1

Priprema natječajne dokumentacije

za ugovore o uslugama

03. listopada 2012.

2

Sadržaj

Uvod – ugovori o uslugama

Priprema natječajne dokumentacije:

Priprema Opisa poslova

Priprema Indikativnog proračuna

Popratna dokumentacija

Pitanja i odgovori

3

Vrste ugovora o uslugama

Prema vrsti aktivnosti

(rezultata):

Tehnička pomoć

Izrade studija

Prema načinu iskazivanja vrijednosti

usluga:

Iznosi naknada stručnjaka

Ukupan iznosa usluga

Mje

šoviti

ugo

vori

4

Relevantni dokumenti

PRAG – Services section (January 2012)

PRAG – Important messages

Obrasci natječajne dokumentacije

Napomena:

različiti obrasci Opisa poslova i proračuna za

„Global price” i „Fee based” ugovore

5

Global price - razlike

Opis posla ima drugačiji obrazac, ne unose se:

- radni dani

- postotak rada u RH

- sporedni troškovi

- trošak revizije

Ne prilaže se prijedlog proračuna

Ne prilaže se revizorsko izvješće (Annex 7)

6

Najava natječaja

postupak koji se primjenjuje (restricted)

Program (IPA, IPA IIIC, IPA IIIa…)

indikativan proračun

vrsta ugovora o uslugama (fee based/global price)

kratak opis projekta

indikativno trajanje provedbe

7

Obavijest o nabavi

proširena Najava natječaja – moguće izmjene

selekcijski kriteriji (ekonomski, profesionalni,

tehnički) moraju biti usklađeni s nabavom

podaci obavezno usklađeni s PF/OIS

8

Corrigendum

obrazac PRAGA

ex-ante odobrenje Delegacije

značajnije promjene traže produljenje roka za

dostavu

9

Natječajna dokumentacija (I)

Letter of Invitation to tender

A. ITT

B. Draft Contract: Special conditions +

(Annex 1) General conditions

(Annex 2) ToR (fee based ili global price)

(Annex 3) Organisation & Methodology

(Annex 4) List & CV’s of key Experts

10

Natječajna dokumentacija (II)

(Annex 5) Budget global price / fee based

(Annex 6) Forms and other relevant documents

(FIF,LEF, Financial guarantee)

(Annex 7) ToR and report of factual findings

C. Other information

Shortlist notice

Administrative compliance grid

Evaluation grid

11

Natječajna dokumentacija (III)

D. Tender submission form

+ Provisional budget

+ Glossary

+ Declarations

+ SPO/HOS/Head of BRPM statement

Procurement notice - šalje se uz opis posla!

Logička matrica (LFM) - ne prilaže se uz ToR

Priprema Opisa poslova

12

13

Uvodne informacije (Background) (I)

1.1. Beneficiary Country

Naziv zemlje korisnice projekta

(Republic of Croatia)

1.2. Contracting Authority

Naziv tijela odgovornog za ugovaranje

14

Uvodne informacije (Background) (II)

1.3. Relevant country background

Proces pristupanja, stanje pregovora i izvješće

o napretku, instrumenti pomoći

1.4. Current state of affairs in the relevant sector

Sektor, institucije, strateški dokumenti i analize

1.5. Related programmes and other donor

activities

Prethodni i usporedni projekti i aktivnosti

15

Ciljevi / svrha projekta

2.1. Global objective

dugoročan i strateški formuliran cilj

jedan opći cilj po projektu

mora biti u skladu s PF/OIS

2.2. Purpose

konkretni cilj koji će se postići završetkom projekta

moguće je definirati više svrha

16

Rezultati

2.3. Results to be achieved by the consultant

Konkretni rezultati projekta (mjerljivi!)

Slijede iz outputa projektnih aktivnosti

1 rezultat = outputi (grupe) aktivnosti

Rezultati su uvijek prikazani u pasivu!

17

Pretpostavke i rizici

3.1. Assumptions

Pretpostavke za uspješnu provedbu (npr.

stupanje na snagu relevantnog zakona,

završetak prethodnog projekta)

3.2. Risks

Rizici za uspješnu provedbu = negativno

formulirane pretpostavke

Izvan kontrole pružatelja usluga!

18

Opis i utjecaj projekta

4. SCOPE OF THE WORK

Opis projekta - kratki opis projekta, do dvije

stranice, paziti na logični slijed

- naglasak na opisu aktivnosti, ne ponavljati!

Područje na koje projekt

ima utjecaj

Ciljne skupine – direktan i

indirektan utjecaj

19

Detaljan opis projekta

4.2. Specific activities

Pripremna faza

Glavne projektne aktivnosti

Ostale horizontalne aktivnosti

Izvještavanje (različito od 7.2)

+

Outputi aktivnosti !

20

Upravljanje projektom

4.3. Project management

(Odgovornosti tijela zaduženog za ugovaranje)

Struktura upravljanja projektom:

Odbori za praćenje, sastanci o napretku…

Dodatne odgovornosti:

(Tijelo zaduženo za ugovaranje), Jedinica za

provedbu i/ili Krajnji korisnici

21

Lokacija i trajanje projekta

5.1. Location

Lokacija projektnog ureda

Druge lokacije (npr. radionice)

5.2. Commencement & period of implementation

Mjesec i godina predviđenog početka

Razdoblje provedbe ugovora (!)

Mogućnost produženja ugovora

22

Ključni stručnjaci

6.1. Personell

Ključni stručnjaci:

Broj stručnjaka

Radni dani (postotak!)

Vrste zahtjeva:

Obavezni (minimalni) zahtjevi

Dodatne prednosti – alokacija dodatnih bodova

23

Stručnjaci – općenite napomene (I)

Zahtjevi moraju biti:

Jednostavni i nedvosmisleni

Mjerljivi i dokazivi

U skladu s načelom jednakog pristupa

U skladu s raspoloživosti stručnjaka na tržištu

24

Stručnjaci – općenite napomene (II)

Prilikom kreiranja zahtjeva NE koristiti:

Neodređene termine

Restriktivne termine (!)

Kumulativne zahtjeve

Zahtjeve za razinu znanja (!)

Zahtjeve za tzv. soft skills

25

Ostali stručnjaci

Broj stručnjaka

Radni dani + postotak dana u zemlji korisnici

Minimalni zahtjevi (!)

+

Pomoćno osoblje

26

Logistika

6.2. Office accomodation

Raspoloživost projektnog ureda?

Oprezno s korištenjem izraza „logistika”

27

Naknade stručnjaka

6.3. Facilities to be provided by the Consultant

Troškovi uključeni u naknade stručnjaka

Putni troškovi (!)

Pomoćno osoblje i/ili usluge (6.1.3!)

Uredski prostor (6.2!) i oprema

Telekomunikacijski troškovi (4.3!)

28

Oprema

6.4. Equipment

Usluge NE uključuju nabavu opreme (!)

29

Troškovi (I)

6.5. Incidental costs’ (fee based)

Dodatni troškovi – do 20% iznosa ugovora

Minimalna / maksimalna / indikativna količina

Uputa ponuditeljima

NE navoditi jedinične cijene

NAPOMENA: Provjeriti usklađenost troškova s 4.2. !

30

Troškovi (II)

6.6. Expenditure verification (fee based)

Ovjera SVIH projektnih troškova

Troškovi ovjere = 2-3% od UKUPNE vrijednosti

projekta (indikativni proračun)

31

Izvještavanje

7.1. Reporting requirements

7.2. Submission & approval of progress report

Vrsta izvještaja

Format i sadržaj

Rokovi za dostavu i odobrenje

Lista primatelja

Količina i vrsta kopija

32

Indikatori / posebni zahtjevi

8. MONITORING AND EVALUATION

8.1. Definition of indicators

Indikatori za praćenje projekta

8.2. Special requirements

Međupovezanost projekata

Razno

33

Lista dodataka i dodaci

Lista skraćenica

Razno

Indikativni proračun (interna upotreba!)

Priprema indikativnog

proračuna

4.10.2012. 34

35

Priprema Indikativnog proračuna

Lista SVIH projektnih troškova:

Naknade za stručnjake (6.1.1. + 6.2.2.)

Dodatni troškovi (6.5.)

Količine

Indikativne jedinične cijene (!) – NE paušali !

Troškovi ovjere projektnih troškova (6.6.)

≤ Sredstva alocirana za projekt

36

Dodatni troškovi (6.5.)

Putovanja – maks 70 eura povratna karta

Dnevnice – samo za noćenja

Promo materijali (letci, brošure i sl.) – posebno

prikazati dizajn i tisak

Rezervacija dvorane + oprema

Catering – mora odgovarati broju ljudi (4.2. ToR)

37

Pitanja i odgovori

Pitanja i odgovori

38

Kontakti

Iva Kreković

Savjetnica, Odjel II, Ured za osiguranje kvalitete

dokumenata, SAFU

iva.krekovic@safu.hr

Zahvaljujemo na pažnji!