INTRODUCTION PURCHASING

Purchasing Manager

INTRODUCTION PURCHASING

Definisi Purchasing

Purchasing (Pembelian) adalah bagian dari departemen akunting yang berkerja untuk melakukan berbagai transaksi pembelian berbagai kebutuhan departemen yang ada yang merujuk untuk membantu dan menunjang kelancaran operasional hotel sesuai prosedur dan standard yang berlaku dan yang telah ditentukan.

Departemen pembelian juga mencakup beberapa kegiatan yang diantaranya seperti berinteraksi / mewawancara penjual / supplier, bernegosiasi dengan supplier potensial, menganalisa tawaran dan harga dari supplier, menentukan pilihan supplier, dan menyimpan semua dokumen pembelian.

INTRODUCTION PURCHASING Ada beberapa sasaran dalam departemen pembelian,

yakni :

1. Mengatur manajemen pembelian yang efektif2. Mutu barang yang berkualitas3. Harga yang terbaik4. Jumlah barang yang diorder tepat5. Mengorder pada waktu yang tepat6. Pengiriman barang yang tepat waktu7. Memilih supplier yang tepat8. Garansi suatu barang yang sesuai9. Layanan yang terbaik10. Pembelian sesuai budget yang telah ditentukan

INTRODUCTION PURCHASING Ada beberapa sasaran dalam departemen pembelian, yakni :

11. Menyimpan dokumen pembelian dengan baik12. Dapat berkoordinasi antar departemen dengan baik13. Merespon dengan cepat dan dapat megatasi masalah dengan cara terbaik14. Menindak lanjuti purchase order yang belum selesai15. Menyerahkan laporan / audit check list per bulan kepada Chief Accountant16. Evaluasi intern departemen purchasing 17. Memilih produk-produk ramah lingkungan18. Mengikuti standard dan supplier Aston International Indonesia (AII); GSM (Graphic Standard Manual)19. Jika diperlukan dapat disurvey lokasi / tempat produksi supplier.20. Melakukan market survey berkala ke beberapa lokasi pasar induk dan pasar swalayan.

INTRODUCTION PURCHASING

Definisi Supplier / Vendor

Supplier / vendor adalah kemitraan individu atau badan usaha atau perusahaan atau pemasok atau organisasi bisnis yang menyajikan atau menawarkan barang atau jasa yang menjadi mitra kerja sama hotel.

Faktor – Faktor Menentukan VendorData Vendor jelas (baik badan usaha atau badan usaha

perorangan, alamat, nomer telepon, jenis usaha), dan mudah dihubungi.

Barang yang ditawarkan berkualitas baik, barang yang ditawarkan sesuai dengan permintaan user, dan ada garansi.

Mendapat harga barang yang terbaik. (harga termurah dari vendor lain dengan barang yang berkualitas).

Pengiriman barang sesuai kesepakatan bersama atau sesuai jadwal yang sudah ditentukan.

Barang yang tidak sesuai atau ada kekeliruan dapat diretur kembali ke pihak vendor, dan dapat dikirimkan kembali sesuai Purchase Order.

Pembayaran dapat disesuaikan dengan aturan perushaan yang berlaku. (30 hari setelah barang dan invoice deterima dengan baik).

Faktor – Faktor Menentukan VendorUntuk jangka panjang jika diperlukan dapat mendukung

perawatan mesin (maintenance) dan spare part mesin.Tidak ada catatan bermasalah sebelumnya.Dapat merespon dan aktif untuk mengenai spec barang

yang ditawarkan, dan dapat mengirimkan penawaran sesuai spec yang telah ditentukan.

Memilih vendor distributor dengan harga yang lebih murah dari harga pasaran.

Supplier dapat mengirimkan contoh barang, dapat mengirimkan gambar, dan spesifikasi barang.

Rekomendasi yang baik dari hotel lain. Mengikuti standard dan vendor Aston International

Indonesia (AII); GSM (Graphic Standard Manual).

Cara Mencari Vendor

Mengecek data pembelian sebelumnya (Last Purchase) baik pada system atau pada dokumen / file manual,

Mendapatkan informasi atau mengikuti rekomendasi dari user / departemen terkait.

Mencari di media cetak seperti Yellow Pages, Bandung Infomedia, dan koran lainnya.

Mencari di internet,Dari informasi beberapa rekan kerja,Mendapatkan atau mengikuti rekomendasi dari hotel

lain,Informasi dari supplier lain,Melakukan market survey.

TERIMA KASIH