Embed Size (px)
Citation preview
PROPUESTA DE IMPLEMENTACIÓN DEL SOFTWARE WORLD OFFICE 5.0 PARA
AUTO SERVICIO CAMPOS.
OSCAR MAURICIO CAMPOS CUERVO
Código. 80 205 756
PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA
FACULTAD DE INGENIERÍA
CARRERA DE INGENIERÍA INDUSTRIAL
BOGOTÁ D.C. 2010
PROPUESTA DE IMPLEMENTACIÓN DEL SOFTWARE WORLD OFFICE 5.0 PARA
AUTO SERVICIO CAMPOS.
2
OSCAR MAURICIO CAMPOS CUERVO
Código. 80 205 756
TRABAJO DE GRADO
Director
MARTHA RUTH MANRIQUE TORRES
LICENCIADA EN MECÁNICA Y DIBUJO
PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA
FACULTAD DE INGENIERÍA
CARRERA DE INGENIERÍA INDUSTRIAL
BOGOTÁ D.C. 2010
3
NOTA DE ACEPTACIÓN
______________________________________
______________________________________
______________________________________
______________________________________
______________________________________
NOTA PRIMER JURADO
_____________________________________
_____________________________________
NOTA SEGUNDO JURADO
_____________________________________
_____________________________________
Bogotá D.C. Noviembre 26 de 2010.
4
A mi Padre, a mi Madre y a mi Hermano, y a todos
aquellos que hicieron posible el desarrollo y la
culminación de mis estudios.
5
INDICE DE CONTENIDO
Índice de tablas .............................................................................................................................................................. 6
1. INTRODUCCIÓN ..................................................................................................................................................... 7
2. PRESENTACIÓN DE LA PROBLEMÁTICA ............................................................................................... 8
3. OBJETIVOS ............................................................................................................................................................. 10
3.1 OBJETIVO PRINCIPAL.............................................................................................................................. 10
3.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS ...................................................................................................................... 10
4. IMPLEMENTACIÓN ........................................................................................................................................... 11
4.1 ANÁLISIS DE LAS BASES DE DATOS ACTUALES ................................................................... 11
4.1.1 Productos y servicios a la venta ......................................................................................................... 11
4.1.2 Terceros ..................................................................................................................................................... 12
4.2 DETERMINACIÓN Y CLASIFICACIÓN DEL CATALOGO DE SERVICIOS Y
REPUESTOS ........................................................................................................................................................... 13
4.3 ESTRATEGIA PARA LA VALIDACIÓN DE LOS DATOS CLASIFICADOS EN EL
CATALOGO DE SERVICIOS .......................................................................................................................... 15
4.4 CLASIFICACIÓN DEL CATALOGO DE REPUESTOS ................................................................ 15
4.5 IDENTIFICACIÓN DE LAS CAPACIDADES PROPIAS DEL SOFTAWARE WORLD
OFFICE 5.0 .............................................................................................................................................................. 16
4.5.1 Definición de los procesos a rediseñar ............................................................................................ 18
4.6 PARAMETRIZACIÓN DEL SISTEMA ................................................................................................ 18
4.6.1 Parametrización Inicial ............................................................. ¡Error! Marcador no definido.
4.6.2 Diseño de los formatos para los nuevos documentos de Auto Servicio Campos ..... ¡Error!
Marcador no definido.
4.7 DEFINICIÓN DE ESTRATEGIAS PARA LA IMPLEMENTACIÓN ....................................... 21
4.8 REDISEÑO DE PROCESOS ...................................................................................................................... 22
4.8.1 Análisis de los procesos actuales ....................................................................................................... 22
6
5.8.2 Definición de oportunidades para agregar valor al servicio ..................................................... 33
4.8.3 Rediseño de procesos ............................................................................................................................ 35
4.8.4 Determinación de accesos ................................................................................................................... 69
4.8.5 Descripción del flujo de la información .............................. ¡Error! Marcador no definido.
4.8.6 Definición de estrategias para la capacitación y entrenamiento del personal ..................... 71
5. DEFINICIÓN DE LOS BENEFICIOS ALCANZADOS A TRAVEZ DE LA
IMPLEMENTACIÓN DEL SOFTWARE .......................................................................................................... 73
6. ANALISIS COSTO BENEFICIO DE LA IMPLEMENTACIÓN ......................................................... 75
7. CONCLUSIONES .................................................................................................................................................. 77
8. RECOMENDACIONES ........................................................................................................................................... 77
9. BIBLIOGRAFIA .................................................................................................................................................... 78
Índice de tablas Tabla 1: Simbología diagramas de flujo de proceso (por el autor)…………………………………………..12
Tabla 2: codificación PUC (por el autor)…………………………………………………………………… 19
Tabla 3: Nueve primeras clases del PUC (por el autor)……………………………………………………... 19
Tabla 4: Relación entre procesos y documentos (por el autor) ……………………………………………... 29
7
1. INTRODUCCIÓN A continuación se describe la forma como el software World Office puede ser implementado como
herramienta administrativa dentro de un Taller de mecánica automotriz. Se desea responder a la
siguiente pregunta: ¿es posible organizar y agilizar el flujo de la información dentro del área
administrativa de Auto Servicio Campos mediante el rediseño de sus procesos y la implementación
del software World Office 5.0?
El documento esta compuesto en un principio por la descripción de los problemas más relevantes
del área administrativa de ASC (Auto Servicio Campos) y sus posibles causas, con lo que se
pretende plantear la problemática a atacar. Posteriormente se mencionan datos generales del sector
automotriz como referencia al tipo de PYME en la que desarrolla la implementación, luego se
documentainformación acerca de los diagramas de flujo (herramienta que va a ser utilizada para el
análisis de los procesos), algunas practicas recomendadas para la implementación recopiladas en
revistas científicas, información general del software a implementar, la definición del plan único de
cuentas para los comerciantes colombianos y su codificación, un glosario de terminología acerca de
documentos contables, todo esto como parte del marco de referencia en el que se basa este trabajo
de grado.
Luego de esto, se describe la forma como la implementación fue desarrollada, empezando por la
obtención y análisis de las bases de datos con las que actualmente estaba trabajando el taller (ítems
vendidos y terceros), para luego proceder a enunciar los errores identificados y continuar con el
desarrollo de una metodología de registro y codificación de las mismas que elimine los errores ya
mencionados. También plantea una estrategia para la validación del método anteriormente
planteado.
A continuación se procede con la definición de las capacidadespropias del software, relacionadas
con la implementaciónpara identificar cuales son los procesos que vale la pena analizar y
posteriormente rediseñar; luego se procede a documentar los diagramasde los métodos
correspondientes a la forma como actualmente se desarrollan cada uno de los procesos
administrativos al interior de la empresacon el fin deidentificar problemas y oportunidades para
agregar valor al servicio.
Luego se ilustra la propuesta del autor documentando cada uno de los procesos rediseñados
mediante la diagramación del nuevo flujo de trabajo, su respectiva descripción paso a paso y la
definición del mapa de accesos asignados a cada usuario.Posteriormente se definen estrategias
mediante las cuales se capacite a cada uno de los usuarios del sistema, para lograr que estos
interioricen las metodologías diseñadas por el autor.
A continuación se definen los beneficios que alcanzadosluego de la implementación, para mas
adelante analizarlos frente al costo de la misma; finalmente se concluyen si los objetivos trazados
8
fueron alcanzados mediante la propuesta desarrollada.Al final del documento se anexan los
diagramas que ilustran las descripciones de cada proceso.
2. PRESENTACIÓN DE LA PROBLEMÁTICA La metodología que actualmente emplea la empresa Auto Servicio Campos para desarrollar sus
procesos administrativos,no es la adecuada debido a que requiere gran cantidad de recursos y
desaprovecha las herramientas con las que ya cuenta el taller. Para sustentar esta afirmación, a
continuación se describen las problemáticas que la gerencia quiso resolver mediante la adquisición
del software, pero cuyas soluciones aún no han sido implementadas.
Entre los problemas mas relevantes para el funcionamiento del taller se destaca las inconsistencias
que presentan los datos de cada cliente y su(s) respectivo(s) vehículo(s),generadas por la mala
caligrafía con la que se registra la información en las ordenes de servicio.Esto da lugar a
especulaciones por parte de la persona responsable de digitar la información en el sistema; se estima
que entre el 30% y 40% de la información registrada en el sistema presenta datos erróneos o
ausencia de los mismos.
Siguiendo con otra problemática, no existe un formato para registrar las cotizaciones referentes a
reparaciones y/o repuestos solicitadas por el cliente por lo que dichos documentos son realizados
usando el formato correspondiente a las ordenes de servicio; esto genera confusiones entre las
reparaciones que ya han sido autorizadas y las que están a la espera del concepto del cliente.
Además de esto las cotizaciones no son almacenadas de forma organizada, por lo que cuando un
cliente solicita la ejecución de los trabajos cotizadosresulta imposible verificar los precios ofrecidos
anteriormente.
Por otra parte, cuando un cliente solicita garantía para alguna reparación y/o repuesto, la
verificación de la vigencia para dicha(s)garantía(s) resulta ser un proceso dispendioso que obliga a
la secretaria a abandonar su lugar de trabajo para desplazarse hasta el archivo. Una vez allí debe
buscar entre las facturas la fecha en la que la reparación en cuestión fue ejecutada,basándose en la
información subjetiva que el jefe de taller y/o el cliente alcanzan a recordar; para el caso de
servicios tercerizados, no se cuenta con ningún mecanismo que permita medir la calidad de los
mismos.
Actualmente las ordenes de servicio se crean de forma manual completando campos en un formato
preimpresolo que da lugar a confusiones al momento de registrar la información en la factura de
venta, debido al grado de dificultad que se presenta al actualizar la información allí registrada:
cuando se requiere eliminar un ítem este debe ser tachado, pero si es necesario adicionar
reparaciones y/o repuestos y no se cuenta con el espacio suficiente dentrodel formato, la solución
consiste en registrar la información requerida en el respaldo de la hoja. Adicional a esto, en ciertas
ocasiones resulta difícil encontrar la orden de servicio correspondiente a un vehículo en particular,
debido a que estas son trasladadas entre el taller de reparaciones y secretaría según las necesidades
del momento.
9
Otro problema significativo parala creación de ordenes de servicio, consiste en que existen varias
denominaciones registradas para la misma reparación y/o repuesto, algunas de ellas contienen
información demasiado específica que no aplica en todos los casos; debido a esto los historiales de
servicio para cada vehículo son confusos, los inventarios de repuestos son imposibles de controlar y
se desperdicia espacio en disco para el almacenamiento de la información pertinente.
Por otra parte, cuando no se cuenta con existencias suficientes en inventario correspondiente(s) a
algún(os) repuesto(s)requerido(s) para la ejecución de alguna reparación, el proceso para la
solicitud de dicho ítem es lento: el jefe de taller debe desplazarse hasta la secretaría con el fin de
solicitar las compras correspondientes y depende de la disponibilidad de tiempo de la persona
encargada de realizar las compras. Del mismo modo, cuando un repuesto ya ha sido solicitado pero
aún no ha sido recibido, el jefe de taller debe desplazarse hasta la secretaría para solicitar la
confirmación de compra; en este punto cabe resaltar que no existe ningún indicador que permita
verificar si la entrega aún esta dentro de los parámetros acordados con el proveedor o presenta
alguna demora.
El proceso actual implica que la información correspondiente a las reparaciones y repuestos usados
debe ser registrada dos veces: la primera, se realiza durante la creación y/o actualización de la orden
de servicio, la segunda, durante la realización de la factura de venta. Lo anterior representa un
reproceso que puede ser eliminado mediante la sistematización del proceso.
La liquidación de la nómina demanda una gran cantidad de tiempo debido a la complejidad del
proceso:en primer lugar la búsqueda manual de las facturas correspondientes a cada una de las
reparaciones cobradas por cada operario, seguida de la verificación del valor cobrado al cliente y la
respectiva liquidación del valor a pagar, hacen que la cancelación total de los salarios tomen en
promedio entre uno y dos días. Por otra parte, no existen mecanismos que ayuden a evitar la doble
liquidación de un mismo trabajo.
Respecto al recaudo de cartera morosa, no se cuenta con una programación que obligue a realizar
los cobros de forma periódica, además no existe un mecanismo para registrar los límites y los
plazos de crédito, lo que genera una total falta de control sobre los plazos otorgados por la empresa
a sus clientes.
Otra problemática significativa es la falta de control sobre los movimientos de los inventarios y la
doble denominación de repuestos: a pesar de ser una empresa prestadora de servicios, Auto Servicio
Campos debe contar un inventario mínimo de partes de recambio como bujías y filtros varios, pero
actualmente las compras se realizan de forma menuda y repetitiva según las necesidades del
momento. Se estima que la persona encargada de realizar las compras debe desplazarse hasta la
zona comercial del barrio Siete de Agosto tres veces al día y que aproximadamente el 70% de los
repuestos son adquiridos siguiendo esta metodología; esto implica perdida de tiempo, además de
sobrecostos por pago de combustible.
Refiriéndose a la administración como tal, no existen mecanismos que permitan controlar los costos
de operación, actualmente estos son controlados de forma empírica, por lo que no se cuenta con
datos confiables para el planteamiento de políticas de ahorro; del mismo modo no se tiene ningún
10
control sobre cuanto devenga cada empleado mensualmente, lo que ha dificultado la inclusión de
los operarios al sistema legal de pensiones.
El mantenimiento de los equipos propios del taller se realiza de forma correctiva, lo que genera
perdidas por “paradas” no programadas; esto se debe a que no se tienen mecanismos que permitan
señalar fechas adecuadas para la realización de mantenimientos preventivos periódicos.
En resumen se puede afirmar que la mayor parte de las problemáticas asociadas a los procesos
administrativos, se centran en la falta de un sistema que agilice el flujo de la información mediante
mecanismos eficientes de clasificación, archivo y consulta. Afortunadamente la empresa ya cuenta
con el software y con los equipos necesarios para corregir los problemas anteriormente descritos, es
por esto que la problemática central de este trabajo de grado es la implementación de nuevas
metodologías que permitan adoptar el software World Office 5.0 como herramienta de trabajo,
además de la parametrización del paquete, según las necesidades de la empresa.
3. OBJETIVOS
3.1 OBJETIVO PRINCIPAL
Desarrollar una propuesta para implementar el software World Office 5.0 como herramienta para el
almacenamiento y consulta de la información pertinente, mediante el rediseño de los procesos
dentro de Auto Servicio Campos.
3.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Definir y clasificar la información que deber ser almacenada en el sistema durante el proceso de
implementación del software.
Validar la información definida.
Parametrizar el software según las necesidades de la empresa.
Definir e implementar los nuevos procesos de recolección, almacenamiento y consulta de
información.
Identificar los beneficios obtenidos luego de la implementación.
Evaluar los beneficios identificados frente al costo final de la implementación.
11
4. IMPLEMENTACIÓN A continuación se documenta cada uno de los pasos que fueron realizados para implementar el
software World Office 5.0 en la empresa Auto Servicio Campos; básicamente consta de la obtención
y análisis de las bases de datos, y el levantamiento de los procesos actuales y la diagramación de sus
rediseños.
4.1 ANÁLISIS DE LAS BASES DE DATOS ACTUALES
Dentro de la información con la que actualmente trabaja el área administrativa de Auto Servicio
Campos, se encuentran dos bases de datos: la primera contiene todos los ítems que hacen referencia
a los servicios y los repuestos vendidos, mientras que la segunda almacena la información
correspondiente a los vehículos y sus propietarios.
A continuación se analizan las dos bases de datos con el fin de identificar errores en la información
almacenada:
4.1.1 Productos y servicios a la venta
Obtención de la información
Con el objetivo de consolidar un catalogo de servicios y repuestos es necesario analizar la base de
datos donde se listan todos los ítems que han sido facturados hasta el momento; para Descargar esta
información se debe seguir la siguiente ruta:
Luego de ingresar al sistema, selecciona del panel principal la opción “Consultar
documento”.
En el panel “Consultar documento” selecciona la opción “Producto a inventario”.
En la pestaña “Inventarios” da clic en el botón “Hoja de datos”.
Finalmente se obtiene la tabla “Inventarios” compuesta por 2365 registros referentes a los servicios
y los repuestos que vende ASC, y que almacena la siguiente información:
Consecutivo asignado por el sistema.
Código
Descripción
Existencia máxima permitida
Existencia mínima permitida
Punto de reorden
Unidad de medida
Precio para la lista 1
Precio para la lista 2
Precio para la lista 3
Precio para la lista 4
Porcentaje de IVA
Selección de estado (activo / no activo)
Selección para el grupo 1
Selección para el grupo 2
Observaciones
Propiedades
Tipo de IVA
Selección para facturar con o sin
existencias
Producto
Selección para verificar la utilidad
estimada
Utilidad estimada
Pertenece producto
15 casillas para personalizar
12
Análisis de la información
La tabla “inventarios” presenta los siguientes errores:
No existe una codificación definida para la clasificación de los servicios ofrecidos.
En la mayoría de los registros, la descripción de cada ítem no es generalizada e incluye
observaciones que no son validas para todas las ventas.
Para los repuestos, no se tiene ningún tipo de control sobre los movimientos de los inventarios.
No se cuenta con una lista de precios definida.
No se tiene definida una utilidad estimada
4.1.2 Terceros
Obtención de la información
Comprende toda la información que corresponde a los clientes, proveedores y empleados; para
descargar esta información se debe seguir la siguiente ruta:
Desde el panel principal, se selecciona la opción “consultar documento”
En el panel “Consultar documento” selecciona la opción “Empresa o persona”.
En la pestaña “Inventarios” da clic en el botón “Hoja de datos”.
Finalmente se obtiene la tabla “terceros” en donde se encuentran registrada la información de todas
las personas y empresas con las que Auto Servicio Campos tiene algún vínculo comercial, y que
contiene la siguiente información:
Consecutivo asignado por el sistema
Tipo de identificación
Número de identificación
Digito de verificación del número de
identificación
Ciudad de procedencia del número de
identificación
Código
Primer nombre
Segundo nombre
Primer apellido
Segundo apellido
Propiedades: tipo de tercero
Notas
Selección de estado (activo / no
activo)
Clasificación uno
Clasificación dos
Clasificación tres
Propiedades de retención
Tarifa ICA
Lista de precios
Cargo
Fecha de ingreso
Plazo
Vendedor
Zona uno
Zona dos
Además de quince casillas para
personalizar
Análisis de la información
13
La tabla “terceros” presenta los siguientes errores:
Existen inconsistencias en los datos de los clientes.
Los nombres y apellidos están registrados en desorden
La clasificación de terceros no esta siendo utilizada.
Para el caso específico de la base de datos “Terceros” se recomienda organizar cada registro
existente de forma manual, y adelantar un proceso de actualización de datos que involucre
directamente a los clientes con el fin de garantizar la veracidad de la información.
4.2 DETERMINACIÓN Y CLASIFICACIÓN DEL CATALOGO DE
SERVICIOS Y REPUESTOS
Basándose en la tabla “inventarios”, cada registro debe ser analizado para identificar el repuesto al
cual se hace mención y el servicio que se esta prestando de la siguiente forma:
Registro de la base de datos actual: “Revisión general frenos: cambio discos y pastillas”
Servicios identificados: Cambio de un repuesto y mantenimiento de un sistema
Repuestos identificados: discos de frenos, pastillas de frenos
De lo anterior se abstraen los siguientes ítems que harán parte del catalogo de servicios ofrecidos
Mantenimiento sistema de frenos
Cambio pastillas de frenos
Cambio discos de frenos
Los repuestos deben ser clasificados según su ubicación en el automóvil, de acuerdo con las
siguientes categorías:
01 Accesorios
0101 Cinturón de Seguridad
0102 Aire acondicionado y
calefacción
0103 Ruedas
0104 Espejos
0105 Platón
0106 Varios
02 Caja de dirección
0201 Caja de dirección
03 Caja de velocidades
0301 Caja de velocidades
04 Cerrajería
0401 Cerrajería
05 Electricidad
0501 Alarma
0502 Luces
0503 Radio
06 Frenos
0601 Sistema Frenos
07 General
08 Latonería y Pintura
0801 Latonería
0802 Plásticos
0803 Accesorios
09 Motor
0901 Motor
0902 Sistema escape
0903 Sistema refrigeración
10 Servicios
11 Suspensión
1101 Suspensión
12 Vidrios
1201 Vidriería
13 Sillas
1301 Sillas
14
0504 Sistema eléctrico
0505 Censores y sistemas
Además de esto, cada uno de los repuestos va a ser identificado mediante un código alfanumérico
que lo relaciona directamente con la categoría en la cual ha sido clasificado, como se muestra a
continuación:
RE 01 01 001 01
El código esta compuesto por los siguientessegmentos:
RE: Iniciales de la palabra REPUESTO.
01: dos dígitos que identifican la categoría
01: dos dígitos que identifican la sub. categoría
001: tres dígitos que representan el consecutivo de registro en el sistema
01: dos dígitos que representaran un registro adicional en donde se consignaran la marca
y/o la referencia propia del repuesto, para control de inventarios.
De la misma forma, los servicios que han sido abstraídos de los registros actúales son resumidos a
continuación junto con su respectivo código de identificación:
01 Adaptar
02 Ajustar
03 Alinear
04 Analizar
05 Arreglar
06 Balancear
07 Calibrar
08 Cambiar
09 Empacar
10 Enderezar
11 Ensamblar
12 Escanear
13 Fabricar
14 Graduar
15 Inmunizar
16 Instalar
17 Lavado
18 Lubricar
19 Mantenimiento
20 Pintar
21 Programar
22 Purgar
23 Reconstruir
24 Rectificar
25 Reparar
26 Rotar
27 Soldar
28 Verificar
29 Otros
El siguiente paso en mezclar todos los servicios y repuestos identificados en una matriz, utilizando
la opción Concatenar de Microsoft Excel. La matriz se constituye ubicando la lista de los repuestos
en su primera columna y la lista de servicios en la primera fila, el resto de los espacios de la matriz
se compone por la combinación del cada uno de los servicios los repuestos involucrados.
Complementando la metodología ya descrita, se debe definir una codificación que permita
identificar completamente el servicio y el repuesto a los cuales se refiere, para esto se propone usar
un código alfanumérico compuesto por el segundo, tercer y cuarto segmento del código del
repuesto, y complementado como se muestra a continuación:
MO 01 01 001 01 XXXXXX
El código queda constituido por los siguientes segmentos:
MO: siglas para Mano de Obra
01: dos dígitos que identifican la categoría
15
01: dos dígitos que identifican la sub. categoría
001: tres dígitos que representan el consecutivo de registro en el sistema
01: dos dígitos que representan el servicio ofrecido
XXX: abreviatura de dos o tres dígitos que representa la marca del automóvil.
XXX: abreviatura alfanumérica de dos o tres dígitosque representa la referencia del
automóvil
Tanto la codificación como los catálogos de servicios y repuestos deben permitir la adición de
nuevo registros que permitan complementar de forma estructurada la nueva base de datos a medida
que las necesidades del taller lo determinen.
4.3 ESTRATEGIA PARA LA VALIDACIÓN DE LOS DATOS
CLASIFICADOS EN EL CATALOGO DE SERVICIOS
El catalogo de servicios y repuestos debe ser verificado junto con el jefe de taller para determinar la
validez de cada registro, complementar la clasificación y las listas de repuestos y servicios como se
muestra a continuación.
Utilizando la matriz de combinaciones entre repuestos y servicios, el jefe de taller debe:
Verificar la clasificación de cada repuesto confirmando o moviendo el registro a su respectiva
categoría, o en caso extremo adicionando una nueva categoría o subcategoría
Validar los servicios ofrecidos confirmando, adicionando o eliminando registros de la lista.
Eliminar los registros que carecen de sentido por la combinación ilógica entre repuestos y
servicios, como los ilustran los siguientes ejemplos: “programar rodamiento rueda” o “escanear
reata cinturón de seguridad”.
Al final de este proceso de validación se espera tener una base de datos de servicios ofrecidos
básica que sirva como información de arranque para el sistema. Además, se busca que el jefe de
taller interiorice la metodología de registro para la adición de nuevos servicios que complementen la
base de datos según los requerimientos del taller.
4.4 CLASIFICACIÓN DEL CATALOGO DE REPUESTOS
El catalogo de repuestos debe ser alimentado siguiendo la metodología propuesta a medida que se
va requiriendo cada repuesto, esto debido a que la compra y venta de partes automotrices representa
una actividad secundaria respecto a la razón social de la empresa.
Cabe resaltar que el registro de cada repuesto debe ser único e irrepetible, con el fin de permitir un
control real sobre las existencias presentes en inventario; para lograr dicho fin, es necesario que
antes de cargar la información de un nuevo repuesto en el sistema se verifique si dicho elemento ya
ha sido registrado usando otra denominación. Para esto el operario debe revisar los códigos ya
existentes dentro de la categoría en la que clasificaría el nuevo repuesto.
16
4.5 IDENTIFICACIÓN DE LAS CAPACIDADES PROPIAS DEL
SOFTAWARE WORLD OFFICE 5.0
El software World Office crea y almacena documentos en una base de datos única a la cual se puede
acceder desde diferentes computadores de forma simultánea; estos documentos pueden ser
consultados y modificados según los permisos que tenga cada usuario.
A continuación se listan los documentos que contiene el software junto con una clasificación que
enmarca su utilidad:
Para el registro de proveedores, empelados y clientes junto con sus vehículos, se dispone de dos
documentos.
Empresa o persona: registrala información de todos los terceros que tiene algún tipo de relación
con la empresa, en condición de empleados, proveedores y clientes. Incluye datos sobre el tipo
de tercero, dirección, referencias, estado de cuenta, entre otros.
Vehiculo: registra los datos de cada vehiculo, incluyendo información sobre garantías y
seguros.
Para la recepción y entrega de vehículos, el programa presenta los siguientes documentos:
Orden de servicio: permite listar los servicios que deben ser llevados a cabo sobre un automóvil
en particular, en el momento en que este ingresa al taller. Permite crear la factura de venta
usando la información registrada.
Entrada producto terminado: lista los productos que pueden catalogarse como terminados, y
puede ser usado para confirmar que los servicios solicitados han sido aplicados en su totalidad a
un vehiculo determinado y que este se encuentra listo para ser entregado.
Las compras de repuestos pueden ser programadas y registradas mediante el uso de los siguientes
documentos:
Pedido: solicitud de mercancía por parte de los operarios.
Orden de compra: solicitud de mercancía, en donde se especifican precio, cantidades, términos
de pago y entrega.
Compra remisionada: registro de compras que hallan sido recibidas sin factura.
Devolución remisión a proveedores: por cambio de producto o por recepción de la factura
correspondiente.
Factura de compra: registro de compras de repuestos o servicios.
Devolución a proveedores: registro de valores que han sido recibidos de vuelta por concepto de
garantías en repuestos o servicios tercerizados.
Compra extranjera: compra de materiales en el exterior o en moneda extranjera.
Remisión a proveedores
Para el manejo de los inventarios:
Saldos iniciales: registra las cantidades iniciales de repuestos que están presentes en el
inventario.
17
Producto a inventario: creación de un registro nuevo para un producto nuevo en el inventario.
Entrada almacén: registro del ingresode mercancía al inventario.
Salida almacén: registro de salidas de mercancía del inventario
Ajuste a inventario: ajusta el valor del inventario al final de cada periodo por conteo, o por
ajustes en el valor de las mercancías almacenadas.
Para la administración del dinero en caja menor y bancos:
Recibo de caja: registro de las transacciones hechas con el dinero de la caja, como recaudos en
efectivo.
Comprobante de egreso: registro de egresos efectuados mediante cheques.
Consignación bancaria: registra las consignaciones bancarias, sin importar si han sido hechas en
cheque o en efectivo.
Para la facturación y cotización de servicios:
Cotización: presupuesto de los costos requeridos para realizar un mantenimiento
Remisión: documento previo a la factura para términos de garantía
Devolución de remisión: registra la cancelación de las remisiones entregadas, por el cambio de
la misma por una factura.
Factura de venta: soporte de los servicios y repuestos vendidos.
Devolución de clientes: registro de valores reembolsados al cliente, o costos que hallan sido
asumidos por ASC por concepto de garantías.
Cuenta de cobro: cumple las mismas funciones de una factura de venta, especificando solo los
montos y las personas involucradas en la transacción.
Liquidación nómina
Nómina: liquidación de la nómina según los trabajos realizados por cada operario, además de la
cancelación del respectivo valor.
Los documentos referentes a la contabilidad:
Nota contabilidad: registra operaciones q no tiene soportes contables, como ajustes y cierres
Ajustes por inflación: registro de perdida del poder adquisitivo de la unidad monetaria
Cancelación cuentas: documento que enmarca las cuentas totales al finalizar un periodo
Cuenta contable: sirve para determinar cuentas contables personalizadas para usarlas junto con
el PUC precargado
Depreciación: registro de los valores causados por la depreciación de activos.
Costo ventas: registra el costo que tiene para el taller prestar los servicios que vende
Presupuesto: documento que registra los valores que se calcula incurrir en un periodo de tiempo
determinado
Distribución de costos
Cancelación cuentas retención
18
La idea principal del uso del software, es permitir a todos los usuarios tener acceso a toda la
información acumulada y la de última hora, de forma fácil y rápida.
4.5.1 Definición de los procesos a rediseñar
Según los documentos anteriormente descritos, los procesos que pueden ser afectados mediante la
implementación del software se listan a continuación:
Recepción de vehículos
Cotizaciones
Verificación de garantías
Actualización órdenes de servicio
Solicitud y confirmación compra de repuestos almacén
Registro de compras
Registro de transacciones bancarias
Administración caja menor
Facturación y remisión
Liquidación de nómina
Recaudo cartera
Pago compras a crédito
Los documentos de tipo contable quedan excluidos de la implementación por tratarse de
herramientas para el trabajo especifico del contador, sin embargo no puede decirse que todo el área
contable queda fuera de este trabajo de grado, debido a que algunos de los procesos mencionados
tienen incidencia directa sobre el sistema contable de la empresa ASC.
4.6 PARAMETRIZACIÒN DEL SISTEMA
4.6.1 Parametrización Inicial
Antes de empezar a usar el software como herramienta de almacenamiento y consulta, este
debe ser configurado siguiendo los pasos descritos a continuación:
• Crear una empresa: en la pantalla principal del software antes de ingresar a cualquier
base de datos se debe seleccionar la opción “Registrar”, luego de esto el sistema
muestra la ventana “asistente para activación y registro de licencias” en la que se debe
seleccionar la opción “crear empresa”. En el siguiente paso se debe ingresar el nombre
de la empresa, el NIT, la dirección y el teléfono de la misma.
Posteriormente se debe seleccionar la carpeta donde va a quedar almacenada la base
de datos correspondiente a la empresa que se esta creando, además de asignar un
nombre a dicha base de datos.En este punto se debe seleccionar un archivo que
permite definir las características predeterminadas de la base de datos, siguiendo la
ruta C:Archivos de Programa/World Office/ WO10/Backup/; el archivo en cuestión se
denomina WDataWO10.bak.
19
Luego de esto el programa vuelve a la pantalla inicial y esta listo para ingresar a la
base de datos recién creada, usando el nombre de usuario “Administrador 1” y la
contraseña “0”.
• Configuración inicial: siguiendo la ruta Panel Principal, Asistente de configuración, y
configuración inicial se accede al asistente para la configuración inicial; a continuación
se describe la información que debe ser digitalizada en cada uno de los paso:
o Información de la empresa: el software debe presentar los datos que fueron
ingresados al momento de crear la empresa (nombre, nit, dirección y teléfono).
Posteriormente se debe seleccionar el tipo de contribuyente correspondiente a la
empresa y el nombre de la misma según como esta registrada en el RUT.
o Liquidación de impuestos: selecciona las actividades económicas que desempeña
la empresa, según el código ICA. Luego debe incluir la actividad de renta, el código
de administración, la ciudad, los códigos de departamento y municipio y el numero
de establecimientos.
o Información legal: debe registrar los datos personales del representante legal y del
revisor fiscal de la empresa.
o Empresas no responsables de IVA: selecciona la empresa recién creada en caso
que esta no sea responsable del IVA.
o Contabilizaciones: configura como se realizaran los modelos contables que serán
asignados a los productos y servicios que ofrece la empresa, definiendo la
actividad económica, el porcentaje de impuesto y la agrupación económica.
o Centro de Costos: determina si la empresa trabaja o no con estos.
o Definición centro de costos: determina la cantidad de dígitos, y se le asigna un
código a cada centro de costos que la empresa maneje.
o Consignaciones: se debe especificar los datos de las cuentas bancarias con las que
cuenta la empresa.
o Bodegas: debe registrar la información de cada una de las sucursales con las que
cuenta la empresa.
Al finalizar este proceso el sistema muestra un resumen de todos los datos que acaban
de ser configurados.
• Configuración General: empezando en el panel principal del software, se debe
seleccionar la opción “Configuración General”, para obtener la ventana en la que se
configurarán los siguientes parámetros:
o Impuestos: se debe registrar los montos mínimos correspondientes a las sanciones
de impuestos nacionales y distritales. Estos valores deben ser actualizados año
tras año, de acuerdo a los valores decretados por las autoridades
correspondientes.
o General; en esta ficha es posible configurar las siguientes opciones:
Salario mínimo: de acuerdo a lo decretado por las correspondientes
autoridades, dicho valor debe ser actualizado año tras año.
20
Porcentaje exento de ingresos laborales: Corresponde al valor del salario
que queda exento de la retención en la fuente.
Cupo de crédito: si esta opción es habilitada, permite controlar la
facturación para un cliente en particular según su cupo de crédito.
Empresas no responsables de IVA: de acuerdo a las bases de datos que se
almacenen en el servidor, permite seleccionar empresas para las cuales la
facturación reflejará cero por ciento en el valor correspondiente a este
impuesto.
Activar permisos de usuario: aplica los permisos que han sido
configurados para cada uno de los usuarios del sistema.
Activar auditoria de registros: si esta opción es habilitada permitirá
registrar cada uno de los cambios que cada usuario realice sobre la base de
datos.
Tipo de letra en informes: permite seleccionar la tipografía con la que se
imprimirán cada uno de los documentos.
Documentos: en esta ficha es posible configurar las siguientes opciones:
o Habilitar la reimpresión de cheques y comprobantes; permite imprimir estos
documentos más de una vez.
o Bodega predeterminada: permite seleccionar una locación específica en la cual se
realiza el trabajo facturado.
o Facturación con base en: permite seleccionar si la facturación debe replicar los
últimos precios facturados, o si debe basarse en una lista de precios configurable.
o Manejo de decimales en contabilización: permite seleccionar entre cero y dos
decimales para todas las contabilizaciones del sistema.
Centro de costos: permite el manejo de centro de costos agrupados hasta en tres niveles;
en esta ficha se puede configurar cuantos niveles y dígitos tendrá cada centro de costos.
Impresiones: permite asignar un formato predeterminado o previamente diagramado
para la impresión de cada uno de los documentos que maneja el software.
• Configuración bancaria y parafiscal: siguiendo la ruta Panel Principal, Modificar
Documento, Cuenta Contable, Hoja de datos, obtiene todas las cuentas contables
creadas en la base de datos; en este listado debe registrar en las correspondientes
cuentas los nombres de los bancos en los que la empresa deposita su dinero, la EPS,
ARP, caja de compensación familiar y fondo de pensiones en las que están afiliados
cada uno de los empleados. La contabilización de cada cuenta se hace de forma
automática de acuerdo a los movimientos que se registren.
• Creación de Usuarios: seleccionando la opción “usuarios” del panel principal, seguido
de la opción “agregar”, el sistema solicita los datos correspondientes a cada uno de los
usuarios que van a trabajar con el software (Nombre usuario, nombre sesión y
contraseña. Los usuarios pueden ser deshabilitados al desmarcar la opción “Activo” en
este mismo cuadro de dialogo.
4.6.2. Diseño de los formatos para los nuevos documentos de Auto Servicio Campos
El software cuenta con un diseñador de informes mediante el cual es posible determinar que
información hará parte de los documentos impresos, además de diagramarlos; la tabla 4 relaciona
21
los procesos rediseñados con su respectivo documento, además el anexo 4 muestra seis ejemplos de
cómo quedarían los documentos finales.
Procesos Documentos
Cotizaciones
Cotización Verificación de garantías
Recepción de vehículos
Orden de servicio
Actualización ordenes de servicio
Salida almacén
Registro de clientes y/o vehículos Ficha vehículo
Ficha Empresas o Personas (terceros)
Actualización registro tercero
Registro de reparaciones o repuestos Producto a Inventario
Solicitud de repuestos Orden de compra
Confirmación compra repuestos
Compra de repuestos
Entrada almacén
Devolución a proveedores Devolución a proveedores
Registro de compras Factura de compra
Verificación de pagos a crédito Informe estado de vencimientos
Recaudo de cartera
Liquidación de nómina Nómina
Facturación
Factura de venta
Informe estado de cuenta
Recibo de caja
Administración caja menor Comprobante de egreso
Pago de compras Tabla 4: Relación entre procesos y documentos (por el autor)
4.7 DEFINICIÓN DE ESTRATEGIAS PARA LA IMPLEMENTACIÓN
A continuación se enuncia cuales fueron las recomendaciones acatadas para la implementación del
software, según las prácticas recomendadas enunciadas en el marco teórico:
El equipo de trabajo seleccionado fue de tipo peso pesado, en el que el autor de este trabajo de
grado asume un alto grado de autoridad sobre las decisiones que van a ser tomadas, esto debido
a su amplia experiencia en las labores diarias de ASC y a la falta de recursos internos que la
empresa pueda destinar a la implementación.
La implementación va ser desarrollada siguiendo una estrategia de tipo star, en la que el autor
de este trabajo de grado es el encargado de desarrollar y ejecutar los planes de capacitación.
22
La transición entre los sistemas actual y propuesto va hacerse según lo descrito en la estrategia
phased, en la que cada proceso va a ser implementado de forma secuencial.
La conversión de las bases de datos se realizará de forma manual, a medida que las necesidades
de la empresa lo vallan determinando; de esta forma cada vez que sea necesario registra un
nuevo servicio, repuesto, cliente o vehículo, la base de datos va a ir creciendo.
Complementado lo anterior, se debe hacer referencia a los ajustes que deben ser llevados a cabo
sobre el paquete de software con el fin de complementar el rediseño de proceso, con el fin de
implementar el software; primero que todo es necesario cargar de forma manual la información
definida en el catalogo de servicio ofrecidos teniendo en cuenta la codificación asignada, además es
necesario registrar la información correspondiente a clientes y proveedores.
4.8 REDISEÑO DE PROCESOS
4.8.1 Análisis de los procesos actuales
Con el fin de diagnosticar cual era el estado actual de los procesos susceptibles de ser
implementados junto con el software, se usaron los Diagramas de flujo de proceso enunciados en el
marco teórico,que junto con una descripción componen una “radiografía” de las metodologías
empleadas en Auto Servicio Campos para el almacenamiento y consulta de información.
Cabe aclarar que las descripcionesque se presentan a continuación junto con los diagramas del
anexo 1 pretenden ilustrar de forma general la forma como se desarrollan los procesos en cuestión,
pero no representan una metodología estándar de obligatorio cumplimiento que halla sido
previamente establecida.
Recepción de Vehículos
Ver también diagrama 1: recepción de vehículos, incluido en el Anexo 1 (Diagramas de flujo
proceso actuales) para complementar la siguiente descripción.
Descripción del proceso
El proceso se inicia cuando un vehículo ingresa al taller y su conductor solicita algún tipo de
reparación; luego de una breve recepción en la que se escuchan las solicitudes del cliente, el
representante de ASC debe desplazarse para buscar un formato orden de servicio nuevaen la que
registrará los datos del cliente y del vehículo. Posteriormente, se deben inspeccionar los
componentes que posiblemente están generando las fallas descritas para luego diagnosticar las
reparaciones que deben ser realizadas, y finalmente registrar dichas reparaciones en la misma orden
de servicio.
El siguiente paso consiste en definir la naturaleza de la consulta indagando sobre el cliente si desea
una cotización preliminar o prefiere solicitar las reparaciones sin cotizar; en el primero de los casos
el flujo del proceso se desvía hacia el aparte cotizaciones(A), de lo contario el representante de ASC
debe analizar la entrada del vehículo al taller, según la disponibilidad de espacio y tiempo.
Si el ingreso del vehículo no es aprobado, se debe comunicar al cliente las reparaciones que deben
ser efectuadas para luego ofrecerle la programación de una cita en la que el carro sería recibido; si
23
el cliente desea programar la cita se procede a concretar la fecha y hora de la misma antes de
despacharlo al cliente, si no se pasa directamente a la cancelación de la orden de servicio.
Si el ingreso del vehículo es aprobado se procede a inspeccionar el estado físico del vehículo
(pintura, latonería, cojines, entre otros) y a levantar un inventario de accesorios (radio, parlantes,
rines de lujo, etc.). Todas las novedades son registradas en la orden de servicio.
Finalmente se verifica si el cliente solicita la garantía de alguna de las reparaciones requeridas. En
caso afirmativo, se debe iniciar el proceso verificación de garantías(C), de lo contrario se procede a
recibir el vehículo solicitando las llaves del automóvil, para luego aparcarlo dentro del taller o
enviarlo a alguno de los proveedores de servicios con los que cuenta ASC.
Finalizado este proceso la siguiente etapa es la actualización órdenes de servicio (F).
Problemas identificados
El proceso no tiene un responsable definido; las órdenes de servicio son creadas por el jefe de
taller, el gerente, el representante legal de la empresa o el primer operario, según la
disponibilidad de cada uno. Esto genera que el cliente deba esperar hasta que la situación
determine quien recibe su vehículo, que las órdenes de servicio sean diligenciadas con la
descripción de las fallas y no con las reparaciones requeridas (diagnósticos incompletos), y la
excesiva acumulación de trabajo con la respectiva dificultad para la ubicación física de los
automóviles (el Jefe de Taller es la única persona con criterio suficiente para aprobar el ingreso
de vehículos, puesto que es el único que conoce a ciencia cierta la disponibilidad de recursos en
el momento).
Las órdenes de servicio son diligenciadas a mano y con mala caligrafía, lo que genera perdida
de la información al momento de cargarla en el sistema.
Cotizaciones
Ver también diagrama 2: Cotizaciones, incluido en el Anexo 1 (Diagramas de flujo proceso
actuales) para complementar la siguiente descripción.
Descripción del proceso
El proceso se iniciasi durante la recepción de vehículos(A) el cliente solicita cotizar los repuestos y
las reparaciones requeridas antes de autorizar su ejecución. El primer paso consiste en trasladar la
orden de cotización a la oficina en donde se le solicita a la secretaria la realización del documento.
Ya en secretaría, la orden de cotización es inspeccionada para que a partir de la lista de repuestos
requeridos sean seleccionados los proveedores a quienes se les va a cotizar; dichos proveedores son
contactados telefónicamente y los precios pactados son registrados en la misma orden.Una vez se
tiene los valores de los repuestos a comprar, la secretaria procede a preparar el sistema para cargar
la información (ingresar al programa WO, crear una nueva “cotización”).
Ya en el sistema, lo primero es verificar si los datos del cliente están registrados; si se trata de un
cliente antiguo debe seleccionar el registro correspondiente, si se trata de un cliente nuevo se debe
crear el registro.
24
En ambos casos el siguiente paso es proceder a verificar si los datos del vehículo ya están
registrados en el sistema; para el caso del cliente antiguo, si los datos del vehículo ya están en el
sistema se procede a seleccionar el registro correspondiente, de lo contrario se debe crear el nuevo
registro para el vehículo antes de poderlo seleccionar.Para el caso de un cliente nuevo, si el registro
del vehículo no esta en el sistema se crea el registro; pero si se trata de un vehículo ya registrado, la
información del propietario debe ser actualizada por posible cambio de dueño.
Luego de haber cargado los datos anteriormente mencionados, debe ingresar en el sistema la lista de
reparaciones y repuestos requeridos con sus respectivos precios, verificando la existencia de cada
uno de los registros en el sistema; para el caso en que no exista el registro correspondiente a una
reparación o repuesto, este debe ser creado.
Cuando ya se han cargado todos los repuestos y reparaciones a cotizar, el documento debe ser
impreso y entregado al cliente. A continuación se verifica si el cliente aprueba las reparaciones, en
caso negativo se procede a despachar el vehículo y en caso afirmativo se retoma el proceso
recepción de vehículos (B) como una reparación.
Problemas identificados:
No existe un formato específico para las cotizaciones (por lo que se usa el mismo formato para
las órdenes de servicio) y no se usa un consecutivo que facilite el archivo de estos documentos.
Esto genera confusión al momento de consultar los historiales de reparaciones, por la no
distinción entre órdenes de servicio y cotizaciones.
Del mismo modo, la falta de una metodología para el almacenamiento de las
cotizacionesdificulta la consulta de los precios registrados en cada uno de estos documentos.
Verificación de garantías
Ver también diagrama 3: Verificación de garantías, incluido en el Anexo 1 (Diagramas de flujo
proceso actuales) para complementar la siguiente descripción.
Descripción del proceso
Este proceso se inicia por la solicitud directa de garantía por parte del cliente, ya sea durante la
recepción de vehículos(C) o telefónicamente. El primer paso consiste en definir un rango de fechas
en las que posiblemente fue efectuada la reparación para la que se solicita garantía, luego se debe
solicitar a la secretaria la búsqueda de las facturas correspondientes al vehículo en cuestión dentro
de las fechas definidas anteriormente.
La secretaria debe desplazarse al archivo para buscar los libros de facturas correspondientes al
periodo de tiempo señalado y separar las facturas correspondientes al vehículo indagado; al mismo
tiempo que va separando las facturas, la secretaria debe buscar en los registros de cada una la
reparación para las cuales se solicita la garantía.
Una vez se hallan separado todas las facturas y se tenga la fecha correspondiente a la reparación
solicitada en garantía o la certeza de la no realización de dichos trabajos dentro de las fechas
25
señaladas, la secretaria debe comunicarle dicha información al jefe del taller para que este apruebe
la realización de las reparaciones como garantía.
Si alguna reparación es aprobada como garantía su registro debe ser señalado como tal en la orden
de servicio, antes de comunicarle al cliente los detalles; en caso de no aprobar ninguna garantía se
debe proceder a comunicarse con el cliente.
Si la garantía fue solicitada telefónicamente el automóvil seguramente no se encuentra en el taller,
razón por la cual durante la comunicación con el cliente se le debe ofrecer una cita para recibir su
vehículo (E); si el automóvil se encuentra en el taller se debe solicitar autorización explicita del
cliente para realizar las reparaciones sin garantía. En caso de respuesta afirmativa se debe proceder
con el proceso recepción de vehículos (D), de lo contrario el jefe de taller debe evaluar si es posible
realizar las reparaciones que cubre la garantía sin las que están fuera de la misma.
Si el jefe de taller determina que es posible prestar la garantía sin reparaciones adicionales debe
proceder a cancelar los registros de las reparaciones no autorizadas y continuar con el proceso
recepción de vehículos (D), de lo contrario se debe comunicar al cliente la imposibilidad de
continuar con el proceso (E).
Problemas identificados
El proceso mediante el cual se determinan las fechas en las que una reparación pudo haberse
realizado es muy subjetivo y poco confiable, puesto que depende exclusivamente de lo que el
jefe de taller y el cliente puedan recordar.
La búsqueda de las facturas correspondientes al vehículo en cuestión es un proceso largo y poco
confiable por la gran cantidad de información que debe ser tratada de forma manual.
El desplazamiento de la secretaria hasta el archivo del taller y el tiempo que ella gasta buscando
las facturas correspondientes, hace que su puesto de trabajo deba permanecer bastante tiempo
desatendido.
Actualización órdenes de servicio
Ver también diagrama 4: Actualización órdenes de servicio, incluido en el Anexo 1 (Diagramas de
flujo proceso actuales) para complementar la siguiente descripción.
Descripción del proceso
Luego de la recepción de vehículos (F) y durante la estadía de un vehículo en el taller (ASC) su
correspondiente orden de servicio debe ser actualizada a medida que las reparaciones van siendo
realizadas.
Generalmente una orden de servicio que registra reparaciones debe encontrarse en el vehículo
correspondiente, por esta razón el primer paso de este proceso es desplazarse hasta el vehículo a
buscar la orden de servicio que se desea actualizar; si la orden de servicio no se encuentra en ese
lugar se debe buscar en la oficina
Luego de tener la orden de servicio, el vehículo debe ser inspeccionado para verificar que la lista de
reparaciones este completa y el jefe de taller la pueda aprobar. En caso de requerir alguna adición el
26
jefe de taller debe comunicarse con el cliente para solicitar su aprobación, si el cliente aprueba o si
se trataba de una cancelación, los registros en la orden de servicio deben ser actualizados; pero si el
cliente no aprueba las reparaciones adicionales, los registros de la orden de servicio deben
conservarse.
Posteriormente, los registros de los repuestos requeridos debe ser actualizada de acuerdo a las
modificaciones hechas en la lista de reparaciones; luego el jefe de taller debe verificar en el almacén
de repuesto la existencias con las que se cuenta, para definir la lista de repuestos que deben ser
comprados. La orden de servicio debe ser dejada al interior del vehículo correspondiente.
En caso de no contar con todos los repuestos requeridos se debe iniciar el proceso solicitud y
confirmación compra de repuestos almacén (G), de lo contrario se debe proceder a probar los
repuestos instalándolos. Si se determina que alguno de los repuestos no sirve este debe ser devuelto
al proveedor antes de retomar el proceso de Solicitud y confirmación compra de repuestos almacén
(I), de lo contrario se debe proceder a probar el funcionamiento del vehículo.
Al final del proceso se debe verificar si todas las reparaciones registradas en la orden de servicio
han sido ejecutadas, si la respuesta es afirmativa la orden de servicio debe ser cerrada y trasladada a
la oficina para iniciar el proceso de Facturación y remisión (T), de lo contrario se debe esperar el
normal desarrollo de los trabajos solicitados para reiniciar el proceso de actualización.
Problemas identificados
La ubicación de las órdenes de servicio no siempre es la adecuada, por lo que en ocasiones el
jefe de taller y la secretaria pierden tiempo buscando dichos documentos.
Debido a que las ordenes de servicio son documentos físicos que son llenados a mano y en
tinta, lo que limita el espacio con que se cuenta para la cancelación y/o adición de registros.
Además de esto, la caligrafía de quien redacta la orden es determinante para la recolección de
los datos que van a ser ingresados al sistema.
No se cuenta con un registro actualizado de las existencias de repuestos en el almacén, lo que
demora la determinación de la lista de repuestos a comprar.
La orden de servicio debe ser transportada de un lugar a otro según el estado en el que se
encuentre, esto genera desperdicio de tiempo.
Solicitud y confirmación compra de repuestos
Ver también diagrama 5: Solicitud y confirmación compra de repuestos, incluido en el Anexo 1
(Diagramas de flujo proceso actuales) para complementar la siguiente descripción.
Descripción del proceso
El proceso se inicia si durante la actualización órdenes de servicio (G) no se cuenta con todos los
repuestos requeridos; el jefe de taller debe desplazarse hasta la oficina para pedir la confirmación de
compra para los repuestos que hubiesen sido solicitados anteriormente (si aplica).
Posteriormente se debe determinar si se requieren repuestos adicionales a los ya solicitados; en caso
de una respuesta afirmativa, el jefe de taller debe comunicar el pedido a la secretaria, quien deberá
27
elegir una lista de proveedores para cotizar. Luego de esto y basándose en la información
recolectada (precios y marcas), la secretaria debe seleccionar un proveedor para realizar el pedido.
El siguiente paso es esperar a que los repuestos solicitados sean entregados. Cuando el repuesto
llega, el jefe de taller debe verificar junto con el operario que el pedido corresponda con lo que se
había solicitado, además del estado de la pieza; si el operario y/o el jefe de taller rechazan el
repuesto, el proceso de compras debe volver a la selección de un proveedor a quien se le solicitaría
el repuesto, si juntos lo aprueban deben proceder con las reparaciones, mientras que la secretaria
debe iniciar el proceso para el registro de compras (H).
Problemas identificados
El desplazamiento hasta la oficina para solicitar repuestos implica una perdida de tiempo.
No existe una metodología para registrar y verificar el estado de los pedidos, por lo que no se
puede controlar de forma efectiva el tiempo requerido para recibir los repuestos solicitados. En
la mayoría de los casos se debe confirmar la compra de un repuesto cuando el jefe de taller
pregunta por el estado del pedido, y no por iniciativa propia de la persona encargada de las
compras.
La cotización no son realizadas de la mejor forma, y por lo general el proveedor se escoge entre
aquellos a los que usualmente se les compra.
Registro de compras
Ver también diagrama 6: Registro de compras, incluido en el Anexo 1 (Diagramas de flujo proceso
actuales) para complementar la siguiente descripción.
Descripción del proceso
Luego que un repuesto ha sido recibido satisfactoriamente por parte del jefe de taller (H), el
mensajero debe entregar la correspondiente factura a la secretaria de ASC; luego de esto la
secretaria debe verificar si se trata de una compra a crédito.
En caso afirmativo la secretaria debe proceder a firmar la copia para certificar la realización de la
compra, luego debe registrar el precio de venta en la factura correspondiente, y almacenar la factura
de compra en la carpeta “compras a crédito”, dentro del aparte correspondiente al proveedor.
Finalmente se debe iniciar el proceso pago compras a crédito (J).
Si no se trata de una compra a crédito, se debe verificar la forma de pago acordada con el
proveedor: si se trata de un pago por transacción bancaria se deben proceder con el registro de
transacciones bancarias (N, O); si es un pago en efectivo el procedimiento a seguir es la
administración caja menor (M).
Para cualquiera de los dos casos anteriormente mencionados, el registro de compras debe retomarse
luego de efectuar la transacción correspondiente (P) solicitando la cancelación de las facturas que se
acaban de pagar. Luego se debe registrar el precio de venta en la correspondiente factura, para
finalmente almacenar la factura de compra en la carpeta correspondiente al proveedor.
28
Problemas identificados
Esta metodología logra organizar las facturas de compra para que el contador pueda sumar los
montos de las mismas; esto hace que el trabajo de contaduría en ASC requiera de bastante
tiempo para consolidar las cifras con las que finalmente se trabaja.
Registro de transacciones bancarias
Ver también diagrama 7: Registro de transacciones bancarias, incluido en el Anexo 1 (Diagramas
de flujo proceso actuales) para complementar la siguiente descripción.
Descripción del proceso
Como se mencionó en la descripción del proceso anterior, este proceso se inicia cuando se efectúan
compras de contado y el representante de ASC responsable del tema decide efectuar el pago
mediante una transacción bancaria.
El primer paso consiste en definir el tipo de transacción bancaria:
Si se trata de una compra con tarjeta debito o crédito (N) el primer paso consiste en contactar al
titular de la misma; si el tarjeta habiente no se encuentra disponible en el momento, se debe esperar
hasta que este pueda presentarse para efectuar la transacción. Luego de esperar la confirmación por
parte del banco, se debe firmar el recibo y almacenarlo para su posterior contabilización.
Si se trata de un pago con cheque (O), se debe usar una hoja en blanco junto con una hoja de carbón
y el respectivo cheque para elaborar un comprobante de egreso, luego se debe verificar el monto de
la transacción para registrarlo en el cheque junto con la demás información requerida. Una vez el
cheque esta listo se debe solicitar la firma del titular de la cuenta, luego se debe registrar el nombre
del proveedor y el consecutivo de las facturas que se están cancelando en el mismo comprobante de
egreso.
Finalmente se debe solicitar la firma del representante del proveedor en el comprobante de egreso
para certificar el pago, el cheque se entrega y el comprobante de es almacenado.Para cualquiera de
los tipos de transacción bancaria, el siguiente paso es retomar el registro de compras (P) a partir de
la cancelación de las facturas.
Problemas identificados
De la misma forma que el registro de compras, los comprobantes de egreso y los recibos de
datafono son almacenados para que el contador pueda sumarlos. Sin embargo sería mejor si los
montos de estas transacciones fueran acumuladas a medida que las transacciones ocurrieran.
Administración caja menor
Ver también diagrama 8: Caja menor, incluido en el Anexo 1 (Diagramas de flujo proceso actuales)
para complementar la siguiente descripción.
29
Descripción del proceso
El proceso se inicia todos los días en la mañana con la apertura de la caja, que consiste en
determinar y registrar el monto inicial de dinero en efectivo con el que se empieza a trabajar.
El proceso queda a la espera de una nueva transacción de dinero en efectivo, como la compra de
repuestos (M), la cancelación de una factura de venta (R), el pago de servicios públicos o la
cancelación de la nómina (Q), entre otros. Una vez alguno de estos eventos ocurre, lo primero es
identificar si la transacción es una entrada o salida de dinero.
Si se trata de una entrada de dinero (cancelación de una factura de venta, entre otros) se debe
verificar el monto de la transacción, para luego recibir el dinero, calcular y entregar el cambio el
cambio (si aplica), ingresar el dinero a la caja menor y cancelar la respectiva factura para confirmar
el éxito de la transacción.
Si por el contrario se trata de una salida de dinero, se debe iniciar por verificar el monto de la
transacción para luego separar el dinero requerido; a continuación se efectúa la compra teniendo en
cuenta que esta puede ser realizada directamente por la secretaria en las instalaciones de ASC o por
un representante de la empresa en algún almacén de repuestos y/o servicios, por esto el diagrama de
proceso señala una “demora propia de la compra”.
Una vez se efectúa el pago, se debe tener en cuenta si la cantidad de dinero entregada requiere la
devolución de cambio por parte del tercero a quien se le esta comprando; en caso afirmativo el
representante de ASC debe asegurarse de recibir el cambio exacto antes de proceder con el registro
de la transacción en el libro de diario.En este punto la persona encargada de la administración de la
caja menor queda a la espera de una nueva transacción.
Al final del día debe haber un cierre de caja el cual consiste en sumar todas la entradas y salidas de
dinero registradas en el libro de diario (separadamente, y teniendo en cuenta el registro de apertura
como una entrada), para luego restar el total de salidas al total de entradas con lo que se obtiene el
total de dinero que debería estar en la caja menor.
Luego se debe contar el total del dinero que queda en la caja y verificar si corresponde con los
cálculos descritos; si no existe tal correspondencia, se debe inspeccionar y actualizar los registros
del libro de diario, esto con el fin de identificar posibles registros erróneos o faltantes para luego
reiniciar el proceso a partir de los cálculos descritos en el párrafo anterior.
Al momento de verificar la correspondencia entre la cifra calculada y la cifra existente, se debe
registrar la cantidad de dinero con la que se cierra el día en el libro de diario. Al final de todo el
proceso, la secretaria debe entregar el dinero en efectivo al gerente.
Facturación
Ver también diagrama 9: Facturación, incluido en el Anexo 1 (Diagramas de flujo proceso actuales)
para complementar la siguiente descripción.
30
Descripción del proceso
Luego que todas las reparaciones solicitadas para un vehículo han sido realizadas y la
correspondiente orden de servicio ha sido cerrada, el automóvil esta listo para ser entregado; es en
este punto donde inicia el proceso de facturación (T).
Luego de esperar a que el cliente solicite la entrega del vehículo o que el jefe de taller le comunique
al cliente la finalización de las reparaciones, debe haber una solicitud por parte del gerente hacia la
secretaria para redactar la factura correspondiente. Inmediatamente la secretaria debe verificar el
estado de la orden de servicio, si no esta completamente terminada se debe solicitar al jefe de taller
el cierre de la misma, por lo que el proceso actualización ordenes de servicio (U) es retomado.
Si la orden de servicio ya esta lista, la secretaria debe preparar el sistema para cargar la información
correspondiente a la factura. De la misma forma que las cotizaciones se debe verificar si el registro
correspondiente a la información del cliente existe en el sistema, si el registro existe debe ser
seleccionado, de lo contrario el registro debe ser creado y seleccionado.
A continuación se debe verificar si el registro correspondiente al vehículo existe en el sistema; para
el caso de un cliente antiguo si el registro existe simplemente se selecciona para continuar, de lo
contrario y al igual que para clientes nuevos, el registro del automóvil debe ser creado. Para el caso
de un cliente nuevo, si el registro del automóvil existe este debe ser actualizado por posible cambio
de propietario; una vez el registro ha sido creado o actualizado, debe ser seleccionado para
continuar con la facturación.
A partir de este punto se empieza a registrar la lista de reparaciones desarrolladas y repuestos
utilizados; si se trata de una reparación se debe verificar si el registro de dicho ítem existen en el
sistema, si no existe dicho registro debe ser creado antes de asignarle su correspondiente valor. Si se
trata de un repuesto, el procedimiento es básicamente el mismo (verificar si el registro existe para
crearlo o seleccionarlo) con la diferencia que antes de ingresar el valor correspondiente, este debe
ser calculado basándose en la factura de compra respectiva.
Este proceso se repite para cada ítem de la orden de servicio. Una vez la lista de reparaciones y
repuestos esta completamente cargada en el sistema, el siguiente paso consiste en dar un clic en la
opción “contabilizar” para que todos los valores queden registrados; a continuación se deben
imprimir dos copias para entregar una al cliente.
Luego se debe definir si el cliente solicita crédito o paga; para el primero de los casos el siguiente
paso es solicitar la firma de un pagaré con el valor de la factura y el plazo solicitado, mientras se
sella la copia de la factura como “crédito” y se actualizan los registros en cartera. Para la opción de
cancelación inmediata se debe definir la forma de pago, en caso de tratarse de un pago en efectivo
el flujo del proceso se desvía hacia la administración caja menor(R) como una nueva transacción; si
se trata de un pago mediante una transacción bancaria, se debe efectuar la transacción, esperar la
confirmación de la misma, solicitar la firma del recibo que genera el datafono y cancelar la factura
de venta correspondiente.
31
Luego de haber efectuado el pago o solicitado el crédito, la copia de la factura debe ser almacenada
según su consecutivo, y el vehículo es entregado a su propietario. Posteriormente debe ejecutarse el
proceso recaudo de cartera (V).
Los procesos de facturación y remisión son básicamente iguales, lo único que difiere es que al
momento de preparar el sistema, el documento que se desea redactar cambia.
Problemas identificados
La captura de datos desde la orden de servicio se dificulta por la mala caligrafía con la que son
diligenciados estos documentos.
El proceso de cargar lo datos del cliente y del vehículo en el sistema se repite en varios de los
procesos, razón por la cual debería ser replanteado.
Liquidación de nómina
Ver también diagrama 10: liquidación de nómina, incluido en el Anexo 1 (Diagramas de flujo
proceso actuales) para complementar la siguiente descripción.
Descripción del proceso
El proceso se realiza quincenalmente y comienza cuando la secretaria solicita a cada uno de los
operarios la lista de los trabajos que han desarrollado durante las últimas dos semanas. Mientras
cada operario diligencia su lista, la secretaria debe buscar en el libro de diario todos los prestamos
que cada operario ha solicitado, además de cualquier otro descuento; luego debe calcular los
descuentos por aportes de salud y sumarlos a los descuentos.
A medida que los operarios van entregando sus listas de cobro, la secretaria debe seleccionar las
facturas de venta correspondientes para verificar que dicha reparación ya halla sido cobrada.
Cuando ya se han separado todas las facturas de venta correspondientes a las listas de cobro, esta
información es entregada al gerente.
El trabajo del gerente consiste en verificar cual fue el valor cobrado por cada una de las
reparaciones, para liquidar el porcentaje correspondiente al operario, luego debe sumar los montos
que debe pagar y les resta el total de los descuentos calculado anteriormente. El resultado final es el
monto que debe ser cancelado, por lo que el gerente debe diligenciar un recibo de pago para cada
empleado en el que se especifican los valores anteriormente descritos.
A medida que cada recibo de pago es diligenciado debe ser entregado a la secretaria, con el fin de
autorizar el desembolso de dinero; a partir de este punto se inicia una nueva transacción dentro de la
Administración caja menor (Q).
Problemas identificados
El inicio del proceso depende de la disponibilidad de tiempo que tenga cada operario para
diligenciar la lista de cobro, y el gerente para liquidar los porcentajes correspondientes.Por esta
razón el proceso tarda entre uno y dos días en promedio para ser completado.
32
El proceso es dispendioso, la verificación del cobro de cada una de las reparaciones toma
bastante tiempo puesto que cada factura debe ser buscada manualmente.
El porcentaje correspondiente al trabajador no siempre es el mismo, porque el valor que se
cobra depende de factores variables como el plazo de crédito solicitado por el cliente.
No se tiene una metodología definida para evitar que los operarios cobren mas de una vez un
mismo trabajo, el único criterio usado es que la fecha en la que se realizó la reparación en
cuestión este dentro de la quincena correspondiente, lo cual no aplica: cuando un trabajo no ha
sido cobrado, el gerente decide si lo paga de acuerdo al monto correspondiente.
Recaudo cartera
Ver también diagrama 11: Recaudo de cartera, incluido en el Anexo 1 (Diagramas de flujo proceso
actuales) para complementar la siguiente descripción.
Descripción del proceso
El proceso se inicia cuando el gerente de ASC decide que es momento para verificar el estado de la
cartera (V). Para comenzar debe identificar en el listado “cartera” las facturas cuyo plazo para pagar
haya vencido; en caso que no halla ninguna factura en mora el proceso se cierra y queda en
esperahasta que el gerente vuelva a revisar el listado, de lo contrario el proceso continua.
Luego de haber identificado las facturas el gerente de ASC debe comunicarse con cada uno de los
clientes morosos para solicitar el pago correspondiente; luego de esperar un tiempo prudencial para
que el cliente efectúe el pago (por transacción bancaria o directamente en ASC), el gerente debe
verificar la transacción.
Si la transacción no ha sido realizada el proceso debe retomarse desde la comunicación con el
cliente, de lo contrario se debe proceder a cambiar el estado de la factura de “crédito” a
“cancelado”, luego debe eliminar el registro del listado “cartera”. Cuando todas las facturas en mora
han sido cobradas, el paso final consiste en guardar los cambios efectuados sobre el listado
“cartera”
Problemas identificados
La revisión de la cartera se hace según la disponibilidad de tiempo del gerente, y no hay
definido un momento en el que esta verificación deba ser efectuada.
No hay definido un monto máximo al cual puede llegar la totalidad de la cartera.
Pago compras a crédito
Ver también diagrama 12: Pago compras a crédito, incluido en el Anexo 1 (Diagramas de flujo
proceso actuales) para complementar la siguiente descripción.
Descripción del proceso
Los pagos de facturas a crédito se realizan todos los martes en la tarde según disposición de la
gerencia. Llegado el momento (J) la secretaria debe inspeccionar las facturas almacenadas en la
33
carpeta “crédito” para separar aquellas cuya fecha de pago esta vencida o próxima a vencerse; una
vez ha separado todas las facturas, estas deben ser entregadas al gerente.
El gerente debe inspeccionar las facturas a pagar, para que de acuerdo al dinero disponible apruebe
el desembolso. Si el pago no es aprobado la correspondiente factura debe volver a ser almacenada
en la carpeta “crédito” (K), de lo contrario el flujo del proceso se desvía hacia el registro de
compras (L).
5.8.2 Definición de oportunidades para agregar valor al servicio
Durante el estudio del estado actual de los procesos, se identificaron trecepuntos que permiten
agregar valor al servicio prestado por el área administrativa de Auto Servicio Campos; cabe aclarar
que los valores agregados representan beneficio tanto para los usuarios internos del sistema, para
los clientes del taller, o en casos específicos para ambos grupos.
A continuación se describe la forma como la implementación del software, permite agregar valor al
servicio, punto por punto:
Agilidad en el flujo de la información:
Debido a la estructura servidor – usuarios mediante la cual trabaja el software World office 5.0,
todos los documentos que sean desarrollados mediante dicha plataforma quedan almacenados
en un “servidor” de información al cual todos los usuarios tienen acceso; cabe aclarar que debe
existir una estructura de permisos que delimite los alcances de cada usuario para crear,
modificar y consultar toda la información almacenada en el servidor.
Mediante esta plataforma y junto con el sistema de comunicaciones internas propuesto en este
documento, se eliminan los desplazamientos que actualmente tienen que realizar los diferentes
miembros de ASC para comunicarse entre ellos.
Levantamiento fotográfico del estado del vehículo:
Actualmente, durante la recepción de un vehículo se debe diligenciar un listado de novedades
en el que se registra cualquier anomalía que presente el automóvil respecto al estado general de
la pintura, la latonería, cojines, entre otros; sin embargo resulta difícil describir con exactitud y
en pocas palabras dichas anomalías.
Por otra parte, el jefe de taller cuenta con un teléfono celular mediante el cual puede capturar
fotográficamente las anomalías que presente cada vehículo, y enviar dichos archivos a
secretaría mediante un correo electrónico. Por estas razones se propone cambiar el listado
anteriormente descrito por registros fotográficos que serán almacenados en la ficha “vehículo”,
aprovechando las capacidades del software World Office.
Registro fechas de vencimientos y/o mantenimientos preventivos:
En ocasiones los clientes olvidan renovar la documentación de su vehículo dentro de las fechas
estipuladas, lo que puede derivar en multas de transito; el sistema permite almacenar las fechas
de vencimiento para documentos como el seguro obligatorio de accidentes de transito o el
certificado de revisión técnico mecánica, con lo que el taller estaría en capacidad de ofrecer
oportunamente a sus clientes la renovación de dichos documentos. Además de esto es posible
registrar los kilometrajes correspondientes a mantenimientos como el cambio de aceite o de
correa de repartición, con lo que se podría ofrecer la programación para la ejecución de dichas
reparaciones de forma preventiva.
34
Registro movimientos de inventarios:
Registrando de forma clara cada uno de los repuestos que el taller compra junto con las
cantidades correspondientes, es posible determinar un plan de compras que permita a ASC
lograr mejores precios por compras al por mayor, además de reducir costos por los repetitivos
desplazamientos que actualmente se realizan hasta la zona comercial del barrio Siete de Agosto.
De la misma forma, mediante este control es posible determinar el valor de las existencias
presentes en bodega.
Verificación de garantías por tiempo y kilometraje:
Actualmente esta verificación se hace únicamentede acuerdo al tiempo transcurrido desde la
ejecución de la reparación hasta la solicitud de la garantía, sin embargo no se tiene en cuenta el
kilometraje recorrido. Mediante el registro del kilometraje correspondiente al momento en que
se ejecuta cada reparación, ASC tendrá un criterio complementario al tiempo transcurrido, lo
que permitirá determinar con mayor exactitud la vigencia de una garantía en particular.
Cotización de reparaciones / repuestos previo a su ejecución:
Determinar como procedimiento obligatorio la cotización de repuestos y reparaciones
adicionales antes de ser ejecutadas, permitirá a ASC brindar un servicio mas amable y acorde a
las posibilidades económicas de sus clientes. Esto se presenta como un método que busca
eliminar conflictos con los clientes por el cobro de ítems no contemplados en el diagnostico
inicial.
Almacenamiento historial de servicios:
Aunque actualmente se considera parte esencial del proceso la verificación de las reparaciones
ejecutadas para el diagnostico de reparaciones futuras, la implementación del software permitirá
consolidar archivos organizados en los que se podrá verificar ágilmente todos los movimientos
relacionados con un automóvil. Basándose en las facturas de venta, el software almacena cada
uno de los ítems cobrados y los relaciona directamente con la placa del vehículo.
Verificación del estado de las compras según el tiempo transcurrido:
Actualmente, las compras se verifican cuando el jefe de taller considera que existe algún retraso
en la entrega, sin embargo el criterio de esta persona no es suficiente por lo que en muchas
ocasiones se solicita verificar alguna compra cuando aun no ha pasado un tiempo prudencial
para la entrega; por el contrario, en muchas otras ocasiones lo que sucede es que las entregas
tardan mucho tiempo sin que nadie se percate de esto. Es por esto que mediante el registro de
una hora aproximada de entrega y el control sobre dicho registro, se puede manejar de forma
efectiva el tiempo que toma la recepción de los suministros.
Contabilidad dinámica:
Antiguamente para llevar la contabilidad lo que se hacia era almacenar cada una de las facturas
de compra y venta, para que la persona encargada de la contabilidad registrara cada uno de esos
movimientos, esta metodología requiere de una gran cantidad de tiempo. Mediante la
implementación del software, el registro contable de cada transacción se realiza en el momento
mismo en que este ocurre, lo que reduce el tiempo requerido para el análisis financiero.
Liquidación de nómina simplificada:
Como se mencionó en la presentación de la problemática, la metodología actualmente empleada
para la liquidación de nómina requiere de una gran cantidad de tiempo. Pero si se aplica una
35
metodología en la que el pago de cada reparación sea registrada en el momento que es cobrada
al cliente, el día de pago se deberá realizar una simple liquidación con lo que se simplificará
dicho proceso.
Aprobación de crédito simplificada:
Actualmente, la decisión de aprobar o rechazar una solicitud de crédito recae únicamente sobre
el gerente; sin embargo, mediante la implementación de una metodología basada en parámetros
registrados en el sistema esta decisión puede ser trasladada al área de secretaría. Lo anterior
agilizaría el proceso, con lo que sería posible despachar más rápido cada uno de los clientes.
Eficiencia en el manejo de cartera y crédito:
En contraposición al sistema manejado actualmente, en el que el gerente debe buscar dentro de
los listados de deudores morosos y de pagos pendientes las cuentas vencidas o próximas a
expirar, el registro de dichas facturas en el sistema permitirá que este alerte de forma
automática cuales son los cobros o pagos que deben realizarse.
4.8.3 Rediseño de procesos
Este capitulo explica los diagramas de flujo de proceso con instrucciones paso a paso de cómo
deben ser desarrolladas cada una de las actividades involucradas con el software World Office 5.0en
vez de las descripciones sencillas del los diagramas del capitulo 4.8.1 (diagramación y análisis de
los antiguos procesos).
Adicional a esto y gracias a la previa adopción de nuevas tecnologías decomunicación en ASC, se
propone que cada uno de los usuarios del sistema utilice el servicio de mensajería instantánea de
gmail, para enviar y recibir cualquier tipo de confirmación y/o solicitud relacionada con el objeto
social de la empresa. La idea es que tanto el Jefe de taller, como el gerente y el administrador del
sistema permanezcan conectados a gmail a través de sus teléfonos móviles, mientras que la
secretaria y el contador lo hagan mediante los computadores con los que trabajan y la conexión a
Internet con la que ya cuenta el taller.
Arranque del proceso
Ver también diagrama 13: Arranque del proceso (R), incluido en el Anexo 2 (Diagramas de flujo
proceso rediseñados) para complementar la siguiente descripción.
Descripción del diseño
El proceso puede iniciarse por tres razones diferentes:
1. Por una solicitud telefónica de una garantía.
2. Por una solicitud telefónica de una cotización.
3. Por la recepción directa del vehículo.
4. El numeral anteriorimplica el desplazamiento desde la puerta de la bodega donde se está
recibiendo al cliente hasta el lugar en donde se guarde el equipo asignado al patio de
reparaciones y de vuelta al lugar donde se encuentre el automóvil.
La llegada de un automóvil también puede ocurrir por el cumplimiento de una cita previamente
acordada.
36
Para los dos primeros casos el área encargada de continuar el proceso será secretaría, mientras que
para el tercer caso el responsable será el Jefe de taller (JT). Cualquiera de los tres “detonantes”
continuará con el proceso Recepción de vehículos como lo indica el conector “A”.
Recepción de vehículos
Ver también diagrama 14: Recepción del vehículo (R), incluido en el Anexo 2 (Diagramas de flujo
procesosrediseñados) para complementar la siguiente descripción.
Descripción del diseño
Luego del arranque (A), el proceso continua de la siguiente forma:
5. Verificar si el cliente tiene una cita programada, si la respuesta es “si” continua con el paso
veinticinco, de lo contrario continua con el siguiente numeral.
6. Crear un nuevo documento “cotización”, siguiendo la ruta:
Panel principal
Nuevo documento
Cotización
Una vez creado el documento, debe ingresar en estricto orden la siguiente información:
Seleccionar la fecha del día.
Selecciona la empresa de la lista desplegable.
Selecciona el “vendedor”, que para este caso será el nombre de la persona que realiza el
documento.
Digita el nombre del cliente.
7. Verificar si el registro del cliente existe en el sistema:si al digitar el nombre del cliente el
programa automáticamente completa el registro, la respuesta es afirmativa y debe continuar con
el siguiente numeral, de lo contrario debe iniciar el registro de clientes y/o vehículos en el
numeral treinta y ocho, como lo indica el conector “B”.
8. Verificar la información del clienteleyendo cada uno de los campos en voz alta. Este punto es
de vital importancia puesto que permitirá mantener la base de datos actualizada.
9. Si el cliente señala algún cambio y/o error en los datos leídos o si el registro no está completo se
debe iniciar una actualización registroterceroantes de continuar según indica el conector “C”, de
lo contrario debe proceder con el siguiente numeral.
10. Seleccionar los datos del vehículo de la lista desplegable “placa” en el encabezado del
documento.
11. Si la placa del vehículo no aparece en la lista desplegable significa que el registro
correspondiente a dicho vehículo no existe y se debeiniciar el registro de vehículos como indica
el conector “D”; para el caso contrario se debe proceder con el siguiente numeral.
12. Inspeccionar el automóvil con el fin de diagnosticar las reparaciones requeridas.
13. Registrar la reparación requerida en la “cotización”, digitando la información en el campo
“producto” de acuerdo al catalogo de servicios.
14. De la misma forma que con el nombre del cliente, si el programa completa automáticamente la
información correspondiente a la reparación requerida, significa que el registro existe y se debe
37
continuar con el siguiente numeral, de lo contario se debe iniciar un registro de reparaciones
como lo indica el conector “F”.
15. Digitar la cantidadde veces que tiene que ejecutarse la reparación en cuestión en el campo
“cantidad” (para algunos casos como la alineación de una rueda la cantidad puede ser mayor a
uno) y loscomentarios necesariosen el campo “Nota” en caso de ser necesario.
16. Digitar el precio sugeridopor el Jefe de Taller en el campo “valor unitario”, en caso que este lo
considere necesariode acuerdo a la complejidad del trabajo.
17. Si se requiere otra reparación se debe volver al paso trece con el fin de cargar el registro, de lo
contrario se debe continuar con el siguiente numeral.
18. Registrar en el documento “cotización” en el campo “producto”, el repuesto que inicialmente se
considere necesariopara ejecutar alguna de las reparaciones registradas
19. Nuevamente como en los numerales siete y catorce, si el programa completa automáticamente
la información correspondiente al repuesto requerido significa que el registro si existe y se debe
continuar con el paso veinte, de lo contrario se debe iniciar un registro de reparaciones o
repuestos como lo indica el conector “G”.
20. Digitar cuantas unidades son requeridas en el campo “cantidad”, junto con los comentarios
correspondientes al registro (si aplica) en el campo “nota”.
21. Si se requiere otro repuesto se debe volver al paso dieciocho, de lo contrario se debe continuar
con el siguiente numeral.
22. Comunicar al cliente cuales son las reparaciones y los repuestos inicialmente requeridos.
23. Si el cliente solicita alguna garantíase debe iniciar una verificación de garantíascomo lo indica
el conector “H”, de lo contrario se debe proceder con el siguiente numeral.
24. Si el cliente desea cotizar el valor de las reparacionesse debe iniciar el proceso cotizacióncomo
lo indica el conector “J”, de lo contrario se debe continuar con el numeralveintiséis.
25. Abrir la cotización creada el día en que fue programada la cita, siguiendo el método
recomendado a continuación:
Panel principal.
Buscar documento.
Digita el nombre del cliente en el campo “buscar”.
Selecciona el tipo de documento “cotización” de la lista desplegable, en el campo
“Documento”.
Selecciona la opción “Tercero” en el campo “Buscar por”.
Clic en el botón “búsqueda”.
Doble clic para abrir el registro correspondiente a la cotización deseada.
26. Evaluar el ingreso del vehículo al taller: el JT debe decidir si es posible recibir el vehículo
teniendo en cuenta el espacio disponible en bodega, la cola de trabajos pendientes y la
complejidad de las reparaciones requeridas. Si el ingreso es aprobado se debe proseguir con el
paso treinta y dos, de lo contrario se debe continuar con el siguiente numeral.
27. Comunicar al cliente la(s) razón(es) por la(s) cual(es) no es posible recibir el vehículo en ese
momento.
28. Ofrecer al cliente la programación de una cita para recibir el automóvil, si el cliente accede se
debe continuar con el siguiente numeral, de lo contrario se debe pasar al paso treinta.
29. Programar la cita para la recepción del vehículo según los criterios descritos en el numeral
veintiséis.
38
30. Despachar formalmente al cliente.
31. Cerrar la “cotización” para que el sistema almacene el documento de forma automática.
32. Copiar la información contenida en el documento “cotización” en una nueva “orden de
servicio”, siguiendo el método recomendado a continuación:
Clic sobre el botón “orden de servicio” ubicado en la barra inferior del documento.
Seleccionar los ítems que van a ser ejecutados; si todas las reparaciones diagnosticadas
van a ser ejecutadas, se debe dar un clic sobre la opción “Seleccionar todos lo ítems”
del cuadro de dialogo “cerrar orden de servicio”.
Clic en el botón “aceptar”.
33. Digitar el kilometraje que registra el automóvil en el campo “kmts” del encabezado de la “orden
de servicio”, para efectos de control interno.
34. Inspeccionar el estado general del vehículo para identificar imperfectos en la pintura, latonería,
cojines, etc. además de listar los accesorios con los que se recibe el automóvil (radio, pantallas,
etc.).Registrar fotográficamente las novedades identificadas.
35. Almacena los registros fotográficos creados en el numeral anterior, dentro de la ficha vehículo
correspondiente, de acuerdo a la siguiente ruta:
Panel principal
Modificar documento
Mas documentos
Vehiculo
Digita la placa del vehiculo en el campo buscar, ubicado en la parte inferior de la pantalla
Historial fotográfico
Agregar
Selecciona el archivo correspondiente a las fotografías una a una
Asigna un nombre para la fotografía
Cierra la pestaña.
36. Oficializar la recepcióndel vehículo solicitando las llaves y los papeles del vehículo.
37. Demora mientras se ubica el automóvil en el lugar donde se desarrollarán las reparaciones,
antes de continuar con la actualización de las órdenes de servicio como lo indica el conector
“M”.
Comentarios
Debido a los argumentos expuestos en el título anterior se sugiere que la única persona
responsable por la creación de ordenes de servicio sea el Jefe de Taller; si dada la situación el
JT no estuviese presente, cualquiera de los demás miembros del taller puede recolectar la
información en una “cotización”.
Sin importar quien este recibiendo el vehículo, el diligenciamiento del formato “novedades” es
obligatorio (a partir del paso treinta y cinco).
La pérdida de información por mala caligrafía queda completamente eliminada al recolectar
toda la información directamente en el sistema.
Registro de clientes y/o vehículos
39
Este proceso se divide en dos subprocesos: registro de clientes (numerales 39 y 40) y registro de
vehículos (numerales 41 a 43)
Ver también diagrama 15: Registro de clientes y / o vehículos (R), incluido en el Anexo 2
(Diagramas de flujo procesosrediseñados) para complementar la siguiente descripción.
Descripción del diseño
En caso de no existir el registro correspondiente al cliente se debe:
38. Crear un nuevo registro con la información del cliente, siguiendo el método recomendando a
continuación:
Doble clic sobre el campo “cliente”.
Seleccionar la opción “si” en el cuadro de dialogo donde el sistema pregunta “desea
crear un nuevo tercero?”.
Se debe registrar la siguiente información:
En el encabezado:
o Seleccionar de la lista desplegable del campo “tipo”, la clase de documento.
o Digitar el número de documento del cliente en el campo “número”. Si se trata
de un NIT, se debe ingresar el digito de verificación en el campo “DV”.
o Seleccionar la ciudad donde reside el cliente de la lista desplegable del campo
“ciudad”.
o Verificar que la casilla “activo” este seleccionada.
o Digitar en campo “1er nombre / razón social” el primer nombre del cliente o el
nombre completo de la empresa, según corresponda.
o Digitar el segundo nombre, el primer y segundo apellido en los campos
correspondientes.
En la pestaña “principal”:
o Seleccionar la opción “cliente” en el campo “propiedades activas”.
o Seleccionar el tipo de contribuyente de la lista desplegable, en el campo
correspondiente.
En la pestaña “direcciones”:
o Seleccionar el tipo de dirección de la lista desplegable.
o Digitar la dirección proporcionada por el cliente.
o Seleccionar la ciudad correspondiente a la dirección previamente registrada.
o Digitar el número de teléfono móvil del cliente en el campo “teléfonos”
o Digitar la dirección de correo electrónico del cliente.
o Digitar un número telefónico fijo (preferiblemente un fax), en el campo “Fax”.
Si el cliente desea registrar una dirección adicional, se debe hacer en el siguiente
renglón, siguiendo las anteriores indicaciones.
En la pestaña “referencias”:
o Registrar el nombre de una referencia personal del cliente.
o Registrar el teléfono móvil y fijo correspondiente a la persona referida.
40
39. Verificar si el registro del vehículo existe, siguiendo la ruta:
Panel principal
Consultar documento.
Mas documentos
Vehículo
En este punto se debe digitar la placa del vehículo sin espacios entre letras y números,
en el cuadro de dialogo “buscar” ubicado en la parte inferior de la pantalla; si al
finalizar la búsqueda el campo “placa” del encabezado muestra la matricula deseada
significa que el registro si existe por lo que se debe continuar con el siguiente, de lo
contrario se debe proceder con el paso cuarenta y uno.
40. Actualizar la información correspondiente al propietario, seleccionando el nombre del cliente
en la lista desplegable del campo “propietario actual”, del registro del vehículo abierto en el
numeral anterior.
41. Solicitar al cliente los documentos del vehículo.
42. Crea el nuevo registro “vehículo” siguiendo el método recomendado a continuación:
Panel principal
Nuevo documento
Mas documentos
Vehículo
Se debe registrar la siguiente información:
En el encabezado:
o Placa de vehículo, en mayúsculas y sin espacios.
o Ciudad registrada en la placa.
o Tipo de vehículo.
o Marca.
o Línea en el campo “línea 1”.
o Año de fabricación en el campo “modelo”.
o Color registrado en la tarjeta de propiedad.
o Tipo de pintura
En la pestaña “Principal”:
o Servicio que presta el vehículo (publico, particular u oficial)
o Tipo de transmisión.
o Tipo de combustible.
o Cilindrada.
o Capacidad.
o Número de motor.
o Aire acondicionado.
o Tipo de carrocería.
o Tipo de dirección.
o Sistema de combustión.
o Numero de Chasis.
o Propietario actual.
41
o En el campo “Notas” debe registrarse las fechas de vencimiento
correspondientes a documentos como la revisión técnico mecánica, el seguro
obligatorio, entre otros.
En la pestaña “aseguradora”:
o Aseguradora.
o Número de póliza.
o Fecha de vencimiento de la póliza.
Si el proceso se lleva a cabo durante la recepción del vehículo, el proceso continua con el
numeral doce como lo indica el conector “E”.
Actualización registro tercero
Ver también diagrama 16: Actualización registro tercero (R), incluido en el Anexo 2 (Diagramas de
flujo procesosrediseñados) para complementar la siguiente descripción.
Descripción del diseño
En caso que alguno de los datos registrados en la ficha de un tercero no sea correcto se debe:
43. Actualizar los datos contenidos en el registro del cliente, siguiendo la ruta:
Panel principal
Modificar documento
Empresa o tercero
El registro debe contener la información citada en el numeral cuarenta
Registro de reparaciones o repuestos
Ver también diagrama 17: Registro de reparaciones o repuestos (R), incluido en el Anexo 2
(Diagramas de flujo procesosrediseñados) para complementar la siguiente descripción.
Descripción del diseño
El proceso puede iniciarse durante la recepción de un vehículo, o durante la actualización de una
orden de servicio, como lo indican los conectores F, G, N y O.
44. Crear un nuevo registro para una reparación o un repuesto, siguiendo el procedimiento
recomendado:
Doble clic en el campo “producto”.
Para la ventana de dialogo en donde pregunta “Desea crear un producto nuevo?”
selecciona la opción “si”.
También puede accederse a esta instancia siguiendo la ruta:
Panel principal
Nuevo documento
Producto a inventario
42
El registro debe contener la siguiente información:
En el encabezado:
o Código (según lo dispuesto en el apartado 4.2 Determinación y clasificación del
catalogo de servicios y repuestos de este documento).
o En caso de estar registrando una reparación se debe señalar la opción “facturar
sin existencias”; si se trata de un repuesto no debe marcarse dicha opción.
En la pestaña “agrupaciones”:
o En el campo “IVA” debe seleccionarse una de las tres opciones (gravado,
excluido, exento) según corresponda.
En la pestaña “contabilización”:
o Si se trata de una reparación se debe escoger de la lista desplegable la opción
“mantenimiento automotriz 16%”
o Para repuestos se debe escoger de la lista desplegable, la opción “compra y
venta partes automotores 0%” o “compra y venta partes automotores 16%”,
según corresponda.
Al final del proceso se debe cerrar la pestaña “inventarios” para que el sistema almacene el
registro.
Verificación de garantías
Ver también diagrama 18: Verificación de garantías (R), incluido en el Anexo 2 (Diagramas de
flujo procesosrediseñados) para complementar la siguiente descripción.
Descripción del diseño
Si el cliente solicita garantía para alguna de las reparaciones se debe:
45. Digitar los caracteres “G?” en las notas de los registros para los cuales se esta solicitando
alguna garantía.
46. Abrir la macro “verificación de garantías”, almacenada en el equipo servidor.
47. Registrar la información requerida por la macro, en el cuadro de dialogo que corresponda:
Fecha: la fecha de la solicitud
Kmacutal: Km registrado en los instrumentos del automóvil al momento de la solicitud
48. Buscar la fecha en la que se realizó la reparación para la cual se esta solicitando la garantía,
siguiendo la ruta:
Panel principal
Consultar documento
Mas documentos
Vehículo
En esta instancia se debe digitar la placa del vehículo en la casilla “buscar” ubicada en
la parte inferior de la pantalla.
Una vez encontrado el registro del vehículo, abrir la pestaña “Movimientos”.
Buscar la reparación en cuestión en la lista de movimientos registrados dentro de la
columna “descripción”.
43
La fecha en la que se registro dicha reparación se muestra en la columna “Fecha”.
También se debe buscar el kilometraje que registraba el vehículo en el momento en que se
realizó la reparación, de acuerdo al siguiente método:
Una vez encontrada la reparación para la cual se solicita la garantía, se debe identificar
el documento que contiene el registro correspondiente en la columna documento.
Ir al panel principal.
Buscar documentos.
En el campo “buscar” digitar el número del documento.
En el campo “documento” seleccionar el tipo de documento.
En el campo “Buscar por” seleccionar la opción No. Documento.
Clic en “búsqueda”.
Doble clic sobre el registro correspondiente al documento buscado.
Identificar el kilometraje registrado en el encabezado del documento.
49. Registrar las variables requeridas por la macro, en el cuadro de dialogo correspondiente:
Fecha registro histórico: la fecha buscada en el paso anterior.
Kilometraje registro histórico: el kilometraje buscado en el paso anterior.
Código del registro: correspondiente al registro para el cual se solicita garantía.
50. Ejecuta la macro “verificación de garantías” dando un clic en el botón “verificar” del cuadro de
dialogo correspondiente.
51. Según el resultado del paso cincuenta, si la garantía fue aprobada se debe continuar con el
siguiente numeral, de lo contrario se debe proceder con el numeral cincuenta y cuatro.
52. Registre el precio de venta sugerido equivalente a cero pesos ($0), o el acordado con el cliente,
según sea el caso.
53. Cambiar el signo “G?” de la sigla digitada en el paso cuarenta y cinco, por el signo “(G)”con el
fin de confirmar la “garantía” para esa reparación.
54. Borra el signo “G?” del paso cuarenta y cinco.
55. Copia las notas generadas por la macro en el correspondiente registro rechazado, en el
documento “cotización” en el que se esta trabajando.
56. Si quedan garantías por verificar debe volver al pasocuarenta y ocho, de lo contrario debe
continuar con el siguiente numeral.
57. Comunicar al cliente el resultado de la(s) verificación(es) para la(s) garantía(s) solicitada(s),
con el fin de solicitar su aprobación.
58. Si el vehículo se encuentra en el taller se debe proceder con el paso cincuenta y nueve, de lo
contrario se debe continuar con el paso veintiocho de la recepción de vehículos según el
conector “L”.
59. Si el cliente esta de acuerdo con el resultado de las verificaciones, se debe proceder con el paso
veinticuatro de la recepción de vehículos como lo indica el conector “I”, de lo contrario se debe
proceder con el siguiente numeral.
60. Determinar si es posible ejecutar la garantía, sin ejecutar las reparaciones no aprobadas por el
cliente.
61. Si es viable ejecutar la garantía se debe proceder con el siguiente numeral, de lo contrario se
debe continuar con el paso sesenta y tres.
44
62. Eliminar los registros correspondientes a las reparaciones no aprobadas por el cliente. Luego de
esto si la verificación de la garantía se esta llevando a cabo durante la recepción del vehículos,
se debe continuar con el numeral veinticuatro de dicho proceso como lo indica el conector “I”.
63. Comunicar al cliente la no viabilidad de las reparaciones, justificando la decisión con
argumentos técnicos.
64. Solicitar al cliente recoger el vehículo.
65. Marcar la verificación en el encabezado del documento, para simbolizar el estado “cerrado” de
la cotización.
66. Cerrar la “cotización”para que el sistema almacene el documento de forma automática.
Cotizaciones
Ver también diagrama 19: Cotizaciones (R), incluido en el Anexo 2 (Diagramas de flujo
procesosrediseñados) para complementar la siguiente descripción.
Descripción del diseño
Si el cliente solicita cotizar el valor de las reparaciones y los repuestos antes de proceder con la
ejecución de las reparaciones, ya sea durante la recepción del vehículo (como lo indica el conector
“J”) o telefónicamente se debe:
67. Solicitar la finalización del documento “cotización” en secretaría mediante el sistema de
comunicación interna, adjuntando el consecutivo del documento.
68. Solicitar al cliente esperar en la recepción.
69. Demora debida a la disponibilidad en secretaría.
70. Abre la cotización que va a ser complementada, siguiendo el método recomendado a
continuación:
Panel principal
Buscar documentos
Digita el nombre del cliente en el campo “buscar”.
Selecciona el tipo de documento “cotización” de la lista desplegable, en el campo
“Documento”.
Selecciona la opción “Tercero” en el campo “Buscar por”.
Clic en el botón “búsqueda”.
Doble clic para abrir el registro correspondiente a la cotización deseada.
71. Registrar el precio correspondiente a la reparación a ejecutar en la columna “valor unitario”.
72. Si quedan reparaciones por registrar se debe volver al paso setenta y uno, de lo contrario se
puede continuar con el siguiente numeral.
73. Verificar la lista de repuestos requeridos para definir el proveedor a contactar.
74. Contactar al proveedor seleccionado para cotizar el valor del repuesto requerido.
75. Registrar el precio en el correspondienteal repuesto cotizado en la columna “valor unitario”.
76. Si quedan repuestos por cotizar se debe regresar al paso setenta y cuatro, de lo contrario se debe
continuar con el siguiente numeral.
77. Entregar al cliente una copia delacotizaciónimpresa, o vía correo electrónico para lo que se debe
seguir las siguientes instrucciones:
45
Clic en el botón “imprimir” ubicado en la barra inferior del documento.
Una vez el programa muestre la vista preliminar del documento se debe dar clic en la
pestaña “vista preliminar”.
En la sección “exportar” dar clic en el botón “PDF o XPS”.
Seleccionar la carpeta en donde se guardará el archivo a ser enviado.
Cambiar el nombre del archivo a “Cotización xxx”, donde las tres equis representan el
consecutivo del documento.
Dar clic en el botón “publicar”.
De esta forma se ha exportado la cotización a un archivo de tipo PDF, el cual debe ser
enviado por correo electrónico al cliente. Posteriormente el archivo debe ser eliminado.
78. Si el vehículo se encuentra en el taller se debe proceder con el siguiente numeral, de lo
contrario se debe continuar con el paso veintiocho de la recepción de vehículos según el
conector “L”.
79. Si el cliente aprueba la ejecución de las reparaciones se debe continuar con el numeral veintiséis
de la recepción del vehículocomo lo indica el conector “K”, de lo contrario se debe proceder
con el ochenta.
80. Despachar formalmente al cliente.
81. Marcar el campo “verificado” en el encabezado del documento, para simbolizar el estado
“cerrado” de la cotización.
82. Cerrar el documento “cotización”, cabe aclarar que el sistema almacena el documento de forma
automática.
La continuidad normal del proceso continúa con la actualización órdenes de servicio como indica el
conector “M”.
Comentarios
Gracias a las características propias del software, las cotizaciones son almacenadas separadas de
las órdenes de servicio siguiendo su propio consecutivo y facilitando su consulta.
Actualización órdenes de servicio
Ver también diagrama 20: Actualización órdenes de servicio (R), incluido en el Anexo 2
(Diagramas de flujo procesosrediseñados) para complementar la siguiente descripción.
Descripción del diseño
Luego de haber terminado el proceso recepción de vehículos (“M”) y durante la estadía de un
vehículo en el taller, las órdenes de servicio deben ser actualizadas constantemente de acuerdo a los
imprevistos que se van presentando a medida que se ejecutan las reparaciones requeridas.
46
83. Ingresar al sistema y abrir la “orden de servicio” creada el día en que se recibió el vehículo,
siguiendo el método recomendado a continuación:
Panel principal.
Buscar documento.
Digita el nombre del cliente en el campo “buscar”.
Selecciona el tipo de documento “orden de servicio” de la lista desplegable, en el
campo “Documento”.
Selecciona la opción “Tercero” en el campo “Buscar por”.
Clic en el botón “búsqueda”.
Doble clic para abrir el registro correspondiente a la cotización deseada.
84. Inspeccionar el vehículo y/o reunirse con el operario encargado de la reparación para discutir
las reparaciones requeridas.
85. Verificar cuales son la reparaciones registradas en la orden de servicio para compararlas con las
reparaciones diagnosticadas en el numeral anterior.
86. Sies necesario hacer cambios a la lista de reparaciones registrada en la orden de servicio se
debecontinuar con el siguiente numeral, de lo contrario se debe proceder con el paso ochenta y
nueve.
87. Si se trata de cancelar una reparación se debe continuar con el siguiente numeral, si es una
adición continua con el numeral noventa y uno.
88. Elimina los registros correspondientes a las reparaciones canceladas, antes de continuar con el
siguiente numeral.
89. Revisar la lista de repuestos requeridos, junto con las cantidades registradas en la orden de
servicio.
90. Si se debe hacer algún cambio en la lista de repuestos se debe proceder con el numeral noventa
y ocho, de lo contrario se debe continuar con el paso ciento veintiuno.
91. Registra la reparación requerida en la orden de servicio en el sistema, dentro de la pestaña
“mano de obra”.
92. Si el programa completa automáticamente la reparación requerida significa que el registro
existe y se debe proceder con el siguiente numeral, de lo contrario el registro no existe y debe
iniciarse el proceso registro de reparaciones o repuestos como lo indica el conector “N”.
93. Digitar los caracteres “AP” (Autorización Pendiente) en las notas del registro creado en el
numeral noventa y uno; si es necesario debe adicionar los comentarios en el mismo campo.
94. Registra el precio sugerido si lo considera necesario.
95. Si quedan reparaciones por registrar se debe regresar al paso noventa y uno, de lo contrario se
debe continuar con el siguiente numeral.
96. Revisar la lista de repuestos requeridos, junto con las cantidades registradas en la orden de
servicio.
97. Si se debe hacer algún cambio en la lista de repuestos se debe proceder con el numeral noventa
y ocho, de lo contrario se debe continuar con el paso ciento once.
98. Si se van a sustraer un repuesto de la lista registrada en la orden de servicio se debe continuar
con el siguiente numeral, si se va a adicionar se prosigue con el paso ciento cinco.
99. Si va a eliminar el registro correspondiente a algún repuesto debe continuar con el siguiente
numeral, pero si va a reducir la cantidad de algún registro se debe proceder con el numeral
ciento dos.
47
100. Elimina el registro correspondiente al repuesto cancelado.
101. Si quedan registros por eliminar debe volver a paso cien, de lo contrario debe continuar con
el numeral ciento cuatro.
102. Actualiza la cantidad requerida en el registro correspondiente al repuesto en cuestión.
103. Si quedan cantidades por actualizar se debe volver al paso ciento dos, de lo contrario se
debe continuar con el numeral ciento cuatro.
104. Si se ha hecho cambios en la lista de reparaciones requeridas (siguiendo los pasos noventa y
uno a noventa y ocho) se debe continuar con el numeral ciento once, por el contrario (si se ha
seguido los numerales ochenta y seis, ochenta y nueve, noventa y noventa y ocho) debe
continuar con el numeral ciento veintiuno.
105. Registra el repuesto requerido en la orden de servicio en cuestión, en la pestaña
“materiales”.
106. Si el programa completa de forma automática la información del repuesto requerido se debe
continuar con el siguiente numeral, de lo contrario debe iniciar el proceso registro de repuestos
como lo indica el conector “O”.
107. Digitar las siglas “AP” (autorización pendiente) en las notas correspondientes al registro
creado en el paso ciento cinco.
108. Adiciona las cantidades y comentarios necesarios al registro recién creado.
109. Si quedan repuestos por registrar debe volver al paso ciento cinco, de lo contrario puede
continuar con el siguiente numeral.
110. Solicitar en secretaría la cotización de los repuestos adicionales, para iniciar el proceso
cotizaciones como indica el conector “P” antes de proseguir con el siguiente numeral.
111. Comunicarse con el cliente para informarle de las nuevas reparaciones y repuestos
requeridos, junto con los precios de venta cotizados.
112. Si el cliente aprueba la ejecución de las nuevas reparaciones se debe seguir con el siguiente
numeral, de lo contrario se debe continuar con el paso ciento catorce.
113. Elimina las siglas “AP” de las notas correspondientes a los registros creados en los pasos
noventa y tres, y ciento siete, antes de continuar con el numeral ciento veintiuno.
114. Si es posible desarrollar las reparaciones registradas inicialmente sin la ejecución de las
reparaciones registradas en el paso noventa y uno, se debe proseguir con el siguiente numeral,
de lo contrario se debe continuar con el numeral ciento dieciséis.
115. Elimina los registros correspondientes a las reparaciones y/o repuestos no aprobados, antes
de continuar con el numeral ciento veintiuno.
116. Comunicar al cliente la no viabilidad del trabajo, justificando con argumentos técnicos.
117. Solicita al cliente recoger el vehículo.
118. Solicitar al operario preparar el vehículo, dejándolo en las mismas condiciones como se
recibió.
119. Marcar el campo “verificado” en el encabezado del documento, para simbolizar el estado
“cerrado” de la orden de servicio.
120. Cerrar la pestaña correspondiente al documento, cabe aclarar que el software lo almacena
automáticamente.
121. Verifica el consecutivo correspondiente a la orden de compra asociada dando clic en el
enlace “más datos” ubicado en el encabezado del documento.
48
122. Verifica en el sistema la existencias disponibles correspondientes a los repuestos
requeridos, siguiendo la ruta:
Panel principal
Buscar inventarios
Digita el código interno del producto en el campo “buscar”.
Selecciona la opción “código” en el campo “buscar por”.
Clic en el botón “Búsqueda”.
Doble clic en el registro correspondiente al repuesto que se desea verificar.
Una vez abierta la ficha correspondiente al repuesto, dar clic en el botón “Existencias”
ubicado en la parte superior derecha.
123. Si se cuenta con existencias suficientes para ejecutar la reparación se debe continuar con el
siguiente numeral, de lo contrario se debe iniciar el procesosolicitud de repuestos de acuerdo al
conector “Q”.
124. Si aun quedan repuestos por verificar se debe regresar al numeral ciento veintidós, de lo
contrario se debe continuar con el siguiente paso.
125. Solicita la realización de las compras en secretaría, adjuntando el consecutivo del
documento recién creado “orden de compra”, para iniciar el proceso confirmación compra
repuestos como lo indica el conector “R”.
126. Demora equivalente al tiempo desde la compra hasta la recepción de los repuestos.
127. Si se presentan retrasos injustificados en la entrega de un repuesto se debe continuar con el
siguiente numeral, de lo contrario se debe continuar con el numeral ciento treinta.
128. Registra la hora en la que se solicita confirmar la compra al lado derecho de la última hora
registrada en las notas, dentro de la orden de compra y sin usar paréntesis. Cada nueva hora
debe ser digitada sin eliminar la anterior.
129. Solicita la confirmación de compra en secretaría, antes de iniciar el proceso confirmación
compra repuestos como lo indica el conector “S”.
130. Registra el empleado designado para cada reparación en las notas del correspondiente
registro dentro de la orden de servicio, pestaña “mano de obra”,
131. Copia los registros correspondientes a los repuestos usados en un nuevo documento “salida
de almacén”, siguiendo desde la orden de servicio la ruta:
Clic en el botón “copiar documento” ubicado en la parte inferior de la orden de
servicio.
En el cuadro de dialogo “duplicar documento”, selecciona de la lista desplegable del
campo “documento destino” la opción “salida de almacén”.
Selecciona los registros correspondientes a los repuestos que van a ser utilizados.
Selecciona la opción “poner en concepto el documento origen” antes de dar clic en el
botón “aceptar”.
132. Demora equivalente al tiempo que tome ejecutar la(s) reparación(es).
133. Si los repuestos usados han llenado las expectativas, teniendo en cuenta los parámetros de
fácil instalación y correcto funcionamiento se debe continuar con el pasociento treinta y cinco,
de lo contrario se debe proceder con el siguiente numeral.
134. Solicita el reinicio del proceso de compra en secretaría mediante el sistema de
comunicación interna, antes de continuar con el proceso devolución a proveedores como lo
indica el conector “U”.
49
135. Contabiliza el documento “salida almacén”, con un clic en el botón “contabilizar” ubicado
en la parte inferior del documento.
136. Si la reparación ha sido finalizada se debe proceder con el siguiente numeral, de lo contrario
se debe saltar al paso ciento cuarenta y dos.
137. Señala la casilla “terminado” del registro correspondiente a la reparación terminada, en la
pestaña “mano de obra”.
138. Si se han efectuado todas las reparaciones debe continuar con el siguiente numeral, de lo
contrario continúe con el paso ciento cuarenta y dos.
139. Digitael kilometraje registrado por los instrumentos del vehículo al momento de cerrar la
orden de servicio, dentro del encabezado del documento, en el tercer dato personalizado luego
de dar clic en “más datos”.
140. Cambia el estado dela“orden de servicio” a “cerrada” seleccionando la correspondiente
opción, de la lista desplegable del campo “estado”.
141. Comunica a en secretaría la finalización del trabajo, para proceder con el proceso
facturación como lo indica el conector “V”.
142. Demora equivalente al tiempo que tome hasta la siguiente actualización ordenes de servicio.
Solicitud de repuestos
Ver también diagrama 21: Solicitud de repuestos (R), incluido en el Anexo 2 (Diagramas de flujo
procesosrediseñados) para complementar la siguiente descripción.
Descripción del diseño
143. Este proceso debe realizarse todos los lunes en la mañana para garantizar los inventarios
mínimos durante el transcurso de la semana.
144. Verifica en el sistema la existencias disponibles correspondientes a los repuestos
requeridos, siguiendo la ruta:
Panel principal.
Informes.
Inventarios.
Existencias en inventario.
Una vez abierta la ficha “existencias en inventario criterios”, selecciona las siguiente
opciones:
o Empresa: Auto Servicio Campos.
o Tipo de informe: normal.
o Opciones: ver todo.
o Ordenado por: código de producto.
Clic en el botón “Vista previa” ubicado en la parte inferior de la ficha.
145. Si existen inventarios cuyo nivel se encuentra debajo del mínimo se debe continuar con el
siguiente numeral, de lo contrario debe regresar al ciento cuarenta y tres.
146. Verifica si es necesario crear una nueva orden de compra o si se debe actualizar una ya
existente, para el primero de los casos se debe proceder con el siguiente numeral, de lo
contrario debe continuar con el paso ciento cincuenta y uno.
50
147. Copia los registros correspondientes a los repuestos solicitados en un nuevo documento
“orden de compra”, siguiendo desde la orden de servicio la ruta:
Clic en el botón “copiar documento” ubicado en la parte inferior de la orden de
servicio.
En el cuadro de dialogo “duplicar documento”, selecciona de la lista desplegable del
campo “documento destino” la opción “orden de compra”.
Selecciona los registros correspondientes a los repuestos que van a ser utilizados.
Selecciona la opción “poner en concepto el documento origen” antes de dar clic en el
botón “aceptar”.
148. Si quedan repuesto por solicitar debe volver al paso ciento cuarenta y siete, de lo contrario
debe continuar con el siguiente numeral.
149. Registra el consecutivo correspondiente a la “orden de servicio” que contiene las
reparaciones asociadas, dando clic en la opción “más datos” en el encabezado de la “orden de
compra” (si aplica).
150. Registra el consecutivo correspondiente a la “orden de compra”, dando clic en la opción
“más datos” del encabezado de la “orden de servicio” (si aplica), antes de continuarcon el
proceso actualización orden de servicio, como lo indica el conector “Q”.
151. Abrir la “orden de compra” ya creada, siguiendo el método recomendado a continuación:
Panel principal.
Buscar documento.
Digita el consecutivo de la “orden de compra” en el campo “buscar”.
Selecciona el tipo de documento “orden de compra” de la lista desplegable, en el campo
“Documento”.
Selecciona la opción “No. Documento” en el campo “Buscar por”.
Clic en el botón “búsqueda”.
Doble clic para abrir el registro correspondiente a la orden de compra deseada.
152. Registra repuesto adicional en la orden de compra del numeral ciento cincuenta y tres.
153. Si quedan repuestos por registrar se debe volver al paso ciento cincuenta y dos, de lo
contrario puede proceder como indica el conector “Q”.
Compra de repuestos
Ver también diagrama 22: Compra de repuestos (R), incluido en el Anexo 2 (Diagramas de flujo
procesosrediseñados) para complementar la siguiente descripción.
Descripción del diseño
154. Demora según disponibilidad en secretaría.
155. Abrir la “orden de compra” ya creada, siguiendo el método recomendado a continuación:
Panel principal.
Buscar documento.
Digita el consecutivo de la “orden de compra” en el campo “buscar”.
Selecciona el tipo de documento “orden de compra” de la lista desplegable, en el campo
“Documento”.
Selecciona la opción “No. Documento” en el campo “Buscar por”.
51
Clic en el botón “búsqueda”.
Doble clic para abrir el registro correspondiente a la orden de compra deseada.
156. Cotizar telefónicamente el repuesto requerido.
157. Selecciona el proveedor teniendo en cuenta los parámetros de calidad y costo para el
repuesto, compra el repuesto solicitando una hora específica para la entrega a domicilio.
158. Registra entre paréntesis la hora en la que se realizó la compra seguida de la hora de entrega
pactada con el proveedor dentro de las notas del registro correspondiente, en la “orden de
compra” del numeral ciento cincuenta y cinco.
159. Si quedan repuestos por comprar se debe volver al numeral ciento cincuenta y seis, de lo
contrario se debe continuar con el siguiente numeral.
160. Demora equivalente al tiempo que tome la entrega del repuesto.
161. Verificar el repuesto recibido, teniendo en cuenta la calidad y la correspondencia del mismo
respecto a lo solicitado.
162. Si la compra es aprobada se debe continuar con el paso ciento sesenta y cinco, de lo
contrario debe proceder con el siguiente numeral.
163. Devuelve el repuesto al mensajero, explicándole las razones por las cuales el repuesto no es
apto.
164. Solicita en secretaría reiniciar el proceso de compra correspondiente al repuesto devuelto en
el paso anterior, mediante el sistema de comunicación interno.
165. Recibe el repuesto y solicita al mensajero entregar el recibo en secretaría.
166. Elimina las hora registradas en las notas del registro correspondiente al repuesto recibido en
el paso anterior, y lo cambia por un carácter “(R)” (recibido).
167. Si quedan repuestos por recibir debe volver al paso ciento sesenta, de lo contrario debe
proceder con el siguiente numeral.
168. Marcar el campo “verificado” en el encabezado del documento, para simbolizar el estado
“cerrado” de la “orden de compra”.
169. Copia los registros correspondientes a los repuestos requeridos en un nuevo documento
“entrada a almacén”, siguiendo desde la “orden de compra” la ruta:
Clic en el botón “copiar documento” ubicado en la parte inferior de la orden de compra.
En el cuadro de dialogo “duplicar documento”, selecciona de la lista desplegable del
campo “documento destino” la opción “entrada a almacén”.
Selecciona los registros correspondientes a los repuestos que van a ser utilizados.
Selecciona la opción “poner en concepto el documento origen” antes de dar clic en el
botón “aceptar”.
170. Contabiliza la “entrada a almacén”, dando un clic en el botón “contabilizar” ubicado en el
pie del documento.
171. Cierra los documentos “orden de compra” y “entrada almacén” para que el sistema los
archive.
Confirmación compra repuestos
Ver también diagrama 23: Confirmación compra repuestos (R), incluido en el Anexo 2 (Diagramas
de flujo procesosrediseñados) para complementar la siguiente descripción.
52
Descripción del diseño
172. Demora según la disponibilidad de tiempo en secretaría.
173. Abrir la “orden de compra” a confirmar, siguiendo el método recomendado a continuación:
Panel principal.
Buscar documento.
Digita el consecutivo de la “orden de compra” en el campo “buscar”.
Selecciona el tipo de documento “orden de compra” de la lista desplegable, en el campo
“Documento”.
Selecciona la opción “No. Documento” en el campo “Buscar por”.
Clic en el botón “búsqueda”.
Doble clic para abrir el registro correspondiente a la orden de compra deseada.
174. Verifica la última hora de entrega pactada, que está registrada en las notas del
correspondiente registro.
175. Si no ha pasado la hora de entrega pactada se debe tener en cuenta los dos siguientes
numerales, de lo contrario se procede con el numeral ciento setenta y ocho.
176. Esperar la recepción del repuesto hasta la última hora pactada.
177. Si ya se ha recibido el repuesto se debe continuar con el paso ciento ochenta y uno, de lo
contrario debe continuar con el siguiente numeral.
178. Contactar telefónicamente al proveedor para solicitarle nuevamente el envío del repuesto
requerido, acordando una nueva hora de entrega.
179. Registra la nueva hora de entrega pactada con el proveedor, al lado derecho de la hora
pactada anteriormente sin paréntesis, en las notas del registro correspondiente.
180. Comunica al Jefe de Taller la nueva hora de entrega pactada.
181. Cierra orden de compra para almacenarla, ante de continuar según el conector “S”.
Devolución a proveedores
Ver también diagrama 24: Devolución a proveedores (R), incluido en el Anexo 2 (Diagramas de
flujo procesosrediseñados) para complementar la siguiente descripción.
Descripción del diseño
182. Demora según la disponibilidad de tiempo en secretaría.
183. Registra el repuesto que va a ser devuelto en el documento “devolución a proveedores”.
184. Si quedan repuestos devueltos por registrar, se debe volver al paso ciento ochenta y tres, de
lo contrario se debe proceder con el siguiente numeral.
185. Contabiliza el documento “devolución a proveedores” dando clic en el botón “contabilizar”
ubicado en el pie del documento.
186. Cierra el documento “devolución a proveedores” para que el sistema lo almacene.
187. Entrega el repuesto al proveedor, ya sea de forma directa en el almacén correspondiente, o
mediante un mensajero; luego debe iniciar el proceso compra de repuestos como lo indica el
conector “R”.
Registro de compras
53
Ver también diagrama 25: Registro de compras (R), incluido en el Anexo 2 (Diagramas de flujo
procesosrediseñados) para complementar la siguiente descripción.
Descripción del diseño
Luego de haber recibido satisfactoriamente el repuesto solicitado (“T”), se debe registrar la compra
mediante los siguientes pasos:
188. Copia los registros correspondientes a los repuestos recibidos en una nuevo “factura de
compra”, siguiendo desde la “orden de compra” la ruta:
Clic en el botón “copiar documento” ubicado en la parte inferior de la orden de compra.
En el cuadro de dialogo “duplicar documento”, selecciona de la lista desplegable del
campo “documento destino” la opción “factura de compra”.
Selecciona los registros correspondientes a los repuestos recibido.
Selecciona la opción “poner en concepto el documento origen” antes de dar clic en el
botón “aceptar”.
189. Registra el precio de compra al registro correspondiente, piado en el punto anterior.
190. Registrar el precio de venta, siguiendo el método recomendado a continuación:
Panel principal.
Buscar documento.
Digita el nombre del cliente en el campo “buscar”.
Selecciona el tipo de documento “orden de servicio” de la lista desplegable, en el
campo “Documento”.
Selecciona la opción “Tercero” en el campo “Buscar por”.
Clic en el botón “búsqueda”.
Doble clic para abrir el registro correspondiente a la cotización deseada.
Registra el precio de venta en el correspondiente registro.
191. Si quedan repuesto por registrar debe volver al paso ciento ochenta y ocho, de lo contrario
puede continuar con el siguiente numeral.
192. Registra el consecutivo correspondiente a la factura del proveedor, en el campo “documento
externo no.” del encabezado de la “factura de compra”
193. Verificar la forma de pago que se usará para esta transacción, si se trata de crédito se debe
proceder con el siguiente numeral, si es de contado se debe continuar con el paso doscientos.
194. Seleccionar “crédito” en el campo “forma de pago” de la “factura de compra”.
195. Firma la copia de la factura correspondiente al proveedor para certificar la recepción del
repuesto.
196. Registra la fecha de pago en la columna “vencimiento” de cada ítem en la “factura de
compra”.
197. Almacena la copia de la factura del proveedor en la carpeta “compras a crédito” según el
proveedor.
198. Contabiliza la “factura de compra” dando clic en el botón “contabilizar” ubicado en el pie
del documento.
199. Cierra la “factura de compra”y la “orden de servicio” para almacenarlas, antes de continuar
con el proceso Verificación pagos créditocomo lo indica el conector “W”.
200. Seleccionar “contado” en el campo “forma de pago” de la “factura de venta”.
54
201. Contabiliza la “factura de compra” dando clic en el botón “contabilizar” ubicado en el pie
del documento.
202. Cierra la “factura de compra” y la “orden de servicio” para almacenarlas, antes de continuar
con el proceso pago de compras como lo indica el conector “X”.
Verificación pagos crédito
Ver también diagrama 26: Verificación pagos a crédito (R), incluido en el Anexo 2 (Diagramas de
flujo procesosrediseñados) para complementar la siguiente descripción.
Descripción del diseño
203. Los pagos a proveedores se realizan todos los martes en la tarde, por lo tanto se recomienda
desarrollar este procedimiento todos los martes en la mañana.
204. Verifica las facturas próximas a vencer, siguiendo el método recomendado a continuación:
Panel principal.
Informes.
Tesorería.
Estado de vencimiento.
Una vez abierta la ficha “estado de cuenta por vencimiento criterios” debe configurar el
informe con la siguiente información:
o Empresa: Auto Servicio Campos
o Opciones: vencimiento semanal.
o Mes y año correspondientes al momento de la verificación.
o Propiedades: proveedor.
Clic en vista previa.
Separa las facturas con fecha de vencimiento próxima o vencida.
205. Si existen facturas por pagar debe continuar con el siguiente numeral, de lo contrario debe
volver al paso doscientos tres.
206. Entrega las facturas separadas en el numeral anterior y solicita la verificación por parte de
gerencia.
207. Verifica el monto y la fecha de vencimiento correspondiente a la facturaque se está
revisando, para decidir si se aprueba o no el desembolso.
208. Si aprueba el desembolso debe continuar con el siguiente numeral, de lo contrario debe
procede con el paso doscientos diez.
209. Apila entre las facturas cuyo pago fue aprobado según la información del numeral
doscientos siete.
210. Apila entre las facturas cuyo pago no fue aprobado según la información del numeral
doscientos siete.
211. Si quedan facturas por verificar debe volver al paso doscientos siete, de lo contrario puede
continuar con el siguiente numeral.
212. Devuelve en secretaría las pilas de facturas correspondientes a los numerales doscientos
nueve y doscientos diez; solicita el pago para las primeras y archivo para las segundas.
213. Almacena las facturas cuyo pago no fue aprobado.
Pago de compras
55
Ver también diagrama 27: Pago de compras (R), incluido en el Anexo 2 (Diagramas de flujo
procesosrediseñados) para complementar la siguiente descripción.
Descripción del diseño
214. Verifica la forma de pago, si se trata de un pago en efectivo se debe iniciar el proceso
administración caja menor como lo indica el conector “Y”, pero si se trata de un pago mediante
transacción bancaria debe continuar con el siguiente numeral.
215. Si se trata de un pago con tarjeta (crédito o debito) se debe continuar con el siguiente
numeral, pero si se trata de un pago con cheque se debe proceder con el paso doscientos
veintidós.
216. Contactar al titular de la tarjeta con la que se va a realizar el pago.
217. Si el titular de la tarjeta no esta disponible se debe tener en cuenta el numeral doscientos
dieciocho, de lo contrario debe proceder con el paso doscientos diecinueve.
218. Tiempo de espera hasta que el titular de la tarjeta este disponible para continuar.
219. Verifica el monto de la transacción.
220. Efectúa el pago según indicaciones del proveedor.
221. Almacenar el recibo de la transacción generado por el datafono, adjuntándolo a la copia de
la factura que queda en archivo.
222. Verifica el monto de la transacción para seleccionar o diligenciar el cheque.
223. Diligencia o selecciona el cheque: con la información del beneficiario, monto verificado en
el paso anterior, fecha de pago.
224. Si el titular de la chequera no esta disponible se debe tener en cuenta el numeral doscientos
veinticinco, de lo contrario debe proceder con el punto doscientos veintiséis.
225. Tiempo de espera hasta que el titular de la chequera este disponible para continuar.
226. Solicita la firma del cheque al titular de la chequera.
227. Entrega el cheque.
228. Crea un nuevo “comprobante de egreso” para registrar la transacción, siguiendo desde la
“factura de compra” la ruta:
Panel principal.
Nuevo documento.
Comprobante de egreso.
Una vez el documento este abierto, se debe cargar la siguiente información:
o Fecha en la que se realiza el pago.
o Empresa: Auto Servicio Campos.
o Elaborado por: nombre de la persona que realiza el pago.
o Beneficiario: nombre del proveedor
o Concepto: digita el consecutivo correspondiente a la “factura de compra” que
se va a cancelar.
Da clic en la pestaña “estado de cuenta”.
Selecciona los ítems que van a ser cancelados, para actualizar el estado de cuenta
relacionado con el proveedor.
229. Solicita la cancelación de las facturas por parte del proveedor.
230. Cierra el“comprobante de egreso” para que el sistema los almacene.
56
231. Almacena factura física, en la correspondiente carpeta del archivador de facturas
canceladas.
Facturación
Ver también diagrama 28: Facturación (R), incluido en el Anexo 2 (Diagramas de flujo
procesosrediseñados) para complementar la siguiente descripción.
Descripción del diseño
Como indica el conector “V”, el proceso de facturación se inicia luego que durante la actualización
órdenes de servicio se determina que todas las reparaciones han sido finalizadas.
232. El proceso debe esperar hasta que, desde gerencia o directamente el cliente solicite la
factura en secretaría.
233. Ingresar al sistema y abrir la “orden de servicio” a facturar, siguiendo el método
recomendado a continuación:
Panel principal.
Buscar documento.
Digita el nombre del cliente en el campo “buscar”.
Selecciona el tipo de documento “orden de servicio” de la lista desplegable, en el
campo “Documento”.
Selecciona la opción “Tercero” en el campo “Buscar por”.
Clic en el botón “búsqueda”.
Doble clic para abrir el registro correspondiente a la cotización deseada.
234. Verificar en el encabezado de la “orden de servicio” el estado de dicho documento. Si el
estado esta abierta debe proceder con el siguiente numeral, de lo contrario debe continuar con el
paso doscientos treinta y siete.
235. Cerrar la fichacorrespondiente a la orden de servicio antes de continuar con el siguiente
numeral.
236. Solicitar al Jefe de Taller verificar el cierre de la orden de servicio, antes de continuar con el
paso ciento treinta y ocho como indica el conector “AA”.
237. Copia la información contenida en la “orden de servicio” en una nueva “factura de venta”,
dando clic en el botón “Factura de venta” ubicado en la parte inferior del documento.
238. Verifica que cada uno de los registros tenga su correspondiente precio de venta. Si la lista
de reparaciones / repuestos no esta completa se debe continuar con el siguiente numeral, de lo
contrario debe proceder con el numeral doscientos cuarenta y tres.
239. Verificar la naturaleza del registro incompleto, si se trata de una reparación se debe
continuar con el siguiente numeral, pero si se trata de un repuesto se debe continuar con el
numeral doscientos cuarenta y uno.
240. Registra el precio de venta correspondiente a la reparación, para luego volver al numeral
doscientos treinta y ocho.
241. Revisa el precio de compra correspondiente al repuesto en cuestión, abriendo la factura de
compra mediante el siguiente método:
Panel principal.
57
Buscar documentos.
Digitar la fecha en la que se recibió el repuesto en el campo “buscar”.
Selecciona el tipo de documento “factura de compra” de la lista desplegable, en el
campo “Documento”.
Selecciona la opción “Fecha” en el campo “Buscar por”.
Clic en el botón “búsqueda”.
Doble clic para abrir el registro correspondiente a la “factura de compra” deseada.
Luego de esto se debe calcular el precio de venta, adicionando el porcentaje que corresponde al
taller sobre el precio de compra verificado.
242. Registra el precio de venta correspondiente al repuesto en la “factura de venta” calculado en
el numeral anterior, para luego volver al numeral doscientos treinta y nueve.
243. Solicita confirmación para la “factura de venta” en gerencia mediante el sistema de
comunicación interno. Si el gerente no está presentela solicitud debe ser enviada mediante un
correo electrónico con el documento adjunto, además el mensaje debe especificar si el cliente
esta en sala de espera para agilizar el proceso.
Para exportar el documento a un archivo que pueda ser adjuntado en un correo electrónico, se
debe seguir el siguiente método:
Clic en el botón “imprimir” ubicado en la barra inferior del documento.
Una vez el programa muestre la vista preliminar del documento se debe dar clic en la
pestaña “vista preliminar”.
En la sección “exportar” dar clic en el botón “PDF o XPS”.
Seleccionar la carpeta en donde se guardará el archivo a ser enviado.
Cambiar el nombre del archivo a “Factura xxx”, donde las tres equis representan el
consecutivo del documento.
Dar clic en el botón “publicar”.
Posteriormente el archivo debe ser eliminado.
244. Demora según la disponibilidad de tiempo del gerente.
245. Si la factura es aprobada en gerencia se debe proceder con el siguiente numeral, de lo
contrario el proceso continua con el paso doscientos cuarenta y ocho.
246. Comunica la aprobación de la factura en secretaría mediante el sistema de comunicación
interna.
247. Demora según la disponibilidad de tiempo en secretaría.
248. Solicita en secretaría los cambios que deben realizarse sobre la “factura de venta” mediante
el sistema de comunicación interna.
249. Demora según la disponibilidad de tiempo en secretaría.
250. Realiza los ajustes solicitados por la gerencia en el numeral doscientos cuarenta y nueve.
251. Verificar la forma de pago que el cliente solicita, si el pago es a crédito se debe continuar
con el siguiente numeral, si es un pago de contado se debe proceder con el paso doscientos
sesenta y siete.
252. Verifica las condiciones del estado de cuenta correspondiente al cliente, siguiendo la ruta:
Panel principal.
Informes.
Tesorería.
58
Estado de cuenta.
Una vez abierta la ficha “Estado de cuenta criterios”, el informe debe configurarse con
la siguiente información:
o Empresa: Auto Servicio Campos.
o Filtrar por: fechas.
o Opciones: Ver un tercero con todo el movimiento.
o Lista de terceros: busca en la lista desplegable en nombre del cliente en
cuestión.
Clic en “vista previa”.
Verifica si la ficha “empresas y personas” registra un plazo de crédito determinado, siguiendo la
ruta:
Panel principal.
Buscar terceros.
Digita el nombre del cliente en el campo “buscar”.
Selecciona la opción “nombres” en el campo “buscar por”.
Clic en el botón “búsqueda”.
Doble clic en el registro que se desea verificar.
Una vez abierta la ficha “empresas y personas” se debe verificar los días de plazo
registrados.
253. Si el estado de cuenta esta al día y la ficha “empresas y personas” registra un plazo de
crédito determinado, significa que las condiciones de crédito son favorables por lo que se debe
continuar con el numeral doscientos sesenta. Si una de las dos condiciones no se cumple se
debe proceder con el siguiente numeral.
254. Identifica los términos de pago que el cliente solicita.
255. Solicita la confirmación del crédito en gerencia mediante el sistema de comunicación
interno, especificando las condiciones identificadas en el numeral anterior.
256. Demora según la disponibilidad de tiempo del gerente.
257. Comunica la decisión tomada en secretaría: si el crédito es aprobado se debesolicitar un
pagaré por el valor correspondiente a la “factura de venta”, mediante el sistema de
comunicación interna.
258. Según la respuesta del gerente, si el crédito es aprobado se debe continuar con el siguiente
numeral, de lo contrario se debe proceder con el paso doscientos sesenta y seis.
259. Registra el plazo acordado en la ficha “empresas y personas” siguiendo la ruta:
Panel principal.
Buscar terceros.
Digita el nombre del cliente en el campo “buscar”.
Selecciona la opción “nombres” en el campo “buscar por”.
Clic en el botón “búsqueda”.
Doble clic en el registro que se desea verificar.
Una vez abierta la ficha “empresas y personas” se debe digitar los días de plazo en el
campo correspondiente.
260. Selecciona la opción “crédito” en el campo “forma de pago” del encabezado de la factura.
59
261. Contabiliza el documento en el sistema, dando clic en el botón “contabilizar” del pie de la
factura.
262. Imprime dos copias, una para control interno del taller y la otra para entregarla al cliente.
263. Agrega en ambas facturas el sello “crédito”.
264. Diligencia un “pagaré” por el valor correspondiente al total de la factura de venta, a favor
de AUTO SERVICIO CAMPOS y/o GUILLERMO CAMPOS SOSA.
265. Solicita al cliente firmar la “factura de venta” y/o el pagaré, según corresponda.
266. Comunica al cliente la no aprobación de la solicitud de crédito, explicando las razones que
motivaron esta decisión.
267. Selecciona la opción “contado” de la lista desplegable del campo “forma de pago” del
encabezado de la factura.
268. Contabiliza la factura en el sistema, dando clic en el botón “contabilizar” del pie
deldocumento.
269. Imprime dos copias, una para control interno del taller y la otra para entregarla al cliente.
270. Verifica la forma en que el cliente va a realizar el pago, si es mediante una transacción
bancaria (mediante tarjeta crédito, tarjeta debito o cheque) debe continuar con el siguiente
numeral; si es con dinero en efectivo debe iniciar el proceso administración caja menor como lo
indica el conector “AB”. Cabe aclarar que los cheques recibidos en este paso debe estar para la
fecha, de lo contrario se trata de un pago a crédito y se debe volver al paso doscientos cincuenta
y dos.
271. Efectúa la transacción, ya sea siguiendo el procedimiento con el datafono o simplemente
verificando el valor del cheque.
272. Crea un nuevo “recibo de caja” para registrar la transacción, siguiendo desde la “factura de
compra” la ruta:
Panel principal.
Nuevo documento.
Recibo de caja.
Una vez el documento este abierto, se debe cargar la siguiente información:
o Fecha en la que se recibe el pago.
o Empresa: Auto Servicio Campos.
o Elaborado por: nombre de la persona que recibe el pago.
o Beneficiario: cliente titular de la factura que se va a cancelar.
o Concepto: digitar“Factura de Venta” seguida del consecutivo correspondiente a
la factura que se va a cancelar.
Da clic en la pestaña “estado de cuenta”.
Selecciona los ítems que van a ser cancelados, para actualizar el estado de cuenta
relacionado con el proveedor.
273. Cancela ambas facturas agregando el sello “cancelado”, junto con la fecha y la forma de
pago.
274. Solicita la entrega del vehículo al Jefe de Taller, mediante el sistema de comunicación
interno.
275. Registrar la transacción en el documento “nómina” del correspondiente periodo, siguiendo
el método recomendado a continuación:
Panel principal.
60
Buscar documentos.
Digitar el consecutivo correspondiente a la nómina del periodo actual en el campo
“buscar”.
Selecciona el tipo de documento “nómina de empleados” de la lista desplegable, en el
campo “Documento”.
Selecciona la opción “No. Documento” en el campo “Buscar por”.
Clic en el botón “búsqueda”.
Doble clic para abrir el registro correspondiente a la “nómina” de empleados deseada.
Una vez abierto el documento, debe dar clic en el botón “Ver Contabilización".
En el cuadro de dialogo “contabilización” debe dar clic en el botón “Eliminar
Contabilización”.
En el cuadro de dialogo “World Office” dar clic en la opción “Si”.
Cerrar el cuadro de dialogo “Contabilización”.
Una vez abierto el documento, se debe registrar los siguientes datos:
o Descripción: de la lista desplegable seleccionar la reparación.
o Empleado: de la lista desplegable selecciona el nombre del empleado que
ejecuto la reparación en cuestión.
o Cantidad: correspondiente a la cantidad de veces que se ejecuta la misma
reparación, sobre el mismo vehículo.
o Valor Unitario: correspondiente a la reparación.
o Vence: si el pago se recibió de contado se debe selecciona del calendario la
fecha de pago correspondiente al periodo actual; pero si se trata de un pago a
crédito se debe registrar la fecha en la que se acordó el pago.
Dar clic en el botón “Contabilizar Nómina” ubicado en la parte inferior del documento.
276. Si todas las reparaciones han sido registradas en el documento “nómina”, se debe continuar
con el siguiente numeral, de lo contrario se debe volver al paso doscientos setenta y cinco.
277. Cierra las fichas correspondientes a los documentos “factura de venta”, “recibo de caja” y
“nómina” para que el sistema los almacene.
278. Almacena la copia impresa de la factura en la correspondiente carpeta.
Recaudo cartera
Ver también diagrama 29: Recaudo cartera (R), incluido en el Anexo 2 (Diagramas de flujo
procesosrediseñados) para complementar la siguiente descripción.
Descripción del diseño
279. Se sugiere realizar escoger un momento fijo durante la semana para la administración de
cartera; cabe aclarar que debido a las diferentes situaciones que pueden presentarse en el
transcurso de la semana los viernes en la tarde son el momento sugerido.
280. Genera el informe “estado de cuentas por vencimiento” para identificar las facturas de venta
cuyo plazo de pago ha expirado, siguiendo la ruta:
Panel Principal
Informes
Tesorería
61
Estado Vencimiento
Una vez abierta la ficha “estado de cuenta por vencimiento criterios”, se debe
configurar la siguiente información:
o Empresa: Auto Servicio Campos
o Opciones: selecciona “vencimiento semanal” y selecciona el mes y el año
correspondiente.
o Propiedades: selecciona “cliente”; debe percatarse que la opción “proveedor”
no esté seleccionada.
Da clic en el botón “vista previa” para obtener el informe.
281. Si no existen facturas en mora debe regresar al paso doscientos setenta y nueve, de lo
contrario puede continuar con el siguiente numeral.
282. Del listado generado en el numeral doscientos ochenta, debe consultar la factura que
presenta mayor tiempo en mora. Puede hacerlo buscando en las facturas impresas o siguiendo la
ruta:
Panel Principal.
Buscar documento.
Digita el consecutivo correspondiente a la factura deseada en el campo “buscar”.
Selecciona el tipo de documento “factura de venta” de la lista desplegable, en el campo
“Documento”.
Selecciona la opción “No. Documento” en el campo “Buscar por”.
Clic en el botón “búsqueda”.
Doble clic para abrir el registro correspondiente a la cotización deseada.
283. Comunicarse con el cliente correspondiente, para solicitarle la pronta cancelación de la
factura. Durante esta comunicación se debe negociar con el cliente una nueva fecha de pago.
284. Registra la nueva fecha de pago acordada con el cliente en la “factura de venta”
correspondiente, de acuerdo al siguiente método recomendado:
Para abrir la factura de venta
Panel Principal.
Buscar documento.
Digita el consecutivo correspondiente a la factura deseada en el campo “buscar”.
Selecciona el tipo de documento “factura de venta” de la lista desplegable, en el campo
“Documento”.
Selecciona la opción “No. Documento” en el campo “Buscar por”.
Clic en el botón “búsqueda”.
Doble clic para abrir el registro correspondiente a la cotización deseada.
Una vez se tiene la factura de venta abierta
Clic en enlace “Más datos”
Registra la fecha acordada en el campo “Fecha de pago”
285. Si quedan facturas por cobrar se debe regresar al paso doscientos ochenta y dos, de lo
contrario se puede proceder con el siguiente numeral
286. Demora hasta que el cliente realice el pago, ya sea por transacción bancaria o directamente
en las instalaciones de ASC.
62
287. Si el cliente realiza el pago mediante una transacción bancaria se debe continuar con el
siguiente numeral, pero si el pago se hace en efectivo se debe iniciar el proceso administración
caja menor como lo indica el conector “AE”. Cabe indicar que el conector ya mencionado
también aplica para pagos con cheque a la fecha.
288. Verifica la transacción buscando en los extractos bancarios de las cuentas correspondientes
a ASC, movimientos por el valor correspondiente a la factura en mora.
289. Si la transacción es exitosa se debe continuar con el siguiente numeral, de lo contrario se
debe regresar al paso doscientos ochenta y dos.
290. Crea un nuevo “recibo de caja” para registrar la transacción, siguiendo desde la “factura de
compra” la ruta:
Panel principal.
Nuevo documento.
Recibo de caja.
Una vez el documento este abierto, se debe cargar la siguiente información:
o Fecha en la que se recibe el pago.
o Empresa: Auto Servicio Campos.
o Elaborado por: nombre de la persona que recibe el pago.
o Beneficiario: cliente titular de la factura que se va a cancelar.
o Concepto: digitar “Factura de Venta” seguida del consecutivo correspondiente
a la factura que se va a cancelar.
Da clic en la pestaña “estado de cuenta”.
Selecciona los ítems que van a ser cancelados, para actualizar el estado de cuenta
relacionado con el proveedor.
291. Cierra el “recibo de caja” y la “factura de venta” para que el sistema almacene los
documentos.
292. Cancela la copia física de la factura aplicando el sello correspondiente.
Liquidación de nómina
Ver también diagrama 30: Liquidación de nómina (R), incluido en el Anexo 2 (Diagramas de flujo
procesosrediseñados) para complementar la siguiente descripción.
Descripción del diseño
293. ASC paga sus empleados quincenalmente, los días cinco (5) y veinte (20) de cada mes,
razón por la que este proceso debe esperar hasta que llegue alguno de eso dos días.
294. Verifica el estado de cuenta del operario, siguiendo la ruta:
Panel Principal
Informes
Tesorería
Estado de cuenta.
Una vez abierta la ficha “estado de cuenta criterios”, se debe configurar la siguiente
información:
o Empresa: Auto Servicio Campos
63
o Filtrar por: Fechas. Debe seleccionar el intervalo de tiempo correspondiente a
la quincena que finaliza.
o Opciones: selecciona “ver un tercero con todo el movimiento” y selecciona el
mes y el año correspondiente.
o Lista de terceros: nombre del operario.
Da clic en el botón “vista previa” para obtener el informe.
295. Registra los descuentos correspondientes al operario en el documento “nómina”, siguiendo
la ruta:
Panel principal.
Buscar documentos.
Digitar el consecutivo correspondiente a la nómina del periodo actual en el campo
“buscar”.
Selecciona el tipo de documento “nómina de empleados” de la lista desplegable, en el
campo “Documento”.
Selecciona la opción “No. Documento” en el campo “Buscar por”.
Clic en el botón “búsqueda”.
Doble clic para abrir el registro correspondiente a la “nómina de empleados” deseada.
Si el documento ha sido abierto por primera vez siga los siguientes paso, de lo contrario
continúe con la siguiente viñeta negra:
o Clic en el botón “Ver Contabilización".
o En el cuadro de dialogo “contabilización” debe dar clic en el botón “Eliminar
Contabilización”.
o En el cuadro de dialogo “World Office” dar clic en la opción “Si”.
o Cerrar el cuadro de dialogo “Contabilización”.
Una vez abierto el documento, se debe registrar los siguientes datos:
o Descripción: de la lista desplegable seleccionar el ítem correspondiente a
descuentos.
o Empleado: de la lista desplegable selecciona el nombre del empleado en
cuestión.
o Cantidad: uno (1).
o Valor Unitario: correspondiente alvalor extraído del informe en el punto
anterior.
o Vence: selecciona del calendario la fecha de pago correspondiente al periodo
actual.
296. Si es la quincena correspondiente al pago de parafiscales debe proceder con el siguiente
numeral, de lo contrario debe continuar con el paso doscientos noventa y nueve.
297. Calcula aportes por parafiscales según la información correspondiente al operario.
298. Registra los aportes correspondientes al operario en el documento “nómina”, siguiendo la
ruta:
Si aun no ha abierto el documento
Panel principal.
Buscar documentos.
Digitar el consecutivo correspondiente a la nómina del periodo actual en el campo
“buscar”.
64
Selecciona el tipo de documento “nómina de empleados” de la lista desplegable, en el
campo “Documento”.
Selecciona la opción “No. Documento” en el campo “Buscar por”.
Clic en el botón “búsqueda”.
Doble clic para abrir el registro correspondiente a la “nómina de empleados” deseada.
Si el documento ha sido abierto por primera vez siga los siguientes paso, de lo contrario
continúe con la siguiente viñeta negra:
o Clic en el botón “Ver Contabilización".
o En el cuadro de dialogo “contabilización” debe dar clic en el botón “Eliminar
Contabilización”.
o En el cuadro de dialogo “World Office” dar clic en la opción “Si”.
o Cerrar el cuadro de dialogo “Contabilización”.
Una vez abierto el documento, se debe registrar los siguientes datos:
o Descripción: de la lista desplegable seleccionar el ítem correspondiente a
descuentos.
o Empleado: de la lista desplegable selecciona el nombre del empleado en
cuestión.
o Cantidad: uno (1).
o Valor Unitario: correspondiente al valor extraído del informe en el punto
anterior.
o Vence: selecciona del calendario la fecha de pago correspondiente al periodo
actual.
299. Si quedan operarios por verificar se debe volver al paso doscientos noventa y cuatro, de lo
contrario se puede proceder con el siguiente numeral.
300. Contabiliza el documento en el sistema, dando clic en el botón “Contabilizar Nómina”
ubicado en la parte baja de la pantalla.
301. Solicita la verificación del documento “nómina” en gerencia mediante el sistema de
comunicación interno, adjuntando el consecutivo correspondiente al documento.
302. Demora según la disponibilidad en gerencia.
303. Inspecciona registro correspondiente a la reparación en el documento “nómina” para
aprobar su pago, verificando la previa cancelación de la “factura de venta” correspondiente. La
verificación de la factura se puede hacer usando las copias impresas o mediante el siguiente
método:
Panel Principal.
Buscar documento.
Digita el consecutivo correspondiente a la factura deseada en el campo “buscar”.
Selecciona el tipo de documento “factura de venta” de la lista desplegable, en el campo
“Documento”.
Selecciona la opción “No. Documento” en el campo “Buscar por”.
Clic en el botón “búsqueda”.
Doble clic para abrir el registro correspondiente a la cotización deseada.
304. Si no aprueba el pago durante el numeral anterior se debe continuar con el siguiente
numeral, de lo contrario debe saltar al paso trescientos siete.
65
305. Utilizando papel y lápiz, copia toda la información contenida en el registro no autorizado,
para más adelante registrarla en un nuevo documento “nómina”, que corresponderá al siguiente
periodo de pago.Cabe aclarar que no es posible copiar dicha información dentro del sistema
porque no es posible acceder a dos documentos “nómina” al mismo tiempo.
306. Elimina el registro correspondiente al pago no autorizado, de acuerdo al siguiente método:
Clic en el cuadro ubicado a la izquierda de la descripción correspondiente al registro.
En la pestaña “complementos” dar clic en “edición”.
Clic en eliminar registro.
307. Calcula el valor a pagar al empleado según los porcentajes sobre el valor de venta, usados
habitualmente.
308. Cambia el valor correspondiente al registro, por el porcentaje calculado en el numeral
anterior.
309. Si la nómina ha sido completamente verificada se debe cerrar la ficha correspondiente al
documento y continuar con el siguiente numeral, de lo contrario se debe volver al paso
trescientos tres.
310. Debido a que el documento “nómina” ha cambiado se debe contabilizar de nuevo el
documento, siguiendo los siguientes pasos:
Clic en “ver contabilización”.
En el cuadro de dialogo “contabilización” dar clic en el botón “eliminar
contabilización”.
Cerrar el cuadro de dialogo “contabilización”.
Clic en el botón “contabilizar nómina”.
Por último debe cerrar la ficha correspondiente al documento ya contabilizado.
311. Crea el documento “nómina” correspondiente al siguiente periodo de pago, de acuerdo con
el siguiente procedimiento:
Panel principal
Nuevo documento
Nómina
Una vez creado el nuevo documento debe cargar la siguiente información:
o Fecha: debe corresponder con la fecha de inicio del nuevo periodo de
facturación.
o Empresa: Auto Servicio Campos.
o Elaborado por: la persona que está verificando la nómina.
o Fecha inicial: fecha de inicio del nuevo periodo de pago.
o Fecha final: fecha de cierre del nuevo periodo de pago.
o Por concepto de: nómina.
En este punto debe registrar una a una todas las reparaciones cuya información fue recogida en
el numeral trescientos cinco y eliminada en el trescientos seis. Una vez registradas dichas
reparaciones se debe:
Dar clic en el botón “Contabilizar nómina”.
Cerrar la ficha del documento para que el sistema lo almacene.
66
312. Solicita los pagos en secretaría mediante el sistema de comunicación interna, adjuntando el
consecutivo del documento “nómina” del periodo que finaliza.
313. Demora según la disponibilidad en secretaría.
314. Imprime dos copias de los recibos de pago, una para control interno y otra para el operario,
siguiendo la ruta:
Clic en el botón “imprimir desprendibles” ubicado en la parte inferior del documento.
Clic en el botón “imprimir” ubicado en la pestaña “vista preliminar”.
315. Cierra la ficha correspondiente a la “nómina” para que el sistema almacene el documento.
316. Solicita al operario acercarse a secretaría para realizar el pago de nómina correspondiente.
317. Entrega el recibo de pago al operario para informarle que trabajos están siendo cancelados,
antes de iniciar una nueva transacción mediante el proceso administración caja menor como lo
indica el conector “AG”.
318. Crea un nuevo “recibo de caja” para registrar los descuentos, siguiendo la ruta:
Panel principal.
Nuevo documento.
Recibo de caja.
Una vez el documento este abierto, se debe cargar la siguiente información:
o Fecha en la que se efectúa el descuento.
o Empresa: Auto Servicio Campos.
o Elaborado por: nombre de la persona que realiza el descuento.
o Beneficiario: nombre del operario.
o Concepto: digitar “descuentos” seguida de la fecha del documento “nómina”
correspondiente.
Da clic en la pestaña “estado de cuenta”.
Selecciona los ítems que van a ser cancelados, para actualizar el estado de cuenta
relacionado con el operario.
319. Solicita al operario firmar la copia del recibo de pago para certificar la cancelación de la
nómina correspondiente.
320. Si quedan operarios por pagar debe volver al paso trescientos dieciséis, de lo contrario
puede continuar con el siguiente numeral.
321. Almacena las copias firmadas de los recibos de pago.
Administración caja menor
Ver también diagrama 31: Caja menor (R), incluido en el Anexo 2 (Diagramas de flujo
procesosrediseñados) para complementar la siguiente descripción.
Descripción del diseño
322. Todos los días en la mañana debe realizarse la apertura de caja menor, cuando secretaría
recibe dinero en efectivo de gerencia. Se debe verificar la cantidad de exacta de efectivo con la
que se inicia el día.
323. Crea un nuevo “recibo de caja” para registrar la cantidad de efectivo del numeral anterior,
siguiendo desde la “factura de compra” la ruta:
Panel principal.
67
Nuevo documento.
Recibo de caja.
Una vez el documento este abierto, se debe cargar la siguiente información:
o Fecha.
o Empresa: Auto Servicio Campos.
o Elaborado por: nombre de la persona que recibe el dinero.
o Recibido de: Nombre del gerente.
o Concepto: digitar “Apertura caja menor”.
324. Demora: el proceso se detiene hasta que ser presente una nueva transacción relacionada con
la caja menor.
325. Verificarel monto de la transacción.
326. Si se trata de una entrada de efectivo se debe continuar con el siguiente numeral, pero si es
una salida se debe proceder con el paso trescientos treinta y uno.
327. Contar el dinero recibido para luego calcular el cambio según la verificación del paso
trescientos veinticinco.
328. Almacena el dinero recibido en la caja menor.
329. Entrega el cambio calculado en el numeral trescientos veintisiete, en caso de ser necesario.
330. Crea un nuevo “recibo de caja” para registrar la transacción actualizando el estado de
cuenta correspondiente, siguiendo el método recomendado a continuación:
Panel principal.
Nuevo documento.
Recibo de caja.
Una vez el documento este abierto, se debe cargar la siguiente información:
o Fecha en la que se recibe el pago.
o Empresa: Auto Servicio Campos.
o Elaborado por: nombre de la persona que recibe el pago.
o Beneficiario: nombre de la persona que efectúa el pago.
o Concepto: digita una breve descripción de la transacción.
Da clic en la pestaña “estado de cuenta”.
Selecciona los ítems que van a ser cancelados, para actualizar el estado de cuenta
correspondiente.
331. Toma de la caja menor el dinero en efectivo requerido para la transacción.
332. Efectúa el pago, entregando el dinero del paso anterior al proveedor.
333. Si es necesario, se debe solicitar el cambio correspondiente a la transacción, de acuerdo con
los valores de los numerales trescientos veinticinco, y trescientos treinta y uno.
334. Crea un nuevo “comprobante de egreso” para registrar la transacción actualizando el estado
de cuenta correspondiente, siguiendo la ruta:
Panel principal.
Nuevo documento.
Comprobante de egreso.
Una vez el documento este abierto, se debe cargar la siguiente información:
o Fecha en la que se realiza el pago.
o Empresa: Auto Servicio Campos.
o Elaborado por: nombre de la persona que realiza el pago.
68
o Beneficiario: nombre de quien recibe el dinero
o Concepto: digita una breve descripción de la transacción.
Da clic en la pestaña “estado de cuenta”.
Selecciona los ítems que van a ser cancelados, para actualizar el estado de cuenta
correspondiente.
335. Si se espera realizar una nueva transacción durante el día se debe regresar al paso
trescientos veinticuatro, pero si se ha llegado al final del día debe realizarse el cierre de la caja
menor continuando con el siguiente numeral.
336. Cuenta el dinero almacenado en la caja menor.
337. Calcula el total de entradas (recibos de caja) y salidas (comprobantes de egreso) de dinero
en efectivo realizadas en la caja menor durante el día, siguiendo el método descrito a
continuación:
Abrir todos los recibos de caja para sumarlos
Panel principal
Buscar documentos.
Digita la fecha del día en el campo “buscar.
Selecciona la opción “recibo de caja” de la lista desplegable del campo “documento”.
Selecciona la opción “fecha” en el campos “buscar por”.
Clic en el botón “búsqueda”.
Una vez listados todo los “recibos de caja” se debe abrir cada uno para sumar el monto
de la transacción.
Abrir todos los comprobantes de egreso para sumarlos
Panel principal
Buscar documentos.
Digita la fecha del día en el campo “buscar.
Selecciona la opción “comprobante de egreso” de la lista desplegable del campo
“documento”.
Selecciona la opción “fecha” en el campos “buscar por”.
Clic en el botón “búsqueda”.
Una vez listados todo los “comprobante de egreso” del día se debe abrir cada uno para
sumar el monto de la transacción.
338. Resta el total de salidas al total de entradas, calculadas en el numeral anterior.
339. Verifica si el monto contado en el paso trescientos treinta y seis es igual al valor calculado
en el numeralanterior.
340. Si la verificación del paso anterior es correcta se debe continuar con el paso trescientos
cuarenta y cinco, de lo contrario se debe proceder con el siguiente numeral.
341. Si el monto calculado en el numeral trescientos treinta y ocho es mayor que el contado en el
trescientos treinta y seis significa que falta dinero y se debe continuar con el siguiente numeral.
Por el contrario si el monto del dinero presente en caja es mayor que el calculado en el paso
trescientos treinta y ocho es por que sobra dinero y se debe continuar con el paso
trescientoscuarenta y tres.
69
342. Buscar el registro para el efectivo faltante, recordando las transacciones efectuadas durante
el día.
343. Buscar el registro para el efectivo sobrante, recordando las transacciones efectuadas durante
el día.
344. Actualizar los registros de acuerdo al paso trescientos cuarenta y dos o trescientos cuarenta
y tres, según sea el caso antes de volver al numeral trecientos treinta y ocho.
345. Entrega el dinero en efectivo en gerencia y solicita la aprobación para el cierre de la caja.
346. Demora según la disponibilidad en gerencia.
347. Verificar los cálculos correspondientes a los numerales trescientos treinta y siete,
trescientos treinta y ocho, y trescientos treinta y nueve.
348. Si la verificación del paso anterior es correcta, el cierre es aprobado y se debe continuar con
el siguiente numeral, de lo contrario se debe regresar al numeral trescientos cuarenta y uno.
349. Crea un nuevo “comprobante de egreso” para registrar el cierre de caja, siguiendo la ruta:
Panel principal.
Nuevo documento.
Comprobante de egreso.
Una vez el documento este abierto, se debe cargar la siguiente información:
o Fecha del día.
o Empresa: Auto Servicio Campos.
o Elaborado por: nombre de la persona que cierra la caja.
o Beneficiario: nombre del gerente.
o Concepto: digita “Cierre caja menor”.
350. Cierra las pestañas correspondientes a los documentos abiertos, para que el sistema los
almacene.
4.8.4 Determinación de accesos
Teniendo en cuenta el rediseño de los procesos documentado en el numeral anterior, es necesario
crear y configurar las cuentas mediante las cuales cada uno de los usuarios van a acceder al sistema
siguiendo la ruta recomendada a continuación:
Panel principal
Permisos de usuarios
Selecciona el usuario
Selecciona el panel
Asigna los permisos pasando las “opciones disponibles” a las “opciones seleccionadas”
En un principio se determinó que debido al tamaño de la empresa y a la cantidad de licencias con la
que se cuenta, se debe configurar cinco usuarios diferentes: el administrador quien tendrá acceso
ilimitado y la posibilidad de alterar las configuraciones en cuestión, además del gerente, la
secretaría, el contador y el jefe de taller; cada cuenta de estas cuentas debe tener los accesos
configurados de acuerdo a la tablas registradas en el anexo 3: Mapa de accesos.
4.8.5 Descripción del flujo de la información
De acuerdo con los diagramas de flujo de proceso del anexo dos y sus correspondientes
descripciones, el flujo de la información se comporta como lo ilustra el siguiente diagrama:
70
Diagrama de flujo de la información
El proceso arranca cuando se presenta en el taller un vehículo solicitando algún servicio y/o
reparación, en ese momento se debe iniciar la selección o creación del registro que contiene los
datos del propietario. Luego se debe proceder con la selección o creación del registro que contiene
los datos del vehículo.
Posteriormente se debe seleccionar o crear los registros que identifiquen las reparaciones y los
repuestos que el vehículo requiere; si el cliente solicita alguna garantía o cotización la información
ya capturada debe ser almacenada en el servidor para que esta pueda ser consultada en secretaria.
En cualquiera de los dos casos, la información debe retornar desde la secretaria hasta el jefe del
taller para que este pueda tomar las decisiones pertinentes.
Una vez el vehículo ha sido formalmente recibido en el taller, la información capturada debe ser
trasladada a una orden de servicio, la cual debe ser periódicamente actualizada; durante este proceso
la solicitud de repuestos debe ser registrada en una orden de compra nueva para que dicho
documento pueda ser consultado en el servidor desde secretaria, en donde se desarrolla todo el
proceso de compras que comprende la solicitud, compra, confirmación y registro o devolución de
mercancías, además del registro del pago efectuado y la verificación de pagos a crédito.
71
Cuando todos los trabajos han sido efectuados, la información registrada en la orden de servicio
debe ser trasladada a una factura de venta. Según el desarrollo propio de la transacción, la
información de dicha factura pasara al sistema de recaudo de cartera o a la administración de caja.
Todos los procesos que tengan relación directa con el manejo de dinero en efectivo deben compartir
información con la administración de la caja menor. Las diferentes rutas y documentos por los
cuales fluye la información ha sido determinada según las capacidades propias del software.
4.8.6 Definición de estrategias para la capacitación y entrenamiento del personal
A continuación se expone la estrategia de capacitación mediante la cual se espera entrenar a los
usuarios del sistema que hace parte de ASC, de acuerdo a la información documentada en el
numeral 4.9 de este trabajo de grado.
1. Necesidad: Enseñar a los usuarios del sistema como usar el software World Office 5.0 de
acuerdo a los procesos rediseñados.
2. Objetivos de la capacitación:
Exponer ante los usuarios del sistema los procesos rediseñados.
Desarrollar ejercicios prácticos mediante los cuales los usuarios del sistema aprendan los
procedimientos estandarizados.
Evaluar el seguimiento de los procesos estandarizados durante la aplicación de los mismos
en casos reales de trabajo.
3. Fuentes:
Plataforma completa y disponible.
Buena voluntad de aprendizaje por parte de los usuarios del sistema.
Disponibilidad de tiempo por parte del autor de los diseños.
Conectividad permanente a Internet (24/7) mediante la cual el tutor puede brindar soporte a
los usuarios del sistema, a través de sistema de mensajería instantánea de gmail.
4. Limitaciones:
No se cuenta con tiempo suficiente para reunir a todas las personas que deben ser
capacitadas en un mismo lugar.
No existen elementos y/o lugares que faciliten la exposición de este material (proyectores,
tableros, carteleras, sala de exposición, etc)
Solo recursos internos disponibles: no es posible contratar los servicios de un asesor para la
capacitación.
5. Alternativas:
Debido a la disponibilidad de tiempo con la que cuenta el autor, y a la imposibilidad de reunir a
todos los usuarios del sistema en un solo lugar para realizar la capacitación, se ha definido que
la mejor forma de entrenar a cada uno de los miembros de ASC en el aprendizaje y aplicación
de las nuevas metodologías es siguiendo los pasos que se presentan a continuación:
Acordar con cada uno de los usuarios del sistema un espacio semanal de dos a tres horas en
el que se pueda realizar la capacitación de forma individual.
Identificar en que puntos del proceso interviene cada uno de los usuarios del sistema,
separando los demás pasos como “cajas negras” en la capacitación.
72
Presentar el desarrollo de cada proceso mediante folletos de fácil manejo, en los que se
documentará los pasos que cada usuario del sistema debe seguir, omitiendo los puntos que
son responsabilidad de otros. Estos folletos quedarán como fuente de consulta para cada
uno de los usuario del sistema.
Incluir dentro de los folletos casos de aplicación hipotéticos en los que los procesos
descritos como “cajas negras” sean realizados por el tutor.
Atender y responder a las dudas generadas durante el desarrollo de los casos hipotéticos.
Brindar soporte a través de mensajería instantánea (gmail) para la resolución de dudas
durante la aplicación de los métodos diseñados en casos reales de registro, consulta y
control de la información.
La evaluación de esta propuesta de capacitación se hará mediante la aplicación de los métodos
diseñados en casos reales, durante el desarrollo de las actividades diarias en Auto Servicio Campos.
4.8.7 Soporte para los usuarios del sistema.
En caso de ser necesario los usuarios del sistema pueden consultar la sección “soporte en línea
permanente” del sitio Webwww.worldoffice.com.co/soporte, en donde encontrarán un motor de
búsqueda y una lista de preguntas frecuentemente respondidas, como se muestra en la siguiente
imagen:
Imagen 1, portal de soporte en línea World Office
A través de estas dos herramientas de búsqueda el usuario puede acceder a una serie de videos en
los que se describe paso a paso los procedimientos para el manejo del software (almacenar y
consultar la información), además de procedimientos para resolver problemas técnicos.
En caso de no existir un video que describa la solución para el problema planteado, el usuario puede
formular preguntas a un técnico especializado en el manejo del software, quienresponderávía correo
electrónico; para esto el usuario del sistema debe completar las casillas que muestra la siguiente
imagen con el fin de direccionar la consulta a la persona adecuada
73
Imagen 2, Consulta personalizada en línea
En general este tipo de consultas son respondidas durante la siguiente hora luego de haber
efectuado la consulta, dependiendo de la cantidad de solicitudes que estén en cola.
5. DEFINICIÓN DE LOS BENEFICIOS ALCANZADOS A TRAVEZ
DE LA IMPLEMENTACIÓN DEL SOFTWARE Teniendo en cuenta las oportunidades identificadas para agregar valor al servicio prestado y los
rediseños explicados y diagramados, a continuación se enuncian los beneficios obtenidos luego de
la implementación:
Comunicaciones internas ágiles y discretas:
Como un valor agregado por las propuestas descritas en este trabajo de grado, la adopción del
sistema de comunicaciones interno mediante el servicio de mensajería instantánea de gmail
genera disponibilidad permanente de los miembros de la organización. Además permite tomar
decisiones colectivas (como concretar el precio de una reparación extraordinaria), evitando
discusiones frente a los clientes.
Agilidad en la consulta y almacenamiento de la información:
El resultado de las tareas desempeñadas por cada miembro de la organización es canalizado en
los documentos que los usuarios del sistema crean, dichos documentos son almacenados en un
único servidor lo que permite disponer de la información inmediatamente esta ha sido
almacenada; como complemento, el mapa de permisos descrito en el anexo 3 determina las
restricciones necesarias para proteger los datos almacenados. De igual forma, los buscadores
con los que cuenta el sistema facilitan la consulta de documentos registrados.
Lo anterior elimina los desplazamientos que debían realizarse hasta el archivo, y demoras
generadas por la complejidad del proceso de búsqueda.
Levantamiento fotográfico del estado del vehículo:
74
Permite registrar de forma ágil y sencilla el estado en que se recibe cada uno de los vehículos
que ingresan al taller. Además brinda un respaldo mucho más confiable que las descripciones
escritas que anteriormente se desarrollaban, en caso que el cliente exprese alguna
inconformidad a la hora de recibir su automóvil de vuelta.
Registro fechas de vencimientos y/o mantenimientos preventivos:
Permite a la organización generar fidelidad por parte de sus clientes al ofrecer un servicio de
mantenimiento permanente, en vez de reparaciones ocasionales según las necesidades del
momento. En otras palabrasle da la capacidad a ASC de, anticiparse frente a la competencia y
crear la necesidad de mantenimientos preventivos antes que estos se conviertan en reparaciones
correctivas.
Registro movimientos de inventarios:
Permite controlar la compra y venta de insumos y repuestos, con lo que se puede llegar a
determinar inventarios mínimos que permitan ahorrar tiempo y dinero gracias a la
programación de compras. De igual forma permite controlar los precios que cada proveedor
ofrece, lo que desencadenará en la toma de mejores decisiones.
Verificación de garantías por tiempo y kilometraje:
Permite decidir la aprobación de una garantía mediante el criterio del uso que ha recibido el
automóvil, en vez del tiempo transcurrido desde la reparación. Esto es de gran utilidad para la
organización, puesto que la combinación entre el kilometraje recorrido y el tiempo transcurrido
brindan una idea real de la cantidad de tiempo promedio durante el cual el repuesto averiado fue
utilizado.
Cotización de reparaciones / repuestos previo a su ejecución:
Permite mantener informado al cliente acerca del valor final de las reparaciones, evitando
conflictos por cobros adicionales. De esta forma se mejora la relación con el cliente al brindar
un servicio honesto y transparente.
Almacenamiento historial de servicios:
Facilita la consulta de las reparaciones efectuadas a cada vehículo a la hora de verificar una
garantía, además y al igual que el registro de fechas para mantenimientos preventivos, el
registro de las reparaciones ejecutadas y repuestos cambiados permite al taller generar fidelidad
por parte de los clientes al ofrecer información acertada acerca del desempeño histórico de cada
automóvil.
Verificación del estado de las compras según el tiempo transcurrido:
Permite controlar el estado de los pedidos realizados, con lo que se busca eliminar demoras no
justificadas en la recepción de los repuestos requeridos. Del mismo modo permite evaluar el
servicio prestado por los proveedores, lo que puede desencadenar en la toma de decisiones
acertadas en la selección de un distribuidor de repuestos específico.
Contabilidad dinámica:
Permite reemplazar el trabajo técnico que realizaba el contador al registrar las transacciones
económicas de la organización una a una, por el trabajo profesional que implica la toma de
decisiones basadas en los datos arrojados en los estados financieros.
Liquidación de nómina simplificada:
Simplifica el proceso mediante el cual se calcula el monto de dinero que debe ser cancelado a
cada operario, generando ahorro de tiempo y recursos requeridos.
Aprobación de crédito simplificada:
75
Brinda la autonomía requerida por la secretaría para aprobar un pago a crédito, teniendo en
cuenta que es esta área la encargada de liquidar y cancelar las facturas de venta. Del mismo
modo reduce el tiempo que debe esperar un cliente hasta que el gerente dispone del tiempo
suficiente para analizar la solicitud.
Eficiencia en el manejo de cartera y crédito:
Permite realizar cobros y pagos dentro de los plazos estipulados, lo que permite controlar
eficazmente el valor de la cartera morosa y evitar el pago de intereses por retrasos en los
desembolsos.
6. ANALISIS COSTO BENEFICIO DE LA IMPLEMENTACIÓN La adopción de tecnologías de la información es un proceso costoso debido al valor de las licencias,
equipos de cómputo y cantidad de recursos (internos y externos) requeridos; en contraposición a
esto, los beneficios generados se resumen en la simplificación del control sobre las operaciones
propias de la organización. En la tabla 5 se relacionan cada uno de los ítems requeridos para la
implementación, junto con su respectivo valor y beneficios esperados.
Cuantificando los beneficios para el caso puntual de Auto Servicio Campos cabe resaltar que debido
al monto de compras mensuales ($24´000.000 en promedio) habrá un ahorro mensual de
$2´400.000 promedioen el monto total de compras de repuestos e insumos debido a que:
• Al cambiar de un sistema de compra al menudeo por uno de compra al por mayores posible
obtener descuentos del 10% (en promedio).
• El pago oportuno de las obligaciones con sus proveedores por el manejo efectivo del
crédito, le permite al taller acceder a descuentos del 10%(promedio) en la compra de
suministros.
Además, gracias a que las ganancias netas mensuales actualmente ascienden a los $10´000.000, se
calcula que dicha suma se incrementara aproximadamente en $300.000 por un aumento en las
ventas del 3%gracias a:
• El espacio físico con que cuenta el taller va a ser utilizado de una forma mas eficiente
debido a la programación de mantenimientos y servicios preventivos, según las fechas
registradas en la base de datos.
• El tiempo que tarda recibir cada repuesto solicitado va a ser reducido, por lo que el tiempo
que permanece cada vehículo en reparación disminuirá en igual proporción.
También se espera una reducción de las perdidas en un 1.5% de las ventas mensuales, lo que
representa para el taller un ingreso de $150.000 mensuales, debido a que el manejo adecuado de la
cartera permitirá recaudar mayores montos provenientes de clientes en mora.
Además se espera que el registro fotográfico del estado de los vehículos en el momento que se
reciben, ayude a reducir al menos a la mitad la cantidad de reparaciones que tiene que asumir el
taller por daños o robos; actualmente se estima que dichas pérdidas alcanzan los $250.000
mensuales en promedio, por lo que el ahorro se tasa en $125.000 mensuales.
76
Se calcula que el gasto diario en combustible para los desplazamientos no programados hasta la
zona comercial del barrio siete de Agosto es en promedio $15.000 diarios; si se espera que dichos
desplazamientos se reduzcan de cuatro a dos por día, el taller tendría un ahorro en combustibles de
$225.000 al mes.
La liquidación de nómina automática le ahorra al taller un día completo de trabajo correspondiente
al área de secretaría, el cual tiene un costo promedio de $30.000; si se tiene en cuenta que este
proceso se realiza dos veces al mes, el ahorro para el taller por este concepto asciende a los $60.000
mensuales.
Sumando todas las cifras anteriores, se espera un ahorro promedio mensual de $3´260.000. Cabe
señalar que los beneficios como el almacenamiento del historial de servicios, la agilidad en las
comunicaciones internas entre otros representan ventajas operativas que se traducen en
simplificación de las labores administrativas.
Teniendo en cuenta los beneficios analizados, que el software y los equipos de computo con sus
respectivas licencias ya habían sido adquiridos al momento de proyectar la implementación, además
de no requerir el pago de los servicios de un profesional para este proceso, se puede concluir que la
relación costo beneficio es aceptable para Auto Servicio Campos, debido a que:
Se pretende aprovechar el potencial ofrecido por una serie de herramientas (software y equipos
de cómputo) que anteriormente estaban siendo sub-utilizadas.
Se eliminó el rubro más alto al suprimir la necesidad de contratar un profesional adicional
además de no destinar recursos internos de la organización para el proceso de implementación.
Esto se logro aprovechando los conocimientos del autor acerca de la organización y la
investigación realizada para la construcción de este documento.
Los beneficios obtenidos aplican a partir de la entrada en funcionamiento del sistema y tienen
larga vigencia, por lo que el retorno de la inversión esta garantizado en el largo plazo.
De acuerdo a los datos analizados anteriormente, se calcula que la inversión inicial puede ser
recuperada en 3.06 meses, lo cual es muy bueno considerando el monto invertido y el tamaño de la
empresa; vale la pena señalar que los datos referentes al retorno de la inversión por cada beneficio
obtenido luego de la implementación se basan en estimaciones calculadas por la gerencia de Auto
Servicio Campos.
77
7.CONCLUSIONES A partir de la propuesta de implementación del Software World Office 5.0 desarrollada en este
trabajo de grado, se puede concluir que:
A partir del análisis de las bases de datos previas a la implementación, se determinó que la
información que debía ser almacenada en el sistema corresponde a los registros de los servicios
que presta el taller, los repuestos que comercializa y los datos de cada cliente junto con su(s)
vehículo(s); los registros de los repuestos y las reparaciones deben ser genéricos evitando
describir detalles correspondientes a reparaciones especificas, para que estos puedan ser usados
para describir diferentes trabajos. Esta información fue clasificada según la codificación
definida en los numerales 4.2 (Determinación y clasificación del catalogo de servicios y
repuestos) y 4.4 (Clasificación del catalogo de repuestos) del presente documento.
La información registrada en el catálogo de servicios ha sido validada según el procedimiento
descrito en el numeral 4.3 (Estrategia para la validación de los datos clasificados en el catalogo
de servicios) mediante la identificación de los repuestos y la definición de las reparaciones
asociadas, bajo los criterios de claridad y particularidad del servicio o repuesto referido. En
algunos casos fue posible definir reparaciones que agrupaban más de un repuesto, con lo que se
redujeron la cantidad de registros.
La parametrización del software consistió en la creación de una base de datos y su posterior
configuración, dentro de la cual quedaron cargados los datos propios de la empresa, los
parámetros para la liquidación de impuestos, la información del representante legal, la cantidad
y ubicación de bodegas, los parámetros contables, montos predeterminados para multas
tributarias y salarios mínimos, porcentajes de crédito, cuentas bancarias, usuarios y accesos,
entre otros. Además se diseñaron los formatos de impresión para los documentos mediante los
cuales se sustentan los
A partir de las capacidades ofrecidas por el software se definieron cuales iban a ser los procesos
administrativos que serían impactados por la implementación, luego de esto se hizo un análisis
de las metodologías anteriormente usadasy junto con la idea de la inclusión del software,
sirvieron como base para el rediseño de dichos procesos. La implementación consistió en
capacitar a cada usuario del sistema para que fuesen capaces de desarrollar los procesos
impactados según las metodologías definidas.
El almacenamiento efectivo y ordenado, la disponibilidad inmediata y la fácil consulta de la
información pertinente al desarrollo de las labores propias de Auto Servicio Campos resumen
los beneficios obtenidos luego de la implementación del software World Office 5.0.
La implementación del software generó beneficios tanto operativos como económicos para la
empresa, los cuales se reflejan en un ahorro mensual aproximado del 30% de la inversiòn
inicial; esto conlleva a un retorno de la inversión y posterior acumulación de ganancias dentro
de un corto plazo.
8. RECOMENDACIONES
78
Con el fin de optimizar la forma como los usuarios acceden al sistema se recomienda incrementar
los puntos de acceso disponibles en el patio y en la bodega, mediante la adquisición de equipos de
computo y licencias adicionales; esto con el fin de eliminar los desplazamientos que implica la
búsqueda del único equipo disponible fuera del área administrativa.
Por otra parte, se recomienda adquirir lectores de código de barras para simplificar la relación del
usuario con el sistema al momento de registrar la entrada y salida de repuestos al inventarios.
Mediante este sistema también sería valioso contar con un catálogo de servicios impreso del cual se
seleccionarían las reparaciones requeridas durante la recepción de los vehículos.
9. BIBLIOGRAFIA
79
1 LA NOTA ECONÓMICA LEGIS, Vademecum de Mercados 2009 - 2010. Paginas 8 a 14 y 228 a
242
1 NIEBEL, Benjamin. Ingeniería industrial, métodos, estándares y diseño del trabajo. 12ª Ed.
Paginas 30 a 38
1MALHORTA, Rajiv; TEMPONI, Cecilia. Critical decisions for ERP integration: Small business
issues.
International Journal of Information Management (2009).
Disponible en: www.elsevier.com/locate/ijinfomgt
Consultado durante agosto de 2010.
1MOTWANI, Jaideep; SUBRAMANIAN, Ram; GOPALAKRISHNA, Pradeep. Critical factors
for successful ERP implementation: Exploratory findings from four case studies.
En: Computers in Industry 56 (2005) 529–544.
Disponible en: www.elsevier.com/locate/compind
Consultado durante agosto de 2010.
1http://www.worldoffice.com.co/csoporte
Consultado durante los meses de Agosto, Septiembre y Octubre de 2010.
1 CARRILLO DE ROJAS, Gladys. Fundamentos de contabilidad para profesionales no contables.
18ª Ed. Paginas 3 a 16
1 FERRER PÉREZ, Luis. Tópicos para instructores de empresas Parte II. 1ª Ed. Paginas 57 a 64.
