Jaroslav Šmarda

Vema, a. s.

www.vema.cz, smarda@vema.cz, twitter.com/jsmarda

PODPORA PERSONÁLNÍCH PROCESŮ V HR VEMA

1. Proč potřebujeme informační systémy pro podporu řízení

lidských zdrojů?

Mezi nejvýznamnější trendy dalšího vývoje personálních informačních systé-

mů patří využití intranetového portálového přístupu a řešení workflow pro podporu

personálních procesů v organizacích.

Společnost Vema patří mezi přední dodavatele informačních systémů pro pod-

poru řízení lidských zdrojů (dále HRIS z anglického Human Resources Information

System) v České a Slovenské republice.

V úvodu se zamyslíme nad tím, proč organizace potřebují HRIS.

Mezi základní důvody pro využívání HRIS patří:

Informace pro personální řízení lidí

Personalistika je datově náročná. Například pro výpočet mzdy zaměstnance

v celé komplexnosti předpisů HRIS Vema používá zhruba sto různých typů formu-

lářů. Jako další příklad se můžeme podívat na periodické hodnocení zaměstnanců.

To zpravidla spočívá ve stanovení cílů pro zaměstnance a následně hodnocení je-

jich plnění. Záznamy o hodnocení je třeba vést velmi precizně. Podstatné je přede-

vším ukládání personálních údajů v časové řadě, aby bylo možno sledovat perso-

nální rozvoj zaměstnanců.

Expertní nástroj pro podporu rozhodování

2

Pro podporu rozhodování manažerů se zpravidla využívají agregované údaje

z personální oblasti zahrnující mimo jiné odměňování a široká škála personálních

ukazatelů. Opět je důležité sledování vývoje takových ukazatelů v časové řadě.

Nástroj pro komunikaci, sdílení informací a vzdělávání

V moderních organizacích, které mají zpravidla plochou organizační strukturu,

slouží HRIS pro podporu horizontální komunikace mezi organizačními útvary.

Tady HRIS směřují k privátní sociální síti.

Podpora personálních procesů

V organizaci probíhá řada personálních procesů jako je například odměňování

zaměstnanců, periodické hodnocení, vzdělávání a další. HRIS by měl být význam-

nou podporou při rutinním provádění takových procesů.

2. Uživatelská rozhraní HRIS

Nyní se podíváme na to, jaké skupiny uživatelů pracují s HRIS a jaké uživatel-

ské rozhraní pro svoji práci potřebují.

První skupinu uživatelů nazveme odborní referenti. Do této skupiny patří

mzdová účetní, personalistka, referentka vzdělávání a další. Pro tyto uživatele je

charakteristická každodenní rutinní práce s HRIS. Z toho důvodu je důležitá opti-

malizace jejich práce. Uživatelské rozhraní by v tom případě mělo být komplexní,

poskytující všechny potřebné funkce s rychlou odezvou.

Druhou skupinou uživatelů HRIS jsou manažeři. Tato skupina potřebuje ob-

časný přístup k některým personálním údajům podřízených. Pro své rozhodování

často potřebují agregované personální ukazatele. Základním požadavkem na roz-

hraní je v tomto případě jednoduchost a přehlednost rozhraní. Je zřejmé, že tyto

požadavky nejlépe splňuje internetové portálové (jediná vstupní obrazovka) roz-

hraní.

Třetí skupinou jsou v organizacích, které mají dostatek personálních počítačů,

všichni zaměstnanci. Také tato skupina využívá občasný přístup ke svým perso-

nálním údajům a přehledovým údajům o organizaci (například telefonní seznam

zaměstnanců). Požadavky na rozhraní jsou obdobné jako u skupiny manažerů a

řešením je internetový (přesněji intranetový) portál.

3. Portálové řešení

Portál je zdrojem informací pro každého s ohledem na jeho pozici. Portál

umožňuje tzv. personální samoobsluhu, tedy správu vybraných (především vlast-

ních) údajů prostřednictvím intranetu.

3

Další možností využití portálu je tzv. palubní deska (anglicky dashboard), tedy

zobrazení klíčových personálních ukazatelů v grafické podobě obvykle na úvodní

obrazovce portálu s možností upozorňování (například barevným zvýrazněním) na

nestandardní stavy.

Portál také může sloužit jako prezentační forma výsledků dolování dat, tedy

použití pokročilých technik pro získávání informací.

Jedním z důvodů pro zavedení portálu je zpřístupnění informací zaměstnancům,

které je jedním z požadavků moderních organizací podporujících spolupráci.

Vzhledem k intuitivnímu intranetovému rozhraní není nutné školení uživatelů.

Podstatnou součástí portálového řešení je personalizace portálu. Nabídka zpří-

stupněných údajů a funkcí je nastavena podle role uživatele v organizaci.

Portál je zabezpečen mechanismem autentizace při vstupu. Pro autentizaci se

využívá databáze zaměstnanců v HRIS. Vzhledem k tomu, že kvalita personálních

dat v této databázi je obvykle dobrá (kde jinde by měl být aktuální seznam zaměst-

nanců než v databázi udržované personálním oddělením?), je personální portál

často základem celého firemního portálu.

Obr. 1. Vstupní obrazovka portálu

4. Workflow

Workflow představuje další logický krok ve využívání portálu. Je to krok smě-

rem k podpoře řízení procesů.

4

Podstatou procesu je spolupráce více lidí při řešení společného problému (např.

rozdělování odměn).

Mezi tři základní náležitosti workflow patří:

pravidla regulující procesy,

předávané informace a

měřítka procesu používaná pro jeho posuzování.

Workflow tvoří čtyři základní složky:

úlohy (fáze procesů),

lidé,

nástroje (například softwarové) a

údaje.

Podpora procesu ze strany HRIS je založena na znalosti jednotlivých fází pro-

cesu. Systém zajistí předávání odpovědnosti za jednotlivé fáze procesu prostřednic-

tvím generování mailů s odkazy na portál. Software umožňuje kontrolu lhůt a upo-

zorňování na problémy (zdržení). Workflow je významnou podporou v případě

zastupování, workflow vede pracovníka, který zastupuje.

5. Řešení personálních procesů

Mezi konkrétní příklady personálních procesů patří proces nástupu nového pra-

covníka. Mezi účastníky tohoto procesu patří minimálně nový pracovník, jeho ve-

doucí a personalista. Dalšími účastníky mohou být osoby, které provádějí vstupní

školení (bezpečnosti, systému managementu jakosti apod.).

Dalším klasickým personálním procesem je periodické hodnocení zaměstnanců.

Mezi účastníky procesu hodnocení patří zpravidla metodik hodnocení, který defi-

nuje systém hodnocení včetně kritérií pro hodnocení, a samozřejmě dvojice pra-

covník a jeho vedoucí.

Prakticky ve všech organizacích probíhá proces plánování a schvalování dovo-

lené. Přehledné zobrazení kalendářů s plánovanou a schválenou dovolenou patří

mezi základní výhody použití workflow v případě tohoto procesu.

Workflow představuje výraznou podporu také v procesu rozdělování odměn

mezi zaměstnance. Účastníky procesu rozdělování odměn jsou manažeři

v hierarchii organizační struktury. Výchozí rozdělení vychází z konfigurovatelných

algoritmů. Manažeři mohou dělat korekce v definovaných mezích.

Manažer provádí korekce pro podřízené organizační útvary a korekce pro přímo

řízené pracovníky. Součástí systému je automatický převod výsledku do systému

pro zpracování mezd.

Na obrázku č. 2 můžeme vidět formulář workflow, na kterém manažer sleduje

stav procesu rozdělování.

5

Obr. 2. Proces rozdělování odměn

Dalším příkladem použití workflow jsou personální šetření. V případě perso-

nálních šetření se využívá dotazníková metoda. Obvykle se jedná o jednorázová

šetření pro definovanou skupinu v závislosti na události, kterou může být například

ukončení pracovně-právního vztahu nebo ukončení úvodní adaptace.

Také v procesu vzdělávání zaměstnanců je řada možností pro využití workflow.

6. Workflow v HR Vema

Základem řešení workflow v HR Vema je jednotná evidence všech procesů.

Byla vytvořena systémová aplikace WKF, která obsahuje nástroje pro definici mo-

delu procesu. Aplikace WKF je těsně vázána na aplikaci Personalistika.

Řešení workflow v HR Vema umožňuje kategorizaci procesů na:

procesy k vyřízení (procesy, které čekají na mou činnost)

procesy, ve kterých hraji určitou roli

procesy v ohrožení (zpoždění)

Součástí řešení je systém upozorňování, který zajišťuje hlídání obecně nastave-

ných podmínek a generování mailů v případě, že nastane nastavená podmínka.

Literatura

[1] MÁČEL, Michal Portál a workflow v personální praxi : Prezentace Vema. In Setkání personál-

ních manažerů . [s.l.] : [s.n.], 2010. s. 29.

6

[2] HARNA, Libor Využití portálu pro zajištění vzdělávání zaměstnanců : Prezentace Vema. In

Setkání personálních manažerů . [s.l.] : [s.n.], 2010. s. 16.

[3] ŠMARDA, Jaroslav Trendy vývoje informačních systémů pro podporu řízení lidských zdrojů :

Příspěvek na konferenci. In Liberecké informatické fórum. Liberec : TUL Liberec, 2008. s. 6.

ISBN 978-80-7372-408-5.

SUMÁŘ

Donedávna sloužily systémy pro podporu řízení lidských zdrojů především jako zdroj personál-

ních informací a podpora transakčního zpracování například mezd zaměstnanců a pracovali s nimi

především personální referenti a mzdové účetní.

Dnes si personální informační systém nelze představit bez možnosti intranetového přístupu za-

městnanců a manažerů přímo do systému. Vzniká tak systém nové generace, který představuje pří-

mou podporu personálních procesů v organizaci.

Nedílnou součástí informačního systému HR Vema je portálové řešení, které umožňuje širokému

okruhu zaměstnanců, kteří mají příslušná oprávnění, zabezpečený přístup k vybraným personálním

údajům z jediné vstupní obrazovky internetového prohlížeče. Výhodou je personalizace takového

přístupu, to znamená, že uživatelé podle svých rolí vidí rozdílné údaje. Portál umožňuje tzv. perso-

nální samoobsluhu, tj. správu některých personálních dat prostřednictvím intranetu přímo zaměstnan-

ci. Ještě větším přínosem je portál pro manažery, kteří mají jeho prostřednictvím přístup k personál-

ním údajům svých podřízených.

Další rozvoj portálu směřující k řízení procesů představuje řešení workflow (tok práce), které au-

tomatizuje tok informací, dokumentů a pracovních procesů uvnitř organizace. Základem workflow

jsou pravidla regulující procesy a předávané informace.

Mechanismus workflow vychází ze znalostí jednotlivých fází procesů a zajišťuje předávání odpo-

vědnosti za jednotlivé fáze procesů formou generování mailů s odkazy na portál. Důležitou funkcí

workflow je kontrola lhůt a upozorňování na procesní problémy. Výhody workflow se projeví také v

případě zastupování.

SUMMARY

An integral part of the Vema information system is a portal solution that allows secure access to

selected personal data from a single input screen. The advantage of this approach is personalization,

which means that users according to their roles see different information. The portal allows the HR

self-service. Even greater benefit is the portal for managers who have access to personal data of their

subordinates.

Workflow means further development of portal. Workflow automates the flow of information,

documents and processes within the organization.

Workflow mechanism is based on knowledge of the various phases of the process and ensures the

transfer of responsibility for each phase of the process by generating emails with links to the portal.