PRAG 2013 - Neslužbeni prijevod Hr.pdf

7/24/2019 PRAG 2013 - Neslužbeni prijevod Hr.pdf

http://slidepdf.com/reader/full/prag-2013-nesluzbeni-prijevod-hrpdf 1/184

N E S L U Ž B E N I P R I J E V O D

Ovaj neslužbeni prijevod pripremili su volonteri Instituta za razvoj poduzetništva ieuropske projekte – IRPEU za potrebe portala eu-projekti.info kako bi vam olakšali

snalaženje u dokumentu!

IRPEU i portal ne snose odgovornost za moguće pogreške, pogrešna tumačenja ilimanjkavosti prilikom prijave i provedbe projekata koje nastanu na temelju ovog

dokumenta.

Praktični vodič kroz procedure ugovaranja pomoći EUtrećim zemljamaobjavljen na mrežnim stranicama EuropeAid-a u siječnju

2013.



SADRŽAJ: 1. Uvod .................................................................................................................................................. 10

2. Osnovna pravila ................................................................................................................................. 11

2.1. Pregled ............................................................................................................................................ 11

2.2. Načini upravljanja ........................................................................................................................... 12

2.3. Kriteriji prihvatljivosti i druge ključne odredbe .............................................................................. 15

2.3.1. Pravilo državljanstva i podrijetla ................................................................................................. 15

2.3.2. Iznimke od pravila o državljanstvu i podrijetlu ........................................................................... 18

2.3.3. Razlozi za isključenje.................................................................................................................... 20

2.3.4. Administrativne i financijske kazne ............................................................................................. 23

2.3.5. Vidljivost ...................................................................................................................................... 24

2.3.6. Ostale ključne točke .................................................................................................................... 24

2.4. Postupci nabave ............................................................................................................................. 26

2.4.1. Koji postupak primijeniti?............................................................................................................ 26

2.4.2. Otvoreni postupak ....................................................................................................................... 27

2.4.3. Ograničeni postupak ................................................................................................................... 27

2.4.4. Natjecateljski pregovarački postupak ......................................................................................... 28

2.4.5. Okvirni ugovori ............................................................................................................................ 28

2.4.6. Dinamični sustav nabave ............................................................................................................. 29

2.4.7. Natjecateljski dijalog ................................................................................................................... 29

2.4.8. Pregovarački postupak/Postupak jedne ponude ........................................................................ 30

2.4.9. Pošteno i transparentno natjecanje ............................................................................................ 31

2.4.10. Pravo prednosti (samo za EFR) .................................................................................................. 32

2.4.11. Kriteriji odabira i dodjele ........................................................................................................... 33

2.4.11.1. Kriteriji odabira ....................................................................................................................... 33

2.4.11.1.1. Opća načela ......................................................................................................................... 33

2.4.11.1.2. Provjera financijskih i ekonomskih kapaciteta kandidata ili ponuditelja ............................ 35

2.4.11.1.3. Provjera tehničkih i profesionalnih kapaciteta kandidata ili ponuditelja ........................... 36

2.4.11.2. Kriteriji dodjele ....................................................................................................................... 38

2.4.12. Postupci sa „suspenzivnom klauzulom“ .................................................................................... 38

2.4.13. Poništavanje postupaka nabave ................................................................................................ 39

2.4.14. Etičke klauzule ........................................................................................................................... 40

2.4.15. Pravni lijekovi ............................................................................................................................ 42



2.4.15.1. Pritužbe Ugovornom tijelu ..................................................................................................... 42

2.4.15.2. Pritužbe Europskom pučkom pravobranitelju ....................................................................... 42

2.4.15.3. Redovne mjere ....................................................................................................................... 43

2.5. Vrijednost ugovora ......................................................................................................................... 43

2.6. Opis posla i tehničke specifikacije .................................................................................................. 43

2.7. Proceduralna pravila o mirenju i arbitraži ...................................................................................... 45

2.8. Odbor za ocjenu ponuda ................................................................................................................ 45

2.8.1. Sastav........................................................................................................................................... 45

2.8.2. Nepristranost i povjerljivost ........................................................................................................ 47

2.8.3. Odgovornosti članova Odbora za ocjenu ponuda ....................................................................... 48

2.8.4. Vremenski raspored .................................................................................................................... 49

2.8.5. Razdoblje valjanosti ..................................................................................................................... 49

2.9. Dodjela ugovora (osim za ugovore o pružanju usluga, vidi poglavlje 3.) ....................................... 50

2.9.1. Obavještavanje uspješnog ponuditelja ....................................................................................... 50

2.9.2. Priprema i potpisivanje ugovora ................................................................................................. 51

2.9.3. Objavljivanje vijesti o dodjeli ugovora ........................................................................................ 52

2.10. Izmjene ugovora ........................................................................................................................... 53

2.10.1. Opća načela ............................................................................................................................... 54

2.10.2. Priprema dodatka ...................................................................................................................... 55

3. Ugovori o pružanju usluga ................................................................................................................. 56

3.1. Uvod ............................................................................................................................................... 56

3.1.1.Vrste ugovora o pružanju usluga .................................................................................................. 57

3.2. Natječajni postupci ......................................................................................................................... 59

3.2.1. Ugovori od 300.000,00 EUR i više ............................................................................................... 59

3.2.1.1. Ograničeni postupak ................................................................................................................ 59

3.2.2. Ugovori manje vrijednosti od 300.000,00 EUR ........................................................................... 60

3.2.3. Ugovori manje vrijednosti od 20 000 EUR................................................................................... 60

3.2.4 Postupci na koje se ne odnosi gornja granica .............................................................................. 60

3.2.4.1. Pregovarački postupak ............................................................................................................. 60

3.2.4.2. Natjecateljski dijalog ................................................................................................................ 62

3.3. Ograničeni natječaji (za ugovore u vrijednosti od 300.000,00 EUR ili više) .................................. 62

3.3.1. Promidžba .................................................................................................................................... 62

3.3.1.1. Objave najava pojedinačnih natječaja...................................................................................... 62



3.3.1.2. Objava obavijesti o nabavi ....................................................................................................... 63

3.3.2. Popis kandidata u užem izboru ................................................................................................... 64

3.3.3. Izrada i sadržaj natječajne dokumentacije .................................................................................. 67

3.3.4. Kriteriji dodjele ............................................................................................................................ 68

3.3.5. Dodatni podaci za vrijeme postupka ........................................................................................... 69

3.3.6. Rok za podnošenje ponuda ......................................................................................................... 69

3.3.7. Razdoblje valjanosti ..................................................................................................................... 70

3.3.8. Podnošenje ponuda ..................................................................................................................... 70

3.3.9. Odbor za ocjenu ponuda ............................................................................................................. 70

3.3.10. Faze u postupku ocjenjivanja .................................................................................................... 70

3.3.10.1. Zaprimanje i upisivanje ponuda u upisnik .............................................................................. 70

3.3.10.2. Sjednica za otvaranje ponuda ................................................................................................ 71

3.3.10.3. Ocjenjivanje ponuda ............................................................................................................... 71

3.3.10.4. Ocjenjivanje financijskih ponuda............................................................................................ 74

3.3.10.5. Zaključci Odbora za ocjenu ponuda ....................................................................................... 75

3.3.11. Poništavanje natječajnog postupka .......................................................................................... 78

3.3.12. Dodjela ugovora ........................................................................................................................ 78

3.3.12.1. Obavještavanje o odluci o dodjeli ugovora ............................................................................ 78

3.3.12.1.1. Raspoloživost ključnih stručnjaka i predloženih zamjena .................................................. 80

3.3.12.2. Odobravanje ključnih stručnjaka ............................................................................................ 83

3.3.12.3. Priprema i potpisivanje ugovora ............................................................................................ 83

3.3.12.4. Obavijest o dodjeli ugovora.................................................................................................... 85

3.3.13. Angažiranje i zamjena stručnjaka .............................................................................................. 85

3.4. Postupak za dodjelu ugovora u vrijednosti manjoj od 200.000,00 EUR ........................................ 87

3.4.1. Okvirni ugovori ............................................................................................................................ 87

3.4.1.1. Uvjeti korištenja ....................................................................................................................... 87

3.4.1.2. Postupak ................................................................................................................................... 88

3.4.2. Natječajni pregovarački postupak ............................................................................................... 90

3.5. Izmjena ugovora o pružanju usluga ................................................................................................ 91

4. Ugovori o nabavi robe ....................................................................................................................... 91

4.1. Uvod ............................................................................................................................................... 91

4.2. Postupci nabave ............................................................................................................................. 91

4.2.1. Ugovori u vrijednosti od 300.000,00 EUR ili više ......................................................................... 91



4.2.1.1. Međunarodni otvoreni postupak ............................................................................................. 91

4.2.2. Ugovori u vrijednosti između 100.000,00 i 300.000,00 EUR ....................................................... 92

4.2.2.1. Lokalni otvoreni postupak ........................................................................................................ 92

4.2.3. Ugovori u vrijednosti manjoj od 100.000,00 EUR ....................................................................... 92

4.2.3.1. Natjecateljski Pregovarački postupak ..................................................................................... 92

4.2.4. Ugovori s vrijednosti manjom ili jednakom 20 000 eura ............................................................ 92

4.2.5. Postupci na koje se ne odnosi gornja granica ............................................................................. 92

4.2.5.1. Pregovarački postupak ............................................................................................................. 92

4.2.5.2. Sustav dinamične kupnje .......................................................................................................... 94

4.2.5.3. Natjecateljski dijalog ................................................................................................................ 94

4.3. Međunarodni otvoreni postupak za ugovore u vrijednosti od 300.000,00 EUR ili ........................ 94

4.3.1. Promidžba .................................................................................................................................... 95

4.3.1.1. Objave najava pojedinačnog ugovora ...................................................................................... 95

4.3.1.2. Objava obavijesti o nabavi ....................................................................................................... 95

4.3.2. Izrada i sadržaj natječajne dokumentacije .................................................................................. 96

4.3.3. Kriteriji odabira i dodjele ugovora ............................................................................................... 98

4.3.3.1. Ugovori o nabavi robe koji ne uključuju prateće usluge .......................................................... 99

4.3.3.2. Ugovori o nabavi robe koji uključuju prateće usluge ............................................................... 99

4.3.3.3. Posebno složene nabave robe ................................................................................................ 100

4.3.4. Dodatne informacije tijekom postupka ..................................................................................... 100

4.3.5. Rok za podnošenje ponuda ....................................................................................................... 101

4.3.6. Razdoblje valjanosti ................................................................................................................... 101

4.3.7. Dostava ponuda......................................................................................................................... 101

4.3.8. Odbor za ocjenu ponuda ........................................................................................................... 102

4.3.7. Dostava ponuda......................................................................................................................... 102


4.3.9. Faze postupka ocjenjivanja ....................................................................................................... 102


4.3.9.2. Pripremni sastanak ................................................................................................................. 102

4.3.9.3. Sjednica za otvaranje ponuda ................................................................................................ 103

4.3.9.5. Ocjenjivanje financijskih ponuda ............................................................................................ 105

4.3.9.6. Odabir izvođača ...................................................................................................................... 106




4.3.10. Poništavanje natječajnog postupka ........................................................................................ 109

4.3.11. Dodjela ugovora ...................................................................................................................... 109

4.3.11.1. Obavještavanje uspješnog ponuditelja ................................................................................ 109

4.3.11.2. Priprema ugovora i potpisivanje .......................................................................................... 109

4.4. Natjecateljski pregovarački postupak za ugovore vrijedne manje od 100.000,00 EUR ............... 110

4.5. Izmjene ugovora o nabavi robe .................................................................................................... 111

5. Ugovori o izvođenju radova ............................................................................................................ 111

5.1. Uvod ............................................................................................................................................. 111

5.2. Postupci nabave ........................................................................................................................... 111

5.2.1. Ugovori u vrijednosti od 5.000.000,00 EUR i više ..................................................................... 111

5.2.1.1. Otvoreni postupak .................................................................................................................. 112

5.2.1.2. Ograničeni postupak .............................................................................................................. 112

5.2.2. Ugovori u vrijednosti između 300.000,00 i 5.000.000,00 EUR .................................................. 112

5.2.2.1. Lokalni otvoreni postupci ....................................................................................................... 112

5.2.3. Ugovori vrijedni manje od 300.000,00 EUR .............................................................................. 112

5.2.3.1. Natjecateljski pregovarački postupak .................................................................................... 112

5.2.4. Ugovori vrijednosti manje od 20 000 EUR................................................................................. 112

5.2.5 Postupci na koje se ne odnosi gornja granica ............................................................................ 113

5.2.5.1. Pregovarački postupak ........................................................................................................... 113

5.2.5.2. Natjecateljski dijalog .............................................................................................................. 114

5.3. Međunarodni otvoreni postupak (za ugovore vrijedne 5.000.000,00 EUR ili više) ..................... 114

5.3.1. Promidžba .................................................................................................................................. 114

5.3.1.1. Objava najave pojedinačnog natječaja ................................................................................... 114

5.3.1.2. Objava obavijesti o nabavi ..................................................................................................... 115

5.3.2. Izrada i sadržaj natječajne dokumentacije ................................................................................ 116

5.3.3. Kriteriji odabira i dodjele ........................................................................................................... 118

5.3.4. Dodatne informacije tijekom postupka ..................................................................................... 119

5.3.5. Rok za podnošenje ponuda ....................................................................................................... 120

5.3.6. Razdoblje valjanosti ................................................................................................................... 120

5.3.7. Podnošenje ponuda ................................................................................................................... 120






5.3.9.2. Pripremni sastanak ................................................................................................................. 121

5.3.9.3. Sjednica otvaranja ponuda ..................................................................................................... 121

5.3.9.4. Ocjenjivanje ponuda ............................................................................................................... 122

5.3.9.5. Ocjenjivanje financijskih ponuda ............................................................................................ 123

5.3.9.6. Odabir izvođača ...................................................................................................................... 124


5.3.10. Poništavanje natječajnog postupka ........................................................................................ 126

5.3.11. Dodjela ugovora ...................................................................................................................... 127

5.3.11.1. Obavještavanje uspješnog ponuditelja ................................................................................ 127

5.3.11.2. Potpisivanje ugovora ............................................................................................................ 127

5.3.11.3. Objavljivanje dodjele ugovora .............................................................................................. 127

5.4. Ograničeni natječajni postupak za ugovore vrijedne 5.000.000,00 EUR ili više ........................... 127

5.4.1. Promidžba .................................................................................................................................. 128

5.4.1.1. Objave najava pojedinačnog ugovora .................................................................................... 128

5.4.1.2. Objava najave o ugovoru ........................................................................................................ 128

5.4.2. Izrada lista ................................................................................................................................. 130

5.5. Lokalni otvoreni postupak (za ugovore u vrijednosti od najmanje 30.000,00 EUR te manje od

5.000.000,00 EUR) ............................................................................................................................... 132

5.6. Natjecateljski pregovarački postupak .......................................................................................... 1335.7. Izmjene ugovora o izvođenju radova ........................................................................................... 134

6. Bespovratna sredstva ...................................................................................................................... 136

6.1. Osnovna pravila za ugovore o dodjeli bespovratnih sredstava .................................................... 136

6.1.1. Definicija .................................................................................................................................... 136

6.2. Oblici potpora ............................................................................................................................... 138

6.2.1. Pojednostavljene troškovne mogućnosti .................................................................................. 139

6.3. Pregled .......................................................................................................................................... 140

6.2.1. Načini upravljanja ...................................................................................................................... 140

6.3.2. Upravljački alati ......................................................................................................................... 142

6.3.3. Kriteriji prihvatljivosti ................................................................................................................ 143

6.3.3.1. Pravilo o državljanstvu ........................................................................................................... 143

6.3.3.2. Iznimke od pravila državljanstva ............................................................................................ 143

6.3.3.3. Osnove za izuzeće ................................................................................................................... 144

6.3.4. Programiranje ............................................................................................................................ 144

6.3.5. Transparentnost ........................................................................................................................ 144



6.3.6. Jednako postupanje................................................................................................................... 145

6.3.7. Zabrana kumulativnosti ............................................................................................................. 145

6.3.8. Zabrana retroaktivnosti ............................................................................................................. 145

6.3.9. Sufinanciranje ............................................................................................................................ 146

6.3.10. Pravilo neprofitnosti ................................................................................................................ 147

6.3.11. Ostala temeljna pitanja ........................................................................................................... 148

6.4. Postupci dodjele ........................................................................................................................... 149

6.4.1. Poziv na dostavu projektnog prijedloga .................................................................................... 149

6.4.1.1. Objava ..................................................................................................................................... 149

6.4.1.2. Otvoreni ili ograničeni poziv na dostavu prijedloga ............................................................... 149

6.4.1.3. Partnerstvo ............................................................................................................................. 149

6.4.2. Bespovratna sredstva dodijeljena bez poziva na dostavu projektnih prijedloga (“Izravna

dodjela”) .............................................................................................................................................. 150

6.5. Poziv na dostavu projektnih prijedloga ........................................................................................ 152

6.5.1. Promidžba .................................................................................................................................. 152

6.5.2. Izrada i sadržaj uputa za prijavitelje .......................................................................................... 152

6.5.3. Kriteriji prihvatljivosti i kriteriji ocjenjivanja (za odabir i dodjelu) ............................................ 153

6.5.3.1. Kriteriji prihvatljivosti ............................................................................................................. 153

6.5.3.2. Kriteriji ocjenjivanja: odabir i dodjela..................................................................................... 1536.5.4. Dodatne informacije prije roka za dostavu projektnih prijedloga ............................................ 154

6.5.5. Krajnji rok za dostavu projektnih prijedloga ............................................................................. 155

6.4.6. Podnošenje prijedloga ............................................................................................................... 155


6.4.7.1. Sastav...................................................................................................................................... 156

6.5.7.2. Korištenje vanjskih ocjenjivača............................................................................................... 157

6.5.7.3. Nepristranost i povjerljivost ................................................................................................... 159

6.5.7.4. Odgovornosti Odbora za ocjenu ponuda ............................................................................... 159


6.5.8.1. Zaprimanje i upisivanje prijedloga u upisnik .......................................................................... 159

6.5.8.2. Sjednica otvaranja i administrativna provjera ....................................................................... 159

6.5.8.3. Ocjenjivanje sažetka projektnog prijedloga ........................................................................... 160

6.5.8.5. Provjera prihvatljivosti ........................................................................................................... 161

6.5.8.6. Zaključci Odbora za ocjenu ..................................................................................................... 162

6.5.9. Poništavanje postupka poziva na dostavu prijedloga ............................................................... 164



6.5.10. Dodjela bespovratnih sredstava .............................................................................................. 164

6.5.10.1. Obavijest prijaviteljima ......................................................................................................... 165

6.4.10.2. Priprema ugovora i potpisivanje .......................................................................................... 165

6.5.11. Značajke standardnog ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava ......................................... 167

6.5.11.1. Objavljivanje dodjele ugovora o bespovratnim sredstvima ................................................. 167

6.6. Bespovratna sredstva manjih vrijednosti ..................................................................................... 168

6.7. Ograničenje poziva na dostavu projektnog prijedloga ................................................................. 168

6.8. Izmjene ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava ..................................................................... 169

6.8.1. Opća načela ............................................................................................................................... 169

6.8.2. Priprema dodatka ugovoru ....................................................................................................... 169

6.8. Podugovaranje i preraspodjela bespovratnih sredstava od strane korisnika .............................. 169

6.10. Bespovratna sredstva dodijeljena međunarodnim organizacijama i nacionalnim tijelima ....... 170

6.10.1. Bespovratna sredstva dodijeljena međunarodnim organizacijama ........................................ 170

6.10.2. Bespovratna sredstva dodijeljena nacionalnim tijelima ......................................................... 173

7. Pravni tekstovi ................................................................................................................................. 173

7.1. Pravni okvir za postupke nabave .................................................................................................. 173

7.1.1. PRORAČUNSKI FINANCIRANI PROGRAMI .................................................................................. 173

7.1.2. EFR-financirani programi ........................................................................................................... 174

7.2. Pravni okvir za postupke dodjele bespovratnih sredstava ........................................................... 175

7.2.1. Proračunski financirani programi .............................................................................................. 175

7.2.2. Europski fond za razvoj .............................................................................................................. 176

8. Popis dodataka ................................................................................................................................ 177



1. Uvod

Ovaj Praktični vodič pojašnjava procedure ugovaranja koje se primjenjuju na sve ugovorepomoći Europske unije trećim zemljama koji se financiraju iz općeg proračuna EU (Proračun)i 10. Europskog fonda za razvoj (EFR). Financiranje pomoći trećim zemljama reguliraju sveprimjenjive financijske uredbe EU i Europskog fonda za razvoj, te usporedivi temeljni akti,

kao što su uredbe o programima poput DCI, ENPI, IPA, EIHRD, itd . kao i za mjere koje se

financir aju iz proračuna Europske unije1, kao i iz Sporazuma iz Cotonoua za mjere koje se

financiraju iz EFR (EDF).

Kao što je to slučaj od prihvaćanja izmjena Dodatka IV Sporazuma iz Cotonoua 2008.,ugovori o nabavi i bespovratna sredstva koja se financiraju iz 10. EFR dodjeljivat će se iprovoditi u skladu s pravilima EU i, osim u slučajevima predviđenima tim istim pravilima, u

skladu s procedurama i standardnim dokumentima utvrđenima i objavljenima od strane

Komisije, za provedbu suradnje s trećim zemljama, na snazi u trenutku pokretanja postupka

o kojem je riječ.

Pravila prihvatljivosti EFR također su revidirana kako bi bila, u što većoj mjeri, usklađena s

pravilima Proračuna EU te će se također primjenjivati nakon stupanja na snagu izmijenjenog

i dopunjenog Sporazuma iz Cotonoua u studenom 2010.

Za procedure koje se financiraju iz 9. EFR, konzultirajte verziju ovog Praktičnog vodiča iz2007. godine, osim u slučaju u kojem su relevantni Sporazumi o financiranju izmijenjeni idopunjeni kako bi se primjenjivali na izmijenjenu verziju Dodatka IV Sporazuma iz Cotonoua

u prosincu 2008. Budući da uključuje relevantne odredbe pravnih tekstova koji uređuju

Proračun odnosno EFR, namjena ovog instrumenta je pružiti svim korisnicima sve potrebne

podatke za provedbu postupaka nabave ili za bespovratna sredstva, na sveobuhvatan način,od prvog koraka pa sve do dodjele ugovora. Dodaci pokrivaju i fazu nabave i izvršenjaugovora. Vodič daje postupke za korištenje u centraliziranim sustavima (centraliziranim i

neizravno centraliziranim2) te u decentraliziranim sustavima s ex-ante odobrenjem ili ex-post

kontrolama od strane Europske komisije.

Vodič se primjenjuje samo na ugovornu stranku provedbe projekata. Prema terminologijiFinancijskih uredbi, različiti stupnjevi decentralizacije mogu se primjenjivati i na drugeaspekte koje Vodič ne pokriva. Usprkos činjenici da su procedure nabave primjenjive na

Proračun i deseti (10) EFR prilično slične, određene specifičnosti bit će naznačene u ovom

1 Uredba (EZ-a) br. 1638/2006, Europskoga parlamenta i Vijeća od 24. listopada 2006. kojom se propisuju opće

odredbe o uspostavi Europskog instrumenta za susjedstvo i partnerstvo; Uredba (EZ-a) br. 1905/2006

Europskoga parlamenta i Vijeća od 18. prosinca 2006. kojom se utvrđuje financijski instrument za razvojnusuradnju; Uredba (EZ-a) br. 1889/2006 Europskoga parlamenta i Vijeća od 20. prosinca 2006. o donošenjuinstrumenta financiranja za promicanje demokracije i ljudskih prava širom svijeta; Uredba Vijeća (EURATOM)

br. 300/207 od 19. veljače 2007. o uspostavljanju Instrumenta za suradnju u području nuklearne sigurnosti;UREDBA Vijeća (EZ) br. 1085/2006 od 17. srpnja 2006. godine kojom se uspostavlja Instrument pretpristupnepomoći (IPA); Uredba (EZ-a) br. 1337/2008 Europskoga parlamenta i Vijeća od 16. Prosinca 2008, kojom seuspostavlja instrument za brz odgovor na veliki rast cijena hrane u zemljama u razvoju.

2 Centralizirani neizravni pristup odnosi se na slučajeve u kojima Komisija delegira svoja isključiva prava tijelima

kao što su Izvršne agencije država članica.



Vodiču. U poglavlju 7 navedeni su pravni tekstovi, a u poglavlju 8 svi dodaci ovog Vodiča.Dodatak A1 sadrži pojmovnik nazivlja korištenog u Vodiču.

Izravne radne operacije su programi koje izvršavaju javne ili javno-privatne agencije ili službezemlje korisnice, u slučajevima gdje administracija te zemlje posjeduje kvalificiran upravljački

kadar. Oni koriste programsku procjenu: dokument kojim se utvrđuju potrebni ljudski imaterijalni resursi, proračun i detaljni tehnički i materijalni provedbeni aranžmani potrebni zaprovedbu projekta tijekom određenog perioda kroz izravan rad i po mogućnosti putemsredstava javne nabave i dodjelom specifičnih bespovratnih sredstava. Konkratne procedure

za izravne ugovore o radu i procjene programa su navedene u odvojenom vodiču (Praktičnivodič kroz procedure za procjenjivanje programa – pristup projektima), iako se većinapostupaka javne nabave opisanih u ovom Praktičnom vodiču također primjenjuje.

Što Praktični vodič ne pokriva?

Ne primjenjuje se na ugovore u kojima je Komisija Ugovorno tijelo za svoj račun. Ti su

ugovori navedeni u Naslovu V, Poglavljima 1 i 2 Financijske Uredbe te bi službe Komisijetrebale koristiti vlastite postupke i modele javne nabave (Priručnik o Javnoj Nabavi) u tim

slučajevima.

Ovaj se Vodič ne primjenjuje na radnje provedene u kontekstu humanitarne pomoći ili hitneradnje koje izvodi ECHO.

Ne primjenjuje se ni na Ugovorna tijela kao što su zemlje korisnice, međunarodneorganizacije ili nacionalna tijela u slučaju da ih je Komisija ovlastila za korištenje vlastitihpostupaka nabave ili postupaka nabave usuglašenih između donatora prema relevantnojuredbi, ili na korisnike koji moraju slijediti upute o nabavi iz Aneksa IV Standardnog ugovora

o bespovratnim sredstvima.

Twinning je alat namijenjen izgradnji institucija koji funkcionira na način da zemlje članicepružaju potrebna administrativna znanja i stručnost kao potpora javnim ustanovama zemljekandidata, pred-kandidata ili susjednih zemalja. Twinning se sastoji od ugovora o

bespovratnim sredstvima potpisanim sa javnim institucijama zemlje članice. Twinningoperacije podliježu specifičnim pravilima koji su opisane u „Zajedničkom twinningpriručniku“3.

2. Osnovna pravila

2.1. Pregled

Postoje stroga pravila koja uređuju načine dodjele ugovora. Ona pomažu osigurati odabir

kvalificiranih izvođača na nepristran način, kako bi se ugovor dodijelio ponuditelju koji je

3 DEVCO twinning english: http://ec.europa.eu/europeaid/where/neighbourhood/overview/twinning_en.htm

http://ec.europa.eu/europeaid/where/neighbourhood/overview/twinning_en.htm





ponudio ekonomski najpovoljniju ponudu (ponudu koja osigurava najbolji odnos cijene i

kvalitete), uz potpunu transparentnost korištenja javnih sredstava.

Procedure javne nabave koje je ustanovila Europska komisija u okviru relevantnih programa

pomoći EU trećim zemljama konsolidirane su u ovom Praktičnom vodiču.

Prije započinjanja bilo kakvog natječajnog postupka za dodjelu ugovora za pružanje usluga,

nabavu robe ili izvođenje radova, naručitelj mora prvo dobiti Odluku o financiranju i, gdje je toprimjereno, nakon toga i Sporazum o financiranju, odnosno o osiguravanju sredstava, osim u

slučaju postupak sa suspenzivnom klauzulom (vidi odjeljak 2.4.12.).

2.2. Načini upravljanja

Postoji nekoliko mogućih pristupa provođenju postupaka nabave za projekte koji sefinanciraju u okviru programa pomoći Europske unije trećim zemljama (nazivamo ih „načiniupravljanja“ odnosno „metode provedbe“):

Izravno centralizirano upravljanje: Europska komisija je Ugovorno tijelo i donosi

odluke za dr žavu korisnicu. U tom slučaju, aktivnosti Ugovornog tijela u ovom

Praktičnom vodiču trebaju se interpretirati kao da ih izvodi Europska komisija, kojadjeluje u ime države korisnice.

Neizravno centralizirano upravljanje: U ovom slučaju, određene provedbene zadaćebit će delegirane od strane Europske komisije nacionalnom tijelu, koje stoga postaje

Ugovorno tijelo. To nacionalno tijelo bi, u većini slučajeva, bila razvojna agencija (ilineko odgovarajuće tijelo) države članice EU. U većini slučajeva, koriste se pravila iprocedure nacionalnog tijela te stoga ovaj Praktični vodič ne bi bio primjenjiv (osim uslučajevima kada delegirano tijelo dodjeljuje bespovratna sredstva koja se financirajuiz Općeg proračuna EU, kada se primjenjuje Praktični vodič).

Decentralizirano upravljanje:

- Ex-ante: odluke koje se tiču nabave i dodjele ugovora donosi država korisnica, koja

djeluje kao Ugovorno tijelo, te se upućuju Europskoj komisiji na odobrenje.

- Ex-post : odluke predviđene Sporazumom o financiranju donosi država korisnica,

koja djeluje kao Ugovorno tijelo, bez prethodnog obavještavanja Europske komisije(osim u iznimkama od standardnih postupaka, navedenih ovom Praktičnom vodiču).

Detalji o ex-ante i ex-post postupcima odobrenja spominju se u cijelom Vodiču.

Država korisnica koristit će ili neće vlastite procedure, ovisno o stupnju

decentralizacije (npr. djelomična ili značajna decentralizacija). Pravilo je da država

korisnica koristi procedure ugovaranja Europske unije definirane u ovom Vodiču ifinancijske procedure (npr. plaćanja) iz Praktičnog vodiča za procjenjivanje programa.

Zajedničko upravljanje: U ovom načinu upravljanja, Europska komisija delegiraodređene provedbene zadaće međunarodnoj organizaciji poput Ujedinjenih naroda i



Svjetske banke, koja tada postaje Ugovorno tijelo. U većini slučajeva, koriste sepravila i procedure međunarodne organizacije te je tada ovaj Praktični vodičneprimjenjiv.

Podijeljeno upravljanje: Kada Europska komisija provodi proračun putem podijeljenogupravljanja, provedbene zadaće se delegiraju državama članicama sukladno članku

56 Financijske uredbe. Ta će se metoda primjenjivati, u načelu, za zajedničkeoperativne programe prekogranične suradnje koje provodi upravljačko tijelo premaUredbi o uspostavi Europskog instrumenta za susjedstvo i partnerstvo. U tom slučaju,pravila o javnoj nabavi koja se primjenjuju bit će provedbena pravila koja propisujuposebne odredbe za provedbu prekogranične suradnje4. Na sličan način, i Instrumentpretpristupne pomoći (IPA)5 također nudi mogućnosti za ovu opciju prema uvjetimadefiniranima u regulatornom okviru IPA-e. Ovaj način upravljanja nije primjenjiv nadruge instrumente koje koristi EU.

Odabir načina upravljanja odrazit će se i na financijsku odluku (npr. opis aktivnosti

odgovarajuće financijske odluke/(Godišnji) program aktivnosti). Metoda provedbe je ključanelement financijske odluke.

Neka pojašnjenja vezana uz decentralizirano upravljanje: U većini slučajeva, ovajPraktični vodič bit će primjenjiv u slučaju i) centraliziranog i ii) decentraliziranog upravljanja.Međutim, Europska bi komisija mogla u nekim posebnim slučajevima ovlastiti državu

korisnicu za korištenje postupka koji se razlikuje od postupaka navedenih u ovomPraktičnom vodiču, uz prethodnu pozitivnu procjenu takvih postupaka.

Sudjelovanje Komisije u decentraliziranim ugovorima sastoji se od njezinog odobravanja

financiranja ugovora i provjere ispravnog izvršenja postupaka, ugovora i troškova. U slučaju

nepoštivanja postupaka iz ovog Vodiča (ili bilo kojeg postupka koji se koristi prema odluciKomisije o korištenim postupcima), nastali troškovi ne udovoljavaju uvjetima financiranja izsredstava Europske unije. Intervencija predstavnika Komisije u decentraliziranim postupcima

za zaključivanje ili provedbu ugovora financiranih u kontekstu vanjske pomoći ograničena jena provjeru poštivanja uvjeta financiranja iz sredstava Europske unije.

Intervencija neće, ni u kojem slučaju, imati za cilj ili kao mogući učinak, kompromitiranjenačela prema kojem decentralizirani ugovori postaju nacionalni ugovori koji se samo

pripremaju, razrađuju i zaključuju od strane decentraliziranog Ugovornog tijela. Ponuditelji,

kandidati i prijavitelji za te ugovore ne mogu se smatrati korisnicima postupaka koje izvode

predstavnici Komisije za provedbu i zaključenje ugovora. Moraju samo biti pravno povezani sdecentraliziranim Ugovornim tijelom, a aktivnosti predstavnika Komisije ne smiju dovesti do

zamjene odluke Ugovornog tijela odlukom donesenom od strane Europske unije. U svakom

slučaju, Ugovorno tijelo preuzima punu odgovornost za svoja djela i bit će smatranoodgovornim za svoja djela u bilo kojoj narednoj reviziji ili nekoj drugoj istrazi.

4 Uredba broj 1638/2006 od 24.10.2006

5 Uredba broj 1085/2006 od 17.07.2006



IZRAVNO CENTRALIZIRANO

Postupci u izravnom centraliziranom programu: Europska komisija, u ime države korisnice,

sklapa izravno ugovore. Ona priprema popis kandidata u užem izboru (ograničeni postupci) i

odgovorna je za izdavanje poziva na natječaje, primanje ponuda, predsjedanje Odborima zaocjenu ponuda, odlučivanje o rezultatima natječajnih postupaka i potpisivanje ugovora.

DECENTRALIZIRANO: EX-ANTE

Postupak u decentraliziranom programu s ex-ante kontrolama: Ugovore sklapa Ugovorno

tijelo određeno u sporazumu o financiranju, npr. vlada ili tijelo države korisnice s pravnom

osobnosti s kojim Europska komisija sklapa Sporazum o financiranju. Ugovorno tijelo će

pripremiti popis kandidata u užem izboru (ograničeni postupci).

Prije pokretanja postupka, Ugovorno tijelo mora predati natječajnu dokumentaciju Europskoj

komisiji na odobrenje. Europska komisija provjerava da je dokumentacija u skladu s

postupcima i predlošcima navedenim u ovom Vodiču (ili prema nekom drugom postupku za

koji Europska komisija odluči se mora koristiti). Ugovorno tijelo je tada nadležno za

sastavljanje liste (ograničeni postupak), izdavanje poziva za natječaje i poziva za prijedloge,primanje prijava, natječaja i prijedloga, predsjedanje odborom za ocjenjivanje i donošenje

odluke o rezultatima postupka. Prije potpisivanja ugovora, Ugovorno tijelo podnosi rezultate

evaluacije na odobrenje Europskoj komisiji, koja provjerava sukladnost s primijenjenom

procedurom. Također šalje ugovore Europskoj komisiji na odobrenje prije potpisivanja6.

Kao opće pravilo, Europska komisija bit će zastupljena na otvaranju i procjeni ponuda i mora

uvijek biti pozvana. Komisija također posebnu pozornost pridaje mogućem sukobu interesa.

Ugovorno tijelo mora poslati obavijesti o nabavi i obavijesti o dodjeli ugovora Europskoj

komisiji na objavu (A11e), uz iznimku kada se radi o slučajevima navedenim u Praktičnom

Vodiču za Procjene Programa.

6 Odobrenje ugovora od strane Europske komisije nije potrebno u određenim slučajevima, koji su navedeni u

ovom priručniku ili u Praktičnom vodiču za postupke Procjene Programa.



Unutar Instrumenta pretpristupne pomoći (IPA-e), može se primijeniti postupno odricanje od

različitih vrsta ex-ante kontrola.

DECENTRALIZIRANO: EX-POST

Postupci u decentraliziranom programu s ex-post kontrolama: Ugovorno tijelo određeno u

Sporazumu o financiranju, npr. vlada ili tijelo države korisnice s pravnom osobnosti s koj im

Europska komisija uspostavlja Sporazum o financiranju, izravno sklapa ugovore. Ugovorno

tijelo će pripremiti popis kandidata u užem izboru (ograničeni postupci) i odgovorno je za

izdavanje poziva na natječaj, primanje ponuda, predsjedanje Odborima za oc jenu ponuda,

odlučivanje o rezultatima natječajnih postupaka i potpisivanje ugovora bez prethodnog

odobrenja Europske komisije. Ugovorno tijelo mora poslati obavijesti o nabavi i obavijesti o

dodjeli ugovora Europskoj komisiji na objavu.

OSTALI NAČINI UPRAVLJANJA

U ostalim načinima upravljanja, delegirano tijelo (npr. nacionalna agencija, međunarodna

organizacija) zaključuje ugovore s trećim stranama. Često se koriste postupci delegiranog

tijela. Kontrole obavlja Europska komisija ex-post prema primjenjivim dokumentima (npr.

predlošci delegacije ili sporazum o doprinosu), ne dovodeći u pitanje prethodnu „pillar

review“ reviziju samog tijela, od strane Europske komisije.

2.3. Kriteriji prihvatljivosti i druge ključne odredbe

2.3.1. Pravilo državljanstva i podrijetla

Državljanstvo



Pristup pomoći EU trećim zemljama (uključujući i EFR) definiran je u temeljnim aktima kojiuređuju takve pomoći.

Odgovarajuća pravila o državljanstvu i podrijetlu navedena su u Dodatku A2 ovogPraktičnog vodiča za svaki od temeljnih akata.

Ne dovodeći u pitanje specifičnosti svakog temeljnog akta koji sadrži odredbe o

prihvatljivosti, primjenjive na svaki pojedini instrument7, sudjelovanje u postupcima javne

nabave i dodjeli sredstava otvoreno je, pod jednakim uvjetima, svim fizičkim osobama kojesu dr žavljani i svim pravnim osobama koje su osnovane u:

a) državi članici Europske unije;

b) državi članici Europskog ekonomskog prostora;

c) zemlji koja je službena ili potencijalna kandidatkinja i korisnica Instrumenta

pretpristupne pomoći, ovisno o temeljnom aktu;

d) zemlji koja je izravna korisnica pomoći koja se provodi na osnovi odgovarajućegtemeljnog akta;

e) u slučaju javnih nabava i bespovratnih sredstava financiranih iz proračunaEuropske unije u okviru tematskog programa, zemlji u razvoju navedenoj od strane

OECD-ovog Odbora za razvojnu pomoć u dodatku ovog dokumenta; u slučaju EFR usvim najmanje razvijenim državama prema definiciji UN-a;

f) ovisno o slučaju, nekoj drugoj trećoj zemlji (vidi točku 2.3.2.);

g) onim zemljama koje su korisnice odluke o uspostavljanju uzajamnog pristupavanjskoj pomoći. Uzajamni pristup u najmanje razvijenim zemljama automatski sedodjeljuje članovima OECD-ovog Odbora za razvojnu pomoć, (za popis članova vidiDodatak A2). Za regionalne programe koji uključuju barem jednu najmanje razvijenuzemlju, automatski uzajamni pristup može se primijeniti na cjelokupni regionalni

program.

Ti postupci su otvoreni i za međunarodnoj organizaciji. Za pomoć putem međunarodnihorganizacija ili u slučaju sufinanciranja s trećim zemljama, pravila o državljanstvu i podrijetlu

mogu se primijeniti pod uvjetom da ne isključuju niti jednu državu koja ispunjava uvjete u

skladu s primjenjivim temeljnim aktima EFR/EU.

Pod EFR, kada fond financira operaciju koja se provodi kao dio regionalne inicijative,

sudjelovanje u procedurama za dodjelu ugovora o nabavi bespovratnih sredstava biti ćeotvoreno svim fizičkim i pravnim osobama koje ispunjavaju uvijete za EFR, te za sve fizičke ipravne osobe iz zemlje koja sudjeluje u relevantnoj inicijativi. Ista pravila vrijede za robe i

materijale.

7 Ti instrumenti mogu sadržavati dodatna ad-hoc pravila (npr. IPA Uredba br. 1085/2006 od 17. srpnja 2006.

smatra prihvatljivim i drţavljane/robu iz zemalja korisnica Europskog instrumenta za susjedstvo i partnerstvo;Dodatak IV Sporazuma iz Cotonoua odnosi se na „regionalne inicijative“ prema članku 20. sporazuma)



U svrhu provjere sukladnosti s pravilom o državljanstvu, u natječajnoj dokumentaciji se odponuditelja zahtijeva da navedu dr žavu čiji su državljani ili dr žavu u kojoj je pravna osoba

osnovana, prilažući dokumente koje zahtijeva zakonodavstvo te države.

Ako Ugovorno tijelo (ili Odbor za ocjenu ponuda) sumnja da kandidat/ponuditelj zapravo nije

osnovao tvrtku u prihvatljivoj državi ili zemlji i da je dr žavljanstvo kandidata/ponuditeljaneprihvatljivo, od kandidata/ponuditelja će se tražiti dokazi koji pokazuju stvarno ispunjavanje

gore navedenog pravila o državljanstvu.

-S ciljem da prikažu stvarnu usklađenost sa kriterijima „osnivanja“, pravne osobe morajudokazati da je njihova pravna osobnost formirana na temelju zakona zemlje koja ispunjava

uvijete i

-da ima središnji ured u prihvatljivoj zemlji. Pod „Središnji ured“ smatra se mjesto gdje jeuprava ili glavno mjesto poslovanja.

Na taj se način izbjegava dodjela ugovora tvrtkama čija državljanstva ne udovoljavajuuvjetima već su osnovale „tvrtku-poštanski sandučić“ u prihvatljivoj državi da bi zaobišlepravilo o državljanstvu. Odluku o ispunjavanju (ili neispunjavanju) uvjeta

kandidata/ponuditelja donosi Ugovorno tijelo (obično na temelju elemenata i dokaza utrenutku ocjenjivanja ponuda).

Stručnjaci: Osim ako to nije drukčije određeno temeljnim aktom i/ili sporazumom o

financiranju, stručnjaci angažirani od strane ponuditelja koji ispunjavaju uvjete mogu biti

dr žavljani bilo koje države.

Podrijetlo robe

Pravilo podrijetla:

Sva roba (roba i materijali) kupljena u okviru ugovora financiranog iz instrumenta pomoći EU,uključujući EFR, mora potjecati iz Europske unije ili iz države koja zadovoljava kriterije

prihvatljivosti (vidi gore „Državljanstvo“ i dolje „Iznimke od pravila o državljanstvu i

podrijetlu“).

Opseg pravila:

Roba mora zadovoljiti pravilo o podrijetlu u cijelom opsegu u kojem je kupljena: to znači dase vlasništvo svega što je kupljeno po isteku ugovora prenosi od izvođača na Ugovorno tijelo

(u slučaju ugovora o javnoj nabavi) ili na lokalne partnere odabrane od strane korisnika i/ilina krajnje primatelje aktivnosti (u slučaju ugovora o bespovratnim sredstvima). Sukladnotome, sva roba koja se dobavlja na temelju ugovora o nabavi robe mora biti sukladna s

pravilima o podrijetlu koje vrijedi i za materijale, robu i komponente koje su bile uključenje uradove ili u izvođenje trajnih radova u okviru ugovora o izvođenju radova. Međutim, npr.

strojevi koje dobavljač koristi za testiranje i postavljanje nabavljene robe ili oprema kojuizvođač radova koristi za izgradnju cesta, ne podliježu pravilu o podrijetlu, osim ako u

ugovoru nije izričito naznačeno da ti strojevi ili oprema po isteku ugovora također postaju u

cijelosti vlasništvo Ugovornog tijela. Također, računalo koje konzultant koristi za izradustudije mora poštovati pravilo o podrijetlu jedino ako je u ugovoru o pružanju usluga

naznačeno da se to računalo mora predati Ugovornom tijelu po isteku ugovora o pružanju



usluga. Članak 43.3 Općih uvjeta ugovora o izvođenju radova nudi mogućnost da se opremaprenese na Ugovorno tijelo, međutim ta je mogućnost ograničena na trajanje izvođenja

radova, te se stoga ne podudara s potpunim prijenosom vlasništva.

Definicija "podrijetla":

Izraz 'podrijetlo' definiran je u relevantnom zakonodavstvu EU o pravilima o podrijetlu za

carinske svrhe: Carinski kodeks (Uredba Vijeća (EEZ) br. 2913/92) pogotovo u člancima 22

do 24, te provedbene odredbe kodeksa (Uredba Komisije (EEZ) br. 2454/93).

Zemlja podrijetla nije nužno zemlja iz koje je roba otpremljena i isporučena. Dva osnovna

pojma se koriste kako bi se utvrdilo porijeklo robe odnosno koncept „napravljen u cijelosti“proizvodi i koncept proizvoda koji su prošli kroz „posljednju značajnu transformaciju“.

U slučaju da je samo jedna zemlja uključena u proizvodnju proizvoda, koristiti će se koncept„napravljen u cijelosti“. U pravilu dobra koja su u svom cijelom obliku napravljena u jednoj

državi smatraju se da imaju podrijetlo iz te države. To će biti uglavnom ograničeno na proizvode dobivene u svom prirodnom stanju i proizvode izvedene iz u cijelosti dobivenih

proizvoda.

Međutim, u slučajevima kada je više od jedne zemlje uključeno u proizvodni proces,potrebno je odrediti koja se od tih zemalja smatra zemljom podrijetla gotovog proizvoda. U

tom se slučaju koristi koncept „posljednje značajne transformacije“.

Dokazivanje:

Dobavljač mora potvrditi da roba ispunjava zahtjeve o podrijetlu, navodeći zemlju ili zemlje

podrijetla. Kada je riječ o ponudama za sustave koji se sastoje od više od jednog artikla,mora se naznačiti podrijetlo svakog pojedinog artikla. Ukoliko se to zahtijeva od dobavljača,on mora pružiti sve dodatne informacije i/ili potvrdu o podrijetlu kojom potvrđuje podrijetlo

navedeno u natječaju.

Službena potvrda o podrijetlu mora zatim biti dostavljena prije provizornog prihvaćanja.Ukoliko to nije učinjeno, Ugovorno tijelo ne može dati nikakva sredstva izvođaču. Potvrdu o

podrijetlu mora izdati nadležno tijelo zemlje podrijetla robe ili dobavljača, te ona mora bitisukladna međunarodnim sporazumima kojih je ta država potpisnica. Ugovorno tijelo mora

provjeriti postoji li potvrda o podrijetlu. Ukoliko postoje ozbiljne sumnje u vjerodostojnost

potvrde o podrijetlu (npr. zbog nejasnoća u dokumentu, pravopisnih pogrešaka itd.)

Ugovorno tijelo mora kontaktirati Ekonomsku komoru koja je izdala potvrdu i zatražiti potvrduvjerodostojnosti podnesenih dokumenata. Kada Ugovorno tijelo identificira visoku razinu

rizika, takve ad hoc provjere trebale bi uključivati i provjeru potvrda nasumičnim odabirom.Za EFR, roba podrijetlom iz Europske unije uključuje i robu koja ima podrijetlo uprekomorskim zemljama i područjima.

2.3.2. Iznimke od pravila o državljanstvu i podrijetlu

U nekim su slučajevima moguće iznimke od pravila o državljanstvu i podrijetlu. O odstupanju

odlučuje Komisija na temelju pojedinog slučaja prije pokretanja samog postupka. Ukoliko



dodjeljivanju ugovora prethodi postupak javnog natječaja, tada se odstupanje mora

spomenuti u obavijesti o nabavi; u takvim slučajevima, osim ako to nije opravdano, takvoodstupanje odnosilo bi se ne samo na jednu dr žavu već bi bilo otvoreno prema bilo kojojdržavi/podrijetlu.

PRORAČUNSKI FINANCIRANI PROGRAMI

Ne dovodeći u pitanje specifičnosti svakog temeljnog akta koji predviđa, ukoliko je to slučaj,

iznimke od pravila o državljanstvu i podrijetlu, Europska komisija može, u odgovarajuće

potkrijepljenim slučajevima: - proširiti prihvatljivost na fizičke i pravne osobe iz zemlje koja

nije prihvatljiva. - dozvoliti nabavu roba i materijala koji potječu iz zemlje koja nije prihvatljiva.

Iznimke mogu biti opravdane nedostupnošću proizvoda i usluga na tržištima zainteresiranih

zemalja, razlozima krajnje žurnosti ili ako bi pravila prihvatljivosti onemogućila ili učinila

iznimno teškom izvedbu projekta, programa ili aktivnosti. Treba, međutim, znati da argument

da je proizvod neprihvatljivog podrijetla jeftiniji od lokalnog ili proizvoda iz EU nije dovoljan za

dopuštanje iznimke. Kada je EU stranka u primijenjenom sporazumu o proširenju tržišta za

nabavu robe, izvođenje radova ili pružanje usluga, ugovori su otvoreni i državljanima trećih

zemalja, uz one navedene u prethodna dva stavka, prema uvjetima propisanima ovim

sporazumom.

EFR (Samo za AKP države)

U iznimnim odgovarajuće potkrijepljenim slučajevima, fizičke ili pravne osobe iz trećihzemalja, neprihvatljive prema pravilima o državljanstvu i podrijetlu mogu biti ovlaštene za

sudjelovanje u postupcima dodjele ugovora o javnoj nabavi financiranih od strane EU na

temelju opravdanih zahtjeva od strane zainteresir anih AKP državnih/regionalnih/unutarnjih

tijela. Zainteresirana AKP državna/regionalna/unutarnja tijela iz AKP država će, svaki put,

pružiti Europskoj komisiji sve potrebne podatke kako bi ona odlučila o takvoj iznimci, pri

čemu će se posebna pažnja pridavati:

(a) zemljopisnom položaju zainteresirane AKP države ili regije;

(b) konkurentnosti izvođača, dobavljača i konzultanata iz država članica i AKP država;

(c) izbjegavanju prekomjerno povišenih troškova izvođenja ugovora;

(d) poteškoćama pri prijevozu ili kašnjenju zbog rokova isporuke ili sličnih problema;

(e) najprikladnijoj i najprimjerenijoj tehnologiji za lokalne uvjete;

(f) slučajevima krajnje žurnosti;



(g) dostupnosti proizvoda i usluga na relevantnim tržištima.

Nadalje, za vrijeme izvođenja aktivnosti i sukladno zahtjevu o informiranju Šefa Delegacije,

AKP državna/regionalna/unutarnja tijela mogu odlučiti kupiti robu na lokalnom tržištu, bez

obzira na njihovo podrijetlo, do maksimalnog praga natjecateljskog pregovaračkog postupka,npr. 100.000,00 EUR.

2.3.3. Razlozi za isključenje

Kandidati, ponuditelji ili prijavitelji bit će isključeni iz sudjelovanja u postupku javne nabaveako su:

(a) u stečaju ili likvidaciji, ako sudovi upravljaju njihovim poslovima, ako su ušli u nagodbu svjerovnicima, ako su im poslovne aktivnosti obustavljene, ako su predmetom postupka zbog

navedenoga ili ako se nalaze u bilo kakvoj sličnoj situaciji koja proizlazi iz sličnog postupka, akoji je opisan u nacionalnom zakonodavstvu ili uredbama;

(b) osuđeni za kazneno djelo koje se odnosi na njihovo profesionalno ponašanje, i topravomoćnom presudom (res judicata);

(c) skrivili teško kršenje profesionalnog ponašanja, dokazano na bilo koji način koji Ugovorno

tijelo može opravdati;

(d) nisu ispunili obveze vezane uz plaćanje doprinosa za socijalno osiguranje ili plaćanjeporeza sukladno zakonskim odredbama zemlje u kojoj je tvrtka osnovana ili odredbama

zemlje Ugovornog tijela ili odredbama zemlje u kojoj se ugovor provodi;

(e) ako je protiv njih donesena pravomoćna sudska presuda (res judicata) za prijevaru,

korupciju, umiješanost u kriminalnu organizaciju ili bilo kakvo drugo nezakonito djelovanje

koje šteti financijskim interesima Europske unije;

(f) ako trenutačno podliježu administrativnoj kazni definiranoj u članku 103. (1) Financijskeuredbe (PRORAČUN)/članku 99 Financijske uredbe (10.-i EFR).

Točke od (a) do (d) neće se primjenjivati u slučaju kupnje robe po posebno povoljnimuvjetima od dobavljača koji trajno prestaje sa svojom poslovnom djelatnosti ili od stečajnih ililikvidacijskih upravitelja u stečajnom postupku prema dogovoru s vjerovnicima, ili u sličn im

postupcima sukladno nacionalnom zakonodavstvu. Slučajevi navedeni u točki (e) su sljedeći:

1) slučajevi prijevare iz članka 1. Konvencije o zaštiti financijskih interesa Europskihzajednica, sastavljene Aktom Vijeća od 26. srpnja 19958;

8 OJ C 316, 27.11.1995, str.4



2) slučajevi korupcije iz članka 3. Konvencije o borbi protiv korupcije koja uključujeslužbenike Europskih zajednica i država članica EU, sastavljene Aktom Vijeća od 26. svibnja19979;

3) slučajevi sudjelovanja u kriminalnoj organizaciji kako je definirano u članku 2. (1)

Zajedničke akcije Vijeća 2008/841/JHA10

;

4) slučajevi pranja novca kako je definirano u članku 1. Direktive Vijeća 2005/60/EKEuropskog parlamenta i Vijeća11;

5) slučajevi terorističkih djela, prekršaja povezanih s terorističkim aktivnostima, te

poticanjem, pomaganjem, ili pokušavanjem počinjenja takvih djela, kao što je definirano u

člancima 1, 3 i 4 iz Okvirne odluke Vijeća 2002/475/JHA12

Kriteriji izuzeća primjenjivi tijekom postupka javne nabave

Ugovor se ne može dodijeliti kandidatima, prijaviteljima ili ponuditeljima koji su tijekom

postupka javne nabave:

a) u sukobu interesa;

b) predali pogrešne podatke koje je Ugovorno tijelo tražilo kao uvjet za sudjelovanje u

postupku ili nisu uopće naveli te podatke;

c) u jednoj od situacija koje su razlog za isključenje iz tog postupka javne nabave.

Kandidati, natjecatelji i prijavitelji osim onih koji su u ograničenom postupku, pregovaračkompostupku ili natjecateljskom razgovoru, moraju potpisati izjavu zajedno sa svojom izjavom,

kojom potvrđuju da oni kao subjekt ne pripadaju u bilo koju isključujuću situaciju navedenupod I ili II. Informacije o vlasništvu/upravljanju, kontroli i pravu zastupanja subjekta, tecertifikat koji dokazuje da ne spadaju u relevantne situacije isključenja moraju se dati na uvid

Ugovornom tijelu u slučajevima kada se to od njih traži. To može biti slučaj kada postoje

dvojbe o osobnim okolnostima i u razmatranju nacionalnog zakonodavstva zemlje u kojoj je

natjecatelj, kandidat ili prijavitelj osnovan.

Međutim, za ugovore o nabavi u vrijednosti od 20 000 EUR ili manje, Ugovaratelj ne morazatražiti izjavu ovisno o procijenjenom riziku. Za bespovratna sredstva u vrijednosti do 60

000 EUR nije potrebna izjava.

Ponuditelji ili kandidati koji su obaviješteni o dodjeli ugovora nakon otvorenog postupka javne

nabave, moraju priložiti dokaz sukladno zakonodavstvu države u kojoj imaju sjedište, da nespadaju u niti jednu gore navedenu kategoriju, osim ako dokaz nisu predali već ranije u

9 OJ C 195, 25.6.1997, str.1

10 OJ L 300, 11.11.2008, str. 42.

11 OJ L 309, 25.11.2005,str. 15.

12 OJ L 164, 22.6.2002, str. 3.



proceduri. U ograničenim postupcima za radove, popratni dokumenti moraju biti poslani

zajedno s ponudom. Ponuditelji moraju također priložiti izjavu da se njihova situacija nije

promijenila u razdoblju koje je prošlo od izdavanja dokaza u pitanju. Što se tiče kooperanata i

stručnjaka, u slučajevima gdje to posebno zahtijeva Ugovorno tijelo, uspješni ponuditelji

moraju dostaviti izjavu od predloženog podizvođača / stručnjaka, i / ili dokaze da podizvođač

/ stručnjak nije u jednoj od isključujućih situacija.

Za ugovore čija je vrijednost manja od međunarodnih pragova (pružanje usluga < 300.000,00

EUR, nabava robe < 300.000,00 EUR, radovi < 5.000.000,00 EUR), Ugovorno tijelo može

zaobići tu obvezu, ovisno o vlastitoj procjeni rizika. Kada je to slučaj, Ugovorno tijelo može

svejedno, ukoliko ima dvojbu o tome je li ponuditelj kojem će ugovor biti dodijeljen u jednojod situacija koje su razlog za isključenje, zahtijevati od njega/nje da mu podnese dokaze.Ugovorno tijelo može i ne tražiti od kandidata ili ponuditelja da preda gore navedene

dokazne dokumente ukoliko su ti dokazi već predani tijelu za neki drugi natječajni postupak iukoliko dokument nije stariji od jedne godine i još je važeći. U tom slučaju, kandidat iliponuditelj mora izjaviti da su dokazni dokumenti već predani tijekom prethodnog natječajnog

postupka i potvrditi da nije došlo do promjene njegove/njezine situacije. Za bespovratnasredstva, uglavnom dokumentirani dokazi nisu potrebni.

Ugovorno tijelo će prihvatiti kao dostatan dokaz da kandidat, ponuditelj ili prijavitelj nije ni u jednoj od situacija opisanih u točkama (a), (b) ili (e), ispis iz sudskog registra novijeg datumaili, ukoliko to nije moguće, drugi odgovarajući dokument novijeg datuma izdan od stranesudskog ili upravnog tijela u zemlji podrijetla, a koji dokazuje ispunjavanje tih uvjeta.

Ugovorno tijelo će prihvatiti kao dostatan dokaz da kandidat, ponuditelj ili prijavitelj nije usituaciji opisanoj u točki (d), potvrdu novijeg datuma izdanu od strane nadležnog tijela

zainteresirane države. U slučaju da zainteresirana država13 ne izdaje takav dokumente ili

potvrdu i za gore navedene ostale slučajeve isključenja, taj dokument može biti zamijenjenprisegom/izjavom zainteresirane stranke pred sudskim ili upravnim organom, pred javnim

bilježnikom ili kvalificiranom stručnom instituci jom u zemlji njegovog podrijetla.

Kada god kandidat, ponuditelj ili prijavitelj, zbog svoje prirode (npr. nacionalne administracije

ili međunarodne organizacije) ne spada ni u jednu od gore navedenih kategorija i/ili ne može

predati gore navedene dokumente, dostatna je jednostavna izjava u kojoj objašnjava svojusituaciju.

Dokumenti mogu biti originali ili kopije, međutim originali moraju biti dostupni Ugovornom

tijelu na zahtjev. Dokazi, odnosno dokumenti moraju biti stari jednu godinu ili više u odnosu

na datum predaje ponude. U slučaju da popratni dokumenti nisu napisani ni na jednom odslužbenih jezika Europske unije, potrebno je priložiti prijevod na jezik postupka. Ako su

dokumenti napisani na službenom jeziku Europske unije koji nije jezik postupka, oni se

moraju prihvatiti. No, snažno se preporučuje priložiti prijevod na jezik postupka kako bi se

olakšala ocjena dokumenata kako bi se olakšalo vrednovanje dokumenata.

13 Informacije o potvrdama koje je prijavilo 27 država članica, neke drţave kandidatkinje i drţave članice EEA, a

odnose se na vrste dokaznih dokumenata koji se izdaju i koji su prihvatljivi u svakoj pojedinoj drţavi, dostupni

su putem instrumenta eCERTIS kojim upravlja Opća uprava za unutarnje trţište: -

http://ec.europa.eu/internal_market/publicprocurement/e-procurement/e-certis/index_en.htm






Nadležna Ugovorna tijela mogu, gdje je potrebno, savjetovati se sa relevantnim službama

Europske komisije kako bi procijenili situaciju glede kandidata, natjecatelja ili prijavitelja.

Također je potrebno podsjetiti da, prije donošenja prijedloga (Odbor za ocjenu ponuda) iodluke (Ugovorno tijelo) o isključenju nekog kandidata/ponuditelja/prijavitelja, treba uzeti u

obzir načela poput prava na obranu i načelo proporcionalnosti. S tim ciljem, osim ako jedokaz takav da nisu potrebna daljnja istraživanja (npr. izričito priznanjekandidata/ponuditelja/prijavitelja činjenica koje vode isključenju, primjerice u slučaju presude

Nadležnog tijela države članice koja ima snagu res judicata), isključenje se mora temeljiti nakontradiktornom postupku sa zainteresiranim kandidatom/ponuditeljem/prijaviteljem.

Najkasnije prije donošenja odluke o dodjeljivanju ugovora ili bespovratnog sredstva,Ugovorno tijelo mora osigurati da ne postoji treća stranka (npr. prijavitelj, kandidat iliponuditelj, uključujući partnere) unutar Sustava ranog upozoravanja (EWS). Ugovorno tijelo

ne može zaključiti ugovor sa subjektima koji se nalaze na razini isključenja unutar Sustavaranog upozoravanja14. Ako je bilo koji od sudionika zabilježen u EWS-u na drugoj razini,

mjere pojačanog praćenja treba primijeniti tijekom izvršenja ugovora i isplate. Ako Ugovorno

tijelo ograniči broj kandidata pozvanih na podnošenje ponuda ili puni prijedlog, npr. uograničenom postupku, takve će se provjere učiniti prije odabira kandidata.

2.3.4. Administrativne i financijske kazne

Ne dovodeći u pitanje primjenu kazni definiranih ugovorom, kandidati, ponuditelji, prijavitelji iizvođači koji su dali lažne izjave ili počinili ozbiljne pogreške ili nepravilnosti i prijevaru, ili akosu počinili ozbiljnu povredu ugovornih obveza, mogu biti isključeni iz svih ugovora i

bespovratnih pomoći koje financira EU na najviše pet godina od datuma ustanovljenjakršenja, potvrđenog temeljem provođenja akuzatornog postupka s izvođačem. To se

vremensko razdoblje može produljiti na 10 godina u slučaju ponovljene povrede unutar pet

godina od gore spomenutog datuma. Takvu odluku prihvaća Komisija (zbor) nakonkontradiktornog postupka.

Ponuditelji, kandidati ili prijavitelji koji su dali lažne izjave, počinili ozbiljnije pogreške ilinepravilnosti i prijevare, mogu također snositi financijske kazne u iznosu od 2% do 10%

ukupne procijenjene vrijednosti dodijeljenog ugovora. Postotak će se odlučiti u skladu s

načelom proporcionalnosti. Ukoliko se dokaže da su u postupku dodjele ugovora počinjeneozbiljne pogreške, nepravilnosti ili prijevara, Ugovorno tijelo obustavlja postupak, te može

poduzeti bilo koju mjeru koju smatra potrebnom, uključujući i poništenje postupka. Ako se,nakon dodjele ugovora, dokaže da su tijekom postupka dodjele ili provedbe ugovora

počinjene ozbiljne pogreške, nepravilnosti ili prijevara, Ugovorno tijelo može, ovisno o fazi u

kojoj se postupak nalazi, ne zaključiti ugovor ili zaustaviti njegovu provedbu ili, gdje je toprimjereno, raskinuti ugovor. Ukoliko se pogreške, nepravilnosti ili prijevara mogu pripisatiizvođaču, Komisija može i odbiti izvršenje plaćanja, tražiti povrat već isplaćenih sredstava iliraskinuti sve ugovore sklopljene s tim izvođačem, razmjerno ozbiljnosti pogreške,

14 Odluka Komisije od 16. prosinca 2008. o Sustavu ranog upozoravanja na korištenje duţnosnicima za

ovjeravanje Komisije i izvršnim agencijama (2008/969/EZ, Euratom) OJ 2008 L 344 od. 20 prosinca, str.125

(http://www.cc.cec/budg/i/earlywarn/imp-110-060_decision_en.html )

http://www.cc.cec/budg/i/earlywarn/imp-110-060_decision_en.html






nepravilnosti ili prijevare. Svrha obustavljanja ugovora jest provjeriti jesu li se navodne

ozbiljne pogreške i nepravilnosti ili prijevara zaista dogodile. Ukoliko se to ne potvrdi,provođenje ugovora se opet nastavlja što je prije moguće. Ozbiljna pogreška ili nepravilnost je bilo kakvo kršenje ugovorne odredbe ili pravila, rezultat aktivnosti ili propusta koji uzrokujeili može prouzročiti gubitak proračunu Europske Unije/EFR.

2.3.5. Vidljivost

Osim ako Europska komisija ne traži drugačije, pružatelji usluga, dobavljači roba, izvođači

radova ili korisnici bespovratnih sredstava, kao i tijela koja upravljaju sredstvima u ime

Europske komisije (delegirana suradnja), moraju provesti potrebne mjere kako bi osigurali

vidljivost EU financiranja ili sufinanciranja. Takve mjere moraju biti u skladu s primjenjivim

pravilima o vidljivosti pomoći trećim zemljama, koje je donijela i objavila Komisija. Pravila sudefinirana u Komunikacija i vidljivost - priručniku za vanjske aktivnosti EU, dostupnom na

Internet stranici EuropeAid-a: http://ec.europa.eu/europeaid/work/visibility/index_en.htm.

2.3.6. Ostale ključne točke

Sukob interesa: Do sukoba interesa dolazi kada je nepristrano i objektivno izvršavanjedužnosti Ugovornog tijela ili poštovanje načela tržišnog natjecanja, nediskriminacije ili jednakog postupanja s kandidatima/ponuditeljima/prijaviteljima/izvođačima vezano uz

postupak dodjeljivanja ugovora ili sam ugovor, ugroženo razlozima koji uključuju obiteljskiživot, emotivni život, političke ili nacionalne afinitete, ekonomske interese ili bilo koje drugezajedničke interese s korisnikom programa koje financira EU. Sukob interesa može se

pojaviti kada, na primjer, pojedinac koji sudjeluje u postupku (Odbor za ocjenu ponuda,

Ugovorno tijelo) dodijeli sebi ili drugima neopravdane izravne ili neizravne prednosti, utječućitako na ishod takvih postupaka; ili u slučaju mogućnosti za stručnjaka/tvrtku da dobijepovlaštene podatke koji će dovesti do nepravednog tržišnog natjecanja u sljedećim ilipovezanim postupcima. Svaka tvrtka ili stručnjak koji sudjeluje u pripremi projekta (npr.izrada Opisa posla) mora, u pravilu, biti isključen iz sudjelovanja u javnim natječajima natemelju tih pripremnih aktivnosti, osim ako može dokazati Ugovornom tijelu da njegovo

sudjelovanje u prijašnjim fazama projekta ne predstavlja nelojalnu konkurenciju.Kandidati/ponuditelji/prijavitelji koji se nalaze u sukobu interesa moraju biti isključeni izpostupka u pitanju. Razlozi za isključenje moraju se analizirati za svaki slučaj zasebno.

Prema sudskoj praksi Europskog suda pravde, isključenje se mora temeljiti na stvarnomriziku za sukob interesa na temelju specifičnih okolnosti u slučaju o kojem je riječ. Automatsko isključenje uskraćuje kandidatu/ponuditelju/prijavitelju pravo na predstavljanjedokaza koji bi mogli ukloniti svaku sumnju u sukob interesa. Na isti način, ako se potencijalnisukob interesa dogodi za vrijeme provedbe ugovora, trebalo bi poduzeti mjere za

sprečavanje sukoba interesa, uključujući i raskid ugovora ako je to potrebno.

Načela dodjele: Sve dodjele ugovora, financirane dijelom ili u cijelosti iz proračuna EU i EFR,moraju poštivati načela transparentnosti, proporcionalnosti, jednakog postupanja i

nediskriminacije.

http://ec.europa.eu/europeaid/work/visibility/index_en.htm






Nema retroaktivnosti nakon isteka razdoblja izvršenja ugovora: Ugovori stupaju na snagu s

danom potpisa posljednjeg potpisnika. Svi ugovori moraju imati točne datume potpisivanja odstrane ugovornih stranaka.

Korištenje standardnih dokumenata: Obavezno je korištenje standardnih formata ugovora i

dokumenata.

Čuvanje podataka: U skladu sa zakonodavstvom Ugovornog tijela o pristupu dokumentima,

pisani dokumenti cjelokupnog natječajnog postupka/poziva na dostavu prijedloga moraju biti

povjerljivi te ih čuva Ugovorno tijelo u skladu s politikom arhiviranja. U slučajevima kada jepravo Ugovornog tijela kontradiktorno s povjerljivosti koja se zahtijeva, ono će traž iti

prethodno odobrenje Europske komisije prije otkrivanja bilo kakvog podatka. Neuspješniprijedlozi moraju se čuvati tri godine nakon isteka roka za podnošenje prijedloga, dok seneuspješne ponude moraju čuvati pet godina od isteka roka za podnošenje ponuda.Ugovorna i financijska dokumentacija mora se čuvati najmanje sedam godina od isplate

konačnog iznosa do roka zastare za slučaj bilo kakvog spora vezanog uz zakonodavstvokoje je reguliralo ugovor12. Za vrijeme i nakon tog razdoblja, Ugovorno tijelo će tretiratiosobne podatke sukladno sa svojom politikom o zaštiti osobnih podataka. Dokumenti koji se

moraju čuvati moraju uključivati sve pripremne dokumente kao i odgovarajuće sporazume ofinanciranju, originale svih predanih prijava/ponuda/prijedloga i bilo kakve korespondencije s

tim povezane. Financijska jamstva (originale) treba čuvati na sigurnom mjestu gdje suzaštićena od rizika gubljenja ili krađe istih, sve do isteka njihove valjanosti.

Raspoloživost sredstava: Prije početka bilo kojeg postupka, sredstva moraju biti raspoloživa.

Pozivi mogu biti iznimno pokrenuti sa suspenzivnom klauzulom, nakon prethodnog

odobrenja nadležnih službi. Poziv se zatim pokreće prije odluke o financiranju ili prije

potpisivanja sporazuma o financiranju između Europske komisije i države korisnice. Poziv seponištava ako se ne donese odluka Komisije ili ako se ne potpiše sporazum o financiranju.Potpisivanje ugovora nije moguće dok sredstva nisu raspoloživa (vidi 2.4.12.). Svako

odstupanje od postupaka navedenih u ovom Vodiču zahtijeva prethodno odobrenjenadležnih tijela u skladu s internim pravilima i svako odstupanje mora se najaviti, gdje je to

potrebno i relevantno, u obavijesti o nabavi i u natječajnoj dokumentaciji (za nabavu) ismjernicama (za dodjelu bespovratnih sredstava).

Zaštita okoliša: Ne dovodeći u pitanje načela koja uređuju dodjelu ugovora i bespovratnih

sredstava, potrebno je uzeti u obzir pitanja zaštite okoliša kad god je to moguće. To, naprimjer, može značiti ekološkije uvjete posla/smjernice/specifikacije, što veće korištenje

elektroničkih sredstava, smanjenje korištenja papira (obostrani ispis), itd. Na primjer, prilikom

izrade tehničkih specifikacija u natječajnoj dokumentaciji, ako jedna vrsta proizvoda se

smatra više ekološki prihvatljiva od druge, ta bi trebala biti odabrana, osim ako zahtjevanje

takvog proizvoda dovodi do smanjenja konkurencije.

Pristup za osobe s invalidnošću: Sve usluge, potrošni materijal, rad i potpore koje se odnose

na dobra, usluge i infrastrukturu koja je namijenjena za korištenje osobama, mora u svojim

tehničkim specifikacijama uključivati pristupnost osobama s invaliditetom slijedeći pristup „zasve“ (mogu se referirati na nacionalne / Europske ili međunarodne standarde o

pristupačnosti).



Zajednička nabava s državom članicom EU (samo PRORAČUN) : Kad je potreban javni

ugovor ili okvirni ugovor za provedbu zajedničke aktivnosti između jedne institucije i

Ugovornog tijela iz države članice, postupak nabave može se izvršiti zajednički od straneinstitucije i tog Ugovornog tijela. U tom slučaju, primjenjuju se odredbe koje se odnose naEuropsku komisiju15. Ipak, u nekim specifičnim slučajevima, moguće je odlučiti da će se

primjenjivati pravila Ugovornog tijela države članice ukoliko se smatraju istovjetnimapravilima institucije.

Ex post objave korisnika: Uz pravila o objavama primjenjivima na sve vrste postupaka,

Komisija čini dostupnima podatke o korisnicima sredstava Europske unije (i korisnikubespovratnih sredstava i izvođačima ugovora) na godišnjoj razini, bez obzira na način

upravljanja koji slijede. Ti su podaci dostupni na:

http://ec.europa.eu/europeaid/work/funding/beneficiaries_en.htm.

2.4. Postupci nabave

Osnovno načelo pri dodjeljivanju ugovora jest natjecateljski postupak. Svrha mu je

dvostruka: osigurati transparentnost aktivnosti; i postići željenu kvalitetu usluga, roba ili

radova po najboljoj mogućoj cijeni. Postoji nekoliko različitih vrsta postupaka nabave, odkojih svaka nudi različitu razinu konkurentnosti.

2.4.1. Koji postupak primijeniti?

Pravila za primjenu standardnog postupka javne nabave, objašnjenog kasnije u ovoj točkisažeta su u tablici koja se nalazi ispod. Dijele se na natječaje za usluge (npr. tehničkapomoć, obrazovanje, pružanje know-how-a i osposobljavanje), robu (npr. opremu i

materijale) i izvođenje radova (npr. infrastrukturni radovi i inženjerski radovi). Kada Europska

unija jednom odobri aktivnost uz prihvaćanje odluke o financiranju i, gdje je to prikladno, uzodgovarajući sporazum o financiranju, Ugovorno tijelo može nastaviti s postupkom nabave i

dodjele ugovora slijedeći ove standardne postupke. Pragovi navedeni u tablici temelje se na

najvećem proračunu za ugovor o kojem je riječ (uključujući i bilo kakvo sufinanciranje).Ukoliko se ugovori dijele na lotove, pri računanju ukupnog praga, uzima se u obzir vrijednostsvakog lota. Bez obzira na to koji se postupak koristi, Ugovorno tijelo mora se uvjeriti da se

poštuju sva osnovna načela (uključujući kriterije prihvatljivosti, kriterije za isključenje i za

odabir).

Projekti se ne smiju umjetno dijeliti kako bi se zaobišli pragovi za nabavu .

15 Vidi članak 91. Financijske uredbe

USLUGE • ≥ € 300.000,00Međunarodniograničeninatječajni postupak

< € 300.000,00 ali > € 20.000,00 -

Okvirni ugovori – ili Natjecateljski

pregovarački postupak

http://ec.europa.eu/europeaid/work/funding/beneficiaries_en.htm





Ostali se postupci mogu primjenjivati bez obzira na pragove, na primjer, pregovaračkipostupci na temelju jedne ponude, dok god su važni uvjeti zadovoljeni (vidi točke2.4.6., 2.4.7. i 2.4.8.).

2.4.2. Otvoreni postupak

Pozivi na natječaj otvoreni su kada svi zainteresirani ekonomski subjekti mogu predatiponudu. Javni natječaj dobiva najveći publicitet objavljivanjem obavijesti u Službenom listu

Europske unije (serija S), u službenim listovima svih AKP (EFR) država, na mrežnoj stranici

EuropeAid i u drugim odgovarajućim medijima. U okviru otvorenog postupka, svaka fizička ilipravna osoba koja se želi prijaviti na natječaj, na vlastiti zahtjev dobiva natječajnudokumentaciju (koju će možda morati platiti), sukladno postupcima određenima u obavijesti o

nabavi. Nakon pregledavanja primljenih ponuda, ugovor se dodjeljuje na temelju postupka

odabira (npr. utvrđivanje prihvatljivosti i financijskih, ekonomskih, tehničkih i stručnihkapaciteta ponuditelja) i postupka nabave (npr. uspoređivanje ponuda), sukladno točki2.4.11. Pregovori nisu dopušteni.

2.4.3. Ograničeni postupak

Poziv na javni natječaj ograničen je kada svi ekonomski subjekti mogu traž iti sudjelovanje u

natječaju, ali samo kandidati koji zadovoljavaju kriterije odabira mogu predati ponudu.

Kriteriji za odabir i zadaci koji će se poduzeti su opisani u objavljenoj obavijesti o ugovoru.

„Dugi popis“ svih kandidata koji su se javili na najavu se smanjuje na uži izbor najboljekvalificiranih, prema osnovi njihovih odgovora. U fazi užeg izbora, prije nego što je listaodobrena od strane evaluacijskog odbora, Ugovorno tijelo provjerava da li su kandidati ili

njihovi partneri u isključujućoj situaciji u EWS-u.

NABAVA

ROBE

• ≥ € 300.000,00Međunarodniotvoreni natječajnipostupak

< € 300.000,00 ali> € 100.000,00Lokalni otvoreni

natječajni postupak

< € 100.000,00ali > € 20.000,00Natjecateljski

pregovaračkipostupak

≤ € 20.000,00

Jedna ponuda

Kod usluga i

dobara, plaćanjese može izvršiti

temeljem

računa, bezprethodnog

prihvata ponude

ako je trošak ≤2.500,00 €

RADOVI • ≥ € 5.000.000,00-Međunarodniotvoreni natječajnipostupak -

Međunarodniograničeninatječajni postupak

< € 5.000.000,00ali > € 300.000,00Lokalni otvoreni

natječajni postupak

< € 300.000,00ali > € 20.000,00Natjecateljski

pregovaračkipostupak



Ugovoru se daje maksimalan publicitet objavljivanjem obavijesti u Službenom listu Europske

Unije (S serije), službenim novinama svih država AKP (za EDF program), na EuropeAid web

stranici, te u svim drugim odgovarajućim medijima.

Ugovor no tijelo je odgovorno za pripremu izvješća užeg izbora koristeći predložak iz Dodatka

B6 i za podnošenje istog u elektronskom obliku prema Europskoj Komisiji sa svrhom objaveu Službenom časopisu Europske Unije, te ako je potrebno i na stranicama EuropaAi d-a u

vrijeme kada se natječaj objavljuje, i šalje natječajnu dokumentaciju kandidatima iz užegizbora. Kako bi se osiguralo pošteno tržišno natjecanje, ponude mora dostaviti isti pružateljusluga ili konzorcij koji prema zahtjevima natječaja, su u užem izboru i na koje se odnosipoziv na natječaj. Opće pravilo jest da ponudu mora predati isti kandidat iz užeg izbora.

Promjene identiteta ili strukture ponuditelja nisu dopuštene, osim u slučaju ako su propisnoopravdane i prethodno pismeno odobrene od strane Ugovornog tijela nakon konzultacija s

Odborom za ocjenu ponuda. Primjeri situacija u kojima bi se takvo što moglo odobriti, natemelju specifičnosti slučaja i ukoliko nije došlo do promjena uvjeta tržišnog natjecanja upozivu, jesu:

ukoliko je došlo do spajanja između kandidata/člana konzorcija iz užeg izbora s

drugom tvrtkom i ukoliko nova tvrtka zadovoljava kriterije prihvatljivosti i isključenja tenije u sukobu interesa;

zamjena pozicija unutar konzorcija;

partner napušta konzorcij no to ne mijenja uvjete iz užeg izbora koji su bili na snazi u

vrijeme pripreme skraćenog popisa kandidata, tj. ostatak konzorcija svejednoispunjava kriterije odabira.

Uspješni ponuditelj odabran je kroz postupak nabave nakon pregleda ponuda (vidi točku

2.4.11.) Pregovori nisu dopušteni.

2.4.4. Natjecateljski pregovarački postupak

U okviru natjecateljskog pregovaračkog postupka, Ugovorno tijelo poziva kandidate, koje je

samo odabralo, na dostavu ponuda. Na kraju postupka, odabire tehnički sukladnu ponudukoja nudi ekonomski najpovoljniju cijenu pružanja usluga, te cjenovno najnižu ponudu u

slučaju nabave robe ili izvođenja radova. Postupak za ocjenjivanje podnesenih ponuda

(uključujući korištenje Odbora za ocjenu ponuda) i dodjeljivanje ugovora isti je kao i kod

ograničenog postupka. Vidi točke 3.4.2., 4.5. i 5.6. za dodatne detalje.

2.4.5. Okvirni ugovori

Okvirni ugovor jest sporazum između jednog ili više Ugovornih tijela s jednim ili višeekonomskih subjekata, čija je svrha ustanoviti uvjete za uređenje posebnih ugovora koji se

mogu dodijeliti u određenom razdoblju, posebice vezane uz trajanje, predmet, cijenu, pravila

izvedbe i predviđene količine.

Okvirni ugovori sklopljeni s više ekonomskih subjekata nazivaju se višestrukim okvirnim

ugovorima, te imaju oblik odvojenih ugovora sklopljenih pod identičnim uvjetima. Najmanji,



kao i najveći broj ekonomskih subjekata s kojima Ugovorno tijelo namjerava sklopiti ugovore

mora biti naveden u specifikaciji. Broj ekonomskih subjekata ne smije biti manji od tri.

Trajanje takvih ugovora ne smije biti duže od četiri godine, osim u iznimnim slučajevima,opravdanima prije svega predmetom okvirnog ugovora. Ugovorna tijela ne smiju neprikladno

koristiti okvirne ugovore ili ih koristiti na takav način da im je namjera ili učinak spriječiti,ograničiti ili narušiti tržišno natjecanje. Posebni ugovori koji se temelje na okvirnim ugovorimadodjeljuju se sukladno uvjetima okvirnog ugovora uz poštivanje načela transparentnosti,proporcionalnosti, jednakog postupanja, nediskriminacije i zdravog tr žišnog natjecanja.

2.4.6. Dinamični sustav nabave

Dinamični sustav nabave u potpunosti je elektronski proces uobičajene nabave, ograničentrajanjem i otvoren prema svakom ekonomskom subjektu koji zadovoljava kriterije odabira i

koji je predao indikativnu ponudu koja se smatra sukladnom. Ne postoji određeni vrijednosni

prag. Za svaki pojedinačni ugovor, Ugovorno tijelo izdaje objavu i poziva sve izvođače

primljene u sustav u skladu s gornjim odlomkom. Ugovor se dodjeljuje tehnički sukladnojponudi koja je i ekonomski najpovoljnija (tj. jedini kriterij dodjele jest najpovoljnija ponuda).

Vidi točku 4.2.4.2. za dodatne podatke. Pravni okvir ovog postupka definiran je za budućuupotrebu, no IT alati (povjerljivost, sigurnost) koji bi omogućili njegovo funkcioniranje nisu

još dostupni u Komisiji.

2.4.7. Natjecateljski dijalog

U slučaju osobito složenih ugovora, kada Ugovorno tijelo smatra da izravna primjena

otvorenog postupka ili postojećih sporazuma koji uređuju ograničeni postupak nećeomogućiti dodjeljivanje ugovora ponuditelju koji ima ekonomski najpovoljniju ponudu, može

se koristiti natjecateljski dijalog, kao što to određuje članak 29. Direktive 2004/18/EZ. Ugovor

se smatra „osobito složenim“ kada Ugovorno tijelo ne može objektivno definirati tehničkasredstva koja bi zadovoljila potrebe ili ciljeve ili kada ne može odrediti pravne i financijske

specifikacije projekta. Prag ne postoji. Postupak se treba koristiti oprezno, s obzirom na

njegovu izvanrednu prirodu.

Ugovorna tijela objavljuju obavijest o ugovoru, navodeći svoje potrebe i zahtjeve, koji moraju

biti definirani u toj obavijesti i/ili u opisnom dokumentu. Ugovorna tijela započinju dijalog skandidatima koji zadovoljavaju kriterije odabira navedene u obavijesti o javnoj nabavi. Za

vrijeme dijaloga može se razgovarati o svim aspektima natječaja; međutim, dijalog se vodi sa

svakim kandidatom pojedinačno na temelju njihovih predloženih rješenja i ideja. Ugovorno

tijelo mora osigurati jednako postupanje sa svim ponuditeljima kao i povjerljivost ponuda, štoznači da nije dopušteno pogodovati pojedincima u natječajnom postupku.

Minimalni broj kandidata pozvanih na natječaj ne smije biti manji od 3, ukoliko dovoljan broj

kandidata udovoljava kriterijima odabira. Ako je broj kandidata koji udovoljavaju kriterijima

manji od tri, Ugovorno tijelo može nastaviti postupak samo s njima. Ugovorno tijelo ne smije

uključiti druge ekonomske subjekte koji nisu sudjelovali u postupku ili kandidate koji nemaju

tražene kapacitete s obzirom na činjenicu da ne udovoljavaju kriterijima odabira.



Za vrijeme dijaloga, Ugovorna tijela moraju osigurati jednako postupanje sa svim

ponuditeljima i povjerljivost predloženih rješenja ili drugih podataka koje je iznio kandidat kojisudjeluje u dijalogu, osim ako sam kandidat ne pristane na otkrivanje istih. Ugovorna tijela

mogu odrediti da se postupak odvije u kasnijim fazama kako bi se smanjio broj rješenja okojima se mora razgovarati za vrijeme faze dijaloga, primjenjujući kriterije dodjele u obavijesti

o nabavi ili u opisnom dokumentu, ukoliko je navedena odredba za tu mogućnost u obavijestiili opisnom dokumentu. Ugovorno tijelo mora pripremiti izvješće u kojem obrazlaže način nakoji su vođeni dijalozi.

Nakon informiranja sudionika da je dijalog zaključen, Ugovorna tijela moraju zatražiti od njih

da im predaju konačne ponude na temelju jednog ili više rješenja, predloženih i specificiranih

za vrijeme dijaloga. Te ponude moraju uključivati sve tražene i potrebne elemente za izvedbu

projekta. Na zahtjev Ugovornog tijela, te će se ponude dodatno pojasniti, specificirati iusavršiti ukoliko to ne utječe i ne mijenja osnovne aspekte natječaja ili poziva na natječaj, štobi moglo dovesti do iskrivljavanja tr žišnog natjecanja ili što bi moglo imati diskriminacijskiučinak. Na zahtjev Ugovornog tijela, od ponuditelja za kojeg je ustanovljeno da je predao

ekonomski najpovoljniju ponudu može se tražiti pojašnjenje aspekata ponude ili potvrda

obaveza sadr žanih u ponudi, ukoliko to ne mijenja osnovne aspekte natječaja odnosnopoziva na dostavljanje ponuda i ukoliko ne postoji rizik od iskrivljavanja tr žišnog natjecanja ilidiskriminacijskog učinka.

Ugovorno tijelo može odrediti cijene ili plaćanja sudionicima dijaloga. Ugovor će se dodijelititehnički sukladnoj ponudi koja je i ekonomski najpovoljnija (tj. jedini kriterij dodjele jeekonomski najpovoljnija ponuda). Potrebno je koristiti standardne predloške te ih mijenjati prema potrebi.

IZRAVNO CENTRALIZIRANO, DECENTRALIZIRANO: EX ANTE

Za korištenje natjecateljskog dijaloga potrebno je tražiti prethodno odobrenje od straneodgovarajućih službi Europske komisije.


Nije potrebno prethodno odobrenje Europske komisije za korištenje natjecateljskog dijaloga.

2.4.8. Pregovarački postupak/Postupak jedne ponude

Ugovor može biti izravno dodijeljen u sljedećim okolnostima:

- ako vrijednost ugovora koji bi se trebao zaključiti ne prelazi 20.000,00 EUR („Postupak jedne ponude“);

- u iznimnim i opravdanim slučajevima, kada su zadovoljene činjenične ili pravne okolnostidefinirane u člancima 266., 268. i 270. Provedbenih pravila Financijske uredbe (vidi točke3.2.4.1., 4.2.5.1. i 5.2.5.1.). U takvim slučajevima ne postoji prag („Pregovarački postupak“).



Budući da u slučajevima u kojima korištenje pregovaračkog postupka može biti opravdano,

određuje važeće EU zakonodavstvo, nije moguće dobiti prethodno odobrenje za korištenjedodatnih pregovaračkih postupaka koji nisu točno predviđeni ovim Vodičem.

U slučaju pregovaračkog postupka bez prethodno povezanog neuspjelog natječaja,

evaluacijski odbor se mora imenovati kako bi nastavio sa pregovorima. U svakom slučaju,Ugovorno tijelo mora pripremiti izvješće u kojem objašnjava način na koji su identificiranisudionik/ci u pregovorima te cijenu koja je ustanovljena, kao i razloge za dodjelu ugovora

(vidi Dodatak A10a za pregovaračke postupke i Dodatak A 10b za postupak jedne ponude).

Ugovaratelj mora slijediti korake

pregovaranja prikazane u predlošku o izvješću pregovora (Prilog A10a za pregovaračkepostupke i

Prilog A10b za postupak jedne ponude), te osigurati da se primjenjuju osnovni principi koji se

odnose na postupke nabave poput provjere usklađenosti s pravilima podobnosti (pravila

nacionalnosti) a to su kriteriji Odabira i isključenja.

IZRAVNO CENTRALIZIRANO, DECENTRALIZIRANO: EX ANTE

Za korištenje pregovaračkog postupaka potrebno je tražiti prethodno odobrenje od strane

odgovarajućih službi Europske komisije. Za korištenje pregovaračkog izvješća potrebno jetražiti prethodno odobrenje od strane odgovarajućih službi Europske komisije.


Nije potrebno prethodno odobrenje Europske komisije za korištenje pregovaračkogpostupka, kao ni za odobrenje pregovaračkog izvješća.

Ako je primjenjivo, plaćanja za iznose manje od ili jednake EUR 2.500 mogu se sastojati

samo za plaćanje faktura bez prethodnog prihvaćanja ponude.

2.4.9. Pošteno i transparentno natjecanje

Postupci natjecateljskog postupka i objave natječaja za izvođenje radova, nabavu robe ili

pružanje usluga ovise o vrijednosti ugovora. Navedeni su u točki 2.4.1. U slučajukombiniranih ugovora koji obuhvaćaju kombinaciju radova, roba ili usluga, Ugovorno tijelo

određuje koji će postupak javne nabave koristiti (uz slaganje Europske komisije u slučajudecentraliziranog ex-ante postupka). To će ovisiti o komponenti (radovi, roba ili usluge) kojaprevladava, a što je potrebno odrediti na temelju vrijednosti i strateškog značaja svake

komponente u cjelokupnom ugovoru. Nijedan se ugovor ne smije dijeliti da se izbjegne

sukladnost s pravilima navedenima u ovom Vodiču. Ukoliko postoji bilo kakva sumnja u načinodređivanja vrijednosti ugovora, Ugovorno tijelo mora se konzultirati s Europskom komisijom

prije početka postupka nabave. Bez obzira na to koji se postupak koristi, Ugovorno tijelo

mora osigurati da su uvjeti takvi da omogućuju pošteno tržišno natjecanje. Kada postojeočite i značajne razlike među cijenama i uslugama različitih ponuditelja (osobito u

slučajevima u kojima u natječaju sudjeluju i javna poduzeća ili nevladine organizacije uz



privatne tvrtke), Ugovorno tijelo mora provesti provjeru i zatražiti sve potrebne dodatne

podatke. Te dodatne podatke Ugovorno tijelo mora dr žati povjerljivima.

2.4.10. Pravo prednosti (samo za EFR)

EFR-FINANCIRANI PROGRAMI

Potrebno je poduzeti mjere za poticanje što većeg sudjelovanja fizičkih i pravnih osoba iz

AKP država u izvođenju ugovora financiranih od strane Europskog fonda za razvoj, kako bi

se omogućila optimizacija fizičkih i ljudskih resursa tih zemalja. S tim ciljem:

1 - (a) za ugovore u vrijednosti manjoj od 5.000.000,00 EUR, ponuditeljima iz AKP država,

pod uvjetom da barem jedna četvrtina osnovnog kapitala i upravljačkog tijela dolazi iz jedne

ili više AKP država, dodijelit će se 10 postotna cjenovna povlastica ako su ostale ponude isteekonomske, tehničke i administrativne kvalitete;

(b) za ugovore o nabavi robe, bez obzira na vrijednost robe, ponuditelji iz AKP država ko ji

nude najmanje 50 % vrijednosti ugovora u robi AKP podrijetla, dobit će 15 postotnu cjenovnu

povlasticu ukoliko su ostale ponude iste ekonomske, tehničke i administrativne kvalitete;

(c) u slučaju ugovora o pružanju usluga, ukoliko su ponude jednake ekonomske i tehničke

kvalitete, prednost se daje:

stručnjacima, institucijama ili konzultantskim tvrtkama ili tvrtkama iz AKP država koji imaju

tražene kompetencije;

ponudama predanima od strane AKP tvrtki, bilo pojedinačno ili u konzorciju s europskim

partnerima; i

ponudama koje predaju europski ponuditelji s podizvođačima ili stručnjacima iz AKP država;

(d) kad su predviđeni podizvođači, uspješni ponuditelji daju prednost fizičkim osobama,

poduzećima i tvrtkama iz AKP država koji su sposobni izvesti ugovor pod sličnim uvjetima; i

(e) AKP država može, u pozivu na dostavu ponuda, ponuditi ponuditeljima pomoć od strane

drugih poduzeća ili tvrtki ili nacionalnih stručnjaka ili konzultanata iz AKP država, odabranih

zajedničkim dogovorom. Ta suradnja može se odvijati ili u obliku joint venturea ili u obliku

podizvođača ili u obliku izobrazbe na radnom mjestu.

2 - Kada su dvije ponude istovjetne na temelju gore navedenih kriterija, prednost se daje:



(a) ponuditelju iz AKP države; ili

(b) ako nema takve ponude, ponuditelju koji:

omogućava najbolje moguće korištenje fizičkih i ljudskih resursa iz AKP država;

nudi sjajne mogućnosti podizvođenja radova za poduzeća, tvrtke ili fizičke osobe iz AKP

država; ili

je konzorcij fizičkih osoba, poduzeća i tvrtki iz AKP država i Europske Unije.

NB: Južnoafrička tijela ne mogu koristiti sustav prednosti.

2.4.11. Kriteriji odabira i dodjele

Bez obzira na vrstu korištenog postupka, uvijek se koriste sljedeći kriteriji:

2.4.11.1. Kriteriji odabira

2.4.11.1.1. Opća načela

Ugovorna tijela sastavit će jasne i ne-diskriminirajuće kriterije odabira za svaki postupaknabave bez obzira na vrijednost ugovora i vrstu postupka. Svrha je procijeniti ima li

kandidat/ponuditelj dovoljne financijske, ekonomske, tehničke i profesionalne kapacitete daizvede ugovorne zadaće. Odabrani kriteriji odabira ne smiju ići dalje od samog opsegaugovora, te trebaju uzimati u obzir legitimne interese kandidata/ponuditelja, posebice zaštitutehničkih i poslovnih tajni tvrtke.

Od interesa je imati što novije podatke kako bi se provjerila sposobnost stranke, a pravna

osnova je vrlo jasna po pitanju tih rokova. Za ekonomske i financijske kapacitete, to razdoblje

ne može biti duže od tri protekle financijske godine. Za profesionalne i tehničke kapacitete,vremensko razdoblje ovisi o vrsti ugovora. Za ugovore o pružanju usluga i nabavu roba

uzima se u obzir sve što je provedeno ili zaključeno tijekom protekle tri godine, dok se zaizvođenje radova uzima u obzir sve što je izvedeno u proteklih pet godina.



Važnije je zahtijevati da se poboljša kvaliteta organizacija/konzorcija koje ulaze u uži izbornego da se samo traži uži izbor organizacija/konzorcija po načelu najvećih referenci. Na

primjer, da bi se izbjegli prezentirani projekti koji su iznad vrijednosti nabavnog ugovora.

Umjesto toga, prednost bi se trebala davati iskustvu, na primjer u tehničkom području i/ilislično.

Za međunarodne ograničene natječaje Ugovorno tijelo će napraviti uži izbor od najviše 8kandidata (6 ako se radi o natječaju za radove). Pored financijskih, profesionalnih i tehničkihselekcijskih kriterija Ugovorno tijelo će također izdati dodatne kriterije, koji se koriste samo usvrhu reduciranja liste na 8 kandidata (6 za radove). Svrha je dodatnih kriterija smanjiti listu

na 8 kandidata (6 za radove). Ovi kriteriji moraju stoga biti tako izrađeni da ne reduciraju listuna manje od 8 kandidata (6 za radove) koji ispunjavaju te uvijete. Na primjer, kriterij kao

„iskustvo u zemlji“ može reducirati uži izbor na samo 5 kandidata. Takvu vrstu kriterija trebaizbjegavati. Ako je potrebno za projekt, pod uvjetom da se poštuje načelo ravnopravnosti,odvojeni kriteriji za fizičke i pravne osobe se mogu objaviti i primijeniti.

Primjeri tih kriterija mogu se naći u relevantnim prilozima (obavijest o nabavi ili upute zaponuditelje). Neki primjeri kriterija koji bi mogli predstavljati problem te se općenito ne bitrebali koristiti jesu:

-Zahtjev za godišnjim prometom, brojem zaposlenih, brojem prethodnih projekata, itd., kojiznačajno prelaze vrijednost ugovora;

-Korištenje izraza poput „dovoljno“, „veliki“, „relevantni“ kada nije potpuno jasno što te riječiznače u kontekstu te zadovoljava li predloženo iskustvo kriterije;

-Traženje podataka koji sežu više od 3 godine unatrag (to je regulirano Provedbenim

pravilima Financijske uredbe). Jedina iznimka je tehničko iskustvo u ugovorima o izvođenju radova koje može sezati 5 godina unatrag;

-Zahtijevanje da određeni postotak osoblja radi na specifičnim područjima jer to može bitidiskriminatorno za velike kompanije;

-Ograničavanje traženog tehničkog iskustva samo na projekte Europske unije jer bi se to

općenito moglo smatrati diskriminacijom;

-Zahtijevanje prethodnog iskustva u zemlji korisnici, osim ako to nije posebno opravdano, jer

se to može smatrati diskriminatornim;

-Zahtijevanje tehničkog iskustva na pretjerano propisan način koji praktično ograničava

broj kvalificiranih kandidata na jednu ili nekoliko tvrtki.

Prije odluke o prikladnim kriterijima, Ugovorno tijelo mora uzeti u obzir da se kriteriji moraju

moći dokazati te bi trebalo, na primjer, razmisliti o vrsti dokumenata koje ponuditelj može

predati kao dokaz.

Odabrani kriteriji odabira moraju biti navedeni u obavijesti o nabavi te se moraju primijeniti od

strane Ugovornog tijela bez izmjene, osim ako je objavljen ispravak.



U postupcima nabave za ugovore o pružanju usluga i nabavu robe, kriteriji odabira

primjenjuju se na cijeli konzorcij. Ovo se pravilo može primijeniti i na ugovore o izvođenju

radova osim ako nije drukčije određeno.

Kandidata/ponuditelja će se u predlošku za prijavu/dostavljanje ponude tražiti da preda

podatke o ekonomskim, financijskim, profesionalnim i tehničkim kapacitetima premakriterijima odabira navedenima u natječajnoj dokumentaciji. Prethodno iskustvo koje bi

dovelo do kršenja ugovora i otkaz od strane Ugovornog tijela ne smije se koristiti kao

referenca. To također vrijedi za prethodno iskustvo stručnjaka koji su radili kroz honorarneugovore.

Kod postupaka za pružanje usluga, dokumente koji potvrđuju podatke vezane uz kriterije

odabira predat će svi ponuditelji zajedno sa svojim ponudama. Kod postupaka za nabavuroba, samo će uspješni ponuditelji morati podnijeti dokazne dokumente koji potvrđuju

podatke predane u sklopu ponude, prije dodijele ugovora. Kod postupaka za izvođenje

radova, navedeni dokazi moraju se podnijeti u skladu s natječajnom dokumentacijom. Ako

posumnja u autentičnost pruženih dokumenata, Ugovorno tijelo treba obaviti dodatneprovjere i zatražiti dodatnu dokumentaciju.

Za ugovore čija je vrijednost niža od međunarodnog praga (usluge < 300.000,00 EUR,

nabava robe < 300.000,00 EUR i radovi < 5.000.000,00 EUR), Ugovorno tijelo može, ovisno

o svojoj procjeni rizika, samo odlučiti da neće zahtijevati te dokaze, no u tom slučaju neće bitipretfinanciranja, osim u slučaju financijske garancije u jednakom iznosu. (No, u slučaju da jeizvođač dr žavno tijelo, zahtjev za pretfinancijsku garanciju može biti izostavljen nakon

analize rizika odgovornog dužnosnika za ovjeravanje. U tom slučaju, potrebno je prethodnoodobrenje.)

Kandidat/ponuditelj može se, ukoliko je to prikladno i za određeni ugovor, oslanjati na

kapacitete drugih tijela, bez obzira na pravnu prirodu svoje veze s njima. Primjeri slučajevakada to Ugovorno tijelo možda neće smatrati prikladnim jesu kada se kandidat/ponuditelj

uglavnom oslanja na kapacitete drugih tijela ili kada se oslanja na ključne kriterije. Ako sekandidat/ponuditelj oslanja na druga tijela mora dokazati Ugovornom tijelu da će imati naraspolaganju potrebne resurse za izvedbu ugovora, na primjer podastirući dokaz o obvezi odstrane tih tijela da će mu staviti te resurse na raspolaganje. Ta tijela, na primjer, matičnatvrtka kandidata/ponuditelja, moraju poštovati ista pravila prihvatljivosti i državljanstva kao i

kandidat/ponuditelj. Nadalje, podaci tog trećeg tijela, potrebni za kriterije odabira, moraju bitiuključeni u prijavu/ponudu u zasebnom dokumentu. Dokaz o sposobnosti također se mora

podnijeti kad to Ugovorno tijelo zatraži.

2.4.11.1.2. Provjera financijskih i ekonomskih kapaciteta kandidata ili

ponuditelja

Dokaz ekonomskih i financijskih kapaciteta može, na primjer, biti predan kao jedan ili višesljedećih dokumenata:

odgovarajuće izjave banaka ili dokaz osiguranja od profesionalne odgovornosti;



bilanca ili izvadci iz bilance za najmanje protekle dvije godine, za koje su računizatvoreni, kada objavu bilance zahtijeva zakon države u kojoj je osnovan ekonomski

subjekt;

izjava ukupnog prometa i prometa vezanog za izvođenje radova, nabavu roba ili

pružanje usluga koje pokriva ugovor, tijekom razdoblja koje ne smije prelaziti više od

protekle tri f inancijske godine.

2.4.11.1.3. Provjera tehničkih i profesionalnih kapaciteta kandidata iliponuditelja

Dokaz tehničke i profesionalne osposobljenosti kandidata/ponuditelja može, na primjer, biti

sadr žan u jednom ili više sljedećih dokumenata:

obrazovne i profesionalne kvalifikacije pružatelja usluga ili izvođača;

popis:

glavnih usluga koje se pružaju i roba isporučenih u posljednje tri godine, uz iznose, datume iprimatelje, javne ili privatne. U slučaju okvirnih ugovora (bez ugovorne vrijednosti), samospecifični ugovori, u skladu sa zadacima provedenima unutar takvih okvirnih ugovora, bit ćeuzeti u obzir. Dokaz uspješne provedbe mora biti u obliku potvrde izdane ili potpisane odstrane Ugovornog tijela ili tijela koje je naručilo ili kupilo uslugu ili robu;

radova izvedenih u posljednjih pet godina, uz iznose, datume i mjesta. Popis najvažnijih

radova mora biti popraćen potvrdama o zadovoljavajućoj izvedbi koju je izdalo Ugovornotijelo ili tijelo koje je naručilo ili kupilo radove, uz naznaku jesu li radovi izvedeni profesionalnoi jesu li završeni u cijelosti;

opis tehničke opreme, alata i postrojenja koje će tvrtka koristiti za izvođenje ugovora o

pružanju usluga ili radova;

opis tehničke opreme i mjera koje će se koristiti kako bi se osigurala kvaliteta robe i usluga,kao i opis prostora tvrtke za izvođenje analiza i istraživanja;

popis uključenih tehničara ili tehničkih tijela, pripadali oni izravno tvrtki ili ne, osobito on ih

zaduženih za kontrolu kvalitete;

vezano uz robu: uzorci, opisi i/ili vjerodostojne fotografije i/ili potvrde sastavljene od strane

odobrenih službenih institucija ili agencija za kontrolu kvalitete koje potvrđuju sukladnost

proizvoda sa specifikacijama ili važećim standardima;

izjava o prosječnoj godišnjoj radnoj snazi i broju rukovoditelja pružatelja usluga ili izvođača u

protekle tri godine;

preslika ili izvadak plaće ili ugovora o radu;

naznaka dijela ugovora koji ponuditelj namjerava dati podizvođačima. Ugovorno tijelo može

tražiti od kandidata ili ponuditelja podatke o financijskom, ekonomskom, tehničkom i



profesionalnom kapacitetu predviđenog podizvođača, posebice kada podizvođenje radova

predstavlja značajan dio ugovora.

Kod ugovora o pružanju usluga moguće je da kandidat/ponuditelj navede dio projekta uslučaju da ugovor još nije zaključen, no tada se kao referenca može uzeti u obzir samo dio

koji je uspješno izveden, te kandidat/ponuditelj mora moći podastrijeti dokaze za uspješnoizvođenje tog dijela (npr. izjava od tijela koje je naručilo uslugu, kopija ugovora, odobrenje

izvješća o napretku, isporučeni projekti, dokaz o uplati privremene / konačne fakture, itd.). na

primjer, ugovor koji je potpisan prije dvije godine a tiče se projekta koji će se provoditi u četirigodine može se prezentirati od strane kandidata/natjecatelja kako bi ispunio neke kriterije. Uovom primjeru, Ugovorno tijelo će uzeti u obzir polovicu cijene i polovicu trajanja ovog

ugovora.

Ako je kandidat/ponuditelj proveo projekt u konzorciju, iz dokumenata mora biti jasno koliki je

postotak kandidat/ponuditelj uspješno izveo. Kada se pružaju ili nabavljaju složene ili, u

izvanrednim slučajevima, usluge ili proizvodi za posebnu namjenu, dokazi o tehničkoj iprofesionalnoj osposobljenosti mogu se pružiti putem provjere koje će izvršiti Ugovorno tijelo

ili, u njegovo ime, kompetentno službeno tijelo države u kojoj je osnovan pružatelj usluga ili

dobavl jač, uz pristanak tog tijela. Takve provjere odnosit će se na tehničke i proizvodnekapacitete dobavljača i, ako je to potrebno, na prostore za analizu i istraživanje te na mjere

kontrole kvalitete.

Kada Ugovorno tijelo zahtijeva potvrde sastavljene od strane neovisnih tijela, koje dokazuju

sukladnost kandidata/ponuditelja s određenim standardima kvalitete, one će se odnositi nasustave garancije kvalitete temeljene na relevantnim europskim standardima vezanima uz

certificiranje. Ugovorna tijela će prihvatiti i druge dokaze o ekvivalentnim mjerama osiguranja

kvalitete od gospodarskih subjekata.

Kada Ugovorno tijelo traži potvrde neovisnih tijela koje dokazuju sukladnost

kandidata/ponuditelja s određenim standardima ekološkog upravljanja, odnosit će se naEMAS sustav (Program ekološkog upravljanja i revizije) prema Uredbi (EZ) br. 761/2001Europskog Parlamenta i Vijeća ili na standarde ekološkog upravljanja temeljene narelevantnim europskim ili međunarodnim standardima, certificiranima od strane tijela koja

slijede europske ili međunarodne standarde u certificiranju. Priznat će istovjetne certifikatetijela drugih država članica. Također će prihvatiti druge dokaze istovjetnih mjera ekološkogupravljanja od strane kandidata/ponuditelja. Ugovorno tijelo može provjeravati autentičnostcertifikata i potvrda.

Ako podneseni dokumenti nisu napisani na jednom od službenih jezika Europske unije,

potrebno je priložiti prijevod na jezik postupka. Ako su dokumenti na službenom jeziku

Europske unije ali ne na jeziku postupka, toplo se preporučuje prilož iti i prijevod na jezik

postupka kako bi se olakšalo ocjenjivanje dokumenata.

Ako kandidat/ponuditelj ne može predati tražene dokaze zbog nekog iznimnog razloga koji

Ugovorno tijelo smatra opravdanim, može dokazati svoje kapacitete nekim drugim načinomkoji Ugovorno tijelo smatra prikladnim (vidi i točku 2.8.3.)

Ako ponuditelj preda vlastitu izjavu kao dokaz, Ugovorno tijelo zadržava pravo traženja

dodatnih dokaza.



2.4.11.2. Kriteriji dodjele

Ugovori se dodjeljuju na temelju kriterija dodjele ustanovljenih za poziv na natječaj na jedan

od sljedeća dva načina:

-automatskim postupkom, kada se ugovor dodjeljuje ponudi koja, ako je uredna i zadovoljava

tražene uvjete, navodi najnižu cijenu;

-postupkom ekonomski najpovoljnije ponude (ponuda koja nudi najbolju vrijednost za novac).

Kriteriji moraju biti precizni, ne-diskriminirajući i ne smiju štetiti poštenom tržišnom natjecanju.

2.4.12. Postupci sa „suspenzivnom klauzulom“

U odgovarajuće opravdanim slučajevima i nakon dobivanja prethodnog odobrenja, natječajnipostupci mogu biti objavljeni uz suspenzivnu klauzulu:

(i) prije usvajanja odluke o financiranju ili

(ii) (ii) prije potpisivanja sporazuma o financiranju između Europske komisije i države

korisnice.

PRORAČUN

Korištenje suspenzivne klauzule je iznimno zbog činjenice da logika sustava financijskih

pravila EU zahtijeva prihvaćanje odluke od strane Komisije (ili, gdje je to relevantno,sklapanje sporazuma o financiranju) prije poziva na dostavu ponuda ili prijedloga. Iznimne

okolnosti mogu biti kada devijacija od normalnog procesa odlučivanja može biti opravdana.

Pravilo je da su okolnosti koje opravdavaju korištenje suspenzivne klauzule van kontroleKomisije. Treba znati da: -korištenje suspenzivne klauzule nakon prihvaćanja odluke ofinanciranju, ali prije potpisivanja sporazuma o financiranju, može se u većini slučajevasmatrati van kontrole Komisije, jer će stupanje na snagu takvog sporazuma ovisiti o voljitreće stranke (npr. države korisnice); -korištenje suspenzivne klauzule prije prihvaćanjaodluke o financiranju zahtijeva adekvatnu razinu razloga/pojašnjenja objektivnih okolnostikoje su dovele do korištenja te klauzule i nemogućnosti čekanja prihvaćanja takve odluke. Ti

razlozi trebali bi se odražavati u zahtjevu za prethodnim odobrenjem i u relevantnoj odluci ofinanciranju. Postoje slučajevi kada je suspenzivna klauzula opravdana radi učinkovitogkorištenja postupka. To je slučaj kod mogućnosti pokretanja poziva na dostavljanje prijedloga

za dvije proračunske godine.

EFR

Podsjeća se da je korištenje ove klauzule prije prihvaćanja odluke o financiranju izričitoodobreno u sklopu EFR (vidi članak 19b Dodatka IV Sporazuma iz Cotonoua) u svimodgovarajuće opravdanim slučajevima, kako bi se osiguralo rano pokretanje projekta.



Dodjela i potpisivanje ugovora nakon poziva pokrenutog uz suspenzivnu klauzulu uvjetovano

je prihvaćanjem odluke o financiranju i/ili, gdje je to prikladno, sklapanjem sporazuma ofinanciranju.

Zbog njezinih implikacija, postojanje suspenzivne klauzule mora biti izričito spomenuto u

obavijesti o nabavi ili u smjernicama za prijavitelje za bespovratna sredstva.

Postupak će svejedno biti poništen ako postupak odlučivanja Europske unije nije zaključen iliako sporazum o financiranju nije potpisan.

2.4.13. Poništavanje postupaka nabave

Ugovorno tijelo može, prije potpisivanja ugovora, odustati od nabave i poništiti postupak javne nabave, a da kandidati ili ponuditelji nemaju pravo tražiti odštetu. Ako je postupakpodijeljen u lotove, može se otkazati i samo pojedinačni lot.

Poništenje je moguće, na primjer, ako:

- ako je natječajni postupak neuspješan, tj. nije primljena niti jedna kvalitativno ili financijskiprimjerena ponuda ili nije primljena niti jedna ponuda;

- ako su se ekonomski i tehnički podaci projekta bitno promijenili;

- ako iznimne okolnosti ili viša sila onemogućavaju normalnu provedbu ugovora;

- ako sve tehnički sukladne ponude premašuju dostupna financijska sredstva;

- ako je došlo do nepravilnosti u postupku, posebice ako one onemogućavaju pošteno tržišnonatjecanje;

- ako dodjela ugovora nije u skladu s dobrim financijskim upravljanjem tj. ne poštuje načelaekonomičnosti, učinkovitosti i djelotvornosti (npr. cijene koje predlaže ponuditelj kojem bi

ugovor trebao biti dodijeljen, objektivno su nerazmjerne s obzirom na cijene na tr žištu).

Ako se poništi postupak nabave, svi ponuditelji moraju biti što ranije pismeno obaviješteni omogućim razlozima poništenja. Obavijest o poništenju mora biti objavljena u slučaju kada senatječaj poništava. Vidi predložak u Dodatku A5.

Nakon poništenja natječajnog postupka, Ugovorno tijelo može odlučiti:

- započeti novi natječajni postupak;

- ponovno pokrenuti tendersku proceduru koristeći istu referencu, kao i izvorni poziv. U tom

slučaju,

nije obvezno objaviti novu zasebnu prethodnu obavijest;



- započeti pregovore s jednim ili više ponuditelja koji su sudjelovali u natječajnom postupku ikoji zadovoljavaju kriterije odabira16, pod uvjetom da se prvobitni uvjeti natječaja nisu bitnopromijenili (ova mogućnost nije dostupna ukoliko je razlog poništenja bila nepravilnost unatječajnom postupku koja je mogla spriječiti pošteno tržišno natjecanje);

- ne dodijeliti ugovor.

Što god bio slučaj, konačnu odluku donosi Ugovorno tijelo (uz prethodnu suglasnost

Europske komisije u slučaju ugovora koje Ugovorno tijelo dodjeljuje u okviru ex-ante

sustava). Ugovorno tijelo neće, ni u kom slučaju, biti odgovorno za bilo kakvu štetu,uključujući, bez ograničenja, štete za gubitak dobiti, na bilo koji način povezane sponištenjem natječaja, čak i ako je Ugovorno tijelo upozoreno na mogućnost štete. Objavaobavijesti o nabavi ne obvezuje Ugovorno tijelo na provedbu najavljenog programa ili

projekta.

IZRAVNO CENTRALIZIRANO UPRAVLJANJE

Odgovornost poništavanja natječajnog postupka pripada relevantnim službama Europskekomisije.

DECENTRALIZIRANO: EX-ANTE Odgovornost poništavanja natječajnog postupka pripadaUgovornom tijelu, uz prethodno odobrenje Europske komisije.

DECENTRALIZIRANO: EX-POST Odgovornost poništavanja natječajnog postupka pripadaUgovornom tijelu. Ne zahtijeva se prethodno odobrenje Europske komisije.

2.4.14. Etičke klauzule

Svaki pokušaj kandidata, prijavitelja ili ponuditelja da dobije povjerljive podatke, potpišenezakonite sporazume s konkurentima ili utječe na odbor ili Ugovorno tijelo tijekom procesa

pregledavanja, pojašnjavanja, ocjenjivanja i uspoređivanja ponuda i pri java, imat će zaposljedicu odbijanje njegove kandidature, prijave ili ponude.

Kada se predlaže kandidatura ili ponuda, kandidat ili ponuditelj mora izjaviti da nije u sukobu

interesa (vidi definiciju i primjenjiva načela u točki 2.3.6. gore) i da nije povezan u tom smislu

s drugim ponuditeljima ili strankama uključenima u projekt. Ako dođe do nastanka takvesituacije tijekom izvedbe ugovora, izvođač mora o tome odmah obavijestiti Ugovorno tijelo.

Isključenje kandidata, ponuditelja ili prijavitelja iz gore navedenih razloga bit će učinjenosukladno pravilima i postupcima spomenutima u gore navedenoj točki 2.3.3.

Dr žavne službenike ili druge zaposlenike u dr žavnoj upravi države korisnice, bez obzira na

njihov administrativni položaj, ponuditelji ne smiju angažirati kao stručnjake, osim ako za tonije dobiveno prethodno odobrenje Europske komisije.

16 Vrlo je važno paţljivo odabrati kriterije odabira koji moraju biti nediskriminirajući, jasni i ne smiju prelaziti

opseg zadaća ili proračuna (vidi točku 2.4.11.1. za dodatne detalje)



Bez pismenog odobrenja Ugovornog tijela, izvođač i njegovi zaposlenici ili bilo koja druga

tvrtka s kojom je izvođač povezan, ne smiju, čak ni kao pomoćnici ili podizvođači, pružati

druge usluge, izvoditi radove ili nabavljati opremu za projekt.

Ova se zabrana odnosi i na sve druge programe ili projekte koji bi mogli, s obzirom na

prirodu ugovora, dovesti do sukoba interesa izvođača ili korisnika bespovratnih sredstava.

Izvođač se mora cijelo vrijeme ponašati nepristrano i kao odan savjetnik u skladu s pravilimasvoje struke. Mora se suzdr žati od davanja javnih izjava o projektu ili uslugama bez

prethodnog odobrenja Ugovornog tijela. Ne smije obvezati Ugovorno tijelo n i na koji načinbez njegove prethodne pismene suglasnosti.

Tijekom trajanja ugovora, izvođač i njegovi zaposlenici moraju poštovati ljudska prava i ne

smiju vrijeđati političke, kulturne i vjerske običaje države korisnice. Osobito, i u skladu s

važećim zakonskim propisima, izvođači kojima su dodijeljeni ugovori moraju poštovatitemeljne standarde rada koji su definirani u relevantnim konvencijama Međunarodne

organizacije rada (npr. konvencija o slobodi udruživanja i kolektivnog pregovaranja; oukidanju prisilnog i obaveznog rada; o ukidanju dječjeg rada).

Izvođač ne smije prihvatiti nikakvo plaćanje vezano uz ugovor osim onog koje mu jenamijenjeno. Izvođač i njegovi zaposlenici ne smiju obavljati nikakve aktivnosti niti ostvarivati

bilo kakve koristi koje bi bile u suprotnosti s njihovim obvezama prema Ugovornom tijelu.

Izvođač i njegovo osoblje dužni su čuvati poslovnu tajnu tijekom trajanja ugovora i ponjegovu isteku. Sva izvješća i dokumenti sastavljeni ili primljeni od strane izvođača tijekom

izvedbe ugovora su povjerljivi.

Ugovor određuje korištenje svih izvješća i dokumenata od strane ugovornih stranaka, koji susastavljeni, primljeni ili prezentirani tijekom izvedbe ugovora.

Izvođač se mora suzdr žati od bilo kakvog odnosa koji bi mogao ugroziti njegovu neovisnost

ili neovisnost njegovih zaposlenika. Ukoliko izvođač prestane biti neovisan, Ugovorno tijelo

može, bez obzira na povredu, raskinuti ugovor bez daljnje obavijesti i bez da izvođač ima bilo

kakvo pravo tražiti odštetu.

Komisija zadržava pravo prekida ili poništenja financiranja projekta ako otkrije korupciju ubilo kojoj fazi postupka, te ako Ugovorno tijelo ne poduzme sve odgovarajuće mjere zaispravak te situacije. Za svrhe ove odredbe, „koruptivni postupci“ su nuđenje mita, darovi,

nagrade ili provizije bilo kojoj osobi kao poticaj ili nagrada za obavljanje ili suzdržavanje od

bilo koje aktivnosti vezane uz dodjelu ili provedbu ugovora već sklopljenog s Ugovornim

tijelom.

Točnije, sva natječajna dokumentacija i ugovori za izvođenje radova, nabavu robe i pružanje

usluga moraju uključivati klauzulu koja određuje da će ponude biti odbijene ili ugovoriraskinuti ako se pokaže da je dodjela ili izvedba ugovora dovela do neobičnih komercijalnih

troškova.

Neobični komercijalni troškovi su provizije koje nisu spomenute u glavnom ugovoru ili ne

proizlaze iz pravilno sklopljenog ugovora koji se odnosi na glavni ugovor, provizije koje nisu



plaćene u zamjenu za neku stvarnu i legitimnu uslugu, provizije doznačene u poreznu oazu,provizije plaćene primatelju koji nije jasno identificiran ili provizije plaćene tvrtki koja ima svaobiljež ja tvrtke paravana.

Izvođač se obvezuje da će dostaviti Komisiji, na njezin zahtjev, sve dokumente povezane s

uvjetima izvedbe ugovora. Komisija može obavljati bilo kakvu terensku provjeru dokumenatakoju smatra potrebnom kako bi pronašla dokaze u slučaju sumnje u neobične komercijalnetroškove.

S izvođačima za koje se ustvrdi da su platili neobične komercijalne troškove u sklopu

projekata financiranih od strane EU, ovisno o ozbiljnosti uočenih činjenica, može se raskinuti

ugovor ili ih se može zauvijek isključiti iz primanja sredstava iz fondova EU.

Neispunjavanje jedne ili više etičkih klauzula može za posljedicu imati isključenje kandidata,prijavitelja, ponuditelja ili izvođača iz drugih ugovora EU, te kazne. Pojedinac ili tvrtka/tijelo u

pitanju moraju biti pismeno informirani o toj činjenici.

Obveza je Ugovornog tijela osigurati transparentnost postupka dodjele ugovora, na temelju

objektivnih kriterija, te zanemarujući moguće vanjske utjecaje.

Ako postoji sumnja u prijevaru, korupciju ili druge nepravilnosti vezane uz sredstva

Europske unije, potrebno je o tome obavijestiti Europski ured za borbu protiv prijevara

(tj. OLAF).

2.4.15. Pravni lijekovi

2.4.15.1. Pritužbe Ugovornom tijelu

Ne dovodeći u pitanje druge lijekove i, osobito, bez izmjene vremenskih rokova za aktivnostinavedene u odjeljku 2.4.15.3., kada kandidat, ponuditelj ili prijavitelj vjer uje da je došlo dopogreške ili nepravilnosti koja je navodno počinjena tijekom postupka odabira ili nabave ili da je postupak ugrožen nepravilnostima, može uložiti pritužbu Ugovornom tijelu.

Ukoliko je Europska komisija Ugovorno tijelo, pritužba će se poslati osobi koja je donijelaodluku koja se osporava, i koja će se istražiti pritužbu te odgovoriti na nju unutar 15 radnih

dana. Ukoliko kandidat, ponuditelj ili prijavitelj nije zadovoljan dobivenim odgovorom, može

se obratiti nadležnom geografskom ravnatelju u sjedištu.

Isključivi predmet pritužbe neće biti dobivanje druge ocjene ni iz kojeg razloga, već samoizražavanje neslaganja s konačnom odlukom o dodjeli ugovora.

2.4.15.2. Pritužbe Europskom pučkom pravobranitelju



Ne dovodeći u pitanje druge pravne lijekove, i, osobito, bez izmjene vremenskih rokovapredviđenih odjeljkom 2.4.15.3., svaki dr žavljanin Europske Unije ili svaka fizička ili pravnaosoba s prebivalištem ili sjedištem u državi članici ima pravo na pritužbu Europskom pučkompravobranitelju vezano uz sve nepravilnosti počinjene od strane institucija Europske Unije(članak 228 Ugovora o funkcioniranju Europske Unije (TFEU)). Više informacija moguće je

pronaći na mrežnoj stranici: http://www.ombudsman.europa.eu/en/home.faces.

2.4.15.3. Redovne mjere

Kada kandidat, ponuditelj ili prijavitelj vjeruje da je neka pogreška ili nepravilnost, navodnoučinjena tijekom postupka odabira ili nabave, negativno utjecala na ocjenu ponude može

koristiti i redovne mjere ukoliko su potrebni uvjeti ispunjeni.

Kada je Europska komisija Ugovorno tijelo, potrebno je slijediti pravila navedena u TFEU17.

Nijedan podizvođač ne može uspostaviti ugovorni odnos između bilo kojeg podizvođača i

Ugovornog tijela. Ugovorno tijelo nije odgovorno ni za koji propust izvođača pri ispunjavanju

ugovora s podizvođačem. U slučaju nesuglasica vezanih uz provedbu takvog ugovora,podizvođač će se sam obratiti izvođaču i/ili tijelu nadležnom za saslušanje takvih sporova.Isto vrijedi za stručnjake koji rade temeljem ugovora za pružanje usluga.

2.5. Vrijednost ugovora

Ukoliko je to prikladno, kako bi se postigla ekonomija razmjera, što veća koordinacija između

povezanih aktivnosti i kako bi administracija programa bila što jednostavnija, potrebno jepažljivo osmišljavati projekte kako bi bila moguća najveća vrijednost ugovora, a i kako bi seizbjegla nepotrebna fragmentacija programa u niz malih ugovora.

2.6. Opis posla i tehničke specifikacije

Svrha Opisa posla (za ugovore o pružanju usluga) i Tehničkih specifikacija (za ugovore onabavi robe i izvođenju radova) jest dati upute izvođačima u fazi natječaja o prirodi natječajana koji se prijavljuju, te također služe kao nalog izvođaču za vrijeme provedbe projekta. Opis

posla ili Tehničke specifikacije bit će uključeni u natječajnu dokumentaciju te će postatidodatak mogućeg ugovora dodijeljenog kao rezultat natječaja.

Pomna priprema Opisa posla ili Tehničkih specifikacija iznimno je važna za krajnji uspjeh

projekta. Važno je osigurati da je projekt zamišljen na pravi način, da će se posao obaviti u

17 Prema čl. 256 i 263 Ugovora o funkcioniranju Europske Unije (TFEU), Opći sud EU nadleţan je za postupke

Europske komisije koji imaju pravne učinke na treće stranke. Isto tako, prema čl. 256, 268 i 340 TFEU, Opći sudEU nadleţan je u sporovima koji se tiču naknade štete uzrokovane od strane Europske komisije u slučajuizvanugovorne odgovornosti. U skladu s TFEU-om, rok za zahtjev za poništenje odluke komisije pred Općimsudom EU teče od trenutka objave mjere, ili od obavijesti tuţitelju ili, u nedostatku iste, od dana kada je isti tosaznao.

http://www.ombudsman.europa.eu/en/home.faces






roku te da resursi neće biti potraćeni. Stoga će veći trud pri pripremi projekta sačuvati ivrijeme i novac u kasnijim fazama projektnog ciklusa.

Opis posla i Tehničke specifikacije moraju omogućiti jednak pristup kandidatima iponuditeljima te ne smiju stvarati neopravdane prepreke natjecanju. Moraju biti jasni i ne

smiju diskriminirati, te trebaju biti proporcionalni predmetu i/ili proračunu dodijeljenom za tajprojekt. Njima se definiraju značajke pružanja usluga, nabave robe ili izvođenja radova koje

traži Ugovorno tijelo. Te značajke uključuju:

a) razinu kvalitete;

b) ekološki učinak (npr. potrebno je pripaziti da specifikacije, gdje je to moguće, uzmu u obzirposljednje događaje vezane uz to pitanje);

c) zadovoljavanje svih potreba (uključujući pristup osobama s invaliditetom, aspekte zaštiteokoliša u skladu s posljednjim događajima vezanima uz to pitanje);

d) razine i postupke ocjene sukladnosti, uključujući aspekte zaštite okoliša;

e) prikladnost za upotrebu;

f) sigurnost ili dimenzije, uključujući, za robu naziv i upute za upotrebu, te, za sve vrsteugovora terminologiju, simbole, testiranje i metode provjere, pakiranje, označavanje ideklaracije (uključujući označavanje vezano uz okoliš, npr. potrošnja energije), postupke imetode proizvodnje.

Važno je biti jasan i koncizan pri sastavljanju Opisa posla i Tehničkih specifikacija. Kadagovorimo o Tehničkim specifikacijama, one ne smiju naznačivati određene brendove i vrste.

Nadalje, ne smiju biti previše specifične, odnosno ne smiju ograničavati natjecanje.

Opis posla ili Tehničke specifikacije priprema Ugovorno tijelo. Kada je Komisija Ugovorno

tijelo, standardna je procedura konzultirati se i dobiti odobrenje Opisa posla i Tehničkihspecifikacija od strane države korisnice i drugih uključenih stranki, ukoliko je to slučaj, kakobi se osnažilo i vlasništvo i kvaliteta.

S obzirom na tehničku složenost velikog broja ugovora, priprema natječajne dokumentacije –

posebice Tehničkih specifikacija/Opisa posla – može zahtijevati pomoć jednog ili viševanjskih tehničkih stručnjaka. Svaki takav stručnjak mora potpisati Izjavu o objektivnosti ipovjerljivosti (vidi Dodatak A3).

Jednom kada se dovrši natječajna dokumentacija, natječajni postupak pokreće se što je prijemoguće. Opis posla i Tehničke specifikacije sadržane u natječajnoj dokumentaciji – temelju

za plan projekta – moraju odražavati situaciju u vrijeme pokretanja projekta kako bi se

izbjegao dodatan rad na izmjeni projekta za vrijeme utvrđivanja zatečenog stanja.

Opća struktura Opisa posla za ugovore o pružanju radova pripremljena je u skladu s

načelima upravljanja projektnim ciklusom. Namjera je osigurati da se sva pitanja

sistematično pokriju te da se pomno ispitaju ključni faktori vezani uz jasnoću ciljeva iodr živost. Dodatak B8 sadrži kostur Opisa posla koji navodi tražene minimalne detalje za

svaki dio.



Za ugovore za pružanje usluga temeljene na pojedinačnom iznosu honorara, dijelovi Opisaposla uključuju poglavlja o alociranom proračunu. Sastoje se od honorara koji su jedini dioproračuna u kojem postoji natjecanje (osim ako nije predviđena komponenta sa ukupnomcijenom, što je također predmet natječaja). Usluge se pružaju na temelju fiksnih dnevnih

honorara za rad stručnjaka pokriven ugovorom. Nadalje, proračun se sastoji od fiksne

odredbe o neposrednim troškovima koja pokriva sve troškove konzultanta, a koji nisuuključeni u honorar. U dijelu o neposrednim troškovima trebalo bi specificirati vrstu troškakoja se može uključiti u provjeru troškova ugovora. Opis posla također specificira odredbu za

provjeru troškova. Proračune za neposredne troškove i provjeru troškova određuje Ugovorno

tijelo, te isti moraju odgovarati zahtjevima Opisa posla te moraju biti pažljivo procijenjeni.

Osim ako nije posebno navedeno u Opisu posla, ne zahtijeva se prethodno odobrenje za

korištenje dodijeljene zalihe za nepredviđene rashode.

Opis posla i Tehničke specifikacije ne smiju se odavati trećim strankama te moraju bitismatrani povjerljivima sve dok ne postanu dostupni istovremeno ponuditeljima u postupku.

2.7. Proceduralna pravila o mirenju i arbitraži EFR-FINANCIRANI PROGRAMI

Sporovi vezani uz ugovor financiran iz EFR, sukladno odredbama Općih uvjeta i Posebnih

uvjeta ugovora, mogu se rješavati mirenjem ili arbitražom, te se moraju riješiti u skladu s

proceduralnim pravilima tih ugovora navedenima u Dodatku V Odluke 3/90 Vijeća ministara

AKP-EEZ od 29. ožujka 1990., prihvaćajući opće propise, opće uvjete i pravila koja uređuju

postupke mirenja i arbitraže za ugovore o izvođenju radova, nabavi robe i pružanju usluga,

financirane iz EFR. Ta se pravila mogu pronaći u Dodatku A12.

PRORAČUNSKI FINANCIRANI PROGRAMI

Pravila o rješavanju sporova navedena su u Općim uvjetima relevantnih ugovornih modela

(Čl. 40 Općih uvjeta o ugovorima za usluge i robu te čl. 65 za ugovore o radovima).

2.8. Odbor za ocjenu ponuda

2.8.1. Sastav

Ponude otvara i ocjenjuje Odbor za ocjenu kojega pravodobno i službeno imenuje Ugovorno

tijelo. Odbor se sastoji od predsjednika koji nema pravo glasa, tajnika koji nema pravo glasa

te od neparnog broja članova s pravom glasa (najmanje tri člana za sve vrste postupaka,

osim za javne nabave za izvođenje radova vrednije od 5.000.000,00 EUR kada članova s



pravom glasa mora biti najmanje pet). Ocjenjivači moraju dobiti detaljne informacije opredviđenom vremenskom rasporedu i radnim obvezama za njihovo mjesto. Ugovorno tijelo

mora osigurati da imenovani ocjenjivači budu na raspolaganju za vrijeme zakazanogocjenjivanja ponuda. Ugovorno tijelo imenuje zamjenskog ocjenjivača za svaki postupakkako bi se spriječila moguća kašnjenja u slučaju nepredviđenih odsutnosti. Svaki član mo ra

posjedovati razumno vladanje jezikom na kojem su ponude podnijete. Članovi s pravomglasa moraju imati tehnička i administrativna znanja potrebna za davanje upućenih mišljenjao ponudama. Identitet ocjenjivača je povjerljiv podatak.


Odbor za ocjenu ponuda (tj. predsjednik, tajnik i članovi s pravom glasa) mora biti imenovan

osobno od strane nadležnih tijela te uz moguće sudjelovanje odobrenih promatrača. Za

ocjenu poziva na dostavljanje ponuda standardna je praksa da bar jedan od članova s

pravom glasa mora biti predstavnik države korisnice.



osobno od strane Ugovornog tijela. Sastav Odbora za ocjenu mora biti predan na odobrenje

Europskoj komisiji. Sastav Odbora smatra se odobrenim ako 5 radnih dana nakon primitka

imenovanja Europska komisija nije uložila nijedan prigovor. Europska komisija može

imenovati promatrača koji će slijediti sveukupni rad ili samo dio rada Odbora za ocjenu

ponuda. Neovisni stručnjaci pod ugovorom o pružanju usluga mogu biti samo promatrači ilivanjski ocjenjivači. Potrebno je prethodno odobrenje Europske komisije za sudjelovanje

drugih promatrača.



osobno od strane nadležnih tijela te uz moguće sudjelovanje odobrenih promatrača.

Svi članovi Odbora za ocjenu moraju biti prisutni na svim sastancima. Svaka odsutnost morabiti evidentirana i pojašnjena u izvješću o ocjenjivanju.

Svi članovi Odbora za ocjenu s pravom glasa imaju jednako glasačko pravo.

Može se odustati od obveze za uspostavu evaluacijskog odbora za pojedinačne natječaje s

vrijednošću manjom ili jednakom 20 000 EUR.

Za postupke vezane za bespovratna sredstva, vidi odjeljak 6.4.7.1.



2.8.2. Nepristranost i povjerljivost

Svi članovi Odbora za ocjenu ponuda i svi promatrači moraju potpisati Izjavu o nepristranosti

i povjerljivosti (vidi Dodatak A4). Svaki član Odbora za ocjenu ponuda koji je u potencijalnomsukobu interesa s bilo kojim ponuditeljem ili prijaviteljem mora to prijaviti te se mora odmah

povući iz Odbora za ocjenu ponuda. On/ona bit će isključeni iz daljnjeg sudjelovanja nasastancima ocjenjivanja u bilo kojoj ulozi.

Sukob interesa nastaje u slučajevima kada se nepristrano i objektivno izvršavanje funkcijefinancijskog sudionika ili druge osobe, kao što je navedeno u prethodnom odjeljku,

kompromitira iz razloga koji uključuju obitelj, emocionalni život, politički ili nacionalni afinitet,ekonomski interes ili bilo koji zajednički interes sa korisnikom potpore. U slučaju da sedokaže sukob interesa, član ili promatrač će biti isključen iz daljnjeg sudjelovanja u bilokojem obliku na evaluacijskim sastancima.

Djela koja vjerojatno spadaju u sukob interesa, među ostalim, mogu biti u nekom od sljedećihoblika:

a) Dodjeljivanje sebi ili nekom drugome neopravdanu direktnu ili indirektnu prednost;ž

b) Odbijanje davanja prednosti ili prava korisniku na koja on ima pravo;

c) Počinjenje neopravdanih ili nezakonitih djela ili neprovođenje radnji koje su obvezne.

Sukob interesa smatra se da postoji ako podnositelj zahtjeva, kandidat, odnosno ponuđač je

član osoblja koje su obuhvaćene Pravilnikom o osoblju, osim ako njegovo sudjelovanje upostupku nije unaprijed odobreno od strane njegovog nadređenog.

Predsjednik Odbora za ocjenu ponuda određuje od koje faze postupak ocjenjivanja ponovno

započinje. Tu je odluku potrebno zabilježiti i opravdati u izvješću o ocjenjivanju.

Dok traje postupak javne nabave, svi kontakti između Ugovornog tijela i kandidata ili

ponuditelja moraju zadovoljavati uvjete transparentnosti i jednakog postupanja; ne smiju

dovesti do izmjene uvjeta ugovora ili uvjeta natječaja. Prije samog potpisivanja ugovora nijedopušteno otkrivanje bilo kakvih podataka o ispitivanju, pojašnjenju, ocjeni ili odluci o dodjeliugovora prije odobrenja evaluacijskog izvješća od strane Ugovornog tijela i od strane

Europske komisije kroz decentralizirano ex-ante upravljanje. Bilo kakav pokušaj ponuditeljaili prijavitelja da utječe na postupak na bilo koji način (bilo započinjanje kontakta s članomOdbora za ocjenu ponuda ili neki drugi način) može rezultirati izravnim isključenjem njegoveponude iz daljnjeg razmatranja.

Osim sjednice otvaranja ponuda, postupci Odbora za ocjenu ponuda vode se pred kamerom

te su povjerljivi za natječaje za nabavu roba i izvođenje radova, sukladno zakonodavstvu

Ugovornog tijela o pristupu dokumentima. Za natječaje za pružanje usluga i za pozive na

dostavu prijedloga, postupci Odbora za ocjenu ponuda, od otvorenja natječaja/poziva pa svedo zaključenja rada Odbora za ocjenu ponuda, vode se pred kamerama i povjerljivi su,

prema zakonodavstvu Ugovornog tijela o pristupu dokumentima. U slučajevima kada su



zakoni Ugovornog tijela kontradiktorni s povjerljivošću koja se zahtijeva, Ugovorno tijelo ćetražiti prethodno odobrenje Europske komisije prije otkrivanja bilo kakvih podataka.

Kako bi se zadr žala povjerljivost postupaka, sudjelovanje na sastancima Odbora za ocjenu

ponuda strogo je ograničeno samo na članove Odbora za ocjenu ponuda, imenovane od

strane Ugovornog tijela, i na odobrene promatrače (uključujući imenovane vanjskeocjenjivače u slučaju poziva na dostavu prijedloga).

Osim preslika koje se daju vanjskom ocjenjivaču ili delegacijama EU u pozivu na dostavuprijedloga, ponude ili prijedlozi ne smiju napustiti prostoriju/zgradu u kojoj se održava jus jednice Odbora prije završetka rada Odbora za ocjenu ponuda. Potrebno ih je čuvati nasigurno mjestu kada se ne koriste.

2.8.3. Odgovornosti članova Odbora za ocjenu ponuda

Predsjednik je odgovoran za koordinaciju postupka ocjenjivanja u skladu s pravilima

Praktičnog vodiča, i za osiguravanje njegove nepristranosti i transparentnosti. ČlanoviOdbora s pravom glasa imaju kolektivnu odgovornost za odluke koje je donio Odbor. Tajnik

Odbora odgovoran je za obavljanje svih administrativnih zadataka povezanih s postupkom

ocjenjivanja.

Ti zadaci uključuju:

- podjelu i prikupljanje Izjava o nepristranosti i povjerljivosti;

- vođenje zapisnika svih sastanaka Odbora za ocjenu, odgovarajućih evidencija i

dokumenata;

- bilježenje prisutnosti na sastancima i ispunjavanje izvješća o ocjenjivanju, te svih dodataka.

Svaki zahtjev za pojašnjenjem koji zahtjeva komunikaciju s ponuditeljem ili prijaviteljemtijekom postupka mora biti u pisanom obliku. Preslika svake takve komunikacije mora se

nalaziti u dodatku izvješća o ocjenjivanju.

Ako ponuda ili prijedlog krši formalne zahtjeve, Odbor za ocjenu ponuda može koristiti svoje

diskrecijsko pravo i odlučiti hoće li je i dalje uzimati u obzir za vrijeme ostatka postupkaocjenjivanja, pri čemu mora osigurati jednako postupanje s ponuditeljima i prijavitelja te se

ponašati u skladu s načelom proporcionalnosti. Bez obzira na odluku Odbora za ocjenuponuda, to mora biti zabilježeno i obrazloženo u izvješću o ocjenjivanju.

Ponude ili prijedlozi ne smiju biti odbijeni u sljedećim slučajevima:

- ako su poslani u manjem broju preslika nego što se traži;

- ako su priloženi svi traženi predlošci i podaci, no dokument je popunjen na pogrešan način;npr. podaci su navedeni u dijelu X predloška, a trebali su biti navedeni u dijelu Y;



- ponude ili prijedlozi nisu potpisani ili sadr že skenirani potpis (potpis se može tražiti

naknadno – ako se ne dobije, ponuda se mora odbiti). Mogućnost da se doznači kopija nećebiti prihvaćeno kao jamstvo za natječaj;

- ako kandidat, prijavitelj ili ponuditelj mogu dokazati da je traženi dokument nedostupan

(npr. sukladno zakonodavstvu države nije moguće izdavanje duplikata izgubljenogdokumenta), pod uvjetom da se priloži drugi prihvatljivi dokument (npr. izjava nadležnog tijela

da dokument za kandidata, prijavitelja ili ponuditelja još vrijedi ali se duplikat ne izdaje);

- ako ponuditelj u postupku za ugovor o pružanju usluga ne priloži s ponudom sve dokaze

vezane uz kriterije za isključenje i za odabir. Moguće je zatražiti potrebni dokaz od uspješnogponuditelja u razumnom roku;

- ako Odbor za ocjenu ponuda dođe do saznanja da ključni stručnjak u postupku natječaja zapružanje usluga više nije na raspolaganju. Odbor za ocjenu ponuda nastavlja socjenjivanjem, a odabrani ponuditelj imat će mogućnost zamjene ključnog stručnjaka, vidi

3.3.12.1.

2.8.4. Vremenski raspored

Odbor za ocjenu ponuda mora biti sastavljen dovoljno rano da bi se osigurala raspoloživost

imenovanih članova (i svakog promatrača imenovanog od strane Europske komisije uslučaju decentralizirane ex-ante kontrole) za vrijeme razdoblja potrebnog za pripremu i

provođenje postupka ocjenjivanja. Ocjenjivanje je potrebno završiti što prije kako bi seomogućilo da postupak natječaja bude završen unutar razdoblja valjanosti ponuda. Opće je

pravilo da je potrebno izbjegavati produljenje valjanosti ponuda, vidi 2.8.5. Vrlo je va žno dasvi ponuditelji, bili uspješni ili ne, dobiju podatke bez zakašnjenja.

Nakon završetka ocjenjivanja, dužnosnici za ovjeravanje moraju izričito i pravovremenoodobriti izvješće o ocjenjivanju što je prije moguće. Svaki propust Ugovornog tijela da odobri

evaluacijski izvještaj ili da slijedi preporuke i zaključke sadržane u izvješću mora se detaljnopismeno obrazložiti.

2.8.5. Razdoblje valjanosti

Ponuditelje obvezuje sama ponuda u smislu razdoblja navedenog u pozivu na natječaj i/ili unatječajnoj dokumentaciji. Taj bi period trebao biti dostatan da omogući Ugovornom tijelo da

pregleda ponude, odobri prijedlog za dodjelu ugovora, obavijesti uspješne i neuspješneponuditelje i zaključi ugovor. Razdoblje valjanosti ponuda jest 90 dana od roka za preda ju

ponuda.

U iznimnim slučajevima, uz prethodno odobrenje nadležnih službi Europske komisije, prije

isteka razdoblja valjanosti, Ugovorno tijelo može tražiti od ponuditelja da produže period

valjanosti za određen broj dana, koji ne smije prelaziti 40 dana. Ovo iznimno produljenje

moguće je učiniti samo jednom.



Uspješni ponuditelj mora zadržati valjanost ponude tijekom narednih 60 dana, bez obzira na

datum obavijesti (tj. 90 (+40) + 60 dana) od dodjele ugovora.

2.9. Dodjela ugovora (osim za ugovore o pružanju usluga, vidi

poglavlje 3.)

2.9.1. Obavještavanje uspješnog ponuditelja

IZRAVNO CENTRALIZIRANO, DECENTRALIZIRANO: EX-POST

Prije nego što istekne razdoblje valjanosti ponuda, i na temelju odobrenog izvješća o

ocjenjivanju, Ugovorno tijelo napismeno obavještava uspješnog ponuditelja da je njegova

ponuda prihvaćena (vidi predložak pisma u Dodatku A8) i skreće pažnju na bilo kakve očitearitmetičke pogreške koje su ispravljene tijekom postupka ocjenjivanja. Najkasnije prije

odluke o dodijeli ugovora ili bespovratnih sredstava, Ugovorno tijelo / delegirano tijelo

osiguralo je da ne postoji treća stranka (npr. prijavitelj ili ponuditelj, uključujući partnere)

unutar Sustava ranog upozoravanja (W5).


Pored gore navedenog, Europska komisija mora dati svoje formalno odobrenje dodjele

ugovora prije slanja obavijesti.

Obavijest uspješnom ponuditelju implicira da se valjanost uspješne ponude automatski

produljuje za 60 dana. Istovremeno, Ugovorno tijelo zahtijeva od uspješnog ponuditelja

podnošenje dokaza koji se traže u natječajnoj dokumentaciji, kojima će potvrditi izjave dane

u predlošku za podnošenje ponude unutar 15 dana od datuma obavijesti. Ugovorno tijelo

mora pregledati dokaze koje je dostavio uspješni ponuditelj prije nego što mu pošalje ugovor

na potpis. Kada se dodjeljuje ugovor u okviru Sporazuma o financiran ju koji nije bio zaključen

u vrijeme pokretanja postupka javnog natječaja, Ugovorno tijelo ne smije obavijestitiuspješnog ponuditelja prije zaključenja Sporazuma o financiranju.

Za ograničene postupke i natjecateljski dijalog, dokaze za kriterije za isključenje podnoseponuditelji u fazi podnošenja ponuda (vidi točku 2.3.3.).

Za ugovore ispod međunarodnog praga (usluge < 300.000,00 EUR, nabava robe <

300.000,00 EUR, radovi < 5.000.000,00 EUR) ne postoji obveza podnošenja gorenavedenih dokumenata (vidi točke 2.3.3. i 2.4.11.1.1.).



2.9.2. Priprema i potpisivanje ugovora

Tijekom pripreme ugovora za potpis, Ugovorno tijelo mora raditi na sljedeći način:

Pripremiti natječajnu dokumentaciju (obostranim ispisom ako je moguće) koristeći sljedeću

strukturu:

a) Pojašnjenje koristeći predložak iz Dodatka A6;

b) Presliku sporazuma o financiranju kojim je projekt odobren;

c) Presliku najave natječaja (najave natječaja i obavijesti o nabavi, izvješća o otvaranjuponuda, godišnjeg programa rada, uputa za prijavitelje, otvaranja prijedloga i izvješća oadministrativnim kontrolama, izvješća o ocjenjivanju, popisa bespovratnih sredstava koja sedodjeljuju te bilo kojih dodatnih relevantnih podataka);

d) Tri originala prijedloga ugovora, temeljenog na standardnom predlošku za ugovore. e) posebna se pozornost treba poduzeti kako bi se u Ugovor koji je namijenjen potpisivanju

uključile sve minute pred-natječajnog sastanka, pitanja i odgovori tijekom natječajnogperioda, zahtjevi za pojašnjenja od strane evaluacijskog odbora i bilo koje minutepregovaračkih sastanaka.

Standardni prilozi ugovora u vidu Općih uvjeta i predložaka i bilo koji dodatni dokumenti

moraju biti reproducirani bez izmjena u svakom ugovoru. Samo Posebne uvjete (i proračuneu slučaju bespovratnih sredstava) mora dovršiti Ugovorno tijelo.

U DECENTRALIZIRANOM: EX ANTE načinu upravljanja, Ugovorno tijelo šalje natječajnu

dokumentaciju Delegaciji Europske unije na odobrenje. Delegacija potpisuje sve originale

ugovora koji treba odobriti (i parafira sve stranice Posebnih uvjeta) kako bi potvrdila

financiranje od strane EU, te ih vraća Ugovornom tijelo. U određenim slučajevima,

navedenima u Praktičnom vodiču za procjene programa, nije potreban potpis Delegacije.

- Potpisati i datirati sve originale ugovora i parafirati sve stranice Posebnih uvjeta. U slučajubespovratnih sredstava, ugovori se moraju potpisati unutar 3 mjeseca od datuma obavijesti o

evaluacijskim rezultatima, osim u posebnim slučajevima, u posebno složenim projektima,natječaji koji traju 2 proračunske godine, natječaji koji su pokrenuti u kontekstu određen ih

postrojenja, ugovori sa većim brojem korisnika, ili veliki broj prijedloga u kojima je došlo dozastoja koje su uzrokovali prijavitelji.

- Poslati tri potpisana originala ugovora uspješnom ponuditelju/prijavitelju koji ih morapotpisati unutar 30 dana od primitka i

- Vratiti dva originala Ugovornom tijelu zajedno s financijskim garancijama, ako su tražene u

ugovoru. Ako to uspješni ponuditelj/prijavitelj ne učini u točno određenom roku ili ako u bilo

kojem trenutku pokaže da nije spreman ili da nije u mogućnosti potpisati ugovor, tom



ponuditelju/prijavitelju ne može se dodijeliti ugovor. Proces pripreme ugovora mora započetiod koraka 1 s pripremom nove natječajne dokumentacije i s drugoplasiranim (ako je ponudaprošla tehnički prag te ako je u skladu s najvećim dostupnim proračunom za ugovor). Uslučaju bespovratnih sredstava, ugovor će, ako je to moguće, biti ponuĎen najvišerangiranom prijavitelju na popisu kandidata (popis rezervi).

IZRAVNO CENTRALIZIRANO, DECENTRALIZIRANO: EX-POST UPRAVLJANJE

Po pr imitku dva potpisana originala od uspješnog ponuditelja/prijavitelja, provjeriti odgovaraju

li u potpunosti poslanim originalima i poslati jedan original financijskoj službi zaduženoj za

plaćanja, a drugi voditelju projekta.

DECENTRALIZIRANO: EX-ANTE UPRAVLJANJE

Po primitku dva potpisana originala od uspješnog ponuditelja/prijavitelja, Ugovorno tijelo šalje

jedan original Delegaciji Europske unije.

Ugovorno tijelo mora provjeriti ovlasti predstavljanja fizičke osobe koja potpisuje ugovor zapravnu osobu kojoj je ugovor dodijeljen.

Ugovor stupa na snagu na datum zadnjeg potpisa. Ugovor ne može pokrivati ranije usluge

niti može stupiti na snagu prije tog datuma, osim u iznimnim i potkrijepljenim slučajevima(vidi točku 6.2.8.).

Ugovorno tijelo mora čuvati svu dokumentaciju povezanu s dodjelom i izvedbom ugovoranajmanje sedam godina nakon isplate i do datuma zastare za bilo koji spor vezan uz zakon

koji je regulirao ugovor.

Za vrijeme i nakon tog razdoblja, Ugovorno tijelo odnosit će se s osobnim podacima u skladu

sa svojom politikom o zaštiti osobnih podataka. Ti dokumenti moraju biti dostupni zainspekciju od strane Europske komisije, OLAF-a i Revizorskog suda.

2.9.3. Objavljivanje vijesti o dodjeli ugovora

Objavljivanje vijesti o dodjeli je važna zakonska obveza, kako bi se poštovalo načelo transparentnosti.

Kad se ugovor jednom potpiše, Ugovorno tijelo mora pripremiti objavu o dodjeli ugovora,

koristeći predložak iz Dodatka C9 i Dodatka D9, i poslati je Europskoj komisiji, koja objavljuje

rezultate natječajnog postupka u Službenom listu i ,ukoliko je to moguće, na mrežnoj stranici

EuropeAid, te u bilo kojim ostalim prikladnim medijima. Ako se obavijest objavljuje lokalno,

Ugovorno tijelo mora direktno organizirati lokalnu objavu. Objava o dodjeli objavit će se zapostupke za koje je objavljena obavijest o nabavi ili ako je vrijednost ugovora iznad

međunarodnog praga (usluge >300.000,00 EUR, radovi > 5.000.000,00 EUR), osim ako je

ugovor proglašen tajnim ili kada izvršenje ugovora mora biti popraćeno posebnim



sigurnosnim mjerama, ili kada to nalaže zaštita osnovnih interesa Europske unije, ili kada tozahtijeva država korisnica, i ako se objava obavijesti o dodjeli smatra neprikladnom.

Nadalje, bez obzira na vrstu postupka, Ugovorno tijelo mora:

- poslati ostalim ponuditeljima standardno pismo (Dodatak C8 i Dodatak D8) unutar ne višeod 15 dana od primitka potpisanog ugovora;

- bilježiti sve statističke podatke vezane uz postupak nabave, uključujući vrijednost ugovora,imena drugih ponuditelja i uspješnog ponuditelja.

Podaci koji se šalju neuspješnim ponuditeljima trebali bi slijediti gore spomenuti predložak.

No, u slučaju zahtjeva za dodatnim informacijama od strane neuspješnih ponuditelja, može

im se otkriti svaki podatak koji nije povjerljiv. Primjer bi mogli biti komentari vezani uz njihove

prednosti i slabosti jer bi im to moglo pomoći da ostvare uspjeh u budućim natječajima.

Ugovorno tijelo je odgovorno za pripremu objave o dodjeli ugovora koristeći predloške uDodatku C9 i Dodatku D9 te za slanje na objavu Europskoj komisiji u elektronskom obliku,

bez odgađanja i nakon primitka potpisanog ugovora od strane uspješnog ponuditelja.

Što se tiče bespovratnih sredstava, sva dodijeljena bespovratna sredstva će biti objavljenagodišn je na stranicama EuropaAid-a, i u slučaju da je bitno, u ostalim prikladnim medijima, uskladu sa predloškom iz Dodatka E11.

U neuspješni prijavitelji trebaju biti obaviješteni bez odgode, u svakom slučaju najkasnije u

roku od 30 dana nakon donošenja odluke o dodjeli, koristeći se pritom predloškom izDodatka e9. Kao što je i navedeno u poglavlju o bespovratnim sredstvima, osim u iznimnimslučajevima, obavijesti svim kandidatima o ishodu procjene njihove prijave trebaju se održatiu roku od šest mjeseci nakon prijavnog roka za punu prijavu. Ako neuspješni podnositelji

zahtjeva zatraže dodatne informacije, može im se dati više pojedinosti (na primjer, sve

slabosti njihovih prijedloga, slab ili nedovoljan opis projekta, proračun koji nije u skladu sapredloženim aktivnostima, općenit nedostatak povezanosti i slično) u vezi sa evaluacijomnjihovih prijedloga.

2.10. Izmjene ugovoraZa izmjene ugovora o bespovratnim sredstvima, pogledajte odjeljak 6,7

Za vrijeme trajanja ugovora može doći do njegove izmjene u slučaju da su se od potpisivanjaugovora promijenile okolnosti koje utječu na provedbu. Ugovori se mogu samo mijenjati

tijekom razdoblja izvršenja. Sve promjene u ugovoru moraju se učiniti službeno putemupravnog naloga ili dopunom u skladu sa Općim uvjetima. Bitne izmjene ugovora moraju

uvijek biti u obliku dodatka ugovora. Takav dodatak moraju potpisati obje ugovorne stranke

(i, u sklopu decentraliziranog ex-ante sustava, odobriti i potpisati Europska komisija). O

promjeni adrese, promjeni bankovnog računa i promjeni revizora (u slučaju bespovratnihsredstava i ugovora o uslugama) izvođač pismenim putem izvještava Ugovorno tijelo, iako to

ne utječe na pravo Ugovornog tijela da se usprotivi izvođačevom/korisnikovom odabiru

bankovnog računa ili revizor a.



2.10.1. Opća načela

Uvijek je potrebno poštivati sljedeća opća načela:

Ugovori se ne mogu mijenjati nakon završetka razdoblja izvršenja. Napominjemo da je

razdoblje izvršenja ugovora duže od razdoblja provedbe. Za definiciju izvršenja trajanjaugovora i razdoblja provedbe, vidi Prilog A1.

Ugovor se može izmijeniti upravnim rješenjem ili dodatkom pod uvjetima predviđenim samimugovorom. U posebnim uvjetima, amandman može imati retroaktivno djelovanje pod uvjetom

da rok izvršenja nije istekao, no izvođač ili korisnik bespovratnih sredstava će primiti samopotvrdu da je Ugovorno tijelo pristalo na njihov zahtjev nakon što je dodatak pravovaljanopotpisan ili je izdano upravno rješenje. Izvođač ili korisnik bespovratnih sredstava snose

financijski rizik za bilo koje nastale troškove ili pružena dobra i usluge prije nego je izdandodatak ili upravno rješenje, iz razloga što Ugovorno tijelo ima pravo odbiti potpisati dodatak

ili rješenje. Tek nakon što dodatak ili rješenje stupe na snagu izvođač ili korisnik sredstavamogu zahtijevati plaćanje troškova, robu ili usluge.

Primjer: izvođač prijavljuje hitnu potrebu da zamjeni ključnog stručnjaka u ožujku, što jeprihvaćeno dodatkom iz travnja. Dodatak stupa na snagu u travnju, pritom uvažavajućipromjene od ožujka. Izvođač ima pravo zatražiti plaćanje za radove izvršene u ožujku nakon

stupanja na snagu dodatka.



Nijedna izmjena ugovora ne smije mijenjati uvjete za dodjelu ugovora, važeće u trenutkudodjele ugovora.

Slijedeći tu logiku, bitne izmjene, poput temeljne promjene Opisa posla/Tehničkihspecifikacija ne mogu biti učinjene niti u obliku dodatka niti u obliku upravnog naloga.

Ugovorno tijelo ne bi trebalo automatski prihvatiti zahtjev za izmjenu ugovora. Za izmjenu

ugovora moraju postojati utemeljeni razlozi. Ugovorno tijelo dužno je ispitati razloge za

izmjenu ugovora i odbaciti svaki zahtjev koji je nedovoljno ili potpuno neutemeljen.

Ugovori se mogu mijenjati jedino unutar razdoblja izvedbe ugovora. Svrha svakog dodatka ili

upravnog naloga mora biti usko povezana s prirodom projekta kojeg prvobitni ugovor

pokriva.

Zahtjev za izmjenu ugovora mora biti sačinjen (od strane jedne ugovor ne stranke prema

drugoj) dovoljno vremena ranije kako bi dodatak mogle potpisati obje stranke prije isteka

razdoblja provedbe ugovora.

Ako izmjena ugovora produžuje aktivnosti koje su već u tijeku, takvi slučajevi se smatrajupregovaračkim postupcima (vidi točke 3.2.3.1, 4.2.4.1, 5.2.4.1 za specifične pojedinostiugovora koje se tiču postupaka pregovaranja i odjeljke 3.5, 4.6, 5.7 za specifične pojedinostiugovora koje se tiču izmjena ugovora).

Ako se traži financiranje EU ili EFR, bilo kakva izmjena koja produljuje vrijeme provedbe

mora biti takva da se provedba i završna plaćanja mogu dovršiti prije isteka sporazuma ofinanciranju u sklopu kojega se financirao prvobitni ugovor.

2.10.2. Priprema dodatka

Pri pripremi dodatka ugovoru, Ugovorno tijelo mor a postupati na sljedeći način:

1) Koristiti predložak za dodatak (Dodatak B16, C12, D11 i E10):

Sve reference u predloženom dodatku na brojeve članaka i/ili dodatke koji se mijenjajumoraju odgovarati onima u prvobitnom ugovoru. Svaki dodatak koji mijenja proračun morauključivati novi proračun iz kojega je vidljiva promjena prvotnog proračuna tim dodatkom (ibilo koje prethodne dodatke) (vidi Dodatak B17, C13, D12 i E3h7).

U slučaju da predloženi dodatak mijenja proračun, potrebno je izmijeniti i raspored plaćanja,uzimajući u obzir sva već izvršena plaćanja u okviru ugovora.

Raspored plaćanja ne smije se mijenjati osim u slučaju izmjene proračuna ili produljenjaugovora.

2) Pripremiti dokumentaciju koja sadrži sljedeće:

a) Pojašnjenje (vidi predložak u dodatku A6) koje mora sadržavati tehničko i financijsko

obrazloženje izmjene u predloženom dodatku;



b) Presliku zahtjeva (ili sporazuma za) predloženih izmjena;

c) Tri originala predloženog dodatka ugovoru, za koji se koristi standardni predložak dodatka

ugovoru i koji uključuje sve revidirane dodatke.

IZRAVNO CENTRALIZIRANO UPRAVLJANJE, DECENTRALIZIRANO UPRAVLJANJE:

EX-POST KONTROLA

3) Datirati i potpisati sve originale dodatka i parafirati sve stranice Posebnih uvjeta.

DECENTRALIZIRANO UPRAVLJANJE: EX-ANTE KONTROLA

4) Ugovorno tijelo šalje dokumentaciju o dodatku ugovora Delegaciji Europske Unije na

potpisivanje (i parafiranje svih stranica Posebnih uvjeta) kako bi potvrdila financiranje od

strane EU. U određenim slučajevima navedenima u Praktičnom vodiču za procjene

programa ne traži se potpis od strane Delegacije.

5) Poslati tri potpisana originala dodatka izvođaču koji ih mora potpisati unutar 30 dana od

primitka i vratiti dva originala Ugovornom tijelu zajedno s eventualnim financijskim

garancijama koje se zahtijevaju u dodatku.


EX-POST

6) Po primitku dva potpisana originala od strane izvođača, jedan se original šalje financijskoj

službi odgovornoj za plaćanje, a drugi voditelju projekta.

DECENTRALIZIRANO UPRAVLJANJE: EX-ANTE KONTROLA

7) Po primitku dva potpisana originala od strane izvođača, Ugovorno tijelo šalje jedan original

Delegaciji Europske Unije.

Dodatak stupa na snagu datumom zadnjeg potpisa.

3. Ugovori o pružanju usluga

3.1. Uvod



Tehnička i ekonomska potpora tijekom politike suradnje uključuje i korištenje vanjskog know-

how-a na temelju ugovora o pružanju usluga, od kojih se većina odnosi na studije i tehničkupomoć.

Ugovori o studijama uključuju studije za definiranje i pripremu projekata, studije izvedivosti,

ekonomske i studije istraživanja tr žišta, tehničke studije, ocjenjivanja i revizije.

Ugovori o tehničkoj pomoći koriste se kada je pružatelj usluga pozvan da odigra ulogu

savjetnika, da vodi ili nadgleda projekt ili da pruži stručnjake specificirane ugovorom.

Ugovore obično zaključuje država korisnica s kojom Komisija sastavlja sporazum o

financiranju (decentralizirano upravljanje).

3.1.1.Vrste ugovora o pružanju usluga

Ugovor o pružanju usluga može se sklopiti na dva načina:

- Ukupna cijena – ugovor u kojemu su detaljno definirani svi traženi neposredni rezultati

(outputi). Usluga se plaća na temelju izvršenja traženih neposrednih rezultata (outputa).

Uplate se mogu potpuno ili djelomično uskratiti ako nisu postignuti ugovoreni rezultati.

Djelomične isplate moraju se odrediti prema djelomičnoj provedbi rezultata, i ovise o:

o Više proračunskih redaka po rezultatu, što se može tražiti no nije obvezno

o Pregovorima sa pružateljima usluga;

- Honorar – u slučaju kada je neposredni rezultat (output) nepredvidiv ili ako je opseg rada

potreban za postizanje traženih rezultata nemoguće unaprijed kvantificirati. Stoga jeekonomičnije platiti usluge na temelju stvarno odrađenog vremena.

U većini slučajeva cjelokupni je ugovor definiran ili kao ugovor temeljen na ukupnoj cijeni iliugovor temeljen na pojedinačnom iznosu honorara.

Primjeri aktivnosti s ukupnom cijenom:

Studije, procjene, revizije, organizacija događaja kao što su konferencije, stručnaosposobljavanja. Studije uključuju različite zadaće kao što su definiranje i pripremaprojekata, studije izvedivosti, ekonomske i studije istraživanja tr žišta, tehničke studije,priprema pravnih dokumenata, ocjenjivanja i revizije. Ukupna cijena uvijek zahtijeva određeni rezultat, što znači da konzultant mora dati određeni proizvod.

Ponuditelj mora u svojoj ponudi navesti svoje namjere vezane uz način mobilizacijesredstava. Za vrijeme provedbe, tehnička i operativna sredstva s kojima konzultant postiže

traženi rezultat nisu važna za metodu mjerenja.

Primjeri kad se sklapa ugovor na temelju honorara:

Nadgledanje projekta, tehnička pomoć, pojednostavljenja u slučaju kada u procesu sudjelujeviše zainteresiranih strana (ovisno o složenosti situacije).



Ugovori o tehničkoj pomoći obično definiraju samo sredstva, odnosno konzultant jeodgovoran za provedbu zadataka koji su mu povjereni u Opisu posla i za osiguranje kvalitete

usluga. Konzultant mora svejedno doprinositi poboljšanju rada institucije za koju radi.Konzultant koji pruža usluge dužan je i brinuti za ugovor: mora pravodobno upozoriti

Ugovorno tijelo na sve što može utjecati na pravilnu provedbu projekta.

No, mogu postojati i slučajevi kada je potrebno sklopiti kombinirani ugovor (kombinacijaukupne cijene i honorara). U tom slučaju svaka stavka ili svaki dio ugovora mora imati jasnodefiniranu metodu mjerenja i provjere: ukupna cijena ili honorar. To mora biti jasno

naznačeno u Opisu posla kao i u predlošku za financijsku ponudu.

Primjer kombiniranog ugovora je ugovor za projektiranje i nadzor koji bi se sastojao od dva

dijela: Dio o projektiranju sastojao bi se od niza ukupnih cijena (geotehnička analiza, analizautjecaja na okoliš, ekonomska studija, itd.) dok bi dio koji se odnosi na nadzor bio temeljenna pojedinačnom iznosu honorara18.

Ugovor o nadzoru nad cestama sastoji se uglavnom od elemenata temeljenih na honorarima, jer na inženjera koji vrši nadzor utječe mnogo faktora na koje on ne može utjecati, poput

dodatnih radova, kašnjenja različitih dionika, uključujući samog izvođača radova, nadležnih

tijela, donatora. No, prije pokretanja natječajnog postupka, moguće je izdvojiti zadaće kojezahtijevaju nadzor, a za koje se može formulirati ukupna cijena: npr. studije o tehničkimalternativama za izvođenje za koje su potrebni stručnjaci koji nisu dio stalnog tima. Jednomkada se odredi broj dana tijekom kojih je potreban stručnjak, stavka će se smatrati stavkom sukupnom cijenom.

Nadalje, projekti za tehničku pomoć mogu se sastojati od kombinacije honorara i ukupnecijene, za projekte koji su strukturirani u različite faze:

- Prva kritična faza može se sastojati od dijagnoze, analize institucija i dionika, procjene

kapaciteta, olakšavanja zajedničkog procesa za definiranje konkretnih aktivnosti i konkretnihrezultata. Ova aktivnost može se temeljiti na honorarima.

- Druga bi se faza sastojala od ostvarivanja tih konkretnih aktivnosti. Individualni neposredni

rezultati (outputi) mogu se smatrati ukupnom cijenom.

Korisni savjeti dostupni su u Smjernicama o reformi tehničke suradnje. Vidi str. 99 „TheGuidelines on Making Technical Cooperation More Eff ective“19 („Smjernice o učinkovitijojtehničkoj suradnji“).

Povećanje korištenja ugovora s temeljnih na ukupnoj cijeni

Korištenje ugovora temeljenih na honorarima u kojima su obvezne i izjave o ekskluzivnosti iraspoloživosti (SoEA), opravdano je ako je teško ili nemoguće unaprijed odrediti tražene

neposredne rezultate (outpute) i/ili kada je glavni cilj ugovora pružati stalnu potporu npr.

administraciji države korisnice.

18 http://www.cc.cec/dgintranet/europeaid/contracts_finances/guides/prag/index_en.htm

19 http://ec.europa.eu/europeaid/how/ensure-aid-

effectiveness/reform_technical_cooperation_en.htm

http://ec.europa.eu/europeaid/how/ensure-aid-effectiveness/reform_technical_cooperation_en.htm








U ostalim bi se slučajevima trebalo smatrati prikladnije korištenje ugovora s ukupnom

cijenom.

Sljedeće su značajke komparativne prednosti ugovora s ukupnom cijenom:

Ugovori s ukupnom cijenom mogu uključivati, ako je to potrebno, podjelu cijene na temeljurezultata(otputa)/predmeta isporuke na temelju kojih su moguća parcijalna plaćanja (npr.

predmeti isporuke mogu biti vezani uz izvješće o zatečenom stanju/privremenoizvješće/konačno izvješće ili uz različite dijelove studije/izvješća/događaja) ovisno o projektu

o kojem je riječ.

Unutar ugovora s ukupnom cijenom mogući su neposredni troškovi u iznimnim okolnostima,koji bi omogućile korištenje ugovora s ukupnom cijenom za organizaciju seminara na kojima je ponuditeljima teško procijeniti broj sudionika i njegove financijske implikacije. Natječajnadokumentacija trebala bi se izmijeniti kako bi predvidjela i neposredne troškove.

Opće pravilo bit će da izjave o ekskluzivnosti i raspoloživosti neće biti tražene u sklopuugovora s ukupnom cijenom. Sve će ovisiti o posebnostima projekta. Ukoliko se izjave nesmatraju potrebnima, Opis posla može umjesto njih sadržavati profile za koje će ponuditeljmorati dokazati da ima pristup istima. Stručnjaci će morati biti odobreni od strane Ugovornog

tijela prije pružanja svojih usluga.

Natječajni postupci za ugovore s ukupnom cijenom za seminare ili stručna osposobljavanjamogu uključivati proces „certificiranja“ putem kojeg će se stručnjaci koje predloži uspješniponuditelj intervjuirati kako bi se provjerilo mogu li zaista pružiti ono što je navedeno uponudi. Kao takav, ugovor može uključivati mnoge stručnjake; „certifikacija“ se može odvijati

i za vrijeme provedbe ugovora.

Metodologije sadr žane u ponudi trebale bi uključivati plan rada u kojem će biti navedena ipredviđena sredstva koja je potrebno mobilizirati, čime će se postići bolja usporedba ponuda,te će biti ponuđen i temelj pregovora u slučaju izmjena i dopuna ugovora.

Ugovori s ukupnom cijenom zahtijevaju manje mikro-upravljanja i provjera vremenskih

rokova i neposrednih troškova, te bi stoga trebale omogućiti više vremena za rad naoperativnim i sektorskim pitanjima.

3.2. Natječajni postupci

3.2.1. Ugovori od 300.000,00 EUR i više

3.2.1.1. Ograničeni postupak



Svi ugovori o pružanju usluga u vrijednosti od 300.000,00 EUR ili više moraju se dodijelitiputem ograničenog natječajnog postupka, nakon međunarodne objave najave natječaja iobavijesti o nabavi kao što je određeno u točki 3.3.1.

3.2.2. Ugovori manje vrijednosti od 300.000,00 EUR

Ugovori vrijedni manje od 300.000,00 EUR mogu se dodijeliti ili u sklopu Okvirnog ugovora

(vidi točku 3.4.1.) ili, ukoliko je nemoguće koristiti postojeći okvirni ugovor ili je to biloneuspješno, u sklopu natjecateljskog pregovaračkog postupka (vidi točku 3.4.2.) kojiuključuje barem tri kandidata.

3.2.3. Ugovori manje vrijednosti od 20 000 EUR

Ugovorno tijelo može dodijeliti ugovore o pružanju usluga u vrijednosti od EUR 20 000 ili

manje na temelju jednog natječaja.

Za usluge u vrijednosti manje ili jednako EUR 2 500 Ugovorno tijelo jednostavno može platitifakture bez prethodnog prihvaćanja natječaja.

3.2.4 Postupci na koje se ne odnosi gornja granica

3.2.4.1. Pregovarački postupak


EX-ANTE KONTROLA

Za korištenje pregovaračkog postupka potrebno je tražiti prethodno odobrenje nadležnih

službi Europske komisije.

DECENTRALIZIRANO UPRAVLJANJE: EX-POST KONTROLA

Nije potrebno prethodno odobrenje Europske komisije za korištenje pregovaračkog

postupka.

Za ugovore o pružanju usluga, Ugovorno tijelo može koristiti pregovarački postupak za jedanili više natječaja u sljedećim slučajevima, nakon dobivanja prethodnog odobrenja:

a) Kada, iz razloga velike žurnosti radi događaja koje Ugovorno tijelo nije moglo

predvidjeti i koji im se ni na koji način ne mogu pripisati, nije moguće poštivati

vremenska ograničenje za natjecateljske postupke (spomenute u točki (a), (b) i (c) čl.



104(1) Financijske uredbe primjenjive na opći proračun). Okolnosti za opravdanjevelike žurnosti ne smiju ni na koji način biti pripisane Ugovornom tijelu. Aktivnosti koje

se izvode u kritičnim situacijama prema članku 190(2) provedbenih pravila smatrajuse dostatnima za zadovoljavanje testa velike žurnosti (vidi dodatak A11a)20.

b) Kada su usluge povjerene tijelima javnog sektora ili neprofitnim institucijama ili

udrugama i povezane su s aktivnostima institucionalne prirode ili su stvorene kako bipružile pomoć na socijalnom polju;

c) Kada ugovori produljuju aktivnosti koje su već u tijeku; postoje dva scenarija za to:komplementarne usluge koje nisu uključene u glavni ugovor nego su, zbognepredviđenih okolnosti, postale potrebne za izvedbu ugovora, pod uvjetom da su

komplementarne usluge tehnički i ekonomski neodvojive od glavnog ugovora bezozbiljnih nepriličnosti za Ugovorno tijelo i da ukupni iznos dodatnih usluga ne prelazi

50 % vrijednosti glavnog ugovora;

d) dodatne usluge koje se sastoje od ponavljanja sličnih usluga povjerenih izvođaču koji

nudi te usluge u sklopu početnog ugovora, pod uvjetom da je objavljena obavijest o

nabavi za početni ugovor i da je mogućnost za korištenje pregovaračkog postupka zadodatne usluge za projekt, kao i procjena troška jasno navedena u obavijesti o nabavi

za početni ugovor 21. Ugovor se može produljiti samo jednom, tako da vrijednost i

trajanje produljenja ne prelaze vrijednost i trajanje početnog ugovora. e) Kada je natječajni postupak bio neuspješan, odnosno kada nije primljena nijedna

kvalitativno ili financijski vrijedna ponuda. U takvim slučajevima, nakon poništenjanatječaja, Ugovorno tijelo može pregovarati s jednim ili više ponuditelja premavlastitom izboru, između onih koji su sudjelovali u postupku, te koji udovoljavaju

kriterijima odabira 18 pod uvjetom da nije došlo do značajne promjene početnihuvjeta u natječajnom postupku i ako se poštuje načelo poštenog natjecanja;

f) Kada ugovor o kojem je riječ dolazi nakon natjecanja te mora, prema primjenjivimpravilima, biti dodijeljen pobjedniku natjecanja ili jednom od pobjednika. U tom

slučaju, svi pobjednici moraju biti pozvani na sudjelovanje u pregovorima; g) Kada, iz tehničkih razloga ili iz razloga povezanih sa zaštitom ekskluzivnih prava,

ugovor može biti dodijeljen samo određenom pružatelju usluga;

h) Za ugovore koji su proglašeni tajnim, ili za ugovore čije provođenje mora biti

popraćeno posebnim mjerama sigurnosti ili kada to zahtijeva zaštita osnovnih

interesa Europske unije ili država korisnica.

i) Tamo gdje novi ugovor mora biti sklopljen nakon prijevremenog raskida postojećeg

ugovora.

Ugovorno tijelo mora pripremiti Izvješće o pregovaranju (vidi predložak u Dodatku A10)pojašnjavajući način na koji su vođeni pregovori i osnovu za dodjelu ugovora kao rezultat tih

pregovora. Postupci navedeni u točkama 3.3.12.1. i 3.3.12.2. moraju se slijediti analogno, te je potrebno uključiti Izvješće o pregovaranju u natječajnu dokumentaciju.

20 'Hitna pomoć' je još jedan slučaj specifičan za EFR i različit od 'iznimne žurnosti' ovdje spomenute, u kojem

pregovarački postupak se može koristiti za projekte koje nisu uređeni člankom 19c iz Dodatka IV Cotonoua

Sporazuma. Hitna pomoć je povezana s primjenom članaka 72 i / ili 73 Cotonoua Sporazuma (vidi Dodatak

A11a). Vidi također članak 30 (5) od rješenja OCT-a.21 Ovaj se slučaj primjenjuje kada se radi o ograničenom pozivu na natječaj.



3.2.4.2. Natjecateljski dijalog

Vidi točku 2.4.7. za sve detalje.

3.3. Ograničeni natječaji (za ugovore u vrijednosti od 300.000,00 EUR

ili više)

3.3.1. Promidžba

Kako bi se osiguralo što veće moguće sudjelovanje u natjecateljskom postupku i tražena

transparentnost, Ugovorno tijelo mora objaviti najave natječaja i obavijesti o nabavi za sve

ugovore o pružanju usluga vrijedne 300.000,00 EUR ili više.

3.3.1.1. Objave najava pojedinačnih natječaja

Objava najave pojedinačnog natječaja, u kojoj se navode posebne značajke planiranognatječajnog postupka, mora biti objavljena, osim u iznimnim slučajevima, najmanje 30 danaprije objave obavijesti o najavi.

Najava pojedinačnog natječaja mora ukratko navesti predmet, sadržaj i vrijednost ugovora u

pitanju (Vidi predložak u Dodatku B1). Budući da je riječ o najavama, njihova objava neobvezuje Ugovorno tijelo na financiranje predloženih ugovora, te se od pružatelja usluga ne

očekuje da u ovoj fazi podnesu prijave.

Ugovaratelj je odgovoran za izradu pojedinačnog ugovora prije informativne obavijesti

koristeći predložak u Dodatku B1, te treba poslati predložak u EuropeAid i u Europsku

komisiju u elektronskom obliku unutar roka propisanog u publikaciji o smjernicama (Prilog

A11e). Ako je potrebno, Ugovaratelj izravno organizira simultane lokalne publikacije i

publikacije u svim drugim odgovarajućim medijima.

IZRAVNO CENTRALIZIRANO UPRAVLJANJE,

DECENTRALIZIRANO UPRAVLJANJE SA EX-ANTE KONTROLOM,

DECENTRALIZIRANO UPRAVLJANJE SA EX-POST KONTROLOM

Najava pojedinačnog natječaja mora se poslati na objavu nadležnim službama Europske

komisije u elektronskom obliku na propisanom predlošku iz Dodatka B1, najmanje 15 dana

prije datuma predviđenog za objavu, kako bi se osiguralo dovoljno vremena za prijevod.



3.3.1.2. Objava obavijesti o nabavi

Uz najavu natječaja, svi ugovori vrijedni 200.000,00 EUR ili više moraju također biti objavljeni

u obavijesti o nabavi ograničenog natječajnog postupka u Službenom listu Europske Unije,

na mrežnoj stranici EuropeAid (na

https://webgate.ec.europa.eu/europeaid/onlineservices/index.cfm?do=publi.welcome ) i u

svim ostalim primjerenim medijima. Treba proći najmanje 30 dana između objave najave

natječaja i obavijesti o nabavi. Europska komisija (u ime Ugovornog tijela) odgovorna je za

objavu u Službenom listu Europske unije i na mrežnoj stranici EuropeAid, dok se, ukoliko se

obavijest o nabavi objavljuje lokalno, Ugovorno tijelo mora pobrinuti za objavu u lokalnim

medijima.

IZRAVNO CENTRALIZIRANO UPRAVLJANJE, DECENTRALIZIRANO UPRAVLJANJE

SA EX-POST KONTROLOM

Obavijest o nabavi mora se poslati na objavu nadležnim službama Europske komisije u

elektronskom obliku, na propisanom predlošku iz Dodatka B2, najmanje 15 dana prije

datuma predviđenog za objavu, kako bi se osiguralo dovoljno vremena za prijevod.

DECENTRALIZIRANO UPRAVLJANJE SA EX-ANTE KONTROLOM

Uz gore navedeno, Opis posla (vidi 2.6.) mora se također predati Europskoj komisiji ili u ovoj

fazi ili ranije, kako bi se dokazalo da predloženi dokument odgovara ciljevima ugovora.

Obavijest o nabavi mora pružiti mogućim pružateljima usluga podatke koji su im potrebni

kako bi odredili vlastiti kapacitet u ispunjavanju uvjeta ugovora o kojem je riječ.

Kriteriji odabira naznačeni u obavijesti o nabavi moraju biti:

jasno formulirani kako ne bi bilo nikakve dvosmislenosti

jednostavni za provjeru na temelju podataka koji su predani koristeći standardnipredložak za prijavu (vidi Dodatak B3)

sastavljeni na način da dopuštaju jasnu DA/NE procjenu zadovoljava li kandidatodređeni kriterij odabira

dokazivi od strane ponuditelja.

Kriteriji naznačeni u prilozima ovog vodiča dani su kao primjeri te ih je potrebno prilagoditiprirodi, trošku i složenosti ugovora.

Vrijeme za podnošenje prijava od strane kandidata mora biti dovoljno da bi se omogućilotr žišno natjecanje. Najkraći rok za podnošenje prijava je 30 dana od dana objave najave uSlužbenom listu Europske Unije i na mrežnoj stranici EuropeAid. Stvarni rok će odreditiveličina i složenost ugovora.

https://webgate.ec.europa.eu/europeaid/onlineservices/index.cfm?do=publi.welcome





Ako Ugovorno tijelo objavljuje obavijest o nabavi i lokalno, obavijest mora biti istovjetna onoj

obavijesti koju je objavila Europska komisija u Službenom listu i na mrežnoj stranici

EuropeAid-a te mora objavljena istovremeno.

Obavijest o nabavi mora biti dovoljno jasna kako kandidati ne bi trebali tražiti pojašnjenja ili

dodatne podatke za vrijeme postupka. Kandidati, međutim, mogu predati pitanja ukoliko tosmatraju potrebnim. Ako Ugovorno tijelo, bilo u odgovoru na njihova pitanja ili na temelju

vlastite inicijative dopuni podatke u obavijesti o nabavi, potrebno je objaviti corrigendum sa

svim izmjenama putem nadležnih službi Europske komisije (vidi Dodatak A5b). Corrigendum

(ispravak) će biti objavljen ne kasnije od 7 dana od zahtjeva za objavom. Moguće je produžiti

rok za podnošenje prijava kako bi kandidati mogli uzeti u obzir sve promjene. U slučajuzahtjeva za pojašnjenjem od strane kandidata, Ugovorno tijelo ne može davati prethodno

mišljenje o prijavi.

Ukoliko je potrebno pojasniti podatke u obavijesti o nabavi, moguće ih je objaviti i namrežnoj stranici EuropeAid-a.

3.3.2. Popis kandidata u užem izboru

Izbor kandidata koji ulaze u uži izbor zadatak je Odbora za ocjenu ponuda kojeg imenuje

Ugovorno tijelo, te koji se sastoji od predsjednika koji nema pravo glasa, tajnika bez prava

glasa i neparnog brojeva članova s pravom glasa (najmanje tri), koji imaju tehnička iadministrativna znanja potrebna za davanje mišljenja o prijavama. Svaki član mora

posjedovati razumno vladanje jezikom na kojem su predane ponude. Svi članovi Odbora zaocjenu obvezni su potpisati Izjavu o nepristranosti i povjerljivosti (vidi Dodatak A4). Za

odgovornosti članova Odbora za ocjenu ponuda, vidi 2.8.3.



osobno od strane nadležnih službi Europske komisije. Standardna je praksa da barem jedan

od članova s pravom glasa bude predstavnik države korisnice.


Odbor za ocjenu ponuda (tj. predsjednik, tajnik i članovi s pravom glasa) mora biti imenovanosobno od strane Ugovornog tijela. Sastav Odbora za ocjenu ponuda mora se predati

Europskoj komisiji na odobrenje. Sastav Odbora smatra se odobrenim ukoliko nakon 5

radnih dana Europska komisija nije uložila nikakav prigovor. Kao opće pravilo, Europska

komisija imenuje promatrača koji slijedi sve ili dio aktivnosti Odbora za ocjenu ponuda.

Potrebno je tražiti prethodno odobrenje Europske komisije za sudjelovanje drugih

promatrača.





osobno od strane Ugovornog tijela.

Postupak odabira uključuje:

- sastavljanje popisa svih kandidata (vidi predložak u Dodatku B4) sa sažetkom svih

primljenih prijava;

- isključivanje neprihvatljivih kandidata (vidi točku 2.3.1.) ili kandidata koji spadaju u jednu odsituacija opisanih u točkama 2.3.3. i 2.3.5.;

- primjenu objavljenih kriterija odabira bez izmjene.

Za predaju dokaznih dokumenata za kriterije za isključenje i odabir, vidi točke 2.3.3. i 2.4.11.

Nakon pregleda odgovora na objavu o nabavi, pružatelji usluga koji nude najbolje garancijeuspješnog izvođenja ugovora bit će stavljeni na popis kandidata koji ulaze u uži izbor.

Taj će se popis sastojati od četiri do osam kandidata. Ako je broj kandidata koji udovoljavajuuvjetima odabira veći od osam, primijenit će se dodatni kriteriji objavljeni u obavijesti onabavi s ciljem smanjenja kandidata koji udovoljavaju uvjetima na osam. Za daljnje

pojedinosti pogledajte odjeljak 2.4.1.1. "Kriteriji odabira".

Ako je broj kandidata koji udovoljavaju uvjetima manji od minimalnog broja četiri, Ugovorno

tijelo može pozvati na podnošenje ponude samo one kandidate koji udovoljavaju uvjetima.Potrebno je prethodno odobrenje prije nego se odobri smanjeno natjecanje od manje od

četiri kandidata. To prethodno odobrenje može se izdati na temelju provjere koja pokazuje da

vrijeme objave, selekcijski kriteriji koji su korišteni i opseg usluga su usklađeni sa

proračunom na zadovoljavajući način. To će se opravdati u evaluacijskom izvješću.

IZRAVNO CENTRALIZIRANO, DECENTRALIZIRANO: EX-ANTE

Potrebno je tražiti prethodno odobrenje nadležnih službi Europske komisije prije poziva

manje od četiri kandidata.




Nije potrebno prethodno odobrenje Europske komisije.

Proces sastavljanja popisa kandidata u užem izboru i konačni popis moraju biti u potpunostidokumentirani u Izvješću o popisu kandidata u užem izboru (vidi predložak u Dodatku B5).

U fazi sastavljanja popisa i prije nego što popis odobri Odbor za ocjenu ponuda, Ugovorno

tijelo se mora uvjeriti da ne postoji treća stranka (npr. kandidat ili njegovi partneri) koja spada

u Sustav ranog upozoravanja (EWS).

Izvješće o popisu kandidata u užem izboru potpisuje predsjednik, tajnik i svi članovi s pravomglasa Odbora za ocjenu ponuda.


Izvješće o užem popisu kandidata mora se dostaviti na odobrenje nadležnim službama

Europske komisije, koja mora odlučiti hoće li prihvatiti preporuke.


Izvješće o užem popisu kandidata mora se predati na odobrenje nadležnim službama

Ugovornog tijela, koje mora odlučiti hoće li prihvatiti preporuke. Tada Ugovorno tijelo šalje

izvješće zajedno sa svojim preporukama Europskoj komisiji na odobrenje. Ako Europskakomisija ne prihvati preporuku Ugovornog tijela, mora pismenim putem javiti Ugovornom

tijelu razloge svoje odluke.


Nije potrebno prethodno odobrenje Europske komisije prije nego što Ugovorno tijelo reagira

na temelju preporuke Odbora za ocjenu ponuda.

Neodabrane kandidate o toj činjenici obavještava Ugovorno tijelo slanjem standardnog

pisma, čiji predložak je dan u Dodatku B7. Odabrani kandidati primit će pismo poziva nadostavljanje ponuda i natječajnu dokumentaciju (vidi predložak u Dodatku B8). Istovremeno

je potrebno objaviti konačan popis kandidata u užem izboru na mrežnoj stranici EuropeAid-a.

Ugovorno tijelo je odgovorno za pripremu obavijesti o kandidatima u užem izboru, koristećipredložak u Dodatku B6, te za podnošenje istoga Europskoj komisiji u elektronskom obliku,za objavu na mrežnoj stranici EuropeAid u vrijeme pokretanja natječaja. Podaci danineuspješnim kandidatima moraju slijediti gore navedeni predložak.



No, u slučaju traženja dodatnih podataka od strane neuspješnih kandidata, moguće im jeotkriti svaki podatak koji nije povjerljiv. Primjer toga može biti objašnjenje zbog čega sesmatra da određena referenca ne udovoljava tehničkim kriterijima odabira jer bi im to moglopomoći da budu uspješni u budućim natječajima.

3.3.3. Izrada i sadržaj natječajne dokumentacije

Važno je pažljivo izraditi natječajnu dokumentaciju, ne samo radi pravilne izvedbe ugovora

nego i zbog pravilnog funkcioniranja natječajnog postupka.

Dokumentacija mora sadržavati sve odredbe i podatke koje bi kandidati pozvani na

dostavljanje ponuda mogli trebati za podnošenje svojih ponuda: procedure koje je potrebnoslijediti, dokumente koje treba dostaviti, slučajeve nesukladnosti, kriterije dodjele i njihovutežinu, uvjete vezane uz podizvođenje radova, itd. Moglo bi biti poželjno sudjelovanje

predstavnika krajnjih korisnika u pripremi ponuda već u ranoj fazi. Vidi 2.6. za sm jernice za

pripremu Opisa posla. S obzirom na tehničku zahtjevnost mnogih ugovora, pripremanatječajne dokumentacije može zahtijevati i pomoć jednog ili više vanjskih stručnjaka. Svakitakav stručnjak mora potpisati Izjavu o objektivnosti i povjerljivosti (vidi Dodatak A3).

Ugovorno tijelo odgovorno je za sastavljanje navedenih dokumenata.


Nadležne službe Europske komisije moraju odobriti natječajnu dokumentaciju prije izdavanja.

Standardna je praksa konzultirati se i dobiti odobren je natječajne dokumentacije od strane

države korisnice, te gdje je to prikladno, i ostalih stranaka koje sudjeluju u postupku.


Ugovorno tijelo mora podnijeti natječajnu dokumentaciju Delegaciji Europske unije na

odobrenje prije izdavanja.


Ne zahtijeva se prethodno odobrenje natječajne dokumentacije od strane Europske komisije.

SADRŽAJ NATJEČAJNE DOKUMENTACIJE

Vidi Dodatak B8:

A. Upute ponuditeljima

B. Nacrt ugovora i Posebni uvjeti i dodaci



C. Ostali podaci (popis kandidata u užem izboru, tablica administrativne sukladnosti, tablica

za ocjenjivanje)

D. Predložak za podnošenje ponude

U natječajnoj dokumentaciji mora jasno stajati treba li ponuda imati fiksne cijene, koje se nemogu revidirati. Cijene bi uobičajeno trebale biti fiksne i nepodložne revidiranju, no u

posebnim slučajevima klauzula o reviziji cijena može biti opravdana. Ukoliko je to slučaj,natječajna dokumentacija mora odrediti uvjete i/ili formulu za reviziju cijena za vrijemetrajanja ugovora. Ugovorno tijelo mora tada posebice obratiti pozornost na:

a) prirodu ugovora i ekonomsku situaciju u kojoj se on odvija;

b) prirodu i trajanje zadaća i ugovora;

c) vlastite financijske interese.

Tražit će se garancija za svako predfinanciranje veće od 300.000,00 EUR. Međutim , ako jeizvođač dr žavno tijelo, odgovorni dužnosnik za ovjeravanje može, ovisno o vlastitoj procjeni

rizika, izuzeti tijelo od takve obveze. Garancija se daje odjednom i to najkasnije do trenutka

kada je plaćeno 80 % iznosa ugovora za ugovore temeljene na honorarima. Za ugovore s

ukupnom cijenom, financijska garancija će se izdati nakon poravnanja pred-financiranja.

3.3.4. Kriteriji dodjele

Kriteriji za dodjelu ugovora služe kako bi se pronašla ekonomski najpovoljnija ponuda. Ti

kriteriji odnose se i na tehničku kvalitetu i na cijenu ponude.

Tehnički kriteriji omogućavaju procjenu kvalitete tehničke ponude. Dvije osnovne vrstetehničkih kriterija su metodologija i životopis (CV) predloženih ključnih stručnjaka. Tehnički kriteriji mogu se podijeliti na pod-kriterije. Metodologija se može, na primjer, razmatrati na

temelju Opisa posla, optimalnog korištenja tehničkih i profesionalnih resursa za zadaće,potpore predložene za stručnjake, itd. Životopisima se mogu dodjeljivati bodovi na temelju

kriterija kao što su kvalifikacije, profesionalno iskustvo, geografsko iskustvo, jezične vještine,itd. Natječajni evaluacijski odbor je dužan osigurati da je svaka predložena metodologija uskladu sa zahtjevima Opisa posla. Metodologija može povećati zahtjeve Opisa posla no nesmije ih ni u kojem slučaju umanjiti.

Svaki kriterij dobiva određeni broj bodova od 100 bodova koji se dijele na pojedinačne pod-

kriterije. Njihova težina ovisi o prirodi traženih usluga te se o njoj odlučuje na temelju svakog

pojedinačnog slučaja u natječajnoj dokumentaciji.

Bodovi moraju biti što više vezani uz Opis posla koji opisuje usluge koje će se pružati te se

odnositi na parametre koje je lako ustanoviti u ponudama i, ako je moguće, kvantificirati ih.

Natječajna dokumentacija mora sadržavati sve detalje tablice za ocjenjivanje tehničkihponuda, sa svim kriterijima i pod-kriterijima i njihovom težinom.



Kriteriji odabira koji su korišteni za sastavljanje popisa kandidata u užem izboru i za kriterije

za dodjelu koji će se koristiti za određivanje najbolje ponude, ne smiju se preklapati.

3.3.5. Dodatni podaci za vrijeme postupka

Natječajna dokumentacija mora biti dovoljno jasna kako kandidati pozvani na natječaj ne bitrebali tražiti dodatne podatke za vrijeme postupka. Ako Ugovorno tijelo, bilo na vlastitu

inicijativu ili odgovarajući na zahtjev kandidata u užem izboru pruži dodatne podatke o

natječajnoj dokumentaciji, mora istovremeno poslati takve podatke napismeno svim ostalimkandidatima.

Ponuditelji mogu uložiti pitanja pismenim putem ne kasnije od 21 dana prije roka za

podnošenje ponuda. Ugovorno tijelo mora odgovoriti (šaljući presliku Europskoj komisiji, uslučaju decentraliziranog ex-ante upravljanja) na sva pitanja ponuditelja ne kasnije od 11

dana prije isteka roka za primitak ponuda. Ugovorno tijelo ne može dati prethodno mišljenjeo ocjeni ponude. S ciljem transparentnosti, sva pitanja i odgovori moraju biti poslani

istovremeno svim ponuditeljima.

Ukoliko natječaj ima posebno složeni tehnički sadržaj, Ugovorno tijelo može organizirati

sastanak radi informiranja i/ili terenski posjet. Taj je sastanak potrebno navesti u natječajnojdokumentaciji te se mora dogoditi ne kasnije od 21 dana prije isteka roka za podnošenjeponuda. Sve troškove vezane uz sudjelovanje na takvom sastanku podnose ponuditelji.Ugovorno tijelo ne može organizirati pojedinačne posjete tvrtki za vrijeme trajanja natječajaradi transparentnosti i jednakog postupanja s ponuditeljima.

3.3.6. Rok za podnošenje ponuda

Ponude moraju stići na adresu Ugovornog tijela najkasnije do datuma i vremena navedenog

u pozivu na podnošenje ponuda. Rok za podnošenje ponuda mora biti dovoljno dug radikvalitete ponuda te radi natjecateljskog postupka. Iskustvo pokazuje da prekratak rok

sprečava kandidate u sudjelovanju ili uzrokuje podnošenje nepotpunih ili loše pripremljenihponuda.

IZRAVNO CENTRALIZIRANO, DECENTRALIZIRANO: EX

ANTE, DECENTRALIZIRANO: EX

POST Najkraće razdoblje između slanja poziva na dostavu ponuda od strane Ugovornog

tijela i roka za primanje ponuda je 50 dana. No, u iznimnim slučajevima (u slučaju

centraliziranog i decentraliziranog ex

ante: uz prethodno odobrenje nadležnih službi Europske komisije), taj rok može biti i kraći.




Vidi točku 2.8.5.

3.3.8. Podnošenje ponuda

Ponude treba podnijeti u skladu sa sustavom dvostruke omotnice, tj., vanjska omotnica ili

paket treba sadržavati dvije odvojene i zapečaćene omotnice, od kojih jedna nosi natpis„Omotnica A – tehnička ponuda" i druga „Omotnica B - financijska ponuda". Sve dijelove

ponude, osim financijskog dijela, treba predati u Omotnici A.

Bilo kakvo nepoštivanje ovih pravila (npr. nezapečaćena omotnica ili spominjanje cijene utehničkoj ponudi) smatra se kršenjem pravila što će značiti i odbijanje ponude.

Ovaj sustav omogućuje odvojeno i postepeno ocjenjivanje tehničke i financijske ponude, teosigurava procjenu tehničke kvalitete ponude neovisno o cijeni.

Ponudu je potrebno podnijeti u skladu s uputama za ponuditelje.

3.3.9. Odbor za ocjenu ponuda

Za sastav, nepristranost i povjerljivost, odgovornosti i raspored tijekom cijelog postupka

ocjenjivanja, vidi odjeljak 2.8.


Standardna je praksa da barem jedan od članova s pravom glasa bude predstavnik države

korisnice.

3.3.10. Faze u postupku ocjenjivanja

3.3.10.1. Zaprimanje i upisivanje ponuda u upisnik

Po zaprimanju ponuda, Ugovorno tijelo mora upisati ponude u upisnik navodeći datum ivrijeme zaprimanja te izdajući potvrdu o primitku za ponude koje su osobno dostavljene.Omotnice koje sadr že ponude moraju ostati zapečaćene i moraju se do otvaranja čuvati nasigurnom. Vanjske omotnice ponuda moraju biti numerirane sukladno redoslijedu zaprimanja

(bez obzira da li su zaprimljene prije roka za podnošenje ponuda).



3.3.10.2. Sjednica za otvaranje ponuda

1. dio: Pripremna faza

Prvi sastanak Odbora za ocjenu ponuda koji se održava prije početka samog ocjenjivanja.

Natječajna dokumentacija trebala je biti unaprijed podijeljena članovima Odbora za ocjenuponuda. Predsjednik prezentira svrhu natječaja i objašnjava postupke koje Odbor za ocjenuponuda mora slijediti, uključujući tablicu za ocjenjivanje, kriterije za dodjelu i načinbodovanja, određene u natječajnoj dokumentaciji.

2. dio: otvaranje ponuda pogledajte popis otvaranja natječaja u Prilogu B9.

3. dio: Sukladnost s formalnim zahtjevima za podnošenje ponude

Vidi Dodatak B10.

U ovoj fazi, odbor mora odlučiti jesu li ponude sukladne formalnim zahtjevima za podnošenjeponude (poslije otvaranja vanjske omotnice i otvaranja tehničke ponude). Sažetak primljenih

ponuda, koji je priložen Izvješću o otvaranju ponuda (vidi Dodatak B10) treba poslužiti za

bilježenje sukladnosti svake ponude s formalnim zahtjevima za njezino podnošenje.

Predsjednik odbora dužan je provjeriti da nijedan član Odbora nije u potencijalnom sukobuinteresa ni s jednim ponuditeljem (na temelju popisa kandidata u užem izboru, primljenih

ponuda, članova konzorcija i bilo kojeg podizvođača). Vidi i točke 2.8.2. i 2.8.3.

4. dio: Financijske Ponude

Omotnice koje sadrže financijske ponude će ostati zapečaćene. Sve financijske ponude ćese pohraniti u sef do završetka tehničke procjene svih ponuda.

3.3.10.3. Ocjenjivanje ponuda

Uz slaganje ostalih članova Odbora za ocjenu ponuda, predsjednik može napismeno

komunicirati s ponuditeljima čije ponude zahtijevaju dodatna pojašnjenja, nudeći immogućnost odgovora u razumnom vremenskom roku koji mora odrediti Odbor.

1. dio: Administrativna sukladnost

Odbor provjerava sukladnost ponuda sa zahtjevima navedenima u natječajnoj dokumentaciji,te osobito tablicu za ocjenjivanje administrativne sukladnosti (vidi Dodatak B8). Svaka većaformalna greška ili veće ograničenje koje utječe na provedbu ugovora ili koje iskrivljujetr žišno natjecanje rezultirat će odbacivanjem ponude o kojoj je riječ.

Dr žavljanstvo podizvođača: Odbor za ocjenu ponuda mora provjeriti ispunjava li

dr žavljanstvo podizvođača navedenih u tehničkoj ponudi pravilo o državljanstvu iz točke2.3.1.

Tablica ocjene administrativne sukladnosti uključena u natječajnu dokumentaciju mora se

koristiti za bilježenje administrativne sukladnosti svake ponude.



U ovoj f azi ocjenjivanja ne provjeravaju se dokazi koji se odnose na kriterije za isključenje iodabir kao i za ključne stručnjake.

2. dio: Tehnička sukladnost

Zatim Odbor pregledava tehničke ponude dok financijske ponude ostaju zapečaćene.Prilikom ocjenjivanja tehničkih ponuda, svaki član dodjeljuje svakoj ponudi bodove,maksimalno 100 bodova, sukladno tablici za ocjenjivanje tehničkih ponuda (postavljanjetehničkih kriterija, pod-kriterija i težine) koja je dio natječajne dokumentacije (vidi točku3.3.4.). Odbor i njegovi članovi ne smiju ni u kojem slučaju izmijeniti tablicu za ocjenjivanjetehničkih ponuda koja je dana ponuditeljima u natječajnoj dokumentaciji.

U praksi se preporučuje da se ponude ocjenjuju po kriterijima jedna za drugom, a ne da seocjenjuje jedna ponuda prema svim kriterijima i zatim druga na isti način. Kada je sadržaj

ponude nepotpun ili se značajno udaljuje od jednog ili više tehničkih kriterija propisanih unatječajnoj dokumentaciji (npr. traženi profil određenog stručnjaka), potrebno je automatski

odbiti ponudu, bez dodjele bodova, no odbijanje je potrebno opravdati u izvješću oocjenjivanju.

Kada je riječ o stručnjaku, bodovi se moraju dodijeliti u skladu sa zahtjevima navedenima uOpisu posla. U obzir će se uzeti samo diplome i iskustvo za koje postoje dokumentirani

dokazi.

Za naknadu na temelju ugovora, točan doprinos ključnih stručnjaka je prepušten na odluku

ponuditeljima, što mora biti usklađeno sa predloženom metodologijom. Metodologija treba

uključivati vrijeme potrebno za svakog ključnog stručnjaka kako bi se postigli potrebni

rezultati projekta.

Ako natječajna dokumentacija izričito dopušta varijacije, te se varijacije se zasebno ocjenjuju.Kada su varijacije dopuštene, Ugovorno tijelo ih može uzeti u obzir kada:

- ih ponuditelj podnese uz ponudu koja je ekonomski najpovoljnija na temelju ocjene; i

- kada zadovoljavaju zahtjeve navedene u natječajnoj dokumentaciji, postižući bar minimalnutraženu kvalitetu i izvedbu.

Svaki član Odbora s pravom glasa popunjava tablicu za oc jenjivanje (vidi Dodatak B12) kako

bi zabilježio vlastitu procjenu svake tehničke ponude s ciljem opće procjene prednosti i

slabosti pojedinih tehničkih ponuda.

Po završetku tehničkog ocjenjivanja, bodovi dodijeljeni od strane svakog člana uspoređuju se

na sjednici Odbora. Osim numeričke ocjene, član mora objasniti razloge vlastitog odabira iopravdati vlastite rezultate pred Odborom.

Odbor raspravlja o svakoj tehničkoj ponudi te joj svaki član dodjeljuje konačnu ocjenu.Članovi Odbora mogu promijeniti svoju tablicu za ocjenjivanje kao rezultat opće rasprave oprednostima svake ponude.

U slučaju većih razlika, članovi koji se ne slažu moraju opravdati svoje mišljenje na sastanku

Odbora za ocjenu ponuda. Kad rasprava jednom završi, svaki član Odbora za ocjenu ponuda



završava vlastitu tablicu za ocjenjivanje za svaku tehničku ponudu te je potpisuje prijepredaje tajniku Odbora za ocjenu ponuda. Tajnik mora zatim ispuniti sažetak komentara

članova Odbora koji će biti dijelom Izvješća o ocjenjivanju.

Tajnik izr ačunava ukupni konačni rezultat, koji predstavlja aritmetički prosjek individualnih

konačnih rezultata.

Intervjui bi trebali biti standardna praksa kad god predloženi stručnjak nema iskustva na EUprojektima na istom jezičnom području, čega je CV dokaz. U drugim slučajevima, provjereunutar EZ su prikladnije (centralizirani postupci). Stoga će ih se omogućiti natječajnomdokumentacijom te ih je potrebno vrlo dobro pripremiti ukoliko se odr že.

Preporučena metoda vođenja intervjua bit će putem telefona (ili na neki ekvivalentan način).U iznimnim slučajevima i samo ako su oni opravdani na odgovarajući način, s obzirom da toznači trošak i za ponuditelja i za Ugovorno tijelo, moguće je da metoda bude intervju uzosobnu prisutnost.

Odbor za ocjenu ponuda može, nakon što je napisao provizorne zaključke i prije konačnogzaključenja ocjenjivanja tehničkih ponuda, odlučiti intervjuirati ključne stručnjake predložene

u tehnički sukladnim ponudama (tj. one koji su postigle prosječnu ocjenu od 80 ili višebodova u ocjen jivanju tehničke ponude). Preporuča se pozivanje na intervju i onihponuditelja čiji je rezultat blizu tehničkog praga. U slučaju intervjua, stručnjake intervjuiraOdbor u dovoljno bliskim intervalima da usporedba bude moguća. Intervjui moraju slijeditistandardni format prethodno dogovoren unutar Odbora, s pitanjima koja se formuliraju i

postavljaju svim stručnjacima ili timovima pozvanima na intervju.

Ponuditelje se mora obavijestiti najmanje 10 dana unaprijed o datumu i vremenu intervjua.

Ako je ponuditelj spriječen sudjelovati u intervjuu zbog više sile, dogovara se alternativnidatum/vrijeme koje odgovara objema stranama. Ako ponuditelj ne može sudjelovati ni na tom

drugom dogovorenom intervjuu, njegova se ponuda može isključiti iz postupka ocjenjivanja.

Po završetku tih intervjua, Odbor za ocjenu ponuda bez promjene sastava ili tež ine kriterija

navedenih u tablici za ocjenjivanje tehničkih ponuda, odlučuje je li potrebno prilagoditirezultate intervjuiranih stručnjaka. Potrebno je potkrijepiti svaku pr ilagodbu. Postupak se

zatim mora zabilježiti u Izvješću o ocjenjivanju. Indikativni vremenski raspored tih intervjuamora biti naveden u natječajnoj dokumentaciji.

Jednom kada je Odbor odredio prosječni broj bodova svake tehničke ponude (matematički

prosjek konačnih rezultata svakog člana s pravom glasa), svaka ponuda koja ima manje odpraga od 80 bodova, automatski se odbija. Ako nijedna ponuda ne postigne 80 ili višebodova, natječajni postupak će se otkazati.

Među ponudama koje su ostvarile prag od 80 bodova, najboljoj tehničkoj ponudi dodjeljuje se100 bodova. Ostale dobivaju bodove prema sljedećoj formuli:

Tehnički rezultat = (konačni rezultat tehničke ponude u pitanju/konačni rezultat najboljetehničke ponude) x 100.

Primjer sažetka ocjenjivanja ponuda:



1. dio: Tehničko ocjenjivanje

Najvećimogućirezultat

Ponuditelj 1 Ponuditelj 2 Ponuditelj 3

Ocjenjivač A 100 55 88 84Ocjenjivač B 100 60 84 82

Ocjenjivač C 100 59 82 90

Ukupno 300 174 254 256

Prosječni rezultat (matematičkiprosjek)

174/3 = 58.00 254/3 =

84.67

256/3 = 85.33

Tehnički rezultat (konačnirezultat/najviši konačni rezultat)

Isključen* 84.67/85.33 x

100 = 99.22

100.00

* Samo ponuditelji s prosječnim rezultatom iznad 80 bodova kvalificiraju se za financijsko

ocjenjivanje.

3.3.10.4. Ocjenjivanje financijskih ponuda

Nakon završenog ocjenjivanja tehničkih ponuda, otvaraju se omotnice koje sadrže

financijske ponude onih ponuditelja koji nisu isključeni tijekom ocjenjivanja tehničkih ponuda

(ponude koje su postigle prosječni rezultat od 80 ili više bodova) i sve originale tihfinancijskih ponuda parafiraju predsjednik i tajnik Odbora za ocjenu ponuda.

Odbor za ocjenu ponuda mora osigurati da financijska ponuda zadovoljava sve formalne

zahtjeve.

Financijska ponuda koja ne udovoljava tim uvjetima može se odbiti. Svako odbijanje na

temelju tih razloga morat će biti opravdano u Izvješću o ocjenjivanju.

Odbor za ocjenu ponuda mora provjeriti da financijske ponude ne sadržavaju očitearitmetičke pogreške. Svaka očita aritmetička pogreška ispravlja se, bez kazne zaponuditelja.

Omotnice koje sadr že financijske ponude isključenih ponuditelja nakon tehničkogocjenjivanja moraju ostati neotvorene i zadr žane. Ugovorno tijelo ih mora arhivirati zajedno s

ostalim dokumentima natječajnog postupka.

Ukupna vrijednost ugovora uključuje honorare (uključujući troškove vezane uz zaposlenike),neposredne troškove i odredbe za provjeru troškova22, navedene u natječajnojdokumentaciji. Ta ukupna vrijednost ugovora uspoređuje se s najvećim raspoloživim

proračunom za ugovor. Isključuju se one ponude koje prelaze najveći raspoloživi proračun zaugovor.

Odbor za ocjenu ponuda tada nastavlja s financijskom usporedbom honorara različitihfinancijskih ponuda. Odredbe o neposrednim troškovima, kao i odredbe o provjeri troškova,

22 U iznimnim slučajevima, kada provjeru troškova obavljaju sluţbe same Komisije, natječajni dokumenti,

uključujući predloţeni predloţak ugovora, moraju se prilagoditi na odgovarajući način. Tada se zahtijeva izuzeće



isključuju se iz usporedbe financijskih ponuda, kao što je i specificirano u natječajnojdokumentaciji.

Ponuda s najnižom ukupnom cijenom honorara dobiva 100 bodova. Ostalim se ponudama

dodjeljuju bodovi prema sljedećoj formuli:

Financijski rezultat = (najniža ukupna cijena honorara/ukupna cijena ponude u pitanju) x 100.

Kada ocjenjuje financijske ponude, Odbor za ocjenu ponuda uspoređuje samo ukupnu

cijenu honorara.

Primjer sažetka ocjenjivanja ponude:

2. dio: Financijsko ocjenjivanje *

Najvećimogući

rezultat


Ukupna

cijena

honorara

Isključennakon

tehničkogocjenjivanja

€ 951 322 € 1 060 452

Financijski

rezultat

(najniža

ukupna

cijena

honorara/uku

pna cijenahonorara za

ovu ponudu

x 100)

100 951 322/1 060 452

x100 = 89.71

* Samo ponuditelji s prosječnim rezultatom od najmanje 80 bodova u tehničkom ocjenjivanju

kvalificiraju se za financijsko ocjenjivanje.

3.3.10.5. Zaključci Odbora za ocjenu ponuda

Ekonomski najpovoljnija ponuda određuje se odvagujući tehničku kvalitetu i cijenu u omjeru80/20.

To se izračunava množeći:

- broj bodova tehničke ponude s 0,80

- broj bodova financijske ponude s 0,20.

Primjerak sažetka ocjenjivanja ponude:

3. dio: Kombinirano ocjenjivanje



Najvećimogućirezultat


Tehnički rezultat x 0.80 Isključen

nakontehničkogocjenjivanja

99,22 x 0.80

= 79.38

100.00 x 0.80 =

80.00

Financijski rezultat x 0.20 100.00 x

0.20= 20.00

89.71 x 0.20 =

17.94

Ukupni rezultat 79.38 +

20.00= 99.38

80.00 + 17.94 =

97.94

Konačno mjesto 1 2

Tehnički i financijski rezultati se nakon toga zbrajaju kako bi se pronašla ponuda s najvećimbrojem bodova, odnosno ekonomski najpovoljnija ponuda. Važno je da se izračun radi strogoprema gore navedenim uputama. Preporuka Odbora za ocjenu ponuda bit će d odjela

ugovora ponuditelju koji je postigao najveći ukupni rezultat pod uvjetom da su dokazi vezaniuz kriterije isključenja i odabira koje je podnio ponuditelj provjereni i prihvaćeni.

EFR FINANCIRANI PROGRAMI

Kad su dvije ponude jednake, prednost se daje:

(a) ponuditelju iz AKP države; ili

(b) ako takvog ponuditelja nema, ponuditelju koji:

- nudi najbolje korištenje fizičkih i ljudskih resursa AKP država;

- nudi najveće mogućnosti podizvođenja radova poduzećima, tvrtkama ili fizičkim osobama iz

AKP dr žava; ili

- je konzorcij fizičkih osoba, tvrtki ili poduzeća iz AKP država i Europske unije.

Kao rezultat svojeg vijećanja, Odbor za ocjenu ponuda može dati neku od sljedećihpreporuka:

Dodjela ugovora ponuditelju koji je podnio ponudu:

o koja je sukladna formalnim zahtjevima i pravilima prihvatljivosti;

o čiji je ukupni proračun u granicama najvećeg raspoloživog proračuna za projekt; o koja zadovoljava minimalne tehničke zahtjeve navedene u natječajnoj

dokumentaciji;



o koja je ekonomski najpovoljnija (zadovoljavajući sve gore navedene uvjete).

Poništiti natječajni postupak u izvanrednim okolnostima, vidi točku 2.4.13.

Sastavljeno je Izvješće o ocjenjivanju. Ugovorno tijelo zatim donosi svoju odluku.


Cijeli postupak (tehničko i financijsko ocjenjivanje) bilježi se u Izvješću o ocjenjivanju (vidi

predložak u Dodatku B11), te ga moraju potpisati predsjednik, tajnik i svi članovi s pravom

glasa Odbora za ocjenu ponuda. Ono se mora dostaviti na odobrenje nadležnim službama

Europske komisije, ko je moraju odlučiti hoće li prihvatiti preporuke Odbora.


Cijeli postupak (tehničko i financijsko ocjenjivanje) bilježi se u Izvješću o ocjenjivanju (vidi

predložak u Dodatku B11) te ga moraju potpisati predsjednik, tajnik i svi članovi s pravom

glasa Odbora za ocjenu ponuda. Ono se mora dostaviti na odobrenje nadležnim službama

Ugovornog tijela, koje moraju odlučiti hoće li prihvatiti preporuke Odbora. Ugovorno tijelo

mora zatim podnijeti Izvješće o ocjenjivanju zajedno sa svojom predloženom odlukom

Europskoj komisiji na odobrenje. Ukoliko postoji prijedlog dodjele ugovora, a Europska

komisija još nije primila presliku ponuda, potrebno je podnijeti i ponude. Ako Europska

komisija ne prihvati predloženu odluku, mora pismenim putem javiti Ugovornom tijelu razloge

svoje odluke. Europska komisija može također predložiti način na koji bi Ugovorno tijelo

trebalo dalje postupiti i uvjete pod kojima bi Europska komisija mogla odobriti predloženi

ugovor na temelju natječajnog postupka. Ako Europska komisija odobri predloženu odluku,

Ugovorno tijelo će ili započeti s dodjelom ugovora (vidi točku 3.3.12.) ili poništiti natječaj,

ovisno o odluci.


Nije potrebno prethodno odobrenje Europske komisije prije nego što Ugovo rno tijelo reagira

na temelju preporuka Odbora za ocjenu ponuda.

Natječajna procjena će se zaključiti korak po korak kako bi se došlo do zaključka. Načelo pokojem se zahtjeva tehnička i financijska ponuda u odvojenim omotnicama jest taj da se

osigura da nitko od ocjenjivača ne zna financijsku ponudu, i da stoga ne padnu pod utjecaj

cijene prilikom ocjenjivanja tehničke kvalitete ponude. Svako odstupanje od redoslijeda

evaluacije dovodi do otkazivanja natječaja.

Cijeli postupak ocjenjivanja, uključujući izvještavanje uspješnog ponuditelja, mora se

zaključiti dok su ponude još važeće. Važno je imati na umu da uspješni ponuditelj možda



neće moći zadržati svoju ponudu važećom ako postupak ocjenjivanja bude predugo trajao.

Vidi točku 2.8.5.

Podliježući zakonodavstvu Ugovornog tijela o pristupu dokumentima, cijeli natječajnipostupak je povjerljiv sve do potpisivanja ugovora s obje strane. Odluke Odbora za ocjenu

ponuda su skupne, a njegova vijećanja moraju ostati tajna. Članovi Odbora i svaki promatračobvezani su na tajnost podataka. U slučajevima kada je pravo Ugovornog tijela

kontradiktorno s povjerljivosti koja se zahtijeva, ono će tražiti prethodno odobrenje Europske

komisije prije otkrivanja bilo kakvog podatka.

Izvješće o ocjenjivanju služi isključivo u službene svrhe te se ne smije davati ni ponuditeljima

niti ijednoj stranci koja nije dio ovlaštenih službi Ugovornog tijela, Europske komisije i

nadzornih vlasti (npr. Europskog revizorskog suda).

3.3.11. Poništavanje natječajnog postupka

Vidi točku 2.4.13.

3.3.12. Dodjela ugovora

3.3.12.1. Obavještavanje o odluci o dodjeli ugovora


Prije isteka valjanosti ponuda i na temelju odobrenog Izvješća o ocjenjivanju, Ugovorno tijelo

obavještava uspješnog ponuditelja pismenim putem da je njegova ponuda prihvaćena (vidi

predložak pisma u Dodatku B13a) i skreće mu pažnju na bilo kakve očite aritmetičke

pogreške koje su ispravljene tijekom postupka ocjenjivanja.

Najkasnije prije donošenja odluke o dodjeli ugovora, Ugovorno tijelo/delegirano tijelo

osiguralo je da ne postoji treća stranka (ponuditelj ili njegovi partneri) koji spadaju u Sustav

ranog upozoravanja (EWS). Sustav ranog upozoravanja (EWS) je unutarnji alat za

upozoravanje, koji raspolaže određenim ograničavajućim informacijama u vezi trećih strana

koje mogu predstavljati prijetnju financijskim interesima EU, a čini dio LEF -a (Legal Entity

File), odnosno Datoteke o pravnim osobama. Djeluje u obliku upozorenja (često se nazivaju

zastavice). EWS je nastao od strane Komisije u 1997, a njime se trenutno upravlja temeljem

odluke Komisije o EWS-u iz 16.12.2008 (fusnota 12).

Svrha tih upozorenja je da informira različite službe u Komisiji da su treće strane kojih se ta

upozorenja tiču i s kojima Komisija jest ili bi mogla biti u financijskom odnosu u nekom od



sljedećih situacija:

osumnjičeni da su počinili ili su počinili prijevaru ili ozbiljne administrativne pogreške;

u postupku zapljene ("saisie-arrêt" na francuskom), što sprečava Komisiju da plati

izravno trećoj strani; pripadaju skupini „loših dužnika“ prema mišljenju Komisije;

isključeni su u skladu sa Financijskom uredbom ili propisima Vijeća koje nameću

ZVSP (CFSP)povezana financijska ograničenja;

i da ih potakne (službe u Komisiji) da poduzmu u tim različitim situacijama odgovarajuće

mjere predviđene u zakonodavstvu Unije kako bi se zaštitili financijski interesi Unije.

Informacije sadržane u EWS-u su povjerljive i mogu samo biti otkrivene na zahtjev treće

strane na koju se upozorenje odnosi kako je predviđeno u članku 8. Odluke o EWS-u (ali ne i

ostalim trećim stranama).

Istovremeno, drugoplasirani ponuditelj (Dodatak B13b) i ostali neuspješni ponuditelji

(Dodatak B13c) obavještavaju se o rezultatima.

Sve obavijesti trebale bi se poslati i elektronskom poštom ili faxom.


Uz gore navedeno, Europska komisija mora dati formalno odobrenje dodjele ugovora, prije

slanja obavijesti.

Obavijest (Dodatak B13a) uspješnom ponuditelju znači da se valjanost uspješne ponudeautomatski produljuje za 60 dana.

Istovremeno, drugoplasirani ponuditelj se obavještava o rezultatu (Dodatak B13b). Ugovorno

tijelo zadržava pravo slanja obavijesti drugoplasiranom ponuditelju u slučaju nemogućnosti

potpisivanja ugovora s najboljim ponuditeljem. Valjanost drugoplasirane ponude će se stogazadr žati te će se produljiti za 60 dana u slučaju obavijesti o dodjeli ugovora.

Ugovorno tijelo će, nadalje, istovremeno obavijestiti i ostale ponuditelje (Dodatak B13c).Rezultat tih pisama bit će da se valjanost njihovih ponuda više ne treba zadržavati, te im se

može otkriti svaka informacija koja nije povjerljiva. Kao primjer to mogu biti komentari u vezi

s njihovim snagama i slabostima što im može pomoći da budu uspješniji u budućimnatječajima.

Čim se potpiše ugovor sa uspješnim ponuditeljem, Ugovorno tijelo mora obavijestiti

drugpolasiranog ponuđača da mu se neće dodijeliti ugovor.



3.3.12.1.1. Raspoloživost ključnih stručnjaka i predloženih zamjena

U obavijesti o dodjeli ugovora, Ugovorno tijelo zahtijeva od uspješnog ponuditelja da potvrdiraspoloživost/neraspoloživost ključnih stručnjaka unutar 5 dana od datuma obavijesti. Kaošto je izjavljeno u Izjavi o ekskluzivnosti i raspoloživosti, ukoliko ključni stručnjak dobijepotvrđeni angažman, on/ona mora prihvatiti prvi angažman prema kronološkom redoslijedu.

Ako je bilo koji od ključnih stručnjaka neraspoloživ, uspješni ponuditelj imat će mogućnostpredložiti zamjenskog stručnjaka. Do toga bi moglo doći, na primjer, u slučaju da je stručnjakbio uspješan u drugom natječajnom postupku. Uspješni ponuditelj morat će dati opravdanjeza zamjenu stručnjaka, no prihvaćanje od strane Ugovornog tijela neće biti ograničeno naspecifične slučajeve. Ugovorno tijelo provjerit će da je ukupni broj bodova stručnjaka vezanuz kriterije ocjenjivanja najmanje isti kao broj bodova koji je u ocjenjivanju dan stručnjaku začiju zamjenu je on/ona predložen. Naglasit će se da stručnjak koji zamjenjuje mora zadovoljitiminimalne uvjete svakog kriterija ocjenjivanja.

Najdulji rok za predlaganje zamjene trebao bi biti unutar 15 dana od datuma obavijesti.

Uspješnom ponuditelju ponudit će se samo jedno razdoblje za predlaganje zamjene, tijekom

kojeg on može, ukoliko je to moguće, predložiti više kandidata za zamjenu iste pozicije.Ugovorno tijelo može birati između tih predloženih kandidata.

Ako se ne predloži nijedan stručnjak kao zamjena ili ako predložena zamjena ne ispunjava ili

ne prelazi ukupni broj bodova prvobitno predloženog stručnjaka, Ugovorno tijelo odlučit će ilidodijeliti ugovor drugoplasiranom ponuditelju (dajući im također priliku da zamjene stručnjakaukoliko je on neraspoloživ) ili poništiti postupak.

Sažetak mogućih scenarija:

a) Ključni stručnjaci su raspoloživi.

Ponuditelj kojem je dodijeljen ugovor potvrđuje da su svi njegovi ključni stručnjaciraspoloživi. Kada Ugovorno tijelo primi podatke, nastavlja s pripremom i potpisom

ugovora, vidi točku 3.3.12.2.

b) Jedan ili više ključnih stručnjaka nije raspoloživ, no njihove su zamjene

prihvatljive.

Ponuditelj kojem je dodijeljen ugovor potvrđuje da jedan ili više stručnjaka nijeraspoloživo. Predlaže zamjenske stručnjake unutar dopuštenog razdoblja, te također podnosi potrebne dokaze (iste kao i za prvobitno predložene stručnjake u ponudi) iobrazloženje neraspoloživosti. Ugovorno tijelo će provjeriti da zamjena zadovoljavaminimalne uvjete iz Opisa posla i da bi on/ona imali barem isti broj bodova kao i

prvobitno predloženi stručnjak (ukupni broj bodova). Ako se predlaže više stručnjakaza isto mjesto, Ugovorno tijelo može birati među tim stručnjacima. Pismenoobrazloženje odabira piše dužnosnik za ovjeravanje te isto ulazi u ugovornu

dokumentaciju, vidi točku 3.3.12.2.

c) Jedan ili više ključnih stručnjaka nije raspoloživo, a zamjene NISU prihvatljive.



Ponuditelj kojem je dodijeljen ugovor potvrđuje da jedan ili više njegovih ključnihstručnjaka nije raspoloživo. Predlaže zamjenske stručnjake unutar propisanograzdoblja, te također podnosi potrebne dokaze (iste kao i za prvobitno predložene

stručnjake u ponudi) i obrazloženje neraspoloživosti. Ugovorno tijelo će provjeriti dazamjena zadovoljava minimalne uvjete iz Opisa posla i da bi imao barem isti broj

bodova kao i prvobitno predloženi stručnjak (ukupni broj bodova). Ako se nijednazamjena ne prihvati, ugovor se može dodijeliti ili drugoplasiranom ponuditelju ili se

postupak može poništiti. Ako se dodijeli drugoplasiranom ponuditelju, i njemu će sedati mogućnost da potvrdi raspoloživost/neraspoloživost i da predloži zamjene svojih

ključnih stručnjaka. Rok za to bit će isti. (tj. 5 i 15 dana).


Obrazloženje neprihvatljivosti zamjenskog stručnjaka zabilježit će se pismenim putem, a

odluku će donijeti dužnosnik za ovjeravanje. Istovremeno, Ugovorno tijelo će donijeti odluku

hoće li dodijeliti ugovor drugoplasiranoj ponudi ili će poništiti postupak.


Odluka o neprihvaćanju zamjenskog stručnjaka i o dodjeli ugovora drugoplasiranom

ponuditelju ili o poništenju postupka, mora se podnijeti nadležnim službama Europske

komisije na odobrenje, te one moraju odlučiti hoće li prihvatiti preporuke. Ako Europska

komisija ne prihvati predloženu odluku, mora pisati Ugovornom tijelu, navodeći razloge svoje

odluke. Europska komisija može i predložiti da Ugovorno tijelo treba nastaviti i navesti uvjete

pod kojima bi Europska komisija mogla odobriti predložene preporuke.


Nije potrebno prethodno odobrenje Europske komisije za odluku Ugovornog tijela. Kad se

ugovor dodjeljuje u okviru sporazuma o financiranju koji nije bio zaključen u vrijeme početka

natječajnog postupka, Ugovorno tijelo mora obavijestiti ponuditelje prije zaključenja

sporazuma o financiranju.

U slučaju gdje je dodijeljen ugovor u sklopu sporazuma o financiranju koji nije zaključen u

vrijeme kada je pokrenut natječajni postupak, Ugovorno tijelo ne mora obavijestiti ponuđačeprije zaključenja sporazuma o financiranju.





3.3.12.2. Odobravanje ključnih stručnjaka

U slučaju kada je Europska Komisija Ugovorno tijelo i kada predstavnici zemlje korisnice nisupozvani u Ocjenjivački Odbor kao ocjenjivači, relevantna Delegacija Europske Unije mora

obavijestiti zemlju korisnicu, kada je to primjereno23, o imenu uspješnog natjecatelja i zatražitida odobri predložene raspoložive ključne stručnjake prije potpisa ugovora.

Država korisnica mora dostaviti valjano potkrijepljene i obrazložene primjedbe za odbijanje

stručn jaka koje dužnosnik za ovjeravanje mora uzeti u obzir (npr. persona non grata, pitanja

javnog poretka, otkrivanje elemenata koji nisu bili poznati Odboru za ocjenu ponuda, a koji

su mogli utjecati na ishod ocjenjivačkog postupka). U slučaju da dužnosnik za ovjeravanje

prihvati odbijanje, uspješni natjecatelj može predložiti zamjeni (vidi odjeljak 3.3.12.1.1.). Ako

ovaj postupak ne uspije, nagrada može otići drugoj najpovoljnijoj ponudi, ako ona postoji. U

tom slučaju predstavnik države korisnice ponovo dobiva pravo odobriti stručnjake. Ukoliko nepostoji drugoplasirana ponuda ili u slučaju da dođe do ponovnog odbijanja, natječaj seponištava. Opisani zahtjev za odobrenjem ključnih stručnjaka međutim nije zahtjev za

odobrenjem ocjene Europske komisije.

Odobrenje će se također ishoditi i u slučaju bilo koje zamjene ključnog stručnjaka predložene

od strane izvođača. Država korisnica ne može uskratiti vlastito odobrenje osim ako valjano

potkrijepljene i obrazložene primjedbe za odbijanje stručnjaka dostavi Delegaciji Europske

komisije u pisanom obliku. Ukoliko država korisnica ne dostavi vlastito odobrenje ili odbijanje

stručnjaka u roku od 15 dana od datuma podnošenja zahtjeva za odobrenje ključnihstručnjaka, stručnjak će se smatrati odobrenim.

Zamjenu stručnjaka država korisnica može zatražiti isključivo ako valjano potkrijepljene iobrazložene primjedbe dostavi u pisanom obliku.

3.3.12.3. Priprema i potpisivanje ugovora

Pripremajući ugovor za potpisivanje, Ugovorno tijelo mora poštovati sljedeće:

Pripremiti ugovornu dokumentaciju (obostrani ispis, ako je moguće) slijedeći sljedećustrukturu:

a) Pojašnjenje prema formatu iz Dodatka A6

b) Presliku sporazuma o financiranju kojom se odobrava projekt

c) Presliku najava natječaja (najave natječaja, obavijesti o nabavi i popisa kandidata u užem

izboru), Izvješća o popisu kandidata u užem izboru, Izvješća o otvaranju ponuda, Izvješća oocjenjivanju i druge važne podatke,

d) Tri originala predloženog ugovora, temeljenog na standardnom ugovornom predlošku.

23 primjer kada to nije moguće jest kada se radi o projektu u koji je uključen veči broj zemalja korisnica i bilo bi

vrlo teško dobiti odobrenja



Standardni ugovorni prilozi za Opće uvjete i predloške i drugi relevantni dokumenti moraju sereproducirati bez izmjena u svakom ugovoru. Samo Posebne uvjete nadopunjava Ugovorno

tijelo.

U DECENTRALIZIRANOM: EX ANTE pristupu, Ugovorno tijelo šalje ugovornu

dokumentaciju Delegaciji Europske unije na odobrenje. Delegacija potpisuje sve originale

ugovora (i parafira sve stranice Posebnih uvjeta) kako bi potvrdila financiranje od strane EU,

te ih vraća Ugovornom tijelu. U određenim slučajevima navedenima u Praktičnom vodiču za

procjene programa nije potrebno odobrenje od strane Delegacije.

-Potpisati i datirati sve originale ugovora i parafirati sve stranice Posebnih uvjeta.

-Poslati tri potpisana originala ugovora uspješnom ponuditelju koji ih mora potpisati u roku od

30 dana od primitka i

-Vratiti dva originala Ugovornom tijelu, zajedno s financijskim garancijama ako su tražene u

ugovoru. Ako uspješni ponuditelj to ne učini u zadanom roku ili u bilo kojoj fazi pokaže da nije

voljan ili da nije u mogućnosti potpisati ugovor, ugovor mu se ne može dodijeliti. Proces

pripreme mora započeti od 1. koraka s pripremom nove ugovorne dokumentacije zadrugoplasiranu ponudu (ako je prošla tehnički prag i unutar je najvećeg raspolož ivog

proračuna za ugovor i ukoliko je još važeća).


Po primitku dva potpisana originala od strane uspješnog ponuditelja, provjeriti odgovaraju li u

potpunosti originalnim poslanim ugovorima, te poslati jedan original financijskoj službi

zaduženoj za plaćanja, a drugi voditelju projekta.


Po primitku dva potpisana originala od strane uspješnog ponuditelja, Ugovorno tijelo šalje

jedan Delegaciji Europske unije.

Ugovorno tijelo mora provjeriti ovlasti predstavljanja fizičke osobe koja potpisuje ugovor zapravnu osobu kojoj je ugovor dodijeljen.

Ugovor stupa na snagu datumom zadnjeg potpisa. Ugovor ne može pokrivati ranije usluge

niti može stupiti na snagu prije tog datuma.

Ugovorno tijelo mora zadr žati svu dokumentaciju povezanu s dodjelom i izvedbom ugovora

najmanje sedam godina nakon isplate i do datuma zastare za bilo koji spor vezan uz zakon

koji je regulirao ugovor.



Za vrijeme i nakon tog razdoblja, Ugovorno tijelo odnosit će se s osobnim podacima u skladusa svojom politikom o zaštiti osobnih podataka. Ti dokumenti moraju biti raspoloživi za

inspekciju od strane Europske komisije, OLAF-a i Revizorskog suda.

Predloženi ugovor mora biti u skladu s Dodatkom B8.

3.3.12.4. Obavijest o dodjeli ugovora

Bez obzira na vrstu postupka, Ugovorno tijelo u najkraćem mogućem roku obavještavakandidate i ponuditelje o donesenim odlukama o dodjeli ugovora, uključujući i razloge zaodluku o odbijanju dodjele ugovora.

Jednom kada se ugovor potpiše, Ugovorno tijelo mora bez odgode pripremiti obavijest o

dodjeli ugovora (Dodatak B14). Istu će spomenuto tijelo poslati u elektronskom formatunadležnoj službi Europske komisije (Dodatak A11e), koja će, kada je to primjenjivo,objaviti

rezultate postupka javne nabave u Službenom listu, te na mrežnim stranicama EuropeAid i u

svim drugim prikladnim medijima.

Obavijest o dodjeli ugovora objavit će se za postupke u kojima je bila objavljena obavijest o javnoj nabavi ili ukoliko je vrijednost ugovora veća od međunarodnih pragova (> 300.000,00

EUR), osim ukoliko je ugovor proglašen tajnim ili kada izvršenje ugovora mora biti popraćenoposebnim sigurnosnim mjerama, ili kada to nalaže zaštita osnovnih interesa Europske unijeili kada to zahtijeva država korisnica, te kada se objava obavijesti o dodjeli ugovora smatra

neprimjerenom.

Pored toga, Ugovorno tijelo mora pohraniti sve statističke informacije vezane uz postupak

javne nabave uključujući vrijednost ugovora, imena ostalih ponuditelja kao i ime uspješnogponuditelja.

Informacija dostavljena neuspješnim ponuditeljima trebala bi primjenjivati gore spomenutepredloške. Međutim, u slučaju zahtjeva za dodatnim informacijama od strane neuspješnihponuditelja, dostavit će im se sve informacije koje se ne smatraju povjerljivima. Kao jedan od

primjera mogu poslužiti komentari vezani uz snage i slabosti budući da im isti mogu pomoćida u budućim natječajima budu uspješniji.

Vidi odjeljak 2.9.

3.3.13. Angažiranje i zamjena stručnjaka

Ukoliko natječajni postupak uključuje i angažiranje stručnjaka, od izvođača se očekujeangažiranje stručnjaka navedenih u natječaju. Specifikacija stručnjaka može biti uobličena narazličite načine. Bez obzira na način na koji su određeni, ključni stručnjaci koji će bitiangažirani od strane izvođača moraju biti utvrđeni i imenovani u ugovoru. Ukoliko Tvrtka i/ili

predloženi stručnjaci namjerno zataje činjenicu da svi ili neki od članova tima predloženog

njihovom ponudom nisu na raspolaganju od datuma koji je u nat ječajnoj dokumentacijinaveden kao početak angažmana, Odbor može predložiti da se ponuditelj isključi iz

natječajnog postupka. Podsjeća se da ponuditelj ili izvođač mogu podlijegati administrativnim



i financijskim kaznama predviđenima u odjeljku 2.3.4. ovoga Vodiča te da osim toga mogubiti isključeni iz drugih ugovora financiranih od strane Europske unije.

IZRAVNO CENTRALIZIRANO, DECENTRALIZIRANO: EX-POST KONTROLA

Ukoliko Ugovorno tijelo otkrije da je ponuditelj potvrdio raspoloživost ključnog stručnjaka teda je potpisao ugovor iako je ponuditelj namjerno zatajio činjenicu da ključni stručnjak nije na

raspolaganju od datuma koji je u natječajnoj dokumentaciji naveden kao početak

angažmana, Ugovorno tijelo može odlučiti raskinuti ugovor primjenjujući članak 36.3 (m)

Općih uvjeta.

DECENTRALIZIRANO: EX-ANTE KONTROLA

Osim gore navedenog, prethodno odobrenje Europske komisije potrebno je i prije

poništavanja ugovora. Međutim, ugovor ne mora samo navesti ključni kadar koji će bitiangažiran, već mora odrediti kvalifikacije i iskustvo koje se od istog zahtjeva. Ovo je posebno

važno u slučaju u kojem izvođač mora zamijeniti kadar tijekom provedbe zadataka.

IZRAVNO CENTRALIZIRANO, DECENTRALIZIRANO:EX-POST KONTROLA

Izvođač mora u prvom redu ishoditi pisano odobrenje Ugovornog tijela na temelju

obrazloženog zahtjeva za zamjenu. Ugovorno tijelo ima na raspolaganju 30 dana od datuma

zaprimanja zahtjeva da dostavi vlastiti odgovor.

DECENTRALIZIRANO:EX-ANTE KONTROLA

Osim gore navedenog, potrebno je i prethodno odobrenje Europske komisije. Izvođač mora,

na vlastitu inicijativu, predložiti zamjenu u slučaju: - da član tima premine, ozbiljno se razboli

ili doživi nesreću; - da je neophodno zamijeniti člana tima zbog drugih razloga koji su izvan

izvođačeve kontrole (npr. podnošenje ostavke i sl.).

IZRAVNO CENTRALIZIRANO, DECENTRALIZIRANO: EX POST KONTROLA

Tijekom provedbe, Ugovorno tijelo može podnijeti obrazloženi pisani zahtjev za zamjenu u

slučaju da pojedinog člana tima smatra nesposobnim ili neprikladnim za ostvarenje svrhe

ugovora.




Osim gore navedenog, potrebno je prethodno odobrenje Europske komisije prije dostavljanja

zahtjeva za zamjenu.

Tijekom provedbe ugovora o pružanju usluga, kada je neophodno zamijeniti člana tima,zamjena mora posjedovati najmanje jednake kvalifikacije i iskustvo, a njen honorar ne smije

ni u kojem slučaju biti veći od honorara stručnjaka kojeg zamjenjuje. Ukoliko izvođač ne

može osigurati zamjenu koja bi posjedovala jednake kvalifikacije i/ili iskustvo, Ugovorno tijelo

može ili raskinuti ugovor ukoliko smatra da je izvršenje obveza ugroženo, ili, ukoliko smatra

da to nije slučaj, prihvatiti zamjenu u kojem slučaju se honorar zamjene dogovorno smanjujekako bi odražavao odgovarajuću razinu honorara. Sve dodatne troškove koji proizlaze iz

zamjene članova tima snosi izvođač, osim u slučaju zamjene nastale zbog smrti ili u slučajuda Ugovorno tijelo zahtjeva zamjenu koja nije omogućena/sadržana u ugovoru. Ukoliko

stručnjak nije odmah zamijenjen te ukoliko je prošlo određeno vrijeme do preuzimanja

njegovih dužnosti od strane novog stručnjaka, Ugovorno tijelo može zatražiti od izvođača daprojektu dodijeli privremenog stručnjaka dok se ne angažira novi stručnjak, ili da poduzmedruge korake kako bi premostio to prijelazno razdoblje. U svakom slučaju, Ugovorno tijelo

neće vršiti isplate u razdoblju odsustva stručnjaka ili njegove zamjene (bila ona privremena ilistalna).

3.4. Postupak za dodjelu ugovora u vrijednosti manjoj od 200.000,00

EUR

3.4.1. Okvirni ugovori

Usluge u vrijednosti većoj od 20.000,00 EUR, ali manjoj od 300.000,00 EUR, moraju bitiugovorene koristeći okvirni ugovor Framework Beneficiaries 2009 (FWC BENEF 2009) kojivrijedi od 15/09/2011. i može se produžiti do 15/09/2013. Riječ je o višestrukom okvirnomugovoru s ponovno otvorenim natjecanjem među ponuditeljima. Detaljnije informacije o

korištenju FWC BENEF 2009 mogu se pronaći na mrežnim stranicama EuropeAid FWC.

Informacije sadr žane u odjeljku 3.4. primjenjuju se isključivo na FWC BENEF 2009.

3.4.1.1. Uvjeti korištenja

Okvirni ugovor mora se koristiti u svim postupcima unutar njegove primjene te kada je

Ugovorno tijelo Europska komisija koja djeluje u ime država korisnica.

Takvi postupci moraju ispunjavati slijedeće uvjete:

- biti financirani sredstvima vanjske pomoći;

- biti u isključivom interesu tijela korisnika vanjske pomoći;



- ne prelaziti 300.000,00 EUR vrijednosti, uključujući dodatke, bez dijeljenja troškova;

- ne zahtijevati usluge u trajanju dužem od 260 dana po stručnjaku;

- provoditi se najviše 2 godine (730 kalendarskih dana), uključujući dodatke.

FWC BENEF 2009 mogu se primijeniti i od strane drugih subjekata koji upravljaju sredstvimavanjske pomoći po dobivanju ovlaštenja od strane EuropeAid za postupke koji ispunjavajugore navedene uvjete korištenja.

Budući da je zaključen s iznosom od 0 EUR, Ugovorno tijelo za specifični ugovor moraposjedovati sredstva neophodna za financiranje usluga ugovorenih Okvirnim ugovorom.

Riječ je o instrumentu za brzo i transparentno angažiranje stručnjaka za sve aktivnostitijekom projektnog ciklusa. Instrument sadrži nekoliko lotova (područja stručnosti). Nekolikose izvođača odabire za svaki od lotova. Oni čine konzorcije koje predstavlja vodeća Tvrtka.Vodeću tvrtku imenuju ostali partneri kako bi ih zastupala u okviru ugovora te je ona jedina

ovlaštena ugovorno obvezati konzorcij. Jedini valjani kontakti u svrhu realizacije ugovora jesu kontakti s vodećom tvrtkom.

3.4.1.2. PostupakBudući da je riječ o višestrukom Okvirnom ugovoru, dodjela Pojedinačnog ugovora temelji sena natjecanju.

Svi dokumenti potrebni u različitim koracima postupka moraju biti u oblicima propisanim zaFWC BENEF 2009.

a) Konzultacije

Poziv na dostavu ponuda za usluge šalje se najmanje 4 okvirna izvođača unutar istoga lota.

Međutim, u slučaju neprihvatljivosti (sukob interesa, suspenzija) okvirnog izvođača unutar

lota koji se sastoji od 4 izvođača, dopušteno je konzultirati samo 3 izvođača. Ukoliko su

prihvatljiva manje od 3 okvirna izvođača, voditelj projekta ne može pokrenuti FWC postupak.

Za lotove u kojima sudjeluju više od 4 ugovorna izvođača, voditelj projekta odabire

odgovarajući broj okvirnih izvođača koji će biti konzultirani. Zahtjev se može podnijeti

isključivo tijekom razdoblja valjanosti Okvirnog ugovora.

Postupak konzultacije poštovat će načelna transparentnosti, proporcionalnosti, jednakogpostupanja, zabrane diskriminacije i zdrave konkurencije. Međutim, pravila derogacije i

izuzeća koja se primjenjuju u natječajnim postupcima, nisu promjenjiva. Primjerice, naputci oskraćivanju roka za dostavu ponuda u natječajnim postupcima, ne primjenjuju se na zahtjevOkvirnog ugovora.

Za razliku od natječajnog postupka u kojem se može dodati suspenzivna klauzula, u

Okvirnom ugovoru ne smije se podnijeti zahtjev ukoliko na raspolaganju ne postoje sredstva

kojima bi se pokrila određena aktivnost. Ne predlaže se koristiti proračunske stavke kojima je

rok plaćanja određen preblizu kraja provedbe određenog ugovora.



Specifični Opis poslova za buduće specifične ugovore prilaže se zahtjevu kako bi se okvirnim

izvođačima osigurale sve potrebne informacije za podnošenje ponuda. Opis poslova mora jasno navesti na koji će način postignuti neposredni rezultati biti u skladu s traženim

rezultatima. Njihova kvaliteta, posebice njihova jasnoća, odlučujuća je za kvalitetu ponude iishod dodjele angažmana.

Ugovorni rok za dostavu ponuda iznosi najmanje 14 dana24 od dana slanja zahtjeva za

podnošenje. Moguće je produženje roka, dok je skraćivanje moguće isključivo ukoliko su sistim suglasni svi konzultirani okvirni izvođači.

Okvirni izvođači mogu zatražiti pojašnjenja. Odgovori se šalju svim konzultiranim okvirnimizvođačima istovremeno. U slučaju izmjena tijekom razdoblja konzultacija, a koje utječu nautvrđivanje stručnjaka, datum za podnošenje ponuda mora se prilagoditi nastalimizmjenama.

b) Ocjenjivanje ponuda

Ponude vrijede 14 dana od roka za njihovo podnošenje. Sve zaprimljene ponude, bez obzirana njihov broj, moraju biti ocijenjene.

Najmanji broj ocjenjivača iznosi 3, a jedan predstavnik države korisnice mora biti pozvan da

sudjeluje u ocjenjivanju u ulozi ocjenjivača.

Ocjenjuju se isključivo ponude koje su podnesene u roku za podnošenje ponuda te koje su u

skladu s pravilima prihvatljivosti, maksimalnim cijenama Okvirnih izvođača, maksimalnimproračunom ukoliko su isti navedeni te minimalnim zahtjevima navedenim u specifičnimOpisima posla za stručnjake.

Ekonomski najpovoljnija ponuda treba se zadr žati na temelju 80/2025 odnosa između

tehničke kvalitete (CV i raspoloživost stručnjaka, metodologija gdje je traženo) i cijene

(ukupne cijene honorara26). Tehnički zbroj bodova može se prilagoditi uzimajući u obzirmoguće intervjue sa stručnjacima ukoliko su isti predviđeni u specifičnim Opisima posla.

Ukoliko se ne odabere niti jedna ponuda, voditelj projekta može, po izvršenoj analizispecifičnih Opisa posla, izmijeniti i ponovo pokrenuti zahtjev za podnošenje ponuda s istim

okvirnim izvođačima. U suprotnom mora se primijeniti natjecateljski pregovarački postupak.Unutar 14 dana od isteka roka za zaprimanje ponuda, svim Okvirnim izvođačima koji su

podnijeli vlastite ponude mora se dostaviti obavijest o rezultatima ocjenjivanja. Voditelj

projekta ne treba čekati potpisivanje specifičnog ugovora.

c) Potpisivanje specifičnog ugovora

24 Za lot konferencije, rok za dostavu moţe se smanjiti na najviše 7 dana za dogaĎanja koja predviĎaju 15

sudionika.25

Za lot Konferencije odnos je 50/50.26 Za lot Konferencije paušali i nadoknadivi troškovi uzimaju se u obzir na temelju 50/50 odnosa.



Specifični ugovor temelji se na najbolje rangiranoj ponudi koja je proizišla iz pos tupka

ocjenjivanja. Specifični ugovor sadržava sam specifični ugovor, specifične Opise posla,ukoliko je potrebno, metodologiju te financijsku ponudu. On stupa na snagu u trenutku u

kojem se objavi dodjela ugovora od strane Ugovornog tijela. Preslika specifičnog ugovorapotpisanog od strane Ugovornog tijela mora se poslati faksom odabranom okvirnom

izvođaču koji tada može započeti s provedbom usluga. Dva primjerka specifičnog ugovorašalju se poštom na potpis.

d) Ocjena izvedbe okvirnog izvođača

Predložak za ocjenu izvedbe okvirnog izvođača mora se ispuniti po završetku angažmana.

Navedena ocjena odnosi se na kvalitetu izvršenja zadataka okvirnog izvođača te se mora

dostaviti potonjem kako bi je mogao komentirati.

3.4.2. Natječajni pregovarački postupak Ovisno o kontekstu i potrebama, Ugovorno tijelo može, kao alternativu za Okvirni ugovor

koristiti natjecateljski pregovarački postupak bez objave.

Valja naglasiti da natječajni pregovarački postupak zahtjeva više vremena od postupkadodjele posla Okvirnim ugovorom.

Ugovorno tijelo izrađuje popis od najmanje tri pružatelja usluga po vlastitom izboru.

Kandidatima se šalje poziv na natječaj kojemu je priložena natječajna dokumentacija. U

iznimnim slučajevima, može se dopustiti kraći rok uz prethodno odobrenje Europske komisijeu centraliziranom upravljanju i decentraliziranom upravljanju s ex ante kontrolom. Ponude

moraju biti dostavljene Ugovornom tijelu na adresu te unutar roka (vrijeme i datum)

navedenih u pozivu na podnošenje ponuda. Odabranim kandidatima za podnošenje ponudamora se osigurati rok od najmanje 30 dana od slanja službenog poziva. Ponude otvara i

ocjenjuje Odbor za ocjenu pouda imenovan od strane Ugovornog tijela, a koji će posjedovatipotrebnu tehničku i administrativnu stručnost.

Ponuditelji za natjecateljski pregovarački postupak mogu se odabrati iz popisa dobavljača.Lista se sastavlja nakon poziva za iskazivanje interesa i vrijediti će za razdoblje ne duže od

pet godina od dana oglašavanja. Pravni okvir za ovaj postupak će se razviti za buduće

korištenje.

Ukoliko po obavljenim konzultacijama s ponuđačima Ugovorno tijelo zaprimi samo jednu

administrativno i tehnički valjanu ponudu, može se dodijeliti ugovor pod uvjetom da su

zadovoljeni kriteriji za dodjelu ugovora.

U slučaju jednog neuspjeha natječajnog pregovaračkog postupka, nakon neuspješneprimjene okvirnog ugovora, ugovor se može zaključiti pregovaračkim postupkom poduvjetom da se dobije prethodno odobrenje nadležnih službi Europske komisije. Postupak

ocjenjivanja ponuda i dodjele ugovora jednak je i u slučaju ograničenog postupka (vidjetitočke od 3.3.9. do 3.3.12.2.).



Kao izuzetak Ugovorna tijela mogu koristiti natjecateljski pregovarački postupak za pravne

usluge prema nomenklaturi Jedinstvenog rječnika javne nabave (CPV)27, bez obzira na

procijenjenu vrijednost ugovora.

Ugovor za pružanje usluga u vrijednosti od 20.000,00 EUR i manje Ugovorno tijelo može

dodijeliti temeljem jedne ponude. Vidjeti točku 2.4.8.

Za usluge u vrijednosti manje ili jednake iznosu od 2 500 Ugovorno tijelo može platiti račune

bez prethodnog prihvaćanja ponude.

3.5. Izmjena ugovora o pružanju usluga

Vidjeti 2.10. za opće informacije vezane uz izmjenu ugovora.

Za bilo koju opravdanu izmjenu koja uključuje promjenu ukupne vrijednosti ugovora mora se

izraditi dodatak ugovoru.

Dodatne i prateće usluge smatraju se pregovaračkim postupcima, (vidjeti točku 3.2.3.1.c.), te

je za iste potrebno potpisivanje dodatka ugovoru ili novog ugovora.

4. Ugovori o nabavi robe

4.1. Uvod

Ugovori o nabavi robe pokrivaju kupovinu, leasing, najam ili zakup, sa ili bez mogućnostikupnje proizvoda. Ugovor za nabavu proizvoda te montaža i održavanje istog, također će sesmatrati ugovorima o nabavi robe.


4.2.1. Ugovori u vrijednosti od 300.000,00 EUR ili više

4.2.1.1. Međunarodni otvoreni postupak

Svi ugovori o nabavi robe moraju slijediti međunar odni otvoreni postupak nabave koji se

provodi po objavi najave natječaja i obavijesti o natječaju kao što je navedeno u odjeljku 4.3.

27 http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=OJ:L:2008:074:0001:0375:en:PDF

http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=OJ:L:2008:074:0001:0375:en:PDF





4.2.2. Ugovori u vrijednosti između 100.000,00 i 300.000,00 EUR

4.2.2.1. Lokalni otvoreni postupak

U ovom slučaju, ugovori o nabavi robe dodjeljuju se otvorenim postupkom u kojem seobavijest o nabavi objavljuje u državi korisnici. Europska komisija na mrežnim stranicama

EuropeAid objavljuje informacije o takvim postupcima nabave (informacije o objavi natječaja,državi, Ugovornom tijelu i vrsti ugovora) kao i adrese na kojima tvrtke mogu dobiti dodatne

informacije. Na mrežnim stranicama također je moguće objaviti potpunu objavu natječaja tenatječajnu dokumentaciju. Za detalje pogledati odjeljak 4.4.

4.2.3. Ugovori u vrijednosti manjoj od 100.000,00 EUR

Ovi ugovori o nabavi mogu se dodijeliti kroz natjecateljski pregovarački postupak.

4.2.3.1. Natjecateljski Pregovarački postupak

Ugovori o nabavi robe u vrijednosti manjoj od 100.000,00 EUR dodjeljuju se natjecateljskim

pregovaračkim postupkom. Poziv na podnošenje ponude šalje se najmanje trimakandidatima. Natječaj nije potrebno objaviti. Za detalje pogledati odjeljak 4.5.

4.2.4. Ugovori s vrijednosti manjom ili jednakom 20 000 euraOvi ugovori o nabavi mogu se dodijeliti na temelju jedne ponude. za robu u vrijednosti manjoj

od EUR 2 500, Ugovorno tijelo može platiti na temelju dostavnice bez prethodnog

prihvaćanja ponude.

4.2.5. Postupci na koje se ne odnosi gornja granica





Za primjenu pregovaračkog postupka neophodno je tražiti prethodno odobrenje nadležnih

službi Europske komisije.


Ugovorno tijelo mora tražiti prethodno odobrenje Europske komisije za primjenu

pregovaračkog postupka.



Ugovori o nabavi robe mogu se dodijeliti pregovaračkim postupkom temel jem jedne ilinekoliko ponuda u slijedećim slučajevima:a) ukoliko, zbog iznimne žurnosti uzrokovane događajima koje Ugovorna tijela nisu mogla

predvidjeti te koje ni na koji način nisu uzrokovala, vremensko ograničenje za natjecateljskepostupke (navedene u točkama (a), (b) i (c) Članka 91(1) Financijske uredbe primjenjive naOpći proračun) ne mora se poštovati.Smatra se da aktivnosti provedene u kriznim situacijama sukladno Članku 168(2)Provedbenih pravila ispunjavaju uvjete iznimne žurnosti (vidjeti Dodatak 11a)28.

Smatra se da aktivnosti provedene u kriznim situacijama sukladno Članku 168(2)

Provedbenih pravila ispunjavaju uvjete iznimne žurnosti (vidjeti Dodatak 11a)23;b) ukoliko tako nalaže priroda posebnih značajki nabava, primjerice kada je izvršenjeugovora isključivo rezervirano za nositelje patenata ili dozvola za korištenje patenata;

c) za dodatne isporuke od str ane izvornog dobavljača, namijenjene ili djelomičnoj zamjeninormalne nabave robe ili njene montaže, pri kojoj bi promjena dobavljača primoralaUgovorno tijelo na kupnju opreme koja bi imala drugačije tehničke značajke, a što birezultiralo nekompatibilnošću ili disproporcionalnim tehničkim poteškoćama u rukovanju iodržavanju;

d) ukoliko je postupak nabave bio neuspješan, odnosno nije zaprimljena niti jedna kvalitetna

i/ili financijski prihvatljiva ponuda. U takvim slučajevima, nakon poništenja natječajnogpostupka, Ugovorno tijelo može pregovarati s jednim ili više ponuditelja po vlastitom izboru,

od onih koji su sudjelovali u natječajnom postupku te koji zadovoljavaju kriterije za odabir24,pod uvjetom da nisu znatno izmijenjeni početni uvjeti natječajnog postupka te da je poštivanonačelo jednakog postupanja;

28 „Pomoć u hitnim slučajevima” još je jedan slučaj pregovaračkog postupka specifičan za Europski fond za

razvoj, a koji karakterizira iznimna ţurnost spomenuta pod a), uglavnom za aktivnosti koje nisu definirane

novim člankom 19c Dodatka IV Sporazuma iz Cotonoua. Pomoć u hitnim slučajevima povezana je s primjenomčlanka 72 i/ili 73 Sporazuma iz Cotonoua (vidjeti dodatak A11a).



e) za ugovore koji su proglašeni tajnima, ili za ugovore čija provedba mora biti popraćenaposebnim sigurnosnim mjerama ili u slučaju u kojem tako zahtjeva zaštita osnovnih interesaEuropske unije ili države korisnice;

f) za ugovore u vezi s robom koja kotira na burzi i kupuje se na robnom tr žištu;

g) za ugovore u vezi s kupnjom pod posebno povoljnim uvjetima, ili od dobavljača koji trajnozatvara vlastiti posao (postupak likvidacije) ili od vjerovnika ili likvidatora stečaja, dogovorasa zajmodavcem, ili sličnog postupka sukladno nacionalnom pravu.

h) Kada se novi ugovor mora zaključiti nakon prijevremenog raskida postojećeg ugovora.

Ugovorno tijelo mora pripremiti Pregovaračko izvješće (vidjeti predložak u Dodatku A 10)

kojim se argumentira način na koji su se vodili pregovori te temelj za odluku o dodjeli

ugovora koja je proizašla iz navedenih pregovora. Postupci opisani u točkama 4.3.11.1. -

4.3.11.2. moraju se usporedno slijediti, s Pregovaračkim izvješćem koje je uključeno unatječajnu dokumentaciju.

4.2.5.2. Sustav dinamične kupnje

Sustav dinamične kupnje je u potpunosti elektronski postupak za provedbu zajedničkihkupnji, a koji je ograničen trajanjem (najviše 4 godine). Obavijest o dodijeli ugovora objavljujese kako bi se pozvali potencijalni ponuditelji koje će se ocijeniti u roku od 15 dana. Ponuditeljikoji udovoljavaju specifikacijama primaju se u sustav. Tijekom razdoblja svoje valjanosti

sustav je otvoren svim ekonomskim subjektima koji zadovoljavaju kriterije za odabir te koji su

podnijeli indikativnu ponudu koja se smatra sukladnom. Za svaki zasebni ugovor objavljuje

se pojednostavljena obavijest ugovora kojom se ponuditeljima koji nisu primljeni u sustav

daje mogućnost da podnesu indikativnu ponudu u roku od 15 dana. Ugovorno tijelo tada

poziva sve ponuditelje primljene u sustav da podnesu vlastite ponude u razumnom roku.

Ugovor će se dodijeliti ponuditelju koji je podnio ponudu koja nudi najbolju vrijednost zanovac na temelju kriterija za odabir navedenim u obavijesti o ugovoru za uspostavu

dinamičnog sustava kupnje. Ugovorno tijelo ne smije koristiti ovaj sustav kako bi spriječilo,ograničilo ili narušilo tržišno natjecanje. Pravni okvir ovoga postupka definiran je za budućuuporabu, no IT alati (povjerljivost, sigurnost) kojima bi se omogućilo n jegovo funkcioniranje

još nisu dostupni pri Europskoj komisiji.


Vidjeti točku 2.4.7. za daljnje detalje

.

4.3. Međunarodni otvoreni postupak za ugovore u vrijednosti od300.000,00 EUR ili više



4.3.1. Promidžba

Kako bi se osigurao najveći mogući broj sudionika u natjecateljskom postupku kao i potrebnatransparentnost, najava ugovora i obavijest o natječajnom postupku moraju se objaviti zasvaki otvoreni postupak.

4.3.1.1. Objave najava pojedinačnog ugovora

Najava pojedinačnog ugovora u kojoj se navode specifične značajke planiranog natječajnogpostupka, mora se objaviti, osim u iznimnim slučajevima, najmanje 30 dana prije objaveobavijesti o nabavi. Najave pojedinačnih ugovora moraju navesti kratke indikacije predmeta i

sadr žaja nabave u pitanju (Vidjeti predložak u Dodatku C1). Budući da je riječ o najavama,objave ne obvezuju Ugovorno tijelo na financiranje predloženog ugovora, a od budućih

dobavljača se ne očekuje da podnesu vlastite ponude u ovoj fazi. Najave natječaja objavljujuse u Službenim novinama Europske unije, na mrežnim stranicama EuropeAid i u svim

drugim prigodnim medijima.

IZRAVNI CENTRALIZIRANI, DECENTRALIZIRANI: EX-ANTE, DECENTRALIZIRANI: EX-

POST

Najava pojedinačnog natječaja mora se poslati na objavu nadležnim službama Europske

komisije u elektronskom obliku koristeći predložak u Dodatku C1 najmanje 15 dana prije

objave kako bi se omogućilo dovoljno vremena za prijevod. Spomenute najave moraju se

objaviti najmanje 30 dana prije obavijesti o odgovarajućoj nabavi.


Pored najave, za sve ugovore o nabavi robe u vrijednosti od 300.000,00 EUR ili više, morase dodatno objaviti obavijest o nabavi u Službenom listu Europske unije, na mrežnim

stranicama EuropeAid (na http://ec.europa.eu/europeaid/index_en.htm ) i u svim drugim

prigodnim medijima. Mora se osigurati najmanje 30 dana od dana objave najave natječaja do

dana objave obavijesti o nabavi. Europska komisija (u ime Ugovornog tijela) odgovorna je za

objavu u Službenom listu Europske unije i na mrežnim stranicama EuropeAid, dok, ukoliko

se obavijest o nabavi objavljuje lokalno, Ugovorno tijelo se mora izravno pobrinuti za lokalnu

objavu.

http://ec.europa.eu/europeaid/index_en.htm





IZRAVNO CENTRALIZIRANO, DECENTRALIZIRANO: EX-ANTE, DECENTRALIZIRANO:

EX-POST

Obavijesti o nabavi i natječajna dokumentacija moraju se nadležnim službama Europske

komisije dostaviti za objavu u elektronskom obliku koristeći predložak u Dodatku C2najmanje 15 dana prije objave, kako bi se omogućilo dovoljno vremena za prijevod.

Obavijest o nabavi mora se potencijalnim dobavljačima dostaviti uz informaciju koja im jepotrebna kako bi procijenili vlastiti kapacitet za ispunjenje predmetnog ugovora. Ukoliko se

obavijest o nabavi objavljuje i u lokalnim medijima, ista mora biti identična obavijesti o nabavikoja se objavljuje na mrežnim stranicama EuropeAid, a sama objava mora biti istovremena.

Natječajna dokumentacija za predmetni ugovor objavljuje se na mrežni stranicama

EuropeAid, ali se mora poslati potencijalnim dobavljačima na upit.

Ukoliko Upravljačko tijelo bilo na vlastitu inicijativu, bilo kao odgovor na zahtjev ponuditeljaizmijeni informacije u obavijesti o nabavi,mora se putem nadležnih službi Europske komisije

objaviti corrigendum s izmjenama (vidjeti Dodatak A5b). Corrigendum (ispravak) će seobjaviti najkasnije 7 dana od zahtjeva za objavu. Rok za podnošenje ponuda može se

produžiti kako bi se omogućilo ponuditeljima da uzmu u obzir promjene.

4.3.2. Izrada i sadržaj natječajne dokumentacije

Od iznimne je važnosti pažljivo izraditi natječajnu dokumentaciju ne samo zbog pravilnogizvršenja ugovora već također zbog pravilnog funkcioniranja postupka nabave.

Ti dokumenti moraju sadržavati sve odredbe i informacije koje ponuditelji trebaju podnijeti u

svojim ponudama: postupke koje moraju slijediti, dokumente koje moraju dostaviti, slučajevenesukladnosti, kriterije za dodjelu, itd. Moglo bi biti poželjno da predstavnici krajnjih korisnika

sudjeluju u pripremi natječaja u ranoj fazi. Vidjeti 2.6. za smjernice za pripremu Tehničkihspecifikacija.

Tehničke specifikacije moraju omogućiti jednaki pristup kandidatima i ponuditeljima te ne

smiju stvarati neopravdane prepreke natjecateljskom postupku nabave. One definirajutražene značajke proizvoda, usluge ili materijala ili radova u odnosu na svrhu za koju sunamijenjene od strane Ugovornog tijela.

Te značajke uključuju:

a) jasno definirane zadatke koji će se provoditi;

b) razinu kvalitete;

c) zahtjeve vezane uz zaštitu okoliša;



d) gdje god je to moguće, kriterije za pristup osoba s invaliditetom ili dizajnom za svekorisnike;

e) razine i postupke ocjene sukladnosti;

f) prikladnosti za upotrebu;

g) sigurnosti ili dimenzije, uključujući, za nabavu robe i naziv proizvoda i upute za upotrebu, aza sve ugovore terminologiju, simbole, testove, metode provjere, pakiranje, označavanje,proizvodne postupke i metode.

Ugovorno tijelo odgovorno je za izradu ovih dokumenata.

Obzirom na tehničku složenost mnogih ugovora o nabavi robe, priprema natječajnedokumentacije – posebice Tehničkih specifikacija – može zahtijevati podršku jednog ili višetehničkih/tehničkog specijalista. Svaki od tih specijalista mora potpisati Izjavu o objektivnosti i

Povjerljivosti (vidjeti Dodatak A3).

Kao i kod Opisa posla u ugovoru o uslugama, posebna pažnja mora se posvetiti pripremi

Tehničkih specifikacija za robu koja je predmet nabave. Isti su ključni za uspješnu nabavu,ugovor i projekt.

Tehničke specifikacije tamo gdje je moguće navode, lot po lot – točnu prirodu i značajkenabave robe. Gdje je primjenjivo one specifično navode uvjete isporuke i postavljanja,treniranja i usluge koja će se pružati poslije prodaje.

Od iznimne je važnosti da značajke izvedbe odgovaraju namijenjenoj svrsi. Ukoliko jepotrebno odr žati informativni sastanak ili posjet mjestu na kojem se roba treba postaviti, to se

mora navesti u uputama ponuditeljima zajedno s detaljima angažmana.

Svrha Tehničkih specifikacija jest precizno definirati potrebnu robu. Minimalni standardikvalitete, definirani Tehničkim specifikacijama, omogućit će Odboru za ocjenjivanje da odredikoji su ponuditelji tehnički sukladni.

Osim ako tako ne nalaže priroda ugovora, zabranjene su Tehničke specifikacije koje navodeili opisuju proizvode određene marke ili podrijetla te na taj način favoriziraju ili isključujuodređene proizvode. Međutim, u slučaju da se proizvodi ne mogu dovoljno jasno ilirazumljivo opisati, mogu se navesti marka i podrijetlo pod uvjetom da se nakon toga navede

izraz „ili jednakovrijedni“.


Natječajna dokumentacija mora biti odobrena od strane nadležnih službi Europske komisije.

Ustaljena praksa jest konzultirati i dobiti odobrenje natječajne dokumentacije od države

korisnice, te gdje je prikladno, i od drugih uključenih strana.


Prije izdavanja Ugovorno tijelo dužno je natječajnu dokumentaciju podnijeti Delegaciji



Europske unije na odobrenje.


Nije potrebno prethodno odobrenje natječajne dokumentacije od strane Europske komisije.


A. Upute ponuditeljima

B. Nacrt ugovora, Posebni uvjeti i Dodaci (uključujući Tehničke specifikacije)

C. Dodatne informacije

D. Natječajni predložak za ugovor o nabavi robe

Vidjeti standardni format u Dodatku C4.

U natječajnim dokumentima mora se jasno navesti trebaju li isti sadržavati već određene

fiksne cijene, koje se ne mogu revidirati. Cijene bi u pravilu trebale biti fiksne te ne bi trebale

biti podložne revidiranju, međutim u posebnim slučajevima klauzula o reviziji cijena može biti

opravdana. Ukoliko je to slučaj, u dokumentima se moraju navesti uvjeti i/ili formule za

reviziju cijena za vrijeme trajanja ugovora. U takvim slučajevima Ugovorno tijelo mora

posebice obratiti pozornost na:

a) predmet postupka nabave i ekonomsku situaciju u kojoj se isti odvija;

b) vrstu zadataka i ugovora i njihovo trajanje;


Neophodna je garancija za povrat isplate pred-financiranja koje premašuje 300.000,00 EUR.Međutim, ukoliko je izvođač dr žavno tijelo, nadležni dužnosnik za ovjeravanje može, ovisno o

vlastitoj procjeni rizika, izuzeti tijelo od takve obveze. Garancija će se vratiti nakonprivremenog prihvaćanja sukladno uvjetima ugovora.

4.3.3. Kriteriji odabira i dodjele ugovoraKriteriji za odabir odnose se na kapacitet ponuditelja za izvršenje sličnih ugovora. Postupakodabira uključuje:1. eliminiranje ponuditelja koji su neprihvatljivi (vidjeti točku 2.3.1.) ili se nalaze u nekoj odsituacija opisanih u točkama 2.3.3. i 2.3.5.;

2. provjeru financijske situacije ponuditelja (financijski i ekonomski kapacitet); ista može biti

potkrijepljena primjerice bilancom stanja i prometom za prethodne tri godine (vidjeti točku

2.4.11.) ukoliko iste posebno zahtjeva Natječajna dokumentacija;



3. provjeru tehničkih i profesionalnih kapaciteta ponuditelja, prim jerice pregledom njihovih

prosječnih godišnjih razina zapošljavanja, veličine i profesionalnog iskustva njihovogupravljanja i glavnih pruženih usluga te isporučene robe posljednjih godina u području koje jepredmet nabave (vidjeti točku 2.4.11.).

Kriteriji za odabir navedeni u dodacima ovoga vodiča služe kao primjer te bi se trebaliprilagoditi vrsti, trošku i složenosti ugovora.

Ukoliko, iz posebnih razloga koje Ugovorno tijelo smatra opravdanima, ponuditelj nije u

mogućnosti dostaviti reference tražene od strane Ugovornog tijela, isti može dokazati vlastiti

ekonomski i financijski kapacitet drugim sredstvima koje Ugovorno tijelo smatra prikladnim.

Ukoliko su usluge ili proizvodi koji se trebaju isporučiti složeni ili se u iznimnim slučajevimatraže u posebnu svrhu, dokazi o tehničkom i profesionalnom kapacitetu mogu se osiguratiprovjerama koje će izvršiti Ugovorno tijelo ili u njegovo ime nadležno službeno tijelo države u

kojoj ponuditelj ima vlastito sjedište, pod uvjetom da spomenuto tijelo na to pristane. Takve

provjere odnositi će se na tehnički i proizvodni kapacitet ponuditelja te, ukoliko je potrebno,njegove studijske i istraživačke mogućnosti te mjere za kontrolu kvalitete.

Samo uspješni ponuditelji moraju dostaviti popratnu dokumentaciju za kriterije odabira prije

dodjele ugovora (po izboru za ugovore u vrijednosti nižoj od 300.000,00 EUR, vidjeti točku2.4.11.).

Kriterij za dodjelu ugovora koji se primjenjuje na ponuditelje koji udovoljavaju tehničkimuvjetima jest cijena ili, u iznimnim slučajevima i po odobrenju iznimke od strane nadležnih

službi Europske komisije, najbolja vrijednost za novac.

Kriteriji bi trebali biti precizni, ne-diskriminirajući i ne bi smjeli narušavati tržišno natjecanje.Svi kriteriji navedeni u natječajnoj dokumentaciji moraju se primjenjivati onako kako su

navedeni te se ni na koji način ne smiju mijenjati za vrijeme trajanja postupka. Tehničkoocjenjivanje temeljit će se na tablici za ocjenjivanje koja se objavljuje u natječajnojdokumentaciji, te koja se ni na koji način ne smije mijenjati za vrijeme trajanja postupkaocjenjivanja. Obzirom na široki raspon nabave robe i njenu tehničku prirodu, tablica mora bitizasebno osmišljena za svaki natječaj u DA/NE formatu kako bi osigurala jasnu procjenuusklađenosti ponude s tehničkim zahtjevima natječajne dokumentacije.

4.3.3.1. Ugovori o nabavi robe koji ne uključuju prateće usluge

Cijena je jedini kriterij za dodjelu ugovora o nabavi robe koji ne uključuju prateće usluge (kaona primjer poslije-prodajne usluge i obuku). Svi se neprihvatljivi ponuditelji eliminiraju iz

daljnjeg postupka ocjenjivanja te se ugovor dodjeljuje ponuditelju koji je podnio najjeftiniju

prihvatljivu ponudu. Ukoliko odabrana ponuda premašuje maksimalan proračun naraspolaganju za ugovor, primjenjuju se odredbe iz točke 4.2.4.1.(d).

4.3.3.2. Ugovori o nabavi robe koji uključuju prateće usluge



Kada ugovori o nabavi robe uključuju prateće usluge (kao na primjer poslije-prodajne usluge

i/ili obuku), pri tehničkom ocjenjivanju trebalo bi uzeti u obzir kvalitetu takvih usluga na

DA/NE osnovi. Svi se neprihvatljivi ponuditelji eliminiraju, a ugovor se dodjeljuje ponuditelju

koji je ponudio najnižu cijenu za opremu i prateće usluge. Ukoliko odabrana ponudapremašuje maksimalno dozvoljeni proračun na raspolaganju za ugovor, primjenjuju se

odredbe iz točke 4.2.4.1.(d).

4.3.3.3. Posebno složene nabave robe

Za posebno složene nabave robe, kombinacija kvalitete i cijene može se koristiti kao temelj

za dodjelu ugovora ponudi koja predstavlja najbolju vrijednost za novac. Ovakva metoda

trebala bi se ograničiti na proizvode s posebnim sigurnosnim/proizvodnim/provedbenimograničenjima.


Nadležne službe Europske komisije moraju dati vlastito prethodno odobr enje za primjenu

ovoga pristupa te će pružiti tehničku podršku za svaki slučaj zasebno.


Ukoliko namjerava primijeniti ovaj postupak, Ugovorno tijelo mora za to dati obrazloženje u

Izvješću o ocjenjivanju te obavijestiti Europsku komisiju.

4.3.4. Dodatne informacije tijekom postupka

Natječajna dokumentacija trebala bi biti dovoljno jasna kako bi se izbjeglo traženje dodatnih

informacija od strane ponuditelja tijekom natječajnog postupka. Ukoliko Ugovorno tijelo, bilo

na vlastitu inicijativu, bilo kao odgovor na zahtjev ponuditelja, istom dostavi dodatne

informacije o natječajnoj dokumentaciji, ono mora i svim drugim ponuditeljima istovremenodostaviti takve informacije u pisanom obliku.

Ponuditelji mogu podnijeti pisane upite najkasnije u roku od 21 dana prije roka za

podnošenje ponuda. Ugovorno tijelo mora odgovoriti (te poslati primjerak odgovora na

znanje Europskoj komisiji u slučaju da je riječ o decentraliziranom ex-ante upravljanju) na

sva pitanja ponuditelja u roku od najkasnije 11 dana prije roka za zaprimanje ponuda. Pitanja

i odgovori, pojašnjenja i moguće manje promjene natječajne dokumentacije objavit će se namrežnim stranicama EuropeAid. Molimo obratite pažnju na činjenicu da Ugovorno tijelo ne

može dati prethodno mišljenje na ocjenu ponude.

Ukoliko bi pitanja dovela do promjene teksta obavijesti o nabavi mora se objaviti corrigendum

kao što je pojašnjeno u točki 4.3.1. Rok za podnošenje ponuda može se produžiti kako bi se



omogućilo ponuditeljima da uzmu u obzir nastale promjene. Corrigendum će se također objaviti na mrežnim stranicama EuropeAid.

Ukoliko je sadr žaj natječaja posebno tehnički složen, Ugovorno tijelo može organizirati

informativni sastanak i/ili terenski posjet. Sastanak se mora najaviti u natječajnoj

dokumentaciji te se mora odr žati najmanje 21 dan prije isteka roka. Sve troškovesudjelovanja na takvom sastanku snose ponuditelji. Individualni posjeti tvrtki za vrijeme

trajanja natječaja ne mogu biti organizirani od strane Ugovornog tijela uzimajući u obzirnačelo transparentnosti i jednakog postupanja s ponuditeljima.


Ponude moraju stići na adresu Ugovornog tijela najkasnije do datuma i vremena navedenih u

natječajnoj dokumentaciji. Rok za podnošenje mora biti dovoljno dug kako bi osigurao

kvalitetu ponuda svih ponuditelja i omogućio stvarno pošteno natjecanje. Dosadašnjeiskustvo je pokazalo da prekratki rokovi onemogućavaju kandidate da se natječu ili uzrokujunepotpune ili loše pripremljene dostavljene ponude od strane ponuditelja. Rokovi za

podnošenje moraju padati na radni dan države Ugovornog tijela te ukoliko je moguće, bitiusklađeni sa sjednicom za otvaranje ponuda.


Razdoblje između datuma objave obavijesti o nabavi i roka za zaprimanje ponuda može

iznositi najmanje 60 dana. Međutim, u iznimnim slučajevima, može se dozvoliti i kraći rok, uz

prethodno odobrenje nadležnih službi Europske komisije.


U slučaju kraćeg roka nije potrebno prethodno odobrenje od strane Europske komisije.


Vidjeti točku 2.8.5.

4.3.7. Dostava ponuda

Tehničke i financijske ponude moraju se staviti u jedinstvenu omotnicu koja će biti stavljena upaket ili vanjsku omotnicu. Ponuda se mora poslati sukladno uputama za ponuditelje.




Za sastav, nepristranost i povjerljivost, odgovornosti i raspored tijekom cijelog postupka

ocjenjivanja, vidjeti odjeljak 2.8.

4.3.7. Dostava ponuda

Tehničke i financijske ponude moraju se staviti u jedinstvenu omotnicu koja će biti stavljena upaket ili vanjsku omotnicu. Ponuda se mora poslati sukladno uputama za ponuditelje.


Za sastav, nepristranost i povjerljivost, odgovornosti i raspored tijekom cijelog postupkaocjenjivanja, vidjeti odjeljak 2.8.


Standardna je praksa da barem jedan od članova s pravom glasa bude predstavnik države

korisnice.

4.3.9. Faze postupka ocjenjivanja


Po zaprimanju ponuda, Ugovorno tijelo mora upisati ponude u upisnik navodeći datum ivrijeme zaprimanja te izdajući potvrdu o primitku za ponude koje su osobno dostavljene.Omotnice koje sadr že ponude moraju ostati zapečaćene i moraju se do otvaranja čuvati nasigurnom. Vanjske omotnice ponuda moraju biti numerirane sukladno redoslijedu zaprimanja


4.3.9.2. Pripremni sastanak

Prvi sastanak Odbora za ocjenu ponuda mora se odr žati prije otvaranja ponuda. Natječajnadokumentacija trebala bi biti prethodno podijeljena članovima Odbora za ocjenu ponuda.Predsjednik predstavlja svrhu nabave, postupke koje Odbor za ocjenu ponuda mora slijediti,

uključujući tablicu za ocjenjivanje i kriterije dodjele ugovora koji su navedeni u natječajnojdokumentaciji.



4.3.9.3. Sjednica za otvaranje ponuda

Svrha sjednice za otvaranje ponuda jest provjeriti jesu li ponude potpune, je li dostavljena

tražena garancija za ponude te jesu li ponude općenito uredne.

Sjednica za otvaranje ponuda je službeni, javni postupak. Odbor za ocjenu ponuda otvaraponude u javnosti, na mjestu i u vrijeme određeno u natječajnoj dokumentaciji. Iako je javna,sudjelovanje na sjednici za otvaranje ponuda ograničeno je na predstavnike tvrtki koje senadmeću za dodjelu ugovora. Vidjeti kontrolni popis za otvaranje ponuda u Dodatku C5 zadetaljne formalnosti koje predsjednik uz pomoć tajnika mora izvršiti.


Odbor za ocjenu ponuda imenovan od nadležnih službi Europske komisije mora izvršiti

otvaranje ponuda.


Europska komisije mora biti obaviještena o sjednici za otvaranje ponuda. Ona može

sudjelovati u otvaranju ponuda u ulozi promatrača te može zaprimiti primjerak svake ponude.


Europska komisija ne treba biti obaviještena o sjednici za otvaranje ponuda te ne sudjeluje u

istoj.

Predsjednik provjerava da niti jedan član Odbora za ocjenu ponuda nije u mogućem sukobuinteresa s bilo kojim od ponuditelja (na temelju zaprimljenih ponuda, članova konzorcija iutvrđenih podizvođača) Vidjeti točku 2.8.2.

Odbor za ocjenu ponuda mora odlučiti zadovoljavaju li ponude formalne zahtjeve. Sažetak

zaprimljenih ponuda, koji se prilaže Izvješću o otvaranju ponuda (vidjeti Dodatak C6), morase upotrijebiti kako bi se zabilježila sukladnost svake od ponuda s formalnim zahtjevima za

podnošenje ponuda. Zapisnik sastanka unosi se u Izvješće o otvaranju ponuda koje mora bitina raspolaganju na zahtjev ponuditelja.

Eventualne garancije za ponudu moraju biti vraćene ponuditeljima. To podrazumijeva da bilokoja ponuda koji stigne nakon roka za podnošenje ponuda također mora biti otvorena (nakon

sjednice za otvaranje ponuda) kako bi se garancije vratile.


Prije nego krene s detaljnim ocjenjivanjem ponuda, Ugovorno tijelo provjerava da li iste

zadovoljavaju osnovne zahtjeve natječajne dokumentacije (odnosno tablicu administrativnesukladnosti).



Ponuda se smatra prihvatljivom ukoliko zadovoljava sve uvjete, postupke i specifikacije

navedene u natječajnoj dokumentaciji te se od istih u značajnijoj mjeri ne udaljava niti ihograničava. Značajna udaljavanja ili ograničavanja su ona koja utječu na opseg, kvalitetu iliizvršenje ugovora, koja se uvelike razlikuju od uvjeta iz natječajne dokumentacije, koja

ograničavaju prava Ugovornog tijela ili ugovorne obveze ponuditelja ili pak narušavajunatjecanje nauštrb ponuditelja koji zadovoljavaju uvjete.

Provjerava se sukladnost svake ponude s natječajnom dokumentacijom, a posebno seprovjerava je li:

- dokumentacija potpuna

- korišten jezik koji zahtijeva natječajna dokumentacija

Za konzorcije: je li potvrda udruženja i imenovanje vodeće tvrtke potpisano od strane svihčlanova konzorcija. Za ponuditelje koji namjeravaju podugovoriti zadatke (ukoliko tako

dozvoljava natječajna dokumentacija): je li ponuditelj dostavio izjavu vezanu uz sadržaj iopseg predviđenog podugovaranja, a koje mora biti u granicama navedenim u natječajnojdokumentaciji. Administrativna sukladnost svake ponude mora biti zabilježena u Izvješću oocjenjivanju. (vidjeti Dodatak C7).

2. dio: Tehnička sukladnost ponuda

Detaljno tehničko ocjenjivanje ponuda vrši se nakon provjere administrativne sukladnosti.

Primjenjuju se kriteriji koji su objavljeni u natječajnoj dokumentaciji te, sukladno tome, morase koristiti tablica za ocjenu koja je sastavni dio natječajne dokumentacije. Ni pod kojim

uvjetima Odbor ili njegovi članovi ne mogu mijenjati tablicu za ocjenjivanje koja jeponuditeljima dostavljena u natječajnoj dokumentaciji.

Svrha ovog ocjenjivanja jest procijeniti ispunjavaju li ponude koje se nadmeću kriterije zaodabir i minimalne tehničke uvijete.

Pravilo podrijetla: Sve ponude moraju zadovoljavati pravilo prema kojem r oba koja će senabavljati ispunjava zahtjeve navedene u točki 2.3.1. U slučaju bilo kakvih sumnji o podrijetlurobe, moraju se zatražiti dodatne informacije. Ukoliko i dalje postoje sumnje, treba se

zatražiti savjet Europske komisije (u slučaju da ista nije Ugovorno tijelo).

Od ponuditelja će se tražiti da dostavi, po mogućnosti prije potpisivanja ugovora, dokaz opodrijetlu u obliku Potvrde o podrijetlu ili drugog službenog dokumenta u vidu dokaza prima

facie.

Kako bi se utvrdilo podrijetlo, mora se utvrditi gdje je proizvod u pitanju nabavljen ili

proizveden.

Ponude koje jasno ne ispunjavaju pravilo podrijetla, moraju se isključiti.

Državljanstvo podizvođača: Odbor za ocjenu ponuda mora u ovoj fazi provjeriti

zadovoljava li dr žavljanstvo podizvođača navedenih u tehničkim ponudama pravilo

dr žavljanstva iz točke 2.3.1.



Nakon ocjene ponuda, Odbor za ocjenu ponuda odlučuje o tehničkoj sukladnosti svakeponude, klasificirajući je kao tehnički sukladnu ili tehnički nesukladnu. U slučajevima u kojimaugovori uključuju i poslije-prodajne usluge i/ili obuku, tehnička kvaliteta takvih usluga također se ocjenjuje tijekom tehničkog ocjenjivanja u skladu s objavljenim kriterijima.


Kada je tehničko ocjenjivanje dovršeno, Odbor provjerava da financijske ponude ne sadrže

očite aritmetičke pogreške. Bilo koje aritmetičke pogreške ispravljaju se bez posljedica zaponuditelje.

Ukoliko natječajni postupak sadrži nekoliko lotova, financijske ponude se uspoređuju za

svaki lot zasebno. Financijsko ocjenjivanje morat će utvrditi najbolju financijsku ponudu zasvaki od lotova, uzimajući u obzir sve eventualne popuste koje ponuditelji nude.

Primjer za uračunavanje popusta:

Tvrtka A nudi popust od 20% ukoliko joj se dodijele Lot 1 i 3, Tvrtka B nudi popust od 10%

ukoliko joj se dodjele sva tri Lota, Tvrtka C ne nudi popust.

Tvrtka A Tvrtka B Tvrtka C Redoslijed bez

popusta

LOT 1 90 80 70 Tvrtka C

LOT 2 Ne nudi 40 50 Tvrtka B

LOT 3 60 70 55 Tvrtka C

Nakon uračunavanja popusta:

Tvrtka A (20%

popusta)

Tvrtka B (10%

popusta)

Tvrtka C (ne nudi

popust)

LOT 1 72 72 70

LOT 2 Ne nudi 36 50

LOT 3 48 63 55

3 moguće kombinacije:

Kombinacija 1: 72 + 40 + 48 = 160

Kombinacija 2: 72 + 36 + 63 = 171

Kombinacija 3: 70 + 50 + 55, no budući da je za Lot 2 ponuđena niža cijena, zbroj postaje:

70 + 40 + 55 = 165

Ugovorno tijelo mora odabrati kombinaciju 1, te dodijeliti ugovore za Lotove 1 i 3 Tvrtki A, a

Lot 2 Tvrtki B za prvotno ponuđenu cijenu (bez popusta).



4.3.9.6. Odabir izvođača

Uspješni ponuditelj jest onaj koji dostavi najjeftiniju ponudu koja je ocjenjena kao „tehničkiprihvatljiva“ tijekom tehničkog ocjenjivanja. Ista se mora proglasiti uspješnom ponudomukoliko je njena vrijednost jednaka ili manja od najvećeg raspoloživog proračuna za ugovor. Ukoliko odabrana ponuda premašuje najveći raspoloživi proračun, primjenjuju se odredbenavedene u točki 4.2.4.1.(d).

U slučaju neuobičajeno niskih ponuda, Odbor za ocjenu ponuda mora zatražiti informaciju

vezanu uz sastav ponude.

Ukoliko se za određeni ugovor dostave neuobičajeno niske ponude, Ugovorno tijelo prije

odbijanja istih na temelju isključivo takvih razloga, mora zatražiti pisane pojedinosti sastavnih

elemenata ponude koje smatra važnim te provjeriti takve sastavne elemente nakon

saslušanja stranki, a pri tom uzimajući u obzir dobivena pojašnjenja. Ugovorno tijelo može

osobito uzeti u obzir pojašnjenja vezana uz:

a) ekonomičnost proizvodnog postupka, pružanja usluga ili metode gradnje;

b) odabrana tehnička rješenja ili izvanredno povoljne uvjete koje su ponuditelju naraspolaganju;

c) izvornost ponude.

Opravdanje za prihvaćanje ili odbijanje neuobičajeno niske ponude mora se zabilježiti u

Izvješću o ocjenjivanju.


Ponuditeljima AKP država (država Afrike, Kariba i Pacifika) koje nude robu AKP podrijetla, a

koja pokriva najmanje 50% vrijednosti ugovora, dodjeljuje se 15% cjenovne povlastice pri

usporedbi ponuda koje posjeduju istu ekonomsku i tehničku kvalitetu.

Nadalje, ukoliko se dvije ponude smatraju istovjetnima, prednost se dodjeljuje:

a) ponuditelju iz AKP države; ili

b) ako ne postoji takav ponuditelj, ponuditelju koji:

- nudi najbolju moguću upotrebu fizičkih i ljudskih resursa iz AKP država;

- nudi najveće mogućnosti podugovaranja poduzećima, tvrtkama ili fizičkim osobama iz AKP

država; ili



- je konzorcij fizičkih osoba, poduzeća i tvrtki iz AKP država i Europske unije.

Na Povjerenstva za ocjenu je da usporedi inačicu i originalnu ponudu i preporuči najboljerješenje za Ugovorno tijelo.


Kao rezultat vlastitog razmatranja ponuda, Odbor za ocjenu ponuda može donijeti slijedećepreporuke:

Dodijeliti ugovor ponuditelju koji je dostavio ponudu:

o Koja je sukladna s formalnim zahtjevima i pravilima prihvatljivosti;

o Čiji je ukupni proračun u granicama najvećeg raspoloživog proračuna za projekt; o Koja zadovoljava minimalne tehničke uvjete navedene u natječajnoj dokumentaciji; teo koja je najjeftinija ponuda (a zadovoljava sve gore navedene uvjete).

Poništiti natječajni postupak, vidjeti točku 2.4.13.




Cijeli postupak (tehničko i financijsko ocjenjivanje) zabilježen je u Izvješću o ocjenjivanju

(vidjeti predložak u Dodatku C7) koje potpisuje predsjednik, tajnik i svi članovi Odbora za

ocjenjivanje koji su glasali. Izvješće se dostavlja na odobrenje nadležnim službama Europskekomisije koje moraju odlučiti hoće li prihvatiti u njemu sadržane preporuke.



(vidjeti predložak u Dodatku C7) koje potpisuje predsjednik, tajnik i svi članovi Odbora za

ocjenjivanje koji su glasali. Izvješće se dostavlja na odobrenje nadležnim službama

Ugovornog tijela koje moraju odlučiti hoće li prihvatiti u njemu sadržane preporuke. Nakon

toga Ugovorno tijelo mora Izvješće o ocjenjivanju zajedno s vlastitim prijedlogom odlukedostaviti Europskoj komisiji na odobrenje. Ukoliko se predlaže dodjela ugovora, a Europska

komisija nije prethodno zaprimila primjerke ponuda, iste joj se moraju dostaviti. Ukoliko

Europska komisija ne prihvati predloženu odluku, mora u pisanom dopisu obrazložiti razloge

svoje odluke Ugovornom tijelu. Europska komisija također može predložiti način na koji bi

Ugovorno tijelo trebalo dalje postupiti te navesti uvjete pod kojima Europska komisi ja može

podržati predloženi ugovor na temelju natječajnog postupka. Ukoliko Europska komisija

prihvati predloženu odluku, Ugovorno tijelo će sukladno vlastitoj odluci ili započeti s dodjelom

ugovora (vidjeti točku 4.3.11.) ili poništiti natječaj.


Nije potrebno prethodno odobrenje Europske komisije prije nego Ugovorno tijelo postupi po

preporukama Odbora za ocjenu ponuda.

Po sastavljanju izvješća Ugovorno tijelo će donijeti vlastitu odluku. Cijeli postupakocjenjivanja, uključujući obavijest uspješnom ponuditelju, mora se završiti u roku u kojem su

ponude još uvijek valjane. Važno je voditi računa o činjenici da uspješni ponuditelj možda

neće biti u mogućnosti ispoštovati vlastitu ponudu ukoliko postupak ocjenjivanja budepredugo trajao.

Ovisno o zakonodavstvu Ugovornog tijela, cijeli je natječajni postupak povjerljiv, odzaključenja sjednice otvaranja ponuda do potpisivanja ugovora od obiju strana. OdlukeOdbora za ocjenjivanje ponude su zajedničke a njihova razmatranja ponuda moraju ostati

tajna. Članovi Odbora za ocjenjivanje ponuda i svi promatrači obvezuju se čuvati tajnostpodataka. U slučajevima u kojima se pravo Ugovornog tijela kosi sa traženom povjerljivošću,Ugovorno tijelo će prije svakog iznošenja informacija, zatražiti prethodno odobrenje

Europske komisije.



Izvješće o ocjenjivanju služi isključivo u službene svrhe te se ne smije dostavljati

ponuditeljima ili bilo kojoj drugoj strani osim ovlaštenih službi Ugovornog tijela, Europskoj

komisiji i nadzornim tijelima (primjerice Europskom revizorskom sudu).


Vidi točku 2.4.13. Ponuditelji imaju pravo na oslobođenje od garancije za vlastitu ponudu bez

odgode. Kada se natječajni postupak poništi prije otvaranja ponuda, ponuditeljima se moraju

vratiti neotvorene i zapečaćene omotnice.


4.3.11.1. Obavještavanje uspješnog ponuditelja

Vidjeti odjeljak 2.9 i točku 2.4.12. (u slučaju suspenzivne klauzule).

4.3.11.2. Priprema ugovora i potpisivanje

Vidjeti odjeljak 2.9. Predloženi ugovor mora slijediti Dodatak C4.

Lokalni otvoreni postupak za ugovore u vrijednosti između 100.000,00 i 300.000,00 EUR

U ovom slučaju, objava obavijesti o nabavi nije obavezna, a obavijest o nabavi ne objavljujese u Službenom listu Europske unije već samo u državi korisnici. Europska komisija

objavljuje pojedinosti takvih natječajnih postupaka (informacije o broju natječajnedokumentacije, državi, Ugovornom tijelu, itd.) na mrežnim stranicama EuropeAid s adresama

na kojima tvrtke mogu dobiti dodatne informacije. Obavijest o nabavi za lokalni natječaj mora

se objaviti minimalno u Službenom listu države korisnice ili u bilo kojem drugom

ekvivalentnom mediju. Za objavu je odgovorna država korisnica.

Budući da bi trošak objave cjelokupne obavijesti o nabavi u lokalnim medijima mogao biti

previsok, predložak u Dodatku C3 daje minimalno potrebne informacije koje moraju biti

uključene u lokalnu objavu. Međutim cjelokupna obavijest o nabavi zajedno s natječajnomdokumentacijom mora biti dostupna na adresama navedenima u objavi, zajedno sa

natječajnom dokumentacijom.

Valja primijetiti da lokalni otvoreni postupak mora drugim prihvatljivim izvođačima osigurati

mogućnosti jednake onima lokalnih tvrtki. Nisu dozvoljeni uvjeti kojima bi se ograničilo



sudjelovanje drugih prihvatljivih izvođača (primjerice da se od takvih tvrtki zahtjeva da budu

registrirane u državama korisnicama ili da su im u prošlosti dodijeljeni ugovori u državama

korisnicama).

U ovom postupku mora se osigurati najmanje 30 dana između dana objave obavijesti o

nabavi u lokalnim medijima i roka za zaprimanje ponuda. Međutim, u iznimnim slučajevima,može se odrediti i kraći rok, uz prethodno odobrenje nadležnih službi Europske komisije.

DECENTRALIZIRANI UPRAVLJANJE SA EX-ANTE KONTROLOM

Prije odobrenja od strane Europske komisije mora se zatražiti kraći rok.

Mjere koje se primjenjuju na međunarodne otvorene postupke, opisane u odjeljku 4.3.,

analogijom se primjenjuju na lokalni otvoreni postupak.

Ugovorno tijelo može zatražiti garanciju ponude.

4.4. Natjecateljski pregovarački postupak za ugovore vrijedne manjeod 100.000,00 EUR

Ugovorno tijelo može dodijeliti ugovore vrijedne manje od 100.000,00 EUR natjecateljskim

pregovaračkim postupkom, bez objave. Ugovorno tijelo sastavlja popis od najmanje tri tvrtke.

Kandidatima se šalje poziv na natječaj popraćen natječajnom dokumentacijom. Dužnosnik za

ovjeravanje može odlučiti koristiti pojednostavljenu natječajnu dokumentaciju za nabavurobe.


pozivu na natječaj. Odabranim se kandidatima mora osigurati rok od najmanje 30 dana oddatuma otpreme poziva na natječaj unutar kojeg će dostaviti vlastite ponude.

Ponude otvara i ocjenjuje Odbor za ocjenu ponuda koji posjeduje potrebnu tehničku iadministrativnu stručnost, te koji je imenovan od strane Ugovornog tijela.

Ukoliko nakon konzultiranja ponuditelja Ugovorno tijelo zaprimi samo jednu ponudu koja je

administrativno i tehnički valjana, ugovor se može dodijeliti pod uvjetom da su ispunjenikriteriji za dodjelu.

U slučaju jednog neuspjeha natjecateljskog pregovaračkog postupka, ugovor se može

zaključiti po pregovaračkom postupku (vidi točku 4.2.4.1.). Preostali dio postupka (priprema

natječajne dokumentacije, vrednovanje ponuda, dodjeljivanje ugovora, itd.) je isti kao i u

međunarodnom otvorenom postupku (vidi točke 4.3.2. do 4.3.11.2.).

Ugovorno tijelo može dodijeliti ugovor za nabavu robe u vrijednosti od 20.000,00 EUR ili

manje na temelju jedne ponude. Vidjeti točku 2.4.8.



Za robu u vrijednosti manje ili jednake iznosu od 2 500 Ugovorno tijelo može platiti račune

bez prethodnog prihvaćanja ponude.

4.5. Izmjene ugovora o nabavi robe

Vidjeti odjeljak 2.10. za opće informacije o izmjenama ugovora.

Osim mogućnosti da izmjeni količinu sukladno Članku 22 GC, Ugovorno tijelo ni pod kojim

okolnostima ne može povećati proračun prvotnog ugovora o nabavi robe ili dogovoriti/odreditikupnju opr eme koja nije pokrivena prvotnom ponudom i posljedičnim ugovorom.

Jedinu iznimku od ovoga pravila čine dodatne isporuke od strane izvornog dobavljača kojimase ili djelomično zamjenjuje roba ili uređaji koji su uključeni u izvorni ugovor, ili kojima sepovećava opseg postojeće nabave robe ili uređaja pri čemu bi promjena dobavljačaprimorala Ugovorno tijelo na kupnju opreme koja bi imala drugačije tehničke značajke, a što

bi rezultiralo nekompatibilnošću ili disproporcionalnim tehničkim poteškoćama u rukovanju i

održavanju. Dodatna isporuka smatra se pregovaračkim postupkom (vidjeti točku 4.2.4.1.) zakoji se treba potpisati dodatak ugovoru ili novi ugovor.

Sukladno članku 22 Općih uvjeta, Ugovorno tijelo ima pravo izdati upravni nalog za izmjenu.

Izvođač je takvu izmjenu dužan provesti.

5. Ugovori o izvođenju radova

5.1. Uvod

Ugovori o izvođenju radova pokrivanju ili izvođenje, ili izvođenje i planiranje radova ili rada

koji se odnose na neku od aktivnosti navedenih u Dodatku I Direktive 2004/18/EC Europskog

parlamenta i Vijeća (PRORAČUN) ili realizaciju gradnje, bilo kojim sredstvima, a koja je uskladu sa zahtjevima određenima od strane Ugovornog tijela. „Rad“ označava izravni rezultatgradnje ili građevinskih radova u cjelini koji je sam sebi dostatan za ispunjavanje ekonomskih

ili tehničkih funkcija. Ugovori o izvođenju radova sklapaju se s korisnikom s kojim Komisija

izrađuje sporazum o financiranju (decentralizirani ugovori).


5.2.1. Ugovori u vrijednosti od 5.000.000,00 EUR i više



5.2.1.1. Otvoreni postupak

Standardna metoda dodjele ugovora jest putem međunarodnog otvorenog postupka po

objavi obavijesti o nabavi. Za detalje vidjeti odjeljak 5.3.

5.2.1.2. Ograničeni postupak

U iznimnim slučajevima koji su opravdani posebnim značajkama određenih projekata, može

se koristiti ograničeni natječajni postupak (uz prethodno odobrenje od strane Europskekomisije u slučaju decentralizirane ex-ante kontrole). Objava obavijesti o nabavi ostaje

obavezna kako bi se osigurao najveći mogući broj sudionika. Za detalje vidjeti odjeljak 5.4.

5.2.2. Ugovori u vrijednosti između 300.000,00 i 5.000.000,00 EUR

5.2.2.1. Lokalni otvoreni postupci

Ovakvi ugovori dodjeljuju se nakon lokalne objave otvorenog postupka, postupka u kojem se

obavijest o nabavi objavljuje isključivo u državi korisnici. Europska komisija na mrežnim

stranicama EuropeAid objavljuje reference takvih natječajnih postupaka (informacije o

obavijesti o nabavi, državi, Ugovornom tijelu i vrsti ugovora) s adresama na kojima tvrtkemogu dobiti dodatne informacije. Za detalje vidjeti odjeljak 5.5.

5.2.3. Ugovori vrijedni manje od 300.000,00 EUR

5.2.3.1. Natjecateljski pregovarački postupak

Ugovori o izvođenju radova u vrijednosti manjoj od 300.000,00 EUR dodjeljuju se

natjecateljskim pregovaračkim postupkom. Poziv na natječaj šalje se najmanje trimakandidatima. Ne treba se objaviti obavijest o nabavi. Za detalje vidjeti odjeljak 5.6.

5.2.4. Ugovori vrijednosti manje od 20 000 EUR

Ugovore o izvođenju radova u vrijednosti od 20.000,00 EUR ili manje Ugovorno tijelo može

dodijeliti i na temelju jedne ponude.



5.2.5 Postupci na koje se ne odnosi gornja granica



Za primjenu pregovaračkog postupka mora se tražiti prethodno odobrenje nadležnih službi

Europske komisije.


Ugovorno tijelo mora tražiti prethodno odobrenje nadležnih službi Europske komisije za

primjenu pregovaračkog postupka.

DECENTRALIZIRANO: EX-POST KONTROLA


Ugovori o izvođenju radova mogu se dodijeliti pregovaračkim postupkom s jednom ilinekoliko ponuda i to u slijedećim slučajevima:

a) kada se zbog iznimne žurnosti koju su uzrokovali događaji koje Ugovorno tijelo nije moglo

predvidjeti, a koji se ni na koji način ne mogu pripisati Ugovornom tijelu, ne mogu ispoštovati

vremenski rokovi za natjecateljske postupke (navedene u točkama (a), (b) i (c) Članka 91(1)Financijske uredbe);

Smatra se da zahvati koji se izvode u kriznim situacijama navedenim u Članku 168(2)provedbenih pravila zadovoljavaju uvjete iznimne hitnosti (vidjeti Dodatak A11a)29.

b) za dodatne radove koji nisu uključeni u prvobitni ugovor, a koji su pod nepredvidivimokolnostima postali neophodni za izvođenje radova opisanih u spomenutom ugovoru, te koji

su dodijeljeni izvođaču koji već izvodi radove:

- u slučajevima u kojima se takvi radovi ne mogu tehnički ni ekonomski odvojiti od glavnogugovora bez da to uzrokuje ozbiljne neugodnosti za korisnika;

- u slučajevima u kojima takvi radovi, iako se mogu odvojiti od izvršavanja prvobitnogugovora, jesu neophodni za njihovo dovršavanje.

29 25„Pomoć u hitnim slučajevima” još je jedan slučaj pregovaračkog postupka specifičan za Europski fond za

razvoj, a koji karakterizira iznimna ţurnost spomenuta pod a), uglavnom za aktivnosti koje nisu definiranenovim člankom 19c Dodatka IV Sporazuma iz Cotonoua. Pomoć u hitnim slučajevima povezana je s primjenomčlanka 72 i/ili 73 Sporazuma iz Cotonoua (vidjeti dodatak A11a)



Međutim, ukupna vrijednost ugovora dodijeljenih za dodatne radove ne premašuje 50%vrijednosti osnovnog ugovora. Vidjeti odjeljak 5.7.

c) kada je natječajni postupak bio neuspješan, to jest kada nije zaprimljena niti jedna

kvalitativno i/ili financijski primjerena ponuda. U takvim slučajevima, nakon poništavanja

natječajnog postupka, Ugovorno tijelo može pregovarati s jednim ili više ponuditelja premavlastitom izboru od onih koji su sudjelovali u pozivu na natječaj te koji zadovoljavaju kriterijeza odabir 30, pod uvjetom da se značajno ne mijenjaju izvorni uvjeti ugovora te da se poštujenačelo jednakog postupanja;

d) za ugovore koji su proglašeni tajnima, ili za ugovore čije izvršenje mora biti popraćenoposebnim sigurnosnim mjerama ili u slučaju kada tako nalaže zaštita osnovnih interesaEuropske unije ili države korisnice.

e) Kada se novi ugovor mora zaključiti nakon prijevremenog raskida postojećeg ugovora.

Ugovorno tijelo mora pripremiti Pregovaračko izvješće (vidjeti predložak u Dodatku A10) ukojem će opravdati način na koji su vođeni pregovori kao i temelj odluke za dodjelu ugovora

koja je proizašla iz takvih pregovora. Postupci navedeni u točkama 5.3.11.1. -5.3.11.2.moraju

se analogno slijediti, a Pregovaračko izvješće mora biti uključeno u natječajnudokumentaciju.


Vidjeti točku 2.4.7. za daljnje detalje.

5.3. Međunarodni otvoreni postupak (za ugovore vrijedne5.000.000,00 EUR ili više)

5.3.1. Promidžba

Kako bi se osigurao najveći mogući broj sudionika u natjecateljskom postupku kao i potrebnatransparentnost, najava ugovora i obavijest o natječajnom postupku moraju se objaviti zasvaki otvoreni postupak.

5.3.1.1. Objava najave pojedinačnog natječajaNa java pojedinačnog natječaja u kojoj se navode specifične značajke planiranog natječajnogpostupka mora se objaviti osim u iznimnim slučajevima, najmanje 30 dana prije objaveobavijesti o nabavi.

30 Stoga je važno paţljivo odabrati kriterije za odabir koji ne smiju biti diskriminirajući, moraju biti jasni, ne smiju

prelaziti opseg zadataka ili proračuna (vidjeti točku 2.4.11.1. za daljnje detalje).



Najave pojedinačnih natječaja moraju navesti kratke indikaci je predmeta i sadr žaja nabave u

pitanju. Najave natječaja šalju se što je prije moguće nakon odluke kojom se odobravaprogram za ugovore o izvođenju radova (Vidjeti predložak u Dodatku D1). Budući da je riječo najavama, objave ne obvezuju Ugovorno tijelo na financiranje predloženog ugovora, a od

budućih dobavljača se ne očekuje da dostave vlastite ponude u ovoj fazi. Najave natječaja

objavljuju se u Službenom listu Europske unije, na mrežnim stranicama EuropeAid i u svimdrugim prigodnim medijima.

CENTRALIZIRANO, DECENTRALIZIRANO: EX-ANTE, DECENTRALIZIRANO: EX-POST

Najave ugovora potrebno je dostaviti na objavu nadležnim službama Europske komisije u

elektronskom obliku koristeći predložak u Dodatku D1 najmanje 15 dana prije datuma objave

kako bi se omogućilo dovoljno vremena za prijevod.


Pored najave ugovora, za sve ugovore o izvođenju radova u vrijednosti od 5.000.000,00

EUR ili više mora se dodatno objaviti obavijest o nabavi u Službenim novinama Europske

unije, na mrežnim stranicama EuropeAid i u svim drugim prigodnim medijima. Mora se

osigurati najmanje 30 dana od dana objave najave natječaja do dana objave obavijesti onabavi. Europska komisija (u ime Ugovornog tijela) odgovorna je za objavu u Službenim

novinama Europske unije i na mrežnim stranicama EuropeAid, dok, ukoliko se obavijest o

nabavi objavljuje u lokalnim medijima, Ugovorno se tijelo mora izravno pobrinuti za lokalnuobjavu.

IZRAVNO CENTRALIZIRANO, DECENTRALIZIRANO: EX-POST KONTROLA

Najave ugovora mora se dostaviti na objavu nadležnim službama Europske komisije u

elektronskom obliku koristeći predložak u Dodatku D2 najmanje 15 dana prije datuma objave

kako bi se omogućilo dovoljno vremena za prijevod.


Pored gore navedenog, završena natječajna dokumentacija (vidjeti točku 5.3.2.) mora se

također dostaviti Europskoj komisiji ili u ovom trenutku ili unaprijed kako bi se dokazalo da

predložena objava nabave odgovara ciljevima ugovora.

Obavijest o nabavi mora jasno, precizno i potpuno utvrditi što je predmet ugovora te tko jeUgovorno tijelo. Ukoliko se obavijest o nabavi objavljuje i u lokalnim medijima, ista mora biti

identična obavijesti o nabavi koja se objavljuje na mrežnim stranicama EuropeAid, a sama

objava mora biti istovremena.



Ugovorno tijelo mora potencijalnim ponuditeljima na upit poslati natječajnu dokumentaciju.Obzirom na veličinu i troškove tiska, natječajna dokumentacija za ugovore o izvođenju

radova obično se šalje za određenu fiksnu cijenu. Natječajna dokumentacija također će bitidostupna na uvid u prostorima Ugovornog tijela i Europske komisije.

Ukoliko Ugovorno tijelo bilo na vlastitu inicijativu, bila kao odgovor na zahtjev ponuditelja,izmijeni informacije u obavijesti o nabavi,mora se putem nadležnih službi Europske komisije

objaviti corrigendum s promjenama (vidjeti Dodatak A5b). Rok za podnošenje ponuda možese produžiti kako bi se omogućilo ponuditeljima da uzmu u obzir promjene.

5.3.2. Izrada i sadržaj natječajne dok umentacije

Od iznimne je važnosti pažljivo izraditi natječajnu dokumentaciju ne samo zbog pravilnog

izvršenja ugovora već također zbog pravilnog funkcioniranja postupka nabave. Ti dokumentimoraju sadržavati sve odredbe i informacije koje ponuditelji trebaju dostaviti u svojim

ponudama: postupke koje moraju slijediti, dokumente koje moraju dostaviti, slučajevenesukladnosti, kriterije za dodjelu, itd. Može biti poželjno da predstavnici krajnjih korisnika

sudjeluju u pripremi natječaja u ranoj fazi. Vidjet i odjeljak 2.6. za smjernice za pripremu

Tehničkih specifikacija. Tehničke specifikacije moraju omogućiti jednaki pristup kandidatima iponuditeljima te ne smiju stvarati neopravdane prepreke natjecateljskom postupku nabave.

One definiraju tražene značajke proizvoda, usluge ili materijala ili radova u odnosu na svrhu

za koju su namijenjene od strane Ugovornog tijela.

Te značajke uključuju:

1. razine kvalitete;

2. zahtjeve vezane uz zaštitu okoliša;

3. gdje god je to moguće, kriterije za pristup osoba s invaliditetom ili dizajnom za sve

korisnike;

4. razine i postupke ocjene sukladnosti;

5. prikladnosti za upotrebu;

6. sigurnosti ili dimenzije, uključujući, za nabavu robe i naziv proizvoda i upute za upotrebu, aza sve ugovore terminologiju, simbole, testove, metode provjere, pakiranje, označavanje,postupke i metode proizvodnje;

7. postupke vezane uz osiguranje kvalitete i pravila vezana uz nacrte i izračun troškova,testiranje, inspekcijske preglede i kriterije prihvatljivosti za građevinske radove, te metode i

tehnike gradnje kao i sve druge tehničke uvjete koje Ugovorno tijelo može postaviti na

temelju općih i posebnih propisa vezanih uz završene radove i materijale ili dijelove koji oniuključuju.

Ugovorno tijelo odgovorno je za izradu ovih dokumenata.



Obzirom na tehničku složenost mnogih ugovora o izvođenju radova, priprema natječajnedokumentacije – posebice Tehničkih specifikacija – može zahtijevati podršku jednog ili viševanjskih tehničkih specijalista. Svaki od tih specijalista mora potpisati Izjavu o Objektivnosti i

Povjerljivosti (vidjeti Dodatak A3).

Kao i kod Opisa posla u ugovoru o uslugama, posebna pažnja mora se posvetiti pripremi

Tehničkih specifikacija za radove koji su predmet nabave. Isti su ključni za uspješnu nabavu,ugovor i projekt.

Tehničke specifikacije tamo gdje je moguće, navode lot po lot – točnu prirodu i značajkeradova. Gdje je to primjenjivo, one specifično navode uvjete isporuke i postavljanja,usavršavanja i usluga koja će se pružati poslije prodaje.

Od iznimne je važnosti da značajke izvedbe odgovaraju namijenjenoj svrsi. Ukoliko je

potrebno odr žati informativni sastanak ili posjet mjestu na kojem se trebaju izvoditi radovi, tose mora navesti u uputama ponuditeljima zajedno s detaljima angažmana.

Svrha Tehničkih specifikacija jest precizno definirati potrebne radove. Minimalni standardikvalitete, definirani Tehničkim specifikacijama, omogućit će Odboru za ocjenjivanje da odredikoji su ponuditelji tehnički zadovoljavajući.

Osim ako tako ne nalaže pr iroda ugovora, zabranjene su Tehničke specifikacije koje navodeili opisuju proizvode određene marke ili podrijetla te na taj način favoriziraju ili isključujuodređene proizvode. Međutim, u slučaju da se proizvodi ne mogu dovoljno jasno ili

razumljivo opisati, mogu se navesti marka i podrijetlo pod uvjetom da se nakon toga navedeizraz „ili jednakovrijedni“.


Natječajna dokumentacija mora biti odobrena od strane nadležnih službi Europske komisije.

Standardna praksa jest da se konzultira i dobije odobrenje natječajne dokumentacije od

strane države korisnice, te gdje je prikladno i od drugih uključenih strana.


Ugovorno tijelo mora prije objave natječajnu dokumentaciju dostaviti Delegaciji Europskeunije na odobrenje.


Nije potrebno prethodno odobrenje natječajne dokumentacije od strane Europske komisije.

Natječajna dokumentacija mora sadržavati slijedeće dokumente:




Svezak 1: Upute za ponuditelje i predlošci za podnošenje ponudeSvezak 2: Nacrt ugovora i uvjeti

Svezak 3: Tehničke specifikacijeSvezak 4: Model financijske ponude

Svezak 5: Tehnički nacrti i dokumenti

Vidjeti Dodatak D4 za predložak.

U natječajnim se dokumentima mora jasno navesti trebaju li isti sadržavati već određene

fiksne cijene koje se ne mogu revidirati. Klauzula o reviziji cijena može biti opravdana, a

ugovori o izvođenju radova uobičajeno su podložni revidiranju cijena. Ukoliko je to slučaj,preporuča se uključivanje formule za reviziju cijena sukladno modelima utvrđenima u

Posebnim uvjetima. Kako bi donijelo odluku u takvim slučajevima, Ugovorno tijelo mora

posebice uzeti u obzir:

a) predmet postupka nabave i ekonomsku situaciju u kojoj se isti odvija;

b) vrstu zadataka i ugovora te njihovo trajanje;


Neophodna je garancija za povrat isplate pred-financiranja koje premašuje 150.000,00 EUR.Međutim, ukoliko je izvođač dr žavno tijelo, nadležni dužnosnik za ovjeravanje može, ovisno o

vlastitoj procjeni rizika, izuzeti tijelo od takve obveze. Garancija se vraća ako i kad seplaćanja iz pred-financiranja oduzmu od među-plaćanja ili plaćanja razlika izvođaču u skladu

s odredbama ugovora.

5.3.3. Kriteriji odabira i dodjele

Kriteriji odabira odnose se na kapacitet ponuditelja za izvršenje sličnih ugovora s posebnimnaglaskom na nedavno izvršene radove. Postupak odabira uključuje:

1. eliminiranje ponuditelja koji su neprihvatljivi (vidjeti točku 2.3.1.) ili se nalaze u nekoj odsituacija opisanih u točkama 2.3.3. i 2.3.5.;

2. provjeru financijske situacije ponuditelja (financijski i ekonomski kapacitet); ista može biti

potkrijepljena primjerice bilancom stanja i prometom za prethodne tri godine (vidjeti točku2.4.11.) ukoliko to posebno zahtijeva natječajna dokumentacija;

3. provjeru tehničkih i profesionalnih kapaciteta ponuditelja, primjerice pregledom njihovihprosječnih godišnjih razina zapošljavanja, veličine i profesionalnog iskustva njihovogupravljanja i glavnih pruženih usluga te isporučene robe i izvedenih radova posljednjihgodina u području koje je predmet nabave (vidjeti točku 2.4.11.).



Kriteriji za odabir navedeni u dodacima ovoga vodiča služe kao primjer te bi se trebali

prilagoditi vrsti, trošku i složenosti ugovora.

Ukoliko, iz posebnih razloga koje Ugovorno tijelo smatra opravdanima, ponuditelj ili kandidat

nije u mogućnosti dostaviti reference tražene od strane Ugovornog tijela, isti može dokazati

vlastiti gospodarski i financijski kapacitet drugim sredstvima koje Ugovorno tijelo smatraprikladnima. Ukoliko su radovi koji se trebaju izvršiti složeni ili se u iznimnim slučajevimatraže u posebnu svrhu, dokazi o tehničkom i profesionalnom kapacitetu mogu se osiguratiprovjerama koje će izvršiti Ugovorno tijelo ili u njegovo ime nadležno službeno tijelo države u

kojoj ponuditelj ima vlastito sjedište, pod uvjetom da spomenuto tijelo na to pristane. Takveprovjere odnosit će se na tehnički i proizvodni kapacitet ponuditelja te, ukoliko je potrebno,njegove studijske i istraživačke mogućnosti te mjere za kontrolu kvalitete.

Kriteriji bi trebali biti precizni, ne-diskriminirajući i ne smiju narušavati tržišno natjecanje. Svi

kriteriji navedeni u natječajnoj dokumentaciji moraju se primjenjivati na način na koji su

navedeni te se ni na koji način ne smiju mijenjati za vrijeme trajanja postupka. Tehničkoocjenjivanje temeljit će se na tablici za ocjenjivanje koja se objavljuje u natječajnojdokumentaciji, te koja se ni na koji način ne smije mijenjati za vrijeme trajanja postupkaocjenjivanja. Obzirom na široki raspon radova i njihovu tehničku prirodu, tablica mora bitizasebno osmišljena za svaki natječaj u DA/NE formatu kako bi osigurala jasnu procjenu

usklađenosti ponude s tehničkim zahtjevima natječajne dokumentacije.

Kriterij za dodjelu ugovora koji se primjenjuje na ponuditelje koji udovoljavaju tehničkimuvjetima jest cijena ili, u iznimnim slučajevima i po odobr enju iznimke od strane nadležnih

službi Europske komisije, najbolja vrijednost za novac.

5.3.4. Dodatne informacije tijekom postupka

Natječajna dokumentacija trebala bi biti dovoljno jasna kako bi se izbjeglo traženje dodatnih

informacija od strane ponuditelja tijekom natječajnog postupka. Ukoliko Ugovorno tijelo, bilo

na vlastitu inicijativu, bilo kao odgovor na zahtjev ponuditelja, istom dostavi dodatne

informacije o natječajnoj dokumentaciji, ono mora i svim drugim ponuditeljima istovremenodostaviti takve informacije u pisanom obliku.

Ponuditelji mogu podnijeti pisane upite najkasnije u roku od 21 dana prije roka za

podnošenje ponuda. Ugovorno tijelo mora odgovoriti (te poslati primjerak odgovora na

znanje Europskoj komisiji u slučaju da je riječ o decentraliziranom ex-ante upravljanju) na

sva pitanja ponuditelja u roku od najkasnije 11 dana prije roka za zaprimanje ponuda. Pitanja

i odgovori objavit će se na mrežnim stranicama EuropeAid. Molimo da se obrati pozornost na

činjenicu da Ugovorno tijelo ne može dati vlastito prethodno mišljenje o ocjeni ponude.

Ukoliko bi pitanja dovela do promjene teksta obavijesti o nabavi mora se objaviti corrigendum

kao što je pojašnjeno u točki 5.3.1. Rok za podnošenje ponuda može se produžiti kako bi se

omogućilo ponuditeljima da uzmu u obzir nastale promjene. Corrigendum će se također

objaviti na mrežnim stranicama EuropeAid.



Ukoliko je sadr žaj natječaja posebno tehnički složen, Ugovorno tijelo može organizirati

informativni sastanak i /ili terenski posjet. Sastanak se mora najaviti u natječajnojdokumentaciji te se mora odr žati najmanje 21 dan prije isteka roka. Ugovorno tijelo u

natječajnoj će dokumentaciji navesti da li se sudjelovanje na takvom sastanku ili terenskom

posjetu preporuča ili je isto obavezno. Sve troškove sudjelovanja na takvom sastanku snoseponuditelji. Ugovorno tijelo ne organizira individualne posjete tvrtki za vrijeme trajanja

natječaja uzimajući u obzir načelo transparentnosti i jednakog postupanja s ponuditeljima.



natječajnoj dokumentaciji. Rok za podnošenje mora biti dovoljno dug kako bi osigurao

kvalitetu ponuda te omogućio pravo pošteno natjecanje. Dosadašnje iskustvo je pokazalo daprekratki rokovi onemogućavaju kandidate u natjecanju ili uzrokuju podnošenje nepotpunih ililoše pripremljenih ponuda od strane ponuditelja. Rokovi za podnošenje po mogućnosti bitrebali biti usklađeni sa sjednicom za otvaranje ponuda.

IZRAVNO CENTRALIZIRANO, DECENTRALIZIRANO: EX-ANTE KONTROLA

Najkraće razdoblje između datuma objave o nabavi i roka za zaprimanje ponuda je 90 dana.

Međutim, u iznimnim slučajevima, može se odrediti i kraći rok uz prethodno odobrenje

nadležnih službi Europske komisije.


Nije potr ebno prethodno odobrenje Europske komisije u slučaju kraćeg roka.



5.3.7. Podnošenje ponuda

Svaka tehnička i financijska ponuda mora biti stavljena u zasebnu zapečaćenu omotnicu koja je stavljena u paket ili u vanjsku omotnicu. Ponuda mora biti poslana u skladu s uputama za

ponuditelje.




Za sastav, nepristranost i povjerljivost, odgovornosti i vremenski raspored tijekom cijelog

postupka ocjenjivanja, vidjeti odjeljak 2.8.



Po zaprimanju ponuda, Ugovorno tijelo mora upisati ponude u upisnik navodeći datum ivrijeme zaprimanja te izdajući potvrdu o primitku za ponude koje su osobno dostavljene.

Omotnice koje sadrže ponude moraju ostati zapečaćene i moraju se do otvaranja čuvati nasigurnom. Vanjske omotnice ponuda moraju biti numerirane sukladno redoslijedu zaprimanja


5.3.9.2. Pripremni sastanak

Prvi sastanak Odbora za ocjenu ponuda mora se održati prije otvaranja ponuda. Natječajnadokumentacija trebala bi biti prethodno podijeljena članovima Odbora za ocjenu ponuda.

Predsjednik predstavlja svrhu nabave te objašnjava postupke koje Odbor za ocjenu ponudamora slijediti uključujući tablicu za ocjenjivanje te kriterije za odabir i dodjelu ugovora koji su

navedeni u natječajnoj dokumentaciji.

5.3.9.3. Sjednica otvaranja ponuda

Svrha sjednice za otvaranje ponuda jest provjeriti jesu li ponude potpune, je li dostavljena

tražena garancija za ponude te jesu li ponude općenito uredne.

Sjednica za otvaranje ponuda je službeni, javni postupak. Odbor za ocjenu ponuda otvaraponude u javnosti, na mjestu i u vrijeme određeno u natječajnoj dokumentaciji. Iako je javna,sudjelovanje na sjednici za otvaranje ponuda ograničeno je na predstavnike tvrtki koje senadmeću za dodjelu ugovora. Vidjeti kontrolni popis za otvaranje ponuda u Dodatku D5 za

detaljne formalnosti koje predsjednik uz pomoć tajnika mora izvršiti.



IZRAVNO CENTRALIZIRANO UPRAVLJAJNJE

Odbor za ocjenu ponuda imenovan od nadležnih službi Europske komisije mora izvršiti

otvaranje ponuda.


Europska komisije mora biti obaviještena o sjednici za otvaranje ponuda. Ona može

sudjelovati u otvaranju ponuda u ulozi promatrača te može zaprimiti primjerak svake ponude.


Europska komisija ne treba biti obaviještena o sjednici za otvaranje ponuda te ne sudjeluje u

istoj.

Predsjednik provjerava da niti jedan član Odbora za ocjenu ponuda nije u mogućem sukobuinteresa s bilo kojim od ponuditelja (na temelju zaprimljenih ponuda, članova konzorcija iutvrđenih podizvođača) Vidjeti točku 2.8.2.

Odbor za ocjenu ponuda mora odlučiti zadovoljavaju li ponude formalne zahtjeve. Sažetak

zaprimljenih ponuda, koji se prilaže Izvješću o otvaranju ponuda (vidjeti Dodatak C6), morase upotrijebiti kako bi se zabilježila sukladnost svake od ponuda s formalnim zahtjevima za

podnošenje ponuda. Zapisnik sastanka unosi se u Izvješće o otvaranju ponuda koje mora biti

na raspolaganju na zahtjev ponuditelja. Eventualne garancije za ponudu moraju biti vraćeneponuditeljima. To podrazumijeva da bilo koja ponuda koji stigne nakon roka za podnošenjeponuda također mora biti otvorena (nakon sjednice za otvaranje ponuda) kako bi se

garancije vratile ponuditeljima.

5.3.9.4. Ocjenjivanje ponuda

Odbor za ocjenu ponuda obavezno koristi tablicu administrativne usklađenosti te tablicu za

ocjenjivanje koje su objavljene u natječajnoj dokumentaciji.

Tijekom tehničkog ocjenjivanja, Odbor za ocjenu ponuda analizira komercijalne aspekte te,gdje je to primjenjivo, sastavne dijelove usluge ponuda kako bi utvrdio zadovoljavaju li iste

zahtjeve navedene u natječajnoj dokumentaciji. Rezultati se upisuju u DA/NE tablicu za sveelemente navedene u natječajnoj dokumentaciji. Ne treba se koristiti metoda za bodovanje.Ukoliko je ponuda podijeljena u lotove, ocjen jivanje bi se trebalo vršiti za svaki lot posebno.

U dogovoru s ostalim članovima Odbora za ocjenu ponuda, predsjednik može pisanim putem

komunicirati s ponuditeljima čije ponude zahtijevaju pojašnjenja, te istima dati razumanvremenski rok koji će utvrditi Odbor, a unutar kojeg će ponuditelji dostaviti vlastite odgovore.




Prije nego krene s detaljnim ocjenjivanjem ponuda, Odbor za ocjenu ponuda provjerava

zadovoljavaju li iste osnovne zahtjeve natječajne dokumentacije (odnosno tablicu

administrativne sukladnosti).

Ponuda se smatra prihvatljivom ukoliko zadovoljava sve uvjete, postupke i specifikacije

navedene u natječajnoj dokumentaciji te se od istih u značajnijoj mjeri ne udaljava niti ihograničava. Značajna udaljavanja ili ograničavanja su ona koja utječu na ops eg, kvalitetu ili

izvršenje ugovora, koja se uvelike razlikuju od uvjeta iz natječajne dokumentacije, kojaograničavaju prava Ugovornog tijela ili ugovorne obveze ponuditelja ili narušavaju natjecanjenauštrb ponuditelja čije ponude zadovoljavaju uvjete.

Provjerava se sukladnost svake ponude s natječajnom dokumentacijom u skladu sobjavljenom tablicom administrativne sukladnosti. Administrativna sukladnost svake od

ponuda mora biti zabilježena u Izviješću o ocjenjivanju. (vidjeti Dodatak D7).

2. dio: Tehnička sukladnost ponuda

Detaljno tehničko ocjenjivanje ponuda vrši se nakon provjere administrativne sukladnosti.Primjenjuju se kriteriji koji su objavljeni u natječajnoj dokumentaciji te se, sukladno tome,mora koristiti tablica za ocjenjivanje koja je sastavni dio natječajne dokumentacije. Ni podkojim uvjetima Odbor ili njegovi članovi ne mogu mijenjati tablicu za ocjenjivanje koja jeponuditeljima dostavljena u natječajnoj dokumentaciji. Svrha ovog ocjenjivanja jest procijenitiispunjavaju li ponude koje se nadmeću minimalne tehničke uvjete te kriterije za odabir.

Pravilo podrijetla: Sve ponude moraju zadovoljavati/poštivati pravilo prema kojem kupljenaroba i materijali koji će se koristiti u izvođenju radova, ispunjavaju zahtjeve navedene u točki2.3.1. Ponude koje ne zadovoljavaju pravilo podrijetla moraju se isključiti. Pravilo podrijetla

ne vrijedi za opremu koju će izvođač radova upotrijebiti tijekom izvođenja radova, osim uslučaju ako je u natječajnoj dokumentaciji izričito određeno da ta oprema po završetkuradova prelazi u vlasništvo Ugovornog tijela. Za dodatne detalje vidjeti točku 2.3.1.

Državljanstvo podizvođača: Odbor za ocjenu ponuda mora u ovoj fazi provjeriti zadovoljava li

dr žavljanstvo podizvođača navedenih u tehničkim ponudama pravilo dr žavljanstva iz točke2.3.1.

Nakon ocjene ponuda, Odbor za ocjenu ponuda odlučuje o tehničkoj sukladnosti svakeponude, klasificirajući je kao tehnički sukladnu ili tehnički nesukladnu.


Kada je tehničko ocjenjivanje dovršeno, Odbor provjerava da financijske ponude ne sadrže

očitih aritmetičkih pogrešaka. Bilo koje očite aritmetičke pogreške ispravljaju se bezposljedica za ponuditelje. Ukoliko natječajni postupak sadrži nekoliko lotova, financijske

ponude se uspoređuju za svaki lot zasebno. Financijsko ocjenjivanje morat će utvrditinajbolju financijsku ponudu za svaki od lotova, uzimajući u obzir sve eventualne popuste kojeponuditelji nude.

Za primjere primjene popusta vidjeti točku 4.3.9.5.



5.3.9.6. Odabir izvođača

Uspješni ponuditelj jest onaj koji dostavi najjeftiniju ponudu koja je ocjenjena kao „tehničkiprihvatljiva“ tijekom tehničkog ocjenjivanja. Ista se mora proglasiti uspješnom ponudomukoliko je njezina vrijednost jednaka ili niža od najvišeg raspoloživog proračuna za ugovor.

Ukoliko odabrana ponuda premašuje najviši raspoloživi proračun, primjenjuju se odredbe

navedene u točki 5.2.5.1.(c). U slučaju neuobičajeno niskih ponuda, Odbor za ocjenu ponudamora zatražiti sve relevantne informacije vezane uz sastav ponude. Ukoliko se za određeni ugovor dostave neuobičajeno niske ponude, Ugovorno tijelo prije odbijanja istih ponuda na

temelju isključivo takvih razloga, mora zatražiti pisane pojedinosti sastavnih elemenata

ponude koje smatra važnim te provjeriti takve sastavne elemente, nakon saslušanja stranki,a pri tom uzimajući u obzir dobivena pojašnjenja.

Ugovorno tijelo može osobito uzeti u obzir pojašnjenja vezana uz:

a) ekonomičnost proizvodnog postupka, pružanja usluga ili metode gradnje;

b) odabrana tehnička rješenja ili izvanredno povoljne uvjete koje su ponuditelju naraspolaganju;

c) izvornost ponude.

Opravdanje za prihvaćanje ili odbijanje neuobičajeno niske ponude mora se zabilježiti u

Izvješću o ocjenjivanju.


Ukoliko se dvije ponude smatraju istovjetnima, prednost se daje:

- ponuditelju iz AKP države; ili

- ukoliko ne postoji takav ponuditelj, ponuditelju koji:

- nudi najbolju moguću upotrebu fizičkih i ljudskih resursa iz AKP država;

- nudi najveće mogućnosti podugovaranja poduzećima, tvrtkama ili fizičkim osobama iz AKP

država; ili

- je konzorcij fizičkih osoba, poduzeća i tvrtki iz AKP država i Europske unije.

Ako natječajna dokumentacija izričito dopušta inačice, takve inačice se ocjenjuju zasebno.

Kada su inačice dopuštene, Ugovorno tijelo ih može uzeti u obzir ako:

-su podnesene od strane odabranog izvođača po završetku evaluacije; i



-zadovoljavaju zahtjevima navedenima u natječajnoj dokumentaciji, zadržavaju baremminimalnu kvalitetu i performanse koje zahtjeva tehnička dokumentacija; i

-cijena predložene inačice nije viša od pobjedničke ponude.

Na Odboru za ocjenjivanje je da usporedi inačicu i originalnu ponudu i predloži najboljerješenje za Ugovorno tijelo.


Kao rezultat vlastitog razmatranja ponuda, Odbor za ocjenu ponuda može donijeti bilo koju

od slijedećih preporuka: Dodijeliti ugovor ponuditelju koji je dostavio ponudu:

- koja je u skladu s formalnim zahtjevima i pravilima prihvatljivosti;

- čiji je ukupni proračun unutar proračuna raspoloživog za projekt;

- koja zadovoljava minimalne tehničke uvjete navedene u natječajnoj dokumentaciji;te

- koja je najjeftinija ponuda (a zadovoljava sve gore navedene uvjete).

U izvanrednim okolnostima poništiti natječajni postupak, vidjeti točku 2.4.13.



(vidjeti predložak u Dodatku D7) koje potpisuje predsjednik, tajnik i svi članovi Odbora za

ocjenjivanje koji su glasali. Izvješće se dostavlja na odobrenje nadležnim službama Europske

komisije koje moraju odlučiti hoće li prihvatiti u njemu sadržane preporuke.



(vidjeti predložak u Dodatku D7) koje potpisuje predsjednik, tajnik i svi članovi Odbora za

ocjenjivanje koji su glasali. Izvješće se dostavlja na odobrenje nadležnim službama

Ugovornog tijela koje moraju odlučiti hoće li prihvatiti u njemu sadržane preporuke. Nakontoga Ugovorno tijelo mora Izvješće o ocjenjivanju zajedno s vlastitim prijedlogom odluke

dostaviti Europskoj komisiji na odobrenje. Ukoliko se predlaže dodjela ugovora, a Europska

komisija nije prethodno zaprimila primjerke ponuda, iste joj se moraju dostaviti. Ukoliko

Europska komisija ne prihvati predloženu odluku, mora u pisanom dopisu obrazložiti razloge

svoje odluke Ugovornom tijelu. Europska komisija također može predložiti način na koji bi

Ugovorno tijelo trebalo dalje postupiti te navesti uvjete pod kojima Europska komisija može

podržati predloženi ugovor na temelju natječajnog postupka. Ukoliko Europska komisija



prihvati predloženu odluku, Ugovorno tijelo će sukladno vlastitoj odluci ili započeti s dodjelom

ugovora (vidjeti točku 5.3.11.) ili poništiti natječaj.


Nije potrebno prethodno odobrenje Europske komisije prije nego Ugovorno tijelo postupi po

preporukama Odbora za ocjenu ponuda.

Cijeli postupak ocjenjivanja, uključujući obavijest uspješnom ponuditelju, mora se završiti uroku u kojem su ponude još uvijek valjane. Važno je voditi računa o činjenici da uspješniponuditelj možda neće biti u mogućnosti ispoštovati vlastitu ponudu ukoliko postupakocjenjivanja bude predugo trajao.

Ovisno o zakonskoj regulativi Ugovornog tijela, cijeli je natječajni postupak povjerljiv odzaključenja sjednice otvaranja ponuda do potpisivanja ugovora od obiju strana. Odluke

Odbora za ocjenjivanje ponude su zajedničke, a njihova razmatranja ponuda moraju ostatitajna. Članovi Odbora za ocjenjivanje ponuda i svi promatrači obvezuju se čuvati tajnostinformacija. U slučajevima u kojima se pravo Ugovornog tijela kosi sa traženom

povjerljivošću, Ugovorno tijelo će prije svakog iznošenja informacija, zatražiti prethodno

odobrenje Europske komisije.

Izvješće o ocjenjivanju služi isključivo u službene svrhe te se ne smije dostavljati

ponuditeljima ili bilo kojoj drugoj strani osim ovlaštenih službi Ugovornog tijela, Europskoj

komisiji i nadzornim tijelima (primjerice Europskom revizorskom sudu).




Vidjeti točku 2.4.13. Ponuditelji imaju pravo na oslobođenje od garancije za vlastitu ponudu

bez odgode. Kada se natječajni postupak poništi prije otvaranja ponuda, ponuditeljima semoraju vratiti neotvorene i zapečaćene omotnice.


5.3.11.1. Obavještavanje uspješnog ponuditelja

Vidjeti odjeljak 2.9.i točku 2.4.12. (u slučaju suspenzivne klauzule).

5.3.11.2. Potpisivanje ugovora

Vidjeti odjeljak 2.9.

Predloženi ugovor mora slijediti Dodatak D4.

5.3.11.3. Objavljivanje dodjele ugovora

Vidjeti odjeljak 2.9.

5.4. Ograničeni natječajni postupak za ugovore vrijedne 5.000.000,00

EUR ili više

IZRAVNO CENTRALIZIRANO, DECENTRALIZIRANO: EX-ANTE KONTROLA

S obzirom na karakteristike pojedinih radova, može se koristiti ograničeni natječajni

postupak.


Ukoliko namjerava primijeniti ovaj pristup, Ugovorno tijelo mora zabilježiti razloge za takvu

primjenu u Izvješću o ocjenjivanju te obavijestiti Europsku komisiju.



5.4.1. Promidžba

Kako bi se osigurala najšira moguća participacija u nadmetanju i potrebna transparentnost,

Ugovorno tijelo mora objaviti najavu pojedinačnog ugovora za sve ugovore za radove koji su

veći ili jednaki 5000000 EUR.

5.4.1.1. Objave najava pojedinačnog ugovora

Najava pojedinačnog ugovora u kojoj se navode specifične značajke planiranog natječajnogpostupka, mora se objaviti, osim u iznimnim slučajevima, najmanje 30 dana prije objaveobavijesti o nabavi.

Najava se šalje što je moguće prije po objavi odluke koja odobrava program za ugovore o

radovima i mora ukratko navesti predmet i sadržaj predmetnih ugovora (vidi Dodatak D1).Objavljivanje prethodne obavijesti ne obvezuje Ugovorno tijelo da financira spomenute

ugovore, te se od kandidata ne očekuje da podnesu prijave u ovoj fazi.

Ugovorno tijelo je zaduženo za izradu najave pojedinačnog ugovora koristeći predložak izDodatka D1 kao i za objavu istog na stranicama EuropaAid-a i Europske Komisije u

elektronskom obliku unutar vremena propisanog u smjernicama (vidi Dodatak A11e). Ako je

potrebno, Ugovorno tijelo organizira istodobno lokalne objave i izravno objavljivanje u svim

drugim odgovarajućim medijima.


DECENTRALIZIRANO UPRAVLJANJE SA EX-ANTE KONTROLOM,


Objava najave mora se dostaviti za objavljivanje relevantnim službama Europske komisije u

elektroničkom obliku koristeći predložak u Dodatku D1 najmanje 15 dana prije planiranog

datuma objavljivanja, kako bi se omogućilo vrijeme za prijevod

5.4.1.2. Objava najave o ugovoru

Najmanje 30 dana nakon objavljivanja prethodne najave, najava ugovora mora se objaviti u

Službenom listu Europske Unije na Internet stranici EuropaAid-a (na

https://webgate.ec.europa.eu/europeaid/online-services/index.cfm?do=publi.welcome ) i u

ostalim prikladnim medijima.

https://webgate.ec.europa.eu/europeaid/online-services/index.cfm?do=publi.welcome

https://webgate.ec.europa.eu/europeaid/online-services/index.cfm?do=publi.welcome



Europska komisija (djelujući u ime Ugovornog tijela) je odgovorna za objavu u Službenom

listu Europske unije i na internetskoj stranici EuropeAid. Ako se najava ugovora objavljuje

lokalno, Ugovorno tijelo mora izravno organizirati lokalno objavljivanje.



Najava ugovora se mora dostaviti za objavljivanje odgovarajućim službama Europske

komisije u elektroničkom obliku, koristeći predložak u Dodatku D2, najmanje 15 dana prije

predviđenog datuma objave, kako bi se omogućilo vrijeme za prijevod.


Osim navedenog, dovršeni Opis posla mora se dostaviti Europskoj Komisiji bilo u isto vrijeme

ili unaprijed kako bi se pokazalo da predložena najava ugovora odgovara ciljevima ugovora.

Najava ugovora mora omogućiti potencijalnim kandidatima informacije koje im trebaju daodrede svoj kapacitet kako bi mogli ispuniti ugovor.

Kriteriji za odabir navedeni u najavi ugovora moraju biti:

Jasno formulirani, bez ikakvih nejasnoća

Lako provjerljivi temeljem dostavljenih informacija koristeći standardni obrazac za

prijavu (vidi Prilog D4c)

Osmišljeni kako bi se omogućilo jasna DA / NE procjena da li ili ne kandidatzadovoljava određeni kriterij odabira

Dokazivi od strane ponuđača

Kriteriji dati u prilozima ovog priručnika su dati za ilustraciju i trebaju biti prilagođeni prirodi, trošku i složenosti ugovora.

Vrijeme dopušteno kandidatima da podnesu svoje prijave mora biti dovoljno kako bi se

omogućilo pravilno natjecanje. Minimalni rok za podnošenje prijava je 30 dana od dana

objave najave u Službenom listu Europske unije i na internetskoj stranici EuropeAid-a.Stvarni rok će se odrediti ovisno o veličini i složenosti ugovora.

Ako se najava ugovora također objavljuje lokalno od strane Ugovornog tijela, ona mora biti

identična najavi objavljenoj od strane Europske Komisije u Službenom listu i na stranicamaEuropaAid-a, te se mora pojaviti istovremeno.

Najava ugovora mora biti dovoljno jasna kako bi se izbjeglo da kandidati moraju tražitidodatna pojašnjenja ili informacije za vrijeme postupka. U slučaju da je to potrebno kandidati

ipak mogu dostaviti pitanja. Ako Ugovorno tijelo izmijeni informacije u najavi ugovora, bilo u

odgovoru na pitanje ili na vlastitu inicijativu, mora se dostaviti ispravak sa promjenama na



objavu relevantnim službama Europske Komisije (vidi Dodatak A5b). Ispravak će bitiobjavljen najkasnije u roku od sedam dana nakon zahtjeva za objavom. Ispravak mora biti

objavljen prije roka za podnošenje a to se može produžiti kako bi se omogućilo da kandidati

promjene uzmu u obzir. Treba imati na umu da sa pojašnjenjem, Ugovorno tijelo ne možedati mišljenje o procjeni prijava.

Ako informacije u najavi ugovora trebaju pojašnjenja no ne zahtijevaju promjene u najavi

ugovora, pojašnjenja se moraju objaviti na Internet stranici EuropaAid-a.

5.4.2. Izrada lista

Kandidati se biraju u uži izbor od strane Povjerenstva za ocjenjivanje kojeg imenujeUgovorno tijelo a sastoji se od predsjednika i tajnika koji nemaju pravo glasa, te od neparnog

broja članova s pravom glasa (najmanje troje) koji imaju tehničke i administrativne kapaciteteneophodne za davanje informiranog mišljenja o prijavama. Svaki član mora dovoljno dobropoznavati jezik na kojem su prijave podnesene. Svi članovi Odbora za ocjenjivanje su dužni potpisati Deklaraciju o nepristranosti i povjerljivosti (vidi Dodatak A4). Za odgovornosti

Odbora za ocjenjivanje vidi odjeljak 2.8.3.


Odbor za ocjenjivanje (tj. predsjednik, tajnik i glasački članovi) mora biti imenovan na

osobnoj osnovi od strane Europske komisije.



osobnoj osnovi strane Ugovornog tijela a imenovanja podnosi Europskoj komisiji na

odobrenje. Europska komisija treba sudjelovati kao promatrač. Smatra se da je članstvo

odobreno, ako Europska Komisija ne prigovori u roku od pet radnih dana. Kao opće pravilo,

Europska komisija imenuje promatrača koji će prisustvovati na svim ili određenim sastancima

Odbora za ocjenjivanje. Mora se tražiti prethodno odobrenje od Europske Komisije za

prisutstvo drugih promatrača.

DECENTRALIZIRANO UPRAVLJANJE EX-POST KONTROLA


osobnoj osnovi od strane ugovaratelja.

Selekcijski postupak uključuje:



Sastavljanje dugog popisa (vidi predložak u Dodatku D4) koji obuhvaća sve zaprimljeneprijave;

Eliminiranje kandidata koji nisu prihvatljivi (vidi odjeljak 2.3.1.) ili spadaju u jednu od situacija

opisanih u odjeljcima 2.3.3. i 2.3.5.;

Primjenu selekcijskih kriterija točno kako su objavljeni.

Za nabavu popratnih dokumenata vezanih za kriterije selekcije i isključenja, vidi odjeljak

2.3.3. i 2.4.11.

Nakon razmatranja odgovora (prijava) na najavu ugovora, Odbor za ocjenjivanje sastavlja užiizbor kandidata koji nude najbolje garancije ili zadovoljavajuće izvršenje ugovora.

Uži izbor obuhvaća između četiri i šest kandidata. Ako je broj kvalificiranih kandidata koji

ispunjavanju kriterije odabira veći od šest, koriste se dodatni kriteriji objavljeni u najavi

ugovora kako bi se smanjio broj kandidata na najviše šest. Za daljnje pojedinosti pogledajte

odjeljak 2.4.11.; "Kriteriji odabira".

Ako broj kvalificiranih kandidata koji ispunjavaju kriterije odabira je manji od četiri, Ugovorno

tijelo može pozvati samo one kandidate koji zadovoljavaju kriterije za podnošenje ponuda.

Potrebno je prethodno odobrenje Europske Komisije, prije nego se prihvati natjecanje sa

manje od četiri kandidata. Ovo prethodno odobrenje može se izdati na temelju provjere koja

pokazuje da je tajming objave, selekcijski kriteriji koji su korišteni i opseg radova u skladu sa

proračunom zadovoljavajući.


DECENTRALIZIRANO UPRAVLJANJE SA EX-ANTE KONTROLOMPotrebno je tražiti prethodno odobrenje od Europske Komisije prije pozivanja manje od četiri

kandidata.


Nije potrebno prethodno odobrenje Europske Komisije.

Proces užeg odabira i sam uži izbor mora u potpunosti biti dokumentiran u Izvješću o užemizboru (vidi predložak u Dodatku D5).

Prije nego Odbor za ocjenjivanje odobri uži izbor, Ugovorno tijelo mora provjeriti da niti jedankandidat (uključujući partnere) nije u isključujućoj situaciji u Sustavu Ranog Upozoravanja(EWS).

Izvještaj o užem izboru potpisuje predsjednik, tajnik i članovi glasači iz Odbor a za

ocjenjivanje.




Izvještaj o užem izboru mora se predati na odobrenje Europskoj Komisiji, koja odlučuje o

prihvaćanju njihovih preporuka, prije nego se kandidati iz užeg izbora pozovu da dostave

svoje ponude;


izvještaj o užem izboru se mora dostaviti na odobrenje Ugovornom tijelu, koje odlučuje o

prihvaćanju njihovih preporuka. Ugovorno tijelo mora dostaviti na odobrenje Europskoj

Komisiji Izvještaj o užem izboru zajedno sa svojim preporukama.

U slučaju da Europska Komisija ne prihvati preporuke Ugovornog tijela, mora mu u pisanom

obliku obrazložiti svoju odluku.


Nije potrebno prethodno odobrenje Europske Komisije prije no Ugovorno tijelo postupi prema

preporukama Odbor za ocjenjivanje.

Ugovorno tijelo će obavijestiti kandidate koji nisu odabrani putem standar dnog pisma,

formatom koji je naveden u Dodatku D7. Kandidati koji su odabrani će dobiti pismeni poziv

za nadmetanje i dossier natječaja (vidi predložak u Dodatku B8). Istovremeno se moraobjaviti lista konačnog užeg izbora na stranicama EuropaAid-a.

Ugovorno tijelo je odgovorno za pripremu obavijesti o užem izboru koristeći se predloškom izDodatka D6 i za dostavu elektronskim putem Europskoj Komisiji za objavljivanje na

stranicama EuropaAid-a prilikom pokretanja natječaja.

Ako neuspješni kandidati zahtijevaju dodatne informacije, mogu im se dati one informacije

koje nisu povjerljive, npr. Razlozi zašto njihove reference ne ispunjavaju tehničke kriterije

odabira, kako bi im to pomoglo da budu uspješniji u budućim natječajima.

U okviru ovog postupka najkraće dopušteno razdoblje između datuma otpreme pismenih

poziva na natječaj i konačnog roka za zaprimanje ponuda je 60 dana.

Mjere koje se primjenjuju na otvoreni postupak, kao što je opisano u točkama 5.3.2. do5.3.11.3., primjenjuju se analogijom i na ograničene postupke za ugovore o izvođenju

radova.

5.5. Lokalni otvoreni postupak (za ugovore u vrijednosti od najmanje

30.000,00 EUR te manje od 5.000.000,00 EUR)

U ovom slučaju, obavijest o najavi ne objavljuje se u Službenom listu Europske unije.

Umjesto toga, obavijest o najavi lokalnog natječaja mora se minimalno objaviti u Službenom

listu države korisnice ili u bilo kojem ekvivalentnom mediju. Europska komisija mora objaviti



pojedinosti takvih natječajnih postupaka (informacije o broju natječajne dokumentacije,

državi, Ugovornom tijelu itd.) na mrežnim stranicama EuropeAid s adresom na kojoj vrtke

mogu dobiti dodatne informacije ili se u suprotnom mora objaviti obavijest o najavi i/ili

natječajna dokumentacija.

Budući da bi trošak objave cjelokupne obavijesti o nabavi u lokalnim medijima mogao bitiprevisok, predložak u Dodatku D3 daje minimalno potrebne informacije, koje moraju biti

uključene u lokalnu objavu. Međutim cjelokupna obavijest o nabavi zajedno s natječajnomdokumentacijom, mora biti dostupna na adresi navedenoj u objavi.

Valja primijetiti da lokalni otvoreni postupak mora drugim prihvatljivim izvođačima osigurati

mogućnosti jednake onima lokalnih tvrtki. Nisu dozvoljeni uvjeti kojima bi se ograničilosudjelovanje drugih prihvatljivih izvođača (primjerice da se od takvih tvrtki zahtjeva da budu

registrirana u državama korisnicama ili da su im u prošlosti dodijeljeni ugovori u državama

korisnicama).

U ovom postupku mora se osigurati najmanje 60 dana između dana objave obavijesti onabavi u lokalnim novinama i roka za zaprimanje ponuda. Međutim, u iznimnim slučajevima,može se odrediti i kraći rok, uz prethodno odobrenje nadležnih službi Europske komisije.

Ukoliko se pokaže nemogućim utvrditi moguće ponuditelje u slučaju lokalno otvorenog

postupka nabave, mora se objaviti pojašnjenje/ispravak u kojem se navode eventualneizmjene natječajne dokumentacije. Rok za podnošenje ponuda može se produžiti kako bi se

ponuditeljima omogućilo da uzmu u obzir nastale izmjene. Moguća pojašnjenja tijekom

natječajnog postupka objavljivat će se lokalno i na mrežnim stranicama EuropeAid, a upute

vezane uz mjesto na kojem se mogu pronaći moguća pojašnjenja biti će navedene uSažetku obavijesti o nabavi. (Dodatak D3).

Mjere koje se primjenjuju na međunarodne otvorene postupke, opisane u odjeljku 5.3.,

analogijom se primjenjuju i na lokalni otvoreni postupak. Osnovna razlika jest u broju članovaOdbora za ocjenu ponuda koji imaju pravo glasa, a koji iznosi tri. Ugovorno tijelo može

zatražiti garanciju ponude.


Za ugovore o izvođenju radova u vrijednosti od 5.000.000,00 EUR ili manjoj, ponuditeljima iz

AKP država (država Afrike, Kariba i Pacifika), dodjeljuje se 10% cjenovne povlastice pri

usporedbi ponuda koje posjeduju istu ekonomsku i tehničku kvalitetu, pod uvjetom da

najmanje jedna četvrtina osnovnog kapitala i osoblja zaposlenog u menadžmentu potječe iz jedne ili više AKP država.

5.6. Natjecateljski pregovarački postupak

Ugovorno tijelo može dodijeliti ugovore u vrijednosti nižoj od 300.000,00 EUR natjecateljskim

pregovaračkim postupkom, bez objave. Ugovorno tijelo sastavlja popis od najmanje tri

izvođača. Kandidatima se šalje pismeni poziv na natječaj popraćen natječajnom

dokumentacijom.




pozivu na natječaj. Odabranim se kandidatima mora osigurati rok od najmanje 30 dana oddatuma otpreme poziva na natječaj unutar kojeg će dostaviti vlastite ponude.

Ponude otvara i ocjenjuje Odbor za ocjenu ponuda koji posjeduje potrebnu tehničku iadministrativnu stručnost, te koji je imenovan od strane Ugovornog tijela.

Ukoliko nakon konzultiranja ponuditelja, Ugovorno tijelo zaprimi samo jednu ponudu koja je

administrativno i tehnički valjana, ugovor se može dodijeliti pod uvjetom da su ispunjeni

kriteriji za dodjelu.

U slučaju neuspjeha pregovaračkog postupka, ugovor se može zaključiti pregovaračkimpostupkom uz prethodno ishođenje odobrenja nadležnih službi Europske komisije. Ostatak

postupka (uključujući pripremu natječajne dokumentacije, ocjenjivanje ponuda i dodjela

ugovora) isti je kao i kod međunarodnog otvorenog postupka (vidjeti točke od 5.3.2. do5.3.11.2.). U ovom slučaju nije potrebna garancija za ponudu.

Ugovorno tijelo može dodijeliti ugovor za izvođenje radova u vrijednosti od 20.000,00 ili nižoj

na temelju jedne ponude. Vidjeti točku 2.4.8.


Za ugovore o izvođenju radova u vrijednosti od 5.000.000,00 EUR ili manjoj, ponuditeljima

iz AKP država (država Afrike, Kariba i Pacifika), dodjeljuje se 10% cjenovne povlastice pri

usporedbi ponuda koje posjeduju istu ekonomsku i tehničku kvalitetu, pod uvjetom da

najmanje jedna četvrtina osnovnog kapitala i osoblja zaposlenog u menadžmentu potječeiz jedne ili više AKP država.

5.7. Izmjene ugovora o izvođenju radova

Vidjeti odjeljak 2.10. za opće informacije o izmjenama ugovora.

Izmjena ugovora nije moguća:

U većini slučajeva ugovor o izvođenju radova određuje plaćanje na temelju jedinične cijene istvarne izmjere: u takvim ugovorima količine su navedene u pred-izmjeri procjena, kao i

inicijalna cijena koja je izvedena iz tih procijenjenih količina. Jedinična se cijena ne smije

mijenjati.

Uvijek kada se podnosi zahtjev za plaćanje, nadzornik koji provjerava zahtjev za svakupojedinu stavku provjerava stvarnu količinu izvedenih radova te množenjem količine s jediničnom cijenom utvrđuje iznos za isplatu.

Povećanja početne cijene ugovora koja su rezultat isključivo činjenice da izmjerene stvarnekoličine radova nadmašuju količinu navedenu u pred-izmjerama i predračunu ili specifikaciji



cijena, ne predstavljaju izmjenu ugovora i ne zahtijevaju upravne naloge za izmjenu ugovora

ili dodatke ugovora.

Jednako tako može se dogoditi da primjena klauzule o reviziji cijene ugovora poluči istiučinak. Opet, budući da je formula o revidiranju cijene dogovorena između ugovornih strana

u prvotnom ugovoru, nije potrebna izmjena ugovora kako bi se odobrila povećanja početnecijene ugovora kako bi se nosilo s njihovim učincima.

Ni u jednom slučaju se dodatak ugovora ili upravni nalog ne može koristiti za dodatne radove

koji nisu nužno potrebni za završetak prvotnog ugovora.

Upravni nalog:

U ugovorima o izvođenju radova, nadzornik ima ovlast izdati upravni nalog za bilo koju

izmjenu bilo kojeg dijela radova potrebnih za pravilan završetak i/ili izvođenje radova. Takve

izm jene mogu uključivati dodatke, ispuštanja, nadomještanja, promjenu kvalitete, količine,

oblika, svojstva, vrste, položaja, razine dimenzije ili linije te promjene u definiranom slijedu,metodi ili vremenskom rasporedu izvođenja radova. Vidjeti članak 37 Općih uvjeta.

Izvođač je dužan provesti svaku naručenu promjenu. Izvođač ne može tako naručene radoveodgoditi zbog iščekivanja odluke o vlastitom zahtjevu za produženje roka izvođenja radova ili

za dodatne isplate.

Dodatak ugovora:

Izmjene ugovora koje nisu pokrivene upravnim nalogom moraju se formalizirati dodatkom

ugovora. U tom smislu, za dodatne radove koji nisu uključeni u prvobitni ugovor, a koji suzbog nepredviđenih okolnosti postali neophodni za izvođenje u njemu navedenih radova,

može se sklopiti dodatak pod uvjetima navedenim u točki 5.2.4.1 b).

Ukoliko bi izmjena ugovora uzrokovala povećanje ili smanjenje ukupne vrijednosti radova zaviše od 15% vrijednosti prvotne cijene ugovora, mora se dogovoriti i potpisati dodatakugovora.

DECENTRALIZIRANO: EX ANTE KONTROLA

Ukoliko se traži dodatno financiranje od strane EU, isto mora biti potvrđeno od strane

Delegacije Europske unije prije preuzimanja bilo kakvih obveza od strane Ugovornog tijela.

Ukupno razdoblje izvršenja ugovora o izvođenju radova uključuje razdoblje izvođenja radova

i popravke unutar jamstvenog roka između privremenog i konačnog prihvaćanja. Tijekomnavedenog razdoblja, rok(ovi) za izvođenje radova može se produžiti upravnim nalogom ili

dodatkom ugovora tijekom razdoblja izvršenja ugovora, čak i nakon što je razdobljeizvođenja radova navedeno u ugovoru isteklo.

Izvođač radova obvezan je završiti radove, a Ugovorno tijelo obvezno je platiti za ovjerene

radove. Navedene obveze kao i ugovor ostaju vrijediti čak i ukoliko izvođač ne izvede radove



u razdoblju navedenom u ugovoru, posljedica čega može biti odbijanje naknade štete zakašnjenje radova od ugovorenog iznosa.

6. Bespovratna sredstva

Za potrebe ovog članka, izraz "korisnik bespovratnih sredstava" treba shvatiti samo kao (i) jedinog korisnika potpore (u slučaju jedno-korisničkih grantova) ili kao (ii) svi korisnici

bespovratnih sredstava (u slučaju više-korisničkih grantova).

Gdje to nije drukčije navedeno podnositelj zahtjeva i su-podnositelj/su-podnositelji u daljnjem

tekstu zajednički se nazivaju kao podnositelji zahtjeva.

6.1. Osnovna pravila za ugovore o dodjeli bespovratnih sredstava

6.1.1. Definicija

Bespovratna sredstva predstavljaju izravni financijski doprinos u vidu donacije iz EU

proračuna ili Europskog fonda za razvoj, u cilju financiranja:

- aktivnosti kojom se potiče ostvarivanje ciljeva koji su dio politike Europske unije;

- ili djelovanja tijela koje slijedi ciljeve od općeg europskog interesa, ili ima cilj koji je dio

politike Europske unije.

Tijelo koje potpisuje ugovor o dodjeli bespovratnih sredstava naziva se korisnikom

bespovratnih sredstava i ne smije se zamijeniti s krajnjim korisnikom operacije31 niti s ciljnom

skupinom32. To mogu biti subjekti koji djeluju u području obrazovanja, usavršavanja,informiranja, inovacija ili istraživanja i studija europskih politika, bilo kojih aktivnosti koje

doprinose promicanju građanstva ili ljudskih prava, ili europsko tijelo za standardizaciju ; ili

europska mreža koja predstavlja neprofitna tijela aktivna u državama članicama ili državama

kandidatkinjama te koja promiču načela i politike koje su u skladu s ciljevima Ugovora.

Bespovratna sredstva treba razlikovati od drugih pravnih obveza u vanjskim akcijama i točna

pravila se primjenjuju na odgovarajući način. Ugovor o bespovratnim sredstvima razlikuje od

ugovora o nabavi u nekoliko načina:

Nabava

"Kupnja stvari"

Bespovratna sredstva

"Davanje novca"

31 “Krajnji korisnici” su oni koji će imati dugoročnu korist od projekta u širem društvenom i/ili sektorskom

smislu.32 “Ciljne skupine” su skupine/jedinice na koje će projekta pozitivno djelovati na razini svrhe projekta.



Kupnja usluga, roba ili

radova

Cilj Prijedlog od podnositelja

zahtjeva za doprinose za

ostvarenje nekog cilja politike

kroz:

Ugovorno tijelo Vlasnik rezultata Korisnik bespovratnihsredstava

100% troška Financijski doprinos Unija financira dio troškovakoji su prihvatljivi za

financiranje od strane Unije.

Korisnik bespovratnih

sredstava (ili drugi donator)

financira ostatak.

Dozvoljen Profit Nije dozvoljen

Bespovratna sredstva dodjeljuju se za projekte koje potencijalni korisnik („prijavitelj“)predlaže Ugovornom tijelu te kao takve spadaju u uobičajeni okvir korisnikovih aktivnosti. To je u suprotnosti s ugovorom o nabavi u kojem Ugovorno tijelo sastavlja opis poslova za

projekt koji želi da se provede.

Podnositelj zahtjeva može nastupiti samostalno ili sa su-pr ijaviteljima: u slučaju dobivanjaugovora o bespovratnim sredstvima, oba podnositelja (ako ga ima) postaju korisnici

bespovratnih sredstava.

Projekt mora biti jasno identificiran. Niti jedan projekt se ne može podijeliti u svrhu

izbjegavanja usklađivanja s pravilima utvrđenim u ovom Praktičnom vodiču.

Korisnik bespovratnih sredstava odgovoran je za provedbu projekata i zadržava vlasništvonad ostvarenim rezultatima. Za razliku od toga, u ugovorima o nabavi Ugovorno tijelo ima

vlasništvo nad rezultatima projekta čiju provedbu nadgleda izbliza. Korisnik bespovratnihsredstava općenito doprinosi financiranju aktivnosti osim u slučajevima u kojima je potpunofinanciranje EU sredstvima ključno za realizaciju aktivnosti ili se zahtjeva potpunofinanciranje od str ane Europskog fonda za razvoj (vidjeti točku 6.2.9.). U slučaju ugovora onabavi, međutim, izvođač u pravilu ne doprinosi financijski realizaciji aktivnosti. Ni u kojem

slučaju bespovratna sredstva ne smiju doprinijeti stvaranju dobiti (drugim riječima, moraju bitiograničena na iznos koji je potreban kako bi se ujednačili prihodi i rashodi za pojedinuaktivnost, vidjeti točku 6.2.10., uz iznimku aktivnosti s ciljem jačanja financijskog kapacitetakorisnika ili stvaranja dobiti u okviru pomoći EU trećim zemljama. Općenito, korisnicibespovratne pomoći su neprofitna tijela. Činjenica da je tijelo neprofitno ne znači nužno da

će ugovor koji se s istim sklapa biti ugovor o dodjeli bespovratnih sredstava; neprofitna tijelase također mogu nadmetati za ugovore o nabavi.

Ugovor o bespovratnim sredstvima neće biti potpisan ukoliko projekt ne ispunjava prethodnonavedene zahtjeve.



Sljedeće ne spadaju u potpore pod financijskim propisima Unije33:

procjene programa;

ugovori o nabavi34;

makrofinancijska pomoć, pomoć proračunu i olakšavanje duga; izvršavanje plaćanja prema tijelima čiji su zadaci provedbe proračuna određeni

Člancima 58, 59 i 60 iz Financijske uredbe kojim se uređuje Opći proračun i Člankom25(3) desete EFR financijske uredbe (npr. Međunarodne organizacije, nacionalne

agencije država članica ili trećih zemalja itd.);

financijski instrumenti kao što su navedeni u člancima 139 i 140 Financijske uredbe,

uključujući subvencije kamatnih stopa povezane s tim instrumentima. Napomena:

subvencije kamatnih stopa i jamstva subvencijskih naknada koji nisu kombinirani u

istoj mjeri sa ovim financijskim instrumentima izjednačavaju se sa bespovratnimsredstvima, no nisu predmet sufinanciranja i neprofitnog pravila.

Bespovratna sredstva plaćena prema sporazumu o financiranju ili drugim vezanim

sporazumima, procjenama programa ili drugim sporazumima s tijelima navedenim u

člancima 25-28 desete Financijske uredbe uređena su pravilima definiranima u Poglavlju 6ovoga Praktičnog vodiča.

6.2. Oblici potpora

Potpora se izražava kao maksimalni iznos i postotak opravdanih troškova. To znači dadoprinos

Ugovornog tijelo obično pokriva samo određeni postotak troškova, prema pravilima

navedenim u natječaju. Maksimalni i minimalni iznosi doprinosa također su definirani u

Pozivu za dostavu prijedloga.

Doprinos Ugovornog tijela je naknada opravdanih troškova utvrđenih na temelju:

Stvarnih troškova nastalih od strane korisnika bespovratnih sredstava

Jedne ili više pojednostavljene troškovne opcije

Ovi oblici povrata mogu se kombinirati zajedno kako bi pokrite različite kategorije opravdanih

troškova, pod uvjetom da se poštuju ograničenja i uvjeti navedeni u Pozivu za dostavu

prijedloga.

Primjer: Potpora za projekt može se dodijeliti u obliku paušalnog iznosa koji pokriva tr oškoveza opremu zajedno s jediničnim troškovima koji pokrivaju troškove osoblja i naknade stvarnih

troškova koja pokrivaju ostale tekuće troškove. (vidi 6.2.1.).

33 vidi članak 121-2 Financijska uredba za kompletan popis.

34 Financijska uredba članak. 101



6.2.1. Pojednostavljene troškovne mogućnosti

Pojednostavljene troškovne mogućnosti mogu poprimiti oblik jediničnih troškova, paušalnih

iznosa i / ili fiksnog iznosa (flat-rate). One su fiksne tijekom ugovorne faze, te su namijenjene

pojednostavljuju upravljanja potporama. Molimo pogledajte Dodatak E3a2 Upute-popis

pojednostavljenih troškovnih mogućnosti za detaljnije informacije.

U fazi prijedloga podnositelji zahtjeva mogu predložiti ovakav oblik povrata za neke troškove,

a Ugovorno tijelo će odlučiti hoće li ih prihvatiti. Pojednostavljene troškovne mogućnosti mogu se odnositi na jedan ili više izravnih troškovnih naslova proračuna (tj. Na troškovne

naslove od 1 do 6), ili na troškove podnaslova ili nekih specifičnih troškovnih stavaka unutarnavedenih troškovnih naslova.

Kao opće pravilo ukupan iznos financiranja na temelju pojednostavljenih troškovnih

mogućnosti koji Ugovorno tijelo može odobriti (bez neizravnih troškova) ne može prelaziti 60

000 eura po svakom korisniku bespovratnih sredstava (uključujući i pojednostavljenetroškovne mogućnosti predložene od strane vlastitih povezanih subjekata).

Međutim odluka Europske Komisije može postaviti različite uvjete koji će se prema potrebiodraziti u Pozivu za podnošenje prijedloga35.

Za svaku odgovarajuću proračunsku stavku ili naslov podnositelji zahtjeva moraju:

Opisati informacije i metode korištene za utvrđivanje količine jediničnih troškova,

paušalnih iznosa i / ili fiksnih iznosa (flat-rate), na koje se odnose troškovi, itd.;

Jasno objasniti formule za izračun krajnjeg prihvatljivog troška; Identificirati korisnika koji će koristiti pojednostavljenu troškovnu opciju (u slučaju

povezanih subjekta, navesti prvog korisnika), kako bi se provjerio maksimalni iznos

po svakom korisniku (koji uključuje, ako je moguće pojednostavljene troškovne

mogućnosti svojih povezanih subjekta).

Iznosi se moraju bazirati na procjenama koristeći se objektivnim podacima kao što sustatistički podaci ili neki drugi objektivni pokazatelji koji sadrže ovlaštene i provjerljivereference povijesnih podataka podnositelja zahtjeva. Metode koje se koriste za određivanje

količine jediničnih troškova, paušalnih iznosa ili fiksnih iznosa (flat-rate) moraju biti u skladu s

kriterijima utvrđenim u Dodatku E3a2 Upute-popis za pojednostavljene troškovne mogućnosti, a posebno da bi se osiguralo da oni odgovaraju stvarnim troškovima korisnika

bespovratnih sredstava (ili povezanih osoba), da su u skladu sa računovodstvenimpraksama, da se ne ostvaruje profit i da ne pokrivaju već pokrivene troškove (nema duplogfinanciranja). Dodatak E3a2 Upute-popis za pojednostavljene troškovne mogućnosti, sadrži upute i popis kontrolnih mehanizama za procjenu minimalnih potrebnih uvjeta koji

osiguravaju razumno uvjerenje za prihvaćanje predloženih iznosa.

35 Ugovorno tijelo mora odobriti podnositelju zahtjeva da koristi pojednostavljene troškovne mogućnosti u

proračunu do iznosa od 60 000 EUR po svakom korisniku, a Europska komisija odobrava za iznose veće od 60000 EUR.



Nakon što Ugovorno tijelo procijeni i odobri iznose (kao što je jasno propisano u proračunuprojekta36), nije potrebna ex-post kontrola. To znači da revizori neće provjeravati svu pratećudokumentaciju da bi utvrdili stvarne nastale troškove, ali će se usredotočiti na ispravnu

primjenu formula i vezanih unosa ili događaja kao što je utvrđeno u ugovoru. Revizori nećeprovjeravati stvarne troškove da bi provjerili ostvarenu dobit ili gubitak, iako i revizori i / ili

Europska komisija imaju pravo na pristup statutarnim zapisima korisnika, osobito njegovimopćim računovodstvenim izvješćima u svrhu borbe protiv prijevare kao i za statističke imetodološke namjene (što vrijedi za sve oblike potpora) prema članku 16 Općih Uvjeta. To

znači da korisnik mora držati popratnu dokumentaciju kojom se utvrđuje da se potpora

učinkovito provodi.

Ako provjera / revizija otkrije da formule korištene od strane korisnika za određivanje

jediničnih troškova, paušala ili fiksnih iznosa nisu u skladu s utvrđenim uvjetima ili da se

određeni prikazani slučajevi nisu dogodili za koje je korisnik primio isplatu, Ugovorno tijelo

može vratiti sredstva do visine iznosa pojednostavljenih troškovnih mogućnosti.

6.3. Pregled

Postoje stroga pravila koja upravljaju načinom na koji se dodjeljuju bespovratna sredstva.Dodjela bespovratnih sredstava podliježe načelima programiranja, transparentnosti i jednakog postupanja. Bespovratna sredstva ne mogu biti kumulativna niti se mogu

retrospektivno dodjeljivati te općenito moraju uključivati sufinanciranje. Iznos prihvatljiv zafinanciranje, naveden u ugovoru o dodjeli bespovratnih sredstava, ne smije se premašiti.

Bespovratna sredstva ne smiju imati za svrhu ili učinak stvaranje dobiti za korisnika uziznimku aktivnosti koje imaju cilj osnaženje financijskog kapacitet korisnika ili stvaranje

prihoda u okviru pomoći trećim zemljama.

Bespovratna sredstva bit će dodijeljena ili temeljem odluke Komisije o kojoj će se obavijestitiuspješni prijavitelji, ili pisanim sporazumom (standardnim ugovor om o dodjeli bespovratnih

sredstava) koji će se s istim sklopiti. U slučaju bespovratnih sredstava dodijeljenih u okvirupomoći trećim zemljama, ista se dodjeljuju pisanim sporazumom (standardnim ugovorom ododjeli bespovratnih sredstava).

6.2.1. Načini upravljanja

Postoji nekoliko mogućih pristupa upravljanju procedurama pomoći EU trećim zemljama.Vidjeti odjeljak 2.2.

36 vidi primjer u Prilogu E3a2 Smjernice-Popis za provjeru za pojednostavljene troškovne mogućnosti



Ovaj Praktični vodič uključuje postupke koji se moraju primjenjivati u svim slučajevimanavedenim u slijedećim naslovima: IZRAVNO CENTRALIZIRANO UPRAVLJANJE

Slijedi se postupak sukladan centraliziranom programu. Bespovratna sredstva dodjeljuju se

od strane Europske komisije. Komisija je odgovorna za objavu programa rada, poziva nadostavu prijedloga, zaprimanje prijedloga, predsjedanje Odborom za ocjenu prijedloga,

odlučivanje o rezultatima poziva na dostavu prijedloga te za potpisivanje ugovora.


Slijedi se postupak sukladan decentraliziranom programu s ex-ante kontrolama. Bespovratna

sredstva dodjeljuju se od strane Ugovornog tijela imenovanog u sporazumu o financiranju;

drugim riječima vlade ili tijela države korisnice koje posjeduje pravnu osobnost, a s kojim jeEuropska komisija sklopila sporazum o financiranju.

Prije objave poziva na dostavu prijedloga, Ugovorno tijelo mora Europskoj komisiji na

odobrenje podnijeti godišnje programe rada i, ukoliko je primjereno, Upute za prijavitelje.

Na temelju tako odobrenih odluka, Ugovorno tijelo je odgovorno za objavu godišnjihprograma rada, objavu poziva na dostavu prijedloga, zaprimanje prijedloga, predsjedanje

Odborom za ocjenu prijedloga, odlučivanje o rezultatima poziva na dostavu prijedloga.Ugovorno tijelo Europskoj komisiji na odobrenje mora podnijeti Izvješće o ocjenjivanju,pojedinosti o predloženoj dodjeli bespovratnih sredstava te, ukoliko je primjereno, nacrte

ugovora. Međutim, u određenim slučajevima predviđenim u Praktičnom vodiču krozprocedure za procjenjivanje programa nije potrebno odobrenje ugovora od strane Europske

komisije (vidjeti točku 4.2.3.).

Jednom kada se bespovratna sredstva odobrena, Ugovorno tijelo će potpisati ugovor te oistom obavijestiti Europsku komisiju. U pravilu, Europsku komisiju će u otvaranju iocjenjivanju prijedloga zastupati promatrač te se istu uvijek mora pozvati da sudjeluje uspomenutim postupcima.

Ugovorno tijelo mora podnositi godišnje programe rada, Upute za prijavitelje i obavijesti ododijeli bespovratnih sredstava podnijeti Europskoj komisiji za objavu. Primjena izuzeća iiznimki koje su posebno navedene u ovom Praktičnom vodiču uvjetovana je prethodnimodobrenjem nadležnih službi Europske komisije.

Bilo koja odstupanja i iznimke posebno propisane u ovom Praktičnom vodiču su predmet

prethodnog



odobrenje od strane Europske komisije.


Slijedi se postupak sukladan decentraliziranom programu s ex-post kontrolama. Bespovratna

sredstva dodjeljuju se od strane Ugovornog tijela imenovanog u sporazumu o financiranju;

drugim riječima vlade ili tijela države korisnice koje posjeduje pravnu osobnost, a s kojim je

Europska komisija sklopila sporazum o financiranju. Ono je odgovorno za objavu godišnjihprograma rada, objavu Poziva na dostavu prijedloga, zaprimanje prijedloga, predsjedanje

Odborom za ocjenu prijedloga, odlučivanje o rezultatima Poziva na dostavu prijedloga te za

potpisivanje ugovora bez prethodnog odobrenja od strane Europske komisije.

Ugovorno tijelo mora godišnje programe rada, Upute za prijavitelje i obavijesti o dodijelibespovratnih sredstava podnijeti Europskoj komisiji za objavu.

6.3.2. Upravljački alati


PADOR (Potential Applicant Data On-line Registration) je prvi predložak mrežnih usluga

EuropeAid koji ima svrhu upravljanja znanjem svojih partnera te unaprjeđenja usluga koje

se pružaju prijaviteljima. Isti je namijenjen ne-dr žavnim dionicima i tijelima lokalne vlasti

(ne pojedincima) koji su zainteresirani za prijavljivanje projekata za EU sredstva putempoziva na dostavu prijedloga. PADOR je otvoren za upis spomenutih organizacija koje,

nakon upisa, mogu ažurirati vlastite opće podatke (odnosno podatke koji se ne odnose napojedini Poziv na dostavu prijedloga) te mogu u bazu unositi vlastitu popratnu

dokumentaciju (primjerice statute ili njima slične dokumente).

Kada se jednom upiše u PADOR, prijavitelj ili partner ne treba ispunjavati odjeljke koji se

ne odnose na predložak za Prijavu za dodjelu bespovratnih sredstava, niti mora unositi

popratnu dokumentaciju, budući da će se u tom slučaju ocjenjivanje temeljiti nainformacijama koje su

prijavitelji već unijeli u PADOR prilikom upisa. Prijavitelj je dužan osigurati pravovremenoažuriranje unesenih informacija.

U svakom pozivu na dostavu prijedloga mora se navesti je li prethodno upisivanje u

PADOR obavezno ili ne.

Za dodatne informacije vidjeti:

http://ec.europa.eu/europeaid/work/onlineservices/pador/index_en.htm ,gdje se mogu

pronaći:- PADOR Brzi vodič za prijavitelje

- PADOR Brzi vodič za partnere (primjenjivo za povezane subjekte)

http://ec.europa.eu/europeaid/work/onlineservices/pador/index_en.htm

http://ec.europa.eu/europeaid/work/onlineservices/pador/index_en.htm



- Najčešće postavljena pitanja (FAQ).

U slučaju da PADOR on-line registracija nije moguća zbog tehničkih poteškoća,

podnositelji zahtjeva mogu dostaviti, zajedno s prijavom, PADOR off-line obrazac slijedećiupute dane u smjernicama za prijavitelje.

Za izravno centralizirano upravljanje, u CRIS (Common RELEX Information System) –

Jedinstvenom informacijskom sustavu Opće uprave za vanjske poslove EU – dostupan je

predložak za Poziv na dostavu projektnog prijedloga kojim se olakšava upravljanjepostupkom ocjenjivanja. Korištenje spomenutog obrasca obavezno je najmanje pri upisuprijava. Ovaj predložak također će se koristiti za objavu općih statističkih podatakavezanim uz pozive na dostavu projektnih prijedloga.

6.3.3. Kriteriji prihvatljivosti

6.3.3.1. Pravilo o državljanstvu


Sudjelovanje u dodjeli ugovora o bespovratnim sredstvima otvoreno je pod jednakimuvjetima svim fizičkim i pravnim osobama i, nakon prethodnog odobrenja od strane nadležnih

službi Komisije, svim subjektima koji nemaju pravnu osobnost u skladu s mjerodavnim

nacionalnim pravom, pod uvjetom da njihovi predstavnici imaju kapacitet u vlastito ime

preuzeti pravne obveze i financijsku odgovornost te da su ustanovljeni u državi koja je

sukladno temeljnom zakonu koji uređuje program u pitanju prihvatljiva.

6.3.3.2. Iznimke od pravila državljanstva

Vidjeti točku 2.3.2. Iznimke od pravila o državljanstvu moraju biti posebno navedene u

Uputama za prijavitelje te podliježu prethodnom odobrenju od strane Europske komisije.

Ograničenja pravila o državljanstvu nisu kao takva dopuštena, međutim, ukoliko je tako

omogućeno u mjerodavnom temeljnom zakonu na osnovu ciljeva programa, djelokruga i

posebne lokacije aktivnosti, prihvatljivost prijavitelja može biti ograničena činjenicama; npr.cilj programa jest ustanoviti suradnju između europskih sveučilišta i drugih sveučilištaspecifične geografske regije, prema definiciji mogu se prijaviti isključivo sveučilišta iz Europei ove specifične regije.



6.3.3.3. Osnove za izuzeće

Fizičke i pravne osobe nemaju pravo sudjelovati u Pozivima na dostavu prijedloga niti im sesmiju dodijeliti bespovratna sredstva ukoliko se nalaze u nekoj od situacija navedenih u točki2.3.3. S tim u vezi se mora podastrijeti izjava za sva bespovratna sredstva veća od 60 000 €(tj. za ne "male vrijednosti bespovratnih sredstava", vidi 6.5.).

6.3.4. Programiranje

Bespovratna sredstva programira Ugovorno tijelo s jasno određenim ciljevima.

Godišnji program rada mora biti objavljen, po stavci proračuna ili programu, na mrežnim

stranicama Ugovornog tijela (ili u bilo kojem drugom mediju) i na mrežnim stranicama

EuropeAid, kako bude primjereno, a na temelju predloška iz Dodatka E1.

Bilo kakva značajna izmjena u programu rada tijekom relevantne godine također mora biti

usvojena i objavljena pod istim uvjetima koji vrijede i za prvotni program rada.


Program rada usvojit će se od strane Europske komisije te će se objaviti na mrežnimstranicama EuropeAid, ukoliko je potrebno tijekom prethodne godine, a svakako do 31.

ožujka svake financijske godine.


Program rada usvojit će se od strane Ugovornog tijela te će se objaviti na mrežnimstranicama (ili na drugom prikladnom mediju) istog, te na mrežnim stranicama EuropeAid,ukoliko je potrebno tijekom prethodne godine, a svakako do 31. ožujka svake financijske

godine. Prije nego objavi program rada, Ugovorno tijelo isti mora podnijeti Europskoj komisiji

na odobrenje.


Program rada usvojit će se od strane Ugovornog tijela te će se objaviti na mrežnim

stranicama (ili na drugom prikladnom mediju) istog, te na mrežnim stranicama EuropeAid,ukoliko je potrebno tijekom prethodne godine, a svakako do 31. ožujka svake financijskegodine.

6.3.5. Transparentnost



Raspoloživost bespovratnih sredstava mora biti oglašena što šire i dostupna na jednostavannačin.Program rada biti će proveden kroz objavu poziva na dostavu prijedloga osim u propisnoobrazloženim iznimnim slučajevima žurnosti ili kada značajke korisnika čine istoga jedinim

izborom za provedbu određene aktivnosti. (vidjeti točku 6.3.2.).

Sva dodijeljena bespovratna sredstva koje se dodijele tijekom financijske godine bit ćeobjavljene godišnje uz dužno poštivanje zahtjeva povjerljivosti i sigurnosti (vidi točku6.4.10.4.).

6.3.6. Jednako postupanje

Postupak dodjele bespovratnih sredstava mora u potpunosti biti nepristran. To ponajprije

znači da prijedloge mora ocjenjivati Odbor za ocjenu prijedloga, uz savjet ocjenjivača tamogdje je potrebno, a koristeći objavljene kriterije prihvatljivosti i ocjenjivanja (odabira i dodjele)

(vidjeti točku 6.4.3.).

6.3.7. Zabrana kumulativnosti

Niti jedan korisnik ne može dobiti više od jednog iznosa bespovratne pomoći financirane odstrane Europske unije – za određenu aktivnost, osim ukoliko temeljnim mjerodavnim aktom

nije drugačije propisano.

Korisniku se po financijskoj godini može dodijeliti samo jedna bespovratna pomoćfinancirana od strane Europske unije.

Centraliziranim sustavom upravljanja pojedina aktivnost može biti zajednički financirana izrazličitih proračunskih stavki od strane nekoliko dužnosnika za ovjeravanje. Prijavitelj će bezodgode obavijestiti dužnosnika za ovjeravanje o bilo kakvim višestrukim primjenama ivišestrukim bespovratnim pomoćima koje se odnose na istu aktivnost ili na isti program rada.

6.3.8. Zabrana retroaktivnosti

Bespovratne pomoći u pravilu mogu pokrivati troškove koji su nastali nakon datumapotpisivanja ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava.

Bespovratna pomoć se može dodijeliti za već započetu aktivnost isključivo u slučaju daprijavitelj može dokazati potrebu da aktivnost započne prije potpisivanja ugovora. U takvimslučajevima, troškovi nastali prije roka za dostavu prijedloga ili, u slučaju izravne dodjele prijedatuma podnošenja prijave za dodjelu bespovratne pomoći, neće biti prihvatljivi zafinanciranje. Niti jedan iznos bespovratne pomoći ne može se retroaktivno dodijeliti za većzavršene aktivnosti.



Prihvaćanje troškova od ranijeg datuma37 (prije podnošenja prijedloga) moguće je samo upropisno argumentiranim iznimnim slučajevima, posebno predviđenim u temeljnom aktu i / ili

u slučaju velike žurnosti u pomoći kriznim situacijama, operacijama civilne zaštite ihumanitarnoj pomoći, te za sprječavanje sukoba:

a) Gdje su troškovi vezani za zalihe koje je prijavitelj osigurao za korištenje vezano uzprojekt za koju je bespovratna pomoć dodijeljena; ili

b) uz prethodno odobrenje i iz opravdanih razloga. U tom slučaju, odluku za financiranjemoraju izričito dati na način da postave datum prihvatljivosti ranije od datuma zapodnošenje prijedloga.

Ugovor za dodjelu operativne bespovratne pomoći bit će dodijeljen u roku od 6 mjeseci odpočetka korisnikove proračunske godine. Troškovi prihvatljivi za financiranje ne moraju

nastati prije podnošenja prijave za dodjelu bespovratnih sredstava ili prije početka

korisnikove proračunske godine.

Potpore se ne mogu izdati retroaktivno za već završene projekte.

6.3.9. Sufinanciranje

U pravilu, bespovratne pomoći ne smiju financirati cjelokupni trošak aktivnosti ili cjelokupneoperativne troškove korisničkog tijela, uz sljedeće iznimke, te po ishođenju prethodnog

odobrenja.

PRORAČUNSKI FINANCIRANI PROJEKTI

Financiranje cjelokupne aktivnosti može biti odobreno u slijedećim slučajevima, osim u

slučaju gdje je isto zabranjeno temeljnim aktom:

- humanitarne pomoći, uključujući pomoć za izbjeglice, prognanike, obnovu i razminiranje;

- pomoć u kriznim situacijama u smislu članka 168 stavka 2 Pravila o provedbi Financijske

uredbe;

- projekti za zaštitu zdravlja i temeljnih ljudskih prava;

- projekti koji su posljedica provedbe sporazuma o financiranju ili aktivnosti s međunarodnim

organizacijama. Ugovorno tijelo mora biti u mogućnosti pokazati da je financiranje

cjelokupnih troškova ključno za provedbu aktivnosti u pitanju te sukladno tome mora vlastitu

odluku o dodjeli sredstava valjano obrazložiti.

37 što bi moglo biti još i raniji datum, od datuma o odluci o financiranju



Ukoliko je u interesu EU da ista bude jedini donator određene aktivnosti, te posebice kako bi

se osigurala vidljivost EU aktivnosti. Razlozi za takvo postupanje bit će navedeni u odluci

Komisije o financiranju.

EFR FINANCIRANI PROJEKTI

Financiranje cjelokupnog projekta može biti odobreno ukoliko je Ugovorno tijelo u

mogućnosti pokazati da je financiranje cjelokupnih troškova aktivnosti ključno za provedbu

projekta u pitanju te sukladno tome valjano obrazloži vlastitu odluku o dodjeli sredstava.

Korisnik dostavlja dokaze iznosa sufinanciranja koje osigurava vlastitim sredstvima ili uobliku prijenosa financijskih sredstava od trećih strana.

Ugovorno tijelo može prihvatiti sufinanciranje u naravi, ukoliko se isto smatra potrebnim ili

primjerenim. Sufinanciranje u naravi znači pružanje roba ili usluga prema korisniku

bespovratnih sredstava bez naplate od treće strane. Stoga, doprinosi u naravi ne uključujubilo kakve izdatke za potpore korisnika38. Za potrebe neprofitnog pravila (vidi 6.3.10.)

doprinosi u naravi ne uzimaju se u obzir.

Ako su doprinosi u naravi prihvaćeni kao sufinanciranje, Korisnik (ili više njih) mora osigurati

da su u skladu s nacionalni poreznim i socijalnim sigurnosnim pravilima.

Korisnik daje dokaze zajedno s završnim izvješćem za stvarno pruženo sufinanciranje.Korisnik daje dokaze zajedno s završnim izvješćem stvarna sufinanciranje osigurano.

Korisnik može u tom trenutku zamijeniti eventualni planirani doprinos iz vlastitih sredstava

prema financijskim transferima od trećih strana.

Za male vrijednosti bespovratnih sredstava (tj. Bespovratna sredstva do 60,000 €), Ugovorno

tijelo može odustati od obveze za pružanjem dokaza o sufinanciranju, ovisno o procjeni

rizika. Odbijanje sufinanciranja u naravi za donacije male vrijednosti - ukoliko je to

predviđeno, ali se ne smatra prikladnim ili potrebnim - treba biti jasno opravdano.

6.3.10. Pravilo neprofitnosti

Bespovratna sredstva ne smiju imati za svrhu ili učinak stvaranje dobiti za korisnika, osim uslučaju da je cilj aktivnosti jačanje financijskog kapaciteta korisnika ili stvaranje prihoda. U

tom slučaju, ova činjenica mora biti navedena u Posebnim uvjetima Standardnog ugovora ododjeli bespovratnih sredstava.

38 Ipak, stvarni troškovi ostvareni u naravi kroz primanje, distribuciju, skladištenje itd. Mogu biti prihvatljivi ako

su u skladu sa člankom 14 Općih uvijeta.



Dobit se definira kao višak primitaka nad opravdanim troškovima odobrenih od strane

Ugovornog tijela kada je podnesen zahtjev za konačnom isplatom.

Potvrde koje treba uzeti u obzir su konsolidirani prihodi na datum na koji se zahtjev za

plaćanjem iznosa odnosi, a podnosi ga Koordinator , i da potpadaju u jednu od sljedeće dvije

kategorije:

Prihod generiran projektom, osim ako nije drugačije specificirano u Posebnim uvjetima

ugovora;

Financijski doprinos posebno dodijeljen od strane donatora za financiranje istih opravdanih

troškova financiranih darovnicom. Bilo koji financijski doprinos koji se može koristiti od

strane korisnika za pokrivanje troškova osim onih na koje imaju pravo temeljem ugovora ili

su ostali neiskorišteni zbog donatora po završetku projekta ne smatraju se kao primitak koji

treba uzeti u obzir u svrhu potrebe kako bi se potvrdilo da bespovratna sredstva stvaraju

profit za korisnika.

U slučaju operativne potpore, iznosi posvećeni izgradnji pričuva neće se smatrati kao

primitak.

Kada se potpore ili dijelovi potpora temelje na pojednostavljenim troškovnim mogućnostima,

ti iznosi bi se trebali utvrditi na takav način da se apriori isključi dobit. Ukoliko je to slučaj,iznosi jediničnih troškova, paušalnih iznosa i / ili Jedinstvene stope utvrđene u Ugovoru ne

smiju biti izuzeti od ex-post kontrole, tj. kroz usporedbu sa stvarnim troškovima koje

pokrivaju. (vidi odjeljak 6.2.1;. i Dodatak E3a2 Upute-popis za pojednostavljene troškovne

mogućnosti).

U slučaju ostvarenja profita, Ugovorno tijelo ima pravo smanjiti konačni iznos potpore zapostotak koji odgovara konačnom doprinosu Unije u odobrenim dopuštenim troškovima.

Pravilo neprofitnosti ne vrijedi za:

a) Projekti koji imaju za cilj, jačanje financijskog kapaciteta korisnika. Tamo gdje jeprimjenjivo, mora biti navedeno u članku 7. Posebnih uvjeta

b) Projekti koji stvaraju prihod kako bi se osigurao njihov nastavak nakon završetkaUgovora. Tamo gdje je primjenjivo, mora biti navedeno u članku 7. Posebnih uvjeta

c) druga izravna podrška isplaćena potrebitim fizičkim osobama, kao što su nezaposlenii izbjeglice. Tamo gdje je primjenjivo, mora biti navedeno u članku 7. Posebnih uvjeta

d) studije, istraživanja ili stipendije za usavršavanje plaćene fizičkim osobama e) bespovratna sredstva u visini do 60 000€

6.3.11. Ostala temeljna pitanja


Pričuva za nepredviđene troškove:



Pričuva za nepredviđene troškove i/ili moguće varijacije u tečajnim razlikama koje ne prelaze5% izravnih opravdanih troškova mogu se uključiti u proračun za „vanjske projekte“ (državekoje nisu članice EU) obzirom na specifičnost i veći nivo nepredvidivosti „vanjskih projekata“.

6.4. Postupci dodjele

6.4.1. Poziv na dostavu projektnog prijedloga

Bespovratna sredstva dodjeljuju se nakon objave Poziva na dostavu projektnog prijedloga

osim u slučajevima opisanima u niže navedenoj točki 6.3.2.

6.4.1.1. Objava

Poziv na dostavu projektnog prijedloga uvijek se objavljuje na mrežnim stranicama

EuropeAid-a.

Poziv na dostavu projektnog prijedloga također se mora i lokalno objaviti ukoliko nije

organiziran od strane službe sjedišta Europske komisije.

6.4.1.2. Otvoreni ili ograničeni poziv na dostavu prijedloga

Poziv na dostavu projektnog prijedloga uobičajeno je ograničen, drugim riječima sviprijavitelji mogu zatražiti sudjelovanje, no samo će prijavitelji koji su ušli u uži krug (na

temelju projektnog sažetka u skladu s Uputama za prijavitelje) biti pozvani da dostave

potpuni projektni prijedlog.

U iznimnim slučajevima, pozivi na dostavu projektnog prijedloga mogu bit i otvoreni, to jest svi

prijavitelji mogu slobodno podnijeti prijavni predložak za dodjelu bespovratnih sredstava

uključujući potpuni projektni prijedlog u skladu s objavljenim Uputama za prijavitelje (vidjetitočku 6.4.2.

Odabir objavljivanja otvorenog umjesto ograničenog poziva može se jedino opravdati

posebnom tehničkom prirodom poziva, ograničenim raspoloživim proračunom, ograničenimočekivanim brojem projektnih prijedloga ili organizacijskim ograničenjima (tj. organizacijompoziva od strane regionalnih EU delegacija). U tom slučaju, mora se dobiti prethodnoodobrenje.

6.4.1.3. Partnerstvo

Ugovori o dodjeli bespovratnih sredstava mogu biti dio okvirnih partnerskih sporazuma s

ciljem uspostavljanja dugotrajne suradnje s Ugovornim tijelom. Okvirni sporazumi specifično



navode zajedničke ciljeve, vrstu aktivnosti koje su planirane na jednokratnoj osnovi ili kao diousvojenog godišnjeg programa rada, postupak za dodjelu specifičnih bespovratnih sredstavau skladu s načelima i proceduralnim pravilima ovoga Vodiča, te općim pravima i obvezamasvake stranke u skladu sa specifičnim ugovorima. Trajanje partnerstava ne smije biti duže od

četiri godine, osim u iznimnim slučajevima koji su opravdani na temelju predmeta okvirnog

partnerstva. Okvirni partnerski sporazumi smatraju se darovnicama u svrhu postupkadodjele.


Mora se tražiti prethodno odobrenje nadležnih službi Europske komisije prije primjene

okvirnog partnerskog ugovora.


Nije potrebno prethodno odobrenje nadležnih službi Europske komisije za primjenu okvirnogpartnerskog ugovora.

6.4.2. Bespovratna sredstva dodijeljena bez poziva na dostavu

projektnih prijedloga (“Izravna dodjela”)

IZRAVNO CENTRALIZIRANO UPRAVLJANJE, DECENTRALIZIRANO UPRAVLJANJE

EX-ANTE KONTROLA

Mora se tražiti Prethodno odobrenje nadležnih službi Europske komisije za uporabu

postupka izravne pogodbe.

Pregovarački izvještaj (Dodatak A10a) mora se poslati na odobrenje relevantnim službama

Europske komisije, koje tada odlučuju da li će prihvatiti rezultat pregovora.

DECENTRALIZIRANO UPRAVLJANJE: EX-POST KONTROLA

Nije potrebno prethodno odobrenje Europske komisije glede korištenja procedure za direktnu

dodjelu ili za rezultate pregovora sadržane u pregovaračkom izvještaju (Dodatak A10a).

Samo u sljedećim okolnostima nije potrebno organizirati Poziv na dostavu projektnihprijedloga prije dodjele bespovratnih sredstava:



Za potrebe humanitarne pomoći i operacija civilne zaštite ili za pomoć u kriznim

situacijama. Aktivnosti provedene u kriznim situacijama kako je opisano u Dodatku

A11a, zadovoljavaju uvjete iznimne žurnosti; ova se odredba primjenjuje mutatis

mutandis na Europski fond za razvoj.

Na temelju pomoći u hitnim slučajevima koja je predviđena člankom 72 i/ili 73Sporazuma iz Cotonoua (vidjeti Dodatak A11a ).

Također je omogućena izravna dodjela bespovratnih sredstava. Kada se bespovratna

sredstva dodjeljuju tijelu koje posjeduje de jure ili de facto monopol, a što je propisnoobrazloženo u odluci o dodjeli bespovratnih sredstava. U ovom smislu, "de facto" ili

"de jure" monopol znači da korisnik, koji može biti i konzorcij:

a) ima isključivu nadležnost na području aktivnosti i/ili zemljopisnom području nakoje se odnosi bespovratna pomoć u skladu s bilo kojim mjerodavnim pravom; ili

b) je jedina organizacija koja (i) djeluje ili (ii) je u mogućnosti djelovati u područjuaktivnosti i/ili zemljopisnom području na koji se odnosi bespovratna pomoć natemelju sagledavanja svih činjenica i prava.

Za projekte sa specifičnim značajkama koje zahtijevaju posebnu vrstu tijela zbognjihovih tehničkih stručnosti, stupnja specijalizacije ili administrativnih nadležnosti,

pod uvjetom da predmetne aktivnosti ne spadaju u područje djelovanja poziva nadostavu projektnih prijedloga. Takvi će slučajevi biti propisno obrazloženi u odluci o

dodjeli bespovratnih sredstava.

Kada se bespovratna sredstva trebaju dodijeliti tijelu koje je mjerodavnim temeljnim

aktom utvrđeno kao korisnik bespovratnih sredstava. Valja primijetiti da se „temeljniakt“ odnosi na programsku uredbu. U odlukama o financiranju/Godišnjim programimaaktivnosti nije dovoljno utvrditi tijelo za izravnu dodjelu, s obzirom da isti ne

predstavljaju temeljne akte.

U slučaju istraživanja i tehnološkog razvoja, tijelima utvrđenim u godišnjimprogramima aktivnosti, kada temeljni akt izričito pruža takvu mogućnost, te poduvjetom da projekt ne spada u područje primjene poziva na dostavu projektnih

prijedloga.

U svim slučajevima, Ugovorno tijelo mora pripremiti izvješće u kojem će objasniti način nakoji su utvrđeni korisnici bespovratnih sredstava i iznosi bespovratnih sredstava, te temelje

za dodjelu bespovratnih sredstava (vidjeti predložak u Dodatku A10a). Ugovorno tijelo mora

slijediti korake prikazane u predlošku izvješća o pregovaranju za pregovaračke postupke(Dodatak A10a) te osigurati poštivanje svih temeljnih načela (uključujući prihvatljivost,kapacitet i isključivanje).

Postupci opisani u točki 6.4.10. moraju se slijediti analogijom, s tim da gore spomenuto

izvješće mora biti uključeno u ugovornu dokumentaciju.



6.5. Poziv na dostavu projektnih prijedloga

6.5.1. Promidžba

Kako bi se osigurao najveći mogući broj sudionika u natjecateljskom postupku kao i potrebna

transparentnost, Upute za prijavitelje moraju se objaviti za svaki Poziv na dostavu projektnih

prijedloga.

Upute se objavljuju na mrežnim stranicama i u bilo kojim drugim prikladnim medijima

(specijalizirani tisak, lokalne objave, itd.). Ugovorno tijelo bi također trebalo omogućiti da istebudu dostupne i u papirnatoj verziji. Trebale bi biti na jezicima koji su prikladni za kontekst

Poziva na dostavu projektnih prijedloga.

Europska komisija je odgovorna za objavu na mrežnim stranicama EuropeAid. Kada

Ugovorno tijelo nije služba sjedišta Europske komisije, ono mora izravno organizirati lokalnuobjavu istovremeno s objavom na Internetu.

Budući da troškovi objave potpunih Uputa u lokalnom tisku mogu biti previsoki, predložak u

Dodatku E2 propisuje minimalne informacije koje moraju biti navedene u lokalnoj objavi.

Upute moraju biti dostupne na adresi koja je navedena u lokalnoj objavi.

Također se savjetuje da se nakon objave poziva na dostavu projektnih prijedloga organizira

jedna ili više infor mativnih sastanaka na kojima mogu sudjelovati potencijalni prijavitelji. Takvi

informativni sastanci trebali bi se odr žati najkasnije 21 dan prije krajnjeg roka za dostavu

prijedloga. Sva dokumentacija koje će se predstaviti na informativnom sastanku također ćese postaviti na mrežnim stranicama EuropeAid na kojima se objavio poziv. Informativni

sastanci za centralizirane globalne pozive na dostavu projektnih prijedloga po pitanju

datuma, mjesta održavanja i prezentacija, organiziraju se u suradnji sa sjedištem Europskekomisije. Informacija koju se treba proširiti u svim regijama ciljanog područja, usklađena je na

ne-diskriminirajući način.

6.5.2. Izrada i sadržaj uputa za prijavitelje

Upute za prijavitelje (koje uključuju Prijavni predložak i druge dodatke) pojašnjavaju svrhuPoziva na dostavu projektnih prijedloga, pravila u pogledu prihvatljivosti prijavitelja i partnera,

vrste aktivnosti i troškova koji su prihvatljivi za financiranje, te kriterija ocjenjivanja (za odabiri dodjelu) (vidjeti dodatak E3a). Iste također sadr že upute kako ispuniti prijavni predložak, štomu se treba priložiti, te koji postupak treba slijediti pri prijavi. One pružaju informaciju o

postupku ocjenjivanja koji će se primijeniti (uključujući i indikativni raspored) te o ugovornim

obvezama koje će se primijeniti na uspješne prijavitelje.



Upute bi trebale na vrlo jasan i detaljan način navesti ciljeve i prioritete poziva na dostavuprojektnih prijedloga, te posebnu pozornost posvetiti kriterijima prihvatljivosti. Upute moraju

biti objavljene kao što moraju biti objavljene i sve izmjene istih. Objavljene informacije postatće obvezujuće za Odbor za ocjenu prijedloga po isteku roka za dostavu. Prijavni predložak

koji prijavitelji moraju ispuniti sastoji se od slijedećih dijelova:

- sažetak projektnog prijedloga- informacije o predloženim aktivnostima, uključujući njihov proračun

- informacije o prijavitelju

- informacije o svim partnerima.

IZRAVNO CENTRALIZIRANO,DECENTRALIZIRANO: EX-POST

Ugovorno tijelo mora odobriti Upute za prijavitelje prije nego se objave.

DECENTRALIZIRANO: EX-ANTE Prije objave Uputa za prijavitelje, Ugovorno tijelo iste

mora dostaviti Delegaciji Europske unije na prethodno odobrenje.

6.5.3. Kriteriji prihvatljivosti i kriteriji ocjenjivanja (za odabir i

dodjelu)

6.5.3.1. Kriteriji prihvatljivosti

Kriteriji prihvatljivosti odredit će uvjete sudjelovanja u pozivu na dostavu projektnih prijedloga.

Navedeni kriteriji bit će utvrđeni uz posebnu pažnju koja će se posvetiti ciljevima aktivnosti teće biti usklađeni s načelima transparentnosti i nediskriminacije. Kriteriji prihvatljivosti odnosese na dva različita aspekata:

Prihvatljivost prijavitelja: odnosi se na pravni i administrativni status prijavitelja –

vidjeti točke 6.2.3.1. (Pravila o državljanstvu) i 6.2.2.3. (Razlozi za isključenje).Ukoliko se Poziv na dostavu projektnih prijedloga odnosi na aktivnosti koje se trebaju

provoditi u partnerstvu, moraju biti navedeni najmanji broj partnera i kriteriji

prihvatljivosti primjenjivi na svakog od partnera vodećeg partnera. Kriterijiprihvatljivosti primjenjivi na vodećeg partnera i na partnere mogu se razlikovati.

Prihvatljivost aktivnosti: odnosi se na vrstu aktivnosti, sektore ili teme i zemljopisna

područja pokrivena Pozivom na dostavu projektnih prijedloga.

6.5.3.2. Kriteriji ocjenjivanja: odabir i dodjela

Kriteriji ocjenjivanja sastoje se od kriterija za odabir i dodjelu, te su svi definirani u

predlošcima za ocjenjivanje.



Kriteriji za odabir koriste se za procjenu financijskog i operativnog kapaciteta

prijavitelja da završi predloženu aktivnost: prijavitelj mora imati stabilne i dostatne

izvore financiranja kako bi održavao vlastitu aktivnost tijekom razdoblja provedbe

projekta te kako bi sudjelovao, gdje je prikladno, u njenom financiranju. Prijavitelji i

njihovi partneri moraju također posjedovati potrebne profesionalne kapacitete i

kvalifikacije za dovršavanje predloženog projekta.

Provjera financijskog kapaciteta koja se posebice temelji na analizi popratne

dokumentacije koju prijavitelji moraju dostaviti, ne primjenjuje se na fizičke osobeprimatelje stipendija, javna tijela ili međunarodne organizacije.

Kriteriji dodjele koriste se kako bi se ocijenila kvaliteta prijedloga u odnosu na zadane

ciljeve i prioritete, a kako bi bespovratna sredstva bila dodijeljena projektima koji

maksimiziraju sveukupnu učinkovitost poziva na dostavu projektnih prijedloga. Oni biUgovornom tijelu trebali omogućiti da odabere prijedloge za koje može biti sigurno da

će biti u skladu s njegovim ciljevima i prioritetima te da će jamčiti vidljivost EU

financiranja.

Kriteriji dodjele posebice se odnose na važnost projekta te njegovu kompatibilnost s ciljevima

programa za dodjelu bespovratnih sredstava u okviru kojega se financira Poziv na dostavu

projektnih prijedloga, s kvalitetom, očekivanim učincima i održivošću projekta kao i snjegovom isplativošću.Svi kriteriji prihvatljivosti i ocjenjivanja navedeni u Pozivu na dostavu projektnih prijedloga,

moraju biti primijenjeni na način na koji su navedeni te se ne mogu mijenjati tijekompostupka. Kriteriji bi trebali biti precizni i ne-diskriminirajući. Vidjeti predloške tablica zaocjenjivanje u Dodacima E5a i E5b.

6.5.4. Dodatne informacije prije roka za dostavu projektnih prijedloga

Tijekom razdoblja između objave i krajnjeg roka za dostavu prijedloga, te pored eventualnih

informativnih sastanaka navedenih u točki 6.4.1., prijavitelji bi trebali imati mogućnostpostavljati pitanja koja će im pomoći u popun javanju obrasca i sastavljanja vlastitih prijava.

Ugovorno tijelo stoga treba osigurati kontakt točku na koju se mogu uputiti pitanja. Prijaviteljimogu uputiti pitanja u pisanom obliku najkasnije do 21 dana prije krajnjeg roka za dostavu

prijedloga. Ugovorno tijelo mora odgovoriti na sva takva pitanja najmanje 11 dana prije

krajnjeg roka za dostavu prijedloga. Radi jednakog postupanja s prijaviteljima, Ugovorno

tijelo ne može dati prethodno mišljenje o prihvatljivosti prijavitelja, partnera, projekta ilispecifičnih aktivnosti. Radi poštivanja transparentnosti i jednakih mogućnosti, odgovori kojise pruže jednome prijavitelju o pitanjima koja mogu biti od interesa i za druge prijavitelje,

trebaju biti dostupni i svima ostalima. Način na koji se to postiže jest objava tablice s

pitanjima i pruženim odgovorima na Internetu. Spomenuta tablica mora biti redovito

ažurirana do 11 dana prije krajnjeg roka za dostavu prijedloga.



6.5.5. Krajnji rok za dostavu projektnih prijedloga

Projektni prijedlozi moraju se dostaviti na adresu Ugovornog tijela najkasnije do datuma (i

vremena u slučaju osobne dostave) navedenih u Pozivu na dostavu projektnih prijedloga, ašto jamči datum otpreme, poštanski žig ili datum potvrde o otpremi (u slučaju osobnedostave, krajnji rok za zaprimanje jest datum i fiksno vrijeme navedeno u uputama).

Međutim, zbog administrativne učinkovitosti gdje bi zaprimanje kasno pristiglih Sažetaka

projektnih prijedloga ili projektnih prijava koji su dostavljeni na vrijeme znatno odgodilo

postupak dodjele ugovora, ili dovelo u pitanje već donesene i objavljene odluke, Ugovorno

tijelo može odbiti bilo koju prijavu zaprimljenu nakon pravomoćnog datuma odobrenja prvogkoraka ocjenjivanja. U slučaju otvorenog postupka, to je odobrenje ocjenjivanja Sažetka

projektnog prijedloga. U slučaju ograničenog postupka, to je ili odobrenje ocjenjivanjaSažetka projektnog prijedloga (prva faza) ili odobrenje ocjenjivanja potpune projektne prijave

(druga faza). Krajnji rok za dostavu mora biti dovoljno dug kako bi osigurao visoku kvalitetu

prijedloga. Dosadašnje iskustvo pokazalo je da prekratki rokovi onemogućavaju potencijalne

prijavitelje u dostavi prijedloga ili uzrokuju dostavu nepotpunih ili loše pripremljenihprijedloga.

Najkraće razdoblje između datuma objave Uputa i krajnjeg roka za dostavu prijedloga

je 90 dana. Kada je maksimalni iznos svake darovnice koja će se dodijeliti u okviru programaniži ili jednak 100.000,00 EUR, najkraće razdoblje je 60 dana. U iznimnim slučajevima, može

se derogacijom dozvoliti i kraći rok.

6.4.6. Podnošenje prijedloga

Prijedlozi se moraju dostaviti u skladu s naputcima navedenima u Uputama za prijavitelje

(vidjeti Dodatak E3). Prijavni predložak sastoji se od sažetka projektnog prijedloga, samog

prijavnog obrasca, popisa za provjeru i izjave. Dužnosnik za ovjeravanje odgovoran za

pojedinačni poziv na dostavu projektnih prijedloga, ima diskreciono pravo odlučiti hoće lizatražiti popratnu dokumentaciju uz prijavni predložak od svih prijavitelja ili samo od

prijavitelja koji su privremeno odabrani nakon ocjenjivanja (mora se dobiti prethodno

odobrenje). Iako takvo što ne mijenja temeljno načelo prema kojem će popratna

dokumentacija biti ispitana samo za privremeno odobrene prijavitelje, Upute za prijavitelje iPrijavni predložak trebali bi se shodno tome prilagoditi. Popratna dokumentacija nije

potrebna u slučaju prijave za bespovratna sredstva malih iznosa.

Moraju se dostaviti izvornici ili preslike navedenih izvornika tražene popratne dokumentacije.

Ukoliko popratna dokumentacija nije pisana na jednom od službenih jezika Europske unije ili

ukoliko je primjenjivo, na jeziku države u kojoj će se provoditi projekt, može se u svrhu

tumačenja prijedloga, tražiti prijevod na jezik/jedan od jezika poziva na dostavu projektnih

prijedloga relevantnih izvadaka navedenih dokumenata koji dokazuju prihvatljivost

prijavitelja.



U slučaju projekata u kojima trošak koji bi se trebao financirati premašuje 750.000,00 EUR, aoperativna bespovratna sredstva premašuju 100.000,00 EUR, prijavitelj mora osiguratiizvješće vanjske revizije od strane odobrenog revizora.

Iznimke:

Obveza se ne odnosi na međunarodne organizacije, niti na javna tijela.

Ovisno o procjeni rizika, ugovorno tijelo može odustati od obveze revizije za sekundarno i

visokoškolsko obrazovanje i ustanove osposobljavanja kao i za korisnike koji su prihvatili

zajedničke i pojedinačne obveze ili koji ne snose nikakvu financijsku odgovornost, u slučajuda je ugovor sklopljen s većim brojem korisnika.

Podnositelji zahtjeva moraju navesti izvore i iznose sredstava koja su dobili od Unije ili su se

prijavili na isti projekt ili dio projekta ili za rad na njemu tijekom iste financijske godine kao i

za bilo koje drugo financiranje.


Popratni dokumenti koje zahtjeva određeni poziv na dostavu prijedloga, moraju se unijeti uPADOR unutar roka kojeg odredi Europska komisija


6.4.7.1. SastavPrijedloge ocjenjuje Odbor za ocjenu ponuda kojeg imenuje Ugovorno tijelo, a sastoji se od

predsjednika bez prava glasa, tajnika bez prava glasa te neparnog broja članova koji imajupravo glasa (minimalno tri). U slučaju izravne dodjele bespovratnih sredstava (vidi odjeljak6.3.2.)39, nije obvezno uspostavljanje Odbora za ocjenjivanje Članovi koji imaju pravo glasamoraju posjedovati tehničke i administrativne vještine, potrebne da bi dali informiranamišljenja o prijedlozima. Moraju posjedovati razumno vladanje jezikom na kojem sedostavljaju ponude. Moraju predstavljati najmanje dva organizacijska entiteta Ugovornog

tijela između kojih ne postoji hijerarhijska veza, osim u slučaju postojanja zasebnih entiteta

(npr. u EU delegaciji). Zamjenici članova mogu se imenovati pod istim uvjetima koji vrijede iza članove ukoliko je to opravdano veličinom i/ili tehničkom prirodom poziva na dostavuprijedloga.

39 To uključuje bespovratna sredstva Europske investicijske banke (EIB), Europskog investicijskog fonda (EIF) ili

drugih podružnice te banke




Odbor za ocjenu prijedloga (odnosno predsjednik, tajnik i članovi s pravom glasa) mora biti

poimence imenovan od strane Ugovornog tijela. Sudjelovanje drugih promatrača mora biti

unaprijed odobreno od strane Ugovornog tijela.


Odbor za ocjenu prijedloga (odnosno predsjednik, tajnik i članovi s pravom glasa), mora

biti poimence imenovan od strane Ugovornog tijela o čemu isto obavještava Europsku

komisiju. Sastav Odbora za ocjenu smatra se odobrenim ukoliko Europska komisija nakon

5 radnih dana nije uložila prigovor. Europska komisija može imenovati promatrača za

praćenje svih ili dio postupaka Odbora za ocjenu. Sudjelovanje drugih promatrača mora se

prethodno dostaviti Europskoj komisiji na odobrenje.

Članovi Odbora za ocjenu ponuda trebali bi sudjelovati na svim sastancima, osim na

sastanku za otvaranje prijedloga. Svaka odsutnost mora biti zabilježena i objašnjena uizvješću o ocjenjivanju. Član koji se iz bilo kojeg razloga povuče iz Odbora za ocjenu ponudamora biti zamijen jen zamjenikom ili novim članom, u skladu sa standardnom proceduromimenovanja članova Odbora za ocjenu ponuda. Predsjednik Odbora za ocjenu ponudaodređuje u kojoj mjeri navedeni proces mora biti ponovo pokrenut. Takva odluka kao i bilo

koja odluka koja se odnosi na zamjenjivanje člana Odbora za ocjenu ponuda mora bitizabilježena i objašnjena u izvješću o ocjenjivanju.

Svi članovi Odbora za ocjenu ponuda koji glasaju, imaju jednako pravo glasa.

Odbor za ocjenu ponuda treba biti pravovremeno sastavljen kako bi se osigurala

raspoloživost imenovanih članova (i bilo kojeg promatrača imenovanog od strane Europskekomisije, u slučaju decentralizirane ex-ante kontrole) tijekom razdoblja koje je potrebno za

pripremu i provedbu ocjenjivačkog postupka.

6.5.7.2. Korištenje vanjskih ocjenjivača

Kada su zaprimljeni prijedlozi posebno brojni ili izrazito tehnički, nije uvijek moguće da Odbor

za ocjenu prijedloga detaljno analizira svaki od prijedloga. Ukoliko je potrebno, sve ilipojedine dijelove ove detaljne provjere mogu izvršiti vanjski ocjenjivači čime Odbor za ocjenuprijedloga može vlastita razmatranja provesti na temelju njihovih ocjena. Vanjski ocjenjivačimogu sudjelovati na sastancima Odbora za ocjenjivanje prijedloga kao promatrači kako bipredstavili rezultate njihovog ocjenjivanja i odgovarali na pitanja članova Odbora.

U slučaju da se ne koriste vanjski ocjenjivači, dovoljno je da Odbor za ocjenu prijedlogaispuni jednu zajedničku tablicu za ocjenjivanje za svaki od koraka postupka.

Vanjski ocjenjivači rade pod nadzorom Predsjednika Odbora za ocjenjivanje ponuda. Iako semogu angažirati isti ocjenjivači u različitim fazama, valja naglasiti da su različite stručnosti



potrebne za različite postupke ocjenjivanja te se stoga preporuča angažirati različite osobe

gdje god je to moguće.

Kada je poziv na dostavu projektnih prijedloga organiziran od strane službe sjedištaEuropske komisije, jedan od dva vanjska ocjenjivača biti će iz delegacije države u kojoj će se

provoditi projekt (u slučaju regionalnih projekata vodeća delegacija – ili, ukoliko jeprimjereno, sjedište – ono koje će se konzultirati s nadležnim EU delegacijama u regiji gdje je

to primjereno). U slučaju da se ne angažiraju vanjski ocjenjivači, EU delegacija će ipak bitipropisno konzultirana.

U pogledu administrativne provjere i provjere prihvatljivosti, zadatak vanjskih ocjenjivačasastoji se od screeninga (analitičkog pregleda) svakog od prijedloga na temelju Popisa zaprovjeru i Izjave prijavitelja (vidjeti Dodatak E3b). Svaki prijedlog mora biti pregledan od

strane samo jednoga vanjskoga ocjenjivača.Poželjno bi bilo ovaj posao povjeriti službenicima ili drugim članovima kadra zaposlenog priUgovornom tijelu. Vanjski ocjenjivači mogu biti angažirani po potrebi.

U pogledu ocjenjivanja sažetaka projektnih prijedloga, zadaća ocjenjivača sastoji se odizrade pisanih ocjena na temelju objavljenih tablica za ocjenjivanje (vidjeti Dodatak E5a i

Dodatak E5b). Najmanje dva ocjenjivača moraju ocijeniti svaki sažetak projektnog prijedloga,

na način da rade nezavisno jedan od drugoga. Bilo bi poželjno da navedena dva ocjenjivačabudu odabrana internim putem unutar službi Komisije. Kada nema dovoljno internih resursa,

vanjski ocjenjivači mogu ipak također biti odabrani. Vanjski ocjenjivači moraju imat i detaljno

znanje o temama koje pokrivaju relevantni programi za dodjelu bespovratnih sredstava.

Njihova stručnost trebala bi biti provjerena na temelju njihovih CV -a. Trebalo bi očekivati

minimalno pet godina iskustva u određeno j temi.

IZRAVNO CENTRALIZIRANO. DECENTRALIZIRANO: EX-POST

Ocjenjivače odabire Ugovorno tijelo. Vanjski ocjenjivači koji nisu službenici ili drugi

zaposlenici Ugovornog tijela ili javne uprave države korisnice, moraju se odabrati koristeći

primjenjivi postupak za ugovore o uslugama, odnosno u skladu s primjenjivim pragovima.


Ocjenjivače odabire Upravljačko tijelo. Popis odabranih ocjenjivača mora se dostaviti

Europskoj komisiji na odobrenje. Vanjski ocjenjivači koji nisu službenici ili drugi zaposlenici

Ugovornog tijela ili javne uprave države korisnice, moraju se odabrati koristeći primjenjivi

postupak za ugovore o uslugama.



6.5.7.3. Nepristranost i povjerljivost


6.5.7.4. Odgovornosti Odbora za ocjenu ponuda



Postupak ocjenjivanja započinje zaprimanjem projektnog sažetka/prijedloga od strane

Ugovornog tijela, a završava odlukom o dodjeli ugovora odabranim prijaviteljima. Postupak jeopisan u nastavku.

6.5.8.1. Zaprimanje i upisivanje prijedloga u upisnik

Po zaprimanju prijedloga, Ugovorno tijelo mora upisati prijedloge u upisnik te izdati potvrdu o

primitku za prijedloge koje su osobni dostavljeni (Vidjeti Dodatak A7). Omotnice moraju ostati

zapečaćene i moraju se do otvaranja čuvati na sigurnom.

6.5.8.2. Sjednica otvaranja i administrativna provjera

Svi zaprimljeni prijedlozi moraju biti otvoreni na sjednici otvaranja na kojoj će se provjeriti idopuniti detalji o upisu, a projektni prijedlozi će biti numerirani.

Tajnik Odbora za ocjenu prijedloga nadzire sjednicu otvaranja i po potrebi može zatražiti pomoć i drugih članova osoblja Ugovornog tijela.

Upisivanje sažetaka/projektnih prijedloga trebaju sadržavati slijedeće informacije: - broj upisa sažetka/projektnog prijedloga

- datum podneska

- ime i adresu prijavitelja

Za svaki prijedlog,

- izvorni primjerak se čuva na sigurnom u arhivama Ugovornog tijela;

- preslike se dijele ocjenjivačima te, gdje je primjenjivo vanjskim ocjenjivačima.Prijedlozi koju su podneseni unutar roka predmet su administrativne provjere, koja ćeprovjeriti da li je s „da“ odgovoreno na sve kriterije navedene u popisu za provjeru (Dio Iodjeljka V prijavnog obrasca za dodjelu bespovratnih sredstava). Ni pod kojim uvjetima

ocjenjivači ili članovi Odbora za ocjenu ne mogu promijeniti navedeni popis.



Nepotpuna projektna dokumentacija biti će diskvalificirana iz ocjenjivačkog postupka.Međutim, ukoliko pojedini kriteriji nisu ispravno provjereni, sukladno opcijama odabranima u

pozivu na dostavu projektnih prijedloga, prijava će biti odbijena ili će prijavitelj biti pozvan dau fiksnom roku određenom od strane Odbora za ocjenu dostavi pojašnjenja. U potonjemslučaju, Odbor za ocjenu može primijeniti diskreciono pravo u odlučivanju treba li prijedlog i

dalje razmatrati tijekom postupka ocjenjivanja, istovremeno osiguravajući jednako postupanjes prijedlozima i to sukladno s načelom proporcionalnosti. Bez obzira na ishod odluke Odboraza ocjenjivanje, navedeni postupak mora u potpunosti biti zabilježen i obrazložen u Izvješćuocjenjivanja (vidjeti točku 2.8.3.).

Ugovorno tijelo je dužno čuvati prijedloge koji nisu razmatrani u daljnjem postupkuocjenjivanja.

Administrativnu provjeru mogu provoditi i članovi Odbora za ocjenu ili jedan ili više vanjskihocjenjivača.

Ukoliko članovi Odbora za ocjenu sami ne provode provjeru, Odbor za ocjenu morapregledati zaključke ocjenjivača (jednog ili više njih) na temelju dovršenih tablica zaocjenjivanje. Kako bi olakšao pregled zaključaka ocjena od strane Odbora za ocjenjivanje,

Tajnik Odbora za ocjenjivanje mora osigurati sastavljanje popisa koji će sadržavati prijedloge

koji nisu bili u skladu s administrativnom provjerom. Za svaki prijedlog na popisu, mora se

osigurati obrazloženje.

6.5.8.3. Ocjenjivanje sažetka projektnog prijedlogaSažeci projektnih prijedloga koju su dostavljeni u roku i koji su propisno prošli administrativnu

provjeru, bit će podvrgnuti ocjenjivanju relevantnosti prijedloga i plana projekta na temeljutablice za ocjenjivanje (vidjeti Dodatak E5a). Cjelokupno ocjenjivanje temelji se na bodovima

ostvarenima u svakom podnaslovu, a koji se pridodaju naslovima. U slučaju da Odbor zaocjenu sam ne ocjenjuje sažetke projektnih prijedloga, konačni zbroj bodova čini aritmetičkiprosjek bodova koje su prijedlogu dodijelili ocjenjivači.

Kada je poziv na dostavu projektnih prijedloga organiziran od strane sjedišta službe

Europske komisije, preslika svakog sažetka projektnoga prijedloga mora biti poslana

delegaciji Europske unije u državi u kojoj se predloženi projekt treba provoditi, kako bi izvršilaocjenjivanje na temelju iste tablice za ocjenjivanje (vidjeti Dodatak E8).

Tajnik će zatim pripremiti popis svih sažetaka projektnih prijedloga, rangiranih prema brojubodova. U prvom koraku, samo sažeci projektnih prijedloga koji su prikupili 30 bodova u

postupku ocjenjivanja sažetka projektnih prijedloga, razmatrat će se postupku pred-selekcije.

U slučaju angažiranja vanjskih ocjenjivača, ispunjene tablice za ocjenjivanje za svaki odsažetaka projektnih prijedloga moraju se poslati Odboru za ocjenu.




Izvješće o ocjenjivanju otvaranja i administrativne provjere, te ocjenjivanja sažetaka

projektnih prijedloga dostavlja se Ugovornom tijelu koje mora odlučiti hoće li pri hvatiti

prijedloge Odbora.


Nakon gore navedenog, Ugovorno tijelo mora dodatno podnijeti izvješće o ocjeni na

odobrenje Europskoj komisiji.

Nakon što zaprimi potrebna odobrenja, Ugovorno tijelo mora prijaviteljima poslati

standardizirani dopis u kojem će navesti jesu li prošli otvaranje prijedloga i administrativnuprovjeru (u ograničenim postupcima), jesu li privremeno odabrani sukladno bodovima koje suostvarili, te one čiji su prijedlozi privremeno odabrani mora pozvati da dostave traženu

popratnu dokumentaciju.

6.5.8.5. Provjera prihvatljivosti

Ova se procjena mora provesti koristeći Izjavu prijavitelja, traženu popratnu dokumentaciju i

kriterije navedene u Uputama za prijavitelje. Ni pod kojim uvjetima članovi Odbora za ocjenune smiju mijenjati ovu Izjavu.

Je li Izjava prijavitelja u skladu s traženom popratnom dokumentacijom?

Nedostatak bilo kojeg pratećeg dokumenta ili nesukladnost između Izjave i popratnih

dokumenata mogu dovesti do odbijanja prijedloga čak i samo iz tog razloga.Međutim, valja primijetiti da Odbor za ocjenu može primijeniti vlastito diskreciono

pravo u odlučivanju hoće li se prijedlog i dalje uzeti u obzir u ostatku postupkaocjenjivanja ili ne, istovremeno jamčeći jednako postupanje s prijedlozima teprimjenjujući načelo proporcionalnosti. Bez obzira kakva bila odluka Odbora zaocjenu, ista mora biti u potpunosti zabilježena i argumentirana u Izvješću o

ocjenjivanju (vidjeti točku 2.8.3.)

Prihvatljivost: jesu li prijavitelj, partneri i projekt prihvatljivi?

Procjenjuje se na temelju kriterija navedenih u Uputama za prijavitelje.

Provjeru prihvatljivosti mogu vršiti članovi Odbora za ocjenu ili vanjski ocjenjivači. Svakiprijedlog može provjeriti jedna osoba. Iako je predviđeno da se provjera prihvatljivosti izvršisamo za prijavitelje koji su po završetku postupka privremeno odabrani, Odbor može odlučitiovu točku provjeriti u bilo kojem prethodnom koraku postupka. Uzimajući u obzir dobru

administrativnu praksu, Odbor za ocjenu može provjeriti, te nakon toga isključiti bilo kojegprijavitelja u bilo kojoj fazi ocjenjivanja Poziva na dostavu projektnih prijedloga, kada je očitoda potonji ne ispunjava kriterije prihvatljivosti. Ukoliko članovi Odbora za ocjenu sami ne



provode ocjenjivanje, Odbor za ocjenu mora pregledati zaključke vanjskih ocjenjivača natemelju njihovih ispunjenih tablica za ocjenjivanje. Kako bi Odboru za ocjenu olakšaopregledavanje ocjena, Tajnik Odbora za ocjenu mora osigurati sastavljanje jednog popisa

koji će sadržavati neprihvatljive prijedloge. Za svaki od prijedloga na popisu moraju se utvrditi

razlozi neprihvatljivosti.

6.5.8.6. Zaključci Odbora za ocjenu

Nakon što su ocjenjivači analizirali sve prijedloge, Odbor za ocjenu sastavit će vlastitepreporuke. Odbor za ocjenu ne smije mijenjati bodove dodijeljene prijedlozima od strane

ocjenjivača niti tablice za ocjenjivanje koje su ocjenjivači ispunili.

Odbor za ocjenu može odlučiti odobriti rangiranje prijedloga koje je tajnik izradio na temelju

izvješća ocjenjivača. Ukoliko Odbor ne prihvati bodove koje su ocjenjivači dodijelili prijedlogu,

primjerice u slučajevima u kojima postoji znatna razlika između bodova dodijeljenih od straneocjenjivača, isti mora argumentirati takvu odluku u izvješću o ocjenjivanju. Pod uvjetima uniže navedenim točkama, Odbor tada mora pripremiti novu, zajedničku tablicu zaocjenjivanje za prijedloga u pitanju. Popis će biti izmijenjen na temelju bodova dodijeljenihnovim ocjenjivanjem koje zamjenjuje bodove dodijeljene od strane ocjenjivača.

Sve takve odluke moraju biti zabilježene i u potpunosti obrazložene u Izvješću o ocjenjivanju.Tablice za ocjenjivanje koje su ispunili članovi Odbora za ocjenu moraju se čuvati zajedno sonima koje su ispunili ocjenjivači.Odluke Odbora za ocjenu donose se samostalno te u savjetodavnom svojstvu. Odbor za

ocjenu mora u konačnici sastaviti popis prijedloga odabranih za financiranje, navodećibodove koji su svakom od prijedloga dodijeljeni, iznos predloženih bespovratnih sredstava za

dodjelu te udio prihvatljivih troškova čije se financiranje predlaže. Pod slijedećim uvjetima,ovaj se popis sastoji od prijedloga koji su dobili najveći broj bodova, koji su rangirani po redu,unutar granica sredstava na raspolaganju poziva za dostavu projektnih prijedloga.

Odbor može predložiti odabir prijedloga pod određenim uvjetima koji će se moratiispuniti prije potpisivanja ugovora. Niti jedan takav uvjet ne smije dovesti u pitanje

odluku o dodjeli bespovratnih sredstava ili biti u suprotnosti s načelom jednakogpostupanja s prijaviteljima (vidjeti točku 6.4.10.2.).

Odbor ne mora alocirati sva raspoloživa sredstva ukoliko utvrdi da je premalo

prijedloga koji posjeduju traženu kvalitetu za dobivanje bespovratnih sredstava.

Odbor može sastaviti popis po subjektima ili zemljopisnom području navedenima uUputama za prijavitelje.

Odbor može odbaciti prijedlog ukoliko je odabrao drugi prijedlog sa sličnomtematikom, a kojemu je dodijeljen veći broj bodova.



Ukoliko je za financiranje odabrano nekoliko prijedloga predloženih od istoga

prijavitelja koji međutim ne posjeduje financijski ni operativni kapacitet koji je potreban

za provedbu svih projekata zajedno, Odbor može odbaciti prijedlog(e) kojem/kojima

je dodijeljen manji broj bodova, te odabrati prijedlog(e) za čiju provedbu prijaviteljposjeduje dostatan kapacitet.

Odbor, nadalje, može, pod istim uvjetima, sastaviti pričuvni popis koji će sadržavatiograničeni broj prijedloga koji su prikupili najveći broj bodova nakon prijedloga odabranih zafinanciranje. Ovaj pričuvni popis valjan je za vrijeme razdoblja navedenog u izvješću oocjenjivanju. Prijedlozi uključeni u taj popis imaju vjerojatnih mogućnosti za dobivanjebespovratnih sredstava u onoj mjeri u kojoj sredstva unutar poziva na dostavu prijedloga

postanu raspoloživa (smanjenje prihvatljivih troškova odabranih prijedloga, nemogućnostpotpisivanja ugovora s odabranim prijaviteljem, itd.)

Konačno Izvješće o ocjenjivanju koje pokriva provjeru prihvatljivosti, sastavlja se

nakon završnog sastanka Odbora za ocjenu. Isto sadrži zapisnik sa sjednica zaocjenjivanje te mora biti potpisano od strane svih članova Odbora za ocjenu.


Cijeli postupak ocjenjivanja zabilježen je u Izvješću o ocjenjivanju koje potpisuje predsjednik,

tajnik i svi članovi Odbora za ocjenjivanje s pravom glasa. Izvješće se mora dostaviti

Ugovornom tijelu koje mora odlučiti hoće li prihvatiti u njemu sadržane preporuke.


Nakon toga Ugovorno tijelo mora Izvješće o ocjenjivanju, zajedno s vlastitim prijedlozima,

dostaviti Delegaciji Europske unije na odobrenje. Ukoliko se predlaže dodjela ugovora, a

Europska komisija nije prethodno zaprimila primjerke ponuda, iste joj se moraju dostaviti.

Ukoliko Ugovorno tijelo potvrdi da nije došlo do izmjena (bilo u posebnim uvjetima, bilo u

predloženim dodacima ugovoru) u odnosu na standardne uvjete ugovora priložene Uputama

za prijavitelje, odobrenje izvješća o ocjenjivanju od strane Europske komisije, uključujući i

odobrenje popisa prijedloga dodjele sredstava, smatra se općim odobrenjem pripadajućih

ugovora ukoliko je takvo odobrenje potrebno. Popis mora uključivati sve elemente potrebne

za zaključivanje ugovora (uključujući pojedinosti o prijavitelju, najvećem iznosu bespovratnih

sredstava i trajanju ugovora). U određenim slučajevima predviđenim u Praktičnom vodiču

kroz procedure za procjenjivanje programa nije potrebno odobrenje od strane Delegacije

Europske unije.

Jednom kada dobije odobrenje, Ugovorno tijelo započet će s dodjelom bespovratnih

sredstava (vidjeti točku6.4.10.).



Odluka o dodjeli sadrži predmet i ukupni iznos odluke, odobreno izvješće o ocjenjivanju te,gdje je to prikladno, razloge odluke Ugovornog tijela za udaljavanje od preporuka koje je

Odbor dao u izvješću, a tiču se pojedinog prijedloga.

Prema zakonodavstvu Ugovornog tijela o pristupu dokumentima, cijeli postupak, od

sastavljanja Poziva na dostavu prijedloga do odabira uspješnih prijavitelja, je povjerljiv.Odluke Odbora za ocjenu su zajedničke, a njegovo prosuđivanje mora ostati tajno. ČlanoviOdbora za ocjenu prijedloga obvezuju se čuvati povjerljivost informacija. U slučajevima ukojima se pravo Ugovornog tijela kosi sa traženom povjerljivošću, Ugovorno tijelo će prijesvakog iznošenja informacija zatražiti prethodno odobrenje Europske komisije.

6.5.9. Poništavanje postupka poziva na dostavu prijedloga

Ugovorno tijelo može odlučiti poništiti postupak poziva na dostavu prijedloga u bilo kojoj fazi,a osobito u svijetlu Izvješća o ocjenjivanju, ukoliko je:

Poziv na dostavu prijedloga bio neuspješan, odnosno nije zaprimljen niti jedanvrijedan prijedlog ili pak nije bilo odgovora na poziv;

ekonomski i tehnički podaci programa su se u osnovi izmijenili;

izvanredne okolnosti ili viša sila čine normalnu provedbu planiranih aktivnostinemogućom;

postoje nepravilnosti u postupku, posebice ukoliko su navedene nepravilnosti

onemogućile primjenu načela jednakog postupanja


Odgovornost za poništavanje postupka poziva na dostavu prijedloga je na nadležnim

službama Ugovornog tijela.


Pored gore navedenog, potrebno je i prethodno odobrenje od strane Europske komisije.

U slučaju poništavanja poziva na dostavu prijedloga, prijavitelji moraju biti obaviješteni oponištenju od strane Ugovornog tijela, ali neće imati pravo na naknadu zbog poništenja.

6.5.10. Dodjela bespovratnih sredstava



6.5.10.1. Obavijest prijaviteljima


Nakon što je dalo svoje službeno odobrenje na konačni popis za dodjelu bespovratnih

sredstava, Ugovorno tijelo pisanim putem obavještava uspješne prijavitelje da su njihove

prijave odabrane. Ugovorno tijelo također mora neuspješnim prijaviteljima poslati

standardni dopis kojim iste obavještava da nisu odabrani navodeći razloge takvih rezultata.

Ukoliko je poziv na dostavu prijedloga organiziran od strane sjedišta nadležnih službi

Europske komisije, primjerak takvih dopisa, kao i, ukoliko je primjereno, cjelokupna

dokumentacija i elementi ocjenjivanja potrebni za pripremu i upravljanje ugovorom, šalju se

Delegaciji Europske unije pri državi korisnici u kojoj će se odvijati predložene aktivnosti.


Pored gore navedenog, potrebno je odobrenje Europske komisije.

U izravnom centraliziranom upravljanju, obavijesti uspješnim podnositeljima zahtjeva (u

slučaju projekata sa većim brojem korisnika dovoljno je informirati samo prijavitelja) o ishodu

ocjenjivanja njihovih zamolbi mora se održati u roku od šest mjeseci nakon prijavnog roka za

punu prijavu. Međutim, u iznimnim slučajevima, posebice za složene projekte ili, u slučaju

velikog broja prijedloga ili gdje je došlo do kašnjenja povezanih sa podnositeljima zahtjeva, to

pravilo ne vrijedi. koristi od ovog izuzeća mogu imati ugovori o bespovratnim sredstvima

kada se radi o većem broju korisnika.

Dopisi uspješnim prijaviteljima moraju se poslati u roku od 15 dana od odluke o dodjelibespovratnih sredstava, a dopisi neuspješnim prijaviteljima u roku od dodatnih 15 dana odtoga.

6.4.10.2. Priprema ugovora i potpisivanje

U pripremanju ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava za svakog od uspješnih prijavitelja skonačnog popisa, Ugovorno tijelo mora postupati kako je navedeno u točki 2.9.2.

Proračun koji je uspješni prijavitelj predložio za projekt u fazi poziva na dostavu projektnih

prijedloga, mora biti ispravljen kako bi se otklonile sve aritmetičke pogreške ili neprihvatljivitroškovi prije potpisivanja ugovora. Ukoliko je potrebno, sukladno izmjenama ispravit će se iOpis projekta.

Druga pojašnjenja ili manji ispravci Opisa projekta ili proračuna mogu se izvršiti ukoliko istine bi doveli u pitanje odluku o dodjeli bespovratnih sredstava ili bili nauštrb načela jednakogpostupanja s prijaviteljima te ukoliko:

se odnose na aspekte koji su jasno utvrđeni od strane Odbora za ocjenu; ili

imaju za cilj uzeti u obzir promjene nastale nakon datuma zaprimanja prijedloga.



U svakom slučaju, takve izmjene ne mogu dovesti do povećanja iznosa dodijeljenihbespovratnih sredstava niti do povećanja postotka sufinanciranja od strane EU koje jeodredio Odbor za ocjenu.

Sve ostale promjene prijedloga uspješnog prijavitelja ili pregovaranje s istim su

zabranjeni.

Ukoliko je uspješni prijavitelj međunarodna organizacija koja prijavljuje računovodstvene,revizorske, postupke unutarnje kontrole i postupke nabave, te koja nudi garancije jednake

međunarodno prihvaćenim standardima (vidjeti niže navedeni Odjeljak 6.9), standardni

Ugovor o sufinanciranju ili bilo koji drugi predložak dogovoren između međunarodne

organizacije u pitanju i Ugovornog tijela, trebao bi se primijeniti umjesto standardnog ugovora

o dodjeli bespovratnih sredstava (vidjeti točke 6.9 i 7.1 predmetnog Vodiča).

Korištenje rezervnih lista.

Nakon što je prethodno navedena procedura popraćena i potpisani svi mogući ugovori sauspješnim prijaviteljima iz konačne liste, postoji mogućnost da neka sredstva iz natječajaostanu neiskorištena u proračunu. Postoji čak i mogućnost da se u proračun dodaju idodatna sredstva dok je rezervna lista još valjana.

U tim slučajevima, procedura za potpisivanje dodatnih ugovora će biti.

Ako su sredstva još uvijek dostupna dovoljna za financiranje traženih EU doprinosa za

prvoga pratitelja u pričuvnom popisu, slijede se navedene obveze vezane za obavještavanjei pripremu/potpis ugovora. Kako bi se ustvrdilo da su sredstva dovoljna, moraju se uzeti u

obzir aritmetičke greške i potencijalni neprihvatljivi troškovi jer oni mogu dovesti do

smanjenja budžeta.

Ukoliko slobodna sredstva nisu dovoljna, istom prijavitelju će se ponuditi mogućnost dapoveća udio vlastitog sufinanciranja kako bi se premostila razlika. Ako je za tako štoprijavitelj u mogućnosti (imajte na umu da, kao rezultat ovakve aktivnosti, postotakopravdanih troškova mora ostati unutar propisanih pravila o sufinanciranju postavljenih u

smjernicama dotičnog natječaja), ugovor će se potpisati u skladu sa uputama iz ovogpoglavlja. U slučaju da prijavitelj nije u stanju osigurati dodatna sredstva, ili u slučaju da novipostotak sufinanciranja nije u skladu sa smjernicama, neće se potpisati ugovor, te će sekontaktirati sljedeći po redu na listi. Za njega vrijedi isti pristup.

U slučaju potrebe, isto će se napraviti sa sljedećim prijaviteljima na rezervnoj listi (treći,četvrti, itd.).

Ni u kojem slučaju se neće tražiti od prijavitelja da reduciraju ili izmjene svoje projekte(osim mogućih korekcija i pojašnjenja objašnjenih u ovom poglavlju) kako bi bili ustanju primiti EU financiranje, jer bi to zahtijevalo pregovore i preinaku prijedloga.

Ova procedura može dovesti do situacija gdje niže rangirani prijedlozi u konačnici dobijuugovor umjesto onih iznad njih. Zbog transparentnosti i jednakog tretmana, važno je da sevodi evidencija o svim komunikacijama sa prijaviteljima kada se slijedi prethodno opisana

procedura.



6.5.11. Značajke standardnog ugovora o dodjeli bespovratnihsredstava

Kada im se dodijeli ugovor o darovnici, podnositelji zahtjeva postaju korisnici

bespovratnih sredstava i stranka ugovora o bespovratnim sredstvima. Konkretno,

podnositelj zahtjeva će postati Korisnik identificiran u dodatku E3h1(Posebni uvjeti)kao koordinator. Koordinator je glavni sugovornik Ugovornog tijela. On predstavlja i

zastupa bilo kojeg drugog korisnika (ako ih ima) i koordinira projektom i provedbom

projektne aktivnosti.

Troškovi prihvatljivi za sufinanciranje su troškovi nastali od strane korisnika potpore(ili više njih ako je to slučaj). Troškovi nastali od povezanih subjekata korisnika

potpore se također mogu prihvatiti kao prihvatljivi troškovi.Povezani subjekti su:

i. pravne osobe koje zadovoljavaju kriterije za dodjelu potpore kao što su prihvatljivostza bespovratna sredstva i ne-isključivost, te zajedno čine jedan pravni subjekt,uključujući gdje je to posebno osnovano radi provedbe projekta.

U ovom slučaju, potonji (tj. nastala pravna osoba formirana svih ostalih subjekata) se

može smatrati kao jedan podnositelj zahtjeva.

ii. pravne osobe koje imaju vezu s podnositeljem, poglavito pravne veze ili veze putem

kapitala od kojih niti jedna nije ograničena na projekt niti su osnovani samo iz tog

razloga (provedba projekta) uz uvjet da zadovoljavaju uvijete ne- isključivosti iprihvatljivosti prijavitelja.

Standardni ugovor o dodjeli bespovratnih sredstava priznaje nezavisnost djelovanja

korisnika te sukladno tome propisuje pojednostavljena pravila upravljanja. Isti osobito

dozvoljava primatelju (bespovratnih sredstava) prilagođavanje i izmjenu projekt bez

prethodnog odobrenja Ugovornog tijela, pod uvjetom da spomenute izmjene nisu

značajne te da iste ne dovode do promjene u iznosu većem od 25% po pojedinojproračunskoj stavci.

Pri dodjeli bilo kakvog ugovora o nabavi u svrhu projekta, korisnik mora postupati u

skladu s pravilima navedenima u Dodatku IV ugovora.

Osim ako nije drugačije zatraženo ili dogovoreno s Europskom komisijom, korisnici

moraju poduzeti potrebne mjere kako bi osigurali vidljivost EU financiranja ili

doprinosa financiranju. Vidjeti odjeljak 2.3.5.

6.5.11.1. Objavljivanje dodjele ugovora o bespovratnim sredstvima

Jednom kada se potpišu ugovori, Ugovorno tijelo priprema obavijest o dodijeli za svaki od

poziva na dostavu projektnih prijedloga (vidjeti Dodatak E11). Isto odmah šalje spomenutu



obavijest Europskoj komisiji, koja objavljuje rezultate poziva na dostavu prijedloga na

mrežnim stranicama EuropeAid-a.

Dodatno, Ugovorno tijelo mora zabilježiti sve statističke informacije glede postupka(uključujući broj prijavitelja tijekom prošle godine; broj i postotak uspješnih prijava po pozivu

na dostavu prijedloga; prosječno trajanje postupka od datuma zatvaranja poziva na dostavuprijedloga do dodjele bespovratnih sredstava, iznose bespovratnih sredstava, imena

prijavitelja, te detalje o korisnicima).

Na kraju svake godine, Ugovorno tijelo također priprema i Europskoj komisiji na objavu

podnosi tablicu sažetka na temelju formata koji se nalazi u dodatku Praktičnog vodiča(Dodatak E11 uključujući i tablicu za „bespovratna sredstva koja se dodjeljuju bez poziva na

dostavu projektnih prijedloga“).

Ugovorno tijelo također objavljuje ovu informaciju na vlastitoj Internet stranici i/ili u bilo kojem

drugom prikladnom mediju.

Europska komisija može ovlastiti Ugovorno tijelo da se odrekne gore navedenih obveza

ukoliko bi objava informacija mogla ugroziti sigurnost korisnika ili naštetiti njihovim poslovniminteresima.

6.6. Bespovratna sredstva manjih vrijednostiBespovratna sredstva manjih vrijednosti su ona koja su manja ili jednaka iznosu od 60 000

EUR.

o U ovom slučaju vrijede posebna pojednostavljenja:

o Odbijanje prihvaćanja sufinanciranja u naravi mora se opravdati o Nema potrebe da prijavitelj podnosi dokaze da nije u ne isključujućoj situaciji o Ne traže se popratni dokumenti

o Ne traži se garancija za predfinanciranje

o Računovodstvene evidencije i prateća dokumentacija se mora čuvati tri godine nakon

uplate sredstava

o Nije potrebno dokazivati usklađenost sa pravilom o neprofitnosti.

6.7. Ograničenje poziva na dostavu projektnog prijedloga

Mjere primjenjive na otvoreni Poziv na dostavu projektnih prijedloga, kao što je opisano uodjeljku 6.4., analogno se primjenjuju na ograničeni Poziv na dostavu prijedloga, osim u niže

navedenim slučajevima.

U ograničenim pozivima na dostavu prijedloga, Upute za prijavitelje pozivaju prijavitelje da

dostave sažetak projektnog prijedloga.

Administrativna provjera sažetaka projektnih prijedloga te kasnijih potpunih prijava ocjenjuje

se korištenjem relevantnih kontrolnih popisa.



Upute za prijavitelje navest će da će specifični broj prijavitelja, na temelju raspoloživog

proračuna, biti pozvan na dostavu konačnih prijedloga. U ovom slučaju sastavlja se popisograničen za objavljeni broj prijavitelja, a koji sadrži sažetke projekata s najvećim brojembodova, rangirane po redu. Izvješće se sastavlja kako bi se dokumentirali rezultati provjereotvaranja i administrativne provjere te ocjenjivanja sažetaka projektnih prijedloga koje slijede.

Prijavitelji iz užeg kruga tada se pismenim putem pozivaju na podnošenje potpunog prijavnogobrasca. Provjera prihvatljivosti izvršit će se samo za prijedloge koji su privremeno biliodabrani na kraju ocjenjivanja temeljem popratne dokumentacije tražene od strane

Ugovornog tijela te temeljem Izjava prijavitelja, sukladno pravilima navedenim u Vodiču zaprijavitelje, te unutar financijske omotnice na raspolaganju Poziva.

Elemente koji se ocjenjuju na temelju sažetka projektnog prijedloga prijavitelji ne smiju

mijenjati u punom prijavnom obrascu. Zatraženi doprinos EU ne smije odstupati od početneprocjene za više od 20%. Ukoliko je EU doprinos izmijenjen u odnosu na početnu procjenu,postotak između EU doprinosa i ukupnog troška projekta mora ostati unutar granica

određenih Uputama Poziva na dostavu prijedloga.

Minimalno razdoblje između datuma objave Uputa i krajnjeg roka za podnošenjepreliminarnih prijedloga iznosi 45 dana. Minimalno razdoblje između otpreme službenog

poziva na podnošenje konačnih prijavnih predložaka i krajnjeg roka za podnošenje prijedloga

iznosi 45 dana. U iznimnim slučajevima, može se kao iznimka dozvoliti kraći rok.

6.8. Izmjene ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava

6.8.1. Opća načela

Vidjeti točku 2.10.1. - Izmjene ne smiju imati za svrhu ili učinak takve izmjene ugovora koje bidovele u pitanje odluku o dodjeli bespovratnih sredstava ili bi bile protivne načelu jednakogpostupanja s prijaviteljima. - Najveći iznos bespovratnih sredstava ne smije se povećati.

6.8.2. Priprema dodatka ugovoru


6.8. Podugovaranje i preraspodjela bespovratnih sredstava od strane

korisnikaNabava usluga, robe ili radova za projekte financirane bespovratnim sredstvima: ako

provedba projekta ili radnog programa zahtjeva nabavu usluga, robe ili radova od strane

korisnika sredstava, moraju se primijeniti procedure navedene u Dodatku IV ugovora o

bespovratnim sredstvima za svaki ugovor o nabavi. U slučaju da se korisnik ne pridržavaDodatka IV, nastali troškovi neće biti prihvatljivi za Unijino/EFR financiranje.



Međutim, ovi ugovori mogu pokriti ograničeni dio projekta.

Preraspodjela bespovratnih sredstava: ako projekt zahtjeva financijsku potporu od trećihstrana, može se dozvoliti pod uvjetom da:

Prije dodjele bespovratnih sredstava, Ugovorno tijelo utvrdi da korisnik darovnice nudi

adekvatne garancije to se tiče povrata iznosa prema Europskoj komisiji;

Uvjeti za davanje takve potpore su striktno definirani ugovorom o darovnici kako bi se

izbjeglo korištenje diskrecijskog prava korisnika bespovratnih sredstava. To uključuje

navođenje vrste subjekata koji su prihvatljivi za potporu, kriterije dodjele (uključujući i kriterije

za utvrđivanje točnog iznosa) i fiksni popis različitih vrsta aktivnosti koje mogu primiti takvu

financijski potporu;

Maksimalan iznos financijske potpore koja može biti plaćena od treće strane ne prelazi iznosod 60 000 EUR. Osim u slučajevima gdje je financijska potpora primarni cilj projekta. U tom

slučaju ograničenja ne vrijede. U slučaju EFR-a, u skladu sa čl. 116.2.a od 10. EFR FR, pod-odobravanje bespovratnih

sredstava ne može postati primarni cilj projekta.

6.10. Bespovratna sredstva dodijeljena međunarodnimorganizacijama i nacionalnim tijelima

6.10.1. Bespovratna sredstva dodijeljena međunarodnim

organizacijama

Kada je korisnik bespovratnih sredstava međunarodna organizacija, predmetno poglavlje 6 u

potpunosti je primjenjivo (uključujući primjerice, načela iz točaka 6.2.4. i 6.8. , ograničenja zapod-dodjeljivanje bespovratnih sredstava iz točke 6.2.11. , postupke dodjele iz odjeljaka 6.3.,itd.).

Sukladno članku 43 Pravila o provedbi Financijske uredbe, "međunarodne organizacije"

podrazumijevaju organizacije iz međunarodnog javnog sektora koje su ustrojene

međuvladinim sporazumima, te specijalizirane agencije koje su ustrojene od strane takvih

organizacija – takve organizacije mogu imati svjetski ili regionalni djelokrug. Organizacijeosnovane sukladno nacionalnog prava nisu međunarodne organizacije (npr. nacionalne NVO

s nekoliko regionalnih/dr žavnih ureda).

Primjerice, organizacije kao što su Ujedinjeni narodi i njihove agencije i specijalizirana tijela,Svjetska banka, Organizacija za ekonomsku suradnju i razvoj, Svjetska trgovinska

organizacija, Međunarodni monetarni fond, Organizacija za europsku sigurnost i suradnju,

Europska banka za obnovu i razvoj te Međunarodna organizacija za migracije, jasno spadaju

pod definiciju međunarodne organizacije. U slučaju sumnje, a kako bi se utvrdilo spada liodređena organizacija pod gore navedenu definiciju, potrebno je procijeniti prirodu



organizacije uglavnom na temelju pravnih instrumenata iste (primjerice, njenog statuta i/ili

međuvladinog sporazuma kojim je ista osnovana).

Slijedeće organizacije člankom 43 Pravila o provedbi, izričito su proglašene međunarodnimorganizacijama:

Međunarodni odbor Crvenog križa (ICRC) i Međunarodna federacija nacionalnog Crvenog

križa i Zajednice Crvenog polumjeseca (valja primijetiti da se nacionalna organizacija

Crvenog križa ili Crvenog polumjeseca ne smatraju međunarodnim organizacijama;

Europska investicijska banka i Europski investicijski fond.

Metoda provedbe i postu pci

Odluka o metodi provedbe projekta spada u nadležnost Komisije (Zbora) te je definirana u

fazi odluke o financiranju. Sukladno tome, kada je međunarodna organizacija odabrana poraspisivanju poziva na dostavu projektnih prijedloga u okviru izravnog centraliziranog ili

decentraliziranog upravljanja, financijska podrška pružena međunarodnoj organizaciji

predstavljat će bespovratna sredstva u skladu s navedenim Poglavljem 6, a ne doprinos uokviru zajedničkog upravljanja. Službenik za ovjeravanje nema pravo izmijeniti prethodno

uvrštenu metodu provedbe, osim ako financijska odluka izričito ne predviđa mogućnostzaključivanja sporazuma o doprinosu s međunarodnom organizacijom u okviru zajedničkogupravljanja, a što je objašnjeno u Uputama poziva na dostavu projektnog prijedloga.

Nadalje, načelo jednakog postupanja ne dozvoljava različite vrste sporazuma i obveze uokviru istoga poziva na dostavu projektnih prijedloga, osim ako to nije izričito navedeno u

dokumentaciji poziva (tj. Uputama)40. Ukoliko je korištenje sporazuma o doprinosu zameđunarodne organizacije predviđeno u Uputama pod posebnim uvjetima (vidjeti odjeljak

niže), Ugovorno tijelo može zaključiti ovu vrstu sporazuma s međunarodnom organizacijom.

Valja primijetiti da, iako se ista vrsta ugovora (standardni sporazum o doprinosu) može

koristiti i za bespovratna sredstva dodijeljena međunarodnoj organizaciji i za doprinose u

okviru zajedničkog upravljanja, mnoga proceduralna i bitna pravila u primjeni bi biladrugačija.

Primjerice, postupci koji vode do potpisivanja sporazuma o doprinosu su različiti. Kao što jenavedeno u gornjem odjeljku 6.3, postupak koji treba slijediti kako bi se određeni subjekt

odabrao za korisnika bespovratnih sredstava trebao bi biti postupak poziva na dostavu

projektnih prijedloga, osim ako je ispunjen jedan od uvjeta iz članka 168 Pravila o provedbi.Međunarodne organizacije ne mogu se tretirati na drugačiji način u odnosu na drugekorisnike bespovratnih sredstava (npr. NVO) kada se obrazlaže primjena članka 168.Primjerice, prije nego se ustvrdi da određena organizacija posjeduje monopol u provedbi

40 Komisija priznaje da su organizacije koje su u skladu s meĎunarodnim standardima različite od subjekata

(primjerice nevladinih organizacija) te stoga, u pogledu takvih razlika, mogu se koristiti različite vrste sporazumakoje uvaţavaju njihove specifičnosti (usporediti sporazumi zaključeni izmeĎu Komisije i meĎunarodnihorganizaci ja, tretman meĎunarodnih organizacija u Financijskim uredbama – EC Proračun i Europski fond zarazvoj, itd.). MeĎutim, primjena ove mogućnosti mora biti javna (objavljena u pripadajućim Uputama).



određenih aktivnosti, službenik za ovjeravanje mora sa sigurnošću utvrditi da je takvaorganizacija jedini subjekt (javni ili privatni, nacionalni ili međunarodni) koji zapravo može

provesti određenu aktivnost. Nadalje, bespovratna sredstva podliježu ograničenjima vezanouz re-granting, koja su navedena u Financijskoj uredbi (vidjeti točku 6.2.11.) u slučaju datakva ograničenja ne postoje u okviru zajedničkog upravljanja. Također, većina aktivnosti

financiranih bespovratnim sredstvima mora biti provedena od strane korisnika bespovratnihsredstava (međunarodnih organizacija) i/ili sličnih partnera; za razliku od zajedničkogupravljanja koje ima točan cilj ovlastiti međunarodne organizacije da djeluju kao Ugovorno

tijelo.

Dokum enti za potpis

Pravni dokumenti koji se trebaju potpisati trebali bi biti ugovor o dodjeli bespovratnih

sredstava osima ako Ugovorno tijelo posjeduje dokaz (npr. kroz ocjenu utemeljenu na četiristupa) da se standardni sporazum o doprinosu s međunarodnom organizacijom može

potpisati sukladno gore navedenoj točki 6.4.10.

Aktualni tekst standardnog sporazuma o doprinosu temelji se na Okvirnim sporazumima

sklopljenim s našim najvećim partnerima kao što su UN i Svjetska banka. Predložak

standardnog sporazuma o doprinosu dostupan je na slijedećoj stranici:http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/financing/international_organisations/index_e

n.htm

Potpisivanje standardnog sporazuma o doprinosu podrazumijeva da međunarodna

organizacija ima pravo na korištenje vlastitih revizorskih i postupaka unutarnje kontrole. Onatakođer može koristiti i vlastite postupke nabave sve dok isti poštuju načelna navedena ugornjem Odjeljku 6.8, odnosno:

odabir ponude koja predstavlja najbolju vrijednost za novac (tj. ponude koja nudi

najbolji omjer cijene i kvalitete),

transparentnost,

pošteno natjecanje potencijalnih izvođača,

izbjegavanje bilo kakvog sukoba interesa.

Gore navedena načela predstavljaju međunarodne standarde; iz tog razloga može se

smatrati da međunarodne organizacije koje daju garancije jednake međunarodnoprihvaćenim standardima za nabavu mogu koristiti vlastite procedure.

Neke klauzule sporazuma o doprinosu bile bi primjenjive samo u slučajevima zajedničkogupravljanja ili u slučajevima bespovratnih sredstava. Stoga je u sporazumu o doprinosu(članak 1 Posebnih uvjeta) posebno navesti predstavlja li projekt zajedničko upravljanje i li ne.

U slučajevima u kojima država korisnica dodjeljuje bespovratna sredstva međunarodnoj organizaciji u okviru decentraliziranog upravljanja, podsjeća se da su određene odredbe

standardnog sporazuma o doprinosu primjenjive samo na Komisiju (a ne na dr žavu

korisnicu), kao što je čl. 8 Općih uvjeta koji se odnosi na ocjenjivanje projekta i čl. 16.4.

http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/financing/international_organisations/index_en.htm







Općih uvjeta koji se odnosi na provjeru. Komisija bi trebala posvetiti posebnu pažnju u

primjenjivanju prava dodijeljenih joj ovim odredbama kada je to potrebno.

Savjetuje se da sve sporazume o doprinosu s međunarodnim organizacijama, po

dodjeli bespovratnih sredstava, potpiše Komisija (dakle, u okviru centraliziranog

upravljanja), a ne država korisnica u okviru decentraliziranog upravljanja. Gorenavedena preporuka trebala bi se adekvatno odražavati u odluci o financiranju i sporazumu o

financiranju. Valja primijetiti da sve sporazume o doprinosu zaključene u okviru zajedničkogupravljanja uvijek potpisuje Europska komisija, a ne država korisnica.

6.10.2. Bespovratna sredstva dodijeljena nacionalnim tijelima

Bespovratna sredstva dodijeljena nacionalnim tijelima u smislu članka 58(1)(c) Financijskeuredbe EU i 25(3)(b) Financijske uredbe za 10. Europski fond za razvoj moraju slijediti

uobičajena pravila o bespovratnim sredstvima i postupcima opisanima u Poglavlju 6, kao imodel ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava.

Gdje je primjenjivo, ona također mogu koristiti i druga posebna pravila primjenjiva na tijela

javnog sektora (primjerice, mogućnost odricanja financijskih garancija ili sukladno Odjeljku 8Dodatka IV toga ugovora, primijeniti njihove postupke nabave – „kada je Korisnik ili partner

Ugovorno tijelo i/ili ugovorni subjekt u smislu Direktiva Zajednice primjenjivih na postupke

nabave, on mora primijeniti relevantne odredbe tih tekstova …).

Sporazum Delegacije s nacionalnim tijelima, kojim Komisija delegira zadatke provedbe

proračuna na navedena tijela kako bi ista mogla djelovati kao Ugovorno tijelo, može se

primijeniti samo na doprinose unutar neizravnog centraliziranog upravljanja. Za razliku odstandardnog sporazuma o doprinosu s međunarodnim organizacijama, Sporazum Delegacije

nije prilagođen na način da zadovoljava pravila i načela primjenjiva na bespovratna sredstva.Stoga se Sporazumi Delegacije ne mogu koristiti u slučaju dodjele bespovratnih sredstavanacionalnim tijelima.

7. Pravni tekstovi

7.1. Pravni okvir za postupke nabave

7.1.1. PRORAČUNSKI FINANCIRANI PROGRAMI

Sljedeći se pravni okvir primjenjuje na ugovore o uslugama, nabavi robe i izvođenju radova

financiranih iz općeg proračuna Europske unije, zaključenih tijekom EU suradnje s trećimzemljama, te koji su dodijeljeni od strane Ugovornog tijela države korisnice, ili od strane

Komisije, za i u ime korisnika:



Uredba Vijeća (EC, Euratom) br. 1605/2002 od 25.lipnja 2002. o Financijskoj uredbiprimjenjivoj na opći proračun Europskih zajednica (te posebice njeno Poglavlje IIIGlave IV Dijela drugog koje se odnosi na posebne odredbe za nabavu u trećimzemljama), a koja je izmijenjena Uredbom Komisije (EC, Euratom) br. 1995/2006 od

13. prosinca 2006.;

Uredba Komisije (EC, Euratom) Br. 2342/2002 od 23.prosinca 2002. koja predviđa

detaljna pravila za primjenu gore spomenute Financijske Uredbe, (te posebice njeno

Poglavlje III Glave III Dijela drugog koje se odnosi na posebne odredbe za nabavu u

trećim zemljama), a koja je izmijenjena:

-Uredbom Europske komisije (EC, Euratom) Br. 1261/2005 od 20. srpnja 2005.;

-Uredbom Europske komisije (EC, Euratom) Br. 1248/2006 od 7.kolovoza 2006.;

-Uredbom Europske komisije (EC, Euratom) Br. 478/2007 od 23. travnja 2007.;

Uredbe30 i drugi specifični akti koje se odnose na različite programe suradnje.

Također se primjenjuje i slijedeće:

Okvirni ugovor potpisan od strane EU i država članica u pitanju, ukoliko takavsporazum postoji. Ovaj sporazum sadrži pravila administrativne suradnje između dva

tijela za provedbu vanjske pomoći.

Financijski sporazum potpisan između EU i države korisnice u pitanju za svakiprogram financiran od strane EU. Isti određuje ciljeve i proračun programa.

Pravila i postupci za ugovore o uslugama, nabavi robe i izvođenju radova financiranih

iz općeg proračuna Europskih zajednica tijekom suradnje sa trećim zemljama [C(2007) 2034], usvojeni od strane Europske komisije 24. svibnja 2007.

Ovaj Praktični vodič s pripadajućim standardnim dokumentima i priloženim mu

predlošcima.

7.1.2. EFR-financirani programi

Sljedeći se pravni okvir primjenjuje na ugovore o uslugama, nabavi robe i izvođenju radova

financiranih Europskim fondom za razvoj:

Sporazum o partnerstvu AKP-EZ-a potpisan u Cotonou 23. lipnja 2000.; koji je

izmijenjen Sporazumom koji izmjenjuje Sporazum o partnerstvu AKP-EZ-a potpisan u

Luksemburgu 25. lipnja 2005. i njegov Dodatak IV ;



Odluka Vijeća 2001/822/EC od 27. studenoga 2001., o pridruživanju prekomorskih

zemalja i teritorija s Europskom zajednicom (Odluka o prekomorskom pridruživanju)

koja je izmijenjena Odlukom Vijeća 2007/249/CE od 19. ožujka 2007.;

Dodatak V Odluke br. 3/90 AKP-EZ Vijeća ministara od 29. ožujka 1990. koja se

odnosi na proceduralna pravila o mirenju i arbitraži;

Uredba Vijeća (EC) br. 617/2007 od14. svibnja 2007o provedbi 10. Europskoga fondaza razvoj u skladu sa Sporazumom o partnerstvu ACP-EZ-a;

Uredba Vijeća (EC) br. 215/2008 od 18. veljače 2008. o Financijskoj uredbiprimjenjivoj na 10. Europski fond za razvoj.

Također se primjenjuje i slijedeće:

Financijski sporazum potpisan između EU i države korisnice u pitanju za svaki

program financiran od strane EU. Isti određuje ciljeve i proračun programa; Ovaj Praktični vodič s pripadajućim standardnim dokumentima i priloženim mu

predlošcima.

7.2. Pravni okvir za postupke dodjele bespovratnih sredstava

7.2.1. Proračunski financirani programi

Slijedeći se pravni okvir primjenjuje na ugovore o dodjeli bespovratnih sredstava financiranih

od strane Europske unije te zaključenih tijekom suradnje s trećim zemljama:

Uredba Vijeća (EC, Euratom) br. 1605/2002 od 25. lipnja 2002. Financijskoj uredbiprimjenjivoj na opći proračun Europskih zajednica (te posebice njena Glava VI Dioprvi o bespovratnim sredstvima, te njeno Poglavlje IV, Glava IV, Dio drugi koji se

odnosi na posebne odredbe za bespovratna sredstva dodijeljena u okviru vanjske

pomoći), koja je izmijenjena Uredbom Komisije br. 1995/2006 od 13. prosinca 2006.;

Uredba Komisije br. 2342/2002 od 23. prosinca 2002.koja utvrđuje detaljna pravila za

provedbu gore navedene Financijske uredbe (te posebice njena Glava IV, Dio prvi o

bespovratnoj pomoći te njeno Poglavlje IV, Glava III, Dijela drugog koje se odnosi na

posebne odredbe bespovratna sredstva dodijeljena u okviru vanjske pomoći), a koja je izmijenjena:

- Uredbom Europske komisije (EC, Euratom) br. 1261/2005 od 20. lipnja 2005.;

- Uredbom Europske komisije (EC, Euratom) br. 1248/2006 od 7. kolovoza 2006.;

- Uredbom Europske komisije (EC, Euratom) br. 478/2007 od 23. travnja 2007.;



Uredbe ili odluke Vijeća, koje se navode kao „temeljni akti“ u Financijskoj uredbi iovom Praktičnom vodiču, te drugi specifični instrumenti koji se odnose na različiteprograme suradnje.

7.2.2. Europski fond za razvoj

Slijedeći se pravni okvir primjenjuje na ugovore o dodjeli bespovratnih sredstava u okviruEuropskog fonda za razvoj:

Sporazum o partnerstvu AKP-EZ-a potpisan u Cotonou 23. lipnja 2000.; koji je

izmijenjen Sporazumom koji izmjenjuje Sporazum o partnerstvu AKP-EZ-a potpisan u

Luksemburgu 25/06/05. Odluka Vijeća 2001/822/EC od 27. studenoga 2001., o pridruživanju prekomorskih

zemalja i teritorija s Europskom zajednicom (Odluka o prekomorskom pridruživanju).

Uredba Vijeća (EC) br. 215/2008 od 18. veljače 2008. o Financijskoj uredbiprimjenjivoj na 10. Europski fond za razvoj, posebice Glava VII Dijela prvog o

bespovratnim sredstvima.

Također se primjenju je i slijedeće:

Financijski sporazum potpisan od strane EU i države korisnice programa u

slučajevima u kojima takav sporazum postoji. Isti određuje ciljeve i proračunprograma;

Standardni dokumenti i predlošci u dodacima ovog Praktičnog vodiča, koji uključujustandardni ugovor za dodjelu bespovratnih sredstava trećim zemljama (vidjetiDodatak E3), i standardni dokumenti za Poziv na dostavu projektnih prijedloga (vidjeti

Dodatak E1, Dodatak E2 i Dodatak E3).

Pravila i postupci, utvrđeni od strane Europske komisije, za upravljanje bespovratnim

sredstvima u okviru 10. Europskog fonda za razvoj, pročišćeni su u ovome Praktičnomvodiču te se moraju primjenjivati uvijek kada je riječ o takvim bespovratnim sredstvima.



8. Popis dodataka

A Općenito

A1 Glosar nazivlja a1_glossary_en.doc

A2a Programi pomoći EU trećim zemljama a2a_ecprogrammes_en.doc

A2b Program prihvatljivosti Europskog fonda za

razvoj 2007. – 2013. a2b_eligibilityprogrammes2007_2013

_edf_en.doc

A2c Program prihvatljivosti prije 2007.

a2c_eligibilityprogrammesbefore2007

_en.doc

A3 Izjava o objektivnosti i povjerljivosti a3_decl_ob_conf_en.doc

A4 Izjava o nepristranosti i povjerljivosti a4_decl_imp_conf_en.doc

A5 Obavijesti

A5a Obavijest o poništavanju a5a_cancnotice_en.doc

A5b Corrigendum obavijesti o nabavi a5b_corrigprocnotice_en.doc

A6 Pojašnjenje a6_explnote_en.doc

A7 Potvrda o zaprimanju osobno dostavljenih

prijava/ponuda/prijedloga

a7_receipt_en.doc

A8 Službena obavijest za nabavu robe i radove a8_notifletter_supplyworks_en.doc

A9 Popratno pismo za dostavu ugovora/dodatka

ugovoru

a9_coverletter_en.doc

A10a

Izvješće o pregovaranju za pregovaračkepostupke (javna nabava) i izravnu dodjelu

(bespovratna sredstva)

a10a_negotiationreport_en.doc

A10b

Izvješće o pregovaranju za jednu ponudu a10b_singletenderreport_en.doc

A11 Upute

A11a

Upute za postupke ugovaranja koji se koriste u

slučaju kriznih situacija sukladno Općemproračunu i Europskom fondu za razvoj

a11a_guidelines_crisis_en.zip

A11b

Upute za izradu tehničkih specifikacija za ITnabavu u području programa za treće zemlje

a11b_it_guidelines_en.doc

A11c Upute za izradu tehničkih specifikacija zanabavu uredskog namještaja u područjuprograma za treće zemlje

a11c_guidelines_furniture_en.doc



A11d

Upute za izradu tehničkih specifikacija zanabavu vozila u području programa za trećezemlje

a11d_guidelines_vehicles_en.doc

A11e

Objava uputa a11e_publication_guidelines_en.doc

A12 Dodatak V Odluci br. 3/90 AKP-EEZ Vijećaministara od 29.ožujka 1990. kojim se usvajaju

opće odredbe, opći uvjeti i pravila o postupkuusklaĎivanja i arbitraže za ugovore nabave

radova, roba i usluga financirane Europskim

fondom za razvoj

a12_conciliationandarbitration_en.pdf

B Usluge

B1 Najava natječaja za usluge b1_forecast_en.pdf

B2a Međunarodna obavijest o nabavi b2a_procnotice_international_en.pdf

B2b Sažetak obavijesti o nabavi - Lokalna objava b2b_summarypn_en.doc

B3 Standardni prijavni predložak b3_applform_en.doc

B4 Prošireni popis b4_longlist_en.doc

B5 Izvješće o kandidatima koji su ušli u uži izbor b5_shortreport_en.doc

B6 Obavijest kandidatima koji su ušli u uži izbor b6_shortnotice_en.doc

B7 Dopis kandidatima koji nisu ušli u uži izbor b7_letternotshort_en.doc

B8 Standardna natječajna dokumentacija (uključujući standardni ugovor)

B8a Poziv na natječaj b8a_invit_en.doc

B8b Upute ponuditeljima b8b_itt_en.doc

B8c Nacrt ugovora: Posebni uvjeti b8c_contract_en.doc

B8d Nacrt ugovora: Opći uvjeti (Dodatak I) b8d_annexigc_en.pdf

B8e Nacrt ugovora: Opis posla za ugovor temeljen

na pojedinačnom iznosu honorara (Dodatak II)b8e_annexiitorfee_en.doc

B8f Nacrt ugovora: Opis posla za ugovore

temeljene na ukupnoj cijeni (Dodatak II)

b8f_annexiitorglobal_en.doc

B8g Nacrt ugovora: Organizacija&metodologija

(Dodatak III)

b8g_annexiiiom_en.doc

B8h Nacrt ugovora: Popis i CV-i ključnih stručnjaka(Dodatak IV)

b8h_annexivexperts_en.doc

Nacrt ugovora: Proračun (Dodatak V)



B8i1 Proračun za ugovore temeljene na ukupnojcijeni;

b8i1_annexvbudgetglobal_en.doc

B8i2 Proračun po stavkama ugovor temeljen napojedinačnom iznosu honorara

b8i2_annexvbudgetfee_en.xls

Nacrt ugovora: Obrasci i drugi relevantni dokumenti (Dodatak VI)

B8j1 Predložak za financijsku identifikaciju b8j1_annexvifif_en.pdf

B8j2 Jamstveni predložak za povrat predujma b8j2_annexviguarantee_en.doc

B8j3 Podaci o pravnoj osobnosti (fizička osoba) b8j3_annexvilefind_en.pdf

B8j4 Podaci o pravnoj osobnosti (privatne tvrtke) b8j4_annexvilefcompany_en.pdf

B8j5 Podaci o pravnoj osobnosti (javna tijela) b8j5_annexvilefpublic_en.pdf

B8k Okvirni ugovor: Provjera rashoda: Opis posla i

Izvješće o činjeničnim nalazima (Dodatak VII)

b8k_annexviiexpverif_en.doc

B8l Tablica administrativne sukladnosti b8l_admingrid_en.doc

B8m Tablica za ocjenu b8m_evalgrid_en.doc

B8n Predložak za dostavu ponude b8n_tenderform_en.doc

B8o Pojednostavljena natječajna dokumentacija (zanatjecateljski pregovarački postupak i niže)

b8o_simplified_en.zip

B8p Carinska i porezna pitanja b8p_taxcustomsarrangements_en.doc

B9 Kontrolni popis za otvaranje ponuda b9_openchecklist_en.doc

B10 Izvješće o otvaranju ponuda b10_openreport_en.doc

B11 Izvješće o ocjenjivanju b11_evalreport_en.doc

B12 Tablica za ocjenjivanje b12_evaluatorsgrid_en.doc

B13a

Obavijest uspješnom ponuditelju b13a_notification_letter_en.doc

B13b

Dopis drugoplasiranom ponuditelju b13b_lettersecond_best_en.doc

B13c

Dopis neuspješnim ponuditeljima b13c_lettertounsuccessful_en.doc

B14 Obavijest o dodjeli ugovora b14_awardnotice_en.pdf

B15 Predložak za ocjenu izvoĎača b15_assessment_en.doc

B16 Dodatak ugovoru b16_addendum_en.doc

B17 Izmjena proračuna b17_budgetmodif_en.xls



C Nabava robe

C1 Najava natječaja c1_forecast_en.pdf

C2 Obavijest o nabavi c2_procnotice_en.doc

C2 Obavijest o nabavi c2_procnotice_simp_2010_en.doc

C3 Sažetak obavijesti o nabavi – Lokalna objava c3_summarypn_en.doc

C4 Standardna natječajna dokumentacija (uključujući standardni ugovor)

C4a Poziv na natječaj c4a_invit_en.doc

C4b Upute ponuditeljima c4b_itt_en.doc

C4c Nacrt ugovora c4c_contract_en.doc

C4d Nacrt ugovora: Posebni uvjeti c4d_specialconditions_en.doc

C4e Nacrt ugovora: Opći uvjeti (Dodatak I) c4e_annexigc_en.pdf

C4f Tehničke specifikacije (Dodatak II) i Tehničkaponuda (Dodatak III) c4f_annexiitechspeciiitechoffer_en.

doc

C4g Financijska ponuda (Dodatak IV) c4g_annexivfinoffer_en.doc

C4h Jamstvo za dobru izvedbu (Dodatak V) c4h_perfguarantee_en.doc

C4i Jamstvo za predfinanciranje (Dodatak V) c4i_prefinanceguarantee_en.doc

C4j Tablica administrativne sukladnosti c4j_admingrid_en.doc

C4k Tablica za ocjenu c4k_evalgrid_en.doc

C4l Predložak za dostavu ponude c4l_tenderform_en.doc

C4m Carinska i porezna pitanja (Dodatak V)

c4m_taxcustomsarrangements_en.

doc

C4n Jamstvo ponude c4n_tenderguarantee_en.doc

C4o1

Predložak za financijsku identifikaciju c4o1_fif_en.pdf

C4o2

Podaci o pravnoj osobnosti (fizička osoba) c4o2_lefind_en.pdf

C4o3

Podaci o pravnoj osobnosti (privatne tvrtke) c4o3_lefcompany_en.pdf

C4o4

Podaci o pravnoj osobnosti (javna tijela) c4o4_lefpublic_en.pdf



C4p Pojednostavljena natječajna dokumentacija (zanatjecateljski pregovarački postupak i niže)

c4p_simplified_en.zip

C5 Kontrolni popis za otvaranje ponuda c5_openchecklist_en.doc

C6 Izvješće o otvaranju ponuda c6_openreport_en.doc

C7 Izvješće o ocjenjivanju c7_evalreport_en.doc

C8 Dopis neuspješnim ponuditeljima c8_letterunsuccessfull_en.doc

C9 Obavijest o dodijeli ugovora c9_awardnotice_en.pdf

C10 Predložak za ocjenu izvoĎača c10_assessment_en.doc

C11 Potvrda o privremenom i konačnom preuzimanju c11_provfinalaccept_en.doc

C12 Dodatak ugovoru c12_addendum_en.doc

C13 Izmjena proračuna c13_budgetmodif_en.doc

D Radovi

D1 Najava natječaja d1_forecast_en.pdf

D2 Obavijest o nabavi d2_procnotice_en.doc

D3 Sažetak obavijesti o nabavi – Lokalna objava d3_summarypn_en.doc

D4 Standardna natječajna dokumentacija (uključujući standardni ugovor)

SVEZAK 1

1 dio

D4a Poziv na natječaj d4a_invit_en.doc

D4b Upute ponuditeljima d4b_itt_en.doc

2. dio

D4c Predložak ponude d4c_tenderform_en.doc

3. dio

D4d Jamstvo ponude d4d_tenderguarantee_en.doc

4. dio

D4e Upitnik za tehničku ponudu d4e_techofferquestion_en.doc



D4f Predložak za tehničku ponudu 4.1. d4f_techofferform_4.1_en.doc

D4g Predložak za tehničku ponudu 4.2. d4g_techofferform_4.2_en.doc

D4h Predložak za tehničku ponudu 4.3. d4h_techofferform_4.3_en.doc

D4i Predložak za tehničku ponudu 4.4. d4i_techofferform_4.4_en.doc

Predložak za tehničku ponudu 4.5.

D4j1 Predložak za financijsku identifikaciju d4j1_fif_en.pdf

D4j2 Podaci o pravnoj osobnosti (fizička osoba) d4j2_lefind_en.pdf

D4j3 Podaci o pravnoj osobnosti (privatne tvrtke) d4j3_lefcompany_en.pdf

D4j4 Podaci o pravnoj osobnosti (javna tijela) d4j4_lefpublic_en.pdf

D4k Predložak za tehničkuponudu 4.6.

d4k_techofferform_4.6_en.doc

5. dio

D4l Tablica administrativne sukladnosti d4l_admingrid_en.doc

D4m Tablica za ocjenu d4m_evalgrid_en.doc

SVEZAK 2

D4n Nacrt ugovora d4n_contract_en.doc

D4o Nacrt ugovora: Posebni uvjeti d4o_specialconditions_en.doc

D4p Nacrt ugovora: Opći uvjeti d4p_annexgc_en.pdf

D4q Jamstvo za predfinanciranje d4q_prefinanceguarantee_en.doc

D4r Jamstvo za dobru izvedbu d4r_perfguarantee_en.doc

D4s Jamstvo za povrat zadr žanih iznosa d4s_retentionguarantee_en.doc

D4t Carinska i porezna pitanja d4t_taxcustomsarrangements_en.doc

SVEZAK 3

D4u Tehničke specifikacije d4u_techspec_en.doc

SVEZAK 4

D4v Financijska ponuda - objašnjenja d4v_finoffer_4.1_en.doc

D4w Financijska ponuda za ugovor temeljen na

fiksnoj konačnoj cijenid4w_finoffer_4.2_en.doc



D4x Financijska ponuda za ugovor temeljen na

ediničnoj cijenid4x_finoffer_4.3_en.doc

SVEZAK 5

D4y Tehnički nacrti d4y_designdrawing_en.doc

D5 Kontrolni popis za otvaranje ponuda d5_openchecklist_en.doc

D6 Izvješće o otvaranju ponuda d6_openreport_en.doc

D7 Izvješće o ocjenjivanju d7_evalreport_en.doc

D8 Dopis neuspješnim ponuditeljima d8_letterunsuccessful_en.doc

D9 Obavijest o dodijeli ugovora d9_awardnotice_en.pdf

D10 Predložak za ocjenu izvoĎača d10_assessment_en.doc

D11 Dodatak ugovoru d11_addendum_en.doc

D12 Izmjena proračuna d12_budgetmodif_en.xls

E Bespovratna sredstva

E1 Program rada e1_workprogr_en.doc

E2 Lokalna objava e2_localpub_en.doc

E3 Upute prijaviteljima za bespovratna sredstva

E3a Upute za prijavitelje e3a_guidelines_en.doc

E3a1

Informacija o porezima primjenjivima na

ugovore za dodjelu bespovratnih sredstava

e3a1_guidelines_annexJ_en.doc

E3b Prijavni predložak e3b_applicform_en.doc

E3c Proračun e3c_budget_en.xls

E3d Logička matrica e3d_logfram_en.xls

E3e1

Podaci o pravnoj osobnosti (fizička osoba) e3e1_lefind_en.pdf

E3e2

Podaci o pravnoj osobnosti (privatne tvrtke) e3e2_lefcompany_en.pdf

E3e3

Podaci o pravnoj osobnosti (javna tijela) e3e3_lefpublic_en.pdf

E3f Predložak za financijsku identifikaciju e3f_fif_en.pdf



E3h1

Posebni uvjeti e3h1_speccond_en.doc

E3h2

Opći uvjeti (Dodatak II) e3h2_gencond_en.pdf

E3h3

Postupci dodjele ugovora (Dodatak IV) e3h3_awardproc_en.doc

E3h4

Zahtjev za isplatu (Dodatak V) e3h4_requestpay_en.doc

E3h5

Privremeno opisno izvješće (DodatakVI)

e3h5_interreport_en.doc

E3h6

Konačno opisno izvješće (Dodatak VI) e3h6_finalreport_en.doc

E3h7

Financijsko izvješće (Dodatak VI) e3h7_financialreport_en.xls

E3h8

Provjera rashoda (Dodatak VII) e3h8_expendverif_en.doc

E3h9

Financijsko jamstvo (Dodatak VIII) e3h9_finguarantee_en.doc

E3h1

Prijenos vlasništva nad imovinom e3h10_transfassets_en.doc

Documents

PRAG 2013 - Neslužbeni prijevod Hr.pdf