Management Information Systems

BAB 6Model SistemModel Sistem

MANAGEMENT INFORMATION SYSTEMS 8/ERaymond McLeod, Jr. and George Schell

Copyright 2001 Prentice-Hall, Inc. 6-1

4 Jenis Model4 Jenis Model1) Model Phisik1) Model Phisik

– Penggambaran entitas dalam bentuk tiga Penggambaran entitas dalam bentuk tiga dimensidimensi

2) Model Naratif2) Model Naratif– Secara lisan maupun tulisanSecara lisan maupun tulisan

3) Model Grafik3) Model Grafik– Abstraksi dari garis, simbol maupun bentukAbstraksi dari garis, simbol maupun bentuk

4) Model Matematik4) Model Matematik– PersamaanPersamaan

EOQ = 2PS

M 6-2

Biaya

Jumlah Pesanan

0EOQ

Total cost

Maintenance cost

Purchasing cost

Model Grafik dariModel Grafik dari Economic Order Quantity ConceptEconomic Order Quantity Concept

6-3

A. A FlowchartA. A Flowchart

Sales Sales OrdersOrders

Sales Sales Orders Orders ReportReport



Edit Sales

Orders

Enter Sales Order Data

Prepare Sales Order Report

Sales Order History

File

B. A Data Flow DiagramB. A Data Flow Diagram

Customers

1.1.

2.2.

3.3.


Sales Sales Order Order DataData

Sales Sales Order Order ReportReport

Enter Sales Enter Sales OrdersOrders

Edit Sales Edit Sales OrdersOrders

1. Edit Sales

Orders2. Enter Sales Order Data

3. Prepare

Sales Order Report

Sales Order History File

Sales Manager

6-4

Kegunaan ModelKegunaan Model

Ke 4 model mempermudah pemahaman dan Ke 4 model mempermudah pemahaman dan komunikasikomunikasi

Model matematik menyediakan Model matematik menyediakan kemampuan prediksikemampuan prediksi

6-5

Model Sistem UmumModel Sistem Umum

diagram grafik disertai narasi diagram grafik disertai narasi menggambarkan organisasi secara umum menggambarkan organisasi secara umum dengan kerangka kerja sistem dengan kerangka kerja sistem

Sistem FisikSistem Fisik– Arus MaterialArus Material– Arus PersonilArus Personil– Arus MesinArus Mesin– Arus UangArus Uang

6-6

TransformationProcess

Sistem Fisik PerusahaanSistem Fisik Perusahaan

Input Resources

OutputResources

Boundary of the Firm

6-7

Sistem KonseptualSistem Konseptual

Sistem Lingkaran TerbukaSistem Lingkaran Terbuka

Sistem Lingkaran TertutupSistem Lingkaran Tertutup

Pengendalian ManajemenPengendalian Manajemen

Pengolahan InformasiPengolahan Informasi

6-8


ControlMechanism

InputResources

OutputResources

Sistem Lingkaran TertutupSistem Lingkaran Tertutup

Feedback Feedback

6-9

Management


InputResources

OutputResources

Information Information

Sistem Pengendalian ManajemenSistem Pengendalian Manajemen

6-10

Laporan Penjualan Laporan Penjualan

Year-to-Date % of TotalItem Number Item Description Sales Volume Year-to-Date Sales

400293 BRAKE PIPE $1,702.93 .068 319421 DOOR HANDLE GASKET 1,624.00 .065 786402 CLUTCH DRIVEN PLATE 1,403.97 .056 190796 CARPET SNAP 1,102.00 .044 001007 SPARK PLUG 1,010.79 .040 739792 HOSE CLIP 949.20 .038 722210 RUBBER PLUG 946.73 .038 410615 UPPER DOOR HINGE 938.40 .038 963214 REAR TUBE SHOCK 922.19 .037 000123 NEEDLE VALVE 919.26 .037

Totals $11,519.47 .461 6-11

Informasi dari Seluruh Informasi dari Seluruh Elemen Sistem FisikElemen Sistem Fisik

Management


OutputResources

Input Resources

InformationInformation InformationInformation

6-12

Laporan Analisis PemasokLaporan Analisis Pemasok

Item Number: Item Number: 410615410615Item Description: Item Description: Upper Door HingeUpper Door Hinge

SUPPLIERSUPPLIER LASTLAST UNITUNIT DAYS TO PCT.DAYS TO PCT.NUMBER NAMENUMBER NAME DATEDATE P.O. # QTY.P.O. # QTY. PRICEPRICE RECEIPT REJECTSRECEIPT REJECTS

30623062 CARTERCARTER 7/127/12 1048-10 3601048-10 360 $8.75$8.75 12 .00 12 .00 & SONS& SONS

41894189 PACIFICPACIFIC 4/134/13 962-10 350 9.10 08 .02 962-10 350 9.10 08 .02 MACHININGMACHINING

0140 0140 A.B.A.B. 1/041/04 550-10 550-10 350 8.12 350 8.12 03 03 .00 .00 MERRILMERRIL

21112111 BAY AREA BAY AREA 8/198/19 1196-10 1196-10 360 360 11.60 11.60 19 .04 19 .04

6-13

Laporan Status Pekerjaan Menyediakan Laporan Status Pekerjaan Menyediakan Informasi tentang Proses TransformasiInformasi tentang Proses Transformasi

Job Number: Job Number: 84-18284-182Customer: Customer: Wankel AutomotiveWankel Automotive

CURRENT STATUSCURRENT STATUSStep 4-weld supports to frameStep 4-weld supports to frameDepartment 410-WeldingDepartment 410-WeldingDate and Time Begun-10/8; 10:15ADate and Time Begun-10/8; 10:15AProjected Job Completion-10/14; 9:30AProjected Job Completion-10/14; 9:30A

NEXT PROCESSNEXT PROCESS

•Step 5-paint frameStep 5-paint frame•Department 632-PaintDepartment 632-Paint 6-14

Management Information Processor

Output Resources

InputResources


Data

Transformation Process

Pengolah Informasi Pengolah Informasi Mengubah Data menjadi InformasiMengubah Data menjadi Informasi

6-15

Sistem Konseptual Sistem Konseptual (lanjutan)(lanjutan)

Dimensi-dimensi InformasiDimensi-dimensi Informasi– RelevansiRelevansi– AkurasiAkurasi– Ketepatan WaktuKetepatan Waktu– KelengkapanKelengkapan

Kelebihan Informasi called ‘Information Overload’

6-16

Perbandingan Standar dan Perbandingan Standar dan TujuanTujuan

StandardStandard– Mengukur kinerja aktualMengukur kinerja aktual– Biasanya menggunakan Biasanya menggunakan

terminologi spesifikterminologi spesifik– Menggunakan Menggunakan

Pengendalian SistemPengendalian Sistem– Terdiri dariTerdiri dari

» ManajemenManajemen» Pengolah InformasiPengolah Informasi» StandardStandard

TujuanTujuan– Ssaran keseluruhan Ssaran keseluruhan

yang harus dicapaiyang harus dicapai

– Sistem memiliki satu Sistem memiliki satu atau lebih tujuan atau lebih tujuan

6-17

Perbandingan antara Standard dan TujuanPerbandingan antara Standard dan TujuanObjectivesObjectives Standards of Performance Standards of Performance

Mencapai vol penjualan tahunan sekitar $25 millionMencapai vol penjualan tahunan sekitar $25 million

Mempertahankan 20% pangsa pasarMempertahankan 20% pangsa pasar

Mempertahankan tingkat pertumbuhan 15%Mempertahankan tingkat pertumbuhan 15%

Pay dividends to stockholders each quarterPay dividends to stockholders each quarter

Maintain the price of the firm’s common stock above Maintain the price of the firm’s common stock above $85 per share$85 per share

Realize an after-tax profit of 15% of salesRealize an after-tax profit of 15% of sales

Maintain a record of accident-free daysMaintain a record of accident-free days

Keep employee turnover below 10%Keep employee turnover below 10%

Invest in a minimum of 15% of sales revenue in research Invest in a minimum of 15% of sales revenue in research and developmentand development

Achieve stockout on no more than 2% of the items in Achieve stockout on no more than 2% of the items in inventory during the yearinventory during the year

Keep the number of backorders to less than 5% of all Keep the number of backorders to less than 5% of all orders processedorders processed

Have no plant shutdowns due to unavailable materialsHave no plant shutdowns due to unavailable materialsHave no legal actions filed against the firm by Have no legal actions filed against the firm by customers, suppliers, and the governmentcustomers, suppliers, and the government

Memenuhi kebutuhan Memenuhi kebutuhan pelangganpelanggan

Produce a return Produce a return on investment for on investment for the ownersthe owners

Operate efficientlyOperate efficiently

Invest in the futureInvest in the future

Develop sources Develop sources of supplyof supply

Operate ethicallyOperate ethically6-18

OutputResources

InputResources

ManagementInformationProcessor


Standards


Data

Standard Kinerja untuk Manajemen danStandard Kinerja untuk Manajemen danPengolah InformasiPengolah Informasi

6-19

Management by exceptionManagement by exception– Mengkombinasikan antara output Informasi Mengkombinasikan antara output Informasi

dari pengolah informasi dengan standarddari pengolah informasi dengan standard– Manajer terlibat dalam aktifitas hanya jika Manajer terlibat dalam aktifitas hanya jika

aktifitas itu menyimpangaktifitas itu menyimpang– Kapasitas manajer ditentukan oleh CBISKapasitas manajer ditentukan oleh CBIS

6-20

Faktor Penentu KeberhasilanFaktor Penentu Keberhasilan(Critical Success Factor)(Critical Success Factor)

– Aktifitas Perusahaan yang berpengaruh kuat Aktifitas Perusahaan yang berpengaruh kuat pada kemampuan perusahaan untuk mencapai pada kemampuan perusahaan untuk mencapai tujuantujuan

– Biasanya memiliki beberapa CSFBiasanya memiliki beberapa CSF– CSF berfokus perhatian apada sebagian operasi CSF berfokus perhatian apada sebagian operasi

perusahaan dari pada keseluruhanperusahaan dari pada keseluruhan

6-21

Standards

ManagementInformation Processor

OutputResources


InputResources

Data

InformationDecisions

Changes are Made in the Changes are Made in the Physical System Through the Physical System Through the

Decision FlowDecision Flow

6-22

Arus KeputusanArus Keputusan

– Data berubah menjadi informasi oleh Pengolah Data berubah menjadi informasi oleh Pengolah Informasi Informasi

– Manajer dan pengolah informasi mengubah Manajer dan pengolah informasi mengubah informasi menjadi keputusaninformasi menjadi keputusan

6-23

Model Umum Sistem PerusahaanModel Umum Sistem Perusahaan

Standards

Management Information Processor

OutputResources


InputResources

Data

InformationDecisions

Environment

PhysicalResources Physical

Resources

Informationand Data

6-24

Model Sistem Umum Model Sistem Umum Dalam konteksDalam konteks

Membantu penyesuaian perusahaanMembantu penyesuaian perusahaan Meningkatkan stabilitas perusahaanMeningkatkan stabilitas perusahaan Memberi gambaran tentang apa yang akan Memberi gambaran tentang apa yang akan

dicapaidicapai

6-25

Problem – Baik dan BurukProblem – Baik dan BurukProblem – Baik dan BurukProblem – Baik dan Buruk

Pemecahan MasalahPemecahan Masalah– Menghindari kerugianMenghindari kerugian– Memanfaatkan peluang keuntunganMemanfaatkan peluang keuntungan

Pengambilan KeputusanPengambilan Keputusan– tindakan memilih strategi atau aksi yang tindakan memilih strategi atau aksi yang

manajer yakini untuk memberi solusi terbaikmanajer yakini untuk memberi solusi terbaik

6-26

Elemen-elemen Pemecahan Elemen-elemen Pemecahan MasalahMasalah

Elemen-elemen Pemecahan Elemen-elemen Pemecahan MasalahMasalah

Kondisi yang diharapkanKondisi yang diharapkan Kondisi yang AdaKondisi yang Ada Batasan-batasanBatasan-batasan

– Internal – terbatasnya sumber dayaInternal – terbatasnya sumber daya– Lingkungan – tekanan dari berbagai lingkunganLingkungan – tekanan dari berbagai lingkungan

} Beda = Kriteria Solusi

6-27

Problem

Standards

Information

Problemsolver

(manager)

Solution

Alternatesolutions

Constraints

Desired state

Current state

Elements of the conceptual system

Elements of the Problem-Solving

Process

Elements of the Problem-Solving

Process

6-28

Problem vs GejalaProblem vs GejalaProblem vs GejalaProblem vs Gejala

PerbedaanPerbedaan– Gejala adalah hasil dari problemGejala adalah hasil dari problem– Problem menyebabkan masalahProblem menyebabkan masalah– Jika problem is diatasi gejala akan hilang ,tetapi Jika problem is diatasi gejala akan hilang ,tetapi

tidak sebaliknya tidak sebaliknya

6-29

Struktur MasalahStruktur MasalahStruktur MasalahStruktur Masalah Terstruktur Terstruktur

– Elemen dan hubungan antar elemen dipahami oleh Elemen dan hubungan antar elemen dipahami oleh pemecah masalahpemecah masalah

Tidak terstrukturTidak terstruktur– Kebalikan dari terstruktur (tidak dipahami)Kebalikan dari terstruktur (tidak dipahami)

Semi TerstrukturSemi Terstruktur– Sebagian elemen dipahamiSebagian elemen dipahami

DSS (Sistem Pendukung Keputusan) manajer DSS (Sistem Pendukung Keputusan) manajer dan komputer saling bekerja sama untuk dan komputer saling bekerja sama untuk pemecahan masalahpemecahan masalah

6-30

Problem StrukturProblem StrukturProblem StrukturProblem Struktur

DSS DSSComputer

SolveManager

Solve

Structured Semi-structured Unstructured6-31

Pendekatan SistemPendekatan SistemPendekatan SistemPendekatan Sistem

John Dewey, 1910John Dewey, 1910

Columbia philosophy professorColumbia philosophy professor 1. Mengenali kontroversi1. Mengenali kontroversi 2. Menimbang alternatif-alternatif2. Menimbang alternatif-alternatif 3. Membentuk Penilaian3. Membentuk Penilaian

ProblemProblem

SolutionSolution

6-32

Phase I: Tahap PersiapanStep 1. View the firm as a systemStep 2. Recognize the environmental systemStep 3. Identify the firm’s subsystems

Phase II: Tahap DefinisiStep 4. Proceed from a system to a subsystem levelStep 5. Analyze system parts in a certain sequence

Phase III: Tahap SolusiStep 6. Identify the alternative solutionsStep 7. Evaluate the alternative solutionsStep 8. Select the best solutionStep 9. Implement the solutionStep 10. Follow up to ensure that the solution is effective

Tahap Pendekatan Sistem

Keputusan dibuat pada tahap Definisi dan Solusi 6-33

Tahap PersiapanTahap PersiapanTahap PersiapanTahap Persiapan Step 1Step 1 Memandang Perusahaan sebagai Memandang Perusahaan sebagai

sistemsistem

Step 2Step 2 Mengenali Lingkungan SistemMengenali Lingkungan Sistem

Step 3 Step 3 Mengidentifikasi SubsistemMengidentifikasi Subsistem– Area BisnisArea Bisnis– Tingkat ManajemenTingkat Manajemen– Aliran SumberdayaAliran Sumberdaya

Step dapat dilakukan berurutan atau tidak bahkan dapat bersamaan 6-34

Pendekatan Sistem untuk Pengambilan Pendekatan Sistem untuk Pengambilan KeputusnKeputusn

Tahap Tahap DefinisiDefinisi

Tahap Tahap SolusiSolusi

PHASEPHASE STEPSTEP DECISIONDECISION

4. 4. Proceed from a system Proceed from a system to a subsystem level.to a subsystem level.

5. 5. Analyze system parts in a Analyze system parts in a certain sequence.certain sequence.

6. 6. Identify alternative Identify alternative solutions.solutions.

7. 7. Evaluate the alternative Evaluate the alternative solutions.solutions.

8. 8. Select the best solution.Select the best solution.

9. 9. Implement the solution.Implement the solution.

10. 10. Follow up to ensure that Follow up to ensure that the solution is effective.the solution is effective.

Where is the problem?Do new data need to be gathered, or do data already exist?How will data be gathered?What is causing the problem?How many alternatives should be identified?Are these alternatives feasible?Which criteria should be used?How does each alternative measure up to each criterion?Do all criterion have equal weight?Is there enough information to make a selection?Which alternative measures up best to the criteria?When should this solution be implemented?How should the solution be implemented?Who should perform the evaluation?How well is the solution meeting the objectives? 6-35

Marketing Subsystem Manufacturing Subsystem Finance Subsystem

President

Fungsi Area sebagai Subsistem

Human Resources Subsystem

Information Services Subsystem

6-36

Pemicu pada Tahap DefinisiPemicu pada Tahap DefinisiPemicu pada Tahap DefinisiPemicu pada Tahap Definisi

Pemicu dapat berupa:Pemicu dapat berupa:

1.1. Suatu aksiSuatu aksi

2.2. WaktuWaktu

3. Dari dalam Perusahaan atau lingkungan3. Dari dalam Perusahaan atau lingkungan

6-37

Tahap DefinisiTahap DefinisiTahap DefinisiTahap Definisi Step 4: Bergerak dari Sistem ke Sub SistemStep 4: Bergerak dari Sistem ke Sub Sistem

– Tiap tingkat adalah sistemTiap tingkat adalah sistem– Apakah subsistem berhubungan dengan area Apakah subsistem berhubungan dengan area

fungsional?fungsional?– Apakah subsistem perlu di ‘break down’ lagi?Apakah subsistem perlu di ‘break down’ lagi?

6-38

Step 5: Menganalisa Bagian-bagian sistem Step 5: Menganalisa Bagian-bagian sistem menjadi suatu urutan:menjadi suatu urutan:1. Mengevaluasi Standard, harus valid, realistis, 1. Mengevaluasi Standard, harus valid, realistis,

dipahami, dan terukur dipahami, dan terukur

2. Membandingkan output sistem dengan standar2. Membandingkan output sistem dengan standar

3. Mengevaluasi Manajemen3. Mengevaluasi Manajemen

4. Mengevaluasi Pemroses Informasi4. Mengevaluasi Pemroses Informasi

5. Mengevaluasi Input dan Sumberdaya Input5. Mengevaluasi Input dan Sumberdaya Input

6. Mengevaluasi Proses Transformasi6. Mengevaluasi Proses Transformasi

7. Mengevaluasi Sumberdaya Output7. Mengevaluasi Sumberdaya Output

6-39

1.1.StandardsStandards

3.3.ManagementManagement

4.4.Information Information processorprocessor

5.5. Input Input resourcesresources

6.6.TransformationTransformation

processesprocesses

7.7.OutputOutput

resourcesresources

2.2.OutputsOutputs

Tiap Bagian dari Sistem Dianalisa Sesuai UrutanTiap Bagian dari Sistem Dianalisa Sesuai Urutan

++Inputs.Inputs.

6-40

Tahap PemecahanTahap PemecahanTahap PemecahanTahap Pemecahan Step 6: Mengidentifikasi Berbagai Alternatif SolusiStep 6: Mengidentifikasi Berbagai Alternatif Solusi

– Temukan berbagai cara Solusi :Temukan berbagai cara Solusi :» Brainstorming/ Tukar PikiranBrainstorming/ Tukar Pikiran

» Joint Application Design (JAD) session/ Rancangan Aplikasi Joint Application Design (JAD) session/ Rancangan Aplikasi BersamaBersama

Step 7: Mengevaluasi Alternatif solusiStep 7: Mengevaluasi Alternatif solusi Step 8: Memilih Solusi TerbaikStep 8: Memilih Solusi Terbaik

» AnalisisAnalisis

» PenilaianPenilaian

» Tawar MenawarTawar Menawar

6-41

Step 9: Implementasi SolusiStep 9: Implementasi Solusi

Step 10: Menindaklanjuti untuk memastikan Step 10: Menindaklanjuti untuk memastikan solusi tersebut efektifsolusi tersebut efektif

6-42

Model Integrated Pendekatan SistemModel Integrated Pendekatan Sistem

Solution EffortSolution Effort6. Identify alternative solutions6. Identify alternative solutions7. Evaluate the alternative solutions7. Evaluate the alternative solutions8. Select the best solution8. Select the best solution9. Implement the solution9. Implement the solution10. Follow-up to ensure solution is effective10. Follow-up to ensure solution is effective

Definition EffortDefinition Effort4. Proceed from a system to a 4. Proceed from a system to a

subsystem levelsubsystem level5. Analyze system parts in a certain 5. Analyze system parts in a certain

sequencesequence

6-43

Review Pendekatan Review Pendekatan SistemSistem

Integrasikan setiap step dari sistem adalah kegiatan Integrasikan setiap step dari sistem adalah kegiatan manajerialmanajerial

Persiapan manajerial merupakan poin awal yang Persiapan manajerial merupakan poin awal yang baikbaik

Manager mengidentifikasi masalah pada area Manager mengidentifikasi masalah pada area fungsionalfungsional– Tahap DefinisiTahap Definisi

Manajer mencari solusiManajer mencari solusi– Tahap SolusiTahap Solusi

6-44

IkhtisarIkhtisar

Model adalah abstraksi dari RealitasModel adalah abstraksi dari Realitas– Ada 4 macam modelAda 4 macam model

– Model Sistem UmumModel Sistem Umum Sistem FisikSistem Fisik Sistem KonseptualSistem Konseptual Pemroses InformasiPemroses Informasi

– KomputerKomputer

– NonkomputerNonkomputer6-45

Ikhtisar [lanjutan.]Ikhtisar [lanjutan.]

Management by exceptionManagement by exception Pemecahan Masalah ManajerialPemecahan Masalah Manajerial Klasifikasi MasalahKlasifikasi Masalah

– TerstrukturTerstruktur– Tidak terstrukturTidak terstruktur

Menggunakan Pendekatan SistemMenggunakan Pendekatan Sistem

6-46

Documents

Management Information Systems