คมอปฏบตงานต าแหนงเจาหนาทบรหารงานทวไป

ปฏบตงานเลขานการภาควชาเภสชเคมและเภสชเวท

คณะเภสชศาสตร มหาวทยาลยนเรศวร

Secretarial Practice Manual

Department of Chemistry and Pharmacognosy

Fuculty of Pharmaceutical Sciences of Naresuan University

จดท าโดย นางสาวนฐรดา กนแตง

ค าน า

คมอปฏบตงานต าแหนงเจาหนาทบรหารงานทวไป ปฏบตงานเลขานการภาควชาเภสชเคมและเภสชเวท คณะเภสชศาสตร มหาวทยาลยนเรศวรน จดท าขนโดยมวตถประสงคเพอรวบรวมแนวปฏบตงานในสวนงานเลขานการภาควชา รายละเอยด กระบวนการปฏบตงานตางๆ ขอบเขตงานทงหมด โดยน าขอมลจากการปฏบตงานจรง ประสบการณการท างานของผจดท า การแกปญหา เพอจดท าเปนคมอปฏบตฉบบน

ทายน ผจดท าขอขอบคณคณะเภสชศาสตร มหาวทยาลยนเรศวร ผบรหารทกทาน คณาจารยประจ าภาควชาเภสชเคมและเภสชเวท ตลอดจนเพอนรวมงานทกทานทไดสนบสนน สงเสรมใหผจดท าเกดการฝกฝน เรยนร การปรบปรงการท างานจนเกดความเขาใจในการปฏบตงานดวยดตลอดมา ซงผจดท ารสกเขาใจ และตระหนกถงความส าคญของการปฏบตงานในหนาท รวมถงการสรางทศนคตทดในการปฏบตงาน

ผเขยนหวงวาคมอปฏบตงานเลมนจะสามารถน าไปใชใหเกดประโยชนในการปฏบตงานแก

ผปฏบตงาน ทงงานในสวนทเกยวของ หรอผสนใจทสามารถน าไปประยกตใชไดอยางมประสทธภาพตอไป

นฐรดา กนแตง

สงหาคม 2558

สารบญ หนา

ค าน า บทท 1

บทน า 1 1. หลกการและเหตผล 1 2. วตถประสงค 1 3. ประโยชนทคาดวาจะไดรบ 2

บทท 2 ขอมลพนฐานของภาควชาเภสชเคมและเภสชเวท คณะเภสชศาสตร มหาวทยาลยนเรศวร 3

1. ประวตความเปนมา 3 2. ปรชญา 4 3. ปณธาน 5 4. วสยทศน 5 5. พนธกจ 5 6. วตถประสงค 5 7. นโยบายคณภาพ 6 8. การเรยนการสอน 8 9. บคลากรภาควชาเภสชเคมและเภสชเวท คณะเภสชศาสตร มหาวทยาลยนเรศวร 10 10. งบประมาณ 11 11. ทตงหนวยงาน 11 12. อาคารสถานท 11 13. โครงสรางการบรหาร 13 14. ความภาคภมใจ 13 15. หนาทความรบผดชอบ(Job Description) 15 16. พนธกจงานเลขานการภาควชา 17

บทท 3 ทฤษฎและแนวคดเกยวกบเลขานการ 18 1. ทฤษฎและแนวคดเกยวกบเลขานการ 18 2. หนาทของเลขานการ 22 3. ประเภทของเลขานการ 27 4. คณสมบตทดของเลขานการ 28 5. บคลกลกษณะด หมายถง มการปรากฎตนด คอ 29 6. บทบาทของเลขานการ 33 7. คณสมบตเลขานการส านงาน 33 8. การเตรยมความพรอมตนเองส าหรบการเปนเลขานการ 34

บทท 4 หนาทความรบผดชอบและขนตอนการปฏบตงาน 42 1. Flowchart แสดงการปฏบตงานประชม 43 2. Flowchart แสดงการปฏบตงานงานธรการ 52 3. Flowchart แสดงการปฏบตงานรางโตตอบหนงสอราชการ 64 4. Flowchart แสดงการปฏบตงานการจดเกบเอกสาร 78 5. Flowchart แสดงการปฏบตงานตดตอประสานงาน 80 6. Flowchart แสดงการปฏบตงานจดท าขอสอบ 82 7. Flowchart แสดงการปฏบตงานการจดเกบขอสอบเขาคลงขอสอบ 83 8. Flowchart แสดงการปฏบตงานเชญสอนอาจารยพเศษ 85

บทท 5 ปญหา อปสรรค แนวทางแกไขและการพฒนางาน 86

1. ปญหาอปสรรคในการปฏบตงาน 86 2. แนวทางการแกไขและพมนางาน 87

บรรณานกรม 88 ประวตผจดท าคมอปฏบตการ 89

บทท 1

บทน า

1. หลกการและเหตผล

ปจจบนผเขยนไดปฏบตหนาทในต าแหนงเจาหนาทบรหารงานทวไป (ปฏบตงานงานเลขานการภาควชา

เภสชเคมและเภสชเวท คณะเภสชศาสตร) สงกดคณะเภสชศาสตร มหาวทยาลยนเรศวร ภายใตหนวยงานสถาบน

ระดบอดมศกษา มหนาทรบผดชอบงานภายในภาควชาเภสชเคมฯ อ านวยความสะดวกแกคณาจารยประจ า

ภาควชาเภสชเคมฯ ทงงานดานการเรยนการสอน งานวจย งานประสานงานตางๆ และงานอนๆ ทไดรบ

มอบหมาย การปฏบตงานในหนาทนอกจากอาศยประสบการณการท างานทสงสมมาแลว ผปฏบตงานควรพยายาม

เรยนรงานในหนาทตางๆ เพมเตมอยเสมอ แมผปฏบตงานเลขานการภาควชาฯ อาจเปนเพยงบคลากรสวนเลกๆ

ของภาควชา แตกมความส าคญในการสนบสนนงานภายในภาควชาใหลลวงไปดวยด การจดท าคมอปฏบตงาน

(Work Manual) เลมน ผเขยนตงใจบอกเลาประสบการณทงดานการปฏบตงาน เทคนค อปสรรคทพบ ตลอดจน

วธทน ามาใชในการแกปญหา ตงแตกระบวนการเรมตน ไปจนถงกระบวนการสนสดของ การท างานอยาง

เปนขนตอน รายละเอยด ลกษณะงานทงหมดในเชงลก เนอหาทเปนประโยชน และผปฏบตทเกยวของ

หรอผสนใจสามารถน าไปปรบใชในปฏบตงานไดตอไป

2. วตถประสงค

2.1 เพอล าดบขนตอนการปฏบตงานในหนาทรบผดชอบ รวบรวมความรตางๆ ทงานเลขานการภาควชา

ตองทราบ สามารถใชเปนแนวทางในการปฏบตแกผสนใจได

2.2 เพอใหผทปฏบตงานรวมกบเลขานการภาควชาทราบถงขอบเขตงาน บทบาทหนาทของงาน

เลขานการทรบผดชอบ

2.3 เพอแบงปนประสบการณการปฏบตงาน อปสรรคปญหาทพบ วธการแกปญหา รวมถงเทคนคท

น ามาใชในการปฏบตงาน

2.4 ผสนใจสามารถอานท าความเขาใจไดงาย และสามารถน าไปปรบใชไดตอไป

3. ประโยชนทคาดวาจะไดรบ

3.1 ผปฏบตงานเลขานการภาควชามความร ความเขาใจ มแนวทางในการปฏบตงาน รวมถงมทศนคตทด

ตองานทปฏบต

3.2 ไดทราบบทบาทหนาทงานเลขานการภาควชา และน าไปใชเปนแนวทางในการปฏบตงานเลขานการ

ภาควชา

3.3 ไดความรผานประสบการณการปฏบตงาน อปสรรคปญหา วธการแกปญหา และเทคนคการ

ปฏบตงาน

บทท 2

ขอมลพนฐานของภาควชาเภสชเคมและเภสชเวท คณะเภสชศาสตร มหาวทยาลยนเรศวร

1. ประวตความเปนมา

ภาควชาเภสชเคมและเภสชเวท เปนหนวยงานยอยภายใตสงกดคณะเภสชศาสตร มหาวทยาลยนเรศวร

โดยคณะเภสชศาสตรไดกอตงขนในป พ.ศ. 2535 และไดรบการสถาปนา ตามประกาศในราชกจจา

นเบกษา เลมท 111 ตอนท 5 ก. ลงวนท 18 กมภาพนธ พ.ศ. 2537 นบเปนสถาบนการศกษาระดบอดมศกษา ท

ผลตบณฑตสาขาวชาเภสชศาสตร แหงท 7 ของประเทศไทย ถดจากจฬาลงกรณมหาวทยาลย

มหาวทยาลยเชยงใหม มหาวทยาลยมหดลมหาวทยาลยสงขลา-นครนทร มหาวทยาลยขอนแกน และมหาวทยาลย

ศลปากร ตามล าดบ ในระยะเรมแรก คณะเภสช-ศาสตร ประกอบดวย 6 ภาควชาคอ ภาควชาเภสชกรรมคลนก

ภาควชาเภสชเคม ภาควชาเภสชเวท ภาควชาเทคโนโลยเภสชกรรม ภาควชาเภสชวทยา และภาควชาเภสชศาสตร

สงคม ในเวลาตอมามหาวทยาลยนเรศวร ไดมนโยบายใหคณะตางๆ รวมภาควชาทมความสมพนธกนเขาดวยกน

เพอประโยชนในการจดการเรยนการสอนและการบรหาร เมอวนท 14 มถนายน 2537 คณะเภสชศาสตร ไดปรบ

โครงสรางภาควชาใหมประกอบดวย 3 ภาควชาคอ 1) ภาควชาเภสชเคมและเภสชเวท 2) ภาควชาเทคโนโลยเภสช

กรรม 3) ภาควชาเภสชกรรมปฏบต ทงน ภาควชาเภสชเคมและเภสชเวทเกดจากการรวมระหวางภาควชาเภสช

เคม และภาควชาเภสชเวท

ภาควชาเภสชเคมและเภสชเวท ไดเรมจดการสอนในรายวชาทรบผดชอบในหลกสตรเภสชศาสตรบณฑต

หลกสตร 5 ป ตงแตปการศกษา 2536 เปนตนมา ตอมาคณะเภสชศาสตรไดกระท าการปรบปรงหลกสตรในป พ.ศ.

2538 และ 2539 เพอใหมความเหมาะสมกบความตองการของวชาชพ ในปการศกษา 2540 เรมจดการเรยนการ

สอนในหลกสตรเภสชศาสตรบณฑต สาขาวชาบรบาลเภสชกรรม ใชระยะเวลาการศกษา 6 ป เปนหลกสตรทถอ

ก าเนดจากปรชญาบรบาลเภสชกรรม (pharmaceutical care) ซงเปนการใหบรการทางเภสชกรรมทยดเอาผปวย

เปนจดศนยกลาง นบเปนหลกสตรแรกในประเทศไทย ในระยะแรกเรมด าเนนการในระบบเทยบโอน เพอปรญญาท

2 กอน โดยเปดรบนสตทเปนเภสชกรประจ าแหลงฝกปฏบตการวชาชพเภสชกรรม ใชเวลาการศกษา 2 ป ตอมา

ในปการศกษา 2542 ไดเรมจดการเรยนการสอนในหลกสตรเภสชศาสตรบณฑต สาขาวชาบรบาลเภสชกรรม

หลกสตร 6 ป โดยรบนสตทส าเรจการศกษามธยมศกษาตอนปลายเขาศกษาจ านวน 100 คน ควบคไปกบระบบ

เทยบโอนเพอปรญญาท 2 ทเปดรบเภสชกรประจ าแหลงฝกปฏบตการวชาชพ

ในปการศกษา 2543 คณะเภสชศาสตรไดเปดหลกสตรระดบบณฑตศกษา 2 หลกสตร ไดแก หลกสตร

เภสชศาสตรมหาบณฑต สาขาวชาเภสชศาสตร (Master of Pharmacy in Pharma-ceutical Sciences) ซงเปน

หลกสตรนานาชาต และหลกสตรเภสชศาสตรมหาบณฑต สาขาวชา เภสชกรรมชมชน (Master of Pharmacy in

Community Pharmacy) และในปการศกษา 2544 ไดเปดหลกสตรวทยาศาสตรดษฎบณฑต สาขาวชาเภสช

ศาสตร หลกสตรนานาชาต (Doctor of Philosophy in Pharmaceutical Sciences)

ในปการศกษา 2545 คณะเภสชศาสตรไดเปดหลกสตรระดบบณฑตศกษาเพมขนอก 2 หลกสตร

คอ หลกสตรวทยาศาสตรมหาบณฑต สาขาวชาเภสชศาสตร (Master of Science in Pharmaceutical

Sciences) และหลกสตรวทยาศาสตรมหาบณฑต สาขาวชาวทยาศาสตรเครองส าอาง (Master of Science in

Cosmetic Sciences) ในปการศกษา 2548 ไดเปดหลกสตรระดบปรญญาบณฑต อก 1 หลกสตร คอ หลกสตร

วทยาศาสตรบณฑต สาขาวชาวทยาศาสตรเครองส าอาง (Bachelor of Science in Cosmetic Sciences)

ในแผนพฒนาการศกษาระดบอดมศกษาระยะ 10 (พ.ศ. 2550-2554) คณะเภสชศาสตร ไดเปด

หลกสตรใหมระดบบณฑตศกษา อก 4 หลกสตร ประกอบดวย หลกสตรเภสชศาสตร มหาบณฑต สาขาวชาเภสช

กรรม (Master of Pharmacy Program in Pharmaceutics) หลกสตรนานาชาต หลกสตรเภสชศาสตรมหา

บณฑต สาขาวชาบรบาลเภสชกรรม (Master of Pharmacy Program in Pharmaceutical Care) หลกสตร

วทยาศาสตรมหาบณฑต สาขาวชาเภสชวทยาและวทยาศาสตรชวโมเลกล (Master of Science Program in

Pharmacology and Biomolecular Sciences) หลกสตรนานาชาต หลกสตรวทยาศาสตรมหาบณฑต สาขาวชา

เภสชเคมและผลตภณฑธรรมชาต (Master of Science Program in Pharmaceutical Chemistry and Natural

Products) หลกสตรนานาชาต

2. ปรชญา

ภาควชาเภสชเคมและเภสชเวท คณะเภสชศาสตรมหาวทยาลยนเรศวร มอดมการณมงมน ทจะ

เจรญรอยตามเบองพระยคลบาทของสมเดจพระนเรศวรมหาราช ผพระราชทานความเปนไทและความผาสขแก

ปวงชนชาวไทยในอดต ภาควชาเภสชเคมฯ จงรบนโยบายจากทางคณะเภสชศาสตร เพอมงเนนทจะสบสาน

งานเภสชกรรมใหเปนไทจากอวชชาและผลตบณทตดานเภสชศาสตรใหเปนผมความร มคณธรรมมความเชยวชาญ

ทางดานเภสชเคมและเภสชเวท มงพฒนางานวจยเพอสราง องคความรใหมและประยกตใชองคความร

ทมอยใหเกดประโยชนตอการพฒนาประเทศเพมศกยภาพการพงพาตนเองและการแขงขนระดบนานาชาตอกทง

เปนทพงทางวชาการของสงคม ตลอดจน ท านบ ารงศลปวฒนธรรมอนดงามของชาตใหธ ารงอยสบไป

3. ปณธาน

ภาควชาเภสชเคมและเภสชเวท ด าเนนงานโดยยดมนปณธานของคณะเภสชศาสตร คอ ยดมน

คณธรรม ผน าวชาการ ช านาญวชาชพ

4. วสยทศน

ภาควชาเภสชเคมและเภสชเวท คณะเภสชศาสตร มหาวทยาลยนเรศวร ท าหนาทพฒนาความร

ความสามารถในดานวชาการแกนสตทงระดบปรญญา และระดบบณฑตศกษา ใหมความรทจะไปปฏบตงานใน

สงคม มการพฒนางานวจยทางดานเภสชเคมและเภสชเวท ใหมศกยภาพเทาเทยมตางประเทศ รวมทงงานบรการ

ใหความรเกยวกบสมนไพรแกประชาชนทวไป

5. พนธกจ

1. ผลตบณฑตทพรอมดวยคณภาพและคณธรรม เปนทยอมรบในระดบประเทศ

2. สรางสรรคและเผยแพรผลงานวจยทมคณภาพมาตรฐานทงในระดบชมชน ประเทศ และ

นานาชาต

3. เปนศนยในการใหบรการวชาการระดบคณภาพแกชมชน และ บคลากรวชาชพ

4. สงเสรมบ ารงศลปวฒนธรรม เพอคงไวซงสงคมคณภาพและเอกลกษณแหงความเปนไทย

6. วตถประสงค

1. รบนโยบายจากคณะเภสชศาสตรในการผลตบณฑตในระดบปรญญาตร และระดบบณฑตศกษาให

เปนผใฝรและมความรเปนทยอมรบในระดบสากล ถงพรอมดวยคณธรรมและจรยธรรมโดยมการเรยน

การสอนทเนนผเรยนเปนจดศนยกลาง

2. รบนโยบายจากคณะเภสชศาสตรเพอมงเนนการพฒนางานวจยสระดบสากลโดยมการแสวงหาความรวมมอกบหนวยงานของรฐและเอกชนรวมทงสถาบนการศกษาทงใน และตางประเทศ ม

การใชประโยชนจากภมปญญาทองถนและทรพยากรในประเทศ ในงานวจยเพอตอบสนองความตองการของประเทศหรอกอใหเกดองคความรใหม

3. เพอพฒนาการบรหารภาควชาเภสชเคมและเภสชเวทใหมประสทธภาพและประสทธผล 4. เพอเปนแหลงขอมลใหบรการวชาการทางดานเภสชเคมผลตภณฑธรรมชาต และการควบคมคณภาพ

เภสชภณฑและสมนไพร แกนสต บคลากรสาธารณสข และประชาชนทวไป 5. เพอสงเสรม เผยแพรศลปวฒนธรรม ภมปญญาทองถนและคานยมไทยทดงามแกนสตและบคลากร

ของคณะเภสชศาสตร รวมถงการอนรกษสงแวดลอม 6. ใชระบบประกนคณภาพ ในการประเมนผลการปฏบตงานเพอใหเกดการพฒนาอยางตอเนองตดตาม

ผลในทกพนธกจของภาควชาเภสชเคมและเภสชเวท

7. นโยบายคณภาพ

7.1 ภารกจหลก

ภาควชาเภสชเคมและเภสชเวท คณะเภสชศาสตร มหาวทยาลยนเรศวร มภารกจหลกส าคญทสอดคลอง

กบภารกจความรบผดชอบของคณะเภสชศาสตร และมหาวทยาลยนเรศวร 4 ประการ อนไดแก

1) การเรยนการสอน 2) การวจย 3) การบรการวชาการแกสงคม 4) การท านบ ารงศลปวฒนธรรม

7.2 นโยบายของคณะเภสชศาสตร มหาวทยาลยนเรศวร

7.2.1 นโยบายดานการผลตบณฑต บณฑตทกระดบ ทกสาขาวชา จะตองเปนไทตออวชชา ถงพรอมดวยคณลกษณะ ทเปนไปตามปณธานของคณะเภสชศาสตร และเปนทพงพอใจ และความตองการของสงคมทกภาคสวน

7.2.2 นโยบายดานกจการนสต สงเสรมการด าเนนกจกรรมของนสตใหเปนไปในทางสรางสรรค เปนประโยชน ตอสงคม เนนความรก ความสามคค คณธรรม จรยธรรม สงเสรมและสนบสนนการพฒนาระบบอาจารยทปรกษาใหเขมแขง

7.2.3 นโยบายดานการวจย การวจยททนตอการเปลยนแปลงความร สงคม ประชาโลก ประสานภมปญญาไทยใหเกดเปน

องคความรใหม และพฒนาสสากล เพอตอบสนองความตองการในระดบองคกร และระดบประเทศ ทงนมงเนนการวจยทเปนมตรตอสงแวดลอม ธรรมชาต ไมกอใหเกดมลพษหรอความเสยง และสามารถน าไปใชประโยชนในการพฒนาประเทศ

7.2.4 นโยบายดานทรพยากรบคคล โครงสราง องคประกอบ และคณสมบตดานทรพยากรบคคล เปนไปตามมาตรฐานของมหาวทยาลย บคลากรทกระดบมการพฒนาความร ความสามารถและมทกษะตรงตามความตองการของชมชนในการเปนผน าวชาชพ มความเชยวชาญ มศกดศร มคณธรรม จรยธรรม เปนทประจกษและยอมรบอยางกวางขวาง มความรกองคกร และมความสขในการปฏบตงาน

7.2.5. นโยบายดานการจดระบบขอมลและสารสนเทศ การจดท าฐานขอมลทรพยากรการบรหาร การปฏบตการ ผลลพธการด าเนนการ เพอใหผบรหารสามารถใชในการวเคราะห การวางแผน การตดสนใจ การปฏบตงาน การประกนคณภาพการศกษา เนนความสามารถในการเขาถงแตละระดบและการน าไปใช ตลอดจนเพอการสรางภาพลกษณและการตดตอสอสาร

7.2.6. นโยบายดานการเงนและงบประมาณ สรางความเขมแขงและประสทธภาพดานการเงนและงบประมาณ สามารถพงพาตนเอง บนความโปรงใส เนนการด าเนนการตามแผนยทธศาสตร และแผนการเงนทก าหนด สอดคลองกบพนธกจ และเปาประสงค

7.2.7. นโยบายดานการประกนคณภาพการศกษา สงเสรมใหมการใชระบบประกนคณภาพการศกษาเปนเครองมอในการพฒนา การจดการ

ศกษาในทกระดบอยางตอเนอง ใหสามารถบรรลประสทธผลตามวสยทศนและพนธกจ และสราง

ความพงพอใจแกผรบบรการและผทเกยวของ

7.2.8. นโยบายดานการบรการทางวชาการแกสงคม

องคกรหลกในการใหบรการวชาการดานเภสชศาสตร สมนไพร เภสชภณฑและผลตภณฑสขภาพ อยางมประสทธภาพ รวมทงการฝกอบรมแกเภสชกร บคลากรสาธารณสข และประชาชนทวไป โดยสนองตอบความตองการของสงคม

7.2.9. นโยบายดานท านบ ารงศลปวฒนธรรม สรางอตลกษณ และวฒนธรรมองคกร สงเสรมใหมการปฏบตอยางเหมาะสม สบคน สงเสรมและ

เผยแพรศลปวฒนธรรม ภมปญญาทองถน และคานยมไทยทดงามแกนสตและบคลากรของคณะ รวมถงการอนรกษสงแวดลอม

7.2.10. นโยบายดานการจดการองคความรในองคกร

เปนองคกรแหงการเรยนร อยางตอเนอง มบรรยากาศและสงแวดลอมทเออตอการสรางองคความร การแลกเปลยน การใชประโยชน การเกบรวบรวมเปนเอกลกษณองคการ การเกดนวตกรรมของการปฏบตงานคณภาพ

7.2.11. นโยบายดานการสรางเสรมสขภาพ สนบสนนทรพยากร เพอการสรางเสรมสขภาพของประชาคมคณะเภสชศาสตร มหาวทยาลย

นเรศวร บรณาการองคความรทางเภสชศาสตร และแนวคดการสรางเสรมสขภาพ เพอปรบระบบ รปแบบการบรการวชาการรวมทงการจดการหลกสตรใหบรรลการพฒนา ทง 4 ดานคอ ทางกาย ทางจต ทางสงคม และจตวญญาณ/ปญญา โดยมเปาหมายสงสด คอการ สรางเสรมสขภาพประชาชน

7.2.12. นโยบายดานอาชวอนามยและความปลอดภย มระบบการจดการดานความปลอดภย อาชวอนามย และสงแวดลอมในการท างาน การจดการ

เรยนการสอนและการวจย ใหไดมาตรฐานความปลอดภย โดยจดหาและสนบสนนทรพยากรอยางเหมาะสม มงเนนใหเกดความตระหนก และถอเปนหนาท ความรบผดชอบ ของบคคลากรทกภาคสวน อยางถกตองตามกฎระเบยบและตอเนอง

8. การเรยนการสอน

ปจจบน คณะเภสชศาสตร มการเปดสอนในระดบปรญญาตรจ านวน 2 หลกสตร และระดบปรญญาโท

และระดบปรญญาเอก จ านวน 5 หลกสตร ดงน

ระดบปรญญาตร คณะเภสชศาสตร มหาวทยาลยนเรศวร มงเนนการกระจายโอกาสทางการศกษาใหกบนกเรยนทวประเทศ โดยมนโยบายการรบนกเรยนในพนทเขต 9 จงหวดภาคเหนอตอนลางรอยละ 70 และรอยละ

30 ส าหรบนกเรยนจากพนทอนๆ ทวประเทศทผานการสอบคดเลอกบคคลเขาศกษาในสถาบนอดมศกษา (หรอ admission) นอกจากน ยงมโครงการรบพเศษอนๆ โดยมหลกสตรทเปดสอนคอ 1. หลกสตรเภสชศาสตรบณฑต สาขาวชาบรบาลเภสชกรรม 2. หลกสตรวทยาศาสตรบณฑต สาขาวชาวทยาศาสตรเครองส าอาง ระดบปรญญาโท และระดบปรญญาเอก มวตถประสงคเพอใหผเรยนมความร ทกษะ และศกยภาพในการคนควาวจยเฉพาะสาขามากขน โดยมหลกสตรทเปดสอนคอ 1. หลกสตรเภสชศาสตรมหาบณฑต สาขาวชาเภสชกรรมชมชน 2. หลกสตรวทยาศาสตรมหาบณฑต สาขาวชาวทยาศาสตรเครองส าอาง 3. หลกสตรวทยาศาสตรมหาบณฑต สาขาวชาเภสชเคมและผลตภณฑธรรมชาต 4. หลกสตรวทยาศาสตรมหาบณฑต สาขาวชาเภสชวทยา 5. หลกสตรวทยาศาสตรดษฎบณฑต สาขาวชาเภสชศาสตร

รายวชาทภาควชาเภสชเคมและเภสชเวทรบผดชอบ ระดบปรญญาตร 1. หลกสตรเภสชศาสตรบณฑต สาขาวชาบรบาลเภสชกรรม

- รายวชา 199201 การควบคมคณภาพเภสชภณฑส าหรบเภสชศาสตร 1 - รายวชา 199301 การควบคมคณภาพเภสชภณฑส าหรบเภสชศาสตร 2 - รายวชา 199302 เภสชเคมส าหรบเภสชศาสตร 1 - รายวชา 199303 บทน าสเภสชเคมส าหรบเภสชศาสตร - รายวชา 199311 บทน าสเภสชเวท - รายวชา 199312 เภสชเวทส าหรบเภสชศาสตร 1 - รายวชา 199401 เภสชเคมส าหรบเภสชศาสตร 2 - รายวชา 199411 เภสชเวทส าหรบเภสชศาสตร 2

2. หลกสตรวทยาศาสตรบณฑต สาขาวชาวทยาศาสตรเครองส าอาง - รายวชา 157221 เคมวเคราะหในวทยาศาสตรเครองส าอาง 1 - รายวชา 157321 เคมวเคราะหในวทยาศาสตรเครองส าอาง 2

- รายวชา 157331 ผลตภณฑธรรมชาตทใชในเครองส าอาง 1 - รายวชา 157332 ผลตภณฑธรรมชาตทใชในเครองส าอาง 2

ระดบปรญญาโท และปรญญาเอก 1. หลกสตรเภสชศาสตรมหาบณฑต สาขาวชาเภสชกรรมชมชน

- ไมมรายวชาทรบผดชอบ 2. หลกสตรวทยาศาสตรมหาบณฑต สาขาวชาวทยาศาสตรเครองส าอาง

- ไมมรายวชาทรบผดชอบ

3. หลกสตรวทยาศาสตรมหาบณฑต สาขาวชาเภสชเคมและผลตภณฑธรรมชาต - รายวชา 162701 เทคนคการใชเครองมอส าหรบการวจยทางเภสช- ศาสตร 1 - รายวชา 162704 หวขอพเศษทางเภสชเคมและผลตภณฑธรรมชาต - รายวชา 162707 หลกการทางเคมยา

4. หลกสตรวทยาศาสตรมหาบณฑต สาขาวชาเภสชวทยา - ไมมรายวชาทรบผดชอบ

5. หลกสตรวทยาศาสตรดษฎบณฑต สาขาวชาเภสชศาสตร - ไมมรายวชาทรบผดชอบ

9. บคลากรภาควชาเภสชเคมและเภสชเวท คณะเภสชศาสตร มหาวทยาลยนเรศวร ปงบประมาณ 2555 ภาควชาเภสชเคมและเภสชเวท คณะเภสชศาสตร มบคลากรทงสน 14 คน เปน

บคลากรสายวชาการ จ านวน 13 คน บคลากรสายสนบสนน จ านวน 1 คน (ขอมล ณ เดอนสงหาคม 2557) มดงน

ขาราชการพลเรอนในมหาวทยาลย-สาย ก

บคลากร / ต าแหนง วฒการศกษา หมายเหต ตร โท เอก รวม

รองศาสตราจารย - - 3 3

ผชวยศาสตราจารย - 2 5 7

อาจารย - - - รวม 0 2 8 10

พนกงานมหาวทยาลย-พนกงานวชาการ บคลากร / ต าแหนง วฒการศกษา หมายเหต

ตร โท เอก รวม รองศาสตราจารย - - - 0 ผชวยศาสตราจารย - - - 0

อาจารย - - 2 2 รวม 0 0 2 2

พนกงานมหาวทยาลย-พนกงานสนบสนน บคลากร / ต าแหนง วฒการศกษา หมายเหต

ตร โท เอก รวม เจาหนาทบรหารงานทวไป - 1 - 1 รวม - 1 - 1

จ านวนบคลากรของภาควชาเภสชเคมและเภสชเวทจ าแนกตามสงกด ภาควชา ขาราชการ พนกงาน

มหาวทยาลย (สาย

วชาการ)

พนกงานมหาวทยาลย

(สายสนบสนน)

พนกงาน ราชการ

ลกจาง ประจ า

ลกจางชวคราว

รวม

เภสชเคมฯ 10 2 1 - - - 13

10. งบประมาณ

เนองจากนโยบายการบรหารของคณะเภสชศาสตร มหาวทยาลยนเรศวร เปนนโยบายบรหารจาก

สวนกลางของคณะเภสชศาสตร จงไมมการจดแบงงบประมาณมายงภาควชาโดยตรงแตเปนระบบงบประมาณจาก

คณะเภสชศาสตร มหาวทยาลยนเรศวร

11. ทตงหนวยงาน

ภาควชาเภสชเคมและเภสชเวท คณะเภสชศาสตร มหาวทยาลยนเรศวร ตงอยอาคาร 2 ชน 1

(หอง ภ.2105)

12. อาคารสถานท ภาควชาเปนองคกรยอยของคณะเภสชศาสตร ซ งคณะเภสชศาสตรม พนท 19,525 ตาราง -

เมตร ประกอบดวยอาคาร 3 ชน จ านวน 6 หลง ภาควชาเภสชเคมและเภสชเวท มการใชสถานทของคณะเภสชศาสตร ในการปฏบตการ และไดรบมอบหมายใหดแลสถานททใชปฏบตการของ คณะเภสชศาสตรในสวนตอไปน

ตารางท 1 ภาควชาเภสชเคมและเภสชเวท รบผดชอบดแลจ าแนกการใชสอยอาคารสถานท ดงน

ลกษณะหอง ทตง ความจ (คน) จ านวน (หอง)

หอง lecture /หองสมดภาควชา ภ.2103 20 1

หองพกอาจารย ภ. 2105 14 1 หองประชมภาควชาเภสชเคมและเภสชเวท

ภ.2104 10 1

หองเตรยมปฏบตการ ภ.5102, ภ.5202 20 - 30 2 หองเครองมอกลาง ภ. 4202, ภ. 4203 20 - 30 2 หองปฏบตการกลาง ภ.5103, ภ.5203 80 -100 2

ลกษณะหอง ทตง ความจ (คน) จ านวน (หอง)

ศนยขอมลสมนไพรและผลตภณฑธรรมชาต

อาคารปฏบตการสมนไพร 50 1

Unit cell ภ. 3203, ภ. 4205, ภ. 4208, ภ. 4209, ภ. 4304, ภ. 4308

5 - 6 ตอหอง 6

หองเครองชง ภ. 5204 25 1

หองเกบตวอยางสมนไพรแหง ภ. 4103 10 1

13. โครงสรางการบรหาร

ภาควชาเภสชเคมและเภสชเวท คณะเภสชศาสตร มหาวทยาลยนเรศวร ไดจดโครงสรางการบรหารโดยม

หวหนาภาควชาเปนผบรหารสงสด และมรองหวหนาภาควชา จ านวน 2 คนซงรบผดชอบในสวนการท าประเมน

คณภาพการศกษา (QA) และรบผดชอบในสวนการประสานการฝกปฏบตงาน และการบรการเคลอนท (Mobile

อธการบดมหาวทยาลยนเรศวร

ศาสตราจารย ดร.สจนต จนายน

Unit) และมพนกงานฝายสนบสนนปฏบตงานเลขานการภาควชา จ านวน 1 คน ดงภาพแสดงโครงการการบรการ

ดงน

**ขอมล ณ เดอนสงหาคม 2558

14. ความภาคภมใจ

งานทโดดเดนของภาควชา คอ งานดานการเรยนการสอน การท าวจย งานดานสมนไพร และหนวยขอมลสมนไพร ซงเปนหนวยขอมลทใหบรการวชาการดานสมนไพร การออกหนอยเพอใหความรแกชมชน การรบเปนผอบรม และสถานทศกษาดงานดานสมนไพร แหลงคนควาดานสมนไพร มสวนสมนไพรรอบๆ บรเวณหนวยขอมลสมนไพร ทเปนประโยชนตอการเรยนการสอน นอกจากน ทางภาควชายงมการจดอบรมการใชเครองมอในการวเคราะห ซงมการจดทกสองป และมการทดลองในการสงเคราะหยา และศกษาโครงสรางยาทออกฤทธในพช รวมทงวธการทางไบโอ - เทคโนโลย ซงคาดวาจะท าใหเกดองคความรใหมทท าใหประเทศมศกยภาพในการแขงขน กบนานาอารยประเทศ

ภาควชาเภสชเคมฯ ยงใหความรวมมอกบศนย cosmetic and natural products มหาวทยาลย

นเรศวร ในการน าสมนไพรมาใหประโยชน ซงเปนการน าความรจากวทยาการพนบาน มาประยกตใชกบความร

ทางวทยาศาสตร และยงใหความรวมมอกบศนยทดสอบชวสมมลในการชวยเหลอทางดานการพฒนาวธการวเคราะหระดบยาในเลอด

รองศาสตราจารย ดร.ภญ.กรกนก องคนนนท (อาจารยประจ าภาควชาเภสชเคมและเภสชเวท) และ ดร.ภญ.วธ พรหมพทยารตน ไดรบอนสทธบตร "กรรมวธการเตรยมสารสกดซาโปนนสงจากพรมม" ออกให ณ วนท 7 กมภาพนธ 2551 และหมดอาย ณ วนท 28 มกราคม 2556

รองศาสตราจารย ดร.ภญ.กรกนก องคนนนท งานวจยสมนไพร “พรมม” ชวยบ ารงความจ า ปองกน โรคอลไซเมอร เทยบเทา “แปะกวย-โสม” จดอนสทธบตรแลว

รองศาสตราจารย ดร.ภญ.กรกนก องคนนนท ไดรบรางวลงานวจยดเดน สาขาสมนไพร (เมธวจย สกว. 2550) เมอวนท 21 พฤศจกายน 2551 สถาบนบณฑตศกษาจฬาภรณ ไดจดการประกวดโครงการ CGI Award Young Scientists 2008 โดยโครงงาน เรอง "การพฒนายาใหมทมฤทธยบยงการท างานของเอนไซมโคลนเอสเทอเรส" ผลงานของ นายนตพล ศรมงคลพทกษ และนายธ ารง วงษชาง นสตคณะเภสชศาสตร มหาวทยาลยนเรศวร โดยม ผชวยศาสตราจารย ดร.ภก.เรองวทย กจบรรณเดช อาจารยประจ าภาควชาเภสชเคมและเภสชเวท เปนอาจารยทปรกษา ไดรบรางวลชนะเลศ CGI Award 2008 ในระดบปรญญาตร โดยไดรบเงนรางวล ใบประกาศเกยรตคณ และ โลพระราชทานสมเดจพระเจาลกเธอเจาฟาจฬาภรณวลยลกษณอครราชกมาร

ป 2554 มหาวทยาลยนเรศวร ไดจดโครงการสงเสรมและเชดชนกวจยของมหาวทยาลยทมผลง านวจยดเดน รวมทงสรางคณประโยชนใหกบสวนรวมและวงการวจยในประเทศชาต จากการคดเลอกนกวจยดเดน ภายในมหาวทยาลยนเรศวร ซง รองศาสตราจารย ดร.ภญ.กรกนก องคนนนท ไดรบรางวลผลงานวจยดเดน ประเภทสรางคณะวจยระหวางสถาบน (NU Outstanding Research Team) ไดรบพระมหากรณาธคณจากสมเดจพระเทพรตนราชสดาฯ สยามบรมราชกมาร เขารบพระราชทานเขมเกยรตคณรางวลนกวจยดเดน ในวนพระราชทานปรญญาบตรแกผส าเรจการศกษา ประจ าปการศกษา 2554 จากมหาวทยาลยนเรศวร จงหวดพษณโลก วนองคารท 4 ธนวาคม 2555

ป 2557 ผลงานวจยดเดนในรปแบบโปสเตอร สาขา Pharmaceutical Chemistry and Natural

Products (PN) เ ร อ ง Discovery of novel cholinesterase inhibitor (RKNU026) with - amyloid aggregation inhibitory activity ของนายธปไตย หรณยเอกภาพ นสตคณะเภสชศาสตร มหาวทยาลยนเรศวร ไดรบประกาศนยบตรจากคณะเภสชศาสตร จฬาลงกรณมหาวทยาลย ในงานประชมวชาการเสนอผลงานวจยทางเภสชศาสตรประจ าป 2556 (ครงท 30) ณ หองประชมตว ลพานกรม (702) อาคาร 80 ปเภสชศาสตร เมอวนท 10 มกราคม 2557 โดยม ผชวยศาสตราจารยดร.ภก.เรองวทย กจบรรณเดช เปนทปรกษา

ป 2557 รองศาสตราจารย ดร.ภญ.กรกนก องคนนนท ไดรบรางวลน าเสนอผลงานประดษฐคดคนนกประดษฐไทยทเขารวมประกวดในงาน “42th Internation Exhibition of Inventions of Geneva” ระหวางวนท 2 – 6 เมษายน 2557 ณ กรงเจนวา สมาพนธรฐสวส โดยการคดเลอกผลงานการวจยการไปน าเสนอจากมหาวทยาลยนเรศวร โดยมงานวจยจากคณะเภสชศาสตร ไดรบรางวลดงน

1. ผลงาน “Brahmi tablet: a food supplement for memory improvement” โดย รองศาสตราจารย ดร.ภญ.กรกนก องคนนนท และคณะ ไดรบรางวล Silver Medal

2. ผลงาน“Hair growth control products from a Thai medicinal plant” โดย รองศาสตราจารย ดร.ภญ.กรกนก องคนนนท และรองศาสตราจารย ดร.ภก.เนต วระนช และ คณะ ไดรบรางวล Silver Medal

3. ผลงาน“The anti-wrinkle cosmeticscontaining green tea extract in microparticle” โดย รองศาสตราจารย ดร.ภก.เนต วระนช รองศาสตราจารย ดร.ภญ.กรกนก องคนนนท และ ดร.ภก.วฒชย วสทธพรต ไดรบรางวล Bronze Medal และรางวลพเศษ (Special award) จาก Association of Polish Inventors and Rationaizers

ป 2557 รองศาสตราจารย ดร.ภญ.กรกนก องคนนนท ไดรบรางวล The Best Innovation in Biotechnology งานวนนกประดษฐ 2557 โดยคณะกรรมการวจยแหงชาต วนท 23 - 26 มถนายน 2557 ชอผลงาน "Hair growth control products from Thai medicinal plant"

15. หนาทความรบผดชอบ(Job Description)

ชอต าแหนง เจาหนาทบรหารงานทวไป (ปฏบตงานเลขานการภาควชาเภสช

เคมและเภสชเวท)

สถานภาพของงาน ระดบช านาญการ

สายการปกครองบงคบบญชา ภายในการก ากบดแลของหวหนางานธรการ และหวหนาส านกงาน

เลขานการคณะฯ : ควบคมตรวจสอบและสนบสนนโดยหวหนา

ภาควชาเภสชเคมและเภสชเวท และรองคณบดฝายบรหาร

ความรบผดชอบและหนาททตองปฏบต

1. งานธรการและสารบรรณ การรางหนงสอราชการ

2. ก ากบ ดแลหรอด าเนนงานดานการรบ-สงตดตามหนงสอราชการ

3. งานส าเนา แจงเวยนหนงสอ ภายในภาควชาเภสชเคมฯ

4. งานตดตอประสานงานทวไปทงภายในและภายนอกหนวยงาน

5. จดท าคมอการปฏบตงานในหนาทโดยแสดงเปนล าดบขนตอนการ

ปฏบตงานอยางชดเจน

6. คดกรองเอกสารหลกฐานการประกนคณภาพหนวยงานยอย จดท าขอมล

ส าหรบประเมนหนวยงานยอย

7. งานประชม สมมนาภายในภาควชาเภสชเคมฯ

8. งานบคคล ดแลสมดลงชอปฏบตงาน การลาตางๆ

9. งานพสด ควบคมดแลการเบกจายพสดในภาควชาเภสชเคมฯ

10. งานหองสมด ดแลการลงทะเบยนหนงสอ การยม-คนหนงสอ

11. งานเอกสารการสอน จดท ารปเลม และแจกจาย

12. งานขอสอบ ดแลควบคมการจดท าขอสอบรายวชาในภาควชาเภสชเคมฯ

รวบรวมจดเกบเขาคลงขอสอบคณะฯ

13. ปฏบตงานใดๆ ตามทไดรบมอบหมายจากผบงคบบญชา

มาตรฐานในการปฏบตงาน มาตรฐานดานพฤตกรรม

1. ปฏบตงานตรงตอเวลา สม าเสมอเปนปกตวสย

2. มความมงมนและความตงใจในการปฏบตงาน

3. มทศนคดตทดตอเพอนรวมงาน สนใจ กระตอรอรน และใหความรวมมอ

โดยมงเนนแลกเปลยนความรในการท างานรวมกน

4. ปฏบตงานถกตอง รวดเรว เสรจตามระยะเวลาทก าหนด

5. มจตส านกดานการใชทรพยากร การมสวนรวมลดตนทนและคาใชจาย

หนวยงาน

6. มเหตผล รบฟงความคดเหนผอน มภาวะผน า

7. มการพฒนาระบบงาน/กระบวนการ/นวตกรรม ใหสอดคลองกบความ

ตองการของหนวยงาน

8. มการประเมนตนเองอยเสมอ การน าขอมลปอนกลบมาพฒนาปรบปรงการ

ท างานในสวนทรบผดชอบใหดขนกวาเดม

9. ยดมนในธรรมาภบาล รบผดชอบตอหนวยงาน และเออประโยชนตอ

สวนรวม

16. พนธกจงานเลขานการภาควชา

หนวยเลขานการภาควชา (Unit Secretary) มพนธกจในการสนบสนนการปฏบตงานของคณาจารยใน

ภาควชาเภสชเคมและเภสชเวท

บทท 3

ทฤษฎและแนวคดเกยวกบเลขานการ

1. ทฤษฎ ความหมาย และแนวคดเกยวกบเลขานการ

บทบาทของเลขานการ ไมวาจะเปนหนวยงานภาครฐ หรอภาคเอกชน ถอวาผปฏบตงานในบทบาท

เลขานการมความส าคญอยางมาก เพราะเลขานการนอกจากจะตองท างานใกลชดกบผบรหารขององคกรโดยม

หนาทคอยชวยเหลอ ใหการสนบสนนผบรหารใหปฏบต งานตางๆ ไดอยางราบรนแลว ผปฏบตหนาทเลขานการ

ตองเปนผทแมนย าในเรองกฎ ระเบยบ มบคลกคลองแคลวสามารถแกไขปญหาตางๆ ไดอยางมประสทธภาพ

สามารถรกษาความลบตางๆ ทส าคญไดเปนทไวเนอเชอใจ จงมค ากลาวทวา “เลขานการทดเปรยบเสมอนแขนขวา

ของผบรหาร” ทงน ดงความหมายทเรยบเรยงเกยวกบการเลขานการไวดงน

กมล ชทรพย (2515, หนา 1) ค าวา เลขานการ เปนค าสนธมาจากค าวา เลขา และอนการ ซงเลขา

แปลวา รอยเขยน หรอตวหนงสอ อนการ แปลวา ผชวยเหลอ เมอรวมกนแลวจงแปลไดวา “ผชวยเหลอในงาน

เกยวกบการเขยนหนงสอ”

พจนานกรมฉบบราชบณฑตยสถานใหค านยามศพท เลขานการ ไววา “ผมหนาทเกยวของกบหนงสอ

ตามทผ ใหญสง” แตความจรงแลวงานในหนาท เลขานการจดวาเปนงานทกวางขวางและตองใชความร

ความสามารถ ความเฉลยวฉลาดรอบคอบประกอบกบจะตองมปฎภาณด ตดสนใจในปญหาตางๆ ไดอยางรวดเรว

กมล ชทรพย (2515, หนา 6) ค าจ ากดความของ “เลขานการ” (Secretary) มาจากค าศพทภาษาลาตน

เดมทเรยกวา Secretum แปลวา “Secret ความลบ” ผทไดรบความไววางใจใหเกบความลบของผบงคบบญชา

และของส านกงาน งานเลขานการเปนงานส าคญ ผเปนเลขานการ ตองรอบคอบ ไวเนอเชอใจ และเหมาะสม

กบต าแหนง หากแยกความหมายตามพยญชนะของค าวา Secretary จะเปนดงน

S มาจากค าวา SENSE หรอ SENSITIVITY คอ ความมสามญส านกรบผดชอบในการท างาน วาสงใดควร

ท าหรอไมควรท า วางตนถกตองเหมาะสม มไหวพรบ เขาใจสงตางๆ ไดรวดเรวและเปนไปในทางทสรางสรรค

E มาจากค าวา EFFICIENCY คอ ความมประสทธภาพในการปฏบตงาน

C มาจากค าวา COURAGE คอ มความมมานะ และความกลาในการตดสนใจในการปฏบตงานทถกท

ควรเพอใหงานทปฏบตนนมประสทธภาพ เปนทไววางใจ และไมยอทอตอปญหาและอปสรรคในการท างาน

R มาจากค าวา RESPONSIBILITY คอ มความรบผดชอบในการปฏบตงานอยางมประสทธภาพ

E มาจากค าวา ENERGY คอ มพลงใจในการท างาน พรอมดวยสมรรถนะทงทางรางกายและจตใจทดใน

การปฏบตงาน รจกจดสรรเวลาในการท างาน

T มาจากค าวา TECHNIC หรอ TECHNIQUE คอ การมเทคนค ศลปะ ความสามารถในการท างาน รจก

ดดแปลงความร และน ามาประยกตใชในการปฏบตงานไดอยางเหมาะสม

A มาจากค าวา ACTIVE คอ ความตนตว กระตอรอรนในการปฏบตงานอยเสมอ ไมเฉอยชา

R มาจากค าวา RELIABILITY คอ มความนาเชอถอ เปนทไววางใจแกผบรหารและองคกร บางต าราก

เขยนวามาจากค าวา RICH คอ เปนผมความสมบรณพรอมในดานจตใจและศลธรรมในการปฏบตงาน

Y มาจากค าวา YOUTH หรอ YOUNG คอ การเปนผมจตใจออนเยาวเสมอนวยหนมสาวอยเสมอ

(Young at Heart) เพราะงานเลขานการเปนงานทตองอาศยความกระฉบกระเฉง คลองตว

ศรวรรณ สญชานนท (2525, หนา 178) งานเลขานการ มลกษณะเปนศาสตรและศลป กลาวคอ ตอง

อาศยความรในวชาการเลขานการ ซงถอเปนศาสตรและตองอาศยเทคนคตางๆ ในการน าความรมาปรบปรงให

เหมาะสมกบสถานการณจงจะประสบความส าเรจในอาชพน ดงนน คณสมบตของเลขานการจงประกอบดวย

ลกษณะทเปนศาสตรและศลป โดยแยกออกเปน 4 ประการ คอ

1. มบคลกลกษณะและอปนสยด

2. มความรในวชาเทคนคเกยวกบงานเลขานการ

3. มพนฐานความรทวไปด

4. มประสบการณในการท างานธรกจพอสมควร

อาศยา โชตพานช (จาก http://tsumis.tsu.ac.th/tsukm) เลขานการ คอ ผท าหนาทชวยเหลอ ใหการ

สนบสนนผบรหาร จงตองมบคลกภาพลกษณะทเหมาะสม เชน เปนผมความคลองตว มระบบ มระเบยบ ตนตว

รรอบและแมนย า เปนบคคลทเชอถอและไววางใจไดในทกเรอง เปนคนท รกและชอบงานส านกงาน รวมทงงาน

ธรการรอยแปดทเกยวของโดยตรงและโดยออม โดยเฉพาะอยางยงเปนคนทใหเกยรตและนบถอผบรหารทเปน

เจานายของตนเอง เลขานการตองท างานใกลชดตองร

และเขาใจทกสงทกอยางทผบรหารควรรและควรเขาใจ ตองสามารถพลกแพลงผกผนจดการงานใหราบรนคลอง

จองไปกบความตองการ และความจ าเปนของงานและของตวผบรหาร ตองประสานงานกบคนรอบทศ ทงภายใน

และภายนอกองคกรไดอยางนมนวลและแนบเนยน โดยไมใหเกดการ ประสานงากนขนแมในจดใดจดหนง

(พจนานกรมไทย-ไทย อาจารยเปลอง ณ นคร) เลขานการ คอ ผมหนาทเกยวของกบหนงสอหรออนๆ

ตามทผบงคบบญชาสง หรอต าแหนงหนาทอยางเลขาธการ แตเปนของเฉพาะบคคล

ตรเพชร อ าเมอง (หนา 5) เลขานการ คอ ผทมหนาทเกยวของกบหนงสอหรออนๆ ตามทผบงคบบญชา

สง สวนในมาตรฐานอาชพของกรมการจดหางาน กระทรวงแรงงานใหค านยามของอาชพเลขาน การไววา เปนผท

ท าหนาทอ านวยความสะดวกใหแกผบรหารขององคกรในการบรหารจดการงานขององคกรใหบรรลผลส าเรจตาม

นโยบายและเปาหมายขององคกร ตลอดจนชวยแกไขปญหาและอปสรรคในการบรหารจดการใหเปนไปดวยความ

ราบรน และรวดเรว

เลขานการในภาษาองกฤษ คอ Secretary เปนศพทมาจากภาษาลาตนวา “Secretum” แปลวา

“Secret” ซงแปลเปนภาษาไทย คอ “ความลบ” ผทท างานในต าแหนงเลขานการ กคอผทรความลบของ

ผบงคบบญชาหรอนายจาง งานเลขานการเปนงานส าคญ ผเปนเลขานการตองเปน ผรอบคอบเปนผไวเนอเชอ

ใจไดและเหมาะสมกบต าแหนง ดงนน ในทางปฏบตแลว งานเลขานการ ควรเปนผทมความสามารถในทกษะทกๆ

เรองของส านกงาน เปนงานทตองรบผดชอบขนตรงตอผบรหาร มความรบผดชอบในงานทท าอย โดยไมตองมการ

ควบคมหรอสงการ เลขานการทดมสวนชวยใหผบรหารมประสทธภาพในการท างานเพมขน ทงยงสามารถใช

ความคดพจารณาตดสนใจในขอบเขตของงานทไดรบมอบหมายไดอยางมประสทธภาพ

วชญา ช านาญมาก (2539, หนา 10) ถาเลขานการทกคนในโลกนนดหยดงานพรอมกนแลว ธรกจทกอยาง

ทวโลกกตองหยดชะงกไปดวย แตถงอยางไรกอยาลมวา เลขานการทมความสามารถเทานนทจะชวยใหงานตางๆ

ลลวงไปไดดวยด มปรชญา ขอหนงกลาววาเลขานการทมความสามารถ ในปจจบน คอ ผบรหารทส าคญในวน

ขางหนา

อษณย ตลาบด (2545, หนา 12) ค าวา “เลขานการ” เปนค าสนธ มาจากค าวา เลข สนธกบอนการ

ดงนน เลข + อนการ รวมเปนค าวา “เลขานการ” ค าวา “เลขา” ตามพจนานกรมฉบบราชบณฑตยสถาน พ.ศ.

2522 แปลวา ลาย, รอยเขยน, ตวอกษร, การเขยน, งานขดเขยน

ค าวา “อนการ” ตามพจนานกรมฉบบราชบณฑตยสถาน พ.ศ. 2525 แปลวา การท าตาม, การเอาอยาง

ฉะนน เมอรวมค าวา “เลขานการ” จงมความหมายวา “ผมหนาทเกยวของกบหนงสอตามทผใหญ

(ผบงคบบญชา) สง”

อษณย ตลาบด (2545 , 13) เลขานการ คอ ผชวยผบรหาร ซงมความรความช านาญเกยวกบการ

ด าเนนงานส านกงาน มความสามารถทจะรบผดชอบโดยไมตองมการบงคบบญชาโดยตรง เปนผแสดง

ความสามารถในการคดรเรม รจกใชดลยพจารณา และท าการตดสนใจภายในขอบเขตแหงอ านาจของตน

สนตมา ศรสงชสวรรณ (2546 , 199) ค าวา “เลขานการ” ตามความหมายพจนานกรมฉบบ

ราชบณฑตยสถาน 2525 หมายถง ผมหนาทเกยวกบหนงสอตามทผใหญสง (พจนานกรมฉบบราชบณฑตยสถาน

2525: 732)

เจรญ เจษฎาวลย (2543, 14) เลขานการ คอ ผทไดรบการแตงตงใหมาท าหนาทชวยเหลองานของ

ผบรหารเกยวกบการเขยนจดหมายโตตอบงานเอกสาร การตอนรบ การตดตอนดหมายประชม การจดประชม และ

อ านวยความสะดวกตางๆ ใหกบผบรหาร

กลมงานอ านวยการปลดกระทรวง ส านกงานปลดกระทรวงมหาดไทย (กรกฎาคม 2552) “เลขานการ”

ตรงกบภาษาองกฤษวา Secretary หมายถง ผมหนาทเกยวของกบหนงสอหรออนๆ ตามทผบงคบบญชาสง เชน

เลขานการผบรหาร เลขานการประจ าแผนก (หากเปนผหญงจะตองใชชอต าแหนงงาน “เลขานการณ” แตปจจบน

อนโลมตามสมยนยมใหใช “เลขานการ” กบผหญงได) โดยมากแลวงานของเลขานการมกเปนงานเอกสาร งาน

เสมยนงานดานการประสานงาน และ เปนผชวยสวนบคคลของผบงคบบญชาอกดวย

เลขานการนกบรหาร หรอหนาหอง หมายถง ต าแหนงงานทมหนาทรบผดชอบการปฏบตงาน ควบคม

ก ากบ ดแล ตรวจสอบ ประสานงาน วางแผน ใหค าปรกษา แนะน า และตดตามการปฏบตงานเลขานการนก

บรหาร การนดหมายงาน รบเชญ การจดงานรบรอง งานพธ การจดเตรยมเอกสารประกอบการประชม การ

ตดตามเรองและผลการปฏบตงาน ประสานขอสงการของผบรหาร ตอผเกยวของ การท าความเหนเสนอแนะ งาน

โครงการพเศษ การตดตามขอมลขาวสารทเกยวของกบงานของผบรหาร การอ านวยความสะดวกในดานตางๆ และ

การปฏบตงานอนทไดรบมอบหมาย

2. หนาทของเลขานการ

ตรเพชร อ าเมอง (หนา 8) งานของเลขานการ ตามเอกสารจดประเภทมาตรฐานอาชพ (ประเทศไทย)

ฉบบป 2554 ไดก าหนด ลกษณะงานของเลขานการไววา มลกษณะงานเปน

การตรวจสอบงานเปนประจ า เพอปองกนความผดพลาด ท าการนดหมายลวงหนา ตดตอสอบถาม งานทาง

โทรศพทหรอทางอนเตอรเนต บนทกงานจากผบงคบบญชาบนทกเปนเทปบนทกเสยงแลวน ามาจดพมพ ราง

จดหมายโตตอบทงภาษาไทยและภาษาตางประเทศ ทองคกรใชเปนประจ าดแลรบผดชอบ จดแฟมเอกสาร จดการ

ประชม เตรยมเอกสารการประชมของผบงคบบญชา ตองมความเขาใจถงธรรมชาต และภาระหนาทของทง

ผบงคบบญชา และองคกรทตนปฏบตงานอย และรจกการแกไขปญหาขอขดแยง เมอปฏบตงานจนไดรบความ

วางใจของผบงคบบญชาแลว อาจไดรบมอบหมายใหท างานแทนไดในบางกรณ

จากการก าหนดลกษณะงานเลขานการดงกลาวขางตนท าใหมองเหนภาพของงานเลขานการเบองตนได

อยางชดเจนวาเลขานการนนเสมอนเปนผชวยผบงคบบญชา เปนกนชนใหผบงคบบญชา เปนผเชอมโยงหรอ

ประสานนโยบายใหระดบผบรหารและระดบหวหนาหรอระดบอนๆ เกดความเขาใจซ งกนและกน ซงจะท าใหงาน

ขององคกรสามารถขบเคลอนไปไดอยางมประสทธภาพ

กมล ชทรพย (2517, 172) งานทเลขานการปฏบตทวไปมมากเพราะถาท างานแทนหวหนางานเกอบทก

อยาง งานทเลขานการจะตองปฏบตจะมากหรอนอยยอมแลวแตผบงคบบญชา และความเลกหรอใหญของกจการ

หรอส านกงานนนๆ เลขานการในส านกงานเลกอาจตองท างานมากหนาทกได ส าหรบในส านกงานใหญๆ กม

เจาหนาทโดยเฉพาะมารบแบงงานไปท า โดยทวไปแลวงานทเลขานการพงปฏบตมดงน

1. การบนทกและรางเอกสารตางๆ (Recording and Composing) หรออาจเรยกวางานสารบรรณ

ทวไป นบตงแตรบจดหมายเขามาในส านกงาน ลงทะเบยน โตตอบ จดเกบ นอกจากนนกมการจดท า

หลกฐานการเงน ท าบญชรายรบรายจาย สามารถใชเครองค านวณเลขแบบตางๆ ได บญชพสด ราง

สญญา เขยนใบสงของ รางประกาศโฆษณา การจดชวเลข การแปลชวเลข พมพดด ท ารายงานการ

ประชม ฯลฯ

2. การคดค านวณตางๆ (Computing) ไดแก การค านวณราคาหรอคาของสนคาและของตางๆ ค านวณ

การลดราคา จ านวนสนคาทผลตขน คดเงนเดอนและโบนสของคนงาน คดเปอรเซนต ท า

สถตตางๆ

3. การแบงประเภทและการเกบคนเอกสาร (Classifying filing and Finding) ซงมหลายแบบหลายวธ

4. ท าการตดตอ (Communicating) ทงภายในและภายนอกส านกงาน โดยการบอกดวยวาจา เขยนโนต

เขยนจดหมายบอก ตดประกาศตดตอทางโทรศพท หรอทางโทรเลข ก าหนดนดหมายกจการให

ผบงคบบญชา คอยเตอนการนดหมายนน ตอนรบผทมาตดตอ ท าหนาทเปนตวแทนผบงคบบญชา

กมล ชทรพย (2517, 174) หนาทเลขานการในการประชม ในการบรหารกจการตางๆ ไมวาจะเปนทาง

ราชการ หรอองคการบรษทหางรานจะตองมการประชมกรรมการเพอวางนโยบายควบคมดแลผลประโยชน

ตลอดจนการปฏบตงานและวางระเบยบตางๆ ในการประชมนเลขานการจะตองเปนผจดการใหการด าเนนการ

ประชมนเปนไปโดยเรยบรอยตงแตตนจนจบ

องคการประชมโดยปกตประกอบดวย 1. ประธาน 2. รองประธาน

ทงสองทานนโดยมากเลอกมาจากผทรงคณวฒ และอาวโสในบรรดาผถอหนสวนบรษทนนๆ ถาหากเปนหนวยงานราชการหรอองคการรฐบาล กเลอกจากผบงคบบญชาชนสงของสวนราชการหรอองคการนน

3. คณะกรรมการเลอกจากผถอหนและผด าเนนงาน ถาเปนราชการหรอองคการกเลอกจาก

ขาราชการหรอพนกงานชนผใหญทมความรในเรองนนๆ

4. เลขานการทประชม หนาทของเลขานการจะตองกระท าเพอด าเนนการประชม มวธปฏบต

เปนชนๆ ดงน

a. การเตรยมสถานท

b. การจดระเบยบวาระการประชม

c. การเชญประชม

d. ตอนประชม

e. การจดรายงานการประชม

f. สรปรายงานการประชมหลงจากการประชมเสรจสนแลว

ซงจะไดอธบายเปนขอๆ ดงน

1. การเตรยมสถานท เลขานการจะตองเปนผเตรยมสถานททเหมาะสมส าหรบการประชม หอง

ประชมควรเปนหองใหญ เลขานการจะตองจดใหมโตะประชมและเกาอใหพอเพยง เพอกรรมการและผทเกยวของ

นง ทนงผเปนประธาน รองประธาน ควรจดใหอยหวโตะ เครองอปกรณในหองประชมควรมใหครบ เชน พดลม ท

เขยบหร ฯลฯ

2. การจดระเบยบวาระการประชม เลขานการจะตองเปนผจดระเบยบวาระประชม วาในคราว

ประชมหนาจะตองประชมเรองอะไรกนบาง เลขานการจะตองรขอเทจจรงของเรองโดยละเอยด เมอกรรมการ ไม

เขาใจเรองใดในระเบยบวาระ เลขานการจะตองเปนผชแจงขอเทจจรงนนโดยละเอยดและถกตอง ทงนเพอให

กรรมการตดสนใจไดถก การจดระเบยบวาระเลขานการจะตองเปนผจดวา ควรจะน าเรองใดเสนอคณะกรรมการ

กอนตามความส าคญมากนอยของเรองนนๆ ตามทปฏบตกน เลขานการมกเสนอเรองดวนเปนอนดบแรก ตอไปก

ลดหลนลงไปจนถงเรองธรรมดา

3. การเชญประชม เลขานการจะตองเปนผออกหนงสอแจงก าหนดการประชมถงคณะกรรมการ

และผทเกยวของใหมใจความวา จะประชมกนเรองอะไร ทไหน และเมอใด

4. ตอนประชม เมอถงวนประชม เลขานการจะตองปฏบตดงน

a. จดสมดเซนชอส าหรบคณะกรรมการและเจาหนาท ทเกยวของ

b. จดเตรยมหลกฐานเรองเดมตามระเบยบวาระทเสนอคณะกรรมการ เพอใหได

ขอเทจจรงโดยถกตอง เมอครบองคประชมแลว ประธานเปดการประชม ตอจากนนกเปนหนาทของเลขานการ

เสนอเรองตางๆ ตามระเบยบวาระ ในขณะนกจะมการอภปรายสนบสนนหรอโตแยงกน ซงเลขานการจะตองจด

บนทกไวเปนหลกฐาน

5. การจดรายงานการประชม การประชมยอมตองมปญหาโตแยงกนบาง ฉะนนในการจด

รายงานการประชมจงตองจดเฉพาะแตขอความหรอประเดนทส าคญ ควรใชนกชวเลขจดเพราะต องการความ

รวดเรวและแมนย า ทส าคญทสดในเรองหนงๆ ตามระเบยบวาระ คอ มตจะตองจดใหชดเจนวากรรมการลงมต

อยางใด ความมงหมายในการจดรายงานการประชม กเพอเกบไวเปนหลกฐานยนยนการปฏบตตามมต หรอเพอ

ยนยนแจงผลของการประชมนนใหผเกยวของทราบ และส าหรบเปนบนทดฐานทเจาหนาทนนๆ จะปฏบตงาน

ตอไปในภายหนา

6. สรปรายงานการประชมหลงการประชมเสรจสนแลว เลขานการมหนาทรวบรวมมตของท

ประชมเสนอใหผเกยวของทราบเพอปฏบต แลวกท ารายงานการประชมเพอเสนอคณะกรรมการในคราวประชม

ตอไปเพอใหรบรอง จะตองท ารายงานการประชมทกครงทมการประชม

อาศยา โชตพานช (จาก http://tsumis.tsu.ac.th/tsukm) ขอบเขตและการท างานของเลขานการขนอย

กบต าแหนงของผบรหารและนโยบายของหนวยงานตลอดจนตวผบรหารเอง ถาผบรหารเหนความส าคญ

ความสามารถ เขาใจและไววางใจมอบหมายความรบผดชอบใหเลขาแลว เลขากจะมอ านาจในการท างานและการ

ตดสนใจมากขน และท างานดวยความสบายใจมโอกาสแสดงความสามารถ ท าใหการท างานสะดวกและรวดเรว

งานกจะประสบความส าเรจ มประสทธผลในทสด

สนตมา ศรสงขสวรรณ (2551, 203) งานเลขานการเปนงานทมความส าคญตอองคการ ทก

องคการ ขอบเขตการท างานของเลขานการแตกตางกน ทงนขนอยกบขนาดของธรกจทเลขานการ ผนนปฏบตอย

ลกษณะของกจการ ฐานะต าแหนงของผบรหาร นโยบายขององคการ และผบรหารเอง ถาผบรหารเหนความส าคญ

ของเลขานการ ใหความไววางใจ มอบความรบผดชอบ ใหความรวมมอ ในการท างาน เลขานการกจะมงาน

ในความรบผดชอบมาก มอ านาจในการท างาน และการตดสนใจมากขน มโอกาสไดแสดงความสามารถ ท างานได

สะดวกและคลองตวขน ในอดตบทบาทของเลขานการเปนแตเพยงผท างานตามค าสงของผบรหาร ไมมอ านาจ

ตดสนใจสงการเรองราวใดๆ แตในปจจบนเลขานการมบทบาทหนาทเพมมากขน โดยเปนทงผประสานงานและ

สงเสรมสนบสนนงานดานการบรหารเพอใหการบรหารงานบรรลเปาหมาย

ขอบเขตของงานเลขานการอาจแตกตางกนไปขนอยกบ

1. ขนาดของส านกงาน เลขานการในส านกงานขนาดเลกอาจตองท างานมาก หลายหนาท ส าหรบใน

ส านกงานใหญๆ กจะมหนาทเฉพาะมารบแบงงานไปท า

2. ลกษณะขององคการ งานของผบรหารแตละองคการจะมธรรมชาตแตกตางกนไปตามลกษณะของ

กจกรรมของแตองคการ

3. ผบรหาร ความคาดหวงของผบรหารทมตอเลขานการจะแตกตางกนไป เชน เลขานการของฝายการ

ผลต เลขานการของฝายตางประเทศ เลขานการของฝายการเงนและบญช หรอเลขานการส านกงาน

นอกจากนนความเตมใจของผบรหารในการมอบหมายงานใหเลขานการกแตกตางกนดวย หากผบรหาร

เหนความส าคญ ความสามารถ เขาใจ และไววางใจมอบหมายความรบผดชอบใหเลขานการ เลขานการกจะม

อ านาจในการท างานและการตดสนใจมากขน

ขอบเขตของงานเลขานการ พอสรปไดดงน

1. งานบรหารงานส านกงาน รวมก าหนดนโยบายการปฏบตงาน พจารณาอตราก าลง เจาหนาทและ

งบประมาณของส านกงาน วางแผน มอบหมายงาน วนจฉย สงการ ควบคม ตรวจสอบ ใหค าปรกษา ปรบปรงแกไข

ตดตามประเมนผล แกปญหาขดของในการด าเนนงานส านกงานตางๆ

2. งานจดระบบงานส านกงาน จดกระบวนการปฏบตงานส านกงานและควบคมดานตางๆ เชน งานธรการ

งานสารบรรณ งานการเงน และบญช งานพสด งานบคลากร ฯลฯ

3. งานอนๆ ไดแก

3.1 งานบรการผบรหาร เลขานการมหนาทอ านวยความสะดวกแกผบรหาร จดเตรยมเอกสาร

ตางๆ เพอเปนขอมลใหผบรหารใชวางแผนและตดสนใจ วนจฉย สงการ เมอผ บรหารตดสนใจหรอสงการแลว

เลขานการกจะน าเรองไปด าเนนการตอไป

3.2 งานดานขอมล เปนการใหขอมลทเกยวของกบผบรหาร เพอใชประกอบการตดสนใจ ในเรอง

ตางๆ ไดอยางมประสทธภาพและประสทธผล ศกษาขอมลทงภายในองคการและภายนอกองคการจากแหลงตางๆ

การคนควาทางอนเตอรเนต และการน าเสนอขอมลอยางเหมาะสมเพอใหผบรหารสามารถเขาใจไดงาย

3. ประเภทของเลขานการ

กมล ชทรพย (2517, 186) การแยกประเภทเลขานการ ในตางประเทศไมปรากฎวามการแยกประเภท

เลขานการ แตในทางปฏบต ถาจะแยกประเภทของเลขานการตามความร ความสามารถและความรบผดชอบตอ

งานแลว พอจะแยกไดดงน

1. เลขานการสามญ (Routine Secretary)

คอเลขานการทท างานประจ าวนตามปกต เชน ดแลควบคมเสมยนพนกงาน ท าหนาทคลายเปนหวหนา

เสมยนของส านกงาน เปนผจดการเกยวกบการประชมผถอหน กรรมการของบรษท ดแลเกยวกบการจายเงนปนผล

เมอสนงวดบญชและดแลเรองภาษตางๆ เปนตน

2. เลขานการบรหารงาน (Executive Secretary)

คอเลขานการทท างานซงมความรบผดชอบมากกวาเลขานการสามญ นอกจากจะท างานประจ าวน

ตามปกตแลว ยงชวยผบรหารในการประสานงานกบแผนกตางๆ พจารณาเกยวกบการค านวณราคาทนดแลรกษา

ผลประโยชนของส านกงาน วางรปงานตางๆ ตลอดจนเปนตวแทนของนายจางในการท าสญญาตางๆ อกดวย

ส าหรบในประเทศไทย ทงในวงงานธรกจและวงงานราชการ ไดแบงประเภทเลขานการไว 4

ประเภทดงน คอ

1. เลขานการประจ าต าแหนง โดยทวไปก าหนดอตราเงนเดอนและหนาทไวแนนอน เชน เลขานการ

บรษท เลขานการกรม เปนตน

2. เลขานการประจ าตวบคคล คอเลขานการทผบรหารหรอนายจางเปนผจางใหท างานของนายจาง

โดยตรง เชน เลขานการประจ าตวของดาราภาพยนตร เลขานการสวนตวของผจดการ เลขานการ

สวนตวของนกธรกจ หรอนกประพนธผยงใหญ นายทหารคนสนทของนายทหารชนผใหญ เปนตน

3. เลขานการกตตมศกด เปนบคคลทไดรบเชญใหปฏบตงานในหนาทเลขานการโดยทวไปของสมาคม

สโมสร กจการสาธารณะ การกศล โดยไมไดรบเงนเดอนตอบแทน เลขานการประเภทนท างานเพอ

เกยรตยศชอเสยง และความจงรกภกด โดยมากตองเปน ผททรงคณวฒ มความสามารถและเชยวชาญ

ในการนน ผทไดรบเชญใหด ารงต าแหนงนมกเปนผทรจกกนดในสงคม และเปนทนบถอของคน

โดยมาก

4. เลขานการพเศษ คอ ผทมต าแหนงหนาทอยางอนอยแลว และไดรบเงนเดอนประจ าต าแหนงทด ารง

อย แตไดรบเชญหรอแตงตงใหท าหนาทเลขานการชวคราวส าหรบงาน ทมเปนพเศษชวระยะเวลา

สนๆ เทานน

ในหนงสอต าราเลขานการภาษาไทยบางเลมไดแบงประเภทเลขานการเปน 3 ประเภทดงน

1. เลขานการสวนตว (Private Secretary)

2. เลขานการฝายธรการ (Business Secretary) ท าหนาทเกยวกบงานดานธรการและสารบรรณของ

ส านกงาน

3. เลขานการฝายองคการ (Organization Secretary) ท าหนาทชวยเหลอผบรหารขององคการนนๆ

กลมงานอ านวยการปลดกระทรวง ส านกงานปลดกระทรวงมหาดไทย (2552 , หนา 8) ประเภทของ

เลขานการ แบงประเภทเปน 2 ประเภทคอ เลขานการสวนตว (สวนบคคล) (Private or Personal Secretary)

และเลขานการส านกงาน (Office Secreatary) เลขานการสวนตว หรอเลขานการสวนบคคล เปนผทท างานให

นายจางหรอผบงคบบญชาเฉพาะคนเดยวเทานน สวนเลขานการส านกงาน เปนเลขานการทท างานใหกบสวนรวม

โดยมไดเปนเลขานการของใครคนใดคนหนงโดยตรง

4. คณสมบตทดของเลขานการ

กมล ชทรพย (2517, 187) คณสมบตทดของเลขานการมดงน

1. มบคลกลกษณะดและมอปนสยทดบางประการ 2. มความรในวชาเทคนคเกยวกบงานเลขานการ คอ สามารถพมพดดและอดส าเนา จดชวเลข

รางจดหมาย รหลกการเกบเอกสาร สามารถท าบญชได รหลกมารยาท รงานในส านกงานและมความรเรองการใชภาษาอยางด

3. มพนความรทวไปด คอมพนความรในวชาสามญ เชน คณตศาสตร วทยาศาสตร สงคมศกษา วรรณคด กฎหมายและอนๆ ตามความจ าเปน

4. เคยผานการฝกงาน คอมประสบการณในงานธรกจมาพอสมควร มใชเรยนรแตหลกการทางทฤษฎเทานน เลขานการทนบวาเปนผมความสามารถอยางแทจรงนน สวนมากเคยท างานตงแตชนเสมยนมาแลวและปฏบตงานอยในวงการนนๆ นานพอทจะเขาใจงาน รวธแกปญหาทอาจจะเกดขนได และเปนทปรกษาของนายจางได

5. บคลกลกษณะด หมายถง มการปรากฏตนด คอ 1. มรปรางหนาตาด โดยปกตทกคนตองการผรวมงานทมรปรางหนาตาด ฉะนนในการคดเลอกคนงาน

นายจางสวนมากจงพจารณารปรางหนาตากอนสงอน แตทงนมไดหมายความวาเลขานการจะตองมความสวยงามขนาดเทพหรอชายงามเสมอไป แตหมายความวาเลขานการควรเปน บคคลทหนาตาหมดจด มอาการครบ 32 ประการ ไมมใบหนาทนาเกลยดจนไมมใครอยากมอง ทงนเพราะเลขานการตองตดตอกบบคคล หมมาก แตถาหากเลขานการมรปสมบตเปนทนดวยแลวกจะท าใหการตดตอสมฤทธผลโดยงาย

2. เสอผาและการแตงกายด เลขานการตองรจกเลอกเครองแตงกายใหเหมาะสมกบโอกาส เวลา และฤดกาล และควรเลอกชางตดเยบทมฝมอด แบบเสอตลอดจนสสนควรเรยบรอย เหมาะส าหรบการใสท างาน ไมควรใชสฉดฉาดแบบน าสมยเกนไป และไมควรมเครองประดบตกแตงมากเกนไป รองเทาควรหมสนสของรองเทาและกระเปาถอควรเขากบสของเครองแตงกาย ส าหรบผชายควรเลอกเสอเชตสสภาพ ไมควรสวมเสอฮาวายไปท างาน นอกจากนพงละเวนการใชถงเทาสฉดฉาดหรอมลวดลายทไมสภาพ สของเนคไทกตองพจารณาเลอกใหเหมาะสมเชนกน แบบของกางเกงกควรเปนแบบเรยบๆ ไมคบรดรปมากเกนไปจนรสกวาไมสภาพ

3. ความสะอาด ตองเอาใจใสเรองผม เลบ ใบหนา มอ และรางกายใหสะอาด เครองแตงกายกควรซกใหสะอาดและรดใหเรยบ รองเทาควรท าความสะอาดและขดใหขนเงา เมอแตงกายเสรจเรยบรอยแลวตองตรวจดวาไมมขรงแคหลนอยตามคอเสอ ส าหรบผมกลนตวแรงควรรจกใชยาระงบกลนตวดวยเพอไมใหเปนทรงเกยจแกผทมาตดตอ

4. สขภาพด เลขานการตองเอาใจใสเรองสขภาพของตนดวย เพราะการมสขภาพดยอมท าใหรางกายแขงแรง สดชน ไมเจบปวยบอยๆ ทาทางเดนกสงา หนาตาแจมใส การปฏบตตนเพอรกษาสขภาพใหดนนตองท าดงน คอ

4.1 รบประทานอาหารทมประโยชนตอรางกายและรบประทานอาหารเปนเวลา ไมพร าเพรอ 4.2 นอนพกผอนใหพอเพยงกบความตองการของรางกาย 4.3 ออกก าลงบางตามสมควร 4.4 วนหยดหรอเมอเลกงานแลวกหาเวลาพกผอนทางสมองและจตใจดวยการชมภาพยนตร มหรสพ ฟงเพลง ฟงดนตร ฟงปาฐกถา ฯลฯ และไปทศนาจรบางเปนครงคราว 4.5 การวางตนและทาทางด หมายถง การทรงตวในการยน เดน นง คอ ไมนงหอไหล หรอเดนเชด

หนา มทาทเปนมตรกบบคคลทวไป รจกบงคบตนเองโดยปรบตนใหเขากบสถานการณตางๆ ได รจกขมอารมณ ไมแสดงความโกรธ ความไมพอใจ

อาศยา โชตพานช (จาก http://tsumis.tsu.ac.th/tsukm)

เลขานการทดในทศนะของผบรหาร

1. เชยวชาญงานหลก รจกหนาทความรบผดชอบ มความสามารถงานพนฐานทวไปทจ าเปนส าหรบ

เลขานการ เชน พมพดด การจดบนทก การรางเอกสาร เทคนคการใชโทรศพท ทกษะคอมพวเตอร

ฯลฯ

2. รจกกลนกรอง ตองสามารถกลนกรองผมาตดตอเรองตางๆ ใหผบรหารตดสนใจได

3. ตอบสนองฉบไว เวลาสงงานใดๆ แลว เลขาฯ ควรสามารถด าเนนการทนท

4. รใจผบรหารเสมอ เปนเลขาฯ ตองรใจผบรหาร เพราะจะไดท างานใหถกใจ เชน ผบรหารทเปนคนเจา

ระเบยบ จจ กตองท างานใหเรยบรอย พมพงานกตองใหเรยบรอย สะอาด และถกตอง ฯลฯ

5. เสนองานเปนล าดบ เลขาฯ ทดควรจะสามารถจดล าดบความส าคญของงานใหบรหารได เพอใหงาน

ทนก าหนด

6. มความรบผดชอบ เมอผบรหารใหงานไปแลว ไมวาจะเปนงานของตวเองหรอไม ตองมความ

รบผดชอบท างานนนใหเรยบรอย หรอพยายามตดตามงานใหไดตามก าหนด

7. รอบคอบสอบทาน งานทจะผานเขาไปยงโตะผบรหาร หรอจะปลอยออกไปจะตองมการพจารณา

ตรวจสอบทานใหถกตองกอนเสมอ

8. ปฏภาณไหวพรบด เลขาฯ นนฉลาดอยางเดยวไมพอ ตองเฉลยวดวย คอสามารถแกไขปญหาเฉพาะ

หนาได

9. มความซอสตย เปนทไววางใจไดในทกเรองโดยเฉพาะดานการเงน

10. การรกษาความลบ ตองไมน าเอาความลบไปเปดเผย ไมวาจะเปนเรองสวนตว หรอเรองงานของ

องคกร

11. พฒนาตนเอง ผบรหารสวนใหญชอบเลขาฯ ทรจกปรบปรงงานใหดขนเสมอ ตลอดจนคอยพฒนา

ตนเองใหทนสมยอยเสมอ

12. ไมเกรงงานหนก บางครงบางโอกาสอาจมงานหนก ซงบางทอาจจะลนมอท าแทบไมทนกอาจจะตอง

ท างานนอกเวลา เลขาฯ ทดตองสกบงาน มงผลส าเรจของงานมากกวา คาตอบแทนการท างานนอก

เวลา

13. รกงานเลขาฯ คนเราท าอะไรไดดกคอ ตอเมอเรามความเตมใจ ภมใจ และรกในสงทตวเองท าอย

อษณย ตลาบด (2545, 17) งานเลขานการเปนงานทยงยาก สลบซบซอน แขงกบเวลา ตดตอกบบคคล

หลายประเภท ผทปฏบตหนาทเลขานการจงควรเปนบคคลซงจะตองมคณสมบตดงนคอ

1. มบคลกลกษณะและอปนสยทด (Good character and personality) แบงออกไดดงน

ก. การมปรากฏดานด หมายถง

a. รปรางหนาตาด (Good Looking)

b. เสอผาและการแตงกายด (Good dressing and grooming)

c. ความสะอาด (Cleanliness)

d. สขภาพด (Health)

e. การวางตนและทาทางด (Good pose and posture)

f. น าเสยงและค าพดด (Good voice and speech)

ข. อปนสยทดทเลขานการควรม ไดแก

นสยทดในการท างาน คอท างานโดยเตมก าลงความสามารถเพอใหงานนนๆ ส าเรจผลสมความมงหมาย

นสยสวนตวด คอ เปนผทจงรกภกด ตองค านงและระลกอยเสมอวาตนเปนสวนหนงของส านกงาน ซอสตยสจรต

ไมขโมย ไมโกงทรพยสนเงนทอง หรอเวลาของผใด มทศนคตสรางสรรคไปในทางทด เพอใหส านกงานกาวหนา

ตอไป มความจรงใจตอผอน เปนคนพดจรง ท าจรง ยอมรบฟงความคดเหนของผอน สรรเสรญผทควรสรรเสรญ ม

อารมณขน

ค. นสยดานสงคม คอ

เปนคนชอบชวยเหลอผอนเมอเขาไดรบความเดอดรอน มความเหนอกเหนใจผอน ไมคยโว

ยกตนขมทาน มความปราดเปรยว และฉบไวทางปญญาและความคด รจกส ารวจตรวจสอบตนเองในการปฏบตงาน

และปฏบตตวตอบคคลภายนอก และเพอนรวมงาน

2. มความรในวชาเทคนคเกยวกบงานเลขานการ (secretary technique)

ความรในวชาเทคนคเกยวกบการปฏบตงานของเลขานการ คอ พมพดด การจดชวเลข และถอด

ขอความ รางจดหมายโตตอบ การเกบคนเอกสาร การท าบญช การตอนรบและการนดหมาย มารยาทในการ

โทรศพท มารยาทในการเขาสงคม ความรในการใชเครองใชส านกงาน ฯลฯ

สงส าคญทเกยวกบคณสมบตดานเทคนคของงานเลขานการ

ก. เขาใจค าสงชดเจน

ข. ตดสนใจดขน

ค. แกปญหาไดมากขน

ง. รบผดชอบงานประเภทสรางสรรคมากขน

3. มพนความรทวไปด (Good general background)

พนความรทวไปเปนพนฐานในการปฏบตงาน ดงนน เลขานการจงตองรอบรวชาอนๆ อกหลาย

วชา นอกจากพนฐานความรในวชาเลขานการแลว ความรทวไป ไดแก วชาจตวทยา วชาสงคมศาสตร วชา

เศรษฐศาสตร วชากฎหมาย วชาศลปะและวรรณคด ฯลฯ

นายจางสวนมากตองการเลขานการทมความรกวางขวาง ซงเปนประโยชนอยางยงในการบรหารงาน

4. เคยผานการฝกงาน

การเคยศกษาวชาการเลขานการ จะตองผานการฝกงานกอนเขาปฏบตงานหรอ รบต าแหนง

เลขานการ เพราะการปฏบตงานไดดนน ความรทางทฤษฎเพยงอยางเดยวไมเพยงพอ การเรยนรงานโดย

มการฝกงาน จรงๆ แลวยอมปฏบตงานเรวกวาเลขานการทไมเคยมการฝกงานจรงมากอน

อษณย ตลาบด (2545, 20) คณสมบตของเลขานการทดมดงน 1. มความรความสามารถในงานเลขานการเปนอยางด

2. รกษาความลบไดด

3. ปรบตวเขากบผอนและสงแวดลอมไดด

4. มความอดทน

5. มอธยาศยด มความเปนมตร

6. มความซอสตยและจงรกภกด

7. มความจ าด

8. มความคดรเรมด

9. มความรบผดชอบ

10. มความรอบร

11. มความสะอาดเรยบรอย

12. มสขภาพดทงกายและใจ มอารมณขน

13. มไหวพรบ และการวางตวทเหมาะสม พรอมทจะแกไขสถานการณตางๆ ได

6. บทบาทของเลขานการ อษณย ตลาบด (2545, 19) บทบาทของเลขานการมดงน

1. ผแกปญหาเฉพาะหนา (Problem solver)

2. กองหนนทพรอมรบ (Prompt supporter)

3. กระจกสองความพรอม (Ready mirror)

4. ภาพสะทอนขององคการ (Reputation reflextion)

5. ผขานรบนโยบาย (Policy executives)

6. ผประสานงานกลาง (Central coordinator)

7. ผบรหารส านกงาน (Office administrator)

8. คลงสมองทมประสทธภาพ (Effective memory storage)

9. มอทเชอถอได (Relizble hands)

7. คณสมบตเลขานการส านกงาน (กลมงานอ านวยการปลดกระทรวง ส านกงานปลดกระทรวงมหาดไทย ,

กรกฎาคม 2552)

7.1. ลกษณะทาทาง รปราง หนาตา (Personal Appearence) หมายถง

- การแตงกาย ตองเลอกใหเหมาะกบกาลเทศะ แตงกายด สะอาด เรยบรอย

- ความสะอาดเรยบรอย หมายถง เครองแตงกายทกอยางรวมทงรางกาย ใบหนา มอ

ทรงผมดวย

- สขภาพสมบรณ

- การวางตวเหมาะกบภาวการณ

- ทวงทกรยา หมายถง การแสดงออกทางรางกาย เชน การลกนง เดน ยน ควรมทวงทา เรยบรอย สงา

งาม

7.2 บคลกลกษณะ (Personality) เปนเรองลกษณะเฉพาะบคคล แตสามารถทจะฝกการมบคลกภาพทดได

7.3 ความปราดเปรยวกระฉบกระเฉงทางแนวความคด และความรสก (Mental Alertness) คอ มความ

พรอมทางดานจตใจ และสตปญญา ทจะท างานไดอยางถกตอง วองไว ไมผดพลาด ไมทอดทงงานทท า

7.4 ความเปนบคคลทไวใจได (Dependability)

7.5 ความสามารถในการปฏบตงาน (Production Ability) ตองเปนผมความรความสามารถในงานหลายดาน

จงจะสามารถปฏบตงานในหนาทไดอยางมประสทธภาพ

เมอพจารณาจากคณสมบตของเลขานการสวนตวและเลขานการส านกงานดงกลาวขางตนแลว คงไมมใครท

จะปฏเสธไดวา ทงหมดนนเปนทฤษฎของคณสมบตทผปฏบตงานในกลมเลขานการควรม แตขอเทจจรงยงไมมใคร

สมบรณแบบตามทฤษฎนนไดครบถวนหรอรอยเปอรเซนต คงมค าถามวา แลวเราจะท าอยางไรถงจะมเลขานการ

ตามทฤษฎนนได ค าตอบกคอ การสรรหาหรอคดเลอกบคคลและการฝกฝนอบรม ทงจากตนเองและกระบวนการ

ภายนอก

8. การเตรยมความพรอมตนเองส าหรบการเปนเลขานการ (ตรเพชร อ าเมอง)

ส าหรบบคคลทท างานอยในกลมงานเลขานการจะตองตรวจสอบตนเอง และพฒนาปรบปรงตนเอง โดยฝกฝน

อบรมในเรองตางๆ เพอเปนการเพมพนศกยภาพในการท างานดงน

1. ศกษาหนาทของการเปนเลขานการทด เลขานการทดเปนอยางไรนน มขอก าหนดมากมายแตพอจะสรป

เปนหลกๆ ไดดงน

a. ใหความเคารพนบถอ เกรงใจ ซอสตยสจรตและไมท าการเปนปฎปกษ ตอ

ผบงคบบญชา การแอบอางด าเนนการส าคญๆ โดยอาศยต าแหนงผบงคบบญชา

b. แสดงตนวาเปนผมเกยรต เพราะการเชอมนวาตนเปนผมเกยรตยอมท าใหตนไมกลาประพฤตใน

สงทไมสมควร เชน การประพฤตตนฉนทชสาวกบผบงคบบญชา การแสดงผลประโยชนจากต าแหนงหนาท เปนตน

c. เปนผรจกควบคมอารมณ คอ ไมแสดงอารมณฉนเฉยว โกรธเคอง ไมกอความร าคาญใหบคคล

อน ไมกลนแกลง หรอขดขวางบคคลอนทปฏบตตามหนาทอนถกตอง

d. เกบรกษาความลบของหนวยงาน ผบงคบบญชา และเพอนรวมงาน

e. ปฏบตงานในลกษณะการออนนอมตนอยางสภาพและจรงใจ และยอมรบขอผดพลาดทเกดจาก

ตนเอง

f. ปฏบตหนาททไดรบมอบหมายอยางมประสทธภาพ

2. ศกษาหาความรเกยวกบงานในส านกงาน และในสวนทเกยวของทตองประสานงาน

a. เขาใจรายละเอยดของงานไดถกตอง

b. ปฏบตตนตามนโยบายและแผนงานทวางไว

c. สามารถวเคราะหงานได

d. ตดสนใจไดรวดเรวถกตอง

3. พฒนาบคลกภาพ ซงหมายถง ทาทการแสดงออก การวางตว กรยามารยาท น าเสยง การพดจา

ทศนคตทางสงคม การแสดงพฤตกรรมใหสอดคลองกบกาลเทศะ บคลกภาพทควรไดรบการพฒนาและปรบปรง

คอ บคลกภาพขนพนฐาน ไดแก

a. ความวองไว (Alertness) จะตองปรบตนใหเปนบคคลททนตอเหตการณปจจบนรอบดาน

รบผดชอบตองานทไดรบมอบหมายและเสรจทนเวลา ระมดระวงแกไขขอผดพลาด ปฏบตภารกจประจ าวนใหทน

ตามค าสงหรอไดรบมอบหมายมา

b. เอาใจใส (Attention) ตงใจรบฟงค าอธบายงานแตละชน ตงใจและมสมาธ ในการท างาน

ปฏบตการอยางมเหตผล ด าเนนการอยางถกตองตามขนตอนและวธการ ก าหนดเปาหมายและตดตามผลการ

ปฏบตงาน

c. ความไววางใจได (Dependability) เมอไดรบมอบหมายใหปฏบตหนาทในเรองใดจะตอง

ด าเนนงานตามค าสง ค าแนะน า ค าชแจง ใหถกตอง เตมตามขนตอน และใหผลงานออกมาอยางมประสทธภาพ

d. ความสนใจ ( Interest) นอกจากจะมความชอบในงานทท าแลว ถาจะใหผลงานด ม

ประสทธภาพผปฏบตจะตองใหความสนใจและกระท าอยางดทสด ศกษา วธ การ และมองเหนผลงานทจะท า

ลวงหนา

e. การตดสนใจ (Judgment) ก าหนดเวลาในการท างานแตละอยางใหแนนอน ควรพจารณา

วาจะเลอกท างานชนใดกอนและหลง และตองชขาดใหรวดเรว ก าหนดเวลาใหเพยงพอทจะท างานนนใหเสรจ และ

ท าใหไดตามทก าหนด

f. ความคดรเรม (Initiative) งานทไดรบมอบหมายโดยผสงมไดอธบายรายละเอยดจะตองอาศย

ความคดรเรมของตนเอง หาวธการท างานนนใหเสรจดวยตนเอง เวนแตเปนเรองทเกนความสามารถของตนเอง

จรงๆ อาจใชการปรกษาหารอกบคนอน หรอประมวลเอาวธการตางๆ ทเคยปฏบตมาดดแปลงแกไขใหเขากบงานท

ไดรบมอบหมายนน

g. ความอตสาหพยายาม (Industry) งานบางอยางอาจจะตองใชเวลาปฏบตงานนานกวาปกต และ

อาจจะเปนงานทซ าซากนาเบอ จะตองมความมงมนท าใหส าเรจพยายามหาวธทงายและรวดเรวเพอใหงานนน

สมฤทธผล

h. ความถกตอง (Accuracy) งานดานการพมพ ค านวณ การเลอกค า ตวสะกด วรรคตอน การ

คดลอกขอความ ชอ ทอยผทมาตดตอ จะตองถกตอง ระมดระวงอยาใหมขอผดพลาด

i. ความเรว (Speed) การลงมอท างาน ตองตงใจและรวดเรว การท าบางหยดบางจะกอใหเกด

ผลเสยขนได

j. ความเปนระเบยบ (Orderliness) เครองใชส านกงาน อปกรณตางๆ เอกสาร ในการ

ปฏบตงาน และสงอนๆ ภายในทท างาน จะตองเกบใหเปนระบบ และมความเปนระเบยบเรยบรอย สะดวกตอการ

น ากลบมาใช

k. ความสะอาด (Neatness) จะตองมความสะอาดทงรางกาย เครองแตงกาย รวมถงผลการ

ปฏบตงานทเปนเอกสารทกประเภทจะตองสะอาดเรยบรอย

l. ความฉบพลน (Promptness) ลงมอท างานทนททมาถงส านกงาน และควรมากอนเวลาเรมตน

ของเวลาเขางาน หยดพกรบประทานกลางวน ตามเวลาและรบกลบมาท างาน เมอรบประทานเสรจ ถา

มการนดหมายกตองไปใหทนตามเวลา อยาใหอกฝายหนงตองคอย และ งานทกชนตองเสรจตามเวลาทก าหนด

m. ความจ า (Memory) เรองทส าคญๆ เกยวกบการปฏบตงานจะตองจ าใหขนใจ ชอ

ผบงคบบญชาหรอบคลากรระดบผบรหาร หมายเลขโทรศพทของผบงคบบญชาโดยตรง รายละเอยดเกยวกบแตละ

คนโดยยอ ทพอจะชแจงใหบคคลทราบเมอจ าเปน และการจดจ ากระบวนการท างานทงหลายทเปนงานในหนาท

เพอเสรมประสทธภาพในการท างาน

n. การปรบตวเอง (Adaptability) จะตองพยายามปรบตวใหเขากบสงตางๆ หรอปรบตวให

เขากบคคคลอนในส านกงาน

o. การใหความรวมมอ (Co – cooperatioveness) ปฏบตตามค าแนะน าในทางทถกตองวเคราะห

งานหรอกระบวนการปฏบตงานรวมกบบคคลในระดบหวหนาหรอผบรหารเพอแกไขขอบกพรองในการท างาน เตม

ใจปฏบตงานพเศษนอกเหนอจากงานในหนาทเมอไดรบการรองขอจากคนอน หรอเปนค าสงเฉพาะกจขอ

ผบงคบบญชา รวมท างานหรอท างานประสานกบบคคลทเกยวของในวงงาน สามารถแบงเบาภาระของผอนเทาท

จะท าได สรางบรรยากาศทดกบเพอนรวมงาน

p. ความสามารถตกลงใจ (Willingness) เมอมปญหาเกยวกบการปฏบตงาน หรอมงานทายงยาก

ซบซอนจะตองพจารณาเกยวกบการปฏบตงาน หรอมงานทยงยากซบซอนจะตองพจารณาหาทางตกลงใจทจะ

กระท า (ตกลงใจดวยตนเองหรอปรกษาคนอน) จะตองไมกลววางานนนจะไมมทางท าไดตองกลา และตงใจท าอยาง

แทจรง วนจฉยถงปญหาหรอสาเหตทท าใหเกดปญหา

q. ความจงรกภกด (Royalty) จะตองอทศเวลาใหกบการท างานจนเตมท ตงใจท างานจนเตม

ความสามารถไมวางงานนนจะยากเพยงใด แสดงทศนคตทดตอผรวมงาน สงเสรมกจกรรม ทกประเภททตนเอง

เกยวของซอสตวตอผบงคบบญชา ไมเปดเผยความลบของหนวยงานออกไปสภายนอก

r. ความรอบคอบ (Discretion) ตองพยายามใชวจารณญาณในการท างาน ตองไตรตรอง

หรอพนจพเคราะหงานแตละอยางใหถถวน การใชดลยพนจเพอวนจฉย สงการจะตองตงอยบนรากฐานแหง

เหตผล

s. ความซอสตยสจรต (Honesty) ไมถอเอาประโยชนหรอสงทไมใชสทธของตนมาครอบครอง

กระท าการทงหลายดวยความสจรตใจ ไมเบยดเบยนบคคลอน ไมใชเวลาท างานไปประกอบธรกจของตนเอง

ยอมรบความผดในขอบกพรองทงหลายทตนเองกระท าขนโดยไมผลกดนความรบผดชอบนนไปใหบคคลอน เคารพ

สทธของเพอนรวมงาน

t. ความกลาหาญ (Courage) พรอมทจะเผชญความจรงในทกกรณ กลาเสยงกลาท า และกลารบผด

เมอเกดขอบกพรองขน ไมทอถอยตองานทเหนวายงยาก กลาทจะสกบการปฏบตงาน ในทกดาน กลาทจะแสดง

ความคดเหนในทางทจะเปนประโยชนตอหนวยงานเปนสวนรวม กลาทจะทวงตงขอผดพลาดทบคคลอนกระท า ซง

หมายถงเพอนรวมงานและผบงคบบญชาดวย

u. ความอดทน (Patience) เมอเวลาทพบปญหาทกอใหเกดความร าคาญใจ เชน พบ

บคคลทพดมาก บางคนไมเขาใจค าชแจงแนะน า บางคนท างานชาเกนไป หรอรบเรงไป จจจกจก หรอพบการพมพ

งานทผดพลาดมากๆ แกไขซ าแลวซ าอก หรอกรณอนๆ จะตองเปนผรจกอดทน อดกลนตอปญหาตางๆ อยา

ใหอารมณเสยตามเหตการณนนๆ

v. มความสงาผาเผย (Dignityป วางตนใหเหมาะสม ใหภาคภม มศกดศร ตองท าตนใหมเกยรต เปน

ทศรทธาของบคคลอน มนใจในการท างาน ท าตนใหมเสนห สงานาชวนมอง ไมท าตนใหเปนคนอวดด เยอหยง

w. ลกษณะทาทาง (Poise) ตองมการควบคมพฤตกรรมของตนเอง การแสดงออกของพฤตกรรมควร

เปนไปดวยจตใจทบรสทธ พยายามปดบงซอนเรนอารมณทไมพงปรารถนาเอาไว อยาปรากฏออกมาใหเปนท

ประจกษ

x. อารมณขน (Sense of Humor) ควรสรางอารมณขนใหเกดขนอยางถกตองกบเวลาและสถานท

การคร าเครยดเกนไปจะท าใหสขภาพจตเสอม ซงจะท าใหสขภาพกายพลอยเสอมตามไปดวยควรหาทางสนกสนาน

ราเรง สรางบรรยากาศในทท างานใหเกดความเปนกนเอง คยกบเพอนรวมงานในเวลาพกผอนถงเรองชวนหวเพอ

เปนการผอนคลายอารมณ

y. ความสภาพออนโยนเออเฟอเผอแผ (Courtesty) การแสดงออกตองมความนมนวลสภาพ และ

อนๆ ตามควรแกกรณ แสดงความยนดกบคนอนอยางจรงใจ ใหความเหนใจผทประสบเคราะหกรรมเทาทสามารถ

จะท าไปได

z. สขภาพ (Health) จดสรรเวลาท างานและการพกผอนใหสมดลกน พยายามรกษาสขภาพรางกาย

ใหเปนปกต รบประทานอาหารทมคณคา ออกก าลงกายสม าเสมอ และพบแพทยเพอตรวจสขภาพประจ าป อยาให

รางกายตรากตร ากบงานมากเกนไป

aa. ประสทธภาพในการท างาน (Efficiency) ผลการท างานทไดจะตองคมคากบปจจย ทไดใชในการ

ท างานคอ ม Output มากกวา Input

bb. ความทะเยอทะยาน (Ambition) เปนแรงผลกดนใหตนเองใชพลงสมรรถนะ ในการท างาน

ทมประสทธภาพสงเพอความเจรญกาวหนาในต าแหนงหนาท แตตองมใชการประจบสอพลอเพอใหไดต าแหนงโดย

ไมมผลงาน

การฝกฝนตนเองตามแนวทางดงกลาวทง 3 ขอขางตน จะท าใหบคคลนนพฒนาเปนเลขานการท

เปยมไปดวยคณภาพและสามารถเจรญกาวหนาในต าแหนงหนาทไดตอไป

วธปฏบตในการรบค าสงโดยตรงจากผบงคบบญชา

เมอผบงคบบญชาเรยกไปสงงาน เลขานการจะตองเตรยมตวใหพรอมดงน

1. เตรยมกระดาษ ดนสอ ปากกา หรออปกรณอนใด ทสามารถบนทกสาระส าคญของ ค าสงได

(ผท าหนาทเลขานการจะตองมอปกรณประเภทนตดตวเปนประจ า)

2. ยนรอรบค าสงจากผบงคบบญชาดวยทาทสภาพ หรอนงตามค าสงของผบงคบบญชา และเตรยมพรอม

ทจะบนทกค าสง

3. บนทกรายละเอยดของค าสงใหครบถวน และไมควรขดจงหวะของผบงคบบญชาขณะสงขอความ

เพราะจะท าใหลมขอความบางประการได แตเมอผบงคบบญชาสงขอความเสรจแลว หากไมเขาใจ

ตรงไหน ตองรบถามทนท และกรณทสามารถท าได ควรทบทวนค าสงนนโดยยอใหผบงคบบญชา

ทราบอกครงหนง เพอความถกตองของการปฏบตงาน

4. กรณเปนงานโดยสภาพทตองใชเวลาปฏบตพอสมควร ควรสอบถามผบงคบบญชา ถง

ก าหนดเวลาของงานดวย เชน อยางชาทสดภายในวนเวลาใด เปนตน

5. กรณมอปสรรคหรอเหตการณเปลยนแปลง อนมผลกระทบถงค าสงของผบงคบบญชา ควรรบปรกษา

การมความรในวชาเทคนคทางเลขานการ (ดร.กมล ชทรพย, 193)

เลขานการจ าเปนอยางยงทจะตองศกษาวชาเหลานใหมความเชยวชาญทงดานทฤษฎและปฏบตเพอ

ท างานไดอยางมประสทธภาพ วชาเหลานไดแก พมพดด จดชวเลขและแปลไดอยางรวดเรวและถกตอง การราง

จดหมายโตตอบ การเกบคนเอกสาร การบญช การตอนรบ มรรยาทในการพดโทรศพท รหลกมรรยาทในการเขา

สงคม รหลกการใชภาษาทงไทยและตางประเทศ รจกใชเครองทนแรงชนดตางๆ สามารถจดและตกแตงส านกงาน

ได เปนตน เลขานการตองเปนคนทหมนแสวงหาความรใสตนเสมอ และอยาแนใจวาความรทตนมอยนนจะคงท

และเหมาะสมแกกาลสมยเสมอไป

ความมประสทธภาพในงาน (Efficiency on the job) ประกอบดวย

1. Accuracy ไดแกมความถกตองแมนย าในการท างาน งานทเสรจเรวแตผดพลาไมใชงานทสมบรณ งาน

บางประเภทถาผปฏบตท าดวยความเลนเลอแลว ยอมกอใหเกดความเสยหายตอสวนรวมได เชนเรองการเงน ตอง

ปฏบตอยางถกตอง 100% ประโยชนทไดรบจากการท างานถกตอง คอ ประหยดเวลาและทรพยสน งานเปนไป

อยางมระเบยบ บงเกดผลดและผปฏบตกไดรบความไววางใจจากนายจาง

2. Thoroughness มความละเอยดถถวน

หมายความวากอนสงงานใหผานมอไปตองตรวจทานอยางรอบคอบแมวาจะตองเสยเวลาบาง

เลขานการควรท าบนทกขอบกพรองของตนไว เพอไมปฏบตซ าอก กอนปฏบตงานใดควรมแผนงานไวลวงหนาวาจะ

ท าอะไรกอน อะไรหลง จะแบงงานใหผใด เพอท าการตรวจสอบไดสะดวกกอนกลบบานหรอออกจากทท างานทก

ครง ควรเกบเอกสารเขาทใหเรยบรอย

3. Developing Tacts การปรบปรงตนเองใหมความฉลาดแนบเนยน

การฝกตนเองใหเปนผมไหวพรบ ท าไดโดยการอาศยการเลยนแบบทด โดยใชความสงเกตบคคลอน

แลวจดจ าไวปฏบต ผทมไหวพรบยอมรวาเมอใดควรปฏบตอยางไรปฏบตอยางใดกบบคคลใด ผทมไหวพรบยอม

เปนผมความสามารถในการท างาน และเปนทนยมรกใครของบคคลอน หลกการปฏบตทชวยใหการตดตอกบ

บคคลอนไดผลดนน ไดแก

ก. รจกการผอนสนผอนยาว ค าวา “Tact” เปนค าทมาจากภาษาละตน หมายถง ความมไหวพรบ รจก

การปฏบตตอบคคลอนวา บคคลเชนไรควรท าอยางไร จงจะเปนทพอใจของเขาขอนมประโยชน

ส าหรบเลขานการมาก โดยเฉพาะเมอตองตดตอกบบคคลทใจนอย (Touchy People) จะชวยให

สามารถจบจดสนใจของผทมาตดตอได

ข. พจารณาความสนใจทเขามตอเรา ตองดวาผทมาตดตอนนแสดงความสนใจตอเราหรอไม ถาเขาสนใจ

ในตวเราแลว งานทตดตอกสะดวก

ค. มความเหนยวรงสตควบคมตนเอง (Self Control)

เลขานการตองมใจคอหนกแนน ไมโกรธงาย เสยใจงายหรอมอารมณหวนไหวงาย เชน เมอใชใครไป

ท างานแทนเรา แลวเขาท าไมส าเรจ เราไมควรแสดงความไมพอใจในสหนาควรขอบใจเขาดวยอธยาศยไมตร หรอ

เมอนายจางขอรองใหท างานนอกหนาทหรอท างานเกนเวลากไมแสดงความรงเกยจหรอไมพอใจ ควรพยายาม

ท างานนนอยางด โดยนก เสมอวา “เมอไดลงมอท างานใดแลว ตองพยายามท าอยางดทสด” หรอเมอถก

ผบงคบบญชาวากลาวเพราะอารมณไมดกไมควรโกรธตอบ เปนตน

4. Initiative มความคดรเรม

การรเรมประกอบดวย “การตงตน คดกอนท า และท ากอนคนอน” ผทมความคดรเรมทดนน ตองเปน

ผทตนตวอยเสมอ (Wide-Awaked & Alert) ไมใชประเภททท างานไปวนหนงๆ ตองเปนคนทคดหาวธปรบปรงการ

ท างานใหกาวหนายงขน คดและท าแตสงทเปนประโยชนโดยไมกอความเดอดรอนใหคนอน นอกจากนยงเปนคน

กลาในการแขงขนตอสไมทอถอย เดดขาดและมความเชอมนในตนเอง (Self-Confidence)

5. Mental Alertness & Good Memory

นกธรกจทเฉลยวฉลาดยอมมความสามารถเขาใจและตดสนใจไดโดยพลน ในทนททไดรบค าสง ไมวา

จะดวยวาจาหรอลายลกษณอกษร เปนผทรวาสงใดส าคญกวาสงใด

ปกตเมอไดรบค าสง สงส าคญคอตองเขาใจค าสงนนอยางชดเจน ถาไดรบค าสงดวนหรอไมชดแจง ควร

ถามใหเขาใจดกวาท าอยางผดๆ

เลขานการตองไมเชอวาตนเองมความทรงจ าดในเรองปลกยอย ฉะนนจงควรบนทกรายการเกยวกบ

ค าสงไวทกครง เพอกนลม

6. Punctuality and Reliability

เลขานการมความรบผดชอบตลอดเวลาท างาน งานแตละชนทผานมอไปมความส าคญตอความสงเกต

ของเลขานการมาก จงไมควรทงโตะท างานไปนานๆ เพราะขณะทเลขานการไมอยนายจางอาจทงค าสงดวนไวหรอ

ตองการใหเลขานการเขยนจดหมาย จดการนดหมายส าคญ หรอจดการประชม หรอนายจางอาจตองการให

เลขานการตองรบแขกของเขาหรอรบโทรศพท หรอดแลงานประจ า งานเหลานเปนงานทเลขานการไดรบความ

ไววางใจจากนายจางโดยตรง

7. Organization

งานจะเปนไปดวยดกโดยการจดด าเนนงานด เลขานการกเปนบคคลหนงทมสวนรบผดชอบในการ

ด าเนนกจการงานของนายจาง ฉะนนขณะนรบค าบอกนายจางอาจสงงานอยางอนไปดวยเลขานการควรบนทกไว

เพอปฏบตไดทนททรบค าบอกเสรจ หรอเมอไดรบค าสงใหปฏบตงานอยางไรในวนอนๆ กควรท าบนทกประจ าวนไว

เพอกนลม

8. Dependability

นายจางทกคนตองการใหเลขานการอยประจ าโตะท างานตลอดเวลางาน ฉะนนเลขานการจงไมควรใช

เวลาพกนานเกนสมควร เพราะจะตองเปนผทรอค าสงจากนายจางตลอดเวลา

9. Production Ability

ทกคนปรารถนาทจะไดรบความกาวหนา ตองการไดเลอนต าแหนง ฉะนนกอนถงวนนนควรแสดง

ความสามารถดวยการท างานดวยความเตมใจและตงใจ ควรศกษาหาวธการใหม เพอประหยดเวลาและ

แรงงาน นอกจากนนควรยนดทจะรบการฝกอบรมและศกษางานใหมๆ เทคนคใหมๆ เพอรกษาต าแหนงงานของ

เราไวและเพอท างานอยางมประสทธภาพยงขน

บทท 4

หนาทความรบผดชอบและขนตอนการปฏบตงาน

ความหมายของ Flow Chat ทใชอธบายการปฏบตงาน

จดเรมตน / สนสดของการปฏบตงาน

ลกศรแสดงทศทางการท างานของการปฏบตงาน

แสดงการปฏบตงาน

แสดงผลลพธของการปฏบตงาน

ตรวจสอบการปฏบตงาน

แสดงผลการปฏบตงาน

แสดงจดเชอมตอผงการปฏบตงาน

การขนหนาใหมในกรณทผงการปฏบตงานยาวเกน

1. Flowchart แสดงการปฏบตงานประชม มขนตอนการปฏบตงานดงน

.

ส ำรวจวนวำงในกำรจดประชมผำนโปรแกรม Doodle/แจงวนจดประชม

แจงวนจดประชม

จดท ำใบเซนตลงนำมเขำรวมประชม ขออนมตจดประชม

หวหนำภำควชำพจำรณำวนจดประชม

จดท ำวำระกำรประชม

หวหนำภำควชำตรวจควำมถกตอง

จดท ำแฟมเอกสำรกำรประชม

ขออนมตเบกคำอำหำรวำง

จดบนทกกำรประชม

เสนอคณบดเพออนมต อนมต

แกไข

ประสำนกำรจดเตรยมอำหำรวำง

ค าอธบาย Flowchart แสดงการปฏบตงานประชม - เรมตนจากการส ารวจวนวางเพอสรปวนจดประชม โดยใชโปรแกรม doodle.com ในการส ารวจ - น าขอมลการส ารวจวนวางใหหวหนาภาควชาเภสชเคมและเภสชเวท พจารณาเลอกวนจดประชม - แจงก าหนดวนประชมผานทาง e-mail ภาควชาเภสชเคมและเภสชเวท pha-pharchem@fwd.nu.ac.th (ถงคณาจารยประจ าภาควชาเภสชเคมและเภสชเวททกทาน) - ท าวาระประชม - หวหนาภาควชาเภสชเคมและเภสชเวท ตรวจความถกตองวาระประชม - จดเตรยมเอกสารแนบ จดท าแฟมประชม - จดท าใบลงนามเขารวมประชม - ประสานการจดเตรยมอาหารวางส าหรบการประชม - จดท าบนทกขอความขออนมตจดประชม และจดท าบนทกขอความขออนมตเบกคาอาหารวาง เสนอคณบดคณะเภสชศาสตร เพออนมต และด าเนนการเบกคาอาหารวาง - สรปรายงานการประชม - น าสรปรายงานประชมเสนอหวหนาภาควชาเภสชเคมและเภสชเวทตรวจความถกตอง - จดพมพ ปรบแกไขรายงานการประชม - ส าเนาแจกคณาจารยภาควชาเภสชเคมและเภสทเวททกทาน

สรปรำยงำนกำรประชม

หวหนำภำควชำตรวจรำยงำน กำรประชม

จดพมพและส ำเนำแจกคณำจำรย

เบกเงนคำอำหำรวำง

แกไข

ตวอยางแบบส ารวจวนวางการจดประชมโดยผานโปรแกรม http://www.doodle.com

1. เขาเวบบราวเซอรท URL: http://www.doodle.com

2. คลกเมาสท

3. กรอกขอมลส าหรบท าแบบส ารวจ

4. เลอกวนทท าการส ารวจ เมอเลอกแลวกด Next

5. ก าหนดชวงเวลา

6. กด Next เมอก าหนดชวงเวลาขอ 5 แลว

7. กด Finish

8. copy link แบบส ารวจทท าเสรจสนแลว

9. ท าหนงสอแจงเวยนทาง e-mail โดยน า link แบบส ารวจกรอกใหคณาจารยตอบแบบส ารวจ

รายงานการประชม.............................................................. ครงท ................./2558

เมอวนท ....................................... ณ หอง......................................

ผมาประชม

ผไมมาประชม (ถาม)

ผเขารวมประชม (ถาม)

เรมประชมเวลา

(ขอความ)............................................................................................................................ .

............................................................................................................................ ...............................

............................................................................................................................ ...............................

........................................................................................................................ ...................................

............................................................................................................................ ...............................

เลกประชมเวลา

.................................................... ....................................................

ผจดรายงานการประชม ผตรวจรายงานการประชม

แบบรายงานการประชม (ตามระเบยบส านกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526)

ระเบยบวาระการประชม หมายความวา ล าดบรายการทก าหนดไวเสนอทประชม (พจนานกรมฯ 2542 : 674) ใชส าหรบการประชมโดยเฉพาะ ความส าคญ คอ ท าใหผเขาประชมทราบขอบเขตของการประชมและทราบประเดนลวงหนา สามารถเตรยมขอมลและความคดเหนเพอเสนอทประชมหรอหากไมเขาประชมกสามารถมอบหมายผทเกยวของเขาประชมแทนได ปองกนการขามระเบยบวาระหรออภปรายนอกเรอง ประธานทประชมสามารถจดแบงเวลาใหเหมาะสมกบระเบยบวาระตางๆ รายละเอยดในระเบยบวาระการประชม ระเบยบวาระท 1 เรองทประธานแจงใหทประชมทราบ

- เปนเรองแจงเพอทราบ ระเบยบวาระท 2 เรองการรบรองรายงานการประชม - เปนการพจารณารายงานการประชมครงทผานมาโดยอาจพจารณาทละหนา หรอมการแจก

เอกสารรายงานการประชมใหกอนหนาแลว หากมผเสนอแกไข เลขานการจะตองบนทกขอความทมการแกไขอยางละเอยดและขอความทมการแกไขใหมตามมตทประชมครงปจจบนตองไดรบการแกไขในการประชมครงตอไป ระเบยบวาระนจะลงทายวา “ทประชมพจารณาแลวรบรองรายงานการประชมครงท .......โดยไมมการแกไข (หรอ มการแกไข)”

ระเบยบวาระท 3 เรองสบเนอง - เปนเรองสบเนองจากการประชมครงทแลว เปนการรายงานผลการปฏบตงานทไดรบมอบหมายใน

การประชมครงกอนๆ - ในระเบยบวาระท 3 จะเปนเรองทผเขารวมการประชมจะรายงานผลงานหรอเรองราวส าคญใน

หนวยงานของตน โดยทประชมจะมมตรบทราบ (ความคบหนา) ระเบยบวาระท 4 เรองทเสนอใหทประชมพจารณา - ระเบยบวาระนเปนหวใจส าคญของการประชม เลขานการจะตองสงขอมลประกอบการพจารณาให

คณะกรรมการทราบลวงหนา หากขอมลมจ านวนมากตองสรปสาระส าคญใหคณะกรรมการอานดวย

หวขอตางๆ ทจะน ามาพจารณาจะตองตงชอเรองใหกระชบชดเจนทกเรองเมอผเกยวของอานกจะทราบทนทวาเปนเรองใด ท าใหประหยดเวลาในการอาน และในทประชมกจะสามารถอภปรายไดตรงประเดน

- ระเบยบวาระท 4 จะลงทายดวยมตทประชม เชน “ทประชมมมต.............” หรอ “ทประชมพจารณาแลวมมต 1.....2...3...” มตทประชมจะตองกระชบและชดเจนวาอนมตหรอไม มอบหมายใหใคร ท าอะไร ใหแลวเสรจเมอไหร อยางไร เปนตน

ระเบยบวาระท 5 เรองอนๆ (ถาม) - ระเบยบวาระนจะเปนเรองเรงดวนทมไดแจงลวงหนา มไดบรรจไวในระเบยบวาระ ประธานอาจน ามา

พจารณาในระเบยบวาระท 5 หรออาจเปนเรองเสนอเพมเตมทไมมการลงมตกได ภาษาพดเรยกวา วาระจร

รายงานการประชม (ระเบยบส านกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ.2526) - หมายถง การบนทกความเหนของผมาประชม ผเขารวมประชม และมตของทประชมไวเปนหลกฐาน

ค าอธบายการเขยนรายงานการประชม - รายงานการประชม ใหลงชอคณะทประชม หรอการประชมของคณะนน เชน รายงานการประชม

คณะกรรมการ............ - ครงท ใหลงครงททประชมเปนรายป โดยเรมครงแรกจากเลข 1 เรยงเปนล าดบไปจนสนปปฏทน ทบ

เลขปพทธศกราชทประชม เมอขนปปฏทนใหมใหเรมครงท 1 ใหม เรยงไปตามล าดบ - เมอ ใหลงวน เดอน ป ทประชม โดยลงวนทพรอมตวเลขของวนท ชอเตมของเดอน และตวเลขของป

พทธศกราช - ณ ใหลงชอสถานททใชเปนทประชม - ผมาประชม ใหลงชอและหรอต าแหนงของผไดรบแตงตงเปนคณะทประชมซงมาประชม ในกรณทเปน

ผไดรบการแตงตงเปนผแทนหนวยงานใหระบวาเปนผแทนจากหนวยงานใด พรอมต าแหนงในคณะทประชม หรอการประชมนนในกรณทเปนผมาประชมแทนใหลงชอผมาประชมแทน และลงทายวาประชมแทนผใดหรอต าแหนงใด หรอแทนผแทนหนวยงานใด

- ผไมมาประชม ใหลงชอและหรอต าแหนงของผทไดรบการแตงตงเปนคณะทประชมซงมไดมาประชมโดยระบใหทราบวาเปนตวแทนจากหนวยงานใดพรอมทงเหตผลทไมสามารถมาประชม และหนวยงานทสงกด (ถาม)

- เรมประชมเวลา ใหลงเวลาทเรมประชม - ขอความ ใหบนทกขอความทประชม โดยปกตใหเรมดวยประธานกลาวเปดประชมและเรองทประชม

กบมตหรอขอสรปของทประชมในแตละเรองประกอบดวยหวขอ ดงน o เรองทประธานแจงใหทประชมทราบ o เรองการรบรองรายงานการประชม o เรองสบเนอง o เรองทเสนอใหทประชมพจารณา o เรองอนๆ (ถาม)

- เลกประชมเวลา ใหลงเวลาทเลกประชม - ผจดรายงานการประชม ใหเลขานการหรอผซงไดรบมอบหมายใหจดรายงานการประชมลงลายมอชอ

พรอมทงพมพชอเตมและนามสกลไวใตลายมอชอในรายงานการประชมครงนนดวย การจดรายงานการประชม อาจท าได 3 วธดงน

- จดอยางละเอยดทกค าพด ของกรรมการ หรอผเขารวมประชมทกคนพรอมดวยมต (มกใชในการประชมใหญๆ ทมความส าคญมากๆ การจดละเอยดจะเปนหลกฐานทชดเจน แตสนเปลองเวลามากทงผจดและผอาน ผจดตองใชการถอดเทปเพอใหไดทกค าพด)

- จดอยางยอ ยอค าพดทเปนประเดนส าคญของกรรมการหรอผเขารวมประชม อนเปนเหตน าไปสมตของทประชม พรอมดวยมต (เปนการจดเฉพาะประเดนส าคญ ผจดจะสรปเนอหาใหกระชบ อานงาย ผอานจะเขาใจเหตการณและทมาของการลงมตอยางชดเจน วธนนยมใชกนทวไป แตอาจยากส าหรบผจด ซงตองสามารถสรปความเรยบเรยงเนอหาใหกระชบแตครบถวนสมบรณ)

- จดแตเหตผลกบมต ของทประชม (วธนเปนการจดรายงานทสนทสด คอมเฉพาะเหตผลและมต มกใชในการประชมทไมมการอภปรายมากนก หรอมระเบยบวาระมากจนผจด ไมสามารถจดยอการอภปรายไดครบถวน ผอานถาไมเขาประชมจะไมทราบความคดเหนของผเขาประชมกอนลงมต แตวธนเหมาะส าหรบน าไปเผยแพรในหนวยงานใหบคลากรไดทราบทวๆ ไป)

การรบรองรายงานการประชม อาจท าได 3 วธดงน - รบรองในการประชมครงนน ใชส าหรบกรณเรองเรงดวน ใหประธานหรอเลขานการของทประชม อาน

สรปมตใหทประชมพจารณารบรอง - รบรองในการประชมครงตอไป ประธานหรอเลขานการ เสนอรายงานการประชมครงทแลวมาใหท

ประชมพจารณารบรอง - รบรองโดยการแจงเวยน ใชในกรณทไมมการประชมครงตอไปหรอมแตยงก าหนดเวลาประชมครง

ตอไปไมได หรอมระยะเวลาหางจากการประชมครงนนมาก ใหเลขานการสงรายงานการประชมไปใหบคคลในคณะกรรมการพจารณารบรอง ภายในระยะเวลาทก าหนด

เทคนคการจดท ารายงานการประชมทด - ศกษารายละเอยดเรองทจะประชมลวงหนา - เรยนรศพทเทคนค หรอค ายอทใชบอยในการประชม - ฟงอยางตงใจ และพยายามจบประเดนส าคญ - สอบถามประธานทประชมทนทถาไมแนใจในขอสรป - ใชเทปบนทกการประชมทกครง - ควรรบด าเนนการจดท าสรปรายงานการประชมทนททการประชมเสรจสน - ถาตดขดหรอไมแนใจในรายละเอยด อาจสอบถามไดจากเจาของเรองนนๆ ในทประชมทนท

คณสมบตของผจดรายงานการประชม ผจดรายงานการประชมควรมเทคนคการสรปความ และการเรยบเรยงขอความในรายงานการประชม ตลอดจนฝกฝนทกษะทจะท าใหเขยนรายงานการประชมไดดดงน

- มความรด หากไมมความรในเรองทประชม อาจจดหรอสรปผดไดดงนน ผจดจงตองศกษาเอกสารขอมลทกระเบยบวาระอยางละเอยดกอนการประชมเสมอ

- ไมหวงพงเทบบนทกเสยง เทปบนทกเสยงเปนเพยงผชวยในกรณทมปญหาเทานน ไมควรหวงทจะถอดเทปทกครง เพราะเสยเวลาโดยใชเหต และเทปอาจเสยหายหรอไมชดเจน กได

- มทกษะการสรปความ การสรปความเปนทกษะระดบสงของมนษยซงตองฝกฝน ผทสรปความไดดจะมระบบการสงเคราะหในสมองอยางด แมผพดจะพดวกวน ยดยาว พดออกนอกเรอง หรอพดหลายประเดนปะปนกน กตองพยายามสรปใหตรงประเดนอาจใชหลก 5W 1H คอ เขยนใหเหนชดเจนวา ใคร ท าอะไร ทไหน ท าไม เมอใด และอยางไร ผจดตองพจารณาวาเรองใดส าคญ เรองใดไมส าคญ ผ

จดทไมช านาญอาจจดทกเรองแลวเลอกสรรภายหลง แตผมประสบการณจะเลอกจดเฉพาะทส าคญไดทนท

- ใชภาษาในการเรยบเรยงไดด การถายทอดจากภาษาพดมาเปนภาษาเขยน มใชเรองงายนก ผเขยนตองใชภาษาทเหมาะสม เปนภาษาเขยนทเปนทางการ ไมควรใชส านวนภาษาของผพด ในรายงานการประชมไมควรปรากฎส านวนโวหารใดๆ ตองเรยบเรยงใหเปนภาษาสามญทเรยบงาย เขาใจไดทนท บางครงผพดใชภาษาองกฤษปนภาษาไทยมาก ผเขยนตองพยายามใชศพทภาษาไทยแทน อาจใชค าทบศพทบางในกรณจ าเปนเทานน หากไมเขาใจควรสอบถามผพดหรอผร

ลกษณะของรายงานการประชมทด - เนอหาถกตอง ตรงตามทประชมอภปราย มตถกตอง ชดเจน และครบถวนทกประเดนไมตกหลน - เทยงตรง บางครงผจดอาจเลอกจดบางเรองทพอใจ และละเลยบางเรองทไมพอใจ ผจดจะตองมใจ

เปนกลาง มจตส านกทดวาจะตองปฏบตหนาทอยางเทยงตรงรายงาน การประชมจงเสมอนกระจกเงาสะทอนความเทยงตรงของผจด ผตรวจ ตลอดจนผเกยวของทกคน

- ชดเจน และเขาใจงาย ผจดตองค านงถงผอานเปนส าคญ แมผไมไดเขาประชมกสามารถอาน เขาใจได ทกถวนค าชดเจน ไมตองสอบถามหรออานทวนหลายครง

- ใชภาษาด ใชภาษาราชการทสน กระชบ ตรงประเดน และสภาพ เปนประโยคบอกเล าทเรยบงาย ประโยคสน ควรใชประโยคความเดยวทไมมค าเชอมมาก เพราะจะท าใหประโยคยาวซบซอน นอกจากนนตองมวรรคตอนและตวสะกดถกตอง

- มหวขอยอยทกเรอง ผจดควรตงหวขอยอยทกเรอง เพอใหสะดวกแกการอางองภายหลง และท าใหผอานเขาใจเรองทนททเหนหวขอนน

- ใชภาษาด ใชภาษาราชการทสน กระชบ ตรงประเดน และสภาพ เปนประโยคบอกเลาทเรยบงาย ประโยคสน ควรใชประโยคความเดยวทไมมค าเชอมมาก เพราะจะท าใหประโยคยาวซบซอน นอกจากนนตองมวรรคตอนและตวสะกดถกตอง

- มหวขอยอยทกเรอง ผจดควรตงหวขอยอยทกเรอง เพอใหสะดวกแกการกลาวอางองภายหลง และท าใหผอานเขาใจเรองทนททเหนหวขอนน

2. Flowchart แสดงการปฏบ ตงานงานธรการ มขนตอนการปฏบตงานดงน

a. งานรบ – สงเอกสารผานระบบ e-Document

a. ค าอธบาย Flowchart แสดงการปฏบตงานรบ – สงเอกสารผานระบบ e-Document - เปดโปรแกรม e-Document เพอรบเรองจากงานธรการทสงเขากลองขาเขาทงหมดในแตละวน - คดกรองเรอง - เกษยณตอบกลบตนเรอง/เสนอเรองใหหวหนาภาควชาเภสชเคมและเภสชเวทพจารณา/ส าเนาแจงคณาจารยเจาของเรอง - ตรวจสอบเสนทางเดนเอกสารในระบบ e-Document ในแตละฉบบวาคณาจารยทานใดยงไมทราบเรอง และด าเนนการแจงหรอประสานคณาจารยทานดงกลาวทราบเรอง - ส าเนาเอกสารแยกจดเกบเขาแฟม

การใชระบบงานสารบรรณอเลกทรอนกส (e – Document) สาหรบเจาหนาทปฏบตงานธรการ ในสวนของการลงรบเอกสาร

เปดโปรแกรม e-Document รบเรองจำกงำนธรกำรคณะฯ

คดกรองเรองเพอ

(ตอบกลบ/ เสนอหวหนำภำควชำ/print แจงเจำของเรอง)

ตรวจสอบเสนทำงเดนเอกสำร เพอตรวจเชควำคณำจำรยทำนใดยงไมไดทรำบ

เรอง

ส ำเนำจดเกบเรองตำมประเภทเขำแฟม

ตอบกลบตนเรอง เสนอหวหนำภำควชำ เภสชเคมและเภสชเวทพจำรณำเรอง

ตอบกลบตนเรอง

ด ำเนนกำร

1. การเขาสระบบ 1) เปดโปรแกรม Internet Explorer แลวพมพ Url : http://edoc.nu.ac.th ตรงท Address bar จะไดหนาจอดงรป แลวคลกท “มหาวทยาลยนเรศวร”

2 ท าการเลอก ชอหนวยงาน แลวคลกปม เพม ดงรป

3 จะปรากฏ กลองโตตอบ ดงรป ทาการตงชอเลขรบเขา และใสรปแบบเลขรบเขา ดงรป เมอท าการตงคารหสเลขรบเขาเรยบรอยแลว ทาการคลกปม ตกลง

4 จะปรากฏ เลขรบเขา ดงรป หากตองการ แกไขเลขรบเขา ใหดบเบลคลกทเลขรบนน หรอหากตองการเพมการออกเลขรบเขา ใหคลกปม เพม หากเอกสารสงมาจากกองกลาง หรอหนวยงานอนๆ ผานระบบ e-Document 1) คลกปม Home เพอดเอกสารทเขามาใหม และคลกเอกสารทเขาใหม ดงรป

2) จะปรากฏหนาจอดงรป อานรายละเอยดของเอกสารทงหมด โดยสงเกตขอมลเอกสาร เอกสารแนบ ซงสามารถเปดเอกสารดไดโดยคลกทไฟลเอกสาร แลวคลกปม เปด

3) เมอด าเนนการอานรายละเอยดของเอกสารครบแลว จงด าเนนการลงรบเอกสาร

4) จะปรากฏกลองโตตอบ ดงรป เลอกทคาสง ไมออกเลข แลวคลกปม รบเอกสาร

5) หนาจอจะปรากฏตราประทบการลงรบเอกสาร และคลกปม ลงนาม ดงรป

6) จะปรากฏกลองโตตอบ และด าเนนการคลกตวเลอก แลวคลกปมยนยน ดงรป

**หมายเหต ในกรณทตองการใหผสงทบทวนเอกสาร คลก “ใหทบทวน” แลวระบเหตผลลงในชอง “ขอความ”

7) จากนนไปทคอลมน เอกสารแนบจากตนเรอง แลวคลกท ไฟลเอกสาร และด าเนนการบนทก ลงเครองคอมพวเตอร

8) จะปรากฏ กลองโตตอบ ดงรป คลกปม บนทกแลวเปด

9) จากนนด าเนนการบนทกลงเครองคอมพวเตอร และกดปม Save

10) เมอด าเนนการบนทกไฟลเอกสารแลว ไฟลเอกสารจะถกเปดขนมา และด าเนนการปรนเพอเกบเอกสาร ลงแฟม พรอมทงประทบตราลงรบใหเรยบรอย จากนนด าเนนการพกหนาจอลงกอน

11) จากนนกลบมาทระบบอกครง ทาการคลกเครองหมาย + หนาโฟลเดอรหนวยงาน เพอท าการขยายโฟลเดอร แลวทาการคลกทโฟลเดอร Document box

ขนตอนการลงรบเอกสารเพอจดเกบบนทกขอมล 1) เมอเลอกคาสง รบเอกสาร แลว จะปรากฏหนาบนทกขอมล ดงรป

2) ด าเนนการการออกเลขเอกสาร คลกเลอกการออกเลขลงรบ ดงรป

ตวอยางงานรบ – สงเอกสารผานระบบ e-Document 1. เขาไปท URL: http://edoc.nu.ac.th/DocClient/

2. น าเมาสไปคลกท มหาวทยาลยนเรศวร

3. น าเมาสไปคลกท RUN

4. จะปรากฎ pop up ใหกรอก ID และ password เพอเขาสระบบ e-Document

5. จะเขามาทหนาเอกสารขาเขา

6. คลกเลอกอานเอกสารคลกรบเอกสารเพอแสดงวารบทราบเรองทมมดานบนของหนาเอกสารทเปด

7. หากมการตอบกลบเรองนนๆ สามารถคลกไดทตอบกลบอยางงายจะปรากฎ pop up ดงน

8. สามารถเปดเอกสารแนบจากตนเรองไดเพยงน าเมาสไปคลกทเอกสารแนบ

9. สามารถตรวจสอบทางเดนเอกสารได เพอดวาใครเปดเอกสารจากตนเรองบาง

b. งานรางโตตอบหนงสอราชการ

รบงำนจำกคณำจำรยตนเรอง

รำง/พมพ

เสนอคณำจำรยตนเรองเพอตรวจ

แกไข เสนอหวหนำภำควชำฯ ลงนำม

3. Flowchart แสดงการปฏบตงานรางโตตอบหนงสอราชการ - รบงานเรองจากคณาจารยตนเรอง - รางหนงสอราชการ และจดพมพหนงสอ - เสนอคณาจารยตนเรองเพอตรวจความถกตอง - เสนอหวหนาภาควชาเภสชเคมและเภสชเวทลงนาม - เสนอคณบดคณะเภสชศาสตร พจารณาเรอง - สงเรองไปยงปลายทาง - ส าเนาเรองจดเกบและตดตามเรอง

ตวอยางหนงสอราชการประเภทตางๆ (หนงสอราชการมทงหมด 6 ประเภท) ตามระเบยบส านกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. 2556 ขอ 11 – 27 (2539 : 3 -10)

1. หนงสอภายนอก ลกษณะของหนงสอภายนอก มตราครฑอยตรงกลาง (ขนาด 3 เซนตเมตร) มมดานขวาเปนชอและทอย

สวนราชการทออกหนงสอ ดานซายมอตรงกบทอย เปนเลขทหนงสอ กลางหนาใตครฑเปนวนทออกหนงสอ ดานซายมอถดมาวนทเปน เรอง เรยน อางถง (ถาม) สงทสงมาดวย (ถาม) เนอความ ค าลงทายเปนการลงนามผบรหารสงสดสวนราชการทออกหนงสอ ดานซายลางเปนสวนราชการเจาของเรอง ส าเนาสง (ถาม)

สงเรองไปยงปลำยทำง

ส ำเนำเรองจดเกบและตดตำมเรอง

ลงนำม

เสนอคณบดฯ พจำรณำ พจำรณำ

2. หนงสอภายใน (บนทกขอความ)

ลกษณะของหนงสอภายใน (บนทกขอความ) มครฑอยดานซายมอ (ขนาด 1.5 เซนตเมตร) ดานซายมอถดมาเปน สวนราชการ เลขทหนงสอ วนทออหนงสออยถดไปทางขวา และดานซายถดมาเปนเรอง เรยน เนอความ

ค าลงทายเปนการลงนามผบรหารสงสดของกระทรวงทบวงกรมทออกหนงสอ ดานซายลางเปนสวนราชการเจาของเรอง ส าเนาสง (ถาม) ชนความลบ (ถาม)

3. หนงสอประทบตรา ลกษณะของหนงสอประทบตรา มตราครฑ (ขนาด 3 เซนตเมตร) เปนหนงสอทใชประทบตราแทนการลง

ชอของหวหนาสวนราชการระดบกรมขนไป ใชไดทงกบสวนราชการกบราชการ และระหวางสวนราชการกบบคคลภายนอก เฉพาะกรณทไมใชเรองส าคญ ดานซายลางครฑเปนเลขทหนงสอ ถง เนอความ ค าลงทายเปนการลงนามผบรหารสงสดของกระทรวงทบวงกรมทออกหนงสอ ดานซายลางเปนสวนราชการเจาของเร อง ส าเนาสง (ถาม) ชนความลบ (ถาม)

4. หนงสอสงการ

ลกษณะของหนงสอสงการ ม 3 ชนด ไดแก ค าสง ระเบยบ และขอบงคบ

- หนงสอค าสง มตราครฑ (ขนาด 3 เซนตเมตร) ลางครฑเปนชอสวนราชการ หรอต าแหนงผมอ านาจออกค าสง เลขทหนงสอ/ปพทธศกราชทออกค าสง ถดลงมาเปนเรอง เนอความ ทงน ตงแตวนท สง ณ วนท และต าแหนงผออกค าสง

- ระเบยบ มตราครฑ (ขนาด 3 เซนตเมตร) ลางครฑเปนชอสวนราชการทออกระเบยบ วาดวย(เรอง) ฉบบท(ระเบยบทกลาวถง) พทธศกราชทออกระเบยบ เนอความ ประกาศ ณ วนท ต าแหนง ผออกค าสง

- ขอบงคบ มตราครฑ (ขนาด 3 เซนตเมตร) ลางครฑเปนชอสวนราชการทออกขอบงคบ วาดวย (เรอง) ฉบบท (ระเบยบทกลาวถง) พทธศกราชทออกระเบยบ เนอความ ประกาศ ณ วนท ต าแหนงผออกค าสง

5. หนงสอประชาสมพนธ (ม 3 ชนด ไดแก ประกาศ แถลงการณ และขาว)

- ประกาศ มตราครฑ (ขนาด 3 เซนตเมตร) ) ลางครฑเปนชอสวนราชการทออกประกาศ เรอง เนอความ ประกาศ ณ วนท ต าแหนงผออกค าสง

- แถลงการณ มตราครฑ(ขนาด 3 เซนตเมตร) ) ลางครฑเปนชอสวนราชการทแถลงการณ เรอง ฉบบท (ถาม) เนอความ สวนราชการทออกแถลงการณ

- ขาว ชอสวนราชการทออกขาว เรอง ฉบบท (ถาม) เนอความ สวนราชการทขาว

6. หนงสอรบรอง มตราครฑ (ขนาด 3 เซนตเมตร) ) ดานขวาเปนสวนราชการเจาของหนงสอ ดานซายเปน

เลขทหนงสอ เนอความ ใหไว ณ วนท ลงชอหวหนาสวนราชการทออกหนงสอรบรอง รปถายและลายมอชอผไดให

การรบรอง (รปถายขนาด 4x6 เซนตเมตร หนาตรง ไมสวมหมวก ประทบตราสวนราชการทออกหนงสอ)

การพมพหนงสอราชการ 1. ระยะกนหนาซายขวา ดานซายมอของกระดาษ 3 เซนตเมตร ดานขวามอของกระดาษ 2 เซนตเมตร

2. ขนาดครฑ หนงสอภายนอก ขนาด 3 เซนตเมตร หนงสอภายในและบนทกขอความ ขนาด 1.5 เซนตเมตร 3. ขนาดตวอกษร ใช Font TH SarabunPS ขนาด 16 4. วรรคตอน หลงค าวา เรอง เรยน อางถง สงทสงมาดวย ใหวรรค 2 เคาะ 5. การยอหนา ยอหนาทกครงใหเวน 10 เคาะ 6. ระยะหางระหวางบรรทด ในภาษาพมพดดใช ปด 1 บด 2 (ส าหรบเครองพมพดดสมยกอน) แตปจจบนเปลยนมาใชเครองคอมพวเตอร ปด 1 คอ enter 1 ครง แตถา ปด 1 บด 2 คอ Control + 0 (หรอ 7) 7. หมายเลขโทรศพท โทรสาร และตวเลข ใชค ายอ โทร. แทนโทรศพท สวนโทรสารใชค าเตมไมมค ายอ การใชตวเลข ในหนงสอราชการควรใชเปนเลขไทย (แตปจจบนอนโลมใชเปนเลขอารบก) 8. สวนน าในเนอความหนงสอราชการ - ใชค าวา “ดวย” “เนองดวย” ในกรณทยงไมเคยมการโตตอบกนมากอน เปนการกลาวถงสาเหตทเขยนหนงสอฉบบน - ใชค าวา “ตาม” “ตามท” ในกรณทเคยมการโตตอบกนมาแลว เปนการกลาวถงเรองททราบดอยแลว 9. การเขยนค าลงทาย

เรอง ค าลงทาย ขออนญาต หรอ ขออนมต - จงเรยนมาเพอโปรดพจารณา

- จงเรยนมาเพอโปรดพจารณาอนมต รายงานผลการปฏบตงาน - จงเรยนมาเพอโปรดทราบ ชแจงขอเทจจรง - จงเรยนมาเพอโปรดทราบ สงขอมล - จงเรยนมาเพอโปรดทราบ เชญเปนวทยากร - จงเรยนมาเพอโปรดพจารณาการเชญวทยากร ขอความรวมมอ หรอขอความอนเคราะห - จงเรยนมาเพอโปรดใหความรวมมอ

- จงเรยนมาเพอโปรดพจารณาใหความอนเคราะห

ตอบปฏเสธ - จงเรยนมาเพอโปรดทราบ และขออภยมา ณ ทน

** ส าหรบการลงทายดวยการขอบคณ ควรเลอกใชค าขอบคณใหเหมาะสมกบผรบดงน - ระดบเสมอกน หรอผใตบงคบบญชา ใชค าวา ขอขอบคณ หรอขอบคณมาก

- ระดบสงกวา ใช จะขอบคณยง - ระดบ กราบเรยน ถาเขยนถงผทตอง กราบเรยน (ม 14 ต าแหนง) ควรใช จะเปนพระคณยง

10. เทคนคการรางหนงสอ

- จดล าดบความคด กอนรางหนงสอควรจดล าดบความคดในการเขยนเสยกอน เรมตนอยางไร สวนเนอหาจะ

กลาวถงอะไร และจะลงทายอยางไร การรางหนงสอทดควรจะตอบโจทยไดวา หนงสอราชการฉบบน

ตองการเขยนถงใคร ตองการท าอะไร กลาวถงทไหน และตองการอะไร รวมถงการเขยนชอเรองกควร

สอดคลองกบเนอหาในหนงสอ

- ความรในการใชภาษาไทย ทงการสะกดค า การใชค า ประโยค และการเรยบเรยงขอความ ใหถกตอง ม

ความชดเจน เขาใจงาย รจกใชวรรคตอน การตดค าระหวางบรรทด การยอหนาอยางเหมาะสม นอกจากน

ควรมคณสมบตในการเปนผอานหนงสอเรว จบใจความไดเรว

- มความรตามระเบยบงานสารบรรณ มความเขาใจ รปแบบหนงสอราขการ การเขยนหนงสอ สวนตางๆ

- ปกตหนงสอราชการมประมาณ 3 ยอหนา (บางเรองอาจมเพยง 2 ยอหนา) แตสรปหลกๆ ไดดงน o ยอหนาแรก เปนการเทาความเดม หรอเกรนน าความเปนมาของเรอง o ยอหนาทสอง เปนวตถประสงคของการเขยนหนงสอฉบบน o ยอหนาสดทาย เปนความมงหมายใหผรบหนงสอด าเนนการ

หลกการเขยนจดหมาย - ถกตอง

o มการวางรปแบบ ค าขนตน ค าลงทาย o ตวเลข ขอมล ตวสะกด ยศ ต าแหนง

- กระชบรดกม o เขยนในสงทตองการ ใชค านอยแตไดใจความ o ใหผรบ อานครงเดยวเขาใจ รบขอมลถกตอง o อาจแนบคมอ หรอขอมลละเอยด

- ความชดเจน

o ใชภาษาเขยนชดเจน เขาใจงาย ใชกนทวไป o ถาจ าเปนตองใชศพทเทคนค ควรอธบายใหชดเจน o แยกเรองส าคญเปนยอหนา ตามขนตอน

- รปธรรม o เหนภาพชดเจน ไมก ากวม ไมใชใหจนตนาการเอาเอง o ใชรปภาพประกอบเพอความชดเจน

- ความเกรงใจ o เขยนแบบเอาใจเขามาใสใจเรา o นกถงปฏกรยาของผรบทมตอขอความในจดหมาย

- ความสภาพ o สภาพ ถกตอง เหมาะสม o ผอานพอใจหรอไมพอใจ อยทขอความ

- ความสมบรณ o ขอมลทท าใหผรบกระท าตาม o สามารถเกบไวเปนหลกฐานได

เทคนคในการเขยนจดหมายราชการไดด - การจะเปนผเขยนเกง จ าเปนตองอานเยอะ - ถาอานสงใดแลวชอบจะท าใหจดจ าไดแมน และสามารถน ามาใชเปนประโยชนตอการราง หนงสอได - ฝกจบประเดนใหแมนย า - ศพทเทคนคพยายามศกษา และจดจ า - ปญหาการเขยนมกอยทการจด ตองรหลกในการจด - หลกการในการเขยน รปแบบจดหมายภาษาองกฤษปกตม 2 แบบ คอแบบองกฤษ (มยอหนา) กบแบบ

อเมรกน (ชดหนาหมดทกบรรทด) สวนจดหมายภาษาไทยตามแบบราชการมรปแบบชดเจน - ตวเลขส าคญทสดในการเขยนจดหมายเพราะถาเกนไป 1 หลก หรอขาดไป 1 หลกความหมายเปลยนทนท - พยายามใชค านอยๆ แตไดใจความ (กระชบเนอหา)

c. การจดเกบเอกสาร

4. Flowchart แสดงการปฏบตงานการจดเกบเอกสาร - คดแยกเอกสารทงหมดตลอด 1 สปดาห - จดเกบเอกสารเขาแฟมตามประเภทเอกสารทคดแยก

ภาพแสดงวงจรของเอกสาร การจดการในการจดเกบเอกสาร เอกสาร หมายถง กระดาษทใชในสวนราชการ เชน หนงสอราชการ รายงานการประชม หนงสอเรยน คมอปฏบตการ งานวจย เปนตน การจดเกบเอกสาร หมายถง กระบวนการจดระบบในการบรหารเอกสารในการน ามาใชงาน หรอจดเกบ ตลอดจนการท าลาย เปนตน

คดแยกเอกสำร

จดเกบเขำแฟมตำมประเภท

การสรางเอกสาร

การท าลาย การจ าแนก

เอกสารเพอเกบ

การจดแฟม

จ าแนกเอกสาร

การจดเกบ

เอกสาร

การออกแบบระบบจดเกบเอกสาร เปนการก าหนดวาจะจ าแนกเอกสารตามระบบใดระบบหนง การจดท าแฟมจดเกบเอกสารโดยการจ าแนกประเภทเอกสาร เรยงตามตวอกษร เรยงตามชอเรอง หรอเอกสารนนมการใชงานบอย เพอสะดวกในการสบคน ตดตามเรอง การเกบรกษา แบงเปนหนงสอทมการเกบในระหวางปฏบตงาน (อยในความรบผดชอบของผปฏบตงานหรอของผทรบเรองไว) หรอเกบเมอปฏบตงานเสรจสนแลว (ผเกบตองท าหลกฐานการเกบหรอโอนยายเอกสารไปแยกเกบไวตางหาก แตตองสามารถตดตามสบคนไดเมอตองการทกครง การท าลายเอกสาร เอกสารทไมไดมการใชงานแลวอาจท าลายโดยเครองมอเผา หรอท าลาย ซงเอกสารแตละประเภทในทางงานสารบรรณจะมการก าหนดอายการจดเกบไว เชน เอกสารทางบญช ควรเกบไวไมนอยกวา 10 ป เอกสารทวไป ควรเกบไว 1 ป เอกสารการประชม ควรเกบไวอยางนอย 5 ป เปนตน ประเภทของเอกสาร - เอกสารทยงอยในระหวางปฏบตงาน หมายถง เอกสารโตตอบทยงปฏบตไมเสรจรวมทงเอกสารทโตตอบ

เสรจแลว แตยงมความจ าเปนทตองใชในการอางองอยบอยๆ - เอกสารทไดมการโตตอบเสรจแลว หมายถง เอกสารทยงมความจ าเปนทจะตองใชในการอางอง โตตอบ

เอกสารอยในบางครง - เอกสารซงมความส าคญ หมายถง เอกสารทมคณคา หรอมความส าคญตอหนวยงาน หากสญหายจะเปน

ผลเสยรายแรงตอหนวยงาน - เอกสารซงสมควรท าลาย หมายถง เอกสารซงไมมคาในการใชอางองอกตอไป หรอเอกสารซงพนระยะเวลา

ทควรเกบอกตอไป ปญหาทมกพบในการจดเกบเอกสาร - เมอมผน าเอกสารออกไปจากแฟมแลวน ามาใสแฟมคนไมถกแฟม หรอมการสญหายของเอกสาร ทกครงทม

การน าเอกสารออกไปจากแฟมจดเกบควรมการท าหลกฐานการน าเอกสารไปและน ากลบมาทกครง เพอสามารถตดตามเรองได

- เอกสารช ารด เสยหาย อาจโดยอบตเหต ผจดเกบควรมการตรวจสอบอยเปนระยะ - ควรส ารองขอมลเกบไวในรปแบบ file อเลคทรอนกส เชน scan ขอมลลงจดเกบในเครองคอมพวเตอร เปน

ตน เทคนคการดแลเอกสารระหวางปฏบตงาน (ควรแบงเปนแฟม หรอใสชนแยกการท างาน) - ก าลงปฏบต

- งานคาง - เรองตดตาม - เรองเตอนความจ า - ใชอางอง - เกบเขาแฟม

d. งานตดตอประสานงาน

5. Flowchart แสดงการปฏบตงานตดตอประสานงาน - รบเรอง จดบนทกเรอง จากผมาตดตอประสานงาน - ประสานแจงเรองทรบแจงใหคณาจารยผเปนเจาของเรองรบทราบ - ตดตามเรอง/ด าเนนการตามไดรบมอบหมาย

การประสาน

หมายถง การจดระเบยบ วธการท างานรวมกนเพอใหงาน และเจาหนาทฝายตางๆ รวมมอท างานเปนน า

หนงใจเดยวกน ไมท างานซ าซอนกน ขดแยงกน หรอเหลอมล ากน เพอใหงานด าเนนไปอยางราบรน สอดคลองกบ

วตถประสงค และนโยบายของหนวยงานอยางสมานฉนทและมประสทธภาพ

ประสทธภาพในการตดตอประสานงาน ตองพจารณา - จดมงหมายของการประสานงาน

รบเรอง/จดบนทกเรอง

แจงเรอง/ประสำนเรอง

ตดตำมเรอง/ด ำเนนกำรตำมไดรบมอบหมำย

- ชองทางการตดตอประสานงาน - ผรบสาร - วธการถายทอด

** วธการ ขนอยกบ รายละเอยดของขาวสาร/ ความเรงดวน/ จ านวนผรบสาร/ ความส าคญของขาวสาร/ ความเปนหลกฐาน และการอางอง เทคนควธการในการสอสารเพอประสานงาน - ใชเครองมอสอสาร โทรศพท โทรสาร e-mail

o ควรใชเมอประสานงานกบระดบเดยวกน หรอต ากวา o ควรมการเตรยมการกอนการประสานงาน o ควรมบญชรายชอ เบอรตดตอ ไวเปนสวนตวและสวนกลาง o มระบบการบนทกการตดตอไวเสมอ

- ประสานงานดวยหนงสอ o ใชกรณงานประจ าททงสองฝายทราบระเบยบปฏบตอยแลว o หากเปนเรองใหม ควรประสานกนทางโทรศพทดวย o การรางหนงสอควรใหถกหลกการ ค านงถงผรบเปนส าคญ

- พบปะดวยตนเอง o เปนการประสานงานทสรางความเขาใจไดดทสด o มกใชกบเรองส าคญ เรองนโยบาย เรองทมรายละเอยดมาก หรอตองใหเกยรตใหความส าคญ กบ

อกฝาย o ควรเตรยมเรองใหพรอม มการจดบนทกขอมล

หวใจส าคญของการสอสาร - ตองชดเจนในวตถประสงคของการสอสาร - ใหความส าคญกบผรบสาร - แมนย ารายละเอยด

ปญหาของการประสานงาน

ตรวจลงนำม

- สอสารไมหมด - สอสารไมรเรอง - ไมควบคมอารมณ หลกเลยงการโตแยง - ความเหมาะสมในการสอสาร (มารยาท)

หลกส าคญในการตดตอสอสารโดยการเขยนเปนลายลกษณอกษร - ความชดเจน - ความสมบรณ อานแลวเขาใจไดใจความ - ความรดกมและเขาใจงาย - ความเปนกนเอง - ความสภาพ

- ความถกตอง เปนระเบยบ สะอาด - ขอเทจจรง ไมบดเบอน - เปนนกฟงทด

2. งานขอสอบ

a. การจดท าขอสอบ

สอบถำมก ำหนดกำร สงขอสอบเพอด ำเนนกำรจดท ำขอสอบ

ประสำนนดวนท ำขอสอบ

ด ำเนนกำรจดท ำขอสอบ

คณำจำรยผ รบผดชอบรำยวชำตรวจควำมถกตองลงนำมก ำกบซองขอสอบ

6. Flowchart แสดงการปฏบตงานจดท าขอสอบ - สอบถามก าหนดการสงขอสอบเพอด าเนนการจดท าขอสอบ - ประสานนดวดท าขอสอบกบคณาจารยผรบผดชอบรายวชา - ด าเนนการจดท าขอสอบ - ประสานคณาจารยผรบผดชอบรายวชาตรวความถกตองเพอลงนามก ากบซองขอสอบทด าเนนการตรวจเรยบรอยแลว - สองซองขอสอบทงานวชาการ

b. การจดเกบขอสอบเขาคลงขอสอบ

สงซองขอสอบทงำนวชำกำร

แจงก ำหนดวนรวบรวมซองขอสอบ

จดเกบซองขอสอบตดรำยละเอยดซอง

ประสำนก ำหนดวนสงขอสอบกบงำนวชำกำร

ประสำนแมบำนขนยำยซองขอสอบ

สงงำนวชำกำรเพอเกบเขำ

คลงขอสอบคณะ

ขอขอมลอำจำรยพเศษ

7. Flowchart แสดงการปฏบตงานการจดเกบขอสอบเขาคลงขอสอบ - แจงก าหนดวนรวบรวมซองขอสอบจากผรบผดชอบรายวชา - จดเกบซองขอสอบตดรายละเอยดซองขอสอบแตละรายวชา - ประสานก าหนดวนสงขอสอบกบงานวชาการ - ประสานแมบานขนยายซองขอสอบสงงานวชาการเพอเกบเขาคลงขอสอบคณะตอไป

3. งานเชญสอนอาจารยพเศษ

รบประมวลรำยวชำจำกผ รบผดชอบรำยวชำ

ตรวจสอบรำยชออำจำรยพเศษ

ประสำนอำจำรยพเศษ

จดท ำหนงสอเชญสอน

ประสำนกำรจองรถต /จองหอง/อปกรณโสตฯ รบรองดแลอำจำรยพเศษวนมำสอน

จดเตรยมเอกสำรลงนำม

จดท ำค ำสงแตงตงอำจำรยพเศษ

สงรำยงำนกำรเดนทำงสงกำรเงนคณะ

ลงนำม

สรปผลประเมนกำรสอน เสนอผลประเมนใหผ รบผดชอบ

รำยวชำรบทรำบ

สงผลประเมนใหอำจำรยพเศษ

แจงอำจำรยพเศษ

8. Flowchart แสดงการปฏบตงานเชญสอนอาจารยพเศษ - รบประมวลรายวชาจากผรบผดชอบรายวชา - ตรวจสอบรายชออาจารยพเศษวามการเชญสอนหรอไม - ประสานอาจารยพเศษ เพอขอขอมลการสอน การเดนทางตางๆ - จดท าหนงสอเชญสอน - เสนอคณบดคณะเภสชศาสตรลงนาม - จดท าเอกสารเบกจายตางๆ - จดท าส าเนาเอกสารประกอบการสอน

จดท ำเอกสำรเบกจำย

จดท ำส ำเนำเอกสำรประกอบกำรสอน จดท ำแบบประเมนกำรสอน

เสนอคณบดลงนำม

- จดท าแบบประเมนการสอน - จดท าค าสงแตงตงอาจารยพเศษ - ประสานการจองรถต จองหองพก และจดเตรยมอปกรณโสตทศนศกษา - รบรองดแลอาจารยพเศษในวนมาสอน - สรปผลประเมนการสอนอาจารยพเศษ - เสนอผลประเมนการสอนใหผรบผดชอบรายวชารบทราบ - สงผลประเมนการสอนใหอาจารยพเศษรบทราบ - สงรายงานการเดนทางใหการเงนคณะเภสชศาสตร

บทท 5

ปญหา อปสรรค แนวทางแกไขและการพฒนางาน

1. ปญหาอปสรรคในการปฏบตงาน

ปญหาและอปสรรคในการปฏบตงาน สามารถแบงไดเปน 2 ประเดน คอ ปญหาทเกดจากการจดระบบ

บรหารจดการดานงานสนบสนนการจดการเรยนการสอน และปญหาทเกดจากผปฏบตงาน ซงมรายละเอยดสรป

ไดดงน

ปญหาทเกดจากการจดระบบบรหารจดการดานงานสนบสนนการจดการเรยนการสอน

1. ดานระบบงานสนบสนน

1.1 มความซ าซอนในภาระงานระหวางงานสวนคณะกบงานสวนภาควชา

1.2 มกจกรรมงานทจดขนในชวงระยะเวลาเดยวกน จงท าใหเกดความลาชาในการปฏบตงานบางงาน

ทไดรบมอบหมาย

2. ดานการใชเทคโนโลย

2.1 เทคโนโลยมความพรอม แตการใชงานยงไมสามารถท าไดเตมประสทธภาพ

2.2 ฐานขอมลบางสวนของคณะก าลงอยระหวางพฒนา

3. ดานบคลากร

3.1 ควรมการพฒนาความรดานทกษะภาษาองกฤษ การพด และการฟงบอยขน

3.2 ควรมการพฒนาความรดานการเขยนโปรแกรมส าเรจรปเพอสามารถพฒนางานในหนาทไดตรง

จดประสงคของภาควชา

ปญหาทเกดจากผปฏบตงาน

1. ภาระงานเลขานการภาควชาเปนลกษณะงานหลายสวนใน 1 ต าแหนง บางครงเกดความผดพลาด

สงผลกระทบตองานอนๆ ทเกยวของ

2. ความรบางสงทจ าเปนตอการปฏบตงานยงบกพรอง เชน ทกษะภาษาองกฤษ สงผลตอการตดตอ

ประสานงานทจ าเปนตองใชภาษาองกฤษในบางครง

3. สงส าคญทสดของงานเลขานการคอ เปนผมความจ าด สามารถสบคนหาขอมลทผบรหารหรอเพอน

รวมงานตองการ แตบางครงดวยภาระงานทรบผดชอบมหลายสวน จงไมสามารถสบคนหรอให

ค าตอบไดทนท

4. การไมช านาญในเทคโนโลยในบางโปรแกรมหรอไมไดมการใชงานบอย บางครงสงผลตอการ

ปฏบตงานในหนาทสงผลใหเกดความลาชา

5. การพฒนางานจ าเปนตองใชระยะเวลา เชน การอบรม การเขยนคมอ การท าวจยสถาบน แตดวย

ภาระงานบางครงท าใหเกดความลาชาในการพฒนางาน หรอตองหาเวลาเพมเตม

2. แนวทางการแกไขและพฒนางาน

2.1 งานเลขานการภาควชา ตองท างานรวมกบผบรหาร และคณาจารยในภาควชา เมอผบรหารหรอ

คณาจารยมอบหมายงานให จงตองมการวางแผนการปฏบตงาน และสามารถท างานไดทนเวลาทก าหนด ซงได

แกไขโดยการจดท าปฏทนการปฏบตงานรายป เพอสามารถวางแผนและตดตามงานตางๆ ทรบผดชอบได

2.2 หาหลกสตรอบรมทเออประโยชนในการน ามาพฒนางานในหนาท เพอพฒนาความรใหมความ

ทนสมยเสมอ

2.3 การประสานงานเปนสงส าคญของงานเลขานการ บางครงอาจเกดการกระทบกระทงจงมการเรยนรท

จะปรบปรงอารมณใหมความรอบคอบใจเยนขน และมองผลประโยชนภาพรวมของงานมากกวาเหตผลสวนตว เพอ

ลดการกระทบกระทงและประสานความรสกการปฏบตงานรวมกนใหดขน

2.4 ความคลองตว ความละเอยดรอบคอบ อดทนตอสถานการณ เปนสงส าคญของงานเลขานการ จงควร

รกษามาตรฐานการท างานใหคงท

บทสรป

ปญหา อปสรรค แนวทางแกไขและการพฒนางาน เกดจากการจดระบบบรหารจดการทงในสวนงาน

เลขานการภาควชา และงานในสวนคณะ หากลดความซ าซอนของการปฏบตงานบางสวน และมความชดเจนใน

การแบงภาระหนาทจะสามารถท าใหงานเปนระบบมากขน มความคลองตวในการปฏบตงาน ซงงานเลขานการ

ภาควชา จะเปนสวนหนงทชวยสนบสนนงานดานการจดการเรยนการสอน และงานในสวนบรหารใหม

ประสทธภาพมากขน

บรรณานกรม

รองศาสตราจารยนภาลย สวรรณธาดา. (2550). เทคนคการเขยนหนงสอราชการ หนงสอโตตอบ และรายงานการประชม. กรงเทพฯ : หางหนสวนจ ากดภาพพมพ. คณะเภสชศาสตร มหาวทยาลยนเรศวร. (2549). คมอการจดท าหนงสอราชการและงานสารบรรณ. พษณโลก : คณะเภสชศาสตร มหาวทยาลยนเรศวร. เปรมฤด ปนกองงาม. (2555). เสรมสรางประสทธภาพการบรหารงานธรการอยางมออาชพ. กรงเทพฯ : มลนธเพอสถาบนเพมผลผลตแหงชาต. ตรเพชร อ าเมอง. . คมอ - แนวทางปฏบตงานเลขานการ (Secretary Works). กรงเทพฯ : งานเลขานการกจและสภาคณาจารย กองบรหารงานทวไป ส านกงานอธการบด มหาวทยาลยมหดล. ดร.กมล ชทรพย. ปฏบตงานส านกงาน ภาคทฤษฎ. กรงเทพฯ : แพรวทยา. งานกจการนสตและศษยเกาสมพนธ คณะเภสชศาสตร มหาวทยาลยนเรศวร. คมอการท าสญญานสตเพอศกษาวชาเภสชศาสตร มหาวทยาลยนเรศวร ประจ าปการศกษา 2558. พษณโลก : คณะเภสชศาสตร มหาวทยาลยนเรศวร. ปวรวรรชร ทองค า. คมอส านกงานเลขานการคณะเภสชศาสตร มหาวทยาลยนเรศวร. พษณโลก : คณะเภสชศาสตร มหาวทยาลยนเรศวร. งานพฒนาและประสานการฝกปฏบตงาน. คมอนสตส าหรบการฝกปฏบตงานบรบาลเภสชกรรม ปการศกษา 2558. พษณโลก : คณะเภสชศาสตร มหาวทยาลยนเรศวร.

ประวตผจดท าคมอปฏบตงาน

ชอ - นามสกล นางสาวนฐรดา กนแตง ปฏบตงานต าแหนง เจาหนาทบรหารงานทวไป(เลขานการภาควชาเภสชเคมและเภสชเวท) ประวตการศกษา

คณวฒ สาขา ป พ.ศ. จบ สถาบน

ประถมศกษา - 2525 โรงเรยนจาการบญ

มธยมศกษา(ตอนตน) ศลป - ธรกจ 2535 โรงเรยนจานกรอง

ประกาศนยบตรวชาชพ (ปวช.) การเลขานการ 2538 วทยาลยอาชวศกษาพษณโลก

ประกาศนยบตรวชาชพชนสง (ปวส.)

คอมพวเตอรธรกจ 2541 วทยาลยอาชวศกษาพษณโลก

ปรญญาตร การจดการทวไป 2541 สถาบนราชภฎพบลสงคราม

ปรญญาโท เทคโนโลยสารสนเทศ 2549 มหาวทยาลยนเรศวร

ประวตการท างาน

วน เดอน ป ต าแหนง สงกดหนวยงาน

20 กรกฎาคม 2541 ธรการ(สวนกลาง) คณะเภสชศาสตร มหาวทยาลยนเรศวร

20 กมภาพนธ 2542 ธรการ(ภาควชาเภสชเคมและเภสชเวท) คณะเภสชศาสตร มหาวทยาลยนเรศวร

17 ตลาคม 2548 เจาหนาทบรหารงานทวไป คณะเภสชศาสตร มหาวทยาลยนเรศวร