BAB IMEMBANGUN TIM KERJA

1. UMUM

Tim Kerja merupakan salah satu kekuatan besar pemberdayaan masyarakat dalam PNPM-Mandiri Perdesaan Namun kekuatan itu tidak akan muncul, apabila dibangun untuk berjalan menuju ke arah sisi yang disepakati. Dalam tim kerja sejati tidak mungkin dapat tahan lama, apabila salah satu anggota, menjadi pemain jagoan, apalagi merasa paling hebat.Sebuah Tim Kerja Sejati akan solid apabila masing-masing anggota merasa saling membutuhkan, sehingga yang terjadi adalah terbentuknya sebuah Super Tim dan bukan Superman

Sering Individu-individu dibentuk dalam kelompok untuk bekerja, kemudian menyebut dirinya sebagai tim. Sebenarnya kumpulan individu seperti itu hanya sekedar berkelompok, bukan sebagai suatu tim kerja. Tim kerja sejati, apabila masing-masing anggota dapat bermain sesuai dengan posisinya secara tepat, konsisten dan kompak. Untuk membuat itu semua harus bekerja keras, berupaya secara sadar dan serius.

Tim kerja di tingkat kecamatan adalah FK/FT sebagai koordinator tim, anggotanya adalah Pendamping Lokal , Pengurus UPK, TPK, Kepala Desa, Ketua Kelompok penerima manfaat SPP/UEP serta Tim Monitoring Desa yang merupakan penyeimbang terwujudnya transparansi dan pelestari kegiatan di desa.

2. UNSUR TIM DINAMIS Kinerja tim tinggi Tim menghasilkan sesuatu Tim harus percaya diri Para anggota tim sadar kekuatannya untuk mencapai tujuan. Anggota tim saling membantu satu dengan lainnya. Anggota tim saling memberi umpan balik dan saling memotivasi. Tim yang dinamis tampak menonjol diantara tim program lain.

Secara khusus Tim Dinamis memiliki Unsur-unsur kritis, yaitu :

a. Misi dan Tujuan Tim Kerja PNPM- Mandiri Perdesaan Misi Tim Kerja adalah bekerja untuk sukseskan PNPM-Mandiri Perdesaan sampai pelestarian egiatannya dan tujuannya adalah mendorong terjadinya perencanaan, pelaksanaan, pengendalian dan pelestarian secara partisipatif, terwujudnya penyediaan prasarana sosial ekonomi yang menyeluruh dan mengelola pengembangan masyarakat di pedesaan. FK/FT sebagai koordinator tim di tingkat kecamatan, agar memastikan bahwa semua anggota bekerja sesuai tugas dan fungsinya serta menghasilkan sesuatu untuk mencapai tujuan.

b. Beroperasi secara kreatifKreatifitas dan inovasi-inovasi dalam mengimplementasikan program merupakan tanda bagus dari suatu tim yang dinamis. Tim selalu mencari peluang untuk mengimplementasikan proses atau teknik baru untuk transfer of knowledge kepada masyarakat, disebut proses pembelajaran masyarakat. Anggota tim tidak hanya sekedar bekerja melaksanakan kegiatan proyek, tetapi benar-benar memiliki niat / kemauan dan menerapkan / melakukan dalam masyarakat.

c. Fokus pada Hasil

Kemampuan untuk menghasilkan sesuatu dan atau informasi yang dibutuhkan kelompok masyarakat sasaran program dengan secara terus menerus sebagai upaya memenuhi komitmen tim. Selain itu wajib memperhatikan waktu anggaran dan mutu yang diberikan kepada masyarakat miskin merupakan tujuan bersama / tim. Berapa orang warga masyarakat miskin dan perempuan yang bukan elit desa dapat terlayani kebutuhannya dari kegiatan program. Setiap 3 minggu ada catatan perkembangan, bukan data usang yang itu-itu saja.Tidak lupa menginformasikan dalam forum-forum pertemuan tingkat yang lebih tinggi.

d. Memperjelas Peran dan TanggungjawabMasing-masing anggota tim kerja PNPM- Mandiri Perdesaan , paham peran, tugas dan tanggung jawab di masyarakat, sehingga masyarakat dan tim PNPM- Mandiri Perdesaan di tingkat kecamatan juga paham dan tahu betul pekerjaan KPMD, TPK, TV dan sebaliknya. Setiap anggota tim tahu apa yang diharapkan dari dirinya serta mengetahui peran rekan sesama anggota. Tim mampu dengan trampil melayani perubahan tuntutan masyarakat dan perubahan teknologi tanpa menunda-nunda memberikan pelayannya.

e. Saling mendukung koordinator anggota yang lainKoordinator dibagi diantara anggotanya, beri batas waktu, tidak ada koordinator mutlak. Tim yang demikian itu, setiap anggota memiliki kesempatan untuk bersinar menjadi bintang mengutakan kemandiriannya, dan memicu belajar melayani masyarakat, dengan penuh kasih, tidak arogan, apalagi dengan membusungkan dada.

f. Berkomunikasi secara terbukaTim yang dinamis berbicara secara langsung dan jujur dalam pertemuan. Sebaiknya paling sedikit 1 bulan sekali mengadakan pertemuan secara lengkap.

g. Mengembangkan iklim timTim yang dinamis selalu kreatif bekerja yang menghasilkan manfaat terhadap kelompok masyarakat, tidak mencari-cari kesempatan untuk meninggalkan tugas dari tanggung jawab, apalagi sampai melalikan komitmennya. Masing-masing anggota saling mengingatkan secara akrab danhangat, tidak saling membiarkan dalam kelalaian, kemalasannya dan tidak ingat jangan sampai saling menyalahkan. Aktifitas tim memperbaiki kepentingan kelompok masyarakat danmembina semangatnya, merupakan penilaian yang sangat berarti sekaligus mebangun iklim kerja yang menyenangkan.

h. Dibangun diatas kekuatan IndividuKoordinator tim secara teratur mencatat pemahaman, ketrampilan, bakat dan pengetahuan dari masing-masing anggota supaya tahu betul kekuatan dan kelemahannya, sehingga koordinator bisa secara efektif memanfaatkan kompetensi individu. Didalam tim yang dinamis tidak ada pekerjaan terbengkalai karena tidak ada orangnya, atau pertanyaan tidak terjawab dengan alasan tidak ada yang berkewajiban menjawab.

i. Membuat keputusan secara objektifPendekatan yang baik, proaktif sekali dalam mengatasi masalah kadang-kadang menjengkelkan, tetapi kadangkala menggelikan dan lucu oleh karena tidak cukup sekali atau dua kali berdiskusi secara kelompok maupun secara perorangan. Dalam berdiskusi dibuat kesimpulan sementara yang ditawarkan ke pihak-pihak yang berselisih pendapat dalam suatu forum. Proses diskusi

dalam forum tidak cukup sekali, namun terus dilakukan sampai ada kesimpulan yang dapat diterima oleh semua pihak. Kesimpulan itu kemudian ditetapkan sebagai suatu keputusan yang objektif selanjutnya diinformasikan kepada semua pihak. Keputusan ini dijadikan alat kendali proses berikutnya, sekaligus untuk mengingatkan semuanya menjadi pendukung.

j. Mengevaluasi efektifitas timSetiap kegiatan yang baru dilaksanakan dievaluasi, supaya kekurangan atau kesalahan pekerjaan cepat terlihat. Pekerjaan evaluasi ini agar dilakukan setiap saat secara rutin untuk mengkoreksi diri sendiri, kemudian perbaikan kelanjutannya segera dilakukan. Apabila ada masalah kinerja sekecil apapun segera dibicarakan untuk mengatasi, sebelum menjadi permasalahan besar dan serius.

3. JALUR MEMBANGUN TIM DINAMIS

a. Menetapkan arahBermodal dari kemampuan masing-masing anggota mencakup tekat,pengetahuan, ketrampilan dan semangat mengimplementasikan misi dalam mencapai tujuan PNPM-Mandiri Perdesaan,maka koordinator tim segera membuat catatan tentang pendapat /wawasan /masukan dari para anggota tim untuk menetapkan “Arah” yang fokus pada misi. Didalam arah itu termasuk didalamnya garis besar jalur yang akan ditempuh selama “Perjalanannya”. Tujuan, penentuan prioritas, kode etik, sanksi dan komimen dari semua anggota, menjadi filosofinya tim.

b. Mulai bergerakBeralaskan pada pemikiran bahwa masing-masing anggota tim sudah paham terhadap tugas dan tanggung jawabnya, maka tim mulai bergerak. Pada fase ini perlu dipelajari dengan teliti gejala-gejala yang muncul dan selalu untukberpikir positif.Masing-masing anggota tim harus memperhatikan tugas pokok dan tanggung jawabnya.

c. Mempercepat gerakanSetelah para anggota tim bekerja, mulai paham sendi-sendi berorganisasi, bermasyarakat, memiliki konsep matang, paham proses dan mekanisme kegiatan PPK dan keberadaan anggota tim diterima oleh warga masyarakat di semua tingkatan lingkungan pekerjaannya, selanjutnya masuk pada fase mempercepat gerakan. Pada fase ini tim harus terampil memanfaatkan umpan balik dari sesama anggota. Masing-masing anggota wajib waspada, siap sedia, pererat kerjasama antar anggota tim, pelajari secara seksama peta wilayah/ keadaan permukimannya, masalah mendesak, kuasai pengelolaan konflik sehingga cepat dalam mengambil keputusan secara efektif.

d. Titik Puncak PrestasiPada fase ini tim benar-benar sebagai tim yang dinamis.Pada fase ini perlu segara mengevaluasi tim mengenai kekurangan dan keberhasilannya. Kemudian mencatat rekasi-reaksi sebagai masukan tim, apabila terjadi pergantian anggota segera melaksanakan konsolidasi untuk mempertegas kembali peran dan tanggung jawab masing-masing. Pada fase puncak ini kita kembali menetapkan kembali tujuan dan prioritas-prioritas mulai tahap awal dan memfokuskan misi.

BERGERAKBERGERAK

ARAHARAH PERCEPATPERCEPAT

TITIK PUNCAKTITIK

PUNCAK

BAB IITUGAS DAN TANGGUNG JAWAB TPK

1. Secara Umum1) Melaksanakan setiap tahapan proses perencanaan kegiatan PNPM- Mandiri

Perdesaan secara transparan dan melibatkan peran serta masyarakat termasuk kelompok miskin dan perempuan.

2) Mengelola dan melaksanakan kegiatan yang didanai melalui PNPM- Mandiri Perdesaan secara terbuka dan melibatkan masyarakat, meliputi ; Membuat rencana kerja detail dan Rencana Penggunaan Dana/RPD untuk

memanfaatkan biaya pelaksanaan kegiatan. Menyiapkan dokumen administrasi sesuai ketentuan pada buku PTO dan

penjelasannya, antara lain pembuatan surat-surat perjanjian, penarikan dan penggunaan dana.

Membuat rencana dan pelaksanaan proses pengadaan bahan dan alat, mengatur tenaga kerja, pembayaran insentif dan bahan sesuai ketentuan.

Melaksanakan pemeriksaan hasil kerja, penerimaan bahan dan mengajukan sertifikasi untuk mendapatkan persetujuan pembayaran dari FK/FT

Melakukan pengawasan dan mengendalikan kualitas pekerjaan. Menyiapkan dan membuat laporan bulanan. Menyiapkan kelengkapan dokumen Laporan Penyelesaian Pelaksanaan

Kegiatan (LP2K) dan diajukan ke PJOK untuk diadakan pemeriksaan lapangan.

3) Menyelenggarakan musyawarah desa dalam rangka revisi kegiatan jika terjadi perubahan pekerjaan dari rencana yang sudah ditetapkan.

4) Menyelenggarakan dan menyampaikan laporan pertanggungjawaban dana PNPM- Mandiri Perdesaan dan kemajuan pelaksanaan kegiatan setiap tahap pencairan dana melalui pertemuan musyawarah desa dan menempelkan di papan-papan informasi.

5) Menyelenggarakan dan melaporkan pertanggungjawaban seluruh penggunaan dana PPK dan hasil akhir pelaksanaan kegiatan PNPM- Mandiri Perdesaan melalui pertemuan musyawaran desa.

6) Membuat dan menandatangani Surat Pernyataan Penyelesaian Pelaksanaan Kegiatan (SP3K) bersama PJOK.

7) Membuat rencana operasional dan pemeliharaan aset hasil kegiatan PNPM- Mandiri Perdesaan . Rencana tersebut harus dilengkapi dengan rencana kerja kelompok pemakai dan pemelihara serta nama pertanggungjawabannya.

2. Secara Khusus

a. Ketua1) Membantu memberikan penjelasan mengenai PNPM- Mandiri Perdesaan

kepada masyarakat.2) Memeriksa dan menandatangani rencana kerja detail dan Rencana

Penggunaan Dana/RPD yang dibuat Tim Pengelola Kegiatan/TPK.3) Memeriksa dan menandatangani hasil sertifikasi tiap tahapan kegiatan

bersama FK/FT.4) Memimpin Tim Pengelola Kegiatan dalam rapat perencanaan, pra

pelaksanaan dan evaluasi.5) Memeriksa buku kas umum dan mendorong penyelenggaraan administrasi

yang tertib dan transparan.6) Membuat dan menandatangani Berita Acara Revisi hasil musyawarah desa,

jika terjadi perubahan pekerjaan dari rencana.7) Menandatangani berkas-berkas penarikan dan pencairan dana.8) Memeriksa dan menandatangani laporan bulanan.

9) Menandatangani Surat Perjanjian Pemberian Bantuan (SPPB), Buku Kas Umum, Laporan Penyelesaian Pelaksanaan Kegiatan (LP2K), Surat Kesanggupan Menyelesaikan Pekerjaan (SKMP), Surat Pernyataan Penyelesaian Pelaksanaan Kegiatan (SP3K).

10) Mendorong masyarakat kelompok penerima manfaat bersama-sama bertanggungjawab dalam operasional dan pemeliharaan kegiatan yang sudah dibangun atau dikerjakan.

11) Mengikuti pelatihan-pelatihan yang diberikan oleh FK/FT.12) Mempelajari dan menanggapi terhadap catatan FT/FT di Buku bimbingan,

meneruskan bimbingan kepada anggota Tim Pengelola Kegiatan yang bersangkutan.

13) Melaksanakan pengendalian terhadap pelaksanaan kegiatan PNPM- Mandiri Perdesaan di desa.

b. Sekretaris1) Mengisi formulir, membuat surat serta administrasi lain yang diperlukan oleh

Tim Pengelola Kegiatan.2) Menyajikan informasi tentang kegiatan PNPM- Mandiri Perdesaan dan

laporan penggunaan dana kepada masyarakat melalui papan informasi.3) Memperbarui informasi dan laporan penggunaan dana yang ditempel dalam

papan informasi.4) Mengarsipkan seluruh dokumen dan berkas administrasi PNPM- Mandiri

Perdesaan 5) Menghitung HOK dan besarnya insentif berdasarkan daftar hadir pekerja

dari mandor atau kepala kelompok.6) Membantu Ketua TPK dalam pengisian format Laporan bulanan.7) Memelihara / menjaga semua arsip.8) Mengikuti pelatihan-pelatihan yang diberikan oleh FK/FT.9) Membuat catatan seluruh aktifitas dan administrasi yang berkaitan dengan

kegiatan PNPM- Mandiri Perdesaan .

c. Bendahara1) Menyimpan dan menjaga uang kas kegiatan PNPM- Mandiri Perdesaan .2) Menyiapkan kuitansi-kuitansi setiap pembayaran dalam kegiatan PNPM-

Mandiri Perdesaan .3) Melaksanakan pembayaran insentif langsung kepada pekerja/masyarakat

dan pembayaran bahan kepada suplier setelah diketahui dan disetujui oleh Ketua TPK.

4) Melaksanakan pencatatan pada Buku Kas Umum setiap penerimaan dan pengeluaran sesuai dengan penggunaannya dan aturan yang telah ditetapkan.

5) Membantu Ketua TPK membuat Rencana Penggunaan Dana (RPD) dan Laporan Penggunaan Dana (LPD).

6) Melengkapi LPD dengan semua bukti-bukti pembayaran dan nota penerimaan barang.

7) Menyiapkan administrasi untuk pengajuan dan pengambilan dana PNPM- Mandiri Perdesaan .

8) Menyiapkan data-data keuangan PNPM- Mandiri Perdesaan sebagai bahan pembuatan laporan bulanan oleh Ketua TPK.

9) Menjaga dan memelihara arsip semua tanda bukti pembelian dan pembayaran.

10) Mengikuti pelatihan-pelatihan yang diberikan oleh FK/FT.

BAB III PROSES PELAKSANAAN KEGIATAN

1. PENYUSUNAN RENCANA KEGIATAN

a. Pembuatan Desain dan RABUsulan-usulan kegiatan yang telah dibuat peringkatnya oleh MAD Prioritas Usulan selanjutnya akan dilakukan pembuatan dan penyempurnaan desain dan/atau RAB terhadap usulan kegiatan, diluar kegiatan SPP. Dalam proses ini, Tim Penulis Usulan dibantu FK/FT, dengan melibatkan Pendamping Lokal, KPMD, TPK dan anggota masyarakat lainnya terutama dari kelompok pengusul, akan melakukan pengukuran dan pembuatan atau penyempurnaan desain dan RAB usulan kegiatan yang masuk peringkat atas dengan tetap mengacu kepada spesifikasi teknis sehingga terjamin mutu kegiatannya.

b. Pemeriksaan Desain dan RABSetiap desain serta gambar teknis prasarana yang telah selesai dibuat terlebih dahulu diperiksa oleh FT. Kabupaten . Apabila masih terdapat hal-hal yang perlu diperbaiki, dilakukan pemeriksaan ulang hingga desain dapat dinyatakan layak untuk mendapatkan sertifikasi dari. ke MAD Prioritas dan MAD Penetapan Usulan

Jika terdapat jenis prasarana yang memerlukan penanganan khusus maka FT wajib berkonsultasi kepada FT. Kabupaten untuk dilakukan peninjauan lapangan sebelum dibuat desain dan RAB. Apabila dipandang perlu FT. Kabupaten dapat merekomendasikan untuk dilakukan uji teknis seperti pemeriksaan laboratorium sebagai dasar pembuatan desain atau diperlukan tenaga ahli khusus dari luar. Terhadap hal tersebut FT akan berkoordinasi dan konsultasi kepada FT Kabupaten untuk mendapatkan tindak lanjut dan klarifikasi.

c. Sosialisasi Desain dan RABSosialisasi desain dan RAB di desa bertujuan untuk menjelaskan pokok-pokok rencana yang telah disusun sesuai kaidah teknis oleh FT, Pendamping Lokal dan KPMD serta mekanisme pelaksanaannya kepada masyarakat pengusul. Sosialisasi dilakukan dalam forum musyawarah desa yang difasilitasi oleh Kepala Desa dan Ketua TPK serta dihadiri oleh PJOK, FT/FT, Aparat Desa, BPD, tokoh-tokoh masyarakat desa, dan anggota masyarakat lainnya yang berminat. Desain dan RAB ini juga harus ditempelkan pada papan-papan informasi yang telah disediakan.

2. PELAKSANAAN KEGIATAN

a. Persiapan Pelaksanaan Kegiatan1) Rapat dan Konsolidasi Awal di Kecamatan

Merupakan kelanjutan dan pemantapan dari Musyawarah Antar Desa (MAD) Penetapan Usulan dalam rangka persiapan pelaksanaan yaitu dengan menngadakan rapat koordinasi dan konsolidasi awal di kecamatan. Rapat koordinasi difasilitasi oleh FK/FT dan PJOK dan dihadiri oleh pengurus UPK, Kepala Desa dan TPK masing-masing desa penerima dana PNPM-Mandiri Perdesaan. Diharapkan penyelenggaraan rapat ini tidak lebih seminggu setelah pelaksanaan pelatihan TPK dan UPK.

Hasil yang diharapkan dari pertemuan ini adalah :a) Menyepakati mekanisme koordinasi dan rapat-rapat lain selama periode

pelaksanaan.

b) Menyamakan persepsi dan langkah dari seluruh unsur yang ada di kecamatan terhadap pelaksanaan program, termasuk dalam hal evaluasi dan pelaporan.

c) Adanya tukar pendapat dan pemberian saran antar desa terhadap rencana masing-masing desa.

d) Membahas dan menyepakati tentang mekanisme penyelesaian kendala dan masalah yang muncul.

2) Rapat Persiapan (Pra Pelaksanaan) di DesaSetelah mengikuti berbagai kegiatan sebagaimana tersebut diatas, Pengurus TPK bersama kepala desa secepatnya mengadakan rapat pra-pelaksanaan di desa sebelum memulai pelaksanaan kegiatan yang dihadiri juga oleh Tim Monitoring dan anggota masyarakat lainnya yang berminat. Rapat persiapan di desa difasilitasi oleh KPMD. Hasil pra-pelaksanaan menjadi acuan langkah kerja selanjutnya.

Hasil yang diharapkan :a) Membahas dan menyepakati tentang peran, fungsi dan pembagian

tugas tiap pengurus TPK dalam pelaksanaan PNPM- Mandiri Perdesaan di desa. Kegiatan ini antara lain adalah sbb : Penyiapan format-format stadard PNPM-Mandiri Perdesaan, Perekrutan/Pendataan tenaga kerja, Pengorganisasian Tenaga Kerja, Penentuan Pemasok bahan/material/alat, Trial Pekerjaan

b) Menyusun rencana kerja detail termasuk penjadwalannya.c) Menyepakati jadwal, tata cara dan sanksi-sanksi pertemuan rutin

mingguan atau bulanan TPK untuk mengevaluasi pelaksanaan.

b. Pelaksanaan KegiatanPelaksanan kegiatan adalah tahap pelaksanaan seluruh rencana yang telah disepakati dalam pertemuan MAD Penetapan Usulan , Musdes Informasi dan berdasarkan hasil desain dan RAB masing-masing kegiatan serta rapat-rapat persiapan pelaksanaan. Dalam pelaksanaan kegiatan perlu diperhatikan hal-hal penting sebagai berikut : Masyarakat merupakan pemilik kegiatan, sehingga keputusan pelaksanaan

dan tanggung jawab ada pada masyarakat. Masyarakat desa mendapatkan prioritas untuk turut bekerja dalam

pelaksanaan kegiatan terutama bagi penduduk miskin. Bila ada bagian pekerjaan yang belum mampu dikerjakan oleh masyarakat

sendiri, masyarakat dapat mendatangkan tenaga terampil atau ahli dari luar sepanjang disepakati dalam musyawarah desa dan kebutuhan ini sudah dimasukkan dalam usulan kegiatan

Berdasarkan hal-hal penting diatas maka pelaksanaan kegiatan dimaksudkan agar : Penggunaan dana sesuai dengan rencana dan kegiatan mencapai hasil yang

memuaskan serta selesai tepat waktu. Melibatkan kelompok sasaran terutama bagi kelompok miskin. Menumbuhkan rasa memiliki pada masyarakat terhadap proses dan hasil

kegiatan.

1) Pencairan DanaPenyaluran dana dari UPK ke desa melalui TPK dilakukan sesuai kebutuhan dan perencanaan desa serta sesuai kemajuan pelaksanaan

kegiatan. Khusus untuk kegiatan pembangunan prasarana, pengajuan penyaluran dana ke UPK dilakukan sesuai kemajuan pelaksanaan kegiatan.

Prosedur Penyaluran dana kegiatan :a) Untuk penyaluran tahap I.

(i) Ketua TPK mengajukan dana ke UPK dengan menyerahkan Rencana Penggunaan Dana/RPD yang disetujui Kepala Desa dan diketahui oleh FK/FT dan PJOK, yang terdiri dari : SPPB dan lampirannya ( Form 29 ) Daftar calon pekerja (Form. 44) Berita Acara Musyawarah penentuan upah kerja (BA Musdes

Informasi) Hasil survey harga Dokumen Pelelangan (Form 32 – 35 ) RPD (Form. 36) Foto 0% minimal dari 3 titik yang berbeda

(ii) UPK memeriksa berkas pengajuan dan menyiapkan slip penarikan dari rekening kolektif dan kuitansi ( Form. 38)

(iii) UPK menyalurkan dana ke TPK dengan memberikannya kepada Ketua TPK untuk disimpan oleh Bendahara TPK.

b) Untuk penyaluran dana tahap kedua dan seterusnya hingga satu tahap sebelum tahap terakhir.(i) Apabila saldo kas di TPK kurang dari 10 % dari dana yang diterima

dari satu tahap sebelumnya, Ketua TPK harus menyiapkan persyaratan dan mengajukan penarikan dana tahap berikutnya kepada UPK.

(ii) Apabila penyaluran dana telah mencapai 40% dari alokasi kegiatan di desa, maka TPK bersama Kepala Desa difasilitasi KPMD melaksanakan Musyawarah Pertanggung jawaban Dana (MD 40% & 80 %) yang hasilnya dituangkan dalam BA Musyawarah Pertanggungjawaban Dana.

(iii) Ketua TPK mengajukan penarikan dana ke UPK dengan menyerahkan RPD yang diketahui oleh FK/FT, dilampiri BA Musyawarah Pertanggungjawaban Dana (pada penyerapan dana 40% dan 80%), Laporan Penggunaan Dana (LPD) yang ditandatangani oleh Ketua TPK serta FK dan foto copy buku kas harian.

(iv) UPK memeriksa semua dokumen pengajuan dan apabila diperlukan melakukan pemeriksaan pembukuan TPK dan menyiapkan slip penarikan dari Bank setempat dan kuitansi.

(v) UPK menyalurkan dana ke TPK dengan memberikan kepada Ketua TPK untuk disimpan oleh Bendahara TPK.

a) Untuk penyaluran dana tahap terakhir.(i) Apabila saldo kas di TPK kurang dari 10 % dari dana yang diterima

dari satu tahap sebelumnya, Ketua TPK harus menyiapkan persyaratan dan mengajukan penarikan dana tahap berikutnya kepada UPK.

(ii) Apabila setelah dilakukan pemeriksaan oleh FK/FT dan Fas. Kab atas kemajuan seluruh kegiatan di desa termasuk kegiatan ekonomi, maka TPK bersama Kepala Desa menerbitkan Surat Kesanggupan Menyelesaikan Pekerjaan (SKMP) yang diketahui oleh FK/FT dan Fasilitator Kabupaten/Fasilitator Teknik Kabupaten.

(iii) Ketua TPK mengajukan penarikan dana ke UPK dengan menyerahkan RPD yang diketahui oleh FK/FT, dilampiri SKMP, Laporan Penggunaan Dana (LPD) yang ditandatangani oleh Ketua TPK serta FK/FT, dan foto copy buku kas harian.

(iv) UPK memeriksa semua dokumen pengajuan dan apabila diperlukan melakukan pemeriksaan pembukuan TPK dan menyiapkan slip penarikan dari Bank setempat dan kuitansi.

(v) UPK menyalurkan dana ke TPK dengan memberikannya kepada Ketua TPK untuk disimpan oleh Bendahara TPK

Penyaluran dan pencairan dana dilakukan sesuai dengan kemajuan kegiatan. Apabila kemajuan cepat, dana boleh ditarik dan dicairkan dengan lebih cepat. Tidak ada batas waktu minimal untuk memproses kembali penyaluran dan pencairan dana. Tidak ada peraturan bahwa semua desa di satu kecamatan harus diproses bersama-sama. Secara lengkap proses penarikan dana dapat dilihat pada alur dibawah ini.

Pembayaran Kegiatan PNPM- Mandiri Perdesaan (a) Pekerjaan dan pengadaan bahan sebelum penandatanganan SPPB

tidak dapat dibayar termasuk pengiriman bahan dari pemasok, karena sebelum SPPB ditandatangani masih ada kemungkinan terdapat perubahan desain dan biaya. Sebelum dibayar pekerjaan dan bahan harus melalui proses sertifikasi, pekerjaan dan bahan yang tidak memenuhi syarat harus ditolak dan tidak boleh dibayar.

(b) Pengumpulan bahan oleh masyarakat setempat dapat dilakukan sebelum penandatanganan SPPB. Bahan tetap harus melalui proses sertifikasi dan bahan yang tidak memenuhi syarat harus ditolak.

(c) Hal-hal yang secara tidak langsung berkaitan dengan pembayaran oleh TPK yang berakibat timbulnya pajak, maka penyelesaian pembayaran pajak dilakukan oleh wajib pajak yang bersangkutan.

(d) Setiap pembayaran harus dibukukan dan dilengkapi dengan bukti pengeluaran uang. Sedangkan untuk pembelian bahan harus dilengkapi dengan bukti penerimaan barang.

2) Pengadaan Tenaga KerjaSelama periode persiapan rencana kegiatan, TPK harus menyiapkan daftar calon pekerja, dengan mengutamakan dari golongan kurang mampu. Seluruh tenaga kerja yang ingin bekerja berhak mendaftarkan diri sebagai calon tenaga kerja, termasuk suami dan istri apabila kedua-duanya ingin bekerja. Untuk itu harus ada pengumuman mengenai kesempatan untukmendaftarkan diri bagi siapa saja yang berminat baik laki-laki maupun perempuan. Pendaftaran tenaga kerja dilakukan dengan mengisi Form-A.(Form daftar Calon Pekerja

Jika jumlah tenaga kerja yang terdaftar lebih banyak daripada kebutuhan sehari-hari, tenaga tersebut diberi kesempatan kerja secara bergilran yangakan diatur oleh Ketua pengelola danKetua Kelompok atau berdasarkan kesepakatan.

Tenaga kerja terdiri dari pekerja biasa, tukang dan kepala kelompok. Satu kelompok terdiri dari ± 20 pekerja biasa dan satukepala kelompok. Insentif kepala kelompok dapat ditetapkan sedikit di atas insentif tukang , sedangkan untuk bekerja biasa lebih kecil dari insentif tukang.

Insentif PNPM-Mandiri Perdesaan merupakan perangsang (bukan upah) yang dihitung berdasarkan satu Hari Orang Kerja (HOK) minimal 6 jam. Besarnya insentif ditentukan oleh musyawarah desa (dituangkan dalam Berita Acara) dan tidak lebih dari upah pasaran setempat. Apabila jumlah tenaga kerja berlebihan, besarnya insentif sedikit lebih rendah dari upah pasaran setempat sehingga memberi peluang kepada warga masyarakat

KPPN

UPK

Uang masuk ke Kas TPK

Catatan kegiatan Yang harus dibayar

Saldo

Kas

Pembayaran

Bukti-Bukti

Pembukuan

SPPB+RPD+

LPD+KW2+ SKMP

thp 3

Penyiapan LPD

Tahap Pencairan

Proses Penyelesa

ian

Masih Habis (10%)

Penc. 1,2, dst

Penc. Thp Terakhir

yang belum bekerja. Apabila merupakan swadaya, bisa tanpa insentif atau dengan insentif lebih rendah.

Untuk pembayaran tenaga kerja boleh dipilih antara dua sistem, yaitu pembayaran menurut :a) Kehadiran di lapangan (sistem harian)

Untuk sistem harian, kepala kelompok mencatat kehadiran tiap pekerja pada kelompoknya dan dimasukkanpada Form B.

b) Prestasi (sistem upah borongan)Untuk menghitung jumlah hari orang kerja yang harus dibayarkan untuk sistem prestasi ini, digunakan Form C (Daftar Perhitungan HOK danTanda Terima Insentif Pekerja).

Selama pelaksanaan kegiatan prasarana, mandor harus aktif mengatur tenaga kerja maupun mekanisme konstruksi. Mandor dibayar insentif dengan sistem HOK harian berdasarkan kehadiran (Form B). Besarnya insentif mandor sama dengan insentif Kepala Kelompok.

3) Pengadaan Bahan dan AlatProses pengadaan barang PNPM- Mandiri Perdesaan dibuat sesederhana mungkin, hal ini dimaksudkan untuk memudahkan TPK, walau demikian tetap ada peraturan yang harus diikuti agar biaya dapat dipertanggungjawabkan dan tidak ada kekurangan biaya pada akhir pelaksanaan.

Pengadaan barang mencakup :a) Barang fabrikasi/barang yang tidak dapat dipenuhi dari lokal, syarat

kualitas/kapasitas.b) Jumlah barangc) Jadwal pengadaan, termasuk ketetapan tempat pengiriman (dekat/

dilokasi kerja).d) Penentuan harga dan penjual/pemasok (supplier/leveransir/ agen).

Untuk pengadaan barang/bahan/alat yang nilainya kurang dari Rp. 15.000.000,-(lima belas juta rupiah) Tim Pengelola Kegiatan harus melakukan survey harga minimal di 3 (tiga) tempat untuk barang dengan kualitas sama dan memilih harga yang terendah. Hasil survey harga harus mendapatkan pengesahan berupa cap dan tanda tangan oleh pemilik toko yang bersangkutan (supplier). Harga dari supplier sudah termasuk pajak. Masyarakat tidak dibebani pajak apapun tetapi dibebankan kepada supplier sebagai wajib pajak.

Untuk pengadaan barang yang nilainya Rp. 15.000.000,- atau lebih, prosesnya harus melalui lelang :a) TPK berkonsultasi dengan FK/FT menetapkan bahan/alat yang perlu di

lelang beserta uraiannya : jenis dan kualitas barang, jumlahnya, lokasi pengiriman, kondisi barang ketika sampai di loksi.

b) TPK menjajagi supplier mana saja yang akan ikut sertakan dalam lelang dan mengumpulkan informasi harga-harga eceran serta satuannya (dipakai sebagai pembanding).

c) TPK berkoordinasi dengan FK/FT dan PJOK untuk menetapkan jadwal pelelangan dan undangan yang hadir. Undangan minimal harus dihadiri oleh wakil panitia dusun/pengurus kelompok yang memerlukan penawaran, Tim Monitoring, Kepala Desa, KPMD, Wakil Kelompok, FK/FT dan UPK.

d) TPK mengirimkan permintaan penawaran kepada sedikitnya 3 (tiga) supllier yang berminat, sedikitnya 2 minggu dari jadwal undangan untuk rapat terbuka (acara lelang)

e) Rapat terbuka dengan membuka surat penawaran dan dibacakan didepan hadirin

f) Pemenang lelang adalah supplier dengan penawaran terendah.g) Tindak lanjut keputusan penugasan pekerjaan dituangkan dalam Surat

Perjanjian Pengadaan Barang/Perjanjian Kontrak antara TPK dan Supplier.

h) Hal – hal yang dapat mengakibatkan batalnya lelang :- Harga penawaran terendah (pemenang lelang) masih lebih tinggi

dari harga pasar. Harga pasar di tentukan dari hasil pengumpulan informasi TPK, FK, KM-Kab.

- Peserta yang hadir tidak memenuhi syarat minimal

4) Rapat Evaluasi TPKSetiap minggu TPK harus melaksanakan rapat untuk mengevaluasi pelaksanaan kegiatan dan membuat rencana kerja selanjutnya.

Hal – hal yang dapat dibahas :a) Pencapaian pelaksanaan pekerjaan dibanding dengan target pekerjaan

yang sudah direncanakan sebelumnya.b) Menyusun rencana kerja detail termasuk penjadwalannya untuk minggu

berikutnyac) Membahas masalah atau kendala yang timbul dan mencari

penyelesaiannya.d) Evaluasi kinerja masing-masing pengurus TPK e) Menyusun Laporan-Laporan

5) Musdes Pertanggungjawaban Pengelolaan Dana dan KegiatanMusdes ini dimaksudkan untuk menyampaikan laporan pertanggung jawaban pelaksanaan kegiatan oleh TPK kepada masyarakat. Musyawarah pertanggung jawaban ini dilakukan secara bertahap minimal dua kali yaitu setelah memanfaatkan dana PNPM Mandiri Perdesaan tahap pertama dan tahap kedua.

Waktu pelaksanaannya saat TPK sudah melaksanakan kegiatan dengan penyerapan dana 40 % dan 80 %. Musyawarah ini difasilitasi oleh KPMD. Tujuan, Proses dan hasil yang diharapkan dalam Musdes Pertanggungjawaban adalah sbb :

Musyawarah Desa “Pertanggung jawaban”

Tujuan : a. Melaporkan realisasi dari rencana kegiatan yang didanai PNPM Mandiri Perdesaan.

b. Mempertanggung jawabkan semua pengeluaran keuangan yang digunakan untuk:

Biaya-biaya bahan Upah/ongkos Honor Pinjaman kepada kelompok (ekonomi) Operasional dan lain-lain. Mengevaluasi hasil pekerjaannya

c. Memperbaiki hal-hal yang dirasa kurang berjalan baik saat ini.

d. Membuat persiapan pelaksanaan tahap berikutnya.Waktu : Setelah selesai satu tahap pencairan dana dari UPK ke TPK

dan sebelum pencairan tahap berikutnya. (minimal dilakukan dua kali sesuai tahap pencairan dana).

Tempat : Balai desa atau tempat pertemuan lainnya.Peserta : Wakil dari dusun-dusun, wakil berbagai kelompok di

desa,tokoh-tokoh masyarakat, pelaku-pelaku yang pernah terlibat di dalam PNPM Mandiri Perdesaan, tim pemantau dari masyarakat serta masyarakat umum lainnya yang berminat untuk hadir.

Pemandu : KPMD dibantu oleh Fasilitator Kecamatan, BKAD dan PjOK.

Materi : Petunjuk Teknis Operasional Penjelasan 3 PTO tentang musyawarah-musyawarah

PNPM Mandiri Perdesaan Penjelasan 5 PTO mengenai Tugas, Tanggung jawab

dan Proses Pemilihan Pelaku-pelaku PNPM Mandiri Perdesaan.

Proposal kegiatan, gambar desain dan RAB Laporan perkembangan kegiatan dan penggunaan dana.

Alat Daftar hadir Spidol, kertas plano, isolasi/selotape, dll.

Persiapan : 1. Memastikan kembali jadwal dan tempat pelaksanaan dengan Kepala Desa yang bersangkutan dan Ketua Tim Pelaksana.

2. KPMD menyiapkan agenda pertemuan, notulen dan daftar hadir.

3. KPMD memastikan informasi pelaksanaan dan agenda Musyawarah desa pertanggung jawaban telah tersebar di masyarakat, baik melalui papan-papan informasi atau disampaikan secara lisan dalam pertemuan–pertemuan yang ada di desa.

4. Informasi penting yang ingin disampaikan telah ditulis pada kertas lebar dengan huruf besar dan mudah dibaca oleh banyak orang dari jarak yang relatif jauh.

5. KPMD membantu tim pelaksana kegiatan menyiapkan, materi yang akan disampaikan, alat dan tempat yang akan digunakan. Usahakan tempat duduk ditata menjadi setengah lingkaran atau seperti huruf “U”.

Proses Musdes Pertanggung jawabana) Pembukaan oleh Kepala Desa atau yang mewakilinya.b) Penyampaian dan penjelasan tugas yang telah dilakukan oleh pelaku-

pelaku yang terlibat dan kendala-kendala yang dihadapi. c) Penyampaian dan penjelasan oleh TPK, mengenai:

Hasil pekerjaan/status kegiatan yang telah dilaksanakan. Kendala-kendala yang dihadapi selama pelaksanaan serta alternatif

pemecahan yang telah diambil. Penggunaan dana administrasi dan operasional kegiatan.

d) Penyampaian hasil pemantauan oleh Tim Pemantau dari masyarakat dilanjutkan dengan tanya jawab dan klarifikasi (penjelasan).

e) Bila ditemukan masalah atau beberapa hal yang belum jelas, disepakati rencana tindak lanjut penyelesaian sebelum memulai tahap pencairan berikutnya.

f) Bila pertanggung jawaban diterima forum, maka disepakati rencana kegiatan pelaksanaan berikutnya.

g) Membuat berita acara hasil musyawarahh) Penutup.

Hasil yang diharapkan :a) Penyampaian laporan dari TPK mengenai : penerimaan dan

penggunaan dana, status / kemajuan tiap kegiatan, tingkat partisipasi dan tingkat keterlibatan perempuan.

b) Evaluasi kinerja TPK dan upaya peningkatannya pada periode berikutnya.

c) Pembahasan masalah (kendala) dan penyelesaiannya atau keluhan yangtimbul dimasyarakat.

d) Pembuatan rencana kerja dan pendanaan untuk periode berikutnya.

6) Sertifikasi Sertifikasi adalah penerimaan hasil pekerjaan berdasarkan spesifikasi teknis oleh FT untuk mendorong peningkatan kualitas pekerjaan atau kegiatan. Dengan dilakukan sertifikasi diharapkan fokus Tim Pengelola Kegiatan dialihkan dari “mengejar target fisik” menjadi “mengejar target kualitas”. Setiap jenis pekerjaan dinilai, tetapi untuk pekerjaan yang rumit dapat digabungkan. Pekerjaan yang dinilai oleh FT telah sesuai untuk dibayar dapat langsung dilunasi, tetapi pekerjaan yang kurang baik harus diperbaiki dahulu. Kemajuan pekerjaan (progres) yang dilaporkan didasarkan pekerjaan yang sudah selesai dan dinilai layak untuk dibayar.

Untuk sertifikasi penerimaan bahan, disebutkan lokasi bahan tersebut akan digunakan, walaupun mungkin belum dipasang atau dihampar. Kemudian FT akan menilai kelayakannya. Yang layak ditulis “dapat diterima” dan yang belum layak disebut alasannya. Dokumen tersebut disimpan di arsip Tim Pengelola Kegiatan /TPK sebagai bukti bahwa bagian tersebut atau bahan tersebut telah diterima dengan baik oleh /FT.

Hasil sertifikasi ditempelkan pada papan informasi agar seluruh masyarakat tahu hasil penilaian dan tahu kemajuan hasil kegiatan. Perhatian masyarakat ditarik ke masalah target kualitas.

Penggunaan langkah sertifikasi ini tidak dimaksudkan untuk memperlambat pembayaran kepada Tim Pengelola Kegiatan/TPK. FT boleh menunda penilaian jika tidak sempat menilai pekerjaan dan menyujui pembayaran tanpa dinilai apabila Tim Pengelola Kegiatan/TPK telah terbukti mampu mengerjakan tugas serupa. Sebaliknya, jika kualitas bagian yang diusulkan Tim Pengelola Kegiatan/TPK untuk pembayaran sering tidak sesuai persyaratan, langkah ini tidak boleh ditinggalkan.

7) Revisi KegiatanApabial dalam pelaksanaan diperlukan perubahan yang disebabkan karena kekeliruan di lapangan atau terjadinya bencana alam, maka bisa dilakukan revisi selama tidak menambah besarnya dana bantuan. Revisi tersebut dibuat Tim Pengelola Kegiatan/TPK dan disetujui oleh disetujui PjOK, FK/FT dan Ketua Tim Pengelola Kegiatan/TPK dan secara terbuka ada pemberitahuan kepada masyarakat. Perubahan tersebut harus segera dituangkan dalam Berita Acara Revisi. Proses pembuatan Berita Acara Revisi tidak boleh ditunda-tunda. Fasiliator Kabupaten dapat menyarankan perubahan jika berdasarkan pertimbangan teknis hasil kunjungan lapangan

dipastikan kegiatan ada kemungkinan tidak berhasil atau mengalami kegagalan. Setiap bentuk perubahan baik terhadap target, desain, spesifikasi, dan lain-lain dianggap tidak syah apabila tidak dilengkapi dengan Berita Acara Revisi. Perubahan tanpa adanya Berita Acara Revisi merupakan kelalaian atau pelanggaran.

Beberapa prinsip dari Revisi PNPM- Mandiri Perdesaan :a) Jumlah alokasi bantuan per-desa tetap, meskipun terdapat revisi pada

kegiatan.b) Alokasi dana tiap kegiatan tidak boleh dialihkan, kecuali Biaya Umum

(misal : kegiatan Simpan pinjam dialihkan ke kegiatan prasarana).c) Kedua prinsip diatas tidak berlaku pada kasus khusus dimana dana

bantuan tidak terserap 100% dan harus dikembalikan ke Kas Negara.d) Tidak boleh memindahkan lokasi kegiatan.

Prosedur dalam melakukan revisi kegiatan :a) Perubahan sampai batas 10 % dari volume atau dana kegiatan yang

bersangkutan, ditetapkan melalui musyawarah desa.b) Perubahan 10% sampai 20 % dari volume atau dana kegiatan,

ditetapkan melalui Musyawarah Antar Desa di Kecamatan.Perubahan diatas 20 % dari volume atau dana kegiatan bisa mengakibatkan pembatalan kegiatan. Hal ini berlaku untuk kegiatan di luar Force Majeure (misal : terjadi bencana alam).

Ketua Tim Pengelola Kegiatan/TPK atau anggota Tim Pengelola Kegiatan /TPK lainnya dimungkinkan untuk diganti dengan orang lain apabila yang bersangkutan dinilai tidak mampu atau lalai melaksanakan tugasnya sebagai penanggungjawab kegiatan di desa. Penggantian Ketua Tim Pengelola Kegiatan/ TPK atau anggota lainnya dilakukan melalui musyawarah desa.

8) Pengendalian KualitasUntuk menjaga kualuitas FK/FT mengharuskan Tim Pengelola Kegiatan /TPK untuk bertanggung jawab dalam pelaksanaan dan transparan kepada masyarakat, serta mendorong masyarakat untuk aktif turut serta mengawasi dan menjaga kualitas pelaksanaan.

Pelajaran dari pengalaman pada kegiatan serupa yang dapat diambil untuk meningkatkan kualitas prasarana perlu diperhatikan beberapa hal dibawah ini :a) Target kualitas,bukan kuantitas.b) Kontrol kualitas.c) Waktu pelaksanaand) Penyuluhan Programe) Pelatihan secara kontinyuf) Penerapan sistem trial/mock up

Beberapa hal yang harus diperhatikan dan dilaksanakan berkaitan dengan pengendalian dan peningkatan kualitas prasarana :a) Kualitas mandorb) Peralatanc) Kualitas bahand) Sertifikasie) KPMDf) Laporan Permasalahan

g) Pemeriksaanh) Ceklis Dampak lingkungan

9) Pengendalian keuanganPengguanan dana di desa sangat dipengaruhi oleh jadwal pelaksanaan, jadwal pengadaan bahan dan alat, maupun jadwal pengadan tenaga kerja.

Langkah-langkah pengendalian keuangan di lapangan harus dilihat dari :a) Apakah pekerjaan sesuai dengan jadwal kemajuan pekerjaan. b) Apakah pengadaan bahan/material sesuai dengan jadwal dan volume

yang telah ditentukan.c) Apakah pengadaan alat sesuai dengan jadwal dan volume dihasilkan.d) Apakah pengadaan tenaga kerja sesuai dengan jadwal dan jumlah yang

direncanakan.

Pembelian material di awal pelaksaan harus diimbangi pelaksanaan konstruksi di lapangan, sehingga akan mempercepat pencairan dana tahap selanjutnya. Setiap pengeluaran dana di desa harus mendapat persetujuan dari Ketua Tim Pengelola Kegiatan /TPK dan KPMD harus aktif meninjau setiap pengeluarn dana dari Bendahara. Ketua Tim Pengelola Kegiatan /TPK dan KPMD mencatat setiap jenis swadaya masyarakat yang telah disepakati.

Untuk mengoptimalkan swadaya masyarakat diperlukan sosialisasi kepada masyarakat dari awal serta metode pengumpulannya denga contoh cara sbb :a) Pada saat Penandatanganan SPPB s/d Pencairan dana tahap 1

sebesar 30%.b) Pada saat pencairan dana tahap 1 s/d ke 2 sebesar 50%.c) Pada saat pencairan dana tahap 3 sebesar 20%..

10) Dokumentasi dan Pengarsipan KegiatanTim Pengelola Kegiatan/TPK perlu membuat dokumentasi foto-foto untuk arsip desa. Pada akhir periode pelaksanaan PNPM-Mandiri Perdesaan, FK/FT harus memastikan adanya dokumentasi foto yang disusun dalam satu album khusus dengan ketentuan

Foto yang ditampilkan meliputi :a) Foto prasarana kondisi 0 %, 50 %, 100 % yang diambil dari sudut

pengambilan yang sama.b) Foto yang memperlihatkan orang sedang bekerja beramai-ramai

(menunjukkan partisipasi masyarakat). c) Foto yang memperlihatkan peran serta perempuan dalam kegiatan

prasarana. d) Foto yang memperlihatkan pembayaran secara langsung kepada

masyarakat.e) Foto yang memperlihatkan pencairan dana pinjaman kegiatan ekonomi.

3. PENYELESAIAN KEGIATANa. Laporan Penyelesaian Pelaksanaan Kegiatan (LP2K)

Pembuatan Laporan Penyelesaian Pelaksanaan Kegiatan (LP2K) adalah laporan yang ditandatangani oleh ketua Tim Pengelola Kegiatan /TPK dan FK/FT yang menyatakan bahwa seluruh kegiatan telah selesai dilaksanakan (kondisi 100 %) dan siap diperiksa oleh PjOK. Kecuali untuk kegiatan SPP yang dananya ada pada masyarakat, maka pelaporannya hanya sampai dengan

tanggal dibuatnya laporan. Pada saat LP2K ditandatangani seluruh administrasi baik pertanggung jawaban dana maupun jenis administrasi lainnya sudah dilengkapi dan dituntaskan, termasuk realisasi kegiatan dan biaya (RAB). Lembar LP2K yang sudah ditandatangani diserahkan pada PJOK dengan tembuasan kepada KM untuk mendapatkan tindak lanjut berupa pemeriksaan di lapangan.

b. Pembuatan Realisasi Kegiatan dan Biaya (RKB)Untuk kejelasan tentang apa saja yang dilaksanakan di lapangan serta penggunaan dana bantuan PNPM-Mandiri Perdesaan di desa, Tim Pengelola Kegiatan/TPK bersama KPMD yang dibantu oleh FK/FT harus membuat rincian relisasi kegiatan dan biaya berikut rekapitulasinya. Didalam realisasi kegiatan dan biaya harus dibuat secara terpisah antara masing-masing kegiatan.

Realisasi Kegiatan dan Biaya (RKB) harus sesuai kondisi pelaksanaan di lapangan dan menunjukkan target akhir dari pelaksanaan PNPM- Mandiri Perdesaan di desa. Harga-harga satuan, volume, jumlah HOK terserap, besar dan distribusi dana dari setiap kegiatan diluar prasarana seluruhnya harus berdasarkan kepada kondisi aktual di lapangan dan sesuai dengan catatan yang ada pada buku kas umum. Harus dihindari sikap yang hanya menyalin atau menulis ulang RAB awal tanpa melihat realisasi yang sedang terjadi dilapangan.

Pada prinsipnya pembuatan RKB hanyalah merekap seluruh catatan pengunaan dana danpelaksanaan kegiatan yang dibuat selama pelaksanaan. Jika terdapat konstribusi swadaya masyarakat selama periode pelaksanaan, perlu dicantumkan dalam RKB.

RKB merupakan bagian penting dan tidak terpisahkan dari LP2K, sehingga harus sudah dapat diselesaikan sebelum LP2K ditandangani. Pada kegiatan prasarana perincian volume dan biaya yang tercantum pada format RKB harus sesuai dan berkaitan erat dengan gambar-gambar purna laksanan yang juga merupakan lampiran dalam dokumen penyelesaian. Jika terjadi perubahan dilapangan, disamping dilakukan perubahan pada gambar juga harus dituangkan dalam berita acara revisi.

c. Musyawarah Desa Serah terima kepada Masyarakat

Musyawarah ini dilakukan untuk pertanggungjawaban atas pengelolaan dana dan kegiatan oleh Tim Pengelola Kegiatan/TPK kepada masyarakat setelah pekerjaan/kegiatan diselesaikan. PjOK dan FK/FT memfasilitasi Tim Pengelola Kegiatan/TPK untuk mengadakan Musyawarah Serah Terima dengan menghadirkan masyarakat sebanyak mungkin. Surat Pernyataan Penyelesaian Pelaksanaan Kegiatan (SP3K) disahkan setelah masyarakat menerima hasil pekerjaan/kegiatan dalam musyawarah desa tersebut. Musyawarah Desa “Serah Terima”MDST merupakan bentuk pertanggung jawaban seluruh pengelolaan dana dan kegiatan oleh TPK kepada masyarakat setelah pekerjaan/kegiatan selesai dilaksanakan. Adapaun tujuan dan proses MDST adalah sebagai berikut :

Tujuan : a. Melaporkan realisasi dari rencana kegiatan yang didanai PNPM Mandiri Perdesaan.

b. Mempertanggung jawabkan semua pengeluaran keuangan yang digunakan untuk:

Biaya-biaya bahan. Upah/ongkos

1

Honor Pinjaman kepada kelompok (ekonomi) Operasional dan lain-lain. Mengevaluasi hasil pekerjaannya

c. Menyerahkan hasil pekerjaan serta segala sesuatu yang berkaitan dengan pekerjaan tersebut kepada masyarakat.

Waktu : Setelah pelaksanaan semua kegiatan mencapai 100%.

Tempat : Balai desa atau tempat pertemuan lainnya.Peserta : Wakil dari dusun-dusun, wakil-wakil dari berbagai kelompok di

desa, tokoh-tokoh masyarakat, pelaku-pelaku yang pernah dan/atau masih terlibat di dalam PNPM Mandiri Perdesaan, Tim Pemantau dari Masyarakat serta masyarakat umum lainnya yang berminat untuk hadir.

Pemandu : KPMD dibantu oleh Fasilitator Kecamatan , BKAD dan PjOK.

Materi : Petunjuk Teknis Operacional Penjelasan 3 Petunjuk Teknis Operasional tentang

musyawarah-musyawarah PNPM Mandiri Perdesaan Penjelasan 5 Petunjuk Teknis Operasional mengenai

Tugas, Tanggung jawab dan Proses Pemilihan Pelaku-pelaku PNPM Mandiri Perdesaan.

Proposal kegiatan. Laporan akhir kegiatan dan penggunaan dana.

Alat Daftar hadir. Spidol, kertas plano, isolasi/selotape, dll.

Persiapan : 1. Memastikan kembali jadwal dan tempat pelaksanaan dengan Kepala Desa yang bersangkutan dan Ketua Tim Pelaksana.

2. KPMD menyiapkan agenda pertemuan, notulen dan daftar hadir.

3. KPMD memastikan informasi pelaksanaan dan agenda Musyawarah desa serah terima telah tersebar di masyarakat, baik melalui papan-papan informasi atau disampaikan secara lisan dalam pertemuan-pertemuan yang ada di desa.

4. Informasi penting yang ingin disampaikan telah ditulis pada kertas lebar dengan huruf besar dan mudah dibaca dari jarak yang relatif jauh.

5. KPMD membantu Tim Pelaksana Kegiatan menyiapkan,materi yang akan disampaikan, alat dan tempat yang akan digunakan. Usahakan tempat duduk ditata menjadi setengah lingkaran atau seperti huruf “U”.

Proses Musdes Serah Terima1) Pembukaan oleh Kepala Desa atau yang mewakilinya.2) Penyampaian dan penjelasan tugas yang telah dilakukan oleh pelaku-

pelaku yang terlibat dan kendala-kendala yang dihadapi. 3) Penyampaian dan penjelasan serta pertanggungjawaban oleh TPK

kepada masyarakat, mengenai:a) Hasil pekerjaan/status kegiatan yang telah dilaksanakan.b) Kendala-kendala yang dihadapi selama pelaksanaan serta

pemecahannya.c) Penggunaan dana administrasi dan operasional

4) Penyampaian hasil pemantauan oleh Tim Pemantau dari masyarakat dilanjutkan dengan Tanya jawab dan klarifikasi (penjelasan).

5) Bila ditemukan masalah atau beberapa hal yang belum jelas, disepakati rencana tindak lanjut penyelesaian sebelum dilakukan serah terima kegiatan. Bila forum menerima pertanggunjawaban tersebut, maka dilakukan penyerahan semua hasil pekerjaan dari Tim Pelaksana kepada masyarakat yang diwakili tokoh masyarakat dan kepala desa atau yang mewakilinya.

6) Pembahasan rencana pemeliharaan termasuk membentuk tim pemelihara yang akan mengkoordinasikan pemeliharaan kegiatan-kegiatan.

7) Membuat Berita Acara hasil musyawarah8) Penutup.

Hasil yang diharapkan dalam Musyawarah :2) Penjelasan kepada masyarakat bahwa setelah Surat Pernyataan

Penyelesaian Pelaksanaan Kegiatan (SP3K) disahkan maka berakhir sudah tanggung jawab Tim Pengelola Kegiatan/TPK terhadap kegiatan di lapangan.

3) Tim Pengelola Kegiatan/TPK menyampaikan laporan hasil pelaksanaan dari masing-masing jenis kegiatan.

4) Tim Pengelola Kegiatan/TPK menyampaikan pertanggungjawaban seluruh penerimaan dan penggunaan dana.

5) Mengevaluasi terhadap kinerja Tim Pengelola Kegiatan/TPK, hasil pekerjaan danpenggunaan dana.

6) Menyerahkan hasil pekerjaan kepada masyarakat agar dapat dimanfaatkan dan dilestarikan, serta pembentukan Tim Operasional dan Pemeliharaan.

7) Menyepakati rencana pemeliharaan dan pelestarian oleh masyarakat terhadap kegiatan yang telah diserahterimakan.

a. Pembuatan Surat Pernyataan Penyelesaian Pelaksanaan Kegiatan (SP3K)Pelaksanaan PNPM-MP di desa dinyatakan selesai jika telah diserahterimakan kepada masyarakat dalam forum musyawarah dan setelah ditandatangani SP3K oleh Ketua Tim Pengelola Kegiatan/TPK dan PJOK serta diketahui Kepala Desa dan Camat atas nama Bupati. Kegiatan lanjutan yang sumber dananya dari luar PNPM Mandiri Perdesaan baru dapat dimulai setelah diterbitkan SP3K, misalnya : pengaspalan seluruh ruas jalan melalui dana APBD, pemasangan dinding pasangan batu oleh pengairan pada seluruh saluran irigasi, tambahan modal dari Bank terhadap kegiatan simpan pinjam dan lain-lain. Seluruh kegiatan lanjutan yang dilaksanakan setelah diterbitkannya SP3K bukan menjadi tanggung jawab dari TPK PNPM-Mandiri Perdesaan.

PJOK harus memastikan bahwa kegiatan yang diserahterimakan atau yang tercantum dalam SP3K benar-benar telah memenuhi syarat, sesuai dengan RKB, gambar-gambar purna laksana sesuai dengan kondisi yang ada di lapangan, catatan-catatan tentang kegiatan yang sesuai dengan fakta di masyarakat.

Jika dalam pemeriksaan di lapangan ditemuai adanya kekurangan dalam pelaksanaan termasuk administrasi, maka PJOK dapat memberikan kesempatan waktu kepada Tim Pengelola Kegiatan/TPK untuk melakukan perbaikan terlebih dahulu. Termasuk syarat dalam pengesahan SP3K adalah pekerjaan dapat diterima masyarakat dan Tim Pengelola Kegiatan/TPK harus sudah dan merumuskan bersama masyarakat mengenai rencana pelestarian.

b. Pembuatan Dokumen Penyelesaian (Laporan Akhir)Dokumen penyelesaian merupakan satu buku yang secara garis besar berisi tentang SP3K, LP2K, RKB dan lampiran pendukung lainnya. Dokumen tersebut harus sudah diselesaikan oleh Tim Pengelola Kegiatan/TPK dan KPMD untuk didistribusikan oleh PJOK selambat-lambatnya 1 (satu) bulan sejak tanggal ditandatanganinya LP2K. Jika sd waktu tsb dokumen penyelesaian bellum bisa dituntaskan maka Ketua Tim Pengelola Kegiatan/TPK, FK dan PJOK harus membuat Berita Acara keterlambatan dan Kesanggupan penyelesainnya untuk disampaikan kepada TPK PNPM-Mandiri Kabupaten dan Fas. Kab.

1. Persiapan Pelaksanaan

Penyiapan buku, formatPendaftaran T-KPengorganisasian T-KPenentuan Pemasok bahanTrial Pekerjaan

Pengukuran & Penerimaan materialPencatatan MaterialPembayaran MaterialPembayaran TKPembayaran Sewa AlatRPDLPDSertifikasi BahanLaporan TPKMusdes PJ

2. Pelaksanaan Kegiatan

Pelatihan Tim Pemelihara Kegiatan Rencana Penggunaan & Pemeliharaan ( O & M)Penilaian Kualitas Sar-PrasLaporan TP 3

Serifikasi Akhir

Laporan Akhir

Musdes Serah Terima

3. Penyelesaian

4. Persiapan Pemeliharaan

ALUR TAHAPAN KONSTRUKSI

Biaya pembuatan dari Dokumen Penyelesaian seluruhya dmasukkan pada Biaya Operasional TPK dari Alokasi dana PNPM-Mandiri di desa.

c. Pembuatan Berita Acara Status Pelaksanaan Kegiatan (BASPK)Apabila sampai batas waktu penyelesaian ternyata kegiatan belum selesai atau dana belum tersalurkan, maka Ketua Tim Pengelola Kegiatan/TPK dan FK/FT diketahui Kepala Desa membuat berita Acara Status pelaksanaan kegiatan (BASPK) sebagai pengganti LP2K. BASPK menunjukkan kondisi hasil pelaksanaan kegiatan yang dicapai pada saat itu. Jika BASPK sudah dibuat maka tidak perlu dibuat LP2K. SP3K tetap harus dibuat setelah seluruh kegiatan telah dituntaskan (100%) sebagai bukti selesainya kegiatan. Lampiran BASPK sama dengan LP2K. Jika pada saat BASPK dibuat masih terdapat sisa dana yang belum terserap dari KPPN maka sisa dana tersebut tidak dapat ditarik kembali dan harus dikembalikan ke Kas Negara.

Penjelasan :

1. Tahap Persiapan Pelaksanaan

Penyiapan Buku & Format-Format

1. Buku Kas 1. Form Rencana Penggunaan Dana2. Buku Material 2. Form Laporan Penggunaan Dana3. Buku Catatan

Swadaya3. Form Tenaga Kerja (A,B,C)

4. Buku Bimbingan 4. Form Nota Material, Cat Material, Buku Matrial

5. Buku Tamu 5. Form-Form Laporan 6. Dll

Pendaftaran Calon Tenaga

Kerja

1. Pengumuman/informasi kebutuhan Tenaga Kerja di tingkat RT/RW

2. Mengutamakan RTM terlebih dahulu3. Semua Calon Tenaga Kerja Harus Tercatat pada Form A4. Terdapat tandatangan/Cap Jempol dari Calon Tenaga

Kerja5. Formulir A ditempel di Papan Informasi

Pengorganisasian Tenaga Kerja

1. Kepala Kelompok/Mandor, Tukang, Pekerja2. Pembagian Wlayah bisa per RT3. Pembagian kesempatan kerja bergilir apabila Tenaga Kerja

lebih banyak daripada kebutuhan

Penetapan Pemasok Material

1. Pengadaan bahan dengan cara pengumpulan/disediakan oleh masyarakat sendiri (perorangan/kelompok)

2. Harga material s/d Rp.15 juta, penawar dari 3 suplier3. Harga material lebih dari Rp.15 juta keatas dilaksanakan

dengan system pelelangan terbuka , membuka penawaran secara l terbuka didepan masyarakt dengan mendatangkan min 3 calon suplier ,

Trial Pekerjaan

1. Harus dilakukan dan didokumentasikan2. Dilakukan oleh Kepala Kelompok, Tukang disupervisi oleh

Fasilitator Teknik/FT.3. Sebagai acuan pelaksanaan

2. Tahap Pelaksanaan Konstruksi & Pembayaran

Pengukuran & Penerimaan

Material

1. Dilakukan oleh cheker2. Setiap Rit Truk harus diukur dan dibuatkan nota3. Kualitas material harus sesuai contoh4. Pengukuran oleh cheker harus seksama agar tidak terjadi over

pembayaran

Pembayaran Material

1. Harus dilakukan sertifikasi terlebih dahulu dengan supervisi FT2. Pembayaran sementara sebanyak 80% dari yang terkirim3. Sebaiknya ditentukan penjadwalan pembayaran/misal per 2

minggu

Pembayaran Tenaga Kerja

1. Secara harian/mandays menggunakan Formulir B, Tandaterima insentif tidak dapat diwakilkan.

2. Secara borongan/prestasi kerja dengan menggunakan Formulir C

3. Dilakuakan per minggu

Rencana Penggunaan

Dana

1. Dibuat perkebutuhan di lapangan2. Jumlah per RPD tidak harus sama3. Harga satuan untuk menghitung kebutuhan RPD adalah dengan

harga RAB4. Harus diketahui Kepala Desa

Laporan Penggunaan

Dana

1. Dibuat sebagai lampiran RPD untuk penarikan dana berikutnya2. LPD dilampiri dengan FC buku Kas , bukti penerimaan &

pengeluaran uang/kuitansi/nota barang 3. Harga satuan pada buku kas adalah harga riil sesuai hasil

lelang/survei harga4. Sebagai dasar UPK untuk menyetujui penarikan dana berikutnya

Laporan-Laporan TPK

1. Laporan masalah yang dihadapi/insidentil/Form 702. Laporan kegiatan dan rencana kegiatan KPMD/TPK, dilaporkan

per bulan /Form 713. Laporan Bulanan Kemajuan Fisik, Biaya & HOK/Form 75 a,

dilaporkan perbulan4. Lembar kerja pengisian Form 75 a. /dilaporkan perbulan5. Laporan kemajuan swadaya masyarakat/Form 76 dilaporkan

perbulan6. Laporan bulanan dilaporkan ke UPK setiap tanggal

3. Penyelesaian Pekerjaana. Sertifikasi akhir oleh Tim Sertifikasi tingkat Kecamatan yang dibentuk pada saat

MAD Penetapan Usulanb. Dokumen Penyelesaianc. Musyawarah Desa Serah terima

4. Persiapan Pemeliharaana. Pelatihan bagi Tim Pemelihara Kegiatan Desa/TPKDb. Dibuat Rencana penggunaan & pemeliharaan kegiatanb. Penilaian Kualitas Sarana-Prasaranac. Laporan Pemeliharaan oleh TPKD

BAB IVADMINISTRASI DAN PELAPORAN

1. ADMINISTRASI KEGIATAN PNPM- Mandiri Perdesaan DI DESA

a. Biaya Operasional Kegiatan PNPM- Mandiri Perdesaan di DesaBiaya operasional terdiri dari honor TPK dan biaya administrasi kegiatan PNPM-Mandiri Perdesaan di desa. Besarnya biaya operasional per desa ditetapkan sebesar maksimal 3% dari alokasi dana untuk kegiatan yanga da di desa tersebut.

b. Buku Kas Umum1) Keluar masuknya uang baik yang berasal dari penyaluran dari dana

program/melalui Unit Pengelola Kegiatan/UPK maupun dari masyarakat/berupa swadaya uang tunai, dicatat dalam buku Kas Umum Tim Pengelola Kegiatan/TPK yang dilakukan oleh Bendahara Tim Pengelola Kegiatan/TPK

2) Bentuk Buku Kas sesuai dengan format standard Buku Kas Harian (Form 39) yang ada di PTO

3) Perputaran uang/dana operasional Tim Pengelola Kegiatan/TPK yang diterima dari Unit Pengelola Kegiatan/UPK, setelah dikelurkan dari Buku Kas Umum TPK dalam kolom pengeluaran tentang ”Biaya Umum”, dicatat dalam buku kas tersendiri , yaitu dalam Buku Kas Operasional TPK (Form 39 b)

4) Perputaran uang SPP dicatat dalam buku tersendiri, yaitu buku pengembalian dibuat oleh pengurus kelompok SPP

5) Catatan pengeluaran pada buku kas untuk kegiatan SPP adalah pengeluaran untuk kelompok kegiatan. Sedangkan rincian dan perputaran uang untuk kegiatan tersebut dicatat dalam buku kas khusus/diadministrasikan oleh kelompok SPP

6) Buku kas ditutup tiap akhir akhir bulan pada tanggal yang sama. Setelah ditutup kemudian diperiksa dan ditandatangani oleh Ketua Tim Pengelola Kegiatan/TPK. Catatan pada buku kas digunakan untuk menyusun Laporan Penggunaan Dana/LPD oleh Tim Pengelola Kegiatan/TPK dan sebagai pedoman laporan bulanan oleh UPK yang menyangkut penerimaan dan pengeluaran uang.

7) Bukti pembayaran bahan dan alat, pengeluaran administrasi dan pembayaran honor Tim Pengelola Kegiatan/TPK dengan menggunakan kuitansi standar dari PNPM-Mandiri Perdesaan.

8) Untuk bukti pembayaran insentif tenaga/HOK, tidak perlu menggunakan kuitansi yang lain, namun sebagai bukti pengeluaran pada Buku Kas Umum TPK cukup dilampiri fotocopi Formulir Daftar Hadir & Tanda Terima Insentif pekerja/Form B untuk upah harian atau tanda terima upah borongan/Form C, yang telah terisi lengkap

9) Apabila membeli bahan atau alat dari toko, kuitansi asli dari toko dapat digunakan sebagai lampiran dari kuitansi yang dikeluarkan oleh bendahara Tim Pengelola Kegiatan/TPK. Untuk kuitansi yang dilampiri nota toko ini pada bagian kanan bawah kuitansi yang bertuliskan ”yang menerima” cukup dituliskan kata ”terlampir ”

10) Dokumen dan bukti-bukti pembayaran harus disimpan di arsip PNPM-Mandiri Perdesaan di desa, terjilid dengan Buku Kas Umum.

c. Buku Kas KhususBuku kas khusus digunakan untuk mencatat penerimaan dari kas harian dan mencatat pengeluaran untuk kegiatan SPP dan kegiatan bidang kesehatan/pendidikan termasuk operasional Tim Pengelola Kegiatan/TPK.

d. Buku Material 1) Buku material adalah tempat mencatat material/bahan yang telah diterima

dan bahan /material yang telah dibayar.2) Buku Material /Formulir 41 dilampiri dengan :

a) Catatan harian penerimaan bahan/alat/Formulirb) Nota Kedatangan Bahan/alat(Formulir 42)

3) Buku Material dibuat untuk setiap jenis bahan/alat dan setiap jenis sub kegiatan

4) Buku material hanya digunakan untuk mencatat bahan/alat yang dengan frekuensi kedatangan lebih dari 1 (1 kali)

5) Buku material digunakan untuk menyiapkan Rencana Penggunaan Dana/RPD,sebagai pedoman menyusun Laporan Penggunaan Dana/LPD, pembayaran, mengendalikan pengadaan agar sesuai target dan mengevaluasi pengadaan bahan.

6) Buku Material dibuat oleh sekretaris Tim Pengelola Kegiatan/TPK, ditutup setiap bulan mengikuti buku kas, setiap penutupan harus diperiksa oleh Ketua Tim Pengelola Kegiatan/TPK dan FK/FT.

7) Nomor bukti yang dicatat dalam Buku Material adalah nomor penerimaan barang. Setiap barang yang diterima harus ada tanda terima Bukti Penerimaa Barang (Form 42), dan arsip nota-nota pengiriman barang yang diarsipkan dalam Buku Material (Form 41).

8) Dalam Buku Material Bukti penerimaan barang dibuat rangkap 3 (tiga) : a) Asli (dibawa sopir untuk penagihan pembayaran), b) Copy - 1(untuk arsip buku penerimaan material) danc) Copy - 2 (untuk laporan ke kecamatan/UPK, sebagai Laporan

Penggunaan Dana/LPD).9) Bukti penerimaan harus dibuat setiap ada pengiriman barang dan

ditandatangani oleh pengirim dan checker /Tim Monitoring.10) Tata urutan penyusunan Buku Material adalah sebagai berikut :

a) Cheker mencatat volume setiap bahan/alat yang datang dalam nota kedatangan barang/alat (nota kecil)/Form 39 a

b) Nota perkedatangan bahan/alat (nota cheker) ini, oleh sekretaris TPK harus merekap perhari/per jenis materil/per jenis sub kegiatan kemudian dicatat ke dalam Formuli Catatan Harian Penerimaan Bahan/Alat/Form 40

c) Dari Formulir 40 , kemudian sekretaris TPK merekap kembali dan dicatat kedalam Buku Material/Form 41 per jenis material/per sub jenis kegiatan (lihat contoh panduan pengisian formulir-formulir !)

e. Rencana Penggunaan Dana/RPDRencana Penggunaan Dana/RPD dibuat dibuat sesuai kebutuhan dan kemajuan pelaksanaan kegiatan. Apabila saldo dana di bendahara TPK kurang dari 10% dapat mengajukan Rencana Penggunaan Dana /RPD. RPD memuat rencana kebutuhan dan nilai yang akan dibelanjakan pada rencana pekerjaan berikutnya dan besarnya tidak harus sama setiap tahapan. Rencana Penggunaan Dana/RPD harus disetujui oleh Kepala Desa dan diketahui oleh FK/FT dan PJOK. Harga satuan sebagai dasar penyusunan Rencana Penggunaan Dana/RPD adalah harga bahan/alat/upah sesuai RAB. /Lihat contoh panduan pengisian Rencana Penggunaan Dana/RPD

f. Laporan Penggunaan Dana/LPDLaporan Penggunaan Dana/LPD terdiri dari dua bagian yaitu :1) Laporan Penggunaan Dana/LPD

a) Dipergunakan sebagai lampiran Rencana Penggunaan Dana/RPD dalam penarikan dana.

b) Menjadi dasar UPK untuk menyetujui penarikan dana berikutnya.c) Merupakan pernyataan tanggung jawab TPK terhadap penggunaan

dana.d) LPD ditujukan kepada UPK dan ditandatangani oleh Ketua TPK,

diketahui oleh FK dan PJOK.2) Lampiran Laporan Penggunaan Dana/LPD

a) Lampiran Laporan Penggunaan Dana/LPD di Tim Pengelola Kegiatan/TPK berupa bukti-bukti penerimaan uang, pengeluaran uang (untuk bahan, upah, dan alat), serta bukti penerimaan barang/Buku Material yang jumlahnya sesuai dengan jumlah yang dilaporkan pada Laporan Penggunaan Dana/LPD.

b) Setiap bukti pembayaran material/bahan harus dilampiri bukti penerimaan bahan. Bukti-bukti diberi nomor urut sesuai dengan nomor urut pada buku kas dan buku material. Bukti-bukti ditempelkan pada kertas kosong sesuai dengan nomor urut pada buku kas, kemudian dijilid dan diberi judul Laporan Penggunaan Dana/LPD ke …… /lihat contoh panduan pengisian Laporan Penggunaan Dana/LPD

2. PelaporanKPMD dan Tim Pengelola Kegiatan/TPK wajib membuat laporan bulanan ke PNPM-Mandiri Perdesaan tingkat Kecamatan setiap tanggal 23 ,mengenai kegiatan yang berlangsung di desa yang bersangkutan. Data-data yang dilaporkan dirangkum menggunakan formulir pelaporan sebagai berikut : a) Form 70 . Laporan masalah yang dihadapi/bila tidak ada masalah tetap

menyertakan formulir ini dengan diberi keterangan “nihil”b) Form 71 . Laporan Kegiatan dan Rencana Kegiatan KPMD/TPKc) Form 75 a . Laporan Bulanan Kemajuan Fisik, Biaya dan HOK.d) Form 75 b. Lembar kerja Pengisian Form VII.5.e) Form 76 . Laporan Bulan Kemajuan Swadaya masyarakat.

Lihat contoh panduan pengisian Formulir-formulir!

3. Kelengkapan Administrasi Desa/Pengarsipan Sistem 7 MapAdministrasi proses kegiatan PNPM-Mandiri Perdesaan di Tim Pengelola Kegiatan/TPK adalah kegiatan mencatat/merekam semua kejadian/ peristiwa yang berkaitan dengan proses PNPM-Mandiri Perdesaan di desa, mulai dari kegiatan perencanaan, pelaksanaan, pengendalian dan pemeliharaan kegiatan. Administrasi sejak dari proses perencanaan sampai dengan penyelesaian kegiatan/serah terima kegiatan kepada desa, harus diarsipkan di desa.

PNPM-Mandiri Perdesaan mempunyai susunan pengarsipan tersendiri yang harus dikelola Tim Pengelola Kegiatan/TPK. Pengarsipan tersebut lebih dikenal dengan Pengarsipan Sistem 7 map, Pengarsipan sistem 7 map ini adalah mengelompokkan arsip-arsip kegiatan menjadi 7 map, berdasarkan pengelompokan standar yang telah ditentukan ,seperti di bawah ini :

I. DOKUMEN PERENCANAAN1. Proposal Usulan Kegiatan2. Perjanjian (SPPB)3. Perlengkapan Perjanjian

a. RAB SPPb. RAB Sarana Prasaranac. RAB Pendidikan/Kesehatan (jika ada)

4. Gambar Desain Sarana Prasarana5. Hasil Survey (SAP, VAP & MAP)6. Dasar Perhitungan Desain & Take of Sheet7. Berita Acara Verifikasi Usulan8. Berita Acara Revisi

II. PENGARSIPAN1. Surat Keputusan

a. SK Kades tentang Pembentukan TPKb. SK Kades tentang Pembentukan Tim Monitoringc. SK Kades tentang Pembentukan Tim Pemeliharad. Surat Penetapan Camat (SPC)

2. Surat Menyurata. Surat Keluarb. Surat Masuk

III. KETENAGAKERJAAN1. Form Pendaftaran Tenaga Kerja2. Form Pembayaran Tenaga Harian3. Form Pembayaran Tenaga Borongan4. Pelatihan (Bukti-bukti /Dokumen Pelatihan)

IV. BAHAN DAN ALAT1. Buku Material 2. Survey Harga3. Buku Catatan Harian Material4. Buku Catatan Swadaya Masyarakat5. Nota Pengiriman/penerimaan6. Daftar Inventarisasi Alat7. Surat Perjanjian dengan supplier (pengadaan barang)8. Dokumen proses pelelangan.

V. PERTANGGUNGJAWABAN1. Rencana Penggunaan Dana (RPD) 2. Laporan Penggunaan Dana (LPD)3. Kuitansi dari UPK4. Buku Kas Umum5. Buku Kas Operasional TPK6. Bukti Pembayaran / Kwitansi

VI. PELAPORAN1. Laporan Bulanan TPK2. Laporan Hasil Pemeriksaan3. Laporan Hasil Pendataan RTM4. Dokumentasi Trial/Percobaan Pekerjaan5. Sertifikasi Penerimaan Bahan/Pekerjaan6. Dokumen Penyelesaian (Laporan Akhir)7. Dokumen Rencana Pemeliharaan

VII. TRANPARANSI1. Berita Acara, Notulen dan Daftar Hadir Musdes Sosialisasi, Konfirmasi

dan Validasi

2. Berita Acara, Notulen dan Daftar Hadir Musdes Informasi3. Berita Acara, Notulen dan Daftar Hadir MAD Sosialisasi4. Berita Acara, Notulen dan Daftar Hadir Prioritas Usulan5. Berita Acara, Notulen dan Daftar Hadir Penetapan Usulan6. Dokumentasi Foto

a. Foto sarana prasarana, 0%, 50% dan 100% (dari sudut pandang yang sama)

b. Foto kegiatan lain non sarana pra saranac. Foto kegiatan musyawarahd. Foto partisipasi masyarakat desae. Foto partisipasi kaum perempuanf. Foto partisipasi RTMg. Foto partisipasi pemuda/pemudi

4. PAPAN INFORMASI PNPM-MANDIRI PERDESAANPapan Informasi (PI) merupakan tempat untuk menempelkan informasi yang perlu diketahui masyarakat. Selain sebagai sarana informasi, PI juga merupakan sarana pembelajaran (edukasi) prinsip transparansi dan akuntabilitas bagi masyarakat dan pelaku PNPM Mandiri Perdesaan di lokasi tersebut. Untuk itu, pelaku PNPM- Mandiri Perdesaan harus memastikan keberadaan PI di setiap lokasi dan ketersediaan informasinya bagi masyarakat.

Melihat kegunaannya yang besar bagi masyarakat dan pelaku program, maka PI harus dikelola dan dipelihara dengan baik:a) PI harus dibuat menarik perhatian dan membangkitkan rasa ingin tahu warga.

Baik dari tata warna PI itu sendiri, maupun tata letak, dan ragam informasi yang disajikan.

b) Informasi yang disajikan dapat berupa informasi mengenai kegiatan yang sedang berlangsung di desa, perkembangannya, masalah yang timbul, dan informasi lain yang dianggap perlu diketahui warga, seperti undangan rapat di kelurahan, arisan, pengajian, lomba-lomba atau acara lain (bila ada), dan juga Buletin yang telah dibaca oleh pelaku PNPM Mandiri Perdesaan atau media cetak lain yang informasinya bermanfaat.

c) Informasi yang ditampilkan tidak harus diketik dengan mesin tik atau komputer, tetapi bisa juga ditulis tangan dengan rapi dan indah, atau berupa gambar-gambar menarik yang dapat mewakili informasi yang akan disampaikan.

d) Karena sifatnya untuk memberikan informasi (termasuk perkembangan tahapan dan jadwal-jadwal kegiatan), maka informasi di PI harus selalu diperbarui secara berkala, minimal sebulan sekali. PI tidak boleh dibiarkan kosong, apalagi rusak dan tidak terurus. Karena bila rusak atau tidak terurus, maka minat warga untuk mendapatkan informasi program melalui PI akan menurun, dan fasilitator dinilai telah mengabaikan hak masyarakat untuk mendapatkan informasi

e) Untuk menjaga kelangsungan dan memastikan ketersediaan informasi di PI secara rutin, maka Fasilitator Kecamatan, PjOK, dan pelaku lain, dapat memprakarsai pembuatan tim kerja untuk memelihara dan mengelola PI secara swadaya, baik dengan membuat tim kerja baru ataupun dengan mengaktifkan tim-tim yang telah ada di desa dan kecamatan.

f) PI dan informasi yang ditempel harus terlindung dari hujan dan terhindar dari kemungkinan dirusak/dirobek.  Bentuk dan desain informasi diserahkan sepenuhnya kepada pengelola PI sesuai dengan kreasi masing-masing, asalkan menarik perhatian.

g) Lengkapi selalu PI dengan alamat untuk pengaduan, saran dan informasi program, yakni: 1) SMS Pengaduan dan Informasi Pusat: 021-70417954

2) Nama dan Nomor Telepon F. Kecamatan/FT. Kecamatan dan Penanggung Jawab Operasional Kegiatan (PjOK)

h) Untuk mengantisipasi warga yang kurang memiliki minat baca atau belum dapat membaca sama sekali, maka KPMD,TPK,FK/FT, PjOK dan pelaku lainnya, dapat sesekali mengajak warga untuk berkumpul di depan PI guna menjelaskan apa yang diinformasikan dalam PI tersebut.

BAB VPROSEDUR PENGADAAN BAHAN & ALAT

1. TUJUANPengadaan bahan/alat bertujuan untuk memperoleh bahan/alat yang berkualitas baik, terjamin persediaannya dan harga lebih murah. Pengadaan bahan / alat harus memenuhi prinsip-prinsip pokok, yaitu sbb :a. Agar terjadi proses pembelajaran bagi masyarakat untuk mengelola

pembangunanb. Mendapatkan harga murah & berkualitas baikc. Mudah dalam pengawasannyad. Ada jaminan ketercukupan dalam kuantitase. Lebih transparanf. Tepat waktuDengan penegakan prinsip-prinsip pokok tersebut akan memudahkan pengawasan dan menghindari praktek korupsi (mark-up, kolusi, nepotisme, dll).

2. PRINSIP-PRINSIP PENGADAAN BARANG DAN JASAPengadaan barang/jasa wajib menerapkan prinsip-prinsip berikut:a. Efisien, berarti pengadaan barang/jasa harus diusahakan dengan

menggunakan  sumber daya yang terbatas  untuk mencapai sasaran  yang ditetapkan dalam waktu sesingkat-singkatnya.

b. Efektif, berarti pengadaan barang/jasa harus sesuai dengan kebutuhan yang telah ditetapkan dan dapat memberikan  manfaat sesuai dengan sasaran yang ditetapkan;

c. Terbuka dan bersaing, berarti pengadaan barang/jasa harus terbuka bagi penyedia barang/jasa yang memenuhi persyaratan dan dilakukan melalui persaingan yang sehat di antara penyedia barang/jasa yang setara dan memenuhi syarat/kriteria tertentu berdasarkan ketentuan dan prosedur yang jelas dan transparan;  

d. Adil/tidak diskriminatif, berarti pengadaan barang/jasa harus memberikan perlakuan yang sama bagi semua calon penyedia barang/jasa dan tidak mengarah untuk memberi keuntungan kepada pihak tertentu, dengan cara dan atau alasan apapun;

e. Pemberdayaan, berarti pengadaan barang/jasa harus sebagai pembelajaran bagi masyarakat untuk dapat mengelola pembangunan pada umumnya dan khususnya pembangunan desanya sendiri.

f. Langsung, berarti pengadaan barang/jasa harus langsung dari pemilik barang dan jasa (tidak boleh melalui perantara).

3. PROSEDUR PENGADAANa. Penentuan kebutuhan pengadan

TPK melaksanakan identifikasi penentuan mengenai bahan tersebut apakah dapat dipenuhi oleh masyarakat setempat dari material lokal atau diadakan dari luar desa.

Pengadaan bahan / alat meliputi :1) Jumlah bahan / alat2) Bahan pabrikasi atau bahan yang tidak dapat dipenuhi dari lokal, syarat

kualitas atau kapasitas.3) Jadwal pengadaan, termasuk ketetapan tempat pengiriman (dekat / jauh di

lokasi kerja)4) Penentuan harga dan penjual

b. Pengadaan bahan/alat1) Pengadaan bahan / alat yang dikumpulkan oleh masyarakat sendiri

Syarat-syarat yang harus dipenuhi meliputi : Pengadaan telah direncanakan dalam desaian, dituangkan dalam RAB,

ditetapkan dalam musdes mengenai tata cara pengadaan dan harganya.

Lokasi bahan berada di desa itu sendiri atau desa tetangga terdekat. Sumber material tidak dikuasai oleh pemasok atau individu / kelompok

tertentu. Kelompok pengumpul bahan dalam desa dapat ditunjuk berdasarkan

musyawarah dan dibayar secara langsung berdasarkan HOK dengan menggunakan Form C (IX.29). Kepala kelompok dibayar sebagai pekerja dan tidak dikenai pajak apapun.

Biaya sewa kendaraan terkait dengan pengadaan dari masyarakat dibayar secara terpisah, dimasukkan ke biaya alat.

2) Pengadaan bahan/alat dengan pemasoka) Jika nilai bahan/alat kurang dari 15 juta.

Pengadaan tidak memakai pelelangan, tetapi cukup dengan membandingkan harga yang dibuktikan dengan dokumen hasil survei bahan/alat dari minimal 3 pemasok (survei barang pabrikasi dilengkapi dengan merk, ukuran dan spesifikasi bahan / alat).

b) Jika nilai bahan/alat diatas 15 juta, dengan proses pelelangan.Jumlah biaya pengadaan diatas 15 juta adalah biaya berasal dari bahan/alat yangterdapat pada RAB, dengan ketentuan sbb: Gabungan bahan / alat ditentukan berdasarkan jenis bahan yang

biasa disediakan oleh para pemasok. Jenis bahan /alat.

c) Untuk barang-barang keluaran pabrik/Fabrikasi (misal besi gelagar jembatan, PC, kayu, pipa air) dll. Karena kondisi mendesak (faktor cuaca, fluktuasi harga) maka TPK dengan persetujuan masyarakat bisa mengadakan sendiri dengan mencari harga dengan membandingkan di 3 (tiga) toko.

4. PROSEDUR PELELANGANa. Pembentukan panitia lelang

Panitia lelang terdiri dari ( Ketua TPK, KPMD, dan wakil masyarakat yang terdiri dari wakil pemuda, wakil perempuan yang dipilih secara musyawarah, dan bukan anggota BPD atau Aparat )

Peserta pelelangan terdiri dari masyarakat yang ikut menyaksikan, Tim Monitoring/Tim Pemantau, panitia lelang, pemasok (minimal 3), FT/FK, PJOK, UPK dan tokoh masyarakat. Apabila dalam pelelangan jumlah minimal peserta belum terpenuhi maka pelelangan ditunda sampai dengan memenuhi ketentuannya.

b. Ketentuan calon pemasokCalon pemasok adalah badan usaha ataupun perorangan yang memiliki pengalaman dan kemampuan. Mengutamakan calon pemasok lokal desa, apabila tidak memenuhi kriteria (kemampuan dan pengalaman) kemudian membuka kesempatan untuk tingkat kecamatan dan kabupaten.

c. Persyaratan peserta lelang1) Mendaftarkan diri sebagai peserta lelang2) Calon pemasok datang langsung pada waktu pelelangan.

3) Memiliki armada (truk/ engkel/ L300) yang dibuktikan dengan kepemilikan atau perjanjian sewa / kerjasama minimal 2 (dua) unit.

4) Memiliki modal sendiri, ditunjukan dengan rekening pada panitia lelang, minimal Rp. 5 juta atau uang tunai sebesar Rp. 2.500.000.

5) Sanggup membayar jaminan pelaksanaan apabila menang dalam pelelangan sebesar Rp. 2,5 juta.

d. Penyampaian informasiPenyampaian informasi adanya pelelangan kepada calon pemasok melalui pengumuman papan informasi PNPM-Mandiri Perdesaan di desa atau dengan memberikan undang ke pemasok untuk mengikuti penjelasan pelelangan di desa.

e. Penjelasan pelelanganRapat penjelasan disampaikan kepada seluruh peserta lelang agar peserta memperoleh informasi mengenai pekerjaan yang dilelangkan. Penjelasan mengenai prosedur pelelangan, pembuatan penawaran dan spesifikasi teknis. Apabila diperlukan akan dilaksanakan peninjauan lapangan untuk mengetahui kondisi dan tempat pengiriman bahan.

f. Pembuatan penawaranCalon pemasok membuat penawaran langsung pada saat pertemuan pelelangan di desa, yaitu mengisi blangko dokumen yang disediakan oleh TPK yang sudah mencantumkan jenis bahan dan volumenya. Kemudian blangko dimasukkan ke stofmap dan diserahkan ke panitia lelang.

g. Penetapan dan pengumuman pemenangSetelah semua penawaran diserahkan ke panitia, kemudian dilaksanakan pembacaan dan penulisan pada papan tulis dan dibuat berita acara pelelangan.

Untuk penetapan calon pemenang pelelangan, maka sebagai kunci keberhasilannya adalah transparansi yaitu pada saat penawaran dibuka oleh TPK dan Panitia harus disaksikan oleh wakil masyarakat dan selanjutnya diumumkan hasilnya.

Adapun cara penetapan pemenang pelelangan ditentukan berdasarkan kriteria sebagai berikut:1) Pada pelelangan langsung, pemasok yang dapat dipilih sebagai calon

pemenang berlaku hanya pemasok-pemasok yang menghadiri acara di desa.

2) Pada pelelangan tidak langsung, pemasok yang dipilih sebagai calon pemenang adalah berdasarkan atas penawaran tertulis yang telah dikirim oleh pemasok dalam amplop tertutup, walaupun sebagian wakil atau seluruh pemasok tidak hadir.

3) Identitas, pemasok yang dipilih sebagai calon harus ada identitas jelas dan memiliki tenaga kerja serta alat angkut sendiri.

4) Penentuan pemenang, dilaksanakan secara langsung dengan cara mempertimbangkan penawaran harga yang terendah dan kualitas yang memenuhi persyaratan, tetapi tidak menutup kemungkinan pemenang ditentukan setelah mempertimbangkan faktor lain seperti jadwal pengiriman dan jaminan persediaan volume sesuai kebutuhan.

5) Penawaran terendah, jika terjadi harga penawaran terendah di atas RAB (sebagai Owner Estimate) namun dipandang layak sebagai pemenang, maka harus dipastikan kewajarannya sesuai kondisi saat itu oleh TPK, FT-Kec dan FT-Kab melalui bukti hasil survei harga ulang.

6) Penawaran terlalu tinggi, bila semua harga penawaran dirasakan terlalu tinggi, TPK dan Panitia dapat membatalkan hasil pelelangan.

7) Penawaran ulang, dapat diulangi secara langsung, atau setelah diperhitungkan kembali volume kebutuhan dan persediaan dana. Untuk mengatasi masalah seperti ini disarankan pelaksanaan pelelangan ulang memakai proses pelelangan pola 1.Bila acara pelelangan telah diselesaikan, maka TPK dan Panita harus secepatnya mengumumkan hasil keseluruhan tentang pelelangan, termasuk pemenang pelelangan, sebagai berikut:

8) Pengumuman kepada masyarakat, meliputi hasil penawaran beserta kelengkapannya, dan berita acara pelelangan. Copy atau salinan dokumen ditempelkan pada papan informasi atau media lainnya yang terdapat di lingkungan masyarakat dan mudah dilihat.

9) Pengarsipan, bahwa hasil-hasil dari proses pelelangan harus disusun dan dimasukkan pada arsip TPK. Arsip ini harus disimpan dan dapat dilihat sewaktu-waktu oleh masyarakat, baik pada masa pelaksanaan maupun pasca pelaksanaan.

h. Pembuatan Perjanjian Setelah calon pemenang ditentukan, TPK dan pemasok membuat dan menandatangani perjanjian. Perjanjian memakai Formulir Surat Perjanjian Kontrak termasuk persyaratannya, yang ada pada Formulir PTO. Pasal pada perjanjian dapat dilakukan modifikasi sesuai kebutuhan setempat, dan sebagai contoh diuraikan di bawah ini:

1) Mencantumkan pasal tentang sanksi, dibuat untuk antisipasi bila pemasok tidak memenuhi perjanjian. Perjanjian ini dapat dibatalkan oleh TPK jika pemasok tidak mampu atau melakukan pelanggaran atas perjanjian. Pada prinsipnya, pemasok terikat dengan perjanjian, dan TPK dapat menggunakannya sesuai pasal yang disepakati sehingga tidak ada pihak yang dirugikan. Pembayaran dilakukan setelah bahan diterima.

2) Perjanjian harus dilampiri dengan jadwal pengiriman bahan, untuk memudahkan pembuatan Rencana Penggunaan Dana (RPD) dan penempatan bahan.

3) Khususnya untuk alat berat selain mesin pemadat, harus dicantumkan persyaratan pencapaian kualitas pekerjaan misalnya dengan gambar dan lokasinya (lihat prosedur penggunaan alat berat) serta sanki kepada pemasok jika tidak dapat memenuhinya.

4) Bila pemasok tidak bisa memenuhi volume dan jadwal yang telah dijanjikan, TPK berhak memberikan sebagian dari pekerjaan ini kepada pemasok yang lain (dengan harga yang sama). TPK memberi peringatan tertulis sebelum tindakan ini dilakukan.

Modifikasi perjanjian tidak boleh merugikan masyarakat (prosesnya tetap didahului dengan musyawarah TPK dan Panitia serta wakil masyarakat). Bila pemasok tidak menyetujui dengan persyaratan yang ditetapkan oleh TPK, TPK dan Panitia berhak mengundang pemasok berikutnya untuk membuat perjanjian, tetapi tetap menggunakan harga terendah dan memenuhi standar kualitas.

BAB VIPENYALURAN DANA PNPM-MANDIRI PERDESAAN

Penyaluran dana PNPM Mandiri Perdesaan adalah aliran dana PNPM Mandiri Perdesaan dari rekening kolektif di Unit Pengelola Kegatan/UPK ke desa melalui Tim Pengelola Kegiatan (TPK) sesuai dengan rencana kegiatan dan kebutuhan dalam jangka waktu tertentu.

1. Mekanisme Penyaluran Dana PNPM Mandiri Perdesaana. Sebelum penyaluran dana ke desa dilakukan, maka dibuat Surat Perjanjian

Pemberian Bantuan (SPPB) antara UPK dan TPK yang diketahui oleh camat dan tiap-tiap kepala desa. SPPB memuat jenis-jenis kegiatan yang akan dilaksanakan, dengan melampirkan dokumen-dokumen sebagai berikut :

Lampiran dokumen kegiatan prasarana sarana meliputi :- Gambaran umum desa;- Peta desa yang menunjukkan lokasi kegiatan;- Peta sosial desa berdasarkan hasil penggalian gagasan;- Hasil penggalian gagasan berdasarkan kalender musim;- Hasil pemetaan Rumah Tangga Miskin (RTM);- Hasil verifikasi usulan desa;- Gambar rencana teknis yang dinyatakan layak oleh Fasilitator Kecamatan

atau Fasilitator Kabupaten.;- Formulir masalah dampak lingkungan;- Rencana Anggaran Biaya Detail;- Copy kontrak pengadaan bahan dan material serta sewa alat berat;- Foto 0% dari prasarana yang akan dibangun/direnovasi;- Jadwal pelaksanaan;- Surat pernyataan TPK yang menyatakan telah menerima swadaya sesuai

dengan yang dicantumkan dalam usulan desa;- Surat pernyataan sanggup memelihara prasarana yang akan dibangun.

Lampiran dokumen kegiatan simpan pinjam dan peningkatan kualitas hidup lainnya, yaitu: - Hasil pemetaan RTM;- Peta sosial desa dan lokasi penerima manfaat;- Hasil penggalian gagasan dengan kalender musim;- Daftar penerima manfaat, besarnya nilai manfaat (SPP dan beasiswa), dan

jangka waktu pengembalian pinjaman (SPP);- Rencana teknis pelaksanaan kegiatan (penyaluran dana beasiswa,

pelatihan, posyandu, pemberian makanan tambahan,dan lain-lain.);- Jadwal pengembalian untuk kegiatan simpan pinjam;- Sanksi yang telah disepakati baik dalam musyawarah kelompok, Musdes

maupun MAD;- Swadaya kelompok;

b. Dokumen pengajuan tersebut diperiksa kelengkapan dan keabsahan-nya oleh UPK dan F Kecamatan/FT Kecamatan. Kemudian UPK menyiapkan slip penarikan dari rekening kolektif dan Kuitansi-2 (KW-2).

c. Penyaluran dana dari UPK ke TPK harus dilakukan sesuai dengan kebutuhan dan jadwal pelaksanaan kegiatan desa. Kebutuhan dan jadwal pelaksanaan

kegiatan desa selanjutnya dituangkan dalam Rencana Penggunaan Dana (RPD) yang disiapkan oleh Kader Pemberdayaan Masyarakat (KPM) dan TPK tiap-tiap desa untuk selanjutnya diverifikasi oleh UPK dan Fasilitator Kecamatan/FT Kecamatan di kecamatan.

2. Syarat Pengajuan RPDSyarat Umum :.Setiap pengajuan RPD tidak ada tunggakan/kekurangan administrasi kegiatan sebelumnya (antara lain : SPPB, Dokumen akhir, RPD, LPD dan Laporan bulanan).

Syarat Administrasi Pengajuan Dana yang I :SPPB (Form 29) dan kelengkapannya :a. Surat Permohonan Dana yang ditandatangani Ketua TPK dan dikatahui oleh

Kepala Desab. Rencana Penggunaan Dana/RPD Ic. Form A/ Daftar Calon Pekerja (Foto copy)/ asli menjadi arsip desad. Berita Acara penentuan harga dan upah (BA Musdes Informasi)e. Survei harga pembanding dari minimal 3 tempat (form 23)f. Dokumen Lelang (Form 23 – 35)g. Foto kondisi 0 % minimal 3 tempat dari titik/sudut yang berbeda

Rencana Penggunaan Dana/RPD dan lampiran tersebut di klip/ staples kecuali SPPB & dokumen akhir.

Syarat Administrasi Pengajuan Dana yang II :Apabila saldo dana di bendahara TPK kurang dari 10% dapat mengajukan RPD. RPD memuat rencana kebutuhan dan nilai yang akan dibelanjakan pada rencana pekerjaan berikutnya dan besarnya tidak harus sama setiap tahapan. RPD harus disetujui oleh Kepala Desa dan diketahui oleh FK/FT dan PJOK.

Pengajuan RPD 2 yang dilampiri dengan :Laporan Penggunaan Dana (LPD tahap 1) beserta lampirannya yaitu :- BK Umum & BK Operasional TPK - Bukti transaksi asli, yaitu kuitansi pembelian bahan/alat dan pembayaran

tenaga kerja.- Berita Acara & Daftar Hadir Musdes Pertanggungjawaban I (40 %) apabila TPK

telah menyerap dana kurang lebih 40 % dari total alokasi desa ( termasuk penyaluran kegiatan SPP dan Pendidkan/Pelatihan)

Dan seterusnya, untuk pencairan berikutnya.

49