Snabbkurs i projektledning2012-01-25

Syfte

• Kursen syftar till att ge grundläggande kunskaper om projektmetodik och höja våra chanser att lyckas med de projekt vi driver.

Mål• veta vad ett projekt är och när det lämpar sig att använda projekt• kunna förbereda, planera och organisera ett projekt• förstå rollerna i ett projekt: projektledarens och styrgruppens ansvar• kunna leda ett projekt och dess intressenter• känna till vanliga fallgropar och kunna undvika dem• förstå skillnader mellan projektmodeller och kunna välja rätt form• förstå och kunna använda vår mall för projektplan

Fördjupning: Projektledning är 80% ledarskap och 20% administration http://definitionofdone.blogspot.com/2009/12/projektledning-ar-80-ledarskap-och-20.html

Program

09:00-10:00• Genomgång av

programmet • Förkunskaper och

förväntningar• Vad är projekt och vad

är det bra för? • Grundkomponenterna

och rollerna i ett projekt– Projektdirektivet och

projektplanen

10:10-11:00• Faserna i ett projekt,

planering• Metodik

– Vattenfallsmetodik– Agil metodik

11:10-12:00• Återblick• Verktyg och tips• Hur jobbar vi med

projekt hos oss? Vår modell

Vad är ett projekt?

Kännetecken• Har en början och ett slut• Är av engångskaraktär• Genomförs av en tillfällig organisation (till

skillnad från en linjeorganisation)• Har en specificerad mottagare• Har fastställda budgetramar och tidsramar• Handlar nästan alltid om att planera,

genomföra eller följa upp någon form av förändring

När är projekt en bra form?

• När man ska planera, genomföra eller följa upp en förändring

• När man kan definiera en början och ett slut• När specifika resurser krävs• När det är extra viktigt med tydliga prioriteringar och

resultatfokus• När man behöver en organisation som går utöver den

vanliga linjeorganisationen• När man ska genomföra något som kräver mer än en

persons tid och har mer än en person som mottagare• När det som ska göras inte går att avgränsa sitt ett

moment, som går att göra utan uppehåll i tid

Vanliga komponenter i ett projekt

• Syfte• Mål• Budget och bemanning• Start- och stoppdatum • Tidsplan• Uppföljning• Genomförande• Arbetsformer

Rollerna i ett projekt

1. Beställaren (uppdragsgivare, projektägare)

2. Styrgrupp3. Projektledare och

projektmedarbetare4. Intressenter

Beställaren

• Beställaren ansvarar för att projektet får önskad nytta i organisationen, det vill säga att projektet levererar något som är i linje med våra övergripande mål.

• Beställaren ansvarar också för att resultatet av projektet kommer till användning när det är genomförts.

• Beställaren utser vilka personer som ska ingå i styrgruppen.

• Beställaren godkänner ett projektdirektiv och måste även godkänna alla ändringar till direktivet.

Fördjupning: Vad bör man tänka på som beställare? http://definitionofdone.blogspot.com/2009/12/projektledarens-onskelista-till.html

Projektdirektivet

Innehåll• Bakgrund – Vad är det för problem vi försöker lösa? • Effekt (syfte) – Vilken nytta ska projektet leverera? • Leverabler – Vilka konkreta delar ska projektet

leverera? • Beroenden och avgränsningar – Vilka andra projekt

pågår som kan ha kopplingar till detta projekt? Vad ligger utanför projektets gränser, som vi inte ska lösa?

• Grov tidsplan – Vad är startdatum och slutdatum? Vilka eventuella ytterligare viktiga datum (milstolpar eller beroenden) finns?

Projektdirektivet

Innehåll, forts… • Budget – Vad får projektet kosta? • Bemanning – Vilka personer kommer att ingå i

projektet och finns det andra personer som också kommer att behöva lägga tid på projektet?

• Styrgupp – Vilka personer ingår i styrgruppen och ska styrgruppens uppföljning ske?

Tips: Lägg tid på att ta fram och förankra projektdirektivet. Många studier visar att en av de vanligaste orsakerna till problem i projekt är att man inte tillräckligt väl definierat grunderna. Man spar tid och pengar på att inte gå för fort fram i början.

Styrgruppen

• Styrgruppen är beställarens ”förlängda arm”• Tolkar direktivet• Ska lösa problem som projektledaren inte har

befogenhet över, faktorer som ligger utanför projektet

• Ansvarar för uppföljning av projektet enligt direktivet• Följer och stöttar projektet• Kan med fördel användas för att förankra tidsplaner

och andra viktiga beslut

Tips till projektledaren: Ställ krav på styrgruppen och använd den för att få större förankring i beslut inom projektet.

Projektledaren

• Är normalt den största drivkraften i projektet• Leder projektet• Disponerar resurserna inom projektet• Svarar för att projektet når målen inom

direktivet• Upprättar detaljerade tidsplaner och

resursplaner• Ansvarar för det löpande arbetet i projektet,

arbetsförhållanden, resultat• Upprättar och ansvarar för projektplanen.

Projektplanen

Innehåll• Utgå från direktivet och komplettera det• Förtydligade målen• Detaljerad tidsplan och aktivitetsplan• Kommunikationsplan• Arbetssätt, metod, mötestider…

Fördjupning: SMART är ett verktyg för att sätta bra mål http://www.vd-blogg.se/smart-verktyg-for-att-skapa-bra-mal

Fördjupning: En riskanalys hjälper till att undvika många problem under projektet http://definitionofdone.blogspot.com/2010/03/hur-man-gor-en-riskanalys-for-projekt.html

Fördjupning: Med en intressentanalys säkerställer man att man inte inte missar någon och att man får en bra kommunikationsplan http://definitionofdone.blogspot.com/2010/04/hur-man-gor-en-intressentanalys-for.html

Sammanfattning och diskussion• Vem skriver ett projektdirektiv? • Vem kan godkänna ändringar i ett projektdirektiv? • Vem tar fram en projektplan? • Vem ansvarar för att projektets mål respektive

effekt uppnås? • När försvinner mitt ansvar som projektledare? • Vilka egenskaper är viktiga för en projektledare?• Bör man i rollen som projektledare snarare

generalist eller snarare specialist? • Hur bör en styrgrupp vara sammansatt?

Faser i ett normalt projekt

1. Förundersökning2. Etablering– Ta fram direktiv– Ta fram projektplan– Bemanna projektorganisationen

3. Projektstart och genomförande– Inledande möte– Uppföljning

4. Avslutning och utvärdering av resultatet

Förundersökning

• Syftar främst till att ta reda på vad vi behöver för att kunna ta fram ett bra projektdirektiv.

• Kräver förundersökning för mycket tid eller för många personer bör den göras till ett eget projekt.

Etablering

• Projektet kan initieras både från beställarhåll och från projektledar-håll. Oavsett var det initieras ligger ett ansvar på initiativtagaren att etablera de roller som krävs.

• Lägg tid på att ta fram och förankra projektdirektivet. Man spar tid och pengar på att inte gå för fort fram i början.

Projektstart och genomförandeFörsta mötet• Lägg tid på att gemensamt tolka direktivet• Vad förväntar vi oss, vad är vår vision med det här

projektet? • Fundera på kritiska framgångsfaktorer• Klargör roller• Hur jobbar vi? Lokaler, material, arbetstider,

mötestider• Det är inte fel att ta fram projektplanen

tillsammans istället för att ha den klar innan första mötet

Avslutning och utvärdering

• Projektet avslutas inte förrän utvärdering genomförts och dokumenterats.

• Genomför ett avslutningsmöte. • Sammanställ en utvärdering tillsammans med

projektgruppen. – Vad har vi uppnått för resultat? Vad har vi inte

uppnått? – Vilka utmaningar har vi stått inför? – Vad ska vi göra bättre nästa gång? – Hur var min egen insats i projektet? – Vilka tider höll och vilka sprack?

Projektmetodik är från 1900-taletCheopspyramiden• Yta som 8

fotbollsplaner och 146,6 meter hög

• 2 300 000 stenblock, motsvarande 2,6 miljoner kubikmeter sten

• 100 000 arbetare i 23 år

Apollo 11 – månen• 390 000 arbetare • Budget: Mer eller

mindre obegränsad, landade på 140 miljarder dollar i dagens valuta

• Tidsplan: ”Before the end om the decade,” 8 år 

Två metoder – två världar

Vattenfallsmetodik• Fokus på planering av

datum, resursutnyttjande, kravspecifikationer, exakta leveransbeskrivningar

• Vanliga verktyg: WBS, Gantt, kritiska linjen, uppdelning i etappmål, milstolpar, delmål och huvudmål

• Mycket dokumentation

Agil metodik (1990-tal)• Fokus på snabba

leveranser, många revisioner,

• Vanliga verktyg: Backlog, Sprint-plan, Effektkartläggning, Stående möten

• Lite dokumentation

Tids- och aktivitetsplaneringGenomför en workshop1. Brainstorma för att identifiera alla aktiviteter som kan

krävs för att uppnå projektets mål2. Markera de saker som måste göras och de som är bra

men inte nödvändiga3. Lägg allt i en vettig ordning – antingen i tid eller i

prioritering4. Identifiera vem som gör vad

Fördjupning: Gannt-schema och kritiska linjen http://www.vd-blogg.se/vad-ar-ett-gantt-schema-och-vad-ar-det-bra-for

Fördjupning: Förklaring och exempel på backlog http://www.mountaingoatsoftware.com/scrum/product-backlog

Projekttriangeln

• Förtydliga prioriteringarna i ett projekt. Handlar det om tid, pengar eller kvalitet?

Fördjupning: Mer om projekttriangeln och varför den är viktig http://www.vd-blogg.se/projekttriangeln-vad-ar-viktigast-i-ditt-projekt-tiden-pengarna-eller-resultatet

Fördjupning: En nackdel med den traditionella projekttriangeln och ett förslag till komplettering http://definitionofdone.blogspot.com/2009/11/dags-att-revidera-den-traditionella.html

Scope creep

• En vanlig problematik som uppstår, främst i projekt som bedrivs i informations- och kunskapsintensiv verksamhet, är att projektets omfattning ständigt växer.

• Som projektledare bör man vara väldigt uppmärksam på detta så att inte projektet blir ohanterligt och man tar på sig mycket mer än man kan leverera.

• Läs mer: http://en.wikipedia.org/wiki/Scope_creep

Definition of Done

• Handlar om att definiera när något ska anses vara klart. • Är en fråga om kvalitetssäkring• Extra viktigt i kunskapsbaserade projekt• Hur ska resultatet se ut för att vi ska vara nöjda i

projektgruppen? • Hur ska resultatet se ut för att beställaren ska vara nöjd? • Svarar det här resultatet verkligen mot den effekt vi ska uppnå

enligt direktivet? • Kan vi ta fram en enkel checklista på kriterier för att resultatet

ska anses vara klart?

• http://definitionofdone.blogspot.com/2009/12/julens-definition-of-done-eller-nar-ar.html

• http://definitionofdone.blogspot.com/2009/11/definition-of-done-how-to-test.html

• http://definitionofdone.blogspot.com/2010/04/en-definition-of-done-ska-alltid-ha-en.html

Kalendertid vs. nettotid

• En vanlig miss i planeringen av projekt är att man glömmer att ta hänsyn till skillnaden mellan kalendertid och nettotid.

• Kalendertid är den tid det tar i kalendern, till exempel en vecka.

• Nettotid är den faktiska arbetstid som måste läggas ner, till exempel 8 arbetstimmar.

Diskussion

• Vilka projekt pågår idag hos oss? • Hur fattar vi beslut om projekt idag? • Vem initierar projekt? • Vilken typ av projekt är vi bra på? • Vilken typ av projekt brukar misslyckas?

Vad är det som gör att de misslyckas? I vilken fas är det oftast?

• Vem beslutar i dagsläget om att ett projekt ska läggas ner?