PELAN KONTIGENSI RANGKAIAN SEJUK

Chow Bee JanPJK U36 KK Cheras

•DEFINISIPelan Kontigensi (Contingency Plan)Pelan : rancangan yg sudah diatur untuk dilaksanakanKontigensi : hal luar jangka

(Sumber : Kamus Dewan)

•Pelan tindakan luar jangka sebagai langkah pemulihan terhadap bencana, kesilapan teknikal, kerosakan bekalan elektrik, atau perkara-perkara lain berkaitan yang perlu dijalankan sekiranya berlaku kegagalan di dalam sistem pengurusan rangkaian sejuk.

• Memastikan Pengurusan Rangkaian Sejuk diurus

dengan baik dan pemantauannya dijalankan dengan lebih sistematik dan berkesan

• Untuk menyeragamkan amalan dan prosedur Pengurusan Rangkaian Sejuk di semua fasiliti JKWPKL&P.

• Untuk dijadikan bahan rujukan bagi semua anggota yang terlibat dalam Pengurusan Rangkaian Sejuk.

•OBJEKTIF

ELEMEN PENTING PELAN KONTIGENSI RANGKAIAN SEJUK1. Prosedur kerja – memastikan pengurusan

sistem rangkaian sejuk lebih teratur & berkesan

2. Kakitangan – terlatih dalam menangani kes gangguan rangkaian sejuk

3. Peralatan – Digunakan semasa penyimpanan & pengangkutan.

PELAN KONTIGENSI

•Apa yang perlu dilakukan semasa gangguan sistem rangkaian sejuk?

•Kenali suhu sistem rangkaian sejuk anda;

Suhu dalam julat : 2-8 0C (Pharm Fridge)

-22 0C hingga -18 0C (Freezer)

Suhu luar julat : > 80C (Pharm Fridge)

< -18 0C (Freezer)

Mula

Rekod Suhu Semasa, Maksima & Minima dan laporkan kepada Pegawai yang Menjaga/Penyelia Unit

Jalankan pemeriksaan Peti Sejuk / Freezer

Baikpulihkan fungsi Peti Sejuk / Freezer mengikut masalah yang dikenalpasti

Peti Sejuk Berfungsi?

Reset jangka suhu dan semak bacaan dalam tempoh 30 minit

Pastikan suhu Peti Sejuk / Freezer dalam julat suhu yang dibenarkanPeti Sejuk: 2°C hingga 8°CFreezer: -25°C hingga -15°C

Rekod suhu semasa, maksima dan minima serta dokumen kejadian di carta suhu

Elektrik terputus?

Hubungi pihak tenaga elektrik (contoh: TNB) atau pihak penyelenggaraan

Rekod tarikh masa bila Peti Sejuk/ Freezer tidak berfungsi atau elektrik terputus di carta suhu

Sekiranya bacaan suhu menunjukkan trend peningkatan, Pindahkan produk rangkaian sejuk ke tempat yang ditetapkan

Dokumenkan kejadian dan tindakan yang diambil

Tamat

Ya

Tidak

Ya

NOTA:Peti Sejuk: 2°C hingga 8°CFreezer: -25°C hingga -15°C

TINDAKAN YANG PERLU DIAMBIL APABILA SUHU PETI SEJUK MASIH DI DALAM JULAT YANG DIBENARKAN

Pantau suhu peti sujuk masa ke semasa tanpa perlu buka pintu Peti Sejuk

Perubahan suhu dikesan

Mula

Selamatkan produk rangkaian sejuk terlebih dahuu dengan pemindahan produk rangkaian sejuk ke tempat lain ( dalam kotak sejuk dengan pek ais yang mencukupi atau peti sejuk yang berfungsi

Cuba baikpulihkan fungsi Peti Sejuk / Freezer mengikut masalah yang dikenalpasti

Peti Sejuk Berfungsi?

Reset jangka suhu dan semak bacaan dalam tempoh 30 minit

Pastikan suhu Peti Sejuk / Freezer dalam julat suhu yang dibenarkanPeti Sejuk: 2°C hingga 8°CFreezer: -22°C hingga -18°C

Rekod suhu semasa, maksima dan minima serta dokumen kejadian di carta suhu

Elektrik terputus

?

Rekod tarikh masa bila Peti Sejuk/ Freezer tidak berfungsi atau elektrik terputus di carta suhu

Pindahkan produk rangkaian sejuk ke tempat yang ditetapkan (Rujuk Carta Alir 9.4.3)

Dokumenkan kejadian dan tindakan yang diambil

Tamat

Ya Tidak

Tidak

Ya

NOTA:Peti Sejuk: 2°C hingga 8°CFreezer: -22°C hingga -18°C

Rekod Suhu Semasa, Maksima & Minima dan laporkan kepada Pegawai yang Menjaga/Penyelia Unit

Hubungi pihak tenaga elektrik (contoh: TNB) atau pihak penyelenggaraan

TINDAKAN YANG PERLU DIAMBIL APABILA SUHU PETI SEJUK DI LUAR JULAT YANG DIBENARKAN

Perubahan suhu dikesan

NOTA:Peti Sejuk: 2°C hingga 8°CFreezer: -25°C hingga -15°C

Simpan produk ke dalam peti sejuk / freezer

Semak semula bacaan peti sejuk 30 min selepas produk rangkaian dipindah semula ke dalam peti sejuk / freezer

TINDAKAN YANG PERLU DIAMBIL APABILA SUHU PETI SEJUK DI LUAR JULAT YANG DIBENARKAN

Vaksin dan Insulin a) Maklumkan Ketua Jabatan, Pegawai Perubatan Pentadbir dan Penyelia Unit b) Asingkan, kuarantinkan dan kekalkan suhu vaksin yang terlibat. c) Dapatkan maklumbalas daripada pihak pembekal atau pihak pengilang dan juga daripada Biro Pengawalan Farmaseutikal Kebangsaan (BPFK) berhubung status produk yang terlibat sama ada masih boleh digunakan atau tidak.

TINDAKAN YANG PERLU DIAMBIL APABILA SUHU PETI SEJUK DI LUAR JULAT YANG DIBENARKAN

d) Maklumat yang diperlukan dalam meminta maklumbalas di atas adalah seperti berikut: i. Nama produk (nama generik dan jenama) ii. Kuantiti produk yang terlibat iii. No Kelompok iv. Nama Pengilang v. Nama Pembekal vi. Tempoh masa produk tersebut berada dalam suhu di luar julat (nyatakan suhu-suhu tersebut) vii. Carta suhu yang dimuat turun dari data logger yang menunjukkan perubahan suhu semasa kontigensi viii. Status kalibrasi sistem pemantauan suhu yang terlibat (contoh: termometer, data logger)

CATATAN HENTIKAN PENGGUNAAN VAKSIN DARIPADA KUMPULAN YANG TERLIBAT SEHINGGA KEPUTUSAN UJIAN POTENSI DIKETAHUI

PROSES PEMINDAHAN

Mula

Hubungi Pegawai yang Menjaga/Penyelia Unit

Hubungi Pegawai yang Menjaga / Penyelia Unit dan mengikut lokasi yang boleh menerima produk rangkaian sejuk

Sediakan senarai produk rangkaian sejuk yang terlibat (LAMPIRAN 4B)

Uruskan keperluan kenderaan bagi pemindahan produk

Tamat

Simpan produk rangkaian sejuk dalam kotak sejuk dengan pek ais yang mencukupi dan pantau suhu

Hantar dan simpan produk rangkaian sejuk ke tempat yang ditetapkan

9.4.3 TINDAKAN PEMINDAHAN RANGKAIAN SEJUK PRODUK RANGKAIAN SEJUK SEMASA KETIADAAN BEKALAN ELEKTRIK ATAU KEROSAKAN PETI SEJUK/FREEZER

Kegagalan sistem rangkaian sejuk

NAMA DIRECT LINE

JKWPKLUNIT PEMBANGUNAN KESIHATAN KELUARGA, JABATAN KESIHATAN W.P KUALA LUMPUR & PUTRAJAYA

03-22687288

PEJABAT KESIHATAN KEPONG 03-62570352KK JINJANG 03-62583355KK BATU 03-62573355KK SENTUL 03-40427557KKIA KOP POLIS 03-61841940KKIA SEGAMBUT 03-62585960KKIA METROPRIMA 03-62574966KKIA TTDI 03-77281033PEJABAT KESIHATAN LEMBAH PANTAI 03-26983311KK TANGLIN 03-26983311KKIA JLN HANG TUAH 03-92214445 KKIA BUKIT BANGSAR 03-22825564KKIA PANTAI INDAH 03-22825564 KKIA KEP 03-79801108 KKIA TMN SRI SENTOSA 03-77814210 PEJABAT KESIHATAN TITIWANGSA 03-62500681 KKIA TMN SRI RAMPAI 03-41498070 KKIA JLN GOMBAK 03-40218030 KKIA JLN RAJA ABDULLAH 03-26988580 KKIA DESA PANDAN 03-92813492 PEJABAT KESIHATAN CHERAS 03-91320040 KK CHERAS 03-91300920 KK BANDAR TUN RAZAK 03-91717129 KKIA CHERAS MAKMUR 03-91304796 KKIA SALAK SELATAN 03-79808676 PEJABAT KESIHATAN PUTRAJAYA 03-88850400 HOSPITAL REHABILITASI CHERAS 03-91300540 HOSPITAL PUTRAJAYA 03-83124200

LAMPIRAN 7DIREKTORIPEGAWAI-PEGAWAI UNIT MCH YANG BOLEH DIHUBUNGI

NAMA DIRECT LINE

JKWPKLUNIT FARMASI LOGISTIK, JABATAN KESIHATAN W.P KUALA LUMPUR & PUTRAJAYA

03-22687333 (ext 7445)

PEJABAT KESIHATAN PUTRAJAYA 03-88850400 (Ext 413) KK PUTRAJAYA PRESINT 9 03-88883057 KK PUTRAJAYA PRESINT 18 03-88810062 KK PUTRAJAYA PRESINT 11 03 - 88811732 KK PUTRAJAYA PRESINT 14 03 - 88880167 PEJABAT KESIHATAN LEMBAH PANTAI 03-26983490 (Ext 116/118) KK TANGLIN 03-26983490 (Ext 116/118) KK PETALING BAHAGIA 03-77859408 PEJABAT KESIHATAN KEPONG 03-62570352 (Ext 121/122/123) KK JINJANG 03-62583355 (Ext 115/116/117) KK BATU 03-62573355 (Ext 213) KK SENTUL 03-40440629 PEJABAT KESIHATAN CHERAS 03-91320020 (Ext 304) KK SG BESI 03-90549911 (Ext 107/108) KK CHERAS 03-91333322 KK CHERAS BARU (Ext 108) 03-42946114 KK BANDAR TUN RAZAK 03-91713333 PEJABAT KESIHATAN TITIWANGSA 03-62500681 KK KG PANDAN 03-92810272 KK SETAPAK 03-41425429 KK DATO KERAMAT 03-42573333 HOSPITAL PUTRAJAYA 03-83124200 (Ext 2630 )HOSPITAL REHABILITASI CHERAS 03-91453400 (Ext )

LAMPIRAN 9DIREKTORISENARAI UNIT FARMASI YANG BOLEH DIHUBUNGI NAMA FASILITI

NAMA DIRECT LINE

KLINIK KESIHATAN JINJANG 03-62583355

KLINIK KESIHATAN CHERAS 03-91333322

KLINIK KESIHATAN KG PANDAN 03-92810272

KLINIK KESIHATAN PUTRAJAYA PRESINT 9 03-88883057

HOSPITAL PUTRAJAYA 03-83124268

HOSPITAL REHABILITASI CHERAS 03-91300614

LAMPIRAN 9DIREKTORISENARAI UNIT PATOLOGI YANG BOLEH DIHUBUNGI NAMA FASILITI

NAMA DIRECT LINE

TNB CARELINE: 15454

UNIT PEMBANGUNAN JKWPKL&P

MUHAMMAD FAIZAL B ASHAARY JURUTERA J41

03-22687255

ABD KADIR BIN ABD RANI PEN. PEG. TADBIR (K)

03-22687256

TAUFIK B. HJ ABU PEN. JURUTERA

03-22687257

AHMAD RAZAIDI B. MOHD OTHMAN PEM. TADBIR (K)

03-22687258

JENNIFER A/P DAVID JURUTEKNIK

ONE STOP CENTER 03-22687259

Unit Angkut JKWPKL&PBILIK PEMANDU

03-22687229

LAMPIRAN 9DIREKTORINOMBOR LAIN YANG BERKAITAN

Bil Tarikh& Masa Perkara/Penjelasan

1 18/10/15 @ 8am (Hari Sabtu)

Semasa JT _____on call tiba di klinik didapati tiada bekalan elektrik, telah memeriksa suhu cold chain peti sejuk A didapati suhu semasa 5°c, suhu maxima 6°c dan suhu minima 5°c , Maklumkan perkara tersebut kepada KJK ____ serta merta.Telah telefon TNB, En_____ yang bertugas telah memberitahu bahawa ganggu elektrik akan pulih pada pukul 2pm. Telah menyemak suhu setiap jam 9am-suhu semasa 5°c10am-suhu semasa 6°c, telah tel KKIA_____, JM_______ maklumkan KIV pemindahan vaksin.11am-suhu semasa 7°c, semua vaksin telah dipindahkan ke dalam kotak sejuk, perkara ini telah dimaklumkan segera kepada KJK______.Telah menghubungi KKIA_____, JM ______ bersetuju atas pemindahan, Telah menghantar ke KKIA_____, JM ______ menerima vaksin seperti rekod dalam borang.

Bahagian Belakang Carta Rekod Suhu

BIL

PERIHAL PRODUK

RANGKAIAN SEJUK

KUANTITI

LOKASI PENERIMA

NAMA, COP & TANDATANGAN

PEGAWAI PENERIMA

TARIKH & MASA

PENERIMAAN

TARIKH PEMULANGAN

(Kuantiti)CATATAN

Dihantar Diterima

1

2

3

4

5

6

7

8

……………………………………(Tandatangan Pegawai yang Menyedia)Nama:Jawatan:Tarikh & Masa:

Nota:Salinan 1: Klinik yang memindahkan barangSalinan 2: Klinik yang menerima barang

LAMPIRAN 4B

PENGURUSAN PRODUK RANGKAIAN SEJUKJABATAN KESIHATAN WILAYAH PERSEKUTUAN KUALA LUMPUR & PUTRAJAYABORANG PEMINDAHAN PRODUK RANGKAIAN SEJUKLOKASI PENGHANTAR: ……………………………………….. LOKASI PENERIMA: ……………………………………………………

• Pemindahan produk rangkaian sejuk harus dilakukan dengan menggunakan kotak sejuk, pek ais dan termometer yang sesuai.

• Kuantiti pek ais yang mencukupi harus disusun rapat pada lantai dan dinding kotak sejuk. Pastikan pek ais tidak cair semasa proses pengangkutan.

PERALATAN

Tatacara Susunan Pek Ais Di Dalam Kotak Sejuk

1. Letakkan pek ais di bahagian bawah kotak sejuk

2. Letakkan pek ais di bahagian sisi kotak sejuk

3. Letakkan alas span di sekeliling pek ais

4. Letakkan pek ais di bahagian atas kotak sejuk

DOKUMENTASI

• Pelan kontigensi hendaklah dipamerkan di setiap fasiliti (pada tempat yang mudah dirujuk dan dilihat) Ia juga perlu disebarkan kepada semua anggota fasiliti yang terlibat.

• Jadual anggota atas panggilan (on-call) perlu disediakan dan disahkan oleh penyelia masing-masing, dipamerkan dan dikemaskini dari semasa ke semasa serta dimaklumkan kepada pengawal keselamatan.

Pelan kontigensi

Pelan kontigensiSetiap insiden kegagalan sistem pengurusan rangkaian sejuk yang berlaku (seperti bencana alam, kesilapan teknikal, kerosakan bekalan elektrik atau perkara-perkara lain yang berkaitan) mestilah diambil tindakan segera, direkodkan dan dimaklumkan kepada Pegawai Yang Menjaga Fasilti atau Penyelia Unit. Setiap insiden hendaklah dilaporkan dengan menggunakan borang Lampiran 4A.

• Menjamin keselamatan dan keberkesanan ubat kepada pesakit.• Mengelakkan pembaziran akibat kegagalan pengurusan rangkaian

sejuk dan secara tidak langsung dapat menjimatkan kos.• Menjamin ketepatan keputusan ujian makmal atau Quality

Control yang melibatkan produk rangkaian sejuk.• Dapat dijadikan sebagai bahan rujukan kepada warga JKWPKL&P.• Dapat menyeragamkan amalan dan prosedur pengurusan

rangkaian sejuk.• Memastikan aktiviti pemantauan dapat dilakukan dengan lebih

berkesan.

• KEPENTINGAN PELAN KONTIGENSI

SEKIAN,TERIMA KASIH