1

2

ndice

Introduo 3

1. Seleo/Aquisio do Fundo Documental 5

2. Tratamento tcnico do acervo: procedimentos 6

2.1 Carimbagem

2.1.1-Documentos impressos: monografias

2.1.2-Documentos impressos: publicaes peridicas

2.1.3-Material no livro: CD-AUDIO, CD-ROM, DVD, VHS

2.2-Registo

2.3-Catalogao, classificao e indexao

2.4-Cotao e arrumao nas estantes

2.4.1-Atribuio de cotas

Material Livro

Material no-livro

2.4.2-Colocao das etiquetas de cotas

2.4.3-Colocao /arrumao dos livros nas estantes

3. Dossis temticos (organizao da informao 17

4. Maletas pedaggicas e/ou itinerantes 19

5. Emprstimos (procedimentos e documentos de registo) 20

6. Anexos 21

6.1. Anexo 1: Poltica de Gesto da Coleo

6.2. Anexo 2: Tabela da CDU abreviada

3

Introduo

Este o Manual de Procedimento pelo qual se vo reger as vrias Bibliotecas do

Concelho; Biblioteca Municipal e Bibliotecas Escolares dos dois Agrupamentos.

O manual de Procedimentos permite uniformizar e dar continuidade a algumas

decises tcnicas e critrios adotados, na BE/CRE. Contudo, trata-se de um

documento em aberto, o que possibilita a sua constante reestruturao e

atualizao. Enquanto documento, contm todo um conjunto de medidas

tcnicas relativas ao circuito do documento na Biblioteca Escolar/CRE,

concretamente no que diz respeito ao tratamento documental nas suas vrias

componentes.

4

Desse circuito, fazem parte as seguintes fases (ver anexo 1):

Seleo Aquisio Registo Carimbagem Catalogao Classificao Indexao Cotao

Arrumao nas estantes

Assim as linhas de orientao referidas neste documento relacionam-se com:

1. Seleo/Aquisio do Fundo Documental

2. Tratamento tcnico do acervo (carimbagem, atribuio das cotas,

catalogao)

3. Dossis temticos (Organizao da informao)

4. Malas pedaggicas

5. Emprstimo (procedimentos e documentos de registo)

6. Anexos (Poltica de Desenvolvimento da Coleo; Tabela da CDU abreviada

5

para as caractersticas da BE/CRE; Thesaurus- documento de aferio dos critrios de indexao/listagem dos termos de indexao usados)

1 SELEO/AQUISIO DO FUNDO DOCUMENTAL

A seleo e aquisio do fundo documental, nos seus vrios suportes, tenta responder

ao interesse e curiosidade dos utilizadores e especificidade das diferentes reas Curriculares

Disciplinares e no Disciplinares.

Deste modo, a seleo , essencialmente, concretizada a partir das sugestes dos

utilizadores. De seguida faz-se a aquisio do fundo considerado prioritrio, de acordo com as

normas/critrios que constam do documento: Poltica de Desenvolvimento da Coleo.

6

2 TRATAMENTO TCNICO DO ACERVO: PROCEDIMENTOS

Num primeiro momento, antes de iniciar-se o tratamento, deve verificar-se o estado de

conservao do documento: procurar folhas em banco ou rasgadas, verificar o estado da capa

e da contracapa, ou qualquer outro dano.

Caso o documento se encontre em perfeito estado de conservao, seguem-se as

seguintes etapas:

2.1 Entrada de documento

2.3 Carimbagem

Os documentos devem ser carimbados da seguinte forma:

A impresso do carimbo de registo na pgina de rosto feita no canto inferior direito.

7

NOTAS: Nunca o carimbo deve ser colocado em cima de uma imagem ou em pgina que possa lesar ou ofender a mancha de informao. Os referidos carimbos so impressos em todos os documentos. Devem respeitar-se as zonas especficas ou recomendadas para a carimbagem.

No caso dos audiovisuais, obras com folhas plastificadas ou material em que a tinta no

adere, o carimbo efetuado numa etiqueta autocolante que colocada no local estabelecido

para carimbar.

2.1.1 Documentos impressos: monografias

So carimbadas todas as obras com o carimbo da instituio na pgina de rosto, em local

que no interfira com o carimbo de registo nem impea a leitura da informao.

So carimbadas todas as obras com carimbo de registo na pgina de rosto, no canto inferior

direito.

8

2.1.2 Documentos impressos: publicaes peridicas

So carimbados apenas com o carimbo da instituio: as revistas, na pgina do sumrio e os

jornais, junto ao ttulo.

2.1.3 Material no livro: CD-AUDIO, CD-ROM, DVD, VHS

O carimbo de registo coloca-se na capa (canto inferior direito) e no prprio documento.

Nota Este ser colocado com caneta de acetato ou colada uma etiqueta com o n de registo.

Nota: As revistas no se registam.

9

2.2 Registo

Antes de se proceder ao registo, verifica-se se este pertinente, ou se se trata de uma

publicao efmera e sem interesse. Neste caso, ser suficiente o carimbo da instituio.

Todos os documentos impressos, entrados na Biblioteca, so registados sequencialmente no

software de gesto bibliogrfica Porbase.

Cada obra tem o seu nmero de registo.

Vrios exemplares de cada obra tm nmeros de registos diferentes.

No caso de uma obra publicada em vrios volumes, cada volume tem um nmero de registo

diferente

Quando uma obra acompanhada por material de outro formato, este ter um registo

diferente.

10

2.3 Catalogao, classificao e indexao

Na catalogao so seguidas as Regras Portuguesas de Catalogao (RPC).

A classificao feita segundo a CDU da BN, tendo sido preparada uma tabela

adaptada/simplificada para a realidade da BE/CRE (em anexo).

O Software utilizado pela BE/CRE o Porbase5/ Mind Prisma. As decises tomadas

relativamente aos campos de preenchimento encontram-se em anexo.

NOTAS: 1- A Meno de Edio s ser feita a partir da 2 edio.

2- Tradues e Adaptaes. No caso das Tradues e Adaptaes mencionar-se- em nota (campo 304 o ttulo original.

11

2.4 Cotao e arrumao nas estantes

Aps a classificao os documentos so cotados. A cotao a fase do tratamento documental

em que a cada documento atribudo um cdigo que permite a sua arrumao nas estantes.

Desta forma, a posterior recuperao do documento por parte do utilizador mais fcil.

2.4.1 Atribuio de cotas

Material Livro

12

As cotas so criadas a partir de um plano abreviado da Classificao Decimal Universal

(CDU) definido para as bibliotecas escolares e bibliotecas municipais.

A cota formada pelos seguintes elementos: Notao CDU (numrica) + componente

alfabtica.

No caso das nossas bibliotecas a cota composta pela notao CDU, seguida das 3

primeiras letras do apelido do autor ou do ttulo ou da coleo.

No caso do livro no ter autor, a entrada faz-se pelo ttulo, usando as trs primeiras

letras, em maisculas.

No caso das obras em colees que pela temtica tratada interessa agrupar os ttulos de

modo a que fiquem juntos na estante, a componente alfabtica da cota formada pelas

trs primeiras letras da coleo.

Assim, um livro da coleco Clube das Chaves ter a seguinte cota:

82-93 CLU

13

NOTAS: : Quando o ttulo comea por nmeros, ex. 101 Dlmatas o numeral passa para a sua forma por Extenso ficando cento e um Dlmatas.

82-93 CEN

Para identificar as obras de referncia nas Bibliotecas Escolares de um ncleo temtico deve-se

acrescentar notao o auxiliar (030).

Ex. Enciclopdia de msica

74 (030) ENC

Material No Livro

* Para o material multimdia e audiovisual so colocadas as seguintes informaes: tipo de material, as trs primeiras letras da rea temtica (maisculas), vrgula, seguidas das trs primeiras letras do ttulo ou autor. No CD Auto da Pimenta de Rui Veloso, a etiqueta fica com

14

o seguinte aspeto: Cota 78 msica 78.7 Fonogramas para crianas (histrias contadas para crianas) 78.7 Fonogramas no musicais (teatro, poesia, prosa, contos, peas teatrais) leituras em voz alta

2.4.2 Colocao das Etiquetas das Cotas

Antes de ser atribuda a cota o livro protegido com uma tira de plstico autocolante.

Depois de ter sido atribuda uma cota a cada documento (que escrita, tambm, a lpis, na

folha de rosto), aquela escreve-se numa pequena etiqueta que se cola no documento, na

lombada, a 1 cm da extremidade inferior.

As etiquetas das cotas so coloridas. A cor de cada uma identifica a rea (estas cores s se

aplicam s Bibliotecas Escolares) temtica correspondente, segundo a tabela seguinte:

15

16

As etiquetas so colocadas nas lombadas dos livros sempre mesma distncia (1 cm), mesmo

que isso implique a ocultao de informao.

Uma vez colocadas as etiquetas so protegidas com uma tira de pelcula autocolante

transparente, para evitar que se danifiquem.

A etiqueta da Cota toma o seguinte aspeto:

821.134.3 BEG

2.4.3 Colocao / Arrumao dos Livros nas Estantes

Os livros, na Biblioteca, esto organizados/arrumados nas estantes, por assuntos, em modelo

de livre acesso. Todas as estantes tm uma cor e o assunto principal que ele representa. Cada

assunto est indicado no cimo das estantes e nas prprias prateleiras.

Dentro de cada assunto a arrumao faz-se por ordem alfabtica dos apelidos do autor/ttulo

da coleo.

17

O material no-livro arrumado nas estantes, seguindo as normas do material livro. Porm,

nas estantes de livre acesso so colocadas, apenas, as caixas relativas ao documento,

devidamente cotadas. Os documentos so arquivados, com acesso restrito ao pessoal da

biblioteca.

A arrumao feita de cima para baixo, da esquerda para a direita.

3 Dossis temticos (organizao da informao)

Uma vez que no possvel guardar todas as revistas e jornais que do entrada na Biblioteca,

depois de seguidas as normas/critrios definidas no documento: Poltica de desenvolvimento da

Coleo, a informao pertinente organizada em Dossis Temticos, seguindo as regras:

O tratamento da informao faz-se mediante a seleo de assuntos/temas pertinentes para o

currculo, servindo os interesses dos utilizadores.

18

Selecionam-se os artigos que vo surgindo em jornais, revistas, ou retirados On-line

(atendendo diversidade de opinies).

Identifica-se a fonte, a data e o tema do dossi onde o documento vai ser arquivado.

FONTE: Jornal Publico

DATA: 12/12/07

Tema: Energias

Organiza-se a pasta, cronologicamente, do artigo mais antigo para o mais recente.

Prepara-se um ndice que se vai atualizando.

publicitada a listagem de dossis.

Arquivam-se os dossis temticos numa estante de livre acesso, disponibilizada para o efeito.

19

4 Maletas pedaggicas e/ou itinerantes

As maletas pedaggicas so consideradas recurso de muita utilidade, sobretudo no apoio

atividade pedaggica, em contexto de sala de aula.

Nela se agrupam materiais, em suportes diversificados, sob uma determinada temtica. A sua

utilizao tem as seguintes regras:

So preparadas segundo a solicitao dos utilizadores.

Nelas so colocados os materiais temporariamente (apenas durante o perodo de tempo que

solicitada a sua utilizao).

Existe, no interior de cada maleta o inventrio dos materiais que a compem.

A requisio das maletas para o apoio sala de aula faz-se mediante o preenchimento de uma ficha

preparada para o efeito, com pelo menos 24 horas de antecedncia.

A maleta deve regressar BE/CRE, aps cada utilizao.

O professor requisitante responsvel pelos materiais que constam da maleta.

20

No caso particular das maletas que apoiam o Plano Nacional de Leitura (20 ou mais exemplares do

mesmo ttulo) e cujos documentos se destinam leitura orientada na sala de aula, alm da ficha de

requisio, existe um calendrio de utilizao dos mesmos, onde registada a sua utilizao.

Periodicamente so preparadas maletas itinerante que se destinam a apoiar as escolas EB1 do

Agrupamento. A circulao destas maletas tem normas prprias.

5 Emprstimos (procedimentos e documentos de registo)

De todos os documentos emprestados elaborado um registo. As normas so as seguintes:

O emprstimo domicilirio de qualquer documento impresso ou audiovisual feito

eletronicamente, usando para o efeito, o software de gesto bibliogrfica PORBASE.

O emprstimo para o apoio sala de aula registado, manualmente, num livro preparado para o

efeito.

21

Anexos

Anexo 1

Poltica de Gesto da Coleo

Anexo 2

Tabela da CDU abreviada

22