PHẦN I : KHẢO SÁT THỰC TẾ VÀ THU TH P THÔNG TIN · 2014-10-10 · PHẦN I : KHẢO SÁT THỰC TẾ VÀ THU THẬP THÔNG TIN 1.KHẢO SÁT THỰC TẾ-MEMORYacoustic

PHẦN I : KHẢO SÁT THỰC TẾ VÀ THU

THẬP THÔNG TIN

1.KHẢO SÁT THỰC TẾ

- MEMORY acoustic ,

L thông tin v nh p xu t hàng hoá, v thu chi cần nhi u

lo i gi y t nên cồng k t hi u qu

+ C p nh t các thông tin hằng ngày t n nhi u th i gian và khó

c th c hi n báo cáo th ng kê, nh t là khi có s vi c

t xu t.

- t ra là xây d ng m t h th ng thông tin

m i hoàn thi c các yêu cầ n sau:

+ Gi m kh ng ghi chép nhằ thông tin.

+ C p nh t d li u nhanh chóng, chính xác và k p th i.

+ Th c s ng hàng hoá nh p xu t,thu chi và tình hình

doanh thu c a cửa hàng.

+ T ần thi u yêu cầu nh p hàng, hoá

p hàng, phi u thu, phi u chi.

+ Có kh m b o truy v n nhanh khi cần

thi t .

2.BẢNG KẾ HOẠCH PHỎNG VẤN TỔNG QUAN VÀ

CÁC BẢNG PHỎNG VẤN CỤ THỂ TỪNG CHỦ ĐỀ.

• Bảng kế hoạch phỏng vấn tổng quan hệ thống:

Kế hoạch phỏng vấn tổng quan hệ thống H th ng: Qu n lý Quán café

N i l p : Nhóm 3 Ngày l p:05/03/2013 STT

ầ N ầ N

1 Qu n lý

nhân viên. tổ ch c phân

công , công vi c

cho nhân viên.

18/09/2014 18/09/2014

2 Qu n lý quy

trình xu t

nh p hàng

N m b c quá

trình nh p s li u

và xu

19/09/2014 19/09/2014

3 Qu n lý thu

chi sổ sách.

Hi u rõ v quá

trình nh p xu t d

li

hang,tổng k t thu

chi.

20/09/2014 20/09/2014

4 Qu n lý quy N m v c 21/09/2014 21/09/2014

trình xử lý s

c trong quá

trình bán

hàng.

cách gi i quy t s

c x y ra trong

quá trình bán

hàng. • Các bảng kế hoạch phỏng vấn cụ thể:

Kế hoạch phỏng vấn và phiếu phỏng vấn thứ 1:

Kế hoạch phỏng vấn:

Kế hoạch phỏng vấn.

N c hỏi: M M . N i phỏng v n: L N

a chỉ.

Th i gian hẹn: 21/09/2014

Th m b ầu: 7h sáng

Th m k 45’

i

ng.

L u rõ quá trình

phân công tổ ch c nhân viên.

ỏ

Trình

+ Gi i thi u.

+ Tổng quan v d án.

+ Tổng quan v phỏng v n:

ch c p.

+ Ch 1:Câu hỏi và tr l i.


+ Tổng h p các n i dung

chính.

+ Ý ki n c c hỏi.

+ K t thúc.

Ước lượng thời gian:

2 phút.

3 phút.

2 phút.

10 phút.

20 phút.

2 phút.

2 phút.

1 phút.

(D ki n tổng c ng: 40 phút)

Phiếu phỏng vấn:

Phiếu phỏng vấn

D án: Qu n lý quán café Ti u d án: qu n lý nhân viên

N c hỏi: M M N i phỏng v

Câu hỏi:

+ Câu hỏ 1 u tổ ch c

nhân viên c

nào,có theo khuôn mẫu chung

hay không?

Trả lời:

+ Có.chúng tôi tổ ch c qu n lý nhân viên

theo m u gầ t phổ bi n

hi n nay.tổ ch c chia làm 4 b ph n b c

th bao gồm b ph n k toán hay còn gọi

là thu ngân, b ph n ph c v ,b ph n pha

ch ( ồng th i là b ph n qu n lí hàng

hóa),b ph n b o v .làm vi c theo ca.

Câu hỏ 2 A n

học v n và chuyên môn

c a t ng b phân nhân viên c a

mình không ?

t cần thi t nó giúp tôi qu n

lý m t cách có hi u qu

ph n riêng bi t s nh m t trình

nh nh ví d ph n k toán

( ) c tuy n d ng ph i có

bằng ho c ch ng chỉ v ngành k toán

và có kinh ngi m làm vi 1

ph ũ nh riêng .

Câu hỏi 3: V y trong quá trình

làm vi c n u nhân viên có công

vi ỉ t xu t ,anh

s xử i

tr

ũ

viên làm vi c theo ca .n u xét th y nhân

ần nghỉ

chúng tôi s a mình

ĩ liên h v i ca làm vi c

không? ù n bổ

Câu hỏi 4: Ch ti

ti ởng c a quán và ch

nào?

i v ph n s có m t m c

ti ởng và

ch m t phần ph thu c vào doanh thu

c a quán và v làm vi c c

ũ

chúng tôi s

ởng khác nhau.




N c hỏi: M M N i phỏng v n: Trần Minh Mẫn

a

chỉ .

21 24 11

6 tphcm.



Th m k t thúc: 10h sang

i

ng.

L i hi u rõ v qu n lí

hàng hóa

ổ sách, nh p

hàng

ỏ i phỏng v n

L p

thông tin PTTKHT

CNTT

Kinh nghi 2 e ọc

t ng

Trình

+ Gi i thi u.



ch c p.




chính.


+ K t thúc.


2 phút.

3 phút.

2 phút.

15 phút.

20 phút.

2 phút.

2 phút.

1 phút.




N c hỏi: M M

nhân viên pha ch

N i phỏng v n: Trần Minh Mẫn

Câu hỏi:

+ Câu hỏi 1: Menu c a quán có

ng nhu cầu c a

khách không ?

Trả lời:

+ Có.Ngoài ph c v các lo ồ u ng

c ngọ …

tôi còn ph c v các lo u, bia, cocktail

e ẹ cho khách. Vì

v y chúng tôi tìn rằ ng nhu cầu

cho khách

Câu hỏi 2: Ngoài công vi c pha

ch anh còn ph trách nhi m v

gì n a không ?

+ Vâng. T t nhiên ngoài công vi c pha

ch m nh n vi c xu t nh p

hàng hóa cho quầy bar, ki m tra ch t

ng hàng, rồi order các m t

quán bổ sung.

Câu hỏi 3: Anh có th cho bi t

quá trình làm nh ng nhi m v

ra sao không ?

+ Vi c nh p xu i lý

e m v ph i

ki m hàng rồi ghi chép l i s ng nh ng

m t hàng c l i

+ Vi c order hàng: Tôi th ng kê l i các

m t hàng, n u có m t hàng gần h t ho c

s p h t thì tôi order cho quán nh p vào

Kế Hoạch Phỏng vấn và phiếu phỏng vấn thứ 3:



N c hỏi: M K N i phỏng v n:

Khanh

a

chỉ .

19 21 11

6 tphcm.



Th m k t thúc: 9h sáng

Yêu

cầ i

Hi u và n m rõ thông tin v

vi c nh p s li u và in hóa

ỏ

ởng nhóm thu th p thông

ng n sau khi nh n

order. Vi c tổng k t doanh thu

bán hàng sau khi làm vi c.

tin PTTKHT

N

Kinh nghi 2 e ọc t i

ng.

Trình

+ Gi i thi u.



ch c p.




chính.


+ K t thúc.


2 phút.

3 phút.

2 phút.

10 phút.

15 phút.

2 phút.

2 phút.

1 phút.




ồ án: qu n lý quán cà phê B Ph n: thu chi sổ sách

N c hỏi: Mai K N i phỏng v L

Câu hỏi:

+ Câu hỏi 1: d li u c a quán s

ki m tra

khi nào ?

Trả lời:

+ Sổ sách s 1

và hàng tháng ch s n ki m tra và yêu

cầu tôi ph i l p báo cáo tổng k t

Câu hỏi 2: trong quá trình thanh + Có.t t c c gi l

l i hay không

?

ki m tra hàng và nhân viên khi g p sai sót

s l i chi u




N c hỏi: M Nọ N i phỏng v ù M i

a

chỉ .

3 p chi

Bình Tân tphcm.



Th m k t thúc: 9h sáng

Yêu

cầ i

ng

Nhanh nhẹn trong vi c

kh c ph c s c

Cách xử lí nhân viên khi

x y ra s c

ỏ

p thông tin

PTTKHT

N

Kinh nghi 2 e ọc t i

ng.

Trình

+ Gi i thi u.



ch c p.



2 phút.

3 phút.

2 phút.

15 phút.



chính.


+ K t thúc.

10 phút.

5 phút.

2 phút.

1 phút.




ồ án: qu n lý quán cà phê B Ph n: qu n lí kh c ph c s c

N c hỏi M Nọ N i phỏng v ù M i

Câu hỏi:

+ Câu hỏi 1: Quán do anh qu n lý

ng g p s c ?

ỏ 2 K ọ

Trả lời:

+ Có. Nh ng s c e ầ ồ

u ồ u ng c a

khách ồ

+ Tôi ổ

ầ

3.MÔ TẢ TỔNG QUÁT QUÁ TRÌNH NHẬP HÀNG VÀ

BÁN HÀNG.

1.Nhập Hàng

Quán s i lí khác nhau cung c p các m t hàng khác

nhau theo order c a quán do b ph n pha ch yêu cầu.Cácm t

hàng nh p v c b ph n pha ch ki e t ch t

ầu hay không - n t thì m t hàng s c

nh i chi u phi u yêu cầu mua hàng v i các m t hàng, b

ph n pha ch s ti chuy n

cho b ph ồng th i ghi vào sổ xu t, nh p hàng và

b ph n pha ch s ch u trách nhi m b o qu n. N u hàng hóa

t yêu cầu thì ph n hồi l i v i lí .Khi b ph n thu

ngân thanh toán s ph i viêt phi u chi.

2. Bán hàng

Khi khách vào quán s c b ph n ph c v gử Me

khách l a chọ ồ u ng.S có 2 phi u yêu cầu khác nhau 1

phi u chuy n cho quầy pha ch 1 chuy n xu ng quầy thu ngân

nh vào phi u yêu cầu c a khách,b ph n

pha ch s ồu ng cho khách và b ph n ph c v có trách

nhi m chuy ồ u ng cho khách.Khi xét th y m

s p h t b ph n pha ch ng các hàng cần thi t và yêu

cầu ch cửa hàng nh p hàng v . Lúc nào khách có yêu cầu thanh

toán s nh vào

ng th c t ù thanh toán v i b ph n thu

ngân.B ph n thungân s in phi

d li theo dõi hằng ngày.

BIỂU ĐỒ PHÂN RÃ:

MÔ TẢ CHI TIẾT CHỨC NĂNG :

+ Yêu cầu nhập hàng: bộ phận pha chế dựa vào Menu

HÊ THỐNG QUẢN

LY

Quản lý

nhập hàng

và pha chế

Quản lý bộ

phận phục

vụ &

Quản lý giải

quyết sự cố

Quản lý thu

chi sổ sách

Kiểm tra hàng

Lưu vào sổ

Yêu cầu đồ

uống

Phục vụ đồ

uống

In hóa đơn

thanh toán

Lưu dữ liệu

vào máy tính

Xác định sự cố

Lập biên bản

Xử lý sự cố

Nhập số liệu

vào máy tính

Xuất hóa đơn

bán hàng

Lập báo cáo

tổng kết

doanh thu

Yêu cầu nhập

hàng

của cửa hàng, từ đó sẽ yêu cầu mua các mặt hàng cần

thiết. Hoặc khi hết các mặt hàng thì sẽ báo để cửa

hàng nhập hàng về.

+ Kiểm tra hàng :hàng nhập về sẽ được bộ phận pha

chế kiểm ta xem có đạt tiêu chuẩn về số lượng và chất

lượng hay không. Nếu đạt thì nhập kho,ngược lại sẽ

gửi thông báo phản hồi cho đại lí.

+ Nhập hàng vào kho: hàng được các đại lí chuyển đến sẽ

được bộ phận pha chế tiếp nhận và bảo quản.

+ Tạo hoá đơn nhập: Dựa vào số hàng mà các đại lí cung

cấp thì bộ phận pha chế sẽ viết hoá đơn nhập hàng cho các

đại lí để các đại lí yêu cầu bộ phận kế toán thanh toán tiền

hàng.

+ Lưu vào sổ nhập, xuất hàng :Hàng nhập về sẽ lưu vào sổ

theo dõi hàng để tiện cho việc theo dõi hàng hóa

+ Viết phiếu chi: khi nhận được yêu cầu thanh toán tiền

hàng cho các đại lí thì bộ phận kế toán sẽ xác nhận, thanh

toán và viết phiếu chi.

+ Ghi sổ thu chi: sau khi thanh toán xong ,bộ phận kế toán

sẽ lưu sổ thu chi của cửa hàng để dễ dàng cho việc tổng kết

doanh thu của cửa hàng.

+ Yêu cầu đồ uống:dựa vào Menu của nhà hàng,khách sẽ

gọI đồ uống theo nhu cầu của mình và được bộ phận phục

vụ ghi lại vào phiếu yêu cầu.

Phục vụ đồ uống :từ phiếu yêu cầu của khách bộ phận

pha chế sẽ pha đồ uống cho khách và được phục vụ chuyển

tới cho khách.

+ Viết hoá đơn: nhận được yêu cầu thanh toán của khách,bộ

phận kế toán sẽ tính tiền dựa vào phiếu yêu cầu mà khách

đã yêu cầu.

+ Viết phiếu thu: căn cứ vào số lượng thực tế mà khách đã

dùng,bộ phận kế toán viết phiếu thu số tiền thực tế mà

khách phải trả.

+ Lưu vào sổ theo dõi hàng: hết một ngày,bộ phận pha chế

sẽ kiểm tra để thống kê

số hàng còn lại.Từ đó sẽ yêu cầu nhập hàng nếu cần thiết.

+ Xác định sự cố: khi xảy ra sự cố không mong muốn bộ

phaanjquanr lý sẽ xác định tầm ngiêm trọng của sự cố để

tiến hành lập biên bản xử lý.

+ Lập biên bản sự cố:Sau khi xác định sự cố ví dụ như vỡ

cốc,hoặc làm hỏng đồ dùng của quán hay làm mất đồ của

khách thì quản lí cửa hàng sẽ tiến hành lập biên bản.

+ Xử lí sự cố : Xem xét đối tượng gây ra sự cố thì sẽ tiến

hành bồi thường cho khách nếu lỗi do cửa hàng hay yêu

cầu khách bồi thường nếu lỗi do khách .

+ Nhập số liệu vào máy tính: sau khi nhận được phiếu oder

của khách hàng nhân viên thu ngân sẽ tiến hành nhập liệu

vào máy tính để in ra hóa đơn khi khach hàng yêu cầu

thanh toán.

+ Xuất hóa đơn biên lai bán hàng: sau khi có yêu cầu thanh

toán của khách hàng thu ngân sẽ tiến hành in hóa đơn giao

cho bộ phận oder tính tiền.

+ Lập báo cáo tổng kết doanh thu: chủ cửa hàng sẽ yêu cầu

tổng kết tình hình kinh doanh của cửa hàng theo từng ngày,

tùng tuần,từng tháng hoặc theo quý,năm,và bộ phận thu

ngân có trách nhiêm tổng kết các số liệu đã có tiến hành

lập báo cáo doanh thu.

4.MÔ TẢ -PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VÀ CÁC BIỂU MẪU

Các phiếu biểu mẫu:

PHẦN II : THIẾT KẾ HỆ THỐNG

1.MÔ TẢ HỆ THỐNG LƯU TRỮ

Qua khảo sát thực tế tại quán cafe Memory và một số quán

cafee khác trên địa bàn thành phố, chúng tôi đã thu thập

được một số dữ liệu sau đây:

-Nhân viên được sự chỉ đạo của người quản lý liên hệ với các

nhà cung cấp để nhập các mặt hàng đồ uống cần thiết theo

thực đơn của quán do đó hệ thống lưu trữ dữ liệu về nhiều

nhà cung cấp khác nhau nên hệ thống cần lưu trữ : mã

NCC,tên NCC,địa chỉ ,số điện thoại.

-Ứng với mỗi lần nhập hàng hệ thống cũng lưu trữ thông tin

về các đơn đặt hàng bao gồm:số DH,ngày lập

-Mỗi lần nhập hàng về đều phải có Phiếu Nhập để lưu trữ

thông tin nhập gồm: số phiếu nhập, mã NCC, ngày nhập.

-Và ứng với số lần nhập hàng hệ thống cũng lưu trữ thông tin

về hàng hóa được nhập bao gồm:mã HH,tên HH,Đơn vị tính.

-Để tiện cho việc quản lý nhân viên hệ thống cũng lưu trữ

thông tin nhân viên bao gồm :mã nhân viên,tên nhân viên,địa

chỉ,ngày vào làm

-Tương tự quán cũng có nhiều loại đồ uống khác nhau nên ta

cũng phải có một kho dữ liệu Loại nước dùng để chứa danh

mục các loại nước gồm : loại nước và tên nước.

-Khi khách đến quán sẽ được nhân viên của quán sẽ dẫn họ

đến một bàn nào đó theo yêu cầu ,và để tiện cho việc quản lý

chúng ta cũng cần kho dữ liệu lưu trữ về các bàn gồm: Mã số

bàn ,số chổ(sức chứa) , ứng với mỗi khách hàng hệ thống cũng

lưu trữ thong tin bao gồm: mã KH,số bàn.

-Khi khách hàng sử dụng một loại đồ uống nào đó và muốn

t nh tiền ta lập Hóa Đơn trong đó bao gồm: số hóa đơn, ngày

lập.

2.LƯỢC ĐỒ QUAN HỆ ERD

Documents

PHẦN I : KHẢO SÁT THỰC TẾ VÀ THU TH P THÔNG TIN · 2014-10-10 · PHẦN I : KHẢO SÁT THỰC TẾ VÀ THU THẬP THÔNG TIN 1.KHẢO SÁT THỰC TẾ-MEMORYacoustic