Telefoninumbrite õigekiri •Soovituslik juhend telefoninumbrite grupeerimiseks,

mis on

vastavuses ITU (International Telecommunication

Union)

soovitustega.

Telefoninumbrite grupeerimisel kasutatakse

eraldajana tühikut. Venemaal kasutatakse ka

sidekriipsu ja Prantsusmaal punkti.

• Korrektne on grupeerida numbrid tagantpoolt nelja

kaupa. Siin mõned näited korrektselt grupeeritud

telefoninumbritest:

5xx xxxx;

5xxx xxxx;

6xx xxxx;

+372 6xx xxxx;

+963 1 xxxx xxxx; (näide Süüria telefoninumbri baasil)

•

• �Kuni 4kohaline number kirjutatakse kokku (näiteks

1182), �

• 5 kohaline number kirjutatakse kujul 2-3 (xx xxx,

näiteks 45 123) ning

• 6 kohaline number kirjutatakse kujul 3-3 (xxx xxx,

näiteks 450 123).

• Tarbijanumbrisiseselt eristatakse grupid ühe tühikuga.

7-kohalisi tarbijanumbreid grupeeritakse alates tagantpoolt

4 ja 3 kaupa: 679 xxxx; 797 xxxx; 385 xxxx

• Ebakorrektselt või segaselt esitletud telefoninumbrid

firma visiitkaardil ning kodulehel tekitavad segadusi

klientides ja jätavad ebausaldusväärse mulje

äripartnerile. Telefoninumbrite kirjutamisel tuleks lähtuda

rahvusvahelistest tavadest.

• Eestis pole seadust, mis reglementeeriks

telefoninumbrite õigekirja. Paljud on üle võtnud

rahvusvaheliselt tunnustatud tavad.

• Dokumentides, mis on mõeldud Eestis riigisiseseks kasutuseks ja milles on vaja kirjeldada valimiskorda detailselt (st kus ei piisa ainult rahvusvahelise riigikoodi väljatoomisest, vaid on vaja esitada ka rahvusvaheline kaugprefiks 00),

• kirjutatakse rahvusvaheline kaugprefiks 00 ilma sulgudeta: 00 371 xxxx xxxx (Läti)

• http://www.tja.ee/ (Sideamet) valikutest – elektrooniline side – numeratsiooni haldus – telefoninumbrite ühtlustatud kirjutamisviis http://www.tja.ee/index.php?id=10997&highlight=telefoninumbrite,%C3%B5igekiri

ÜMBRIKU VORMISTAMINE

• selgete tähtedega

• lühenditeta

• ladina tähtedega (Eestisiseses

kirjavahetuses)

• araabia numbritega

VORM

• saaja aadress ümbriku esikülje keskmest veidi

paremal

• saatja aadress ümbriku tagakülje sulgemisklapil

või esikülje vasakpoolses ülemises nurgas

• ümbriku alumine äär peab vähemalt 15 mm

ulatuses olema täiesti vaba (joonkoodi tsoon)

AADRESS

• adressaadi nimi või nimetus

• tänav, maja ja korterinumber

• maakohas küla ja vald

• sihtnumber ja LINN või MAAKOND

AS Päike Päeva talu Kiire küla Taeva vald

92000 HIIUMAA

Hr Madis Mesilane AS Postimees Personaliosakond Vabaduse väljak 5a 34000 TARTU

E-kiri • Positiivsed küljed:

ei sega saajat ebasobival ajal;

on aega sõnumi viimistlemiseks;

pole tarvis ümbrikke, marke;

halb käekiri ei sega;

pääseb ligi nii kodus kui tööl;

emotsionaalselt kergem ebameeldivusi

teatada;

lugemiseks võib valida sobiva aja;

on võimalik koguda vastamiseks mõtteid;

sobib hästi teadete edastamiseks;

edastamine on lihtne, kiire.

Võimalik saata igast maailmanurgast, kus on internetile ligipääs

Negatiivsed küljed:

kiirustades saadetud ja kirjavigadega kirjad rikuvad suhteid;

rämpskirjad ärritavad;

emotsionaalsetes olukordades pole tulemuslik, puuduvad pilk, kehakeel, hääletoon, sarm;

kui teade pole saajale oluline, ei pruugi vastus tulla;

teate sisu võib jätta vale mulje.

Puuduvad oskused

Puudub inernet

E-kirja vorming E-kiri koosneb:

kirjapeast

• To (kellele)

• Cc (koopia)

• Bcc (pimekoopia)

• Subject (teemamärge)

kehast (sisust)

• pöördumine/adressaat

• tekst

• tervitusvormel

• saatja andmed (nimekaardi andmed)

• E-kiri ei ole dokument ning reeglina neid ei registreerita ega talletata

• Olulise sisuga e-kirju võib registreerida

• Esmakordsel pöördumisel kastuta väljendit “Lugupeetud”, edaspidi sobib kasutata tervitust “Tere!”

• Kontaktandmed = nimekaardi andmed

- Ees- ja perekonnanimi

- Ametinimetus

- Telefoni, mobiiltelefoni, faksi number

- E-posti aadress

• E-kirjas märgitakse ka kirja koostaja!

Kirja aadressid

• Kirja adressaadid

– To: reas hea näidata need, kellele e-kiri

esmaselt on mõeldud.

– Cc: (Carbon copies) reas näidatakse need,

kellele kiri on teadmiseks.

– Bcc: Blind Carbon Copy - varjatud koopia.

Kirja teema • Subjekt e teema

• Kirja teema peab vastama kirja sisule. Näiteks:

"Sünnipäev", "Kalale", "Probleem autoga", "Kodutöö

nr 3" jne. Kunagi ei tohi jätta teemarida tühjaks.

Selliseid kirju asutustes ei avata ning need

kustutatakse viiruste kartustes.

• Samuti ei kirjutata ka teemaks "Tere!", see tuleb kirja

sisusse.

• Kui kirjutamise käigus muudad kirja sisu, siis muuda

ka teemarida.

Kirja välimus ja ülesehitus – Pöördumine (väldi koma [seda kasutatakse inglise keeles] tervituse ja

viisakusvormeli järel) Näited: Tere, Nimi! Tere (ei kirjuta midagi ehk

koma) Tere!

– Kirja sisu eraldatud lõikudena ja vasakjoondusena.

• Kui on kaasa pandud fail, siis teavitada sellest kirja saajat.

• Suuri faile ei panda kirjale kaasa. Need laetakse veebi üles ja

saadetakse link.

– Viisakusvormel Näited: Kõike head! Kena päeva! Kohtumiseni

Lugupidamisega Tervitustega,

– Kontaktandmed ametliku meili puhul. Soovitav on lisada kuni viis rida:

– nimi

– ametinimetus

– firma nimi

– meiliaadress

– telefon

Kirja sisu

– Kirja alguses oluline info.

– Kirja lõpus kokkuvõte ja soovi kordamine.

– Tähtaeg, mis ajaks soovite vastust. Selle võib

kirjutada ka teemareale.

– Viidata meilile lisatud dokumentidele.

Kirja stiil

– Positiivse alatooniga.

– Selge ja mõistetav ühekordsel lugemisel:

• kasutada nimi- ja tegusõnu,

• kirjutada lihtlausetega,

• arusaadavad ja lühikesed sõnad,

• minimaalselt kasuta:

– võõrsõnu,

– termineid,

– omadussõnu

– Üheselt mõistetav.

– Faktidest tuletatud järeldused.

Enne kirja saatmist kontrollin:

– Kas meili saaja aadress on õige. Kontrollida

just listikirjade puhul.

– Kas meil on üheselt mõistetav ja ülevaatlik.

– Alles on jäetud eelmistest kirjadest vajalik

info, et ka mitteteadlik inimene saab kirjutatust

aimu.

Emotikonid

• Et Teid peetaks ikka tõsiseks inimeseks, ei

tohi ametikirjades kasutada emotikone.

Kirjale vastamine

• Kirjale vastamist alustada kirja ülaosast e vastus kirjutada saadud kirja

kohale st Teile saadetud kiri jääb alla alles. See on vajalik selleks, et

oleks probleemist ülevaade. Mitte kirjutada vastus saadetud kirja lõppu.

• Heaks tavaks peetakse, et e-kirjale vastatakse hiljemalt kahe päeva jooksul.

Erandiks on loomulikult arvutist eemalolek või interneti puudumine. Hea

oleks siis kasutada "Automaatvastust", kuid kõik meiliteenuse pakkujad

seda võimalust pole lisanud.

• Samuti tuleb tingimata kinnitada e-kirja failide kättesaamine, et saatja oleks

kindel, et kiri on kätte saadud ja failid avanenud. Kui vastamiseks kulub

rohkem aega, tuleb saatjat sellest teavitada, selgitada hilinemise põhjus ja

näidata ära ligikaudne vastamise aeg.

Meilietiketi põhireeglid

1. Sõnum peab olema selge, lühike,

arvestama saaja vajadustega.

2. Kasuta õigekirjakorrektorit.

3. Austa meilisaaja aega.

4. Hoia saadud meilide privaatsust.

5. Ära kunagi eelda, et sinu saadetud meil

säilitab privaatsuse.

6. Ära usalda sõnumeid “Edasta kõikidele

oma sõpradele”.

7. Ära ole ebaviisakas endast vähem

võrguteadlike vastu.

8. Hinga enne saatmist sügavalt sisse ja

kontrolli.

9. E-post ei sobi iga sõnumi jaoks.

• Soovitused:

1. Arvesta, et e-kiri on sama kui ümbrikuta

postkaart. Kui sa ei taha, et see ripuks

teadetetahvlil, ära edasta seda meili teel.

2. Kontrolli oma postkasti mitu korda

päevas.

3. Hea, kui on võimalus vaadata, kas

adressaat on meili vaadanud.

4. Ära vasta rämpspostile.

5. Ära saada kaastundeavaldusi,

vallandamisotsuseid.

6. Ära koosta kirja vihasena.

7. Kui sind kritiseeriti, koosta viisakas vastus.

8. Salvesta ja registreeri kirjad, mida tulevikus

vajad.

9. Kustuta ebavajalikud teated.

10.Ära kasuta suurtähti, see väljendab

karjumist.

11.Ära kritiseeri kedagi ega saada

vaenulikku teadet, ära kasuta solvavaid,

alandavaid, väärikust riivavaid sõnu.

12.Lühendeid ja emotikone kasutatakse

ainult isiklikus kirjavahetuses.

13.Ebavajalikku informatsiooni edastada on

ebaviisakas.

Puhkusevastaja • Enamasti teab töötaja töölt eemalviibimisi ette ning

siis on oluline meeles pidada, et ta sellest ka kliente,

partnereid ja kaastöötajaid teavitaks. •

• Hea viis seda teha on panna oma kirjakastile peale

automaatvastaja (automaatvastus, out-of-office-

assistant, autoreplay), mis teavitab kirja saatjat

adressaadi äraoleku ajast ja asendajast, kes vajadusel

lahendusi leiab.

• Pikema plaanipärase eemaloleku (nt. puhkus, lähetus)

korral tuleb aktiveerida e-posti automaatvastus, milles on

nimetatud asendaja e-posti aadress või suunata oma e-

post asendaja e-postkasti.

• Tavapärasem viis on anda kirjakastile käsk, et kõik

saabuvad kirjad saavad standardse vastuse. Sõltuvalt

töö iseloomust on võimalik kasutada erinevaid

automaatvastuse seadistusvariante. Näiteks saab

vastuse saata vaid konkreetsetele adressaatidele või

anda käsu suunata saabunud kiri asendajale edasi ja

kirja saatjale lähetada selle kohta info.

Saatsite mulle kirja, kuid viibin kontorist eemal

23.10.2011 – 05.12.2011. Teie kiri on edasi

suunatud ….@net.ee. Vastan Teile esimesel

võimalusel.

Tänan kirja eest. Viibin 19. augustini puhkusel ja oma e-kirju ei loe.

Kiireloomuliste asjadega võtke palun ühendust kommunikatsiooni

osakonna juhataja Illari Läänega (illari.laan@ut.ee, tel 737 5681).

Thank you for your message. I'm currently out of the office on the

vacation till August 19th.

For urgent issues, please contact Head of Communications Office, Illari

Lään (illari.laan@ut.ee, phone +372 737 5681).

Ingrid Maiste

turundusjuht / Head of Marketing

kommunikatsiooniosakond / Communications Office

Tartu Ülikool / University of Tartu

Ülikooli 18, 50090 Tartu, ESTONIA

tel / phone +372 737 6123, +372 51 84 609

ingrid.maiste@ut.ee

www.ut.ee

Elektronposti 5 käsku

• Edastage meil isikule, keda see

puudutab.

• Meilige nii kiiresti kui võimalik.

• Alati kontrollige enne saatmist õigekirja.

• Ilmtingimata lisage oma telefoninumber.

• Lähtuge sellest, et elektronpost on

mõeldud pigem ametialaseks kui

erakirjavahetuseks.

Meilietikett

• NB! Ära saada kellelegi midagi sellist, mida

ise ei soovi saada!

17 % väljasaadetud kirjadest jääb

vastamata (Emor)

Kui kirjale ei saa vastata kohe, tuleb

kasutada automaatvastamist. Puhkuse

ajaks määra asendaja.

Reageerida tuleb 24 tunni jooksul

Telefoni kasutaja ABC

• Telefonid ümbritsevad meid iga päev

nõnda, et märkame nende olemasolu alles

siis, kui mobiiltelefoni aku on ootamatult

tühjaks saanud või lauatelefon

millegipärast ei tööta.

• Oleme muutunud sidevahenditest nii

sõltuvaks, et tihtipeale unustame

elementaarsed viisakusreeglid.

• Nagu näiteks see reegel, et

rahvusvaheline tava peab ebaviisakaks

helistamist tööpäevadel kella 22–8

vahel.Puhkepäevadel laieneb see kellaaeg

21–9.

• Iga ettevõte lepib oma kodukorras kokku,

kuidas kõne vastuvõtja tervituse edastab.

Enamasti öeldakse tervitus ja firma nimi.

Suuremates ettevõtetes on sobilik lisada

ka enda nimi.

Näiteks: “Tere päevast! King ja Saabas

kuuleb.“

Või: „Tere hommikust! Restoran Kuldne

Elevant. Sekretär Helle kuuleb.“

Põhitõed, mida telefonivestluses

meeles pidada:

• Kõne vastuvõtjana olge alati lahke, sõbralik ja abivalmis. Ka

tööpäeva lõpus!

• Abivalmidust võite väljendada küsimusega: “Kuidas saame teid

aidata?“

• Olge hea kuulaja.

• Naeratage, sest naeratust tunnetab ka helistaja.

• Kunagi ei tohiks jätta helistajat pikaks ajaks ootele.

• Sekretär võiks enne soovitava isikuga ühendamist lausuda: “Palun

oodake üks hetk.“

• Kui olete lubanud helistada kindlal kellaajal, tehke seda

täpselt.

• Automaatvastajale jätke korrektne teade: esitlege

ennast, öelge helistamise aeg ja põhjus ning andke

teada, millal ja millisel numbril võib teile helistada.

• Kui kõne katkeb, helistab uuesti see inimene, kes

helistas esimesena.

• Kui on valeühendus, säilitage lahke hääletoon ja olge

abivalmis.

• Kõne võite ühepoolselt lõpetada, kui keegi ropendab

või ütleb inetusi.

• • Solvamise korral on viisakas kaasvestlejat

esmalt hoiatada. Kui solvangud jätkuvad, võite

kõne katkestada.

• Ärritunud ja vihase helistaja puhul on parim

vahend säilitada rahulik meel ja olla hea kuulaja.

• Ärge katkestage kõnelejat. Kasutage jutuajamise

käigus palju helistaja nime – see rahustab vihast

inimest ja ta tajub, et tema probleemist

saadakse aru. Paluge kindlasti võimalust saata

vastus probleemi lahendamiseks kirja või e-posti

teel.

• Helistajana on alati viisakas küsida, kas

vastuvõtjal on aega rääkida. Ka kõige

lähedasematelt inimestelt võiks seda küsida,

sest alati võib pooleli olla mõni kiire

asjatoimetus.

• Kui kõne vastuvõtjana teil tõesti hetkel aega

rääkida ei ole, vabandage ja paluge luba

tagasihelistamiseks.

• Välismaale helistades kontrollige ajavahet.

KASUTUSMÄRGE

• kirja kasutamise korda tähistav märge

• vajadusel, teatud juhtudel kohustuslik

• suurtähtedega

• kiri – adressaadiväljal enne adressaati või

viidaväljal enne seosviita

• e-kiri – teema väljal enne pealkirja

KASUTUSMÄRKE NÄIDE 1

• kui on vajalik kirja tavapärasest kiirem

menetlemine

KIIRE

KASUTUSMÄRKE NÄIDE 2

• kui kiri on mõeldud isiklikuks kasutamiseks

ISIKLIK AS Päike Päeva talu Kiire küla Taeva vald

92000 HIIUMAA ISIKLIK Hr Madis Mesilane AS Postimees Personaliosakond Vabaduse väljak 5a 34000 TARTU

KASUTUSMÄRKE NÄIDE 3 • muu kirja sisu või kasutusviisi täpsustav

märge

MITTEAMETLIK TÕLGE

ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS

ADRESSAAT

• organisatsioon või isik, kellele on kiri

suunatud

• kirjal kohustuslik

• e-kirjal soovituslik

• nimetavas käändes

ADRESSAADI

ALAMELEMENDID

• viisakusvormel (või akadeemiline tiitel)

• ees- ja perekonnanimi

• ametinimetus või roll

• organisatsioon

• organisatsiooni allüksus

MITU ADRESSAATI

• üksteise all

• soovitavalt mitte üle 4

• kui kõik ei mahu adressaadiväljale, võivad teised

olla tekstiväljal 2…4 põhireavahet allkirjastajast

allpool, kasutades sõna “Sama:”

• nimed või nimetused tähtsuse või tähestiku

järjekorras

ADRESSAADI ASUKOHT

• kiri – adressaadiväljal või adressaadi- ja

tekstiväljal

• e-kiri - tekstiväljal

ADRESSAADI NÄIDE 1

• eesnimi ja perekonnanimi

Kati Karu

ADRESSAADI NÄIDE 2

• eesnimi, perekonnanimi, ametinimetus või

roll

Kati Karu

Juhatuse liige

ADRESSAADI NÄIDE 3

• eesnimi, perekonnanimi, organisatsioon

Kati Karu

Mesikäpp OÜ

ADRESSAADI NÄIDE 4 • eesnimi, perekonnanimi, organisatsioon,

allüksus

Kati Karu

Mesikäpp OÜ

Rahandusosakond

ADRESSAADI NÄIDE 5 • organisatsioon

Mesikäpp OÜ

ADRESSAADI NÄIDE 6 • organisatsioon ja selle allüksus

Mesikäpp OÜ

Rahandusosakond

ADRESSAADI NÄIDE 7 • organisatsioon, ametinimetus või roll

Mesikäpp OÜ

Juhatuse liige

ADRESSAADI NÄIDE 8 • paljude üheliigiliste adressaatide üldistatud

nimetus

Ministeeriumid

ADRESSAADI NÄIDE 9

• soovi korral võib eesnime ees olla

viisakusvormel või akadeemilise tiitli

lühend

Lp Kati Karu

Pr Kati Karu

Prof Mati Mõmmik

ADRESSAADI NÄIDE 10 • mitu adressaati – tähtsuse või tähestiku

alusel

Ministeeriumid

Ametid

ADRESSAADI NÄIDE 11 • ei mahu adressaadiväljale

Sama:

Ministeeriumid

Ametid

AADRESS • adressaadi sideandmed

• sõltuvad saatmisviisist

• kirjal soovituslik

• e-kirjal kohustuslik

• ei märgita, kui adressaadiks üldistatud

nimetus

AADRESSI VORMISTUS • pärast adressaati

• posti- ja e-posti aadress vastavalt

standardile EVS 8

• faks – lisatakse ette selgitav sõna “faks” ja

numbri grupeeritakse tagant nelja kaupa

AADRESSI ASUKOHT • kirjal – adressaadiväljal

• e-kirjal – “Kellele”

RIIGISISESE AADRESSI

NÄITED

Mesitaru 3

10100 TALLINN

Maiasmoka talu

Koogi küla

Panni vald

20222 HIIUMAA

RAHVUSVAHELISE

AADRESSI NÄIDE Setzbergstrasse 63

81539 München

GERMANY

E-KIRJA AADRESSI NÄIDE • piret.sedrik@mv.hiiumaa.ee

SEOSVIIT

• sissetulnud kirja kuupäev ja viit

• ühes asjas peetava kirjavahetuse

haldamise hõlbustamiseks

• teatud juhtudel kohustuslik

• ette märgitakse “Teie”

SEOSVIIDA ALAMELEMENDID

• kuupäev

• viit

eraldatakse sõnalühendiga nr

SEOSVIIDA ASUKOHT

• kiri – viidaväljal

• e-kiri – teema- või tekstiväljal

SEOSVIIDA NÄIDE

Teie 01.01.2007 nr 1-3/10

KUUPÄEV • kirja lõpliku valmimise (allakirjutamise)

kuupäev

• kohustuslik

• kui ei allkirjastata, on kuupäevaks

registreerimise või väljasaatmise kuupäev

• vajadusel lisatakse kellaaeg

KUUPÄEVA ALAMELEMENDID • päev

• kuu

• aasta

• kellaaeg

KUUPÄEVA VORMISTUS 1

• viidaväljal enne viita

• vastuskirjal seosviida all, kuupäev ees

“Meie”

• digitaalallkirjaga dokumendil on

digitaalallkirja koosseisus, kuid soovitav

ka dokumendile panna

• standard EVS 8

KUUPÄEVA VORMISTUS 2 • kirjal võib olla nii numbriline kui ka sõnalis-

numbriline

• õigusaktil sõnalisnumbriline

• rahvusvahelises kirjavahetuses vastavalt

kasutatava keele reeglitele

KUUPÄEVA NÄITED • numbriline

11.01.2007

• sõnalis-numbriline

11. jaanuar 2007

VIIT

• kirjale või asjale registreerimisel antud

tähistus, mis osutab kirja kohale

dokumendisüsteemis

• registreeritavatel kirjadel kohustuslik

• kiri – viidaväljal

• e-kiri - tekstiväljal

VIIT KOOSNEB: • kirjale registreerimisel antud

järjekorranumber (kirja number)

• liigitamise käigus omistatud tähis või muu

tunnus (sarja tähis)

VIIDA VORMISTUS • kuupäeva järel

• nr

• asjapõhisel registreerimisel lisandub

individualiseeriv number

VIIDA NÄIDE 1 • nr 1-6/30

sarja nr / järjekorranumber

VIIDA NÄIDE 2 • asjapõhisel registreerimisel lisandub

individualiseeriv number

1-6.1/30-3

1-6.1 – allsarja tähis

30 – asja registreerimisnumber

3 – individualiseeriv nr asja piires

VIIDA NÄIDE 3 nr 1-6.1/2007/30

1-6.1 – allsarja tähis

2007 – aasta nr

30 – asja registreerimise järjekorranumber

PEALKIRI

• kohustuslik

• kirja sisule antud nimetus

• võimalikult lühike

• kiri – tekstiväljal

• e-kiri - teema väljal

PEALKIRJA VORMISTUS • enne teksti

• esisuurtähega

• nimetavas või seestütlevas käändes

• kirjavahemärgita lõpus

• ei ulatu üle lehe keskjoone

PEALKIRJA NÄITED 2009. a tuludeklaratsiooni esitamine

Kirja standardi tutvustamine

TEKST • kirja põhisisu

• kohustuslik

• kiri – tekstiväljal

• e-kiri – tekstiväljal

• 2…4 põhireavahet pealkirjast allpool

TEKSTI ALAMELEMENDID

• Pöördumine

Lugupeetud…; Austatud….

• sisu

• Lõputervitus

Lugupidamisega….; Austusega …;

Meeldivat koostööd soovides/lootes….

TEKSTIS: • sisu iseseisvad mõttelised osad – uuelt

realt eraldi lõigud

• taandridu ei kasutata

• lõikude vahel tühi rida

• teksti vasak veeris sirge

• tekstis ei või olla põhjendamatud lünki

TEKSTILE VÕIB LISADA • pöördumise

1…2 põhireavahet enne sisu

• lõputervituse

1…2 põhireavahet pärast sisu

lõpus kirjavahemärke pole

ei kasutata lühikirjades

ALLKIRI

• kirja sisu eest vastutaja omakäeline või digitaalallkiri

• allkiri kirjatähtedega kirjutatud ees- ja perekonnanimi, tavaliselt lühendatult

• vahel kohustuslik

• kirjal: – omakäeline allkiri tekstiväljal

– digitaalallkiri on andmestruktuur, mis asub allkirjastatavate andmete ümber

ALLKIRJA KOHUSTUSLIKKUS

• kohustuslik, kui see on sätestatud

õigusaktide või kui kirjaga võetakse

kohustusi ning antakse õigusi

• ei ole vaja teavitava sisuga kirjadel, nt

teated jmt. Piisab allkirjastaja andmetest

• võib olla mitu allkirja

OMAKÄELINE ALLKIRI

• loetavalt

• üldjuhul eesnime esitäht ja perekonnanimi

• pärast lõputervitust ja enne allkirjastajat

• ruumi jätta min 3 reavahet

DIGITAALALLKIRI • omakäelise allkirja kohale märgitakse:

(allkirjastatud digitaalselt)

Mari Murakas

Juhataja

ALLKIRJASTAJA • füüsiline isik, kel on õigus anda allkirja

autorina või autori nimel

• kohustuslik, ka siis, kui allkiri pole

kohustus

• allkirja andnud isiku tuvastamine

ALLKIRJASTAJA

ALAMELEMENDID • eesnimi

• perekonnanimi

• ametinimetus või roll

• organisatsioon

• organisatsiooni allüksus

ALLKIRJASTAJA VORMISTUS • 3…5 põhireavahet pärast teksti allkirja all

ALLKIRJASTAJA NÄIDE 1 • kui autorist selgub organisatsioon või

allüksus, pole allkirjastajana uuesti vaja

märkida

Lotte Liblikas

Personaliosakonna juhataja

ALLKIRJASTAJA NÄIDE 2

• kui autor on allkirjastaja, pole

ametinimetust korrata vaja

Mari Tamm

ALLKIRJASTAJA NÄIDE 3

• kui alla kirjutab on mitu võrdse staatusega

isikut, paigutatakse nad ühele kõrgusele

(organisatsiooni, ametinimetuse või

perekonnanime tähestikulises järjekorras)

Ain Aabits Juta Jänes

Juhatuse liige Juhatuse liige

ALLKIRJASTAJA NÄIDE 4

• kui allkirjastajad on erineva staatusega,

siis paigutatakse astmeliselt (1…2

põhireavahet)

Ain Aabits

Juhatuse esimees Juta Jänes

Juhatuse liige

LISAMÄRGE • märge kirjale lisatud dokumendile

osutamiseks

• vajadusel, teatud juhtudel kohustuslik

• e-kirjas kasutusel, kui lisafaili nimest ei

selgu lisa pealkiri või sisu, kirja tekstist ei

selgu lisatavate failide arv jne

KIRJA LISAMÄRKE

ALAMELEMENDID

• selgitav sõna

• pealkiri

• lehekülgede arv

• eksemplaride arv

E-KIRJA LISAMÄRKE

ALAMELEMENDID

• selgitav sõna

• pealkiri

• faili nimi ja vormingu tähis

LISAMÄRKE VORMISTUS

• 2…4 põhireavahet allkirjastajast allpool

(erandina kõrval)

• selgitav sõna “Lisa” või “Lisad”

• kui üks eksemplar, siis arvu ei nimetata

LISAMÄRKE NÄIDE 1

Lisa: arhiivieeskiri 15 lehel 2 eks

LISAMÄRKE NÄIDE 2 • e-kiri

Lisad:

1. Arhiivieeskiri (versioon 1), Arheeskiri1.rtf;

2. Asjaajamiskord, AAK3.rtf.

LISAMÄRKE NÄIDE 3 • pealkirja ei märgita, kui see on tekstis

olemas

Lisa: 7 lehel 2 eks

LISAMÄRKE NÄIDE 4 • kui lisasid mitu, soovitav pealkirjad

märkida lisamärkesse

Lisad:

1. Arhiivieeskiri 10 lehel;

2. Asjaajamiskord 5 lehel.

LISAADRESSAAT • isik, kellele saadetakse kiri teadmiseks

• vajadusel, vahel kohustuslik

• võib olla mitu

• võib saata koopia

LISAADRESSAADI

ALAMELEMENDID • selgitav sõna

• viisakusvormel

• eesnimi

• perekonnanimi

• ametinimetus

• organisatsioon

• organisatsiooni allüksus

LISAADRESSAADI

VORMISTUS

• 2…4 põhireavahet allkirjastajast või

lisamärkest allpool

• võib ka lisamärke kõrvale, kui ruumi vähe

• vt adressaadi vormistus

LISAADRESSAADI NÄIDE 1 • ette selgitav sõna

Teadmiseks: Tamme Tõlkebüroo OÜ

Sama: Pääsukese AS

LISAADRESSAADI NÄIDE 2 • võib lisada muud selgitavat teavet

Koopia: enampakkumise komisjoni liikmed

(ilma lisadeta)

KOOSTAJA • kirja kavandi ettevalmistanud isik

• soovituslik

• kirjal võib mitu olla

• kui tekstis olemas, ei pea eraldi märkima

KOOSTAJA ALAMELEMENDID • eesnimi

• perekonnanimi

• telefoninumber

• e-posti aadress

KOOSTAJA VORMISTUS • viimane element enne kontaktandmeid

• võib kasutada selgitavaid sõnu

KOOSTAJA NÄITED

Triin Tali 463 6666

triin.tali@aastaaeg.ee

Triin Tali (juriidilise küsimused)

463 6666, triin.tali@aastaaeg.ee

Siiri Suvi (finantsküsimused)

463 5555, siiri.suvi@aastaaeg.ee

ALAGATUSKIRI

(JÄRELPÄRING) • ESITATUD:

• Selgelt

• Sisutihedalt

• Viisakalt

• Selgitus/ Põhjendus

• Ei sobi:

Palun,saatke oma viimane kataloog.

• Vaata:

http://deepthought.ttu.ee/koolitus/kurs

used/sekretar_demo/

AMETIKIRJA KOOSTAMINE

AMETIKIRJAD • Ametikiri vormistatakse kahes eksemplaris

• Originaal kirjaplangile

• Ärakiri samas formaadis puhtale paberilehele

– Mõlemad eksemplarid vormistatakse originaalallkirjaga

– Organisatsiooni jääv kiri säilitatakse dokumendisüsteemis

Asjaajamise seisukohalt jagunevad kirjad

• Algatuskirjad – alustavad asjaajamist mingis asjas

• Vastuskirjad – koostatakse vastuseks mingile saadud

• dokumendile

• Kaaskirjad – saadetakse teisi dokumente, millel tavaliselt puudub adresseeriv osa. Kaaskirjale iseloomulik elemendiks on lisamärge.

Vt Kõrven. T-R. (2003). Dokumendihaldus. lk 94 - 115

• Volikiri

• Garantiikiri

• Soovituskiri

• Äraütlemiskiri

• Teatis

• Tõend

• Avaldus

• Tänukiri

• Õnnitluskiri

• Kaastundekiri

• Memo

• Kutse vastuvõtule

KIRJAVAHETUS

• Kirjadele vasta ja/või reageeri 24h jooksul

• teabenõudele tuleb vastata 5 kalendripäeva jooksul

• selgitustaotluse ja märgukirja puhul on vastamiseks aega 30 kalendripäeva

DOKUMENTIDE

VORMISTAMINE 1

• Halb näide

- Fax

- a/a

- Tel: 7 387 412

- Sõpruse pst. 45

- Tallinn 10128

- Eesti Vabariigi Haridus-

ja Teadusministeerium

• Hea näide

- Faks

- Arvelduskonto

- Telefon 738 7412

- Sõpruse pst 45

- 10128 TALLINN

- Haridus- ja

Teadusministeerium

DOKUMENTIDE VORMISTAMINE 2

• Halb näide

• Pöördumise järel

kirjavahemärk

• Adressaadis osakonna

nimetus väikese

algustähega

• Ametinimetus väikese

algustähega

• Hea näide

• Pöördumise järel ei

kasutata kirjavahemärki

• Adressaadis osakonna

nimetus suure

algustähega

• Ametinimetus suure

algustähega

DOKUMENTIDE VORMISTAMINE 3

• Halb näide

• Käesolevaga teatan,

et …

• Vastuseks Teie kirjale

…

• Ette tänades

• Hea näide

• Teatan, et …

Vaata kindlasti ka kirja vormistamise

näidiseid!

Näidised on koostatud vastavalt

kehtivale dokumendihalduse

tegevusstandardile EVS-ISO

15489:2004

Vastus

• Hea toon: vastata kohe – 1-2 päeva (e-kiri 24h jookul);

• Tulevase kliendi poole pöördumine nimepidi;

• Viitamine järelpärimisele;

• Tänamine;

• Vastused küsimuste esitamisejärjekorras;

• Täiendava info lisamine;

• Konkreetne pakkumine;

• Kui vastav kaup/teenus pole enam saadaval pakutakse alternatiivseid variante,

• Kui juurde lisatakse flaiereid, reklaame – siis jägida, et seal oleks info õige;

• Kui hinnad muutumas (suuremaks), tuleb sellest klienti teavitada.

Dokumendi murdmine

ALGATUSKIRJA TEEMAD

• Järelpäring:

• Tellimiskiri;

• Võlanõue (teade, meeldetuletus, järelpärimine,

ultimaatum)

• Pretensioon

Vt T-R Kõrven.(2003). Dokumedihaldus. lk 92 -100

Algatuskirja teemad

kodutööks • Pretensioon

– tellitud tulbisibulad kahjustatud, ei hakanud õitsema);

– tellitud mööblil puudu osa furnituure;

- ……

• Tellimiskiri

– soov tellida Selverist sünnipäevalaud 25 inimesele;

– soov tellida aknafirmast 2 uut akent

- …..

• Koostööpakkumine

- soov pidada firma suvepäevi 100-le inimesele)

- Soov rentida autot 10-ks päevaks

- ………..

Teema valik vaba. Algutuskirjaks võib valida ka:

meeldetuletuse, ultimaatumi …