Quy Trinh to Chuc Su Kien

8/3/2019 Quy Trinh to Chuc Su Kien

http://slidepdf.com/reader/full/quy-trinh-to-chuc-su-kien 1/26

Vương Thanh Long -www.vnstrategy.com

Quy trình tổ chức sựkiện PR



Vương Thanh Long - www.vnstrategy.com

Quy trình tổ chức sự kiện PR

Tổ chức sự kiện là công việc đòi hỏi tính chitiết cao, yêu cầu các thành viên phải phốihợp tổ chức tốt.

Yếu tố xử lý sự vụ và kinh nghiệm tổ chức rấtcần thiết trong quá trình triển khai sự kiện, vìluôn có nhiều vấn đề phát sinh xảy ra.

Người phụ trách tổ chức sự kiện đòi hỏi phải

am hiểu và quản lý được quy trình làm việc. Quy trình sau đây sẽ giúp hệ thống hóa tổ

chức sự kiện nhằm tránh thiếu xót.




Bước 7 – Báo cáo tổng kết

Bước 6 – Triển khai chương trìnhBước 5 – Chuẩn bị triển khai

Bước 4 – Xây dựng chươngtrình triển khai

Bước 1 – Xác định mục tiêu

Bước 2 – Xây dựng nội dung

Bước 3 – So sánh với địnhhướng thương hiệu

Định vị thương hiệu vàyêu cầu của sự kiện

E v e n t P

r o c e s s

Quy trình tổ chức sự kiện PR




Bước 1: Xác định mục tiêu




Xác định mục tiêu

Xác định đúng mục tiêu của sự kiện là yếu tốcốt lõi để tổ chức thành công.

Mục tiêu càng rõ ràng và được mọi người

bên trong tổ chức cũng như các đối tác liênquan hiểu thấu đáo là bước đầu thành côngcủa sự kiện.

Mục tiêu do nhà đầu từ, chủ doanh nghiệp

đưa ra.




Xác định mục tiêu

Mục tiêu phải đo lường được và phù hợp vớichiến lược thương hiệu và mục đích của sựkiện.

Nếu một sự kiện không gắn liền với Chiếnlược thương hiệu sẽ không có tính hiệu quảcao, sự kiện là yếu tố cộng thêm để gia tănguy tín thương hiệu, chính điều đó sự kiện

phải đáp ứng được định vị thương hiệu,khách hàng mục tiêu…


http://slidepdf.com/reader/full/quy-trinh-to-chuc-su-kien 7/26Vương Thanh Long - www.vnstrategy.com

Bước 2: Xây dựng nội dung



Xây dựng nội dung

Xây dựng nội dung, ý tưởng là bước quantrọng tạo thành công cho 1 sự kiện.

Nội dung ý tưởng phải phù hợp với định

hướng thương hiệu và đối tượng khách hàngmục tiêu.

Trong một thời gian ngắn phải thiết kế ra mộtchương trình khá hoàn hảo. Không chỉ đơn

thuần là mình "lồng“ tên của công ty lên từngsản phẩm mà phải làm sao cho sản phẩm ấyđược "sống" trong sự chiêm ngưỡng củakhách hàng"...



Xây dựng nội dung

Để nội dung, ý tưởng phù hợp phải xác định Đối tượng nhận thông điệp, từ đó xây dựngchương trình phù hợp.

Nội dung chương trình phải xác định được:• Thời gian tổ chức.

• Địa điểm tổ chức.

• Phương thức tổ chức.• Các thành phần tham gia.

• Ngân sách…



Bước 3: So sánh với định hướngthương hiệu



Định hướng thương hiệu

Sự kiện là một trong những công cụ nhằmxây dựng thương hiệu, chính vì điều đó trongsuốt qua trình triển khai sự kiện phải luôn đáp

ứng được các yêu cầu của Định vị, Tính cáchthương hiệu…




So sánh giữa nội dungvới yêu cầu cần phải:

• Thỏa mãn được yếu tố

pháp lý, tức chínhquyền cho phép tổchức.

• Thoả mãn mục tiêu

của chủ đầu tư vàchiến lược phát triểnthương hiệu.




So sánh giữa nội dung với yêu cầu cần phải:• Phù hợp với văn hóa, tập quán vùng miền

tại địa điểm tổ chức sự kiện.

• Thoả mãn đối tượng nhận thông điệp củasự kiện (thu hút được số lượng bao nhiêungười - đối tượng cụ thể tham gia, chuyểntải được hình ảnh, thông điệp gì cho

thương hiệu, cảm xúc của người tham giavào event thế nào…)



Bước 4: Xây dựng chương trình triểnkhai



Xây dựng chương trình triển khai

Đối với chương trình triểnkhai càng chi tiết càng ít rủiro trong thực tế.

Sử dụng Microsoft Projectđể theo dõi tiến độ chươngtrình.

Phân công trách nhiệm cụ

thể và luôn theo sát để hỗtrợ các thành viên tham giachương trình.



Xây dựng chương trình triển khai

Dự đoán tình huống có thể xảy ra để có thểxử lý tốt các sự cố xảy ra tại event.

Event muốn thu hút và gây ấn tượng mạnh

với những người tham dự cần có những yếutố sáng tạo và bất ngờ.

Sự phối hợp là yếu tố quan trọng đối với 1 sựkiện thành công, do đó cần phải xây dựng tổ

chức gắn kết và chia sẻ.



Bước 5: Chuẩn bị triển khai



Chuẩn bị triển khai

Trước khi xây dựng kế hoạch. Chuẩn bị thu thập và tổng hợp các thông tin

liên quan đáp ứng cho việc xâu dựng ý

tưởng. Đặt ra các mục đích sự kiện, mục tiêu phải

thực tế và khả quan.

Xây dựng ngân sách.

Lập kế hoạch hành động chi tiết.



Chuẩn bị triển khai

Lên kế hoạch nhân sự tham gia và chuẩn bịcác nguồn nhân sự đáp ứng.

Chuẩn bị các điều kiện vật chất, vật dụng liên

quan, Chuẩn bị cho bước triển khai.

…



Chuẩn bị

Có một lý thuyết chung ở Mỹ cho rằng cứ mỗigiờ sự kiện đòi hỏi phải mất từ 5 đến 10 giờ(có thể hơn) để lập kế hoạch tổ chức vàchuẩn bị.

Kiểm tra việc hoàn tất trước ngày bắt đầu.

Xây dựng nội dung và phương án dự phòng.



Bước 6: Triển khai chương trình



Triển khai chương trình

Tất cả sự chuẩn bị của các bước trên sẽđược thể hiện trong ngày cuối cùng, thờiđiểm sự kiện xảy ra.

Tổ chức sự kiện không phải đến khi triển khailà hoàn tất sứ mệnh mà vẫn phải còn tiếp tục.




Triển khai chương trình

Trong suốt quá trình triển khai sự kiện cầnphải lưu ý các vần đề sau:

• Giữ mối liên hệ với các thành viên chủ chốt

trong sự kiện.• Theo dõi và bám sát tại các địa điểm

“nóng” (Nếu sự kiện tổ chức nhiều điểm).

• Có tầm nhìn bao quát vừa bên trong vàbên ngoài khu vực diễn ra sự kiện.




Bước 7: Báo cáo tổng kết




Báo cáo tổng kết

Báo cáo tổng kết nhằm rútra kinh nghiệm cho các lầnsau.

Cần phải họp các thành viêntrong nhóm để cùng phảnbiện và đóng góp ý kiến.

Thông thường khen thưởng

hoặc kỷ luật cũng cần nêu ranhằm động viên các cá nhânxuất sắc.



Liên hệ

Giảng viên Vương Thanh Long.• Đại học Văn Lang, TP Hồ Chí Minh.

• MBA of International American University

(Hoa Kỳ)• Strategic Consultant: Marketing and

Branding.

•Email: [email protected]

• Website: www.vnstrategy.com

mailto:[email protected]

http://www.vnstrategy.com/

http://www.vnstrategy.com/

mailto:[email protected]

Documents

Quy Trinh to Chuc Su Kien