Smlouvy v SAP Extended ECM - Sabris · Více než 20 let partnerství SAP a OpenText OpenText získává IXOS SAP Archiving & Document Access ... SAP Digital Asset Management SAP

Sabris, s.r.o., Pekařská 621/7, 155 00 Praha 5, tel.: +420 234 704 000, fax: +420 234 704 099, e-mail: [email protected], www.sabris.cz

Smlouvy v SAP Extended ECM = rychlost, jednoduchost, flexibilita a základní stavební kámen pro další agendy Jiří Švasta, ECM Consultant

Sabris, s.r.o., Pekařská 621/7, 155 00 Praha 5, tel.: +420 234 704 000, fax: +420 234 704 099, e-mail: [email protected], www.sabris.cz 3

1992

1997

2000

2003

2007

2008

2009

2010

2011

Společný vývoj SAP ArchiveLink, IXOS-ARCHIVE for SAP R/3

Společný vývoj SAP ITS Internet Transaction Server)

Společný vývoj SAP CRM

První ISV “Powered by SAP NetWeaver”

Společný vývoj – Certifikace DoD 5015.2 pro Records Management

Společná inovace CMIS interface

2012

2013

Více než 20 let partnerství SAP a OpenText

OpenText získává IXOS

SAP Archiving & Document Access

SAP Invoice Management

SAP Extended ECM

SAP Digital Asset Management

SAP Employee File Management

SAP Document Presentment

SAP Travel Receipts Management

SAP Portal Content Management

SAP Portal Site Management


Kdo jsme a čím se zabýváme

18+ >190 >180

Máme dlouholeté zkušenosti s poskytováním řešení na platformě SAP.

V současné době máme více než 180 zaměstnanců v rámci celé skupiny Sabris

Počet našich zákazníků každoročně narůstá. Na trhu CEE máme již přes 190 zákazníků.

V roce 2013 jsme získali 2 významná ocenění: Nejúspěšnější partner v prodeji licencí SAP // Nejinovativnější partner OpenText v regionu CEE

2


Problémy relevantní pro oblast smluv

Kontrola / dohled

• Kdo co schválil?

• Kdo připomínkoval?

• Proč bylo právě toto schváleno?

• Řídí se divize standardy a procesy?

• Je právně vše v pořádku?

• Jsou všechny připomínky zaznamenané a zapracované?

Efektivita

• Kde jsou potřebné informace?

• Kde je poslední verze?

• Kdo je odpovědný za smlouvu?

• Nelze použít to, co je již jinde vytvořeno?

• Jak se mám přesvědčit, že vše je zapracováno?

Hodnota

• Byla smlouva naplněna?

• Získali jsme ze smlouvy maximální přínos/zisk?

• Doručili jsme co jsme slíbili?

• Známe průběžně náklady spojené se smlouvou?

• Je obchod přínosný?

• Je nárok oprávněný?

Cokoliv bychom s tím chtěli udělat, je nákladné, drahé a znamená to předělat to, co máme dnes a tak do toho raději nejdeme, máme důležitější úkoly.


Hlavní důvody proč ANO a proč se SAP Extended ECM

Dnešní předsudky

• Pokud máme SAP, pak řešení smluv znamená projekt na dlouhé měsíce.

• Máme dnešní řešení a vyhovuje. Jen nemáme propojení na ECM a nechceme bourat to, co máme a co funguje.

• Máme důležitější věci k řešení. Získáme zde málo, nevidíme přínosy.

• Pokud to budeme řešit, pak něčím malým levným jen pro smlouvy.

Pravda o SAP Extended ECM

• Délka implementace – jen v jednotkách měsíců i při složité implementaci SAP u klienta

• Pracnost integrace se SAP – není nutné rozsáhle upravovat (je předpřipraveno)

• Pracnost na integraci s dalšími systémy – předpřipravené pro nejčastější systémy (Lotus Notes, Microsoft Outlook, Microsoft Windows Explorer)

• Možnost dalšího rozvoje – lze použít na řadu dalších agend


Proaktivní řízení smluv napříč celou společností zlepšuje kontrolu rizik, závazků a přínosů spojených s každou smlouvou

Proč tedy změnu ?

• Posílení kontroly rizik a závazků pomáhá zajistit soulad s legislativou a regulatorními nařízeními

• Posílení využívání jednotného jazyka a šablon vede ke standardizaci procesů

• Zrychlení procesů vede ke snížení nákladů spojených jak s tvorbou smlouvy tak i jejím dopadem

• Maximalizuje čas pro právní posouzení u smluv s vysokou prioritou a dopadem

• Automatizace monitoringu a controlingu smluv a jejich milníků vede k identifikaci dalších oblastí pro úspory a zisk


“Dobře řízené smlouvy jsou jmění, nedostatečné řízení smluv je přítěž.”

Dr Marc Diefenbruch, 2012

“Implementace agendy smluv v prostředí Extended ECM u SAP klientů je rychlá, čistá, efektivní a umožňuje klientům další růst”

Jiří Švasta, 2014

SAP Extended ECM v oblasti smluv


Proč tedy změnu?

Optimalizace smluv

Řízení rizik

Contro

l

Automatizace a řízení procesů

Efficienc

y

Identifikace možných úspor a příležitostí pro

zvýšení zisku

Value

Efektivní řízení smluv… je prostě efektivní business


Procesy Obsah

Přidaná hodnota pro klienta

Řídí práci… …Poskytují kontext

Hlavní myšlenka Extended ECM = propojení světů


Non-SAP uživatel Uživatel SAP

Pracovní plocha

smlouvy

Poslání SAP Extended ECM pro smlouvy = jednoduché a efektivní propojení dvou světů

SAP Extended ECM pro smlouvy – umožňuje uživatelům práci v jejich preferovaném prostředí

MS SharePoint *

SAP GUI a SAP NW BC

SAP NetWeaver® Portal

SAP Extended ECM (Web UI)

SAP CRM a SAP SRM

MS Windows Explorer MS Outlook a MS Office

Mobilní zařízení *

Doplňky jsou prodávány zvlášť

Pracovní plocha

smlouvy


Přínosy SAP Extended ECM pro (nejen) smlouvy

• Propojení 2 světů = jedna pravda

• Jednoduchá implementace do prostředí SAP

• Rychlá implementace do prostředí SAP

• Centralizované a prohledávatelné úložiště všech smluv

• Využívání předpřipravených šablon

• Bezpečná online kolaborace, připomínkování a schvalování smluv

• Flexibilita workflow

• Personalizované workspaces

• Emailové notifikace

• Reporting


Lidé u smlouvy a jejich role

Smluvní dokumenty

Podpůrné emaily a dokumenty

Úkoly spojené se smlouvou

Follow ups

Indikuje status smlouvy

A jak to vypadá pro uživatele v Extended ECM Web user interface?


Smlouvy – pohled ze SAP GUI


odkaz „Customer Master“

Contract Documents

Odkaz „Master (Third Party)“

Odkaz „Purchase Order“

Odkaz „Sales Order“

Smlouvy v kontextu SAP procesů - pohled ze SAP GUI


• Nákup (smlouvy, faktury, objednávky…)

• Řízení projektů (projektová kancelář)

• Řízení kvality

• Řízení vztahů se zákazníky

• Asset management

• Records management

Další oblasti využití SAP Extended ECM


• 7. ročník dvoudenní odborné ECM konference DOCURIDE

• Termín: 10. - 11. 9. 2014

• Hlavní témata letošní konference:

Legislativa v ČR, SR a EU

Mezifiremní komunikace

Big Data

Všechny potřebné informace naleznete na www.docuride.cz

Pozvánka na konferenci DOCURIDE


1. Vyplňte dotazník na téma SAP Extended ECM by OpenText

a zúčastněte se SLOSOVÁNÍ O SONY XPERIA M A DALŠÍ CENY

2. Vyplněný dotazník prosím odevzdejte na stánku Sabris

3. Dnes v 18h proběhne na stánku Sabris slosování

Přejeme Vám hodně štěstí!

SOUŤĚŽ

(Pro převzetí výhry je nutná účast při slosování)

Sabris, s.r.o., Pekařská 621/7, 155 00 Praha 5, tel.: +420 234 704 000, fax: +420 234 704 099, e-mail: [email protected], www.sabris.cz

Děkuji za pozornost!