MULTIPROJEKTNO UPRAVLJANJE U ORGANIZACIJI

Dejan Petrović

Fakultet organizacionih nauka, Beograd

Upravljanje jednim projektom

Upravljanje sa više projekata

Organizacije koje su projektno orijentisane (građevinska preduzeća, inženjering organizacije, projektantske organizacije, izvođačka preduzeća, naučno-istraživačke organizacije, konsalting kuće, proizvođači aviona, proizvođači brodova, proizvođači krupne opreme i postrojenja, marketing agencije, softverske kompanije, dizajn centri, vojna industrija...)

Organizacije koje nisu projektno orijentisane (plasman novog proizvoda na tržištu, istraživanje i razvoj novih proizvoda i usluga, izgradnja novih kapaciteta, uvođenje novog informacionog sistema, reorganizacija preduzeća, obuka kadrova, sajamski nastup, organizovanje godišnje skupštine, dislokacija objekata, proizvodnja za poznatog kupca...)

PODELA ORGANIZACIJA SA ASPEKTA PROJEKTA

Tro koviResursi

š

Projekat A

Projekat B

Projekat C

Vreme

Projekat D

Projekat E

Presek stanja

Prikaz životnih ciklusa projekata u jednom vremenskom intervaluposlovanja organizacije

UPRAVLJANJE PROJEKTOM MULTIPROJEKTNO UPRAVLJANJE

Koncept upravljanja jednim projektom Koncept upravljanja projektno

orijentisanom organizacijom

Operativni pristup Strateški pristup

Sekvencijalno odvijanje projekata Simultano odvijanje projekata

Projektni tim Multifunkcionalni projektni timovi

Planiranje, praćenje i kontrola jednog

projekta

Planiranje, praćenje i kontrola više

projekata

Organizaciona jedinica za podršku

upravljanja jednim projektom

Organizaciona jedinica za podršku

upravljanja sa više projekata

Raspodela i nivelacija resursa na jednom

projektu

Raspodela i nivelacija resursa na više

projekata

Spore promene na projektu u odnosu na

zahteve preduzeća

Fleksibilno postavljanje projekata

Dvodimenziona organizaciona struktura Trodimenziona organizaciona struktura

Definisani početak i završetak projekta Kontinualni proces

Koncentracija na ciljeve projekta Usklađivanje projektnih ciljeva sa

ciljevima preduzeća

Minimizacija korišćenja resursa Maksimizacija korišćenja raspoloživih

resursa

Distribucija informacija na nivou projekta Distribucija informacija na nivou

organizacije i između projekata

Rukovodilac projekta Multiprojektni rukovodilac

Nezavisno vođenje projekata Saradnja između projekata

Multiprojektno upravljanje u organizaciji

UPRAVLJANJE PORTFOLIOM PROJEKATA

Portfolio projekata se razmatra kao skup projekata koje jedno preduzeće realizuje u određenom vremenskom periodu.

Upravljanje projektnim portfoliom treba da obezbedi jedan konzistentan pristup za klasifikaciju, selekciju, prioritetizaciju, planiranje i realizaciju pravih projekata i programa u preduzeću.

Upravljanje portfoliom je ključno za uspeh multiprojektnog upravljanja u preduzeću.

Upravljanje portfoliom treba da odgovori na sledeća pitanja:

Koje projekte treba realizovati?

Kako treba najefikasnije organizovati projekte u cilju dostizanja željenih ciljeva?

Koji je pravi odnos između projekata?

Koji miks projekata daje najbolje rezultate?

Koji projekti imaju najviši prioritet?

Kako rasporediti resurse između različitih projekata?

Model upravljanja portfoliom projekata

Osnovni ciljevi upravljanja projektnim portfoliom su:

izbor projekata i programa koji će biti realizovani,

usklađivanje projekata i programa sa strategijom preduzeća,

optimizacija rezultata projektnog portfolia (a ne pojedinačnog projekta ili programa),

definisanje prioriteta projekata i programa,

prekidanje ili obustavljanje neodgovarajućih projekata ili programa,

koordinacija internih i eksternih resursa, i

organizaciono učenje između projekata i programa.

Klasifikacija projekata

Interni Eksterni

OI

SI

OE

SE

Naručilac

Značaj

Sta

rte

ški

Op

era

tivn

i

Multiprojektna matrična organizacija

MULTIPROJEKTNA ORGANIZACIJA

MPM office

Multiprojektnapodr kaš

Upravljanjeportfoliom

Menad erž Menad erž

Obuka i razvojsistema za

multip. uprav.

Multiproj.informacioni

sistem

Menad erž Menad erž

MPM office

Menad erž

OPERATIVNO MULTIPROJEKTNO UPRAVLJANJE

Upravljanje portfoliom

projekata Operativno multiprojektno

upravljanje

Namera Selekcija i prioritetizacija projekta Operativna alokacija resursa i

koordinacija projekata

Fokus Strateški Taktički

Planiranje Dugoročno i srednjoročno

(godišnje/kvartalno)

Kratkoročno

Odgovornost Viši menadžment Rukovodilac programa/projekta,

Resursni menadžer

Projektni menadžmentStrategijski projektni

menadžment

Tumačenje projekta

Projekti prestavljaju skup aktivnosti koje treba realizovati

u skladu sa predviđenim vremenom, troškovima i

projektnim zahtevima

Projekti su strateški organizacioni procesi koji su

inicirani da bi se dostigli određeni poslovni ciljevi

Fokus Efikasnost Efektivnost i efikasnostPerspektiva Operativna Strateška i operativna

Uloga menadžera

Dovesti projekat do kraja u skladu sa predviđenim vremenom, budžetom i

projektnim specifikacijama

Ostvariti poslovni rezultat

Stil upravljanja projektom Jedan koncept za sve Pristup prilagođavanja

Definisanje projektaProjektni obuhvat, šta je

potrebno da bude urađenoProizvod, kompetetivne

prednosti, strategija, obuhvat

Planiranje Aktivnosti, vreme, budžetKrajnji rezultati, faktori uspeha,

aktivnosti

Projektna proveraProgres, status, ključni događaji,

budžetZahtevi kupaca, strategija, kriterijumi uspeha, status

Ljudska strana Timovi, rešavanje konflikataLiderstvo, vizija, sredstva,

motivacija

Projekat A

Projekat B

Projekat C

Projekat E

Projekat F

Projekat D

MULTIPROJEKTNA GRUPA

Multiprojektni podtimovi

Multiprojektni WBS projekta

PROJEKAT

WBS 1 WBS 2 WBS 3 WBS 4 WBS 5

WBS 2.1 WBS 2.2 WBS 2.3 WBS 5.1 WBS 5.2 WBS 5.3

WBS 2.3.1 WBS 2.3.2 WBS 2.3.3 WBS 2.3.4

WBS 2.3.4.1 WBS 2.3.4.2 WBS 2.3.4.3 WBS 2.3.4.4

Struktura koja se odnosi namultiprojektno upravljanje

u organizaciji

Struktura koja se odnosi naupravljanje pojedina nim

projektimač

Projektovanje

Preduze eć

Proizvodnja Monta až

Transport Monta až Probni rad

MP

stru

ktur

a

Inte

rni

proj

ekti

Ekst

erni

proj

ekti

Ponu

de

Proj

ekat

X

Faza

IFa

za J

Faza

K

Proj

ekat

YPr

ojek

at Z

X.I.T.

X.J.M.

X.K.P.

MULTIPROJEKTNAWBS STRUKTURA

ORGANIZACIONASTRUKTURAPREDUZE AĆ

Svi p

roje

kti

i pro

gram

i

Kate

gorij

epr

ojek

ata

Proj

ekti

ipr

ogra

mi

Faze

Tro kovna kontamultiprojektnog preduze a

šć

Planiranje u multiprojektnom preduzeću

Prvi nivo planiranja

Drugi nivo planiranja

Tre i nivo planiranjać

Faze životnog ciklusa Aktivnosti vezane za multiprojektno upravljanje

Koncipiranje Usklađivanje projekta sa strategijom preduzeća

Definisanje zajedničkih tačaka između projekata

Definisanje organizacije projekta u skladu sa organizacijompreduzeća i organizacijom drugih povezanih projekata

Određivanje prioriteta projekta

Izmena ili dopuna projekta u skladu sa zahtevimamultiprojektnog upravljanja

Identifikovanje rizika projekta na nivou preduzeća

Planiranje WBS projekta po multiprojektnoj strukturi

Izrada planova projekta u skladu sa drugim povezanimprojektima i zavisnim resursima

Raspodela resursa između projekata

Definisanje informacionog sistema projekta u skladu sainformacionim sistemom preduzeća

Izvršenje Praćenje i kontrola na projektnom nivou i nivou preduzeća

Multiprojektna koordinacija

Izmene projekta u skladu sa multiprojektnim pristupomupravljanja

Analiza projekta sa aspekta preduzeća

Presek stanja na projektima na nivou preduzeća

Usklađivanje projekta sa interesima preduzeća

Završetak Analiza projekta u skladu sa ostvarenim rezultatima rada umultiprojektnom okruženju

Formiranje baze istorijskih podataka za buduću multiprojektnurealizaciju projekata

MERENJE MULTIPROJEKTNOG USPEHA

Efektivnost i efikasnost projekata

Uticaj na kupca/korisnika

Koristi za organizaciju

Priprema za budućnost

KOMPETENTNOSTMULTIPROJEKTNE ORGANIZACIJE

Nivo zrelosti Opis nivoa

5 = Optimizacija

(81–100)

Kontinualno poboljšanje procesa

Kontinualno prikupljanje podataka

Analiza nedostataka zbog prevencije

4 = Upravljivost

(61–80)

Proces je kvantitativno merljiv

Postoji minimum merljivosti za kvalitet i produktivnost

Sakupljanje procesnih iskustava

3 = Definisanost

(41–60)

Proces definisan i institucionalizovan

Proces grupno definisan

2 = Ponovljivost

(21–40)

Proces zavisi od pojedinaca

Minimum postojanja procesa vođenja/kontrolisanja

Visok rizik u slučajevima novih izazova

1 = Upoznavanje

(0–20)

Ad-hok proces, nije formalizovan

Ne postoje adekvatna uputstva

Nema konzistentnosti u realizaciji poslova

Microsoft Office Enterprise Project Management Solution

Primenljivost multiprojektnog upravljanja

Oblastmultiprojektnog

upravljanja

Ste

pen r

azli

itosti

pro

izvod

a/u

slu

ga

č

Broj projekata

Mali

Mali

Veliki

Veliki

ZAKLJUČAK

Primena multiprojektnog upravljanja u organizaciji omogućava:

fleksibilnost,

dinamičnost,

potenciranje strateškog pristupa upravljanja organizacijom,

organizovanje poslova i resursa prema procesu, a ne prema specijalnosti,

impulsivnost na promene u okruženju,

upravljanje poslom u skladu sa njegovim značajem i veličinom,

pragmatičnost elemenata upravljanja,

jačanje ovlašćenja i sposobnosti zaposlenih,

troškovnu efikasnost,

zasnovanost na kompetentnim principima,

orijentisanost prema kupcima,

vođenje računa o svim stakeholderima,

stavljanje preduzeća i ciljeva preduzeća iznad pojedinačnih poslova,

okrenutost prema inovativnoj strukturi.