T Kawalan Terimaan

65

Buku Panduan Kecemerlangan Pengurusan Kewangan Dari Perspektif Jabatan Auidt Negara

Kawalan Terimaan

1. DEFINISI

Terimaan Kerajaan meliputi semua jenis pendapatan

dalam bentuk cukai, yuran, lesen dan lain-lain. Dari

segi pentadbiran, hasil negara terbahagi kepada tiga

peringkat iaitu Hasil Kerajaan Persekutuan, Hasil

Kerajaan Negeri dan Hasil Kerajaan Tempatan.

a. Hasil Kerajaan Persekutuan

Hasil yang dikutip oleh Kerajaan Persekutuan di Malaysia

dibahagikan kepada tiga kategori iaitu:

(i) Hasil-hasil Cukai

Berdasarkan ciri kutipan, hasil-hasil cukai yang

dipungut oleh Kerajaan adalah dikategorikan kepada

dua jenis kutipan iatu hasil dari cukai langsung dan

hasil dari cukai tidak langsung.

(ii) Hasil-hasil Bukan Cukai

Hasil bukan cukai adalah hasil yang dikutip dari

perkhidmatan yang disediakan oleh Kerajaan untuk

rakyat di mana orang ramai akan dikenakan bayaran

66

Buku Panduan Kecemerlangan Pengurusan Kewangan

Dari Perspektif Jabatan Audit Negara

apabila menggunakan perkhidmatan tersebut. Kadar

bayaran yang dikenakan berasaskan kepada

peruntukan akta-akta mengenainya yang diluluskan

oleh Parlimen.

(iii) Terimaan Bukan Hasil

Terimaan bukan hasil merupakan kutipan-kutipan

yang bukan berasaskan mana-mana Akta atau

Perundangan.

b. Hasil Kerajaan Negeri

Hasil-hasil yang dikutip oleh Kerajaan Negeri adalah

seperti yang dinyatakan di dalam Bahagian 3, Jadual 10

Perlembagaan Persekutuan. Bagi negeri Sabah dan

Sarawak, Bahagian 5 jadual yang sama selain hasil yang

dinyatakan di bahagian 3 jadual tersebut.

c. Hasil Kerajaan Tempatan

Hasil-hasil yang dikutip oleh Kerajaan Tempatan pula

terdiri daripada:

(i) Hasil yang dikutip oleh Perbandaran yang ditubuhkan

di bawah Ordinan Perbandaran.

(ii) Hasil dari Lembaga Bandaran, Majlis Bandaran,

Lembaga Luar Bandar, Majlis Tempatan dan Pihak

67



Berkuasa Tempatan yang mempunyai kuasa di bawah

undang-undang bertulis untuk memegang hasil-

hasilnya.

(iii) Cukai pintu.

2. OBJEKTIF

Kawalan terimaan adalah untuk memastikan

terimaan dikendalikan mengikut peraturan dan

diakaunkan dengan sempurna. Ia juga penting

bagi memastikan keselamatan, ketepatan,

kesempurnaan rekod perakaunan dan

pematuhan kepada prosedur dan peraturan

yang telah ditetapkan. Antara elemen kawalan

dalaman yang dinilai adalah seperti berikut:

a. Penerimaan direkod dengan betul dan

dibankkan.

b. Kawalan dalaman diwujudkan terhadap

penerimaan, penyimpanan dan pengeluaran

resit serta borang hasil lain.

68



c. Kawalan dalaman bagi menentukan

keselamatan wang adalah mencukupi semasa

pungutan, penyimpanan dan pemindahan ke

bank.

d. Undang-undang dan peraturan berkaitan

terimaan dipatuhi sepenuhnya.

e. Pengolahan (treatment) transaksi

perakaunan adalah sah dan betul.

3. UNDANG-UNDANG DAN PERATURAN

Pengurusan terimaan adalah tertakluk kepada peraturan dan

pekeliling yang berkuatkuasa seperti berikut:

a. Arahan Perbendaharaan (AP 11, AP 60 69, AP 70 79,

AP 80 & AP 85, AP 126, AP 137, AP 141, AP 143 & AP 145,

AP 300 dan AP 328)

b. Pekeliling Perbendaharaan Bil.7/1986: Menyelenggara dan

Melaporkan Akaun Belum Terima Dasar dan Tatacara

c. Pekeliling Perbendaharaan Bil.5/2004: Penjenisan

kod hasil dan perbelanjaan

69



4. INDIKATOR

Untuk menentukan sama ada segala terimaan

telah dikendalikan mengikut peraturan dan

diakaunkan dengan sempurna terdapat 5 aspek

utama kawalan terimaan perlu diberikan

oerhatian iaitu:

Kawalan Borang Hasil

Penerimaan Wang

Kemasukan Terimaan/Hasil Ke Bank

Kawalan Perakaunan Terimaan/Hasil

Akaun Belum Terima

a. Kawalan Borang Hasil

3 aspek kawalan borang hasil, iaitu

kebenaran/kelulusan, kegunaan borang hasil

dan perekodan borang hasil.

70



(i) Kebenaran/Kelulusan

Kebenaran secara bertulis diberi kepada

pegawai yang menerima wang dan satu

rekod diselenggara mengenai kebenaran

yang diberikan itu (AP. 69);

Hasil yang dikutip adalah mengikut kadar

yang dibenarkan;

KRITERIA

Pegawai pengawal yang menurunkan

kewajipan kewangan dan perakaunan

kepada kakitangan bawahannya hendaklah

dinyatakan secara khusus dan bertulis (AP

11);

Kebenaran Ketua Setiausaha

Perbendaharaan diperolehi bagi hasil yang

dipungut dengan setem hasil {AP 64 (a)};

Ketua Jabatan dikehendaki mengeluarkan

surat kuasa yang membenarkan seseorang

pegawai menerima wang awam (AP 69);

71



Urusan pengeluaran resit dilaksanakan oleh

dua orang pegawai untuk menyediakan dan

menandatangani resit (AP 70);

Dua pegawai dikehendaki bagi

mengeluarkan resit dimana seorang pegawai

akan menerima wang dan menandatangani

resit manakala seorang pegawai lagi akan

menulis resit {AP 70 (a)}.

Kebenaran diperolehi daripada Jabatan

Akauntan Negara sekiranya urusan

pengeluaran resit dan menyediakan resit

dilakukan oleh pegawai yang sama (AP 73);

Borang Hasil yang dikeluarkan daripada

stok disemak sekurang-kurangnya

setiap minggu oleh pemungut atau

wakilnya {AP 80(c)

KELEMAHAN

Tiada kuasa secara bertulis dari pegawai

pengawal bagi kutipan hasil.

Pegawai yang terlibat menerima wang turut

terlibat menulis resit dan memasukkan data

72



ke sistem Buku Tunai Penerimaan. Perkara

ini adalah bertentangan dengan peraturan

kewangan.

(ii) Penggunaan Borang Hasil

Borang hasil direkodkan dengan kemas kini

dalam Daftar Borang Hasil (AP 67);

Baki stok borang hasil didaftar bersamaan

dengan baki sebenar;

Borang hasil yang belum digunakan

disimpan dengan selamat (AP 66 dan 68);

Penyata Borang Hasil yang dikawal

merekodkan terimaan dan penggunaan buku

resit dengan sempurna (AP 65); dan

Borang hasil yang diterima hendaklah

disemak dan diperakui tentang kebetulan

nombor siri di setiap helaian pertama buku

resit [AP 66(a)] dan dikeluarkan mengikut

susunan nombor yang betul [AP 66(c)].

KELEMAHAN

73



Borang hasil seperti kupon dan resit tidak

disimpan di tempat yang selamat dan tidak

berkunci;

Borang hasil diletak di rak besi yang terbuka

dan terdedah kepada kehilangan;

Borang hasil yang dikeluarkan tidak

diperakukan terlebih dahulu seperti yang

dikehendaki oleh peraturan;

Buku stok tidak dikemas kini dan tiada

tanda pemeriksaan terhadap buku stok resit

oleh pegawai bertanggungjawab.

(iii) Perekodan Borang Hasil

Semua borang/resit hasil yang dikeluarkan

direkodkan ke dalam Buku Tunai dengan

betul dan kemas kini (AP 72) sebelum

hujung hari;

Pegawai yang bertanggungjawab

menyemak setiap hari Buku Tunai dengan

resit [AP 80(b)];

74



Bagi hasil yang dipungut dengan setem

hasil, setem itu dibatalkan dengan

sempurna oleh pegawai yang diberi kuasa

[AP 64(b)];

KELEMAHAN

Tiada bukti yang menunjukkan buku resit

yang berada dalam simpanan juruwang

diperiksa oleh pegawai yang memberi

kuasa.

Penerimaan Wang

Terdapat 4 aspek kawalan dalaman bagi

penerimaan wang, iaitu kebenaran/kelulusan

menerima wang, ciri-ciri keselamatan semasa

kutipan, penerimaan melalui mel dan penerimaan

wang di kaunter. Penerangan lanjut adalah seperti

berikut:

(i) Kebenaran/Kelulusan Menerima Wang

75






yang diberikan itu (AP. 69);


yang dibenarkan;

Bagi sistem bermesin, sistem tersebut

diluluskan oleh pihak berkuasa yang

berkenaan (AP. 91); dan

Kasyer tidak terlibat dalam

penyelenggaraan rekod hasil dan sekiranya

terlibat, kebenaran diperolehi daripada

Akauntan Negara/Bendahari Negeri yang

berkenaan (AP. 73).

KRITERIA

Kelulusan segera diberi kepada pegawai

yang membuat pungutan;

Pegawai Penyelia ada membuat

pemeriksaan berkala untuk memastikan

peraturan berkaitan dipatuhi;

76



Kadar hasil yang berkuat kuasa pernah

dibuat semakan semula;

Ada inovasi/pembaharuan yang boleh

meningkatkan produktiviti dan kualiti kerja;




yang diberikan itu (AP 69);


yang dibenarkan;

Bagi sistem bermesin, sistem tersebut

diluluskan oleh pihak berkuasa yang

berkenaan (AP 91); dan

Kasyer tidak terlibat dalam

penyelenggaraan rekod hasil dan sekiranya

terlibat, kebenaran diperolehi daripada

Akauntan Negara yang berkenaan (AP 73).

77



KELEMAHAN

(ii) Ciri-ciri Keselamatan Semasa Kutipan

RATIONAL

Ciri-ciri keselamatan wujud di ruang tempat

kasyer membuat kutipan hasil;

Notis kepada orang awam untuk meminta

resit ada dipaparkan di tempat yang mudah

dilihat (AP.61);

Kunci mesin beresit dipegang oleh Pegawai

Penyelia [AP 70(b)].

Password pegawai penyelia dan nombor

operator (ID) dirahsiakan bagi pungutan

hasil secara berkomputer [AP 70(b)];

Buku Log diselenggara untuk mengawal

penggunaan mesin beresit [AP 63(b)];

Daftar Pembukaan/Penutupan Mesin disedia

atau disimpan oleh Pegawai

Penyelia/Operator/Kasyer [AP 63(b)]; dan

78



Media storan data (floppy disk/katrij dan

sebagainya) adalah terkawal dan disimpan

dengan selamat oleh Pegawai Penyelia.

KRITERIA

Ciri-ciri keselamatan sistem berkomputer

diwujudkan di ruang tempat kasyer

membuat kutipan hasil;

Ada mekanisme untuk mengawal

pergerakan ke kawasan kutipan;


meningkatkan produktiviti dan kualiti kerja.

Notis kepada orang awam untuk meminta

resit ada dipaparkan di tempat yang mudah

dilihat (AP 61);

Kunci mesin beresit dipegang oleh Pegawai

Penyelia {AP 70(b) dan password pegawai

penyelia serta nombor operator (ID)

dirahsiakan bagi pungutan hasil secara

berkomputer;

Buku Log diselenggara untuk mengawal

penggunaan mesin beresit;

79



Daftar Pembukaan/Penutupan Mesin disedia

atau disimpan oleh Pegawai Penyelia/

Operator/Kasyer;dan

media storan data (floppy disk/ disket/katrij

dan sebagainya) adalah terkawal dan

disimpan dengan selamat oleh pegawai

penyelia.

KELEMAHAN

Setiap kasyer membuat kutipan hasil tanpa

mengambil kira kata pengenalan yang

ditetapkan selagi terminal beroperasi. Ini

menyebabkan kata laluan tidak berfungsi

mengikut tujuan sebenar ianya ditetapkan;

Kata laluan bagi pegawai penyelia dan

kasyer hendaklah ditukar dari masa ke

semasa atau sekurang-kurangnya 3 bulan

sekali;

Pemeriksaan audit mendapati kata laluan

kasyer tidak pernah ditukar sejak sistem

diperkenalkan; dan

80



Semakan audit mendapati auditi tidak

mempunyai tempat kasyer untuk membuat

kutipan bukan hasil yang melibatkan hasil.

(iii) Penerimaan Melalui Mel

Resit dikeluarkan pada hari yang sama (A.P

60);

Penyelenggaraan Daftar Mel tidak boleh

dilaksanakan oleh Juruwang/pegawai yang

menyediakan resit [AP 71(a)];

Daftar Mel diselenggarakan dengan lengkap

dan kemas kini [A.P 71(b)]; dan

Daftar Mel diperiksa dan disemak setiap hari

dengan Buku Tunai oleh Pegawai Penyelia

dengan menurunkan tandatangan ringkas

[A.P 71(e)].

KELEMAHAN

Daftar mel yang disediakan tidak lengkap.

Antara butiran yang perlu dicatatkan adalah

nama penerima, nama pengirim, tarikh

terima cek, nombor cek, amaun dan

81



nombor resit kutipan yang diterima melalui

mel tersebut;

Banyak cek yang diterima melalui mel tidak

dicatatkan dalam dalam nombor resit dalam

daftar mel; dan

Semakan daftar mel tidak dilakukan setiap

hari tetapi bergantung kepada kelapangan

pegawai yang bertanggungjawab.

(iv) Penerimaan Wang Di Kaunter

KRITERIA

Melaksanakan sistem nombor giliran;

Persekitaran ruang menunggu yang selesa

dan bilangan kaunter memadai dengan

jumlah pelanggan;

Resit dikeluarkan dengan segera bagi

semua kutipan yang dibuat di kaunter (AP

60);

82



Meminda sesuatu resit adalah dilarang dan

semua resit yang dibatalkan ada disimpan

bersama salinan asalnya (AP 62);

Semua cek/kiriman wang/wang pos dan

sebagai dipalang "Tak Boleh Niaga" dengan

segera (AP 76); dan


meningkatkan produktiviti dan kualiti kerja.

KELEMAHAN

Auditi tidak mempunyai kaunter bagi

menerima kutipan.

c. Kemasukan Terimaan/Hasil ke Bank

(i) Kemasukan Pungutan Ke Bank

Pungutan dimasukkan ke bank dengan

segera [AP 78(a)];

Peraturan kawalan keselamatan

penghantaran wang ke bank dipatuhi (AP

137);

83



Setiap kemasukan pungutan ke bank

dicatatkan ke dalam Buku Tunai [AP 79(b)];

Semakan ke atas slip bank/penyata

pemungut yang mengandungi catatan

berkomputer mengenai kemasukan wang

ke dalam bank;

Seorang pegawai bertanggungjawab

menyemak dan menandatangani slip bayar

masuk selepas kemasukan ke bank bagi

menentukan jumlah sebenar telah

didepositkan [AP 80(e)]; dan

Pungutan yang tidak sempat dimasukkan

dalam bank, disimpan dengan selamat [AP

126(b)].

KRITERIA

Memilih bank terdekat bagi meminimumkan

risiko;

ada inovasi/pembaharuan yang boleh


Pungutan wang tunai melebihi RM500 atau

cek, wang pos dan kiriman wang yang

84



melebihi RM2,000 hendaklah dibankkan

pada hari itu juga atau selewat-lewatnya

pada hari bekerja berikutnya {AP 78(a)};

peraturan kawalan keselamatan

penghantaran wang ke bank dipatuhi (AP

137);

setiap kemasukan pungutan ke bank

dicatatkan ke dalam buku tunai {AP

79(b)};

semakan ke atas slip bank yang

mengandungi catatan berkomputer

mengenai kemasukan wang ke dalam

bank;

seorang pegawai bertanggungjawab

menyemak dan menandatangani slip bayar

masuk selepas kemasukan ke bank bagi

menentukan jumlah sebenar telah di

bankkan {AP 80(e)}; dan

pungutan yang tidak sempat dibankkan

disimpan dengan selamat {AP 126(b)}.

KELEMAHAN

85



Wang pungutan dibankkan seminggu sekali

dan jumlah pungutan adalah antara

RM3,000 RM11,000;

Penghantaran wang kutipan ke bank hanaya

dilakukan oleh Pembantu Tadbir Kewangan

dengan menggunakan kenderaan Jabatan

tanpa sebarang pengiring keselamatan; dan

Mengikut AP 80(e), setiap kemasukan wang

kutipan hasil ke bank hendaklah disokong

dengan penyata pemungut dan slip bank.

Slip bank perlu disemak dan ditandatangan

ringkas oleh pegawai penyelia sebelum dan

selepas dibankkan. Semakan audit

mendapati tiada bukti menunjukkan slip

bank telah disemak oleh pegawai.

d. Kawalan Perakaunan Terimaan/Hasil

Peraturan mengenai kawalan perakaunan

terimaan/hasil dinyatakan di dalam Arahan

Perbendaharaan. Berikut adalah perkara yang perlu

dipatuhi:

86



Bagi Akaun Kerajaan Persekutuan, akaun tunai

bulanan ada diserahkan kepada Pejabat

Pembayar dengan lengkap (AP 145);

Penyerahan akaun dibuat dalam tempoh yang

ditetapkan iaitu selewat-lewatnya 10 hari bulan,

bulan berikutnya (AP 145);

Bagi Akaun Kerajaan Persekutuan, tentukan

sama ada Penyata Bulanan Pemungut Hasil yang

diterima dari Pejabat Pembayar disesuaikan

dengan buku tunai untuk menentukan segala

pungutan yang diserah ke bank telah diambil

kira oleh Pejabat Pembayar [AP 143 (b)];

Penyata Penyesuaian Hasil/bank dibuat dengan

betul dan kemas kini; dan

Jumlah pungutan (Kaunter dan Mel) disesuaikan

dengan resit dan buku tunai pada hujung hari

oleh Pegawai Penyelia [AP 80 (b)].

KRITERIA

Tindakan susulan diambil jika Penyata Bulanan

Pemungut Hasil daripada Pejabat Pembayar

tidak diterima;

87



Sekiranya ada perbezaan, tindakan susulan

diambil terhadap perbezaan yang berlaku;



Akaun tunai bulanan diserahkan kepada Pejabat

Pembayar dengan lengkap (AP 145) dan

penyerahan akaun adalah dalam tempoh yang

ditetapkan (AP 145) iaitu tidak lewat daripada

10 hari pada bulan berikutnya;

Penyata Bulanan Pemungut Hasil yang diterima

dari Pejabat Pembayar disesuaikan dengan buku

tunai untuk menentukan segala pungutan yang

diserah ke bank telah diambilkira oleh Pejabat

Pembayar {AP 143 (b)};

Penyata Penyesuaian Hasil/bank dibuat dengan

betul dan kemaskini; dan

Jumlah pungutan (Kaunter dan Mel) disesuaikan

dengan resit dan buku tunai pada hujung hari

oleh Pegawai Penyelia {AP 80 (b)}.

KELEMAHAN

88



Tidak ada bukti menunjukkan semakan harian

terhadap laporan harian, laporan log off, buku

tunai harian, penyata pemungut dan resit telah

dibuat.

e. Akaun Belum Terima

Penyata Tunggakan Hasil atau Penyata Akaun

Belum Terima disediakan dengan lengkap dan

kemas kini;

Penyata Akaun Belum Terima dikemukakan

kepada Perbendaharaan/Kementerian dalam

tempoh ditetapkan

Tindakan susulan diambil terhadap jumlah yang

tertunggak;

Bagi tunggakan yang tidak dapat dipungut

setelah usaha diambil, tindakan ada dibuat

untuk melaporkannya kepada Perbendaharaan

mengikut format ditetapkan [AP 328 (a)]; dan

89



Daftar Cek Tak Laku diselenggarakan dengan

lengkap dan kemas kini.

Tindakan diambil untuk mendapatkan semula

wang yang terlibat seperti dinyatakan di (e)

KRITERIA

Kaedah pengesanan tunggakan hasil yang

sistematik;

Melaksanakan sistem pengebilan berkomputer;

Mempermudahkan/memperbagaikan kaedah

bayaran (contohnya: kad kredit, internet ,

Sistem Bayaran Bil Setempat, e-Purse);

Ada penurunan amaun Akaun

BelumTerima;


meningkatkan produktiviti dan kualiti

kerja;

Penyata Tunggakan Hasil atau Penyata

Akaun Belum Terima disediakan dengan

lengkap dan kemaskini;

90



Penyata Akaun Belum Terima dikemukakan

kepada Jabatan Akauntan Negara/Jabatan

Audit Negara/Kementerian dalam tempoh

ditetapkan

Tindakan susulan diambil terhadap jumlah yang

tertunggak;

Bagi tunggakan yang tidak dapat dipungut

setelah usaha diambil, tindakan ada dibuat

untuk melaporkananya kepada Perbendaharaan

mengikut format ditetapkan {AP 328 (a)}; dan

Daftar Cek Tak Laku diselenggarakan dengan

lengkap dan kemas kini dan tindakan diambil

untuk mendapatkan semula wang yang terlibat.

KELEMAHAN

Daftar cek tak laku tidak diselenggarakan.

Ketiadaan daftar ini akan menyukarkan pihak

Perbendaharaan memantau bagi memastikan

cek gantian diperolehi; dan

Documents

T Kawalan Terimaan