1. Unid TijuanaManual de Excel Kassandra A. Daz Tapia. Herramientas de productividad2013

2. Contenido Tablas de Datos ................................................................................................................................... 4 Crear una tabla .................................................................................................................................... 5 Modificar los datos de una tabla ......................................................................................................... 5 Al crear el formulario, disponemos de siguientes botones: ........................................................... 6 Nuevo: ......................................................................................................................................... 6 Eliminar ....................................................................................................................................... 6 Restaurar ..................................................................................................................................... 6 Buscar anterior: ........................................................................................................................... 6 Buscar siguiente .......................................................................................................................... 6 Criterios: ...................................................................................................................................... 6 Cerrar............................................................................................................................................... 6 Modificar la estructura de la tabla ...................................................................................................... 7 Estilo de la Tabla.................................................................................................................................. 7 Ordenar una Tabla de Datos ............................................................................................................... 7 Filtrar una Tabla .................................................................................................................................. 9 Excel nos ofrece dos formas de filtrar una lista. ............................................................................. 9 Funciones de base de datos ................................................................................................................ 9 Hojas de Clculo ................................................................................................................................ 10 Crear una hoja de clculo .............................................................................................................. 10 Entorno de trabajo ............................................................................................................................ 11 Referencias relativas en Excel ........................................................................................................... 12 Referencias absolutas en Excel ..................................................................................................... 13 Frmulas de Excel.............................................................................................................................. 13 Funcin PROMEDIO........................................................................................................................... 13 nmero1 ........................................................................................................................................ 14 nmero2, ....................................................................................................................................... 14 Funcin MAX ..................................................................................................................................... 14 Nmero1 ....................................................................................................................................... 15 Nmero2 ( ..................................................................................................................................... 15 Funcin MIN ...................................................................................................................................... 16 Nmero1 ....................................................................................................................................... 16 3. Nmero2 ....................................................................................................................................... 16 Moda ................................................................................................................................................. 16 MODA ( .......................................................................................................................................... 17 Nmero1, nmero2,...................................................................................................................... 17 Mediana ............................................................................................................................................ 17 Funciones de contar .......................................................................................................................... 18 Formulas condicionales ..................................................................................................................... 18 Prueba lgica: ................................................................................................................................ 18 Llamada 2 ...................................................................................................................................... 18 Llamada 3 ...................................................................................................................................... 18 Grficos ............................................................................................................................................. 19 Grficos de columnas .................................................................................................................... 20 Grficos de lneas .......................................................................................................................... 20 Grficos circulares ......................................................................................................................... 20 Grficos de barras ......................................................................................................................... 20 Grficos de rea ............................................................................................................................ 20 Grficos XY (Dispersin) ................................................................................................................ 20 Grficos de cotizaciones................................................................................................................ 20 Grficos de superficie .................................................................................................................... 20 Grficos de anillos ......................................................................................................................... 20 Grficos de burbujas ..................................................................................................................... 20 Grficos radiales ............................................................................................................................ 20 Imgenes ........................................................................................................................................... 21 Qu desea hacer? ........................................................................................................................ 21 Insertar imgenes prediseadas ............................................................................................... 21 Insertar una imagen de una pgina Web .................................................................................. 21 Copiar una imagen de una pgina Web .................................................................................... 21 Insertar una imagen de un archivo ........................................................................................... 21 Usar una imagen como fondo de una diapositiva..................................................................... 21 Funcin TEXTO .................................................................................................................................. 22 Filtros................................................................................................................................................. 22 Autofiltro ....................................................................................................................................... 23 4. Filtro avanzado .............................................................................................................................. 23 Validacin de datos ........................................................................................................................... 23 5. Tablas de Datos Las tablas son muy tiles porque adems de almacenar informacin, incluyen una serie de operaciones que permiten analizar y administrar esos datos de forma muy cmoda. Entre las operaciones ms interesantes que podemos realizar con las listas tenemos: - Ordenar la los registros. - Filtrar el contenido de la tabla por algn criterio. - Utilizar frmulas para la lista aadiendo algn tipo de filtrado. - Crear un resumen de los datos. - Aplicar formatos a todos los datos.fig. 1 6. Crear una tablafig. 2 Para crear una lista tenemos que seguir los siguientes pasos: - Seleccionar el rango de celdas (con datos o vacas) que queremos incluir en la lista. - Seleccionar del Tabla en la pestaa Insertar. Aparecer a continuacin el cuadro de dilogo Crear tablafig. 3Modificar los datos de una tabla Para modificar o introducir nuevos datos en la tabla podemos teclear directamente los nuevos valores sobre la ella, o bien podemos utilizar un formulario de datos. Esta segunda opcin viene muy bien sobre todo si la lista es muy grande. 7. fig. 4Al crear el formulario, disponemos de siguientes botones: Nuevo: Sirve para introducir un nuevo registro. Eliminar: Eliminar el registro que est activo. Restaurar: Deshace los cambios efectuados. Buscar anterior: Se desplaza al registro anterior. Buscar siguiente: Se desplaza al siguiente registro. Criterios: Sirve para aplicar un filtro de bsqueda.Cerrar: Cierra el formulario. 8. Modificar la estructura de la tablafig. 5. Pulsando en el icono Cambiar tamao de la tabla, podemos seleccionar un nuevo rango de datos. Pero si la tabla contiene encabezados, estos deben permanecer en la misma posicin, as que slo podremos aumentar y disminuir filas.Estilo de la Tabla Una forma fcil de dar una combinacin de colores a la tabla que resulte elegante, es escogiendo uno de los estilos predefinidos, disponibles en la pestaa Diseo de la tabla.fig. 6Ordenar una Tabla de Datos Para hacer una ordenacin simple, por ejemplo ordenar la lista anterior por el primer apellido, debemos posicionarnos en la columna del primer apellido, despus podemos acceder a la pestaa Datos y pulsar sobre Ordenar. 9. fig. 7 En la parte superior derecha tenemos un botn Opciones..., este botn sirve para abrir el cuadro Opciones de ordenacin dnde podremos especificar ms opciones en el criterio de la ordenacin.fig. 8 10. Filtrar una Tablafig. 9 Filtrar el contenido de la tabla Filtrar una lista no es ni ms ni menos que de todos los registros almacenados en la tabla, seleccionar aquellos que se correspondan con algn criterio fijado por nosotros.Excel nos ofrece dos formas de filtrar una lista. - Utilizando el Filtro (autofiltro). - Utilizando filtros avanzados.Funciones de base de datos En el tema de funciones omitimos el apartado de funciones dedicadas a bases de datos, pero ahora vamos a explicar cada una de esas funciones ya que se aplican a tablas de datos. Estas funciones se utilizan cuando queremos realizar clculos sobre alguna columna pero aadiendo una condicin de seleccin de las filas que entrarn en el clculo, es decir aplicando previamente un filtro. 11. fig. 10Hojas de Clculo Crear una hoja de clculo Para crear una hoja de clculo debemos hacer clic simple con el botn derecho del ratn, sobre el cono de Open Office y en el men que se despliega seleccionar Hoja de Clculo. 12. fig. 11Entorno de trabajo La herramienta de software a utilizar ser el Excel de la suite ofimtica Microsoft Office el Calc de la suite ofimtica Open Office. En el Laboratorio de Informtica contamos solamente con la segunda opcin, pero esto no nos impide trabajar en la misma con archivos creados en Excel. Las exenciones que distinguen a los archivos creados con el Excel es xls y a los creados con Calc ods. Pero en el Laboratorio de informtica, aunque trabajemos con el Calc, los archivos son guardados con el formato de Excel por defecto. 13. fig. 12Referencias relativas en Excel De manera predetermina Excel utiliza referencias relativas al momento de insertar una referencia de celda en una frmula. Las referencias relativas son actualizadas automticamente por Excel al momento de copiar la frmula a otra ubicacin.fig. 13 14. Referencias absolutas en Excel A diferencias de las referencias relativas, las referencias absolutas no se modifican aunque copiemos la frmula a otras celdas. Para hacer que una referencia se convierta en absoluta utilizamos el smbolo de moneda ($) anteponindolo a la columna y fila de la referencia.fig. 14Frmulas de Excel Una frmula de Excel es un cdigo especial que introducimos en una celda. Ese cdigo realiza algunos clculos y regresa un resultado que es desplegado en la celda.fig. 15 Existen millones de variaciones de frmulas porque cada persona crear la frmula que mejor se adapte a sus necesidades especficas. Pero sin importar la cantidad de frmulas que vaya a crear, todas debern seguir las mismas reglas en especial la regla que indica que todas las frmulas deben empezar con un smbolo igual (=). Considera la siguiente frmula para la celda.Funcin PROMEDIO este artculo describe la sintaxis de la frmula y el uso de la funcin PROMEDIO en Microsoft Office Excel. 15. Descripcin Devuelve el promedio (media aritmtica) de los argumentos. Por ejemplo, si el rango A1:A20 contiene nmeros, la frmula =PROMEDIO (A1:A20) devuelve el promedio de dichos nmeros. La sintaxis de la funcin PROMEDIO tiene los siguientes argumentos:nmero1 Obligatorio. El primer nmero, referencia de celda o rango para el que desea el promedio.nmero2,... Opcional. Nmeros, referencias de celda o rangos adicionales para los que desea el promedio, hasta un mximo de 255.fig. 16Funcin MAX La funcin MAX en Excel es de gran ayuda siempre que necesitemos obtener el valor mximo de un conjunto de valores que puede ser una lista de nmeros ubicados en uno o varios rangos de nuestra hoja de Excel. 16. fig. 17Nmero1(obligatorio): El primer nmero de la lista o el rango de celdas que contiene los nmeros a evaluar.Nmero2 (opcional): El segundo nmero de la lista o un rango de celdas con nmeros adicionales a incluir en la evaluacin. Podemos especificar un mximo de 255 nmeros en la funcin MAX en caso de enlistarlos directamente como argumentos pero podemos especificar rangos de celdas como argumentos de la funcin que a su vez pueden contener varios nmeros que sern evaluados. La funcin MAX considera nmeros negativos y el cero, por lo que dentro de una lista de nmeros negativos el valor mximo podra ser el cero.fig. 18 17. Funcin MIN La funcin MIN en Excel nos devuelve el valor mnimo de un conjunto de valores. Los argumentos de la funcin MIN pueden ser los nmeros, las celdas o los rangos que contienen los valores que deseamos evaluar.fig. 19Nmero1 (obligatorio): El primer nmero a considerar o la celda o rango que contiene los nmeros.Nmero2 (opcional): El segundo nmero de la lista o la celda o rango que contiene valores adicionales a considerar. A partir del segundo argumento todos los dems sern opcionales y hasta un mximo de 255 argumentos. Sin embargo, esto no quiere decir que solamente podemos incluir 255 nmeros en la funcin MIN ya que podremos indicar rangos con una cantidad de nmeros mayor. Al realizar la evaluacin de los nmeros especificados la funcin MIN tomar en cuenta tambin los nmeros negativos y el cero.Moda Devuelve el valor que se repite con ms frecuencia en una matriz o rango de datos. Al igual que MEDIANA, MODA es una medida de posicin. 18. MODA (nmero1; nmero2; ...) Nmero1, nmero2,...son de 1 a 30 argumentos cuya moda desea calcular. Tambin puede utilizar una matriz nica o una referencia matricial en lugar de argumentos separados con punto y coma.fig. 20Mediana Devuelve la mediana de los nmeros. La mediana es el nmero que se encuentra en medio de un conjunto de nmeros, es decir, la mitad de los nmeros es mayor que la mediana y la otra mitad es menor.fig. 21 19. Funciones de contar La funcin CONTAR cuenta la cantidad de celdas que contienen nmeros y cuenta los nmeros dentro de la lista de argumentos. Use la funcin CONTAR para obtener la cantidad de entradas en un campo de nmero de un rango o matriz de nmeros. Por ejemplo, puede escribir la siguiente frmula para contar los nmeros en el rango A1:A20: =CONTAR (A1:A20)fig. 22Formulas condicionales Comprobar si las condiciones son verdaderas o falsas y realizar comparaciones lgicas entre expresiones son elementos comunes de varias tareas. Para crear frmulas condicionales, puede utilizar las funciones Y, O, NO, y SI. La funcin SI utiliza los siguientes argumentos:Prueba lgica: condicin que se desea comprobar. Llamada 2 valor_si_verdadero: valor que se devolver si la condicin se cumple.Llamada 3 valor_si_falso: valor que se devolver si la condicin no se cumple. 20. fig. 23Grficos Admite muchos tipos de grficos para ayudarle a mostrar datos de forma comprensible para su audiencia. Cuando crea un grfico o cambia el tipo de uno existente, puede seleccionar uno de los tipos de grficos siguientes. IMPORTANTE Este artculo describe los tipos de grfico que puede usar. Para obtener informacin sobre cmo crear un grfico. En este artculo 21. Grficos de columnas Grficos de lneas Grficos circulares Grficos de barras Grficos de rea Grficos XY (Dispersin) Grficos de cotizaciones Grficos de superficie Grficos de anillos Grficos de burbujas Grficos radiales Otros tipos de grficos que puede crear en Excelfig. 24 22. Imgenes Puede insertar o copiar imgenes e imgenes prediseadas en una hoja de clculo de Microsoft Office Excel 2007 o en una presentacin de Microsoft Office PowerPoint 2007 de orgenes como proveedores de sitios Web de imgenes prediseadas, pginas Web o archivos de su equipo. Puede utilizar imgenes e imgenes prediseadas como fondos para sus diapositivas de Office PowerPoint 2007.Qu desea hacer? Insertar imgenes prediseadas Insertar una imagen de una pgina Web Copiar una imagen de una pgina Web Insertar una imagen de un archivo Usar una imagen como fondo de una diapositivafig. 25 23. Funcin TEXTO En este artculo se describen la sintaxis de la frmula y el uso de la funcin TEXTO de Microsoft Office Excel. Descripcin La funcin TEXTO convierte una valor numrico en texto y le permite especificar el formato de presentacin mediante cadenas de formato especiales. Esa funcin es til cuando desea ver los nmeros en un formato ms legible o cuando desea combinar nmeros con texto o smbolos. Por ejemplo, supongamos que la celda A1 contiene el nmero 23,5. Para que el formato del nmero sea un importe de moneda, puede usar la siguiente frmula: =TEXTO (A1;"$0,00")fig. 26Filtros Aplicar filtros es una forma rpida y fcil de buscar un subconjunto de datos de un rango y trabajar con el mismo. Un rango filtrado muestra slo las filas que cumplen el criterio que se especifique para una columna. Microsoft Excel proporciona dos comandos para aplicar filtros a los rangos: 24. Autofiltro, que incluye filtrar por seleccin, para criterios simples Filtro avanzado, para criterios ms complejos A diferencia de la ordenacin, el filtrado no reorganiza los rangos. El filtrado oculta temporalmente las filas que no se desea mostrar. Cuando Excel filtra filas, le permite modificar, aplicar formato, representar en grficos e imprimir el subconjunto del rango sin necesidad de reorganizarlo ni ordenarlo.fig. 27Validacin de datos La validacin de datos de Microsoft Excel permite definir el tipo de datos que se desea introducir en una celda. Por ejemplo, se puede permitir la entrada de una puntuacin por letras con slo las letras comprendidas entre la A y la F. Se puede configurar la validacin de datos para evitar que los usuarios introduzcan datos no vlidos o permitir su entrada y comprobarlos tras finalizar el usuario. Tambin se pueden proporcionar mensajes que definan la entrada que se espera en la celda as como instrucciones para ayudar a los usuarios a corregir errores.Cuando se introducen datos que no cumplen los requisitos, Excel muestra un mensaje con instrucciones proporcionadas por el usuario. 25. fig. 28 La validacin de datos resulta especialmente til al disear formularios u hojas de clculo que otras personas utilizarn para introducir datos como formularios presupuestarios o informes de gastos. En este artculo se describe cmo configurar la validacin de datos, incluidos los tipos de datos que se pueden validar y los mensajes que se pueden mostrar, adems de proporcionar un libro que se puede descargar para obtener ejemplos de validacin que se pueden modificar y utilizar en hojas de clculo propias.