Optimalizace procesů na úřaděev. č. projektu CZ.1.04/4.1.01/53.00120

Ing. Kamil Válektajemník městského úřadu

Město Uherský Brodkamil.valek@ub.cz

9. Národní konference kvality ve veřejné správěBrno, 19.-21. února 2013

Hlavní cíle projektu – obecně

• Optimalizovat a standardizovat agendy MěÚ UB a jasně formulovat práva a povinnosti pro úředníky, což přispěje k efektivnějšímu výkonu městského úřadu včetně zkvalitnění spolupráce a komunikace uvnitř úřadu

• Odhalit neefektivní a duplicitní činností úřadu, identifikovat úzká místa úřadu a následně vytvořit mapy procesů, identifikovat požadavky na nastavení informační podpory, zefektivnit práci pracovníků MěÚ UB, snížit počet nezbytných dokumentů a redukovat administrativní činnosti

• Předpokladem pro úspěšnou implementaci inovací vzešlých z projektu je vzdělávání klíčových pracovníků úřadu

www.uherskybrod.cz

Základní kameny procesního řízení1.

2.

3.

Strategie

Trvalé zlepšování

MotivaceTýmová

spolupráce

Měřenívýkonnosti

procesů

Organizační struktura

Procesy – popisy, mapy

Informační technologie

Dokumentace

Kultura organizace

www.uherskybrod.cz

Změna organizační struktury

• Tento stavební kámen pokrývá organizační uspořádání organizace včetně pravidel řízení, které podporují vysokou efektivitu, jednoduchost, rychlost a tím pádem výkonnost procesů v organizaci

• Tento stavební kámen a jeho nastavení velmi silně ovlivňuje kvalitu nastavení stavebního kamene „Týmová spolupráce“ v rámci i mezi procesy

• Základní principy tohoto stavebního kamene:• vytvoření jednoduché a ploché organizační struktury, kterou lze

efektivně řídit klíčové procesy – zavedení „procesních rolí“• vytvoření Organizačního řádu popisující nejen strukturu, ale hlavně

pravomoci, pracovní povinnosti a nutné znalosti pro každou pozici

www.uherskybrod.cz

Organizační struktura k 31.12.2011

www.uherskybrod.cz

Zásady při navrhování organizačních změn

• Zjednodušení organizační struktury MěÚ UB při respektování stávajících podmínek (evoluce ne revoluce)– splněno

• Rozdělení odborů na státní správu a samosprávu– splněno částečně

• Navržené změny předpokládají pouze přesuny pracovníků a kompetencí mezi odbory, nikoliv úpravy personálních stavů– splněno

www.uherskybrod.cz

Organizační struktura od 01.01.2012

www.uherskybrod.cz

Nová organizační struktura: shrnutí

• Všechny hlavní činnosti spojené se správou majetku města spadají do dvou odborů.

• Spojení souvisejících činností v oblasti investic, dotací a územního plánování do jednoho odboru.

• Transformace kanceláře tajemníka – sekretariát, personalista, interní audit, krizové řízení; nově zařazeni právníci, informatici; nová pozice tiskového mluvčího.

• Odbor správní – přičleněny mimo stávajících správních agend také činnosti obecního živnostenského úřadu, dopravně-správní činnosti a agendy, přestupky a podatelna a doručovatelky.

• Snížení počtu odborů/samostatných oddělení z 15 na 10. Úprava počtu oddělení v rámci odborů.

www.uherskybrod.cz

Procesy• Ve vztahu ke strategii, toto je první stavební kámen, bez

kterého není možné zavedení procesního řízení • Tento stavební kámen znamená jasné určení procesů (služeb)

v rámci organizace a u každého procesu stanovení „výstupů“ a to tak, že každý zaměstnanec ví, na kterém procesu se podílí, kdo je zákazníkem a jaké jsou požadované výstupy směrem k zákazníkům

• Základní principy tohoto stavebního kamene:– roztřídění procesů do kategorií,– identifikace procesů a jejich výstupů,– struktura procesů (procesní model),– vytvoření popisu (dokumentace) k procesům.

www.uherskybrod.cz

Procesy: roztřídění a rozpad do detailu Přehled procesů - všechny procesy v organizaci roztříděné na:

Hlavní procesy (pro občany/firmy či jiné organizace) Řídící procesy (pro tajemníka, Radu města nebo nadřízené orgány) Podpůrné procesy (správa budov, personální administrativa,…)

Jednotlivé procesy (služby) Jdoucí i přes více organizačních jednotek Začátek a konec má být z pohledu „občana“ , nikoliv pracovníka …

Pod-procesy Části procesů (například podle organizační jednotky)

Pracovní postupy Detailní kroky zaměstnance, jak je v čase provádí

www.uherskybrod.cz

Proces: „časový tok“ události

www.uherskybrod.cz

CELKOVÝ TOK „HODNOTY“

OBČAN PRACOVNÍCI MěÚ OBČAN

Všechny činnosti občana i úředníků potřebné k tomu, aby měl občan v ruce

nový ŘP (byl úspěšně dokončený proces)

JINÉ SUBJEKTY(STC)

Proces: „časový tok“ události

www.uherskybrod.cz

Procesy: měření výkonnosti

www.uherskybrod.cz

10-20dní

1-?dní

?min

11minut

1-?hodin

?minut

11min

Konkrétní proces: místní poplatky

www.uherskybrod.cz

Konkrétní proces: strategické plánování

www.uherskybrod.cz

První výstup projektu: KATALOG SLUŽEB• Katalog služeb je jedním z hlavních výstupů projektu. Katalog služeb

obsahuje kompletní informace o službách/agendách, které jsou na Městském úřadě Uherský Brod vykonávány.

• Katalog služeb je zpracován ve formě tabulky, která obsahuje v upravené formě informace uvedené zaměstnanci.

• Katalog služeb tedy obsahuje následující informace o službách, které jsou v rámci úřadu prováděny:• ID, Charakter agendy, Druh, Název služby, Vlastník, Zastupitelnost vlastníka, Výkonný

pracovník, Zastupitelnost výkonného pracovníka, Výstup služby, Koncový zákazník, Co služba, Relevantní, Podmínky poskytnutí služby, Prostředky/vybavení, Schvalovací úroveň, Objem, Provozní doba, Parametry kvality, Náklady na jednotku, Stav

• Katalog služeb by nemůže být „mrtvým“ dokumentem. Kromě vytištěné verze je katalog používán hlavně v elektronické verzi, která je pravidelně aktualizována.

www.uherskybrod.cz

Druhý výstup projektu: KATALOG ROLÍ• Katalog rolí je další z hlavních výstupů projektu a představuje ho

soubor matic RACI. Matice RACI znázorňuje role, práva a povinnosti u klíčových procesů (služeb) na úřadě. Tento soubor také vyjadřuje odpovědnost jednotlivých subjektů za průběh procesů po jednotlivých krocích.

• Výstup má podobu tabulky, která má ve svislé ose posloupnost jednotlivých kroků (činností), z nichž se proces skládá; vodorovná osa obsahuje všechny zapojené. Ve vzniklé mřížce jsou potom definovány role jednotlivých subjektů u každého kroku procesu.• R (Responsible) role spočívá v zajištění výkonu jednotlivých kroků v procesech.• A (Accountable) subjekt (zaměstnanec, orgán města apod.), kterému je přiřazena tato

role, je zodpovědný za danou činnost, případně za celý proces.• C (Consulted) osoba „poskytující konzultace“.• I (Informed) osoba „informovaná“. Rolí spočívá v tom, že daný člověk nebo další subjekt

je informován o průběhu a/nebo rozhodnutích v rámci konkrétního služby.

www.uherskybrod.cz

Katalog rolí: MATICE RACI• Matice RACI představují

relativně jednoduchý nástroj pro definici a kontrolu odpovědnosti za provádění procesů. Jako takový přestavuje tento nástroj jeden z klíčových prvků systému procesního řízení v systému řízení úřadu. Kromě odpovědnosti může být matice RACI využita také k definici oprávnění k výkonu činností v rámci procesu a k určení povinností jednotlivých subjektů při zajišťování procesu (agendy).

www.uherskybrod.cz

Katalog rolí (matice RACI): rozpočet města

www.uherskybrod.cz

Dotazy?!?Děkuji za pozornost

Ing. Kamil Válektajemník městského úřadu

Město Uherský Brodkamil.valek@ub.cz

www.uherskybrod.cz