Embed Size (px)
DESCRIPTION
Proyecto
Citation preview
Programa de Gestión Documental
para Entidades Antioqueñas del Orden Territorial
Jorge Humberto Jaramillo Monsalve
Alma Beatriz Castrillón Macías
Nora Emilsen Escobar Acosta
Mary Luz López Hernández
Lucely Delgado Sánchez
Luz Eugenia Sierra Viana
Sara Isabel Bernal Ángel
Proyecto Formativo - Productivo para el Programa de Formación en Tecnólogo
en Administración Documental, ofertado para Archivistas de Entidades del Orden
Territorial
Asesor Metodológico
Gilberto Cardozo Barreto
Magíster en Educación con enfasis en Gestión y Evaluación Educativa
Sena, Regional Antioquia.
Centro De Comercio
Medellín, 2008
CONTENIDO
CONTENIDO...........................................................................................................2
INTRODUCIÓN.......................................................................................................2
1. PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PARA ENTIDADES
ANTIOQUEÑAS DEL ORDEN TERRRITORIAL....................................................2
1.1 DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA..............................................................2
1.2 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA.........................................................2
1.3 OBJETIVO GENERAL................................................................................2
1.3.1 OBJETIVOS ESPECÍFICOS.................................................................2
1.4 POBLACIÓN OBJETIVO.............................................................................2
1.5 METAS Y/O RESULTADOS.......................................................................2
1.6 RESULTADOS DE APRENDIZAJE............................................................2
1.7 ALCANCE...................................................................................................2
1.8 LIMITACIONES...........................................................................................2
2. JUSTIFICACIÓN............................................................................................2
3. RECURSOS...................................................................................................2
3.1 RECURSOS HUMANOS:............................................................................2
3.2 AMBIENTES DE APRENDIZAJE, MEDIOS Y RECURSOS DIDÁCTICOS 2
4. METODOLOGÍA.............................................................................................2
INTRODUCCIÓN
El Sena Regional Antioquia, desde el Centro de Comercio Medellín, con el
propósito de orientar, capacitar y difundir los lineamientos técnicos y
tecnológicos para la Gestión Documental, en entidades publicas y privadas que
cumplen funciones publicas del Departamento de Antioquia, se propone realizar
oferta educativa cerrada, para los Archivistas de las entidades territoriales del
Departamento, en el Programa de Tecnólogo en Administración Documental.
Para tal fin, se planeó el proceso de formación mediante la formulación de un
proyecto formativo productivo, sustentado en el Programa de Formación, el
estudio de caracterización del sector (presentado por la mesa sectorial de
Archivística Bibliotecología) y la identificación de la problemática que enfrentan
las entidades en lo relacionado con la Administración Documental.
La formulación del proyecto se realizó con la participación de grupo
interdisciplinario de docentes, los cuales participan en el curso Aplicación de:
Técnicas Didácticas Activas y de las TICS, para el Desarrollo de las
Competencias Docentes y la revisión y aportes del señor José Luís Vargas
Forero, Técnico del Archivo Histórico de Antioquia.
La ejecución y viabilidad del proyecto, estará respaldada mediante convenios
interinstitucionales y/o compromisos firmados entre las siguientes partes
Convenio interinstitucional entre el Sena y la Gobernación de Antioquia
Convenio interinstitucional entre el Sena, la Gobernación de Antioquia y la
Entidad Municipal a la que pertenece el Aprendiz - Archivistas Municipales
Compromiso entre Entidad Municipal y Aprendiz - Archivistas Municipales
1. PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PARA ENTIDADES
ANTIOQUEÑAS DEL ORDEN TERRRITORIAL
1.1 DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA
Las entidades públicas y privadas que prestan servicios públicos, tienen la
obligación de elaborar programas de gestión de documentos para el
cumplimiento del objeto social para el que fueron creadas, acorde a las reglas y
principios generales que regulan la función archivística del Estado, según la Ley
594 de 2000, Acuerdos emitidos por el Archivo General de la Nación y demás
normatividad.
No obstante, la gran mayoría de entidades municipales de Antioquia enfrentan
problemáticas como las que se describen a continuación y que hacen parte de
los problemas que aquejan hoy día a las entidades del Estado:
Falta de Consejos Municipales capacitados para liderar la política archivística
en los municipios, según lineamientos establecidos el Decreto 4124 de 2004,
por el cual se regula el Sistema Nacional de Archivos.
Poco compromiso de las directivas de los entes municipales en relación con
la administración técnica y administrativa de los archivos.
Carencia de Unidades de Correspondencia que respondan a los parámetros
establecidos en el Acuerdo 060 de 2001, emitido por el Archivo General de la
Nación.
Ausencia de profesionales en Ciencias de la Información y la Documentación
que gestionen las Unidades de Información de los entes municipales.
Falta de manuales, guías, procedimientos, formatos e instructivos para los
procesos archivísticos.
Carencia de Tecnologías de la Información y la Comunicación en el desarrollo
la Gestión Documental.
Falta de control de la documentación en los entes municipales, según la
normatividad vigente y las políticas institucionales.
Incumplimiento del marco legal que regula la Gestión Documental en
entidades del orden municipal.
Carencia de Tablas de Retención y Valoración Documental y Programas de
Gestión Documental, en entidades municipales según normativa vigente.
Gran número de entidades municipales con fondos acumulados, sin ningún
tratamiento archivístico, que hace que el acceso a la información sea
infructuoso.
Falta de instalaciones dotadas con mobiliario, equipos, elementos y unidades
de conservación para el correcto funcionamiento de los archivos.
Adecuación inapropiada de los depósitos de archivo
1.2 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
La elaboración e implementación del Programa de Gestión Documental permite
administrar los archivos según necesidades organizacionales y normatividad
vigente en las entidades de los municipios antioqueños
1.3 OBJETIVO GENERAL
Elaborar el Programa de Gestión Documental, para normalizar de forma
sistemática los procesos archivísticos en entidades de municipios antioqueños,
de acuerdo con la normatividad vigente.
1.3.1 OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Diagnosticar la gestión documental de entidades públicas y privadas mediante
la aplicación de encuestas para determinar el nivel de organización de los
archivos.
Normalizar y racionalizar la administración de las comunicaciones y el trámite
de los documentos, mediante la creación de Unidades de Correspondencia
Organizar archivos de gestión, central e históricos conforme a los principios y
procesos archivísticos
Promover la organización técnica de fondos acumulados conforme a los
principios y procesos archivísticos.
Racionalizar el uso de recursos destinados a espacios, muebles, equipos y
tecnologías en los archivos.
Definir indicadores de gestión para evaluar la calidad, la eficiencia y la agilidad
en las entidades de la administración pública, en las relaciones con el
ciudadano, con sus proveedores, y entidades entre sí, mediante el buen
manejo del recurso Información.
1.4 POBLACIÓN OBJETIVO
La oferta educativa para el Programa de Formación en Administración
Documental, está dirigida a funcionarios que desempeñen funciones
archivísticas en los entes territoriales y acrediten los siguientes requisitos de
ingreso:
Inscripción oportuna
Servidor público con funciones de archivo
Constancia laboral que relacione las funciones que desarrolla en la entidad
Bachiller con Pruebas ICFES
Aprobar el proceso de selección
Disponer de 4 horas diarias al proceso de formación
Disponer de equipos de cómputo con acceso a Internet
Disponibilidad para encuentros presénciales (En el 2008: 10 y 11 de
octubre; 14 y 15 de noviembre, 12 y 13 de diciembre y cada seis semanas
en el 2009 y 2010).
Jefe de Archivística
1.5 METAS Y/O RESULTADOS
Realizar el proceso formativo de Tecnólogo en Administración Documental
para 40 archivistas municipales de Antioquia
Elaborar un Programa de Gestión documental a partir de la integración del
trabajo colaborativo que desarrollen los aprendices
Implementar un proceso archivístico en las entidades municipales, por cada
equipo colaborativo
Relacionar el proyecto ético de vida con su desempeño profesional en la
Administración Documental
1.6 RESULTADOS DE APRENDIZAJE
En el desarrollo del Programa de Formación se obtendrán logros cognitivos,
actitudinales , motrices y valorativos como los siguientes:
Producir los documentos, que se originen de las funciones administrativas,
siguiendo la norma técnica y la legislación vigente.
Recibir, despachar y controlar los documentos teniendo en cuenta las normas
establecidas por la Organización y normatividad vigente
Proporcionar servicio al cliente, mediante la aplicación y valores; el protocolo,
la etiqueta y de acuerdo con los estándares de calidad y políticas de la
Organización
Desarrollar procesos de investigación y generar propuestas de mejoramiento
y/o alternativas de solución de acuerdo con la información procesada y
necesidades de la Organización
Organizar, conservar y preservar los documentos de acuerdo con su ciclo de
vida, la normatividad vigente y las políticas institucionales
Transferir y eliminar los documentos de acuerdo con su ciclo de vida, la
normatividad vigente
Controlar la documentación de acuerdo con la normatividad vigente, las
necesidades institucionales y las Tecnologías de la Información y la
Comunicación.
Dirigir, coordinar y evaluar el talento humano según necesidades de la
Organización.
Formular el proyecto de vida, que evidencie la practica de principios y valores
éticos, ambientales, de salud ocupacional; el cumplimiento de los deberes y
conocimiento los derechos.
1.7 ALCANCE
Formulación del Programa de Gestión Documental para dar solución a la
problemática que enfrentan las entidades del orden territorial en lo referente al
manejo de archivos y documentos
Formulación e implementación de un proyecto para cada proceso archivístico del
Programa de Gestión Documental.
1.8 LIMITACIONES
Los recursos para la implementación del proyecto formulado por los grupos
colaborativos deben ser gestionados por los aprendices y asignados por la alta
dirección de cada ente territorial.
El tiempo y recursos para desplazamiento de los aprendices a los encuentros
presénciales son asumidos por la entidad a la cual se encuentre vinculado el
aprendiz.
Convenio con el Archivo Histórico de Antioquia, para: convocar a los aprendices,
subsidiar desplazamiento de los Instructores – Tutores, a los municipios cuando
el proceso de formación lo requiera y apoyo de gastos de logística en la
organización de los encuentros presénciales.
2. JUSTIFICACIÓN
En cumplimiento de la Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos, este proyecto
permite orientar la normalización de la función archivística en las entidades, de
acuerdo con las políticas y directrices del Sistema Nacional de Archivos, para
garantizar el acceso a la información y la respuesta oportuna al ciudadano y a
los organismos de control.
3. RECURSOS
Entre los recursos requeridos para el desarrollo del Programa de Formación se
enuncian los siguientes:
3.1TALENTO HUMANO:
Para el desarrollo del proyecto, se requiere contar con la participación activa de
toda la comunidad así:
Aprendices – Archivistas Municipales
Instructores-tutores
Coordinador Académico de la Especialidad de Archivística
Directivas del Sena Centro de Comercio
Personal Administrativo y de Apoyo del Centro de Comercio
Personal de Bienestar al Aprendiz del Centro de Comercio
Técnico Archivo Histórico de Antioquia
Directivas de entidades donde estén vinculados los aprendices – Archivistas
Municipales
3.2AMBIENTES DE APRENDIZAJE, MEDIOS Y RECURSOS DIDÁCTICOS
Ambientes virtuales para el aprendizaje: AVA
Áreas lúdicas del Sena
Laboratorio de Gestión Documental del Centro de Comercio
Entidades públicas y privadas de los municipios de Antioquia
Unidades de información (Biblioteca, Centros de Documentación del Sena y
Municipios)
Unidades de Correspondencia
Archivos de gestión, administrativos e históricos de entidades municipales
Software de Gestión Documental, muebles, equipos y elementos de archivo
Material electrónico como aplicaciones multimediales, presentaciones en
formato flash, bases de datos.
4. METODOLOGÍA
La orientación del proceso de formación se realizará en la modalidad Blended-
Learning, mediante la utilización de diversos ambientes de aprendizaje, mediada
por las Tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC).
La metodología para estará centrada en:
Generación de la autonomía del Aprendiz, Autoaprendizaje.
Orientación a través de proyectos formativos y productivos.
Aplicación de las didácticas activas que estimulen el pensamiento creativo e
innovador y a través de la resolución de problemas simulados y reales.
Utilización y manejo de las TIC.
Uso de escenarios de formación que propicien el desarrollo de las
competencias básicas y técnicas; actitudes y valores requeridos para el
desempeño de las funciones.
