangtelah melampaui waktu retensi, bila unit pengolah tidak

melaksanakan kegiatan pemindahan arsip/warrkat/berkas yang

telah dikategorikan sebagai arsip dinamis inaktif;

3. Memberikan teguran kepada unit pengolah apabila arsip dinamisinaktif belum juga dipindahkan kepada unit kearsipan; dan

4. Memberikan izin kepada unit pengolah untuk memperpanjangretensi arsip sesuai dengan surat pemohonan perpanjangan retensi.

Jadi kesimpulannya, Jadwal retensi arsip adalah daftar yang berisi

tentang jangka waktu penyimpanan arsip yang dipergunakan sebagai pedoman

penyusutan arsip. Penentuan jangka waktu penyimpanan arsip (retensi arsip)

ditentukan atas dasar nilai guna tiap-tiap berkas.

Untuk menjaga obyektivitas dalam menentukan nilai guna tersebut, jadwal

retensi arsip disusun oleh suatu panitia dan yang terdiri dari pejabat yang benar-

benar memahami kearsipan, fungsi, dan kegiatan instansinya masing-masing.

Rancangan jadwal retensi arsip yang merupakan hasil kerja panitia

tersebut perlu mendapatkan persetujuan dari arsip nasional terlebih dahulu

sebelum ditetapkan olen pimpinan lembaga negara yang bersangkutan sebagai

jadwal retensi arsip yang berlaku untuk lingkungan organisasinya. Untuk jadwal

retensi arsip pemerintah daerah perlu terlebih dahulu memperhatikan pendapat

dari menteri dalam negeri.


9/21

Adapun contoh Jadwal Retensi Arsip Arsip sebagai berikut :

D. Nilai Guna ArsipAdalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaannya bagi kepentingan

pengguna arsip. Setiap arsip memiliki manfaatnya masing-masing, kegunaan arsip

disebut juga sebagai nilai guna arsip. Nilai guna arsip dibagi menjadi dua

kelompok/kategori, yakni nilai guna primer/utama dan nilai guna

sekunder/tambahan.

1. Nila guna primer/utamaNilai guna primer adalah nilai guna arsip bagi kepentingan instansi

penciptanya dalam kegiatan perusahaan pada masa kini dan masa yang akan

datang.

Arsip primer disimpan dan dipelihara selama diperlukan untuk

menentukan nilai guna arsip lainnya yang berkaitan. Nilai guna primer meliputi,

nilai guna administrasi, nilai guna hukum, nilai guna keuangan, nilai guna ilmiah.

a. Nilai guna administrasiNilai guna ini berarti arsip tersebut diciptakan atau diterima dalam

kaitannya dengan keperluan administrasi/managemen. Arsip memiliki nilai guna
http://2.bp.blogspot.com/-ZBbUzpS-v9M/UwIaH_LpuuI/AAAAAAAABYQ/-Gaj1wEKDCU/s1600/Picture1.png


10/21

administrasi jika dapat membantu organisasi melaksanakan kegiatan yang

berlangsung.

Masa berlaku arsip administrasi dinyatakan apabila:

arsip tersebut sudah selesai perannya dalam urusan administrasi tujuan sudah tercapai transaksi telah diselesaikan arsip yang disimpan bersifat pencegahan untuk melindungi kemungkinan

terjadi kesalahan administrasi

Masa berlaku arsip berbeda satu dengan lainnya, ada yang singkat dan ada

yang lama. Arsip tentang keuangan dan masalah kepegawaian umumnya memiliki

jangka waktu lama. Arsip yang berkaitan dengan kegiatan tatausaha umumnya

memiliki waktu simpan lebih singkat, misalnya bukti pembelian alat tulis kantor

dan lain sebagainya

Jenis arsip mempunyai nilai guna lebih dari satu, antara lain sebagai berikut.

Arsip yang berkaitan dengan struktur organisasi. Arsip ini memiliki nilaiguna administrasi dan hukum.

Arsip yang berkaitan dengan fungsi-fungsi kegiatan organisasi,kepegawaian, pedoman kerja, akuntansi dan sebagainya. Arsip tersebut

dapat bernilai guna hukum, keuangan, ilmiah, bahkan nilai guna sekunder.

Arsip yang mempunyai nilai guna lebih dari satu dapat dipastikan masa

berlakunya lama, atau mungkin tidak dapat dimusnahkan.

b. Nilai guna hukumArsip ini berisi bukti-bukti yang mempunyai kekuatan hukum. Lamanya

penyimpanan arsip bergantung pada penting atau tidaknya masalah. Misalnya,

nilai guna hukum arsip yang berkaitan dengan perjanjian kontrak, maka arsiptersebut sudah tidak punya nilai guna lagi jika kontrak sudah selesai dan tidak

diperpanjang lagi.

Nilai guna hukum akan berakhir apabila:

Tindakan huku sudah dilengkapi/diselesaikan Hak-hak organisasi/individu telah terlindungi Kewajiban yang timbul sebagai akibat dari satu kebijakan telah terpenuhi Tidak diperlukan lagi sebagai bukti di masa depan


11/21

Produk hukum telah diganti dengan produk serupa yang lebih baruc. Nilai guna keuangan

Arsip bernilai guna keuangan adalah arsip yang menginformasikan darima

uang diperoleh, dibagikan, diawasi, dan dibelanjakan. Atau dengan kata lain nilai

guna keuangan berkaitan dengan kebijakan keuangan.

Arsip-arsip yang mempunyai nilai guna keuangan diantaranya adalah:

peraturan tentang pendapatan daerah Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara (APBN) pertanggungjawaban keuangan laporan pemeriksaan keuangan dan lain-lain

Jangka waktu penyimpanan arsip dengan nilai guna keuangan, relatif tidak

saa satu dengan lainnya. Nilai guna keuangan berakhir apabila:

kepentingan pengawasan dan pemeriksaan telah dipenuhi tujuan organisasi telah tercapai hak-hak organisasi dalam kaitannya dengan transaksi keuangan telah

terlindungi

transaksi keuangan sudah selesai tanpa ada kelaim dari salah satu pihak kewajiban yang timbil sebagai akibat transaksi keuangan telah terpenuhi tidak diperlukan lagi pada masa yang akan datang

d. Nilai guna ilmiahArsip bernilai guna ilmiah dan teknilogi mengandung data ilmiah dan

teknologi sebagai hasil dari penelitian murni atau penelitian terapan.

Arsip jenis ini menyediakan data bagi peneliti. Apabila hasil penelitian

tidak segera dipublikasikan dalam waktu relatif lama, maka arsip tersebut

mempunyai masa simpan yang relatif lama pula


12/21

e. Nilai guna peroranganArsip ini mengandung nilai guna bermacam-macam, yakni memiliki nilai

guna lainnya seperti nilai guna administrasi dan hukum.

Arsip yang bernilai guna perorangan jangka waktunya cukup lama, bahkan

ada yang permanen. Contohnya akte kelahiran, surat nikah, dan sebagainya.

2. Nilai guna sekunderNilai guna sekunder meliputi nilai guna kebuktian dan nilai guna

informasional.

a. Nilai guna kebuktianNilai guna ini mengandung kebenaran yang menjelaskan tentang bukti-

bukti keberadaan suatu organisassi beserta fungsi-fungsinya. Arsip ini

memberikan penjelasan tentang aspek-aspek penting suatu organisasi seperti:

a. asal-usul organisasib. perubahan serta perkembangannyac. peranan administrasinya dan peranan operasionalnyad. kebijakan, fungsi-fungsi, prosedure. dan aktivitas lainnya

Semua arsip yang memiliki nilai guna kebuktian harus disimpan secara

permanen, karena arsip ini sangat penting bagi ilmuan yang bergerak dalam

bidang administrasi, sejarah, dan ilmu sosial lainnya.

b. Nilai guna informasionalNilai guna informasional adalah nilai guna yang berkaitan dengan

informasi yang terkandung di dalam arsip, untuk kegunaan berbagai kepentingan

nasional, baik menyangkut penelitian maupun sejarah tanpa dikaitkan denganorang, badan usaha, tempat, benda, peristiwa, atau gejala. Nilai guna informasi

antara lain tentang hal-hal berikut ini.

orang dan badan usaha benda tempat gejala (fenomena)


13/21

Menurut Vernon B. Santen, arsip mempunyai nilai guna dengan singkatan

ALFRED

A = Administrasi (nilai administrasi)

B = Legal Value (nilai hukum)

F = Fiscal value (nilai keuangan)

R = Research value (nilai penelitian)

E = Education value (nilai pendidikan)

D = Documentation Value (nilai dokumentasi)

E. Metode Penyusutan dan Angka Pemakaian akhirPenyusutan adalah salah satu konsekuensi akibat dari penggunaan aktiva

tetap. Di mana aktiva tetap akan cenderung mengalami penurunan fungsi.

Pengertian penyusutan menurut penalaran umum adalah cadangan yang akan

diperuntukan untuk membeli aktiva baru guna menggantikan aktiva lama yang

tidak produktif. Sedangkan pengertian menurut akuntansi, penyusutan adalah

pengalokasian harga perolehan aktiva tetap ke dalam harga pokok produksi, atau

biaya operasional yang disebabkan penggunaan aktiva tetap tersebut.

Aktiva tetap akan mengalami penyusutan dari suatu periode ke periode

berikutnya, jadi nilai kegunaan dari aktiva tetap akan terus berkurang dari suatu

periode ke periode berikutnya, kecuali tanah. Misalnya adalah mesin yang dibeli

untuk ektivitas operasi perusahaan seharga 12.000.000 dan setelah 6 tahun ke

depan nilai dari mesin tersebut mengalami penyusutan menjadi Rp. 7.000.000.

Dalam suatu periode tertentu apabila sudah digunakan atau dimanfaatkan

maka nilai aktiva tetap akan mengalami penurunan. Aktiva tetap yang nilainya

tidak akan berkurang, bahkan nilainya cenderung bertambah atau semakin tinggiadalah tanah. Seiring dengan bertambahnya waktu, nilai dari sebidang tanah akan

mengalami penambahan atau semakin tinggi.

Penyusutan aktiva tetap terjadi karena berkurangnya nilai kegunaan dari

aktiva tetap yang disebabkan karena adanya pemakaian aktiva tetap tersebut.

Penyusutan dikenal juga dengan istilah depresiasi yaitu pengalokasian aktiva tetap

yang disebabkan adanya penurunan nilai dari aktiva tetap tersebut. Ada beberapa

metode yang dapat digunakan untuk mengetahui besarnya penyusutan atau


14/21

depresiasi, diantaranya metode metode garis lurus, metode jumlah angka tahun,

metode menurun berganda, metode satuan jam kerja dan metode satuan hasil

produksi.

Sebelum membahas lebih lanjut mengenai metode penyusutan aktiva tetap,

sebaiknya Anda pahami dulu beberapa istilah berikut ini:

1. Harga perolehan (harga barang + biaya-biaya yang menyertainya)2. Harga buku aktiva tetap (harga perolehan akumulasi penyusutan aktiva

tetap)

3. Nilai residu disebut juga dengan nilai sisa yaitu perkiraan nilai aktiva tetapsetelah dipakai sesuai umur ekonomisnya.

4. Umur ekonomis adalah batas waktu penggunaan barang atau perkiraanusia barang.

Beberapa istilah di atas akan mempermudah dalam memahami metode

penyusunan aktiva tetap. Berikut penjelasan dan pembahasan beeberapa jenis

metode penyusutan aktiva tetap:

Metode Penyusutan Aktiva Tetap Garis Lurus

Istilah lain dari metode garis lurus adalah straigt line method, di dalam

metode ini beban penyusutan aktiva tetap pertahunnya akan sama sampai akhir

umur ekonomis aktiva tetap tersebut.

Rumusnya:Rumusnya:

Penyusutan = Harga perolehan - nilai residu

-----------------------------------

umur ekonomis

Dapat juga dicari dengan cara lain:

Menghitung tarif penyusutan tiap tahunTarif penyusutan = 100 %

-----------------

umur ekonomis

Menghitung beban penyusutan tiap tahun


15/21

Beban penyusutan = tarif penyusutan x (harga perolehannilai residu)

Menghitung nilai buku aktiva tetapHarga buku aktiva tetap = harga perolehan

akumulasi penyusutan

Metode Penyusutan Aktiva Tetap Menurun Ganda

Istilah lain dari metode ini adalah Double Declining Balance Methode. Di

dalam metode ini, penyusutan aktiva tetap dapat ditentukan melalui persentase

tertentu yang dicari dari harga buku pada tahun bersangkutan. Untuk menghitung

persentase penyusutan dapat diperoleh dengan mengalikan persentase penyusutan

yang diperoleh dengan metode garis lurus dikalikan angka 2. Jadi besarnya

persentase penyusutan 2 kali dari persentase atau tarif penyusutan metode garis

lurus.

Rumus:

Penyusutan = [2 x (100% : umur ekonomis)] x harga buku aktiva tetap.

Metode Penyusutan Aktiva Tetap Jumlah Angka Tahun

Istilah dari metode ini adalah sum of the years digit method, besarnya

penyusutan aktiva tetap berdasarkan metode jumlah angka tahun mengalami

penurunan jumlah tiap tahunnya.

Rumus:

Penyusutan= sisa umur penggunaan

---------------------------- x (harga perolehan - nilai residu)

jumlah angka tahun

Keterangannya:

Sisa umur penggunaan diperoleh = semisal umur ekonomisnya adalah 5tahun, maka untuk tahun pertama sisa umur penggunaan berjumlah 5 (lima),

sedangkan tahun kedua berjumlah 4 (empat), dan begitu seterusnya.


16/21

Jumlah angka tahun diperoleh = semisal umur ekonomisnya adalah 5 tahun,maka perhitungan jumlah angka tahunnya 1+2+3+4+5=15

Harga buku aktiva = harga perolehan dikurangi nilai residu

Metode Penyusutan Aktiva Tetap Satuan Jam Kerja

Istilah lainnya adalah Service Hours Method, penetapan beban penyusutan aktiva

tetap dalam metode ini di dasarkan pada jam kerja yang bisa dicapai dalam

periode yang bersangkutan.

Rumus:

Beban penyusutan per tahun = jam kerja yang dapat dicapai x tarif penyusutantiap jam

Tarif penyusutan per jam = (harga perolehan - nilai residu) / jumlah total jamkerja penggunaan aktiva

Metode Penyusutan Aktiva Tetap Satuan Hasil Produksi

Istilah lainnya adalah Productive Output Method. Di dalam metode ini

penetapan beban penyusutan aktiva tetap didasarkan pada jumlah satuan produk

yang dihasilkan pada periode yang bersangkutan.

Rumus:

Beban penyusutan per tahun= jumlah satuan produk yang dihasilkan x tarifpenyusutan per produk

Tarif penyusutan per satuan produk = (harga perolehan nilai residu) / jumlahtotal produk yang dihasilkan.

Angka Pemakaian ArsipAngka pemakaian akhir adalah bernilai tidaknya arsip di samping dapat

diukur dari angka kecermatan dan jangka waktu penemuan kembali, dapat pula

diukur dari angka pemakaian, yaitu angka persentase sebagai perbandingan antara


17/21

jumlah permintaan warkat untuk dipakai kembali dengan jumlah seluruh warkat

dalam arsip.

Rumus:

Angka pemakaian = Jumlah permintaan arsip x 100%

Jumlah seluruh arsip

Angka Kecermatan ArsipAngka kecermatan adalah angka perbandingan antara jumlah warkat yang

tidak diketemukan (WTK) dengan jumlah warkat yang diketemukan (WK).angka

perbandingan tersebut dinyatakan denga prosentase dengan rumus sebagaiberikut:

Keterangan:

AK : Angka Kecermatan

WTK : Arsip yang tidak diketemukan

WK : Arsip yang diketemukan

Apabila Angka Kecermatan = 3% berarti penyelenggaraan penyimpanan

dan penemuan kembali arsip berada pada titik batas. Apabila Angka Kecermatan

> 3% berarti sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang digunakan

perlu ditinjau kembali untuk diadakan penyempurnaan lebih lanjut.Apabila Angka

Kecermatan < 3% berarti sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang

digunakan oleh organisasi yang bersangkutan sudah cukup baik.

Jadi, apabila Angka Kecermatan arsip menunjukkan prosentase yang

semakin tinggi, berarti sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip kurang

baik. Sebaliknya jika kecermatan menunjukkan prosentase yang semakin rendah,

berartisistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip sudah cukup baik.


18/21

F. Pelaksanaan PenyusutanPenyusutan arsip menganut asas sentralisasi dalam kebijakan dan

desentralisasi dalam pelaksanaan. Melalui asas tersebut dimungkinkan adanya

penyusutan arsip yang dilaksanakan secara terpusat, namun tidak menutup

kemungkinan dilakukan di daerah/kantor cabang.

Dengan adanya azas ini dapat dipetik beberapa manfaat pelaksanaan

penyusutan, yakni:

1. Adanya keseragaman persepsi terhadap jenis dan lamanya masa simpanarsip yang akan disusutkan baik di pusat maupun di daerah.

2. Untuk menjaga kehati-hatian terhadap pelaksanaan penyusutan arsip,sangat diperlukan adanya koordinasi dengan badan-badan atau lembaga-

lembaga yang berkaitan, yang tempat kedudukannya di pusat, seperti

BEPEKA, Arsip Nasional, BKN dan kementerian yang terkait.

3. Menghemat biaya pengiriman arsip-arsip yang akan dimusnahkan.

Pelaksanaan penyusutan arsip

1. Pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah kepada unit kearsipaninstansi/lembaga/organisasi terkait

2. Kegiatannya meliputi: Penyeleksian arsip inaktif oleh unit pengolah; Pengelompokan arsip tersebut secara lengkap dalam bentuk seri,

rubrik, atau dosier;

Pembuatan daftar pertelaan; dan Pelaksanaan pemindahan arsip dinamis inaktif kepada unit kearsipan,

disertai dengan berita acara pemindahannya dalam daftar pertelaan.

Penyerahan arsip inaktif dari unit kearsipan instansi/lembaga/ organisasikepada kantor arsip nasional/daerah

1. Penyerahan arsip ini dikhususkan bagi arsip-arsip yang mempunyai jadwalretensi 10 tahun lebih atau kurang dari 10 tahun tetapi menurut jadwal retensi

harus disimpan permanen, atau arsip yang berdasarkan penilaian harus

diperpanjang penyimpanannya.


19/21

2. Pemindahan arsip dari unit kearsipan ke kantor arsip nasional/daerahdilaksanakan sekurang-kurangnya dua tahun sekali atas izin dari pimpinan

instansi/lembaga/organisasi yang bertalian.

3. Kegiatan penyerahan arsip inaktif pada unit kearsipan antara lain: Pengecekan arsip-arsip yang dipindahkan oleh unit pengolah, disesuaikan

dengandaftar pertelaan;

Pengecekan kelengkapan berkas dan penyempurnaan penyusunan bentuk,seri, rubrik atau dosier;

Membuat daftar pertelaan sekaligus dengan deskripsi/gambaran arsipnyasecara lengkap;

Melakukan penyampulan pada arsip-arsip yang masa simpannya lebihdari tiga tahun;

Melakukan perawatan/pemeliharaan arsip-arsip tersebut selama beadapada unit kearsipan;

Setiap dua tahun melakukan penyeleksian arsip inaktif yang akandipindahkan ke kantor arsip nasional/daerah;

Rencana pemindahan arsip inaktif ini terlebih dahulu dikonsultasikan dandikoordinasikan dengan kantor nasional/daerah.


20/21


21/21

Documents

Makala ANDALAN