Nye

Nytt biblioteksystem sett fra BiblioteksystemkonsortietHva har skjedd og hva skjer videre?

Hilde Høgås, Nasjonalbiblioteket Nestleder i styringsgruppen for Biblioteksystemkonsortiet

Styringsgruppen for Biblioteksystem-konsortiet i BIBSYS

Medlemmene i er oppnevnt av BIBSYS styre etter forslag fra Universitets- og høgskolerådet (UHR) og Nasjonalbiblioteket

Opprettet våren 2009

Bibliotekdirektør Randi E. Taxt, Universitetsbiblioteket i Bergen (leder)

Seksjonsleder Hilde Høgås, Nasjonalbiblioteket (nestleder)

Seksjonssjef Arnt Dragsten, Universitetsbiblioteket i Trondheim-NTNU

Biblioteksjef Sissel Hafstad, Norges Handelshøgskole

Underdirektør Håvard Kolle Riis, Universitetsbiblioteket i Oslo

Leder for høgskolebiblioteket Anna Løken, Høgskolen i Hedmark

Seksjonssjef Johanne Raade, Universitetsbiblioteket i Tromsø

Bibliotekleder Hilde Trygstad, Diakonhjemmet høgskole

Styret

Styringsgruppen bibliotek

Kontaktutvalget institusjonsledelse,

økonomi, IT

Biblioteksystem-konsortiet i BIBSYS

Utgjør mellom 80-90 % BIBSYS sitt budsjett

Styringsgruppen…

skal være et bindeledd mellom BIBSYS og konsortiets medlemmer.

skal bidra til brukermedvirkning og.

er rådgivende.

rapporterer til BIBSYS direktør.

møter omtrent med samme frekvens som BIBSYS’ styre

kan opprette ekspertgrupper/arbeidsgrupper ved behov

Saker som SG behandler

Alle saker av større betydning for Biblioteksystemet:

virksomhetsplan budsjett viktige vedtak i forbindelse med innføringen av nytt biblioteksystem

BIBSYS direktør legger fram saker for SG

Bibliotekene kan fremme saker

SG kan selv ta opp saker

Konsortiemøte under brukermøtet

NyeFørste sak for SG: kjøp av nytt biblioteksystem

Call for Interest ga svar fra flere leverandører

Alle kunne levere klassiske system

Bare en leverandør presenterte konkrete planer for et framtidsrettet system

NyeGrunnlag for kjøpsprosessen

…et nestegenerasjonssystem med mer enn 10 års levetid

… sluttbrukeren, sluttbrukeren, sluttbrukeren

… et system som er tilpasset endret brukeratferd

… et system som kan håndtere alle medietyper, særlig elektroniske ressurser

… en åpen, tjenesteorientert løsning

… et system som kan integreres med system i sektoren

… Kostnader!

NyeEt valg mellom det sikre og det usikre

Det sikre: et eksisterende system

noe ny funksjonalitet

tekniske løsninger omtrent som i dag

ulik grad av forpliktelse til nyutvikling

rask utskifting

risiko: tidlig behov for ny utskifting

Usikre: få utviklet et nytt system

framtidsrettet system

samarbeidspartner med blikket framover

moderne tekniske løsninger

gradvis innføring risiko: resultat og levering

Nye

Visste at en leverandør hadde konkrete planer

Vektla behovet for et framtidsrettet system

En forutsetning at bibliotekene, ved SG, deltok i kravprosessen

BIBSYS styre fulgte SGs anbefaling

Usikre: få utviklet et nytt system

framtidsrettet system

samarbeidspartner med blikket framover

moderne tekniske løsninger

gradvis innføring risiko: resultat og levering

SG valgte det usikre

Nye

SGs rollemed å utforme kravspesifikasjon opprettet ressursgruppe

orientert om forhandlinger og utvelgelsesprosess deltok ikke i forhandlingene

deltok i diskusjon om tilbudene ba om mer tid til behandling la vekt på bibliotekenes behov

støttet valg av leverandør

ProsessenAnsvarlige: BIBSYS og NTNUs innkjøpsavdeling

Sommer 2009: Anbudspapirer laget

Okt 2009: Anbudspapirer ut Nov 2009: Svar fra leverandørene

Forhandlinger…

30. juni 2010: Leverandør valgt 9. nov 2010: Kontrakt signert

SGs rolle i kjøpsprosessen

NyeHvordan ser det ut etterpå…

+ OCLCs satsing på å gjøre bibliotek synlig er solid og interessant

+ OCLC har ideer og muskler til å realisere dem

+ Deler av systemet er allerede demonstrert

? Fortsatt usikkert hva som kommer, om det blir godt nok

? Noe usikkerhet om hva deltakelsen i World Cat betyr

? Kommer nødvendige norske tilpasninger tidsnok

? Holder tidsplanen

Evaluering av prosessen: mye bra

Krevende og tidkrevende

Tilfreds med systemet som ble valgt

Tilfreds med støtten fra NTNUs innkjøpsavdeling og BIBSYS’ forhandlere

Tilfreds med SGs mulighet til involvering i prosessen

Nye

Evaluering av prosessen: men…

Korte frister for anbudet, dette gikk noe ut over presiseringene i anbudsdokumentene

Noe ulik forståelse av kravene i anbudsdokumentene

Ekspertene fra bibliotekene kunne ha vært inkludert i arbeidet tidligere.

Nye

NyeFramover mot 2013

BIBSYS har en plan!

Flytting av data : tids nok, nytt marc-format

Tilpasning og opplæring: tids nok og god nok

Vurdere behov for ekstern kompetanse på innføring av nytt system

Risikoanalyse og kommunikasjonsstrategi

NyeEtter 2013

OCLC ansvar for utvikling: hvordan blir bibliotekenes innflytelse?

BIBSYS’ rolle: tilpasser, utvikler av tilleggstjenester

Prioritering av BIBSYS’ innsats: for hver enkelt, for fellesskapet

SGs rolle: gi anbefalinger på vegne av bibliotekene, prioritere