Upload
dodat
View
218
Download
1
Embed Size (px)
Citation preview
1
Lập Trình & Phân Tích Hệ Thống Đề Tài: Quản Lý Nhà Sách
Nhóm 9 Lớp 12CĐ-TP
TRƢỜNG CAO ĐẲNG KỸ THUẬT LÝ TỰ TRỌNG TP.HCM
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
ĐỀ TÀI PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN:
CHƢƠNG TRÌNH QUẢN LÝ NHÀ SÁCH
Danh Sách Nhóm 9 – Lớp 12CĐ-TP
Họ Và Tên Mã Sinh Viên Chức Vụ
Phạm Trung Hiếu 12D201P023 Nhóm Trưởng
Ngô Đức Huynh 12D201P033
Nguyễn Tấn Quốc 12D201P057
Nguyễn Minh Tấn 12D201P061
Giáo Viên Hƣớng Dẫn
Nguyễn Văn Danh
2
Lập Trình & Phân Tích Hệ Thống Đề Tài: Quản Lý Nhà Sách
Nhóm 9 Lớp 12CĐ-TP
I. Bảng kế hoạch phỏng vấn tổng quan hệ thống và các bảng
phỏng vấn cụ thể từng chủ đề 1. Bảng kế hoạch phỏng vấn tổng quan hệ thống
Kế hoạch phỏng vấn tổng quan hệ thống
Hệ thống: Quản lý Nhà sách
Người Lập: Nhóm 9 Ngày lập: 02/03/2014
STT Chủ Đề Yêu Cầu Ngày Bắt Đầu Ngày Kết Thúc
1 Quản lý nhập sách Nắm quy trình nhập sách. 01/03/2014 01/03/2014
2 Quản Lý Kho Nắm được cách quản lí kho 01/03/2014 01/03/2014
3 Quản lý bán sách Nắm được quy trình bán sách 02/03/2014 02/03/2014
4 Hệ thống máy móc, thiết
bị, phần mềm
Nắm rõ máy móc, thiết bị, phần
mềm mà nhà sách đang sử dụng 02/03/2014 02/03/2014
5 Quản lý nhân sự Nắm rõ thông tin cánh thức
quản lý nhân viên nhà sách 02/03/2014 02/03/2014
6 Quản lý tài chính
Nắm rõ quy trình trả lương –
Viết hóa đơn nhập xuất kho –
Thống kê giao ca & thống kê
hàng tháng
02/03/2014 02/03/2014
2. Các bảng kế hoạch phỏng vấn cụ thể Kế hoạch phỏng vấn và phiếu phỏng vấn thứ nhất
Người thực hiện: Phạm Trung Hiếu
Kế Hoạch Phỏng Vấn
Người được hỏi: Lê Thị Mai Hƣờng Người phỏng vấn: Phạm Trung Hiếu
Địa điểm: Café Mimosa 106 Đường nối Tân Sơn
Nhì, Tân Phú, Tp Hồ Chí Minh
Thời gian hẹn:13h30 Ngày 01/03/2014.
Thời gian bắt đầu : 13h45
Thời gian kết thúc: 14h30
Đối Tƣợng
Nhân viên bộ phân kinh doanh nhà sách.
Thông tin về quá trình nhập sách của nhà
sách
Các thông tin yêu cầu đòi hỏi
Nắm rõ cánh thức quản lý nhập sách của
nhà sách
Chƣơng Trình
Giới thiệu
Tổng quan về dự án thực hiện
Phỏng vấn các vấn đề liên quan
- Câu 1
- Câu 2
- Câu 3
- Câu 4
- Câu 5
- Câu 6
Tổng hợp và Phân tích các thông tin đã thu thập.
Kết thúc cuộc phỏng vấn.
Cám ơn vì những thong tin mà anh đã cung cấp !
Ƣớc lƣợng thời gian
2 phút
2 phút
3 phút
3 phút
5 phút
5 phút
3 phút
2 phút
10 phút
5 phút
3
Lập Trình & Phân Tích Hệ Thống Đề Tài: Quản Lý Nhà Sách
Nhóm 9 Lớp 12CĐ-TP
(Thời gian dự kiến tổng cộng: 40 phút)
Phiếu Phỏng Vấn
Dự án: Quản Lý Nhà Sách Tiểu dự án: Nắm quy trình nhập sách
Người được hỏi: Lê Thị Mai Hƣờng Người phỏng vấn: Phạm Trung Hiếu
Địa điểm: Café Vòm. 133/11B Hòa Hưng, P.12,
Q.10, TP.HCM
Thời gian hẹn:13h30 Ngày 01/03/2014
Thời gian bắt đầu : 13h45
Thời gian kết thúc: 14h30
Câu 1: - Mặt hàng chính nhà sách mình là gì và mình
nhập hàng về theo những nguồn nào ?
Trả lời:
- Nhà sách bên chị bán các loại sách, báo, tạp chí
và văn phòng phẩm nhưng chủ yếu là sách.
- Nguồn hàng chủ yếu từ các nhà nhà xuất bản
trong nước; đôi khi lại từ những đối tác khác (nhà
sách khác, tiểu thương, .v.v..) trao đổi hàng hoá với
nhà sách.
Câu 2: - Nhà sách ta có tiến hành phân loại sách không
?Nếu có thì gồm những loại nào ?
Trả lời:
- Sách ở nhà sách bên chị được chia theo các thể
loại : kinh tế, văn học, thường thức-đời sống, thiếu
nhi, tin học-ngoại ngữ, giáo khoa-giáo trình, tạp chí,
sách chuyên ngành.
Câu 3: - Xin cho hỏi nhà sách mình có nhập sách về
thường xuyên không ?
- Theo thường lệ thì bao lâu và căn cứ vào đâu
mà nhà sách sẽ có những đợt nhập sách về?
Trả lời:
- Có chứ.
- Thông thường, cuối mỗi tháng dựa vào tình hình
tài chính cụ thể, nhu cầu thị trường, báo cáo bộ
phận kho cũng như báo giá, chương trình khuyến
mại, v.v.. từ các nhà xuất bản mà bộ phận kinh
doanh sẽ có kế hoạch nhập sách phù hợp.
Câu 4: - Qúa trình nhập sách từ khi lên kế hoạch đến
khi hoàn tất diễn ra như thế nào ?
- Nếu có sự cố xảy ra thì nó sẽ được giải quyết
thế nào ?
Trả lời:
- Dựa vào kế hoạch nhập sách, nhà sách sẽ liên hệ
với những nhà xuất bản thích hợp để lập hợp đồng.
Họ sẽ giao hàng đến kho. Sau khi kiểm tra đúng và
đủ các loại sách thì sách sẽ được kiểm tra rồi nhập
kho.
- Tùy mức độ, sự cố sẽ được giải quyết dựa trên hợp
đồng đã ký từ việc thương lượng lại đến chỉnh sửa
hợp đồng.
Câu 5: Trong khi nhập, nhà sách mình quan tâm
những thông tin nào về nhà cung cấp cũng như
hàng hóa ?
Trả lời:
- Đối với Nhà Xuất Bản (NXB): Mã NXB, Tên
NXB, Địa chỉ, Điện thoại, Fax, Email.
- Đối với sách: Ngày nhập, Số phiếu nhập (hoá đơn
mua hàng), Tên sách, Thể loại, nhà xuất bản, năm
xuất bản, số lượng, đơn giá, người nhập.
4
Lập Trình & Phân Tích Hệ Thống Đề Tài: Quản Lý Nhà Sách
Nhóm 9 Lớp 12CĐ-TP
Câu 6: - Chị có thể nói rõ hơn về quá kiểm tra các sách
trước khi vào kho ?
Trả lời:
- Qúa trình này dựa vào các thông tin về sách ( mã
sách, tên, loại, nhà xuất bản,…), trong đó mã sách
(do nhà sách quy định) là chủ yếu ; nếu có mặt hàng
mới nó sẽ được kiểm tra rùi gắn với một mã sách
mới.
Kế hoạch phỏng vấn và phiếu phỏng vấn thứ hai
Người thực hiện: Ngô Đức Huynh
Kế Hoạch Phỏng Vấn
Người được hỏi: Trƣơng Đoan Bội Ngọc Người phỏng vấn: Ngô Đức Huynh
Địa chỉ: 1 Cộng Hoà, 12, Tân Bình, Hồ Chí Minh Thời gian hẹn: 8h00 Ngày 01/03/2014
Thời gian bắt đầu : 8h05
Thời gian kết thúc: 8h40
Đối Tƣợng
Trưởng Kho Hàng Các yêu cầu đòi hỏi
Nắm rõ Quy cách quản lý Nhập – Xuất –
Hàng Tồn
Chƣơng Trình
Giới thiệu
Tổng quan về đự án thực hiện
Phỏng vấn các vấn đề liên quan
- Câu 1
- Câu 2
- Câu 3
- Câu 4
- Câu 5
Tổng hợp và Phân tích các thông tin đã thu thập.
Kết thúc cuộc phỏng vấn.
Cám ơn chị vì những thông tin mà chị đã cung
cấp !
Ƣớc lƣợng thời gian
2 phút
4 phút
5 phút
2 phút
2 phút
3 phút
4 phút
10 phút
3 phút
(Tổng thời gian dự kiến 35 phút)
Phiếu Phỏng Vấn
Dự án: Quản Lý Nhà Sách Tiểu dự án: Quản Lý Kho Hàng
Người được hỏi:Trƣơng Đoan Bội Ngọc Người phỏng vấn: Ngô Đức Huynh
Địa chỉ: 1 Cộng Hoà, 12, Tân Bình, Hồ Chí Minh Thời gian hẹn: 8h00 Ngày 01/03/2014
Thời gian bắt đầu : 8h05
Thời gian kết thúc: 8h55
Câu 1:
- Chị có thể cho em biết việc nhập – xuất trong
kho diễn ra như thế nào?
Trả lời
- Đầu tiên khi mặt hàng nào trong đó sắp hết hoặc
đã hết thì chị sẽ tiến hành báo cho ban quản lí.
Ban quản lí sẽ cho bộ phận mua hàng tìm kiếm
nhà cung cấp và tiến hành mua hàng. Khi hàng
được mua về kho, bên chị sẽ nhận phiếu giao hàng
và kiểm tra số lượng, chất lượng của hàng về có
đúng với yêu cầu mua hàng hay không. Sau khi
5
Lập Trình & Phân Tích Hệ Thống Đề Tài: Quản Lý Nhà Sách
Nhóm 9 Lớp 12CĐ-TP
kiểm tra xong số lượng và chất lượng của hàng đã
đảm bảo thì sẽ lập phiếu nhập kho
- Khi nhập về, mỗi lô hàng đều được vào sổ kho
thông qua phiếu nhập rồi mới được đưa vào kho.
Khi nhập kho thì sách sẽ được kiểm tra. Nếu nhà
sách đã từng nhập sách đó về thì nó sẽ được
chuyển nó đến những khu riêng trong kho theo
từng chủ đề để tiện quản lý. Ngược lại nó sẽ được
đánh mã rồi mới được chuyển đi. Sau đó sách sẽ
được bảo quản đến khi được đưa lên các quầy
trong nhà sách hoặc bán theo các hóa đơn lớn.
-Khi bên bán hàng có khách hàng mua với số
lượng lớn thì bên bán hàng sẽ gửi yêu cầu xuống
cho chị, chị sẽ cho người xem xét yêu cầu của
khách hàng nếu đáp ứng được thì chị sẽ thông báo
cho bộ phận bán hàng. Khách hàng sẽ nhận được
phiếu xuất kho.Sau đó họ sẽ cầm phiếu này mang
xuống kho để nhận hàng. Nếu có sự cố thì họ sẽ
quay lại phòng kế toán để xử lý.
Câu 2:
- Thế còn việc quản lí hàng tồn diễn ra như thế
nào vậy chị?
Trả lời
- Việc quản lí hàng tồn diễn ra ngay trong quá
trình nhập và xuất hàng. Hàng hóa được quản lý
qua máy tính mỗi khi phát sinh nhập hay xuất
hàng. Rồi cuối mỗi đợt kiểm tra hàng, những mặt
hàng tồn kho lâu sẽ được bộ phận kinh doanh đề
ra chương trình khuyến mãi giảm giá theo phần
trăm giá trị cuốn sách đó.
Câu 3:
- Vậy bên chị chỉ kiểm soát hàng tồn kho bằng
máy tính hay là cách nào khác nữa không?
Trả lời
- Ngoài việc quản lí hàng tồn qua máy tính thì
việc kiểm kê toàn bộ hàng hóa còn tồn trong kho
và trong quầy được thực hiện định kì mỗi tháng
một lần.
Câu 4:
- Việc nhập hàng về kho có khi nào bị trục trặc
không chị? Ví dụ như khi có trục trặc về chất
lượng thì bên chị sẽ xử lí như thế nào?
Trả lời
- Tất nhiên là có rồi ! Những hàng hóa không đáp
ứng được yêu cầu chất lượng sẽ được bên chị giao
cho bộ phận mua hàng trả lại nhà cung cấp cùng
với phiếu trả sách và biên bản kiểm nghiệm hàng
hóa do chị ký.
Câu 5:
- Khi có lô hàng nào đó về thì chị sẽ làm gì? Chị
có lưu thông tin gì về mặt hàng không? Và nó
gồm những phần nào vậy chị?
Trả Lời
- Khi có một lô hàng nào đó về thì bên chị đầu
tiên sẽ phân loại ra, sau đó sẽ ghi thông tin của lô
hàng đấy vào sổ kho.
- Trong sổ kho sẽ lưu các thông tin như: số phiếu
nhập, ngày nhập, người nhập, tên sách,loại sách,
nhà xuất bản, số lượng, đơn giá và thể loại.
6
Lập Trình & Phân Tích Hệ Thống Đề Tài: Quản Lý Nhà Sách
Nhóm 9 Lớp 12CĐ-TP
Kế hoạch phỏng vấn và phiếu phỏng vấn thứ ba.
Người thực hiện: Nguyễn Tấn Quốc
Kế Hoạch Phỏng Vấn
Người được hỏi: Hoàng Hồng Hạnh Người phỏng vấn: Nguyễn Tấn Quốc
Địa điểm: Café Vòm. 133/11B Hòa Hưng, P.12,
Q.10, TP.HCM
Thời gian hẹn:14h00 Ngày 02/03/2014.
Thời gian bắt đầu : 14h00
Thời gian kết thúc: 14h40
Đối Tƣợng
Nhân viên thu ngân
Dữu liệu thu thập thông tin về quá trình
bán hàng
Các thông tin yêu cầu đòi hỏi
Nắm rõ thông tin cánh thức bán hàng và
thanh toán của khách hàng
Chƣơng Trình
Giới thiệu
Tổng quan về dự án thực hiện
Phỏng vấn các vấn đề liên quan
- Câu 1
- Câu 2
- Câu 3
- Câu 4
- Câu 5
Tổng hợp và Phân tích các thông tin đã thu thập.
Kết thúc cuộc phỏng vấn.
Cám ơn vì những thong tin mà anh đã cung cấp !
Ƣớc lƣợng thời gian
3 phút
3 phút
2 phút
3 phút
3 phút
4 phút
2 phút
10 phút
5 phút
(Thời gian dự kiến tổng cộng: 35 phút)
Phiếu Phỏng Vấn
Dự án: Quản Lý Nhà Sách Tiểu dự án: Quản Lý Bán Hàng
Người được hỏi: Hoàng Hồng Hạnh Người phỏng vấn: Nguyễn Tấn Quốc
Địa điểm: Café Vòm. 133/11B Hòa Hưng, P.12,
Q.10, TP.HCM
Thời gian hẹn:14h00 Ngày 02/03/2014
Thời gian bắt đầu : 14h00
Thời gian kết thúc: 14h40
Câu 1: - Chị có thể cho em biết cửa hàng mình có những
hình thức bán hàng và hình thức thanh toán nào ?
Trả lời:
- Ở chỗ chị hiện tại có hai hình thức mua hàng
chính: là mua hàng trực tiếp và đặt hàng qua điện
thoại bao gồm cả sỉ và lẻ.
- Nhà sách đang áp dụng 2 hình thức thanh toán
chính là thanh toán trực tiếp và thanh toán tại nhà.
Câu 2: - Khách hàng tới mua sách có phải cung cấp
thông tin gì hay không ?
- Nếu có: Thì những thông tin đó là gì? Và việc
cung cấp thông tin đó nhằm mục đích gì ?
Trả lời:
- Đa phần thì khách hàng tới mua sách mua với số
lượng nhỏ thì không cần cung cấp bất cứ những
thông tin gì. Nhưng với một số hóa đơn từ
500.000vnđ trở lên thì chúng tôi sẽ tiến hành lấy
các thông tin như: họ tên, địa chỉ, cmnd và số điện
thoại liên lạc.
- Những thông tin mà khách hàng cung cấp sẽ giúp
7
Lập Trình & Phân Tích Hệ Thống Đề Tài: Quản Lý Nhà Sách
Nhóm 9 Lớp 12CĐ-TP
cho nhà sách dễ dàng phân loại được khách hàng,
và sẽ có những khuyến mãi đặc biệt dành cho
khách hàng thân thiết.
Câu 3: - Với những nhóm khách hàng khác nhau thì
những thông tin nào thì quan trọng?
Trả lời:
- Với nhóm khách hàng mua lẻ thì chúng tôi chỉ
lưu lại thông tin về mã hóa đơn, giá trị hóa đơn,
ngày mua, giờ mua, thông tin của sản phẩm.
- Còn đối với nhóm khách hàng mua với số lượng
lớn thì lưu những thông tin như trên, chúng tôi còn
quan tâm các thông tin về khách hàng đó.
Câu 4: - Cách thức bán hàng cho các đối tượng mua lẻ
và sỉ khác nhau như thế nào ?
Trả lời:
- Khách mua lẻ sau khi vào nhà sách sẽ tự chọn
sách tại các quầy (có nhân viên hướng dẫn giúp
khách tìm sách). Sau đó họ mang sách ra quầy để
tụi chị tính tiền và lập hóa đơn(khách mang về).
- Đối với khách mua sỉ thì chị sẽ gửi yêu cầu
xuống cho quản lí kho. Sau đó nếu kho đáp ứng
được đơn hàng của khách thì bên chị sẽ hướng dẫn
họ qua phòng kinh doanh để lập hóa đơn, thanh
toán rùi nhận giấy xuất kho và hóa đơn. Cuối cùng
họ đưa lại giấy xuất kho cho quản lý kho để nhận
và kiểm tra sách.
Câu 5:
- Cho em hỏi bao lâu bộ phận bên chị lập báo cáo
thống kê bán hàng ?
Trả lời:
- Cuối mỗi tuần em à.
Kế hoạch phỏng vấn và phiếu phỏng vấn thứ tư
Người thực hiện: Nguyễn Minh Tấn
Kế Hoạch Phỏng Vấn
Người được hỏi: Võ Ngọc Đức Người phỏng vấn: Nguyễn Minh Tấn
Địa điểm: Café Vòm. 133/11B Hòa Hưng, P.12,
Q.10, TP.HCM
Thời gian hẹn:14h00 Ngày 02/03/2014.
Thời gian bắt đầu : 14h00
Thời gian kết thúc: 14h40
Đối Tƣợng
Nhân viên Kỹ Thuật
Dữu liệu thu thập thông tin về cách quản
lý nhân viên và trang thiết bị,hệ thống
quản lý Nhà sách
Các thông tin yêu cầu đòi hỏi
Nắm rõ thông tin cánh thức quản lý nhân
viên nhà sách
Chƣơng Trình
Giới thiệu
Tổng quan về dự án thực hiện
Phỏng vấn các vấn đề liên quan
- Câu 1
- Câu 2
- Câu 3
- Câu 4
Ƣớc lƣợng thời gian
3 phút
5 phút
2 phút
2 phút
5 phút
2 phút
8
Lập Trình & Phân Tích Hệ Thống Đề Tài: Quản Lý Nhà Sách
Nhóm 9 Lớp 12CĐ-TP
- Câu 5
- Câu 6
Tổng hợp và Phân tích các thông tin đã thu thập.
Kết thúc cuộc phỏng vấn.
Cám ơn vì những thong tin mà anh đã cung cấp !
3 phút
3 phút
15 phút
5 phút
(Thời gian dự kiến tổng cộng: 35 phút)
Phiếu Phỏng Vấn
Dự án: Quản Lý Nhà Sách Tiểu dự án: Hệ thống máy móc, thiết bị, phần mềm
Người được hỏi: Võ Ngọc Đức Người phỏng vấn: Nguyễn Minh Tấn
Địa điểm: Café Vòm. 133/11B Hòa Hưng, P.12,
Q.10, TP.HCM
Thời gian hẹn:14h00 Ngày 02/03/2014
Thời gian bắt đầu : 14h00
Thời gian kết thúc: 14h40
Câu 1: - Hiện tại thì nhà sách mình có sử dụng phần
mềm nào để quản lý việc nhập và bán sách chưa
?
- Nếu có: Thì phần mềm mà nhà sách đang dùng
là phần mềm miễn phí nay trả phí. Và đã đáp ứng
hết nhu cầu sử dụng hay chưa ?
Trả lời:
- Có. Hiện tại thì nhà sách của chúng tôi đang sử
dụng một phần mềm quản lý sách, được cung cấp
miễn phí ở trên mạng.
- Phần mềm hiện tại thì chưa quản lý hết được
những vấn đề mà nhà sách đặt ra. Còn một số khâu
chúng tôi vẫn phải quản lý bằng sổ sách.
Câu 2: - Hiện tại thì hệ thống máy móc trong nhà sách
hoạt động vẫn tốt và ổn chứ ? Ngoài việc quản lý
mua bán sách. Hệ thống này còn dùng vào mục
đích gì nữa không ?
Trả lời:
- Hiện tại thì hệ thống máy móc ở trong nhà sách
hoạt động khá tốt và ổn định.
- À vâng. Ngoài việc để chạy phần mềm quản lý
mua và bán sách. Nhà sách chúng tôi còn dùng nó
để quản lý hệ thống Camera an linh.
Câu 3: - Nhà sách có thường xuyên bảo trì và nâng cấp
hệ thống máy móc đang sử dụng hay không.
Trả lời:
- Về việc bảo trì thường xuyên được thực khoảng 1
tháng chúng tôi thực hiện một lần.
- Hiện tại thì hệ thống máy móc trong nhà sách
hoạt động vẫn tốt và ổn định lên chúng tôi chưa
nghĩ đến việc nâng cấp hệ thống.
Câu 4:
- Hiện tại thì máy tính trong nhà sách đang chạy
hệ điều hành gì ? Và có những phần mềm tiện
ích nào đã được cài đặt sẵn ?
Trả lời:
- Hiện tại thì máy tính trong nhà sách đang chạy hệ
điều hành thông dụng là Windows XP SP3
- Các phần mềm được cài sẵn gồm có bộ Microsoft
Office 2007. Và một phần mềm quản lý nhà sách
như tôi đã nói ở trên.
Câu 5: - Anh có thể cho em biết cấu hình máy tính mà
nhà sách chúng ta đang sử dụng không.
Trả lời:
- Ồ được hiện tại thì cấu hình của máy như sau:
CPU Intel Pentium IV 2.5Ghz. Ram 2GB. Và card
onboard 256MB.
Câu 6: - Không biết nhân viên trong nhà sách đã sử
dụng thành thạo máy tính và đã có chứng chỉ tin
học gì chưa anh nhỉ ?
Trả lời:
- Đa số thì nhân viên trong nhà sách đều đã thành
thục các phần mềm trên máy tính. Và đã số họ đã
có chứng chỉ A vi tính văn phòng.
9
Lập Trình & Phân Tích Hệ Thống Đề Tài: Quản Lý Nhà Sách
Nhóm 9 Lớp 12CĐ-TP
Kế hoạch phỏng vấn và phiếu phỏng vấn thứ năm
Người thực hiện: Nguyễn Tấn Quốc & Ngô Đức Huynh
Kế Hoạch Phỏng Vấn
Người được hỏi: Phạm Trí Trọng Người phỏng vấn: Tấn Quốc & Đức Huynh
Địa chỉ: Địa điểm: Café Vòm. 133/11B Hòa
Hưng, P.12, Q.10, TP.HCM
Thời gian hẹn: 15h00 Ngày 02/03/2014
Thời gian bắt đầu : 15h00
Thời gian kết thúc: 15h55
Đối tƣợng
Phòng Nhân Sự
Dữu liệu thu thập quá trình quản lý nhân
sự nhà sách
Các yêu cầu đòi hỏi
Nắm rõ thông tin vê nhân sự của nhà sách
Chƣơng trình
Giới thiệu
Tổng quan về dự án thực hiện
Phỏng vấn các vấn đề liên quan
- Câu 1
- Câu 2
- Câu 3
- Câu 4
Tổng hợp và Phân tích các thông tin đã thu thập.
Kết thúc cuộc phỏng vấn.
Cám ơn vì những thong tin mà anh đã cung cấp !
Ƣớc lƣợng thời gian
5 phút
10 phút
5 phút
3 phút
2 phút
5 phút
20 phút
5 phút
(Tổng thời gian dự kiến: 55 Phút)
Phiếu Phỏng Vấn
Dự án: Quản lý nhà sách Tiểu dự án: Quản lý nhân sự
Người được phỏng vấn: Phạm Trí Trọng Người phỏng vấn: Tấn Quốc & Đức Huynh
Địa chỉ: Địa điểm: Café Vòm. 133/11B Hòa
Hưng, P.12, Q.10, TP.HCM
Câu 1: - Khi quản lý nhân viên vào làm trong nhà sách
anh có lưu lại thong tin của họ không ?
- Nếu có: những thông tin cần lưu trữ ở đây là gì ?
Trả lời
- Việc lưu trữ thông tin của những nhân viên trong
nhà sách là việc không thể thiếu mà anh.
- Tôi thường lấy những thông tin sau: Họ và tên,
CMND, Ngày tháng năm sinh, Phái, Địa chỉ,
SĐT, Chức vụ, Ngày vào làm và Lương căn bản
Câu 2: - Nhân viên của anh có đươc nghỉ phép hay không
? Và việc nghỉ phép này có được ghi chép lại
không vậy anh ?
Trả lời
- Tất nhiên là nhân viên có quyền nghỉ phép rồi.
Nhưng họ không được nghỉ quá 3 ngày trong một
tháng. Chúng tôi phải ghi lại thì sẽ ghi lại để còn
tính lương sau này nữa anh à.
Câu 3:
- Việc trả lương cho nhan viên được tính như thế
nào ? Và có khen thưởng như lương chuyên cần,
hoặc khen thưởng gì khác không ?
Trả lời - Việc trả lương thì dự trên số ngày làm việc cộng
thêm tiền thưởng. Ngoài ra còn trừ lương đối với
những nhân viên vi phạm nữa
- Việc phát lương thì do phòng nhân sự quản lý
Câu 4: Trả lời
10
Lập Trình & Phân Tích Hệ Thống Đề Tài: Quản Lý Nhà Sách
Nhóm 9 Lớp 12CĐ-TP
- Trong thời gian làm việc nếu có thành tích tốt
nhân viên có được thăng chức hay không ?
- Ngƣợc lại: Nếu nhân viên bị vi phạm quá nhiều
liệu có bị đuổi việc. Và khi đổi việc thì toàn bộ
thông tin về nhân viên đó sẽ bị hủy bỏ hay là vẫn
được lưu trữ lại tại phòng nhân sự ?
- Có chứ trong thời gian làm việc mà nhân viên
đạt thành tích tốt thì sẽ có hình thức là tăng lương
hoặc lên chức. Cái này chúng tôi cũng phải cập
nhật vào hồ sơ.
- Cò đối với các nhân viên bị đuổi việc thì cũng
tôi sẽ đưa hồ sơ của họ vào dạng lưu trữ chứ
không hủy hẳn vì có thể sẽ có một vài vấn đề nảy
sinh sau khi nhân viên đó nghỉ việc đó anh
Kế hoạch phỏng vấn và phiếu phỏng vấn thứ sáu
Người thực hiện: Phạm Trung Hiếu &Nguyễn Minh Tấn
Kế Hoạch Phỏng Vấn
Người được hỏi: Phan Triệu Vƣơng Người phỏng vấn: Trung Hiếu & Minh Tấn
Địa chỉ: Café Vòm. 133/11B Hòa Hưng, P.12,
Q.10, TP.HCM
Thời gian hẹn: 15h00 Ngày 02/03/2014
Thời gian bắt đầu : 15h00
Thời gian kết thúc: 15h55
Đối Tƣợng
Kế Toán Trưởng
Dữ liệu Quản lý tài chính – Cách thức lập
hóa đơn
Các yêu cầu đòi hỏi
Nắm rõ Quy cách quản lý tài chính – cách
thức lập hóa đơn và trả lương
Chƣơng Trình
Giới thiệu
Tổng quan về đự án thực hiện
Phỏng vấn các vấn đề liên quan
- Câu 1
- Câu 2
- Câu 3
- Câu 4
- Câu 5
- Câu 6
Tổng hợp và Phân tích các thông tin đã thu thập.
Kết thúc cuộc phỏng vấn.
Cám ơn vì những thong tin mà anh đã cung cấp !
Ƣớc lƣợng thời gian
5 phút
5 phút
3 phút
2 phút
5 phút
2 phút
3 phút
5 phút
10 phút
5 phút
(Tổng thời gian dự kiến 45 phút)
Phiếu Phỏng Vấn
Dự án: Quản Lý Nhà Sách Tiểu dự án: Quản Lý Tài Chính
Người được hỏi: Phan Triệu Vƣơng Người phỏng vấn: Trung Hiếu & Minh Tấn
Địa chỉ: Café Vòm. 133/11B Hòa Hưng, P.12,
Q.10, TP.HCM
Thời gian hẹn: 15h00 Ngày 02/03/2014
Thời gian bắt đầu : 15h00
Thời gian kết thúc: 15h55
Câu 1:
- Công việc của anh hàng ngày là gì ? Trả lời
- Công việc hằng ngày của anh là ghi lại thông tin
sau khi nhân viên giao ca cho nhau như Nhân viên
11
Lập Trình & Phân Tích Hệ Thống Đề Tài: Quản Lý Nhà Sách
Nhóm 9 Lớp 12CĐ-TP
thứ nhất bán được bao nhiêu sản phẩm thu nhập
bao nhiêu. Và chuyển vào két bao nhiêu tiền và để
lại bao nhiêu tiền đẻ làm tiền lẻ đổi lại cho khác ở
ca tiếp theo !
Câu 2:
- Nhân viên ở đây có được phép ứng lương hay
không. Và việc nhận lương như thế nào ?
Trả lời
- Nhân viên ở đây thường được ứng lương vào
ngày 15 mỗi tháng. Số tiền mà họ được ưng là 1/3
số lương của họ.
- Việc trả lương đa số là thanh toán theo cách
chuyển khoản trực tiếp
Câu 3:
-Việc viết hóa đơn xuất nhập kho anh phải trực
tiếp kiểm hay theo một cách khác ?
Trả lời
- Công việc viết hóa đơn xuất nhập kho đa số tôi
dựa vào nhưng số liệu của nhân viên quản kho
báo lên và lập hóa đơn chi tiết theo số liệu được
quản kho cung cấp.
Câu 4:
-Anh có phải thường xuyên làm những hóa đơn,
như bảng thống kê hàng tháng hay không ?
Trả lời
- Tất nhiên là có rồi ! Công việc này kiến tôi tiêu
tốn khá là nhiều thời gian.
Câu 5:
-Tôi nghe nói Nhà sách của anh có sử dụng phần
mềm quản lý mà. Nó không giúp ích gì cho anh à
?
Trả Lời
- Đúng là nhà sách của chúng tôi có sử dụng phần
mềm quản lý nhưng tôi không tin tưởng vào độ
bảo mật và sự chính sác của nó. Vì nó là một phần
mềm miễn phí lên tôi không an tâm cho lắm. Vì
công việc của tôi đòi hỏi phải có độ chính sác cao.
Và bảo mật tốt.
Câu 6: - Nếu chúng tôi phát triển một phần mềm thì anh
muốn nó đám ứng được những công việc nào. Và
anh mong đợi gì ở nó ?
Trả lời: - Tôi muốn nó phải có khả năng bảo mật cao. Kết
nối được với các máy tính tiền ở quầy thu ngan.
Vì vậy thì công việc của tôi sẽ nhanh hơn trong
việc làm những bản báo cao. Nếu được thì phần
mềm lên hỗ trợ thêm khả năng lập hóa đơn thì
càng tốt !
II. Mô Tả Hệ Thống - Hoạt Động Của Nhà Sách.
1. Hệ Thống Lƣu Trữ - Đối với các đối tác là nhà xuất bản nhà sách sẽ lưu trữ các thong tin: Mã NXB, Tên NXB,
Địa chỉ, Điện thoại, Fax, Email. - Khi nhập sách bộ phận nhập quan tâm các thông tin: Ngày nhập, Số phiếu nhập, Tên sách,
Thể loại, Mã NXB, Tên NXB, Năm xuất bản, Số lượng, Đơn giá, Người nhập.
- Khi nhập kho thì sách được đánh mã nếu loại đó là mới nhập về nhà sách lần đầu rồi phân
loại theo các thể loại để tiện cho việc quản lý.
- Khi khách hàng thanh toán nhà sách sẽ lập hoá đơn bán hàng. Thông thường với mỗi hóa đơn
họ chỉ lưu thông tin: Mã hóa đơn, Tổng giá trị, Ngày mua, Giờ mua, Mã sách, Tên sách, Số
lượng, Đơn giá.Nhưng với những hóa đơn trị giá trên 500.000 vnđ, nhân viên còn lưu thêm
thông tin khách hàng: Họ tên, Địa chỉ, CMND và Điện thoại.
12
Lập Trình & Phân Tích Hệ Thống Đề Tài: Quản Lý Nhà Sách
Nhóm 9 Lớp 12CĐ-TP
- Đối với nhân viên nhà sách thì cần lưu trữ những thông tin: Họ và tên, CMND, Ngày sinh,
Phái, Địa chỉ, Điện thoại, Chức vụ, Ngày vào làm và Lương căn bản.
2. Hoạt động nghiệp vụ của hệ thống:
- Báo cáo hằng tháng : Định kỳ cuối mỗi tháng, sách trong kho sẽ được kiểm kê để báo
cáo cho phòng kinh doanh (PKD) nhập sách về. Tùy vào tình hình kinh doanh lỗ lãi, nhu
cầu khách hàng và báo cáo từ bộ phận kho, PKD sẽ tìm nhà xuất bản (NXB) phù hợp.
Mỗi loại sách nhập từ nhiều NXB và nhiều NXB cùng cung cấp 1 loại sách cho nhà sách.
Đơn giá và Số lượng sách tùy thuộc từng đợt nhập hàng về. Sau khi lên kế hoạch nhập
sách, nhà sách sẽ liên hệ các NXB trong kế hoạch để lập hợp đồng mua. Sách sẽ được
NXB giao tận kho và họ sẽ được thanh toán sau tại phòng kế toán. Khi gặp sự cố giao
hàng sai PKD sẽ trả hàng lại cho NXB kèm báo cáo của kho khi nhận sách. Cuối mỗi
tháng, PKD đều làm báo cáo về các loại sách đã nhập gửi về phòng Kế toán.
- Nhập Xuất tại kho : Tại kho, khi NXB giao sách, bộ phận kho sẽ kiểm tra sách có đúng
loại sách và đủ số lượng so với hợp đồng đã ký hay chưa. Nếu chưa kho sẽ gửi báo cáo
để PKD xử lý. Ngược lại kho sẽ lập phiếu nhập kho để nhập sách vào kho. Sau đó sách
được kiểm tra Mã sách để phân loại và chuyển đến khu riêng trong kho. Nếu đó là loại
sách mới, nó sẽ được đánh Mã sách mới rồi mới được nhập kho. Sách sẽ được kho bảo
quản cũng như kiểm kê số lượng, chất lượng trong kho lẫn trên các quầy trưng bày trong
nhà sách định kỳ cuối mỗi thàng cũng như trong mỗi đợt nhập, xuất kho hay đưa sách lên
các quầy. Sau mỗi đợt kiểm kê, kho sẽ làm báo cáo về sách đã hết, sách tồn kho lâu gửi
cho phòng Kế toán và PKD để nhà sách xử lý. Định kỳ mỗi tháng sách trưng bày tại các
quầy trong nhà sách sẽ thay đổi kèm theo giảm giá cho những sách đã tồn kho quá lâu.
- Bán sách : Thông thường, khi khách vào nhà sách sẽ tự chọn sách trên các quầy trưng
bày. Nếu khách cần tìm sách thì các nhân viên trực quầy sẽ hướng dẫn họ. Rồi họ mang
sách ra quầy thu ngân để tính tiền và nhận hóa đơn. Những hóa đơn này nhà sách chỉ lưu
lại thông tin về giá trị, mặt hàng, ngày giờ mua. Nhưng khi khách đến mua với số lượng
lớn thì phải thông qua quầy thu ngân để kiểm tra lượng sách trong kho có đáp ứng được
yêu cầu khách hay không. Nếu có, khách hàng sẽ qua phòng kế toán để lập hợp đồng,
tính tiền rồi nhận phiếu xuất kho và hóa đơn. Sau đó họ đưa phiếu xuất kho cho bộ phận
kho để nhận sách. Đối với những khách hàng mua số lượng lớn thì thông tin của họ sẽ
được lưu lại để tiện cho nhà sách quản lý và triển khai chương trình ưu đãi. Nếu có sự cố
thì họ sẽ quay lại phòng kế toán để xử lý.
- Nhân sự : Phòng nhân sự sẽ lưu trữ thông tin lý lịch và từng chức vụ của nhân viên. Mỗi
tháng nhân viên sẽ được nghĩ phép 3 ngày. Nhân viên sẽ được thưởng hoặc phạt vào tiền
lương tháng, dựa vào số giờ làm thêm hoặc số lần vi phạm. Nếu nhân viên vi phạm quá
nhiều thì sẽ bị kỷ luật hoặc đuổi việc, thông tin về nhân viên đó vẫn được phòng Nhân sự
lưu trữ lại
- Tài Chính :
o Tại quầy : Sau mỗi ca các nhân viên bán hàng sẽ thông kê đã bán bao nhiêu sản
phẩm, thu nhập bao nhiêu sau đó gửi cho nhân viên phòng Kế toán. Nhân viên kế
toán quyết định sẽ chuyển bao nhiêu tiền vào két và để lại bao nhiêu tiền lẻ để
đổi cho khách ở ca tiếp theo.
13
Lập Trình & Phân Tích Hệ Thống Đề Tài: Quản Lý Nhà Sách
Nhóm 9 Lớp 12CĐ-TP
o Lƣơng nhân viên : Lương của mỗi nhân viên được thanh toán đa số thông qua
hình thức chuyển khoản trực tiếp. Nhân viên cũng có thể ứng trước lương vào
ngày 15 hằng tháng, số tiền có thể ứng là 1/3 lương.
o Báo cáo hàng tháng : Sau khi phòng Kinh doanh gửi các báo cáo sách đã nhập
về cho phòng Kế toán. Phòng Kế toán sẽ lập phiếu chi trả cho NXB. Cuối mỗi
tháng phòng Kế toán sẽ lập báo cáo hằng tháng để gửi về công ty mẹ.
III. Biểu mẫu
1. Phiếu Nhập Kho :
14
Lập Trình & Phân Tích Hệ Thống Đề Tài: Quản Lý Nhà Sách
Nhóm 9 Lớp 12CĐ-TP
2. Phiếu Thu :
3. Phiếu Xuất Kho (Mẫu 3)
4. Hóa Đơn Bán Số Lƣợng Lớn:
17
Lập Trình & Phân Tích Hệ Thống Đề Tài: Quản Lý Nhà Sách
Nhóm 9 Lớp 12CĐ-TP
IV. Sơ đồ phân rã chức năng (BFD)
Quản Lý Nhà Sách
Quản Lý Nhập Sách
Lên kế hoạch nhập sách
Lập hợp đồng
Xử lý sự cố
Báo cáo định kỳ
Quản Lý Bán Sách
Phân loại hóa đơn
Kiểm tra kho
Lập hóa đơn
Thanh toán
Lưu trữ đơn hàng
Quản Lý Kho
Thống kê định kỳ
Nhập kho
Xuất kho
Quản lý sách tồn
Xử lý sự cố
Quản Lý Nhân Sự
Thêm mới
Cập nhật
Số ngày nghỉ
Tính lương
Lưu trữ thông tin
Quản Lý Tài Chính
Nhận dữ liệu
Lập hóa đơn bán
Thanh toán lương
Thống kê thu chi
18
Lập Trình & Phân Tích Hệ Thống Đề Tài: Quản Lý Nhà Sách
Nhóm 9 Lớp 12CĐ-TP
V. Mô hình thực thể kết hợp (ERD)
VI. Mô hình quan hệ
LoaiSach (MaLoaiSach, TenLoaiSach, MoTaLoaiSach)
Sach (MaSach, TenSach, TacGia, #MaLoaiSach)
BanSach(#MaSach, #SoHoaDon, SoLuong, DonGia)
HoaDon (SoHoaDon, NgayLapHoaDon, #MaNhanVien)
PhieuNhap (SoPhieuNhap, NgayNhap, #MaNhaXuatBan, #MaNhanVien)
PhieuXuat (SoPhieuXuat, NgayXuat, #MaKhachHang,#MaNhanVien)
NhaXuatBan (MaNhaXuatBan, TenNhaXuatBan, DiaChi,DienThoai,Fax)
KhachHang (MaKhachHang, HoTenKhachHang, SoCMND, DiaChi, DIenThoai )
NhapSach (#MaSach, #SoPhieuNhap, SoLuong, DonGia)
XuatSach (#MaSach, #SoPhieuXuat, SoLuong, DonGia)
NhanVien(MaNhanVien, HoTenNhanVien, SoCMND, NamSinh, Phai, DiaChi, SoDienThoai, ChucVu,
NgayLamViec, LuongCoBan)