PROJEKTLEDNING – konsten att leda mot ett gemensamt mål

Fö 3/9: Lite om ledarstilsteori / allmänt om projekt

Fö 10/9: LIPS-modellen för projekt / dokument

Fö 11/9: Extern föreläsare

Hemtentamen: Uppgifter baserade på boken

”Handbok för mindre projekt”

PROJEKTLEDNING – konsten att leda mot ett gemensamt mål

Vad är ett projekt?

Bra utgångspunkt: En eller flera uppgifter som ska lösas på en begränsad tid och med begränsade mänskliga och ekonomiska resurser.

PROJEKTLEDNING – konsten att leda mot ett gemensamt mål

Viktiga egenskaper för projekt:

• måste ha ett avslut

• projektuppgiften måste vara tydlig

• consensus (vara överens) om projektuppgiften

• har beställare / utförare

• klara och tydliga ansvarsförhållanden

Beställare / sponsor/uppdragsgivare

Projektgrupp

PLExpert-grupp

PROJEKTLEDNING – konsten att leda mot ett gemensamt mål

Projektledaren kan styra mot ett lyckat projekt,

genom att:

• använda ett metodiskt arbetssätt

• utveckla ”ordning och reda” i gruppen

• klargöra uppgiften för gruppen

• fördela uppgifter och fatta beslut

• följa upp och kontrollera projektets flöde

• revidera planer vid behov

• skapa en fungerande arbetsorganisation

PROJEKTLEDNING – konsten att leda mot ett gemensamt mål

Vilka ”verktyg” har PL för att hantera arbetet?

Gruppen: - arbetskontrakt

- processanalys

Uppgiften: - projektplanering

- uppföljningssystem

Uppdragsgiv. - referensgrupp

- avstämningsmöten

LEDARSKAPSTEORI - Blake / Mouton

* Kan vi karaktärisera personer som har projektledande

befattningar?

* Finns det allmänna egenskaper?

LEDARSKAPSTEORI - Blake / Mouton

Hänsyn till gruppmedlemmarna

Hänsyn till projektuppgiften

Låt-gå mentalitet Auktoritär ledarstil

God kamratskap

samvaro / kommunikation

Den ideale ledaren

AuktoritärLåt-gå

God kamratskap

Den ideale ledaren

LEDARSKAPSTEORI - Blake / Mouton

Basmodell

Projekt

Grupp

Arbetsinsatsen blir:

”Sken-arbeten” Arbete enligt order!!

Hög aktivitet

TrivsamtStora arbetsinsatser som

för projektet framåt

AuktoritärLåt-gå

God kamratskap

Den ideale ledaren

LEDARSKAPSTEORI - Blake / Mouton

Basmodell

Projekt

Grupp

Flödet av ideér blir:

Inga ideér Ideér endast från ledaren

Inga ideér

Bra som det ärIdévänligt klimat

AuktoritärLåt-gå

God kamratskap

Den ideale ledaren

LEDARSKAPSTEORI - Blake / Mouton

Basmodell

Projekt

Grupp

Vid konfliktsituationer:

Förhalas och glöms Ledaren visar att han/hon har rätt

Slätas över

Andan är viktigareBlottläggs och hanteras

öppet

LEDARSKAPSTEORI - Hersey / Blanchard

Uppgiftsorientering

Relationsorientering

Vilken ledarstil som används beror på medarbetarnas kompetens, säger

forskarna!

Delegerande

ledarstilInstruerande

ledarstil

Samrådande

ledarstilÖvertygande

ledarstil

LEDARSKAPSTEORI - Hersey / Blanchard

Uppgiftsorientering

Relationsorientering

Delegerande

ledarstilInstruerande

ledarstil

Samrådande

ledarstilÖvertygande

ledarstil

Medarbetarnas kompetensHög Måttlig Låg

PROJEKTUPPFÖLJNING

Flera variabler som påverkar projektet:

* tid

* uppgiftens art

* pengar

* kvalitetskrav

* medarbetarnas tillgänglighet (arbetsvilja)

* yttre omständigheter (oförutsedda)

PROJEKTUPPFÖLJNING

Uppföljningen underlättas av:

* projektmöten

* avstämningstillfällen, milstolpar (milestones)

* beslutspunkter, grindhål (tollgate)

Mätbara mål underlättar!

PROJEKTFÖRBEREDELSER

Hur börjar arbetet?

(från boken ”Handbok för mindre projekt”)

PROJEKTFÖRBEREDELSER

Projekt behöver ”genomlysas” t.ex. på följande sätt:

1. Gör en nedbrytning (WBS = work breakdown structure)

2. Identifiera arbetsuppgifter (halv dag --> vecka)

3. Identifiera vad som beror av vad

Uppgift 2

Uppgift 1

Uppgift 5

Uppgift 3

Uppgift 4

PROJEKTFÖRBEREDELSER

Projekt behöver ”genomlysas” t.ex. på följande sätt:

1. Gör en nedbrytning (WBS = work breakdown structure)

2. Identifiera arbetsuppgifter (halv dag --> vecka)

3. Identifiera vad som beror av vad

4. Gör tidsuppskattningar av varje arbetsmoment

PROJEKTFÖRBEREDELSER

Tidsuppskattningar enligt trepunktsmetoden (s.27):

Deltagare Minimal tid (veckor) Maximal tid (veckor)

Kalle 2 5

Pelle 1 4

Anna 2 6

Britta 2 3

Ger medel c:a 3.1 veckor

Beräkna variansjusterad tid: T = (max+4*medel+min)/6 = 3.3 veckor

PROJEKTFÖRBEREDELSER

Tidsuppskattningar enligt trepunktsmetoden (s.27):

Deltagare Minimal tid (veckor) Maximal tid (veckor)

Kalle (2) 1 (5) 6

Pelle (1) 1 (4) 4

Anna (2) 1 (6) 7

Britta (2) 1 (3) 4

Ger medel c:a 3.1 veckor

Beräkna variansjusterad tid: T = (max+4*medel+min)/6 = 3.3 veckor

PROJEKTFÖRBEREDELSER

Tidsuppskattningar enligt trepunktsmetoden (s.27):

Deltagare Minimal tid (veckor) Maximal tid (veckor)

Kalle (2) 1 (5) 6

Pelle (1) 1 (4) 4

Anna (2) 1 (6) 7

Britta (2) 1 (3) 4

Ger medel c:a 3.1 veckor

Ger också medel c:a 3.1 veckor, trots att medlemmarna är mer osäkra!!

Beräkna variansjusterad tid: T = (max+4*medel+min)/6 = 3.3 veckor

Beräkna variansjusterad tid: T = (max+4*medel+min)/6 = 3.4 veckor (rimligt!!)

PROJEKTFÖRBEREDELSER

Projekt behöver ”genomlysas” t.ex. på följande sätt:

1. Gör en nedbrytning (WBS = work breakdown structure)

2. Identifiera arbetsuppgifter (halv dag --> vecka)

3. Identifiera vad som beror av vad

4. Gör tidsuppskattningar av varje arbetsmoment

5. Identifiera kritiska linjen, dvs den längsta kedjan av

beroende aktiviteter

6. Fördela resurser, dvs vem gör vad / vem ansvarar för vad