manajemendokumenperusahaan1

5/23/2018 manajemendokumenperusahaan1

1/65

Manajemen Dokumen PerusahaanDisiapkan oleh

Fuad Gani, SS.MA.

The corporate archives are the repository of the corporate memory, preserving documents

that are needed for administrative, legal, fiscal purposes and can be used for strategic

planning, advertising, public relations, research and development, and litigation support.(Marcy G. Goldstein)

Sistem Analisa

Analisa sistem adalah sebuah metode untuk memahami hubungan antar komponen

dan bagian yang berdiri sendiri pada suatu organisasi yang mempunyai dampak pada

operasi organisasi yang menyangkut efektifitas dan efesiensinya. Suatu sistem adalah

sebuah kelompok yang terdiri dari bagian-bagian yang saling berhubungan yang

bekerjasama untuk mencapai sasaran dan tujuan tertentu. Dengan demikian dalam

suatu sitem terlihat adanya saling ketergantuingan antara bagian-bagian yang ada.

Ada (lima) bagian umum pada sebuah model sistem yaitu!

". Input. Sistem berhubungan dengan faktor internal dan eksternal. #aktor internal

meliputi anggaran$ pelanggan$ peralatan$ informasi$ persyaratan hukum dan

peraturan$ dan keberadaan staf. Sedangan faktor eksternal terdiri dari kondisi

ekonomi$ fisik$ politik dan sosial%

&. Proses. Sistem mengolah sumberdaya dan merubahnya melalui proses menjadi

sebuah produk%

'. Output. Sistem mengirim produk tersebut ke lingkungannya%

. Umpan balik. Sistem mendapatkan informasi dari lingkungan yang

membantunya mengatur mendapatkan sumberdaya dan kegiatan sistem lainnya%

. Outcome. utput mempunyai dampak internal dan eksternal pada

lingkungannya.

*nput dalam sistem manajemen dokumen adalah mencakup baik faktor internal maupun

eksternal. +orsi pemprosesan dalam sistemnya meliputi penciptaan dokumen$

pemeliharaan dan pemusnahan. Dokumen ini membentuk sebuah produk seperti

1


2/65

informasi atau laporan dimana organisasi dapat menyebarkannya untuk dipakai oleh

anggota dan pelanggannya.

Sasaran utama sistem manajemen dokumen adalah membantu efektifitas dan efesiensi

manajemen dokumen perusahaan$ memberikan staf organisasi dan juga pelanggan

informasi rele,an$ tepat aktunya dengan biaya sekecil mungkin. Sasaran ini

berhubungan dengan!

". Menyimpan dokumen yang diperlukan oleh undang-undang atau aturan

pemerintah%

&. Memelihara dokumen ,ital%

'. Menjaga dokumen yang berisi informasi tentang masa lalu organisasi%

. Memberikan dokumen yang dibutuhkan dalam kasus yang menyangkut hukum%

. Menyimpan dokumen yang dibutuhkan dalam pengambilan keputusan%

. Memenuhi kebutuhan pelanggan organisasi akan informasi yang absah.

Analisa sistem memberikan kerangka untuk memperhatikan kegiatan organisasi dan

juga mempelajari masalah yang terkait dengan efektifitas dan efesiensi. +ada analisa

sistem mencakup interaksi antar manusia dan komunikasi antar kelompok. /ujuannya

adalah melibatkan berbagai lapisan yang berbeda untuk memahami masalah umum

yanga ada dan mencari pemecahannya.

Analisa sistem mengajarkan anggota organisasi untuk menerima perubahan baik

terencana maupun tidak. +erubahan tersebut dapat dapat menyangkut perubahan pada

struktur organisasi$ layanan$ program dan alokasi sumberdaya. +erubahan dipandang

sebagai sebuah pola normal dalam pertumbuhan dan perkembangan indi,idu dan juga

organisasi. +erubahan tidak secara otomatis berarti baik maupun buruk dan manajemen

dan hubungan interpersonal siap untuk memberikan fasilitas bagi terjadinya perubahan.

Dengan demikian manajemn dokumen harus mengembangkan strategi untuk

mendukung terjadinya perubahan jika ia ingin memberikan informasi yang tepat kepada

orang yang tepat$ pada aktu yang tepat dengan biaya sekecil mungkin.

Pertimbanan Administrasi

2


3/65

Memaduhkan sumberdaya manusia dan material dan menjamin baha pelaksanaan

manajemen dokumen perusahaan akan membantu pencapaian misi$ sasaran dan tujuan

organisasi adalah kegiatan utama dari administrasi Manajemen Dokumen +erusahaan.

Di samping itu kegiatan administrasi juga dimaksudkan untuk memastikan baha

sumberdaya informasi dan layanannya dapat memenuhi kebutuhan organisasi dan

anggotanya.

0ntuk dapat memberikan kontribusi yang signifikan bagi organisasi yang menjadi

payungnya$ para pelaku Manajemen Dokumen +erusahaan harus melakukan hal

sebagai berikut!

". Mengetahui sasaran organisasi dan memahami kegiatan tiap departemen

dalam kaitannya dengan pencapaian sasaran%

&. Mengidentifikasi kelompok kekuatan dalam organisasi dan penguasa

informasi untuk dapat dimanfaatkan jika dibutuhkan%

'. Mengetahui sumberdaya yang tersedia pada organisasi. Manfaat dari

pengetahuan sumberdaya organisasi adalah untuk memenangkan

persaingan dengan bagian lain untuk mendapatkan sumberdaya seperti

keuangan dan manusia%

. Mempromosikan manfaat dan pentingnya manajemen dokumen bagi

organisasi sehingga ia akan mendapat dukungan baik politis maupun moral.

1egiatan tersebut di atas menuntut manajemen dokumen untuk menyesuaikan

kebutuhan$ menegaskan sasaran yang hendak dicapai dan menunjukkan kemampuan

tinggi dalam melaksanakan pekerjaan. Di samping itu Manajemen Dokumen

+erusahaan harus siap menerima terjadinya perubahan dengan melakukan perubahan-

perubahan dalam strategi manajemennya.

Peranan Manajemen Dokumen dan Penambilan !eputusan

+embuatan keputusan merupakan aktifitas manajemen yang paling menentukan

keberhasilan organisasi untuk secara efektif mencapai tujuannya. +embuatan keputusan

mempunyai tiga aspek penting yaitu!

". proses pembuatan keputusan%

3


4/65

&. pembuat keputusan dan

'. keputusan itu sendiri.

+embuatan keputusan bertujuan untuk mempengaruhi pertimbangan nilai yang dimiliki

oleh orang lain. +roses pembuatan keputusan pada utamanya adalah merubah

informasi menjadi tindakan. Dengan demikian dalam proses pembuatan keputusan

melibatkan kegiatan pengumpulan$ penganalisaan$ dan pelaporan informasi untuk

mencapai tujuan tertentu. +ada proses pembuatan keputusan$ peranan manajemen

dokumen terlihat strategis yaitu menjadikan beragam sumber daya informasi dan

temuan penelitian menjadi rencana tindakan yang koheren yaitu konsisten dan mudah

direalisasikan.

Selama ini pembuatan keputusan di banyak organisasi dilakukan secara sederhana

dengan hanya menjelaskan situasi dimana suatu keputusan dianggap penting. Sesudah

itu keputusan diterapkan. 1eadaan ini jelas mengabaikan peran strategis yang dapat

dilakukan oleh Manajemen Dokumen +erusahaan karena proses pembuatan keputusan

tidak dilakukan sebagai mestinya atau dengan kata lain proses pembuatan keputusan

mengalami kesalahan serius. Akibatnya adalah terciptanya suatu keputusan yang tidak

efektif karena mengabaikan kehadiran sumber daya informasi baik yang berasal dari

dokumen yang telah ada di perusahaan atau dari penelitian. +roses pembuatan

keputusan yang baik membutuhkan pengumpulan$ penganalisaan dan

mengintegrasikan informasi melalui penelitian yang rutin.

/ujuan utama memberikan informasi pada pembuatan keputusan adalah!

". Mengurang ambiguitas%

&. Memberikan laporan hasil pengamatan mengenai lingkungan dimana organisasi

ini beroperasi%

'. Menilai sejarah$ keadaan sekarang dan masa yang akan datang

. Menge,aluasi proses yang berlangsung dan memantau kemajuan.

1eberadaan sistem informasi mendukung beberapa jenis pengambilan keputusan yaitu!

". 1eputusan operasional (pembuatan keputusan sehari-hari)%

4


5/65

&. 1eputusan perencanaan strategis%

'. +ertanyaan 2Apa 3ika4%

. +engecualian dan mengapa%

. +engaasan pemakaian sumberdaya.

3elas disini baha kehadiran informasi menjadi suatu yang sangat penting bagi

organisasi.

Akuntabilitas

/ekanan luar untuk meminta laporan pertanggunganjaab organisasi mengharuskan ia

mempunyai alat bukti yang kuat dan benar. Dokumen dapat dipergunakan sebagai alat

bukti yang berisi informasi mengapa suatu keputusan dibuat sesuai dengan proseduryang berlaku.

Membanun "ubunan denan Manajemen #an $ebih %ini

Meyakinkan kontribusi penting yang dapat diberikan kepada pimpinan oleh manajemen

dokumen merupakan tugas yang harus secara sistematis dan efektif dilakukan oleh para

pelaku manajemen dokumen. +ara pimpinan manajemen harus diyakini baha sistem

Manajemen Dokumen mempunyai manfaat sebagai berikut!

". Mengikuti peraturan dan undang-undang yang berlaku dalam hal

pengolahan dokumen

&. Melindungi dokumen penting atau ,ital perusahaan dari kerusakan$

kebocoran$ kehilangan atau penyalagunaan yang berdampak sangat

merugikan organisasi%

'. Mengurangi kebutuhan terhadap peralatan dan A/1

. memudahkan penemuan kembali dokumen yang diperlukan dengan

cepat dan tepat%

. Menghemat kebutuhan ruang penyimpanan.

Staf atau manajer dokumen membina hubungan kerjasama dengan tiap departemen

atau bagian dalam organisasi dan terus membuktikan baha kerjasama yang telah

5


6/65

dijalin memberikan banyak manfaat kepada kedua belah pihak. Dalam kaitannya

dengan penanganan dokumen$ pemberian tempat penyimpanan dan layanan temu

kembali misalnya adalah bentuk manfaat yang didapat oleh departemen lain dalam

kerjasamanya dengan Manajemen Dokumen +erusahaan.

3ika ada manajer yang tidak memahami program dokumen perusahaan$ pelaku

Manjemen Dokumen +erusahaan harus mengatasi ketidaktahuan ini degan

mengadakan diskusi atau presentasi mengenai program manajemen dokumen dengan

memberikan kasus-kasus yang menegambarkan kerugian dan keuntungan yang didapat

3ika menerapkan manajemen dokumen di organisasi.

Sumber Da#a Manusia

+ada sebagian besar organisasi baik yang berorientasi keuntungan maupun tidak$

Sumber Daya Manusia (SDM) adalah faktor yang paling menentukan keberhasilan

kinerja dan pencapaian organisasi dimana mereka berada. 1etergantungan pada SDM

telah menjadikan banyak organisasi menyisihkan sebagian besar anggarannya untuk

meningkatkan kemampuan mereka. +elatihan$ seminar dan pendidikan lanjutan telah

dijadikan agenda utama bagi peningkatan keterampilan staf. Sumber Daya Manusia

telah menjadi aset yang paling bernilai pada setiap organisasi. +ada saat ini kita

menyaksikan banyak perusahaan$ lembaga sadaya masyarakat mempunyai staf ataupimpinan yang berpendidikan sampai strata ' (Doktor). Mahalnya pembentukan SDM

yang tangguh dan usaha untuk mempertahankannya menjadikan organisasi sering

terpaksa 2memanjakan4 mereka. Gaji$ tunjangan$ asuransi$ jaminan kesehatan dan

pensiun yang tinggi telah menjadi ,ariabel-,ariabel tetap yang harus diberikan oleh

organisasi kepada SDM nya.

*nstitusi manajemen dokumen sebagai sebuah departemen juga tidak luput dari

perlunya keberadaan SDM yang andal. Adanya SDM yang berkualitas di bidangdokumen akan sangat mendukung keberhasilan manajemen dalam menjalankan misi

dan fungsinya dalam memberikan layanan maksimal kepada induk organisasinya.

0ntuk merealisasikan hal tersebut di atas perlu adanya suatu perubahan besar

mengenai kareteristik pengelola dokumen. +erubahan ini menuntut tidak saja biaya

6


7/65

yang tidak sedikit untuk memberikan pelatihan dan pendidikan yang berkualitas tinggi

tetapi juga perubahan mental dari pengelola dokumen itu sendiri.

Pelaku Manajemen Dokumen Paradiama &aru

+elatihan dan pendidikan di bidang manajemen dokumen akan mengantarkan pada

pemunculan paradigma baru mengenai seorang pengelola dokumen. Gambaran

kareteristik pengelola dokumen paradigma baru adalah sebagai berikut!

'. Pemasok in(ormasi(information supplier)

+ada saat ini pemahaman sebagian besar masyarakat mengenai pengelola dokumen

berkisar pada hal berikut ini!

+encatat$ penyortir$ penyampai dan penyimpan surat

+enjaga gudang kertas informasi

/akut akan perubahan dan tantangan$ bersikaf pasif$ tidak kreatif

+rofesi kelas dua (second class profession) Menjadi pengelola sering bukan

menjadi suatu cita-cita seseorang. 5anyak hal yang menyebabkan keadaan ini$

mulai dari pekerjaan yang dianggap membosankan sampai gaji yang tidak

memadai.

+ersepsi negatif masyarakat bukan tanpa alasan melihat apa yang dikerjakan dan

keadaan yang dimilki oleh para pengelola dokumen dalam kenyataan tidaklah jauh

berbeda.

+ekerjaan pengelola pada saat ini intinya masih berkisar pada pengorganisasian

iinformasi guna menjamin kemudahan penemuan kembali dan menunggu aktu

penyusutan arsip. Akti,itas ini telah menjadi rutin dan ritual yang berakibat matinya

kreatifitas.

1ontribusi pengelola bagi pencapaian misi dan tujuan organisasi terkesan minimal

terutama pada tingkat manajemen ke atas

7


8/65

0ntuk merubah citra yang tidak menguntungan ini$ perlu menambahan akti,itas

pengelola dokumen yaitu mengorganisasi$ menganalisa$ mensarikan dan

mempresentasikan informasi yang terdapat pada dokumen untuk digunakan manajemen

dalam pengambilan keputusan.

1emampuan menyediakan informasi yang tepat$ akurat$ rele,an$ dan cepat yang

diperlukan pihak manajemen menuntut seorang pengelola untuk mempunyai

keterampilan dan pemahaman!

". 6ilai dan dampak informasi bagi organisasi

&. 1ebutuhan informasi manajemen

'. 5entuk kemasan informasi yang tepat bagi organisasi

. Akti,itas manajemen

Dengan demikian arsiparis dapat menjadi pemasok informasi yang berperan strategis

dan signifikan dalam menunjang perencanaan dan operasional institusi.

). %erampil %eknoloi In(ormasi

+enerapan teknologi informasi di hampir semua lini kegiatan organisasi tak dapat

dihindarkan dan telah menjadi suatu keharusan dalam rangka memenangkan hati

pelanggan dan mengalahkan pesaing.

1eberadaan dan pemakaian komputer untuk menyimpan menciptakan$ menyimpan$

menemukan kembali dan menyebarkan informasi organisasi yang cepat dan tepat

mendorong terciptanya dokumen dalam bentuk media baru seperti disket$ hard disk$

7ompact Disc. Disamping itu layanan n-line informasi telah menjadi ciri utama

manajemen kantor modern.

+erkembangan ini telah memberikan dampak besar bagi pengelola dokumen dalam

memperlakukan media baru dan layanan on-lineinformasi dengan baik dan benar. leh

karena itu pengelola dokumen dituntut dapat mengoperasikan komputer dan memahami

penggunaan software seperti Microsoft ffice secara maksimal serta memahami

8


9/65

perlindungan dan pelestarian media baru ini agar ia tetap dapat diakses atau dipakai

informasinya sesuai nilai guna yang menyertainya.

+enguasaan dan keterampilan dalam menggunakan internet dalam rangka

mempercepat pengumpulan dan penyebaran informasi yang diperlukan juga menjadi

8feature4 seorang pengelola dokumen andal. 1emampuan ini akan sangat berguna jika

yang bersangkutan ditempatkan pada bagian lain.

*. !eterampilan Manajerial

Seorang yang mengikuti pelatihan atau pendidikan di bidang manajemen dokumen perlu

diberikan pengetahuan dan keterampilan dalam penerapan manajemen baik di institusi

pemerintah dan sasta.

1emampuan dan penguasaan dalam mengerjakan fungsi manajemen secara paripurna

dan terpadu menyangkut perencanaan$ penganggaran$ pengarahan dan kepemimpinan$

penempatan staf$ pengaasan dan penge,alusian kegiatan akan sangat membantu

yang bersangkutan untuk bekerja di bagian manapun ia ditugaskan kelak oleh pimpinan.

1esiapan seorang yang telah menjalani pendidikan manajemen dokumen membuktikan

baha kulitas SDM dokumen dapat pula bekerja dengan baik di lini lain di lembaga yang

bersangkutan.

Secara umum kita dapat mengatakan baha dengan kemampuan manajerial yang

paripurna dan terpadu dalam penerapan fungsi manajemen seseorang yang telah

mengikuti program manajemen dokumen siap untuk bekerja de semua lini organisasi.

+. High Profile

+engertian high profilebagi seorang arsiparis atau bagi seseorang yang bekerja di

bidang dokumen adalah ungkapan percaya diri karena pekerjaan yang dilakukan

diyakini memberikan sumbangan yang signifikan bagi keberhasilan pencapaian tujuan

organisasinya.


10/65

Akan tetapi perlu diperhatikan disini perilaku high profile seorang pengelola dokumen

atau staf bidang dokumen harus ditunjang oleh kenyataan baha yang bersangkutan

mempunyai pemahaman$ kemampuan dan keterampilan yang mendalam dii bidang

manajemen dokumen$ manajemen dan teknologi informasi. Sehingga seorang pengelola

dokumen berani mengatakan Sir, I exist.

. !eahlian !omunikasi

1emampuan komunikasi sering menjadi faktor penentu jenjang karir seseorang dalam

organisasi. 1emampuan komunikasi tidak saja mencerminkan kemampuan seseorang

merumuskan pikiran tetapi juga kemampuan untuk memahami dan menyebarkan isi

pesan atau informasi pada kondisi dan konteks yang tepat. 5agi seorang pengelola

dokumen kemampuan komunikasi dapat digunakan dalam memberikan layanan

dokumen yang profesional.

-. Penunaan !emampuan Intelektual

3ika loyalitas kepada bagi organisasi adalah keharusan$ maka penggunaan kemapuan

intelektual yang intensif dalam pekerjaan harus dijadikan tradisi bagi seorang pengelola

dokumen. /antangan pekerjaan bernuansa intelektual seperti penilaian informasi$

pengemasan informasi$ presentasi di depan pimpinan seharusnya dapat dilakukan

dengan baik dan meyakinkan oleh pengelola dokumen.

. !emampuan &ahasa

+emakaian internet yang semakin membudaya dan mudah$ globalisai perdagangan

dunia menuntut pelaku bisnis untuk mampu berkomunikasi dalam bahasa *nggris.

1emampuan bahasa asing ini memberikan keluasan dalam mendapatkan akses dan

aasan pengetahuan. 0ntuk pengelola dokumen$ penguasaan bahasa *nggris akan

sangat membantu memahami teks dokumen sehingga mampu menilai kegunaan nilai

informasi bagi organisasi.

/. Penembanan !arir

1!


11/65

/radisi yang berlaku sekarang ini bagi jenjang karir pengelola dokumen adalah beraal

sebagai petugas pengelola dokumen dan berujung sebagai pengelola dokumen atau jika

mungkin memegang jabatan fungsional kearsipan.

Disini kita melihat baha tidak ada jenjang karir yang menjanjikan bagi seseorang yang

mengaali karirnya atau ditempatkan di bidang dokuemen. 5anyak alasan yang

melatarbelakangi 2mandeknya4 jenjang karir seorang yang bekerja di bidang dokumen.

Salah satunya adalah kesan baha pekerja dokumen tidak mempunyai kemampuan

untuk melakukan pekerjaan di luar bidang pengelolaan dokumen.

Dengan program pelatihan dan pendidikan mulai dari D' sampai S& di bidang

manajemen dokumen dan informasi$ seseorang yang mengaali karirnya di bidang

dokumen dapat saja ditempatkan di bidang lain sesuai dengan tingkat pendidikan yang

telah dimiliki.

Disadari baha pencapaian sumber daya manusia bidang dokumen yang andal

memerlukan biaya yang tidak sedikit dan aktu yang relatif lama. Akan tetapi

mempertimbangan manfaat yang sangat besar yang dapat disumbangan sumber daya

manusia di bidang dokumen bagi organisasi maka pengeluaran biaya dan lamanya

pencapaian dapat tergantikan pada keuntungan yang lebih besar.

+erubahan paradigma dalam karekteristik sumber daya manusia manajemen dokumen

akan banyak memberikan dampak positif bagi profesi di bidang dokumen itu sendiri.

5erikut ini digambarkan matriks pengelola dokumen paradigma lama dan baru!

0o $ama &aru

". +enjaga dokumen +enyimpan dan pemasok informasi

bagi kepentingan organisasi&. Gagap teknologi informasi /erampil teknologi informasi

'. 1eterampilan klerikal 1eterampilan manajerial

. 29o profile4 2:igh profile4

. Minimal dalam penggunaan

kemampuan intelektual

Maksimal dalam penggunaan

kemampuan intelektual

. 1eterampilan bahasa asing rendah 1eterampilan bahasa asing tinggi

11


12/65

(*nggris)

;. Aal dan akhir karir di tempat

yang sama

Aal dan akhir karir ada perubahan

tidak saja dari segi tempat tetapi juga

posisi yang lebih baik


13/65

Disini terlihat baha penggunaan dana dilakukan secermat mungkin agar peran dan

sumbangan manajemen dokumen bagi organisasi dapat dirasakan oleh semua pihak.

Membanun &asis Penelitian

+elaku Manajemen Dokumen +erusahaan harus mampu melakukan penelitian guna

mendukung proses pengambilan keputusan melalui pengumpulan dan penganalisaan

informasi. 1egiatan penelitian jangan dilihat sebagai hal yang luar biasa tetapi dilihat

sebagai suatu kebutuhan. 3enis penelitian yang dilakukan adalah 2Action =esearch4

yaitu penelitian yang hasilnya dilaksanakan untuk melakukan perbaikan bagi organisasi.

12aluasi dan Perencanaan

>,aluasi melibatkan identifikasi dan pengumpulan data mengenai layanan dan kegiatan

tertentu$ pembuatan kriteria untuk menilai apakah layanan dan kegiatan yang dilakukan

dapat dinilai berhasil atau tidak.

Dalam kegiatan e,aluasi ada konsep yang harus diperhatikan!

". >kstensifitas yaitu jumlah layanan yang diberikan kepada pemakai. 1riteria ini

berfokus pada segi jumlah bukan kualitas%

&. >fektifitas yaitu seberapa jauh suatu layanan atau kegiatan mencapai tujuan

yang telah ditetapkan. 1riteria ini juga mengkaji seberapa jauh sebuah layanan

memuaskan kebutuhan pemakai%

'. >fesiensi yaitu ketepatan pada pemanfaatan sumberdaya yang tersedia%

. >fektifitas biaya yaitu penilaian pencapaian tujuan dilihat dari segi biaya%

. Manfaat dan biaya yaitu melihat manfaat yang didapat dan hubunganya dengan

biaya yang dikeluarkan.

1ebanyakan e,aluasi dalam Manajemen Dokumen adalah berfokus pada ekstensifitas.

0kuran ekstensifitas adalah jumlah dokumen yang didapat$ diproses dan digunakan.

+erencanaan yang baik menjadi faktor yang paling menentukan keberhasilan organisasi

untuk memenangkan persaingan.

13


14/65

Dalam +erencanaan dilakukan hal-hal berikut ini!

". Membuat misi organisasi%

&. Menentukan sasaran da tujuan%

'. Melaksanakan layanan$ program dan kegiatan%

. membuat e,aluasi terhadap program $ kegiatan dalam hubungannya dengan

sasaran dan tujuan organisasi%

. Membuat penyesuaian dan perubahan yang dianggap perlu.

Aspek In(ormasi dalam Manajemen Dokumen

*nformasi telah menjadi bagian yang esensial dalam kehidupan kita sat ini. +ada

keputusan yang kita buat$ perilaku yang kita lakukan$ kesedihan dan kebahagian yangkita rasakan selalu ada kata informasi di belakangnya. +ara pelaku bisnis menjadikan

penguasaan informasi sebagai salah satu agenda utama untuk memenangkan

persaingan. Di beberapa negara informasi yang tersebar di masyarakat dapat

menimbulkan ketidakstabilan di negara yang bersangkutan.

*nformasi kita dapatkan melalui penglihatan$ pendengaran$ penciuman dan indra perasa

lainnya. Setiap hari kita dengan setia menunggu berita 9iputan $ /ajam dan /erpercaya

S7/? atau Seputar *ndonesia =7/* dan setiap jam menunggu :eadline 6es Metro/?. =untuhnya Gedung 3orld %rade 4entreoleh aksi teroris dan marahnya president

5ush @r. terhadap sama 5in 9aden dapat kita saksikan secara langsung melalui

jaringan teli,isi 766. 5au yang tidak sedap yang kita cium dan rasa panas pada kulit

mengisyaratkan baha sebaiknya kita harus meninggalkan tempat kita sekarang berada

secepatnya.

7ara orang atau lembaga memperlakukan informasi sangat ber,ariasi. Sebagian orang

atau lembaga berusaha mendapatkan informasi yang mereka butuhkan denganberbagai macam cara. +ergi ke perpustakaan$ membaca lembar arsip$ menyelusur di

internet atau menyuruh pihak lain untuk mencarinya adalah hal yang umum dilakukan

untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan. Sementara sebagian orang atau

lembaga berusaha agar informasi yang ada tidak tersebar atau jatuh pada pihak yang

tidak berenang. Menyimpan informasi di tempat yang terproteksi$ melakukan sensor

14


15/65

atau bahkan pelarangan terhadap penyebaran informasi bukan saja menjadi suatu hal

yang biasa tetapi sudah menjadi suatu kebutuhan.

1ita melihat betapa tidak sederhananya benda yang bernama informasi di abad baru ini

sejak terjadi ledakan informasi di tahun "


16/65

dalam rangka mengurangi ketidakpastian. *nformasi dapat diperlakukan sebagai

komoditi dan dipergunakan untuk alat kekuasaan. Dari sintesa definisi ini

mengkonfirmasikan informasi sebaga sesuatu yang mempunyai nilai signifikan dalam

kehidupan kita.

!arekter In(ormasi

Sebelum kita membicarakan nilai informasi$ kita perlu memahami karekter yang ada

pada informasi. 1ebanyakan literatur tentang informasi mengidentifikasikan karekter

informasi sebagai berikut!

". !etidakpastian5 informasi sering mengurangi ketidakpastian mengenai berbagai

peristia di dunia nyata$ dan ini menjadi alasan utama orang untuk mendapatkan

informasi.

&. Penetahuan5informasi memberikan dampak pada keadaan pengetahuan yang kita

miliki mengenai sesuatu(mungkin memberikan pembenaran bagi suatu keyakinan).perlu

dicatat disini baha keadaan pengetahuan ini bersifat berkelanjutan dan dinamis atau

dengan kata lain pengatahuan sudah ada sebelum informasi tiba$ dan dapat berubah

dengan cepat. 3elas disini baha informasi dapat merubah pengetahuan dalam cakupan

yang berbeda.

'. Ambiuiti5 informasi selalu mengundang ambiguitas. 1ita perlu menafsirkan dalam

suatu konteks untuk menemukan sebuah makna yang pasti.

. Indeterminasi 6tidak pasti75seseorang yang merekam atau mengirim informasi tidak

mempunyai jaminan mutlak a.mengenai siapa yang akan menerima informasi tersebut$

b.bagaimana mereka menafsirkan informasi tersebut. :al ini terjadi karena berdasarkan

fakta baha informasi berbentuk perakilan bersandi dari suatu entiti atau badan di

dunia nyata yang harus ditafsirkan.

. 8idanden5komunikasi informasi selalu membaa unsur ridanden (adanya informasi

yang tidak penting yang ikut).

16


17/65

.Sistem #an berantun5pesan harus disebarkan dengan medium atau perantara.

rang harus belajar bagaimana menggunakan medium ini (mulai dari belajar bahasa

sampai mengingat nomor telepon dan mengenal lambang-lambang) untuk mendapatkan

makna pesan tersebut. Disini kita melihat baha informasi tersedia dalam beberapa

cara yang berbeda yang dapat mempengaruhi pemanfaatannya.

0ilai In(ormasi

Seorang sastraan terkenal dari *nggris mengatakan baha nilai kecantikan tergantung

pada mata yang melihatnya. Disini tersirat kenisbian nilai suatu kecantikan. Apa yang

dipandang cantik pada diri seseorang belum tentu berlaku bagi orang lainnya. 6ilai uang

ada karena orang percaya baha uang mempunyai nilai. Mereka dengan kepercayaan

itu menukarkan barang yang dimiliki dengan uang. 0ang menjadi suatu sistem uni,ersalyang membudaya bagi perdagangan dimana nilai uang dibakukan dan setiap orang

percaya baha sejumlah uang yang sama mempunyai nilai yang sama. 1etika semua

orang atau sebagian orang yang mempunyai pengaruh di masyarakat seperti para

pelaku bisnis kehilangan kepercayaan ini$ maka nilai uang pun akan jatuh atau tidak

berharga sama sekali. Dengan demikian nilai alaupun sudah sudah ditentukan dan

diakui secara formal adalah suatu konstruksi sosial yaitu suatu kepercayaan bersama

yang mungkin ber,ariasi dalam konteks sosial$ ekonomi$ politik da filosofi.

Dari contoh di atas kita melihat baha subjekti,itas dalam pemberian nilai

mengisyaratkan baha nilai informasi tergantung dari konteksnya. Seorang tokoh politik

mempunyai pandangan yang sama sekali berbeda mengenai berita kematian tidak ajar

seorang tokoh masyarakat dengan seorang pedagang sayur misalnya. 5agi seorang

pedagang sayur informasi mengenai harga kebutuhan pokok atau gagal panen komiditi

tertentu lebih mempunyai nilai dibandingkan dengan kematian seorang tokoh

masyarakat kecuali tokoh masyarakat itu adalah orang atau angggota keluarga

terdekatnya. Disini kita melihat rele,ansi informasi dalam konteksnya menentukan tinggirendahnya nilai informasi. Dalam konteks politik informasi mengenai kematian tidak

ajar seorang tokoh politik adalah rele,an dengan kebutuhan seorang tokoh politik

mengenai gejolak di masyarakat. Sementara bagi pedagang sayur informasi tersebut

rele,ansinya kurang.

17


18/65

Apresiasi terhadap informasi sudah berlangsung sejak lama. Masyarakat Aborigin di

Australia membuat lukisan pada dinding batu untuk merekam peristia sejarah

masyarakat mereka. 5entuk aal bahasa tulisan diketemukan pada rekod atau

dokumen yang berisi transaksi perdagangan pada masyarakat 5abilonia. 5angsa Mesir

mengagungkan pengetahuan dalam bentuk pendirian +erpustakaan AleCandria.

+enulisan semacam ini dapat dipandang sebagau usaha penyebaran informasi dan

pengrauh kepada generasi berikutnya dan masyarakat secara keseluruhan yang

mengundang permasalahan bahasa$ penafsiran dan kekuasaan. Menarik juga untuk

diperhatikan baha sebelum diketemukan mesin cetak$ nilai informasi yang ada dalam

suatu buku akan makin berkurang jika ia sering disalin. Dengan kata lain informasi buku

asli dinilai lebih tinggi dibandingkan salinannya. :al ini dikarenakan penyalinan isi

informasi dengan menggunakan tangan dianggap menimbulkan distorsi atau

penyimpangan informasi dan masuknya penafsiran orang yang menulisnya.

1eberadaan agama juga mengandalkan keberadaan nilai-nilai informasi dan

pengetahuan yang ada pada masing-masing kitab suci untuk melestarikan ajarannya

kepada para pengikutnya. 1eberadaan kitab suci menjadi suatu acuan dalam

menjalankan kehidupan beragama dengan segala penafsirannya. Dunia pendidikan pun

berkembang dengan adanya informasi dan pengatahuan yang dilestarikan pada lembar-

lembar kertas yang kemudian membentuk buku.

Di jaman modern$ nilai informasi menjadi fokus perdebatan akademik. Dalam dunia

bisnis penggunaan informasi sebagai senjata untuk memenangkan persaingan makin

menunjukkan tingginya nilai informasi di masyarakat. *nformasi diperlakukan sebagai

sebagai sumber daya atau aset bagi organisasi yang perlu dikelola secara profesional

dan serius.

Dalam perspektif ekonomi$ kehadiran informasi dinilai dapat mengurangi ketidakpastian.

*nformasi berperan untuk menjelaskan ,ariabel-,ariabel dalam gejala ekonomi. 6ilai

informasi bagi suatu organisasi makin dirasakan jika ia tidak dimiliki oleh pesaingnya.

5anyak penelitian yang menunjukkan baha keberadaan sumber informasi yang

dikelola secara baik meningkatkan keefektifan kinerja organisasi. Sebagai contoh

sebuah perusahaan yang akan memproduksi produk baru harus mengumpulkan

informasi yang komprehensif mengenai target atau calon pembelinya untuk

18


19/65

menentukan misalnya bagaimana mendekati dan meyakini mereka serta kebutuhan dan

selera yang mereka miliki. Disamping itu informasi mengenai pesaing yang

menghasilkan produk yang sama$ keunggulan yang dimiliki$ harga yang ditaarkan$

pangsa pasar yang dikuasai$ perlu didapatkan. Semua informasi ini biasanya

didapatkan dengan mengadakan riset pasar. 1etepatan dan kecepatan informasi yang

didapat merupakan faktor yang sangat menentukan keberhasilan produk yang akan

dijual di pasar. /anpa informasi$ pengusaha berarti hanya mengandalkan pada intuisi

dan nasib baik yang tentu saja telah menjadi usang dijaman yang ketat persaingan ini.

5erkembangnya kebutuhan informasi dalam penentuan pembuatan suatu produk$

menjadikan informasi menjadi sutu produk atau komoditi pula yang dapat diperjual-

belikan. +engemasan informasi$ pembangunan pakalan data$ penelusuran informasi

kini menjadi bisnis yang menarik dan menguntungkan. *nformasi telah menajdi suatu

industri.

Peran In(ormasi

*nformasi sering kini disebut sebagai sumberdaya keempat sesudah uang$ tenaga

manusia dan kepemilikan. *nformasi telah menjadi elemen penting dalam organisasi

bisnis karena informasi merupakan kemampuan intelektual$ pengetahuan dan

keterampilan yang dimiliki oleh anggota organisasi yang bersangkutan. 1eadaan ini

pada gilirannya akan menempatkan informasi sebagai hal yang amat penting dalamusaha organisasi mencapai tujuannya dan kelak akan diperlakukan sebagai

sumberdaya pertama.

1ita dapat melihat peran penting informasi dalam kegiatan bisnis$ yaitu!

". *nformasi menjadi bahan mentah dan pokok utama dalam proses bisnis.

Sebagai contoh pelaksanaan jaminan sosial$ kegiatan peminjaman dan

penanaman modal selalu mendasarkan pada keberadaan informasi dalambertindak.

&. *nformasi mendukung kegiatan bisnis seperti pengendalian dan pengaasan

dalam sistem akunting.

Disini kita menarik dua perbedaan yang jelas dari kedua peran ini yaitu!

1


20/65

A. +eran pertama mengacu pada apa yang dinamakan in(ormasi intrinsik. Dalam

informasi intrinsik$ informasi berperan sebagai subjek sekaligus juga objek dari

suatu kegiatan atau proses bisnis. Sebagai contoh dalam penilaian mengenai

keabsahan suatu jaminan asuransi$ informasi mengenai klaim menjadi dasar

bagi pengembilan keputusan dan menentukan hasil yang dicapai. Sementara itu

dalam kegiatan penanaman modal dan manajemen pembiayaan$ ketepatan

aktu dan akurasi informasi serta keyakinan terhadapnya menjadi faktor yang

sangat penting dalam pengambilan keputusan.

5. +ada peran kedua kita melihat in(ormasi ektrinsik dimana informasi bukan

menjadi subjek tetapi memberikan alat bagi pengendalian kegiatan bisnis.

Sebagai contoh sistem perdagangan saham dan industri manufaktur dapat

melakukan proses kegiatan untuk menghasilkan sesuatu tanpa keberadaan

informasi. Akan tetapi hasil yang didapat akan tidak memuaskan.

9angkah yang perlu ada sebagai indikasi pentingnya informasi dalam organisasi!

1ebijakan. Apakah semua informasi telah dipelakukan sebagai aset

perusahaan$ atau kepemilikan pribadi diperbolehkan 5agaimana kebijakan

dalam penamaan dan klasifikasi dokumen Siapa yang mengatur pemakaian

bersama informasi

Standar. Apakah semua berkas didaftar Standar apa yang digunakan dalam

pemberkasan manual maupun elektronik Apakah sudah ditetapkan sistem

2ord processing4 yang sama di semua kegiatan bisnis perusahaan sehingga

berkas dapat ditransfer dan dikenal dengan mudah

+rosedur. Apakah sudah ada prosedur Siapa yang melatih staf Apakah

prosedur mendukung kebijakan mengenai pengklasifikasian$ pengindeksan

dan e,aluasi sumber informasi

/echnologi. Apakah strategi Sistem *nformasi (S*) mencakup keseluruhan

sumber daya informasi organisasi termasuk hal mana yang diprioritaskan!

kertas$ mikrofilm$ atau format elektronik. Apakah mereka yang memegang

bagian Sistem *nformasi sesungguhnya memahami pentingnya pendekatan

terpadu terhadap seluruh aset informasi bisnis.

2!


21/65

Memahami !elompok Pemakai In(ormasi

Di dalam perusahaan kita harus mampu mengidentifikasi kelompok yang membutuhkan

informasi dan tujuannya. Disini kita melihat tiga kelompok penting dalam perusahaan

yang ada kaitannya dengan keberadaan informasi!". Staf perancang kebijakan. 1elompok ini menggunakan informasi untuk

menjadikan hasil pekerjaan mereka lebih baik lagi dan mereka

menekankan pada alasan keefektifan (bekerja untuk membuahkan hasil

yang diinginkan) kehadiran informasi bagi pekerjaan mereka

&. +ara Manajer 9ini. 1elompok ini mempunyai tanggungjaab dan

keenangan dalam hal pemakaian anggaran. 1elompok ini selalu berfikir

bagaimana informasi dapat membantu mereka mengeluarkan dana lebihsedikit untuk mendapatkan hasil yang lebih besar. Manajer 9ini

berorientasi pada alasan efesiensi (mengerjakan pekerjaan dengan

berhasil tanpa membuang-buang aktu dan tenaga)

'. +ara Manajer Sumberdaya. 1elompok ini mempunyai tanggungjaab

terhadap tenaga kerja dan kekayaan perusahaan. Mereka

memperlakukan informasi sebagai cara untuk membantu penghematanbaik dari segi tenaga kerja$ dana dan ruang. Mereka melihat informasi

dari alasan ekonomis.

Perlun#a Penelolaan Sumber In(ormasi

Suatu penelitian di *nggris mengenai keberadaan informasi perusahaan menemukan

baha BE informasi yang dibutuhkan tersedia di perusahaan itu sendiri. Sedangkan

sisanya "BE didapat dari luar dan hanya "BE dari yang didapat dari luar diperlukan.

Dengan demikian +engelolaan sumber informasi yang ada pada organisasi itu sendiri

menjadi bagian yang sangat penting untuk dapat bersaing dalam usaha

Dampak In(ormasi

21


22/65

5eberapa aktu setelah informasi runtuhnya gedung F/7 yang diperkirakan oleh

pemerintah Goerge Falker 5ush sebagai ulah teroris dibaah komando sama 5in

9aden menyebar tidak saja keseluruh Amerika Serikat tapi juga dunia$ nada kutukan

mengalir dari para pemimpin terhadap aksi teroris tersebut. Di Amerika Serikat$ Australia

dan *nggris ada aksi s9eepintanpa pembaritahuan terhadap orang arab atau arga

muslim mulai dari pelecehan seks$ ras dan penganiayaan fisik. +idato-pidato +resident

5ush telah membangkitkan rasa patriotisme bangsa Amerika dan pada saat yang

bersamaan juga membangkitkan rasa kebencian kepada bangsa Arab bahkan umat

*slam. 1orban pun berjatuhan akibat kebencian ras yang membabi buta. 1ita melihat

betapa informasi yang disebarkan oleh pemerintah AS diterima dengan emosional dan

dinilai sebagai kebenaran$ alaupun sampai sekarang selimut misteri serangan ""

September ini masih begitu kental alaupun Fashington mengatakan mempunyai bukti-

bukti yang tidak terbantahkan mengenai keterlibatan sama 5in 9aden dan

organisasinya Al-aida yang dijadikan tamu oleh +emerintah /aliban yang telah jatuh.

Disini kita melihat baha dampak yang ditimbulkan oleh penyebaran informasi bisa

menimbulkan tindak kekerasan yang dasyat di kalangan masyarakat.

+ada suatu kajian mengenai layanan kesehatan yang dilakukan di AS membuktikan

baha kehadiran informasi memberikan dampak postif bagi kinerja para dokter. +ara

dokter merasa kehadiran informasi yang akurat dan rele,an telah memberikan

sumbangan bagi kemampuan mereka untuk menghindari peristia-peristia buruk

seperti penambahan tes dan prosedur pemeriksaan$ penambahan kunjungan raat

jalan$ operasi$ tingkat kematian pasien dan peraatan di rumah sakit. Disamping itu

keberadaan informasi juga membantu para dokter untuk merubah strategi dalam

memberikan nasihat kepada para pasien$ pilihan tes dan obat yang tepat$ ketepatan

diagnosis dan mengurangi lamanya peraatan di rumah sakit.

Dalam kajian ini diketemukan baha kontribusi informasi untuk menghindari kematian

pasien ternyata tinggi. +ada umumnya para dokter dalam penelitian ini lebih

mengandalkan informasi yang didapatkan dari perpustakaan rumah sakit dari pada

sumber informasi dari pencitraan diagnostik$ test lab dan diskusi dengan kolega.

Di bidang bisnis$ penelitian menunjukkan baha keberadaan informasi menjadikan

keputusan yang dibuat oleh para menejer menjadi lebih baik. Di samping itu para

22


23/65

menejer berpendapat baha keberadaan informasi memungkinkan mereka melakuakn

hal-hal berikut ini lebih baik!

a. melakukan langkah berikut kegiatan projek

b. memutuskan strategi kegiatan

c. meningkatkan citra organisasi

d. meningkatkan hubungan dengan klien

e. menjajaki peluang bisnis baru.

Ditambahkan baha para menejer yang menjadi responden mengakui baha

keberadaan informasi telah membantu mereka menghindari hal-hal berikut!

a. pemborosan aktu pekerja

b. keputusan bisnis yang buruk

c. pemborosan aktu pekerja yang lain

d. pemborosan dana

e. pemborosan sumber daya seperti peralatan dan bahan pasokan.

+enelitian ini makin melegitimasi dampak positif yang ditimbulkan oleh keberadaan

informasi bagi suatu organisasi.

In(ormasi dalam Arsip

Dalam 0ndang-0ndang 6omor ; /ahun ";" pada 5ab *$ pasal " dikatakan baha2arsipH ialah!

a. naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh 9embaga-lembaga 6egaradan 5adan-badan +emerintahan dalam bentuk corak apapun baik dalamkeadaan tunggal maupun berkelompok$ dalam rangka pelaksanaan kegiatanpemerintahan%

b. naskah-naskah yang dibuat da diterima leh 5adan-badan Sasta danIatau perorangan$ dalam bentuk corak apapun$ baik dalam keadaan tunggalmaupun berkelompok$ dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

Selanjutnya dalam pasal & diterangkan tujuan kearsipan ialah untuk menjamin

keselamatan bahan pertanggung-jaaban nasional tentang perencanaan$ pelaksanaan

23


24/65

da penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan

pertanggung-jaaban tersebut kepada +emerintah.

Arsip yang merupakan data terekam dalam segala bentuknya kian hari makin dirasakan

peran dan manfaatnya di dalam menunjang akti,itas suatu lembaga. Menurut Milton

=eitJfeld ( 2=ecords Management4 dalam buku ?ictor 9aJJaro$ (ed.)$ Systems and

+rocedures! A :andbook for 5usiness and *ndustry$ "$ p. &'.) mentapkan adanya ;

(tujuh) nilai dari suatu arsip terutama untuk keperluan menentukan jangka aktu

penyimpanan$ yaitu !

". values for administrative use(nilai-nilai kegunaan administrasi)

&. values for legal use(nilai-nilai kegunaan hukum)

'. values for fiscal use(nilai-nilai untuk kegunaan keuangan)

. values for policy use(nilai-nilai untuk pembuatan kebijaksanaan)

. values for operating use(nilai-nilai untuk pelaksanaan kegiatan)

. values for historical use(nilai-nilai untuk kegunan sejarah)

;. values for research(nilai untuk penelitian)

1egunaan dokumenIarsip dipandang dari segi nilai hukum merupakan topik yang

semakin hari semakin menyita perhatian kita semua. Dari kasus-kasus bocornya

informasi negara yang bisa menciptakan gejolak di masyarakat$ hak dan akses untuk

mendapatkan informasi$ perlindungan hak cipta yang membuat ketegangan hubungan

Amerika-7ina misalnya$ sampai perlindungan data organisasi dan pribadi. Sifat pro dan

kontra mengenai bagaimana memperlakukan suatu data terekam merupakan masalah

yang tidak akan pernah terselesaikan. 1epentingan antara pengguna dan kepentingan

pemilik dan penyimpan data sering berada pada dua kutub yang berbeda. Sulit dicari

titik temunya.

1eadaan yang tidak menguntungan ini menjadi semikin memburuk dengan

perkembangan teknologi informasi dan komunikasi. 1asus-kasus pencurian dan

perubahan data telah menimbulkan kerugian material dan immaterial yang tidak ternilai.

24


25/65

1ita tidak memungkiri baha kemajuan teknologi juga mempunyai manfaat yang besar

bagi pengolaan dan penyebaran informasi itu sendiri.

+elajaran yang didapat dari keadaan ini adalah semakin orang menyadari betapa data

atau informasi yang terekam dalam bentuk dokumen mempunyai nilai yang strategis dan

ekonomis dalam jaman di mana bumi dirasakan semakin kecil. +ersaingan bisnis yang

semakin tajam memaksa para pelakunya untuk mengumpulkan data sebaik-baiknya

mengenai kekuatan pesaing dan kemauan konsumen. Sementara persaingan antar

negara memunculkan orang-orang yang dianggap sebagai penghianat bangsa.

Data atau informasi yang terekam adalah ajah-ajah dari mereka-mereka yang terlibat

di dalamnya. 0ngkapan +erancis 2@ou are hat you eat4 nampaknya akan segera

diganti dengan slogan baru yaitu 2@ou are hat your documents are4. 1arena itu

kerahasian akan terus mearnai perlakuan terhadap data. Dari kerahasian yang paling

sederhana misalnya mengenai tahun lahir yang sebenarnya dari seorang anita sampai

data-data mengenai kekayaan alam suatu negara misalnya.

+ada situasi seperti inilah para peneglola dokumen sebagai penjaga pintu masuk

penyimpanan data dan informasi dihadapkan. Di satu pihak semakin tingginya apresiasi

masyarakat terhadap data terekam yang dikelola secara baik meningkatkan citra profesi

bidang dokumen yang pada gilirannya akan menjadikannya profesi yang semakin

banyak dilirik oleh masyarakat pencari kerja. 6amun dilain pihak keadaan ini menjadikan

profesi di bidang ini menjadi profesi yang cukup banyak mendapat 2ancamanH baik dari

luar maupun dalam organisasi. :ilang atau bocornya data penting$ pemalsuan dengan

cara merubah data bisa menjadikan seorang pengelola dokumen kehilangan

pekerjaannya atau lebih buruk lagi dihadapkan ke meja hijau.

Menjaga arsip-arsip agar tidak jatuh ke tangan orang yang tidak berhak bukanlah

pekerjaan muda. 1epercayaan terhadap mereka yang diberi tanggung jaab untuk

menjaganya serta bagaimana sistem pengamanannya merupakan dua hal yang tidak

dapat dipisahkan. 1elalaian petugas atau tempat penyimpanan yang kurang terlindungi

dapat menimbulkan kerugian yang fatal bagi organisasi atau perusahaan yang

bersangkutan.

25


26/65

Akses ke Arsip

Akses dimaksudkan sebagai aspek dan syarat ketersediaan arsip atau informasi oleh

lembaga dokumen untuk dilihat atau dipakai oleh pengguna atau peneliti. Mengatur

akses melibatkan pembuatan prosedur yang memperhatikan segi hukum dan

permintaan pihak yang memberi dokumen tersebut. Disamping itu data yang ada dalam

arsip tersebut dijaga dari pencurian$ kerusakan atau perubahan-perubahan yang

disengaja.

Ada dokumen yang sesudah 'B tahun dari masa penciptaanya seperti dokumen

7ommonealth misalnya boleh dipergunakan oleh masyarakat. Akan tetapi ada

dokumen-dokumen yang masih tetap terturup akses bagi masyarakat umum setelah 'B

tahun dari masa penciptaannya. 3adi jelas tidak ada suatu aturan yang baku berapa

lama sebuah dokumen dapat diperlihatkan kepada masyarakat. 1ebijaksanaan-

kebijaksanaan lamanya penyimpanan atau kerahasian sering sifatnya sepihak

tergantung kepada departemen atau lembaga yang bersangkutan.

5agi dokumen perusahaan penentuan kebijaksanan akses ke penyimpanan arsip

ditentukan oleh kebijaksanaan internal organisasi dan aturan mengenai akses terhadap

arsip yang mengandung informasi perdagangan yang bersifat rahasia. 1ebanyakan

organisasi juga mempunyai pedoman untuk melepaskan informasi pribadi tentang staf

mereka sendiri.

Disini terlihat jelas baha pembuatan kebijaksanaan mengenai akses terhadap

dokumenI arsip merupakan tugas yang cukup sulit dilaksanakan. 5eberapa

pertimbangan yang harus diperhatikan di dalam pembuatan kebijaksanaan akses

terhadap arsip adalah !

". Memperhatikan undan: undan atau aturan yang dibuat oleh lembaga yang

lebih tinggi darinya yang telah berlaku mengenai akses terhadap arsip.Akses terhadap

arsip-arsip yang disimpan oleh pemerintah misalnya banyak dipengaruhi oleh

kebebasan mendapatkan informasi yang dimiliki oleh semua arganegara.

26


27/65

&. Memperhatikan sensiti2itas dan kerahasian arsip. rganisasi atau indi,idu

menciptakan arsip yang berisi informasi mengenai kegiatan bisnis atau pribadi. 3ika

informasi ini diketahui oleh pihak lain$ ia dapat menyebabkan kerugian keuangan yang

besar atau menimbulkan rasa malu bagi pribadi yang bersangkutan. Arsip-arsip

mempunyai informasi seperti ini misalnya perjanjian yang dibuat oleh perusahaan atau

pribadi dengan badan lainnya$ informasi yang diberikan secara rahasia$ arsip pribadi

dan kesehatan staf atau anggota keluarga$ dan informasi yang berhubungan dengan

penyeleangan atau prosedur dan sistem keamanan. 1ebocoran pada arsip-arsip ini

dapat menghambat operasi bisnis pihak yang bersangkutan. 1arena itu pengaasan

dan pembatasan akses terhadap arsip jenis ini harus dilakukan.

'. Perlindunan terhadap pri2asi indi2idu. =incian data pribadi tentang

seseorang yang masih hidup tidak boleh diberikan kepada orang lain kecuali telah

mendapat iJin dari orang yang bersangkutan. Sebagai contoh informasi mengenai

rekening bank dan tingkat kredit nasabah harus dijaga kerahasiannya oleh bank yang

bersangkutan.

. &atasan:batasan #an dibuat oleh depositor arsip. 3ika seorang arsiparis

menerima arsip dari depositor maka aturan mengenai aksesnya harus juga

diketahuinya. Sering kita temui baha untuk mendapatkan sebuah arsip pihak yang

menentukan untuk memberikan iJin bukanlah arsipris itu sendiri tetapi depositornya.

. Pemakai. 1ebijaksanaan mengenai akses harus mampu mendefinisikan

kelompok pemakai yang akan dilayani. 5agi arsip perusahaan$ misalnya kelompok

pemakianya adalah hanya karyaan$ atau orang yang sedang berhubungan bisnis

dengannya.

. Akses #an sama terhadap arsip. *ni merupakan prinsip yang penting untuk

menjamin baha lembaga arsip memberikan jasa rujukan tanpa ada rasa memihak atau

prasangka terhadap pemakai yang telah ditetapkannya. *a juga tidak akan memberikan

hak istimea atau eksklusif mengenai penggunaan bahan arsip kecuali memang diatur

oleh undang-undang$ depositor atau syarat pembelian.

27


28/65

;. %inkat akses. Arsiparis juga perlu menentukan tingkat akses yang

diperbolehkan bagi pemakai. /ingkat akses biasanya mulai dari ijin untuk memasuki ke

ruang baca atau penyelusuran sampai mendapatkan iJin untuk merepruduksi atau

menerbitkan dokumen tertentu.


29/65

Dokumen yang tersimpan rapi seakan-akan tidak mempunyai arti ketika ia disimpan di

tempatnya. 1esan yang muncul pada posisi ini adalah baha dokumen tak lebih dari

sekumpulan kata$ rekaman suara atau gambar yang ditata sedemikian rupa. *a akan

mempunyai kekuatan ketika orang mulai mencari dan memakainya untuk tujuan

tertentu.

5agi diri pribadi dokumen mengenai data kelahiran ( surat kenal lahir atau sertifkat

kelahiran) akan menjadi sangat berguna ketika muncul isu mengenai pembagian

arisan. *a bisa menjadi bukti baha si pulan adalah memang benar anak kandung dari

pasangan K dan @.

6ilai dokumen bagi perusahaan adalah sebagi pembuktiaan yang menyangkut ikatan

kontrak$ keharusan membayar pajak$ kepemilikan suatu benda. Dokumen bisa dianggap

sebagai aset perusahaan yang bersangkutan untuk tetap bertahan.

*nformasi yang terekam dalam media tertentu bisa dipakai sebagai alat pembuktian di

pengadilan. Suara rekaman Sri 5intang atau +ermadi ketika memberikan cermah bisa

dijadikan dasar pembuktiaan bagi penuntut umum untuk mempengaruhi keputusan

hakim. 5ukti kontrak yang disepakati oleh kedua belah pihak yang melakukan tindak

bisnis bisa dipakai sebagai bukti jika salah satu pihak mungkir dari apa yang telah

disepakati bersama.

3ika informasi yang terekam dalam otak manusia digunakan sebagai kesaksian dalam

sidang pengadilan maka dokumen bisa jelas berperan sebagai alat pembuktiaan.

1ebenaran informasi yang terekam dalam otak manusia diuji dengan cara mengangkat

sumpah atau menggunakan alat 89ie detectorH sedangkan keabsahan dokumen sebagai

bahan bukti dinilai dari originilitas atau keasliaannya. +ada prinsipnya tidak ada tempat

atau tidak akan diterima bagi kesaksian atau pembuktiaan palsu. Akan tetapi kemajuan

teknologi bisa menyulitkan pembedaan antara yang asli dan palsu.

Posisi dan Peran Arsiparis dalam Perlindunan Data

Dalam 5ab ?$ pasal "" 00. 6omo ; tahun ";" menjelaskan tentang ketentuan pidanakearsipan yaitu !

2


30/65

a. 5arang siapa dengan sengaja dan dengan melaan hukum memiliki arsipsebagaimana dimaksud dalam pasal " huruf a 0ndang-undang ini dapat dipidanadengan pidana penjara selama-lamanya "B (sepuluh) tahun.

b. 5arang siapa yang menyimpan arsip sebagaimana dimaksud dalam pasal "huruf a 0ndang-undang ini$ yang dengan sengaja memberitahukan hal-hal tentang isinaskah itu kepada pihak ketiga yang tidak berhak mengetahuinya sedang ia diajibkanmerahasiakan hal-hal tersebut dapat dipidana dengan pidana seumur hidup ataupidana penjara selama-lamanya &B (duapuluh) tahun.

c. /indak pidana yang termaksud dalam ayat (") dan (&) pasal ini adalah kejahatan.

+asal ini jelas menempatkan seorang arsiparis pada posisi raan hukum dan

menjadikannya ia harus ekstra hati-hati dalam melakukan tindakan terutama yangmenyangkut perlindungan data yang ada dalam arsipnya. Falaupun kesanya aturan

pasal ini hanya berlaku bagi arsiparis yang bekerja di badan atau lembaga pemerintah$

pasal ini dapat dijadikan acuan hukuman bagi pelanggaran yag dilakukan seorang

pengelola arsip di lembaga sasta.

Melihat betapa informasi yang dikandung sebuah arsip mempunyai nilai tinggi bagi pihak

yang bersangkutan$ peran yang dimainkan seorang arsiparis menjadi penting juga$

antara lain !

". Menjadikan informasi yang terekam tersedia ketika ia diperlukan oleh pihak yangberenang mendapatkannya%

&. Melindungi informasi yang berharga tersebut dari kerusakan$ pemalsuan danpencurian.

+eran yang penting ini bukan saja menuntut kemampuan yang tinggi seorang arsiparis

untuk mengorganisasi informasi.

Dokumen 1lektronik

+emakaian teknologi informasi dan komunikasi yang luar biasa intensif di penghunjung

abad KK dan aal abad KK* ini ini telah memberikan dampak yang luar biasa besar

pada masyarakat bisnis di seluruh dunia. +emakaian Personal 4omputer 6P47 dan

juga kini internet oleh perorangan dan organisasi telah menjadi pemandangan umum

bukan saja di negara maju tetapi juga di negara berkembang seperti *ndonesia. 1ondisi

3!


31/65

ekonomi negara kita yang mulai merangkak baik setelah krisis moneter yang telah

mengakibatkan harga-harga komputer dengan perlengkapannya melesat naik$

penerapan operasi komputer dalam berbagai bidang kehidupan terutama bisnis mulai

menggeliat . 1omputer-komputer segala macam merek dengan berbagai macam

kemampuan dan kapasitas serta aneka macam softare dengan ,ersis-,ersi terbarunya

telah dipakai oleh banya organisasi kecil maupun besar di *ndonesia.

5agi kelompok masyarakat bisnis pemakaian komputer dalam rangka mendukung

keberhasilannya mencapai tujuan organisasinya menjadi suatu keharusan jika tetap

ingin bertahan di era persaingan bebas yang mengglobal ini. 1omputer tidak saja

menaarkan kemudahan dan kecepatan dalam melakukan pekerjaan$ tetapi juga

ketepatan dan penghematan dalam operasi bisnis mereka. Dari pengolahan kata

sederhana sampai diagnosa perilaku konsumen atau rekan bisnis dapat dilakukan oleh

komputer dengan cepat dan tepat. 1omputer telah menjadi salah satu fenomena utama

pada abad &B dan tampaknya akan terus berlangsung di abad baru ini.

+enerapan operasi komputer juga telah menerpa sistem manajemen rekod di banyak

organisasi perusahaan. 1onsekuensi logis dari semakin intensifnya pemakaian

komputer di kantor-kantor pemerintah maupun sasta adalah terciptanya rekod

elektronik. 5ersamaan dengan itu muncul pula istilah paperless o((ice.

Sebuah model manajemen rekod elektronik yang dikembangkan oleh +55 mendaftar

(enam) jenis dokumen elektronik!

". *tem-item terstruktur! 2ouchers$ pesanan perjalanan$ in2oicedan pesanan

pembelian%

&. *tem-item semi terstruktur! surat-surat$ memo, tele;, (a;, e:maildan laporan

'. *tem-item audio-,isual! cetakbiru$ peta$ foto$ rekaman suara$ ,ideo$ film dan

grafik data%

. *tem-item majemuk! gabungan dari ketiga jenis di atas.

. 1umpulan item! berkas$ rekaman data seri$

. *tem-item saling berhubungan! pangkalan data$ salinan-salinan.

:adirnya dokumen elektronik tidaklah dapat dihindarkan oleh para staf dan manajer

dokumen. 1eadaan ini menciptakan tantangan baru bagi mereka dalam mendukung

31


32/65

keberhasilan akti,itas organisasi dalam pencapai tujuan. 1egagalan untuk menangani

rekod bentuk ini dan sistem yang menghasilkannya akan membuat staf dan manajer

dokumen menjadi tidak berdaya untuk memelihara dan menjaga kelestarian memori

organisasi perusahaan.

1ita membahas kondisi-kondisi yang harus dimiliki oleh dokumen elektronik agar ia

dapat menjadi alat bukti sah trasaksi bisnis dan alat bukti sah di pengadilan.

+engkuan dokumen elektronik sebagai alat bukti yang sah seiring semakin tingginya

pemakain media elektronik akan cendrung meningkat. Suka atau tidak suka kehadiran

rekod elektronik tidak bisa terhindarkan.

Dokumen !ertas Sebaai Alat &ukti

+emakaian uang kertas sebagai alat pembayaran yang sah di *ndonesia pernah

mengalami ancaman yang serius seiring dengan diketemukannya miliaran rupiah uang

palsu serta ditangkapnya para pelaku pembuatnya. 0ang kertas palsu sulit dibedakan

dengan aslinya meskipun memakai alat pendeteksi uang palsu. 1eadaan ini jelas

menimbulkan suatu keresahan dan kekhaatiran besar di tengah masyarakat serta

menimbulkan keraguan untuk menerima uang kertas sebagai alat pembayaran yang

syah terutama yang mempunyai nilai nominal "B.BBB$ &B.BBB dan B.BBB rupiah.

Sementara itu hampir dua tahun belakangan ini kasus pemalsuan ijaJah marak di negri

ini. Dimulai berita dari +urokerto mengenai ijaJah S& dan S' palsu sampai tudingan

kepada calon akil rakyat memalsukan ijaJah sekolah mereka.

1esan yang kita lihat disini dari keadaan diatas adalah baha kemampuan kertas

sebagai medium penyimpan isi informasi$ data dan ilustrasi sehingga dipakai untuk

bahan dokumen atau arsip tidak lagi aman untuk menjaga keaslian atau keotentikan isikandungan yang ia simpan. *su yang paling kontro,ersial barangkali adalah mengenai

Surat +erintah Sebelas Maret (Supersemar) yang kini hanya diketahui & ( dua)

salinannya yang berbeda satu dengan yang lainnya. Akibatnya sampai sekarang para

ahli sejarah masih terus berasumsi mengenai mana yang sebenarnya salinan dari

dokumen asli atau otentik dari sebuah surat yang menandai peralihan kekuasaan dari

32


33/65

rde 9ama ke rde 5aru yang pada saat itu tidak bisa kita pungkiri secar historis

mendapat dukungan dan legitimasi penuh dari rakyat *ndonesia.

Ada semacam kesepakatan yang tak tertulis dari para ahli mengenai masalah

Supersemar ini yaitu mereka meletakan kesalahan kepada lembaga Sekretariat 6egara

(Sekneg) karena dianggap tidak mampu mengelola dan menyimpan dengan baik suatu

dokumen yang sangat penting dalam perjalanan sejarah bangsa *ndonesia karena

Sekneg tidak memiliki suatu kebijakan dan prosedur terdokumentasi mengenai proses

pembuatan suatu surat keputusan pemerintah. 1eadaan ini ternyata terus berlangsung

selama pemerintahan rde 5aru. 1ita banyak melihat kini baha banyak surat

keputusan-keputusan yang kini dipertanyakan keabsahannya. Sementara para pejabat

yang terlibat saling tuding dan mencoba melepas tangggungjaab.

3elas terlihat disini baha dokumen kertas juga tidak steril dari manipuilasi isi sehingga

keaslian atau keotentikannya serta keberadaanya menjadi masalah yang besar.

Dokumen 1letronik Sebaai Alat &ukti


34/65

dokumen elektronik dapat dilestariakan atau dipertahankan selama masa retensinya

agar ia dapat diakui sebagai alat bukti yang sah.

S#arat Dokumen

0ntuk menjaga kelestarian keaslian isi sebuah dokuemn elektronik kita harus

memahami secara baik syarat-syarat keaslian sebuah dokumen. Syarat-syarat tersebut

adalah!

'. Otentik

0ntuk menunjukkan keotentikan sebuah dokumen$ organisasi perusahaan harus

mendokumentasikan dan melaksanakan dengan baik kebijakan dan prosedur yangmengaasi penciptaan$ transmisi$ dan pemeliharaan dokumen untuk menjamin baha

pencipta dokumen dapat dikenal dan memang mempunyai keenangan untuk mencipta

dokumen. Dokumen juga harus dijaga dari adanya penambahan$ perubahan dan

penghapusan oleh pihak yang tidak berenang.

). Andal

Suatu dokumen dikatakan andal jika isinya dapat dipercaya. 0ntuk dapat dipercayadokumen harus menjadi gambaran yang akurat dan lengkap dari transaksi$ akti,itas$

atau fakta yang ada sehingga ia dapat digunakan untuk kegiatan atau transaksi

berikutnya.

*. &ulat

Adalah suatu keharusan baha sebuah dokumen terlindungi dari adanya perubahan.

1ebijakan dan prosedur manajemen dokumen harus menjelaskan tambahan atauanotasi yang mungkin dibuat pada sebuah dokumen sesudah masa penciptaannya.

+ada kondisi apa penambahan atau anotasi diperbolehkan dan siapa yang berenang

untuk melakukannya. Setiap perubahan atau anotasi yang sah pada dokumen setelah

penciptaanya harus secara jelas tercantum sebagai tambahan atau anotasi.

34


35/65

+. Siap Pakai

Sebuah dokumen dinyatakan siap pakai jika ia dapat diketahui lokasinya$ dapat

ditemukan kembali$ dapat diperlihatkan dan dapat ditafsirkan dalam konteks kegiatan

bisnis yang lebih luas.

. Akurat, Memadai dan $enkap

Sebuah dokumen harus dengan benar menggambarkan apa yang telah

dikomunikasikan$ diputuskan atau dilakukan. Sebuah dokumen harus dapat mendukung

kebutuhan-kebutuhan bisnis yang berhubungan dengannya atau yang menjadikannnya

sebagai alat bukti. Dengan demikian ia dapat digunakan untuk tujuan pertanggungan

jaab.

Dari pemaparan (lima) syarat yang harus dipenuhi oleh sebuah dokumen$ jika mereka

dipenuhi semuanya oleh sebuah dokuemn maka jelas baha medium apapun yang

diapakai tidaklah menjadi masalah untuk menjadikan sebuah dokumen alat bukti yang

sah. Atau dengan kata lain sebuah dokumen elektronik jelas dapat menjadi alat bukti

yang sah jika syarat dasar sebuah dokumen dipenuhi.

3ika kita melihat kembali kasus Supersemar maka akan jelas disinia baha ia tidak

memenuhi ke lima syarat yang harus dipenuhi sebagai dokumen atau arsip. Sehingga

sampai saat ini kita bisa mengatakan baha sebenarnya Supersemar itu tidak ada.

S#arat !elenkapan Dokumen 1letronik

0ntuk memastikan baha isi yang terkandung pada dokumen elektronik terpelihara

dengan baik maka organisasi perusahaan pencipta dokumen harus menjamin baha

setiap dokumen elektroniknya mempunyai unsur-unsur bentuk intelektual. 0nsur-unsur

tersebut adalah!

". +enanggalan secara kronologis baik pengiriman maupun penerimaan

&. /empat dokumen itu dibuat danIatau dari mana ia dikirim.

'. Alamat +engirim

. 6ama atauIdan tanda tangan penulis atau pengarang

35


36/65

. Alamat +enerima

. +enerima

;. SubjelI+erihal

lektronik. Model *nformai ini bertujuan agar dokumen elektronik dapat

mengidentifikasikan siapa yang membuatnya$ apa fungsinya$ informasi apa yang

dikandungnya dan kapan pembuatannya. leh karena itu dokumen elektronik

memerlukan pengklasifikasian. Manajemen dokumen elektronik mengidentifikasikan dua

jenis attribut yang membantu pengklasifikasian. 1eduanya adalah attribut isi dan

metadata.

Atribut isi terdiri dari!

-syarat pengaksesanIbatasan ijin

-keotentikan

-tanggal

-tipe rekod

-petunjuk

-masukIkeluar

-bahasa

-substantifIfasilitatif

-keIdari

-nomor ,ersi

Sedangakan attribut metada adalah sebagai berikut!

- aktifIinaktif

- keputusan penilaian

- penataan (hanya bagi koleksi)

-struktur komponen untuk dokumen majemuk

-format (hubungan logis)

-frekuensi

-catatan sejarah peminjaman

-kaitan

36


37/65

-kepemilikan

-struktur (tata fisikIpenempilan)

Sementara itu :amJah 1andur salah seorang tokoh manajemen dokumen mengatakan

dalam thesis doktornya baha metadata menjadi hal penting sebagai direktori

dokumen. 1omponen-komponen yang diajukannya yang sebenanya pengabunggan

dan penyempurnaan dari model yang dibuat +55 di atas. 1omponen-komponen

tersebut adalah!

-pencipta - orang$ organisasi$ atau unit organisasi

-judul - berkas

-tanggal- penciptaan dan modifikasi

-6omor klasifikasi - petunjuk khas

-*nformasi Seri

-Alamat yang dituju

-1oleksi Data - informasi mengenai bagaimana data dikumpulkan$ metode

pengumpulannya$ lamanya aktu pengumpulan dsb.

-*si - ringkasan isi

-Sumber-sumber yang berkaitan - referensi dengan data terkait

-Material pendamping - formulir input$ angket$ dsb

-+embatasan dalam pemakaian

-/ipe data - tekstual$ angka$ sur,ey dsb.

-0kuran - berkas

-1ebutuhan teknis - media penyimpanan$ hard9are, so(t9are$ sistem

pengoprasian

-*nformasi mengenai retensi

-informasi mengenai disposisi

+emenuhan syarat-syarat data dan pembuatan metada jelas makin memperkuat

keabsahan rekod elektronik sebagai alat bukti .

Masalah Sekitar Dokumen 1lektronik

37


38/65

1andur melihat baha masalah yang muncul yang mengitari dokumen elektronik adalah

sering lebih kepada masalah yang berhubungan dengan manajemen daripada yang

berhubungan dengan teknologi itu sendiri.

!elemahan Manajemen

+ara dokumen manajer dan arsiparis sering tidak mampu mengkomunikasikan

kebutuhan-kebutuhan mereka secara baik dan tidak mampu menjalin hubungan kerja

yang berimbang dengan para manjer teknologi informasi atau para dokumen manajer

tidak mau melibatkan diri dalam penerapan teknologi informasi. 1onsekuensi yang

muncul dari ketidakmampuan ini adalah terciptannya suatu sistem informasi

manajemen yang lebih berorientasi pada kecepatan dan efesiensi ekonomis semata.

Sementara penekanan pada sisi pembuktian menempati porsi yang kecil bahkan seringterleatkan.

Situasi yang jelas tidak kondusif ini secara langsung atau tidak telah menciptakan bom

aktu bagi sistem manajemen dokumen itu sendiri. +ada gilirannya kerugian yang akan

diderita oleh organisasi perusahaan menjadi tidak terhingga atau bahkan mengantarkan

organisasi pada kebangkrutan. 1ita bisa melihat misalnya saat ini baha citra 9embaga

Sektariat 6egara =* yang dulunya menjadi idaman orang untuk bekerja di sana menjadi

sangat menurun di mata masyarakat dan para pakar akibat beberapa faktor. Salahsatunya adalah kurang baiknya sistem manajemen dokumennya.

!elemahan %eknoloi

Sebagai alat untuk merekam dan memberikan akses ke corporate memor#$ teknologi

informasi diakui telah memberikan manfaat-manfaat yang banyak. +enerapan teknologi

komputer yang demikian cepat berubah untuk maju telah memungkinkan pemakaian

satu sumber data atau informasi pada sebuah rekod oleh banyak orang pada saat yang

bersamaan. Suatu kemajuan yang tidak ditaarkan oleh alat simpan lainnya manapun.

/eknologi komputer memungkinkan pemakai untuk menemukan kembali dan hanya

memilih informasi-informasi yang dibutuhkan dari suatu dokumen teks yang lengkap

dengan memakai strategi pencarian yang tepat yang disediakan oleh komputer.

38


39/65

Akan tetapi seperti layaknya setiap teknologi$ penerapan teknologi informasi juga

menghadirkan masalah-masalah yang tidak sederhana untuk dipecahkan. +emeliharaan

rekod elektronik dalam kaitannya sebagai alat bukti harus diakui lebih menutut keahlian

dan fasilitas yang lebih tinggi dibandingkan dengan rekaman data tercetak. Sekardus

dokumen tercetak yang diletakan pada pojok sebuah ruangan selama bertahun-tahun

tidak akan mengalami perubahan isi informasi dan masih dapat dibaca dengan mudah.

Sebaliknya sekumpulan data yang tersimpan pada disket misalnya selama bertahun-

tahun isi informasinya mungkin telah mengalami perubahan tanpa dapat dibuktikan dan

yang lebih buruk lagi data tersebut tidak dapat dibaca lagi karena teknologi yang

dipergunakan untuk menyimpan dan menemukan data itu kembali telah rusak

sementara di pasar teknologi tersebut sudah tidak tersedia lagi. Dalam keadaan seperti

ini pemanfaatan data atau informasi sebagai alat bukti menjadi sia-sia karena data ada

tetapi tidak ada karena tidak bisa dibaca. Situasi ini tentunya akan merugikan organisasi

yang bersangkutan karena peranan dokumen sebagai alat bukti tidak dapat dilakukan.

:ilangnya fungsi fasiltas so(t9are dan hard9are komputer berarti hilangnya isi

informasi dan berarti juga hilangnya kesempatan organisasi untuk memenangkan

perkara hukum. 5eberapa tantangan yang dihadapi oleh manajemen dokumen yang

menyangkut rekod elektronik adalah sebagai berikut!

a. fisik media rentan dan lama ketahanannya terbatas.

b. alat-alat$ proses dan softare yang dipakai dalam masa &- tahun sudah

mengalami pergantian dan sering tidak ada lagi dipasaran.

c. alat-alat$ proses dan softare yang baru sering tidak lagi 2compatible4 dengan

yang lama.

+enyalahgunaan dokumen elektronik merupakan kasus yang cukup mendominasi

pelanggaran hukum di bidang data dan komputer. 1erugian yang diakibatkan sangatlah

besar baik dalam bentuk materil maupun in material. 1egiatan yang sudah dikategorikan

sebagi kejahatan ini umumnya dilakukan oleh orang-orang terpelajar dan dengan

kemampuan intelektual yang sering di atas rata-rata.

%a9aran 4ara Menatasi

3


40/65

Masalah ketidakmampuan para mananjer atau staf dokumen untuk mengkomunikasikan

kebutuhan-kebutuhannya kepada ahli teknologi serta bekerja sama secara setara lebih

banyak dipengaruhi oleh faktor psikolgis yang bermuara pada kurangnya pemahaman

mereka mengenai pemanfaatan teknologi informasi. leh sebab mereka perlu

mendapatkan pendidikan dan pelatihan mengenai pemakaian teknologi informasi.

Disamping itu kemauan yang besar dan sikap untuk menerima perubahan sebagai

konsekuensi logis dari perubahan cara pelaku bisnis bekerja berhubungan dan dalam

rangka memenangkan persaingan yang semakin keras dan ketat. Dengan kata lain

budaya yang berlaku dikalangan mereka secara gradual harus mengalami perubahan

yang sejajar dengan perkembangan yang ada di masyarakat bisnis khususnya

Masalah-masalah yang berkaitan dengan hukum dalam dokumen elektronik

menempatkan pemilik$ pengelola dan penyimpan data pada posisi rentan. leh karena

itu perlu usaha-usaha maksimal pencegahan agar tidak terjadi hal yang tidak diinginkan.

9angkah pertama dapat dimulai dengan pemilihan teknologi komputer yang sesuai

dengan keperluan dan tidak mudah ketingalan jaman dengan memperhatikan juga

jadal retensi dokumen.

+embuatan sistem pengamanan data serta penyempurnaannya secara berkala juga

diperlukan. Disadari kadang para pembobol data tidak pernah kekeringan ide dan

kreati,itas untuk memecahkan kode-kode pengamanan data sehingga usaha maksimal

pengamanan terkesan sia-sia.

+engaturan keenangan akses merupakan cara lain agar terjadinya kemudahan kontrol

dan identifikasi pemakaian data. Diskriminasi akses bukanlah dimasudkan sebagai

pembentukan sikap tidak demokratis didalam pemakaian data. 0saha ini harus

dipandang sebagai cara untuk menempatkan pemakaian data elektronik sesuai dengan

alasan penciptaannya.

+enunjukan staf yang setia dan dapat dipercaya sebagai pengumpul$ pengelola dan

penyimpan informasi merupakan bagian yang tidak kalah pentingnya dalam usaha untuk

pengamanan data. :al itu perlu diperhatikan karena dalam banyak kasus pembobolan

bank dan kekacauan data misalnya sering melibatkan orang dalam yang tahu seluk-

beluk pengamanan dan pengolahan data.

4!


41/65

Masalah-masalah yang menyangkut aplikasi teknologi yang telah disebutkan

sebelumnya seperti!

a. fisik media rentan dan lama ketahanannya terbatas.

b. alat-alat$ proses dan softare yang dipakai dalam masa &- tahun sudah

mengalami pergantian dan tidak ada lagi dipasaran.

c. alat-alat$ proses dan softare yang baru sering tidak lagi 2compatible4 dengan

yang lama.

0ntuk mengatasi keadaan seperti beberapa langkah bijak dapat ditaarkan!

a. migrasi. Migrasi adalah seperangkat kerja terorganisir yang dirancang untuk

melakukan transfer secara periodik rekaman data elektronik dari satu konfigurasi

hard9are=so(t9areke konfigurasi lainnya$ atau dari satu generasi komputer teknologi

ke generasi laiinya. /ujuan dari migrasi adalah untuk mempertahankan kemampuan

untuk menampilkan$ menemukan kembali$ mengolah dan menggunakan data eletronik

dalam rangka mengahadapi perubahan teknologi yang terus menerus. 1esulitan dalam

pelaksanaan migrasi ini adalah biayanya yang cukup besar.

b. memperpendek siklus hidup rekaman data. Dampak dari tindakan ini adalah

peninjauan dan e,aluasi 3adal =etensi Dokumen (3=D) dan penilaian nilai guna

dokumen.

c. membuat kebijaksanaan yang mengatur rekaman data mana yang harus dalam

bentuk kon,ensional dan yang mana harus dalam bentuk elektronik.

Undan:undan Dokumen Perusahaan

+embuatan dan penyimpanan dokumen diperlukan untuk menjamin kepastian hukum

dan melindungi kepentingan para pihak terkait dalam suatu hubungan hukum. Akibatnya

pembuatan dan penyimpanan dokumen harus tetap dilakukan. Di dalam pelaksanaan

penyimpanan dokumen ditekan seminimal mungkin biaya ekonomi dan beban

administrasi. Melihat keadaan ini tidak dapat dihindari pemakaian teknologi informasi

41


42/65

untuk mencapai tujuan di atas. +engalihan dokumen cetak menjadi dokumen elektronik

diatur sedemikian rupa agar dokumen elektronik dapat dijadikan alat bukti dalam

pengadilan.

Penalihan &entuk Dokumen Perusahaan Dan $ealisasi

+ada 5A5 *** 0ndang-0ndang Dokumen +erusahaan memperhatikan secara cukup rinci

mengenai pengalihan bentuk dokumen perusahaan dan legalisasinya.

+asal "& mengatakan baha!

(") Dokumen perusahaan dapat dialihkan ke dalam mikrofilm atau media lainnya.

(&) +engalihan dokumen perusahaan ke dalam mikrofilm atau media lainnya

sebagaimana dimaksud dalam ayat (") dapat dilakukan sejak dokumen tersebut dibuatatau diterima oleh perusahaan yang bersangkutan.

(') Dalam mengalihkan dokumen perusahaan sebagaimana dimaksud dalam ayat (")$

pimpinan perusahaan ajib mempertimbangkan kegunaan naskah asli dokumen yang

perlu tetap disimpan karena mengandung nilai tertentu demi kepentingan perusahaan

atau kepentingan nasional.

() Dalam hal dokumen perusahaan yang dialihkan ke dalam mikrofilm atau medialainnya adalah naskah asli yang mempunyai pembuktian otentik dan masih

mengandung kepentingan hukum tertentu$ pimpinan perusahaan ajib tetap menyimpan

naskah ahli tersebut.

+asal "' menyatakan setiap pengalihan dokumen perusahaan sebagaimana dimaksud

dalam pasal "& ayat (") ajib dilegalisasi.

+asal " mengatakan baha!(") 9egalisasi sebagaimana dimaksud dalam pasal "' dilakukan oleh pimpinan

perusahaan atau pejabat yang ditunjuk di lingkungan perusahaan yang bersangkutan$

dengan dibuatkan berita acara.

(&) 5erita acara sebagaimana dimaksud dalam ayat (") sekurang-kurangnya memuat!

a. keterangan tempat$ hari$ tanggal$ bulan$ dan tahun dilakukan legalisasi%

42


43/65

b. keterangan baha pengalihan dokumen perusahaan yang dibuat di atas

kertas ke dalam mikrofilm atau media lainnya telah dilakukan sesuai

dengan aslinya% dan

c. tanda tangan dan nama jelas pejabat yang bersangkutan.

+asal " menyatakan!

(") dokumen perusahan yang telah dimuat dalam mikrofilm atau media lainnya

sebagaimana dimaksud dalam pasal "& ayat (") dan atau hasil cetaknya merupakan

alat bukti yang sah.

(&) apabila dianggap perlu dalam hal tertentu dan untuk keperluan tertentu dapat

dilakukan legalisasi terhadap hasil cetak dokumen perusahan yang telah dimuat dalam

mikrofilm atau media lainnya.

+engertian media lain jika dimaksudkan juga sebagai bentuk penyimpanan secara

elektronik (computer:enerated documents) jelas menjadikannya sebagai alat bukti

yang sah. Akan tetapi sepintas ada semacam keraguan yang diisyaratkan oleh undang-

undang ini yaitu masih perlunya hasil cetaknya untuk dihadirkan sebagai alat bukti

(pasal " ayat (&). 1eraguan ini muncul karena prosedur pemindahan di kita yang masih

kurang baik sehingga realisasi prosedur syarat untuk beralih media lain sebagai alat

bukti belum terpenuhi.

3ika bentuk deri,atif dokumen tercetak dapat dipakai sebagai alat pembuktian$ maka

masuk akal jika penciptaan dokumen yang langsung pada media elektronik dapat

diajadikan alat bukti yang sah juga sejauh sistem manajemen dokumennya menjamin

adanya kedisiplinan dan konsistentensi untuk menjalankan kebijakan dan prosedur

yang telah ditetapkan dan didokumentasikan. +ersyaratan lain yang harus dimiliki oleh

dokumen elektronik agar ia dapat digunakan sebagai alat bukti yang sah sudah

dibicarakan di atas. Di *ndonesia kalau kita jujur mengakui$ penerapan teknologi

informasi yang hampir sudah menjadi pemandangan umum tidak saja di organisasi

besar tetapi juga organisasi berukuran menengah atau bahkan kecil menganut sistem

pemikiran pakai dulu$ baru kemudian aturan yang berisi kebijakan dan prosedur dibuat

atau ungkapan populernya 2lakukan dulu urusan belakangan4 . :al ini menimbulkan

kesan baha penerapan teknologi informasi khususnya untuk bidang dokumen tidak

43


44/65

disiapkan dengan baik dan komprehensip. 1esadaran perlunya kebijakan dan prosedur

baku dan terdokumentasi dengan baik dan berlaku di seluruh bagian oraganisasi

biasanya 2menunggu4 munculnya masalah besar yang mengancam eksistensi

organisasi perusahaan yang bersangkutan .

Masalah Dokumen 1lektronik di $uar 0eeri

1etidaseragaman dalam menyikapi pengakuan dokumen elektronik sebagai alat bukti

terjadi di dunia. 5eberapa negara telah mengkui keabsahan dokumen elektronik sebagai

alat bukti sah. Sementara beberapa negara lainnya bersikap ambi,alen atau bahkan

tidak mengakuinya.

Penerapan Dokumen 1lektronik di &eberapa 0eara

Di 3erman badan-badan pemerintah tidak mengakui dokumen elektronik sebagai alat

pembuktian hukum. :anya mikrofilm yang dapat diterima sebagai alat bukti yang sah.

Dokumen yang tersimpan pada media optik atau elektronik tidak mempunyai nilai hukum

dan tidak dapat digunakan sebagai alat bukti di pengadilan. +engadilan 3erman masih

melihat baha data atau informasi yang disimpan dalam media seperti itu tidak aman

dari adanya manipulasi.

Sementara itu Arsip 6asional Sedia pada ";B menyatakan dokumen elektronik

sebagai rekod resmi yang mempunyai status hukum yang sama dengan dokumen

kertas tradisional.

Semenjak tahun " undang-undang baru di *tali telah mengakui nilai hukum dokumen

yang tersimpan pada disket optik meskipun aturan hukum ini tidak mudah untuk diikuti.

5elanda -negara yang banyak mempengaruhi penyusunan perangkat hukum yang

berlaku di *ndonesia sampai sekarang ini- Arsip 6asionalnya karena alasan hukum

tidak secara eksplisit mengakui dokumen elektronik sebagai alat bukti sah.

44


45/65

3ika kita ingin mengetahui agak lebih juh lagi mengapa ada pandangan yang berbeda di

negara-negara >ropa ini terhadap dokumen elektronik$ maka kita dapat mengambil

Sedia dan 3erman sebagai dua contoh yang salaing bertolak belakang.

Sedia hampir 'B tahun lalu telah mengakui keabsahan dokumen rekod sebagai alat

bukti. 7epatnya pengakuan ini disebabkan baha Sedia telah mempunyai sistem

manajemen dokumen berbasis kertas yang sangat baik. Dengan disiplin tinggi$ penuh

tanggung jaab dan konsisten organisasi di Sedia menjalankan sistem manajemen

dokumen mereka. /radisi dan kultur dalam mengolah dokumen yang baik ini

memudahkan bagi Arsip 6asional Sedia untuk cepat menyatakan dokumen elektronik

sebagai alat pembuktian yang sah. Sementara pengadilan-pengadilan di 3erman masih

merasakan keraguan untuk mengakui dokumen elektronik sebagai alat pembuktian.

Alasan adanya manipulasi yang erat kaitannya dengan teknologi informasi itu sendiri

yang memang dapat dimanipulasi kiranya mungkin dapat disusuri dari kemampuan

orang 3erman dalam menguasai teknologi tinggi. Dan diantara mereka mungkin saja

banyak yang menggunakan keterampilan penguasaan teknologinya untuk maksud-

maksud yang tidak baik.

0ntuk di *ndonesia penulis berpendat baha pengakuan dokumen elektronik pada

aalnya akan didasarkan pada kasus per kasus. Artinya ketika rekanan bisnis atau

pengadilan mengetahui dan mengakui baha sistem manjemen dokumen yang dimiliki

oleh organisasi yang bersangkutan sudah baik dan dijalankan dengan penuh tanggung

jaab$ disiplin dan konsisten$ maka tidak ada keraguan untuk mengakui dokumen

elektronik sebagai alat bukti yang sah.

Masalah "ukum $ainn#a

Dalam membicarakan hal-hal penting mengenai rekaman data eletronik sering kita

membatasi diri pada masalah sekitar otentik data sebagai alat pembuktian jika terjadipersengketaan antara dua pihak atau lebih. /idak dapat dipungkiri baha salah satu

peranan rekaman yang penting adalah sebagai alat bukti khususnya di pengadilan.

Akan tetapi di dalam membicarakan rekaman data elektronik dalam persepsi yang

diperluas dalam hubungannnya dangan masalah yang berkaitan dengan hukum$ ada

beberapa masalah lain yang perlu diperhatikan!

45


46/65

". +enipuan 1omputer! perusakan$ perubahan$ penipuan dan pencurian data

&. 2+ri,acy4 (+erlindungan data) dan +enyebaran *nformasi

'. /anpa :ak Memasuki Sistem 1omputer

. :ak 7ipta.

. 1erahasian

Penipuan !omputer

+enyalahgunaan rekaman data elektronik merupakan kasus yang cukup mendominasi

pelanggaran hukum di bidang data dan komputer. 1erugian yang diakibatkan sangatlah

besar baik dalam bentuk materiil maupun in material. 1egiatan yang sudah

dikategorikan sebagi kejahatan ini umumnya dilakukan oleh orang-orang terpelajar dandengan kemampuan intelektual yang memadai.

5entuk-bentuk yang dikategorikan sebagai penipuan komputer ada dua macam yaitu

penipuan data dan penipuan program. Dalam penipuan pertama data yang tidak sah

dimasukan dalam sebuah komputer atau data yang dimasukan mengalami perubahan.

Memasukan Instruksi


47/65

Salah unsur yang perlu diperhatiakan dari pasal ini adalah penipuan terhadap orang.

Dalam kasus yang digambarkan diatas yang ditipu adalah komputer. Sehingga secara

logika pelaku tidak dapat dihukum jika mengandalkan pada pasal ini. 1ecuali jika

pengertian kata 8komputerH termasuk didalamnya orang yang bertanggungjaab

terhadap operasi komputer tersebut.

Sabotase, Perusakan dan Penubahan Data

1omputer dan data eletroniknya dirusak dengan berbagai cara seperti membakar$

meledakkan atau memasukan sesuatu benda sehingga komputer tidak dapat

beroperasi. Selain itu ada juga usaha untuk mengubah data yang tersedia.

+asal B 10:+ mengatur!

5arangsiapa dengan sengaja dan secara melaan hukum menghacurkan$ merusakkan$membuat hingga tidak dapat dipakai lagi atau menghilangkan sesuatu benda yangseluruhnya atau sebagian adalah kepunyan orang lain$ dihukum dengan hukumanpenjara selama-lamanya dua tahun dan delapan bulan atau dengan hukuman dendasetinggi tingginya empat ribu lima ratus rupiah.

Masalah yang timbul dari penerapan pasal ini adalah apakah kita dapat memperlakukan

rekaman data elektronik sebagai benda. 5eberapa putusan pengadilan di beberapa

negara memperlakukan rekaman data elektronik bukan sebagai benda. Sehingga pasal

ini tidak dapat dipakai dalam kasus perubahan data.

Pri2asi 6Perlindunan Data7 dan Pen#ebaran In(ormasi

+esatnya kemajuan teknologi komputer memberikan dampak yang besar bagi usaha

pengumpulan data yang cepat dan akurat$ penyimpanan data yang hemat tempat serta

penyebarannya yang meliati batas aktu dan ruang.

1emajuan seperti ini mengundang suatu tantangan yang lebih rumit dan berat dan

dilematis bagi pengelola rekaman data yaitu masalah 2pri,acy4 (perlindungan data).

Data-data yang dikumpulkan dari indi,idu sangat dibatasi penggunaanya sesuai dengan

pernyataan atau perjanjian ketika data itu dalam proses pengumpulan antara pemberi

data dengan pengumpulan data.

47


48/65

Dean 1on,ensi >ropa /entang +erlindunga

Documents

manajemendokumenperusahaan1